Quito, D.M., - Gob · 2016. 11. 29. · Quito, D.M., Señor MINISTRO DE TRANSPORTE Y OBRAS...

Quito, D.M.,

SeñorMINISTRO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICASCiudad

De mi consideración:

La Contraloría General del Estado, a través de Dirección de Auditoría Interna de Ministeriode Transporte y Obras Públicas, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales,efectuó el examen especial al Proceso de Adquisición, Registro y Utilización de Bienes enExistencias y de Larga Duración de la Dirección Provincial del Ministerio de Transporte yObras Públicas de Manabí, por el período comprendido entre el 02 de enero de 2009 y el31 de diciembre de 2012.

Nuestra acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas deAuditoría Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normasrequieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable deque la información y la documentación examinada no contienen exposiciones erróneas decarácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, sehayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes,políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentranexpresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en elpresente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y conel carácter de obligatorio.

Atentamente,Dios, Patria y Libertad,

Ing. Fernando Salazar Heredia, MBADIRECTOR DE AUDITORÍA INTERNAMINISTERIO DE TRANSPORTE Y OBRAS PÚBLICAS

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CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial a la Dirección Provincial de Manabí, se realizó de conformidad a la

orden de trabajo 14441-6-2013 OT-DAI-MTOP de 15 de abril de 2013; en cumplimiento al

plan anual de control del 2013, de la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de

Transporte y Obras Públicas.

Objetivos del examen

Determinar la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones en el proceso de

adquisición, registro y utilización de los bienes en existencias y de larga duración.

Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demás

normas relacionadas a la gestión de los procesos de administración y control de los

bienes institucionales.

Alcance del examen

El examen especial cubrió el análisis al Proceso de Adquisición, Registro y Utilización de

Bienes en Existencias y de Larga Duración, por el período comprendido entre el 02 de

enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2012.

Base legal

Decreto 1823 publicado en el Registro Oficial 430 de mayo 7 de 1986, mediante el cual se

creó la Subsecretaría de Obras Públicas y Comunicaciones de la Zona III. Su jurisdicción

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comprende la provincia de Manabí, de conformidad a lo establecido en el Acuerdo

Ministerial 040, publicado en el Registro Oficial 4 de 16 de agosto de 1974.

Mediante Decreto Ejecutivo 8 de 15 de enero de 2007, publicado en el Registro Oficial 18

de 8 febrero de 2007, se creó el Ministerio de Transporte y Obras Públicas en sustitución

del Ministerio de Obras Públicas y Comunicaciones. Decreto Ejecutivo reformado con el

Decreto 703, constante en el Registro Oficial 211 de 14 de noviembre de 2007 y Decreto

857 publicado en el Registro Oficial 257 de 22 de enero de 2008.

Decreto Ejecutivo 878 de 18 de enero de 2008, publicado en el Registro Oficial 268 de 8

de febrero del mismo año y sus correspondientes reformas, que establece siete regiones

administrativas para la constitución de las subsecretarias regionales.

Con Acuerdo Ministerial 044 de 09 de abril de 2009, el Ministerio de Transporte y Obras

Públicas procede a desconcentrar las competencias técnicas, administrativas y

financieras del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, a los diferentes niveles zonales

y/o provinciales.

Mediante Decreto Ejecutivo 357 de 20 de mayo de 2010, establecen nueve zonas

administrativas a nivel nacional, las mismas que estarán constituidas por Subsecretarias

Zonales.

Acuerdo Ministerial 036 de 9 de septiembre de 2010, publicado en el Registro Oficial 93

de 30 de noviembre de 2010, con el que se incorpora al Estatuto Orgánico de Gestión

Organizacional por Procesos del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, la reforma

aprobada por el Ministerio de Relaciones Laborales con su respectiva Codificación, donde

consta la conformación y estructura de las Direcciones Provinciales incluida la Dirección

Provincial de Manabí con sede de Portoviejo.

Estructura orgánica

Conforme el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, la estructura

orgánica de la Dirección Provincial de Manabí está integrada por los siguientes procesos:

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PROCESO GOBERNANTE

GERENCIAMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA Y GESTIÓN DEL TRANSPORTE PROVINCIAL

PROCESOS AGREGADORES DE VALOR

GESTIÓN TÉCNICA DE LA INFRAESTRUCTURA Y DEL TRANSPORTE PROVINCIAL

GESTIÓN DE CONSTRUCCIONES DE LA

INFRAESTRUCTURA PROVINCIAL DEL

TRANSPORTE

GESTIÓN DE CONSERVACIÓN DE LA

INFRAESTRUCTURA PROVINCIAL DEL

TRANSPORTE

GESTIÓN DEL TRANSPORTE PROVINCIAL

GESTIÓN DE DEL TRANSPORTE TERRESTRE Y

FERROVIARIO

PESOS Y DIMENSIONES

PROCESOS HABILITANTES

DE APOYO

GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA

RECURSOS HUMANOS

ADMINISTRATIVO

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FINANCIERO

TECNOLÓGICO

Objetivos de la entidad

Contribuir al desarrollo del País a través de la formulación de políticas, regulaciones,

planes, programas y proyectos, que garanticen un Sistema Nacional del Transporte

Intermodal y Multimodal, sustentado en una red de Transporte con estándares

internacionales de calidad, alineados con las directrices económicas, sociales,

medioambientales y el plan nacional de desarrollo.

Monto de recursos examinados

La Dirección Provincial de Manabí para el cumplimiento de las actividades

correspondientes al periodo de análisis, se financió con los siguientes recursos asignados

en el Presupuesto General del Estado.

RUBROS AÑO 2009USD

AÑO 2010USD

AÑO 2011USD

AÑO 2012USD

TOTAL USD

Existencias: 252 378,59 340 218,43 571 118,36 780 489,35 1 944 204,73

Bienes de Larga

Duración

76 670,29 144 862,88 260 313,68 75 279,77 557 126,62

TOTALES USD 329 048,88 485 081,31 831 432,04 855 769,12 2 501 331,35

Servidores relacionados

Constan en anexo 1

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CAPITULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Cumplimiento de recomendaciones

La Dirección Regional 5 Manabí, de la Contraloría General del Estado, realizó el Examen

Especial a las operaciones administrativas y financieras de la Subsecretaría de Obras

Púbicas Zona III - Manabí, por el período comprendido entre el 1 de julio de 2004 y el 30

de junio de 2008.

En el informe DR5-0069-2010, remitido al Subsecretario Regional 4 con oficio 2967

DR5AE-2012 de 19 de diciembre de 2012, se emitieron 7 recomendaciones, de las cuales

no fueron cumplidas 2, mismas que se detallan a continuación:

Recomendación 5.- Al Subsecretario Regional.- “… De igual forma dispondráque el Coordinador del Proceso de Asesoría Jurídica, conjuntamente con elCoordinador del Proceso Financiero, realicen las acciones legales pertinentes, asícomo el seguimiento respectivo, que permita recuperar los valores rechazados...”.

Situación actual

El subsecretario regional, no dispuso por escrito a los servidores el cumplimiento de la

recomendación, tampoco demostró documentadamente la recuperación del IVA, mismos

que fueron rechazados por el SRI en el proceso de reclamo, por los años 2006 y 2007.

Recomendación 6.- Al Subsecretario Regional.- “… Conjuntamente con laCoordinadora del Proceso de Asesoría Jurídica, iniciarán las acciones legales parala recuperación de los valores entregados en calidad de anticipo al contratista….”.

Situación actual

No se evidenció las acciones legales realizadas por el subsecretario regional 4, además

no presentó documentos que demuestren la recuperación de los valores entregados al

contratista en calidad de anticipo.

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Con oficio 033-MA-DAI-14441-6-2013 de 17 de junio de 2013, se comunicó los resultados

provisionales al subsecretario regional 4 Manabí, a fin de que presente los justificativos

correspondientes, de conformidad a los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado y 22 de su Reglamento.

El subsecretario regional 4, en relación al cumplimiento de las recomendaciones, con

memorando MTOP-SUBSZ4-2013-1098-ME de 13 de junio de 2013, expresó lo siguiente:

“…me permito anexar al presente los Memorandos Nros. MTOP-DPSCH-Z4-2013-919-ME, MTOP-DPM-Z4-2013-1085-ME, de 17 de Mayo y 11 de Junio del 2013,respectivamente, suscrito por los… Directores Provinciales del MTOP-SantoDomingo de Los Tsáchilas y Manabí, en los cuales detalladamente informan quelas áreas involucradas en el ámbito de sus competencias, están dandocumplimiento a cada una de las recomendaciones estipuladas en el Informe DR5-0069-2010…”.

En los memorandos señalados, los directores provinciales de Manabí y de Santo

Domingo de Los Tsáchilas no presentaron información sobre el cumplimiento de las

recomendaciones antes citadas;

Lo presentado por el subsecretario regional 4, no justificó el cumplimiento de las

recomendaciones, por cuanto no adjuntó las disposiciones por escrito a los servidores del

área jurídica y área financiera, tampoco evidenció las gestiones que se hayan realizado

para la recuperación de los valores del IVA y del anticipo al contratista.

