Formación - Workflow - Día 1 - Introducción
Transcript of Formación - Workflow - Día 1 - Introducción
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
1/33
SAP Business WorkflowIntroduccin
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
2/33
2
Objetivos del Curso
ObjetivosSon objetivos de este curso
Explicarla terminologa utilizada en el sistema de workflow
Explicarlas herramientas y conceptos de workflow Explicarlas capacidades del sistema de workflow y lo que realmente puede
proporcionar a la empresa
Explicarlos detalles para definir y mantenerla estructura organizativa de la
empresa
Mostrar como analizarla implementacin de los diferentes workflow de la
empresa Mostrarlos diferentes reportes que permiten monitorizar el sistema de workflow
Permitir encontrar rpidamente la documentacin relacionada con el tema
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
3/33
3
Contenidos
Definicin de Workflow
Ventajas al utilizar Workflow
Terminologa Workflow
Arquitectura del Sistema Workflow Ejemplos y Documentacin
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
4/33
4
Definicin
Los sistemas de workflow son herramientas que permiten laimplementacin tcnica de procesos de negocio. Permiten darsoporte y agilizar elproceso de negocio ganando tiempo. Permite ala gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejosindependientemente del tiempo y ellugar.
El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por elsistema de workflow.El control incluye el monitoreo de pasos detrabajo individuales y el inicio de procesos para escalarlas tareasque lleguen a su fecha de vencimiento.
En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente
con las funciones de negocio del sistema R/3 a travs de susBusiness Objects.
Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite suintegracin con la gestin organizacional lo que permite relacionarpersonas o estructuras organizativas a las tareas del workflow.
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
5/33
5
Definicin
El sistema de workflow cubre todos los aspectos delproceso
El Flujo(actividades)
La Gente(organizacin)
Los Efectos(informacin)
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
6/33
6
Definicin
CaractersticasLas siguientes son caractersticas comunes a todos los workflows
Incluyen un numero finito de actividades
Las actividades siempre se
llevan a cabo de
la misma manera
Involucran a diferentes personas y departamentos
Requieren un alto grado de coordinacin
Otras CaractersticasLos sistemas de workflow controlan los procesos
Basndose en un modelo
Y son particularmente tiles en organizaciones bien estructuradas
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
7/33
7
Definicin
Workflow no es:
Un sistema de gestin de documentos (trabaja con ellos)
Un sistema de e-mail o groupware (trabaja con ellos)
Un sistema de distribucin de datos entre sistemas (para ello workflow
utiliza ALE, EDI, WebForms-XML, etc.) Una transaccin para secuenciarpantallas
Administracin de datos temporales
Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el
sistema (si no se puede ejecutarla funcin manualmente en el sistema,
entonces el sistema de workflow tampoco lo har)
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
8/33
8
Contenidos
Definicin de Workflow
Ventajas al utilizar Workflow
Terminologa Workflow
Arquitectura delSistema Workf
low
Ejemplos
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
9/33
9
Ventajas del Workflow
Para los usuarios
Tan pronto como una tarea aparezca se le enviar electrnicamente a su
inbox
La informacin, explicaciones e instrucciones se envan todas juntas en un
mismo documento
El sistema workflow lleva al usuario directamente a la transaccin
Permite escalar trabajos automticamente y determina los responsables y
superiores directamente utilizando la estructura organizativa
Para la empresa
Aumenta la productividad Agiliza los procesos
Aumenta la satisfaccin de los clientes (mejores flujos de informacin,
mayor rapidez en responder)
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
10/33
10
Ventajas del Workflow
CoordinarVisita
Ajustar Limite de Crdito
Cambiar Plan Produccin
Representante de Ventas
Gestin de Crditos
Jefe de Produccin
Nuevo Cliente Importante
Televentas
Cambia el
maestro de
clientes
Evento
Change document
WorkFlow
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
11/33
11
Contenidos
Definicin de Workflow
Ventajas al utilizar Workflow
Terminologa Workflow
Arquitectura del Sistema Workflow
Ejemplos y Documentacin
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
12/33
12
Terminologa Workflow
Business Object
Paso
Tarea
Evento
Workflow
Business Workplace
Actividad
Papel
Agentes
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
13/33
13
Terminologa Workflow
Existen 5preguntas clave para cada parte de un proceso de negocio
Quin? Qu?
Cuando?Con que
Objeto?
En qu
orden?
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
14/33
14
Terminologa Workflow
En qu orden?
El workflow controla el flujo delproceso
Consiste en un conjunto de pasos
Puede serlanzado mediante eventos
La definicin del workflow describe elproceso de negocio a implementar
Cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados
Cada paso tiene un tipo y un smbolo propio para que sea mas fcil de leer.
