Solución Control Flota Odoo. Flota ERO

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1. Quito, 20 de diciembre de 2014 Gestin Soporte y Logstica Control de Flota Versin 1.0 2. Tabla de Contenidos Mdulo: Control de flota 1 R1 Gestionar vehculo 3 R2- Actualizar registro de combustible. 6 R3- Actualizar registro de kilmetros recorridos del vehculo. 6 R4- Gestionar solicitud de reparaciones 7 R5- Gestionar acciones de mantenimiento 8 R6- Mostrar historial de mantenimiento. 9 R7- Gestionar demandas de movilizaciones. 9 R8- Gestionar planificacin de movilizaciones. 11 R9- Actualizar movilizaciones. 13 R10- Historial de movilizaciones. 13 R11- Gestionar incidencias 13 1de 16 3. Listado de requisitos generales R1 Gestionar vehculo Descripcin El sistema debe permitir gestionar vehculos. Un vehculo debe tener los siguientes campos: Modelo: Modelo del vehculo, el cual debe incluir informacin de la marca del mismo. Nombre del modelo Marca: Marca del vehculo. Se incluye un cono del logo de la marca en el formulario. Vendedores: Informacin sobre los vendedores del vehculo. Placa: Nmero de placa del vehculo. Solo se debe permitir introducir letras y nmeros hasta 7 caracteres. Etiquetas: Es contratado?: Este campo determina si el vehculo forma parte de los AFT de la universidad o es un vehculo contratado a un proveedor. Conductor: Conductor del vehculo, que podra no ser un empleado de la universidad. Ubicacin: rea o dependencia. Nmero de chasis: Nmero del chasis del vehculo. Nmero de motor: Nmero de motor del vehculo. ltimo registro Km recorridos: Cantidad de kilmetros recorridos en su ltimo viaje. Fecha de adquisicin: Fecha en que se compr el vehculo. Valor del coche: Cunto cost el vehculo. 2de 16 4. Frecuencia de mantenimiento: Se especificar cada cuntos kilmetros recorridos ser requerido enviar el vehculo a mantenimiento. Propiedades adicionales N de puertas: Cantidad de puertas del vehculo. N de asientos: Cantidad de asientos del vehculo disponibles para transporte de personal. Color: Color del vehculo. Opciones del motor Transmisin Manual Automtico Tipo de combustible: Debe ser un nomenclador, de momento los tipos con que se trabaja son los siguientes (podran variar en el futuro): Gasolina Diesel Elctrico Hbrido Emisiones de CO2: Emisiones de CO2 por cada litro de combustible consumido en Kg. Debe permitir acceso a informacin sobre los Registros de combustible y Registros de kilmetros recorridos asociados al vehculo. El sistema debe mostrar alertas sobre los vehculos que deban entrar a mantenimiento (cambio de aceite) con una diferencia de 500 kilmetros. Hay dos formas de adicionar un vehculo a la flota de la universidad: a travs de una compra o contratndolo a un proveedor. 3de 16 5. Si el vehculo entra a la flota a travs de una compra, se debe crear el producto con los datos obligatorios del vehculo y en el momento de confirmar un producto entrante al inventario, se crear de forma automtica el vehculo en estado borrador, el usuario podr modificar los campos del vehculo antes de pasarlo a estado Disponible donde sus campos ya no sern editables. Al pasarlo a estado Disponible, se crear automticamente un Activo Fijo. En este caso, se le registrarn algunos campos por defecto desde la ficha del vehculo, como: Categora: A qu categora pertenece en AFT. Nombre: Nombre del activo que ser el nombre del vehculo. Categora: A qu categora pertenece en AFT el vehculo. Responsable del activo: Conductor asignado al vehculo. Fecha de compra: Fecha de adquisicin del vehculo. Si el vehculo es contratado, se registrar a travs del rea de flota haciendo uso del men Flota / Vehculo. No se resgitrar como Activo Fijo de la Universidad. Estados(**) Disponible: Al crear el vehculo el mismo se encuentra en este estado. Lo mismo sucede si ha sido contratado, al contratarlo pasa a estado Disponible. Cada vez que el mismo sea liberado de una movilizacin, o sea, cuando termine una movilizacin, el vehculo que se utiliz en ella pasar a estado Disponible. De igual manera al salir del taller donde se le realicen acciones de mantenimiento, pasar a estado Disponible. Movilizado: Se encuentra asignado a una movilizacin. En mantenimiento: Se encuentra en el taller, pues se le estn realizando acciones de mantenimiento. 