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MUNICIPIO DE MOCTEZUMA OFICINA DE LA PRESIDENCIA MUNICIPAL

MANUAL ESPECIFICO DE PROCEDIMIENTOS

1

H. AYUNTAMIENTO DE MOCTEZUMA, SONORA.

PRESIDENCIA MUNICIPAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE LA PRESIDENCIA MUNICIPAL DE MOCTEZUMA, SONORA.

OCTUBRE 2016

Autorizado en sesión No. ____ ordinaría del H. Ayuntamiento de Moctezuma, Sonora; celebrada el día ____ de _______________ del 2016

https://www.google.com.mx/url?url=https://es.wikipedia.org/wiki/Escudo_Nacional_de_M%C3%A9xico&rct=j&frm=1&q=&esrc=s&sa=U&ved=0ahUKEwjN-rOr-IHMAhVEgYMKHTehAIwQwW4IFzAB&usg=AFQjCNEPj7YeMmUAeV5v2Om1rtt7po1P1Q



2

H. AYUNTAMIENTO DE MOCTEZUMA PRESIDENCIA MUNICIPAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE LA PRESIDENCIA MUNICIPAL DE MOCTEZUMA

ELABORÓ PRESENTÓ VALIDÓ

“Validado de acuerdo a lo Establecido en el artículo 96

Fracción XIII de la Ley Gobierno y Administración Municipal”

ING. OCTAVIO PERALTA MENDÍVIL ING. HÉCTOR SAGASTA MOLINA LIC. EULOGIO BOJORQUEZ VARELA ASESOR DEL AYUNTAMIENTO PRESIDENTE MUNICIPAL ORGANO DE CONTROL Y EVALUACIÓN GUBERNAMENTAL

OCTUBRE 2016




3

Índice General Pág.

1.- Introducción………………………………………………………………………………………….5

2.-Objetivo…………………………………………………………………………………………………6

3.- Visión, Misión y Valores……………………………………………………………………………..7

4.- Relación de Procedimientos………………………………………………………………………..8

5.- Presentación de los Procedimientos ……………………………………………………………...9

I.- Agenda Municipal…………………………………………………………………………………...10

1).- Atención a Solicitudes de Audiencia…………………………………………………………….10

Diagrama de flujo……………………………………………………………………………………….11

2).- Integrar Agenda del Presidente Municipal. ……………………………………………………..12

Diagrama de flujo ………………………………………………………………………………………13

3).- Visitas a Colonias y Comunidades del Municipio………………………………………………14

Diagrama de flujo……………………………………………………………………………………….15

4).- Presidir Actos Cívicos y/o Deportivos. ………………………………………………………….16

Diagrama de flujo………………………………………………………………………………………,17

5).- Recepción del Ejecutivo Estatal y/o Funcionarios Estatales o Federales…………………...18


6).- Concurrir a Reuniones Estatales y/o Regionales de Presidentes Municipales. ……………20


7).- Reuniones de Trabajo con Funcionarios del Ayuntamiento…………………………………..22


8).- Instalación del Comité de Planeación Municipal. (COPLAM) ………………………………...24




4

Diagrama de flujo………………………………………………………………………………………25

9).- Elaboración del Plan de Desarrollo Municipal. ………………………………………………..26

Diagrama de flujo..…………………………………………………………………………………….27

10).- Presidir Sesiones del Ayuntamiento. …………………………………………………………28


11).- Informe de Gobierno. ……………………………………………………………………………30

Diagrama de flujo………………………………………………………………………………….…..31

12).- Celebrar Contratos y Convenios a Nombre del Ayuntamiento. ……………………………32


13).-Recepción de Documentos……………………………………………………………………..34

Diagrama de flujo………………………………………………………………………………….…..35

14).-Inauguración de Obra Pública. …………………………………………………………………36

Diagrama de flujo……………………………………………………………………………………....37

6.- Bibliografía………………………………………………………………………………………….38




5

1.-INTRODUCCIÓN

La Presidencia Municipal pone a disposición de su personal el presente documento, elaborado de acuerdo a las facultades y obligaciones contempladas en el capítulo VI, sección I de la Ley de Gobierno y Administración Municipal y con fundamento en lo que establece el Artículo 136 del Reglamento Interior del Ayuntamiento y Administración Pública Directa de Moctezuma , documento que habrá de contribuir al mejor desempeño de las funciones del personal y por tanto a mejorar sus niveles de eficacia y eficiencia.

El presente Manual de Procedimientos servirá de instrumento de apoyo en el funcionamiento y mejora institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones básicas realizadas en la Oficina del Presidente Municipal.

El manual contempla en su contenido sus Objetivos, la Misión, la Visión y los Valores de esta Unidad Administrativa, así como la descripción de sus Procesos, Subprocesos y Procedimientos, con sus etapas, políticas y diagrama de Flujo que se observa en los procedimientos realizados, finalizando con la Bibliografía utilizada para su elaboración. El manual va dirigido al personal que conforma a la Oficina de la Presidencia, y de acuerdo a su naturaleza es un instrumento de inducción al personal, pues establece los pasos que deben seguir los servidores públicos de dicha unidad administrativa en el desempeño de sus funciones, procurando siempre la mejor prestación de sus servicios a la ciudadanía. Es importante aclarar que el contenido del manual está sujeto a modificaciones y actualizaciones periódicas como resultado de la evaluación y adecuación de la Administración Pública Municipal, a las necesidades propias de la sociedad Moctezumense.




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2.- OBJETIVO

El presente manual tiene como objetivo definir los procesos sustantivos que se siguen para llevar a cabo el cumplimiento de las actividades asignadas a la Presidencia Municipal de acuerdo a las facultades y obligaciones que le corresponde de acuerdo a la normatividad vigente, además proporcionar a los servidores públicos que integran la unidad administrativa una base documental para una operación consistente y susceptible de mejora.

Mostrar el conjunto de actividades específicas y ordenadas secuencial y cronológicamente para realizar funciones en las áreas de la Presidencia Municipal.




