Propuesta técnica Solución Gestión Universitaria. Odoo Ecuador y Mexico

OFT-UC-001-2015 / Quito, 22 de mayo de 2015

Tabla de contenido

Objetivos de trabajo identificados Objetivo General Objetivos específicos

Estructura de Desagregación de Trabajo Descripción técnica de la solución propuesta

Propuesta tecnológica Arquitectura de información y usabilidad Funcionalidades candidatas

Funcionalidades candidatas del Área de proceso Gestión Docente Funcionalidades candidatas del Área de proceso Gestión Contable y financiera Funcionalidades candidatas del Área de proceso Gestión Recursos humanos y Nómina Funcionalidades candidatas del Área de proceso Gestión CRM

Entregables del proyecto Infraestructura y procedimientos para el desarrollo del proyecto

Infraestructura mínima Procedimiento para el desarrollo y gestión del proyecto

Conceptos importantes Marco metodológico de gestión de proyecto con JIRA Metodología SCRUM Sistema de trabajo Desarrollo del sistema Sistema de trabajo en etapa de pruebas y/o soporte Implementación del marco metodológico en JIRA ONDEMAN Sobre los procedimientos de comunicación del proyecto y gestión documental

Principios generales del proyecto Requerimientos para la correcta ejecución del proyecto

Plan de resultados

OFERTA TÉCNICA AV. CONTOY MZ 10 LOTE 16 EDIFICIO TORRE B 204 SUPERMANZANA 17 CANCÚN BENITO JUÁREZ CP 77505, 77520 CANCÚN, [email protected], (593) 998258594 O (52) 9981315663, SOLTEIN SA DE CV

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Objetivos de trabajo identificados

Objetivo General Automatizar los procesos docentes, administrativos, contables y financieros de la institución, usando una plataforma integrada.

Objetivos específicos 1. Realizar un levantamiento de los procesos específicos contemplados en la presente

propuesta a. Gestión comercial b. Gestión docente c. Gestión contable y financiera d. Gestión Recursos humanos y Nóminas

2. Realizar un levantamiento de requisitos de las funcionalidades candidatas contempladas en las áreas de proceso de la presente propuesta.

3. Desarrollar una plataforma de gestión integrada basada en un marco tecnológico ERP (Enterprise Resource Planning). La que deberá implementar las funcionalidades identificadas en el conjunto de requisitos funcionales del objetivo específico 2.

4. Realizar una transferencia tecnológica y técnica al equipo técnico funcional de la universidad, que le permita estar calificados para asimilar la plataforma, evolucionar y asegurar el soporte técnico funcional de la misma.

5. Poner en explotación la plataforma y asegurar su correcto funcionamiento.


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Estructura de Desagregación de Trabajo


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Descripción técnica de la solución propuesta

La descripción técnica de la solución se abordará a partir de la especificación de elementos como: Propuesta tecnológica, Arquitectura de información y usabilidad, Funcionalidades candidatas, Infraestructura, Entorno de desarrollo y Atributos de calidad en la arquitectura, los cuales permiten abarcar las diferentes aristas que completan la propuesta.

Propuesta tecnológica La plataforma tecnológica del ecosistema cubre en su totalidad el conjunto de necesidades de automatización del proceso de Gestión contemplado en la consultoría.

Imagen 1: Modelo arquitectónico de la propuesta de solución técnica.

La plataforma permitirá exponer servicios de integración con terceros si así es demandado vía servicios Web, mediante el uso de un ESB (Enterprise Service Bus) soportado por ZATO Enterprise. Se utilizará como protocolo de correo smtp, la plataforma quedará integrada a la configuración de correo del servidor de la entidad. La plataforma cumplirán el principio de multiplataforma y por ende serán portables en la interacción de uso con cualquier sistema operativo y navegador Web, aunque se recomienda el uso de Mozilla Firefox como navegador base para el uso de la misma. Las bases de datos se basa en PostgresSQL en su última versión estable.


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Los reportes de la plataforma se basarán en el motor de reportes analítico de Odoo v7.0 y el mismo contendrá reportes basados en vistas HTML intuitivas. Los reportes en vistas HTML permitirán además agrupaciones en función de los filtros que se acuerde durante el alcance del proyecto. La tecnología base de la plataforma es el marco empresarial Odoo v7.0 y este estará soportado por el lenguaje python, el uso de xml para la descripción de las vistas y como base de datos PostgreSql. El estilo arquitectónico de la solución será cliente servidor, usando el protocolo https para la seguridad de los datos y la navegación, el uso de certificados SLL y el uso de OpenSLL como medio de comunicaciones segura entre los terminales clientes y el Servidor de Aplicaciones y el Servidor Web. La imagen 1 muestra una vista gráfica de lo anteriormente descrito.

