Procedimientos Aplicados en Supermercados

Para diligenciar....El orden de cada hoja es como sigue:1RECIBO PROVEEDORES DIRECTOS PISO DE VENTA2ALMACENAMIENTO DE POLLO EN PISO DE VENTA3RECAUDO PRESENCIAL MEDIOS DE PAGO4FACTURACIN RECAUDO Y CARTERA MERCADEOPara diligenciar cada hoja tenga encuenta:Seguido del nombre del supermercado, colocar codigo almacn Ej: S001Columna # 1Es de lectura unicamenteColumna # 2Se refiere a las actividades que se deben estar desarrollando actualmente.Columna # 3Colocar cargo y nombre de la persona que realiza la actividad actualmente.Columna # 4Dar respuesta segn sea el caso, tenga en cuenta que hay actividades que no aplican.Columna # 5Consigne aqu de manera sencilla, secuencial y concreta sus recomendaciones que considere conveniente y que aportan para mejorar esta actividad, si aplican o no y/o en caso contrario si hay necesidad de eliminarlas definitivamente.

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Recibo Provee.Directos P.d.V.SUPERMERCADO:CODIGO:12345PROCESOACTIVIDAD A REALIZARRESPONSABLESE REALIZA ACTUALMENTEOBSERVACIONESSNORecibo Proveedores DirectosCada Punto de Venta debe realizar las siguientes verificaciones sobre el sistema para asegurar el recibo con la terminal de RF y en caso de presentarse algn inconveniente debe informarse al Help Desk para que realice las configuraciones pertinentes.1.La terminal de Radiofrecuencia debe tener activo el icono de Internet Explorer.2. Al dar clic sobre el icono de Internet Explorer debe aparecer el siguiente Men. En caso de ingresar desde el computador de escritorio el link para ingresar es el siguiente: http://192.168.200.68:50000/logon/logonServlet?redirectURL=%2Fwebdynpro%2Fdispatcher%2Fsap.com%2Fhome%7Eproyrf%2FRadioFrecuencia3. Ingresar desde el computador de escritorio a SAP a la transaccin SU3 , hacer clic sobre la pestaa Parmetros y digitar en la columna Valor Parmetro WRK el cdigo del centro del PdV en mayscula, por ejemplo S001. Al finalizar dar clic sobre grabar.1.1 Recibo de Productos en Punto de Venta Directo de Proveedor.Frente al requerimiento de recibo en el Punto de Venta de mercanca de proveedor directo se deben ejecutar las siguientes acciones:1.Crear la entrega entrante para los pedidos de proveedores directos:Ingresar a SAP e ingresar a la transaccin VL31N, en la cual se debe digitar el NIT de proveedor o el nmero de la orden de compra y la fecha de entrega:2. Una vez se ingrese a la aplicacin se da guardar para crear la entrega entrante para poder permitir el recibo de los productos:3.Recibo de Mercancas a travs de la nueva aplicacin: Haga doble-clic sobre el icono de Internet Explorer en la terminal de radio frecuencia o ingrese a travs del Link si el recibo es desde el computador.Ingrese el usuario y la clave de dominio, es decir con la que inician el Computador.3.Recibo de Mercancas a travs de la nueva aplicacin: Haga doble-clic enIngrese el nmero de la orden de compra o pedido del proveedor:3.Recibo de Mercancas a travs de la nueva aplicacin: Inicie con el recibo de los productos, capture el EAN 14 (Caja) o EAN 13 (Unidad):De enter para pasar a la siguiente pantalla y digite la cantidad a recibir.3.Recibo de Mercancas a travs de la nueva aplicacin:Una vez se diligencien los campos, se debe dar enter para dar ingreso del producto, la aplicacin debe arrojar el siguiente mensaje:El paso a seguir es continuar con el recibo del siguiente producto que entrega el proveedor y que se encuentra en el pedido.3.Recibo de Mercancas a travs de la nueva aplicacin:Botn Agregar Pedido, permite ingresar un pedido y recibir en simultneo 2 proveedores.Botn nuevo PLU, permite cambiar de PLU dentro de la misma orden de compra o pedido.Botn Cerrar Pedido, al finalizar la recepcin de todos los productos se debe dar Cerrar Pedido; con el fin de cerrar aquellas posiciones (productos) que no entrego el proveedor.