7

3.- Misión, Visión y Valores

Misión Hacer de Moctezuma un municipio con un gobierno abierto y participativo, donde las decisiones, acciones y obras tengan por objetivo el beneficio ciudadano en todo momento y elevar su calidad de vida. Ser un gobierno de cambio comprometido con el desarrollo, brindando un trato justo y de igualdad social. Donde Moctezuma sea una ciudad innovadora, competitiva, ordenada y sustentable.

Visión Nuestra visión es que a través de un trabajo participativo, abierto a escuchar y encontrar de la mano de la ciudadanía las mejores alternativas, logremos al término de esta administración un Moctezuma de vanguardia, con mecanismos, programas y obras que impacten positivamente en la vida de sus habitantes y en la economía de la región de manera permanente. Dejando los cimientos de un proyecto a largo plazo para no detener la evolución y progreso de Moctezuma. Llegar a ser una Administración que haga cumplir las Leyes, Reglamentos y disposiciones generales establecidas, así como ser un ejemplo de transparencia, prosperidad y honestidad. Donde Moctezuma sea la población de todos y para todos, líder e innovador con oportunidades para sus habitantes, eficaz y eficiente en la prestación de servicios públicos, posicionándolo como referente nacional de un gobierno independiente, incluyente y transparente.

Valores Honestidad Participación Transparencia Responsabilidad Eficiencia Inclusión Calidad Total Legalidad Sensibilidad Social Orden Austeridad




8

4.- Relación de Procedimientos: El presente manual se encuentra integrado por los siguientes procedimientos:

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO 1.-Atención Ciudadana.

I.- Agenda Municipal

1.-Atención a Solicitudes de Audiencia. 2.-Integrar Agenda del Presidente Municipal. 3.-Visitas a Colonias y Comunidades del Municipio. 4.-Precidir Actos Cívicos y/o Deportivos. 5.- Recepción del Ejecutivo Estatal y/o Funcionarios Estatales o Federales. 6.- Concurrir a reuniones Estatales y/o Regionales de Presidentes Municipales. 7.-Reuniones de Trabajo con Funcionarios del Ayuntamiento.

2.-Acciones de Gobierno. II.-Programación-Presupuestación. III.- Sesiones del Ayuntamiento.

.8.-Instalación del Comité de Planeación Municipal (COPLAM). 9.-Elaboración del Plan de Desarrollo Municipal. 10.-Presidir Sesiones del Ayuntamiento. 11.-Informe de Gobierno. 12.-Celebrar Contratos y Convenios a Nombre del Ayuntamiento.

3.- Correspondencia Recibida.

IV.-Registro y Seguimiento de Correspondencia Recibida.

13.-Recepcion de Documentación.

4.- Construcción de Obra Pública para el Desarrollo Municipal

V.- Obra Pública 14.-Inauguración de Obra Pública.




9

5.- Presentación de los procedimientos

.1).- Atención a Solicitudes de Audiencia.




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I.-Agenda Municipal. Fecha: 15/10/2016

Dependencia/Entidad H. Ayuntamiento de Moctezuma, Sonora.

Unidad Administrativa Oficina de la Presidencia Municipal.

Política de Operación La atención de solicitudes de audiencia del Presidente Municipal está sujeta a disponibilidad de su agenda. Cuando no se encuentra se turna a la dependencia que corresponda para su atención.

Responsable Secretaria de la Presidencia.

Objetivo: Dar atención a cada petición de audiencia que se recibe, para estar en contacto con la ciudadanía ante las problemáticas que se presenten.

Alcance: General ( ) Especifico ( x )

Aplicación: A toda la ciudadanía en general y a funcionarios y miembros del Ayuntamiento.

Definición: Petición de audiencia: Cita de personas para exponer problemática

Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal, Articulo 65, fracción X.

Producto: Audiencias.

Procedimiento Actividad Formato Tantos

Ciudadano Secretaria. Presidente Municipal

1.- Solicita Audiencia con el Presidente ya sea en forma personal, por oficio o telefónicamente.

2.- Recaba planteamiento o demanda del solicitante, lo anota en su registro. 3.- Si la demanda no requiere la intervención del Presidente Municipal lo turna a la Dependencia Correspondiente. 4.-Si la demanda requiere la intervención del Presidente Municipal agenda audiencia con el presidente, en fecha y hora. 5.-Atiende al Ciudadano o Funcionario solicitante de audiencia.

6.- Si requiere seguimiento le da

instrucciones al área correspondiente para que resuelva e informe resultados.

FIN

Oficio.

1 .

Diagrama de Flujo: Atención a Solicitudes de Audiencias.




11

Ciudadano

Secretaria del Presidente

Presidente Municipal / Unidad Administrativa

2).- Integrar Agenda del Presidente Municipal.

Solicita Audiencia con el Presidente ya sea en forma personal, por oficio o telefónicamente.

Recaba planteamiento o

demanda del solicitante, lo

anota en su registro

Atiende al demandante

FIN

Atiende al Ciudadano o Funcionario

solicitante de audiencia

Si requiere seguimiento le da instrucciones

al área correspondiente para que resuelva

e informe resultados.

FIN

INICIO

Si la demanda no requiere la intervención del Presidente Municipal lo turna a la Dependencia Correspondiente.

Si la demanda requiere la intervención del Presidente Municipal agenda audiencia con el presidente, en fecha y hora.




12




Política de Operación La elaboración de la agenda diaria del Presidente Municipal está sujeta a las solicitudes de audiencia que realicen los particulares y las invitaciones para eventos que se reciban de otros niveles del gobierno, de instituciones y organismos de los sectores privado y social.

Responsable Secretaria de la Presidencia.

Objetivo: Organizar y calendarizar las actividades cívicas, políticas y sociales del Presidente Municipal.


Aplicación: Secretaria del Presidente.

Definición: Agenda: Libro o cuaderno en que se anota lo que se ha de recordar.

Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal. Ley de Servidores Públicos.

