Proyecto Fin de Carrera Ingeniería...

Proyecto Fin de Carrera

Ingeniería Industrial

Diseño de un Sistema de Gestión de Documentos en

una empresa constructora

Autor: Modesto Pérez Cruz

Tutor: José Miguel León Blanco

Departamento de Organización Industrial y

Gestión de Empresas I

Escuela Técnica Superior de Ingeniería

Universidad de Sevilla Sevilla, 2017

Proyecto Fin de Carrera

Ingeniería Industrial

Diseño de un Sistema de Gestión de

Documentos en una empresa constructora

Autor:

Modesto Pérez Cruz

Tutor:

José Miguel León Blanco

Profesor colaborador

Departamento de Organización Industrial y Gestión de Empresas I

Escuela Técnica Superior de Ingeniería

Universidad de Sevilla

Sevilla, 2017

Proyecto Fin de Carrera: Diseño de un Sistema de Gestión de Documentos en una empresa

constructora

Autor: Modesto Pérez Cruz

Tutor: José Miguel León Blanco

El tribunal nombrado para juzgar el Proyecto arriba indicado, compuesto por los siguientes

miembros:

Presidente:

Vocales:

Secretario:

Acuerdan otorgarle la calificación de:

Sevilla, 2017

El Secretario de Tribunal

RESUMEN

El presente documento contiene la memoria descriptiva del Proyecto Final de Carrera para

el diseño de un Sistema de Gestión de Documentos o Sistema de Gestión Documental, en

adelante SGD, en una empresa constructora del municipio de Tarifa. Por motivos de

confidencialidad se ha denominado a la organización como TARIFA CONSTRUCCIÓN SL.

Para el diseño del sistema, el proyecto se apoya en los procedimientos y estrategias

definidas por la norma UNE-ISO 15489: "Información y documentación. Gestión de

documentos de archivos".

El proyecto parte de un análisis de la organización desde un punto de vista funcional e

informacional, profundizando en los procedimientos documentales implantados. Fruto de este

análisis, se detectó un conjunto de necesidades críticas para la organización en materia de

gestión documental que permitió definir el alcance del proyecto.

A partir de esta evaluación preliminar, el proyecto procede al análisis en profundidad del

SGD implementado originalmente en la empresa. Esta investigación se desarrolló a través de la

identificación de los requisitos, tanto internos como externos, que debe cumplir el sistema

documental de la organización y la valoración del cumplimiento de éstos por el sistema actual.

Las conclusiones obtenidas constituyen la base del diseño del SGD a implementar.

Por último, el proyecto incluye el diseño del SGD, que comprende un manual de

procedimientos a implementar en la organización.

.

ABSTRACT

The present document contains the Final Degree Project's descriptive memory for the

design of a Document Management System (SGD), in a construction company located in the

community of Tarifa, Cádiz. For reasons of confidentiality, the company has been called as

TARIFA CONSTRUCCIÓN SL.

For the design of the system, the project is based on the procedures and strategies defined

by UNE-ISO 15489: : "Información y documentación. Gestión de documentos de archivos".

The project starts as an analysis of the organization from a functional and informative

viewpoint, delving into the implanted documental procedures. As a result of this study, critical

needs for the organization were detected, which, in turn, defined the project's scope.

Based on this research, the projects proceeds to an intensive analysis of the SGD originally

implemented in the company. This research was developed through the identification of

requirements, both internal and external, that must comply the documental system of the

organization, as well as the compliances of these by the current system. The conclusions

obtained form the basis of the design of the SGD to be implemented.

Lastly, the project includes the design of the SGD, which includes a manual of procedures

to be implemented in the organization.

ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO

A continuación se presentan los capítulos en los que se estructura el documento.

El primer capítulo contiene el objeto, el alcance y el contexto del proyecto.

El segundo capítulo desarrolla una revisión bibliográfica del concepto de gestión

documental y de la norma UNE-ISO 15489, que constituye el marco de trabajo sobre el que se

apoya el proyecto.

El tercer capítulo contiene la planificación estratégica de las tareas involucradas en el

desarrollo del proyecto, definiendo los recursos asociados a éstas, su duración estimada y los

hitos que permiten el seguimiento y el control de su progreso.

El cuarto capítulo desarrolla la investigación preliminar de la organización. A partir de

fuentes documentales y entrevistas al equipo de la organización, se identifican y documentan los

fines y cometidos de la empresa, su estructura, su entorno legal y normativo, así como los

factores críticos relacionados con la gestión de sus documentos.

El quinto capítulo identifica el modelo documental inicialmente implementado en la

organización. Se obtiene una visión estructurada de las funciones, actividades y operaciones

desarrolladas por la organización y de los procedimientos documentales corporativos asociados

a éstas.

El sexto capítulo desarrolla la identificación de los requisitos del SGD y la evaluación de

los sistemas existentes. Se presenta una visión estructurada de los requerimientos funcionales

que ha de cumplir el sistema y una valoración del cumplimiento de éstos por los sistemas

originalmente implementados en la organización.

El séptimo capítulo desarrolla las estrategias a adoptar para el diseño del sistema.

El octavo capítulo desarrolla el diseño del sistema. Se presenta el modelo documental a

implementar en la organización.

El noveno capítulo desarrolla las conclusiones del proyecto.

El décimo capítulo, contiene los anexos referenciados en la presente memoria.

INDICE DE CONTENIDOS

CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN 1

1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO 3

1.2. CONTEXTO 6

CAPÍTULO 2. ESTADO DEL ARTE: LOS SGD 7

2.1. LA NORMA UNE-ISO 15489. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN DE

DOCUMENTOS DE ARCHIVO 8

2.2. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO 10

2.2.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 11

2.2.2. VALORES DOCUMENTALES Y CICLO DE VIDA 12

2.3. EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL 14

2.3.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS SGD 15

2.3.2. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 16

2.3.3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS 18

2.3.4. HERRAMIENTAS DOCUMENTALES 20

2.3.5. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL 22

2.3.6. LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO 24

2.4. METODOLOGÍA DE TRABAJO 27

CAPÍTULO 3. PLAN DE TRABAJO 30

3.1. DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO 31

3.2. DEFINICIÓN DE LOS PAQUETES DE TRABAJO 32

3.2.1. DESGLOSE DE LOS PAQUETES DE TRABAJO 33

3.3. HITOS PARA EL CONTROL DEL PROYECTO 38

3.4. DIAGRAMA DE GANTT 39

CAPÍTULO 4. ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR 40

4.1. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO 41

4.1.1. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO EMPRESARIAL 41

4.1.2. CARACTERIZACIÓN PRELIMINAR DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. 42

4.2. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO DE LA EMPRESA 43

4.2.1. INTRODUCCIÓN 43

4.2.2. CÓDIGO ÉTICO DE TARIFA CONSTRUCCIÓN SL 43

4.2.3. SERVICIOS OFERTADOS Y CLIENTES 44

4.2.4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 44

4.2.5. IDENTIFICACIÓN DE LA NORMATIVA REGULADORA DEL SECTOR DE LA

CONSTRUCCIÓN 47

4.3. CARACTERIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL 50

4.3.1. CONCLUSIONES DE LA ENTREVISTA INICIAL. 50

4.3.2. EVALUACIÓN INICIAL DE LAS PRACTICAS DOCUMENTALES 51

4.3.3. PROPUESTA DE DESARROLLO 53

CAPÍTULO 5. ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 55


5.2. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO 58

5.2.1. PROCEDIMENTO A.ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS 59

5.2.1.1. PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 62

5.2.1.2. PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS 63 5.1.1.3. TABLAS ENTRADA/SALIDA DE DOCUMENTACIÓN 64 5.1.1.4. ANEXOS 65

5.2.2. PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINSTROS

GENERALES Y PERMISOS 65

5.2.2.1. PROCEDIMIENTO B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES 66 5.2.2.2. PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS 68 5.2.2.3. TABLAS ENTRADA/SALIDA DE DOCUMENTACIÓN 68

5.2.2.4. ANEXOS 69

5.2.3. PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (INICIO DE

OBRA) (C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) ) 69

5.2.3.1. TABLAS ENTRADA/SALIDA DE DOCUMENTACIÓN 70 5.2.3.2. ANEXOS 71

5.2.4. PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA) 71


5.2.5. PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA 72

5.2.5.1. PROCEDIMIENTO E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA 73 5.2.5.2. TABLAS ENTRADA/SALIDA DE DOCUMENTACIÓN 73

5.2.5.3. ANEXOS 74

5.2.6. PROCEDIMIENTO F. GESTIÓN DE OBRA 74

5.2.6.1. PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS 74 5.2.6.2. PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES 75 5.2.6.3. PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS 76 5.2.6.4. PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA 76

5.2.6.5. PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA 77 5.2.6.6. TABLAS ENTRADA/SALIDA DE DOCUMENTACIÓN 77 5.2.6.7. ANEXOS 78

5.2.7. PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 78

5.2.7.1. PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN 79


5.2.8. PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 81


5.2.9. PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA 82


5.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 84

5.4. CARACTERIZACIÓN DEL ENTORNO TECNOLÓGICO DEL CLIENTE. 86

5.4.1. HARDWARE Y ARQUITECTURA TECNICA 86

5.4.2. SOFTWARE. 86

CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS Y EVALUACIÓN

DE LOS SISTEMAS EXISTENTES 88


6.1.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

CUMPLIMIENTO POR EL SISTEMA ACTUAL 89

6.1.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU


6.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU


6.3. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU


6.3.1. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS REQUISITOS ASOCIADOS A LOS

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTALES 95

6.3.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA 97

CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR

LOS REQUISITOS 98

CAPÍTULO 8. ETAPA F: DISEÑO DE UN SGD 99


8.2. DEFINICIÓN DE LA POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 102

8.2.1. ACTORES 102

8.2.2. RESPONSABILIDADES 102

8.3. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN 104

8.3.1. PROCEDIMENTO A.ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS 106

8.3.1.1. PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 108 8.3.1.2. PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS 110


8.3.2. PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS

GENERALES Y PERMISOS 112

8.3.2.1. PROCEDIMIENTO B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES 113

8.3.2.2.PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS 115


8.3.3. PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (INICIO DE

OBRA) (C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA)) 117


8.3.4. PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA) 118


8.3.5. PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA 119

8.3.5.1. PROCEDIMIENTO E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA 120


8.3.6. PROCEDIMIENTO F. GESTIÓN DE OBRA 124

8.3.6.1. PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS 125 8.3.6.2. PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES 126 8.3.6.3. PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS 126

8.3.6.4. PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA 127 8.3.6.5. PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA 128


8.3.7. PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 129

8.3.7.1. PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN 130 8.3.7.2. TABLAS ENTRADA/SALIDA DE DOCUMENTACIÓN 134 8.3.7.3. ANEXOS 134

8.3.8. PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 135

8.3.8.1. TABLAS ENTRADA/SALIDA DE DOCUMENTACIÓN 136

8.3.8.2. ANEXOS 136

8.3.9. PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA 136

8.3.9.1. TABLAS ENTRADA/SALIDA DE DOCUMENTACIÓN 138

8.3.9.2. ANEXOS 139

8.4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 140

8.5. CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS. 143

CAPÍTULO 9. CONCLUSIONES 148

CAPITULO 10. ANEXOS 150

ANEXO 1. DIAGRAMA DE GANTT. 151

ANEXO 2. ENTREVISTA INICIAL A LOS USUARIOS 152

ANEXO 3. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS,

PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO. 153


PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO. 154

ANEXO 5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA. 155

ANEXO 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. 156

ANEXO 7. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD

DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS 157

ANEXO 8. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO

ELÉCTRICO 158

ANEXO 9. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y

SANEAMIENTO 159

ANEXO 10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. 160

ANEXO 11. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) . 161

ANEXO 12. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE

OBRA) 162

ANEXO 13. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E:REPLANTEO DE LA OBRA. 163

ANEXO 14. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA 164

ANEXO 15. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS 165

ANEXO 16. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES. 166

ANEXO 17. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS. 167

ANEXO 18. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA

EJECUCION DE LA OBRA. 168

ANEXO 19. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA

EJECUCIÓN DE LA OBRA 169

ANEXO 20. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G. GESTIÓN DE PROVEEDORES 170

ANEXO 21. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1. DOCUMENTACIÓN

SUBCONTRATACIÓN 171

ANEXO 22. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 172

ANEXO 23. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE OBRA. 173

ANEXO 24. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OFICINA TARIFA

CONSTRUCCIÓN SL 174

ANEXO 25. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OBRA TARIFA



PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO 176


PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO. 177

ANEXO 28. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA. 178

ANEXO 29. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. 179

ANEXO 30. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA. 180

ANEXO 31. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS 181

ANEXO 32. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD

DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS 182

ANEXO 33. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO

ELÉCTRICO 183

ANEXO 34. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA

Y SANEAMIENTO 184

ANEXO 35. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS 185

ANEXO 36. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) 186

ANEXO 37. MODELO DE FORMULARIO C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE RECURSO

PREVENTIVO EN OBRA. 187

ANEXO 38. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE

OBRA) 188

ANEXO 39. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA 189

ANEXO 40. MODELO DE FORMULARIO E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA 190

ANEXO 41. MODELO DE FORMULARIO E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA 191

ANEXO 42. MODELO DE FORMULARIO E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA 192

ANEXO 43. MODELO DE FORMULARIO E.2.9.LISTADO PERSONAL PRESENTE EN OBRA

CONTRATA 193

ANEXO 44. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA 194

ANEXO 45. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS 195

ANEXO 46. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES. 196

ANEXO 47. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS. 197

ANEXO 48. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA

EJECUCIÓN DE LA OBRA. 198

ANEXO 49. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA

EJECUCIÓN DE LA OBRA. 199

ANEXO 50. MODELO DEL FORMULARIO F.1.1.PARTE DE TRABAJO. 200

ANEXO 51. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 201

ANEXO 52. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN

SUBCONTRATACIÓN 202

ANEXO 53. MODELO DEL FORMULARIO G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA 203

ANEXO 54. MODELO DEL FORMULARIO G.1.6. ENTREGA EPIS SUBCONTRATA 204

ANEXO 55. MODELO DEL FORMULARIO G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA 205

ANEXO 56. MODELO DEL FORMULARIO G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA

SUBCONTRATA 206

ANEXO 57. MODELO DEL FORMULARIO G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTÓNOMO 207

ANEXO 58. MODELO DEL FORMULARIO G.12.FORMACIÓN PRL AUTÓNOMO 208

ANEXO 59. MODELO DEL FORMULARIO G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR

AUTÓNOMO 209

ANEXO 60. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 210

ANEXO 61. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA 211

ANEXO 62. MODELO DEL FORMULARIO I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN

DE OBRA PROMOTOR 212

ANEXO 63. MODELO DEL FORMULARIO I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN

DE OBRA DF 213

ANEXO 64. MODELO DEL FORMULARIO I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS 214

ANEXO 65. MODELO DEL FORMULARIO I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA 215

ANEXO 66. MODELO DEL FORMULARIO I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA. 218

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS 220

OTRA BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 223

ÍNDICE DE FIGURAS

FIGURA 1. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMAS DE DOCUMENTOS (DIRKS). 28

FIGURA 2. ORGANIGRAMA TARIFA CONTRUCCION SL. FUENTE: ELABORACIÓN

PROPIA. 47

FIGURA 3. DIAGRAMA GENERAL DE PROCEDIMIENTOS. FUENTE: ELABORACIÓN

PROPIA. 59

FIGURA 4. DIAGRAMA GENERAL DE PROCEDIMIENTOS. FUENTE: ELABORACIÓN

PROPIA 105

FIGURA 5. DIAGRAMA DE GANTT. 151

FIGURA 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS,



PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: 154

FIGURA 8. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 155

FIGURA 9. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS 156

FIGURA 10. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD

DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. 157

FIGURA 11. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO

ELÉCTRICO. 158

FIGURA 12. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE AGUA Y

SANEAMIENTO. 159

FIGURA 13. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. 160

FIGURA 14. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). 161

FIGURA 15. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN RESIDUOS (INICIO DE

OBRA). 162

FIGURA 17. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA. 164

FIGURA 18. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 165

FIGURA 19. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES. 166

FIGURA 20. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS 167

FIGURA 21. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE

LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. 168

FIGURA 22. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA


FIGURA 23. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES. 170

FIGURA 24. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1 DOCUMENTACIÓN

SUBCONTRATACIÓN. 171

FIGURA 25. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 172

FIGURA 26. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE OBRA. 173

FIGURA 27. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OFICINA TARIFA


FIGURA 28. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OBRA TARIFA





PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: 177

FIGURA 31. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA 178

FIGURA 32. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. FUENTE:

ELABORACIÓN PROPIA. 179

FIGURA 33. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA. FUENTE:


FIGURA 34. MODELO FORMULARIO A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS. 181

FIGURA 35. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD

DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. 182

FIGURA 36. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO

ELÉCTRICO. 183

FIGURA 37. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA

Y SANEAMIENTO. 184

FIGURA 38. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. 185

FIGURA 39. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). 186

FIGURA 40. MODELO FORMULARIO C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE RECURSO

PREVENTIVO EN OBRA. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA 187

FIGURA 41. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN RESIDUOS (INICIO DE

OBRA). 188

FIGURA 43. MODELO FORMULARIO E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA. FUENTE:


FIGURA 44. MODELO FORMULARIO E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA. FUENTE:


FIGURA 45. MODELO FORMULARIO E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA. FUENTE:


FIGURA 46. MODELO FORMULARIO E.2.9 LISTADO PERSONAL PRESENTE EN OBRA

CONTRATA. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 193

FIGURA 47. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA. 194

FIGURA 48. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 195

FIGURA 49. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES. 196

FIGURA 50. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS 197

FIGURA 51. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE

LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. 198

FIGURA 52. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA


FIGURA 53. MODELO FORMULARIO F.1.1.PARTE DE TRABAJO. FUENTE: ELABORACIÓN

PROPIA. 200

FIGURA 54. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES. 201

FIGURA 55. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN

SUBCONTRATACIÓN. 202

FIGURA 56. MODELO FORMULARIO G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA. 203

FIGURA 57. MODELO FORMULARIO G.1.6.ENTREGA EPIS SUBCONTRATA . 204

FIGURA 58. MODELO FORMULARIO G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA 205

FIGURA 59. MODELO FORMULARIO G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA SUBCONTRATA 206

FIGURA 60. MODELO FORMULARIO G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTÓNOMO. FUENTE:


FIGURA 61. MODELO FORMULARIO G.1.12.FORMACIÓN PRL TRABAJADOR

AUTONOMO. 208

FIGURA 62. MODELO FORMULARIO G.1.13.POSESIÓN EPI TRABAJADOR AUTONOMO. 209

FIGURA 63. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES 210

FIGURA 64. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE OBRA. 211

FIGURA 65. MODELO FORMULARIO I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE

OBRA PROMOTOR. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 212

FIGURA 66. MODELO FORMULARIO I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE

OBRA DF. FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 213

FIGURA 67. MODELO FORMULARIO I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS. FUENTE:


FIGURA 68. MODELO FORMULARIO (PÁGINA 1) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA.

FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA. 215

FIGURA 69. MODELO FORMULARIO (PÁGINA 2) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA.


FIGURA 70 MODELO FORMULARIO (PÁGINA 3) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA.


FIGURA 71. MODELO FORMULARIO I.5.REVISÓN ENTREGA DE OBRA. FUENTE:


ÍNDICE DE TABLAS

TABLA 1. EDADES, VALORES Y UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO.

FUENTE: ELABORACIÓN PROPIA 13

TABLA 2. DEFINICIÓN FORMATO TABLA PAQUETE DE TRABAJO. 32

TABLA 3. PT1.ESTUDIO PREVIO. 33

TABLA 4. PT2. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR: CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO

EMPRESARIAL. 34

TABLA 5. PT3.INVESTIGACIÓN PRELIMINAR: CARACTERIZACIÓN DE LAS PRÁCTICAS

DE GESTIÓN DOCUMENTAL. 35

TABLA 6. PT4. ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 36

TABLA 7. PT5. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

CUMPLIMIENTO POR EL SGD. 36

TABLA 8. PT6. IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

CUMPLIMIENTO POR EL SGD. 37

TABLA 9. PT7. IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS

REQUISITOS DEL SISTEMA. 37

TABLA 10. PT8. DISEÑO DEL SGD. 37

TABLA 11. E/S PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS:

C.PÚBLICO 64


C.PRIVADO 65

TABLA 13. E/S PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE

SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. 69

TABLA 14. E/S PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA) 71

TABLA 15. E/S PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA). 72

TABLA 16. E/S PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA. 74

TABLA 17. E/S PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA. 78

TABLA 18. E/S PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 81

TABLA 19. E/S PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES. 82

TABLA 20. E/S PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA. 83

TABLA 21. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES. PARTE 1. 84

TABLA 22.CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES. PARTE 2. 85

TABLA 23. RESUMEN EVALUACIÓN DE REQUISITOS EXTERNOS. 94

TABLA 24. RESUMEN EVALUACIÓN DE REQUISITOS INTERNOS: PROCEDIMIENTOS

DOCUMENTALES. 96

TABLA 25. RESUMEN EVALUACIÓN DE REQUISITOS INTERNOS: HERRAMIENTA

SOFTWARE. 97


C.PÚBLICO 112


C.PRIVADO 112

TABLA 28. E/S PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE

SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. 116

TABLA 29. E/S PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA) 118

TABLA 30. E/S PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA). 119

TABLA 31. E/S PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA. 124

TABLA 32. E/S PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA. 128

TABLA 33. E/S PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES 134

TABLA 34. E/S PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTE. 136

TABLA 35. E/S PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA. 139

TABLA 36. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.

PARTE 1. 140


PARTE 2. 141


PARTE 3. 142

TABLA 39. CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO .PARTE 1. 143

TABLA 40. CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO. PARTE 2. 144

1

CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN

En el marco actual, se habla de la gestión del conocimiento como un factor clave para

garantizar la perdurabilidad y competitividad de las empresas.

Gestión del conocimiento (del inglés, Knowledge Management) es un término aplicado en

entidades públicas y privadas, que consiste en aprovechar y obtener el mayor rendimiento del

conocimiento disponible en las personas, los procesos y los recursos de las empresas, de modo

que pueda ser utilizado como un instrumento disponible para otros en la organización.

La gestión del conocimiento aporta calidad a los datos, en tanto que les añade valor a través

de organizarlos, evaluarlos, filtrarlos, interpretarlos, resumirlos, sintetizarlos, compararlos, etc.,

de forma que se convierten en información de calidad, veraz, significativa, oportuna y útil,

siendo accesible y localizable en el momento oportuno y por las personas adecuadas [1].

Los sistemas de gestión del conocimiento, constituyen en la actualidad un requisito de

imprescindible presencia en cada organización, ya que permiten conjugar casi todos los activos

de la institución, tanto los tangibles como los intangibles, con lo que pueden llegar a convertirse

en una herramienta integral de gerencia con la que alcanzar con éxito los resultados que

pretende la organización [2].

El establecimiento de unas políticas de gestión de la información en la empresa, constituye

un paso previo a la introducción de la gestión del conocimiento. Desde un enfoque práctico,

para conseguir una buena gestión del conocimiento, las empresas deben organizar y gestionar

adecuadamente sus documentos.

Por SGD, entendemos el conjunto de elementos y de relaciones entre ellos diseñados con el

objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la

producción, recepción, circulación, almacenamiento, organización, conservación, disposición

final y accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de una

organización [3].

Las herramientas que se conocen hoy día sobre la gestión de documentos en las

organizaciones y sus sistemas de archivos, se desarrollaron a partir de la concepción

norteamericana denominada como records management.

La gestión documental siempre ha constituido una necesidad y un problema para las

organizaciones, pero es en la actual Sociedad de la Información, debido al creciente desarrollo

2

de la información y la generación de contenidos, donde se ha erigido como una función clave

del éxito empresarial, estableciéndose como una herramienta básica de soporte para otros

procesos gerenciales como la gestión de la calidad, la gestión de riesgos, el control interno y

hasta la lucha contra la corrupción.

En el marco global, donde la situación financiera está definiendo el devenir de muchas

empresas, se habla de la innovación como la vía para garantizar la perdurabilidad de las

empresas en un entorno cada vez más competitivo. La implantación de un SGD se considera una

innovación porque permite hacer más con menos: optimización de los flujos de trabajo, mejora

de la cuenta de resultados, aumento de la productividad de los trabajadores, incremento de la

calidad del servicio y del producto, etc. Una verdadera apuesta por la innovación, por la

optimización de procesos y por la gestión de la información como un valor clave, primordial

para lograr empresas competitivas en un mercado global [1].

Centrándonos en el entorno de nuestro proyecto, el proceso de ejecución de la obra se ve

influenciado por numerosas variables que posibilitan la aparición de errores debido a problemas

en la gestión de la documentación. Si queremos que nuestra obra se desarrolle según los planes

previstos, qué duda cabe de que un factor importantísimo que nos va a ayudar a llevarlo a cabo,

es el perfecto control y conocimiento de todos los datos que vamos a manejar durante la vida de

ésta.

La consecución de un control adecuado de la calidad lleva implícita la necesidad del

establecimiento de una serie de herramientas documentales en la organización.

Los diferentes modelos de calidad existentes (Normas ISO, círculos de calidad, AENOR,

etc.) pretenden establecer formas de actuación que están reconocidas como las más adecuadas

para conseguir determinados fines [4].

En el caso que nos ocupa, el presente proyecto se apoya en la norma "UNE-ISO 15489:

Información y documentación. Gestión de documentos de archivos".

La normativa consigue racionalizar y optimizar la gestión de la documentación, abarcando

todos los niveles de la empresa, y asegurando la calidad de los servicios prestados, de forma que

se beneficia tanto el cliente como la empresa.

3

1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO

El objeto del presente proyecto es el diseño de un SGD en la empresa constructora TARIFA

CONSTRUCCIÓN SL, utilizando como marco de trabajo la norma UNE-ISO 15489:

"Información y documentación. Gestión de documentos de archivos".

Para conseguir este objetivo general será necesario determinar otros más específicos, así

como sus procesos asociados:

1.Realizar una revisión bibliográfica sobre la gestión documental y el marco metodológico

utilizado en el proyecto.

Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 2. ESTUDIO DEL ARTE: LOS SGD.

2.Definir un Plan de Trabajo, que nos permita una planificación y un seguimiento adecuado

del desarrollo del proyecto, programando las actividades a realizar y estableciendo hitos para el

control de su progreso.

Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 3. PLAN DE TRABAJO.

3.Desarrollar una investigación preliminar, con el objeto de identificar el contexto de la

organización, establecer las principales conclusiones relacionadas con la gestión de los

documentos de archivo y determinar el alcance del proyecto.

Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 4. ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.

4.Definir el modelo documental de la organización. La identificación del modelo

documental nos ofrecerá una visión en profundidad de los procedimientos documentales

empleados por la organización, de la relación existente entre las actividades empresariales y las

evidencias documentales de las mismas, y por último, de las herramientas informáticas

utilizadas para gestionar documentos.

Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 5. ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE

LA ORGANIZACIÓN.

5.Definir los requerimientos funcionales del sistema para la adecuada creación y

mantenimiento de los documentos de la organización.

Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE

REQUISITOS Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES.

4

6.Analizar el SGD y otros sistemas de información relacionados, con el fin de valorar el

grado de cumplimiento de estos sistemas con respecto a los requisitos funcionales establecidos

en la etapa anterior.

Este objetivo es abordado en CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE REQUISITOS

Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES.

7.Definir estrategias que permitan el desarrollo del sistema.

Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS

ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS.

8.Diseñar el SGD: definir y documentar las políticas, normas y procedimientos a adoptar

para asegurar el cumplimientos de los requisitos definidos.

Este objetivo es abordado en el CAPÍTULO 8. ETAPA F: DISEÑO DE UN SGD.

El presente proyecto forma parte de un proyecto global de actualización del Sistema de

Información de la organización. El alumno viene trabajando junto con la Dirección en un

objetivo doble:

1.Implementar procedimientos estandarizados, que mejoren la eficiencia, eficacia y agilidad

de sus procesos de negocio, y doten a la organización de un componente más formal. Un

objetivo prioritario es preparar la organización para un futuro proyecto de implementación de un

Sistema de Gestión de la Calidad según la norma UNE-EN ISO 9001.

2.Implementar herramientas de software que ayuden a los usuarios a desarrollar los

procesos de negocio de manera más ágil.

Particularizando en el campo de la gestión documental, la organización persigue la

integración de la gestión documental y el tratamiento de archivos mediante la creación de

procedimientos corporativos aplicados a una herramienta software de gestión documental.

Debido a la naturaleza del proyecto, PFC, la disponibilidad del alumno y la imposibilidad

de abarcar el desarrollo global, el alcance del presente proyecto se limita a:

- El diseño de un SGD para la gestión de los documentos en papel.

- La identificación de los requisitos de las herramientas de software.

Queda fuera del proyecto, en vistas de un futuro desarrollo:

- La elección de una tecnología informática para el tratamiento de los documentos

electrónicos.

5

- La ampliación de las políticas y procedimientos documentales de forma que

comprendan la gestión en paralelo del circuito de los documentos en papel y de los

documentos electrónicos.

- La implementación del sistema.

6

1.2. CONTEXTO

El presente proyecto surge por petición de la Dirección de TARIFA CONSTRUCCIÓN SL

del estudio de posibles mejoras en el Sistema de Información con el que cuenta su oficina

técnica, coincidiendo con la realización de una práctica extracurricular por parte del alumno en

dicha empresa.

TARIFA CONSTRUCCION SL surge en el año 2000 como empresa de ingeniería y

servicios, desarrollando principalmente su actividad en el campo de la topografía, ofreciendo

tanto prestación de asistencia técnica en obra, como colaborando en proyectos de ingeniería

civil.

La crisis del año 2008, y la consecuente disminución de la carga de trabajo, obliga a la

organización a centrar su actividad en proyectos de rehabilitación y construcción de nueva

vivienda, estableciéndose en 2010 como empresa constructora.

La falta de continuidad en el personal de gestión, unido a la limitada capacidad de inversión,

han provocado que en la actualidad la organización presente deficiencias, tanto en el campo de

procedimientos de negocio, como en el de infraestructuras informáticas.

En el año 2014, a partir de la renovación del departamento técnico, es cuando, ante la

petición de éstos, la gerencia toma consciencia de la necesidad de realizar un esfuerzo con el

objetivo de actualizar sus sistemas y procedimientos.

7

CAPÍTULO 2. ESTADO DEL ARTE: LOS SGD

El presente capítulo pretende realizar una breve revisión bibliográfica sobre los conceptos

básicos del entorno tecnológico del proyecto. El capítulo ha sido estructurado en los siguientes

puntos:

- Epígrafe 2.1. LA NORMA UNE-ISO 15489: INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN

DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOS, que proporciona una introducción al marco

metodológico del proyecto.

- Epígrafe 2.2. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO, que desarrolla la definición

de documento de archivo, particularizando en sus características y en el ciclo de vida

archivístico.

- Epígrafe 2.3. EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL, que desarrolla la definición de

SGD, los principios que rigen su funcionamiento, los procesos que lo integran, las

herramientas documentales en los que se apoya, los beneficios esperados de su

implementación y el concepto de gestión electrónica.

- Epígrafe 2.4 METODOLOGÍA DE TRABAJO, que desarrolla una introducción a las etapas

estratégicas de la metodología empleada.

8

2.1. LA NORMA UNE-ISO 15489. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN

DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

La norma "UNE-ISO 15489: Información y documentación. Gestión de documentos de

archivos" establece los requisitos básicos para que las organizaciones puedan establecer un

marco de buenas prácticas que mejore de forma sistemática y efectiva la gestión de sus

documentos, apoyando la política y los objetivos de la organización. La normalización de las

políticas y los procedimientos en la gestión de documentos de archivo asegura el adecuado

tratamiento de los mismos, permitiendo su atención, protección y recuperación de un modo más

eficiente y eficaz, mediante el uso de prácticas y procedimientos normalizados. La aparición de

esta norma, y de otras normas complementarias, responde a la necesidad de integrar la gestión

de documentos con el enfoque basado en procesos y las normas internacionales en materia de

gestión de documentos de archivo.

La norma ISO 15489, fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001 por el

subcomité técnico TC 46/SC 11 Archives/records management de la International Organization

for Standardization (ISO), tratándose de la primera norma internacional en el campo de la

gestión de documentos. La traducción castellana de esta norma fue publicada en el año 2006 por

la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR).

La norma ISO 15489 tiene como objeto regular la gestión de documentos, con fines

internos o externos, en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por cualquier

organización pública o privada durante el transcurso de sus actividades. Su propósito es

garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar y utilizar sus documentos de

formar que le permita llevar a cabo, de forma eficaz, sus procesos de negocio y actividades,

cumplir con el marco legal y reglamentario y rendir cuentas de sus actividades cuando las partes

interesadas lo requieran [5].