Arquitectura de información y usabilidad La solución que se propone presenta una arquitectura de información dirigida por el diseño de interfaz que proporciona la plataforma Odoo V7.0, la cual mantiene una estructura básica de tres áreas: Menú superior, Menú lateral y Área de trabajo (ver Imagen 2).

Imagen 2: Áreas que componen la ventana de trabajo: Menú superior, Menú lateral y Área de trabajo. Menú superior En este menú se muestran las opciones globales que responden a los módulos que han sido instalados previamente en la solución, tal es el caso del módulo Tarjetas de salud desarrollado sobre este framework para un cliente cuyo centro de negocio era la gestión de trámites relacionados con el sector sanitario de la Gobernación de Quintana Roo, Cancún. México. Menú lateral izquierdo Las opciones que se despliegan en este menú responden directamente a las funcionalidades del sistema y estarán en correspondencia con la opción del menú superior que esté seleccionada. El ejemplo representado en la imagen muestra, en este menú, las funcionalidades correspondientes al módulo “Tarjetas de salud“ organizadas según la solicitud del usuario, aunque generalmente se estila colocar al inicio las funcionalidades que


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gestionan la lógica del negocio, seguidas de los informes o reportes asociados y posteriormente las opciones de configuración o parametrización del módulo. Área de trabajo El área de trabajo, carga con la responsabilidad visual de mostrar los conceptos de negocio a gestionar. La arquitectura de información propuesta, permite la representación visual de un concepto en ocho vistas de interfaz, que pueden ser accionadas según la demanda y el punto de análisis concreto que seleccione un usuario, estas vistas están constituidas en:

❖ Kanban

❖ Lista

❖ Formulario

❖ Calendario


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❖ Gantt ❖ Gráfico

❖ Mapas


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y se representan en la esquina superior derecha del área de trabajo por iconos representativos. En la Imagen 3 se visualiza un ejemplo que representa las 4 vistas disponibles para un objeto Tarjeta de salud (vista de lista, vista de página, vista de calendario, vista de gráfico).

Imagen 3: Íconos representativos de las vistas de OpenERP. Como parte de esta área también se representan los estados por los que puede transitar el objeto que se esté gestionando, los cuales son definidos a partir de la definición del Workflow asociado.

Imagen 4: Representación de estados de un objeto La Imagen 4 muestra un ejemplo de cómo se representan los estados de un trámite en la arquitectura de información propuesta. En este caso se visualizan los cuatro estados que se manejan en una Oportunidad de negocio del CRM, la cual se muestra en estado Borrador durante su creación.

Funcionalidades candidatas Este apartado expone un listado de las funcionalidades candidatas identificadas en cada uno de las áreas de procesos planteados, con un enfoque de implementación desde Odoo como propuesta de solución y distribuidas según el modelo arquitectónico expuesto.

Funcionalidades candidatas del Área de proceso

Gestión Docente

1. Configuraciones generales a. Gestionar Carreras b. Gestionar Espacios físicos (Aulas y locales) c. Gestionar materias asociadas a carreras d. Gestionar Maya Curricular (Planificación Programa de estudios) e. Gestionar grupos


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f. Gestionar paralelos (Grupos de clase planificación) 2. Reclutamiento y adquisición de prospectos (Nuevos matriculados)

a. Gestionar inscripción de aspirantes (Para cursar Nivelación previa a la matrícula oficial) (A revisar con clientes)

b. Gestionar resultados de examen de admisión (collegeboard) c. Gestionar proceso de adquisición

3. Matriculación y Becas a. Gestionar Estudiantes

i. Expediente 1. Datos generales 2. Familiares 3. Salud 4. Socio Económico 5. Historial docente 6. Evaluaciones y observaciones

b. Gestionar inscripción c. Gestionar reinscripción d. Aplicación de pre-requisitos y co-requisitos (Cumplimiento de requisitos

previos a la matrícula en cada asignatura y de otros requisitos que se deben cumplir de forma simultánea

e. Gestionar matrícula de estudiantes a materias f. Anulación y retiro de matrícula g. Gestionar Becas h. Gestionar Pensiones