Producto: Agenda del Presidente Municipal.


Presidente. Secretaria.

Presidente

INICIO

1.- Ordena le sea registrado en la agenda todo lo que considera importante atender personalmente designando fecha y hora del evento.

2.- Registra en la Agenda del Presidente las invitaciones, eventos cívicos o deportivos y reuniones de trabajo con dependencias asentando la fecha y Hora en que debe presentarse. 3.- Con Anterioridad a la realización del evento le recuerda al presidente los pendientes de su agenda. 4.-Se presenta en tiempo y forma al evento agendado.

FIN

Registro en Agenda

.

1

Diagrama de Flujo: Integrar Agenda del Presidente Municipal.




13

Presidente Municipal

Secretaria de Presidencia Municipal

3).- Visitas a Colonias y Comunidades del Municipio.


Ordena le sea registrado en la agenda todo lo

que considera importante atender

personalmente designando fecha y hora del

evento.

Se presenta en tiempo y forma al evento

agendado

Registra en la Agenda del Presidente las

invitaciones, eventos cívicos o deportivos y

reuniones de trabajo con dependencias

asentando la fecha y Hora en que debe

presentarse.

Con Anterioridad a la realización del evento le

recuerda al presidente los pendientes de su

agenda.

INICIO

FIN




14


Unidad Administrativa Oficina de la Presidencia Municipal. Política de Operación Las visitas a las colonias y Comunidades deben agendarse previamente,

resolviéndose en el mismo lugar aquellos planteamientos y demandas que no admitan demora, caso contrario se turnan a la dependencia que corresponda para su atención y seguimiento.

Responsable Presidente Municipal.

Objetivo: Atender Peticiones de la Ciudadanía del Municipio en Colonias y Comunidades.


Aplicación: Presidente Municipal y Personal de la Oficina de la Presidencia.

Definición: Gira: Excursión por varios lugares del municipio con un objetivo o fin. Evento: Acontecimiento o suceso.

Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal. Ley de Servidores Públicos.

Producto: Visitas a Colonias y Comunidades.


Presidente. Secretaria.

Presidente Dependencia

INICIO

1.- Instruye a Secretaria para que anote en la agenda visita a colonia o localidad. . 2.- Registra en la Agenda del Presidente las visitas a diferentes

Colonias y/o Comunidades. 3.- Con Anterioridad a la realización de la Visita le recuerda al presidente los pendientes de su agenda. 4.-Se presenta en tiempo y forma al evento agendado en la Colonia y/o Comunidad. 5.-Realiza Reunión con Vecinos y/o miembros de la Comunidad. 6.-Recoge planteamientos y demandas de los vecinos. 7.-Si requieren los vecinos solución inmediata resuelve sobre planteamiento o demanda. 8.-Si no requieren solución inmediata Instruye a colaboradores para que tramitan la petición ante la dependencia que corresponda. 9.-Informa al Presidente sobre el tramite o solución a la petición.

FIN

Agenda

Recordatorio

Demandas

Informe

. 1

Verbal

1

Diagrama de Flujo: Visitas a Colonias y Comunidades del Municipio.

Presidente Secretaria de presidencia Dependencia




15

Sí No

4).- Presidir Actos Cívicos y/o Deportivos.


Instruye a Secretaria para que

anote en la agenda visita a

colonia o localidad.

INICIO

Registra en la Agenda del

Presidente las visitas a

diferentes Colonias y/o

Comunidades.

Con Anterioridad a la realización

de la Visita le recuerda al

presidente los pendientes de su

agenda.

Se presenta en tiempo y forma

al evento agendado en la

Colonia y/o Comunidad.

Recoge planteamientos y

demandas de los vecinos

Realiza Reunión con Vecinos

y/o miembros de la Comunidad.

¿Requieren los

vecinos solución

inmediata?

Inmediatamen

te resuelve

sobre

planteamiento

o demanda.

Instruye a

colaboradores

para que

tramiten la

petición ante la

dependencia

que

corresponda. FIN

Informa al Presidente sobre el

trámite o solución a la petición.

FIN




16



Política de Operación Se requiere una estrecha comunicación con la Dirección de Acción Cívica y Cultura, con la Dirección del Deporte y con el Secretario del Ayuntamiento para que se establezca desde el inicio de año las actividades cívicas y Deportivas con su debido registro en la agenda oficial del Presidente Municipal.

Responsable Presidente Municipal, Secretario del Ayuntamiento, Director de Acción Cívica y Director del Deporte..

Objetivo: Cumplir con las fechas del Calendario Cívico Nacional para exaltar los valores patrios y con el calendario Deportivo Municipal para fortalecer las actividades deportivas de los habitantes del municipio.



Definición: Calendario Cívico: Es aquel que señala las fechas que conmemoran los

acontecimientos históricos que se encuentren en la memoria colectiva de los ciudadanos de una nación.

Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal Articulo 65, Fracción III.

Producto: Asistencia del Presidente Municipal en actos Cívicos y Deportivos.


Srio. del Ayuntamiento Dir, de Acción Cívica Dir. del Deporte

Presidente

Secretaria

Srio. del Ayuntamiento Presidente

INICIO

1.- Al principio del Año Agendan en base al Programa Cívico y/o Deportivo las fechas de eventos a realizar durante el año, entregándolo al Presidente Municipal. 2.- Instruye a Secretaria para que anote en la agenda las fechas y horarios de los eventos Cívicos y/o Deportivos. . 3.- Registra en la Agenda del Presidente las fechas y horarios de los eventos programados. 4.- Con Anterioridad a la realización de los eventos le recuerda al presidente los pendientes cívicos y/o deportivos de su agenda. 5.-En Coordinación con el Director de Acción Cívica y/o del Deporte preparan, organizan, supervisan y dan difusión al evento 6.- Preside el Acto Cívico y/o Inaugura o Clausura el evento Deportivo.

FIN

Programa Cívico y/o Deportivo.