En cuanto al contenido de la norma, ésta se compone de las siguientes partes:

- Parte 1: Generalidades. Constituye el núcleo de la norma y define los conceptos básicos,

los principios y los requisitos de la gestión de documentos en las organizaciones.

- Parte 2: Directrices [Informe técnico]. Proporciona un marco de trabajo para la

implementación de un SGD.

La norma UNE-ISO 15489 sirve de guía y proporciona directrices para aquellas

organizaciones que persiguen la mejora de su gestión documental. Propone una metodología

para el diseño e implementación de un SGD, definiendo los procesos técnicos, instrumentos

9

principales y los procesos que hay que definir, desde la incorporación del documento hasta su

disposición final.

Este compendio de buenas prácticas ayuda a planificar la gestión de documentos,

proporcionando una visión global que parte del enfoque basado en procesos, ya que requiere

definir una política clara al respecto y establecer directrices y prácticas de gestión de los

documentos integradas con los procesos empresariales, los procedimientos de la organización y

el resto de los sistemas de gestión [5].

10

2.2. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO

Los SGD toman como materia prima los documentos de archivo. Es necesario delimitar los

diferentes conceptos de documento, y llegar al concepto específico de documento de archivo, ya

que el concepto de documento varía substancialmente según el punto de mira de la disciplina

que lo tiene por objeto.

En un sentido muy amplio y genérico, un documento es un objeto corporal producto de la

actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el

testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información

[6]. A partir de este concepto amplio, podemos ir limitándolo y reduciéndolo a campos más

restringidos.

Para los historiadores, un documento es cualquier soporte que lleva fijado una información

referida a un pasado humano. Es considerado una fuente narrativa, artística, informativa y

científica, producto de la imaginación, creación y la investigación.

Para la archivística, un documento es una fuente documental reflejo de las relaciones y

actividades del hombre y de la sociedad, siempre entendidas como testimonio, es decir,

instrumento fehaciente, que da fe de un hecho y que prueba o justifica la certeza o verdad de

una cosa [6]. Es lo que consideramos como documento de archivo. Incluso podemos reducir aún

más el concepto, dividiendo el documento de archivo en dos clases: aquellos de naturaleza

exclusivamente jurídica, que engendran derechos y obligaciones, y aquellos de naturaleza

administrativa, que son documentos testimoniales, auténticos, objetivos y, por tanto, verídicos o

fehacientes.

La norma ISO 15489, en la que se apoya el presente proyecto, define al documento de

archivo como aquella información creada o recibida, conservada como información y prueba,

por una organización o un individuo, en el desarrollo de sus actividades o en virtud de sus

obligaciones legales. Tiene como principal característica el ser el testimonio de una gestión,

reflejando las funciones y actividades del hombre en forma objetiva. Asimismo, es un

documento único e irrepetible, producido en forma natural a través del trabajo habitual de la

vida administrativa, pública o privada [7].

En el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora, así como las

demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos, su finalidad y el medio

por el cual ha llegado al archivo. Por esto, tan sólo ligado a los demás documentos que forman

el conjunto documental es como tiene sentido archivístico.

11

2.2.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Un documento de archivo debería reflejar correctamente lo que se comunicó o decidió o la

medida que se adoptó, satisfacer las necesidades de la organización a la que está vinculado y

poder utilizarse para rendir cuentas [8].

En la norma UNE-ISO 15489 se reflejan un conjunto de características que debe poseer un

documento de archivo, las cuales pasamos a definir a continuación:

A) Autenticidad.

Un documento auténtico es aquel que es lo que afirma ser; que ha sido creado o enviado

por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado; y que ha sido creado o enviado en el

momento que se afirma.

B) Fiabilidad.

Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación

completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al

que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades [8].

Los documentos de archivo deben ser creados en el momento en el que tiene lugar el

proceso de negocio, por medio de los usuarios adecuados y mediante los procedimientos

implementados.

C) Integridad.

Un documento integro es aquel que se encuentra protegido contra modificaciones no

autorizadas. Hace referencia a su carácter completo e inalterado.

D) Disponibilidad.

Se manifiesta cuando el documento de archivo puede ser localizado, recuperado,

presentado e interpretado. Su presentación debe mostrar la actividad u operación que lo produjo.

Las indicaciones sobre el contexto de los documentos de archivo deberían contener la

información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron.

Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las

funciones de la organización. Se deben mantener vínculos existentes entre los documentos de

archivo que reflejan una secuencia de actividades [8].

12

2.2.2. VALORES DOCUMENTALES Y CICLO DE VIDA

El periodo de conservación de los documentos en una organización es variable. Algunos

son mantenidos solo por un periodo corto, para proporcionar evidencias de la actividad que fue

objeto de su creación, otros sin embargo, mantienen un valor más duradero, como testimonio de

las acciones de la organización en el transcurso del tiempo.

Este proceso es conocido como valoración documental, en el cual se determinan los valores

primarios y secundarios de los documentos con el fin de identificar sus periodos de

almacenamiento en las diferentes fases de archivo.

El valor primario de los documentos refiere a la actividad y al fin por el que fueron creados

y deriva de su capacidad de testimoniarla [9]. Son los valores que tienen los documentos cuando

se encuentran en la dependencia originadora, unido a la finalidad inmediata por la cual el

documento se ha producido por la organización. Puede ser: valor administrativo, fiscal, o valor

jurídico-legal.

El valor secundario está referido a la información que contiene el documento en su

nacimiento, que una vez cumplido el objetivo para el que fue creado puede servir en el futuro

como testimonio institucional, investigación histórica o acción cultural.

Los documentos pueden identificarse como archivísticos en el momento de su creación, y

de hecho, incluso antes de su creación, pero habitualmente son transferidos a un depósito

archivístico para su preservación permanente sólo cuando han dejado de ser de uso

administrativo inmediato para el organismo que los creó [10].

Los valores se relacionan con el ciclo de vida de los documentos como se verá a

continuación.

El ciclo de vida de un documento está referido a la vida útil del mismo desde su creación

hasta su transferencia al archivo para ser conservado o eliminado. Los documentos son el

resultado de la ejecución de los trámites y tareas de los procedimientos administrativos, por lo

que el ciclo de vida debe estar integrado en la producción administrativa.

Pueden definirse tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo según la

fase en que se encuentren los documentos:

A) La etapa activa o corriente.

La etapa activa o corriente comprende el periodo desde la creación del documento hasta

que este cumple el objetivo por el que fue creado, en tanto es reflejo de las actividades orgánicas

13

de la institución. La etapa activa comprende al archivo de gestión, aquel que custodia la

documentación en trámite o de uso muy frecuente. Comprende los documentos que se

encuentran en la etapa pre archivística o activa del ciclo de vida, mientras dura el proceso de

tramitación o su nivel de utilización por parte de las personas que los gestionan es elevado.

B) La etapa semiactiva.

La etapa semiactiva está referida a aquellos documentos que han cumplido el objeto por el

que fueron creados y están en desuso, pero que aún conservan valores legales. Los archivos en

etapa semiactiva se ubican en el archivo central. La ubicación física de este tipo de archivos

depende mucho de las dimensiones de la institución u organismo al que pertenezca y de la

disponibilidad de espacio o recursos tecnológicos con los que se cuente. No es recomendable

alejar demasiado la documentación en edad semiactiva puesto que, aunque su consulta es o

puede ser esporádica, se trata de una documentación que puede ser útil y necesaria en cualquier

momento y que se ha de poder localizar con rapidez [7].

C) La etapa inactiva.

La etapa inactiva comprende aquellos documentos que carecen de valor desde el punto de

vista administrativo, pero tiene valor histórico, informativo o testimonial acerca de la

organización que lo generó. Los archivos en etapa inactiva se ubican en el archivo histórico.

Etapa Archivo Valor Duración estimada Ubicación

Activa Gestión Primario 5 años

Oficina o

dependencias

productoras

Semi-activa Central Primario

Secundario 10 /30 años

Archivo central

interno/externo a

institución

Inactiva Histórico Secundario Permanente

Archivo historio

interno/ externo a

institución

Tabla 1. Edades, valores y ubicación de los documentos de archivo. Fuente: elaboración propia

14

2.3. EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Norma ISO 15489, define a la gestión documental como el área de la gestión

responsable del control eficiente y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y

conservación o eliminación de los documentos, que incluye los procesos para capturar y

mantener la evidencia y la información sobre las actividades empresariales y las transacciones

en forma de documentos.

La gestión documental constituye el proceso administrativo que permite analizar y

controlar sistemáticamente, a lo largo de su ciclo de vida, la información registrada que se crea,

recibe, mantiene o utiliza una organización en correspondencia con su misión, objetivos y

operaciones [11].

Otra definición refiere que la gestión de documentos engloba un conjunto de normas,

técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una

organización, permite la recuperación de información desde ellos, determina el tiempo que los

documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación

indefinida de los más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía [12].

Como se puede observar en las definiciones mencionadas, todas ellas concuerdan en la

necesidad de expresar la gestión documental como un proceso encaminado a la búsqueda de la

economía y la eficacia en la producción, mantenimiento, uso y destino final de los documentos.

A grandes rasgos, un programa de gestión documental permite tener una visión exacta y

completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual se ve

reflejado en un sistema institucional de archivos plenamente organizado y definido que

garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna.

Particularizando en el concepto de sistema, los SGD constituyen la parte del sistema de

información de la empresa desarrollado con el propósito de almacenar y recuperar documentos,

que debe estar diseñado para coordinar y controlar todas aquellas funciones y actividades

específicas que afectan a la creación, recepción, almacenamiento, acceso y preservación de los

documentos, salvaguardando sus características estructurales, y contextuales, y garantizando su

autenticidad y veracidad [13].

Los SGD constituyen eficaces herramientas que permiten la obtención de una mejor

organización y utilización del fondo documental acumulado en la entidad, proporcionando un

tratamiento más ágil de los documentos, limitando a los usuarios cuales son los documentos que

deben gestionar y cómo hacerlo, facilitando el uso colectivo de la información, evitando

15

duplicidades, y asegurando la conservación de la memoria de la organización más allá de los

individuos que en ella trabajan, permitiendo aprovechar el valor de los contenidos.

2.3.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS SGD

Al igual que los documentos de archivo deben reunir ciertas características para que sean

fidedignos, los SGD, también deben reunir un conjunto de particularidades expuestas en la

norma UNE-ISO 15489, y que pasaremos a desarrollar a continuación:

A) Fiabilidad.

Hace referencia a la capacidad del sistema para funcionar de modo regular y continuado

mediante procedimientos fiables.

Un SGD debe ser capaz de incorporar de forma sistemática los documentos ligados a las

actividades, organizarlos y protegerlos frente a manipulaciones no autorizadas, y proporcionar

un acceso inmediato a todos los documentos pertinentes.

Un SGD debe de ser sensible a los cambios operados en las necesidades de la organización,

y contener procedimientos relativos al funcionamiento del sistema debidamente documentados,

de forma que se asegure la satisfacción de las necesidades mencionadas.

B) Integridad.

Un SGD debe contemplar medidas para controlar el acceso, la identificación del usuario, la

destrucción autorizada y la seguridad, con la finalidad de evitar el acceso, la destrucción, la

modificación o la eliminación no autorizados[14].

C) Conformidad.

Un SGD debe contemplar medidas que aseguren el cumplimiento de los requisitos

derivados de las actividades propias de la organización, de su entorno normativo y de las

expectativas de la sociedad.

D) Exhaustividad.

Un SGD debe gestionar los documentos procedentes de todas las actividades de la

organización o de la sección de la misma de la que forma parte.

E) Carácter sistemático.

16

Un SGD debe contemplar directrices para que los documentos de archivo se creen,

conserven y gestionen de manera sistemática.

2.3.2. PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

La norma ISO 15489 identifica seis principios o estrategias que deben guiar la gestión de

los documentos en una organización:

A) El establecimiento de políticas y normas.

Las organizaciones deben definir una política con respecto a la gestión de documentos que

proporcione al personal un marco de actuación. Una política constituye un conjunto de

directrices que indican al personal de la organización el tratamiento de un determinado aspecto

de la gestión.

Esta representación estratégica de la gestión documental y sus objetivos permitirá organizar

de forma sistemática las actividades relacionadas con la creación y uso de los documentos.

B) La asignación de responsabilidades y competencias.

La asignación de responsabilidades implica el compromiso de la organización con la

gestión documental. Es preciso que la organización disponga de una persona o grupo de trabajo

que se encargue del control de los procesos documentales.

La asignación de responsabilidades debe de realizarse de un modo global. Aunque haya un

responsable principal de archivo, las distribución de funciones debe realizarse entre todo el

personal. Todos los empleados deben conocer sus actividades y responsabilidades en materia de

gestión de documentos.

C) La fijación y promulgación de procedimientos y directrices.

La política documental establecida se traduce en la creación de procedimientos de archivo.

Los procedimientos y las directrices de trabajo describen no sólo las acciones que realizarán las

distintas personas implicadas, sino también las informaciones que deben intercambiar, así como

los medios principales (herramientas) que deben utilizar [15].

Los documentos que formalizan los procedimientos como el manual de gestión documental

deben ser concisos y entendibles. La adecuada comunicación de los procedimientos es esencial

para su cumplimiento. Además, la formalización de procedimientos permite evaluar su práctica

y mejorarlos.

17

D) La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso.

La gestión de documentos debe satisfacer las necesidades de las personas que manejan

documentos, en todos los niveles de la organización. El diseño de los procedimientos y

directrices deben realizarse con objeto de colmar las expectativas de los usuarios internos. Es

importante evaluar la satisfacción de los usuarios sobre los servicios que ofrece el sistema de

archivo.

Básicamente, estos servicios se articulan alrededor de tres aspectos de la gestión

documental: creación y control de documentos (diseño normalizado de documentos, control de

versiones adecuadas, inventario, etc.), uso y mantenimiento del sistema (organización de

expedientes, mantenimiento del cuadro de clasificación, régimen de acceso, etc.), y

conservación y eliminación de documentos (valoración y selección de documentos,

mantenimiento del plan de conservación, gestión del depósito de archivo, etc.).

E) El diseño, la implementación y la administración de sistemas especializados.

Los sistemas especializados hacen referencia a las herramientas informáticas y tecnologías

de información que sirven de apoyo a la actividad documental en la organización. Estas

herramientas deben ajustarse a los requisitos definidos por la política de gestión documental. Es

necesario la integración del sistema de archivo con el informático, puesto que la gran parte de

los documentos corporativos se generan a partir de aplicaciones informáticas de gestión.

F) La integración de la gestión de documentos de archivo en los sistemas y procesos de

la organización.

La política y los procedimientos de la gestión documental no pueden ser algo aislado. Es

preciso conjuntarlos con otras políticas, como la política de gestión de la calidad o la política de

desarrollo de los recursos humanos. La política de gestión documental debe, interactuando con

otros procesos, fomentar el uso compartido de la información, estimular la participación del

personal y alinear todos los procesos y actividades de la asesoría hacia la mejora continua.

En este sentido, es fundamental que el SGD y el sistema de gestión de la calidad avancen

en paralelo, a fin de integrar la organización y gestión de los documentos en las actividades

diarias [5].

18

2.3.3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

Según la norma UNE-ISO 15489, la gestión de documentos se compone de nueve

procesos. Aunque se describen de forma lineal, estos procesos pueden realizarse al mismo

tiempo o en un orden diferente.

Los procesos de gestión de documentos son los siguientes:

A) Determinación de los documentos que deberían incorporarse al sistema.

La determinación de los documentos que deberían incorporarse a un SGD se basa en el

análisis del entorno normativo, de las necesidades de gestión y rendición de cuentas y del riesgo

que supondría que no se incorporasen al mismo.

Es probable que los requisitos varíen en función del tipo de organización y del contexto

social y legal en el que actúa [16].

B) Establecimiento de los plazos de conservación de los documentos.

El proceso de establecimiento de los plazos de conservación en un SGD tiene por objeto

cumplir las necesidades, presentes y futuras de gestión, cumplir los requisitos legales,

garantizando una apropiada documentación e implementación de la normativa aplicable a la

gestión de los documentos en el ejercicio de las actividades, y la satisfacción de las necesidades,

presentes y futuras, de la partes interesadas.

C) Incorporación de los documentos.

Los procedimientos de la gestión de documentos tienen que contemplar la forma en que un

documento entra a formar parte del sistema. Este proceso comporta seleccionar los documentos

que hay que capturar, establecer una relación entre el documento de archivo, su productor y el

contexto en que se origina, situar el documento y sus relaciones con el sistema de gestión y

asociarlo a otros documentos de archivo.

D) Registro.

La finalidad del registro es formalizar la incorporación de un documento al SGD, mediante

un identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior

recuperación.

En un SGD que emplea procedimientos de registro, los documentos se han de registrar en

el momento de su incorporación, de manera que no puede tener lugar ningún otro proceso

documental hasta que no se haya efectuado el registro.

19

E) Clasificación.

Se ha de identificar la categoría a la que pertenece un documento, teniendo en cuenta la

actividad de la organización con la cual está relacionado y de la cual es evidencia. Como

soporte del proceso se desarrolla la clasificación de actividades de la organización. Este proceso

se lleva a cabo concretando el lugar que ocupa cada documento en el cuadro de clasificación.

Esta herramienta, normalmente codificada, proporciona una visión general de todos los procesos

y actividades de la organización, de forma que el código de clasificación indique la ubicación de

un determinado documento, facilitando su posterior recuperación.

F) Almacenamiento.

El proceso tiene por objeto el almacenamiento de los documentos de archivos en soportes y

formatos que aseguren su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad durante el periodo

de tiempo necesario.

Un SGD debe garantizar las condiciones de almacenamiento y las operaciones de

manipulación, a fin de proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizados,

de prevenir su deterioro o pérdida y de reducir los riesgos ante posibles robos o desastres.

Además, se debe asegurar la implementación de políticas y directrices que permitan la

conversión o la migración de los documentos de archivo de un sistema de gestión a otro.

Los sistemas electrónicos deberían diseñarse de forma que los documentos permanezcan

accesibles, auténticos, fiables y utilizables durante todo su periodo de conservación, con

independencia de cualquier cambio operado en el sistema, y engloben planes y estrategias

complementarias para prevenir posibles pérdidas.

G) Acceso.

El proceso de acceso comprende un conjunto de directrices que regulan a quién se le

permite el acceso y manipulación de un documento, y en qué circunstancias se produce. Estas

directrices quedan recogidas en la tabla de acceso y seguridad.

Los derechos de acceso de los usuarios del SGD quedarán definidos por los requisitos

legales y las necesidades propias de la organización. Un control de acceso apropiado se

garantiza mediante la asignación de un nivel de acceso tanto a los documentos de archivo como

a los individuos.

20

H) Trazabilidad.

El proceso de trazabilidad tiene por objeto el control del movimiento y el uso de los

documentos de archivo dentro del sistema, de manera que se asegure que únicamente los

usuarios con los permisos adecuados llevan a cabo actividades que les han sido asignadas,

permita la localización y recuperación de documentos, y prevenga de posibles pérdidas.

La trazabilidad permite mantener un control adecuado de los procesos documentales desde

que es incorporado al SGD hasta que se aplica la disposición final.

I) Disposición.

El proceso de disposición engloba un conjunto de directrices que regulan la retirada de los

documentos de archivo de los sistemas en uso, que deberían aplicarse, de manera sistemática y

habitual, en el desarrollo de la actividad normal. Estas acciones quedan recogidas en el

calendario de conservación, el cual determinará la acción pertinente: eliminación, conservación

permanente o transferencia a otro sistema archivístico.

No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber

comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización, que no

queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún pleito o investigación en curso que

implique la utilización del documento como prueba.

2.3.4. HERRAMIENTAS DOCUMENTALES

El diseño e implementación de un SGD tiene que ajustarse a los documentos que se

manejan y a los procesos que se realizan en cada organización. No existen panaceas universales,

pero sí se puede hacer uso de un conjunto de herramientas documentales que han demostrado

sobradamente su eficacia, adaptándolas a cada situación concreta [14].

El sistema de archivo debe ser el centro activo de la documentación, de forma que permita

el desarrollo eficaz del trabajo y la integridad de los documentos significativos de la

organización.

Las herramientas desarrolladas a continuación, son totalmente aplicables tanto al archivo

convencional como al archivo electrónico.

La norma ISO 15489 define como instrumentos principales de la gestión de documentos

los siguientes:

21

A) Un cuadro de clasificación basado en las actividades de la organización.

El cuadro de clasificación basado en las actividades de la organización (Plan de

clasificación) proporciona un marco sistemático para la gestión de documentos, y constituye una

herramienta indispensable para el desarrollo del resto de herramientas y operaciones de gestión

y control de los documentos.

El Plan de clasificación identifica todas las actividades de la organización y su contexto en

la consecución de los objetivos. Esta organización del SGD responde a los siguientes objetivos:

- Proporcionar una estructura lógica a la documentación de la organización.

- Vincular y compartir documentos.

- Proporcionar un mejor acceso, recuperación, uso y difusión de los documentos.

Con el apoyo de instrumentos como vocabularios controlados, los sistemas de clasificación

fomentan la consistencia de los títulos y las descripciones, lo que facilita la recuperación y el

uso de los documentos. Además de facilitar el acceso y el uso, los sistemas de clasificación

pueden servir de apoyo a otros procesos de gestión de documentos, como por ejemplo el

almacenamiento, la conservación y la disposición [17].

La estructura del Plan de clasificación es jerárquica y suele reflejarse del siguiente modo:

- El primer nivel suele reflejar la función.

- El segundo nivel se basa en las actividades que constituyen la función.

- Los niveles sucesivos suelen mostrar más detalle acerca de las transacciones que forman

parte de la actividad.

La norma ISO 15489 propone una serie de requisitos a tener en cuenta al elaborar este plan

de clasificación:

- Derivan su terminología de las funciones y actividades de la organización, no de las

denominaciones de sus unidades organizativas.

- Son propios de cada organización y proporcionan un sistema de comunicación estándar

para que los usuarios del sistema compartan la misma información.

- Tienen un carácter jerárquico, que va desde el concepto más general al específico.

- Se componen de términos unívocos que reflejan los usos de la organización.

- Se componen de suficientes clases para comprender todas las funciones y actividades de

la organización que generan documentos.

- Se componen de agrupaciones específicas.

22

- Son concebidos en colaboración con los creadores de documentos.

- Se actualizan para reflejar las modificaciones que se hayan producido en las funciones y

necesidades de la organización.

B) Un calendario de conservación y disposición de documentos.

Uno de los aspectos más importantes de la gestión documental es el establecimiento de

plazos para el expurgo de los documentos, pues la destrucción de los documentos fuera de

vigencia es un requisito imprescindible para el correcto funcionamiento de las organizaciones,

así como la adecuación del volumen de archivo a sus recursos disponibles.

El calendario de conservación y eliminación especifica el destino que se va a dar a cada

tipo de documento y, si su conservación no es permanente, en qué plazo de tiempo se ha de

proceder a su eliminación. Las decisiones sobre el plazo de conservación de los documentos

deben realizarse de forma sistemática de acuerdo con la legislación y reglamentos vigentes, y

las necesidades internas de la organización.

Las decisiones relativas a la incorporación de documentos deben de realizarse con la

colaboración de la unidad productora de este. Una vez que un documento pasa a formar parte

del sistema, se le debe asignar un plazo de conservación, de modo que se sistematice su

expurgo.

La norma ISO 15489 propone un procedimiento de análisis compuesto de 5 etapas para el

establecimiento del tiempo de almacenamiento de los documentos:

- Determinar los marcos legales o administrativos del mantenimiento de documentos

dentro del sistema.

- Determinar los diversos usos de los documentos dentro del sistema.

- Determinar los vínculos de unión con otros sistemas.

- Tener en cuenta la variedad de usos de los documentos.

- Asignar plazos de conservación a los documentos de acuerdo con la evaluación total del

sistema.

2.3.5. BENEFICIOS DE LA GESTION DOCUMENTAL

Un SGD constituye una fuente de información sobre las actividades de la organización, que

puede servir de apoyo a posteriores actividades, toma de decisiones, gestión del conocimiento,

etc.

23

Sin embargo, la gestión documental todavía no se percibe con suficiente claridad como un

proceso que repercute significativamente en los resultados de la organización. Por lo general, se

tiene una visión bastante limitada del provecho que se obtiene con una práctica adecuada,

siendo más notables los efectos negativos que derivan de una gestión documental deficiente.

Los resultados de una correcta implementación son siempre positivos y continuados,

debido en parte a la necesidad de gestionar los documentos como recurso valioso para la

organización, en parte a la clara relación existente entre la mejora de la eficiencia de las

prácticas documentales y la mejora del rendimiento de los procesos de negocio.

Entre los resultados esperados de la implementación de un SGD destacamos:

A) Mejora de la eficacia en el desarrollo de las actividades empresariales.

La implementación de un SGD aporta beneficios estratégicos fruto del aumento de eficacia

en el desarrollo de las actividades. El establecimiento de procedimientos corporativos para la

gestión de la información permite agilizar el trabajo y mejorar el rendimiento global de la

organización.

Una gestión documental eficaz permite contribuir de manera significativa a mejorar :

- El proceso de dirección, permitiendo dirigir las actividades de una manera ordenada,

eficiente y responsable, prestar servicios de un modo coherente y equitativo, respaldar y

documentar la creación de políticas y la toma de decisiones, proporcionar coherencia,

continuidad y productividad a la gestión y a la administración y conseguir respuestas

más agiles y eficaces en la organización.

- La seguridad jurídica, permitiendo satisfacer los requisitos legislativos y

reglamentarios, incluidas las actividades archivísticas, de auditoría y de supervisión,

proporcionar protección y apoyo en caso de litigio reduciendo los riesgos asociados a la

existencia o a la falta de evidencias de las actividades de la organización y proteger los

intereses de la organización y los derechos de los empleados, los clientes y las partes

interesadas presentes y futuras.

- La calidad de la documentación, permitiendo asegurar el acceso a los documentos y el

control en su circulación, facilitar el cumplimento efectivo de las actividades en toda la

organización y reducir la documentación de archivo, archivando aquellos que carezca

de valor y vigencia.

- La imagen interna de la organización, permitiendo un mejor conocimiento de sus

procesos de negocio, aumentar la confianza del personal en la documentación manejada

y conseguir una mayor satisfacción del personal al disminuir la carga administrativa

relacionada con la gestión de documentos.

24

- La cultura corporativa, permitiendo mantener la memoria colectiva, fomentar la

creación de redes de trabajo y el uso compartido de información y asentar las bases para

definir una política de gestión del conocimiento.

B) Mejora de la eficiencia en el desarrollo de las actividades empresariales.

La implementación de un SGD aporta beneficios económicos al disminuir los esfuerzos

administrativos asociados a las prácticas documentales ineficientes, provocando el aumento de

la eficiencia en los procesos de negocio y soporte de la organización.

Una gestión documental eficiente permite contribuir de manera significativa a mejorar :

- Fluidez en la elaboración de documentos.

- Disminución de la carga administrativa dedicada a la localización y recuperación de

documentos, mediante creación de un sistema de clasificación del archivo.

- El uso de las instalaciones de oficina, disminuyendo el espacio dedicado al archivo de

documentación.

2.3.6. LA GESTIÓN ELECTRÓNICA DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Actualmente la creación de documentos en soporte electrónico por medio de paquetes

ofimáticos instalados en ordenadores es una realidad cotidiana que se extiende de forma

irrefrenable.

La incorporación de las nuevas tecnologías de información en la gestión de documentos ha

provocado importantes repercusiones en el modo de trabajo dentro de las organizaciones. En el

día a día muchas organizaciones tienen que hacer frente a problemas derivados de una gestión

de los documentos que no ha sabido adaptarse a los nuevos soportes digitales y medios de

transmisión electrónicos.

Esta situación se agrava porque hay una falta de integración de los documentos en papel y

los documentos electrónicos. Hay dos circuitos paralelos, sin una interrelación definida: por un

lado, se maneja la documentación que se genera y se recibe en papel y, por otro lado, se

procesan los ficheros informáticos generados por los programas de gestión y las aplicaciones

ofimáticas. Esto provoca la existencia de dos compartimentos estancos para almacenar la

información: el depósito de archivo y el servidor de la red local [17].

La proliferación de los documentos electrónicos ha obligado a establecer nuevas estrategias

prácticas para el control de la información y documentación en soportes diferentes al papel.

25

Por un lado, se deben reformular las bases teóricas de la gestión documental, de forma que

se amplíen y adapten los conceptos a la realidad actual.

Por otro lado, necesitamos estrategias prácticas que resuelvan los problemas cotidianos que

supone la gestión de documentos electrónicos y la implantación de Sistemas Electrónicos de

Gestión Documental, en adelante SEGD.

La gestión documental, ya sean documentos en soporte papel o documentos electrónicos,

ha de partir de procedimientos que se puedan aplicar en todas las fases del ciclo de vida

documental y que permitan mantener una coherencia en el tratamiento de los documentos. Si

consideramos que la información constituye un elemento clave para la competitividad de las

organizaciones, las diversas formas por las que se producen electrónicamente, su tipología, y la

adecuación de las herramientas informáticas para la gestión de documentos, serán factores

esenciales a tener en cuenta en cualquier organización que pretenda implementar un sistema de

gestión electrónica de la información.

En la actualidad, existe un gran interés por la gestión de la información electrónica a lo

largo de todo su ciclo de vida, por los obligados aspectos normalizadores para la gestión,

intercambio y transferencia de los datos electrónicos, apostando, en definitiva, por los sistemas

integrados de gestión electrónica de la información y documentación administrativa, que

contemplan todo el proceso de creación, almacenamiento, tratamiento, recuperación, difusión y

conservación de la información administrativa electrónica [10].

Según los criterios anteriormente abordados, es preciso señalar que en la mayor parte de los

casos, los productos de la gestión electrónica de documentos, son una evolución lógica de los

tradicionales SGD a los que se le añade funcionalidades, y se integran con otras tecnologías

informáticas ya existentes en el mundo empresarial para dar una respuesta global a las

necesidades informativas y documentales de dichas organizaciones.

Esta integración de tecnologías hace de estos productos herramientas potentes para la

gestión electrónica de la documentación orientada, principalmente, a grandes entidades con

estructuras organizativas y funcionales muy complejas, con multitud de series y tipos

documentales y con redes de usuarios, internos y externos, muy variadas.

Es por ello que actualmente se habla de documentos inteligentes como contenedores

dinámicos de conjuntos de información creados por distintas aplicaciones y que son revisados y

actualizados de manera automática [18].

Es habitual que el término SGD sea utilizado para referirse a determinadas aplicaciones

informáticas orientadas al tratamiento electrónico de documentos. Estas tecnologías suelen

26

integrar diversas funcionalidades como la gestión de contenidos, gestión de flujos de trabajo,

espacios de trabajo en grupo, digitalización de documentos, reconocimiento óptico de

caracteres, etc.

Sin embargo, las aplicaciones informáticas solamente son uno de los elementos que

componen un SGD. La tendencia a considerar la gestión documental únicamente en términos

informáticos hace que, en muchos casos, no se preste atención a la estructura organizativa y

conceptual necesaria para conseguir una eficaz gestión de los documentos [15].

No se debe olvidar que un SGD suele articularse en torno a tres aspectos básicos: una

arquitectura documental que debe satisfacer los requisitos de los documentos y mejorar la

eficacia en su tratamiento; el establecimiento de procedimientos documentales que definan las

responsabilidades y las actividades de las personas implicadas en el uso de los documentos; la

implementación de tecnologías que permitan mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos

documentales.

Por ello, las herramientas informáticas no deben constituir una finalidad en sí misma, ni

sustituir a unas políticas y unos procedimientos documentales. Actualmente, se tiende a aceptar

simplificaciones peligrosas, creyendo que el campo de la gestión documental se reduce a la

implementación de tecnologías o a la digitalización de documentos, sin plantearse que la gestión

documental requiere principalmente soluciones documentales.

Si bien es cierto que las aplicaciones informáticas proporcionan una mejora notable en el

tratamiento de la información, difícilmente podrá obtenerse un rendimiento adecuado de la

misma si su implementación no viene acompañada de un estudio previo de las necesidades de la

organización y es debidamente adaptada a sus requisitos y procedimientos de trabajo.

El diseño y la implementación de un programa de gestión documental requiere de una

metodología de trabajo que es previa a la elección de la tecnología, aunque esta no sea una

práctica extendida. La adquisición de un software debe adaptarse siempre a unos procesos

documentales previamente establecidos.

En términos generales, los SEGD están orientados principalmente a grandes organizaciones

de estructuras complejas y redes de usuarios amplias. A pesar de esto, una pequeña o mediana

empresa puede implantar un SEGD eficaz con un uso coordinado de los recursos informáticos

existentes. Se pueden lograr excelentes resultados con una inversión mínima en equipos y

programas informáticos, siempre que se cree una estructura documental coherente y se apliquen

unos procedimientos adecuados.

