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TESIS

Sistema de Administración de Fondos de Tesorería

por

Jorge Abrahán Baca Pérez

Estudiante de Ingeniería de Sistemas de la

Facultad de Ingeniería Industrial y de Sistemas

Para optar el Titulo Profesional de

INGENIERO DE SISTEMAS

EN LA

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DEL PERÚ

AGOSTO 2012

Tesis Dirigida por: Carlos Zorrilla

Proyecto de Ingeniería de Sistemas II

RESUMEN

El presente trabajo de investigación, surge al haberse detectado un debilidad estratégica en

la Corporación Peruana de Aeropuertos y Aviación Comercial CORPAC.S.A, una de las

empresas más importantes que administra el Estado peruano; la falta de un sistema

informático en el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas, constituyo el reto

académico para diseñar y desarrollar un Sistema Informático Moderno y funcional que tiene

las siguientes características:

Esta elaborado en el lenguaje de programación Visual Studio 2008 y manejador de Base de

datos SQL Server 2005, proporcionando seguridad con el manejo de la información porque

trabaja bajo la modalidad cliente servidor y herramienta Citrix

Consideramos que este programa puede resolver y superar la debilidad estratégica de la

Corporación Peruana de Aeropuertos y Aviación Comercial CORPAC.S.A, sin embargo

dada la velocidad de los cambios científicos y tecnológicos que ocurren en la sociedad de la

información y el conocimiento, será necesario que permanentemente se perfeccione y

mejore.

Sistema de Administración de Fondos de Tesorería Página 2


1. ESPECIFICACIONES

1.1 Situación Problemática

Uno de los problemas encontrados en el Área de Tesorería de CORPAC S.A., está relacionada con el registro de la Habilitación de Fondos, que actualmente se realiza en forma manual y en algunos casos mediante un programa semiautomático (Excel), por lo que los procesos son lentos y con el riesgo de producirse duplicidad de remesas y perdida de información (data).

El Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas es la encargada del desembolso de las remesas las cuales pasan por un proceso excesivo de verificación:

- Documentación adjunta (Contratos, Informe, facturas, proformas etc.)

- Digitación y mala asignación de partidas (Ingreso erróneo de datos)

- Asignación errónea de centros de costos (Gerencia de responsabilidad).

Ocasionando la devolución y retraso (aproximadamente entre 15 a 25 días) en la atención de remesas, con el consiguiente incremento de reclamos de clientes y proveedores con sobrecostos para la empresa.

El actual proceso de remesas a provincias, tradicionales y poco técnicas, no permite detectar la posible duplicidad de remesas.

Exista desconocimiento del presupuesto aprobado desagregado para bienes y/o servicios en las sedes aeroportuarias.

Otro de los problema para la habilitación de fondos del Área de Tesorería por la existencia de pérdida de Horas Hombre dedicadas al ingreso de datos en formato de cuadros (Excel), generando posibles errores en la digitación y retraso para obtener el saldo de excedentes para su colocación en las diferentes entidades bancarias, los cuales ya existen en reportes que emite el SIGA ocasionando duplicidad de trabajo.

1.2 Formulación del Problema


P IU R AA M A ZO NA S

C A J AM AR C A

L AM BA Y E QU E

L A L I BE RTADS A N M A R T IN

A NCA SH

H U ANU C O

L O R E TO

P A S C O

L I MA J U N IN

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06

14

32

1 6

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01

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3 1

1 3

1 0 2 8

33

1 5

1 6

3 4

1 5

3 3 1 7

3 5

0 9 2 7

2 1

0 3

0 9 2 71 9

0 1

M AR IA

1 8

3 6

2 0

0 2

1 9

0 1

1 8

3 61 6

3 4

0 6

2 4

1 5

3 3

2 1

0 3

0 7

2 5

0 4

2 2

0 2

2 0

0 3

2 1

M AL DO NADO

1 8

3 6

0 9 2 7

2 9

1 1

0 9 2 7

2 0

0 2

3 0

1 2

TUMBES

3 6

0 9

1 8

2 7

N

1 2

3 0

16

34

1 5

3 3

RE QU E N A

IN TUT O

IQ UITO S

CA B A LLO C O C H A

C A TE G O R IA I

C A TE G O R IA II

C A TE G O R IA III

C A TE G O R IA IV

C A TE GO R IA V

1 A e ro p uerto

9 A e ro p u ertos

6 A e ro p u ertos

5 A e ro p uertos

3 2 A rp to s./A erodrom os

C AT E G O R IA D E A E R O P U E R T O S Y A E R O D R O M O S


Actualmente en el Área de Tesorería de CORPAC S.A., la programación

financiera (Cumplimiento con calendario de pagos y operaciones bancarias como

Colocación de Fondos, Remesas a los aeropuertos de provincias) se realiza en

forma manual o semiautomática con Hojas de Cálculo Excel por cuanto estos

procesos son lentos y se corre el riesgo de duplicidad y pérdida de información.

