Procedimientos - ULACIT, Costa Rica · • El requisito único es presentar la cedula de...

Procedimientos

Registro Nacional Notario Publico Imprenta

Nacional BCR Tributación CCSS

COMIENZO

Consultar disponibilidad del nombre

Obtener escritura publica

Pagar derecho de publicación

Obtener razón

notarial

Pagar derechos de

registro

Obtener registro de

constitución

Pagar derecho de Certificación

Recibir certificación

de personería jurídica

Obtener registro como contribuyente

Comprar timbres para legalización

de libros

Legalizar los libros contables

Obtener certificado

como contribuyente

Pagar deposito de viabilidad ambiental

INS Catastro Nacional Municipalidad SETENA Rectoría de

Salud ACAM

FIN

Solicitar póliza de

riesgos de trabajo

Pago de prima de seguro

Retirar la póliza Obtener

plano catastrado

Obtener uso del suelo

Obtener licencia

Viabilidad Ambiental

Obtener permiso Sanitario de Funcionamiento

Obtener patente

municipal

Obtener licencia de repertorio musical

Personería Jurídica

PROCEDIMIENTOS PARA LA

CONSTITUCION DE UNA EMPRESA

En esta sección del Manual usted encontrará una guía de los pasos que debe realizar

para la creación de una empresa en Costa Rica

Definición de Personería Jurídica

Las personas Jurídicas son empresas, asociaciones, corporaciones o instituciones a las cuales el orden jurídico les concede personalidad, es decir las considera en posibilidad de ser relacionadas con derechos y obligaciones.

Al constituir una empresa como Persona Jurídica, es la empresa (y no el dueño) quien asume todos los derechos y las obligaciones de la empresa. Lo que implica que las deudas u obligaciones que pueda contraer la empresa, están garantizadas y se limitan sólo a los bienes que pueda tener la empresa a su nombre (tanto capital como patrimonio). 1

Si, por ejemplo, la empresa quiebra y es obligada a pagar alguna deuda, ésta se pagará sólo con los bienes que pueda tener la empresa a su nombre, sin poder obligar al dueño o dueños a tener que hacerse responsable por ella con sus bienes personales.

¿Cómo interpretar el flujo grama?

A continuación se le presenta un flujo grama el cual lo guiará a través de las instituciones a las cuales debe acudir para realizar los trámites correspondientes.

Este flujo grama está seccionado por institución. Se divide cada trámite como un paso a realizar; cada paso está numerado del 1 al 22.

El flujo grama da inicio con la palabra “COMIENZO” la cual se enlaza a los pasos que debe ir realizando.

1 Definición recuperada del sitio web, CNCRECENEGOCIOS.COM, el 26 de octubre de 2010, http://www.crecenegocios.com/persona-natural-y-persona-juridica/

El proceso termina con la palabra “FIN” la cual cierra el proceso de la creación de una empresa en Costa Rica como Personería Jurídica.

PASO 1

Consultar disponibilidad del nombre

Como primer paso de debe realizar una consulta para determinar si el nombre que se

piensa utilizar ya existe.

¿Dónde debo ir?

• Esta consulta se puede realizar inicialmente en línea a la siguiente dirección:

http://www.registronacional.go.cr/Juridicas/consultaJuridicaNombreParamsIndex.js

p, donde aparece la siguiente pantalla:

• La “Consulta Avanzada” (al costado derecho del espacio asignado para digitar el

nombre a consultar) permite incorporar otras variables en la consulta como el uso

de un nombre específico.

• Si usted no cuenta con acceso a Internet deberá presentarse en las ventanillas de

la Plataforma de Servicios del Registro Nacional, donde el personal puede realizar

la consulta.

¿Qué debo presentar?

• El nombre a consultar.

¿Cuál es el costo?

• No tiene costo alguno. ¿Cuánto dura el trámite?

• Inmediato por Internet. En la institución aproximadamente de 10 a 20 minutos

dependiendo de la cantidad de personas haciendo trámite.

¿Qué formulario se debe completar? • Ninguno.

FINAL DEL PASO

PASO 2 Obtener escritura pública

¿Dónde debo ir?

