Racio Mof Grupo x

2011 IDAT

RACIONALIZACIÓN II

Docente: Lic. Arbañil Orozco

INTEGRANTES:

ASTUDILLO FARFÁN, KARENCARBONEL PUICÓN, MICHAELFLORES QUISPE, JUANMARTÍNEZ ÁLVAREZ, JESSICAPAREDES BARREDA, RENZO

SECCIÓN:30562AA

EMPRESASVENZA ZONA FRANCA S.R.L. “Carsa”

Programa de Administración y Negocios

ÍNDICEOrganigrama 5

Capítulo I

Finalidad, Alcances, Aprobación y Actualización 6

Capítulo II

Base Legal 7

Capítulo III

Objetivos 8

Capítulo IV

Políticas 9

Capítulo V

Líneas de autoridad, responsabilidad y coordinación 10, 11, 12, 13, 14, 15,16

Capítulo VI

Funciones Generales 17

1. UNIDADES DE DIRECCIÓN 171.1. Gerencia General 17

2. UNIDADES DE CONTROL 18 2.1. Departamento de Auditoria 193. UNIDADES DE ASESORÍA 20

3.1. Departamento de Asesoría Legal 204. UNIDADES DE APOYO 214.1. Gerencia de Recursos Humanos 22

4.1.1 Sección de Administración de Personal 234.1.2 Sección de Selección Formación y Desarrollo 23

4.2. Departamento de Sistemas 244.3. Departamento Contable 245. UNIDADES DE LÍNEA 24

5.1. Gerencia de Abastecimiento25 5.1.1. Departamento de Compras 25 5.1.2. Departamento de Distribución Interna 25

Racionalización II Página 2


5.2. Gerencia de Comercial 26 5.2.1. Departamento de Ventas 26 5.2.2. Sección de Comercialización 27

5.2.3. Departamento de Marketing 285.2.4. Sección de Publicidad 28

5.3. Gerencia Finanzas 29 5.3.1. Departamento de Tesorería 30 5.3.2. Departamento de Créditos y Cobranzas 31

Capítulo VII

Organización 32

1. Unidades de Dirección 32

2. Unidades de Asesoría 323. Unidades de Apoyo 324. Unidades de Línea 32

Capítulo VIII

Cuadro de Organización de personal (CAP) 33

Capitulo IX

Funciones Específicas a nivel de cargo 34

1. UNIDADES DE DIRECCIÓN 341.1. Gerencia General 34

2. UNIDADES DE CONTROL 36 2.1. Departamento de Auditoria

3. UNIDADES DE ASESORÍA 373.1. Departamento de Asesoría Legal

4. UNIDADES DE APOYO 38 - 424.1. Gerencia de Recursos Humanos

4.1.1 Sección de Administración de Personal4.1.2 Sección de Selección Formación y Desarrollo

4.2. Departamento de Sistemas

4.3. Departamento Contable

5. UNIDADES DE LÍNEA 43- 545.1. Gerencia de Abastecimiento



5.1.1. Departamento de Compras 5.1.2. Departamento de Distribución Interna

5.2. Gerencia de Comercial 5.2.1. Departamento de Ventas 5.2.2. Sección de Comercialización

5.2.3. Departamento de Marketing5.2.4. Sección de Publicidad

5.3. Gerencia Finanzas 5.3.1. Departamento de Tesorería

5.3.2. Departamento de Créditos y Cobranzas


GERENCIA GENERAL

AUDITORIA

DEPARTAMENTO DE ASESORIA LEGAL

GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

SECCION DE ADMINISTRACION DE

PESONAL

SECCION DE SELEC CIÓN - FORMACION Y

DESARROLLO

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

GERENCIA COMERCIAL GERENCIA DE FINANZAS

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCION

INTERNA

DEPARTAMENTO DE VENTAS

DEPARTAMENTO DE MARKETING

DEPARTAMENTO DE TESORERIA

DEPARTAMENTO DE CREDITOS Y COBRANZAS

SECCION DE COMERCIALIZACION

SECCION DE PUBLICIDAD


CAPÍTULO I

INTRODUCCIÓN

1. FINALIDAD:

El presente Manual fue elaborado conforme a Principios y Normas de Organización, cuyo propósito es definir la estructura organizacional, las relaciones, responsabilidades, funciones de cada una de las unidades.

2. ALCANCES:

El contenido del presente Manual debe ser cumplido a cabalidad por el personal que conforma SVENZA ZONA FRANCA SRL.

3. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN:

El presente manual ha sido aprobado por Sesión del Directorio en fecha --------presidida y aprobada por el Gerente General Lic. Fernando Duran. Siendo éste Manual de Organización y Funciones un tiempo de duración de 2 años.



CAPÍTULO II

BASE LEGAL

Decreto Legislativo Nº 728 (1)(1ª)Ordenado por el D.S. 002-97-TR.- Texto Único Ordenado del decreto Legislativo 728, Ley de Formación de Promoción Laboral (27/03/97)(1ª) Ordenado por el D.S. Nº 003-97-TR. – Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo Nº 728, Ley de Competitividad Laboral (27/09/97).

21/03/97 – D.S. Nº Aprueba Texto Único ordenado del Decreto Legislativo Nº 728, Ley de Productividad y Competividad laboral. (27/03/97).Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo Nº 728, ley de productividad y Competitividad Laboral.

10/04/2001 – L.Nº 27444 – Ley del procedimiento Administrativo General (11/04/2001) Ley Nº 27444 Norma precisada por el D.S. Nº 079-2007-PCM, PUBLICADO EL 08/09/2007, se aprueban lineamientos para la elaboración y aprobación de TUPA y establecen disposiciones para el cumplimiento de la Ley del

Silencio Administrativo. Constitución Política del Perú de 1993.

CAPÍTULO IIIOBJETIVOS

Ser líderes en la comercialización de productos electrodomésticos para el hogar. Generar y mantener en toda la organización una cultura de servicio al cliente interno y externo con altos

estándares de calidad. Lograr un sistema de otorgamiento de crédito que garantice una cartera sana. Contar con un sistema de información que sea la base para lograr una administración eficiente.



CAPÍTULO IV

POLÍTICA

En Carsa comercializamos productos de alta calidad para el hogar buscando la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes socios y comunidad mediante el mejoramiento continuo de nuestros procesos de crédito y cartera, compras y comercialización en puntos de ventas;

desarrollamos nuestra gestión con excelencia en servicio, contando con la activa participación y apoyo de

nuestro talento humano.

Es nuestro deber diseñar y liderar la implementación del plan de mercadeo de la compañía logrando

objetivos de crecimiento y posicionamiento de marcas por consiguiente nuestras directrices están

encaminadas a:

Plantear y diseñar estrategias innovadoras de mercadeo y publicidad. Programar compras de producto según necesidades de nuestros clientes. Coordinar proyectos de apertura de nuevos negocios y líneas de producto.