Incumplió el Art. 77, número 2, letra a) y lo previsto en el Art. 92 de la Ley Orgánica de

la Contraloría General del Estado, que se refiere a que las recomendaciones de auditoría,

una vez comunicadas a las instituciones del Estado y a sus servidores, deben ser

aplicadas de manera inmediata y con el carácter de obligatorio.

El incumplimiento de las recomendaciones por parte del subsecretario regional 4 Manabí,

ocasionó que se mantengan las deficiencias de control interno en este proceso.

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Conclusión

La falta de disposiciones del subsecretario regional 4 Manabí, a los servidores de las

áreas Jurídica y Financiera, respecto al cumplimiento de las recomendaciones aprobadas

por la Contraloría General del Estado, ocasionó que las deficiencias de control interno

respectivas persistan en dichos procesos.

Recomendación

El Subsecretario Regional 4 Manabí

1. Dispondrá por escrito a los funcionarios de los diferentes procesos, el cumplimiento de

las recomendaciones emitidas por la Contraloría General del Estado y/o la Dirección

de Auditoría Interna, lo que permitirá fortalecer los sistemas de control interno y

precautelar el manejo de los recursos institucionales.

Actualización del RUC de la Dirección Provincial

La Dirección Provincial de Manabí cuenta con el Registro Único de Contribuyentes RUC

1360030700001 que pertenece a la Ex -Subsecretaría de Obras Públicas Zona 3, sin

haberse actualizado como Dirección Provincial, tampoco como Subsecretaría Zonal 4 que

corresponde a la personería jurídica actual, según consta en el Estatuto Orgánico de

Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Transporte y Obras Públicas

emitido el 9 de septiembre de 2010.

Con memorandos 030, 031 y 032-MA-DAI-14441-6-2013 de 28 de mayo de 2013 y 067-

MA-DAI-14441-6-2013 de 10 de junio de 2013, se comunicó los resultados provisionales a

fin de que presenten los justificativos correspondientes, a la supervisora financiera,

contadora, tesorera en funciones y tesorera actuante hasta el 3 de julio de 2012,

respectivamente, de conformidad a los artículos 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría


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En respuesta, las servidoras mediante memorandos MTOP-DPM-GAF-FIN-2013-016-

SME de 30 de mayo de 2013, MTOP-DPM-GAF-FIN-2013-15-ME y 017-ME de 31 de

mayo de 2013 y comunicación de 14 de junio de 2013, manifestaron que el director

provincial con oficio DPM-2010-10-OF de 21 de enero de 2010, solicitó al SRI de Manabí

la actualización del RUC con la nueva denominación, para lo cual se requirió el

documento de la creación de la Dirección Provincial de Manabí y en vista de que éste no

se pudo obtener se continúa con la misma denominación.

Con Acuerdo Ministerial 044 de 09 de abril de 2009, el Ministerio de Transporte y Obras

Públicas procede a desconcentrar las competencias técnicas, administrativas y

financieras del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, a los diferentes niveles zonales

y/o provinciales, determinando en el Art. 3 como roles de la Dirección Provincial,

ejecución, seguimiento, supervisión y fiscalización.

El literal b) del numeral 4.2.- Atribuciones y responsabilidades, del Estatuto Orgánico de

Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Transporte y Obras Públicas,

emitido mediante Acuerdo Ministerial 036 de 9 de septiembre de 2010, manifiesta la

atribución de la Dirección Provincial, representar a la institución por disposición del MTOP

ante las entidades y organismos del Estado en la respectiva provincia.

Se incumplió el Art. 3.- De la Inscripción Obligatoria.- de la Ley de Registro Único de

Contribuyentes, respecto a que las entidades del sector público deben comunicar al SRI

el cambio de denominación o razón social; y, se inobservó la NCI 100-01 “ControlInterno”, relacionado con el control interno orientado a cumplir el ordenamiento jurídico,

técnico y administrativo, así como la adopción de medidas oportunas para corregir las

deficiencias de control.

La falta de actualización de la Razón Social de la Dirección Provincial de Manabí por parte

de la supervisora financiera, jefe de contabilidad y tesorera, ocasionó que se utilice una

denominación que a la fecha del alcance del examen no consta en el Estatuto Orgánico

de Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Transporte y Obras Públicas

vigente; lo que implica que en el caso de existir contingentes de carácter tributario la

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entidad sea objeto de observaciones que impidan ciertos derechos o reclamos de esta

naturaleza.

Conclusión

La supervisora financiera, contadora y tesorera de la Dirección Provincial de Manabí, no

realizaron el trámite para actualizar el RUC como Dirección Provincial de Manabí,

ocasionando que se mantenga una razón social que no consta en el Estatuto Orgánico de

Gestión Organizacional por Procesos del Ministerio de Transporte y Obras Públicas.

Recomendación

El Director Provincial

2. Dispondrá a la supervisora financiera, contadora y tesorera de la entidad, realicen las

gestiones para la obtención del RUC a nombre de la Dirección Provincial de Manabí,

procedimiento que permitirá disponer de la Razón Social actualizada, así como

minimizar posibles contingentes tributarios con el Organismo Rector pertinente.

Contratación de seguros de los vehículos institucionales

La Dirección Provincial contrató una póliza de seguros de los vehículos con Seguros

Rocafuerte S.A. hasta el 11 de noviembre de 2012, y de equipos electrónicos hasta junio

de 2013; sin embargo, durante el período de alcance del examen el equipo y maquinaria

pesada no fueron asegurados.

La supervisora financiera con memorando MTOP-DPM-GAF-FIN-2013-009-ME de 17 de

mayo de 2013, señaló lo siguiente:

“…la póliza de vehículos no se encuentra vigente debido a que cada año se realizaun proceso para la contratación de estos servicios, sin embargo por las situacionesque a continuación detallo aun (sic) no se procede con la contratación:.- -El año2012 no contamos con recursos económicos para esta contratación.- -El presenteaño 2013 se solicitó la asignación de recursos en el mes de Febrero/2013 y fueronasignados en el mes de Marzo/2013.- -Actualmente se requiere la autorización de

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la Sra. Ministra para efectuar contratación de Bienes y Servicios; el Sr. Director yasolicitó esta autorización, pero hasta la presente fecha no ha sido autorizado…”.

Con memorando MTOP-DPM-Z4-2013-1042-ME de 3 de abril de 2013, el Director

Provincial de Manabí solicitó a la Ministra autorizar la competencia para realizar el inicio

del acto administrativo para contratar los servicios de seguro de los automotores de la

institución (vehículos livianos y pesados del MTOP Manabí), para el período 2013-2014.

Con memorandos 009-MA-DAI-14441-6-2013 de 20 de mayo de 2013 y 076-MA-DAI-

14441-6-2013 de 21 de Junio de 2013, se comunicó los resultados provisionales a fin de

que presenten los justificativos correspondientes, al supervisor de servicios institucionales

y director provincial, de conformidad a los Arts. 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría

General del Estado y 22 de su Reglamento, sin haberse recibido respuestas hasta la

fecha de lectura del borrador de informe.

Se incumplió el Art. 17.- Seguros de los vehículos y patrocinio, del Reglamento de

Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades,

de los Vehículos del Sector Público; y, se inobservó las NCI 250-04 “Identificación y

protección”, vigente hasta el 13 de diciembre de 2009 y 406-06, en actual vigencia, de

similar denominación, respecto a que los vehículos pertenecientes a entidades públicas

serán asegurados contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir y que se verificarán

periódicamente a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.

La falta de contratación de la póliza de seguros para el equipo y maquinaria pesada,

ocasionó que los bienes del estado no se encuentren protegidos contra todo riesgo, a

excepción de la maquinaria nueva adquirida por el MTOP Matriz a la empresa EICA S.A. y

distribuida a nivel nacional con el respectivo seguro contratado.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, en memorando DPM-ECA-

2013-084-ME de 5 de julio de 2013, el director provincial, manifestó lo siguiente:

“…Respecto al servicio de seguros de los vehículos de propiedad del MTOP-Manabí, éste regía hasta el 11 de noviembre del 2012, motivo por el cual y previoal informe del Ing. Supervisor de Servicios Institucionales, se solicitó a la Sra.Ministra de esta Cartera de Estado autorizar la competencia de realizar el inicio del

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acto administrativo para contratar los mencionados servicios, en virtud de lo cualse aprueba mediante Acuerdo Ministerial Nro.042-2013 de fecha mayo 23/ 2013, yacogerse el procedimiento de contratación por Régimen Especial determinado enel At. 2, numeral 8 de la Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública, einvitar a la Empresa Rocafuerte Seguros.- Actualmente y una vez que la Empresainvitada acepta la participación, mediante Resolución No. 017-2013 de fechajunio/2013 resuelvo iniciar el proceso de contratación del seguro contra accidentes,robos y riesgos contra terceros, del equipo caminero de la Dirección Provincial deManabí con la finalidad de salvaguardar los bienes de la Entidad.- En relación a lapóliza de seguros para el equipo y maquinarias pesada, no se ha procedido aasegurar por cuanto nos encontramos en un proceso de chatarrización; luego deque la comisión designada determine cual (sic) es el equipo que se encuentreactivo, se procederá con el trámite administrativo para asegurar dichos bienes delestado…”.