Agenda

Recordatorio

Programa

Discurso

1

1

Verbal

1

1

Diagrama de Flujo: Presidir Actos Cívicos y/o Deportivos.




17

Secretario del ayuntamiento


Secretaria de presidencia

5).- Recepción del Ejecutivo Estatal y/o Funcionarios Estatales o Federales. I.-Agenda Municipal. Fecha: 15/10/2016


Junto con el director de Acción

cívica y el Director de Deporte al

principio del Año Agendan en base

al Programa Cívico y/o Deportivo

las fechas de eventos a realizar

durante el año, entregándolo al

Presidente Municipal.

INICIO

Instruye a Secretaria para que

anote en la agenda las fechas y

horarios de los eventos Cívicos

y/o Deportivos.

Registra en la Agenda del

Presidente las fechas y horarios

de los eventos programados.

Le recuerda al presidente los

pendientes cívicos y/o deportivos

de su agenda, con anterioridad. En Coordinación con el Director de

Acción Cívica y/o del Deporte

preparan, organizan, supervisan y

dan difusión al evento

Preside el Acto Cívico y/o

Inaugura o Clausura el evento

Deportivo.

FIN




18


Política de Operación Cumplir con la fecha, lugar y hora programados para la visita.

Responsable Presidente Municipal, Miembros del Ayuntamiento.

Objetivo: Recibir de manera organizada al Ejecutivo Estatal y/o Funcionarios Estatales o Federales para que escuche las peticiones e informe sobre las soluciones que se darán a la problemática que hay en Municipio, así como permitir que logren sus objetivos planeados con su visita, como son, Arranques o Inauguración de obras, Reuniones Regionales, etc.



Definición: Protocolo: Conjunto de reglas y ceremoniales que deben seguirse en

ciertos actos o con ciertas personalidades que visitan el municipio.

Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal.

Producto: Visita del Ejecutivo Estatal o funcionarios Estatales o Federales.


Presidente

Presidente

Avanzada del Gobierno

Presidente

INICIO

1.- Recibe el comunicado en el que se indica la fecha de visita del Ejecutivo Estatal y/o Funcionarios. 2.- Se reúne con los titulares de las dependencias municipales, para definir las acciones correspondientes. 3.- Acuerda con el Presidente Municipal y los titulares de las dependencias del H. Ayuntamiento la logística, las rutas del recorrido, audiencias y/o eventos en el municipio 4.- Recibe al Gobernador y/o funcionarios Estatales o Federales y los acompaña en su visita o reunión de trabajo. 5.- Despide al Gobernador y/o a los Funcionarios Gubernamentales. .

FIN

Comunicado

Comisiones

Agenda de Visitantes.

1

1

Diagrama de Flujo: Recepción del Ejecutivo Estatal y/o Funcionarios Estatales o Federales.


Avanzada del Gobierno




19

6).- Concurrir a Reuniones Estatales y/o Regionales de Presidentes Municipales.



Recibe el comunicado en el que se

indica la fecha de visita del Ejecutivo

Estatal y/o Funcionarios.

Se reúne con los titulares de las

dependencias municipales, para

definir las acciones correspondientes.

Despide al Gobernador y/o a los

Funcionarios Gubernamentales.

.

Recibe al Gobernador y/o

funcionarios Estatales o Federales y

los acompaña en su visita o reunión

de trabajo.

Acuerda con el Presidente Municipal

y los titulares de las dependencias

del H. Ayuntamiento la logística, las

rutas del recorrido, audiencias y/o

eventos en el municipio

FIN

INICIO




20


Política de Operación Cumplir con la fecha, lugar y hora programados para la Reunión.


Objetivo: Concurrir a las reuniones generales o regionales de presidentes municipales para plantear la problemática, soluciones y programas de trabajo respecto de su municipio.



Definición: Concurrir: Asistir, ir o Acudir al mismo lugar, al mismo tiempo y participar.

Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal Art. 65, Fracc. IV

Producto: Asistencia a Reunión de Presidentes Municipales.


Presidente

INICIO

1.- Recibe el comunicado en el que se indica la fecha, hora y asuntos a tratar en la reunión con el Ejecutivo Estatal y/o Funcionarios con los Presidentes Municipales. 2.- Con anterioridad a la reunión, se reúne con los titulares de las dependencias municipales, para conocer la problemática de cada una de las áreas. 3.- Asiste a la reunión de Presidentes Municipales, interviene durante el desahogo del Orden del Día y expone la problemática del municipio. 4.- Establece Acciones y Compromisos de Gestoría Municipal. 5.-Informa a los funcionarios municipales los resultados de la reunión, los compromisos adquiridos y las acciones a desarrollar.

FIN

Comunicado

Acuerdos

1

1

Diagrama de Flujo: Concurrir a Reuniones Estatales y/o Regionales de Presidentes Municipales.





21

7).- Reuniones de Trabajo con Funcionarios del Ayuntamiento. I.-Agenda Municipal. Fecha: 15/10/2016


Recibe el comunicado en el que se indica la

fecha, hora y asuntos a tratar en la reunión

con el Ejecutivo Estatal y/o Funcionarios

con los Presidentes Municipales.

Establece Acciones y Compromisos de

Gestoría Municipal

Asiste a la reunión de Presidentes

Municipales, interviene durante el desahogo

del Orden del Día y expone la problemática

del municipio.

Informa a los funcionarios municipales los

resultados de la reunión, los compromisos

adquiridos y las acciones a desarrollar

Con anterioridad a la reunión, se reúne con

los titulares de las dependencias

municipales, para conocer la problemática

de cada una de las áreas.

INICIO

FIN




22


Política de Operación Efectuar Reuniones mensuales de Trabajo con los titulares de las Dependencias Municipales.


Objetivo: Tomar acuerdos y medir avances de trabajo con los Titulares de las Dependencias Municipales.


Aplicación: Presidente Municipal y Personal de la Administración Pública Directa.

Definición: Informe de Trabajo: Un informe es el texto a través del cual el titular del

Área da cuenta de los avances realizados en un proyecto o acciones en particular.

Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal. Reglamento interior del Ayuntamiento.

Producto: Reunión de Trabajo.


Presidente Titulares de las Dependencias.

Presidente Titulares de las Dependencias

Presidente

INICIO

1.-Cita a Titulares de las Dependencias Municipales a reunión de Trabajo. 2.- Solicita a cada uno de los titulares de Dependencia los avances e informes de asuntos tratados por acuerdos de reuniones anteriores. 3.- Dan cuenta mediante informe por escrito o verbal de las acciones realizadas, problemática resuelta o por resolver. 4.- Acuerda y establece nuevas acciones y compromisos de trabajo, estableciendo cual problemática o acción debe resolverse urgente. 5.- Toman nota de los Acuerdos de Trabajo establecidos en la reunión. 6.-Instruye al Secretario del Ayuntamiento a dar seguimiento a las acciones y acuerdos establecidos, sobre todo a los de carácter urgente.

FIN

Citatorio

Informe

Acuerdos

Notas de Agenda

Los necesarios

1

Los Necesarios

Diagrama de Flujo: Reuniones de Trabajo con Funcionarios del Ayuntamiento

Presidente Municipal Titulares de las Dependencias

INICIO




23

8).- Instalación del Comité de Planeación Municipal. (COPLAM)

II.-Programación-Presupuestación. Fecha: 15/10/2016


Cita a Titulares de las Dependencias

Municipales a reunión de Trabajo.

Solicita a cada uno de los titulares de

Dependencia los avances e informes de

asuntos tratados por acuerdos de reuniones

anteriores.

Acuerda y establece nuevas acciones y

compromisos de trabajo, estableciendo cual

problemática o acción debe resolverse

urgente.

Dan cuenta mediante informe por escrito o

verbal de las acciones realizadas,

problemática resuelta o por resolver

Toman nota de los Acuerdos de Trabajo establecidos en

la reunión

Instruye al Secretario del Ayuntamiento a

dar seguimiento a las acciones y acuerdos

establecidos, sobre todo a los de carácter

urgente

FIN




24


Política de Operación Contar con un órgano colegiado de consulta y concertación de los sectores público, social y privado para promover y coadyuvar, con la participación de todos los sectores, en la elaboración del Plan de Desarrollo Municipal.


Objetivo: Constituir e Instalar un órgano de Planeación Municipal para Impulsar la participación activa de la sociedad organizada, de las organizaciones sociales, productivas, sector privado y de Gobierno, al proceso de planeación municipal.


Aplicación: Presidente Municipal, Tesorero del Ayuntamiento y Personal de la Administración Pública Directa.

Definición: COPLAM.- Comité de Planeación Municipal que conoce, prioriza y valida las obras y acciones que se propongan realizar por los gobiernos federal, estatal y municipal en el municipio.

Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal. Ley de Planeación del Estado de Sonora.

Producto: Un Comité de Planeación Municipal.


Presidente

Secretario Técnico de COPLAM.

INICIO

1.- Al inicio de la administración Instruye al Tesorero Municipal a que coordine la Constitución e Instalación del Comité de Planeación Municipal. 2.- Invita mediante oficio a reunión para la constitución del COPLAM a los miembros del Ayuntamiento, Directores de Área, dependencias Estatales y Federales que inciden en el municipio, Organizaciones Sociales, Económicas y Productivas, así como al representante del Gobierno del Estado. 3.- Nombra a un Coordinador General y a un Secretario Técnico del COPLAM. 4.- Como Presidente de COPLAM, lleva a cabo la reunión, se forman grupos de trabajo, le toma la protesta a los integrantes y declara instalado el Comité de Planeación Municipal. 5.- Elabora el Acta de Instalación, recabando firmas en el Documento.

FIN

Oficio

Nombramiento

Acta

Los necesarios

2

1

Diagrama de Flujo: Instalación del Comité de Planeación Municipal (COPLAM).


Secretario Técnico de COPLAM




25

9).- Elaboración del Plan de Desarrollo Municipal. II.-Programación-Presupuestación. Fecha: 15/10/2016

Al inicio de la administración Instruye al

Tesorero Municipal a que coordine la

Constitución e Instalación del Comité de

Planeación Municipal.

Como Presidente de COPLAM, lleva a

cabo la reunión, se forman grupos de

trabajo, les toma la protesta a los

integrantes y declara instalado el

Comité de Planeación Municipal.

Nombra a un Coordinador General y a

un Secretario Técnico del COPLAM

Elabora el Acta de Instalación,

recabando firmas en el Documento

Invita mediante oficio a reunión para la

constitución del COPLAM a los

miembros del Ayuntamiento, Directores

de Área, dependencias Estatales y

Federales que inciden en el municipio,

Organizaciones Sociales, Económicas y

Productivas, así como al representante

del Gobierno del Estado.

INICIO

FIN




26


Unidad Administrativa Oficina de la Presidencia Municipal. Política de Operación Cumplir con lo que señala la Ley de Gobierno y Administración Municipal,

en la que se establece la obligación del Ayuntamiento de elaborar, aprobar y publicar el Plan Municipal de Desarrollo, el cual será la herramienta para la administración durante sus tres años de Gobierno.


Objetivo: Contar con un documento que guíe y otorgue los lineamientos programáticos para que los programas, obras y acciones de la Administración Pública Municipal contribuyan a satisfacer las necesidades prioritarias de la población.


Aplicación: Presidente Municipal, Tesorero del Ayuntamiento y Personal de la Administración Pública Directa.

Definición: Plan Municipal de Desarrollo.- Es la herramienta básica de la planeación,

donde se materializan el programa de gobierno y las políticas institucionales, con el propósito de mejorar las condiciones de vida de los habitantes del municipio, con la participación de los sectores público, social y privado en su elaboración.

Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal. Ley de Planeación del Estado de Sonora.

Producto: Un Plan de Desarrollo Municipal.