CAPÍTULO VLÍNEAS DE AUTORIDAD RESPONSABILIDAD Y DE COORDINACIÓN

Unidad de Dirección


Gerencia generalCargo Gerente General

Categoría Lic. en Administración

Línea de Autoridady Responsabilidad

Ejerce autoridad sobre las Unidad de Apoyo (Gerencia de Recursos Humanos, Departamentos de sistemas, Contabilidad), de la misma forma ejerce autoridad sobre la Unidad de Línea (Gerencia Abastecimiento, Comercial, Finanzas).


Unidad de Control

AuditoriaCargo Auditor

Categoría Contador PublicoLínea de Autoridady Responsabilidad

Goza de autonomía, no es dependiente de ninguna área, su función es de auditora no toma ninguna decisión.

Unidades De Asesoría

Asesoría LegalCargo Asesor Legal

Categoría Abogado


Goza de autonomía, no es dependiente de ninguna área, su función es asesora, no ejerce la toma de decisiones.

Unidades De Apoyo

Gerencia de Recursos Humanos

Gerencia de Recursos HumanosCargo Gerente de Recursos Humanos

Categoría Lic. en Administración


Depende directamente de la Gerencia General, no ejerce autoridad en ningún nivel del organigrama.

Sección de Administración del Personal

Sección de formación y desarrolloCargo

Coordinador de Administración del personal

Categoría Técnico en Administración




Depende directamente de la Gerencia de Recursos Humanos, no ejerce autoridad en ningún nivel del organigrama.

Sección de Selección Formación y Desarrollo

Sección Selección Formación y Desarrollo

CargoCoordinador de Selección Formación y

DesarrolloCategoría Psicólogo


Depende directamente de la Gerencia de Recursos Humanos, no ejerce autoridad en ningún nivel del organigrama.

Departamento de Contabilidad

Departamento de ContabilidadCargo Contador

Categoría Contador Público Calificado


Depende directamente de la Gerencia General, no ejerce autoridad ningún nivel del organigrama.

Departamento de Sistemas

Departamento de Sistemas Cargo Jefe de SistemasCategoría Ing. En sistemas


Depende directamente de la Gerencia General, no ejerce autoridad ningún nivel del organigrama.

UNIDADES DE LÍNEA

Gerencia de Abastecimiento

Gerencia de Abastecimiento Cargo Gerente de Abastecimiento



Categoría Ing. Industrial


Depende directamente de la Gerencia General, a su vez ejerce autoridad sobre los departamentos de compras y distribución interna.

Departamento de compras

Departamento de ComprasCargo Coordinador de Compras

Categoría Ingeniero Industrial


No ejerce autoridad sobre ninguna área, depende directamente de su respectiva Gerencia de Abastecimiento, la cual depende de la Gerencia General.

Departamento de Distribución Interna

Departamento de Distribución internaCargo

Coordinador de Almacén y Distribución interna

Categoría Ingeniero Industrial


No ejerce autoridad sobre ninguna área, depende directamente de su respectiva Gerencia de Abastecimiento, la cual depende de la Gerencia General.

Gerencia Comercial

Gerencia ComercialCargo Gerente Comercial

Categoría Ing. Industrial


Depende directamente de la Gerencia General, a su vez ejerce autoridad sobre los departamentos de ventas y marketing.

Departamento de Ventas

Departamento de VentasCargo Jefe de ventas





Ejerce autoridad sobre la sección de planeamiento comercial, depende directamente de su respectiva Gerencia Comercial, la cual depende de la Gerencia General.

Sección de Comercialización

Sección de ComercializaciónCargo Jefe de Comercialización

Categoría Técnico en Administrador


No ejerce autoridad sobre ninguna área depende directamente de su respectivo departamento de ventas, la cual cumple ordenes de la Gerencia Comercial, a su vez esta reporta a la Gerencia General.

Departamento de Marketing

Departamento de MarketingCargo Coordinador de Marketing

Categoría Lic. En Marketing


Ejerce autoridad sobre las secciones de publicidad y atención al cliente depende directamente de su respectiva Gerencia Comercial, la cual depende de la Gerencia General.

Sección de Publicidad

Sección de publicidadCargo Asistente de Publicidad

Categoría Técnico en Marketing


No ejerce autoridad sobre ninguna área depende directamente de su respectivo departamento de marketing, la cual depende de la Gerencia comercial

Gerencia de Finanzas

Gerencia de Finanzas Cargo Gerente de Finanzas



Categoría Economista


Depende directamente de la Gerencia General, a su vez ejerce autoridad sobre los departamentos de tesorería y créditos y cobranza.

Departamento de Tesorería

Departamento de TesoreríaCargo Jefe de Tesorería

Categoría Técnico en Contabilidad


No ejerce autoridad sobre ninguna área, depende directamente de su respectiva Gerencia de Finanzas, la cual depende de la Gerencia General.

Departamento de Créditos y Cobranzas

Departamento de Créditos y CobranzasCargo Jefe de Créditos y Cobranzas



No ejerce autoridad sobre ninguna área, depende directamente de su respectiva Gerencia de Finanzas, la cual depende de la Gerencia General.

CAPÍTULO VIFUNCIONES GENERALES:

UNIDADES DE DIRECCIÓN

GERENCIA GENERAL

FUNCIONES:

a) Dirigir y representar legalmente a la empresa. Organizar, planear, supervisar, coordinar y controlar los procesos de la empresa; la ejecución de las funciones administrativas, técnicas y la realización de programas en el cumplimiento de las normas legales de la Empresa.



b) Asignar y supervisar al personal de la empresa los trabajos y estudios que deben realizarse de acuerdo con las prioridades que requieran las distintas actividades e impartir las instrucciones necesarias para su desarrollo.

c) Evaluar los presupuestos de ventas mensuales y políticas de incentivo para los vendedores.d) Supervisar, controlar y medir la eficiencia del personal de ventas.e) Evaluar mensualmente el crecimiento y Productividad de la organización mediante los informes de la

Gerencia Comercial y de las unidades de apoyo.

UNIDADES DE CONTROLAUDITORIA

Que las áreas que serán auditadas constituyan las de mayor relevancia para alcanzar los objetivos de la Auditoría.

El detalle de las principales comprobaciones a ejecutar, incluyendo las verificaciones a realizar dirigidas a constatar que se hayan erradicado las violaciones y deficiencias detectadas en Auditorías anteriores.

Que existe una distribución racional de las tareas a realizar entre los auditores actuantes y los especialistas de otras esferas que participan, así como que los mismos disponen de su plan de trabajo individual.