27

2.4. METODOLOGÍA DE TRABAJO

Para el diseño e implementación de sistemas sostenibles de gestión de documentos, resulta

esencial disponer de un marco de trabajo que sistematice las tareas del proceso, defina su orden

de ejecución, establezca criterios de transición, y defina las entradas, salidas y estados por los

que pasará el producto.

La Norma ISO 15489 propone como marco de trabajo la metodología DIRKS (Design and

Implementation of a Record Keeping System), basada a su vez en la metodología propuesta por

la norma australiana de gestión de documentos AS 4390. La metodología DIRKS define un

proceso de ocho pasos adaptable en función de las necesidades de la organización, los requisitos

formales de conformidad y los cambios operados en el entorno de la organización y de la

gestión de documentos de archivo.

A) Etapa A. Investigación preliminar.

El objeto es proporcionar la comprensión del contexto administrativo, legal, social y

empresarial en los que opera la organización, la identificación de los principales factores que

influyen en sus necesidades de crear y mantener documentos y la identificación de las fortalezas

y debilidades con respecto a la gestión de documentos.

B) Etapa B. Análisis de las actividades de la organización.

El objeto es desarrollar un modelo conceptual de qué hace la organización y de cómo lo

hace, examinando cómo interactúan los documentos con los procesos y las actividades de la

empresa.

C) Etapa C. Identificación de los requisitos.

El objeto es determinar los requisitos que se tienen que cumplir para crear y mantener

documentos que evidencien las actividades de la organización. Estos requisitos se identifican

mediante un análisis sistemático de las necesidades de la organización, las obligaciones legales

y normativas y la rendición de cuentas, tanto con respecto a partes interesadas internas como

externas.

D) Etapa D. Evaluación de los sistemas existentes.

El objeto es analizar el SGD inicial de la empresa y otros sistemas de información

relacionados con el fin de valorar si incorporan y mantienen los documentos necesarios de una

manera fiable, íntegra, exhaustiva, sistemática y conforme a los requisitos identificados en la

etapa anterior.

28

E) Etapa E. Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos.

El objeto es determinar las políticas, normas y procedimientos a adoptar, y las herramientas

informáticas y documentales a implantar para asegurar la creación y mantenimiento de los

documentos necesarios para reflejar la actividad de la organización.

F) Etapa F. Diseño del SGD.

El objeto es traducir las estrategias y tácticas adoptadas en la etapa anterior en un plan de

actuación que cumpla con los requisitos identificados y que solucione las deficiencias existentes

en la organización.

G) Etapa G: Implementación de un SGD.

El objeto es aplicar el conjunto de estrategias adoptadas para implementar el plan de

actuación diseñado en la etapa anterior. El plan de actuación debe aportar la visión de conjunto

de cómo se integran los diferentes componentes del sistema.

H) Etapa H: Revisión posterior a la implementación.

El objetivo de la etapa H consiste en medir la eficacia del SGD para evaluar el proceso de

desarrollo del mismo con el fin de corregir las deficiencias detectadas.

Figura 1. Diseño e implementación de sistemas de documentos (DIRKS). Fuente: UNE- ISO 15489. 2

29

En el caso de la presente investigación, el objeto del proyecto es el diseño de un SGD,

excluyendo su alcance las etapas de implementación y revisión posterior.

30

CAPÍTULO 3. PLAN DE TRABAJO

El objeto del presente capítulo es la definición de la línea estratégica y operativa que guie

el desarrollo del proyecto.

El plan de trabajo pretende ser una hoja de ruta, proporcionada para las personas que

gestionan proyectos, de manera que aísle las tareas de trabajo, las responsabilidades, los

productos de trabajo producidos, los hitos de control, etc. La mayoría de los proyectos son

desarrollados por el esfuerzo coordinado de más de una persona, por lo que para cualquier

esfuerzo de equipo, el control coordinado es mejor alternativa que la anarquía.

Una definición adecuada del plan de trabajo trae consigo las siguientes ventajas:

- Permite al jefe de proyecto planificar una ejecución exitosa del proyecto,

proporcionando una hoja de ruta viable que permita su desarrollo dentro de un marco de

tiempo razonable.

- Proporciona a las personas involucradas en el proyecto el contexto de su trabajo. El plan

de trabajo guía a las personas involucradas proporcionando el marco de trabajo en el

que entienden el contexto de las tareas a realizar.

- Proporciona una primera valoración del desarrollo del proyecto, estimando recursos

implicados en la ejecución de las tareas, duración de éstas, etc.

El presente capítulo ha sido estructurado en 4 epígrafes:

- Epígrafe 3.1. DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO, donde se describe el equipo de

profesionales involucrados en el desarrollo el proyecto.

- Epígrafe 3.2. DEFINICIÓN DE LOS PAQUETES DE TRABAJO, donde se describe la

programación del proyecto: se identifica el conjunto de actividades y tareas

involucradas en el desarrollo del proyecto, sus participantes, recursos necesarios,

responsabilidades y tiempos establecidos para su ejecución.

- Epígrafe 3.3. DEFINICION DE HITOS PARA EL CONTROL DEL PROYECTO, donde se

programan los puntos de control del proyecto.

- Epígrafe 3.4. DIAGRAMA DE GANTT, donde se representa el desarrollo temporal

planificado de cada tarea.

31

3.1. DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO

Se procede a la definición de los agentes participantes en el proyecto.

Por su naturaleza, al tratarse de un PFC, el equipo de trabajo suele restringirse a dos

personas: el ingeniero junior proyectista (el alumno) y el director de proyecto (el tutor). Sin

embargo, a efectos de facilitar una valoración de las tareas y definir el tipo de recurso humano

que engloba un proyecto de este tipo, se ha considerado adecuado proponer un equipo de trabajo

que recoja las diferentes funciones que han de desempeñarse.

Para una mayor comprensión, se procede a realizar una breve descripción de los roles

implicados en el desarrollo del proyecto:

A) Director de proyecto.

Es el encargado de la gestión y control del desarrollo del proyecto. Tiene asignado la

supervisión de los distintos paquetes de trabajo. Este rol es asignado al tutor del proyecto.

B) Ingeniero junior Industrial, intensificación en Organización.

Es el encargado del desarrollo del grueso del proyecto. Se asignan competencias en la

mayoría de los campos de desarrollo de los Sistemas de Información, como pueden ser la

planificación, documentación, análisis de procesos, etc. Este rol es asignado al alumno.

C) Usuario de Negocio.

Trabaja en operaciones con el proceso siendo parte integrante de la cadena que crea valor

para el cliente. En nuestro caso, este grupo lo compone, tanto el alumno, como el propio

personal de oficina.

32

3.2. DEFINICIÓN DE LOS PAQUETES DE TRABAJO

El presente epígrafe tiene como objeto la descripción de la programación del proyecto.

La ejecución del proyecto ha sido descompuesta en paquetes de trabajo. Su descripción

incluye cada una de las tareas que lo componen, su propósito, su duración estimada y los

recursos asignados para completarlas.

A continuación, se presenta la estructura seguida en el presente epígrafe para el desglose y

descripción de los paquetes de trabajo:

PTx (Paquete de trabajo con numeración x). Un nombre conciso que indique su objeto.

- Tx.1 (Tarea número 1 a realizar dentro del paquete de trabajo x): Se adjunta una breve

descripción.


descripción.


descripción.

- ...

COD. TAREA DURACIÓN PARTICIPANTES RESPONSABLE

Tabla 2. Definición formato tabla paquete de trabajo.

Los campos utilizados se describen a continuación:

- COD. TAREA: codificación asignada a la tarea.

- DURACIÓN: duración estimada de la fase o tarea, medida en días. La carga de trabajo

por día estimada es de 8 horas.

- PARTICIPANTES: recursos humanos implicados en la tarea.

- RESPONSABLE: supervisor de la ejecución de la tarea.

33

3.2.1. DESGLOSE DE LOS PAQUETES DE TRABAJO

PT1.Estudio previo.

- T1.1.Revisión bibliográfica. El alumno procederá a revisar documentación relacionada

con la gestión de documentos, los SGD y las tecnologías orientadas al tratamiento de

los documentos electrónicos en organizaciones empresariales. Para la revisión

bibliográfica se utilizarán documentos e investigaciones contenidas en el repositorio

digital de la Universidad de Sevilla, documentos personales de autores especializados

en la materia encontrados en la web y normas internacionales. Los objetivos de la

presente etapa son, en primer lugar, obtener un conocimiento suficiente del dominio del

problema que permita estudiar la viabilidad del proyecto y desarrollar un procedimiento

para su implementación. En segundo lugar, proporcionará al alumno documentación de

estudios similares que servirán de base para el posterior desarrollo.

- T1.2.Documentación de la investigación. El alumno elaborará el entregable CAPÍTULO

2. ESTUDIO DEL ARTE: LOS SGD , donde se recogerán las conclusiones de la

investigación.


T1.1 30 Ingeniero Junior Ingeniero Junior

T2.1 15 Ingeniero Junior

Director de proyecto Director de proyecto

Tabla 3. PT1.Estudio previo.

PT2.Investigación preliminar: caracterización del contexto empresarial.

- T2.1.Revisión de fuentes documentales internas. El alumno procederá a revisar, en caso

de que exista, la documentación corporativa presente en la organización (políticas

internas documentadas, procedimientos de trabajo, proyectos similares desarrollados

con anterioridad en la empresa, etc.) que pudiese servir de apoyo al desarrollo de la

presente tarea.

- T2.2.Revisión de fuentes documentales externas. El alumno procederá a revisar

documentación relacionada con el proceso de gestión y dirección de las empresas

constructoras, su organización y su marco económico y legislativo. Para la revisión

bibliográfica se utilizarán documentos e investigaciones contenidas en el repositorio

digital de la Universidad de Sevilla y documentos personales de autores especializados

en la materia encontrados en la web. El objeto de la presente tarea es obtener un

34

conocimiento suficiente del dominio del problema que permita, tanto evaluar la

documentación corporativa, en caso de que exista, como permitir al alumno la

definición del contexto empresarial.

- T2.3.Desarrollo de entrevistas. El alumno procederá a entrevistarse con el personal de

Oficina con el objetivo de definir el contexto empresarial.

- T2.4.Documentación de la investigación. El alumno elaborará el entregable

4.1.CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO DE LA EMPRESA, donde se recogerán las

conclusiones de la investigación.





Ingeniero Junior Usuario de negocio



Tabla 4. PT2. Investigación preliminar: caracterización del contexto empresarial.

PT3.Investigación preliminar: caracterización inicial de la gestión documental.

- T3.1.Desarrollo de entrevistas. El alumno procederá a entrevistarse con el personal de

Oficina con el objetivo de caracterizar el estado de opinión acerca del uso de la

información en la empresa y de la organización del documento de archivo.

- T3.2.Observación in situ de los procedimientos de trabajo. El alumno procedió a

evaluar los procedimientos documentales implementados en la organización.

- T3.3.Documentación de la investigación. El alumno elaborará el entregable 4.2.

CARACTERIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL, donde se recogerán las


35







Tabla 5. PT3.Investigación preliminar: caracterización de las prácticas de gestión documental.

PT4.Análisis de las actividades de la organización.

- T4.1.Revisión de fuentes documentales internas. El alumno procederá a revisar, en caso

de que exista, documentación corporativa (políticas internas documentadas,

procedimientos de trabajo, proyectos similares desarrollados con anterioridad en la

empresa, etc.) que pudiese servir de apoyo al desarrollo de la presente tarea.

- T4.2.Revisión de fuentes documentales externas. El alumno procederá a revisar

documentación relacionada con el proceso de gestión, dirección, planificación y control

de las empresas constructoras. Para la revisión bibliográfica se utilizarán documentos e

investigaciones contenidas en el repositorio digital de la Universidad de Sevilla y

documentos personales de autores especializados en la materia encontrados en la web.

El objeto de la presente tarea es obtener un conocimiento suficiente del dominio del

problema que permita, tanto evaluar la documentación corporativa, en caso de que

exista, como permitir al alumno la definición del modelo documental.

- T4.3.Desarrollo de entrevistas y observación in situ de los procedimientos de trabajo. El

alumno procederá a entrevistarse con el personal de Oficina y a examinar los

procedimientos de trabajo con el objetivo de definir el modelo documental

implementado originalmente en la organización. El proceso de caracterización del

modelo documental comprende la identificación de los procesos de negocio y la

identificación de las tecnologías implantadas y su relación con la gestión de

documentos.


5. ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN, donde se recogen las


36








Tabla 6. PT4. Análisis de las actividades de la organización

PT5.Identificación de los requisitos externos y evaluación de su cumplimiento por el

SGD.

- T5.1.Revisión de fuentes documentales relevantes. El alumno desarrolló una revisión

del marco normativo de la organización, con el objetivo de identificar aquellos

requerimientos legales a los que debe hacer frente el SGD y valorar su cumplimiento

por los sistemas existentes.

- T5.2.Documentación de la investigación. El alumno elaborará el entregable 6.2.

IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

CUMPLIMIENTOS POR EL SISTEMA ACTUAL, donde se recogen las conclusiones de la

investigación.





Tabla 7. PT5. Identificación de requisitos externos y evaluación de su cumplimiento por el SGD.

PT6.Identificación de los requisitos internos y evaluación de su cumplimiento por el

SGD.

- T6.1.Desarrollo de reuniones. El alumno procederá a conformar un grupo de trabajo, en

el cual se analizará los requisitos internos del sistema

- T6.2.Documentación del estudio. El alumno elaborará el entregable 6.3.

IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

37

CUMPLIMIENTOS POR EL SISTEMA ACTUAL, donde se recogerán las conclusiones de la

investigación.





Director de proyecto Director de Proyecto

Tabla 8. PT6. Identificación de requisitos internos y evaluación de su cumplimiento por el SGD.

PT7.Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos del sistema.


7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS,

donde se definen las estrategias a adoptar por la organización para el diseño del sistema.



Director de proyecto Director de Proyecto

Tabla 9. PT7. Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos del sistema.

PT8.Diseño del SGD.

- T8.1.Desarrollo de reuniones. El alumno procederá a reunirse con el personal de

Oficina con el objeto de definir el modelo documental a implementar en la

organización.


8. ETAPA G: DISEÑO DE UN SGD, donde se recogerán las conclusiones de la

investigación.






Tabla 10. PT8. Diseño del SGD.

38

3.3. HITOS PARA EL CONTROL DEL PROYECTO

Se desea reflejar los puntos de control del proyecto, indicando la fecha prevista para su

cumplimiento. Se definen los entregables a generar durante el desarrollo.

Se establecerán cinco hitos para el control del proyecto:

- Hito 1 (H1): comienzo del proyecto. Reunión del grupo de proyecto y definición de

objetivos.

- Hito 2 (H2): revisión del desarrollo del proyecto (día 45). Presentación de los

entregables:

CAPÍTULO 2. ESTUDIO DEL ARTE: LOS SGD.


entregables:

CAPÍTULO 4. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.


entregables:

CAPÍTULO 5. ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.


entregables:

CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS Y

EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES.

CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA

CUMPLIR LOS REQUISITOS.


entregables:

CAPÍTULO 8. ETAPA F: DISEÑO DE UN SGD.

39

3.4. DIAGRAMA DE GANTT

Se adjunta en el ANEXO 1.DIAGRAMA DE GANTT

40

CAPÍTULO 4. ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR

El objeto del presente capítulo es proporcionar la comprensión del contexto administrativo,

legal, social y comercial en el que la organización desarrolla su actividad, identificar los

factores que influyen en la necesidad de crear y mantener los documentos, y conocer las

fortalezas y debilidades con respecto a su gestión.

La investigación preliminar constituye la primera etapa de la metodología propuesta por la

norma "UNE-ISO 15489: Información y documentación. Gestión de documentos de archivos"

para el diseño e implementación de un SGD. Como productos de esta investigación

obtendremos:

- Un conocimiento de la organización y del contexto en el que opera.

- Una apreciación general de las consistencias y debilidades de la organización en materia

de gestión de documentos, a partir de la cual, podremos definir el alcance del proyecto.

El conocimiento del estado actual y de los recursos de los que dispone la organización,

permitirá la definición de una estrategia viable (técnica, económica y operacionalmente)

y realmente adecuada para los intereses de ésta.

41

4.1. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO

El procedimiento seguido para el desarrollo del presente capítulo es descrito a

continuación:

4.1.1. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO EMPRESARIAL

A) Revisión de fuentes documentales internas.

El alumno procedió a comprobar la existencia de documentación corporativa que pudiese

servir de apoyo para el desarrollo de la presente tarea, como pueden ser:

- Proyectos desarrollados anteriormente en la organización que llevasen implícito un

análisis corporativo.

- Políticas y procedimientos internos.

- Otra documentación: páginas web, planes corporativos, etc.

En el caso que nos ocupa, la organización carecía de documentación corporativa.

B) Revisión de fuentes documentales externas.

El alumno procedió a realizar una revisión de fuentes documentales externas. La

documentación analizada comprendía:

- Regulaciones, normativas o directrices que afectan de forma significativa a la

organización.

- Documentación relacionada con el proceso de gestión y dirección de las empresas

constructoras y su organización administrativa.

C) Desarrollo de entrevistas.

El alumno procedió a entrevistarse con el personal de Oficina. El objetivo de estas

entrevistas fue la definición del organigrama funcional de la organización y de su contexto

legislativo.

D) Documentación de la investigación.

Por último, el alumno elaboró el entregable 4.2. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO DE

LA EMPRESA, donde se recogen las conclusiones de la investigación:

42

- La organización y su contexto administrativo.

- El contexto comercial.

- El marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la organización.

4.1.2. CARACTERIZACIÓN PRELIMINAR DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.

A) Desarrollo de entrevistas.

El alumno procedió a entrevistarse con el personal de Oficina (se adjunta modelo de la

entrevista en el ANEXO 2. ENTREVISTA INICIAL A LOS USUARIOS). El objetivo de estas

entrevistas fue conocer el estado de opinión acerca del uso de la información y la organización

del documento de archivo.

B) Observación in situ de los procedimientos de trabajo.

El alumno procedió a evaluar los procedimientos documentales implementados en la

organización. La investigación se centró en los siguientes campos: los procedimientos de

archivo, las políticas documentales, el grado de formación en materia documental de los

empleados de la organización y los soportes tecnológicos orientados a la gestión de documentos

disponibles en la organización.

C) Documentación de la investigación.

El alumno elaboró el entregable 4.3. CARACTERIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL,

donde se recogen las conclusiones de la investigación:

- Una evaluación inicial del estado actual de los procedimientos y políticas documentales.

- El alcance del proyecto.

43

4.2. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO DE LA EMPRESA

4.2.1. INTRODUCCIÓN

El objeto del presente epígrafe es la descripción de la organización global de TARIFA

CONSTRUCCION SL, asegurando la definición de responsabilidades y autoridades dentro de la

empresa, así como la caracterización del entorno de negocio.

TARIFA CONSTRUCCIÓN SL fue fundada en el año 2000 como empresa dedicada a la

ingeniería agroforestal, ambiental, civil y topográfica.

Desde entonces ha mantenido un desarrollo constante, realizando una prestación de

servicios de manera continuada, contando para ello con un equipo multidisciplinar de trabajo y

medios técnicos propios.

Su objetivo empresarial es poder abordar de forma rigurosa y desde una perspectiva abierta

todo tipo de proyectos, estudios y trabajos directamente relacionados con su actividad. Con el

fin de ofrecer soluciones complejas, eficaces y rápidas para los clientes, garantizando la calidad

de los trabajos, TARIFA CONSTRUCCIÓN SL ha buscado mantener un alto nivel de

actualización de sus medios técnicos.

Los principios en los que la organización fundamenta los servicios que ofrece se resumen

en: profesionalidad, cumplimiento de plazos de ejecución, calidad y garantía de sus trabajos.

La sede principal de la empresa está situada en el municipio de Tarifa, y realiza sus

trabajos en el entorno geográfico de la provincia de Cádiz.

En cuanto al volumen de facturación y personal trabajador, según legislación vigente,

TARIFA CONSTRUCCIÓN SL puede clasificarse como pequeña empresa.

4.2.2. CÓDIGO ÉTICO DE TARIFA CONSTRUCCIÓN SL

Todo el personal de TARIFA CONSTRUCCION SL y en su caso el personal o empresa

subcontratada, debe conocer y respetar el código ético establecido por la Dirección.

El personal de TARIFA CONSTRUCCION SL debe respetar y cumplir las órdenes de

trabajo encomendadas de la forma más competente posible y debe comunicar siempre a la

Dirección de TARIFA CONSTRUCCION SL aquellas cuestiones que provoquen o puedan

provocar defectos o problemas en el desarrollo de su trabajo.

44

Todo personal debe respetar la autoridad y la responsabilidad de la que dependa en cada

momento y usar los canales de comunicación que se describan para efectuar si es preciso su

queja. Así mismo el compañerismo es un valor muy estimable para TARIFA

CONSTRUCCION SL.

La puntualidad, compromiso y fidelidad a lo demandado por el cliente es una norma de

obligado cumplimiento por parte del personal de TARIFA CONSTRUCCION SL.

El personal de TARIFA CONSTRUCCION SL tiene la obligación de comunicar a la

dirección por los medios adecuados sus necesidades formativas a fin de que su nivel de

competencia sea adecuado a los trabajos a realizar.

4.2.3. SERVICIOS OFERTADOS Y CLIENTES

Los servicios ofertados pueden clasificarse en dos grupos:

- Proyectos técnicos: proyectos de actividad necesarios para la concesión de licencia

municipal de apertura (proyectos de adecuación de locales, certificados de seguridad y

solidez, certificados de SI, etc.) y proyectos para la concesión de licencia de obra.

- Obra civil, especializados en construcción de nueva vivienda y rehabilitación.

Además, TARIFA CONSTRUCCIÓN SL oferta todo tipo de trabajos dentro del campo de

la topografía (cálculo de trazados viales, asistencia técnica en edificación, medición,..) e

ingeniería civil (naves industriales, infraestructuras agropecuarias, carriles forestales…)

En cuanto al perfil de cliente, TARIFA CONSTRUCCIÓN SL está enfocado tanto al

cliente privado, como al cliente público.

4.2.4. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

La autoridad y responsabilidad de cada cargo está garantizada por la Dirección de TARIFA

CONSTRUCCION SL y cada responsable conoce cuáles son sus medios de comunicación para

llevar a cabo, informar y comunicarse con el resto de la organización.

TARIFA CONSTRUCCION SL cuenta dentro de su grupo de trabajo con personal de

gestión y operarios de obra.

45

El personal de gestión lo componen el Departamento Técnico (que cuenta con ingeniero

industrial y un arquitecto técnico), el Departamento de Secretaría General/Administración (que

cuenta con una técnica administrativa) y la Gerencia.

El grupo de operarios de obra lo compone un equipo de trabajo multidisciplinar (formado

por especialistas en electricidad, fontanería, soldadura, albañilería, etc.) de unos 20-30

trabajadores, en función del volumen de trabajo en obra.

Además cuenta con personal externo subcontratado para la realización de determinados

servicios, tanto trabajos en obra como proyectos técnicos.

A continuación se desarrolla el organigrama de áreas funcionales:

1.Gerencia: constituye la máxima autoridad en la empresa. Es responsable de la definición

de la política de producción (objetivos, capacidades y volumen de obra previsible), de el estudio

de la política de mercado, de el estudio de la política financiera, de la dotación de recursos

humanos y materiales, de la definición de la evolución organizativa y técnica, de el

establecimiento de objetivos anuales y políticas de mejora y de la supervisión de las

desviaciones sobre las previsiones de producción, presupuestos, inversiones, salarios y

beneficios.

2.Departamento Administrativo/Secretaría General: tiene asignadas las siguientes

responsabilidades:

- Procesos relacionados con el área de Secretaria General, como pueden ser la atención

al teléfono, atención al cliente, la recepción, apertura y distribución de correo, la

gestión administrativa de contratos, etc.

- Tareas relacionadas con la Administración, como pueden ser la gestión de tesorería,

supervisión y control de pagos a proveedores, registro y control de pago de facturas de

clientes, etc.

- Asesorada por empresa externa controla y gestiona cuestiones de tipo laboral, fiscal y

contable relacionadas con la actividad de la empresa.

3.Departamento Técnico. Tiene asignada las siguientes responsabilidades:

- Proyectos técnicos: elaboración de proyectos y gestión de licencias con el

ayuntamiento.

- Obras: estudio de obra, elaboración de presupuestos, confección de listas de las

unidades de obra, a realizar con medios propios o subcontratados, confección de listas

de materiales de obra, procedencias, cantidades necesarias, etc., estudio de los procesos

46

constructivos, planificación de los trabajos, coordinación y seguimiento de la ejecución,

análisis de los costes, certificaciones, liquidación final de obras, realizar las operaciones

preparatorias para el inicio de las obras, ordenación de los trabajos, dando órdenes

oportunas al personal a cargo, dirección de los trabajos de replanteo, revisión de la

aplicación correcta de materiales, control de los tajos, mano de obra empleada,

materiales utilizados y calidad de ejecución, control de los subcontratistas y control del

proceso de Seguridad y Salud en la obra.

4.Jefe de Obra: integrante del Departamento Técnico, responsable directo de la gestión de

los trabajos de Obra.

5.Encargado de obra: constituye el enlace jerárquico entre los obreros y personal directivo

y es el responsable de la dirección y control del personal, de preparar el trabajo en cada tajo y

desarrollar la planificación, del control y rendimiento de todo el personal obrero, de preparar los

planes de obra a corto plazo y colaborar en el plan general, de atender al suministro de los

materiales, de hacer los pedidos y vigilar la entrada de los mismos, de designar a cada uno de

los tajos donde se va a aplicar la mano de obra y la maquinaría para realizar los trabajos que

ordene el Jefe de Obra, controlando y procurando que se obtenga el mayor rendimiento, de

controlar que sus capataces dirijan correctamente a su personal, de proponer la contratación y

despido del personal, de mantener en orden la obra, de controlar las herramientas y puntualidad

en los tajos, de complementar pequeños trabajos de replanteo y de sustituir al jefe de obra en su

ausencia.

6.Responsable de medios y equipos: se encarga del control y la gestión de los medios,

equipos y herramientas procurando su buen uso y disponibilidad.

7.Encargado de instalaciones: se encargada del desarrollo de los trabajos encomendados en

este apartado debiendo informar al encargado de obra sobre las incidencias que se le puedan

plantear en el desarrollo de sus responsabilidades.

8.Operarios: se responsabilizan de cumplir las instrucciones y órdenes de trabajos

encomendados.

A continuación, se adjunta un diagrama funcional de la organización a modo de esquema.

47

Figura 2. Organigrama TARIFA CONTRUCCION SL. Fuente: elaboración propia.

4.2.5. IDENTIFICACIÓN DE LA NORMATIVA REGULADORA DEL SECTOR DE LA

CONSTRUCCIÓN

1.Edificación y Obra civil.

- LEY 38/1999, de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación.

- REAL DECRETO 314/2006, de 17 de marzo, por el que se aprueba el Código Técnico

de la Edificación.

- REAL DECRETO 1000/2010, de 5 de agosto, sobre visado colegial obligatorio.

Edificación y Obra civil.

2.Seguridad y Salud.

A) De carácter general:

- LEY 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales.

- REAL DECRETO 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los

Servicios de Prevención.

http://www.boe.es/g/es/bases_datos/doc.php?id=BOE-A-1999-21567

http://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2006-5515


http://www.boe.es/aeboe/consultas/bases_datos/doc.php?id=BOE-A-2010-12618

http://www.insht.es/portal/site/Insht/menuitem.1f1a3bc79ab34c578c2e8884060961ca/?vgnextoid=771be9369a3d3110VgnVCM100000dc0ca8c0RCRD&vgnextchannel=ff3cc6b33a9f1110VgnVCM100000dc0ca8c0RCRD

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48

- REAL DECRETO LEGISLATIVO 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el

Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

- REAL DECRETO 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la

Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de

coordinación de actividades empresariales.

- LEY 25/2009, de 22 de diciembre, de modificación de diversas leyes para su adaptación

a la Ley sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio.

- ORDEN TIN/1071/2010, de 27 de abril, sobre los requisitos y datos que deben reunir

las comunicaciones de apertura o de reanudación de actividades en los centros de

trabajo.

B) De carácter específico:

- REAL DECRETO 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen las

disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción.

- Real Decreto 2177/2004, de 12 de noviembre, por el que se modifica el Real Decreto

1215/1997, de 18 de julio, por el que se establecen las disposiciones mínimas de

seguridad y salud para la utilización por los trabajadores de los equipos de trabajo, en

materia de trabajos temporales en altura.

- Real Decreto 604/2006, de 19 de mayo, por el que se modifican el Real Decreto

39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de

Prevención, y el Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen las

disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción.

- REAL DECRETO 337/2010, de 19 de marzo, por el que se modifican el Real Decreto

39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de

Prevención; el Real Decreto 1109/2007, de 24 de agosto, por el que se desarrolla la Ley

32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el sector de la

construcción y el Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen

disposiciones mínimas de seguridad y salud en obras de construcción.

3. Subcontratación en el sector de la construcción.

- LEY 32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la

Construcción.

- Real Decreto 1109/2007, de 24 de agosto, por el que se desarrolla la Ley 32/2006, de 18

de octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción.

http://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2000-15060

http://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2000-15060

http://www.insht.es/portal/site/Insht/menuitem.1f1a3bc79ab34c578c2e8884060961ca/?vgnextoid=e38cf505e8da5110VgnVCM100000dc0ca8c0RCRD&vgnextchannel=ff3cc6b33a9f1110VgnVCM100000dc0ca8c0RCRD



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49

4. Gestión de residuos

- Real Decreto 105/2008, de 1 de Febrero, por el que se regula la producción y gestión de

los residuos de construcción y demolición.

5. Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

- Ley 42/1997, de 14 de noviembre, ordenadora de la Inspección de Trabajo y Seguridad

Social.

- Resolución del 11 de Abril de 2006, de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social,

sobe el Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

6. Contabilidad

- Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

- Real Decreto del 22 de agosto de 1885 por el que se aprueba el Código de Comercio.

50

4.3. CARACTERIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

4.3.1. CONCLUSIONES DE LA ENTREVISTA INICIAL.

El objeto del presente apartado es documentar los resultados de las entrevistas realizadas. A

continuación se presentan las principales conclusiones:

1.Los usuarios reconocen el valor de la información como factor determinante para la toma

de decisiones en la empresa.

2.Los usuarios consideran insuficientes para el desempeño de sus actividades los recursos

documentales de los que dispone la organización.

3.Los usuarios desconocen los plazos de conservación, sujetos a la legislación vigente, de

los documentos de los que son responsables.

4.Los usuarios desconocen normativas relacionadas con la gestión de documentos.

5.Los usuarios carecen de un conocimiento adecuado de las normativas que regulan las

actividades desarrolladas por la organización, y, por tanto, de los requerimientos documentales

impuestos por éstas.

6.Los usuarios reconocen la necesidad de actualización de las series documentales

disponibles en la organización.

7.El soporte de trabajo preferido por los usuarios es el electrónico.

8.No se han desarrollados proyectos ni acciones con anterioridad en la organización con

objeto de mejorar la gestión de sus documentos.

9.Los usuarios reconocen la necesidad de actualización de las tecnologías disponibles en la

organización, constituyendo una prioridad la implementación de una herramienta informática

que permita el uso compartido de archivos y que permita la consulta remota de los documentos.

10.Los usuarios reconocen la necesidad de llevar adelante un proyecto de

perfeccionamiento empresarial con el objetivo adecuar la tecnología a las necesidades actuales y

obtener un mayor control tanto de la documentación generada como de los procesos de negocio

que se desarrollan.

11.Los usuarios reconocen los coste actuales asociados a las malas prácticas documentales:

tiempo del personal dedicado a la búsqueda de documentos, gastos en consumibles y material de

51

oficina, espacio destinado al almacenamiento de documentos obsoletos, repetición de tareas ya

efectuadas, etc.

4.3.2. EVALUACIÓN INICIAL DE LAS PRACTICAS DOCUMENTALES

El objeto del presente apartado es documentar los resultados del análisis inicial de los

procedimientos documentales implementados en la organización. Este análisis se ha centrado en

los siguientes aspectos:

A) Evaluación de los procedimientos de archivo.

Entendemos por procedimientos de archivo a las normas corporativas que definen

explícitamente qué documentos deben ser almacenados, cómo deben de ser almacenados y

durante cuánto tiempo.

En el caso que nos ocupa, la organización carece de procedimientos de archivo definidos.

Ante esta situación, cada usuario almacena y organiza de manera individual su propio archivo,

en función de sus necesidades y responsabilidades.

Esta situación provoca:

- Una acumulación masiva de documentos, debido, tanto al archivo de documentos

duplicados, como al almacenamiento de documentos de manera permanente, aun

habiendo agotado su periodo de vigencia.

