Profa. María L. Moctezuma

JDC

17/02/2012

» Describir la evolución de la oficina.

» Definir ergonomía.

» Mencionar aspectos considerados por la ergonomía para mantener un ambiente agradable y seguro.

» Describir el estilo modular en las áreas de trabajo.

» Identificar equipos utilizados en la oficina automatizada.

17

/02

/20

12

2

Profa. M. Moctezuma

» Definir diferentes sistemas de información.

» Explicar la importancia de conservar la salud para desempeñarse mejor en la oficina.

» Conocer la importancia de la seguridad en la oficina.

» Saber el efecto positivo de los recesos en la jornada de oficina.

» Practicar medidas efectivas de seguridad y salud en el lugar de trabajo.

17

/02

/20

12

3

Profa. M. Moctezuma

» Las tecnologías nuevas afectan la ejecución de las tareas y la visión del empleado como recurso humano en la empresa.

» Se necesita flexibilidad y mantenerse al día para contribuir al crecimiento y desarrollo de la empresa.

» Hay que tener habilidad para administrar múltiples tareas simultáneamente.

17

/02

/20

12

4

Profa. M. Moctezuma

» Estación de trabajo ˃ Área modular abierta.

˃ Está equipada con computadora, teléfono, escáner e impresora, como mínimo.

» Archivo electrónico y microfilmación ˃ Para conservar grandes cantidades de documentos

sin ocupar mucho espacio.

17

/02

/20

12

5

Profa. M. Moctezuma

» Equipo y mobiliario ˃ Ajustado a las necesidades físicas individuales para ayudar a la

productividad sin afectar la salud.

˃ Los equipos seguirán reduciendo en tamaño.

˃ Uso de programas de reconocimiento de voz.

˃ La tecnología robótica facilita realizar muchas tareas rutinarias.

˃ Cobra importancia la habilidad para trabajar en equipo.

˃ Hay que aumentar las destrezas de comunicación interpersonal.

17

/02

/20

12

6

Profa. M. Moctezuma

» El diseño esquemático dependerá del tamaño de la empresa, tipo de trabajo a realizar, filosofía administrativa y nivel de especialización de los servicios.

» Se utilizan oficinas abiertas con paredes modulares (oficinas panorámicas).

» Se diseñan tomando en consideración: ˃ el flujo de trabajo

˃ uso óptimo del espacio y de equipos costosos

˃ fomento de relaciones entre empleados

˃ crear un ambiente más atractivo para empleado y visitante

˃ facilitar la restructuración de diseños

17

/02

/20

12

7

Profa. M. Moctezuma

» A pesar del diseño abierto, hay que separar un área que ofrezca privacidad.

» La ley Health Insurance Portability and Account-ability Act (HIPAA) exige que se provea al cliente un lugar donde se atienda en forma individual y privada.

» Desventajas de las oficinas modulares: ˃ distracciones

˃ interrupciones innecesarias

˃ falta de privacidad

17

/02

/20

12

8

Profa. M. Moctezuma

» Otras modalidades ˃ Oficina compartida

+ Se le llama también oficinas hoteles.

+ Las comparten empleados que viajan frecuentemente y vienen esporádicamente a la oficina.

+ Hay que “reservar” para tener acceso al espacio.

˃ Oficina en el hogar

+ A este modalidad se le conoce como telecommute.

+ Hay millones de personas que trabajan desde el hogar.

+ Permanecen conectados con la oficina a través del correo electrónico, el fax, el teléfono y otras formas de tele-comunicación.

17

/02

/20

12

9

Profa. M. Moctezuma

» Otras modalidades ˃ Horario flexible

+ Provee para distribuir las horas de trabajo a conveniencia cumpliendo con las requeridas.

+ Comenzar a trabajar más temprano o más tarde.

+ Lo importante es que se realice el trabajo y haya personal disponible durante el horario regular de la empresa.

+ Se comparte recursos físicos, escritorio, computadoras, materiales, etc.