Las cuales se realizan diariamente y no se encuentra actualizada o en línea.

1.3 Alcances y Limitaciones

La Corporación Peruana de Aeropuertos y Aviación Comercial CORPAC.S.A, una de las empresas más importantes del estado peruano que cuenta con 34 aeropuertos a nivel nacional, de los cuales 18 se encuentran interconectado a un Sistema de Administración Gerencial SIGA cuyas sedes son:

Tacna, Cuzco, Nazca, Juliaca, Arequipa, Ayacucho, Andahuaylas, Chiclayo, Piura, Trujillo, Cajamarca, Chachapoyas, Chimbote, Tumbes, Lima, Tarapoto, Iquitos, Pucallpa.

Fig. 1.1. Aeropuertos Administrados por CORPAC S.A.



Como consecuencia del incremento de empresas que brindan transporte aéreo (carga y pasajeros) hacia las diferentes sedes aeroportuarias a nivel nacional, lo cual implica Financiar y/o ejecutar proyectos de construcción y remodelación de infraestructura aeroportuaria, conforme al plan de inversión que establezca el Ministerio de Transportes, Comunicaciones, Vivienda y Construcción durante cada periodo, además de gastos imprevistos los cuales son administrados desde la sede central (Lima).

El Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas es la encargada de habilitar los fondos para desembolsar (remesar) los gastos de cada sede aeroportuaria los cuales actualmente se realiza en forma manual y semi - automática hojas Excel haciendo los proceso lentos, corriendo el riesgo de duplicidad de remesas, perdida de información adicionalmente se presenta excesiva verificación de documentos que causan demora (aproximadamente entre 15 a 25 días) en la atención de remesas, con el consiguiente incremento de reclamos de clientes y proveedores y sobrecostos para la empresa.

También el Área de Tesorería, ha incrementado los procesos y la carga de trabajo a través del tiempo, toda vez que la administración financiera de la corporación a nivel nacional es centralizada al Gerencia de Finanzas, quien hace un manejo de los fondos entre colocaciones por vencer en entidades financieras (bancos, financiera, cajas municipales etc.). Además el extracto de cheques en cartera, no cobrados, remuneraciones y viáticos los cuales se registran en hojas de cálculo Excel, por cuanto los procesos son lentos generando perdida de horas hombre dedicadas al ingreso de datos con posibles errores en la digitación y retraso para obtener el saldo de excedentes para su colocación en las diferentes entidades bancarias.



Proceso de la Administración de Fondos de Tesorería

2. JUSTIFICACIÓN Y OBJETIVOS

2.1 Justificación

En el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas, se ha identificado, el problema relacionado con el Registro de Habilitación de Fondos, que actualmente se realiza en forma manual o en algunos casos semi-automático (Excel), por cuanto los procesos son lentos produciendo duplicidad de datos.

La Transferencia de Fondos para el pago de obligaciones en las sedes aeroportuarias (provincias) son atendidas con retraso produciendo una cola de espera.

Pérdida de Horas Hombre dedicados al ingreso de datos en formato de cuadros (Excel) generando errores de digitación y retraso para obtener el saldo de excedentes para su colocación en las diferentes entidades bancarias.

No se cuenta con información actualizada en Flujo de caja; teniendo un retraso de 15 días aproximadamente siendo un problema para la toma de decisiones en la gerencia de finanzas.

La situación descrita sobre las carencias encontradas en el Área de Tesorería de la corporación va ser revertida mediante El Sistema de Habilitación de Fondos que permitirá:


Administración de Fondos

Colocaciones(Vencidas)

Saldos de caja y Bancos

Extracto de chequesno cobrados

Remuneraciones(Siga Contable)

Viáticos(Siga Contable)

Requerimientos(Facturas pro visionadas)

Remesas

SIGA w2k02

Cheques en Cartera

SIGA w2k06


- Contará con información en línea de los saldos de bancos, obligaciones por pagar y colocación de fondos en entidades.

- Las sedes aeroportuarias podrán efectuar su solicitud de remesas a través del referido programa permitiendo así agilizar el trámite de dicho documento.

Las sedes aeroportuarias podrán ingresar sus saldos que mantienen en las

entidades financieras permitiendo a la sede central realizar un mejor control de

los saldos disponibles de los aeropuertos con la finalidad de mejorar la gestión

financiera de la Corporación.