Alma-to de Pollo en P.de VentaSUPERMERCADO:CODIGO:12345PROCESOACTIVIDAD A REALIZARRESPONSABLESE REALIZA ACTUALMENTEOBSERVACIONESSNOAlmacenamiento de pollo1. OBJETIVOGarantizar que el almacenamiento de pollo en el punto de venta se efecte cumpliendo con los requisitos de mantenimiento de calidad y cantidad de los productos almacenados.2. ALCANCEAplica a todo el personal de los supermercados involucrados en los procesos de almacenamiento de los Puntos de venta que cuentan con cuartos fros3. DEFINICIONESCuarto Frio: Es el lugar destinado para el almacenamiento de los productos que requieren para su conservacin temperaturas de refrigeracin o de Congelacin.Procedimiento de rotacin que permite que el producto primero en entrar sea el primero en salir.4. POLITICASEs responsabilidad del Administrador o Encargado de punto de venta coordinar la aplicacin y la efectividad de este procedimiento.Los cuartos fros deben limpiarse diariamente, lavarse totalmente (pisos, paredes, techos) una vez al mes, los pisos deben lavarse cada cinco das, controlandose mediante el uso del formato Lavado y Desinfeccin Red de Fro(Anexo 1).Es responsabilidad del Jefe de negocio o encargado de punto de venta analizar diariamente el formato Control de Temperaturas Supermercados (Anexo 2) estudiando las variaciones y si es el caso imponer las acciones correctivas y plan de accin reportartando al rea de Aseguramiento de Calidad de Mercadeo Social.Es responsabilidad de los auxiliares de mercadeo y carnes el almacenamiento en refrigeracin.La temperatura de almacenamiento de los pollos para refrigeracin, debe controlarse para que esta se conserve a temperaturas inferiores a 2 C y registrarse en el formato Control de Temperaturas Supermercados(Anexo 2). La temperatura de la masa muscular para productos refrigerados debe ser entre -2C Y 2C Medidos en su interior.Los pollos deben permanecer en refrigeracin, ubicados en canastillas limpias destinadas exclusivamente para el manejo de pollos.Los puntos de venta que deben realizar traspaso de canastillas para el almacenamiento debe garantizarse que previamente se han lavado y desinfectado.Las bandejas en las canastillas deben estar distribuidas de tal forma que no se altereel producto, sin presiones que faciliten la prdida de lquidos ni que permitan el desprendimiento de la etiqueta o del vinilpel.Las canastillas se deben almacenar siempre sobre estibas limpias.Es responsabilidad del Jefe de negocio o encargado punto de venta verificar la correcta rotacin de los productos, los inventarios y ubicacin en el cuarto fro.En los cuartos fros se almacenarn los productos en buen estado. Las averas dispondrn de un espacio temporal previamente indicado, aislado del producto en buen estado.Los cuartos Fros deben tener cortinas de proteccin que permanecern extendidas siempre, an cuando la puerta este abierta.Los cuartos fros siempre deben estar limpios, eliminando los derrames y suciedad cada vez que estos se presenten.El inventario fsico se debe realizar todos los viernes y ajustar en sistemas verificando que las ventas se encuentren al da.5. ACTIVIDADES RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDADJefe de Negocio o encargado de punto de venta.1. Verifica que la zona de almacenamiento este limpia y adecuada para efectuar el proceso de almacenamiento.Auxiliar de carnes2. Determina el requerimiento del producto. Es para almacenamiento? Continua en la actividad No. 3 Es para exhibicin? Continua en la actividad No. 6 3. Coloca los productos en el cuarto Fro ubicndolos en las reas determinadas. 4. Verifica la rotacin de los productos del almacn con aplicacin del proceso PEPS. 5. Controla y registra las temperaturas de los cuartos fros, mediante el formato Control de Temperaturas Supermercados (Anexo 2).Auxiliar de Recibo6. Enva los productos directamente a la Red de Fro del punto de venta para que sea exhibido.Jefe de Negocio o encargado de punto de venta.7. Supervisa las actividades de almacenamiento ejecutadas por los auxiliares de carnes y dems responsables involucrados.DOCUMENTOS A CONSULTARAnexo 1. Lavado y Desinfeccin Red de FrioAnexo 2. Control de Temperaturas SupermercadosManual de Red de Fro


Recaudo presen. Medios de PagoSUPERMERCADO:CODIGO:12345PROCESOACTIVIDAD A REALIZARRESPONSABLESE REALIZA ACTUALMENTEOBSERVACIONESSNORecaudo Medios de Pago1. OBJETIVOEfectuar el recaudo de los medios de pago recibidos en la cancelacin de servicios prestados o productos comprados.2. ALCANCEAplica para todos los puntos de venta donde se encuentren terminales de caja o de recaudo.3. DEFINICIONES4. POLITICASEl cajero no debe portar durante la jornada de trabajo ninguna clase de medios de pago, incluida la tarjeta multiservicios, medios de comunicacin, notas de apuntes, documentos o elementos que sean de su propiedad.El Cajero en ningn caso podr efectuar prstamos del dinero que estn bajo su responsabilidad, ni realizar intercambios de los mismos, la omisin de esta implica la cancelacin del faltante y/o consignacin del sobrante, no se realizaran cruces de valores en el reporte de cuadre cajeros, as mismo se acoger a las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales.Los funcionarios que por su actividad laboral tengan que manejar medios de pago, deben abstenerse de recibirlos con sellos de cancelado o anulado, para el caso de bonos y dinero en efectivo se debe verificar que no sea falso.Es responsabilidad del Cajero garantizar el adecuado registro, emisin, custodia, diligenciamiento, veracidad, autenticidad y entrega de la totalidad de los diferentes medios de pago. La omisin de estos generara la cancelacin de sus diferencias faltantes en los tiempos establecidos y se acoger a las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales.En