El supervisor de servicios institucionales, en memorando MTOP-SSI-2013-026-ME de 5

de julio de 2013, expresó lo siguiente:

“…En lo que respecta a la Maquinaria y Equipos pesados, en razón de que en laactualidad se encuentra en proceso de chatarrización, una vez que la comisióndetermine cuál es el equipo que no será considerado para este proceso, seprocederá asegurar (sic) a los equipos que se encuentran en estado activo…”.

Lo expuesto por los servidores, confirma que se encuentra pendiente la contratación del

seguro del equipo y maquinaria pesada, sin embargo, de acuerdo con el criterio y las

acciones tomadas por el director provincial de Manabí previo a la contratación de los

seguros y a base del Acuerdo Ministerial 042-2013 se ha iniciado el proceso respectivo.

Conclusión

El equipo y maquinaria pesada de la Dirección Provincial de Manabí no están asegurados,

debido a que el director provincial y el supervisor de servicios institucionales no

gestionaron la contratación de la póliza de seguros, lo que ocasionó que los bienes del

Estado no se encuentren protegidos frente a potenciales accidentes, robos y riesgos

contra terceros.

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Recomendación


3. Dispondrá al supervisor de servicios institucionales que previo a la gestión de

contratación del seguro contra accidentes, robos y riesgos a terceros, del equipo y

maquinaria pesada de la Dirección Provincial de Manabí, proceda a la depuración del

inventario, con la finalidad de salvaguardar los recursos institucionales y minimizar

potenciales riesgos.

Documentación de soporte en la adquisición de bienes

De la documentación de soporte respecto a la adquisición de bienes, se observó que se

adjuntan proformas que no tienen información completa como es: fecha, razón social,

RUC, firma y nombre. Además se anexan requisiciones sin firma de quien cotizó, tal

como se presenta en los siguientes casos:

No. CUR FECHA OBSERVACIONES

4068 2009-12-23 Proforma sin razón social y nombre

2439 2010-07-22 Requisición 2576 sin firma de cotizado

435 2011-02-23 Requisición 2912 sin firma de cotizado

5104 2011-12-16 Requisición 470 sin firma de cotizado.

1208 2011-04-12 Proforma sin RUC

5046 2012-08-07 Proforma sin RUC, firma

6326 2012-09-19 Proforma sin RUC, firma

6278 2012-09-18 Proforma sin RUC, nombre y firma

6318 2012-09-19 Proforma sin RUC

Así como, en el proceso de adquisición correspondiente a los CURs 5046 de 7 de agosto

de 2012, 6326 y 6318 de 19 de septiembre de 2012, se presentaron dos proformas que

tienen igual precio del bien ofertado, sin que se haya elaborado un cuadro de

comparación que permita reflejar la variación, el análisis y la selección de las ofertas.

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Con memorandos 021, 026 y 028-MA-DAI-14441-6-2013 de 28 de mayo de 2013 y 066-

MA-DAI-14441-6-2013 27 de 10 de junio de 2013, se comunicó los resultados

provisionales a fin de que presenten los justificativos correspondientes, al analista de

compras públicas, supervisora financiera, contadora y tesorera, respectivamente, de

conformidad a los Arts. 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 22

de su Reglamento.

En respuesta, con memorandos MTOP-DPM-GAF-FIN-2013-019-SME, MTOP-DPM-GAF-

FIN-2013-18-ME de 30 y 31 de mayo de 2013, y comunicaciones de 3 y 14 de junio de

2013, los servidores señalaron que efectivamente se ha cometido errores en cuanto a la

información completa de las proformas y demás análisis, y que se tomará en

consideración para ser aplicados en posteriores adquisiciones.

Lo expuesto por los servidores ratifica el comentario, puesto que indican que se cometió

errores en la información de las proformas.

Incumplieron el Art. 77, número 2, letra a) y número 3, letra a) de la LOCGE; e

inobservaron las NCI 402-03 “Control previo al devengado”, 403-08 “Control previo al

pago” y 405-04 “Documentación de Respaldo y su Archivo”, que disponen que los

servidores encargados del control verificarán que los pagos estén debidamente

justificados y comprobados con los documentos auténticos respectivos.

La falta de control previo al pago de los documentos de soporte en la adquisición de

bienes, por parte de la supervisora financiera y tesorera y la no verificación de los

requisitos exigidos previo a la contabilización de las transacciones por parte de la

contadora así como el analista de compras públicas no adjuntó los documentos

debidamente legalizados y el cuadro de calificación de ofertas, ocasionó que no se pueda

comprobar su autenticidad y evidenciar el proceso de análisis y de selección del mejor

oferente.

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Conclusión

La supervisora financiera, contadora, tesorera y analista de compras públicas no

verificaron como parte del control que en la adquisición de bienes no se hayan adjuntado

los documentos de soporte, como son requisiciones y ofertas debidamente legalizadas y

cuadro de calificación, limitando obtener evidencias del proceso de análisis y de selección

del mejor oferente, así como comprobar su autenticidad.

Recomendaciones


4. Dispondrá a la ssupervisora financiera, contadora y tesorera, encargadas del control,

verifiquen la autenticidad de las proformas adjuntas como soporte de las operaciones

financieras, así como la existencia del cuadro comparativo de precios y de las

requisiciones debidamente legalizadas, con la finalidad de que las transacciones se

encuentren adecuadamente sustentadas.

5. Dispondrá al analista de compras públicas, que presente las proformas debidamente

legalizadas y el cuadro comparativo de precios, procedimiento que permitirá garantizar

la confiabilidad de las ofertas y evidenciar el análisis y selección de la más

conveniente a los intereses de la institución.

Certificación Presupuestaria en adquisiciones de bienes

Para la adquisición y pago de obligaciones, la responsable de presupuesto procede a

certificar la existencia de espacio presupuestario antes de que se realice la “Orden de

Compra”; sin embargo, se observó casos de adquisiciones de bienes de larga duración en

los cuales no se aplicó este procedimiento, puesto que la fecha de la certificación

presupuestaria que consta en el comprobante de requisición es posterior a la fecha de la

“Orden de Compra”, y en otros, no consta el sello de certificación, tal el caso de los

siguientes CURs de pago:

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16

No.CUR

FECHA BIENESADQUIRIDOS

FECHACERTIFICACIÓN

FECHAORDEN DECOMPRA

OBSERVACIÓN

2439 2010-07-27 Muebles 2010-07-19 2010-06-28

Certificación posterior ala orden de compra

2870 2010-08-18 Muebles 2010-08-16 2010-06-222978 2010-08-20 Posesionadores

geodésicos2010-08-16 2010-05-28

4189 2010-11-19 Muebles 2010-11-18 2010-09-234350 2010-11-25 Muebles 2010-11-18 2010-08-184440 2010-12-02 Muebles 2010-12-02 2010-06-204996 2010-12-15 Muebles 2010-12-14 2010-11-165151 2010-12-17 Muebles No tiene certificación454 2011-02-23 Computadoras 2011-02-23 2010-12-14


1208 2011-04-12 Muebles 2011-04-11 2011-04-042714 2011-07-14 Muebles 2011-07-11 2011-03-312755 2011-07-14 Muebles 2011-07-11 2011-04-122758 2011-07-14 Muebles 2011-07-11 2011-03-312788 2011-07-15 Muebles 2011-07-11 2011-04-125102 2011-12-16 Muebles 2011-12-02 2011-11-015104 2011-12-16 Muebles 2011-12-12 2011-11-245106 2011-12-16 Muebles 2011-12-12 2011-11-245240 2011-12-17 Muebles 2011-12-15 2011-12-125501 2011-12-19 Muebles No tiene certificación1749 2012-03-27 Muebles 2012-03-23 2012-02-10


2498 2012-04-23 Muebles 2012-04-13 2012-02-122811 2012-04-27 Muebles 2012-04-10 2012-02-105046 2012-08-07 Centrales de aire 2012-08-06 2012-05-156318 2012-09-19 Aire

Acondicionado2012-09-19 2012-04-24

6326 2012-09-20 AireAcondicionado

2012-09-19 2012-05-07

6278 2012-09-18 Computadoras 2012-08-09 2012-05-15

Con memorandos 011 y 013-MA-DAI-14441-6-2013 de 22 de mayo de 2013 y 075-MA-

DAI-14441-6-2013 de 19 de junio de 2013, se comunicó los resultados provisionales, a fin

de que presenten los justificativos correspondientes, a la supervisora financiera,

responsable de presupuesto y director provincial, de conformidad a los Arts. 90 de la Ley

Orgánica de la Contraloría General del Estado y 22 de su Reglamento.