4. Proceso docente a. Profesores

i. Gestionar Distributivo docente (Gestión de la carga horaria de todos los docentes ya sea en actividades de Carrera o de Nivelación)

ii. Gestionar labores adicionales a la docencia del académico. Mantener seguimiento.

iii. b. Estudiantes

i. Gestionar evaluaciones de estudiantes ii. Gestionar tesis de grado

iii. Gestionar Ponderación de evaluaciones de estudiantes para evaluación de graduado

iv. Gestionar actividades extracurriculares v. Gestionar trámite previo a graduación o salida (Devolución de

recursos o materiales asignados durante la carrera) vi. Gestionar Convalidación de materias equivalentes (Homologación de

materias) vii. Gestionar Certificaciones viii. Registro de asistencia de docentes

5. Horarios a. Diseñar Horarios b. Planificación horaria (Horario docente)

6. Cobros de servicios (Caja) a. Gestión de planes de cobros de servicios docentes b. Gestión de cobros de servicios docentes


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c. Gestión de cobros de servicios adicionales 7. Reportes de documentos escolares y oficiales

Funcionalidades candidatas del Área de proceso Gestión Contable y financiera

1. Configuraciones generales

a. Localización i. Regiones ii. Países

iii. Provincias iv. Ciudades v. Parroquia

b. Configuración de la Compañía i. Datos de configuración de la gestión de Facturación Electrónica ii. Datos de configuración de la gestión de Autorizaciones

iii. Datos de configuración de la gestión de Información General del sistema

1. Cuentas bancarias de la empresa 2. Cuentas de Pagos Anticipados de Clientes 3. Cuentas de Pagos Anticipados a Proveedores

c. Ficha de Clientes d. Ficha de Proveedores e. Ficha de Productos

2. Contabilidad general a. Plan contable b. Períodos

i. Ejercicios ii. Período Fiscal

iii. Procesamiento Periódico 1. Cierre de Periodo Fiscal 2. Cierre de Ejercicio Fiscal 3. Asientos contables asociados

c. Documentos de retención d. Diarios e. Cuentas Contables

i. Cuentas Bancarias ii. Cuentas contables

iii. Tipos de cuentas f. Autorizaciones g. Impuestos

i. Gestión de Impuestos ii. Tipos de comprobantes autorizados

iii. Sustento de comprobantes iv. Códigos de Impuestos(Códigos establecidos por el SAT para

retenciones) v. Tipos de Contribuyentes

h. Retenciones i. Retenciones Aplicadas

i. Reportes contables


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i. Tablero de Contabilidad ii. Libro Mayor

iii. Balance de Comprobación(Balance de Cuentas) iv. Facilidades de exportación de información (opciones en las vistas

tree para exportar excel y pdf) j. Contabilidad General Integración

i. Ventas 1. Registro contable básico 2. Registro contable de los descuentos

ii. Compras 1. Compras Nacionales 2. Importaciones (Registro contable y Prorrateo)

iii. Inventario 1. Reporte de entradas y salidas(Kardex) 2. Valuación de Stock con movimientos de Inventario

iv. Recursos Humanos 1. Registro Contable de roles de pagos

3. Contabilidad financiera a. Gestión de descuentos (becas). Cuenta a utilizar para los descuentos en la

venta b. Misceláneas

i. Términos de Pago ii. Monedas

c. Liquidaciones de Compra i. Aprobación y Pago de Liquidación de Compra ii. Reembolsos de gastos de empleados(en la petrolera)

iii. Registrar Retenciones iv. Asientos contables asociados v. Asientos analíticos

d. Anticipos de Trabajadores i. Documentos de Anticipo ii. Cheques de Anticipos

iii. Liquidación de documentos de Anticipos e. Egresos e Ingresos

i. Asientos contables asociados ii. Asientos analíticos

f. Reportes financieros i. Análisis de cuentas por cobrar ii. Análisis de cuentas por pagar

iii. Flujo de efectivo iv. Estados Financieros

1. Estados de Flujo de Efectivo 2. Estados de cambios en el Patrimonio 3. Estados de Resultados (Pérdidas y Ganancias) 4. Estado de Situación Financiera(Balance de Situación)

v. Facilidades de exportación de información (opciones en las vistas tree para exportar excel y pdf)

