PSICOLOGÍA ORGANIZACIONAL

INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO

1. Inducción

1.1 Definición de inducción:

Una vez que se ha reclutado y seleccionado al colaborador deseado, se hace necesaria la inducción que es un procedimiento intencionado en la cual el nuevo empleado hace un reconocimiento de su espacio laboral, no solo físico sino histórico, de sus tareas diarias y del grupo de trabajo.

Chiavenato dice que “constituye el conjunto de procesos mediante el cual se aprende el sistema de valores, las normas y los patrones de comportamiento requeridos por la organización en la que se ingresa el nuevo empleado, debe aprender los objetivos básicos de la organización, los medios elegidos para alcanzar los objetivos, las responsabilidades inherentes al cargo que desempeñará, los patrones de comportamiento requeridos para el desempeño eficaz de la función y el conjunto de reglas o principios que mantienen la identidad e integridad de la organización”.

Este proceso inicia desde que las personas tienen su primer contacto con la organización, es decir, desde que un candidato va por primera vez a la organización a solicitar empleo, cuando entra a sus instalaciones y se puede considerarse como terminada cuando el empleado ha tenido tiempo suficiente para digerir la información requerida y aplica con un grado razonable de éxito lo que ha estado aprendiendo. Se recomienda que la inducción sea mínimo de un mes y que se realice casi de inmediato a la vinculación. El reto de los procesos de inducción para la administración del capital humano consiste en trasformar a las personas recién integradas a la organización en miembros del equipo de trabajo, dispuestos no solo a la transmisión de conocimientos, sino también generarlos.

1.2 objetivos de la inducción:

familiarizar a los empleados nuevos con la estructura de la organización y con su misión.

establecer actitudes favorables del empleado hacia la empresa, su política y su personal, así como motivarlos para que participen en la construcción de la visión institucional, de manera que se garantice su compromiso para lograrla.

Iniciar la integración de los nuevos miembros al sistema de valores de la organización a la que pertenezcan, crear sentido de pertenencia y comenzar a fortalecer su formación ética.

Instruir a los empleados sobre todos los asuntos relacionados con sus dependencias, al igual que sobre sus responsabilidades individuales, sus deberes y derechos.

Negociar con los nuevos miembros sus expectativas, redefinir y precisar con el jefe inmediato sus conocimientos y habilidades, iniciar el acercamiento a los compañeros con miras a que se integre a los equipos de trabajo.

1.3 tipos de inducción:

1.3.1 Inducción corporativa: pretende dar una visión general de la empresa al miembro que ingresara a laborar, se presenta la cultura organizacional. Su objetivo es que el nuevo miembro reconozca y valore las propiedades formales de constitución de la organización, sus objetivos y la forma como se organiza la interacción de las personas dentro de la organización. La Dirección de Recursos Humanos es responsable de brindar al recién llegado (esta clase de inducción se aplica sólo a nuevos ingresos) información precisa acerca de los siguientes aspectos:

Informar de la historia y desarrollo de la organización, su estado actual, objetivos, misión, visión, valores, cultura, políticas, mas de ubicación geográfica de la organización, posicionamiento, salario, beneficios y deberes, horarios laborales, días de descanso, días de pago, prestaciones, servicios al personal, entre otros.

Incentivar al empleado para que se motive con la inducción, con el grupo de trabajo, tener sentido de pertenencia, querer su labor y promover su autodesarrollo.

Orientar en conductas y actitudes que deben asumirse como miembro de la organización.

Prepararlo para que desarrolle conductas que le permita una rápida adaptación a la cultura organizacional.

1.3.2 Inducción especifica: se aplica a recién llegados y a todos los movimientos internos (transferencias y promociones), se encarga de relacionar al nuevo empleado con el cargo que va a desempeñar y a la unidad de trabajo a la cual esta inscrito, Generalmente es ejecutada por el supervisor o jefe inmediato, suministrando información referente a:

Denominación del cargo.

Ubicación dentro de la organización.

Deberes y responsabilidades del cargo.

Objetivo, estructura y funcionamiento del área, los procesos productivos de su sección, el manual de funciones y los sistemas de evaluación del desempeño.

Se informa sobre las condiciones físicas o intelectuales del cargo y las normas generales de comportamiento en el área.

Presentación de los colegas.

Relaciones personales en lo referido al clima laboral, costumbres, relaciones de jerarquía, etc.

Ratificación de las funciones del puesto y entrega de medios necesarios.

Métodos y estilos de dirección que se emplean.

Otros aspectos relevantes del puesto, área o equipo de trabajo.

Mostrar principales instalaciones de la empresa.

1.4 Importancia de la inducción:

Cuanta más información previa tengan los nuevos colaboradores en relación con la organización, tanto más fácil será el proceso de socialización.

Cuanto más se involucre a los nuevos colaboradores en las actividades que van a realizar en la organización, más fácil será su integración a la cultura organizacional, al grupo y subgrupos de trabajo y mayores serán su compromiso y su rendimiento.