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Al respecto, en memorando MTOP-DPM-GAF-FIN-2013-16-ME de 30 de mayo de 2013,

la responsable de presupuesto manifestó:

“…Estos casos han ocurrido en las adquisiciones de bienes de Larga duración, enque casi todas estas adquisiciones se efectuaban con la disposición de la máximaautoridad sin consultar la existencia de espacio presupuestario, es decir no sesolicitaba la certificación presupuestaria antes de adquirir el compromiso.- Launidad de presupuesto recibía la documentación cuando el trámite ya estáconcluido, es decir ya se ordenó la compra, los bienes han sido entregados por laCasa Comercial, y recibidos por el funcionario que solicitó, ya tienen Ingreso yEgreso de Almacén, y en vista de que estos compromisos ya son deudas de lainstitución, se procede a realizar reforma presupuestaria ya que en el momentoque se recibe la documentación no se cuenta con espacio presupuestario, estareforma es aprobada por Matriz y en cuanto matriz aprueba la reforma se añade lapartida presupuestaria y se inicia el proceso de pago con la elaboración del CURde compromiso…”.

Con memorando MTOP-DPM-GAF-FIN-2013-13-ME de 29 de mayo de 2013, la

supervisora financiera presentó similar criterio del señalado por la responsable de

presupuesto, añadiendo lo siguiente:

“…Por esta razón la certificación de la partida presupuestaria es posterior a la dela Orden de compra en virtud de que los documentos no eran presentados antesde adquirir el compromiso, sino después…”.

Al respecto, mediante memorando DPM-ECA-2013-074-ME de 28 de junio de 2013, el

director provincial, expresó:

“…Anexo al presente remito a Ud. el informe presentado por el…Analista deCompras Públicas DPM, en Memorando S/N. de 26 de junio de 2013, en dondeinforma que de la adquisición y pago de obligaciones de bienes de larga duracióndescritos, se realizaron de tal manera, en virtud de dar funcionalidad a las áreasadministrativas, tanto de la Dirección Provincial de Manabí, como de laSubsecretaría Regional 4, ya que por falta de disponibilidad de recursoseconómicos en su momento y contando con la respectiva autorización y losrequerimientos de las Unidades, se solicitó el crédito respectivo en las casasComerciales, por tal razón se realizaba la certificación presupuestaria una vez queel bien se encontraba ingresado a Bodega, además indica que no se ha causadoningún prejuicio (sic) a la Institución, lo que ha existido es un error administrativoque en la actualidad se ha corregido...”.

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Lo expuesto por las servidoras no modifica lo comentado, por cuanto ratifican que las

adquisiciones se efectuaron sin cumplir el debido proceso ni consultar la existencia de

espacio presupuestario por parte del Director Provincial; además, la autoridad provincial, a

través del criterio del Analista de Compras Públicas, confirma que se realizaba la

certificación presupuestaria una vez que el bien se encontraba ingresado a bodega,

señalando que ha existido un error administrativo.

Se incumplió el Art. 77, número 2, letra a) de la LOCGE y los Arts. 24.- Presupuesto, de

las Normas comunes a todos los procedimientos de contratación pública, de la LOSNCP,

27.- Certificación de disponibilidad de fondos, del Reglamento General de la LOSNCP y

115.- Certificación Presupuestaria, del Código Orgánico de Planificación de las Finanzas

Públicas; y, se inobservó la NCI 402-02 “Control previo al compromiso”, respecto a que

para iniciar un proceso de contratación se requiere certificar la disponibilidad

presupuestaria.

La falta de solicitud oportuna de la certificación presupuestaria por parte del director

provincial, al adquirir bienes de larga duración sin cumplir el debido proceso, ocasionó que

la supervisora financiera continuamente tenga que pedir a la matriz reformas

presupuestarias una vez que ya se recibieron los bienes y fueron utilizados.


2013-084-ME, de 5 de julio de 2013, el director provincial, manifestó lo siguiente:

“…En cuanto al incumplimiento en ciertos casos, por la falta de solicitud oportunade la certificación presupuestaria al adquirir bienes de larga duración, se estátomando en consideración para aplicarlos en los futuros procesos, con la finalidadde garantizar y evitar continuas solicitudes de autorización a la matriz para lasreformas presupuestarias…”.

Lo expuesto por el servidor, confirma la falta de solicitud oportuna de la certificación

presupuestaria al adquirir los bienes de larga duración, por lo que se mantiene el

comentario.

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Conclusión

El director provincial no solicitó con oportunidad al área financiera, la certificación

presupuestaria para la adquisición de bienes de larga duración, lo que ocasionó que no se

aplique el debido procedimiento respecto a la adquisición, utilización y pago.

Recomendación


6. Solicitará a la supervisora financiera, la certificación del espacio presupuestario

previo a generarse el compromiso para adquisición de bienes, con la finalidad de

garantizar el cumplimiento del debido proceso y evitar continuas solicitudes de

autorización a la Matriz para las reformas presupuestarias.

Adquisiciones por ínfima cuantía

En los pagos realizados por la adquisición de bienes de larga duración, se observó que en

reiteradas ocasiones se realizaron compras de mobiliario como: muebles especiales,

modulares, mesas, sillas, escritorios, anaqueles y vitrinas, dentro de un mismo período; y

además que las adquisiciones han sido concentradas a un mismo proveedor, tal el caso

de los siguientes desembolsos:

NÚMERO CUR FECHA CUR PROVEEDOR VALOR USD2870 18/08/2010

Representaciones(…)

4 497,91

4189 19/11/2010 1 899,91

4350 25/11/2010 2 752,66

4996 15/12/2010 514,45

5151 17/12/2010 440,34

2714 14/07/2011 1 593,00

2755 14/07/2011 1 070,00

2758 14/07/2011 499,00

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20

2788 15/07/2011 535,00

5102 16/12/2011 3 902,00

5240 17/12/2011 1 258,00

5501 19/12/2011Representaciones

(…)

1 688,00

1749 27/03/2012 4 306,00

2498 23/04/2012 1 162,00

2811 27/04/2012 1 286,00

Con memorando 073-MA-DAI-14441-6 de 17 de junio de 2013, se comunicó los

resultados provisionales a fin de que presente los justificativos correspondientes, al

director provincial, de conformidad a los artículos 90 y 22 de la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado y de su Reglamento, respectivamente, sin recibirse

respuesta hasta la fecha de lectura del borrador de informe.

Así mismo, se adquirió a través del procedimiento de ínfima cuantía equipos informáticos

obviando el proceso del catálogo electrónico, realizándose la compra directamente al

mismo proveedor, como en los siguientes casos:

CUR FECHA CONCEPTO VALOR USD

5192 2010-12-17 Provisión de 2 computadoras y 2 impresoraspara las oficinas de fiscalización del MTOPManabí.

2 733,38

454 2011-02-23 Provisión de 1 computador e impresora parauso del departamento. de coordinación einfraestructura de la Dirección Provincial delMTOP Manabí.

1 540,17

6278 2012-09-18 Provisión de 3 computadoras para uso de laoficina de asesoría jurídica de la DirecciónProvincial del MTOP Manabí.

2 061,16

Con memorandos 008-MA-DAI-14441-6-2013 de 20 de mayo de 2013 y 078-MA-DAI-

14441-6-2013 de 24 de junio de 2013 se comunicó los resultados provisionales a fin de

que presenten los justificativos correspondientes, al analista de compras públicas y

director provincial, de conformidad a los Arts. 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría


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21

Al respecto, en comunicación de 23 de mayo de 2013, el analista de compras públicas

manifestó lo siguiente:

“…. la mayoría de las adquisiciones arriba expuestas se las han (sic) realizado acrédito debido a la falta de financiamiento en el presupuesto institucional en sumomento; y por la urgente necesidad de las unidades requirientes (sic) las que seencuentran debidamente autorizadas por las Autoridades de turno…”.

En memorando DPM-ECA-2013-075-ME de 1 de julio de 2013, el director provincial,

expresó:

“…Anexo al presente remito a Ud. el informe presentado por el…Analista deCompras Públicas DPM, en Memorando S/N. de 26 de junio de 2013, en dondemanifiesta que en lo referente a la compra de equipos de computación que no serealizaron a través del Catálogo Electrónico del Portal de Compras Públicas comolo señala el Art. 46; se debió a la falta de recursos económicos que en su momentono permitieron realizarlas directamente por el Catálogo Electrónico, razón por lacual estas adquisiciones se las efectuaron bajo la modalidad de crédito a Casa(sic) Comerciales; y, otras de las novedades es que algunas no se encontrabancatalogadas…”.

Lo expuesto por los servidores no modificó lo comentado, por cuanto ratifican que las

adquisiciones no se realizaron a través del catálogo electrónico y a un mismo proveedor;

además no constituye justificativo la urgencia de la necesidad y la falta de presupuesto,

para la adquisición a crédito.