• Deberá acudir donde un notario público autorizado para la confección de la

escritura pública.

La escritura debe contar con:

• Descripción del tipo de sociedad mercantil. Según el Código de Comercio las

sociedades mercantiles son: sociedad anónima, responsabilidad limitada,

comandita simple y nombre colectivo.

• Edicto del Notarial.

• Firma y sello del notario.


• El requisito único es presentar la cedula de identificación original y copia.


• ¢ 100,000.00 colones exactos aproximadamente según el Decreto Ejecutivo No. 32493 de Aranceles Honorarios.

¿Cuánto dura el trámite? • Es relativo, depende del notario público. Aproximadamente de 2 a 5 días.

¿Qué formulario se debe completar? • Ninguno.

NOTA: es importante asegurarse si el notario al cual se está acudiendo está autorizado; para mayor seguridad el Poder Judicial ofrece en su sitio web www.poder-judicial.go.cr un buscador el cual verifica si el notario está autorizado.

FINAL DEL PASO

PASO 3 Pagar derecho de publicación del edicto

¿Dónde debo ir?

Deberá acudir a la Oficina de la Imprenta Nacional ubicada en el Registro Nacional para

que esta le publique en la Gaceta Nacional un aviso a la ciudadanía de la apertura de la

nueva sociedad mercantil. Para más información acerca de los contactos de esta

institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No

Gubernamentales de este Manual.


• Original del edicto notarial obtenido en el paso 2.


• Mínimo ¢600.00 a máximo ¢1,000.00

¿Cuánto dura el trámite?

• De 10 a 20 minutos aproximadamente.

¿Qué formulario se debe completar?

• Ninguno.

FINAL DEL PASO

PASO 4 Obtener razón notarial

¿Dónde debo ir?

Deberá acudir donde un notario público autorizado.

La razón notarial es la fe que da el notario público que fue cancelado bajo la factura

numerada de la Imprenta Nacional.

Debe incluir:

• Número exacto de la factura de la Imprenta Nacional

• Fecha en la cual se realiza la razón notarial

• Firma del notario hecha a puño.

• Sello del notario autorizado

• Timbres respectivos


• Factura de la Imprenta Nacional


• El costo está incluido en el pago que se le hace al notario público en el paso 2. ¿Cuánto dura el trámite?

• Menor a un día.


• Ninguno.

FINAL DEL PASO

PASO 5 Pagar derechos de registro

¿Dónde debo ir?

• Este trámite se realiza en la oficina del Banco de Costa Rica en el Registro

Nacional o en cualquier agencia del mismo banco en todo el país.


• Original de la escritura de constitución.


• 10% del Salario Base definido por Ley, en 2010 el salario actual es de

¢204.948.00. Dependiendo del Capital Social inscrito se deben pagar timbres

Municipales, de Educación y Cultura, de Registro Nacional, de Archivo y Fiscales,

el sistema del Banco tiene un programa que realiza el cálculo de manera

automática.




• Ninguno.

FINAL DEL PASO

PASO 6 Obtener registro de constitución

¿Dónde debo ir?

• Acudir a la oficina Diario de Mercantil del Registro Nacional. Para más información

acerca de los contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de

Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual.


• Original de la escritura de constitución,

• Original de recibo de pago del derecho de registro (Paso 5) y original de la Razón

Notarial (Paso 4).

• En la constitución se debe poner un sello (disponible en la ventanilla de la Oficina)

con espacio para indicar nombre, número de cédula de identidad y firma de quien

entrega el documento.


• No tiene costo alguno.


• De 10 a 15 minutos aproximadamente. El Registro tiene 8 días para inscribir la

constitución de la sociedad; sin embargo, si el documento está digitalizado lo

pueden entregar de inmediato.


• Documento que debe ser facilitado por el abogado para solicitar el registro:

FINAL DEL PASO

PASO 7 Pagar derecho de certificación

¿Dónde debo ir?

• Plataforma de servicios del Registro Nacional. Para más información acerca de los

contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones

Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual.


• Boleta de solicitud de certificación, la venden en el quiosco a la entrada del

Registro. La boleta se llena y se entrega en las ventanillas de Plataforma de

Servicios.