Construir un sentimiento de pertenencia y permanencia en la organización.

Conjunta los objetivos de la organización con los personales

Reforzar el contrato psicológico permitiendo que el empleado forme y tenga parte tanto de la tarea como del logro de resultados.

Reducir la rotación de los empleados. reducirá el número de violaciones, despidos, abandonos, quejas y malentendidos.

Permite afinar perfiles

Verifica aspectos de seguridad e higiene

Ahorrar tiempo a los jefes y compañeros. Costos más bajos de reclutamiento, selección y capacitación.

Lograr un aprendizaje más rápido y mejor de las funciones que deben desempeñar.

Reducir el estrés y la ansiedad en los nuevos empleados.

Mayor satisfacción del nuevo empleado y labora con mas seguridad en su tarea.

Evita fricciones sobre la manera de desarrollar su trabajo y sobre el exacto cumplimiento de sus obligaciones

Evita interrupciones por preguntas sobre información

Disminuye el porcentaje de accidentes e incrementa la aceptación de las normas de seguridad.

Se pueden detectar necesidades de capacitación (en las fallas de la persona durante la inducción al puesto)

Cuida aspectos legales

1.4 instrumentos para la inducción:

Reglamento interior de trabajo

Contrato

Descripción de puestos

Manuales de organización, procedimientos, etc. ,

Folletos

Películas, presentaciones, etc.

Recorrido por las instalaciones.

Entrevista individual entre supervisor y empelado

Cuestionarios de verificación, que pueden emplearse para ayudar a identificar las partes fuertes o débiles del programa de inducción.

1.6 Fases de un programa de inducción

Vinculación y recibimiento del empleado: al ingresar un empleado a la organización se produce un choque entre el mundo personal, con sus conocimientos y competencias, valores y creencias, expectativas y temores, y el mundo extraño organizacional con su

cultura, valores, grupos y subgrupos y costumbres. Aquí aparece la ansiedad de principiante, es decir, los temores que se sienten y surgen en el momento de la vinculación de los nuevos empleados al vivenciar la confrontación de esos dos mundos. Es por ello que la organización debe trasmitir un mensaje de acogida, respeto y deseo de aportar a su proceso de integración a la cultura organizacional. Es aquí donde se sugiere: la presentación del empleado a las personas más representativas como director, secretario general, jefe de personal, jefe inmediato, con ello además de proporcionar una impresión positiva de la organización, se procede a un recibimiento formal e institucional. También dirigir una comunicación escrita y personal al empleado recién vinculado en el que se manifieste complacencia de la organización de recibirlos, así como los buenos deseos para su permanencia en ella les signifique, a está, ventaja competitiva y a ellos, promoción personal, familiar y profesional.

Ubicación con relación a la organización: ayudarle al recién vinculado al proceso de socialización y de integración a la cultura organizacional, consistente en el conocimiento y asimilación de sus valores, actitudes, comportamientos, símbolos, reglamentos, costumbres, lenguajes, los cuales favorecen, primero, la no insatisfacción del empleado con el ambiente de trabajo, y segundo la productividad, es decir, el logro de resultados esperados de su desempeño con un manejo adecuado de los recursos.

Temas relacionados con la organización en general: historia, misión, visión, objetivos y estructura de la organización, nombres y funciones de los directivos, sentido del periodo de prueba y duración, normas de la organización incluyendo las de seguridad y principales servicios que presta.

Planes y programas institucionales a los que tendrá acceso y a las políticas y planes generales que posee la organización, además de los sistemas de evaluación y control de la programación.

Prestaciones y servicios al personal: delimitar políticas salariales y de compensación (primas, bonificaciones, prestaciones, etc.), seguros individuales y/o grupo, vacaciones y días feriados, capacitación y desarrollo: normatividad, reglamentaciones, programas, asesorías profesionales, programas de jubilación, servicios médicos especiales, servicios de cafetería, fondos y cooperativas, etc.

Ubicación con relación al puesto de trabajo: generalmente el jefe inmediato actúa como primer capacitador en el puesto de trabajo, ya sea un empleado recién vinculado o trasladada a otro cargo se debe informar y preparar al grupo de la llegada del nuevo miembro y motivarlos para que lo acojan y reciban adecuadamente, prever el lugar físico

