REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA.

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA DEFENSA

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL POLITÉCNICA DE LA

FUERZA ARMADA NACIONAL BOLIVARIANA.

“EXCELENCIA EDUCATIVA ABIERTA AL PUEBLO” UNEFA.

NÚCLEO GUÁRICO – SEDE TUCUPIDO.

ING. SISTEMAS D5-1

“IMPLEMENTAR UN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE

INFORMACIÓN EN LA EMPRESA INVERSIONES NEUMAGRO

UBICADA EN VALLE DE LA PASCUA EDO - GUÁRICO”.

Tutor: Richard Ruiz Autor(es):

González, Emily

C.I 21.312.411

Valera, Michelle

C.I 24.240.654

Morales, Ángela

C.I: 24.240.316

TUCUPIDO, FEBRERO 2013

INDICE

ii.Introducción

1. Capítulo I: el problema.

1.1 Planteamiento del problema.

1.1.2 Objetivos.

1.1.2.1 Objetivo General.

1.1.2.2 Objetivos específicos.

1.1.3 Justificación.

2. Capítulo II: Marco teórico

2.1 Antecedentes

2.2 bases teóricas

2.2.1 sistemas de información (S.I)

2.2.2 Sistemas de información administrativas

2.2.2.1 características del SIA

2.2.3 En las organizaciones

2.2.4 El SIF

2.3 definiciones de términos Básicos

3. Capítulo III: Marco metodológico

3.1 Tipo y diseño de la investigación

INTRODUCCION

La implementación de sistemas de información en las empresas

actualmente han sido un gran avance en cuanto al manejo de la información que

se refiere a transacciones, base de datos, proyecciones a largo y corto plazo,

implementación de estrategias de todo tipo, entre otras. La globalización de la

información con el uso del internet ha permitido el flujo constante de este y la

efectividad de la misma que se traduce en un buen servicio oportuno en la

manipulación de los datos.

Es importante destacar que, es necesario conocer cuáles son las funciones

del sistema de información y las maneras de evaluarlo lo cual permite brindar

calidad a los sujetos implicados en este ciclo de vida y que permiten su

manipulación a tiempo y de forma eficaz.

Actualmente, la información se ha convertido en un recurso vital para las

organizaciones, por lo que debe ser objeto administrarla de forma que permita

asegurar su correcto uso. En este mismo orden de ideas, surge la necesidad de

desarrollar sistemas de información, los cuales han tenido un gran uso dentro de la

sociedad y además una gran influencia en todos los ámbitos: social, cultural,

económico y educativo; particularmente, ésta última ha aprovechado los

beneficios aportados por este gran recurso, razón por la cual, en la actualidad son

muchas las instituciones de educación que hacen uso de redes para poder realizar

sus procesos acorde con el trabajo que realizan, lo cual representa un gran avance

para el mismo, sobre todo cuando las instituciones de educación necesitan

demostrar ante las otras instituciones sus ventajas y avances en cuanto al uso de

las tecnologías modernas.

El desarrollo de la investigación se presenta a través de tres capítulos en

los cuales se expone la problemática del objetivo del estudio, sus aspectos teóricos

y el desarrollo de los antecedentes correspondientes; el análisis del tipo de diseño

de la investigación así como también una propuesta de solución al problema en

cuestión.

Capítulo I El Problema: Comprende los aspectos relativos a la

problemática del estudio, justificación de la investigación, así como el objetivo

general y los objetivos específicos, lo cual permite tener una visión general de la

situación bajo estudio.

Capítulo II Marco Teórico: En el desarrollo de la investigación se hace un

análisis de los antecedentes relacionados con el objetivo del estudio. También se

precisan las bases teóricas de la investigación así como también la

fundamentación teórica que sustenta la misma.

Para finalizar, se presenta el Capítulo III Marco Metodológico: Con el

desarrollo de esta fase del estudio se explican los aspectos relativos al tipo y

diseño de la investigación.