Que el tiempo asignado a cada tarea sea el adecuado, teniendo en cuenta la complejidad de la misma y la experiencia del auditor responsable de su ejecución.

Verificado lo anterior, procede a aprobar el planeamiento. De ejecución :En esta etapa el supervisor debe visitar la unidad en la cual se está desarrollando el trabajo, comprobando, principalmente, mediante la revisión de los papeles de trabajo; que se están cumpliendo las Normas de Auditoría de acuerdo con la fase del trabajo que se esté ejecutando, entre ellas: que se haya o se esté realizando un estudio y evaluación consecuente del control interno (contable y administrativo), cuyos resultados fundamentarán el alcance y la extensión de las verificaciones y comprobaciones ejecutadas o a ejecutar en la Auditoría.

Además, debe tener en cuenta:

El nivel de cumplimiento de los objetivos fijados y del planeamiento aprobado. Que las comprobaciones realizadas tengan la profundidad adecuada y muestren correctamente los

resultados, así como que las evidencias de los hallazgos cumplan con los requisitos de suficiencia, relevancia y competencia.

Que las técnicas de muestreo utilizadas, permitan, a partir de las comprobaciones y verificaciones efectuadas, inferir el estado de las operaciones en el período seleccionado como auditable.



La evidencia de que se han realizado las reuniones con los jefes de las áreas auditadas para informar los resultados de las comprobaciones y verificaciones efectuadas, así como, que se recogen en las Actas de Notificación de los Resultados de Auditoría (parciales) sus opiniones; quedando constancia de ello mediante firma del funcionario de la entidad y la del auditor actuante.

Que, de ser posible, la confección del informe final de la Auditoría se esté elaborando paralelamente al desarrollo de la Auditoría.

UNIDADES DE ASESORÍA

DEPARTAMENTO DE ASESORÍA LEGAL

FUNCIONES:

a) Asesorar a la Gerencia General en los asuntos de carácter legal que le sean derivados. b) Asistir a las Sesiones de Comité, cuando así se disponga, apoyando a la Gerencia General en la elaboración de

los proyectos de Actas de Sesiones de Directorio. c) Analizar y emitir opinión sobre consultas de los usuarios internos y sobre los dispositivos legales que tengan

incidencia en aspectos operativos y de gestión empresarial. d) Asesorar, conducir y supervisar las acciones judiciales de todo tipo en las que la empresa sea demandada o

demandante. e) Representar a la empresa en las gestiones de carácter legal que deba realizar ésta ante autoridades e

instituciones públicas o privadas, y dirigir las acciones a adoptar, elaborando, redactando y/o visando todo tipo de documentos de índole legal en que intervenga la empresa.

f) Efectuar otras funciones que le asigne la Gerencia General en el ámbito de su competencia.

UNIDADES DE APOYO

GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS

FUNCIONES:

a) Manejo de personal, ocuparse de la utilización de las energías, intelectuales y físicas, en el logro de los propósitos.

b) Determinar las necesidades del personal.c) Análisis de puestos proyectados y estudio de las posibilidades de desarrollo de los trabajadores para ocupar

los puestos. d) Inculcar las relaciones e interacción del personal.e) Determinar programas de capacitación y desarrollo. f) Lograr que todos los puestos sean cubiertos por el personal idóneo.



g) Dar todo la información necesaria al nuevo trabajador, realizar todas las actividades pertinentes para lograr su rápida incorporación (proceso de inducción).

h) Ampliar, desarrollar y perfeccionar al hombre para su crecimiento.i) Lograr que la remuneración global que percibe el trabajador sea adecuado a la importancia de su sueldo

conforme a su eficiencia. j) Satisfacer las necesidades de los trabajadores que laboran en la compañía y tratar de ayudarles en los

problemas relacionados a su seguridad y bienestar personal. k) Revisión mensual de la nómina, pagos de aportes (Salud, Pensión , AFP y Cajas de Compensación)

SECCION DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

a) Asesorar y proponer normas y procedimientos de asuntos de especialidad. b) Presentar la documentación pertinente al Ministerio de Trabajo, ESSALUD, AFP y SNP. c) Administración de sueldos y salarios (como compensar a los empleados).d) Proveer incentivos y prestaciones.

SECCION DE SELECCIÓN – FORMACION Y DESARROLLO DEL PERSONAL

a) Selección de los candidatos al puesto.b) Análisis de puesto (determina la naturaleza de cada función del empleado).c) Orientación y capacitación a nuevos empleados.d) Evaluación del desempeño.e) Comunicación (entrevista, asesoramiento y desempeño).f) Capacitación y desarrollo.g) La formación del compromiso del empleado.

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

a) Coordinar el buen desempeño de los recursos tecnológicos en la empresa a través del personal adscrito al departamento

b) Mantener y administrar las redes, sistemas y equipos computacionales de la empresa. c) Preparar, ayudar a interpretar y entregar la información estadística de las ventas realizadas diariamente.d) Prestar soporte a usuarios en todo lo relativo a la plataforma computacional de la empresa.e) Formular y ejecutar el plan de contingencias y recuperación de desastres en los sistemas de información, así

como proponer y aplicar normas, procedimientos y programas para la administración y uso eficiente de los sistemas de información con que cuenta la empresa.

f) Coordinar y supervisar la ejecución e implantación de proyectos de: desarrollo de sistemas de información, incorporación de tecnologías de información y comunicación de datos, considerando los procesos críticos y requerimientos de información.



a) Administrar y soportar los servidores, equipos de seguridad y de comunicación de datos, determinando niveles de acceso y seguridad suficiente, asegurando continuidad en los servicios de correo, Internet e Intranet.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

FUNCIONES:

a) Llevar a cabo el cierre de operaciones contables de forma mensual y anual. b) Emisión de los Estados Financieros que respaldan la operación de la Entidad, con base en las balanzas de

comprobación, estados de cuenta y análisis de integración de saldos y analíticos verificando que sean, aplicados con apego a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

c) Revisión y registro de las operaciones contables derivadas de las actividades diarias en las distintas áreas de la empresa.

d) Análisis e interpretación de las cuentas contables.e) Depuración y conciliación de las distintas cuentas contables. f) Revisar y analizar las variaciones de gastos, para asegurar la correcta aplicación contable.

UNIDADES DE LINEA

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

a) Estar informado de los comportamientos de los departamentos de compras y distribución Interna. b) Manejar un status de control y seguridad de la Mercadería.c) Firmar las ordenes de compras y distribución de mercaderías a sucursales

DEPARTAMENTO DE COMPRAS

a) Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la organización.

b) Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo. c) Mantener unas normas de calidad adecuadas.d) Buscar y mantener proveedores competentes. e) Normalizar los elementos que se adquieren.f) Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.g) Mantener la posición competitiva de la organización. h) Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación.



i) Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.

j) Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada.