Se incumplió el Art. 77, número 2, letra a) de la LOCGE, el Art. 46 Obligaciones de las

Entidades Contratantes, de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública

y el Art. 1 de las Resoluciones INCOP 043-10, 048-2011 y 062-2012 de 22 de abril de

2010, 12 de mayo de 2011 y de 30 de mayo de 2012, respectivamente, de la Casuística

del uso del procedimiento de Ínfima Cuantía; y, se inobservó el literal a) Procedimientos

precontractuales de la NCI 406-03 “Contratación”, que se relacionan con los

procedimientos a aplicarse en la adquisición de bienes y servicios.

El incumplimiento al procedimiento de contratación de ínfima cuantía y a través de

catálogo electrónico por parte del analista de compras públicas y la falta de supervisión

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22

del director provincial, al inobservar que las adquisiciones se realizan en forma recurrente

y a un mismo proveedor, ocasionó que no se cumpla con el debido proceso de selección

del mejor oferente.


2013-084-ME de 5 de julio de 2013, el director provincial dio respuesta al memorando

073-MA-DAI-14441-6 de 17 de junio de 2013, señalando lo siguiente:

“…Los pagos realizados por la adquisición de bienes de larga duración por comprade mobiliarios como muebles especiales, modulares, mesas, sillas, escritorios,anaqueles y vitrinas dentro de un mismo período han sido concentradas a unmismo proveedor, respecto a este comentario el Ing. Analista de compras Públicasa través del memorando de fecha mayo 28/2013 expone que debido a loslineamientos estructurales para organizar las respectivas unidades administrativastanto de la Dirección Provincial como de la Subsecretaría surgieron cambios queameritaron la implementación de varios mobiliarios, razón por la cual y a medidade las posibilidades se fueron adquiriendo dichos bienes; los que fueron adquiridosante la necesidad de funcionabilidad y adecentamiento de las Unidades y parabrindar agilidad y buena atención al usuario, bajo la modalidad de crédito por noexistir en su oportunidad los debidos financiamientos para realizar un proceso enel portal de compras.- Cabe recalcar que los proveedores otorgaron a la Instituciónel correspondiente crédito en virtud a la confiabilidad que mantiene la Entidad en laProvincia…”.

Lo expuesto por el director provincial no modifica el comentario, por cuanto no evidencia

las razones por las cuales se realizaron varias compras a un mismo proveedor.

Conclusión

El director provincial y el analista de compras públicas inobservaron los procedimientos de

contratación de ínfima cuantía, así como a través de catálogo electrónico, efectuando la

compra de muebles y equipos informáticos, en forma recurrente y a un mismo proveedor,

lo que ha dado lugar a que no se cumpla con el debido proceso de selección del mejor

oferente para dichas adquisiciones.

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23

Recomendaciones


7. Dispondrá al supervisor de servicios institucionales planifique las adquisiciones de

conformidad a las necesidades en forma cuatrimestral contando con el presupuesto

aprobado, con la finalidad de evitar compras a crédito, a un mismo proveedor, en

forma recurrente durante el ejercicio fiscal, cumpliendo con el debido proceso.

8. Dispondrá al analista de compras públicas que a futuro, en procesos de esta

naturaleza, previo a la adquisición de bienes verifique que éstos se encuentren

registrados en el catálogo electrónico, lo que permitirá cumplir con el debido proceso.

Entrega de equipos geofísicos

El Director Provincial de Manabí, mediante el proceso de Subasta Inversa Electrónica

suscribió los contratos: 017-2011 del 18 de mayo de 2011 con IMPOREQUIP por

adquisición de equipos de geofísica, por 39 000,00 USD y 003-2011 de 31 de marzo de

2011 con Importadora SCHILLER CÍA. LTDA. por compra de equipos para el laboratorio

de geotecnia, por 138 380,00 USD.

El plazo para la entrega de los bienes contratados, fue de 45 días contados a partir de la

fecha de notificación de la entrega del valor del anticipo, el Director Provincial autorizó la

extensión del plazo, así: mediante oficio DPM-2011-115-A1-OF de 10 de junio de 2011, 8

semanas para el contrato con IMPOREQUIP y con oficio DPM-2011-135-OF de 28 de

abril de 2011, 7 semanas para Importadora Schiller Cía. Ltda.

Según información de las actas de entrega recepción de los bienes, se estableció que no

se cumplió con el plazo estipulado en el contrato, incluido la prórroga, lo que originó

multas por atraso, sin que el director provincial, administrador del contrato, disponga la

aplicación de las mismas.

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24

Por consiguiente, incumplió lo estipulado en la cláusula contractual Décima.- MULTAS,

que estipula que por cada día de retardo en el cumplimiento de la ejecución de las

obligaciones contractuales, se aplicará la multa de 1 por 1.000 diarios del monto total del

contrato, y los Arts. 80 de la LOSNCP y 121 del Reglamento General de la LOSNCP,

tiene relación con el administrador del contrato quien adoptará las acciones que sean

necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas a que hubiere lugar.

El valor de la multa establecida para cada uno de los contratos es el siguiente:

CONTRATISTAMONTO

CONTRATOUSD

FECHA AENTREGARSELOS BIENES

FECHA ACTADE ENTREGARECEPCIÓN

DÍAS DEATRASO

MULTA1 POR

MILUSD

VALORMULTA

USD

Imporequip 39 000,00 2011-09-09 2011-10-05 26 39,00 1 014,00ImportadoraSchiller Cía.Ltda.

138 380,00 2011-07-17 2011-07-21 4 138,38 553,52

TOTAL USD 1 567,52

Con memorandos 056, 057, 058 y 059 -MA-DAI-14441-6-2013 de 31 de mayo de 2013

se comunicó los resultados provisionales a fin de que presenten los justificativos

correspondientes, al director provincial, supervisora financiera, contadora y tesorera, de

conformidad a los Arts. 90 de Ley Orgánica de la Contraloría General del estado y 22 de

su Reglamento, sin obtener respuesta hasta la fecha de lectura del borrador de informe.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, los servidores

manifestaron lo siguiente:

Memorando DPM-ECA-2013-084-ME de 5 de julio de 2013, del director provincial:

“…En relación al tema de las (sic) retención de multas, cuando existanincumplimientos de plazos por parte de los contratista (sic), en la entrega de losbienes; esta Dirección siempre ha tenido y tendrá la precaución de disponer a lasUnidades correspondientes, para que se cumpla de acuerdo a la ley, considerandolas respectivas clausulas (sic) contractuales…”.

Memorando MTOP-DPM-GAF-FIN-2013-23-ME de 4 de julio de 2013, de la supervisora

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25

financiera y contadora:

“… Sobre la adquisición de equipos de Geofísica, que al momento del pago no secalculó las multas a los contratistas, SCHILLER e IMPOREQUIP, informamos quesí se realizó el control previo, verificando que se encuentren los documentos desoporte completos, (Factura, Ingreso de Almacén, Acta de Entrega de Recepciónde los bienes, etc.), en vista de existir los documentos se procedió al pago sinefectuar retenciones que no estaban especificadas en ningún documento…”.

Comunicación de 5 de julio de 2013, de la tesorera:

“… En lo relacionado a la adquisición de equipos de Geofísica, a los contratistasImportador Schiller Cía. Ltda. E (sic) IMPOREQUIP, que al momento del pago nose calculó las multas,… si se efectuó el control previo, verificando que seencontraban los documentos de soporte completos, pero en la disposición de pagodel Ingeniero Director, en su calidad de Administrador del contrato, no ordenó laretención por concepto de multas por incumplimiento del plazo con la entrega delos bienes, por esta razón la suscrita en calidad de Tesorera en ese entonces,procedió a pagar sin cobrar las multas respectivas..”.

Lo expuesto por los servidores no modifican lo comentado por cuanto no verificaron el

contenido del contrato respecto al vencimiento del plazo contractual y las fechas de las

recepciones de los bienes como parte del control previo lo que generó las multas que no

fueron aplicadas.

La falta de observación por parte del director provincial administrador del contrato al no

disponer la aplicación de las multas por incumplimiento de los contratistas en la entrega

de los bienes en los plazos establecidos en los contratos y de control previo por la

supervisora financiera, contadora y pagadora al no verificar los documentos contractuales,

ocasionó multas no cobradas por 1 567,52 USD.

Conclusión

El director provincial, administrador del contrato, no dispuso la retención de las multas

generadas por la falta de entrega de los bienes por parte de los contratistas, en los plazos

establecidos y la supervisora financiera, contadora y tesorera no realizaron el control

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26

previo al pago al no verificar los documentos contractuales, lo que generó multas no

cobradas por 1 567,52 USD.

Hecho subsecuente

Con Memorando MTOP-DPM-GAF-FIN-2013-24-ME de 30 de julio de 2013, el director

provincial, supervisora financiera, contadora y tesorera, comunicaron que realizaron el

depósito de 1 567,52 USD correspondiente al valor que no fue cobrado por concepto de

multas por atrasos en la entrega de los bienes, el cual se efectuó a la cuenta corriente del

MTOP 6167683 Banco de Guayaquil, el 30 de julio de 2013, mediante los comprobantes

de depósito 421112 por 391,88 USD, 205579 por 391,88 USD, 205578 por 391,88 USD y

205577 por 391,88 USD.