donde va a quedar ubicado. Asimismo asignar un tutor para que sea facilitador de los aprendizajes que éste necesita, de manera que esté en condiciones de comprender los procesos en los que participa, hacer moldeamientos conductuales propios de todo aprendizaje y de hacer las aplicaciones prácticas a su trabajo. Es fundamental que el facilitador posea un conjunto de competencias que lo habiliten para su labor orientadora, tales como: facilidad para comunicarse e interrelacionarse, sensibilidad y capacidad de identificar necesidades e intereses del recién vinculado, capacidad de compartir conocimientos y experiencias, generosidad para compartir su tiempo, la asignación de un tutor facilita el proceso de integración a área de trabajo, ya que a través del mismo el recién vinculado realiza un conocimiento espontaneo de variables importantes para el desenvolvimiento ajustado de la organización, asimismo, puede resolver dudas y ser intermediario para que éste comience a participar en actividades que normalmente se programan, explicar una rutina diaria (entradas, salidas, lugares como cafetería, biblioteca, otros, actividades dentro y fuera de la organización). Presentar al recién vinculado a las personas relacionados con su cargo, con los compañeros de trabajo, con personas de otras áreas por razón de diferentes tipos de relaciones, facilitan el ejercicio de las funciones del nuevo empleado, ya que establecen unos antecedentes de confianza entre él y las personas con las que deberá interactuar para el logro de resultados esperados.

Repasar con el empleado los objetivos propuestos dentro del área y las funciones principales asignadas a la misma, se trata de que desde el comienzo el recién vinculado asuma que es parte de un equipo(compañeros de área) y que su responsabilidad es de colaborar con ellos para la obtención exitosa de metas compartidas, con miras a facilitar el conocimiento del área, el aprendizaje de las funciones, la interacción con diferentes compañeros y la identificación de los proyectos donde mejor podría ubicarse y aportar.

Responsabilidad sobre personas, instalaciones, materiales y equipos. Especificación sobre el uso de equipos. Proporcionar los elementos de trabajo indispensables para el desempeño del cargo, los cuales dependerán de la naturaleza del mismo.

Hacer seguimiento y evaluación tanto del empleado como del proceso, el jefe inmediato deberá estar pendiente de que el proceso de inducción del nuevo empleado dentro del área de trabajo avance de acuerdo con el plan establecido y de que logre un aprendizaje practico del desempeño de las funciones, verificando así la comprensión de la inducción y aclarando los puntos que quedaron poco claros, esta instancia facilita la descripción de tareas, los objetivos del puesto y del área, la relación con otros puestos, la presentación a compañeros o equipo de trabajo, y el sistema de evaluación de desempeño. también retroalimentar a la oficina de gestión humana sobre la calidad del proceso y hacer las sugerencias que considere pertinentes. Asimismo, recibir una retroalimentación por parte del nuevo empleado y hacer las mejoras o ajustes pertinentes del programa.

Se recomienda, entregar por escrito al recién vinculado, la descripción del puesto, funciones y responsabilidades, que es lo que la organización espera de él, información detallada de la organización: breve historia de la organización, misión, ubicación geográfica, principales instalaciones, organización de la empresa, organigrama del área, políticas de la organización, normas de seguridad, especificación del equipo y del material de trabajo y actividades socioculturales.

Si la organización tienen una plataforma en la web, facilitarle el acceso al nuevo empleado, e incluye el uso adecuado de la intranet de la organización. Esto tiene la ventaja que es flexible en el acceso y el tiempo y se adapta a las necesidades individuales del empleado que está en inducción y la información que requiere.

Cuando el empleado se destina a una plaza de trabajo internacional, la inducción se hace más esencial y compleja, pues se requiere brindar información sobre la organización local (estructura, programas, trabajo especifico que se espera que lleve a cabo y la cultura organizacional) y además brindar información sobre la cultura del país en que estará y orientación en cuanto a tramites y otros temas, lenguaje, diferencias en cuanto a prácticas de trabajo, normas legales.

Finalmente, hacer una carpeta con el registro de personal, Se integrara con todo aquellos documentos que formen el historial del trabajador en la organización, incluye: hoja de vida, copia del contrato del trabajo, al seguro social, los documentos de sueldo, evaluación del desempeño, amonestaciones, etc.

   1.7 Requisitos para una inducción efectiva: Inmediata: hacerse tan pronto llegue el empleado a la organización. Para lograr la

adaptación a la cultura organizacional y ayudar a manejar constructivamente la ansiedad.

Completo: se planeen y dirijan acciones orientadas al recibimiento formal a la organización, su aproximación realista a la organización, a la familiarización y dominio progresivo del puesto de trabajo y que se abarquen los aspectos teórico s y prácticos más significativos. Esto es importante porque muchas veces no se logra recordar todo lo que se informa en las primeras sesiones.

Técnico: que las personas que dirijan la inducción tengan solidez conceptual respecto al tema que se trate, conozcan los objetivos del programa, utilicen metodologías flexibles y utilicen recursos didácticos pertinentes.

Participativo: se utilicen metodologías que involucren activamente al empleado en los propósitos de la organización, tendientes a conocer y hacer aportes a la misma, así como libertad de expresar con confianza sus dudas y temores.

Apoyo institucional: cuente con el apoyo de sus jefes y directivos y que tenga los recursos necesarios para su realización.