4. Contabilidad Analítica a. Plan analítico


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b. Diario Analítico c. Cuentas Analíticas d. Análisis: Valores por defecto e. Modelos de distribución analítica f. Informes análiticos de costos g. Contabilidad Analítica Integración

i. Producción (Registro de los costos de producción)

ii. Recursos Humanos (Registro de los gastos en rubros de rol de pagos)

5. Facturación de cliente a. Facturas de Clientes b. Registro de Retenciones c. Cobro a clientes (cobro de retención y cobro de la factura) d. Cobros a Masivos de clientes e. Anticipos de Clientes f. Notas de Créditos y pagos de las notas de créditos g. Asientos contables asociados h. Asientos analíticos

6. Facturación de proveedores a. Facturas de Proveedores b. Pago a proveedores c. Pagos Masivos a proveedores d. Registro de retenciones e. Anticipos a proveedores f. Notas de Créditos g. Reembolso de gastos de proveedores h. Asientos contables asociados i. Asientos analíticos

7. Gestión de compras y aprovisionamiento a. Gestionar cotizaciones b. Gestionar requerimientos de las dependencias c. Chequear los pedidos de requerimientos contra partidas presupuestarias d. Gestionar pedidos de compras e. Gestionar ordenes de compras f. Chequeo de compra contra partidas presupuestarias g. Distribuir resultados de compra h. Integración con almacén

8. Presupuesto a. Gestión de Presupuesto b. Movimiento de partidas presupuestarias c. Presupuesto Integración

i. Recursos Humanos(Presupuesto a nivel de Rubros)

ii. Proceso de Compras(Iniciado desde compras o por mecanismo de

Facturas de compra)

iii. Registro de Egresos

9. Bancos e integración con estos a. Conciliación Bancaria

i. Conciliar cuentas y extractos bancarios ii. Caja Chica

10. Almacén


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a. Registro de entradas y salidas b. Control de inventario

11. Integración con SAT a. Reporte SAT (Talon Resumén)

i. ATS XML 12. Activos Fijos

a. Categorías de Activo Fijo b. Ficha de Activos Fijos (Tabla de Depreciaciones) c. Calcular depreciaciones automáticamente d. Re-evaluación de Activos e. Transferencia de activos fijos f. Gestión de alta del activo g. Gestión de baja del activo h. Registro de responsabilidad i. Asientos contables asociados j. Asientos analíticos

Funcionalidades candidatas del Área de proceso Gestión Recursos humanos y Nómina

1. Administración de los RRHH Está orientado a la definición de los datos del empleado, permite establecer relación

con puestos de trabajo y departamentos en el cual van a desempeñar los empleados

de nuestra empresa.

Este módulo ofrece ofrece las siguientes funcionalidades:

● Gestión de Fichas de Empleados.

● Gestion Etiquetas de empleado para su clasificación y segmentación.

● Gestión de Puestos de trabajo.

● Gestión de Departamentos laborales.

● Gestión de Bancos cuentas bancarias asociadas a los empleados.

2. Contratación de los RRHH Los contratos de trabajo en openERP, nos permiten el registro de las condiciones

particulares y específicas que cada empleado de nuestra compañía tenga. Así

podremos fijar condiciones salariales, periodo de inicio/fin del contrato, bonos y

retenciones por trabajador, cargo asociado y departamento donde estará ubicado

para desempeñar las tareas asignadas.

Este módulo ofrece las siguientes funcionalidades:

● Gestión de Contratos de empleados.

● Listado de Cargos Sectoriales establecidos por el MRL.

● Tabla base de retención y Deducciones Impuesto a la Renta para empleados.


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● Gestión de Términos para el pago de los correspondientes a bonos escolares

y navideños.

● Gestión de Tipos de Contratos.

3. Proceso de evaluación Cada empleado puede ser asignado a un plan de evaluación. El plan define la

frecuencia y la forma en que las evaluaciones periódicas del personal son

gestionadas. OpenERP le permite elegir entre varios tipos de procesos de

evaluación: ascendente, descendente, autoevaluación y evaluación final del gerente.

“Peticiones de entrevistas” se generan automáticamente por OpenERP según el plan

de evaluación del empleado. Cada director, y eventualmente compañeros reciben

correos automáticos y peticiones para llevar a cabo una evaluación de un empleado

determinado.