Recomendación


9. Dispondrá a los administradores de los contratos, supervisora financiera, contador y

tesorero de la dirección provincial de Manabí, verifiquen el cumplimiento de los plazos

establecidos en las cláusulas contractuales, con la finalidad de aplicar las multas que

se generen en caso de incumplimiento por parte de los contratistas.

Elaboración de comprobantes de ingreso y egreso por la guardalmacén

En el proceso de recepción de los bienes adquiridos, se observó que el formulario

“Ingreso de bienes a almacén” es elaborado por la Guardalmacén y no por la Asistente de

Contabilidad, existiendo incompatibilidad de funciones por parte del custodio al ingresar y

egresar los bienes documentadamente.

Con memorando 033, 034, 035 y 036-MA-DAI-14441-6-2013 de 28 de mayo de 2013 y

069 y 070-MA-DAI-14441-6-2013 de 10 de junio de 2013, se comunicó los resultados

provisionales a fin de que presenten los justificativos correspondientes, a la supervisora

financiera, contadora, asistente de contabilidad, guardalmacén, tesorera en funciones y

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tesorera actuante hasta el 3 de julio de 2012, respectivamente, de conformidad a los Arts.

90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 22 de su Reglamento.

Mediante memorando MTOP-DPM-GAF-FIN-2013-17-ME de 31 de mayo de 2013, la

supervisora financiera señaló:

“…La funcionaria que labora en la Unidad de Contabilidad y que tiene a cargo elkardex valorado de los bienes…no consta como Contadora de Almacén, sino quees asistente de contabilidad ya que tiene otras actividades que realiza como son:realizar control previo de documentos, registrar cur de devengados en el Sistema eSigef, registrar precios unitarios y totales en el Egreso de Almacén, elaborarLiquidaciones Económicas, etc..-… además de que en la Unidad de Contabilidadsolo existen dos personas para realizar las múltiples actividades y tareas…”.

Con memorandos MTOP-DPM-GAF-FIN-2013-017-SME, 003-EMZ-UC-MTOP y 036-B-T-

MTOP-CMV de 30 de mayo de 2013 y comunicación de 14 de junio de 2013, la

contadora, asistente de contabilidad, guardalmacén y tesorera que laboró hasta el 3 de

julio de 2012, respectivamente, presentaron similar criterio al de la supervisora financiera.

Al respecto, no se obtuvo respuesta de la tesorera que se encuentra en funciones.

De lo expuesto, el equipo de control considera que no modifica lo comentado, por cuanto

la supervisora financiera debió observar que a la guardalmacén no le correspondía

realizar el ingreso a bodega por ser una función incompatible.

Se inobservó la NCI 401-01 “Separación de funciones y rotación de labores”, que dispone

que no se asignará a un solo servidor para que tenga a su cargo todas las etapas claves

de un proceso u operación.

La falta de disposición por parte de la supervisora financiera y de control previo por parte

de la contadora y tesorera, al no observar que un mismo funcionario desempeña

funciones incompatibles en la elaboración del ingreso y egreso de los bienes, dio lugar al

incumplimiento de los procedimientos y controles internos respectivos.

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Conclusión

La falta de control previo de la supervisora financiera, contadora y tesorera al no observar

que la elaboración del ingreso a bodega debe efectuar la asistente de contabilidad y no la

guardalmacén, ocasionó que un mismo servidor se encuentre desempeñando funciones

incompatibles de elaboración del ingreso y egreso de bienes.

Recomendación

La Supervisora Financiera

10. Dispondrá por escrito a la asistente de contabilidad, la elaboración del comprobante

de ingreso de bienes que será legalizado por el guardalmacén una vez que haya

recibido el bien, lo que permitirá garantizar la recepción de los productos conforme al

ingreso elaborado.

Información registrada en el inventario de bienes de larga duración

El Inventario de bienes al 31 de diciembre de 2012, presentado por la guardalmacén, no

contiene la información completa, como el número de serie, estado de conservación y

nombre del servidor que recibió el bien, tal es el caso de los equipos informáticos,

máquinas, aparatos de proyección, dispositivos electrónicos y cámaras fotográficas.

Con memorandos 037 y 038-MA-DAI-14441-6-2013 de 28 de mayo de 2013, se

comunicó los resultados provisionales con la finalidad de que presenten los justificativos

correspondientes, a la guardalmacén y supervisor de servicios institucionales,

respectivamente, de conformidad a los Arts. 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría


Al respecto, en memorandos 039-B-T-MTOP-CMV de 30 de mayo de 2013 y MTOP-SSI-

2013-025-ME de 31 de mayo de 2013, los servidores manifestaron que existió error

involuntario de omisión de números y nombres de ciertos bienes y que se procederá a

confrontar con el ingreso a bodega y con la inclusión de las características omitidas.

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Se incumplió el Art. 12.- Obligatoriedad de inventarios, del Reglamento general sustitutivo

para el manejo y administración de bienes del sector público, el Art. 21, literal b).-

Procedimiento en el control de bienes de larga duración, del Reglamento que norma la

tramitación de los procesos de contratación del MTOP; y, se inobservó la NCl 406-04

“Almacenamiento y distribución”, que tienen relación con la responsabilidad de disponer

de inventarios actualizados con información correcta y acreditar con documentos su

conformidad con los bienes que ingresan.

La inexistencia de información descriptiva de los bienes en los inventarios, por parte de la

guardalmacén, ocasionó dificultad en la ubicación y constatación física de los mismos.

Conclusión

La falta de información descriptiva en el Inventario de bienes al 31 de diciembre de 2012,

por parte de la guardalmacén, como número de serie, nombre del custodio, estado de los

bienes, limitó su ubicación, identificación y control.

Recomendación


11. Dispondrá a la guardalmacén mantenga los inventarios con datos completos de los

bienes, en cuanto a las características, número de series, modelo, estado de

conservación y responsables de su custodia, gestión que permitirá su identificación y

ubicación .

Equipo pesado entregado en comodato

Según el listado de bienes entregados en comodato a diferentes entes Seccionales, se

observó que la volquete internacional registro 04-270, motor 468-TH24-000665247,

entregado al Municipio Sucre mediante convenio de comodato de 11 de agosto de 1993,

no se encuentra registrada en el Inventario físico de Bodega al 31 de diciembre de 2012,

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tampoco consta en el Inventario valorado de Contabilidad, determinándose que dicho bien

se encuentra fuera de control físico y contable.



correspondientes, a la guardalmacén y contadora, respectivamente, de conformidad a los

Arts. 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 22 de su Reglamento.

Mediante memorando 038-B-T-MTOP-CMV de 30 de mayo de 2013, la guardalmacén

señaló lo siguiente:

“…el VOLQUETE INTERNACIONAL 04-270 motor 468-TH24-000665247 seencuentra en el Municipio de Sucre de acuerdo a la Inspección que se realizó el 3de junio del 2013….- por error involuntario no se encuentra anotada en elinventario…”.

Con memorado MTOP-DPM-GAF-FIN-2013-022-SME, de 31 de mayo de 2013, la

Contadora, manifestó:

“…se ha constatado en los inventarios que reposan en esta unidad y el indicadobien no se encuentra registrado, de acuerdo a esta observación solicitaré a launidad de Almacenes y Bodegas, que envíe la transferencia o ingreso de almacénpara proceder a registrarlo en el inventario de Larga Duración…”.

Lo expuesto por las servidoras confirman lo comentado por el equipo de control, por

cuanto ratifican que el volquete registro 04-270 entregado al Municipio Sucre en

comodato, no se encuentra registrado ni física ni contablemente.

Además, en septiembre de 2012 se realizó la constatación física de los bienes de larga

duración y de existencias, sin que se haya presentado como novedad el bien no incluido

en inventarios, esto debido a que no se efectúo conciliación de saldos en este proceso.

Con memorandos 052 y 053-MA-DAI-14441-6-2013 de 30 de mayo de 2013, se comunicó

los resultados provisionales, con la finalidad de que presenten los justificativos

correspondientes, a la guardalmacén y supervisora financiera, de conformidad a los Arts

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90 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y 22 de su Reglamento. Al

respecto, mediante memorando 048-B-T-MTOP-CMV de 20 de junio de 2013, la

guardalmacén manifestó lo siguiente:

“…comunico que no se ha realizado la respectiva conciliación o cruce deinformación con el Departamento de Contabilidad, por la descentralización que serealizó en el mes de diciembre 2012 donde finalizó la toma física, lo que si herealizado hasta la presente fecha es la conciliación respectiva entre Inventario ytarjetas de Responsabilidades…”.

Al respecto, la supervisora financiera con memorando MTOP -DPM-GAF-FIN-2013-480-

ME de fecha 7 de junio del 2013, dispuso a la contadora realice la conciliación de la toma

física y los asientos contables de ajustes respectivos.