2. ENTRENAMIENTO

Anteriormente se consideraba que el entrenamiento era un medio para adecuar a cada persona a su cargo, y desarrollar la fuerza laboral de la organización a partir de los cargos ocupados. Casi siempre el entrenamiento ha sido entendido como el proceso mediante el cual la persona se prepara para desempeñar de manera excelente las tareas específicas del cargo que debe ocupar.

En la actualidad el entrenamiento se considera un medio de desarrollar competencias en las personas para que sean más productivas, creativas e innovadoras puedan contribuir mejor a los objetivos organizacionales y sean cada vez más valiosas. Así el entrenamiento es una fuente de utilidad que permite a las personas contribuir efectivamente a los resultados del negocio. En estos términos el entrenamiento es una manera eficaz de agregar valor a las personas, a la organización y a los clientes. El entrenamiento enriquece el patrimonio humano de las organizaciones y es responsable del capital intelectual de éstas.

2.1 ALGUNAS DEFINICIONES DE ENTRENAMIENTO

Entrenamiento: es el proceso de desarrollo de cualidades en los recursos humanos para habilitarlos, con el fin de que sean más productivos y contribuyan mejor a la consecución de los objetivos organizacionales. El propósito del entrenamiento es aumentar la productividad de los individuos en sus cargos, influyendo en sus comportamientos.

Entrenamiento: es el proceso sistemático de modificar el comportamiento de los empleados para alcanzar los objetivos organizacionales. El entrenamiento se relaciona con las habilidades y capacidades exigidas por el cargo, y está dirigido a ayudar a que los empleados utilicen sus principales habilidades y capacidades para tener éxito.

Entrenamiento: es la experiencia aprendida que produce un cambio relativamente permanente en el individuo y mejora su capacidad para desempeñar un cargo. El entrenamiento puede implicar un cambio de habilidad, conocimiento, actitud o comportamiento, lo cual significa cambiar lo que los empleados conocen, los hábitos de trabajo, las actitudes frente a la organización, la tarea, el ambiente o las interacciones con los colegas o el supervisor.

Existe una diferencia entre entrenamiento y desarrollo de personas porque, aunque sus métodos de aprendizaje sean semejantes, su perspectiva temporal es diferente. El entrenamiento se trata de un proceso educativo a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, que se orienta al presente, se enfoca hacia el cargo actual y busca mejorar las habilidades y capacidades relacionadas con el desempeño inmediato del cargo. El desarrollo de personas se centra en los cargos de la organización y en las nuevas habilidades y capacidades exigidas. Ambos entrenamiento y desarrollo constituyen procesos de aprendizaje.

El entrenamiento constituye un subsistema de gran importancia para el logro de la misión y estrategias de cualquier empresa, pues actualmente los avances de la ciencia, los avances tecnológicos, el crecimiento de las organizaciones y la demanda creciente de los clientes hacen que los individuos dentro de las organizaciones, estén permanentemente sometidos a procesos de aprendizaje que los conduzcan a estar actualizados o prepararse para un futuro a corto, mediano y largo plazo. Esta preparación continua se logra a través de un sistema de entrenamiento eficaz. Mediante el entrenamiento (y el desarrollo) la persona puede asimilar información, aprender habilidades, desarrollar actitudes y comportamientos diferentes y comprender conceptos abstractos. La siguiente grafica muestra esos cuatro tipos de cambio de comportamiento logrado mediante el entrenamiento.

ENTRENAMIENTO

Transmisión de informaciones

Aumentar el conocimiento de las personas

Información sobre la organización, sus políticas, directrices, reglas y procedimientos, misión y visión organizacional, sus productos y servicios, sus clientes y sus competidores etc. La información guía el comportamiento de las personas y lo vuelve más eficaz.

Desarrollo de habilidades

Mejorar las habilidades y destrezas

Capacitar para la ejecución y operación de tareas, manejo de equipos máquinas y herramientas, capacitar las personas en su trabajo.

Desarrollo de actitudes

Desarrollar o modificar comportamientos

Cambio de actitudes negativas a actitudes favorables, aumento de motivación, de toma de con conciencia y de sensibilidad con las personas con los clientes internos y externos.

Desarrollo de conceptos

Elevar el nivel de abstracción

Desarrollar ideas y conceptos para ayudar a las personas a pensar en términos globales y amplios, facilitar la aplicación de conceptos en la práctica.

1. Necesidades de entrenamiento que se

deben satisfacer

2. Diseño del programa de

entrenamiento

3. Ejecución del programa de

entrenamiento

4. Evaluación de los resultados del

entrenamiento

Casi siempre las organizaciones utilizan simultáneamente varios tipos de cambio de comportamiento en los programas de entrenamiento. Al desarrollar habilidades en las personas, también transmiten información e incentivan el desarrollo de actitudes y conceptos. Gran parte de los programas de entrenamiento trata de cambiar las actitudes reactivas y conservadoras de las personas por actitudes proactivas e innovadoras que mejoren su espíritu de equipo y su creatividad.