Objetivos

Para el presente trabajo se ha formulado los siguientes objetivos:

2.2 Objetivo General

Creación de un Sistema Informático para el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas CORPAC S.A., eficiente amigable, moderno, funcional y competitivo que le permita el mejoramiento de los procesos y calidad de servicios de la Corporación para sobrevivir en un entorno competitivo donde los clientes demandan mayor calidad, menor plazo de entrega, mejora del servicio, atención personalizada reduciendo gastos.

Mediante la utilización de los elementos de sistema Workflow (Flujo de trabajo) y Herramientas de Programación Como Visual Studio 2008 y Manejador de Base de Datos 2005.

2.3 Objetivos Específicos

Diseñar, modelar y programar un Sistema informático para el Área de

Tesorería de la Gerencia de Finanzas CORPAC S.A.

Establecer diseñar, modelar y programar dentro del sistema informático la

habilitación de un Modulo para Remesas y otro para Colocaciones para el

Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas CORPAC S.A.



Comprobar la funcionalidad y calidad del Sistema de Administración de Fondos

para el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas CORPAC S.A.

Las sedes aeroportuarias podrán efectuar su solicitud de remesas a través del

referido programa, permitiendo así agilizar el trámite de dicho requerimiento.

Asimismo, en el programa, las sedes aeroportuarias ingresaran diariamente sus

saldos que mantienen en las entidades financieras; por tal razón, permitirá a la

sede central realizar un mejor control de los saldos disponibles de los

aeropuertos con la finalidad de mejorar la gestión financiera de la empresa.

3. MARCO TEÓRICO

3.1 Antecedentes de Problema

A nivel corporativo, no existe un Sistema que permita desarrollar la sistematización de la Administración de Fondos, solicitud de requerimientos de remesas de las sedes aeroportuarias, Colocaciones de fondos para cubrir las obligaciones a corto plazo de la Corporación y la automatización del flujo de caja.

El sistema de Administración de Fondos de Tesorería, se desarrollará para atender las necesidades de sistematización de las operaciones financieras que efectúa el Área de Tesorería, debido a que a la fecha dichas operaciones se realizan en hojas de cálculo.

Asimismo, el sistema de administración de fondos estará vinculado a las operaciones bancarias, Colocaciones de Fondos, Remesas a los Aeropuertos de Provincias.

Actualmente las operaciones financieras que efectúa el Área de Tesorería de la Gerencia de Finanzas CORPAC S.A. no cuenta no cuenta con un sistema informático para la Administración de Fondos, debido a que a la fecha dichas operaciones se realizan en hojas de cálculo.

La Administración de dichos fondos estará vinculada a las operaciones bancarias, Colocaciones de Fondos, Remesas a los Aeropuertos de Provincias. Por cuanto, se requiere contar con un Sistema Informático que permita la sistematización de las operaciones financieras de la Corporación.

Con la implementación del Sistema de Administración de fondos se evitará los siguientes efectos (riesgos y/o limitaciones):



La digitación de la información en la hoja de cálculo puede generar error

involuntario.

La pérdida del archivo por causa de virus o por la eliminación involuntaria

del archivo.

La falta de reportes de gestión para una mejor toma de decisión en beneficio

de la Corporación.

La programación financiera, a la fecha se viene elaborando manualmente en

hoja de cálculo (Microsoft Excel), con la consiguiente pérdida de tiempo en

horas/hombre.

El equipo de trabajo, no ha encontrado de manera específica un tema similar, que aborde la problemática investigada de la Corporación Peruana de Aeropuertos y Aviación Comercial CORPAC.S.A, No ha sido desarrollado o aplicado en otra situación y circunstancia al área de Tesorería.

3.2 Bases Teóricas

Para desarrollar el presente trabajo, es necesario recrear algunos conceptos y definiciones relacionados con la problemática analizada tales como:

Habitación de fondos.- Para la Corporación consiste en administrar la

captación de recursos monetarios, (moneda Nacional y Extranjera) captados

diariamente por los servicios brindados por CORPAC S.A., a sus clientes,

con la finalidad de ser colocados en las diferentes entidades financieras o

bancarias en un tiempo determinado y a una tasa de interés pactada, que

posteriormente permitirán cubrir las obligaciones de CORPAC S.A.

Rentabilidad.- se refiere a obtener más ganancias que pérdidas en un campo

determinado. También hace referencia a que el proyecto de inversión de una

empresa pueda generar suficientes beneficios para recuperar lo invertido y la

tasa deseada por el inversionista.

Rentabilidad económica (relacionada con el afán de lucro de toda

empresa privada; uso más común).

Rentabilidad social (objetivo de las empresas públicas, aunque también

perseguida por empresas privadas).



Programa.- conjunto de argumentos o instrucciones para la computadora,

almacenado en la memoria primaria de la computadora junto con los datos

requeridos para ser ejecutado, en otras palabras hacer que las instrucciones

sean realizadas por la computadora.