4de 16 6. Devuelto: Solo para vehculos contratados. Para el caso en que el vehculo se entreg al proveedor. La ficha del vehculo tendr un botn Devolver que permita pasar el vehculo a este estado. Vistas Kanban Lista Formulario Filtros Estado Matrcula Agrupaciones Estados Marca R2-Actualizar registro de combustible. Descripcin El sistema debe permitir mostrar el registro de combustible del vehculo, del mismo se recogern los siguientes campos: Vehculo: Vehculo al cual se le realiza el abastecimiento de combustible. Galones: Cantidad de combustible en galones. Precio por galn: Precio por cada galn de combustible. Precio total: Campo autocalculado (Galones*PrecioPorGaln) ltimo registro km recorridos: ltimo registro de kilmetros recorridos. Fecha: Fecha del abastecimiento. Comprador: Debe registrarse del nombre del chofer del vehculo, si el mismo ha sido especificado en la ficha del vehculo. 5de 16 7. Referencia factura: Sobre la factura emitida al adquirir el combustible. Proveedor: Proveedor de combustible. Notas: Cualquier informacin adicional sobre el reabastecimiento. En la ficha del vehculo debe mostrarse un botn que se llame Registros de combustible que nos permita en cualquier momento actualizar el registro de combustible del vehculo. Tambin ser posible acceder al registro de combustible de todos los vehculos de la flota de la Universidad a travs de una entrada de men, R3- Actualizar registro de kilmetros recorridos del vehculo. Descripcin El sistema debe permitir mostrar el registro de kilmetros recorridos del vehculo. Se deben registrar los siguientes campos: Fecha: Fecha en que se actualiza el registro. Vehculo: Vehculo al cual se le actualiza el registro. Valor (Km recorridos): Cantidad de kilmetros recoridos que marca el vehculo. Unidad: Unidad de distancia. El sistema deber validar que no se permita registrar un valor menor al ltimo registrado. En la ficha del vehculo debe mostrarse un botn que se llame Registros de kilmetros recorridos que permita en cualquier momento actualizar el registro de kilmetros recorridos del vehculo. 6de 16 8. R4- Gestionar solicitud de reparaciones El sistema debe permitir gestionar solicitudes de reparacin. Unasolicitud de reparacin debe tener los siguientes campos: Cdigo: Autogenerado por el sistema. Autor de la solicitud: Empleado que realiza la solicitud. Dependencia: Dependencia que realiza la solicitud. Fecha de emisin: Fecha de emisin Vehculo: Vehculo para el cual se emite, solo se deben mostrar aquellos vehculos que se encuentren en estado Disponible. Descripcin: Descripcin de la solicitud de accin de mantenimiento. Una vez que sea Aprobada, esta solicitud debe permitir Impresin, pues ser la orden de mantenimiento con que entre al taller. Vistas Listado Formulario Agrupaciones Estados Vehculos Autor Estados Borrador: Al crearla, permite edicin. Confirmada: Al presionar el botn Confirmar solicitud. No puede ser editada por la dependencia. Aprobada: Al presionar el botn Aprobar solicitud. Aprobada por el Director del Departamento de flota. Rechazada: Al presionar el botn Rechazar solicitud. Rechazada por el Director del Departamento de flota. 7de 16 9. Atendida: Al registrar la correspondiente accin de mantenimiento. R5- Gestionar acciones de mantenimiento Descripcin El sistema debe permitir gestionar acciones de mantenimiento. Una accin de mantenimiento posee los siguientes campos: Tipo de mantenimiento: Correctivo Preventivo Costo: Monto en USD que cost el mantenimiento. Este campo debe ser requerido para poder sacar de mantenimiento un vehculo, se debe validar que se especifique antes de dar por terminado el mantenimiento. Accin efectuada: Si el tipo de mantenimiento es correctivo se registranArreglos: Cdigo: Autogenerado. Descripcin: Descripcin. Si el tipo de mantenimiento es preventivo se registran Acciones preventivas: Cdigo: Autogenerado. Descripcin: Descripcin. Rango de fecha: Tiempo que estar el vehculo en el taller. Fecha entrada: Fecha de entrada al taller, requerido al registrar la accin. Fecha salida: Fecha de salida del taller, se debe especificar al darle de baja del taller. Solicitud de reparacin: Solicitud requerida para iniciar la accin de mantenimiento. 