2.3 OBJETIVOS DE UN PROCESO DE ENTRENAMIENTO:

Preparar al personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas del cargo. Proporcionar oportunidades para el desarrollo personal continuo, no sólo en su cargo

actual, sino también en otras funciones en las cuales puede ser considerada la persona. Cambiar la actitud de las personas, bien sea para crear un clima más satisfactorio entre

los empleados, aumentar su motivación o hacerlos más receptivos a alas técnicas de supervisión y gerencia.

2.4 PROCESO DE ENTRENAMIENTO

El entrenamiento es un proceso cíclico y continuo compuesto de cuatro etapas:

1. Diagnóstico: inventario de las necesidades de entrenamiento que se deben satisfacer. Estas necesidades pueden ser pasadas, presentes o futuras.

2. Diseño: elaboración del programa de entrenamiento para satisfacer las necesidades diagnosticadas.

3. Implementación: aplicación y conducción del programa de entrenamiento.4. Evaluación: verificación de los resultados del entrenamiento.

Este proceso se puede representar así:

El entrenamiento no se debe confundir con el simple acto de asistir a un curso y proporcionar información, pues va mucho más allá. Significa alcanzar el nivel de desempeño esperado por la organización, a través del desarrollo continuo de las personas que trabajan en ella. Por tanto es deseable una cultura interna favorable al aprendizaje y comprometida con los cambios.

Necesidades por satisfacer

Diagnóstico de la situación

Objetivos de la organización.Competencias necesarias.Problemas de producción Problemas de personal.Resultados de la evaluación de desempeño

Diseño del entrenamiento

Decisión sobre la estrategia

Programación del entrenamiento:

¿A quién entrenar?¿Cómo entrenar?¿Qué aspectos entrenar?¿Donde entrenar?¿Cuándo entrenar?

Conducción del entrenamiento

Implementación o Acción

Conducción y aplicación del programa de entrenamiento a través de:

Gerente de líneaAsesoría de RHAmbosTerceros.

Evaluación de los resultados

Evaluación y control

Monitoreo del procesoEvaluación y medición de los resultados.Comparación de la situación actual con la situación anterior.Análisis del costo – beneficio.

DIAGNÓSTICO DE LAS NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO

La primera etapa del entrenamiento es la evaluación de necesidades de entrenamiento de la organización, y puede analizarse en tres aspectos: organizacional, de recursos humanos exigentes y de operaciones, y tareas que deben realizarse, las necesidades de entrenamiento no son siempre muy claras y se deben diagnosticar a partir de ciertos censos e investigaciones internas capaces de localizarlas y descubrirlas. Las necesidades de entrenamiento son las carencias de preparación profesional de las personas, es decir, la diferencia entre lo que una persona debería saber y hacer y lo que realmente sabe o hace. Una necesidad de entrenamiento es un área de información o de habilidades que un individuo o un grupo debe desarrollar para mejorar o aumentar su eficiencia, eficacia y productividad en el trabajo.

El entrenamiento de las personas en la organización debe ser una actividad continua y constante. Incluso si el desempeño de las personas es excelente, se debe introducir o incentivar alguna observación y mejoramiento de las habilidades. La base principal de los programas de mejoramiento continuo es la constante capacitación de las personas para lograr niveles de desempeño cada vez más elevados. El entrenamiento es el principal catalizador de ese cambio.

Las necesidades de entrenamiento se refieren a carencias en el desempeño actual y pasado, así como la posibilidad de alcanzar el nuevo nivel de desempeño al que se pretende llegar.

Métodos empleados en el inventario de necesidades de entrenamiento

Existen varios métodos para determinar que habilidades se deben focalizar para establecer la estrategia de entrenamiento. Uno de los métodos consiste en evaluar el proceso productivo de la organización, localizando factores como productos rechazados, barreras, debilidades relacionadas con el desempeño de personas, costos laborales elevados etc. Otro método es la retroalimentación directa de las personas sobre las necesidades de entrenamiento en la organización. Las personas informan clara y efectivamente que tipo de información, habilidades o actitudes necesitan para ejecutar mejor sus actividades. Un tercer método incluye la visión de futuro. La introducción de nuevas tecnologías o equipos, nuevos procesos para fabricar los productos etc., son señales de que las personas deben adquirir nuevas habilidades o destrezas.

El inventario de necesidades de entrenamiento se puede realizar en tres niveles de análisis:

INDICADORES DE NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO

Además de los métodos de inventario de necesidades, existen indicadores que señalan necesidades futuras (a priori) y necesidades actuales que se manifiestan en los hechos pasados. (a posteriori)

Indicadores a priori son eventos que si ocurren provocaran necesidades de entrenamiento futuras, fácilmente previstas como:

1. expansión de la empresa y admisión de nuevos empleados.2. reducción del número de empleados.3. cambio de métodos y procesos de trabajo.4. sustituciones o movimiento de personal5. premios, licencias, y vacaciones del personal.6. cambios en los programas de trabajo o producción7. modernización de los equipos y nuevas tecnologías.8. producción y comercialización de nuevos productos o servicios.