Cada paso del workflow procesa datos que se van pasando de paso a paso a travs
de contenedores.
Un workflow se activa mediante uno o mas eventos.El evento depende del
workflow y debe estar activamente relacionado a l.
El workflow se crea y modela mediante elWorkflow Builder (SWDD)
Workflow
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
15/33
15
Terminologa Workflow
Qu?
Una actividad puede ser:Ejecutar una transaccin, ejecutar un reporte, ejecutar un modulo defunciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, etc.
Generacin y envo de documentos
Toma de decisiones Control de flujo
Por razones prcticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de lalgica implementada, las actividades siempre utilizan tecnologa orientada aobjetos.
Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (estoultimo requerir de la tcnica de determinacin de agentes).
En tiempo de ejecucin la actividad o tarea se denomina workitem, y le indica alresponsable lo que debe hacer, as como tambin la informacin necesariapara ejecutarla actividad.
Actividad / Tarea
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
16/33
16
Terminologa Workflow
Con qu objeto? Business Object
Los objetos consisten en un conjunto de informacin relacionada que puede ser
accedida mediante una clave o conjunto de claves
Los objetos se crean en tiempo de ejecucin y son instancias especificas de un tipo
de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores Los componentes de un objeto son;
Atributos (son los campos que identifican el objeto)
Mtodos (indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto)
Eventos (indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado,
eliminado, etc.)
En el workflow se utilizan los mtodos de los tipos de objetos para modelarlas
actividades
A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar
eventos en el workflow.
Los tipos de objeto se crean y definen mediante elBusiness Object Builder (SWO1)
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
17/33
17
Terminologa Workflow
Quin? Agentes
Todas las tareas requieren la definicin de agentes posibles. Los agentes posibles
son todas aquellas personas que pueden recibiresa tarea, excluyendo de esta
manera a todos los que nunca la recibirn.
Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales.En este tipo detareas no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla.
Luego se definen los agentes responsables.El agente responsable es quien recibir
la tarea en su Business Workplace . Siempre un agente responsable es un agente
posible.
Los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles.
En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinara en tiemporeal quien es el usuario del sistema responsable por ejecutarla tarea.Existen varios
tipos de papeles:por competencias, por funcin, por estructura organizativa o por
atributos organizativos.
En la determinacin de agentes juega un papel muy importante la estructura
organizativa de la empresa
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
18/33
18
Terminologa Workflow
Cundo? Evento
Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido.El workflow a su vez puedereaccionar al evento si la relacin entre ambos esta activada
Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados portodos losworkflows.
Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o mas eventos (por ejemplo latarea aprobarpedido puede dejarlos eventos aprobado, rechazado, modificado).Deesta manera el flujo del workflow puede subdividirse en esa tarea en tres caminosdiferentes.
Existe un tipo de paso que implica esperarpor un evento y otros pasos que permitengenerar eventos
Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por: Porprograma (mediante funciones especificas de la API de workflow)
Mediante documentos de cambio (Change Documents)
Mediante el sistema de mensajes (utilizado en SD y MM)
Mediante la gestin de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc.)
Mediante el sistema de informacin logstica (alertas)
Mediante documentos de cambio del modulo RH
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
19/33
19
Contenidos
Definicin de Workflow
Ventajas al utilizar Workflow
Terminologa Workflow
Arquitectura del Sistema Workflow
Ejemplos y Documentacin
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
20/33
20
Arquitectura del Workflow
Arquitectura General del Sistema de Workflows
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
21/33
21
Arquitectura del Workflow
Arquitectura General del Sistema de Workflows
Definition tools
Componentes para implementer una definicin de workflow (Workflow
Builder, Business Object Repository - BOR)
En el tiempo de ejecucin, la definicin del workflow forma las bases de las
ejecuciones de workflows basadas en ello. (workflow instances).
Runtime system
Componentes de ejecucin
Controla y coordina elproceso del workflow (workflow manager)
Para gestionarla ejecucin de los work items individuales (individual work steps)
incluyendo asignaciones a agentes y monitorizando fechas limite (work item
manager)
Para evaluarlos eventos recibidos vnculos de tablas y para gestionarlos eventos
recibidos registrados como un evento (event manager)
Para la gestin de los datos requeridos de la ejecucin de las tareas definidas en
la definicin del workflow.
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
22/33
22
Arquitectura del Workflow
Componentes del Sistema Workflow
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
23/33
23
Arquitectura del Workflow
Componentes del Sistema Workflow
Business Workplace Interaccin con usuarios en el tiempo de ejecucin
y provision de las funciones de aplicacin.
El workflow managerarranca el tiempo de ejecucin del workflow en
primerlugar y representa funciones de controlpara procesos automticos
a lo largo de los mdulos de aplicacin de R/3:
Control
Monitoring
Coordinacin
Sincronizacin
El workitem managerinteracta con la aplicacin llamada en el mtodo dela tarea.