4. Selección de personal Este módulo gestiona los puestos de trabajo y el proceso de selección de personal.

Se integra con el módulo de encuesta que le permite definir la entrevista de

diferentes puestos de trabajo. También está integrado con el sistema de gestión de

documentos para almacenar y buscar currículums en su base de datos.

5. Seguimiento de tiempo de los RRHH Realiza el seguimiento del tiempo empleado por un empleado en la oficina. Los

empleados pueden acceder y salir de forma manual. Se registran en el sistema la

asistencia y las horas extras empleadas por el empleado en su jornada laboral.


● Registro de Horas extras para los trabajadores.

● Peticiones de ausencias.(Control de días de ausencias normales, enfermedad

u otros conceptos).

● Control de Asistencias de los empleados.

6. Gastos Durante el transcurso del mes, los empleados registran sus gastos. Al final del mes,

su director valida sus hojas de gastos. El coste se asigna en los proyectos y las

cuentas analíticas. En contabilidad se valida la propuesta de las entradas y los

gastos de los empleados pueden ser reembolsados. La compañía también puede


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repercutir a los clientes los gastos de los empleados al final del proceso.


● Control de gastos y costos asociados a los empleados, integrados al rol de

pagos, procesos de reembolsos y distribución analítica de los mismos.

7. Cálculo utilidades Permite el cálculo de las utilidades de acuerdo al porcentaje establecido, para

distribuir a los empleados se distribuye mediante el mecanismo de rol de pago a los

empleados de su empresa.

8. Registro de nómina Este módulo permite automatizar la creación de las nóminas de la empleados,

incluyendo el proceso de Manejo de gastos que generan beneficios sociales y otros,

gestión de provisiones sociales, descuentos extraordinarios (préstamos

quirografarios, hipotecarios y empresariales), cálculo de rubros tributarios, Ingresos y

egresos extraordinarios, generación Rápida de Nómina en lote y generación de los

asientos contables para las nóminas de los empleados.


● Gestión de Período Laboral.

● Gestión de Categorías de reglas salariales.

● Gestión de Reglas Salariales(Rubros pagados en el Rol de Pagos).

● Gestión de Estructura salarial.

● Registro de Ingreso/Egresos Avances(Préstamos Empresariales).

● Registro de Ingresos/Egresos Masivos(carga masiva de ingresos y egresos).

● Registro de Ingresos/Egresos Individuales(Rubros manuales a pagar en el

rol).

● Registro de rubros por Subsidio de Maternidad.

● Cálculo de comisiones.

● Generación de nómina en lote.

● Roles de Pagos Mensuales.

● Roles de Pagos Por Pagos Quincenales.

● Roles de pago para Bonos Escolares y Navideños.

9. Integración con contabilidad


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Permite Cerrar Roles de Pago por lotes y la creación de asientos contables

correspondientes a los empleados.

10. Desvinculación de los RRHH Permite la desvinculación de empleados y generación de rol de pago asociado, para

la liquidación de rubros pendientes de pago del empleado.


● Desvinculación de Empleados(Rol de pagos de Liquidación de rubros).

11. Exportación de ficheros Permite la exportación de fichero a entregar al banco para pago de sueldos.

● Exportar archivo SPI para Banco(Cash management).

12. Reportes El sistema tiene los siguientes reportes:

● Reportes Tributarios de SRI: 107 y RDEP

● Impresión de Roles de Pagos por Lotes.

● Impresión de roles de Pago Individuales.

● Resumen de ausencias.

● Provisiones de Empleados.

● Rubros Pagados a Empleados.

● Facilidades de exportación de información en formatos Excel y PDF.

Funcionalidades candidatas del Área de proceso

Gestión CRM

1. Relaciones con clientes a. Gestión de fichas de prospectos b. Gestión de fichas de Clientes c. Gestión de iniciativas d. Gestión de oportunidades e. Gestión de fichas de reuniones f. Gestión de fichas de llamadas

Plan de resultados La oferta técnica proyecta una solución llave en mano con transferencia técnica y de los códigos fuentes. Se enmarca en un plan de resultados de 160 días (8 meses), contemplado en 5 etapas, distribuidos los compromisos de resultado como muestra la siguiente tabla.


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Etapas Requisitos y Prototipo 15 días Desarrollo 80 días Integración con otras aplicaciones 5 días Pruebas y pilotaje 40 días Capacitación y puesta en producción 10 días Explotación asistida 10 días


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Propuesta técnica Solución Gestión Universitaria. Odoo Ecuador y Mexico

Software

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