• ¢1.320.00




• El documento que se debe llenar es el siguiente:

FINAL DEL PASO

PASO 8 Recibir certificación de personería jurídica

¿Dónde debo ir?

• Plataforma de Servicios del Registro Nacional. Para más información acerca de los

contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones

Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual.


• Boleta de certificación cancelada (Paso 7).






• Ninguno.

FINAL DEL PASO

PASO 9 Obtener registro como contribuyente

¿Dónde debo ir?

Dirección General de Tributación. Para más información acerca de los contactos de esta

institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No



• Certificación de Personería Jurídica obtenida en el paso 8.

• Original de la escritura pública obtenida en el paso 2.

• Formulario D-140: “Declaración de Inscripción en el registro de Contribuyentes”

obtenido en la recepción de la Dirección Tributaria.




• De 20 minutos a 40 minutos máximo.


• Formulario D-140: “Declaración de Inscripción en el registro de Contribuyentes”.

NOTA: la certificación de registro como contribuyente es aquella que se debe tener

cuando se inician actividades económicas. Para eso se tiene la obligación de inscribirse

como contribuyente en el registro

FINAL DEL PASO

PASO 10 Comprar timbres para legalización de libros contables

NOTA: las Sociedades deben llevar los siguientes libros debidamente

legalizados: Diario, Mayor, Inventarios y Balances, además de un libro de Actas de

asambleas de socios y registro de socios.

¿Dónde debo ir?

• Oficina del Banco de Costa Rica en el Registro Nacional o en cualquier agencia

del Banco en todo el país.


• Ningún documento.


• ¢150 (¢125 de Timbres Fiscales y ¢25 en Timbres del Colegio de Contadores

Públicos) por cada libro que se va a legalizar.




• Ninguno.

FINAL DEL PASO

PASO 11

Legalizar los libros contables

¿Dónde debo ir?

• Dirección General de Tributación. Para más información acerca de los contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual.


• Cédula de identidad original • Certificación de Personería Jurídica obtenida en el paso 8. Nota: la certificación no

debe ser mayor a tres meses de obtenida. • Timbres fiscales • Libros fiscales a legalizar. • Formulario D-406 “Solicitud de legalización de libros”. Este formulario se obtiene

en la recepción de la Dirección General de Tributación.


• Timbres de ¢5 a ¢100 colones. Libros contables: dependiendo donde se compren. ¿Cuánto dura el trámite?

• De 45 minutos a 1 hora máximo. ¿Qué formulario se debe completar?

• Formulario D-406 “Solicitud de legalización de libros”

FINAL DEL PASO

PASO 12 Obtener certificado como contribuyente de la CCSS

¿Dónde debo ir?

• Edificio principal de la Caja Costarricense de Seguro Social, presentarse en el primer piso en la Plataforma de servicios. Para más información acerca de los contactos de esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este Manual.


• Cédula de identidad (una copia) del patrono o representante legal o Pasaporte o

cedula de extranjería (una copia) del patrono o representante legal

• Factura de servicio público (una copia) correspondiente al local o inmueble donde

se realizará la actividad

• Constitución registrada (una copia)

• Cédula de identidad de los empleados a asegurar (una copia) ¿Cuál es el costo?

• No tiene ningún costo. ¿Cuánto dura el trámite?

• Máximo 2 horas. ¿Qué formulario se debe completar?

• Ninguno.

NOTA: para la finalización de este trámite se requiere que la CCSS realice una

inspección del lugar de la empresa para comprobar los datos aportados, la duración

de esta inspección es variable, según la Dirección de Inspección de la CCSS.

FINAL DEL PASO

PASO 13 Solicitar la Póliza de Riesgos de Trabajo

¿Dónde debo ir?

• Instituto Nacional de Seguros en la Oficina de Aseguramiento, en el Mezanine 2.

Para más información acerca de los contactos de esta institución diríjase a la

sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales

de este Manual.