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
24/33
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
25/33
25
Arquitectura del Workflow
Definicin de una Tarea (General)
Las Tareas identifican una accin que necesita ser ejecutada.Ellas siempre serefieren a un mtodo de un tipo de objeto.
La accin puede ser un paso que el sistema ejecuta independientemente en fondo.En este caso, ningn representante/agente es asignado.
La accin puede ser una tarea de dialogo.En este caso, la tarea tiene agentesresponsables.Encontrar la asignacin de los representantes/agentes escogiendola opcin del men Additional data -> Maintain agent assignment.
Las tareas poseen un titulo y una descripcin que se muestra en el work itemprevisto y en el detalle de la visualizacin del work item.
Una notificacin puede ser enviada a la bandeja de entrada de mensajes cuando elprocesamiento del work item est completo.
Si el control o monitorizacin de la fecha limite es activado para un paso delworkflow y Visualizar Texto es activado como reaccin, si las fechas tope no soncumplidas, los textos a enviar deberan ser definidos.
Se pueden incluir variables en todos los textos, los cuales son suministradas convalores desde la interfaz de workflow en el tiempo de ejecucin (runtime).
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
26/33
26
Arquitectura del Workflow
Definicin de una Tarea (General)
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
27/33
27
Arquitectura del Workflow
Business Objects
Tipo de Objeto (en tiempo de definicin)
Descripcin genrica (definicin) de los componentes (claves, atributos, eventos,
mtodos) de un objeto
Objeto (en tiempo de ejecucin)
Un objeto es un ejemplo de un tipo de objeto (instancia) con particulares valores
atributos.
Los valores atributos son entradas en tabla en la base de datos de R/3, o son
determinados desde valores conocidos en el tiempo de ejecucin.
Puede acceder a un objeto usando una clave de identificacin nica.
Mtodos: Funciones permitidas para un objeto.
Los mtodos encapsulan las funciones familiares y de conjunto del sistema R/3
hacindolas accesibles al sistema de workflow.
Los mtodos del objeto se refieren a la disponibilidad de funciones ABAP
(transacciones, mdulos de funcin, mdulos de dialogo, y dems).
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
28/33
28
Arquitectura del Workflow
Business Objects
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
29/33
29
Arquitectura del Workflow
Agentes
Un lista de posibles agentes son requeridas para una tarea (TS).Esta lista contiene
los empleados en tu empresa los cuales estn autorizados a recibir este work item
(representacin de una tarea en el tiempo de ejecucin).
Cuando se define la tarea pude crear una "tarea general", o escoger "Asignacin
agente - Crear" y crear una relacin con un objeto organizacional.Cualquier usuariodel sistema puede ejecutar tareas generales.
Los destinatarios del work item son determinados en el tiempo de ejecucin.
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
30/33
30
Contenidos
Definicin de Workflow
Ventajas al utilizar Workflow
Terminologa Workflow
Arquitectura del Sistema Workflow
Ejemplos y Documentacin
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
31/33
31
Ejemplos
Algunos de los Worflows estndares de SAP para ver
Liberacin de un pedido de compras (20000075)
Liberacin general de una solicitud de pedido (20000077)
Algunos desarrollos propios para ver Envo de notificaciones a compras por exceso de importes (90000001)
Liberacin de pedidos de nuevas inversiones grandes reparaciones
(90000006)
Envo de notificaciones a responsables de NI GR (90000007).Este es un
ejemplo de una tarea mltiple aplicada al workflow 90000006.
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
32/33
32
Documentacin
Para ver ms Workflows estndares revisarla documentacin de cada mdulo
en SAP o bien entrar en la ayuda de SAP para Workflows y ver escenarios de
Workflows en aplicaciones (http://help.sap.com)
Documentacin General Demos -Tutoriales
-
8/7/2019 Formacin - Workflow - Da 1 - Introduccin
33/33
33
Documentacin
Para mayor informacin acerca de workflow recomiendo leer ellibro SAPPractical Workflow, de Alan Rickayzen. que puede comprarse enhttp://www.sap-press.com o en la pagina de SAP-Shop.
Algunos sitios web de inters www.workflowing.com - Pagina con algunos trucos para WF
www.asug.com Es el grupo de usuarios SAP que tiene un area dedicada a WF
www.e-workflow.org - Informacin de WF en general
www.sap.com/notes
322526 - Recomendaciones para el anlisis de errores
80948 - Idiomas en las tareas 27848 - Idiomas en los workitems
77607 - Transporte de estructura organizativa con copia de mandante
217229 - Para hacerpreguntas sobre WF al MIT
63480 - Como unir WF con MS Exchange