ningn caso esta autorizado el cambio en efectivo para tarjetas debito, crdito, cheques, cupones, Bonos u otros medios de pago. La omisin a este procedimiento acarrear las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales.El empaque de todos los medios de pago en las bolsas de seguridad es personal e intransferible, en ningn caso y por ningn motivo se podr delegar o permitir que el proceso lo realice otro funcionario.La entrega de las bolsas de seguridad debe ser personalizada y recibida por el personal asignado a la Tesorera o administracin del punto de venta al final de su jornada laboral, diligenciando completamente y sin enmendaduras los formatos establecidos para tal fin. As mismo garantizara el correcto diligenciamiento de la bolsa de seguridad.No se responder al cliente por reclamaciones del cambio entregado luego de haberse retirado de la ventanilla o puesto de pago.En caso de que el registro de ventas de servicios se realice manualmente, todo medio de pago recaudado debe estar respaldado por la respectiva copia del comprobante de pago, el cual debe estar sellado y firmado por el responsable del recaudo.Los sellos asignados para el recaudo de las diferentes unidades de servicio son personales e intransferibles.Es responsabilidad de los administradores, Jefes de atencin al cliente, Gerente o Coordinador de Operaciones monitorear el cumplimiento de las polticas asociadas al manejo del modelo de tesorera y notificar a las reas de apoyo (Recaudo) sus novedades.Es responsabilidad de los administradores, Jefes de atencin al cliente, Gerente o Coordinador de Operaciones efectuar los llamados de atencin a los cajeros a que haya lugar y/o los seguimientos respectivos a su gestin.Es responsabilidad de los administradores, Jefes de atencin al cliente, Gerente o Coordinador de Operaciones, reportar al Departamento de Relaciones Laborales y a la Seccion Recaudos, los cajero que presentes tres o ms descuadres iguales o superiores a 1.5% SMMLV, con el fin aplicar de sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborares y registrar el cargo contablemente.Es responsabilidad de los administradores, Jefes de atencin al cliente, Gerente o Coordinador de Operaciones, el estricto control al manejo de autorizacin de anulaciones, devoluciones y correcciones a los cajeros, verificando la respectiva documentacin de soportes requeridos en la operacin.Es responsabilidad de los cajeros y administradores del punto de venta, utilizar la base de cambio adecuadamente y optimizar el envi de billetes y monedas en baja denominacin en el cuadre de ventas.EFECTIVO Si el cajero, detecta un billete o moneda falsa, debe informar al cliente, se retiene el medio de pago y en presencia del cliente se debe diligenciar el formato GF.FC.09 Comprobante de Recibo de Dinero Presuntamente Falso, posteriormente este ser enviado al Departamento de seguridad. El cajero debe abstenerse de recibir billetes a los cuales les falte la serie. Si un billete es detectado como falso en el reporte de cuadre cajeros, se debe cancelar el faltante ocasionado dentro del tiempo establecido con dinero de su propiedad.BONOS Y CUPONES El cajero debe comprobar la autenticidad del bono verificando las caractersticas de seguridad del documento Los Bonos y cupones en ningn caso podrn ser cambiados por dinero en efectivo, en todos los casos su valor total debe ser utilizado para la adquisicin de bienes o servicios. Si se presentan bonos o cupones que no cumplan las caractersticas de seguridad establecidas, o que presenten alguna seal de anulacin o que estn incompletos o vencidos no pueden ser recibidos. Es responsabilidad del cajero reponer en efectivo los bonos y cupones falsos, deteriorados, incompletos y/o con seal de anulacin, recibidos por la compra y adquisicin de bienes y/o servicios que sean detectados en el cuadre. Es responsabilidad del cajero garantizar el correcto registro, ingreso y envi, no se permite el cruce entre el efectivo por este medio de pago. Todos los bonos deben ser ingresados al sistema (terminal POS) mediante el cdigo de barras. La Divisin de Mercadeo Social es responsable de informar oportunamente a los diferentes puntos de venta, a la Seccin de Recaudo y a la Seccin de Facturacin y Cartera los nuevos convenios y bonos que son autorizados con las respectivas instrucciones para su registro en las terminales POS. Todos los cupones y bonos deben ser franqueados e ingresados por institucin correctamente en las terminales POS (Mercadeo Social) y cancelados uno a uno manualmente por medio de la colocacin de un sello de caucho, donde se identifique el cdigo del cajero y el punto d venta. Se debe informar previamente al cliente que el valor de la compra no podr ser inferior al monto del bono y en caso de ser superior el cliente deber pagar el excedente. Los bonos y cupones que determinan lugares y mercancas especficas de intercambio, solamente pueden ser canjeados en los lugares y por las mercancas determinadas en las restricciones impresas en cada uno y nunca por dinero en efectivo. Cada UES, definir la personalizacin y normas en la emisin, venta y distribucin de los bonos. Los bonos que vienen identificados con el nombre y la cdula de ciudadana del portador, solo pueden ser redimidos por el titular, y por lo tanto el cajero debe verificar los datos frente a la cdula del cliente. Es responsabilidad de los Auxiliares de Recaudo encargados de la consolidacin de medios de pago, informar a los Supervisores de Tesorera, antes del cierre de cada mes, las diferencias presentadas por cada punto de venta con el fin de efectuar el seguimiento correspondiente y el ajuste contable de las cuentas generales de medios de pago. Los Supervisores de Tesorera deben