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCION INTERNA

a) Control de la exactitud de sus existencias. b) Entrega de Mercadería a Sucursales c) Mantener un stock actualizado.d) Mantenimiento de la seguridad. e) Conservación de los materiales y reposición oportuna.

GERENCIA COMERCIAL

a) Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes.

b) Calcular la demanda y pronosticar las ventas. Este proceso es de vital importancia y deber realizarse en el mismo orden en que se ha citado, de forma que primero calculemos cual es la demanda real del mercado y considerando nuestra participación en el mismo, podamos pronosticar nuestras ventas. Dicho pronostico debe ser lo más preciso posible porque de esto depende otros compromisos, como la compra de materia prima, el pago a suplidores o cualquier otro compromiso con acreedores.

c) Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. Debido a que el gerente es quien conoce de primera mano el mercado que se trabaja, y como debe tratar el mismo, es quien está llamado a estructurar el departamento.

d) Conducir el análisis de costo de ventas. Toda planificación debe tener incluida un análisis de costos. Dentro de esos análisis debe estar definida cual sería el costo para alcanzar las ventas deseadas y como es el gerente quien conoce las estrategias para alcanzar los objetivos, es quien debe analizar los gastos en que incurrirá la compañía en el desarrollo de su plan.

e) Evaluación del desempeño de la fuerza de ventas. El gerente debe de calificar el desempeño de sus vendedores básicamente comparando el período actual con los anteriores y a los vendedores uno con otros.

f) Monitorear el departamento. Es misión del gerente velar porque todo el procedimiento de ventas, se esté llevando cabo de la forma idónea y que sus representantes sean buenos ciudadanos corporativos.

DEPARTAMENTO DE VENTAS

a) Preparar planes de presupuesto de ventas.b) Calcular la demanda y pronosticar las ventas



c) Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de de ventas d) Administrar las ventas a nivel Nacionale) Cumplir con el mínimo de volumen de ventas establecido por año f) La definición de los precios de venta y condiciones de pago g) Su responsabilidad en la confección de pedidos internos y el seguimiento de los mismos h) A través de la facturación y la reclamación de pagos estará en contacto con los clientes.i) La confección de cotizaciones debe responder a las necesidades de los clientes, no demorándose en la

entrega de las mismas al personal de ventas. j) Dentro de sus atribuciones define el presupuesto anual y el análisis del costo operativo.

SECCIÓN DE COMERCIALIZACIÓN

a) Desarrollar investigaciones de mercado que permitan detectar necesidades del sector productivo y del consumidor en general, a efecto de diseñar e instrumentar estrategias de comercialización adecuadas a cada caso.

b) Diseñar e implantar planes estratégicos en el área de comercialización que le permitan a la organización desarrollarse y brindar un mejor servicio a sus clientes.

c) Desarrollar y mejorar la presentación de los productos y/o servicios cuidando la integridad de los usuarios. d) Planear e implementar programas o campañas de ventas, promoción, comunicación comercial y distribución. e) Detectar oportunidades de negocios nacionales e internacionales. f) Utilizar herramientas informáticas y telecomunicaciones que optimicen las actividades de su ejercicio

profesional. g) Coordinar al personal asignado a su mando de manera ética y profesional que conlleve al logro de los

objetivos asignados a su área.

DEPARTAMENTO DE MARKETING

a) Analizar la situación interna: analizar la capacidad y los recursos (financieros, humanos, tecnológicos y materiales) con que cuenta la empresa.

b) Analiza previamente, y las aspiraciones de la empresa.c) Diseñar estrategias de marketing que permitan alcanzar los objetivos propuestos: teniendo en cuenta

también, los análisis externos e internos.d) Investigación de mercado.e) Fijación de precio del producto o servicio.f) Investigación y desarrollo.g) Elección de las estrategias de comunicación.h) Controlar la distribución.

SECCION DE PUBLICIDAD



a) Fijar objetivos promocionales b) Determinar los tipos de promociones a realizar c) Seleccionar y programas medios de publicidad d) Desarrollar anuncios publicitarios e) Medir la eficacia de las campañas f) Determinar territorios y zonas de venta g) Llevar a cabo promociones h) Elaborar y distribuir publicaciones y propaganda

GERENTE DE FINANZAS

a) Planificar, administrar y controlar eficientemente, la calidad presupuestaria y financiera, incluyendo la recuperación de la mora, con el propósito de brindar información oportuna y confiable, para la toma de decisiones de la administración superior.

b) Coordinar la planificación y administración del presupuesto económico y financiero de la institución.c) Coordinar la administración de los procesos y registros contables de las operaciones nacionales.d) Coordinar la elaboración de perfiles de proyecto, en los aspectos financieros, y emitir opinión o dictámenes

sobre las inversiones que impliquen tasas de retorno de capital.e) Planificar, administrar y autorizar la correcta administración de las deudas.

DEPARTAMENTO DE TESORERIA

a) Gestión de cobros a clientes y pagos.b) Control del cumplimiento de las condiciones pactadas con las entidades financieras.c) Control de las liquidaciones de intereses de las cuentas.d) Almacenar los soportes de todas las transacciones. e) Realizar boletines diarios de los fondos de la empresa. f) Aplicar las medidas necesarias para la prevención de errores en cuanto al manejo del efectivo, la caja y los

bancos. g) Brindar la información oportuna sobre la liquidez y de todas las transacciones comerciales y financieras. h) Manejar un libro auxiliar de operaciones, este debe ser llevado claramente y actualizado.

DEPARTAMENTO DE CRÉDITOS Y COBRANZAS

a) Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro.b) Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar.c) Diseñar, proponer e implementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables.d) Supervisar y validar las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable.



e) Autorizar los créditos y ampliación de los mismos a favor de terceros, para la enajenación de material bibliográfico.

f) Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento.g) Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos.h) Informar sobre el comportamiento de los clientes morosos.i) Programar, controlar y supervisar las actividades de los cobradores adscritos al departamento.j) Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados y concesionarios.k) Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente Administrativo.