CAPITULO I

El problema

1.1 Planteamiento del Problema

Durante los últimos años los sistemas de información han avanzado

considerablemente formándose así como fuentes estructurales y lógicas para el

desarrollo de cualquier organización y en un eje central de avance empresarial, se

considera como un nivel de competencia que las organizaciones accedan a los

avances tecnológicos de la información ya sea en recurso humano o material para

poder ser competitiva en un mercado que cada día ofrece mayor competitividad

con eficiencia, eficacia y optimización de procesos. Los sistemas de

información son un conjunto de elementos orientados al tratamiento y

administración de datos e información, organizados y listos para su uso posterior,

generados para cubrir una necesidad u objetivo.

Además de realizar procedimientos de forma sistemática y ordenada se ha

convertido en algo totalmente indispensable dentro de la organización, un sistema

permite reunir toda la información procedente tanto de su interior como de su

exterior y ponerla a servicio de cualquier otro elemento del sistema que lo necesite

e informar a otras organizaciones del entorno.

El sistema de información de una empresa es el punto básico para una

buena gestión administrativa, ya que a través de sus componentes toma los datos

desde la actividad para conducirlos en sucesivas fases y grados de elaboración, al

proceso de decisiones.

Es por ello que hoy en día, resulta necesario para cualquier empresa,

contar con un sistema de información adecuado y eficaz que le permita planificar,

controlar y gestionar de manera optima los objetivos que persigue, y así tomar las

decisiones según la situación actual en la que se encuentra la empresa.

Cuando en una organización los sistemas de información administrativos

no cuentan con todas las herramientas necesarias para realizar completamente

estas operaciones de forma automatizada, se generan conflictos y se interrumpe el

normal desarrollo de las operaciones.

Tal es el caso de la empresa comercial “Inversiones Neumagro”, la cual

realiza procesos administrativos para la venta de cauchos para automóviles,

camiones y cauchos agropecuarios, estos procesos se llevan a cabo a través del

sistema A2 administrativo básico el cual resuelve con eficiencia y sencillez todos

los procesos que permiten automatizar las ventas, facturar productos y servicios,

administrar los cierres de caja en múltiples formas de pago, operar con los lectores

de código de barra, incorporar claves de acceso por cajero y supervisor y obtener

estadísticas de ventas.

A pesar de que este sistema cuenta con todas estas herramientas, no

satisface por completo las necesidades de la empresa con respecto a los

almacenes, ya que no posee una herramienta adicional que permita clasificar el

inventario en secciones (almacenes). Por esta razón, los procesos de gestión de

inventario de cada almacén deben realizarse de forma manual, lo que genera

dentro de la empresa pérdida de tiempo al momento de localizar la ubicación de

cada producto, en este caso los diferentes tipos de caucho; reclamaciones por parte

de los clientes y reducción en la productividad.

Todo lo expuesto trae como consecuencia la necesidad de requerir de un

nuevo sistema de información administrativo que permita dar respuestas

sistemáticas a los requerimientos presentados por la empresa “Inversiones

Neumagro”, para de esa forma lograr la optimización del flujo de trabajo y la

productividad en el mercado empresarial.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

OBJETIVO GENERAL

Implementar un sistema administrativo de información en la empresa

“Inversiones Neumagro” ubicada en Valle de la Pascua Edo. Guárico.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Describir la situación de los procesos administrativos y contables

aplicados en la empresa “Inversiones Neumagro”.

Identificar las fortalezas y debilidades del actual proceso administrativo

contable.

Implementar el sistema propuesto en la empresa “Inversiones

Neumagro”.

Recomendar a los usuarios acerca del Sistema Administrativo SIF.

JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA

En la actualidad muchas empresas hacen uso de la herramienta tecnológica

con el fin de mejorar sus servicios al cliente, ya que la implementación de

sistemas de información en una compañía, brindan la posibilidad de obtener

grandes ventajas, incrementar la capacidad de organización de la empresa, y

tornar de esta manera los procesos a una verdadera competitividad. Para ello, es

necesario un sistema eficaz que ofrezca múltiples posibilidades, permitiendo

acceder a los datos relevantes de manera frecuente y oportuna.