• Cédula de identidad (una copia) del patrono o representante legal

• Cédula de identidad de los empleados a asegurar (una copia)

• Certificación Personería Jurídica (original)

• Formulario de Información del Cliente (original) se recibe y completa en la

ventanilla de aseguramiento. “Conozca a su cliente”

• Formulario de suscripción de seguro de riesgo del trabajo (original) se recibe y

completa en la ventanilla de aseguramiento. “Solicitud RT”.


• El trámite en sí no tiene algún costo, sin embargo la póliza varía de acuerdo a las

condiciones de trabajo de los empleados a asegurar.


• Aproximadamente una hora y media entre fila y atención.


• Formulario de Información del Cliente (original) se recibe y completa en la

ventanilla de aseguramiento. “Conozca a su cliente”

• Formulario de suscripción de seguro de riesgo del trabajo (original) se recibe y completa en la ventanilla de aseguramiento. “Solicitud RT”

FINAL DEL PASO

PASO 14 Pago de Prima del Seguro

¿Dónde debo ir?

Cajas del Instituto Nacional de Seguros. Para más información acerca de los contactos de

esta institución diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No



• Pago de la primera cuota de la póliza de riesgo adquirida por la empresa.

• Recibo de pago de póliza de riesgo del trabajo

• Ficha de atención


• El 1% de la planilla anual (como costo mínimo) ó 7.00 % de la planilla anual (como

costo máximo). “Cálculo de tarifas de pólizas”


• Aproximadamente 25 minutos entre espera y atención.


• No debe completar nada

FINAL DEL PASO

PASO 15 Retirar Póliza de Riesgos de Trabajo

¿Dónde debo ir?

Este paso consiste en recoger el acuerdo donde se da el aseguramiento, según las

condiciones que se establecieron, a los trabajadores de la empresa por parte del INS, al

igual que en la solicitud de a póliza, este trámite se realiza en la Oficina de Aseguramiento

ubicada en el Mezanine 2 de las oficinas centrales del Instituto Nacional de Seguros.


• Recibo original de pago de póliza cancelado.

• Ficha de atención.


• No tiene ningún costo.


• Aproximadamente 45 minutos entre fila y atención.


• No debe completar ningún formulario.

FINAL DEL PASO

PASO 16 Obtener plano catastrado

¿Dónde debo ir?

• Oficina de Catastro Nacional ubicada en el Registro Nacional.


• Número de cédula, nombre jurídica o física y/o número de finca del propietario del

inmueble.

• Timbres.

• Carta de solicitud que incluya:

o Número de propiedad y plano.

o Tomo, asiento y numero de finca.

o El efecto para el cual se necesita


• Timbres:

o Registro nacional: ¢300 colones

o Fiscales: ¢ 13 colones.

o Archivo: ¢ 5colones.


• Aproximadamente 30 minutos.

• La entrega del plano catastrado dura aproximadamente 15 días.


• Ninguno.

FINAL DEL PASO

NOTA: si el bien inmueble no tiene plano catastrado debe realizar un paso adicional

en el Colegio de Topógrafos descrito en el paso 16A

PASO 16A Gestionar Plano Catastrado (Opcional al paso 16)

¿Dónde debo ir? Colegio de Topógrafos. Para más información de esta institución ver sección de contactos de Instituciones Gubernamentales y No Gubernamentales de este manual. ¿Qué debo presentar? Primeramente el topógrafo debe ir al terreno para el levantamiento del plano, luego lo presenta ante el Colegio de Topógrafos de Costa Rica para su respectivo sello y posteriormente se inscribe en el Catastro Nacional.

¿Cuál es el costo? No tiene ningún costo. ¿Cuánto dura el trámite? Relativo, dependerá de la respuesta del topógrafo contratado para el levantamiento del plano y su debida presentación e inscripción, aproximadamente entre uno y dos meses.

¿Qué formulario se debe completar? El topógrafo presentará el plano para obtener el sello del Colegio de Topógrafos.

FINAL DEL PASO

NOTA: Este trámite SOLAMENTE se deberá realizar cuando son propiedades

nuevas no registradas, se piensa hacer una construcción y/o no se posee un plano

catastrado de la propiedad adquirida.

Este es el sello que se obtiene del Colegio de

Topógrafos

PASO 17

Obtener Uso del Suelo

¿Dónde debo ir?