˃ La oficina virtual puede estar en cualquier lugar donde el usuario tenga computadora y medios de comunicación.

˃ Es importante observar los principios ergonómicos para no afectar la salud y seguridad del empleado.

17

/02

/20

12

10

Profa. M. Moctezuma

» Estudio de datos biológicos y tecnológicos aplicados a problemas de mutua adaptación entre el hombre y la máquina (RAE).

» Estudia los aspectos que afectan el área de trabajo para que el empleado realice las tareas con seguridad y comodidad.

» Elementos para diseñar la oficina ergonómicamente: ˃ Niveles de autoridad según están en el organigrama de la empresa

˃ Distribución de funciones y flujo del trabajo

17

/02

/20

12

11

Profa. M. Moctezuma

» Elementos para diseñar la oficina ergonómicamente: ˃ Dimensiones de los espacios disponibles

˃ Comunicación entre divisiones o departamentos

˃ Número de empleados

˃ Equipo básico que utilizará cada empleado

˃ Aspectos ambientales necesarios para satisfacer las necesidades individuales de los empleados

˃ Posibilidades de restructuración

17

/02

/20

12

12

Profa. M. Moctezuma

» Factores a considerar ˃ Iluminación

+ La poca iluminación produce fatiga visual y dolor de cabeza, por lo que se cometen más errores y hay baja productividad

˃ Temperatura

+ 78°Farenheit / 23° Celsius

˃ Color

+ Impacta sicológicamente al individuo.

+ Oscuros producen depresión; brillantes, animan.

+ Colores fríos – azul, violeta y verde; producen un efecto calmante

+ Colores cálidos – rojo, amarillo y naranja; ideales para áreas de producción

17

/02

/20

12

13

Profa. M. Moctezuma

» Factores a considerar ˃ Ruido

+ Si nos exponemos a ruidos intenso, pueden provocarnos fatiga, tensión y dificultad para concentrarnos.

+ Para evitarlo hay que mantener el equipo en buen estado.

+ Amortiguar el ruido con bases de fieltro o acetato bajo el equipo y pisos alfombrados.

+ Colocar las máquinas sobre bases fijas para evitar vibraciones.

+ Reducir la intensidad del timbre telefónico.

+ Utilizar paredes con revestimiento especial o aislamiento en las ventanas para disminuir ruidos exteriores.

+ Evitar ubicar oficinas en zonas cercanas a áreas que produzcan mucho ruido.

17

/02

/20

12

14

Profa. M. Moctezuma

» Factores a considerar ˃ Decoración

+ Utilizar plantas naturales

+ Áreas del edificio con jardines, peceras, murales con motivos naturales, etc.

+ Cuadros, pinturas y fotografías que armonicen con el ambiente de la oficina.

+ Tablones de edicto.

+ Mapas indicando salidas y entrada cerca de ascensores o escaleras.

17

/02

/20

12

15

Profa. M. Moctezuma

» Sueño – ocho horas diarias

» Alimentación – dieta variada y balanceada

» Higiene – baño diario, cuidado de cabello y dentadura, uñas limpias y cuidadas

» Ejercicio

» Recreación – hacer aquello que realmente nos produzca distracción

17

/02

/20

12

16

Profa. M. Moctezuma

» La Occupational Safety and Health Agency (OSHA) orienta cómo prevenir accidentes y qué hacer cuando ocurren.

» Cuidado con: ˃ Pisos mojados o resbalosos ˃ Gavetas de escritorios o archivos abiertas ˃ Cables sueltos o en áreas de tránsito ˃ Equipo fuera de lugar ˃ Escaleras en malas condiciones o con poca iluminación ˃ Falta de iluminación adecuada en áreas de almacenaje

» Incentivar a empleados por cada año en que no se registren accidentes.

» Síndrome del túnel carpiano y fatiga visual

17

/02

/20

12

17

Profa. M. Moctezuma

» Seguridad personal ˃ Mantener a la mano los teléfonos de emergencia.