hacer seguimiento sobre los casos presentados garantizando la correccin de dichas inconsistencias antes del cierre del mes correspondiente.BONO RECOMPRA Es redimible con la presentacin y entrega del mismo, es el nico formato autorizado para ser recibido como medio de pago, sin excepcin alguna NO se puede recibir otro formato. Solo podr ser redimido en las fechas establecidas. Despus de esta fecha, no ser valido este documento como medio de pago. Solo podr ser redimido en los Supermercados, Minimercados, Drogueras y Tiendas Colsubsidio, NO aplicable para CONCESIONES. Solo se puede redimir por compras en una sola transaccin por el valor total del mismo y NO genera cambio. No aplica para pagos y/o abonos al cupo de crdito de la Tarjeta Multiservicios. El BONO RECOMPRA sin EXCEPCION ALGUNA NO puede ser cambiado por efectivo. Bajo ninguna circunstancia el BONO RECOMPRA se debe ingresar a la Terminal POS por un procedimiento distinto a los establecidos o por otro medio de pago. No esta autorizado la redencin del BONO RECOMPRA mediante la autorizacin con llave. Solamente se puede redimir el BONO RECOMPRA escaneando el cdigo de barras en las terminales POS, en el caso que el sistema no permita la lectura del mismo porque el almacn se encuentre fuera de lnea, se debe informar al usuario que en ese momento no se puede hacer la transaccin. En caso que el BONO RECOMPRA fsicamente no cumpla con las condiciones requeridas para capturar la informacin (deterioro, cdigo barras no legible, entres otras), el usuario debe acercarse a Servicio al Cliente para que un funcionario del punto de venta le consulte con el Jefe de Aseguramiento en el Departamento de Mercadeo Social, el estado del Bono en el sistema y coloque el numero del mismo manualmente en el BONO RECOMPRA para su posterior ingreso a la Terminal Pos. Es responsabilidad del Administrador del punto de venta, garantizar el estricto cumplimiento a las polticas mencionadas para la redencin del BONO RECOMPRA. El cajero debe abstenerse de recibir bonos recompra como obsequio de los clientes,o apropiarse de estos en caso tal que el cliente no lo acepte, el incumplimiento a esta poltica acarrear las sanciones disciplinarias que el Departamento de Relaciones Laborales determine.CHEQUES Todo cheque debe ser girado a la Caja Colombiana de Subsidio Familiar Colsubsidio; el cheque debe ser recibido por el total registrado, o por un menor valor, caso en el cual se debe completar el valor con otro medio de pago autorizado. Todo cheque deber ser consultado a la entidad designada por la Caja (Fenalcheque o Covicheque) para la expedicin de garantas, en la fecha de giro y operacin de venta (excepto, los cheques de Subsidio Familiar, los expedidos por el FEC y los cheques que pagan crdito de consumo). Para la recepcin de cheques en los puntos de pago se requiere que estn autorizados por la entidad designada por Colsubsidio, estos deben presentar al respaldo los datos del cliente, (nombres y apellidos, nmero de cdula, direccin, telfono y Nro de aprobacin), as como la identificacin del punto y cdigo de cajero que lo recaudo. Si el cheque supera el valor acordado en el contrato con las entidades (fenalcheque covicheque), la autorizacin deber ser expedida por el Administrado del Punto o quien haga sus veces. Los cheques de subsidio de otras cajas de compensacin solo pueden ser recibidos por compras de bienes y servicios. Si se presentan cheques que no cumplan las caractersticas de seguridad establecidas, o que presenten alguna seal de adulteracin o que se encuentren girados con una fecha superior a 6 meses a la fecha de la compra o adquisicin de bienes o servicios no pueden ser recibidos por los cajeros, caso en el cual el cajero no recibir el cheque e indicar al cliente el motivo por el cual no puede ser recibido. Es responsabilidad del cajero y/o quien haya autorizado reponer en efectivo los cheques falsos, vencidos o con seal de adulteracin, que sean recibidos por la compra y/o adquisicin de bienes y/o servicios y no cumplan con los requisitos descritos en este procedimiento. Todo cheque autorizado sin el cumplimento de la totalidad de los requisitos descritos en este procedimiento, en caso de devolucin por el Banco, queda bajo la responsabilidad del Administrador o funcionario que lo recaudo, la omisin de este generara la cancelacin del mismo en los tiempos establecidos (24 horas despus de notificado). Toda autorizacin ante a la entidad designada por la Caja para la expedicin de garantas debe solicitarse por el valor exacto de cada cheque. En ningn caso sea o no trabajador de Colsubsidio se cambiarn cheques personales. Todo cheque debe constatarse que este firmado por el girador y que el valor girado en letras sea igual al valor girado en nmeros. Los cheques posfechados solo se aceptan para compras en Mercadeo Social.Para la autorizacin de cheques personales se requiere: Ser girado a favor de COLSUBSIDIO. La fecha de giro debe corresponder al da en que se efecta la venta o la prestacin del servicio. Valor por el que fue girado (nunca mayor al valor de la compra o prestacin de servicio). Que no tenga enmendaduras ni tachones.En caso de tratarse de un cheque de COLSUBSIDIO o del Fondo de Empleados FEC: La fecha del cheque no puede ser superior a seis (6) meses. Debe llevar el respectivo endoso. Que no tenga enmendaduras ni tachones. No debe tener sello de cruce restrictivo, en caso que lo tenga debe estar levantado. El beneficiario del cheque debe presentar la cdula de ciudadana. Esta permitido el recibo de cheques de trabajadores girados a nombre de Colsubsidio por concepto de pago de servicios y compra de bienes que hagan a la Caja Es obligatoria la consignacin de los cheques el da de su recibo.TARJETAS