• Municipalidad del cantón donde se ubique su negocio en la Plataforma de

Servicios. Para más información de los contactos de la municipalidad respectiva

ver apartado de Contactos de Municipalidades Cantonales de San José.


• Copia del plano catastrado legible obtenido en el paso 16.

• Visado de la municipalidad obtenido en la misma municipalidad.

• Certificado de propiedad del Registro Nacional. Se debe tener en cuenta que si se

arrienda el dueño del inmueble es el que le debe facilitar este documento.

FINAL DEL PASO

NOTA: las municipalidades de nuestro país cuentan con autonomía para sus

procesos, por lo que los requisitos, costos de trámites, formularios y tiempos de

respuesta al gestionar el certificado de uso de suelo podrán variar según cada

municipio. En la mayoría de las municipalidades este trámite se inicia en la plataforma

de servicios.

PASO 18 Pagar depósito de viabilidad ambiental

¿Dónde debo ir?

• Oficina centrales del Banco de Costa Rica, ubicada en San José, en Plataforma de

Servicios o en el área de Cajas con boleta de depósito confeccionada o se le

indica al cajero la cuenta y el monto a depositar (Segundo piso). Para más

información acerca de esta institución ver sección de contactos de Instituciones

Gubernamentales y No Gubernamentales.


• Boleta de depósito debidamente llena, indicando la cuenta y el monto a depositar.

• Cédula de identidad de quien realiza el depósito.


• US $50.00 (Cincuenta dólares de Estados Unidos)


• Aproximadamente de 5 a 20 minutos aproximadamente


• Boleta depósito.

FINAL DEL PASO

NOTA: el depósito se puede realizar en las siguientes cuentas: • Colones: cuenta 001-242476-2, cuenta cliente B.C.R. 15201001024247624. • Dólares: cuenta 001-242477-0, cuenta cliente B.C.R. 15201001024247707.

PASO 19 Obtener licencia de viabilidad ambiental

¿Dónde debo ir?

• Secretaría Técnica Nacional Ambiental (SETENA). Para más información acerca del

contacto diríjase a la sección de Contactos de Instituciones Gubernamentales y No

Gubernamentales.

• Para consultar en cual categoría se ubica su proyecto, obra o actividad, puede llamar

directamente a la Plataforma de servicios de SETENA.


• Certificado de propiedad de inmueble donde se desarrollará la actividad (original)

• Depósito por concepto de adquisición del Código de Buenas Prácticas Ambientales

(original)

• Plano Catastrado (original) (también puede presentarse una copia certificada por un

notario público en lugar del documento original)

• Certificación Personería Jurídica (original + una copia)

• Documento de Evaluación Ambiental D2 (original + 2 copias). Aplica para proyectos

de bajo impacto ambiental.

• Proyectos indicados en Anexos 1 y 2 Decreto Ejecutivo Nº 31849 y Megaproyectos

obligados:

• Formulario D1 (original + 2 copias). Aplica para proyectos de alto y moderado impacto

ambiental.

NOTA: el trámite de la Evaluación de Impacto Ambiental (EIA) debe haberse

completado y aprobado previo al inicio de actividades del proyecto, obra o actividad

(según artículo 2 del Decreto Ejecutivo Nº 31849).


DOCUMENTOS COSTO (US $)

Código de Buenas Prácticas $10,00

Guías de Buenas Prácticas Ambientales (cada una) $50,00

Planes Ambientales de Desarrollo $ 500,00

Documento D2 $50,00

Documento D1 con Declaración Jurada de Compromisos Ambientales (DJCA)

$200,00

Documento D1 incluyendo Pronóstico-Plan de Gestión Ambiental (P-PGA) $500,00

Documento D1 incluyendo Estudio de Impacto Ambiental (EsIA) que no sea Megaproyecto

$1500,00

Documento D1 incluyendo Estudio de Impacto Ambiental (EsIA) de Megaproyecto

$3000,00

Estudio de Impacto Ambiental (EsIA) que no sea Megaproyecto $1400,00

Estudio de Impacto Ambiental (EsIA) de Megaproyecto $2900,00 Fuente: http://www.setena.go.cr/tarifas.htm (Decreto Nº 34536-MINAE).