˃ Tener disponibles los teléfonos de ejecutivos y otro personal.

˃ Conocer salidas de emergencia y ubicación de extintores de fuego.

˃ Tener un botiquín de primeros auxilios.

˃ Estar alerta al caminar en el área de trabajo y pasillos.

˃ Abrir y cerrar puertas cuidadosamente.

˃ Llevar la llave del automóvil en la mano al salir del trabajo.

˃ Avisar a la seguridad si va a trabajar fuera del horario regular.

17

/02

/20

12

18

Profa. M. Moctezuma

» Áreas de recreación pasiva y descanso ˃ Mesas para juegos, televisor, máquina de vídeos, billares y

máquinas de juegos electrónicos

˃ Muebles cómodos

˃ Acceso a nevera, horno de microondas y cocina para preparar alimentos

» Limpieza y mantenimiento ˃ Realizarla diariamente y en forma meticulosa.

˃ Limpiar muebles y equipos con un paño húmedo, no abrasivos.

17

/02

/20

12

19

Profa. M. Moctezuma

» Limpieza y mantenimiento ˃ Ubicar extintores, alarmas, manguera para incendio

y detectores de humo, calor o fuego en sitios estratégicos. Asegurarse de que funcionan.

˃ Mantener visibles números de teléfono de emergencia.

˃ Revisar fechas de expiración del contenido de ex-tintores para recargarlos cuando sea necesario.

˃ Mantener instalaciones sanitarias funcionando perfectamente. Ambientarlas con plantas naturales, cuadros y asientos para descanso.

17

/02

/20

12

20

Profa. M. Moctezuma

» Organizar el área de trabajo adecuadamente. ˃ Zona de trabajo principal – distancia desde el codo a

la mano; colocar materiales e instrumentos utiliza-dos con más frecuencia

˃ Zona secundaria – a distancia del brazo; poner artículos que se usan con frecuencia, pero no todo el tiempo

˃ Zona de referencia – más allá de la distancia del brazo; colocar elementos menos utilizados

17

/02

/20

12

21

Profa. M. Moctezuma

» Recomendaciones para usuario de PCs: ˃ Mantener una buena postura.

˃ Ajustar el control del brillo y contraste de la pantalla.

˃ Cambiar de actividad periódicamente.

˃ Cotejar trabajos extensos en papel.

˃ Pararse cada media hora para variar la posición del cuerpo.

˃ Caminar por el pasillo mirando hacia un punto lejano para descansar la vista.

17

/02

/20

12

22

Profa. M. Moctezuma

» Recomendaciones para usuario de PCs: ˃ Usar alternadamente el ratón y el teclado.

˃ Presionar suavemente las teclas y los botones del ratón.

˃ Usar un atril para colocar papeles, libros u otro material impreso.

˃ Dejar caer relajadamente los brazos a los lados para evitar contracciones.

˃ Parpadear para mantener los ojos lubricados.

˃ Respirar profundamente para relajar los músculos.

˃ Contraer y soltar los hombros para relajarlos y reducir la tensión.

˃ Examinarse la vista una vez al año.

17

/02

/20

12

23

Profa. M. Moctezuma

» Computadora ˃ Dispositivo electrónico programable que puede

almacenar leer y procesar datos

˃ Tipos de computadora

+ Mainframe o computadora de amplia capacidad

+ Minicomputadora

+ Computadora personal

+ Computadoras portátiles

17

/02

/20

12

24

Profa. M. Moctezuma

» Teléfono ˃ Sistemas para tomar mensajes

˃ Celulares

˃ Buscapersonas (pagers)

» Facsímil ˃ Envía y recibe documentos a través de líneas

telefónicas por medio de un módem.

17

/02

/20

12

25

Profa. M. Moctezuma

» Fotocopiadora ˃ En el área de reprografía debe haber también trituradoras de papel y

equipo para encuadernar.