DEBITO Y TARJETAS CREDITO El cajero debe comprobar la autenticidad de la tarjeta verificando las caractersticas de seguridad del documento garantizando que el portador sea el titular de la tarjeta solicitando el documento de identidad. En ningn caso esta autorizado el cambio o pago en efectivo. Para tarjetas no se autoriza dar cambio, la transaccin debe hacerse por el total registrado o por un menor valor, caso en el cual se debe completar el valor de la compra con otro medio de pago autorizado. El valor mnimo para efectuar transacciones con tarjetas es de 1.5% SMMLV, excepto para el servicio de Salud. En caso de que el registro de ventas de servicios se realice manualmente, todo medio de pago recaudado debe estar respaldado por el respectivo original del comprobante de pago. Es responsabilidad de los cajeros cancelar los faltantes presentados en tarjetas por cobro inferior al valor del bien o servicio adquirido o por la perdida del voucher. En caso en que se realice un pago con tarjetas y sea ingresado el valor de la transaccin al datafono por un valor y/o tiempo diferido errado y sea detectada la operacin inmediatamente, es responsabilidad del cajero notificar al administrador o quien haga sus veces para realizar la anulacin de la transaccin por el datafono inmediatamente en presencia del cliente; posteriormente realizar la transaccin por el valor y/o el tiempo diferido correcto. En caso en que se realice un pago con tarjetas y sea ingresado el valor de la transaccin al datafono por un valor y/o tiempo diferido errado y no sea detectada la operacin inmediatamente, es responsabilidad del administrador o quien haga sus veces explicar al cliente que debe acercarse directamente a la entidad emisora de la tarjeta y hacer la reclamacin bajo las polticas establecidas por dicha entidad. Es requerimiento indispensable para el procesamiento y garanta de la transaccin que el voucher sea diligenciado por el cliente, con firma, nmero de cdula y telfono, as mismo debe contar con la identificacin del punto y cdigo de cajero que lo recaudo, la omisin genera el no procesamiento en el cuadre de caja y la cancelacin del mismo en los tiempos establecidos (24 horas despus de notificado). Si un voucher es extraviado, la Seccin de Recaudos verificara el nmero de autorizacin del mismo, en caso de no contar con autorizacin se enviara de inmediato al Departamento de Seguridad para que se tomen las medidas pertinentes, en caso de contar con autorizacin se acogern a las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales. En caso de existir una reclamacin por parte del cliente o franquicias (Redeban Multicolor, Visa Mastercard, American Express y Dinners) y los documentos soportes (vouchers) no cumplan con los requerimientos exigidos (Firma, Nmero de Cedula y Telfono) o el voucher esta extraviado; este valor deber ser reintegrado inmediatamente por el cajero. nicamente se podr emitir un duplicado de un voucher cuando el original no sea legible con previa autorizacin del administrador o quien haga sus veces y en presencia del cliente, garantizando los datos del cliente. Adicional este debe contar con el sello y firma del administrador en la parte posterior.PAGO BOLSILLO MAGIPUNTOS El cajero debe comprobar la autenticidad de la tarjeta verificando las caractersticas de seguridad del documento. En ningn caso esta autorizado el cambio o pago en efectivo. No se autoriza dar cambio, la transaccin debe hacerse por el total registrado o por un menor valor, caso en el cual se debe completar el valor de la compra con otro medio de pago autorizado. No existe valor mnimo para efectuar transacciones con este medio de pago. El cajero debe garantizar que este medio de pago, solo pueda ser utilizado por el titular, por lo tanto se verificaran los datos frente a la cdula del cliente. Es responsabilidad de los cajeros cancelar los faltantes presentados en este medio de pago por cobro inferior al valor del bien o servicio adquirido o por la prdida del voucher. En caso que sea ingresado el valor de la transaccin al datafono por un valor errado y sea detectada la operacin inmediatamente, es responsabilidad del cajero notificar al administrador o quien haga sus veces para realizar la anulacin de la transaccin por el datafono inmediatamente en presencia del cliente; posteriormente realizar la transaccin por el valor y/o el tiempo diferido correcto. Es requerimiento indispensable para el procesamiento y garanta de la transaccin solicitar que el cliente digite la clave, que el voucher sea diligenciado por el cliente, con firma, nmero de cdula y telfono, as mismo debe contar con la identificacin del punto y cdigo de cajero que lo recaudo, la omisin genera el no procesamiento en el cuadre de caja y la cancelacin del mismo en los tiempos establecidos (24 horas despus de notificado). nicamente se podr emitir un duplicado de un voucher cuando el original no sea legible con previa autorizacin del administrador o quien haga sus veces y en presencia del cliente, garantizando los datos del cliente. Adicional este debe contar con el sello y firma del administrador en la parte posterior. La consulta de saldo del cupo de crdito es permitida realizarla en los puntos de venta.CUPO DE CREDITO TARJETA MULTISERVICIOS Y TARJETA AMPARADA. El cajero debe comprobar la autenticidad de la tarjeta verificando las caractersticas de seguridad del documento. En ningn caso esta autorizado el cambio o pago en efectivo. No se autoriza dar cambio, la transaccin debe hacerse por el total registrado o por un menor valor, caso en el cual se debe completar el valor de la compra con otro medio de pago autorizado. No existe valor mnimo para efectuar transacciones con este medio de pago. El cajero debe garantizar