CAPÍTULO VIIORGANIZACIÓN

1. UNIDADES DE DIRECCIÓN

1.1. Gerencia General

2. UNIDADES DE CONTROL

2.1. Departamento de Auditoria

3. UNIDADES DE ASESORÍA

3.1. Departamento de Asesoría Legal

4. UNIDADES DE APOYO

4.1. Gerencia de Recursos Humanos4.1.1.Sección de Administración de Personal4.1.2.Sección de Selección Formación y Desarrollo

4.2. Departamento de Sistemas4.3. Departamento Contable

5. UNIDADES DE LÍNEA

5.1. Gerencia de Abastecimiento5.1.1.Departamento de Compras 5.1.2.Departamento de Distribución Interna

5.2. Gerencia de Comercial5.2.1.Departamento de Ventas



5.2.2.Sección de Comercialización5.2.3.Departamento de Marketing5.2.4.Sección de Publicidad

5.3. Gerencia Finanzas5.3.1.Departamento de Tesorería5.3.2.Departamento de Créditos y Cobranzas

CAPÍTULO VIIICUADRO DE ASIGNACIÓN DE PERSONAL (CAP)

NOMBRE DE LA UNIDADN° DE

CARGOSDENOMINACION DEL CARGO

ESTRUCTURADODENOMINACION DEL CARGO

CALIFICADO

GERENCIA GENERAL1 Gerente General Lic. en Administración1 Secretaria Secretaria Ejecutiva

DEPARTAMENTO DE AUDITORIA1 Contador Contador Público Colegiado1 Asistente Técnico en Contabilidad

DEPARTAMENTO DE ASESORIA LEGAL 1 Asesor Legal AbogadoDEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

1 Gerente de Recursos Humanos Lic. en Administración1 Especialista en planillas Técnico en Administración

SECCION DE ADMINISTRACION DE PERSONAL

1Coordinador de Administración de Personal

Técnico en Administración

SECCION DE SELECCIÓN FORMACION Y ADMINISTRACION

1Coordinador de Selección Formación y Desarrollo

Psicólogo

1 Asistente Técnico en Psicología

DEPARTAMENTO DE SISTEMAS1 Jefe de Sistemas Ing. en Sistemas1 Asistente Técnico en Sistemas

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD1 Contador General Contador Público Colegiado1 Asistente Técnico en Contabilidad

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO1 Gerente de Abastecimiento Ing. Industrial1 Asistente Bachiller en Ingeniería

DEPARTAMENTO DE COMPRAS1 Coordinador de Compras Ing. Industrial1 Asistente Técnico en Ingeniería

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCION INTERNA

1Coordinador de Almacén y Distribución Interna

Ing. Industrial

1 Asistente Técnico en Ingeniería

GERENCIA COMERCIAL1 Gerente Comercial1 Asistente Técnico

DEPARTAMENTO DE VENTAS1 Jefe de Ventas Lic. en Administración1 Asistente Técnico en Administración

DEPARTAMENTO DE MARKETING1 Coordinar de Marketing Lic. en Administración1 Asistente Técnico en Marketing

SECCION DE PUBLICIDAD1 Asistente de Publicidad Técnico en Marketing1 Asistente Técnico en Diseño Grafico

GERENCIA DE FINANZAS 1 Gerencia de Finanzas Economista



1 AsistenteTécnico en Administración y Finanzas

DEPARTAMENTO DE TESORERIA 1 Jefe de Tesorería Técnico en ContabilidadDEPARTAMENTO DE CREDITOS Y COBRANZAS

1 Jefe de Créditos y Cobranzas Técnico en Administración1 Asistente Practicante en Administración

CAPÍTULO IXFUNCIONES ESPECÍFICAS A NIVEL DEL CARGO

UNIDADES DE DIRECCIÓN

1. Gerencia Genera

1.1 Gerente General

a) Gestionar las operaciones y actividades de la tienda a su cargo, administrando sus recursos y optimizando sus resultados en el tiempo.

b) Supervisar el correcto mantenimiento, orden y limpieza de tienda así como de los colaboradores.c) Coordinar con compras y almacén la dotación oportuna de mercadería. d) Supervisar la recepción de mercadería en su almacén. e) Manejar los indicadores de gestión producto de las operaciones diarias, semanales y mensuales. f) Guiar en el proceso de venta al equipo de vendedores. g) Realizar el proceso de búsqueda de candidatos para la fuerza de ventas en su localidad. h) Brindar la inducción a los nuevos colaboradores en tienda y realizar seguimiento a su evolución dentro de la

tienda. i) Mantener su equipo de vendedores capacitados con respecto a los productos que se introducen a la tienda,

informar los cambios y nuevas directivas que se den por parte de la administración general.

1.2 Secretaria

a) Recepciona y registrar la documentación y correspondencia que ingresa a la gerencia general.b) Clasificar, distribuir y archivar la documentación que ingresa a la organización.c) Tomar dictado, transcribir y digitar. d) Llevar el registro de cargos de la correspondencia y documentación recibida, emitida y tramitada. e) Redactar y digitar informes, oficios, memorándums y otros documentos de la Gerencia General.f) Concretar reuniones y preparar documentación para conferencias. g) Efectuar llamadas telefónicas y concretar citas. h) Recepcionar y atender las llamadas telefónicas, atención al público para proporcionar información. i) Clasificar y archivar la documentación recibida y emitida de la Gerencia General. j) Mantener al día el Stock de útiles de escritorio, así como el control de los mismos.



k) Controlar y custodiar los bienes y equipos de la Gerencia General. l) Velar por la seguridad de los diferentes archivos. m) Realizar los pagos y coordinaciones por de viaje del Gerente a provincias n) Otras funciones y atribuciones propias de su competencia que le sean asignadas por el Gerente General.

UNIDADES DE CONTROL

2. Departamento de Auditoria 2.1 Auditor (Contador)

a) Realizar periódicamente, auditorías financieras, administrativas, especiales y de Gestión con el fin de fortalecer el desempeño de las funciones que se desarrollan;

b) Elaborar el plan anual de trabajo, estipulando tiempos y prioridades, de conformidad con las Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa emitidas por la Contraloría General de Cuentas, previendo la ejecución de auditorías especiales ordenadas.

c) Elaborar programas de trabajo para evaluar los procedimientos de control interno, de conformidad con las funciones de cada dependencia con el fin de obtener resultados eficientes.

d) Prestar apoyo a las diferentes dependencias de la organización, relacionado con Intervenciones, tales como: entrega y recepción de cargos de Jefes y otros que lo ameriten.

2.2 Asistente

a) Elaborar los programas de trabajo, conjuntamente con su superior y sugerir la metodología a seguir en las intervenciones.

b) Velar por el cumplimiento de los controles internos, procedimientos establecidos, de disposiciones y normas legales reglamentarias y de cualquier otra índole, establecidos en la Empresa para las diferentes áreas de actividad.

c) Participar en sesiones de trabajo para recibir instrucciones, presentar informes sobre el avance de las intervenciones y cualquier otro asunto de índole similar.

d) Informar oportunamente al superior de las situaciones que se presentan en el transcurso de las intervenciones y que por su trascendencia requieran la participación de instancias superiores.

e) Mantener actualizados archivos y otras fuentes de información, de acuerdo con los criterios de selección y ordenamiento fijados, a fin de respaldar en forma adecuada las intervenciones efectuadas.

f) Recopilar la normativa vigente sobre el asunto auditado.g) Brindar colaboración en situaciones de riesgo y siniestros que se presenten en la empresa.h) Realizar cualesquiera otras actividades inherentes al cargo que le sean asignadas por su superior inmediato.i) Participar activamente, colaborar y cumplir con todas las políticas, procedimientos y regulaciones relativas al

aseguramiento de la calidad que desarrolle e implemente la empresa.