- Alta carga administrativa relativa a la localización de los documentos archivados y a la

pérdida de documentos y, por tanto, a la repetición de tareas ya efectuadas.

- Existencia de diferentes nomenclaturas para definir un mismo tipo de archivo

electrónico.

- Duplicidad de información, tanto en distintos formatos (formato papel y formato

electrónico) como en varias extensiones para un mismo documento electrónico.

- Ausencia de control de la propiedad de los documentos, y riesgo de pérdida de la

información en caso de pérdida de algún empleado.

B) Evaluación del sistema de trasferencia de documentos.

El sistema de transferencia de documentos define las actividades que realiza la entidad para

cumplir con sus funciones y objetivos, los documentos generados durante el desarrollo de estas

actividades y las responsabilidades de los integrantes del sistema con respecto a los documentos

generados y recibidos.

52

En el caso que nos ocupa, la organización carece de procedimientos documentados que

definan el sistema de transferencia de documentos. Esta situación provoca:

- Coordinación poco efectiva entre las diferentes áreas de trabajo.

- Desconocimiento de las responsabilidad de los usuarios respecto a los documentos.

- Diferencias en la operativa de los procesos en función del usuario que los realice.

C) Evaluación de las series documentales.

Las series documentales disponibles en la organización no satisfacen las necesidades

actuales. Si bien es cierto que existen ciertos documentos corporativos normalizados, las series

actuales no cumplen con el ciclo de trabajo completo de la organización.

D) Evaluación de las instalaciones de archivo.

Utilización inadecuada de las instalaciones de archivo: se desarrolla una gestión

inadecuada del espacio destinado a la instalación física de los documentos.

E) Evaluación de las políticas y responsabilidades definidas.

Ausencia de responsabilidades definidas en materia de gestión de documentos.

No existe ningún responsable designado para la toma de decisiones respecto a los

procedimientos documentales. En caso de duda en algún procedimiento documental, cada

usuario toma sus propias decisiones.

F) Evaluación de los soportes tecnológicos.

Insuficientes soportes tecnológicos en la empresa: no existe un repositorio común para

almacenar la información ni un buscador para recuperarla, los documentos se almacenan en

unidades de disco independientes por departamento y usuario.

El acceso remoto a los documentos no es posible, lo que provoca poca capacidad de

reacción.

G) Evaluación de los usuarios del sistema.

Los usuarios carecen de formación específica en técnicas de archivo y en materia de

gestión de documentos, no existe una visión global de sus actividades, ni una participación de la

cultura corporativa de la organización.

53

Por otra parte, existe un compromiso y una predisposición adecuada de los usuarios con el

proyecto, reconociendo las debilidades del sistema actual, así como las consecuencias negativas

para la organización que supone las prácticas documentales desarrolladas.

4.3.3. PROPUESTA DE DESARROLLO

Inicialmente, el motivo que impulsó el desarrollo del presente proyecto fue el deseo por

parte de los empleados de la organización de adquirir una solución informática que permitiera el

acceso remoto a los documentos, facilitara la creación de grupos de trabajo y la localización y

gestión de los documentos electrónicos. La actuación sobre el componente informático

constituía, desde la percepción de los usuarios, una prioridad.

No obstante, la investigación llevada a cabo hasta el momento, ha manifestado que las

deficiencias que presenta la organización en materia documental se encuentran más ligadas a la

propia arquitectura del sistema que a problemas de índole técnico. Si bien es cierto, que los

soportes tecnológicos con los que cuenta la organización no satisfacen las necesidades actuales,

el componente organizativo se encuentra en un estado muy primitivo para poder asegurar un

adecuado rendimiento en el caso de implementación de alguna tecnología.

Durante la revisión bibliográfica se ha tratado la problemática que supone reducir la

gestión documental a la implementación de soluciones informáticas, cuando la gestión

documental requiere, principalmente, de soluciones documentales.

Ante la imposibilidad de realizar un desarrollo global, el alumno priorizó la actuación sobre

la arquitectura documental y los procedimientos y políticas documentales establecidas para la

gestión de los documentos en papel, excluyendo del proyecto, la implementación de una

tecnología para la gestión electrónica de los documentos y la definición de procedimientos para

la gestión del archivo electrónico.

El alcance del proyecto, en el aspecto tecnológico, tal como ha sido definido en el epígrafe

1.1.OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO, tan solo abraca la evaluación del entorno tecnológico

y la identificación de los requisitos de la herramienta informática.

Una vez completados con éxito los objetivos del proyecto, se planteará la opción de

adquirir una herramienta informática para el tratamiento electrónico de los documentos, que

deberá adaptarse a los procedimientos documentales previamente establecidos. Del mismo

modo, será necesario definir procedimientos para integrar los circuitos de los documentos en

papel y de los documentos electrónicos.

54

Los motivos que justificaron esta decisión fueron los siguientes:

A) La implementación de una arquitectura documental adecuada a las necesidades de

la organización es un requisito indispensable para lograr una gestión eficiente de los

documentos.

El estado actual de la organización no permitiría obtener un rendimiento adecuado de la

implementación de una solución informática.

Si bien es cierto que las aplicaciones informáticas proporcionan una mejora notable en el

tratamiento de la información, éstas deben venir precedidas del establecimiento de una

estructura organizativa que satisfaga los requisitos documentales.

B) Los riesgos derivados del estado actual del sistema.

Es importante, a la hora priorizar una estrategia de desarrollo, valorar los riesgos a los que

se encuentra sometido la organización.

En el caso que nos ocupa, a las problemáticas administrativas derivadas de la falta de una

arquitectura documental y unos procedimientos documentales (tiempo excesivo dedicado a la

búsqueda de documentos, demora en la tramitación de expedientes de los clientes,

documentación excesiva, repetición de tareas ya efectuadas, etc.) hay que sumar el posible

riesgo de incurrir en una sanción jurídica por falta de evidencias o pruebas documentales.

Esta situación puede darse bien por perdida de la documentación, bien por

desconocimiento de los procedimientos documentales de los que es responsable la organización.

Recordemos que la evaluación realizada ha puesto de manifiesto que los usuarios del

sistema desconocen los requisitos documentales, impuesto por la normativa vigente, que deben

cumplir a la hora de crear, conservar y eliminar documentos. Es decir, el sistema actual no

puede garantizar el cumplimiento de los requisitos legales en cuanto al tiempo de conservación

de los documentos, los documentos de archivo obligatorio en obra, procedimientos de trabajo de

obligada documentación, etc.

La estrategia desarrollada abarcará los riesgos descritos, en contraposición de un desarrollo

de implementación pura de tecnologías.

55

CAPÍTULO 5. ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA

ORGANIZACIÓN

El objeto del presente capítulo es establecer un modelo documental que, mediante el

estudio de las actividades y procesos de la organización, identifique qué es lo que hace y cómo

lo hace.

Un modelo documental constituye un inventario de la documentación de la organización,

que suele ser completado con la elaboración de un mapa sistemático de tipología documental,

cuyo propósito es proporcionar una visión estructurada de las funciones, actividades y

operaciones desarrolladas por la organización y las relaciones de éstas con los procedimientos y

pautas que rigen el ciclo de vida de los documentos.

La definición del modelo documental permite obtener una visión en profundidad de los

aspectos básicos que componen el SGD: la arquitectura documental, las políticas y

procedimientos documentales definidos y las tecnologías implementadas en la organización.

El presente capítulo identifica el modelo documental que originalmente se encontraba

implementado en la organización.

Esta caracterización la realizaremos a través de la definición de tres elementos:

A) La documentación de los procedimientos de negocio.

La documentación de los procedimientos de negocio se centrará en la identificación en

profundidad de los procedimientos de trabajo, permitiéndonos conocer las actividades

desarrolladas por la organización, las pautas que las rigen y los tipos documentales producto de

éstas.

Esta caracterización nos permitirá, en etapas posteriores, identificar aquellos

procedimientos, tanto operativos como documentales, que deben de ser incluidos (por ausencia)

o rediseñados (por ser disfuncionales) en el modelo de negocio a implantar, con el objetivo de

satisfacer los requerimientos documentales del sistema.

De acuerdo con las conclusiones obtenidas en la etapa anterior, la documentación de los

procesos de negocio excluye la caracterización en profundidad de los procedimientos de

archivo. En la presente investigación, el alumno ha visto únicamente conveniente identificar el

momento en el que el documento entra en el sistema de archivo, y su ubicación (centro de

56

trabajo), para poder proceder a evaluar el cumplimiento de los requisitos documentales

asociados a estas prácticas.

Recordemos que durante la investigación preliminar, se realizó un análisis sobre los

procedimientos de archivo, exponiendo su falta de coherencia y estructura. Los procedimientos

de archivo serán rediseñados completamente, por lo que carece de sentido un estudio en

profundidad más amplio.

El mismo argumento es aplicable a la caracterización de las series documentales

producidas por la organización.

La documentación de los procesos de negocio persigue como objetivos:

1. Proporcionar al alumno una caracterización de la arquitectura, políticas y procedimientos

documentales de la organización que permitirá, junto con la investigación preliminar y la

identificación de requisitos, la evaluación del sistema documental.

2. Proporcionar al alumno una base para el desarrollo de las herramientas documentales. En

el presente capítulo, servirá de base para la definición del cuadro de clasificación de actividades,

implementado originalmente en la organización.

B) La caracterización del cuadro de clasificación de actividades de la organización.

Un cuadro de clasificación proporciona una caracterización jerárquica codificada de las

funciones, actividades, operaciones y series documentales de la organización.

Constituye un instrumento de referencia y control, de las actividades y documentos

generados y recibidos por la organización.

C) La caracterización del entorno tecnológico del cliente.

La caracterización del entorno tecnológico ofrece una identificación del hardware, el

software y la arquitectura de servicios implantada en la organización.

Su objetivo es proporcionar un conocimiento suficiente del entorno tecnológico de la

organización que permita, complementariamente a la investigación preliminar, identificar los

requisitos funcionales de la herramienta software a implementar.

El conocimiento del entorno actual, constituye un requisito imprescindible para asegurar

que la herramienta a implementar sea integrable con el software, el hardware y la arquitectura

técnica de la organización (en caso de puesta en funcionamiento en el entorno actual).

57


El procedimiento seguido por el alumno para el desarrollo del presente capítulo es descrito

a continuación:

A) Revisión de fuentes documentales internas.

En el caso que nos ocupa, la organización carecía de documentación corporativa que

sirviera de apoyo al alumno para el desarrollo de la presente investigación.

B) Revisión de fuentes documentales externas.

El alumno procedió a realizar una revisión de fuentes documentales externas. La

documentación analizada comprendía:

- Documentos e investigaciones de autores especializados encontrados en la web sobre el

proceso de gestión, dirección, planificación y control de las empresas constructoras.

- Proyectos e investigación contenidas en el repositorio digital de la Universidad de

Sevilla en cuyo desarrollo llevasen implícito un análisis de los procesos de negocio de

las empresas constructoras.

C) Desarrollo de entrevistas y observación in situ de los procedimientos de trabajo.

El alumno procedió a entrevistarse con el personal de Oficina y a evaluar los

procedimientos de trabajo con el objetivo de identificar las actividades desarrolladas por la

organización, su secuencia, el flujo documental generado y las soluciones tecnológicas

disponibles.

D) Documentación de la investigación.

El alumno elaboró los siguientes entregables 5.1. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE

NEGOCIO, 5.2. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN y 5.3.

CARACTERIZACIÓN DEL ENTORNO TECNOLÓGICO DEL CLIENTE, donde se recogen las

conclusiones de la investigación realizada.

58

5.2. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO

La documentación de los procedimientos incluye los diagramas de actividades de los

procesos de negocio y el desarrollo textual de los procedimientos. En ellos se han incluido los

procedimientos operativos y los procedimientos documentales objeto de estudio.

Para el modelado de los procesos de negocio, el alumno se ha apoyado en el estándar

BPMN (Business Process Model and Notation).

Los procedimientos y los tipos documentales generados y recibidos por la organización han

sido codificados siguiendo la nomenclatura asociada al cuadro de actividades de acuerdo con la

metodología propuesta por la norma UNE-ISO 15489, cuyo desarrollo es tratado en el epígrafe

5.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.

Se adjunta diagrama general de actividades.

59

Figura 3. Diagrama general de procedimientos. Fuente: elaboración propia.

A continuación se procede a desarrollar la descripción individual de los procedimientos que

componen el flujo de trabajo de la organización.

5.2.1. PROCEDIMENTO A.ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS

El presente procedimiento tiene por objeto la descripción de la sistemática establecida por

TARIFA CONSTRUCCION SL para la elaboración y revisión de presupuestos presentados a

sus clientes, así como para la elaboración de los contratos contraídos con estos.

60

La necesidad de elaborar una oferta o presupuesto puede surgir para dos tipos de clientes:

cliente público o cliente privado.

El proceso es descrito a continuación:

A) Cliente público

La oferta de obras y servicios es publicada en los distintos Boletines Oficiales (BOE,

BOJA y boletín de la administración local). En este proceso, se especifican las condiciones de

las obras y los requerimientos que han de cumplir los licitadores, presentando las empresas

constructoras sus respectivas ofertas.

Se puede distinguir entre dos tipos de oferta pública:

- Subasta: el contrato se adjudica al licitador que ofrece el precio más bajo, salvo que el

precio ofrecido sea tan bajo que haga presumir que el contrato no podrá ejecutarse.

- Concurso: el contrato se adjudica a la oferta más ventajosa, en función de los criterios

establecidos en el pliego de cláusulas administrativas particulares, que sirve de base

para la adjudicación.

La Gerencia realiza la labor de búsqueda de oferta pública atendiendo a los siguientes

criterios: cliente de la obra o servicio, tipo de obra o servicio, tipo de oferta pública

(subasta/concurso), importe de licitación, plazo de ejecución y presentación de la oferta,

solvencia técnica y económica exigible al contratista y demás especificaciones definidas en el

pliego de cláusulas administrativas particulares.

Atendiendo a la información publicada, la Gerencia hace una selección de los procesos a

ofertar y solicita al Departamento de Secretaria General/Administración la adquisición de la

documentación relativa a la oferta.

Este paquete de documentos, que denominaremos A.1.OFERTA PÚBLICA, es adquirido del

Órgano de Contratación y comprende la documentación técnica del proyecto y la

documentación administrativa relativa a las condiciones de la oferta.

Una vez adquirido el paquete de documentos A.1.OFERTA PÚBLICA, el Departamento de

Secretaria General/Administración procede a su archivo en Oficina, y solicita al Departamento

Técnico la formulación de la oferta económica, según procedimiento A.3.ESTUDIO DE OBRA.

Terminado el procedimiento A.3.ESTUDIO DE OBRA, el Departamento de Secretaria

General/Administración procede a la preparación y archivo en Oficina del paquete de

61

documentos exigido por el Órgano de Contratación correspondiente, que denominaremos

A.4.LICITACIÓN, entregando copia a éste para su evaluación.

El contenido y estructura del paquete de documentos A.4.LICITACIÓN depende de la

convocatoria ofertada.

Concluido el plazo máximo de entrega de las ofertas, el Órgano de Contratación lleva a

cabo la apertura de plicas, la revisión de la documentación técnica/administrativa y de la oferta

económica, y la adjudicación provisional de la oferta. En ese momento, se abre un plazo para

que las empresas no adjudicatarias realicen las alegaciones que estimen oportunas.

En caso de adjudicación definitiva de la obra, la Gerencia procede a la firma del documento

A.5.CONTRATO, elaborado por el Órgano de Contratación, con éste, proporcionando un original

al Departamento de Secretaría General/Administración para su archivo junto con el resto de

documentación oficial de la obra en Oficina.

Tras la firma del contrato, la gerencia designa al Jefe de Obra, miembro del Departamento

Técnico, responsable directo de la planificación y el desarrollo de la obra.

En caso de no adjudicación se procede al archivo de la documentación en Oficina para

posibles revisiones.

B) Cliente privado.

La captación del cliente privado es realizada por la Gerencia, la cual recibe la petición de

Estudio de Obra, y en aquellos casos que considera conveniente, solicita al Departamento de

Secretaria General/Administración la adquisición del cliente de la documentación relativa al

proyecto.

Este paquete de documentos, que denominaremos A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN,

comprende la documentación técnica del proyecto.

El Departamento de Secretaría General/Administración adquiere documentación del

cliente, procede a su archivo en Oficina y solicita al Departamento Técnico la formulación de la

oferta económica, según procedimiento A.3.ESTUDIO DE OBRA.


General/Administración procede a la entrega de copia del documento A.3.2.PRESUPUESTO al

cliente.

62

En caso adjudicación de la obra, se procede a la firma del documento A.5.CONTRATO entre

la Gerencia y el cliente, archivándose el original con el resto de documentación oficial de la

obra en Oficina.

La elaboración del documento A.5.CONTRATO es realizada por el cliente o el contratista. En

el caso de que el trabajo recaiga en el contratista, la elaboración del contrato es responsabilidad

de la Gerencia.



En caso de no adjudicación de la obra se procede a archivar la documentación en Oficina

para posibles revisiones.

5.2.1.1. PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA


TARIFA CONSTRUCCION SL para la realización del Estudio de Obra.

El Departamento Técnico procede a la revisión del paquete de documentos A.1.OFERTA

PÚBLICA/A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN, según proceda, centrándose en:

- Calidad de los materiales definidos en las unidades de obra.

- Criterios de medición y abono de las unidades de obra.

- Procedimientos de ejecución definidos.

- Calidad y controles de calidad exigidos para dichas unidades.

- Posibles unidades de obra no bien definidas, abiertas a un posterior estudio.

- Posibles contradicciones entre los documentos integrantes del proyecto.

En caso de duda, el Departamento Técnico procede a la consulta de la Dirección

Facultativa.

Una vez estudiada la documentación, el Departamento Técnico procede a la visita de la

ubicación del proyecto, para realizar un reconocimiento del terreno y analizar el acceso a la obra

y los servicios generales/suministros de los que dispone.

Definidas todas las variables que afectan a la obra, el Departamento Técnico procede al

análisis de costes del proyecto. El procedimiento es descrito a continuación:

- Solicitud y evaluación de ofertas a proveedores según procedimiento A.3.1.GESTION DE

OFERTAS.

63

- Estimación de costes directos de las unidades de obra.

- Estimación de los costes indirectos de las unidades de obra.

Con la estimación de costes, el Departamento Técnico procede a la elaboración del

documento A.3.2.PRESUPUESTO, cuya estructura es la siguiente:

- Presupuesto de Ejecución Material (PEM): los precios de las unidades de obra incluyen

los costes directos e indirectos.

- Presupuesto de Ejecución por Contrato (PEC): se obtiene al incrementar el PEM con los

Gastos Generales (G.G), el Beneficio Industrial (B.I) y el Impuesto sobre Valor

Añadido (I.V.A).

G.G: En obra privada, el porcentaje será definido por la Gerencia. En obra

pública, el porcentaje de gastos generales viene indicado por el Órgano de

Contratación.

B.I: En obra privada, el porcentaje será definido por la Gerencia. En obra


contratación.

I.V.A: según proceda, a definir por la Gerencia.

Una vez elaborado el documento A.3.2.PRESUPUESTO, se procede a convocar una reunión

con la Gerencia, donde se revisa la oferta económica. La Gerencia realiza las modificaciones

que considera oportunas, define el riesgo tanto técnico como económico del proyecto, y

establece la oferta definitiva.

El Departamento Técnico procede a incorporar las observaciones introducidas por la

Gerencia y solicita la aprobación del documento A.3.2.PRESUPUESTO. La Gerencia procede a

revisarlo de nuevo, y en caso de ser correcto, procede a su firma.

Tras la firma del documento A.3.2.PRESUPUESTO, el Departamento de Secretaría

General/Administración procede a su archivo en Oficina.

5.2.1.2. PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS


TARIFA CONSTRUCCION SL para la petición y evaluación de ofertas a proveedores, así

como asegurar que éstas cumplen con los requisitos establecidos.

El presente procedimiento es de aplicación a los procesos de compra de materiales y

equipos, y la subcontratación de servicios, según se indica a continuación:

64

- Compra de equipos generales: maquinaria de obra, herramientas de trabajo y equipos

auxiliares.

- Compra de materias primas, mercancías y suministros.

- Subcontratación de servicios de obra.

El Departamento Técnico, tras el estudio del proyecto e identificadas las necesidades de

compras, procede a la solicitud de ofertas vía electrónica.

Por cada unidad de obra, se debe solicitar un mínimo de dos ofertas.

El Departamento Técnico, procede al archivo en Oficina del documento de oferta, que

denominaremos A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR, de los distintos proveedores de productos y/o

servicios y procede a elegir aquella que considera más ventajosa en base a los siguientes

criterios:

- Oferta económica.

- Experiencia en obras similares a la que se pretende subcontratar.

- Solvencia económica y de calidad.

- Seriedad en el cumplimiento de los plazos.

Las ofertas seleccionadas son sometidas a aprobación por parte de la Gerencia. La Gerencia

puede proponer otros proveedores o bien puede ratificar las ofertas seleccionadas.

5.1.1.3. TABLAS ENTRADA/SALIDA DE DOCUMENTACIÓN

A) Cliente público:

DOCUMENTACIÓN RECIBIDA

A.1.OFERTA PUBLICA

A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR

A.5.CONTRATO

DOCUMENTACIÓN DE APOYO ---------

DOCUMENTACIÓN GENERADA A.3.2.PRESUPUESTO

A.4.LICITACIÓN

Tabla 11. E/S Procedimiento A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: C.PÚBLICO

65

B) Cliente privado:


A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN


A.5.CONTRATO


DOCUMENTACIÓN GENERADA A.3.2.PRESUPUESTO

A.5.CONTRATO

Tabla 12. E/S Procedimiento A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: C.PRIVADO

5.1.1.4. ANEXOS

Se adjuntan los siguientes anexos:

- ANEXO 3. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y

CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO.


CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO.

- ANEXO 5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA.

- ANEXO 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS.

5.2.2. PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE

SUMINSTROS GENERALES Y PERMISOS

El presente procedimiento tiene por objeto la descripción de la sistemática utilizada por

TARIFA CONSTRUCCION SL para la planificación técnica de la obra y la solicitud de

permisos y suministros generales.

El procedimiento es descrito a continuación.

El Jefe de Obra procede a revisar la documentación relativa al proyecto: A.1.OFERTA

PÚBLICA/A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN, A.4.LICITACIÓN/A.3.2.PRESUPUESTO, A.5.CONTRATO,

según proceda.

Como resultado el Jefe de Obra registra la programación de la ejecución en el documento

B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA, donde se definen:

- Recursos asignados a cada unidad de obra.

- Procedimientos de trabajo y los medios auxiliares necesarios.

- Calendario de subcontratación.

- Plazos parciales y totales de ejecución.

- Organización de las áreas y medios de acopio.

66

- Las instalaciones y suministros generales disponibles y necesarios para la ejecución de

la obra.

- Localización de la oficina en obra, vestuarios y sanitarios.

El documento B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA es entregado por el Jefe de Obra a la Gerencia

para su revisión. En caso de ser correcto procede a su firma y es archivado en Oficina.

Definido la planificación, se procede a iniciar los procesos de solicitud de suministros

generales y permisos:

- Solicitud de suministros generales: una vez definidas las necesidades energéticas

(potencia y tensión), de agua y saneamiento, se procede a comprobar la disponibilidad

de los suministros generales que ofrece la obra, y en los casos que proceda, se procede

al inicio de los trámites para obtener la acometida y la legalización de la instalación,

según procedimiento B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES

- Solicitud de permisos: en función de las necesidades de la obra, se procede a solicitar

los permisos correspondientes, según procedimiento B.3.SOLICITUD DE PERMISOS

5.2.2.1. PROCEDIMIENTO B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES


TARIFA CONSTRUCCION SL para la solicitud de suministros generales.

A continuación se describe el procedimiento:

A) Procedimiento B.2.1.SOLICICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO DE OBRA

En el caso de que la obra carezca de suministro eléctrico, se procede a solicitar el alta del

suministro eléctrico de un provisional de obras. El proceso es el que sigue:

- El Departamento Secretaría General/Administración procede a contactar con la

compañía suministradora para realizar la petición de alta.

- La compañía suministradora procede al estudio técnico y envía la valoración económica

de los trabajos, según el documento B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO

ELÉCTRICO.

- El Departamento Secretaría General/Administración procede a la firma del documento,

su archivo en Oficina y envía una copia de aceptación B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA

SUMINISTRO ELÉCTRICO a la compañía suministradora.

- La compañía suministradora procede a ejecutar los trabajos, y notifica finalización de

los mismos.

67

- Una vez realizado el enganche, el Departamento Secretaría General/Administración

procede a contratar el servicio de suministro. Para ello, rellena el formulario

B.2.1.2.ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO, adjuntando:

Copia del documento B.2.1.3.CERTIFICADO ELÉCTRICO BT, firmado por el

instalador autorizado responsable de la instalación de obra, archivando el

original en Oficina.

Copia del documento Licencia de obra, a suministrar por el promotor.

Datos bancarios: CIF de la empresa, datos de domiciliación bancaria,

dirección de correspondencia, etc.

- La compañía suministradora envía el contrato, que denominaremos, B.2.1.4.CONTRATO

LUZ OBRA, a firmar por el Departamento de Secretaria General/Administración,

procediendo a su archivo en Oficina.

B) Procedimiento B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO DE AGUA Y SANEAMIENTO DE OBRA.

En el caso de que la obra carezca de suministro, se procede a solicitar el alta:



- La compañía suministradora procede al estudio y envía una valoración económica de

los trabajos, según el documento B.2.2.1.PREPUESTO ALTA SUMINISTRO AGUA Y

SANEAMIENTO.

- El Departamento Secretaría General/Administración procede a la firma del documento,

su archivo en Oficina y envía copia de aceptación B.2.2.1.PREPUESTO ALTA

SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO a la compañía suministradora

- La compañía suministradora procede a ejecutar los trabajos, y notifica la finalización de

los mismos.



B.2.2.2.ALTA DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO, adjuntando:

Fotocopia del D.N.I. del solicitante o C.I.F. de la empresa.

Copia del documento A.5.CONTRATO.

Copia del documento Licencia de obra expedida por el Ayuntamiento, a

suministrar por el promotor.

Fotocopia de haber hecho efectiva la fianza en el Ayuntamiento, a suministrar por

el promotor.

68

Nº de domiciliación bancaria.


AGUA Y SANEAMIENTO OBRA, a firmar por el Departamento de Secretaria

General/Administración, procediendo a su archivo en Oficina.

5.2.2.2. PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS


TARIFA CONSTRUCCION SL para la solicitud de permisos de ejecución de trabajos

complementarios de obra.

En función de las necesidades de Obra, se procede a la solicitud de los permisos

pertinentes:

- Permiso de vallado y ocupación de vía pública.

- Permiso de accesos en zonas de recorridos controlados.

- Permisos de trabajo en zonas con horarios limitados.

- Etc.

Para ello el Jefe de Obra se dirige a la Oficina Técnica de la Administración Local

correspondiente, y rellena el formulario correspondiente, adjuntando la documentación exigida,

y archivando una copia del paquete de documentos, que denominaremos B.3.1.SOLICITUD DE

PERMISO, en Oficina.

Concedido el documento de licencia, que denominaremos B.3.2.PERMISO, el Jefe de Obra

procede a su archivo en Oficina.


69


B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO

ELÉCTRICO

B.2.1.3.CERTIFICADO ELÉCTRICO BT

B.2.1.4.CONTRATO LUZ OBRA


AGUA Y SANEAMIENTO

B.2.2.3.CONTRATO AGUA Y SANEAMIENTO

OBRA

B.3.2.PERMISO

DOCUMENTACIÓN DE APOYO

A.1.OFERTA PUBLICA/A.2.PROYECTO DE

EJECUCIÓN

A.4.LICITACIÓN/A.3.2.PRESUPUESTO

A.5.CONTRATO

DOCUMENTACIÓN GENERADA

B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA

B.2.1.2.ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO

B.2.2.2.ALTA SUMINISTRO AGUA Y

SANEAMIENTO

B.3.1.SOLICITUD DE PERMISO

Tabla 13. E/S Procedimiento B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y

PERMISOS.

5.2.2.4. ANEXOS


- ANEXO 7. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD

DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS.

- ANEXO 8. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTROS

ELÉCTRICO.

- ANEXO 9. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y

SANEAMIENTO.

- ANEXO 10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS.

5.2.3. PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

(INICIO DE OBRA) (C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) )


TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo de las actividades, de carácter previo al

inicio de la obra, encaminadas al cumplimiento de la normativa de Seguridad y Salud en el

Trabajo.

La comunicación de los riesgos específicos del centro de trabajo, así como las medidas

preventivas necesarias para su control por parte de las empresas y trabajadores autónomos

participantes en la ejecución de los trabajos de obra, es responsabilidad del promotor (cliente

público o privado).

70

Para ello, el promotor debe remitir el documento Estudio o Estudio Básico de Seguridad y

Salud, según proceda, al contratista, con el fin de que éste último pueda adaptar sus

procedimientos de trabajo a las peculiaridades de la obra. Esta adaptación se realizará mediante

la redacción del Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo.


Tras la firma del contrato, el promotor entrega al Jefe de Obra el documento C.1.ESTUDIO O

ESTUDIO BÁSICO DE SEGURIDAD Y SALUD (C.1.ESS/EBSS), según proceda.

El Jefe de Obra archiva el documento C.1.ESS/EBSS, y procede a la elaboración del

documento C.2.PLAN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (C.2.PSST).

El documento C.2.PSST debe ser aprobado mediante firma por la Gerencia. Firmado el

documento C.2.PSST, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.

Una vez definido el documento C.2.PSST, se hará entrega de copia de éste al Coordinador

de Seguridad y Salud durante la ejecución de la obra (CSSEO) o miembro de la Dirección

Facultativa (DF) designado por el promotor, según proceda, para su aprobación.

La aprobación del documento C.2.PSST debe quedar documentada mediante firma de la

Gerencia y del CSSEO/DF del documento C.3.ACTA DE APROBACIÓN PSST, a elaborar por el

CSSEO/DF.

Firmada por ambas partes, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.

Una vez aprobado el Plan de SST, el Jefe de Obra solicita al Departamento de Secretaria

General/Administración el inicio del procedimiento de apertura de centro de trabajo.

El Departamento de Secretaría General/Administración rellena el documento C.4.MODELO

DE COMUNICACIÓN DE APERTURA DE CENTRO DE TRABAJO a adquirir de la autoridad laboral

competente (Junta de Andalucía), y procede a su entrega, adjuntando copia del documento

C.2.PSST, archivando el justificante de entrega en Oficina.


71

DOCUMENTACIÓN RECIBIDA C.1.ESS/EBSS

C.4.ACTA APROBACIÓN PSST



C.2.PSST

C.5.MODELO COMUNICACIÓN DE APERTURA CENTRO DE TRABAJO

Tabla 14. E/S Procedimiento C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA)

5.2.3.2. ANEXOS

Se adjunta el siguiente anexo:

- ANEXO 11. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA).

5.2.4. PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)



inicio de la obra, encaminadas al cumplimiento de la normativa relativa a la producción y

gestión de residuos en las obras de construcción.


Tras la firma del contrato, el promotor debe hacer entrega del D.1.ESTUDIO DE GESTIÓN DE

RESIDUOS DE CONSTRUCCIÓN Y DEMOLICIÓN (D.1.EGRCD).

El Jefe de Obra archiva el documento D.1.EGRCD en Oficina, y procede a la elaboración del

documento D.2.PLAN DE GESTIÓN DE RESIDUOS DE CONSTRUCCIÓN Y DEMOLICIÓN

(D.2.PGRCD).

El documento D.2.PGRCD debe ser aprobado mediante firma por la Gerencia. Una vez

firmado, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.

Definido el documento D.2.PGRCD, se hará entrega de una copia de éste a la Dirección

Facultativa para su aprobación.

La aprobación del documento D.2.PGRCD debe quedar registrada mediante firma de la

Gerencia, el promotor y la Dirección Facultativa del documento D.3.ACTA DE APROBACIÓN

PGRCD, a elaborar por ésta última.

Firmada por todas las partes, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.

72


DOCUMENTACIÓN RECIBIDA D.1.EGRCD

D.3.ACTA DE APROBACIÓN PGRCD


DOCUMENTACIÓN GENERADA D.2.PGRCD

Tabla 15. E/S Procedimiento D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA).

5.2.4.2. ANEXOS


- ANEXO 12. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE

OBRA).

5.2.5. PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA


TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo del acto de replanteo de la obra.

El replanteo constituye el acto por el cual se produce la entrega formal de la obra al

contratista, y sirve como referencia, por medio de la fecha de emisión del acta, para computar

los plazos de ejecución o para empezar a aplicar, en su caso, penalizaciones.

En el acta de replanteo se hace constar la existencia de la documentación necesaria, la

coincidencia del espacio físico con las previsiones de proyecto y el cumplimiento de las

condiciones necesarias para iniciar la obra.