8de 16 10. Debe mostrarse un botn Terminar mantenimiento, que permita pasar el vehculo a estado Disponible. En este botn se valida que se haya introducido una fecha de fin de mantenimiento y un costo por las acciones de mantenimiento realizadas. Vistas Lista Formulario R6- Mostrar historial de mantenimiento. Descripcin El sistema debe permitir, a travs de un asistente, mostrar el historial de mantenimiento. El historial de mantenimiento no es ms que el listado de todas las acciones de mantenimiento a la que ha sido somentido el vehculo. Cada vehculo tendr un historial de mantenimiento. El historial de mantenimiento se mostrar al usuario slo con fines informativos. Esta informacin no ser editable. R7- Gestionar demandas de movilizaciones. Descripcin El sistema debe permitir gestionar demandas de movilizaciones. Cada dependencia (rea o facultad) emitir demandas de movilizaciones. Una demanda de movilizacin tiene lugar cuando la dependencia tiene la necesidad de realizar un viaje para lo cual requiere de un vehculo. Una demanda de movilizacin debe tener: Dependencia: Dependencia que la solicita. 9de 16 11. Responsable: Persona que hace la demanda, debe ser un empleado de la universidad. Fecha solicitud: Fecha de solicitud Cantidad personas: Cuntas personas viajarn Actividad: Actividad para la cual se solicita una movilizacin, esta informacin la utilizar el Departamento de flota para determinar el tipo de vehculo que proveer para la movilizacin. Ruta: Lugar al que desea ir o lugares por los que desea pasar. Cdigo de la planificacin asociada: Este campo toma valor cuando se le asocian las demandas a una planificacin. Datos de la movilizacin Fecha movilizacin: Fecha para la que est pidiendo la movilizacin Fecha regreso: Fecha de regreso de la movilizacin Hora salida: Hora de salida de la movilizacin Hora regreso: Hora de regreso de la movilizacin Estado (**) Borrador: Cuando se realiza la demanda en el rea. Se puede modificar. Confirmada: Cuando el usuario presiona el botn Confirmar demanda, en cuyo caso la demanda estara lista para que el jefe de flota la revise y no podr ser editada desde el rea o dependencia que la genera. Planificada: Cuando se le asocia a una solicitud de movilizacin (de forma automtica). Efectuada: Cuando se ejecuta la movilizacin. Pasa a ese estado al mismo tiempo que la solicitud de movilizacin a la que se asocia la demanda. 10de 16 12. Vistas Lista Formulario Calendario Filtros Estado Fecha de movilizacin Dependencia Responsable Agrupaciones Estado Puede existir ms de una demanda asociada a una planificacin de movilizacin. R8- Gestionar planificacin de movilizaciones. Descripcin El sistema debe permitir gestionar planificacin de movilizaciones a partir del listado de las demandas de movilizaciones previamente Aprobadas. Una solicitud de movilizacin debe tener: Cdigo: Cdigo de la solicitud, autogenerado. Dependencias: Dependencias a satisfacer. Fecha salida: Fecha de salida de la movilizacin. Fecha llegada: Fecha de llegada de la movilizacin. Hora de salida 11de 16 13. Hora de llegada Ruta: Lugar al que desea ir o lugares por los que desea pasar. Este campo es requerido. Demandas: Demanda o demandas de movilizacin por las cuales se realiza esta planificacin. Al asociar la o las demandas a esta planificacin, en el campo Cdigo de la planificacin asociada que contiene la demanda, se agrega el cdigo de esta planificacin, para que las reas puedan ver en qu planificacin qued reflejada su demanda. Las demandas se podrn seleccionar de un listado donde se muestren