• El trámite para el D1 un plazo máximo de cuatro semanas (Artículo 38, Decreto

Ejecutivo 31849 y sus reformas).

• El trámite para el D2 un plazo de diez días después de recibido de manera completa.

(Artículo 38, Decreto Ejecutivo 31849 y sus reformas).


• Para obtener el formulario respectivo (D1 ó D2) puede visitar el sitio web de SETENA:

http://www.setena.go.cr/formularios.htm

FINAL DEL PASO

PASO 20 Obtener permiso Sanitario de Funcionamiento

¿Dónde debo ir?

• Para retirar el permiso sanitario de funcionamiento para la empresa debe presentarse

presentar la boleta donde le recibieron la solicitud del permiso. Para más información

acerca del área de salud diríjase a la sección de Contactos de Instituciones

Gubernamentales y No Gubernamentales.


• Boleta de recibido


• No tiene costo.


• Aproximadamente 20 minutos.


• Ninguno

FINAL DEL PASO

FINAL DEL PASO

NOTA: además debe tomar en cuenta que para finalizar este trámite se requiere

que un inspector de salud visite su empresa para corroborar los datos aportados por el

dueño, este trámite se realizará entre los 7 a 30 días posteriores a haberle sido

entregado el permiso.

PASO 21 Obtener patente comercial

¿Dónde debo ir?

Municipalidad del cantón donde se ubique su negocio. Dependiendo a la municipalidad

que usted viste, puede ser: Departamento de Patentes o Plataforma de Servicios. Para

más información de los contactos de la municipalidad respectiva ver apartado de

Contactos de Municipalidades Cantonales de San José.


• Uso de suelo obtenido en el paso 17.

• Personería y copia de la cédula jurídica obtenidas en el paso 8.

• Copia del permiso sanitario de funcionamiento obtenido en el paso 20.

• Copia del recibo de riesgos de trabajo obtenido en el paso 13.

Información adicional:

Artículo 79 del Código Municipal: Para ejercer cualquier actividad lucrativa, los

interesados deberán contar con licencia municipal respectiva, la cual se obtendrá

mediante el pago de un impuesto. Dicho impuesto se pagará durante todo el tiempo en

que se haya ejercido la actividad lucrativa o por el tiempo que se haya poseído la licencia,

aunque la actividad no se haya realizado.

NOTA: aquel negocio que cuente con venta de licores como actividad principal o

secundaria a la actividad comercial deberá gestionar por aparte una patente de licores.

NOTA: las municipalidades de nuestro país cuentan con autonomía para sus

procesos, por lo que los requisitos, costos de trámites, formularios y tiempos de

respuesta al gestionar su patente comercial podrán variar según cada municipio.

Además, en la mayoría de los casos la municipalidad realizará una inspección

previa al local.

NOTA: Este trámite SOLO debe realizarlo el negocio que utilice música (ya sea en

vivo, mediante grabaciones, radio o televisión) como parte de sus actividades para atraer

a los clientes.

FINAL DEL PASO

PASO 22 Adquirir licencia de repertorio musical

¿Dónde debo ir?

• Asociación de Compositores y Autores Musicales de Costa Rica (ACAM)


• Cédula de identidad (una copia) del representante legal o dueño del establecimiento.

• Cédula de identidad (una copia) del dueño de la patente comercial. • Certificación de personería jurídica (una copia) con menos de un mes de emitida.

¿Cuál es el costo? • Varía según la categoría del negocio. Para mayores detalles puede llamar

directamente al Departamento de gestión de usuarios de ACAM para verificar los montos exactos según su negocio.

¿Cuánto dura el trámite? • Es inmediato, toma unos 10 minutos en promedio. Una vez que haya llenado el

contrato se le entregará el documento de la licencia ¿Qué formulario se debe completar?

• Ver formulario adjunto en la siguiente página.

FINAL DEL PASO

USTED HA COMPLETADO LOS PROCEDIMIENTOS PARA PONER EN MARCHA SU NEGOCIO

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