A partir del diagnóstico de la organización, verificar los aspectos de la misión, visión y objetivos estratégicos que debe atender el entrenamiento.

Análisis de los recursos humanos

A partir del perfil de las personas, determinar cuáles son los comportamientos las actitudes, los conocimientos y las competencias necesarios para que las personas contribuyan a la consecución de los objetivos estratégicos de la organización.

Análisis de los cargosA partir del examen de los requisitos y especificaciones de los cargos, determinar cuáles son las habilidades, destrezas y competencias que las personas deberán desarrollar para desempeñar adecuadamente los cargos.

Análisis del entrenamiento

A partir de los objetivos y metas, que se deberán utilizar como criterios en la evaluación de la eficiencia y eficacia del programa de entrenamiento.

Análisis organizacional

Indicadores a posteriori son los problemas provocados por necesidades de entrenamiento no atendidas aún como:

1. problemas de producción baja calidad de la producción baja productividad averías frecuentes en equipos e instalaciones comunicaciones deficientes elevado número de accidentes de trabajo exceso de errores y desperdicio poca versatilidad de los empleados mal aprovechamiento del espacio disponible.

2. problemas de personal: relaciones deficientes entre el personal número excesivo de quejas mala atención al cliente comunicación deficiente poco interés en el trabajo falta de cooperación errores en la ejecución de órdenes.

DISEÑO DEL PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO

Después de diagnosticar y localizar las necesidades de entrenamiento es necesario centrar la atención en esas necesidades mediante un programa integrado y cohesionado. Programar el entrenamiento significa definir seis componentes básicos: a quien debe entrenarse, en que, como entrenarse, donde y cuando a fin de alcanzar los objetivos del entrenamiento.

El programa de entrenamiento debe estar asociado a las necesidades estratégicas de la organización. Es preciso evaluar las necesidades de la organización y de las personas, y establecer criterios precisos para fijar el nivel de desempeño esperado. Además la organización debe estar dispuesta a dar espacio y ofrecer oportunidades de aplicación de las nuevas competencias y conocimientos adquiridos en el entrenamiento. Para evitar desperdicios y garantizar el retorno deseado de la inversión del entrenamiento, es imprescindible ser pragmático en la programación del entrenamiento. La manera de conciliar la inversión con el retorno es implementar el denominado entrenamiento orientado hacia los resultados, por mas difícil que sea definirlos y verificarlos. Es indispensable establecer resultados para el entrenamiento y compararlos posteriormente.

CONDUCCIÓN DEL PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO

La conducción, implementación y aplicación del programa de entrenamiento es la tercera etapa del proceso. Implica el binomio instructor/aprendiz y la relación instrucción/aprendizaje. Existen varias técnicas para transmitir la información necesaria y desarrollar las habilidades requeridas en el programa de entrenamiento. Las dos principales técnicas para transmitir y divulgar la información son:

1. Conferencias: es un medio de comunicación de una sola vía, en que un instructor presenta información verbal a un grupo de oyentes. En esta situación de entrenamiento el instructor presenta la información mientras los entrenados escuchan sin hablar. Una ventaja de la conferencia es que el instructor expone a los entrenados una cantidad máxima de información dentro de determinado tiempo. La conferencia sin embargo, presenta desventajas. Por ser de una sola vía, los entrenados adoptan una postura pasiva. Existen pocas oportunidades de aclarar dudas o significados. Existe poca o ninguna oportunidad de practicar, de reforzar, retroalimentar o conocer los resultados. Estas limitaciones no permiten que la conferencia tenga mucho valor para promover cambios de actitud o de comportamiento.

2. instrucción programada: técnica utilizada para transmitir información en programas de entrenamiento. El aprendizaje programado es una técnica para instruir sin la presencia e intervención del instructor humano. Pequeñas partes de información que requieren respuestas relacionadas se presentan individualmente a los entrenados, quienes pueden determinar sus respuestas para saber si comprendieron la información obtenida. Los tipos de respuesta solicitados a los entrenados varían según la situación pero generalmente son de selección múltiple, verdadera o falsa. Una de las ventajas de esta técnica es que se puede computarizar y los entrenados aprenden en sus propias casas, saben de inmediato si se equivocaron o acertaron y participan activamente en el proceso. La principal desventaja es que no presentan las respuestas al entrenado.

Las técnicas para desarrollar habilidades en programas de entrenamiento se dividen en entrenamiento en el cargo, y técnicas de clase.