Presidente Tesorero Comisiones de Trabajo

Presidente

INICIO

1.- Una vez constituido e instalado el Comité de Planeación Municipal (COPLAM) y que las comisiones formadas tengan las necesidades de sus sectores, Instruye al Tesorero a que coordine la elaboración del Plan Municipal de Desarrollo.

2.-Invita mediante oficio a reunión para la Elaboración del PMD a los Directores de Área, formando comisiones de trabajo. y elaborar el calendario de actividades.

3.- Elaboran el Diagnostico municipal, determinan la Misión y Visión del Ayuntamiento, determinan los Ejes Rectores a Desarrollar, Determinan Objetivos, Estrategias, Líneas de Acción y Metas a Obtener por Sector. 4.- Identifican por prioridad la Cartera de Proyectos y acciones por sector, así como su costo. 5.-Elaboran el Documento Final y lo turnan al Presidente Municipal para su Revisión y visto bueno. 6.- Presenta el Plan de Desarrollo a Cabildo para su Aprobación. 7.-Se manda Copia al Congreso de Estado y a CEDEMUN y se Elabora versión simplificada para su publicación en el Boletín Oficial.

FIN

Oficio

Invitación Calendario

Cartera de Proyectos

Documento

Copias Versión

Simplificada

1

Los necesarios

1

1

1

2

Diagrama de Flujo: Elaboración del Plan de Desarrollo Municipal.




27

Presidente

Tesorero

Comisiones de Trabajo

10).- Presidir Sesiones del Ayuntamiento. III.-Sesiones del Ayuntamiento. Fecha: 15/10/2016

Una vez constituido e instalado el

Comité de Planeación Municipal

(COPLAM) y que las comisiones

formadas tengan las necesidades de

sus sectores, Instruye al Tesorero a

que coordine la elaboración del Plan

Municipal de Desarrollo

INICIO

Invita mediante oficio a reunión para

la Elaboración del PMD a los

Directores de Área, formando

comisiones de trabajo. y elaborar el

calendario de actividades.

Elaboran el Diagnostico municipal,

determinan la Misión y Visión del

Ayuntamiento, determinan los Ejes

Rectores a Desarrollar, Determinan

Objetivos, Estrategias, Líneas de

Acción y Metas a Obtener por

Sector.

Identifican por prioridad la Cartera de

Proyectos y acciones por sector, así

como su costo.

Elaboran el Documento Final y lo

turnan al Presidente Municipal para

su Revisión y visto bueno.

Presenta el Plan de Desarrollo a Cabildo para su Aprobación.

Se manda Copia al Congreso de

Estado y a CEDEMUN y se Elabora

versión simplificada para su

publicación en el Boletín Oficial

FIN




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Unidad Administrativa Oficina de la Presidencia Municipal. Política de Operación Presidir las Sesiones del Ayuntamiento por lo menos una vez al mes.


Objetivo: Analizar, examinar y tratar asuntos relacionados con el municipio, tomar acuerdos y fijar un plan de acción para aplicarlos.


Aplicación: Presidente Municipal, Síndico, Regidores y Secretario del Ayuntamiento.

Definición: Reunión del H. Ayuntamiento (Sesión de cabildo): Reunión pública

formal presidida por el Presidente Municipal, en donde todas las personas de la comunidad pueden asistir, expresar sus opiniones y escuchar las propuestas y respuestas de los funcionarios públicos. El Público, no tiene derecho a Voto.

Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal.

Producto: Presidir la Sesión de Cabildo.


Presidente

Secretario

Integrantes del Ayuntamiento.

Presidente

INICIO

1.- En coordinación con los miembros del Ayuntamiento, en la primera sesión, elabora y acuerda el calendario y horario de reuniones mensuales de cabildo.

2.-Instruye al Secretario del Ayuntamiento para que envié por escrito a todos y cada uno de los integrantes del Ayuntamiento la invitación para la celebración de la reunión de Cabildo en base al calendario establecido. 3.- Deberá anexar a dicha invitación la propuesta de agenda de la reunión, así como la información disponible relacionada con los asuntos más relevantes a desahogar en dicha sesión.

4.- Los Integrantes del Ayuntamiento Acuden Puntualmente a la Reunión. 5.- Para iniciar la reunión, el Presidente Municipal solicita al Secretario del Ayuntamiento verifique la existencia de quórum legal.

6.- Una vez verificada la existencia de

quórum legal, el Presidente Municipal declara instalada la sesión; y somete a consideración de los presentes la propuesta de orden del día, para su análisis y aprobación en su caso. 7.- Una vez desahogados los puntos de la agenda de la reunión, el Presidente Municipal declara clausurada la sesión.

FIN

Calendario

Invitación

Orden del Día. Información.

Lista de Asistencia

Orden del Día

1

Las necesarias

Los necesarios

1

1

Diagrama de Flujo: Presidir Sesiones del Ayuntamiento.




29

Presidente

Secretario Integrantes del Ayuntamiento

11).- Informe de Gobierno. III.-Sesiones del Ayuntamiento. Fecha: 15/10/2016


En coordinación con los miembros

del Ayuntamiento, en la primera

sesión, elabora y acuerda el

calendario y horario de reuniones

mensuales de cabildo.

Una vez desahogados los puntos

de la agenda de la reunión, el

Presidente Municipal declara

clausurada la sesión.

Una vez verificada la existencia de

quórum legal, el Presidente

Municipal declara instalada la

sesión; y somete a consideración

de los presentes la propuesta de

orden del día, para su análisis y

aprobación en su caso.

Para iniciar la reunión, el

Presidente Municipal solicita al

Secretario del Ayuntamiento

verifique la existencia de quórum

legal.

Los Integrantes del Ayuntamiento

Acuden Puntualmente a la

Reunión.

Deberá anexar a dicha invitación la

propuesta de agenda de la reunión,

así como la información disponible

relacionada con los asuntos más

relevantes a desahogar en dicha

sesión

Instruye al Secretario del

Ayuntamiento para que envíe por

escrito a todos y cada uno de los

integrantes del Ayuntamiento la

invitación para la celebración de la

reunión de Cabildo en base al

calendario establecido.