Lenguajes de consulta.- (SQL) son lenguajes de alto nivel para recuperar

datos almacenados en bases de datos o en archivos, permiten solicitudes de

información que no estén predefinidas.

Generadores de reportes.- Son programas para crear informes sobre diseño

en una amplia variedad de formatos que no son rutinariamente producidos por

un sistema de información. Extraen datos de los archivos o de las bases de

datos y crean reportes de acuerdo con muchos formatos, proporcionan más

control, pueden manejar datos de cálculos y lógica compleja antes de darles la

salida.

Lenguajes de gráficas.- Recuperan datos de archivos o de bases de datos y

los representan en un formato gráfico.

Generadores de aplicaciones.- Software que puede generar aplicaciones

enteras de sistemas de información; el usuario sólo necesita especificar cuáles

son las necesidades a ser satisfechas y el generador de aplicaciones crea el

código del programa adecuado para la entrada, validación actualización,

procesamiento e informes. Herramientas de desarrollo: un sistema de

administración de base de datos, diccionario de datos, lenguaje de consulta

(SQL), protectores de pantalla, generador de gráficas, generador de reportes

herramientas para el soporte/simulación de decisiones, elementos de

seguridad y un lenguaje de programación de alto nivel.

Paquetes de software de aplicaciones.- Conjunto pre-escrito, pre codificado

y comercialmente disponible de programas que elimina la necesidad de las

personas de escribir sus propios programas de software. Existen paquetes de

aplicaciones para sistemas grandes y complejos los cuales deben ser

instalados por especialistas técnicos.

Software de procesamiento de palabras.- Almacena datos de texto

electrónicamente, como un archivo de computadora, permite hacer cambios

que se encuentra en la memoria. El software tiene opciones de formateo para



hacer cambios en el espacio de líneas, márgenes, tamaño de los caracteres y

ancho de la columna. Ejemplos: Word, Wordperfect.

Hojas de cálculo.- Software que despliega los datos en una malla de

columnas y renglones, con la capacidad de calcular fácilmente los datos

numéricos. Proporciona capacidades gráficas para una presentación visual

clara de los datos en las hojas de cálculo.

Software de administración de datos.- Es más apropiado para crear y

manejar listas y combinar información de archivos diferentes. Los paquetes

de administración de datos tienen características de programación y menús

fáciles de aprender. Ejemplos: SQL, ORACLE.

Paquetes de software integrados.- Combinan las funciones de los más

importantes paquetes de software como: hojas de cálculo, procesador de

palabras, gráficas y administración de datos. Esta integración elimina la

entrada redundante de datos y el mantenimiento de los mismos.

Colocaciones de dinero en el sistema económico.- permite poner dinero en

circulación en la economía; es decir, los bancos toman el dinero a los

recursos que obtienen a través de la captación y, con estos, otorgan créditos a

las personas, empresas u organizaciones que los soliciten. Por dar estos

préstamos el banco cobra, dependiendo del tipo de préstamo, una cantidad de

dinero que se llama intereses de colocación.

El Sistema Administración De Fondos.- será una herramienta que permitirá

contar con información en línea de los Saldos en entidades financieras

Bancos (Crédito, Continental, Scotiabank, Interbank, Citibank y Nación),

Obligaciones por pagar y de las Colocaciones de Fondos en entidades

bancarias que se realizan diariamente.

Asimismo, en el programa, las sedes aeroportuarias ingresaran diariamente sus saldos que mantienen en las entidades financieras; por tal razón, permitirá a la sede central realizar un mejor control de los saldos disponibles de los aeropuertos con la finalidad de mejorar la gestión financiera de la empresa.

3.3 Marco Conceptual o Glosario



Disponible bancos.- esta información se obtiene de internet con cada uno de los bancos.Cancelación de colocaciones (depósitos a corto plazo y subastas).- esta información se extraerá del sub-modulo de colocaciones

Movimientos del día anterior: consta de:

Cheques cartera caja por entregar.- esta información será extraído del siga, y son todos aquellos cheques que estén en el estado de cartera.

Cheques no cobrados.- el modulo extraerá información del siga de todos aquellos cheques que estén en estado de entregados pero cada uno de estos cheques serán checados con el extracto bancario y solo pasaran a la hoja de habilitación aquellos que no han sido cobrados.

Requerimientos.- esta información es recabada del siga solo aquellos cheques que estén en estado emitido y los pagos en cuenta que estén en estado de calenda rizados.

Colocaciones.- esta información será extraída del modulo de colocaciones (las colocaciones pueden ser a corto plazo y/o subastas)

Habilitaciones y/o transferencias.- una vez que el usuario ya tiene las colocaciones vencidas, mediante una toma de decisión la información se ingresa manualmente.


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