En tal sentido la presente investigación surge de la necesidad de

implementar un nuevo sistema de información que permita mejorar el proceso de

gestión de inventario en la empresa “Inversiones Neumagro”, lo cual generaría

fluidez en los procesos administrativos, eficiencia en el control de inventario,

mejor atención al cliente, y aumento de la productividad.

CAPÍTULO II

Marco teórico

Antecedentes de la Investigación

En este capítulo se describen los aspectos teóricos de la investigación,

permitiendo su ubicación en el contexto teórico específico, en el mismo se

desarrollan los antecedentes, las bases teóricas y las definiciones de términos

básicos que sirven como base al estudio en cuestión.

De acuerdo a la bibliografía revisada referente al objeto de estudio se

encontraron las investigaciones que sirven de referencia a la problemática

planteada, entre estos se tienen:

Ramos, D. (2011), “Implementación de un Sistema Automatizado para la

Gestión de los Procesos Administrativos de la Delegación de Planificación de la

Universidad de Oriente Núcleo Monagas”. El presente trabajo de investigación

tiene como objetivo implementar un sistema automatizado para la gestión de los

procesos administrativos de la delegación núcleo Monagas específicamente para

el registro, recepción, seguimiento y control de los proyectos que son incluidos en

el plan operativo anual de la institución. El logro del mismo busca dar la

respuestas a la necesidad planteada en la delegación, agilizando los procesos y

dando respuestas rápidas y oportunas, en relación con el desarrollo, se inclino

hacia los perfiles del tipo de investigación de campo apoyada en un nivel

descriptivo, se utilizo como técnica de recolección de datos las entrevistas no

estructuradas, la observación directa y la investigación documental con el

propósito de obtener información confiable, precisa y veraz, basándose en el

análisis de contenido como técnica de procesamiento de la información.

La vinculación del presente trabajo de grado se debe a que éste exhibe

algunos de los puntos que se quiere desplegar en el mismo, como agilizar los

procesos administrativos facilitando respuestas inmediatas, así como también su

metodología.

Por su parte, Vera, B. (2006), “Implementación de sistemas erp, su

impacto en la gestión de la empresa e integración con otras tic”. En su

investigación presenta como objetivo determinar cuáles son las motivaciones que

tienen las empresas para su implementación. Conocer cuáles son las principales

áreas y niveles jerárquicos que deciden su adquisición e implantación. Con

particular atención se ha observado el grado de participación en este proceso

como en el resultado final tanto la función contable financiera como la de sus

ejecutivos. Finalmente conocer cuál es el nivel de integración de este tipo de

sistema con otras tecnologías presentes en la empresa. Adicionalmente conocer

los beneficios esperados versus beneficios tangibles observados y cuantificar en

alguna medida el impacto en la estructura organizacional por efectos de la

implementación y posterior utilización por la empresa.

En relación con esta tesis se enfatiza el impacto que ocasiona la

implementación de un sistema de información en la empresa, lo que permite

facilitar el estudio para la realización de este proyecto.

BASES TEÓRICAS.

2.2.1 SISTEMAS DE INFORMACION.

Un sistema de información es el conjunto de elementos que interactúan

entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa.

Según Kenneth Laudon y Janes Laudon (1995), en su libro de

Administración de los Sistemas de Información definen un Sistema de

Información de la siguiente manera:

Un Sistema de Información puede definirse técnicamente como un

conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar,

almacenar y distribuir la información para apoyar toma de decisiones y el control

en una institución. Además, para apoyar la toma de decisiones, la coordinación y

el control, los Sistemas de Información pueden también ayudar a los

administradores y al personal a analizar problemas, visualizar cuestiones

complejas y crear nuevos productos. (p.08). (Disponible en:

http://books.google.co.ve/books?

id=PmnhMJpfsu8C&pg=PA479&lpg=PA479&dq=sisteMAS+DE+INFORmacion

+segun+Seg

%C3%BAn+Kenneth+Laudon+y+Janes+Laudon+(1995&source=bl&ots=9fyYO

BNDiL&sig=X-seXn2G5u1uIZ-

M8tbssKtCEFk&hl=es&sa=X&ei=c5kRUY7aEJOG9gTFqID4BA&ved=0CCoQ

6AEwAA#v=onepage&q=sisteMAS%20DE%20INFORmacion%20segun

%20Seg%C3%BAn%20Kenneth%20Laudon%20y%20Janes%20Laudon

%20(1995&f=false)

2.2.2 SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (S.I.A).

La información es la base de la función de control administrativo.