aquellas que se encuentren en estado Confirmadas y que adems coincidan en al menos un punto con la ruta especificada en el campo Ruta, con la intencin de que no se planifiquen demandas cuya ruta no coincida con la planificada. (Si no se especifica una Ruta, el campo Demandas permanecer vaco) Vehculos: Vehculos que la efectuarn (Si un solo vehculo no fuera suficiente para transportar a todas las personas que viajarn, el sistema debe permitir asignar varios vehculos a la movilizacin). Personas a transportar: Listado de las personas que viajarn. Estas personas deben haber sido ingresadas al sistema previamente en el rea de RRHH, sin embargo es posible planificar una movilizacin sin haber especificado quines viajarn (El campo no es requerido). Estados(**) Borrador: Cuando se crea la solicitud, esta se encuentra en estado borrador y puede ser modificada. Planificada: Cuando el usuario presiona el botn Planificar movilizacin, luego de asociarle una demanda de movilizacin en cuyo caso no podr ser editada. (Esta accin pasar al estado 12de 16 14. Planificada a las demandas asociadas de forma automtica). Al presionar este botn el sistema validar que la cantidad de asientos disponibles entre los vehculos seleccionados no sea menor que la cantidad de asientos requeridos en las demandas, y tambin validar que la cantidad de personas seleccionadas (si se especifica quines viajarn) no sea mayor que la cantidad de asientos disponibles en los vehculos. Al planificar la movilizacin, los vehculos asignados a esta permanecern en estado Movilizado hasta que termine la misma. Efectuada: Cuando se ejecuta la movilizacin. Al mismo tiempo que la movilizacin pasa a este estado, pasarn a estado Efectuada todas las demandas asociadas a ella. As como deben pasar a Disponibles los vehculos que estaban asignados a esa movilizacin. Filtros Mis movilizaciones: Muestra slo aquellas movilizaciones en que particip como pasajero el usuario. Planificadas: Muestra slo aquellas movilizaciones en estado Planificada. Ejecutadas: Muestra slo aquellas movilizaciones en estado Ejecutada. Agrupaciones Estados Fecha de inicio Vistas Lista Formulario Calendario 13de 16 15. A partir del listado de demandas de movilizaciones registradas, se deben crear las planificaciones de movilizaciones, slo se mostrarn aquellas demandas en estado Confirmada. En el rango de tiempo que dure la movilizacin, el vehculo seleccionado debe estar en estado Movilizado. Un vehculo que est en estado Movilizado no podr ser seleccionado para otra movilizacin. Esta funcionalidad ser accesible slo para el Responsable del Departamento de Flota de la Universidad. El sistema debe permitir imprimir la planificacin de movilizacin. R9- Actualizar movilizaciones. Descripcin Esta actualizacin se realiza luego de que tenga lugar la movilizacin. La solicitud de movilizacin y las demandas asociadas pasan a estado Efectuada. A partir de esa accin se podrn consultar todos los datos de la solicitud, pero esta informacin no ser editable. El vehculo que efectu la movilizacin pasa a estado Disponible. R10- Historial de movilizaciones. Descripcin El sistema debe permitir mostrar el historial de movilizaciones. En la ficha de la planificacin de movilizaciones se incluir un filtro que permita ver las movilizaciones en las que ha estado involucrado el vehculo. 14de 16 16. R11- Gestionarincidencias Descripcin El sistema debe permitir gestionar incidencias. Una incidencia posee los siguientes campos: Cdigo: Autogenerado. Fecha: Fecha en la que se emite. Responsable: Nombre de quien la emite, el cual debe ser un empleado de la universidad. Descripcin: Descripcin de la incidencia. Este campo debe ser requerido. Vehculo: Vehculo al que se le registra la incidencia. Vistas Lista Formulario Agrupaciones Vehculo Fecha de incidencia Responsable Notas ** El sistema no debe permitir editar los estados de cada concepto. Los mismos deben ser estticos predefinidos por el sistema,pues tienen reglas de negocio asociadas a ellos. 15de 16