1. entrenamiento en el cargo: técnica de entrenamiento que suministra información, conocimiento y experiencia relacionados con el cargo. Puede incluir conducción, rotación de cargos y asignación de proyectos especiales. La conducción representa una apreciación crítica respecto del desempeño de la persona en el cargo. La rotación de cargos incluye el desplazamiento de una persona de un cargo a otro para comprender mejor a la organización en su conjunto. La asignación de proyectos especiales significa entregar una tarea específica para que la persona aproveche su experiencia en determinada actividad.

2. Técnicas de clase: utilizan la sala de clases y el instructor para desarrollar habilidades, conocimientos y experiencia relacionados con el cargo. Las habilidades varían y van desde habilidades técnicas (programación de computadores) hasta habilidades interpersonales (liderazgo o trabajo en grupo) las técnicas de clase pueden desarrollar habilidades sociales e incluir actividades de dramatización y juegos de negocios. El formato más común de los juegos administrativos son los pequeños grupos de entrenados, para tomar decisiones administrativas y evaluarlas. La dramatización implica actuar como determinado personaje o participar en la solución de problemas orientados a personas, que se deben resolver en la organización. Las técnicas de clase estimulan la interacción y producen un ambiente de discusión que no se presenta en los modelos de una sola vía, como la conferencia. Estas técnicas desarrollan un clima en que los entrenados aprenden el nuevo comportamiento desempeñando las actividades, actuando como personas o equipos, actuando con la información y facilitando el aprendizaje a través del conocimiento y la experiencia relacionados con el cargo mediante su aplicación práctica.

EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO

La etapa final es la evaluación del programa de entrenamiento para comprobar su eficacia, es decir, para verificar si el entrenamiento tuvo en cuenta las necesidades de la organización, de las empresas y de los clientes. Como los programas de entrenamiento representan una inversión (materiales, tiempo del instructor, pérdida de producción mientras los individuos se están entrenando y por eso están separados de sus cargos) se requiere que produzca un retorno razonable. Normalmente se debe evaluar si el programa de entrenamiento satisface las necesidades para las que fue diseñado.

Algunos datos pueden servir como elementos de evaluación de los resultados de entrenamiento:

1. datos concretos: ahorros de costo mejoramiento de la calidad ahorro de tiempo satisfacción de los empleados

2. Medidas de resultados: Clientes atendidos Tareas completadas Productividad Procesos completados Dinero empleado.

3. ejemplos de ahorros de costos: costos variables costos fijos. Proyectos de reducción de costos. Costos operativos. Costos administrativos

4. ejemplos de datos sobre mejoramiento de la calidad índices de errores y desperdicios volumen o reproceso porcentaje de tareas exitosas

5. posibilidades de ahorro de tiempo: tiempo para completar un proyecto tiempo de procesamiento tiempo de supervisión tiempo de entrenamiento eficiencia días de tiempo perdido.

EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO

La evaluación de los programas de entrenamiento se puede llevar a cabo en cuatro niveles:

1. Evaluación en el nivel organizacional: Aumento de la eficacia organizacional Mejoramiento de la imagen de la empresa Mejoramiento del clima organizacional Mejoramiento de la relación entre la empresa y los empleados Mejoramiento en la atención al cliente Facilidad de cambios e innovación Aumento de la eficiencia Involucramiento de los gerentes en las prácticas de entrenamiento.

2. evaluación en el nivel de los recursos humanos reducción de la rotación y del ausentismo laboral aumento de la eficacia individual y grupal de los empleados aumento del conocimiento de las personas cambios de actitudes y comportamientos de las personas Aumento de las competencias de las personas Mejoramiento de la calidad de vida en el trabajo.

3. evaluación en el nivel de los cargos: adecuación de las personas a los requisitos exigidos por los cargos mejoramiento del espíritu de equipo y cooperación aumento de la productividad mejoramiento de la calidad reducción del índice de accidentes de trabajo reducción del índice de accidentes en el trabajo reducción del índice de mantenimiento de máquinas y equipos

4. evaluación del nivel de entrenamiento: consecución de los objetivos de entrenamiento retorno de las inversiones realizadas en el entrenamiento.

2.5 MÉTODOS DE ENTRENAMIENTO

Se clasifican en cuanto al uso, el tiempo y lugar de aplicación.

Técnicas de entrenamiento en cuento al uso:

Técnicas de entrenamiento orientadas al contenido: diseñadas para la trasmisión de conocimiento o información: técnicas de lectura, recursos de audiovisuales, instrucción programada o instrucción asistida por computador (técnicas de auto instrucción)

Técnicas de entrenamiento orientadas al proceso: diseñadas para cambiar actitudes, desarrollar conciencia de sí mismo y de los demás, y desarrollo de habilidades interpersonales: juego de roles o dramatización, entrenamiento de la sensibilidad, entrenamiento de grupos.