UNIDADES DE ASESORIA

3. Departamento de Asesoría Legal

3.2 Asesor Legal

a) Proponer a las autoridades institucionales los cursos de acción más convenientes dentro del marco legal.b) Asesorar y emitir los dictámenes y resoluciones donde se requiera asesoría legal.c) Proponer o recomendar modificaciones legales que mejoren el desempeño de la institución y de los

contratos, de tal manera que se busque siempre la eficiencia y la eficacia.d) Efectuar cualquier otra función de carácter legal que requiera la Dirección Ejecutiva.

UNIDADES DE APOYO

4. Departamento Recursos Humanos

4.1 Gerente de Recursos Humanos

a) Administrar los programas de remuneración, beneficios, seguridad en el trabajo y recreación. También son funciones del gerente de recursos humanos informar a los gerentes del concesionario en asuntos concernientes a las políticas organizacionales sobre igualdad de oportunidad y abuso sexual y hacer las recomendaciones necesarias si un incidente ocurriera.

b) Trabajar con el departamento de personal para identificar las necesidades de los trabajadores, entrevistar y contratar nuevo personal, manejar problemas de falta de personal, administrar los procesos disciplinarios y de despedida en casos necesarios.

c) Analizar datos estadísticos e informes para identificar y determinar las causas de los problemas del departamento de personal y desarrollar recomendaciones para mejorar las políticas de personal de la organización.

d) Determinar las necesidades de entrenamiento para diseñar programas de desarrollo de trabajadores, salud y seguridad en el trabajo.

e) Mantener, registrar y recopilar informes estadísticos concernientes al departamento de personal tales como contratación, traslados, valoración del rendimiento de los trabajadores y tasa de ausentismos de estos.

f) Supervisar la evaluación, clasificación y tasación de puestos disponibles y puestos ocupados.g) Proveer información acerca de las políticas de la empresa, funciones de los puestos, condiciones de trabajo,

salarios, oportunidades de ascenso y beneficios para los empleados.



4.2 Especialista en Planillas

a) Manejo de la legislación laboral (Contratos, AFP NET, entre otros)b) Elaboración de planillas de empleados (quincenas, fin de mes, CTS, vacaciones).

c) Elaboración de Liquidaciones. d) Cálculo de beneficios sociales, horas extras, etc.

5. Sección De Administración De Personal

5.1 Coordinador de Administración de Personal

a) Supervisión del cálculo de planillas, sueldos quincenales y/o mensuales, CTS, gratificaciones, utilidades y liquidaciones

b) Elaboración y mantenimiento de perfiles de puestoc) Elaborar propuesta de incrementos salariales en base a la política corporativa y metodología utilizada.d) Valuación de puestos creados o por crearse.e) Atención al personal sobre temas de remuneraciones y compensaciones.f) Elaboración de Indicadores para el grupo.g) Atención de Inspecciones del Ministerio de Trabajo, SUNAT, etc.

6. Sección De Selección, Formación Y Desarrollo

6.1 Coordinador de Selección, Formación y Desarrollo

a) Supervisar y coordinar los procesos de formación de los trabajadores.b) Elaborar y desarrollar los planes de evaluación de desempeño y potencial, desarrollando al talento de la

institución. c) Responsable de contar con indicadores de gestión, que midan el cumplimiento de lo planificado.d) Desarrollar los planes de capacitación.e) Fortalecer la cultura organizacional a través de la capacitación. f) Diseñar el programa de Evaluación de Desempeño.g) Responsable de elaborar el plan anual de formación alienado a las necesidades institucionales, de

crecimiento personal de los trabajadores y a las categorías laborales.

7. Departamento De Sistemas

7.1 Jefe de Sistemas

a) Capacitar y dar soporte al personal a cargo y/o a usuarios de las aplicaciones.b) Preparar y conducir la operación de puesta en funcionamiento de los sistemas y programas informáticos.c) Supervisar el mantenimiento y la actualización de la documentación inherente a los sistemas y programas.



d) Planear, evaluar y dar seguimiento a la implantación de sistemas informáticos integrales, que permitan modernizar, agilizar la operación y los procesos administrativos.

e) Adoptar las medidas necesarias para salvaguardar la información, los programas y el equipo computacional que tiene bajo su responsabilidad.

7.2 Asistente

a) Instalación, soporte y suministro de insumos para Impresoras de Red.b) Restauración de Copias de Seguridad a solicitud de los usuarios.c) Copias manuales diarias del servidor de planos.d) Apagado de los sistemas informáticos en la culminación de las actividades diarias:

Apagado del los Servidores Apagado de los equipos de seguridad eléctrica Control y apagado del control de asistencia.

e) Realizar las copias de seguridad diaria, mensual de acuerdo a las normas de seguridad internaf) Desarrollo y modificación de programas, de acuerdo a las necesidades de cada área, con debida

sustentación y conocimiento al Jefe del departamento.8. Departamento De Contabilidad

8.1 Contador General

a) Emitir estados financieros oportunos, confiables y de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados y otras disposiciones vigentes.

b) Supervisar, evaluar y controlar la emisión de órdenes de pago.c) Revisar reportes o estados financieros y demás documentos contables resultados de la gestión.d) Revisar conciliaciones bancarias y declaraciones de impuestos.e) Analizar saldos de cuentas contables de años anteriores requerido por organismos financieros de control.f) Desarrollar e implantar la nueva estructura contable y procedimientos de control que fortalezcan la actividad

económica de la empresa.g) Diseño e implantación de reportes gerenciales que faciliten la interpretación correcta de la información

contable financiera.h) Firmar las declaraciones mensuales y anuales de impuestos y estados financieros para presentar a

organismos de control.

8.2 Asistente

a) Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos.b) Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas. c) Archiva documentos contables para uso y control interno.



d) Transcribe información contable en una base de datose) Revisa y verifica planillas de retención de impuestos. f) Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias.

g) Recibe los ingresos, cheques nulos y órdenes de pago asignándole el número de comprobante.h) Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

UNIDADES DE LÍNEA

9. Gerencia De Abastecimiento

9.1 Gerente de Abastecimiento

a) Recepciona el Calendario de Compromisos por Programas del mes y los requerimientos consolidados de los diferentes Establecimientos.

b) Otorga el visto bueno para las cotizaciones para la adquisición de la mercadería.c) Construir y desarrollar las capacidades del personal a cargo.d) Aplicar las normas establecidas en el manejo de pólizas de seguros para la mercadería. e) Diseñar y documentar los sistemas y procedimientos de logística.