El acto de replanteo debe ser documentado mediante acta firmada por la Dirección

Facultativa, el Coordinador de Seguridad y Salud y el constructor. Finalmente, firma el

promotor, dándose por enterado de su contenido y mostrando su conformidad para el inicio de

las obras.

El procedimiento se describe a continuación.

Previo al inicio de la obras, el Jefe de Obra procede a replantear el perímetro de la

edificación proyectada, solicitando a la Dirección Facultativa su revisión.

Si como consecuencia de las comprobaciones efectuadas durante el acta de replanteo no se

pudiera empezar la obra por ser necesaria la introducción de modificaciones, el director de la

73

obra habrá de someter a la administración o al promotor a una estimación razonada del importe

de dichas modificaciones.

En el caso de que la Dirección Facultativa apruebe el replanteo, ésta elabora el E.1.ACTA DE

REPLANTEO, procediendo los agentes intervinientes a su firma.

Una vez documentado el proceso de replanteo, el Jefe de Obra procede al archivo del

documento E.1.ACTA DE REPLANTEO en Oficina y procede a la apertura del archivo en obra,

según el procedimiento E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA.

5.2.5.1. PROCEDIMIENTO E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA


TARIFA CONSTRUCCION SL para la apertura del archivo de obra, y la preparación de la

documentación de obligada disposición en obra para el inicio de los trabajos:

De carácter general:

Copia del paquete de documentos A.1.PROYECTO DE EJECUCIÓN/A.2.OFERTA

PÚBLICA actualizada, según proceda.

Copia del documento B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA.

Copia actualizada de los documentos B.3.2.PERMISOS relativos a la obra.

- Referidas a la subcontratación de servicios:

Documento E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN: el Jefe de Obra, en aquellas

obras en las que exista subcontratación, y con carácter previo a la formalización

de ésta, deberá obtener un Libro de subcontratación, donde quedará reflejada

toda la información relativa a la concurrencia empresarial en el centro de

trabajo. El libro de subcontratación debe ser habilitado por la autoridad laboral

correspondiente. El contratista deberá conservar el documento E.2.1.LIBRO DE

SUBCONTRATACIÓN en la obra de construcción hasta la completa terminación

del encargo recibido del promotor.

- Referidas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social:

Documento E.2.2.LIBRO DE VISITAS: el Jefe de Obra, debe habilitar el

documento E.2.2.LIBRO DE VISITAS, a disposición de los funcionarios de la

Inspección de Trabajo y Seguridad Social y de los funcionarios técnicos

habilitados para el ejercicio de actuaciones comprobatorias en materia de

prevención de riesgos laborales.


74


E.1.ACTA DE REPLANTEO

E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN

E:2.2 LIBRO DE VISITAS


A.1.PROYECTO DE EJECUCIÓN/A.2.OFERTA

PÚBLICA


B.3.2. PERMISOS

DOCUMENTACIÓN GENERADA ---------

Tabla 16. E/S Procedimiento E.REPLANTEO DE LA OBRA.

5.2.5.3. ANEXOS


- ANEXO 13. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA.

5.2.6. PROCEDIMIENTO F. GESTIÓN DE OBRA


TARIFA CONSTRUCCION SL para el proceso de control de ejecución de obra.

El control de ejecución de obra está basado en el desarrollo de los siguientes

procedimientos: F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS, F.2.CONTROL DE

RECEPCIÓN DE MATERIALES, F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS, F.4.GESTIÓN

DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA, F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE

EJECUCIÓN DE LA OBRA.

5.2.6.1. PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS


TARIFA CONSTRUCCION SL para el proceso de control de ejecución de los trabajos de obra.

Se definen las siguientes responsabilidades:

- El Jefe de Obra es el responsable de la supervisión de los trabajos y el cumplimiento de

los requisitos de calidad definidos en el proyecto.

- Las competencias en asignación de recursos (personal, materiales y maquinaria) recaen

en el Jefe de Obra.

75

- Las atribuciones en materia de organización y distribución del personal y tajos en obra

recaen sobre el Encargado de Obra

- Las tareas de supervisión y control de la productividad, la eficiencia y la calidad en el

trabajo de los operarios recae sobre el Encargado de Obra, el cual reportará cualquier

incidencia al Jefe de Obra. En el caso de que la incidencia corresponda a trabajos

subcontratados, el Jefe de Obra los gestionará directamente con el proveedor, tomando

las acciones necesarias, reflejadas en el contrato de servicios que se mantiene con el

proveedor.

- El Encargado de Obra es el responsable de la elaboración diaria del documento

F.1.1.PARTE DE TRABAJO. El documento F.1.1.PARTE DE TRABAJO contiene una

descripción de las tareas realizadas, así como el tiempo empleado y los recursos

necesarios para llevarlas a cabo. El documento F.1.1.PARTE DE TRABAJO es archivado

diariamente en Obra y se entrega semanalmente en Oficina. El Jefe de Obra es el

responsable de la revisión de los partes, y su validación mediante firma. Una vez

validados, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.

- Aquellas modificaciones sobre la planificación inicial de los trabajos, deben ser

comunicados por el Jefe de Obra al cliente y Dirección Facultativa. En el supuesto de

aparición de trabajos o incidencias no incluidas en el presupuesto, o aparición de

desviaciones sobre las mediciones iníciales incluidas en el presupuesto, se procederá

según procedimiento A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS.

5.2.6.2. PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES


TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo de las actividades involucradas en el control

de recepción de materiales.

El procedimiento es descrito a continuación:

La recepción del pedido es realizada por el Encargado de Obra, el cual supervisa su

descarga en el área definida para la recepción y acopio de materiales, asegurando que dispone

de medios adecuados para ello.

Producida la descarga, el Encargado de Obra inspecciona cualitativamente y

cuantitativamente el envío, procediendo a comparar el envío con el documento de referencia

A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR asociado al pedido, archivado en Obra (para aquellos pedidos

incluidos en el procedimiento G.GESTION DE PROVEEDORES)

76

En el caso de ser correcto, el Encargado de Obra procederá a la firma del documento

F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA como prueba de conformidad, archivándolo en Obra.

En caso de disconformidad, el Encargado de Obra procederá a detallar las desviaciones en

el albarán, firmando el mismo y archivándolo en Obra. Esta incidencia será notificada al Jefe de

Obra, el cual procederá a su gestión con el proveedor.

Los albaranes son entregados semanalmente en Oficina.

El Jefe de Obra es el responsable de la revisión de los albaranes, y su validación mediante

firma. Una vez validados, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.

5.2.6.3. PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS

El objeto del presente procedimiento es describir la sistemática establecida por TARIFA

CONSTRUCCION SL para las actividades involucradas en el control de servicios

subcontratados.

A la recepción de los trabajos, el Jefe de Obra realiza el control cuantitativo y cualitativo

de lo ejecutado, procediendo a comparar los trabajos ejecutados con el documento de referencia

A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR , asociado al servicio, archivado en Obra.

Este control dependerá en cada caso de las características de las obras, del seguimiento

realizado durante la ejecución, de los resultados de los controles realizados por mediciones

intermedias o inspecciones, de las experiencias anteriores con los subcontratistas, etc.

En el caso de ser correcto, el Jefe de Obra procederá a la firma del documento

F.3.1.ALBARÁN DE SERVICIO como prueba de conformidad, archivándolo en Oficina.

En caso de disconformidad, el Jefe de Obra procederá a detallar las desviaciones en el

albarán, firmando el mismo y archivándolo en Oficina.

Las incidencias serán gestionadas directamente con el proveedor.

En el caso de trabajos subcontratados relativos a instalaciones, el Jefe de Obra es el

responsable de exigir la entrega, a la subcontrata, de la documentación que acredite la

adecuación de la instalación a la normativa vigente, que denominaremos F.3.2.CERTIFICADO

INSTALACIÓN, que será archivado en Oficina.

5.2.6.4. PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE

OBRA

77


CONSTRUCCION SL para las actividades involucradas en la gestión de residuos durante la

ejecución de la obra.


Cuando sea necesario, el Encargado de Obra procederá a solicitar la recogida de residuos

generados durante el transcurso de los trabajos.

Las entregas a los gestores deben ser documentadas mediante el documento F.4.1.ALBARÁN

RESIDUOS, firmado por el Encargado de Obra, y archivado en Obra.


El Jefe de Obra es el responsable de la revisión de los albaranes, validación mediante firma

y archivo en Oficina. Una vez validados, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.

Paralelamente, el gestor de residuos debe hacer entrega del documento F.4.2.CERTIFICADO

DE GESTIÓN DE RESIDUOS, al Jefe de Obra. Una vez recibido, éste procederá a su revisión y a

su archivo.

5.2.6.5. PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA

OBRA

El objeto del presente procedimiento es describir la sistemática establecida por

CONTRUCCIONES TARIFA SL para las actividades involucradas en el control de calidad.


El Jefe de Obra recabará de cada proveedor la siguiente documentación:

- Documentación de los controles de calidad realizados y certificados de calidad de los

productos suministrados, verificando que son conforme a lo establecido en el

Programa de Calidad del proyecto ejecutivo, sus anexos y modificaciones. Este

paquete de documentos será archivado en Oficina como F.5.1.DOCUMENTOS

CALIDAD.

- Instrucciones de uso, mantenimiento y garantías de los equipos suministrados. Este

paquete de documentos será archivado en oficina, y lo denominaremos

F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS.


78


F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA

F.3.1.ALBARÁN DE SERVICIO

F.3.2.CERTIFICADO INSTALACIÓN

F.4.1.ALBARÁN RESIDUOS

F.4.2.CERTIFICADO DE GESTIÓN DE RESIDUOS

F.5.1.DOCUMENTOS CALIDAD

F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS

DOCUMENTACIÓN DE APOYO A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR

DOCUMENTACIÓN GENERADA F.1.1.PARTE DE TRABAJO

Tabla 17. E/S Procedimiento F.GESTIÓN DE OBRA.

5.2.6.7. ANEXOS

Se adjunta los siguientes anexos:

- ANEXO 14. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA.

- ANEXO 15. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS.

- ANEXO 16. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES.

- ANEXO 17. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS.

- ANEXO 18. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA


- ANEXO 19. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA


5.2.7. PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES

El objeto del presente procedimiento es describir la sistemática seguida por TARIFA

CONSTRUCCIÓN SL para el proceso de compras, asegurando que los productos/servicios

subcontratados cumplen con los requisitos aplicables, así como la gestión de facturas y pagos a

los proveedores.




auxiliares.



79

Las compras no incluidas en la descripción anterior son realizadas directamente por el

Encargado de Obra, previa aceptación por el Jefe de Obra y quedan excluidas del presente

procedimiento.

De acuerdo con la planificación realizada, el Jefe de Obra procede a la formalización de los

pedidos o contratos. En función de la compra, se procede de la siguiente manera:

Según los documentos B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA, el Jefe de Obra confirma

electrónicamente la aceptación de la oferta, especificando las condiciones de entrega pactadas, y

adjunta firmado el documento A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR asociado al pedido o servicio.

El documento de oferta (A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR) aceptado y firmado, es archivado,

por fecha de aceptación, por el Jefe de Obra en Oficina. El Jefe de Obra también archivará una

copia del documento en Obra para proceder a la comprobación del envío a su recepción.

Si el servicio requerido es una subcontratación, el proceso continua según procedimiento

G.1. DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN.

Cumplida la fecha de facturación, los proveedores remiten el documento G.2.FACTURA

OFERTA PROVEEDOR al Departamento de Secretaría General/Administración, el cual, lo deriva

al Jefe de Obra para su revisión.

El Jefe de Obra comprueba el documento acreditativo de la compra (A.3.1.1.OFERTA

PROVEEDOR), y da validez o no a la factura.

En caso de ser correcta el Jefe de Obra, notifica la aceptación de la factura al Departamento

de Secretaria General/Administración y éste procede al pago de la misma. El documento

G.2.FACTURA OFERTA PROVEEDOR es archivado en Oficina, enviando una copia a la asesoría

contable.

En caso de rechazo, el Jefe de Obra solicita del Departamento de Secretaría

General/Administración el retorno motivado del documento G.2.FACTURA OFERTA

PROVEEDOR al emisor, para su corrección.

5.2.7.1. PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN


CONSTRUCCIÓN SL para la formalización del proceso de subcontratación.


80

Formalizada la aceptación de la compra, el Jefe de obra procede a la elaboración del

documento G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. El documento G.1.1.CONTRATO

DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS debe ser aceptado, previo envió, mediante firma por la

Gerencia. En el contrato debe quedar definido:

- Descripción detallada de los trabajos: descripción del procedimiento de trabajo, las

condiciones de carga y descarga de material, la responsabilidad en el suministro de

materiales y medios auxiliares, la responsabilidad en la solicitud de permisos,

responsabilidad en la limpieza de los trabajos, etc. En resumen, conviene incluir todos

los trabajos que no sean producción pura.

- Medición de unidades de obra aproximada, precio unitario y criterio de medición.

- Plazos parciales y totales de ejecución y penalizaciones exigibles en caso de

incumplimiento si procede.

- Formas de pago y facturación, señalando las retenciones oportunas por garantía en los

trabajos en caso de que procedan.

- Calidad de los trabajos: ensayos, muestras etc. en caso de que la Dirección Facultativa

lo requiera.

Una vez que el proveedor haya firmado y enviado el documento G.1.1.CONTRATO DE

PRESTACIÓN DE SERVICIOS, el Jefe de Obra procede a archivar el original en Oficina.

Archivada la documentación, el proceso continúa como sigue:

- Registro de la subcontratación: el Jefe de Obra debe registrar en el E.2.1.LIBRO DE

SUBCONTRATACIÓN, por orden cronológico, todas y cada uno de las subcontrataciones

realizadas. Este proceso debe realizarse antes de la entrada en obra de la subcontrata. El

procedimiento es descrito a continuación:

Comunicar la subcontratación al coordinador de Seguridad y Salud o Dirección

Facultativa (según proceda).

Hacer entrega del documento C.2.PSST a la empresa subcontratista.

Registrar en el libro de subcontratación la fecha de entrega del Plan de SST a

cada una de las empresas subcontratistas y trabajadores autónomos que

participen en la obra, en la parte que les corresponda.


81

DOCUMENTACIÓN RECIBIDA G.2.FACTURA OFERTA PROVEEDOR

DOCUMENTACIÓN DE APOYO B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA


DOCUMENTACIÓN GENERADA G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Tabla 18. E/S Procedimiento G.GESTIÓN DE PROVEEDORES

5.2.7.4. ANEXOS


- ANEXO 20. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES..

- ANEXO 21. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN

SUBCONTRATACIÓN

5.2.8. PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES


TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo de las actividades de certificación de obra y

facturación.

Mensualmente, la contrata factura con la propiedad la parte proporcional de la obra

ejecutada.

El Jefe de Obra es el encargado de la valoración económica de los trabajos, y de generar el

documento que sirve de base a la facturación, y que denominaremos H.1.CERTIFICACIÓN.

El documento H.1.CERTIFICACIÓN consiste en una relación valorada de las unidades de

obras ejecutadas, desglosando el importe en capítulos, subcapítulos y partidas. En cuanto a su

estructura, puede ser presentado de dos maneras:

- Certificación a origen: la valoración de la obra se realiza a origen, es decir, desde

comienzo de la obra hasta el día de la certificación, descontándose la parte proporcional

certificada anteriormente y cobrada por la contrata.

- Certificación parcial: se valoran las unidades de obras ejecutadas durante el periodo de

certificación.


Para la elaboración del documento H.1.CERTIFICACIÓN, el Jefe de Obra parte de las

previsiones contenidas en el documento A.3.2.PRESUPUESTO y de los cambios y modificaciones

82

introducidas durante el transcurso de la obra (imprevistos surgidos, cambio en las calidades de

los materiales, incorporación o supresión de partidas, diferencias entre la medición real y la del

proyecto, etc.)

Una vez elaborada, se remite una copia a la Dirección Facultativa para su aprobación.

En caso de rechazo, se solicita motivo para corrección y se modifica el documento.

En caso de aceptación, se remite el documento H.1.CERTIFICACIÓN al Departamento de

Secretaria General/Administración, el cual procede a su archivo en Oficina.

El Departamento de Secretaría General/Administración emite el documento H.2.FACTURA

CLIENTE, procede a su archivo y lo envía al cliente junto con el documento

H.1.CERTIFICACIÓN.

El Departamento de Secretaria General/Administración es el responsable del seguimiento

del proceso hasta recepción del cobro.


DOCUMENTACIÓN RECIBIDA ---------

DOCUMENTACIÓN DE APOYO A.3.2.PRESUPUESTO

DOCUMENTACIÓN GENERADA H.1.CERTIFICACIÓN

H.2.FACTURA CLIENTE

Tabla 19. E/S Procedimiento H.GESTIÓN DE CLIENTES.

5.2.8.2. ANEXOS


- ANEXO 22. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES.

5.2.9. PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA


TARIFA CONSTRUCCION SL para asegurar el correcto desarrollo de las actividades del

servicio postventa.


83

Una vez finalizados los trabajos, el Jefe de Obra solicita a la Dirección Facultativa realizar

una revisión de la entrega. En aquellos casos en los que existan defectos de obra, el Jefe de

Obra registra en el documento I.1.REGISTRO DE INCIDENCIAS los defectos encontrados, y

procede a subsanarlos.

Paralelamente, el Jefe de Obra procede a liberar la documentación relativa al final de obra:

- Para el promotor:

Conjunto de documentos F.3.2.CERTIFICADO DE INSTALACION relativos a la

obra: certificado de instalación de baja tensión, certificado de instalación de

suministro de agua, certificado instalación individual de gas, certificado de

instalación térmica en edificios, etc. según proceda.

Conjunto de documentos F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS relativos a la obra:

garantías y documentación de equipos y aparatos electrodomésticos

suministrados.

Conjunto de documentos F.4.2. CERTIFICADO GESTIÓN RESIDUOS relativos a la

obra.

- Para la Dirección Facultativa:

Conjuntos de documentos F.5.1 DOCUMENTOS CALIDAD relativos a la obra.

Posteriormente, el Jefe de Obra procede a recepcionar la obra, acto por el cual se produce

la entrega formal de la obra al Promotor.






F.4.2.CERTIFICADO DE GESTIÓN DE

RESIDUOS


DOCUMENTACIÓN GENERADA I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN

RECEPCIÓN DE OBRA PROMOTOR

Tabla 20. E/S Procedimiento I.ENTREGA DE LA OBRA.

5.2.9.2. ANEXOS


- ANEXO 23. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA.

84

5.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

A ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS

A.1 Oferta Pública

A.2 Proyecto de Ejecución

A.3 ESTUDIO DE OBRA

A.3.1 GESTIÓN DE OFERTAS

A.3.1.1 Oferta proveedor

A.3.2 Presupuesto

A.4 Licitación

A.5 Contrato

B

PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE PERMISOS Y

SUMINISTROS GENERALES

B.1 Planificación técnica

B.2 SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES

B.2.1 SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO DE OBRA

B.2.1.1 Presupuesto alta suministro eléctrico

B.2.1.2 Alta suministro eléctrico

B.2.1.3 Certificado eléctrico BT

B.2.1.4 Contrato luz obra

B.2.2 SOLICITUD DE SUMINISTRO DE AGUA Y SANEAMIENTO DE OBRA

B.2.2.1 Prepuesto alta suministro agua y saneamiento

B.2.2.2 Alta de suministro agua y saneamiento

B.2.2.3 Contrato agua y saneamiento obra

B.3 SOLICITUD DE PERMISOS

B.3.1 Solicitud de permiso

B.3.2 Permiso

C GESTIÓN DE SST

C.1 ESS/EBSS

C.2 PSST

C.3 Acta de aprobación PSST

C.4 Modelo de comunicación de apertura de centro de trabajo

D GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)

D.1 EGRCD

D.2 PGRCD

D.3 Acta de aprobación PGRCD

E REPLANTEO DE LA OBRA

E.1 Acta de replanteo

E.2 APERTURA CARPETA DE OBRA

E.2.1 Libro de Subcontratación

Tabla 21. Cuadro de clasificación de actividades. Parte 1.

85

E.2.2 Libro de Visitas

F GESTION DE OBRA

F.1 CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS

F.1.1 Parte de trabajo

F.2 CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES

F.2.1 Albarán de entrega

F.3 CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS

F.3.1 Albarán de servicio

F.3.2 Certificado instalación

F.4 GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA

F.4.1 Albarán residuos

F.4.2 Certificado de gestión de residuos

F.5 CONTROL DE CALIDAD DURANTE EJECUCIÓN DE LA OBRA

F.5.1 Documentos calidad

F.5.2 Documentación equipos

G GESTIÓN DE PROVEEDORES

G.1 DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN

G.1.1 Contrato de prestación de servicios

G.2 Factura oferta proveedor

H GESTIÓN DE CLIENTES

H.1 Certificación

H.2 Factura cliente

I GESTIÓN DE CLIENTES

I.1 Registro incidencias

Tabla 22.Cuadro de clasificación de actividades. Parte 2.

86

5.4. CARACTERIZACIÓN DEL ENTORNO TECNOLÓGICO DEL CLIENTE.

5.4.1. HARDWARE Y ARQUITECTURA TECNICA

1.Puestos de trabajo: la oficina dispone de 5 puestos de trabajo, estaciones de trabajo

Pentium Dual-Core E5300 con 3.5 GB de RAM. El uso de las estaciones es básico, utilizándose

para tareas de búsqueda de información, ejecución de paquetes ofimáticos, lectura del correo

electrónico, etc.

2.Una Impresora en red multifunción Konica Minolta modelo Bizhub C224 que permite el

servicio de impresión, escáner y fax a todos los usuarios conectados a la red.

3.Un servidor Dell Server PE-SC1420 con dos procesadores XEON 3.00 GHz y 1 GB de

RAM. Se encuentra operativo, pero no cumple con las necesidades básicas actuales. La

arquitectura de uso del servidor está obsoleta. Si actúa como servidor de archivo, no se

encuentra configurado para permitir la conexión con todos los usuarios, solo permite conexión

con las estaciones de trabajo de Secretaria/ Administración y Gerencia. Si bien el servidor tiene

un dominio, ningún usuario se conecta a él, no existe ningún control de acceso de usuarios, ni

recursos compartidos.

5.4.2. SOFTWARE.

1.Como gestor de correo electrónico se utiliza Microsoft Outlook, siendo cada usuario

responsable de su correo. No se realizan copias de seguridad, ni se dispone de un sistema de

almacenamiento central de los correos de los usuarios.

2.Como software antivirus se utiliza Avira Free Antivirus.

3.Programas técnicos:

- Arquímedes (CYPE INGENIEROS) para la generación de presupuestos, mediciones y

certificaciones. Permite la creación de los documentos a partir de la importación de

unidades de obra definidas en una base de precios. Extensión de trabajo .dbd, .idx, y

.dat. Permite la exportación del archivo en formato .pdf, .doc y.xls.

- Autocad (Autodesk) para la elaboración de planos. Extensión de trabajo .dwg. Permite

exportación del archivo en formato .pdf.

87

4.Para el resto de necesidades que requiere la empresa se utilizan herramientas Microsoft

Office, principalmente Excel y Word.

88

CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS Y

EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES

El objeto del presente capítulo es identificar y documentar de forma estructurada los

requisitos que ha de cumplir la organización en materia de gestión de documentos y valorar el

rendimiento del sistema actual.

Los requisitos especifican el propósito del sistema y sus propiedades esenciales y

deseables, sin considerar el campo de diseño. En el presente proyecto, los requisitos especifican

las condiciones que ha de cumplir la organización a la hora de crear, recibir y guardar registro

de sus actividades.

De forma general, podemos afirmar que existen dos tipos de requerimientos funcionales:

- Requisitos internos: aquellas funcionalidades o características del sistema documental

definidas por el entorno comercial en el cual opera la organización, las necesidades

operativas y las buenas prácticas en materia de gestión de documentos.

- Requisitos externos: aquellas funcionalidades o características que deberían incorporar

las políticas y los procedimientos de la organización para reflejar la aplicación del

entorno legal en sus procesos.

Será la propia naturaleza de la organización y el contexto donde opera los que dicten los

procedimientos que han de realizarse, el tipo de evidencia que es necesario crear, qué forma ha

de tomar esta evidencia, cuánto tiempo y dónde debería ser retenida y el acceso que debería ser

proporcionado a ésta a través del tiempo [17].

Una vez definidos los requerimientos del sistema, pasaremos a valorar el rendimiento del

sistema actual. Para ello desarrollaremos un análisis del SGD para evaluar en qué medida dicho

sistema cumplen con los requisitos definidos.

Las conclusiones obtenidas en la presente etapa nos permitirán desarrollar estrategias para

el diseño de un sistema que satisfaga las necesidades detectadas en materia de gestión de

documentos, cuyo desarrollo, será tratado en el CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS

ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS.

89


6.1.1. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU

CUMPLIMIENTO POR EL SISTEMA ACTUAL

El procedimiento seguido para el desarrollo de la presente tarea es descrito a continuación:

A) Revisión de fuentes documentales relevantes.

El alumno procedió a determinar los requerimientos legales a los que debe hacer frente el

SGD de la organización. Para ello, se realizó una revisión de la legislación, la normativa y otros

instrumentos de autoridad que afectan a las funciones y actividades de la organización, cuya

identificación fue desarrollada en el epígrafe 4.2.5. IDENTIFICACIÓN DE LA NORMATIVA

REGULADORA DEL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN.

B) Documentación de la investigación.

El alumno elaboró el entregable 6.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y

EVALUACIÓN DE SU CUMPLIMIENTO POR EL SISTEMA ACTUAL, donde se recogen las


6.1.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU


A) Desarrollo de reuniones.

El alumno procedió a reunirse con la Gerencia, el Departamento Técnico y el

Departamento de Secretaría General/Administración, los cuales conforman el grupo de trabajo

del centro Oficina, con el objetivo de definir los requisitos a implementar en los procedimientos

documentales y los requisitos de la herramienta de software a implementar (cuya

implementación queda fuera del alcance del proyecto).

En primer lugar, se desarrolló una exposición sobre las conclusiones obtenidas en cuanto a

las deficiencias encontradas en materia de gestión de documentos en las prácticas desarrolladas

por cada integrante del sistema. Se expusieron los requisitos que, definidos por el alumno,

debería incluir el sistema a implementar y de qué manera su cumplimiento solucionarían las

incidencias detectadas.

90

En segundo lugar, el alumno procedió a exponer los requisitos que debe cumplir la

herramienta software a implementar y de qué manera solucionaría los problemas técnicos

detectados.


El alumno elaboró el entregable 6.3. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y

EVALUACIÓN DE SU CUMPLIMIENTO POR EL SISTEMA ACTUAL, donde se recogen las


91

6.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU


El presente epígrafe presenta una exposición de la normativa vigente en la organización y

un análisis del cumplimiento de ésta por los procedimientos documentales del sistema actual.

A continuación se exponen los resultados:

RE.1. Cumplimiento por parte del sistema de los requisitos impuestos por las

regulaciones relativas a Edificación y Obra civil. [LEY 38/1999, de 5 de noviembre, de

Ordenación de la Edificación.; REAL DECRETO 314/2006, de 17 de marzo, por el que se

aprueba el Código Técnico de la Edificación.; REAL DECRETO 1000/2010, de 5 de agosto,

sobre visado colegial obligatorio. Edificación y Obra civil.]

Estado: no cumple.

Observaciones:

1. Los procedimientos actuales no incluyen la documentación de obligado cumplimiento

asociada al proceso de la recepción de obra.

La LEY 38/1999, de 5 de noviembre, de Ordenación de la Edificación establece la

obligatoriedad consignar la entrega de obra en un acta firmada, al menos, por el promotor y el

constructor.


regulaciones relativas a Seguridad y Salud en el Trabajo. [LEY 31/1995, de 8 de noviembre,

de Prevención de Riesgos Laborales.; REAL DECRETO 39/1997, de 17 de enero, por el que se

aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención.; ORDEN TIN/1071/2010, de 27 de abril,

sobre los requisitos y datos que deben reunir las comunicaciones de apertura o de reanudación

de actividades en los centros de trabajo.; REAL DECRETO 1627/1997, de 24 de octubre, por el

que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción.;

; Guía Técnica para la Evaluación y Prevención de riesgos relativos a las obras de Construcción]

Estado: no cumple.

Observaciones:

1. Los procedimientos actuales no incluyen el archivo de obligado cumplimiento de una

copia del documento PSST en Obra.

92

El Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen disposiciones

mínimas de seguridad y salud en obras de construcción, establece la obligatoriedad de disponer

permanentemente de una copia del PSST a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad

Social, de los técnicos de los órganos especializados en materia de seguridad y salud en las

Administraciones públicas competentes y de la Dirección Facultativa designada por el

promotor.

2. Los procedimientos actuales no incluyen el archivo de obligado cumplimiento del

documento Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo en Obra.

La Guía Técnica para la Evaluación y Prevención de riesgos relativos a las obras de

Construcción establece que el documento de Comunicación de Apertura de Centro de Trabajo

debe exponerse en un lugar visible de la obra y mantenerse permanentemente actualizado.

3. Los procedimientos actuales no incluyen el procedimiento para designar un recurso

preventivo en Obra.

La Guía Técnica para la Evaluación y Prevención de riesgos relativos a las obras de

Construcción establece la obligación de documentar este proceso.


regulaciones relativas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. [ RESOLUCIÓN de

11 de abril de 2006, de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, sobre el Libro de Visitas de

la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.]

Estado: cumple.

Observaciones: ninguna.


regulaciones relativas a la subcontratación en el sector de la construcción. [ LEY 32/2006,

de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción.; Real

Decreto 1109/2007, de 24 de agosto, por el que se desarrolla la Ley 32/2006, de 18 de octubre,

reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción.]

Estado: no cumple.

Observaciones:

1. El procedimiento de subcontratación de servicios no cumple con los requisitos

impuestos.

93

La LEY 32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la

Construcción y el Real Decreto 1109/2007 establecen la obligación por parte de las contratas de

adquirir de las subcontratas la siguiente documentación, previa a la entrada de obra:

- Certificado de Inscripción y Número de REA. Las empresas que contraten o

subcontraten la realización de cualquier trabajo en una obra, deberán acreditar que sus

empresas contratistas o subcontratistas están inscritas en el Registro, solicitando para

ello un certificado de inscripción.

- Copia de la póliza del Seguro de Responsabilidad Civil y del de Accidentes, con sus

recibos de pago correspondientes.

- De forma mensual, listado del personal presente en obra y copia del TC-1 y TC-2

últimos de cotización a la Seguridad Social, indicando claramente los trabajadores de la

obra en cuestión.

- Calificación favorable de la mutua de Accidentes de Trabajo o Servicio de Prevención

Ajeno de los exámenes de Salud.

- Justificante de entrega de los Equipos de protección individual (EPI´S) a cada

trabajador.

- Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la empresa.

- Justificante de la formación e información impartida a los trabajadores en materia de


- De forma mensual, certificado de hallarse al corriente de sus Obligaciones con la

Seguridad Social y Hacienda.

- Documentación exigible para la maquinaria en obra :

Autorizaciones de uso, adjuntando certificados de formación, información y

capacitación para el manejo de las mismas.

Documentación e instrucciones del manejo de las mismas.

Documentación y certificaciones técnicas de la maquinaria.

2. Estos requisitos documentales también son aplicables a la propia contrata.


regulaciones relativas a la gestión de residuos. [Real Decreto 105/2008, de 1 de Febrero, por

el que se regula la producción y gestión de los residuos de construcción y demolición.]

Estado: cumple.

Observaciones:

1. Por motivos operativos, se archivará copia del plan de gestión de residuos en Obra.

94


regulaciones relativas a la gestión de residuos. [Real Decreto 209/2014, de 28 de octubre, por

el que se regula el control de calidad en la construcción.]

Estado: cumple.

Observaciones: ninguna.

COD Descripción Evaluación

RE.1 Cumplimiento por parte del sistema de los requisitos impuestos

por las regulaciones relativas a Edificación y Obra civil. No cumple


por las regulaciones relativas a Seguridad y Salud en el Trabajo. No cumple


por las regulaciones relativas a la Inspección de Trabajo y

Seguridad Social. Cumple


por las regulaciones relativas a la subcontratación en el sector de

la construcción. No cumple


por las regulaciones relativas a la gestión de residuos. Cumple


por las regulaciones relativas a la gestión de residuos. Cumple

Tabla 23. Resumen evaluación de requisitos externos.

95

6.3. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU


6.3.1. IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE LOS REQUISITOS ASOCIADOS A LOS

PROCEDIMIENTOS DOCUMENTALES

RI.1. El sistema debe definir el modelo documental de la organización.

Estado: no cumple.

Observaciones:

1. El sistema actual carece de documentación relativa a sus procedimientos de trabajo

(recordemos que el epígrafe 5.2.DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO es un

generable del presente proyecto).