Técnicas mixtas de entrenamiento: se emplean para trasmitir información y cambiar actitudes y comportamientos: conferencias, estudios de caso, Demostración y Ejemplo,

simulaciones, juegos y varias técnicas en el cargo (instrucción en el cargo rotación de cargos)

Técnicas de entrenamiento en cuento al tiempo y lugar de aplicación:

Entrenamiento de inducción o de integración a la empresa: busca la adaptación y ambientación inicial del nuevo empleado a la empresa, al ambiente social y físico donde va a trabajar, se hace mediante programación sistemática.

Entrenamiento después del ingreso al trabajo: se lleva a cabo en el sitio de trabajo (en servicio): Consiste en que el trabajador adquiere los conocimientos, habilidades y/o destrezas necesarias para llevar a cabo las tareas que conforman su puesto de trabajo. La principal ventaja de este método es que la persona aprende con el equipo actual y en el ambiente de su trabajo. se utiliza admisión de aprendices para ser entrenados en ciertos cargos, rotación de cargos, entrenamiento en tareas, enriquecimiento del cargo, o se lleva a cabo fuera del lugar de trabajo (fuera del servicio) que generalmente no están relacionados directamente con el trabajo, sino que son complementarios del entrenamiento en servicio, las técnicas que se utilizan son aulas de exposición, películas, diapositivas, videos, método de casos, discusión en grupo, paneles, debates, etc.

2.6 LO QUE PUEDE PROPORCIONAR UN PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO EXITOSO

INTERNAMENTE

El entrenamiento puede ser esencial para asegurar una ejecución satisfactoria del trabajo, e igualmente constituye una herramienta fundamental para efectuar los planes de carrera, transferencias, promociones y cambios originados por nuevas tecnologías. Asimismo, el entrenamiento se orienta a lograr el desarrollo organizacional, por lo que es necesario preparar a los individuos para que éstos sean capaces de desempeñar cargos más elevados de los que actualmente ejercen. Por lo tanto, conforma un medio para preparar a los empleados de bajo nivel con el objeto de ascenderlos a puestos de supervisión, así como mejorar su nivel de competencia y capacidad para el desempeño de sus actuales funciones. Por lo anterior, se puede afirmar que la importancia de un sistema de entrenamiento eficiente radica en que éste permite al personal de la empresa desempeñar sus actividades con el nivel de eficiencia requerido por sus puestos de trabajo, lo cual consecuentemente, contribuye a su autorrealización y al logro de los objetivos organizacionales.

Otros beneficios que ofrece el entrenamiento son los siguientes:

Mejorar los sistemas y métodos de trabajo Mejorar el proceso de comunicación en la empresa Reducir los rechazos y desperdicios en la producción y/o servicios Disminuir ausencias y rotación de personal Reducir costos por mantenimiento de las maquinarias, equipos, etc. Reducir el tiempo de aprendizaje Aminorar la carga de trabajo de los jefes Reducir los costos para trabajos extraordinarios Reducir los accidentes de trabajo. mejoramiento de la eficiencia de los servicios aumento de la eficacia en los resultados creatividad e innovación en los productos y servicios ofrecidos al mercado mejoramiento de la calidad de vida en el trabajo (cvt)

calidad y productividad mejoramiento en la atención al cliente.

EXTERNAMENTE

1. mayor competitividad organizacional2. mejoramiento de la imagen de la organización.

2.7 COMO OBTENER EL MÁXIMO BENEFICIO DE LOS PROGRAMAS DE ENTRENAMIENTO

1. el compromiso y el apoyo de la cúpula son indispensables.2. el involucramiento de la alta dirección significa que el programa es serio. Mientras este solo

en manos de la gerencia intermedia, el programa se puede desviar de su objetivo.3. para que el entrenamiento sea un instrumento eficaz, tiene que ser un sistema ordenado

aplicado a la solución de los problemas organizacionales y a la consecución de los objetivos de la empresa y es importante relacionar la programación de entrenamiento con los objetivos estratégicos del negocio. Por ejemplo, si el objetivo es atraer al cliente, el primer paso es preparar a los empleados en atención al cliente, en la excelencia del comportamiento, la calidad de los productos y servicios, la preocupación por servir y agradar y sobre todo preparar a la organización para que esto ocurra realmente.

4. la empresa debe crear un clima interno favorable al entrenamiento y la capacitación de las personas, en el que se incentiven nuevas habilidades, se privilegien la creatividad y la innovación y se valoren los nuevos conocimientos y las nuevas soluciones. Lo ideal seria establecer una cultura organizacional que valore y destaque el entrenamiento y proporcione oportunidades de poner en práctica los nuevos conocimientos y las nuevas soluciones.

5. El entrenamiento no es un gasto sino una inversión cuyo retorno es bastamente compensatorio para la organización.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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Chiavenato, Idalberto. Administración de recursos humanos. 5ª ed. Bogotá: McGraw-Hill. 2000

Grados, Jaime. Reclutamiento, selección, contratación e inducción del personal. 3ª ed. México: manual moderno. 2003