9.2 Asistente

a) Lleva un control de las órdenes de Compra, requerimientos y otros documentos numerados.b) Remite el informe de Asistencia del personal de Abastecimiento a la Dirección de Administración.

10. Departamento De Compras

10.1 Coordinador de Compras

a) Manejar la gestión de Compra, desde la recepción de la requisición hasta la recepción del material en almacén.

b) Mantener los contactos oportunos con proveedores para analizar las características de los productos, calidades, condiciones de servicio, precio y pago.

c) Búsqueda de proveedores alternativos que puedan suministrar los mismos productos o condiciones de plazo, calidad y precio que los actuales.

d) Elaborar las proyecciones de compras de productos trimestralmente.e) Diseñar, planificar, solicitar aprobación y controlar el cumplimiento del presupuesto de compras.f) Manejo de la gestión de compras nacionales e internacionalesg) Emite los pedidos de compra en el plazo adecuado para que su recepción se ajuste a las necesidades.

10.2 Asistente



a) Mantener actualizado el Listado de Proveedores Seleccionados y el Listado de precios y catálogos de los materiales e insumos de consumo general.

b) Evaluar y reevaluar los proveedores de la organización.c) Establecer contactos con nuevos proveedores.d) Investigar formas de negociación de la competencia.e) Asegurar el cumplimiento de normas, procedimientos y obligaciones definidos en el Proceso de Compras.f) Desarrollar la gestión necesaria para alcanzar los objetivos y metas trazadas dentro del Proceso de Compras

11. Departamento De Distribución Interna

11.1 Coordinador de Almacén y Distribución Interna

a) Controla el ingreso de materiales al almacén de acuerdo a las órdenes de Compra.b) Garantizar puntualidad, calidad de servicio, eficiencia y confiabilidad en la entrega de productos de todos los

almacenes.c) Garantizar el funcionamiento, orden y confiabilidad de los inventarios de los productos.d) Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad industrial e higiene de todos los almacenes.e) Velar por la seguridad interna y externa (monitoreo de alarmas, sistemas satélites, circuito cerrado de

televisión, etc.)f) Realizar oportuna y adecuadamente la toma de inventario físico.g) Manejar el nivel óptimo de inventarios que contribuya a mantener un sano flujo de caja.

11.2Asistente

a) Efectuar la recepción e ingreso de los bienes y servicio adquiridos, verificando los requisitos de cantidad, calidad, plazo y condiciones de entrega, especificados en las órdenes de compra y de servicios, respectivos.

b) Realizar la distribución y entrega oportuna de los productos a las diversas tiendas.c) Llevar el control del movimiento físico de los bienes del Almacén, manteniendo actualizadas las tarjetas

control visible de almacén y control valorado de existencias.d) Elaborar la información permanente sobre el ingreso y salida de bienes del Almacén.e) Mantener un stock básico de las existencias de mayor movimiento, solicitando su oportuna reposición.

12. Gerencia Comercial

12.1 Gerente Comercial

a) Mantener un stock básico de las existencias de mayor movimiento, solicitando su oportuna reposición.b) Su función principal incluye también las actividades de promoción y distribución. c) Define y propone a la Gerencia General los objetivos y políticas comerciales de la empresa y controla su

implantación y sus resultados



d) Recibir, filtrar y distribuir los procedimientos y mejoras del sistema de calidad en lo referente al propio departamento.

e) Define o hará definir y aprobará un plan de progreso en la formación de las personas de su departamento.f) Analiza las causas de quejas de clientes cuando éstas adquieren una importancia suficiente.g) Cumple con su parte en los temas del sistema de calidad de la empresa.

12.2 Asistente

a) Realiza tareas básicas de almacenamiento y archivo de información y documentación, tanto en soporte digital como convencional, de acuerdo con los protocolos establecidos.

b) Recibe, registra, controla, resguarda y levantar los inventarios físicos de los diferentes productos, equipos, aparatos, materiales y accesorios que la empresa comercialice en las distintas tiendas.

c) Reportar los avances de ventas a nivel nacional, así como de la distribución de la fuerza de ventas.

13. Departamento De Ventas

13.1 Jefe de Ventas

a) Establecer las previsiones de venta y fijando los objetivos de los equipos de venta.b) Realizar un seguimiento de los resultados, de los comerciales y optimizando los márgenes.c) Estudiar la competencia y rendir cuentas a la dirección de marketing/ventas.d) Estructurar su equipo de ventas (cuadros comerciales y vendedores): selección, formación, etc.e) Servir de punto de unión entre el terreno y la Dirección General y/o Comercial.f) Asegurar las relaciones y la búsqueda para los contactos importantes (central de compras).g) Gestionar la logística y la administración de ventas

14. Sección De Comercialización

14.1 Coordinador de Comercialización

a) Diseñar e implantar planes estratégicos en el área de comercialización que le permitan a la organización desarrollarse y brindar un mejor servicio a sus clientes.

b) Desarrollar y mejorar la presentación de los productos y/o servicios cuidando la integridad de los usuarios. c) Planear e implementar programas o campañas de ventas, promoción, comunicación comercial y distribución. d) Detectar oportunidades de negocios nacionales e) Utilizar herramientas informáticas y telecomunicaciones que optimicen las actividades de su ejercicio

profesional. f) Coordinar al personal asignado a su mando de manera ética y profesional que conlleve al logro de los objetivos

asignados a su área.

14.2 Asistente



a) Analizar, valorar y aplicar los componentes del proceso de Comercialización. b) Participar en la definición de objetivos, estrategias y metas en la organización de las actividades de

comercialización nacional e internacional. c) Utilizar técnicas de diseño gráfico en la elaboración de promocionales y otras herramientas comerciales. d) Asesorar en la adaptación de los productos a las necesidades de los clientes. e) Organizar la promoción de la venta. f) Desarrollar actividades de ventas. g) Desarrollar cadenas productivas. h) Investigar las redes y medios de distribución. i) Identificar las oportunidades comerciales de la empresa y las necesidades de los consumidores. j) Participar en la operación de tecnología de productos y servicios. k) Utilizar el marco legal que rige a la actividad comercial.