El sistema a implementar debe establecer procedimientos documentados que definan el

flujo de información en la organización, que tipos de documentales son evidencias de las

funciones de ésta y sus procedimientos de archivo asociados.

RI.2. El sistema debe definir las series documentales corporativas.

Estado: no cumple.

Observaciones:

1. Las series documentales actuales no cumplen con los requerimientos de la organización.

En primer lugar, el sistema actual no incluye los procedimientos que permitan el

cumplimiento de los requisitos externos (definidos en el epígrafe 6.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS

REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU CUMPLIMIENTO POR EL SISTEMA ACTUAL), y

por tanto, las series documentales asociadas.

En segundo lugar, las series documentales actuales de la organización no guardan

coherencia en su diseño y estructura.

RI.3. El sistema debe definir un calendario de almacenamiento y expurgo de

documentos.

Estado: no cumple.

Observaciones:

96

1. Los documentos son almacenados de forma permanente en el archivo histórico. No se

tiene conocimientos sobre los plazos de conservación regulados por la normativa vigente.

El sistema a implantar debe definir un calendario de plazos de conservación y expurgo de

documentos, en función de las necesidades operativas de la organización y los requisitos

impuestos por la normativa.

RI.4. El sistema debe incluir procedimientos que aseguren una gestión eficiente de los

documentos.

Estado: no cumple.

Observaciones:

1. Toda entrega de documentación oficial de la obra debe quedar documentada mediante

Acta, firmada por el Contratista o el Jefe de Obra y el receptor de la documentación.

2. El Jefe de Obra, previo al comienzo de los trabajos, debe revisar la disponibilidad en

obra de aquella documentación, que si bien no es responsabilidad del contratista, cuya ausencia

pueda provocar la paralización de los trabajos ante una posible inspección.

3. La solicitud de petición de oferta debe padronizarse, asegurando que cumpla con las

condiciones especificadas por la Gerencia. Los resultados del análisis de las ofertas de los

distintos proveedores de productos y/o servicios, debe presentarse en un documento único a

aprobar por la Gerencia.


RI.1 El sistema debe definir el modelo documental de la

organización. No cumple

RI.2 El sistema debe definir las series documentales corporativas. No cumple

RI.3 El sistema debe definir un calendario de almacenamiento y

expurgo de documentos. No cumple

RI.4 El sistema debe incluir procedimientos que aseguren una gestión

eficiente de los documentos. No cumple

Tabla 24. Resumen evaluación de requisitos internos: procedimientos documentales.

97

6.3.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS DE LA HERRAMIENTA

INFORMÁTICA

Actualmente la organización carece de cualquier tipo de sistema informático dedicado al

tratamiento de los documentos, por tanto, el presente epígrafe se limita a exponer la

identificación de los requisitos fruto de las investigaciones desarrolladas.


RI.5 El sistema debe permitir el almacenamiento y gestión de

diferentes formatos de documentos. No cumple

RI.6 El sistema debe permitir la organización y estructuración de la

información en forma de árbol asociada a cada uno de los

proyectos. No cumple

RI.7 El sistema debe permitir el control de versiones en los

documentos, manteniendo un historial de versiones. No cumple

RI.8 El sistema debe realizar el control de acceso a los documentos de

forma que se conozca qué usuarios han accedido a los diferentes

ficheros así como quienes los han modificado. No cumple

RI.9 El sistema debe permitir realizar búsquedas simples y avanzadas

sobre la documentación almacenada. No cumple

RI.10 El sistema debe permitir definir flujos de trabajo asociados a los

documentos. No cumple

RI.11 El sistema debe realizar conversiones de documentos a

diferentes formatos. No cumple

RI.12 El sistema debe ofrecer foros de discusión sobre los documentos

y espacios de trabajo. No cumple

RI.13 El sistema debe tener la capacidad de enviar notificaciones ante

ciertos eventos: cambios de estado, incorporación de nueva

documentación, etc. No cumple

RI.14 El sistema debe permitir definir niveles de accesibilidad

diferentes en función de grupos de usuario, roles o perfiles. No cumple

Tabla 25. Resumen evaluación de requisitos internos: herramienta software.

98

CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA

CUMPLIR LOS REQUISITOS

El objeto del presente capítulo es definir las estrategias a adoptar para asegurar la creación

y el mantenimiento de los documentos que reflejan la actividad de la organización.

Las estrategias de la gestión documental deben basarse, por una parte, en el desarrollo y la

adopción de políticas, procedimientos y prácticas y, por otra, en el diseño y la implementación

de sistemas de archivo que satisfagan las necesidades operativas de la organización y que estén

de acuerdo con el entorno normativo y legal [13].

Estas estrategias deberían determinar qué documentos hacen falta y cuándo, cómo y dónde

han de entrar a formar parte del sistema documental, permitiendo el cumplimiento de los

requisitos documentales identificados y que no son satisfechos por el sistema actual.

De acuerdo a la investigación desarrollada y el alcance del proyecto, la puesta en práctica

de las estrategias para el diseño del SGD incluye:

- La definición de una política de gestión documental que asigne roles y

responsabilidades a los integrantes de la organización en materia documental.

- La definición de un modelo documental a implementar, que constituya un manual de

procedimientos de prácticas documentales, definiendo los tipos documentales generados

por las actividades desarrolladas, el circuito documental y los procedimientos de

archivo.

99

CAPÍTULO 8. ETAPA F: DISEÑO DE UN SGD

El objeto del presente capítulo es la traducción de las estrategias definidas en el CAPÍTULO

7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS en un

plan que permita que el sistema a implementar cumpla con los requerimientos identificados y

solucione las deficiencias detectadas en el CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE LOS

REQUISITOS Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES.

El presente proyecto aborda el diseño del SGD a partir de la definición de los siguientes

elementos:

A) Una política de gestión documental.

El objeto de la presente política es asegurar la correcta distribución de responsabilidades,

en materia de gestión documental, entre los empleados de la organización

La distribución de atribuciones permitirá, ante posibles necesidades en la creación o

tratamiento de los documentos, identificar cuál es el actor responsable de llevar a cabo la

correspondiente acción. El alcance de la política debe ser global, y sus definiciones deben

incumbir a todos los integrantes del SGD.

B) Un modelo documental.

En el presente capítulo caracteriza el modelo documental a implantar en la organización a

través de la definición de los siguientes elementos:

- La documentación de los procedimientos de negocio, que nos permitirá definir las

actividades desarrolladas por la organización y los procedimientos documentales

asociados (sistema de transferencias documentales, series documentales generadas,

procedimientos de creación, archivo y expurgo de documentos, etc.)

- Un cuadro de clasificación de actividades, que nos proporcionará una caracterización

jerárquica codificada de las funciones, actividades, operaciones y series documentales

de la organización.

- Un cuadro de conservación y expurgo de documentos, que nos proporcionará una

caracterización de los tiempos de almacenamiento de los documentos en el sistema de

archivo.

El alcance del presente proyecto abarca hasta la etapa de diseño del SGD para el circuito de

los documentos en papel. El marco metodológico utilizado como base para el desarrollo del

100

sistema comprende dos etapas más, referidas a la implementación del sistema y a la posterior

valoración de su rendimiento en la organización. Como futuro desarrollo, de acuerdo con el

objetivo de la organización, pero fuera del alcance de la presente investigación, será necesario:

1.Realizar un estudio de las tecnologías del mercado para decidir la implementación de un

gestor documental.

2.Completar las políticas y procedimientos documentales de forma que comprendan la

gestión en paralelo del circuito de los documentos en papel y de los documentos electrónicos.

3.Implementar el sistema, identificando y aplicando un conjunto de estrategias adecuado

que permita la implementación de las tecnologías necesarias en la empresa y la formación de los

usuarios del sistema, tanto en las propias tecnologías, como en los procedimientos documentales

diseñados.

101


El procedimiento seguido por el alumno para el desarrollo del presente capítulo es descrito

a continuación:

A) Desarrollo de reuniones.

El alumno procedió a reunirse con el personal de Oficina, con los siguientes objetivos:

1.Definir una política de gestión documental, que recoja los roles y las responsabilidades

en materia de gestión de documentos del personal de la organización.

2. Definir un modelo documental a implementar, cuyos principales instrumentos son:

- Un manual de procedimientos. La descripción de los procedimientos de la organización

fue desarrollada tomando como base la documentación obtenida en el CAPÍTULO 5.

ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN, e incluyendo los

procedimientos operativos y documentales que permitieran cumplir los requerimientos

obtenidos en el CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS Y

EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES.

Los resultados obtenidos fueron completados mediante el diseño del sistema de archivo

y la inclusión de sus procedimientos de trabajo asociados.

Para finalizar se procedió a rediseñar las series documentales existentes, y a diseñar

aquellas necesarias para el cumplimiento de los requerimientos identificados.

- Un cuadro de clasificación de actividades, elaborado siguiendo la metodología definida

por la norma UNE-ISO 15489.

- Un cuadro de conservación y expurgo de documentos, que identifique las necesidades,

tanto operativas como legales, respecto al almacenamiento de los documentos de la

organización durante y tras el ciclo de vida de la obra.


El alumno elaboró los entregables 8.2. DEFINICIÓN DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL, 8.3. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN, 8.4.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN y 8.5. CUADRO DE

CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS.

102

8.2. DEFINICIÓN DE LA POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

8.2.1. ACTORES

Los actores involucrados en los procesos de gestión documental contemplados en la

presente política son los siguientes:

A) La alta dirección.

Rol asignado a la Gerencia.

B) Responsable directo de los procesos de gestión documental.

Rol asignado al responsable del Departamento de Secretaria General/Administración.

C) El responsable del diseño, implementación y actualización del SGD.

Rol asignado al Jefe del Departamento Técnico.

D) El personal implicado en las tareas de gestión de documentos.

Rol asignado a todo el personal de la organización.

8.2.2. RESPONSABILIDADES

A) Alta dirección:

- Establecer, mantener e impulsar la aplicación de la política de gestión documental,

concienciando y motivando a los empleados de la organización a su cumplimento,

haciendo visibles los objetivos de ésta y los riesgos de un gestión inadecuada de los

documentos.

- Integrar la política de gestión de documentos con el resto de las políticas de su

organización.

- Establecer coherencia en las operaciones de la organización y asegurar transparencia en

sus procesos de negocio.

- Asegurar una distribución de responsabilidades y competencias definida, asignada y

comunicada a los integrantes de la organización.

- Asegurar la disponibilidad de los recursos y capacitación necesarios para apoyar y

mantener dicha política.

- Revisar la política periódicamente y decidir e impulsar las acciones de mejora precisas.

103

B) Responsable directo de los procesos de gestión documental:

- Asegurar el correcto control de las transferencias documentales, es decir, el traslado de

los documentos de los archivos de las diversas áreas de negocio al archivo corporativo y

la aplicación del procedimiento de transferencia de los documentos.

- Gestionar el depósito de archivo, cuya finalidad es organizar los documentos

almacenados en el archivo corporativo de forma homogénea y con criterios lógicos.

- Asegurar que los documentos se mantienen, almacenan y preservan durante el período

en que son útiles para la organización y que son eliminados únicamente con arreglo a un

proceso de aprobación definido.

- Impulsar la actualización y mantenimiento del SGD ante la aparición de nuevas

necesidades.

- Asegurar que los empleados crean los documentos, conforme a las necesidades y los

procedimientos e instrucciones de trabajo definidos.

- Facilitar el acceso a la documentación cuando le sea requerida.

C) El responsable del diseño, implementación y actualización del SGD:

- Diseñar, implementar y mantener el SGD: actualización y mantenimiento de los

procedimientos documentales (procedimientos de negocio, procedimientos de archivo,

diseño de series documentales, etc.) en función de las necesidades detectadas.

D) El personal implicado en la gestión de documentos:

- Custodiar y preservar adecuadamente la documentación que manejan en sus

actividades.

- Aplicar las instrucciones de trabajo definidas.

104

8.3. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

El presente epígrafe tiene como objeto la descripción de los procedimientos a implementar

en la organización.

La documentación de los procedimientos incluye los diagramas de actividades de los

procesos de negocio y el desarrollo textual de los procedimientos. En ellos se han incluido los

procedimientos operativos, los procedimientos documentales objeto de estudio y las series

documentales diseñadas.

Para el modelado de los procesos de negocio, el alumno se ha apoyado en el estándar

BPMN (Business Process Model and Notation).

Los procedimientos y los tipos documentales generados y recibidos por la organización han

sido codificados siguiendo la nomenclatura asociada al cuadro de actividades de acuerdo con la

metodología propuesta por la norma UNE-ISO 15489, cuyo desarrollo es tratado en el epígrafe

8.5.CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.

Para designar las carpetas de archivo se ha utilizado la siguiente nomenclatura: C.CENTRO

DE TRABAJO X/CARPETA/CARPETA/CARPETA/CARPETA..., donde el primer término hace

referencia a la carpeta de obra archivada en el centro de trabajo X, y la sucesión de términos

restantes separados por una barra diagonal "/", indican la sucesión de carpetas y subcarpetas,

ordenadas jerárquicamente de izquierda a derecha.

Así, por ejemplo, la carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE CALIDAD hace referencia a

la subcarpeta CONTROL DE CALIDAD de la carpeta GESTIÓN de la carpeta de Obra archivada en

OFICINA.

A modo de resumen, y complementario al desarrollo de los procedimientos, se incluyen en

la presente memoria el ANEXO 24. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OFICINA

TARIFA CONSTRUCCIÓN SL y el ANEXO 25. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE

OBRA TARIFA CONSTRUCCIÓN SL.

Se adjunta el diagrama general de actividades.

105

Figura 4. Diagrama general de procedimientos. Fuente: elaboración propia

A continuación se procede a desarrollar la descripción individual de los procedimientos que

componen el flujo de trabajo de la organización.

106

8.3.1. PROCEDIMENTO A.ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS


TARIFA CONSTRUCCION SL para la elaboración y revisión de presupuestos presentados a

sus clientes, así como para la elaboración de los contratos firmados con estos.

La necesidad de elaborar un presupuesto puede surgir para dos tipos de clientes: cliente

público o cliente privado.

El proceso es descrito a continuación:

A) Cliente público

La oferta de obras y servicios es publicada en los distintos Boletines Oficiales (BOE,

BOJA y boletín de la administración local). En este proceso, se especifican las condiciones de

las obras y los requerimientos que han de cumplir los licitadores, presentando las empresas

constructoras sus respectivas ofertas.

Se puede distinguir entre dos tipos de oferta pública:

- Subasta: el contrato se adjudica al licitador que ofrece el precio más bajo, salvo que el

precio ofrecido sea tan bajo que haga presumir que el contrato no podrá ejecutarse.

- Concurso: el contrato se adjudica a la oferta más ventajosa, en función de los criterios

establecidos en el pliego de cláusulas administrativas particulares, que sirve de base

para la adjudicación.

La Gerencia realiza la labor de búsqueda de oferta pública atendiendo a los siguientes

criterios: cliente de la obra o servicio, tipo de obra o servicio, tipo de oferta pública

(subasta/concurso), importe de licitación, plazo de ejecución y presentación de la oferta,

solvencia técnica y económica exigible al contratista y demás especificaciones definidas en el

pliego de cláusulas administrativas particulares.

Atendiendo a la información publicada, la Gerencia hace una selección de los procesos a

ofertar y solicita al Departamento de Secretaria General/Administración la adquisición de la

documentación relativa a la oferta, que denominaremos A.1.OFERTA PÚBLICA, y que comprende

la documentación técnica del proyecto y la documentación administrativa relativa a las

condiciones de la oferta.

Para el archivo de la documentación, el Departamento de Secretaría

General/Administración procede a la apertura de la carpeta C.OFICINA en el archivo de gestión.

107

En la carpeta C.OFICINA se especifica el nombre del proyecto, la fecha de adquisición de la

documentación y la fecha de límite para la entrega de la documentación.

Una vez adquirido el paquete de documentos A.1.OFERTA PÚBLICA, el Departamento de

Secretaria General/Administración procede a su archivo en la carpeta C.OFICINA

/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA OFERTA y solicita al Departamento

Técnico la formulación de la oferta económica, según procedimiento A.3.ESTUDIO DE OBRA.


General/Administración procede a la preparación y archivo en la carpeta C.OFICINA

/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA OFERTA del paquete de documentos

exigido por el Órgano de Contratación correspondiente, que denominaremos A.4.LICITACIÓN,

entregando copia a éste para su evaluación.

Concluido el plazo máximo de entrega de las ofertas, el Órgano de Contratación lleva a

cabo la apertura de plicas, la revisión de la documentación técnica/administrativa y de la oferta

económica, y la adjudicación provisional de la oferta. En ese momento, se abre un plazo para

que las empresas no adjudicatarias realicen las alegaciones que estimen oportunas.

En caso de adjudicación definitiva de la obra, la Gerencia procede a la firma del documento

A.5.CONTRATO, elaborado por el Órgano de Contratación, con éste, proporcionando un original

al Departamento de Secretaría General/Administración para su archivo junto con el resto de

documentación oficial de la obra en la carpeta C.OFICINA/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS

/DOCUMENTACIÓN DE LA OFERTA.



En caso de no adjudicación se procede al archivo de la documentación en el archivo central

en Oficina para posibles revisiones.

B) Cliente privado.

La captación del cliente privado es realizada por la Gerencia, la cual recibe la petición de

Estudio de Obra, y en aquellos casos que considera conveniente, solicita al Departamento de

Secretaria General/Administración la adquisición del cliente de la documentación relativa al

proyecto, procediendo ésta a la apertura de la carpeta C.OFICINA en el archivo de gestión del

centro Oficina.

108

El Departamento Secretaria General/Administración procede a adquirir la documentación

del cliente, que denominaremos A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN y que comprende la

documentación técnica del proyecto.

Una vez adquirido el paquete de documentos A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN, el

Departamento de Secretaría General/Administración procede a su archivo en la carpeta

C.OFICINA/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA OFERTA y solicita al

Departamento Técnico la formulación de la oferta económica, según procedimiento

A.3.ESTUDIO DE OBRA.


General/Administración procede a la entrega de una copia del documento A.3.2.PRESUPUESTO al

cliente.

En caso adjudicación de la obra, se procede a la firma del documento A.5.CONTRATO entre

la Gerencia y el cliente, archivándose el original con el resto de documentación oficial de la

obra en la carpeta C.OFICINA/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA

OFERTA.

La elaboración del documento A.5.CONTRATO es realizada por el cliente o el contratista. En

el caso de que el trabajo recaiga en el contratista, la elaboración del contrato es responsabilidad

de la Gerencia.



En caso de no adjudicación se procede al archivo de la documentación en el archivo central

en Oficina para posibles revisiones.

8.3.1.1. PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA


TARIFA CONSTRUCCION SL para la realización del Estudio de Obra.

El Departamento Técnico procede a la revisión del paquete de documentos A.1.OFERTA

PÚBLICA/A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN, según proceda, centrándose en:

- Calidad de los materiales definidos en las unidades de obra.

- Criterios de medición y abono de las unidades de obra.

- Procedimientos de ejecución definidos.

- Calidad y controles de calidad exigidos para dichas unidades.

109

- Posibles unidades de obra no bien definidas, abiertas a un posterior estudio.

- Posibles contradicciones entre los documentos integrantes del proyecto.

En caso de duda, el Departamento Técnico procede a la consulta de la Dirección

Facultativa.

Una vez estudiada la documentación, el Departamento Técnico procede a la visita de la

ubicación del proyecto, para realizar un reconocimiento del terreno y analizar el acceso a la obra

y los servicios generales/suministros de los que dispone.

Definidas todas las variables que afectan a la obra, el Departamento Técnico procede al

análisis de costes del proyecto. El procedimiento es descrito a continuación:

- Solicitud y evaluación de ofertas a proveedores según procedimiento A.3.1.GESTION DE

OFERTAS.

- Estimación de costes directos de las unidades de obra.

- Estimación de los costes indirectos de las unidades de obra.

Con la estimación de costes, el Departamento Técnico procede a la elaboración del

documento A.3.2.PRESUPUESTO, cuya estructura es la siguiente:

- Presupuesto de Ejecución Material (PEM): los precios de las unidades de obra incluyen

los costes directos e indirectos.

- Presupuesto de Ejecución por Contrato (PEC): se obtiene al incrementar el PEM con los

Gastos Generales (G.G), el Beneficio Industrial (B.I) y el Impuesto sobre Valor

Añadido (I.V.A).

G.G: En obra privada, el porcentaje será definido por la Gerencia. En obra


Contratación.

B.I: En obra privada, el porcentaje será definido por la Gerencia. En obra


contratación.

I.V.A: según proceda, a definir por la Gerencia.

Una vez elaborado el documento A.3.2.PRESUPUESTO, se procede a convocar una reunión

con la Gerencia, donde se revisa la oferta económica. La Gerencia realiza las modificaciones

que considera oportunas, define el riesgo tanto técnico como económico del proyecto, y

establece la oferta definitiva.

110

El Departamento Técnico procede a incorporar las observaciones introducidas por la

Gerencia y solicita la aprobación del documento A.3.2.PRESUPUESTO. La Gerencia procede a

revisarlo de nuevo, y en caso de ser correcto, procede a su firma.

Tras la firma del documento A.3.2.PRESUPUESTO, el Departamento de Secretaría

General/Administración procede a su archivo en la carpeta C.OFICINA/PRESUPUESTOS Y

CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA.

8.3.1.2. PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS


TARIFA CONSTRUCCION SL para la petición y evaluación de ofertas a proveedores, así

como asegurar que éstas cumplen con los requisitos establecidos.




auxiliares.



El Departamento Técnico, tras el estudio del proyecto e identificadas las necesidades de

compras, procede a la solicitud de ofertas vía electrónica mediante envío del formulario

A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA.

Se debe asegurar que el formulario A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA cumpla las siguientes

condiciones:

- La redacción de la unidad de obra debe ser lo más clara posible, quedando los trabajos

totalmente definidos y comprendidos por el proveedor.

- Las unidades de obra a ejecutar y su criterio de medición deben estar explícitamente

definidas.

- Las especificaciones técnicas de los materiales deben quedar definidas y estar acordes

con las exigidas en el proyecto.

- Se debe indicar la posibilidad de que el subcontratista oferte una alternativa no

contemplada en el proyecto que reduzca el coste o mejore las prestaciones.

- Se debe indicar la fecha límite de recepción de las ofertas.

- Se debe indicar la fecha de la petición y su autor.

Por cada unidad de obra, se debe solicitar un mínimo de dos ofertas.

111

El Departamento Técnico, procede al archivo del documento de oferta de los distintos

proveedores de productos y/o servicios, que denominaremos A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR, junto

con su formulario, A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA asociado, en la carpeta C.OFICINA

/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTION DE OFERTAS por orden de fecha

de recepción.

Cumplido el plazo fijado como fecha límite para la recepción de ofertas, el Departamento

Técnico elabora el formulario A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS, que utilizará como

base para evaluar las ofertas y elegir aquella que considera más ventajosa en base a los

siguientes criterios:

- Oferta económica.

- Experiencia en obras similares a la que se pretende subcontratar.

- Solvencia económica y de calidad.

- Seriedad en el cumplimiento de los plazos.

Las ofertas son sometidas a aprobación por parte de la Gerencia. La Gerencia puede

proponer otros proveedores o bien puede ratificar el formulario A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO

DE OFERTAS.

En el caso de rechazo del formulario A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS, el

Departamento Técnico procede a incorporar las observaciones introducidas por la Gerencia y

solicita su aprobación.

En el caso de aprobación del formulario A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS, la

Gerencia procede a su firma y el Departamento Técnico procede a su archivo, en la carpeta

C.OFICINA/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTION DE OFERTAS.


A) Cliente público:

112


A.1.OFERTA PUBLICA


A.5.CONTRATO



A.3.2.PRESUPUESTO

A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA

A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS

A.4.LICITACIÓN

Tabla 26. E/S Procedimiento A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: C.PÚBLICO

B) Cliente privado:


A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN


A.5.CONTRATO



A.3.2.PRESUPUESTO



A.5.CONTRATO

Tabla 27. E/S Procedimiento A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: C.PRIVADO

8.3.1.4. ANEXOS



CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO.


CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO.

- ANEXO 28. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA.

- ANEXO 29. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS.

- ANEXO 30. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA.

- ANEXO 31. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS.

8.3.2. PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE

SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS


TARIFA CONSTRUCCION SL para la planificación técnica de la obra y la solicitud de

permisos y suministros generales.


113

El Jefe de Obra procede a revisar la documentación relativa al proyecto: A.1.OFERTA

PÚBLICA/A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN, A.4.LICITACIÓN/A.3.2.PRESUPUESTO, A.5.CONTRATO,

según proceda.

Como resultado el Jefe de Obra registra la programación de la ejecución en el documento

B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA, donde se definen:

- Recursos asignados a cada unidad de obra.

- Procedimientos de trabajo y los medios auxiliares necesarios.

- Calendario de subcontratación.

- Plazos parciales y totales de ejecución.

- Organización de las áreas y medios de acopio.

- Las instalaciones y suministros generales disponibles y necesarios para la ejecución de

la obra.

- Localización de la oficina en obra, vestuarios y sanitarios.

El documento B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA es entregado por el Jefe de Obra a la Gerencia

para su revisión. En caso de ser correcto procede a su firma y es archivado por el Jefe de Obra

en la carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA.

Definido la planificación, se procede a iniciar los procesos de solicitud de suministros

generales y permisos:

- Solicitud de suministros generales: una vez definidas las necesidades energéticas

(potencia y tensión), de agua y saneamiento, se procede a comprobar la disponibilidad

de los suministros generales que ofrece la obra, y en los casos que proceda, se procede

al inicio de los trámites para obtener la acometida y la legalización de la instalación,

según procedimiento B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES.

- Solicitud de permisos: en función de las necesidades de la obra, se procede a solicitar

los permisos correspondientes, según procedimiento B.3.SOLICITUD DE PERMISOS.

8.3.2.1. PROCEDIMIENTO B.2.SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES


TARIFA CONSTRUCCION SL para la solicitud de suministros generales.

A continuación se describe el procedimiento:

A) Procedimiento B.2.1.SOLICICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO DE OBRA

114

En el caso de que la obra carezca de suministro eléctrico, se procede a solicitar el alta del

suministro eléctrico de un provisional de obras. El proceso es el que sigue:



- La compañía suministradora procede al estudio técnico y envía la valoración económica

de los trabajos, según el documento B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO

ELÉCTRICO.

- El Departamento Secretaría General/Administración procede a la firma del documento

B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO, su archivo en la carpeta

C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SUMINISTRO ELÉCTRICO y envía una copia de

aceptación a la compañía suministradora.

- La compañía suministradora procede a ejecutar los trabajos, y notifica finalización de

los mismos.



B.2.1.2.ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO, adjuntando:

Copia del documento B.2.1.3.CERTIFICADO ELÉCTRICO BT, firmado por el

instalador autorizado responsable de la instalación de obra, archivando el

Jefe de Obra el original en carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN

TÉCNICA/SUMINISTRO ELECTRICO.

Copia del documento Licencia de obra, a suministrar por el promotor.

Datos bancarios: CIF de la empresa, datos de domiciliación bancaria,

dirección de correspondencia, etc.


LUZ OBRA, a firmar por el Departamento de Secretaria General/Administración,

procediendo a su archivo en la carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA

/SUMINISTRO ELECTRICO.

B) Procedimiento B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO DE AGUA Y SANEAMIENTO DE OBRA.

En el caso de que la obra carezca de suministro, se procede a solicitar el alta:



- La compañía suministradora procede al estudio y envía una valoración económica de

los trabajos, según el documento B.2.2.1.PREPUESTO ALTA SUMINISTRO AGUA Y

SANEAMIENTO.

115

- El Departamento Secretaría General/Administración procede a la firma del documento

B.2.2.1.PREPUESTO ALTA SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO, su archivo en la carpeta

C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO y envía

copia de aceptación a la compañía suministradora.

- La compañía suministradora procede a ejecutar los trabajos, y notifica la finalización de

los mismos.



B.2.2.2.ALTA DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO, adjuntando:

Fotocopia del D.N.I. del solicitante o C.I.F. de la empresa.

Copia del documento A.5.CONTRATO.

Copia del documento Licencia de obra expedida por el Ayuntamiento, a

suministrar por el promotor.

Fotocopia de haber hecho efectiva la fianza en el Ayuntamiento, a suministrar por

el promotor.

Nº de domiciliación bancaria.


AGUA Y SANEAMIENTO OBRA, a firmar por el Departamento de Secretaria

General/Administración, procediendo a su archivo en la carpeta C.OFICINA

/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO.

8.3.2.2.PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS


TARIFA CONSTRUCCION SL para la solicitud de permisos de ejecución de trabajos

complementarios de obra.

En función de las necesidades de Obra, se procede a la solicitud de los permisos

pertinentes:

- Permiso de vallado y ocupación de vía pública.

- Permiso de accesos en zonas de recorridos controlados.

- Permisos de trabajo en zonas con horarios limitados.

- Etc.

116

Para ello el Jefe de Obra se dirige a la Oficina Técnica de la Administración Local

correspondiente, y rellena el formulario correspondiente, adjuntando la documentación exigida,

y archivando ,por fecha de entrega, una copia del paquete de documentos , que denominaremos

B.3.1.SOLICITUD DE PERMISO, en la carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SOLICITUD

DE PERMISOS.

Concedido el documento de licencia, que denominaremos B.3.2.PERMISO, el Jefe de Obra

procede a su archivo, por fecha de recepción, en la carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN

TÉCNICA/SOLICITUD DE PERMISOS/LICENCIAS.




ELÉCTRICO



B.2.2.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO AGUA

Y SANEAMIENTO

B.2.2.3.CONTRATO AGUA Y SANEAMIENTO

OBRA

B.3.2.PERMISO


A.1.OFERTA PUBLICA/A.2.PROYECTO DE

EJECUCIÓN

A.4.LICITACIÓN/A.3.2.PRESUPUESTO

A.5.CONTRATO



B.2.1.2.ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO

B.2.2.2.ALTA SUMINISTRO AGUA Y

SANEAMIENTO


Tabla 28. E/S Procedimiento B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y

PERMISOS.

8.3.2.4. ANEXOS


- ANEXO 32. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y

SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS.

- ANEXO 33. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO

ELÉCTRICO.

- ANEXO 34. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y

SANEAMIENTO

- ANEXO 35. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS.

117

8.3.3. PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

(INICIO DE OBRA) (C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA))



inicio de la obra, encaminadas al cumplimiento de la normativa de Seguridad y Salud en el

Trabajo.

La comunicación de los riesgos específicos del centro de trabajo, así como las medidas

preventivas necesarias para su control por parte de las empresas y trabajadores autónomos

participantes en la ejecución de los trabajos de obra, es responsabilidad del promotor (cliente

público o privado).

Para ello, el promotor debe remitir el documento Estudio o Estudio Básico de Seguridad y

Salud, según proceda, al contratista, con el fin de que éste último pueda adaptar sus

procedimientos de trabajo a las peculiaridades de la obra. Esta adaptación se realizará mediante

la redacción del Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo.


Tras la firma del contrato, el promotor entrega al Jefe de Obra el documento C.1.ESTUDIO O

ESTUDIO BÁSICO DE SEGURIDAD Y SALUD (C.1.ESS/EBSS), según proceda.

El Jefe de Obra archiva el documento C.1.ESS/EBSS en la carpeta C.OFICINA/SST, y procede

a la elaboración del documento C.2.PLAN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (C.2.PSST).

En aquellos casos que proceda el nombramiento de un recurso preventivo en obra (en

función de la concurrencia de actividades y la existencia de riesgos de especial gravedad), el

Jefe de Obra debe nombrar un responsable que supervise la actividad en cuestión. El

nombramiento del recurso preventivo debe documentarse según documento C.3.ACTA DE

NOMBRAMIENTO DE RECURSO PREVENTIVO EN OBRA y es archivado en la carpeta

C.OFICINA/SST.

El documento C.2.PSST debe ser aprobado mediante firma por la Gerencia. Firmado el

documento C.2.PSST, el Jefe de Obra procede a su archivo en la carpeta C.OFICINA/SST.

Una vez definido el documento C.2.PSST, se hará entrega de copia de éste al Coordinador

de Seguridad y Salud durante la ejecución de la obra (CSSEO) o miembro de la Dirección

Facultativa (DF) designado por el promotor, según proceda, para su aprobación.

118

La aprobación del documento C.2.PSST debe quedar documentada mediante firma de la

Gerencia y del CSSEO/DF del documento C.4.ACTA DE APROBACIÓN PSST, a elaborar por el

CSSEO/DF.

Firmada por ambas partes, el Jefe de Obra procede a su archivo en la carpeta

C.OFICINA/SST.

Una vez aprobado el Plan de SST, el Jefe de Obra solicita al Departamento de Secretaria

General/Administración el inicio del procedimiento de apertura de centro de trabajo.