Cualquier sistema de control de la comunicación debe brindar información exacta,

en el momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de estas es

la ejecución eficaz de la tarea.

Un sistema de información administrativa es la combinación de equipos de

comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de

información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena

los datos; transfiere la información conforme la necesita; produce informes y

copias según sea el requerimiento.

Según Murdick (1998), un S.I.A es: "El sistema que examina y recupera

los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las

transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y

selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes,

proporcionándoles los medios para generar la información". (Disponible en:

http://sistemadeinformacionadministrativos.blogspot.com/2009/06/algunas-

definiciones-sobre-lo-que-es-un.html).

2.2.2.1 CARACTERÍSTICAS DEL (S.I.A).

Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener

términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete

debidamente.

Confiabilidad: es necesario que sea preciso, congruente con el hecho,

real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

Relevancia: debe ser esencial para el área de responsabilidad de

actuación del administrador.

Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita

para tomar decisiones y resolver problemas.

Concisión: debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información

clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con

el sistema de información administrativa.

Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en que sea

necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser

olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.

Calidad: es el grado de precisión con el cual la información retrata la

realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribución

2.2.3 EN LAS ORGANIZACIONES.

Las organizaciones son sistemas vivientes que actúan y reaccionan ante

problemas propios y ajenos en forma constante. Aquellas empresas que no tienen

actitud de cambio y reacción, es decir aquellas que están: ciegas a sus problemas

de comportamiento, ignoran al mercado que la sustenta, o ignoran las verdaderas

necesidades de las personas, pierden rápidamente competitividad donde lo “único

permanente es el cambio” en nuestra época.

Los avances tecnológicos en general y la tecnología de la información en

particular son un actor en estas acciones de cambio. Enfrentar estos problemas

trae aparejado previamente conocer completamente la situación por medio de

información para resolver los problemas.

Los sistemas de información habilitan a la organización a resolver los

problemas y/o son parte de la solución de los mismos. Si bien los sistemas de

información inicialmente se consolidaron en la empresa para solucionar los

problemas administrativos y contables, el desarrollo de la tecnología se ha

insertado a todo nivel en la organización y constituye un servicio horizontal

integrado a la empresa. Los SI en las organizaciones ofrecen las siguientes tres

ventajas y sus consecuentes beneficios

Mejoran la Eficacia.

Una mayor efectividad busca tener una alta productividad, un aumento de

la misma y una consecuente mejora de los servicios.

Mejoran la Eficiencia.

Con la búsqueda de mayor eficiencia se busca: hacer más con menos, bajar

los costos, reducir las labores rutinarias y repetitivas.

Aumentan la ventaja competitiva de las empresas.

En general se caracterizan por permitir o habilitar un crecimiento del

negocio. Los SI en este caso se usan para ganar una ventaja sobre otras empresas.

Los beneficios de eficacia, eficiencia y aumento de las ventajas

competitivas no se dan aislados, no son únicos. Un SI produce una combinación

de estos beneficios. En la decisión de invertir en un SI es raro observar uno solo

de los beneficios mencionados. En general los sistemas ofrecen algo de las tres

ventajas aunque uno de ellos puede ser el foco, el motor o generador de la opción

de compra.

Impacto de los sistemas de información en las empresas.

Los sistemas de información estratégicos transforman las metas,

operaciones, productos o relaciones de las empresas o negocios con el entorno

para ayudarlas a obtener ganancias y superar a la competencia. Disponible desde:

(http://www.slideshare.net/Giovannycastromz/sistemas-de-informacion-

organizacion-y-estrategia).