INICIO

FIN




30

Unidad Administrativa Oficina de la Presidencia Municipal. Política de Operación Cumplir con la obligación del Presidente Municipal de rendir a la población

un informe anual de actividades.


Objetivo: Informar a la Ciudadanía del municipio en Sesión Solemne del H. Ayuntamiento, el estado que guarda la Administración Municipal y las acciones realizadas durante un año.


Aplicación: Presidente Municipal y Secretario del Ayuntamiento.

Definición: Informe de Gobierno Municipal: Conjunto de datos y cifras para dar a

conocer el estado que guardan las distintas Áreas del Municipio, los logros en relación con los objetivos, estrategias y líneas de acción que se plantearon al inicio de la Administración Municipal; así como los avances que se han logrado y los retos que aún prevalecen.

Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal, Articulo 65, Fracción IX.

Producto: Informe anual de Gobierno Municipal.


Presidente Secretario

Presidente Ayuntamiento Presidente

INICIO

1.- En Coordinación con el Secretario del Ayuntamiento crea comisión especial para elaborar el informe anual. 2.- Solicita información a cada dependencia que integra la administración pública estableciendo plazos y compromisos de entrega de información.

3.- Recoge la información solicitada a las dependencias y procede a la redacción del Pre Informe de Gobierno. 4.- Lo remite al Presidente para revisar que no haya errores o falten datos, obras o acciones en el documento redactado.

5.- Dando el visto bueno somete a consideración del Ayuntamiento el informe anual.

6.- Analiza y Aprueba el informe anual y define Día, hora y Recinto Oficial de la sesión solemne.

7.-Supervisa la logística del evento. 8.- Procede a la lectura del Informe, en el marco del evento correspondiente.

.FIN

Información

Pre-Informe

Informe

La necesaria

1

1

Diagrama de Flujo: Informe de Gobierno.

Presidente

Secretario

Ayuntamiento




31

12).- Celebrar Contratos y Convenios a Nombre del Ayuntamiento. III.-Sesiones del Ayuntamiento. Fecha: 15/10/2016


En Coordinación con el Secretario

del Ayuntamiento crea comisión

especial para elaborar el informe

anual.

INICIO

Solicita información a cada

dependencia que integra la

administración pública

estableciendo plazos y

compromisos de entrega de

información.

Lo remite al Presidente para revisar

que no haya errores o falten datos,

obras o acciones en el documento

redactado

Recoge la información solicitada a

las dependencias y procede a la

redacción del Pre Informe de

Gobierno

Dando el visto bueno somete a

consideración del Ayuntamiento el

informe anual.

Procede a la lectura del Informe, en

el marco del evento correspondiente

Analiza y Aprueba el informe anual

y define Día, hora y Recinto Oficial

de la sesión solemne

Supervisa la logística del evento

FIN




32

Unidad Administrativa Oficina de la Presidencia Municipal. Política de Operación Se celebraran contratos o convenios únicamente con la autorización del H.

Ayuntamiento


Objetivo: Establecer por medio de un texto o documento lo acordado con Entidades Federales, Estatales y Organismos Civiles.


Aplicación: Presidente Municipal y Miembros del H. Ayuntamiento.

Definición: Contrato: Acuerdo de voluntades que genera derechos y obligaciones

relativos, es decir, sólo para las partes contratantes y sus causahabientes. Convenio: Texto que contiene lo acordado entre dos o más partes

(instituciones). Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal, Articulo 65, Fracción V.

Producto: Contrato o Convenio.


Presidente Secretario Ayuntamiento

Secretario Presidente

INICIO

1.- Recibe Solicitud del Gobierno del Estado, Federal u Organismos Civiles para firmar Contratos o Convenios de Colaboración. 2.- Instruye a Secretario del Ayuntamiento para que convoque a los integrantes del Ayuntamiento a sesión de cabildo.

3.-Convoca a Sesión de Cabildo. 4.-Los miembros de Cabildo se enteran del contenido y los fines del contrato o convenio y si están de acuerdo aprueban y autorizan su celebración. 5.- Elabora el Contrato o Convenio.

6.- Firma junto con las dependencias Estatales, Federales u Organismos Civiles el Contrato o Convenio.

.FIN

Solicitud

Citatorio

Acta de Cabildo

Contrato o Convenio

1

Los necesarios

1

1

Diagrama de Flujo: Celebrar Contratos y Convenios a Nombre del Ayuntamiento.

Presidente

Secretario

Ayuntamiento




33

13).-Recepción de Documentos. IV.-Registro de Correspondencia Recibida. Fecha: 15/10/2016


INICIO

Recibe Solicitud del Gobierno del

Estado, Federal u Organismos

Civiles para firmar Contratos o

Convenios de Colaboración.

Elabora el Contrato o Convenio.

Los miembros de Cabildo se

enteran del contenido y los fines del

contrato o convenio y si están de

acuerdo aprueban y autorizan su

celebración,

Convoca a Sesión de Cabildo

Instruye a Secretario del

Ayuntamiento para que convoque a

los integrantes del Ayuntamiento a

sesión de cabildo.

Firma junto con las dependencias

Estatales, Federales u Organismos

Civiles el Contrato o Convenio

FIN




34

Unidad Administrativa Oficina de la Presidencia Municipal. Política de Operación Controlar y dar seguimiento a la Correspondencia Recibida en la

Presidencia Municipal.

Responsable Secretaria del Presidente Municipal y/o Secretario del Ayuntamiento.

Objetivo: Organizar, Registrar, entregar y dar seguimiento a la correspondencia recibida.


Aplicación: Secretaria del Presidente Municipal y/o Secretario del Ayuntamiento.

Definición: Correspondencia: Intercambio de oficios. Conjunto de cartas o paquetes

que se reciben o se envían.

Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal, Reglamento Interior del Ayuntamiento. Manual de Organización de la Oficina de la Presidencia.