El Departamento de Secretaría General/Administración rellena el documento C.5.MODELO

DE COMUNICACIÓN DE APERTURA DE CENTRO DE TRABAJO a adquirir de la autoridad laboral

competente (Junta de Andalucía), y procede a su entrega, adjuntando copia del documento

C.2.PSST, archivando el justificante de entrega en la carpeta C.OFICINA/SST.


DOCUMENTACIÓN RECIBIDA C.1.ESS/EBSS




C.2.PSST

C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE RECURSO PREVENTIVO EN OBRA

C.5.MODELO COMUNICACIÓN DE APERTURA CENTRO DE TRABAJO

Tabla 29. E/S Procedimiento C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA)

8.3.3.2. ANEXOS


- ANEXO 36. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA).

- ANEXO 37. MODELO DE FORMULARIO C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE RECURSO

PREVENTIVO EN OBRA.

8.3.4. PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)



inicio de la obra, encaminadas al cumplimiento de la normativa relativa a la producción y

gestión de residuos en las obras de construcción.

119


Tras la firma del contrato, el promotor debe hacer entrega del D.1.ESTUDIO DE GESTIÓN DE

RESIDUOS DE CONSTRUCCIÓN Y DEMOLICIÓN (D.1.EGRCD).

El Jefe de Obra archiva el documento D.1.EGRCD en la carpeta C.OFICINA/GESTION DE

RESIDUOS y procede a la elaboración del documento D.2.PLAN DE GESTIÓN DE RESIDUOS DE

CONSTRUCCIÓN Y DEMOLICIÓN (D.2.PGRCD).

El documento D.2.PGRCD debe ser aprobado mediante firma por la Gerencia. Una vez

firmado, el Jefe de Obra procede a su archivo en la carpeta C.OFICINA/GESTION DE RESIDUOS.

Definido el documento D.2.PGRCD, se hará entrega de una copia de éste a la Dirección

Facultativa para su aprobación.

La aprobación del documento D.2.PGRCD debe quedar registrada mediante firma de la

Gerencia, el promotor y la Dirección Facultativa del documento D.3.ACTA DE APROBACIÓN

PGRCD, a elaborar por ésta última.

Firmada por todas las partes, el Jefe de Obra procede a su archivo en la carpeta

C.OFICINA/GESTION DE RESIDUOS.


DOCUMENTACIÓN RECIBIDA D.1.EGRCD



DOCUMENTACIÓN GENERADA D.2.PGRCD

Tabla 30. E/S Procedimiento D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA).

8.3.4.2. ANEXOS


- ANEXO 38. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE

OBRA).

8.3.5. PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA


TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo del acto de replanteo de la obra.

120

El replanteo constituye el acto por el cual se produce la entrega formal de la obra al

contratista, y sirve como referencia, por medio de la fecha de emisión del acta, para computar

los plazos de ejecución o para empezar a aplicar, en su caso, penalizaciones.

En el acta de replanteo se hace constar la existencia de la documentación necesaria, la

coincidencia del espacio físico con las previsiones de proyecto y el cumplimiento de las

condiciones necesarias para iniciar la obra.

El acto de replanteo debe ser documentado mediante acta firmada por la Dirección

Facultativa, el Coordinador de Seguridad y Salud y el constructor. Finalmente, firma el

promotor, dándose por enterado de su contenido y mostrando su conformidad para el inicio de

las obras.

El procedimiento se describe a continuación.

Previo al inicio de la obras, el Jefe de Obra procede a replantear el perímetro de la

edificación proyectada, solicitando a la Dirección Facultativa su revisión.

Si como consecuencia de las comprobaciones efectuadas durante el acta de replanteo no se

pudiera empezar la obra por ser necesaria la introducción de modificaciones, el director de la

obra habrá de someter a la administración o al promotor a una estimación razonada del importe

de dichas modificaciones.

En el caso de que la Dirección Facultativa apruebe el replanteo, ésta elabora el E.1.ACTA DE

REPLANTEO, procediendo los agentes intervinientes a su firma.

Una vez documentado el proceso de replanteo, el Jefe de Obra procede al archivo del

documento E.1.ACTA DE REPLANTEO en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y procede a la

apertura del archivo en obra, según el procedimiento E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA.

8.3.5.1. PROCEDIMIENTO E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA


TARIFA CONSTRUCCION SL para la apertura del archivo en obra, y la preparación de la

documentación de obligada disposición en obra para el inicio de los trabajos:

- De carácter general:

Copia del paquete de documentos A.1.PROYECTO DE EJECUCIÓN/A.2.OFERTA

PÚBLICA actualizada, según proceda, a archivar por el Jefe de Obra en la

carpeta C.OBRA/REPLANTEO/DOCUMENTACIÓN GENERAL.

121

Copia del documento B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA a archivar por el Jefe de

Obra en la carpeta C.OBRA/REPLANTEO/DOCUMENTACIÓN GENERAL.

Copia de la carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SOLICITUD DE

PERMISOS/LICENCIAS actualizada, a archivar por el Jefe de Obra como C.OBRA

/REPLANTEO/DOCUMENTACIÓN GENERAL/LICENCIAS.

- Referidas a la gestión de residuos:

Copia de los documentos D.2.PGRCD, a archivar por el Jefe de Obra en la

carpeta C.OBRA/REPLANTEO/RESIDUOS.

- Referidas a las obligaciones documentales requeridas por la Ley 32/2006, de 18 de

octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción, y el RD

1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen disposiciones mínimas de

seguridad y salud en las obras de construcción:

Documento E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN: el Jefe de Obra, en aquellas

obras en las que exista subcontratación, y con carácter previo a la formalización

de ésta, deberá obtener un Libro de Subcontratación, donde quedará reflejada

toda la información relativa a la concurrencia empresarial en el centro de

trabajo. El libro de subcontratación debe ser habilitado por la autoridad laboral

correspondiente.

Una vez obtenido el documento E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN, el Jefe de

Obra procede a su archivo en la carpeta C.OBRA/REPLANTEO

/SUBCONTRATACIÓN Y SST, siendo obligatorio su disposición en obra hasta

completa terminación del encargo recibido por el promotor.

Copia del documento C.2.PSST a archivar por el Jefe de Obra en la carpeta

C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST, a disposición permanente de

la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, de los técnicos de los órganos

especializados en materia de Seguridad y Salud en las Administraciones

Públicas competentes y de la Dirección Facultativa designada por el promotor.

Original del documento C.5.MODELO DE COMUNICACIÓN DE APERTURA DE

CENTRO DE TRABAJO, a archivar por el Jefe de Obra en lugar visible y

permanentemente actualizado, archivando una copia en C.OFICINA/SST.

Copia del documento que acredite la inscripción de la empresa contratista en el

REA, que denominaremos E.2.2.CERTIFICADO REA CONTRATA, a archivar por

el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO.

Copia del paquete de documentos correspondiente a la póliza del Seguro de

Responsabilidad Civil y del de Accidentes, con sus recibos de pago

correspondientes, que denominaremos E.2.3.RESPONSABILIDAD CIVIL

122

CONTRATA, a archivar por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA

/REPLANTEO.

Formulario justificativo de la calificación favorable de los exámenes de Salud

de los trabajadores presentes en obra del Servicio de Prevención Ajeno, que

denominaremos E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA a completar y

archivar por el Jefe de Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y

una copia en la carpeta C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.

Copia del documento Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la empresa

contratista, que denominaremos E.2.5.PPRL CONTRATA, a archivar por el Jefe de

Obra en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO.

Formulario justificativo de la entrega de los equipos de protección individual a

los trabajadores, que denominaremos E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA a

completar por los trabajadores presentes en obra, y a archivar por el Jefe de

Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y una copia en la

carpeta C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.

Formulario justificativo de la formación impartida a los trabajadores presentes

en obra en materia de prevención de riesgos laborales, que denominaremos

E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA, a completar y archivar por el Jefe de Obra,

un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y una copia en C.OBRA

/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.

Copia del paquete de documentos relativo a la maquinaria en obra a emplear

por la contrata (autorizaciones de uso, documentación en instrucciones de

manejo y certificaciones técnicas de las mismas), que denominaremos

E.2.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA CONTRATA a archivar por el Jefe de

Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y una copia en la

carpeta C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.

De forma mensual, formulario justificativo del personal presente en obra, que

denominaremos E.2.9.LISTADO PERSONAL OBRA CONTRATA, a completar y

archivar por el Jefe de Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y

una copia en la carpeta C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.

De forma mensual, copia del paquete de documentos que certifique a la contrata

de hallarse al corriente de sus Obligaciones con la Seguridad Social y Hacienda,

que denominaremos E.2.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA CONTRATA, a archivar

por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO.

- Referidas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social:

Documento E.2.11.LIBRO DE VISITAS: el Jefe de Obra, debe habilitar el

documento E.2.11.LIBRO DE VISITAS, a disposición de los funcionarios de la

123

Inspección de Trabajo y Seguridad Social y de los funcionarios técnicos

habilitados para el ejercicio de actuaciones comprobatorias en materia de


El documento E.2.2.LIBRO DE VISITAS es archivado por el Jefe de Obra en la

carpeta C.OBRA/REPLANTEO//LIBRO DE VISITAS, siendo obligatorio su

disposición en obra hasta completa terminación del encargo recibido por el

promotor.

Por último, el Jefe de Obra procede a revisar la existencia en obra de aquella

documentación, que si bien no es responsabilidad directa de su gestión, la ausencia de esta

puede ocasionar incidencias en el transcurso del desarrollo de la obra.

- Licencia de obra: la obtención de licencia de obra es responsabilidad del promotor. Los

trabajos no podrán comenzar antes de que la autoridad local conceda la licencia

correspondiente. En obra, debe archivarse una copia de la licencia, a disposición

permanente de cualquier autoridad competente que la solicite.

- Aviso previo: el promotor debe efectuar una aviso a la autoridad laboral competente

antes del comienzo de los trabajos. Este documento debe exponerse de manera visible

en la obra y mantenerse actualizado.

- Libro de incidencias: en cada centro de trabajo existirá con fines de control y

seguimiento del PSST un libro de incidencias. El libro de incidencias será facilitado por

el técnico en el cual recaiga la responsabilidad de aprobación del PSST. En el libro de

órdenes el técnico responsable del control de la Seguridad y Salud en el trabajo anotará

sus observaciones e instrucciones en materia de prevención, firmando el Jefe de Obra

como enterado.

- Libro de órdenes: en cada obra existirá con fines de control y seguimiento de los

trabajos desarrollados un Libro de órdenes, donde la Dirección Facultativa debe reseñar

las incidencias y asistencias que se produzcan en el desarrollo de la obra, firmando el

Jefe de Obra como enterado. El libro de órdenes será facilitado por el Directo de Obra,

integrante de la Dirección Facultativa.


124




E.2.11.LIBRO DE VISITAS


A.1.PROYECTO DE EJECUCIÓN/A.2.OFERTA PÚBLICA


B.3.2.PERMISO

D.2.PGRCD

C.2.PSST

C.5.MODELO COMUNICACIÓN DE APERTURA

CENTRO DE TRABAJO


E.2.2. CERTIFICADO REA CONTRATA

E.2.3.RESPONSABILIDAD CIVIL CONTRATA

E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA

E.2.5.PPRL CONTRATA

E.2.6. ENTREGA EPIS CONTRATA

E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA

E.2.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA

CONTRATA

E.2.9.LISTADO PERSONAL OBRA CONTRATA

E.2.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA CONTRATA

Tabla 31. E/S Procedimiento E.REPLANTEO DE LA OBRA.

8.3.5.3. ANEXOS


- ANEXO 39. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA.

- ANEXO 40. MODELO DE FORMULARIO E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA.

- ANEXO 41. MODELO DE FORMULARIO E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA.

- ANEXO 42. MODELO DE FORMULARIO E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA.

- ANEXO 43. MODELO DE FORMULARIO E.2.9 LISTADO PERSONAL PRESENTE EN OBRA

CONTRATA.

8.3.6. PROCEDIMIENTO F. GESTIÓN DE OBRA


TARIFA CONSTRUCCION SL para el proceso de control de ejecución de obra.

El control de ejecución de obra está basado en el desarrollo de los siguientes

procedimientos: F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS, F.2.CONTROL DE

RECEPCIÓN DE MATERIALES, F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS, F.4.GESTIÓN

125

DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA, F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE


8.3.6.1. PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS


TARIFA CONSTRUCCION SL para el proceso de control de ejecución de los trabajos de obra.

Se definen las siguientes responsabilidades:

- El Jefe de Obra es el responsable de la supervisión de los trabajos y el cumplimiento de

los requisitos de calidad definidos en el proyecto.

- Las competencias en asignación de recursos (personal, materiales y maquinaria) recaen

en el Jefe de Obra.

- Las atribuciones en materia de organización y distribución del personal y tajos en obra

recaen sobre el Encargado de Obra

- Las tareas de supervisión y control de la productividad, la eficiencia y la calidad en el

trabajo de los operarios recae sobre el Encargado de Obra, el cual reportará cualquier

incidencia al Jefe de Obra. En el caso de que la incidencia corresponda a trabajos

subcontratados, el Jefe de Obra los gestionará directamente con el proveedor, tomando

las acciones necesarias, reflejadas en el contrato de servicios que se mantiene con el

proveedor.

- El Encargado de Obra es el responsable de la elaboración diaria del documento

F.1.1.PARTE DE TRABAJO. El documento F.1.1.PARTE DE TRABAJO contiene una

descripción de las tareas realizadas, así como el tiempo empleado y los recursos

necesarios para llevarlas a cabo. El documento F.1.1.PARTE DE TRABAJO es archivado

diariamente, por fecha de elaboración, por el Encargado de Obra en la carpeta

C.OBRA/GESTIÓN/CONTROL DE EJECUCIÓN y se entrega semanalmente al Jefe de Obra

en Oficina. El Jefe de Obra es el responsable de la revisión de los partes, y su validación

mediante firma. Una vez validados, el Jefe de Obra procede a su archivo, por fecha de

elaboración, en la carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE EJECUCIÓN.

- Aquellas modificaciones sobre la planificación inicial de los trabajos, deben ser

comunicados por el Jefe de Obra al cliente y Dirección Facultativa. En el supuesto de

aparición de trabajos o incidencias no incluidas en el presupuesto, o aparición de

desviaciones sobre las mediciones iníciales incluidas en el presupuesto, se procederá

según procedimiento A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS.

126

8.3.6.2. PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES


TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo de las actividades involucradas en el control

de recepción de materiales.


La recepción del pedido es realizada por el Encargado de Obra, el cual supervisa su

descarga en el área definida para la recepción y acopio de materiales, asegurando que dispone

de medios adecuados para ello.

Producida la descarga, el Encargado de Obra inspecciona cualitativamente y

cuantitativamente el envío, procediendo a comparar el envío con el documento de

A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR asociado al pedido, de la carpeta C.OBRA/COMPRAS/OFERTAS

(para aquellos pedidos incluidos en el procedimiento G.GESTION DE PROVEEDORES).

En el caso de ser correcto, el Encargado de Obra procederá a la firma del documento

F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA como prueba de conformidad, y su archivo, por fecha de

recepción, en la carpeta C.OBRA/GESTIÓN/CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES.

En caso de disconformidad, el Encargado de Obra procederá a detallar las desviaciones en

el albarán, firmando el mismo y archivándolo, por fecha de recepción, en la carpeta

C.OBRA/GESTIÓN/CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES. Esta incidencia será notificada al

Jefe de Obra, el cual procederá a su gestión con el proveedor.


El Jefe de Obra es el responsable de la revisión de los albaranes, y su validación mediante

firma. Una vez validados, el Jefe de Obra procederá su archivo, por fecha de recepción, en la

carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE RECEPCION DE MATERIALES.

8.3.6.3. PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS


CONSTRUCCION SL para las actividades involucradas en el control de servicios

subcontratados.

A la recepción de los trabajos, el Jefe de Obra realiza el control cuantitativo y cualitativo

de lo ejecutado, procediendo a comparar los trabajos ejecutados con el documento de referencia

A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR asociado al servicio, de la carpeta C.OBRA/COMPRAS/OFERTAS.

127

Este control dependerá en cada caso de las características de las obras, del seguimiento

realizado durante la ejecución, de los resultados de los controles realizados por mediciones

intermedias o inspecciones, de las experiencias anteriores con los subcontratistas, etc.

En el caso de ser correcto, el Jefe de Obra procederá a la firma del documento

F.3.1.ALBARÁN DE SERVICIO como prueba de conformidad, archivándolo, por fecha de

recepción, en la carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS.

En caso de disconformidad, el Jefe de Obra procederá a detallar las desviaciones en el

albarán, firmando el mismo y archivándolo, por fecha de recepción, en la carpeta

C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS. Las incidencias serán

gestionadas directamente con el proveedor.

En el caso de trabajos subcontratados relativos a instalaciones, el Jefe de Obra es el

responsable de exigir la entrega, a la subcontrata, de la documentación que acredite la

adecuación de la instalación a la normativa vigente, que denominaremos F.3.2.CERTIFICADO

INSTALACIÓN, que será archivado en la carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS/CERTIFICADOS.

8.3.6.4. PROCEDIMIENTO F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE

OBRA


CONSTRUCCION SL para las actividades involucradas en la gestión de residuos durante la

ejecución de la obra.


Cuando sea necesario, el Encargado de Obra procederá a solicitar la recogida de residuos

generados durante el transcurso de los trabajos.

Las entregas a los gestores deben ser documentadas mediante el documento F.4.1.ALBARÁN

RESIDUOS, firmado por el Encargado de Obra, y archivado, por fecha de recepción, en la carpeta

C.OBRA/GESTIÓN/RESIDUOS.


El Jefe de Obra es el responsable de la revisión de los albaranes, validación mediante firma

y archivo en la carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS.

128

Paralelamente, el gestor de residuos debe hacer entrega del documento F.4.2.CERTIFICADO

DE GESTIÓN DE RESIDUOS, al Jefe de Obra. Una vez recibido, éste procederá a su revisión y

archivo, por fecha de recepción, en la carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS/CERTIFICADOS.

8.3.6.5. PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA

OBRA

El objeto del presente procedimiento es describir la sistemática establecida por

CONTRUCCIONES TARIFA SL para las actividades involucradas en el control de calidad.


El Jefe de Obra recabará de cada proveedor la siguiente documentación:

- Documentación de los controles de calidad realizados y certificados de calidad de los

productos suministrados, verificando que son conforme a lo establecido en el

Programa de Calidad del proyecto ejecutivo, sus anexos y modificaciones. El

conjunto de documentos acreditativos de los controles de calidad realizados y sus

certificados asociados a la obra, que denominaremos F.5.1.DOCUMENTOS CALIDAD,

serán archivados por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/GESTION/CONTROL DE

CALIDAD/CERTIFICADOS.

- Instrucciones de uso, mantenimiento y garantías de los equipos suministrados. Este

paquete de documentos será archivado en oficina, y lo denominaremos

F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS, a archivar por el Jefe de Obra en la carpeta

C.OFICINA/GESTION/CONTROL DE CALIDAD/DOCUMENTACIÓN EQUIPOS.



F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA







DOCUMENTACIÓN DE APOYO A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR

DOCUMENTACIÓN GENERADA F.1.1.PARTE DE TRABAJO

Tabla 32. E/S Procedimiento F.GESTIÓN DE OBRA.

129

8.3.6.7. ANEXOS


- ANEXO 44. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA.

- ANEXO 45. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS

TRABAJOS.

- ANEXO 46. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE

MATERIALES.

- ANEXO 47. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS.

- ANEXO 48. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA


- ANEXO 49. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA


- ANEXO 50. MODELO DEL FORMULARIO F.1.1.PARTE DE TRABAJO.

8.3.7. PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES


CONSTRUCCIÓN SL para el proceso de compras, asegurando que los productos/servicios

subcontratados cumplen con los requisitos aplicables, así como la gestión de facturas y pagos a

los proveedores.




auxiliares.



Las compras no incluidas en la descripción anterior son realizadas directamente por el

Encargado de Obra, previa aceptación por el Jefe de Obra y quedan excluidas del presente

procedimiento.

De acuerdo con la planificación realizada, el Jefe de Obra procede a la formalización de los

pedidos y contratos. El procedimiento se desarrolla de la siguiente manera:

Según los documentos B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA y A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE

OFERTAS, el Jefe de Obra confirma electrónicamente la aceptación de la oferta, especificando

130

las condiciones de entrega pactadas, y adjunta firmado el documento A.3.1.2.OFERTA

PROVEEDOR asociado al pedido o servicio.

El documento de oferta (A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR) aceptado y firmado, es archivado,

por fecha de aceptación, por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/OFERTAS. El

Jefe de Obra también archivará una copia del documento en la carpeta

C.OBRA/COMPRAS/OFERTAS para proceder a la comprobación del envío a su recepción.

Si el servicio requerido es una subcontratación, el proceso continua según procedimiento

G.1. DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN.

Cumplida la fecha de facturación, los proveedores remiten el documento G.2.FACTURA

OFERTA PROVEEDOR al Departamento de Secretaría General/Administración, el cual, lo deriva

al Jefe de Obra para su revisión.

El Jefe de Obra comprueba el documento acreditativo de la compra (A.3.1.2.OFERTA

PROVEEDOR), y da validez o no a la factura.

En caso de ser correcta el Jefe de Obra, notifica la aceptación de la factura al Departamento

de Secretaria General/Administración y éste procede al pago de la misma. El documento

G.2.FACTURA OFERTA PROVEEDOR es archivado en carpeta C.OFICINA/COMPRAS/FACTURAS,

enviando una copia a la asesoría contable.

En caso de rechazo, el Jefe de Obra solicita del Departamento de Secretaría

General/Administración el retorno motivado del documento G.2.FACTURA OFERTA

PROVEEDOR al emisor, para su corrección.

8.3.7.1. PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN


CONSTRUCCIÓN SL para la formalización del proceso de subcontratación.


Formalizada la aceptación de la compra, el Jefe de obra procede a la elaboración del

documento G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. El documento G.1.1.CONTRATO

DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS debe ser aceptado, previo envió, mediante firma por la

Gerencia. En el contrato debe quedar definido de la siguiente manera:

- Descripción detallada de los trabajos: descripción del procedimiento de trabajo, las

condiciones de carga y descarga de material, la responsabilidad en el suministro de

materiales y medios auxiliares, la responsabilidad en la solicitud de permisos,

131

responsabilidad en la limpieza de los trabajos, etc. En resumen, conviene incluir todos

los trabajos que no sean producción pura.

- Medición de unidades de obra aproximada, precio unitario y criterio de medición.

- Plazos parciales y totales de ejecución y penalizaciones exigibles en caso de

incumplimiento si procede.

- Formas de pago y facturación, señalando las retenciones oportunas por garantía en los

trabajos en caso de que procedan.

- Calidad de los trabajos: ensayos, muestras etc. en caso de que la Dirección Facultativa

lo requiera.

Una vez que el proveedor haya firmado y enviado el documento G.1.1.CONTRATO DE

PRESTACIÓN DE SERVICIOS, el Jefe de Obra procede a la apertura de una carpeta en el centro

de trabajo Oficina y otra en centro de trabajo Obra, exclusiva para cada proveedor, que

denominaremos C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR y

C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR.

El documento G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS será archivado en la

carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR.

Archivado el contrato, el Jefe de Obra, de acuerdo con la Ley 32/2006, de 18 de octubre,

reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción, procede a requerir de la

subcontrata o trabajador autónomo la siguiente documentación:

Para empresas subcontratistas:

- Copia del documento que acredite la inscripción de la empresa subcontratista en el

REA, que denominaremos G.1.2. CERTIFICADO REA SUBCONTRATA, a archivar por el

Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA

PROVEEDOR.

- Copia del paquete de documentos correspondiente a la póliza del Seguro de

Responsabilidad Civil y del de Accidentes, con sus recibos de pago correspondientes,

que denominaremos G.1.3.RESPONSABILIDAD CIVIL SUBCONTRATA, a archivar por el


PROVEEDOR.

- Formulario justificativo de la calificación favorable de los exámenes de Salud de los

trabajadores de la empresa subcontratista, presentes en obra, por parte del Servicio de

Prevención Ajeno, que denominaremos G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA a

completar por la empresa subcontratista, y a archivar por el Jefe de Obra, un original en

la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR y una

copia en la carpeta C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR.

132

- Copia del documento Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la empresa

subcontratista, que denominaremos G.1.5.PPRL SUBCONTRATA, a archivar por el Jefe de

Obra en C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATA/CARPETA PROVEEDOR.

- Formulario justificativo de la entrega de los equipos de protección individual por parte

de la empresa subcontratista a sus trabajadores, que denominaremos G.1.6. ENTREGA

EPIS SUBCONTRATA, a completar por la empresa subcontratista, y a archivar por el Jefe

de Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA

PROVEEDOR y una copia en la carpeta C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/

CARPETA PROVEEDOR.

- Formulario justificativo de la formación impartida a los trabajadores de la empresa

subcontratista ,presentes en obra, en materia de prevención de riesgos laborales, que

denominaremos G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA, a completar por la empresa

subcontratista y a archivar por el Jefe de Obra, un original en la carpeta

C.OFICINA/COMPRAS//SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR y una copia en

C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR.

- Copia del paquete de documentos relativo a la maquinaria en obra a emplear por la

empresa subcontratista (autorizaciones de uso, documentación en instrucciones de

manejo y certificaciones técnicas de las mismas), que denominaremos

G.1.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA SUBCONTRATA a archivar por el Jefe de Obra,

una copia en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA

PROVEEDOR y una copia en la carpeta C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN

/CARPETA PROVEEDOR.

- De forma mensual, formulario justificativo del personal presente en obra, que

denominaremos G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA SUBCONTRATA, a completar por la

empresa subcontratista y archivar por el Jefe de Obra, un original en la carpeta

C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR y una copia en la

carpeta C.OBRA/ COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR.

- De forma mensual, copia del paquete de documentos que certifique a la subcontrata de

hallarse al corriente de sus Obligaciones con la Seguridad Social y Hacienda, que

denominaremos G.1.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA SUBCONTRATA, a archivar por el


PROVEEDOR.

Para trabajadores autónomos:

- Documento justificativo de la aptitud médica para desempeñar el puesto de trabajo, que

denominaremos G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTONOMO, a archivar por el Jefe de Obra

una copia en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA

133

PROVEEDOR y otra copia en la carpeta C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/

CARPETA PROVEEDOR.

- Formulario justificativo de la información y formación recibida en materia de

prevención de riesgos laborales, que denominaremos G.12.FORMACIÓN PRL

AUTONOMO, a completar por el trabajador autónomo y a archivar por el Jefe de Obra, el

original en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA

PROVEEDOR y una copia en C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA

PROVEEDOR.

- Formulario justificativo de la posesión de los equipos de protección individual por parte

del trabajador autónomo, que denominaremos G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR

AUTONOMO, a completar por el trabajador autónomo, y a archivar por el Jefe de Obra,

en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR y una

copia en la carpeta C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR.

- De forma mensual, copia del documento justificativo del pago de la cuota de autónomo,

que denominaremos G.14.CUOTA AUTONOMO, a archivar por el Jefe de Obra, por fecha

de recepción, en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA

PROVEEDOR

- De forma mensual, copia del paquete de documentos que certifique a la subcontrata de

hallarse al corriente de sus Obligaciones con la Seguridad Social y Hacienda, que

denominaremos G.15.CERTIFICADO SS/HACIENDA TRABAJADOR AUTONOMO, a

archivar por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/

CARPETA PROVEEDOR.

Recibida la documentación, el Jefe de Obra debe registrar la subcontratación en el

documento E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN. Los registros deben realizarse por orden

cronológico. Este proceso debe realizarse antes de la entrada en obra de la subcontrata o

trabajador autónomo. El procedimiento es descrito a continuación:

- Comunicar la subcontratación al coordinador de Seguridad y Salud o Dirección

Facultativa (según proceda).

- Hacer entrega del documento C.2.PSST a la empresa subcontratista. Documentar entrega

mediante envío de formulario G.1.16. ADHESION PSST SUBCONTRATACIÓN a completar

por la subcontrata, y a archivar en C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA

PROVEEDOR.

- En el caso de que se trate de que la subcontratación se realice con una empresa

subcontratista, el Jefe de Obra debe de remitir el formulario G.1.17.NOMBRAMIENTO

RESPONSABLE SEGURIDAD EN OBRA, a completar por la empresa subcontratista y a

134

archivar por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN

/CARPETA PROVEEDOR.

- Registrar en el libro de subcontratación la fecha de entrega del Plan de SST a cada una

de las empresas subcontratistas y trabajadores autónomos que participen en la obra, en

la parte que les corresponda.



G.2.FACTURA OFERTA PROVEEDOR

G.1.2. CERTIFICADO REA SUBCONTRATA

G.1.3.RESPONSABILIDAD CIVIL SUBCONTRATA

G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA

G.1.5.PPRL SUBCONTRATA

G.1.6. ENTREGA EPIS CONTRATA

G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA

G.1.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA

SUBCONTRATA

G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA SUBCONTRATA

G.1.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA

SUBCONTRATA

G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTONOMO

G.12.FORMACIÖN PRL AUTONOMO

G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR AUTONOMO

G.14.CUOTA AUTONOMO

G.15.CERTIFICADO SS/HACIENDA TRABAJADOR

AUTONOMO

G.1.16. ADHESION PSST SUBCONTRATA

G.1.17.NOMBRAMIENTO RESPONSABLE

SEGURIDAD EN OBRA





DOCUMENTACIÓN GENERADA G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Tabla 33. E/S Procedimiento G.GESTIÓN DE PROVEEDORES

8.3.7.3. ANEXOS


- ANEXO 51. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES.

- ANEXO 52. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN

SUBCONTRATACIÓN

- ANEXO 53. MODELO DEL FORMULARIO G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA.

135

- ANEXO 54. MODELO DEL FORMULARIO G.1.6.ENTREGA EPIS SUBCONTRATA.

- ANEXO 55. MODELO DEL FORMULARIO G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA.

- ANEXO 56. MODELO DEL FORMULARIO G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA

SUBCONTRATA.

- ANEXO 57. MODELO DEL FORMULARIO G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTÓNOMO.

- ANEXO 58. MODELO DEL FORMULARIO G.12.FORMACIÓN PRL AUTÓNOMO.

- ANEXO 59. MODELO DEL FORMULARIO G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR

AUTÓNOMO.

8.3.8. PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES


TARIFA CONSTRUCCION SL para el desarrollo de las actividades de certificación de obra y

facturación.

Mensualmente, la contrata factura con la propiedad la parte proporcional de la obra

ejecutada.

El Jefe de Obra es el encargado de la valoración económica de los trabajos, y de generar el

documento que sirve de base a la facturación, y que denominaremos H.1.CERTIFICACIÓN.

El documento H.1.CERTIFICACIÓN consiste en una relación valorada de las unidades de

obras ejecutadas, desglosando el importe en capítulos, subcapítulos y partidas. En cuanto a su

estructura, puede ser presentado de dos maneras:

- Certificación a origen: la valoración de la obra se realiza a origen, es decir, desde

comienzo de la obra hasta el día de la certificación, descontándose la parte proporcional

certificada anteriormente y cobrada por la contrata.

- Certificación parcial: se valoran las unidades de obras ejecutadas durante el periodo de

certificación.


Para la elaboración del documento H.1.CERTIFICACIÓN, el Jefe de Obra parte de las

previsiones contenidas en el documento A.3.2.PRESUPUESTO y de los cambios y modificaciones

introducidas durante el transcurso de la obra (imprevistos surgidos, cambio en las calidades de

los materiales, incorporación o supresión de partidas, diferencias entre la medición real y la del

proyecto, etc.)

Una vez elaborada, se remite una copia a la Dirección Facultativa para su aprobación.

136

En caso de rechazo, se solicita motivo para corrección y se modifica el documento.

En caso de aceptación, el Jefe de Obra procede al archivo, por fecha de elaboración, del

documento H.1.CERTIFICACIÓN en la carpeta C.OFICINA/CLIENTES, y solicita al Departamento

de Secretaria General/Administración la emisión de la factura.

El Departamento de Secretaría General/Administración emite el documento H.2.FACTURA

CLIENTE, procede a su archivo, por fecha de elaboración, en la carpeta C.OFICINA/CLIENTES y

lo envía al cliente junto con el documento H.1.CERTIFICACIÓN.

El Departamento de Secretaria General/Administración es el responsable del seguimiento

del proceso hasta recepción del cobro.



DOCUMENTACIÓN DE APOYO A.3.2.PRESUPUESTO

DOCUMENTACIÓN GENERADA H.1.CERTIFICACIÓN

H.2.FACTURA CLIENTE

Tabla 34. E/S Procedimiento H.GESTIÓN DE CLIENTE.

8.3.8.2. ANEXOS


- ANEXO 60. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES.