˃ Recomendaciones:

+ Siga las instrucciones de manejo y funcionamiento del fabricante.

+ Utilice estabilizadores de voltaje.

+ Solicite asesoramiento de un experto al conectar equipos eléctricos para evitar sobrecargas.

+ Utilice el equipo racionalmente.

+ Verifique que tenga suficiente papel y de que los controles estén bien ajustados (tamaño, nitidez, cantidad, ampliación o reduc-ción, etc.).

17

/02

/20

12

26

Profa. M. Moctezuma

»Proyector (data projector)

»Videograbadoras y televisores

»Grabadora

»Digitalizador o escáner

17

/02

/20

12

27

Profa. M. Moctezuma

» Lea las instrucciones de seguridad y operación antes de poner a funcionar cualquier unidad.

» Conserve las instrucciones de seguridad y operación para referencias futuras.

» Siga estrictamente las advertencias de la unidad y las instrucciones de operación y mantenimiento.

» Desconecte el aparato antes de limpiarlo.

» No use accesorios no recomendados por el fabricante.

17

/02

/20

12

28

Profa. M. Moctezuma

17

/02

/20

12

29

Profa. M. Moctezuma

» No deje equipos cerca de ventanas, depósitos de agua, bañeras, piscinas, cocinas, lavadoras, sótanos húmedos.

» Manténgalos alejados de radiadores, registros de calor, estufas y amplificadores.

» No los coloque sobre superficies inestables.

» Deje destapadas las aberturas y ranuras.

» Opere los equipos con las fuentes de energía indicadas.

17

/02

/20

12

30

Profa. M. Moctezuma

» Coloque los cables eléctricos de manera que no los pisen, ni se pillen contra otros objetos.

» Desconecte el equipo durante tormentas eléctricas y antes de limpiarlos.

» No sobrecargue las tomas eléctricas.

» No les inserte objetos de ningún tipo.

» No intente repararlos usted mism@.

» Desconéctelo cuando se dañen cables, enchu-fes, no funcione o muestre cambio en el funcionamiento.

» Las redes aceleran el envío y recibo de comunicaciones.

» Conceptos básicos: ˃ Sistema operativo – programa encargado de administrar los

recursos de la computadora y sobre el que funcionan los programas de aplicación.

˃ Procesador de texto (word processing) – permite escribir y guardar diferentes tipos de documentos; permite crear, copiar, mover, cambiar la apariencia y transformar fácilmente el texto.

˃ Correo electrónico (e-mail) – medio interactivo que acelera el intercambio y verificación de información

17

/02

/20

12

31

Profa. M. Moctezuma

» Conceptos básicos: ˃ Multimedia y medios interactivos – programas de

aplicación que permiten tener algún tipo de comunicación o interactuar con la computadora

˃ Base de datos (data base) – información o datos interrelacionados sobre un tema en particular; se pueden generar consultas y crearse informes

˃ Hojas de cálculo (spreadsheets) – programa que permite manejar datos que requieren análisis numérico y cálculos mediante formulas y funciones

17

/02

/20

12

32

Profa. M. Moctezuma

» Conceptos básicos: ˃ Dibujos y representaciones graficas – proveen herramientas

para la creación de páginas, dibujos rápidos autoedición y soluciones graficas

˃ Publicidad desde el escritorio (desktop publishing) – combinan tipos de alta calidad, gráficas, formatos o plantillas para obtener documentos finales con apariencia de impresión profesional

˃ Internet

+ red de redes

+ recursos de información mundial con acceso desde una computadora personal

+ permite intercambiar información de cualquier tipo

17

/02

/20

12

33

Profa. M. Moctezuma

» Conceptos básicos: ˃ Servicios que ofrece Internet

+ Consulta de información

+ Correo electrónico

+ Transferencia de archivos

+ Grupos de discusión

+ Conversación en línea

+ Transacciones comerciales y bancarias

+ Multimedia y otros

17

/02

/20

12

34

Profa. M. Moctezuma