que este medio de pago, solo pueda ser utilizado por el titular, por lo tanto se verificaran los datos frente a la cdula del cliente. Es responsabilidad de los cajeros cancelar los faltantes presentados en este medio de pago por cobro inferior al valor del bien o servicio adquirido o por la prdida del voucher. En caso en que se realice un pago con tarjetas y sea ingresado el valor de la transaccin al datafono por un valor y/o tiempo diferido errado y sea detectada la operacin inmediatamente, es responsabilidad del cajero notificar al administrador o quien haga sus veces para realizar la anulacin de la transaccin por el datafono inmediatamente en presencia del cliente; posteriormente realizar la transaccin por el valor y/o el tiempo diferido correcto. En caso en que se realice un pago con tarjetas y sea ingresado el valor de la transaccin al datafono por un valor y/o tiempo diferido errado y no sea detectada la operacin inmediatamente, es responsabilidad del administrador o quien haga sus veces informara al cliente que debe radicar su queja directamente a atencin, quejas y reclamos. Es requerimiento indispensable para el procesamiento y garanta de la transaccin que el voucher sea diligenciado por el cliente, con firma, nmero de cdula y telfono, as mismo debe contar con la identificacin del punto y cdigo de cajero que lo recaudo, la omisin genera el no procesamiento en el cuadre de caja y la cancelacin del mismo en los tiempos establecidos (24 horas despus de notificado). nicamente se podr emitir un duplicado de un voucher cuando el original no sea legible con previa autorizacin del administrador o quien haga sus veces y en presencia del cliente, garantizando los datos del cliente. Adicional este debe contar con el sello y firma del administrador en la parte posterior. Cuando exista descuentos autorizados por las UES, con este medio de pago, es responsabilidad del cajero garantizar la entrega de este beneficio al cliente. La consulta de saldo del cupo de crdito es permitida realizarla en los puntos de venta.REDENCION CUOTA MONERARIA El cajero debe comprobar la autenticidad de la tarjeta verificando las caractersticas de seguridad del documento. El cajero debe garantizar que este medio de pago, solo pueda ser utilizado por el titular, y por lo tanto se verificaran los datos frente a la cdula del cliente. No existe valor mnimo para efectuar transacciones con este medio de pago. En cualquier caso esta autorizado el cambio o pago en efectivo y se podr dar cambio. Es requerimiento indispensable para el procesamiento y garanta de la transaccin que el voucher sea diligenciado por el cliente, con firma, nmero de cdula y telfono, as mismo debe contar con la identificacin del punto y cdigo de cajero que lo recaudo, la omisin genera el no procesamiento en el cuadre de caja y la cancelacin del mismo en los tiempos establecidos (24 horas despus de notificado). Para la consulta y redencin del subsidio, la nica persona autorizada para realizar esta labor es el cajero o quien haga sus veces; siempre en presencia del cliente, dado que el beneficiario debe digitar su clave. nicamente se podr emitir un duplicado de un voucher cuando el original no sea legible con previa autorizacin del administrador o quien haga sus veces y en presencia del cliente, garantizando los datos del cliente. Adicional este debe contar con el sello y firma del administrador en la parte posterior. En caso de presentarse alguna inconsistencia en el proceso de redencin, el administrador o quien haga sus veces informara al cliente que debe radicar su queja directamente a atencin, quejas y reclamos. Es responsabilidad de los cajeros cancelar los faltantes presentados en este medio de pago por cobro inferior al valor del bien, servicio adquirido, por la prdida del voucher y el incumpliendo al diligenciamiento del mismo.RECAUDO EXTRACTO CUPO DE CREDITO Se podr realizar el recaudo del cupo de crdito mediante el extracto generado al usuario, el cdigo de barras de la tarjeta Multiservicios y el portal de transaccional, en caso de no tener la tarjeta o el extracto se debe direccionar al cliente al CSC ms cercano. Para el recaudo del cupo de crdito, los nicos medios de pago autorizados son efectivo, cheque y tarjeta Debito; este ultimo por pagos superiores a $100.000, la omisin de este genera la cancelacin del porcentaje de la comisin liquidada y el reintegr deber efectuarse en los tiempos establecidos (24 horas despus de notificado). Los intereses liquidados al cliente por un error de registro por parte del cajero debern ser cancelados en las siguientes 24 horas despus de notificarse. El cajero garantizara el correcto diligenciamiento y envi, de los soportes requeridos (colilla extracto, tiquete y en los CSC el sello del responsable del recaudo). El cajero debe realizar el registro de este recaudo de acuerdo al procedimiento establecido por la caja. El incumplimiento a esta poltica generara las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales.RECAUDO CONVENIOS El cajero debe comprobar la autenticidad de los documentos requeridos verificando las caractersticas de seguridad. El cajero garantizara el correcto registro, diligenciamiento y envi, de los soportes requeridos, para el procesamiento de estos medios de pago en su cuadre de caja. El envo de los soportes se har de acuerdo a los parmetros definidos y vigentes por las UES, el incumplimiento de este requisito obligar al cajero a efectuar el pago de este documento dado las condiciones establecidas en el convenio, los cuales debern ser cancelados en las siguientes 24 horas despus de notificarse. Los convenios que determinen lugares y mercancas especficas de intercambio, solamente pueden ser canjeados en esos lugares y