Producto: Control de Correspondencia.


Secretaria del Presidente y/o Secretario del Ayuntamiento. Presidente

Secretaria del Presidente y/o Secretario del Ayuntamiento.

Dependencia Correspondiente.

INICIO

1.-Recibe correspondencia dirigida a la Presidencia Municipal y/o las dependencias del H. Ayuntamiento. 2.- Registra en el Control de Correspondencia el Remitente, Fecha del oficio y sella fecha de recibido y firma el documento.

3.-Turna Correspondencia al Presidente Municipal. 4.- Revisa Correspondencia anotando en la esquina superior izquierda lo conducente al responsable de la Dependencia correspondiente y pone media firma por debajo de la instrucción dada. 5.- Saca copia de la Correspondencia revisada y signada por el Presidente, turna Original a la dependencia correspondiente, que debe de firmar de recibido la Copia. 6.- Archiva Copia firmada por el Responsable de la dependencia. 7.- Da seguimiento a las instrucciones del Presidente e informa resultados.

.FIN

Solicitud

Citatorio

Acta de Cabildo

Contrato o Convenio

1

Los necesarios

1

1

Diagrama de Flujo: Recepción de Documentos.

Secretaria del Presidente y/o Secretario del ayuntamiento


Dependencia correspondiente




35

14).-Inauguración de Obra Pública. V.-Obra Pública Fecha: 15/10/2016


Recibe correspondencia dirigida a

la Presidencia Municipal y/o las

dependencias del H. Ayuntamiento.

INICIO

Registra en el Control de

Correspondencia el Remitente,

Fecha del oficio y sella fecha de

recibido y firma el documento.

Saca copia de la Correspondencia revisada y signada por el Presidente, turna Original a la dependencia correspondiente, que debe de firmar de recibido la Copia.

Revisa Correspondencia anotando

en la esquina superior izquierda lo

conducente al responsable de la

Dependencia correspondiente y

pone media firma por debajo de la

instrucción dada.

Turna Correspondencia al


Da seguimiento a las instrucciones

del Presidente e informa resultados

Archiva Copia firmada por el

Responsable de la dependencia

FIN




36

Unidad Administrativa Oficina de la Presidencia Municipal. Política de Operación Realizar la Inauguración de todas las Obras Públicas Terminadas.

Responsable Presidente Municipal y Director de Obras Públicas.

Objetivo: Hacer entrega a la ciudadanía de las Obras Públicas programadas en el Plan de Desarrollo Municipal y el Programa Operativo Anual.


Aplicación: Presidente Municipal.

Definición: Obra pública: Todos los trabajos de construcción, ya sean infraestructuras

o edificaciones, promovidos por una administración pública, teniendo como objetivo el beneficio de la comunidad.

Referencias: Ley de Gobierno y Administración Municipal, .Plan Municipal de Desarrollo. Ley de Obras Públicas.

Producto: Obra Pública Terminada.


Presidente Director de Obras Públicas. Presidente Director de Obras Públicas.

. Presidente

INICIO

1.-Solicita al Director de Obras Públicas las Obras que están terminadas o por terminar para hacer la entrega a los Beneficiados. 2.- Turna la relación de Obras terminadas o por terminar dando fechas de estas últimas. 3.-Consulta con su secretaria la Agenda de Actividades del Presidente. 4.- Propone al Director de Obras la entrega oficial de la obra, a los beneficiados en las fechas programadas. 5.- Con la aprobación del mandatario municipal, organiza el evento, invitando a los vecinos de la comunidad beneficiada, a reconocidas personalidades de la localidad, a funcionarios de la administración y miembros de cabildo. 6.-. En el evento Informa al presidente, y a los invitados, las características de la obra, el número de personas que se beneficiaran, el monto total que fue aplicado y la procedencia de los recursos económicos invertidos. 7.-. El presidente felicita a los vecinos y les hace entrega formal de la nueva obra pública, inaugurándola e invitándolos a conservarla en el mejor estado para su propio beneficio.

.FIN

Solicitud

Relación

Agenda

Invitaciones

Informe

1

1

1

Las requeridas

1

Diagrama de Flujo: Inauguración de Obra Pública.


Director de Obras Públicas




37

INICIO

Solicita al Director de Obras Públicas las Obras que

están terminadas o por terminar para hacer la entrega a

los Beneficiados.

Turna la relación de Obras terminadas o por terminar

dando fechas de estas últimas.

Consulta con su secretaria la Agenda de Actividades

del Presidente

Propone al Director de Obras la entrega oficial de la

obra, a los beneficiados en las fechas programadas.

Con la aprobación del mandatario municipal, organiza el evento, invitando a los vecinos de la comunidad beneficiada, a reconocidas personalidades de la localidad, a funcionarios de la administración y miembros de cabildo.

En el evento Informa al presidente, y a los invitados, las

características de la obra, el número de personas que

se beneficiaran, el monto total que fue aplicado y la

procedencia de los recursos económicos invertidos.

El presidente felicita a los vecinos y les hace entrega

formal de la nueva obra pública, inaugurándola e

invitándolos a conservarla en el mejor estado para su

propio beneficio.

invitándolos a conservarla en el mejor estado para su

propio beneficio.

FIN




38

6.- BIBLIOGRAFÍA Lineamientos para la elaboración de Manuales de Procedimientos de la Administración Pública Municipal. Contraloría Municipal de Moctezuma, Sonora. Septiembre 2016.

Guía para la elaboración del Manual de Procedimientos. Secretaría de la Contraloría General del Estado. Enero 2010. -Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Sonora, Boletín Oficial del Estado Número 63, 14 de Agosto de 2007. -Ley de Gobierno y Administración Municipal, Boletín Oficial del Estado Numero 31, 15 de octubre de 2001. -Reglamento interior del Ayuntamiento y de la Administración Publica Directa de Moctezuma, .Agosto 2016. - Manual de Organización de La Oficina de la Presidencia de Moctezuma, Sonora. Agosto 2016.


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