2.2.4 EL SIF

El SIF es un Sistema de inventario de facturación, que permite la

generación de las facturas electrónicas, llevando control de las mismas,

administración de clientes, proveedores, inventarios, log de movimientos, graficas

de ventas, compras, control de pagos y cuentas por cobrar.(Disponible en:

http://sifacturo.com/)

2.3 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS

A continuación se presentan los términos manejados a lo largo del

proyecto Implementar un sistema administrativo de información en la empresa

“Inversiones Neumagro” ubicada en Valle de la Pascua Edo. Guárico.

Sistema: Conjunto de procesos o elementos interrelacionados con un medio para

formar una totalidad encauzada hacia un objetivo común. (Pastor, J.)

Información: Es un conjunto de datos significativos y pertinentes que describan

sucesos o entidades. (Montilva, J. 2008).

Gestión: Conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto.

(Briceño,G. 2008).

Administración: es la ciencia social y técnica encargada de la planificación,

organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros,

materiales, tecnológicos, el conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de

obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social,

dependiendo de los fines perseguidos por la organización.

Administración de empresa.

Según Alberto G. (2008), La administración de empresas es el proceso de

diseño y mantenimiento de un medio ambiente en el cual los individuos, que

trabajan juntos en grupos, logren alcanzar unos objetivos.

Los sistemas de información y de tecnología de la información constituyen

uno de los instrumentos previos e indispensables para desarrollar los procesos de

planificación y de control, hasta tal punto, que la supervivencia de las empresas de

hoy del mañana se ven condicionada por la existencia y disponibilidad de una

eficaz dirección de los sistemas de información.

La sociedad y las empresas demandan cada vez un mejor volumen de

datos, junto a una elaboración cada vez más compleja de los mismos. Los actuales

sistemas informáticos permiten la captación y almacenamiento de todos los datos

que necesiten las empresas. (pag.2). (Disponible en:

http://books.google.co.ve/books?

id=b52oExuISPoC&printsec=frontcover&dq=Alberto+G

%C3%B3mez&hl=es&sa=X&ei=hJcRUab9IpTY9ATP5IGACg&ved=0CDgQ6A

EwAg. )

Automatización: Ejecución automática de tareas industriales, administrativas o

científicas haciendo más ágil y efectivo el trabajo ayudando de este modo al ser

humano. (Briceño, G. 2008).

Datos: Son un conjunto discreto de valores (cifras, características, hechos,

transacciones) objetivos sobre un hecho real, captados a través de encuestas,

observaciones, lecturas, mediciones, etc. Un dato en sí mismo no tiene un

significado ni aporta razones, apenas tiene relevancia o propósito. (Montilva, J.

2008).

Organizaciónes: son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos

por medio de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro

tipo. Están compuestas por subsistemas interrelacionados que cumplen funciones

especializadas. Convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito

específico. Las Organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de

la Administración.

CAPITULO III

Marco metodológico

Tipo y Diseño de la Investigación

La presente investigación está inscrita en la modalidad de proyecto

factible. En tal sentido, la Universidad Pedagógica Experimental Libertador

(2003), señala; el proyecto factible consiste en:

… la investigación, elaboración y desarrollo de una propuesta de un

modelo operativo viable para solucionar conflictos, requerimientos o necesidades

de organizaciones o grupos sociales, puede referirse a la formulación de políticas,

programas, tecnologías, métodos o procesos (p.7).

Para desarrollarla se requirió un estudio de campo de diseño no

experimental debido a que los datos fueron obtenidos directamente de la realidad

o sobre el terreno donde se presentó la situación objeto de estudio sin manipular

variables o características, Arias (1997).

Es decir, se recurrió a la empresa “Inversiones Neumagro” ubicada en

Valle de la Pascua estado Guárico, en forma directa para que emitan sus

respuestas referentes al proceso, con el propósito bien sea de descubrirlos,

interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas

y efectos o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de

cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en

desarrollo. (UPEL, 1998. P. 55).

De igual manera, esta investigación se desarrolló dentro de un nivel

descriptivo ya que este permitió realizar una buena percepción del

comportamiento de un fenómeno y conocer los diferentes elementos o variables

que conforman a dicho fenómeno o proceso. En relación a ello, Arias, F. (2006)

señala que “la investigación descriptiva consiste en la caracterización de un

hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su estructura o

comportamiento.” (p. 24).