por las mercancas determinadas,nunca por dinero en efectivo. El cajero debe realizar el registro de este recaudo de acuerdo al procedimiento establecido por la caja. El incumplimiento a esta poltica generara las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales. Es responsabilidad del administrador realizar los seguimientos y controles de estos medios de pago, as mismo informar a las unidades de apoyo (Facturacin y Cartera Recaudo), las inconsistencias presentadas. El incumplimiento a esta poltica generara las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales. No esta autorizado el traslado de valores recaudos por la prestacin de los convenios (cuotas moderadoras).RECAUDO DE TERCEROS Solo se podr realizar el recaudo mediante el documento establecido por la entidad. El cajero debe garantizar el correcto registro y recaudo de los medios de pago establecidos y autorizados de acuerdo a las definiciones dadas por las UES. El incumplimiento a esta poltica generara las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales. El cajero garantizara el correcto diligenciamiento y envi, de los soportes requeridos y definidos por las UES.FONEDE El cajero debe comprobar la autenticidad de la tarjeta verificando las caractersticas de seguridad del documento. Es requerimiento indispensable para el procesamiento y garanta de la transaccin que el voucher sea diligenciado por el cliente, con firma, nmero de cdula y telfono, as mismo debe contar con la identificacin del punto y cdigo de cajero que lo recaudo, la omisin genera el no procesamiento en el cuadre de caja y la cancelacin del mismo en los tiempos establecidos (24 horas despus de notificado). Este medio de pago solamente puede ser canjeado en los lugares y por las mercancas determinadas en las restricciones impresas en cada uno y nunca por dinero en efectivo. El cajero debe realizar el registro de este recaudo de acuerdo al procedimiento establecido por la caja. El incumplimiento a esta poltica generara las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales. Es responsabilidad de los cajeros cancelar los faltantes presentados en este medio de pago por cobro inferior al valor del bien o servicio adquirido, por la prdida del voucher y el incumpliendo al diligenciamiento del mismo. En caso de presentarse alguna inconsistencia en el proceso de redencin, el administrador o quien haga sus veces informara al cliente que debe radicar su queja directamente a atencin, quejas y reclamos.PARA RECLAMACIONES POR PARTE DE CLIENTES Para dar trmite a las reclamaciones por los clientes en cualquier evento de inconformidad, se debe dirigir al administrador del punto de venta. El formato utilizado para recibir las quejas o reclamos ser el mismo utilizado por la Organizacin (formato sugerencias Colsubsidio GC.FC.11).5. ACTIVIDADESCajero/Asignador de Servicios quien haga sus vecesAl registrar la mercanca y totalizar su valor, el cajero solicita al cliente el medio de pago con el desea cancelar su cuenta.Cajero/Asignador de Servicios quien haga sus vecesPAGOS EN EFECTIVO 1. Recibe el efectivo con el cual el cliente desea cancelar.2. Efecta conteo: Si se detecta billete falso continua Actividad 3 Si el conteo es satisfactorio continua Actividad 4 3. Informa al Cliente que ste es presuntamente falso. Diligencia la forma GF.FC.09 Comprobante de Recibo de Dinero Presuntamente Falso, y la envia junto con el medio de pago falso a Seguridad, para que desde all se realicen los trmites ante las autoridades competentes y se pueda dar una respuesta legal al respecto al cliente. 4. Registra lo recibido. 5. Emite tiquete y lo entrega junto con el cambio. FINCajero/Asignador de Servicios quien haga sus vecesPAGOS CON BONOS Y/O CUPONES 1. Recibe los bonos o cupones como medio de pago, y se cerciora que la compra realizada o servicio prestado sea igual o superior al valor de los bonos o cupones recibidos. 2. Verifica sus respectivas condiciones de seguridad, los registra como una venta y para anularlos, los franquea manual o electrnicamente para que no puedan ser reutilizados. Consulta el listado proporcionado con todos los cdigos utilizados en la Caja para garantizar el correcto franqueo del medio de pago en el sistema. En el caso de que el bono o cupn sea falso, se sigue el mismo procedimiento que para dinero en efectivo. 4. Se cerciora que el valor de stos correspondan a la mercanca cancelada. 5. Entrega en las manos a cada cliente que le efecte pagos en su lugar de trabajo, el tiquete o documento soporte correspondiente a la totalidad del pago registrado, junto con el cambio a que haya lugar, debidamente contado. FINCajero/Asignador de Servicios quien haga sus vecesPAGOS CON CHEQUES 1. Informa al cliente como se diligencia el cheque (el cajero NO debe diligenciar ningn campo) e indica al cliente que el cheque debe ser girado a nombre de COLSUBSIDIO, la fecha del da y el monto a pagar. 2. Solicita la cdula y verifica (esto aplica para todas las dependencias, tengan o no convenio con la entidad designada por Colsubsidio para brindar garanta del recibo del cheque): * Los datos personales del comprador. * Que el cheque sea girado a COLSUBSIDIO, de lo contrario NO es amparado por la entidad designada por Colsubsidio para brindar garanta del recibo del cheque. * El nmero del cheque. * El nmero de la cuenta corriente sin adulteraciones. * El cdigo del Banco (debe aparecer siempre en el recorrido inicial del cheque). * La fecha del cheque debe ser la del da corriente.* Que no exista ningn tipo de enmendadura o correccin. * Suma igual en letras y en nmeros. 3. En caso en que alguno de los campos del cheque sea diligenciado erradamente, solicita la certificacin del campo al respaldo del titulo de manera clara y debidamente firmado por el girador. 