Lo presentado por las servidoras no modifica lo comentado, toda vez que ratifican que

no realizaron la conciliación de los saldos.

Se inobservò las NCI 406-04 “Almacenamiento y distribución”, y 406-10 “Constatación

física de existencias y bienes de larga duración”, que disponen que para el control de los

bienes se establecerá un sistema adecuado de registro permanente, y que en la

constatación física se realizará conciliación con la información contable, las diferencias

que se obtengan serán investigadas y se registrarán los ajustes respectivos.

La falta de cruce de información entre el inventario físico con lo contable por parte de la

guardalmacén y contadora, ocasionó que el bien esté fuera de control contable, los

inventarios se encuentren subvalorados y no reflejen saldos reales.

Conclusión

En los inventarios tanto contable como físico al 31 de diciembre de 2012, la contadora y

guardalmacén, no registraron el volquete internacional 04-270, motor 468-TH24-

000665247, que está entregado en comodato al Municipio Sucre y al no haberse

efectuado la conciliación de saldos físicos y contables, ocasionó que el saldo del

inventario institucional se encuentre subvalorado en este concepto.

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Recomendaciones


12. Dispondrá a la contadora y a la guardalmacén que en el proceso de constatación

física de bienes, se presenten informes de los resultados sobre la conciliación de

saldos con la información contable, a fin de que se realicen con oportunidad los

ajustes necesarios.

La Supervisora Financiera

13. Dispondrá a la contadora y a la guardalmacén, procedan al ingreso de la volquete

internacional 04-270, motor 468-TH24-000665247 en los inventarios de bienes de

larga duración, manteniéndose mientras no se haya procedido a la legalización de la

donación por parte de la máxima autoridad, con la finalidad de evitar la existencia de

bienes fuera de control contable.

Bienes en proceso de chatarrización

En la Dirección Provincial de Manabí existen 17 vehículos y equipos en mal estado que no

se incluyeron en el proceso de chatarrización realizado por la institución, en el 2010 y

culminado el 29 de noviembre de 2012, con la suscripción del acta de entrega recepción

respectiva de 14 de noviembre de 2012.

Los equipos son los siguientes:

No. CLASE MAQUINARIA COLOR MARCA AÑO REGISTRO

1 Escavadora Mecánica Amarillo Rosco 1991 29-013

2 Distribuidor de Asfalto Amarillo Internacional 1991 27-009

3 Retroexcavadora Amarillo Case 1991 15-004

4 Tradril y Compresor Amarillo Joy y Homan 1971 11-611

5 Volqueta Amarillo Hino 1984 05-043

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6 Volqueta Amarillo Hino 1984 05-004

7 Volqueta Amarillo Mercedes

Benz

1988 04-070

8 Volqueta Amarillo Scania 1978 02-835

9 Volqueta Amarillo Scania 1978 02-717

10 Jeep Blanco Mitsubishi 1993 02-163

11 Jeep Amarillo Chevrolet 1988 02-089

12 Tractor Amarillo Komatsu 1975 01-616

13 Camioneta Blanco Chevrolet 1996 01-138

14 Camioneta Amarillo Ford 1992 01-047

15 Camioneta Negro Chevrolet 1990 01-034

16 Camioneta Azul Chevrolet 1980 01-010

17 Cargadora Amarillo John Deere 1973 07-524

Con memorandos 019-MA-DAI-14441-6-2013 de 27 de mayo de 2013, 062 y 063-MA-

DAI-14441-6-2013 de 05 de junio de 2013 y 077-MA-DAI-14441-6-2013 de 21 de junio de

2013, se comunicó los resultados provisionales a fin de que presenten los justificativos

correspondientes, al supervisor de servicios institucionales, guardalmacén y director

provincial, respectivamente, de conformidad a los Arts. 90 de la Ley Orgánica de la

Contraloría General del Estado y 22 de su Reglamento.

Mediante memorando MTOP-SSI-2013-023 de 30 de mayo de 2013, el supervisor de

servicios institucionales manifestó lo siguiente:

“…El proceso de chatarrización inicio (sic) en el año 2010 con Memorando # DGSI2010-1587-ME de 14 de Octubre-2010, mediante el cual el Director de serviciosinstitucionales encargado, remite el listado de Bienes para el proceso dechatarrización, así lo hace constar el Ec…. Director Financiero en el párrafo 3ro.Del Memorando N.- DF-2011-1110-ME, de fecha 20 de Junio de 2011…y dichoproceso de chatarrización culmino (sic) el 29 de Noviembre del 2012, según constaen el Acta Entrega-Recepción de los bienes (chatarra)….- Sin embargo el 9 deSeptiembre del 2011 mediante Memorando N.- DPM-Z-4-2011-2496-ME, elIng….Director provincial (sic) del MTOP-MANABI, dispone al suscrito,conjuntamente con el Ing. …jefe de Mantto (sic) y Rep. De equipos y a la Abg.…jefe de Almacenes y Bodegas, para que remitamos un listado de equiposconsiderado (sic) para la baja, con el fin de que sean incluidos para la

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chatarrización…disposición que fue cumplida mediante Memorando N.- DPM-GAF-FIN-2011-809-ME, de fecha Octubre 19 del 2011, adjuntando el listado de 17máquinas y vehículos para que sean incluidas en el proceso de chatarrización…”.

Mediante memorando 040-B-T-MTOP-CMV de 7 de junio de 2013, la guardalmacén,

presentó similar criterio, añadiendo lo siguiente:

“…es de indicar que las 17 maquinarias que no se incluyeron en el procesoanterior, se están incluyendo en el actual listado de las maquinarias parachatarrización…”.

Lo expuesto por los servidores confirma lo comentado, en razón de que ratifican que las

17 máquinas y vehículos no fueron incluidos en el proceso de chatarrización realizado en

el 2010 y culminado el 29 de noviembre de 2012, sin explicar las razones de la no

consideración de éstos en el proceso efectuado; sin embargo, en la lista del equipo del

MT0P-M para ser chatarrizado presentado con memorando 040-B-T-MTOP-CMV de 7 de

junio de 2013, se están considerando los bienes en referencia.

Sobre este particular, hasta la fecha de lectura del borrador del informe no se recibió

respuesta por parte del director provincial de Manabí.

Se incumplió el Art. 77, número 2, letra a) de la LOCGE, el Decreto Ejecutivo 1791-A de

19 de junio de 2009, publicado en el Registro Oficial 628 de 7 de julio del mismo año, con

el que se dispuso la chatarrización de los vehículos, equipo caminero y de transporte que

hubieren sido declarados obsoletos o inservibles y cuya venta no fuere posible.

La falta de un análisis adecuado por parte del supervisor de servicios institucionales al no

considerar la vida útil de los vehículos, equipo y maquinaria, en coordinación con la

guardalmacén y con el jefe mecánico, ocasionó que se mantengan bienes que no prestan

utilidad y que están ocupando espacio físico innecesariamente en el campamento.


2013-084-ME de 5 de julio de 2013, el director provincial manifestó lo siguiente:

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“…De los vehículos en mal estado que no se incluyeron en el proceso dechatarrización realizado por la institución, respecto al particular el Supervisor deServicios Institucionales de la Institución mediante memorando MTOP-SSI-2013-023- de 30 de mayo del presente año, manifestó los justificativos…”.

Lo expuesto por el director provincial no modifica el comentario, en razón de que no

presenta su criterio sino que hace referencia a lo manifestado por el supervisor de

servicios institucionales.

Conclusión

En el proceso de chatarrización realizado en la Dirección Provincial de Manabí, el

supervisor de servicios institucionales no incluyó 17 vehículos, equipo y maquinaria que

se encuentran en mal estado y que no prestan ningún servicio, lo que ocasionó que se

encuentren ocupando espacio físico, así como sobreestimando los saldos del inventario

de bienes sin utilidad alguna.

Recomendación


14. Dispondrá al supervisor de servicios institucionales, en coordinación con el jefe

mecánico y guardalmacén, efectuar un estudio técnico previo a la elaboración de un

detalle actualizado de los bienes que se encuentren en mal estado, susceptibles de

ser chatarrizados, con la finalidad de realizar las acciones pertinentes para iniciar el

proceso de los bienes inservibles conforme la normatividad vigente, a fin de depurar

los inventarios institucionales y disponer de saldos reales de dichos bienes.

Contrato de provisión de combustible

El director provincial de Manabí, el 5 de noviembre de 2012, suscribió el contrato con la

representante legal de la Gasolinera GARLUP S.A., con el objeto de prestar los servicios

de la adquisición del combustible para los equipos pertenecientes a la Subsecretaría

Regional 4 y Dirección Provincial de Manabí, por 146 022,26 USD, en un plazo de seis

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meses, autorizándose la entrega del 30% en calidad de anticipo esto es 43 806, 67 USD,

sin contraprestación del bien, procediéndose a amortizar en la misma proporción de cada

planilla de consumo.