15. Departamento De Marketing

15.1 Jefe de Marketing

a) Analizar el entorno: analizar el mercado y la competencia. b) Analizar la situación interna: analizar la capacidad y los recursos (financieros, humanos, tecnológicos y

materiales) con que cuenta la empresa. c) Establecer los objetivos de marketing: teniendo en cuenta los análisis realizados previamente, y las

aspiraciones de la empresa. d) Diseñar estrategias de marketing que permitan alcanzar los objetivos propuestos: teniendo en cuenta también,

los análisis externos e internos. e) Diseñar planes de acción: en donde se establecen los pasos necesarios para implementar o ejecutar las

estrategias, así como los recursos a utilizar, los encargados o responsables, los tiempos o plazos, y el presupuesto o la inversión requerida para implementarlas.

15.2 Asistente

a) Elaborar y llevar a cabo experimentos de marketing. b) Observar y analizar el comportamiento del consumidor. c) Elaborar encuestas. d) Análisis de la información. e) Realización de test de mercado. f) Evaluación de las posibilidades de un mercado. g) Políticas de Producto. h) Desarrollar y hacer pruebas de mercado de nuevos productos i) Modificar o eliminar productos.



j) Creación de nombres y marcas comerciales. k) Planear envases, diseños, formas, colores y diseños.

16. Sección De Publicidad

16.1 Coordinador de Publicidad

a) Elabora y gestiona el presupuesto publicitario de la compañía con las personas responsables de los productos en cuestión.

b) Participa en la concepción de los soportes publicitarios.c) Coordina las campañas y realizar un seguimiento de las mismasd) Determina el presupuesto, elabora los mensajes, elige los medios, programa las campañas, mide la eficacia. e) Es el interlocutor con las agencias de publicidad y las centrales de compra.f) Recepciona y distribuye el material publicitario. g) Verificar la adecuación del contenido de los spots y material publicitario, a la legislación vigente. h) Modificaciones (altas, bajas y sustituciones) de la orden de publicidad una vez comenzadas las emisiones. i) Comunicar los cambios de programación de última hora y adecuar la publicidad a dichos cambios.

16.2 Asistente

a) Archivar y gestionar el material publicitario hasta su devolución a las Agencias de publicidad o centrales de compra.

b) Comprueba órdenes de publicidad.c) Mantener los datos actualizados en los sistemas de información de publicidad en continuidad y emisiones. d) Codifica y prepara todo el material publicitario en acuerdo con el coordinador de publicidad.e) Elabora tarifas publicitarias. f) Certifica la hora real de emisión de la publicidad. Incidencias.

17. Gerencia De Finanzas

17.1 Gerente de Finanzas

a) Es el encargado de la elaboración de presupuestos que muestren la situación económica y financiera de la empresa, así como los resultados y beneficios a alcanzarse en los períodos siguientes con un alto grado de probabilidad y certeza.

b) Negociación con proveedores, para términos de compras, descuentos especiales, formas de pago y créditos. Encargado de los aspectos financieros de todas las compras que se realizan en la empresa



c) Manejo del inventario. Optimizar los niveles de inventario, tratando de mantener los días de inventario lo más bajo posibles

d) Negociación con clientes, en temas relacionas con crédito.e) Supervisión de la facturación de proyectos hecha por bodega bajo lo establecido en los contratos firmados

con el cliente.f) El gerente financiero vincula a la empresa con los mercados de dinero y capitales, ya que en ellos es en

donde se obtienen los fondos y en donde se negocian los valores de la empresa, siempre con autorización previa del Gerente General.

g) Control de costos con relación al valor producido, principalmente con el objeto de que la empresa pueda asignar a sus productos un precio competitivo y rentable.

h) Análisis de los aspectos financieros de todas las decisiones

17.2 Asistente

a) Recopila y codifica información financiera suministrada por las diferentes unidades.b) Elabora series estadísticas, cuadros, gráficos y proyecciones de tipo financiero.c) Efectúa cálculos para la obtención de índices financieros.d) Revisa, clasifica y ordena reposiciones de fondo de trabajo, fondos especiales y cajas asignadas a las

diversas unidades.e) Lleva el registro y control de la disponibilidad presupuestaria.f) Elabora comprobantes de pago por diversos conceptos.g) Apoya en el análisis de ejecución o modificación presupuestaria.h) Hace seguimiento a los compromisos financieros de la Institución.

18. Departamento De Tesorería

18.1 Jefe de Tesorería

a) Analiza y controla el rendimiento por concepto de colocaciones financieras.b) Examina, analiza y evalúa el movimiento de ingresos y egresos de la institución.c) Mantiene informado de cualquier irregularidad detectada en el movimiento contable y/o financiero de su

área.d) Recibe, verifica y archiva los reportes de ingresos diarios de la caja y verifica la autenticidad monetaria.e) Dirige el proceso de emisión de cheques de acuerdo a las políticas financieras.f) Gira cheques y prepara los vouchers; Paga a los proveedores y otros.

19. Departamento De Créditos Y Cobranzas

19.1 Jefe de Créditos y Cobranzas



a) Otorga créditos a los clientes que deseen comprar mediante esta modalidad, en las condiciones que están establecidas por la empresa, teniendo en cuenta el análisis del mismo a través de la información recopilada, tratando en lo posible de sujetarse al reglamento existente.

b) Realiza las gestiones de cobranza con los clientes que se muestren un tanto difíciles en sus pagos; deberá tener en cuenta el motivo de dicho atraso y considerará las medidas que se tomarán en caso de continuar el atraso (negociación).

c) Realiza el arqueo de documentos, el cual permite establecer la exactitud de las cifras de las cuentas de cada cliente, con las tarjetas de cuentas corrientes que son llevadas en el departamento de Contabilidad.

d) Presenta informes a Gerencia General, referentes a los créditos solicitados, los montos, si fueron aprobados o desaprobados, así como el número de clientes que los solicitarán.

e) Deberá pasar cada fin de mes de las cuentas en movimiento, que se tienen en cartera en la sección cobranzas, y el análisis de estas en cuanto al atraso

f) Se provee de información económico - financiera del cliente para tener una mejor posición en la decisión de otorgar el crédito. Para personas jurídicas es indispensable analizar los estados financieros, lo que nos permitirá considerarlo como un buen crédito o en caso extremo, desaprobarlo.

19.2 Asistente

a) Reemplazara al Jefe de Cobranzas cuando este lo requiera o se encuentre de vacaciones.b) Mantiene actualizadas las carpetas de los clientes por intercambio.c) Mantiene al tanto a los clientes por intercambio de sus deudas realizando la respectiva conciliación.d) Ingresa los vales de intercambio al formato de Reporte Diario de Cobranzase) Recibe pagos de clientes que cancelan en oficina y entregar al Jefe de Área.f) Entrega recibos a los cobradores y registrar en un cuaderno.g) Saca fotocopias a los vales de intercambio y archivar.h) Archiva los Reportes de “Saldo de Facturas Pagadas


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