8.3.9. PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA


TARIFA CONSTRUCCION SL para asegurar el correcto desarrollo de las actividades del

servicio postventa.


Una vez finalizados los trabajos, el Jefe de Obra procede a liberar la documentación

relativa al final de obra:

- Para el promotor:

137

Documentos originales F.3.2.CERTIFICADO INSTALACIÓN de la carpeta

C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS

/CERTIFICADOS, guardando copia de los mismos en la ubicación descrita.

Documentos originales F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS de la carpeta

C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE CALIDAD /DOCUMENTACIÓN EQUIPOS,

guardando copia de los mismos en la ubicación descrita.

Documentos originales F.4.2.CERTIFICADO DE GESTIÓN DE RESIDUOS de la

carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS/CERTIFICADOS, guardando copia de los

mismos en la ubicación descrita.

- Para la Dirección Facultativa:

Documentos originales F.5.1.DOCUMENTOS CALIDAD de la carpeta C.OFICINA/

GESTIÓN/CONTROL DE CALIDAD/CERTIFICADOS, guardando copia de los

mismos en la ubicación descrita.

La entrega de la documentación original debe ser documentada mediante entrega y firma

de las actas I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA PROMOTOR y I.2.ENTREGA

DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA DF, según proceda, y a archivar en la carpeta

C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA.

Paralelamente, el Jefe de Obra solicita a la Dirección Facultativa realizar una revisión de la

entrega. En aquellos casos en los que existan defectos de obra, el Jefe de Obra procede a

registrarlos en el documento I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS, a firmar por la Dirección

Facultativa.

Firmado el documento, el Jefe de Obra procede su archivo, el original en la carpeta

C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA y una copia en la carpeta C.OBRA/ENTREGA DE OBRA.

Solucionadas las incidencias, el Jefe de Obra procede a recepcionar la obra, acto por el cual

se produce la entrega formal de la obra al Promotor, y sirve como referencia, por medio de la

fecha de emisión del acta, para computar los plazos de responsabilidad y garantía establecidos

por ley.

La entrega de obra debe ser registrada mediante firma del Promotor, la Gerencia y la

Dirección Facultativa del documento I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA, a archivar por el Jefe

de Obra en carpeta C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA.

El promotor podrá rechazar la recepción de la obra por considerar que la misma no está

terminada o que no se adecua a las condiciones contractuales. En todo caso, el rechazo deberá

138

ser motivado por escrito en el documento I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA, en la que se fijará

el nuevo plazo para efectuar la recepción.

La recepción de obra puede ser aceptada sin disconformidades o con disconformidades.

En caso de que la recepción de obra sea aceptada sin disconformidades se procede al final

de la obra.

En el caso de que la recepción de obra sea con disconformidad, éstas deberán ser recogidas

en el anexo correspondiente, encargándose el Jefe de Obra de subsanar aquellas incidencias

detectadas en el plazo marcado en el acta.

Una vez subsanados los mismos, se hará constar la realización de los trabajos en un acta

aparte, I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA, suscrita por los firmantes de la recepción.

Aceptado el documento I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA, se procede a su archivo en la

carpeta C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA, dándose por terminada la obra.

Para finalizar el Departamento de Secretaría General/Administración es el responsable de

la recepción en Oficina del archivo de Obra (C.OBRA) y el expurgo de su documentación.

Previamente procede a archivar los documentos: E.2.11.LIBRO DE VISITAS, E.2.1.LIBRO DE

SUBCONTRATACIÓN en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y el original del documento

C.5.MODELO DE COMUNICACIÓN DE APERTURA DE CENTRO DE TRABAJO en la carpeta

C.OFICINA/REPLANTEO.

El Departamento de Secretaría General/Administración será el responsable del traslado de

la carpeta C.OFICINA al archivo central de la Oficina, de la custodia de su documentación y de

su conservación y expurgo según calendario de conservación, desarrollado en el epígrafe 8.5.

CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS.


139








I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA PROMOTOR

I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA DF

I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS

I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA

I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA

Tabla 35. E/S Procedimiento I.ENTREGA DE LA OBRA.

8.3.9.2. ANEXOS


- ANEXO 61. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA.

- ANEXO 62. MODELO DEL FORMULARIO I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN

DE OBRA PROMOTOR.

- ANEXO 63. MODELO DEL FORMULARIO I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN

DE OBRA DF.

- ANEXO 64. MODELO DEL FORMULARIO I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS.

- ANEXO 65. MODELO DEL FORMULARIO I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA.

- ANEXO 66. MODELO DEL FORMULARIO I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA.

140

8.4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

A ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS

A.1 Oferta Pública

A.2 Proyecto de Ejecución

A.3 ESTUDIO DE OBRA

A.3.1 GESTIÓN DE OFERTAS

A.3.1.1 Solicitud de oferta

A.3.1.2 Oferta proveedor

A.3.1.3 Cuadro comparativo de ofertas

A.3.2 Presupuesto

A.4 Licitación

A.5 Contrato

B

PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE PERMISOS Y

SUMINISTROS GENERALES

B.1 Planificación técnica

B.2 SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES

B.2.1 SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO DE OBRA

B.2.1.1 Presupuesto alta suministro eléctrico

B.2.1.2 Alta suministro eléctrico

B.2.1.3 Certificado eléctrico BT

B.2.1.4 Contrato luz obra

B.2.2 SOLICITUD DE SUMINISTRO DE AGUA Y SANEAMIENTO DE OBRA

B.2.2.1 Prepuesto alta suministro agua y saneamiento

B.2.2.2 Alta de suministro agua y saneamiento

B.2.2.3 Contrato agua y saneamiento obra

B.3 SOLICITUD DE PERMISOS

B.3.1 Solicitud de permiso

B.3.2 Permiso

C GESTIÓN DE SST

C.1 ESS/EBSS

C.2 PSST

C.3 Acta nombramiento recurso preventivo en obra

C.4 Acta de aprobación PSST

C.5 Modelo de comunicación de apertura de centro de trabajo

D GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)

D.1 EGRCD

D.2 PGRCD

D.3 Acta de aprobación PGRCD

E REPLANTEO DE LA OBRA

E.1 Acta de replanteo

Tabla 36. Cuadro de clasificación de actividades de la organización. Parte 1.

141

E.2 APERTURA CARPETA DE OBRA

E.2.1 Libro de Subcontratación

E.2.2 Certificado REA contrata

E.2.3 Responsabilidad civil contrata

E.2.4 Salud trabajadores contrata

E.2.5 PPRL contrata

E.2.6 Entrega EPIS contrata

E.2.7 Formación PRL contrata

E.2.8 Documentación maquinaria contrata

E.2.9 Listado personal obra contrata

E.2.10 Certificado SS/HACIENDA contrata

E.2.11 Libro de Visitas

F GESTION DE OBRA

F.1 CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS

F.1.1 Parte de trabajo

F.2 CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES

F.2.1 Albarán de entrega

F.3 CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS

F.3.1 Albarán de servicio

F.3.2 Certificado instalación

F.4 GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA

F.4.1 Albarán residuos

F.4.2 Certificado de gestión de residuos

F.5 CONTROL DE CALIDAD DURANTE EJECUCIÓN DE LA OBRA

F.5.1 Documentos calidad

F.5.2 Documentación equipos

G GESTIÓN DE PROVEEDORES

G.1 DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN

G.1.1 Contrato de prestación de servicios

G.1.2 Certificado REA subcontrata

G.1.3 Responsabilidad civil subcontrata

G.1.4 Salud trabajadores subcontrata

G.1.5 PPRL subcontrata

G.1.6 Entrega EPIS subcontrata

G.1.7 Formación PRL subcontrata

G.1.8 Documentación maquinaria subcontrata

G.1.9 Listado personal obra subcontrata

G.1.10 Certificado SS/HACIENDA subcontrata

G.1.11 Salud trabajador autónomo

G.1.12 Formación PRL autónomo


142

G.1.13 Posesión EPIS trabajador autónomo

G.1.14 Cuota autónomo

G.1.15 Certificado SS/HACIENDA autónomo

G.1.16 Adhesión PSST subcontratación

G.1.17 Nombramiento responsable seguridad en obra

G.2 Factura oferta proveedor

H GESTIÓN DE CLIENTES

H.1 Certificación

H.2 Factura cliente

I ENTREGA DE OBRA

I.1 Entrega documentación recepción de obra promotor

I.2 Entrega documentación recepción de obra DF

I.3 Registro de incidencias

I.4 Acta de recepción de obra

I.5 Revisión entrega de obra


143

8.5. CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS.

Código del documento Ubicación Plazo de conservación

A.1.OFERTA PUBLICA C.OFICINA/PRESUPUESTO Y CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA

OFERTA

3 AÑOS

A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN C.OFICINA/PRESUPUESTO Y CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA

OFERTA

3 AÑOS

A.4.LICITACIÓN

C.OFICINA/PRESUPUESTO Y

CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA OFERTA

EN FUNCIÓN DEL PERIODO

DE GARANTÍA : 3-10 AÑOS

A.5.CONTRATO


CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA OFERTA



A.3.2.PRESUPUESTO C.OFICINA/PRESUPUESTO Y CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA

EN FUNCIÓN DEL PERIODO DE GARANTÍA : 3-10 AÑOS



CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTIÓN DE

OFERTAS

-----

A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR C.OFICINA/PRESUPUESTO Y CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTIÓN DE

OFERTAS

-----

A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE

OFERTAS

C.OFICINA/PRESUPUESTO Y CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTIÓN DE

OFERTAS

-----

B.1. PLANIFICACIÓN TÉCNICA C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA -----

B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA

SUMINISTRO ELÉCTRICO

C.OFICINA/PLANIFICACIÓN

TÉCNICA/SUMINISTRO ELÉCTRICO -----


C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SUMINISTRO ELÉCTRICO

3 AÑOS

B.2.1.4.CONTRATO LUZ OBRA C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SUMINISTRO ELÉCTRICO

3 AÑOS

B.2.2.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO AGUA Y

SANEAMIENTO

C.OFICINA/SUMINITRO AGUA Y

SANEAMIENTO 3 AÑOS

B.2.2.3.CONTRATO AGUA Y

SANEAMIENTO

C.OFICINA/SUMINITRO AGUA Y

SANEAMIENTO 3 AÑOS

B.3.1.SOLICITUD DE PERMISO C.OFICINA/SOLICITUD DE PERMISOS 3 AÑOS

B.3.2.PERMISO C.OFICINA/SOLICITUD DE

PERMISOS/LICENCIAS 3 AÑOS

Tabla 39. Cuadro de conservación y expurgo .Parte 1.

144


C.1.ESS/EBSS C.OFICINA/SST 3 AÑOS

C.2.PSST C.OFICINA/SST 3 AÑOS

C.3.ACTA NOMBRAMIENTO

RECURSO PREVENTIVO OBRA C.OFICINA/SST 3 AÑOS

C.4.ACTA APROBACIÓN PSST C.OFICINA/SST 3 AÑOS

C.5.MODELO DE COMUNICACIÓN

DE APERTURA DE CENTRO DE

TRABAJO

C.OFICINA/SST 3 AÑOS

D.1.EGRCD C.OFICINA/GESTIÓN DE RESIDUOS 3 AÑOS

D.2.PGRCD C.OFICINA/GESTIÓN DE RESIDUOS 3 AÑOS

D.3.ACTA DE APROBACIÓN PGRCD C.OFICINA/GESTIÓN DE RESIDUOS 3 AÑOS

E.1.ACTA DE REPLANTEO C.OFICINA/REPLANTEO EN FUNCIÓN DEL PERIODO



C.OFICINA/REPLANTEO 5 AÑOS

E.2.2. CERTIFICADO REA

CONTRATA C.OFICINA/REPLANTEO 3 AÑOS

E.2.3.RESPONSABILIDAD CIVIL


E.2.4.SALUD TRABAJADORES


E.2.5.PPRL CONTRATA C.OFICINA/REPLANTEO 3 AÑOS

E.2.6. ENTREGA EPIS CONTRATA C.OFICINA/REPLANTEO 3 AÑOS

E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA C.OFICINA/REPLANTEO 3 AÑOS

E.2.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA CONTRATA

C.OFICINA/REPLANTEO 3 AÑOS

Tabla 40. Cuadro de conservación y expurgo. Parte 2.

145


E.2.9.LISTADO PERSONAL OBRA


E.2.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA


LIBRO DE VISITAS C.OFICINA/REPLANTEO 5 AÑOS

F.1.1.PARTE DE TRABAJO C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE EJECUCIÓN

-----

F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES

6 AÑOS

F.3.1.ALBARÁN DE SERVICIO C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS 6 AÑOS

F.3.2.CERTIFICADO DE

INSTALACIÓN

C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS

SUBCONTRATADOS/CERTIFICADOS 3 AÑOS

F.4.1.ALBARÁN RESIDUOS C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS 6 AÑOS

F.4.2.CERTIFICADO GESTIÓN DE

RESIDUOS

C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS/CERTIFICADO

S 3 AÑOS

F.5.1.DOCUMENTOS CALIDAD C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE CALIDAD/CERTIFICADOS

3 AÑOS

F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS/DOCUMENTA

CIÓN EQUIPOS 3 AÑOS

A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR C.OFICINA/COMPRAS/OFERTAS -----

G.2.FACTURA OFERTA

PROVEEDOR C.OFICINA/COMPRAS/FACTURAS 6 AÑOS

G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN

DE SERVICIOS

C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C

ARPETA PROVEEDOR



G.1.2.CERTIFICADO REA

SUBCONTRATA


ARPETA PROVEEDOR 3 AÑOS


C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR

3 AÑOS



3 AÑOS


146


G.1.5.PPRL SUBCONTRATA C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C


G.1.6.ENTREGA EPIS

SUBCONTRATA



G.1.7.FORMACIÓN PRL

SUBCONTRATA



G.1.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA SUBCONTRATA


3 AÑOS



3 AÑOS

G.1.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA

SUBCONTRATA



G.1.11.SALUD TRABAJADOR

AUTONOMO



G.12.FORMACIÖN PRL AUTONOMO C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C


G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR

AUTONOMO



G.14.CUOTA AUTONOMO C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR

3 AÑOS

G.15.CERTIFICADO SS/HACIENDA

TRABAJADOR AUTONOMO



G.1.16. ADHESION PSST

SUBCONTRATA



G.1.17.NOMBRAMIENTO RESPONSABLE SEGURIDAD EN

OBRA



H.1.CERTIFICACIÓN C.OFICINA/CLIENTES 6 AÑOS

H.2.FACTURA CLIENTE C.OFICINA/CLIENTES 6 AÑOS

I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA PROMOTOR

C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA EN FUNCIÓN DEL PERIODO DE GARANTÍA : 3-10 AÑOS


C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA EN FUNCIÓN DEL PERIODO DE GARANTÍA : 3-10 AÑOS


147


I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA EN FUNCIÓN DEL PERIODO


I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA. C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA EN FUNCIÓN DEL PERIODO


I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA EN FUNCIÓN DEL PERIODO



148

CAPÍTULO 9. CONCLUSIONES

El objeto del presente proyecto es el diseño de un SGD en la empresa constructora TARIFA

CONSTRUCCIÓN SL, obteniendo como resultados:

- Una política de gestión documental, que define las responsabilidades y los roles en

materia de gestión de documentos de los integrantes de la organización.

- Un manual de procedimientos de trabajo, que incluye los procedimientos operativos y

los procedimientos documentales desarrollados por la organización.

- Un calendario de conservación y expurgo de los documentos.

Para su desarrollo, el alumno se ha apoyado en el marco metodológico propuesto por la

norma UNE-ISO 15489: "Información y documentación. Gestión de documentos de archivos".

En primer lugar, se realizó una investigación preliminar que nos permitió obtener una

primera valoración del estado de la gestión documental en la organización. Esta caracterización

nos proporcionó una base para definir el alcance del proyecto y realizar una propuesta de

desarrollo.

En segundo lugar, se definió el modelo documental de la organización, que proporcionó

una visión en profundidad del SGD implementado originalmente en la organización.

En tercer lugar, se procedió a identificar los requisitos documentales que debe cumplir el

SGD de la organización. Para ello se desarrolló un estudio de la normativa que regula los

procedimientos desempeñados por la organización y de las necesidades operativas internas.

En cuarto lugar, se realizó una valoración del rendimiento del sistema implementado

originalmente en la organización, identificando aquellas funcionalidades a incluir en el diseño

del SGD a implementar.

En quinto lugar, se realizó el diseño del SGD, y se procedió a documentar las herramientas

proporcionadas a la organización.

La relación entre la mejora de la eficiencia de las prácticas documentales y la mejora del

rendimiento de los procedimientos de negocio ha sido tratada con anterioridad en la presente

memoria. No obstante, se resaltan como beneficios complementarios de la implementación del

SGD los siguientes:

149

- La revisión de los procedimientos de negocio desarrollados por la organización: el

análisis realizado ha permitido incorporar procedimientos que permitan cumplir la

legislación vigente.

- La obtención de procedimientos de trabajo documentados, que servirá de base para la

documentación de los procedimientos de trabajo en un futuro proyecto para la

implementación de un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001.

Como futuro desarrollo, de acuerdo con el objetivo de la organización, previamente

definido en el epígrafe 1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO, será necesario:

1.Realizar un estudio de las tecnologías del mercado para decidir la implementación de un

gestor documental.

2.Completar las políticas y procedimientos documentales de forma que comprendan la

gestión en paralelo del circuito de los documentos en papel y de los documentos electrónicos.

3.Implementar el sistema, identificando y aplicando un conjunto de estrategias adecuado

que permita la implementación de las tecnologías necesarias en la empresa y la formación de los

usuarios del sistema, tanto en las propias tecnologías, como en los procedimientos documentales

diseñados.

150

CAPITULO 10. ANEXOS

151

ANEXO 1. DIAGRAMA DE GANTT.

Figura 5. Diagrama de Gantt. Fuente: elaboración propia.

P. TRABAJO ACTIVIDADES

T1.1. Revisión bibliográfica

T1.2. Documentar la investigación

T2.1. Revisión de fuentes documentales internas

T2.2. Revisión de fuentes documentales externas

T2.3. Desarrollo de entrevistas

T2.4. Documentación de la investigación

T3.1. Desarrollo de entrevistas

T3.2. Observación in situ de los procedimientos de trabajo


T4.1. Revisión de fuentes documentales internas

T4.2. Revisión de fuentes documentales externas

T4.3. Desarrollo de entrevistas y observación in situ


T5.1. Revisión de fuentes documentales relevantes


T6.1. Desarrollo de reuniones


PT7 T7.1. Documentación de la investigación

T8.1. Desarrollo de reuniones

T8.2. Documentación de la investigaciónPT8

PT5

PT6

PT1

PT2

PT3

PT4

152

ANEXO 2. ENTREVISTA INICIAL A LOS USUARIOS

Nombre:

Puesto de trabajo :

Categoría ocupacional:

Años de experiencia en la empresa:

Resumen de la temática de la entrevista:

1.Consideración que se tiene de la información como valor fundamental para la toma de

decisiones en la empresa.

2.Opinión de los recursos de información disponibles en la organización para la realización

de sus actividades: normativas técnicas, leyes, informes, copias y procedimientos documentales.

3.Conocimiento de los plazos de conservación y expurgo de los documentos de los que se

es responsable.

4.Conocimiento de normativas relativas a la gestión de archivo.

5.Conocimiento por parte de los usuarios de la normativa que regula las actividades

desarrollas por su área funcional.

6.Disposición de documentos corporativos para el desarrollo de sus actividades.

7.Preferencias de los usuarios en cuanto al soporte de los documentos.

8.Conocimiento de proyectos desarrollados con anterioridad en la organización orientados

a la normalización de la gestión documental.

9.Posibles campos de mejora respecto a la gestión de los documentos en la organización.

10.Valoración de la actividad archivística desarrollada en la empresa.

11.Conocimientos de los costes ocultos asociados a prácticas documentales ineficientes.

153

ANEXO 3. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO.

Figura 6. Diagrama del procedimiento A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO. Fuente: elaboración propia.

154

ANEXO 4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO.

Figura 7. Diagrama del procedimiento A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO. Fuente: elaboración propia.

155

ANEXO 5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA.

Figura 8. Diagrama del procedimiento A.3.ESTUDIO DE OBRA. Fuente: elaboración propia.

156

ANEXO 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS.

Figura 9. Diagrama del procedimiento A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. Fuente: elaboración propia.

157

ANEXO 7. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS

Figura 10. Diagrama de procedimiento B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. Fuente: elaboración propia.

158

ANEXO 8. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO

Figura 11. Diagrama del procedimiento B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO. Fuente: elaboración propia.

159

ANEXO 9. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO

Figura 12. Diagrama del procedimiento B.2.2.SOLICITUD DE AGUA Y SANEAMIENTO. Fuente: elaboración propia.

160

ANEXO 10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS.

Figura 13. Diagrama del procedimiento B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. Fuente: elaboración propia.

161

ANEXO 11. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) .

Figura 14. Diagrama del procedimiento C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). Fuente: elaboración propia.

162

ANEXO 12. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)

Figura 15. Diagrama del procedimiento D.GESTIÓN RESIDUOS (INICIO DE OBRA). Fuente: elaboración propia.

163

ANEXO 13. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E:REPLANTEO DE LA OBRA.

Figura 16. Diagrama de procedimiento E.REPLANTEO DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.

164

ANEXO 14. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA

Figura 17. Diagrama del procedimiento F.GESTIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración propia.

165

ANEXO 15. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS

Figura 18. Diagrama del procedimiento F.1.CONTROL DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS. Fuente: elaboración propia.

166

ANEXO 16. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES.

Figura 19. Diagrama de procedimiento F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES. Fuente: elaboración propia.

167

ANEXO 17. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS.

Figura 20. Diagrama de procedimiento F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS. Fuente: elaboración propia.

168

ANEXO 18. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA.

Figura 21. Diagrama del procedimiento F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.

169

ANEXO 19. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA

Figura 22. Diagrama de procedimiento F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.

170

ANEXO 20. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G. GESTIÓN DE PROVEEDORES

Figura 23. Diagrama del procedimiento G.GESTIÓN DE PROVEEDORES. Fuente: elaboración propia.

171

ANEXO 21. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1. DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN

Figura 24. Diagrama del procedimiento G.1 DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN. Fuente: elaboración propia.

172

ANEXO 22. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES

Figura 25. Diagrama del procedimiento H.GESTIÓN DE CLIENTES. Fuente: elaboración propia.

173

ANEXO 23. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE OBRA.

Figura 26. Diagrama del procedimiento I.ENTREGA DE OBRA. Fuente: elaboración propia.

174

ANEXO 24. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OFICINA TARIFA CONSTRUCCIÓN SL

Figura 27. Estructura jerárquica del archivo de Oficina TARIFA CONSTRUCCIÓN SL. Fuente: elaboración propia.

A.1.OFERTA PÚBLICA/A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN

A.4.LICITACIÓN

A.5.CONTRATO

A.3.2.PRESUPUESTO





B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO



B.2.2.1.PREPUESTO ALTA SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO

B.2.2.3.CONTRATO AGUA Y SANEAMIENTO OBRA


LICENCIAS B.3.2.PERMISO

C.1.ESS/EBSS

C.2.PSST

C.3.ACTA NOMBRAMIENTO RECURSO PREVENTIVO OBRA


C.5.MODELO DE COMUNICACIÓN DE APERTURA DE CENTRO DE

TRABAJO

D.1.EGRCD

D.2.PGRCD




E.2.2. CERTIFICADO REA CONTRATA

E.2.3.RESPONSABILIDAD CIVIL CONTRATA


E.2.5.PPRL CONTRATA





E.2.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA CONTRATA

E.2.11.LIBRO DE VISITAS

CONTROL DE EJECUCIÓN F.1.1.PARTE DE TRABAJO

CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA


CERTIFICADOS F.3.2.CERTIFICADO INSTALACIÓN


CERTIFICADOS F.4.2.CERTIFICADO DE GESTIÓN DE RESIDUOS

CERTIFICADOS F.5.1.DOCUMENTOS CALIDAD

DOCUMENTACIÓN EQUIPOS F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS

OFERTAS A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR

FACTURAS G.2.FACTURA OFERTA PROVEEDOR

G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

G.1.2.CERTIFICADO REA SUBCONTRATA



G.1.5.PPRL SUBCONTRATA

G.1.6.ENTREGA EPIS SUBCONTRATA




G.1.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA SUBCONTRATA




G.14.CUOTA AUTONOMO

G.15.CERTIFICADO SS/HACIENDA TRABAJADOR AUTONOMO

G.1.16. ADHESION PSST SUBCONTRATA

G.1.17.NOMBRAMIENTO RESPONSABLE SEGURIDAD EN OBRA

H.1.CERTIFICACIÓN

H.2.FACTURA CLIENTE

I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA

PROMOTOR


I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS

I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA.

I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA

GESTIÓN DE OFERTAS

COMPRAS

SUBCONTRATACIÓN CARPETA PROVEEDOR

GESTIÓN DE RESIDUOS

CONTROL DE CALIDAD

REPLANTEO

C.OFICINA

GESTIÓN

PRESUPUESTOS Y

CONTRATOS

DOCUMENTACIÓN DE LA OFERTA

ESTUDIO DE OBRA

CLIENTES

ENTREGA DE OBRA

SUMINISTRO ELÉCTRICO

SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO

CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS

RESIDUOS

PLANIFICACIÓN TÉCNICA

SOLICITUD DE PERMISOS

SST

175

ANEXO 25. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OBRA TARIFA CONSTRUCCIÓN SL

Figura 28. Estructura jerárquica del archivo de Obra TARIFA CONSTRUCCIÓN SL. Fuente: elaboración propia.

A.1.OFERTA PÚBLICA/A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN


LICENCIAS B.3.2.PERMISO


C.2.PSST






GESTIÓN DE RESIDUOS D.2.PGRCD

LIBRO DE VISITAS E.2.11.LIBRO DE VISITAS

CONTROL DE EJECUCIÓN F.1.1.PARTE DE TRABAJO

CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA

RESIDUOS F.4.1.ALBARÁN RESIDUOS

OFERTAS A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR


G.1.6.ENTREGA EPIS SUBCONTRATA







ENTREGA I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS

C.OBRA

REPLANTEO

SUBCONTRATACIÓN Y SST

GESTIÓN

DOCUMENTACIÓN GENERAL

CARPETA PROVEEDORCOMPRAS

SUBCONTRATACIÓN

176

ANEXO 26. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO

Figura 29. Diagrama del procedimiento A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO. Fuente: elaboración propia.

177

ANEXO 27. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO.

Figura 30. Diagrama del procedimiento A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO. Fuente: elaboración propia.

178

ANEXO 28. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA.

Figura 31. Diagrama del procedimiento A.3.ESTUDIO DE OBRA. Fuente: elaboración propia.

179

ANEXO 29. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS.

Figura 32. Diagrama del procedimiento A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. Fuente: elaboración propia.

180

ANEXO 30. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA.

Figura 33. Modelo de formulario A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA. Fuente: elaboración propia.

181

ANEXO 31. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS

Figura 34. Modelo formulario A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS. Fuente: elaboración propia.

182

ANEXO 32. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS

Figura 35. Diagrama de procedimiento B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. Fuente: elaboración propia.

183

ANEXO 33. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO

Figura 36. Diagrama del procedimiento B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO. Fuente: elaboración propia.

184

ANEXO 34. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO

Figura 37. Diagrama del procedimiento B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO. Fuente: elaboración propia.

185

ANEXO 35. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS

Figura 38. Diagrama del procedimiento B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. Fuente: elaboración propia.

186

ANEXO 36. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA)

Figura 39. Diagrama del procedimiento C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). Fuente: elaboración propia.

187

ANEXO 37. MODELO DE FORMULARIO C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE

RECURSO PREVENTIVO EN OBRA.

Figura 40. Modelo formulario C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE RECURSO PREVENTIVO EN

OBRA. Fuente: elaboración propia

188

ANEXO 38. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)

Figura 41. Diagrama del procedimiento D.GESTIÓN RESIDUOS (INICIO DE OBRA). Fuente: elaboración propia

189

ANEXO 39. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA

Figura 42. Diagrama de procedimiento E.REPLANTEO DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.

190

ANEXO 40. MODELO DE FORMULARIO E.2.4.SALUD TRABAJADORES

CONTRATA

Figura 43. Modelo formulario E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA. Fuente: elaboración

propia.

191

ANEXO 41. MODELO DE FORMULARIO E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA

Figura 44. Modelo formulario E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA. Fuente: elaboración propia.

192

ANEXO 42. MODELO DE FORMULARIO E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA

Figura 45. Modelo formulario E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA. Fuente: elaboración propia.

193

ANEXO 43. MODELO DE FORMULARIO E.2.9.LISTADO PERSONAL PRESENTE

EN OBRA CONTRATA

Figura 46. Modelo formulario E.2.9 LISTADO PERSONAL PRESENTE EN OBRA CONTRATA.

Fuente: elaboración propia.

194

ANEXO 44. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA

Figura 47. Diagrama del procedimiento F.GESTIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración propia.

195

ANEXO 45. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS

Figura 48. Diagrama del procedimiento F.1.CONTROL DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS. Fuente: elaboración propia.

196

ANEXO 46. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES.

Figura 49. Diagrama de procedimiento F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES. Fuente: elaboración propia.

197

ANEXO 47. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS.

Figura 50. Diagrama de procedimiento F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS. Fuente: elaboración propia.

198

ANEXO 48. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA.

Figura 51. Diagrama del procedimiento F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.

199

ANEXO 49. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA.

Figura 52. Diagrama de procedimiento F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.

200

ANEXO 50. MODELO DEL FORMULARIO F.1.1.PARTE DE TRABAJO.

Figura 53. Modelo formulario F.1.1.PARTE DE TRABAJO. Fuente: elaboración propia.

201

ANEXO 51. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES

Figura 54. Diagrama del procedimiento G.GESTIÓN DE PROVEEDORES. Fuente: elaboración propia.

202

ANEXO 52. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN

Figura 55. Diagrama del procedimiento G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN. Fuente: elaboración propia.

203

ANEXO 53. MODELO DEL FORMULARIO G.1.4.SALUD TRABAJADORES

SUBCONTRATA

Figura 56. Modelo formulario G.1.4.SALUD TRABAJADORES SUBCONTRATA. Fuente: elaboración

propia.

204

ANEXO 54. MODELO DEL FORMULARIO G.1.6. ENTREGA EPIS SUBCONTRATA

Figura 57. Modelo formulario G.1.6.ENTREGA EPIS SUBCONTRATA . Fuente: elaboración propia.

205

ANEXO 55. MODELO DEL FORMULARIO G.1.7.FORMACIÓN PRL

SUBCONTRATA

Figura 58. Modelo formulario G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA. Fuente: elaboración

propia.

206

ANEXO 56. MODELO DEL FORMULARIO G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA

SUBCONTRATA

Figura 59. Modelo formulario G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA SUBCONTRATA. Fuente:

elaboración propia.

207

ANEXO 57. MODELO DEL FORMULARIO G.1.11.SALUD TRABAJADOR

AUTÓNOMO

Figura 60. Modelo formulario G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTÓNOMO. Fuente: elaboración

propia.

208

ANEXO 58. MODELO DEL FORMULARIO G.12.FORMACIÓN PRL AUTÓNOMO

Figura 61. Modelo formulario G.1.12.FORMACIÓN PRL TRABAJADOR AUTONOMO. Fuente:


209

ANEXO 59. MODELO DEL FORMULARIO G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR

AUTÓNOMO

Figura 62. Modelo formulario G.1.13.POSESIÓN EPI TRABAJADOR AUTONOMO. Fuente:


210

ANEXO 60. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES

Figura 63. Diagrama del procedimiento H.GESTIÓN DE CLIENTES. Fuente: elaboración propia.

211

ANEXO 61. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA

Figura 64. Diagrama del procedimiento I.ENTREGA DE OBRA. Fuente: elaboración propia.

212

ANEXO 62. MODELO DEL FORMULARIO I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN

RECEPCIÓN DE OBRA PROMOTOR

Figura 65. Modelo formulario I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA

PROMOTOR. Fuente: elaboración propia.

213

ANEXO 63. MODELO DEL FORMULARIO I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN

RECEPCIÓN DE OBRA DF

Figura 66. Modelo formulario I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE OBRA DF.

Fuente: elaboración propia.

214

ANEXO 64. MODELO DEL FORMULARIO I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS

Figura 67. Modelo formulario I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS. Fuente: elaboración propia.

215

ANEXO 65. MODELO DEL FORMULARIO I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA

Figura 68. Modelo formulario (página 1) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración

propia.

216

Figura 69. Modelo formulario (página 2) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración

propia.

217

Figura 70 Modelo formulario (página 3) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración

propia.

218

ANEXO 66. MODELO DEL FORMULARIO I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA.

Figura 71. Modelo formulario I.5.REVISÓN ENTREGA DE OBRA. Fuente: elaboración propia.

220

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

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