Del movimiento económico presentado por el área financiera el 28 de mayo de 2013, se

determinó que hasta el 20 de marzo de 2013, la Gasolinera GARLUP S.A. planilló

38 939,27 USD de los cuales se devengó 11 681,78 USD en calidad de anticipo por el

período comprendido entre el 20 de diciembre de 2012 y el 20 de marzo de 2013, que

equivale al 26,67% del valor del anticipo entregado, permaneciendo una diferencia por

amortizar de 32 124,89 USD y del contrato por ejecutar de 107 082,99 USD.

Cuadro de amortización del anticipo del contrato

FECHAPLANILLA

PERÍODO PLANILLADO USD AMORTIZACIÒNANTICIPO USDSALDO

ANTICIPO USD

146022,26 43806,67

20/12/2012Segunda quincenanoviembre 2012 2.207,88 662,36 43.144,31

25/01/2013Primera quincenadiciembre 2012 4.896,56 1.468,97 41.675,34

20/02/2013Segunda quincenadiciembre 2012 3.483,58 1.045,07 40.630,26

18/02/2013Primera quincena enero2013 5.848,48 1.754,54 38.875,72

05/02/2013Segunda quincena enero2013 6.427,93 1.928,38 36.947,34

20/02/2013Primera quincena febrero2013 5.853,21 1.755,96 35.191,38

20/03/2013Segunda quincenafebrero 2013 4.539,94 1.361,98 33.829,40

20/03/2013Primera quincena marzo2013 5.681,69 1.704,51 32.124,89

SUMAN USD 38.939,27 11.681,78Porcentaje 26,67 26,67

Por otra parte, se observó que la naturaleza del contrato no se ajusta a la realidad del

servicio prestado por cuanto en la cláusula sexta forma de pago, el tratamiento dado es

referente a la contratación de una obra y no de servicio, al estipularse que se cancelará

mediante pago contra presentación de planillas mensuales, debidamente aprobadas por

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la Fiscalización, y al referirse sobre la amortización del anticipo en cada planilla, cuando la

entidad entregó recursos públicos por 43 806,67 USD en calidad de anticipo.

“…Cláusula Sexta.- FORMA DE PAGO.- 6.01.- La CONTRATANTE entregará alCONTRATISTA, en un plazo máximo de 30 días, contados desde la celebracióndel Contrato en calidad de anticipo; el valor del 30 % del valor del contrato, endólares de los Estados Unidos de América. 6.02. El valor restante de la obra, estoes el sesenta (sic) por ciento (70%), se cancelará mediante pago contrapresentación de planillas mensuales, debidamente aprobadas por la Fiscalización.De cada planilla se descontará la amortización del anticipo y cualquier otro cargoal CONTRATISTA legalmente establecido.- No habrá lugar a alegar mora de partede la CONTRATANTE, mientras no se amortice la totalidad del anticipootorgado…”..

“…Cláusula Octava.- PLAZO.- 8.01.- El plazo total para la ejecución del presentecontrato es de seis meses, contados a partir de desde (sic) la fecha de notificaciónde que el anticipo se encuentra disponible, de conformidad con lo establecido en laoferta…”.

Con memorando 049-MA-DAI-14441-6-2013 de 28 de mayo de 2013, al coordinador

técnico se solicitó la planificación que permitió la contratación de la provisión del

combustible por cantidades superiores a las que normalmente se consumen, en

respuesta, con memorando 019-CT-RRA de 31 de mayo de 2013 manifestó lo siguiente:

:

“…Para cuantificar el volumen que se estimaba utilizar para el lapso de seismeses, se lo realizo (sic) en base a la evaluación demostrativa, la misma que seadjunta al memorando… suscrito por el Ing. Jefe de Mantto. Reparación EquiposMTOP.M (E)… en el que demuestra el consumo promedio por KM/Galon (sic),para vehículos, y Gal./Hora para Maquinas (sic).- Para obtener la cantidadestimativa de galones de combustible a utilizar se considero (sic) en base alanálisis realizado por el Ing. Mecánico en el control del consumo de combustible, yde conformidad a los recorridos que realizan los técnicos a cada uno de losproyecto (sic) a su cargo, y así mismo al equipo pesado considerando losmantenimientos de las vías a cargo por Administración directa.-….Además seconsidero (sic) tomando en cuenta los 3 últimos meses antes de la evaluación, elconsumo de combustible en esta Dirección, considerando que los mesessiguientes está incluida la estación invernal donde se presentan emergencias, ypor ende el consumo de diesel es mayor.- Es de mencionar que si se ha producidouna disminución del consumo de combustible es por las razones que Últimamente(sic) el MTOP- ha procedido a contratar la Reconstrucción y Rehabilitación devarias vías que estuvieron consideradas para darle mantenimiento porAdministración Directa…”.

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Lo expuesto por el coordinador técnico no modifica lo comentado, por cuanto al

memorando adjuntó el detalle de Equipo Pesado y Equipo Liviano suscrito por el Jefe de

Mantenimiento, en el que indica el consumo de combustible de cada equipo en número de

galones por KM/Galón y Galón/hora, sin embargo al presentar como justificativo que el

consumo de combustible ha disminuido por cuanto las vías que tenían planificado dar

mantenimiento por administración directa fueron contratadas, no presentó la planificación

en la que conste los proyectos y vías que fueron considerados para determinar la

cantidad de combustible a contratarse .



correspondientes, a la coordinadora de asesoría jurídica zonal 4 y director provincial,

respectivamente, de conformidad a los Arts. 90 de la Ley Orgánica de la Contraloría


En memorando MTOP-SUBSZ4-UAJ-2013-148-ME de 21 de junio de 2013, la

coordinadora de asesoría jurídica zonal 4, manifestó lo siguiente:

“…1.- : El proceso de contratación de la Adquisición de Combustible para losEquipos Pertenecientes (sic) a la Subsecretaria Regional 4 y a la DirecciónProvincial del MTOP-Manabí se lo realizo (sic) bajo el procedimiento de Cotizaciónde Bienes y Servicios tal como lo indican las siglas con las que se identifica elmismo, las cuales son COTBS-MTOP-M-097-2012, las mismas que se encuentranen el objeto contractual incluido en los pliegos del referido contrato, así comotambién se puede identificar en la la (sic) clausula (sic) Cuarta numeral 4.01 delcontrato antes mencionado la cual estipula lo siguiente:.- El CONTRATISTA seobliga con la CONTRATANTE a prestar los SERVICIOS de la Adquisición deCombustible para los Equipos Pertenecientes a la Subsecretaria (sic) Regional 4 yDirección Provincial de Manabí. Con lo que se aclara que el proceso antesmencionado jamás fue contratado como obra puesto que el procedimiento delmismo fue el de una Cotización de Bienes y Servicios.- 2.- En lo concerniente alporcentaje de anticipo previsto para este contrato comunico que el mismo seencuentra detallado en los pliegos y la convocatoria del proceso, cabe recalcar quela suscrita no es quien elabora los pliegos, por lo que no es competencia de estaservidora publica (sic) modificar los mismos…”.

El criterio emitido por la coordinadora de asesoría jurídica zonal 4, no modifica lo

comentado, por cuanto no presentó justificativos que evidencien las razones por las

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cuales se elaboró el contrato para la adquisición de combustibles sin considerar la

naturaleza del servicio prestado, dando un tratamiento relacionado con la contratación de

una obra y no de servicio.

Al respecto, hasta la fecha de lectura del borrador de informe no se recibió contestación

del director provincial de Manabí.

Al estipularse contractualmente la compra de combustible sin considerar la naturaleza del

servicio prestado, dando un tratamiento relacionado con la contratación de una obra y no

de servicio entregando recursos públicos en calidad de anticipo sin la contraprestación del

bien, se incumplió los Arts.: 40 y 77, número 2, letra a) de la LOCGE, 22, letras b) y e) de

la Ley Orgánica del Servicio Público, que se refiere a cumplir con las obligaciones de su

puesto con solicitud, eficiencia, calidez, solidaridad y en función del bien colectivo, con la

diligencia que emplean generalmente en la administración de sus propias actividades y al

deber de los servidores públicos de velar por la economía y recursos del Estado; y, la letra

a) “Productos y Servicios”, número 5, de los Procesos Desconcentrados 4.1.3.1.2

“Asesoría Jurídica Zonal”, del Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos

del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, que se relaciona con el asesoramiento de

convenios y contratos y todos los procedimientos derivados de la norma legal en materia

de contratación pública y más disposiciones conexas y complementarias.

Posterior a la conferencia final de comunicación de resultados, con memorando MTOP-

DPM-Z4-2013-2020-ME de 4 de julio de 2013, el coordinador técnico adjuntó el detalle de

50 proyectos considerados para su ejecución en el 2012, lo que evidenció que la

programación se ajustó a las necesidades reales de la utilización del combustible.

Con memorando DPM-ECA-2013-084-ME de 5 de julio de 2013, el director provincial

manifestó lo siguiente:

“…respecto a la recuperación inmediata de los recursos no devengados en cal

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