4. Solicita validacin del cheque, por medio de autorizacin por datfono o por consulta telefnica con la entidad asignada por Colsubsidio a travs de un visador o persona responsable. 5. Coloca al respaldo del cheque el sello de la entidad designada por Colsubsidio para brindar garanta del recibo del cheque para que el cliente diligencie los siguientes datos de forma legible: Apellidos del girador Nombre del girador Cdula de ciudadana Direccin Nmero de telfono 6. Revisa los datos diligenciados con la cdula del cliente y diligencia: * Nmero de clave de autorizacin que asigna la entidad autorizadora designada por Colsubsidio. * Nombre de la persona que dio la autorizacin en la entidad autorizadora desidnada por Colsubsidio. * Nombre y cdigo del cajero que recibe el cheque. * Franquea el cheque con el nmero de autorizacin. 7. Registra el medio de pago. 8. Entrega en las manos a cada cliente que le efecte pagos en su caja, el tiquete o documento soporte correspondiente a la totalidad del pago registrado. FINCajero/Asignador de Servicios quien haga sus vecesPAGOS CON TARJETA DBITO,CRDITO,TARJETA MULTISERVICIOS Y BOLSILLO MAGIPUNTOS 1. Recibe la tarjeta con la cual el cliente desea cancelar. 2. Pasa por el datafono la tarjeta del cliente, sea dbito, crdito, multiservicios o bolsillo magipuntos, para obtener la autorizacin y realizar la transaccin. Las transacciones con tarjetas dbito,crdito, multiservicios o bolsillo magipuntos, nicamente se pueden realizar en forma automtica a travs de datafono. 3. Observa siempre las medidas de seguridad para pagos sea con tarjeta dbito, crdito, multiservicios o bolsillo magipuntos,desde el momento que recibe la tarjeta y hasta finalizar la transaccin.4. Solicita al cliente la firma del voucher emitido por el datfono, si la tarjeta es autorizada, En caso de ser Tarjeta Dbito, Cupo Credito Tarjeta Multiservicio, Bolsillo Subsidio Tarjeta Multiservicio y Bolsillo Magipuntos Tarjeta Multiservicios: Solicita digitar la clave, al cliente, en el teclado del datafono. Hace firmar el voucher emitido por el datafono. Entrega la copia del voucher, emitido por el datafono, al cliente. En caso de ser crdito o cupo crdito multiservicios: Solicita el documento de identidad del titular de la tarjeta Solicita la cantidad de cuotas a las que ser diferida la compra, despus de haber constatado plenamente la titularidad del tarjetahabiente. Solicita digitar la clave, al cliente, en el teclado del datafono, con el pago del cupo credito Tarjeta Multiservicio Hace firmar el voucher emitido por el datafono. Hace entrega de la copia del voucher emitido por el datafono al cliente. Si la tarjeta no es autorizada, solicita otro medio de pago para cancelar los productos, para completar el monto no autorizado y/ o anula la transaccin. En caso de que el cliente solicite hacer la transaccin por menor valor, se anula la anterior por el datafono y se realiza de nuevo el proceso por el monto indicado por el cliente. 5. Registra el medio de pago. 6. Entrega en las manos a cada cliente que le efecte pagos en su caja, el tiquete o documento soporte correspondiente a la totalidad del pago registrado. FINDOCUMENTOS A CONSULTARFormato GF.FC.09 - Comprobante de Recibo de Dinero Presuntamente Falso


Factura- Recau- cartera SUPERMERCADO:CODIGO:12345PROCESOACTIVIDAD A REALIZARRESPONSABLESE REALIZA ACTUALMENTEOBSERVACIONESSNOFacturacin-Recaudo y Cartera1. OBJETIVOBrindar la informacin necesaria para realizar la operacin de Facturacin-Cartera y Recaudo, teniendo en cuenta la interrelacin de los aplicativos de las unidades de negocio y el aplicativo SAP.2. ALCANCELa metodologa descrita en este documento es de obligatorio conocimiento y cumplimiento para los departamentos y secciones que hacen parte de la Divisin de Mercadeo Social y la Divisin de Operaciones y Tesorera3. DEFINICIONESF, R y CFacturacin-Recaudo y Cartera4. POLITICASUNIDAD DE NEGOCIO DE MERCADEO SOCIAL Es responsabilidad de cada Supermercado y/o Droguera registrar por centro de beneficio y centro de costo el valor de las filtraciones, siendo responsabilidad del Asesor Financiero de Mercadeo Social analizar el efecto que estas tienen sobre el costo de ventas en Mercadeo Social. Es responsabilidad del Departamento de Contabilidad el registro de los descuentos por conceptos a Magipuntos mensualmente, siendo responsabilidad del Asesor Financiero de Mercadeo Social suministrar la informacin.Personas Naturales El recaudo de productos vendidos en Mercadeo Social, est a cargo de los Cajeros Vendedores quienes registran los productos comprados por el cliente, emiten la factura del sistema Supermarket (POS) y recaudan el dinero por cualquiera de los medios de pago autorizados. La informacin carga en forma automtica a SAP meidante interfaz. La informacin de la planilla de ingresos manual, (informacin de concesiones e ingresos no operacionales) es cargada en SAP por el encargado de administrar los procesos de Facturacin-Cartera y Recaudo de supermercados y drogueras.Personas Jurdicas La venta de productos de Mercadeo Social a Personas Jurdicas estan a cargo de los Departamentos de Ventas Institucionales y Medicamentos. .Es responsabilidad del Coordinador Operativo de convenios (medicamentos) enviar 15 das antes de iniciar un nuevo convenio la ficha tecnica a la Seccin yFacturacin - Cartera y a la empresa externa que procesa y audita los soportes de convenios, as como la maestra del convenio y la base de datos de afiliados al convenio, si se requiere validacin de usuarios. Igualmente debe enviar copia del contrato a la Seccin de Facturacin y Cartera.El Departamento de Ventas Institucionales debe enviar 15 das antes de iniciar un nuevo convenio la ficha tecnica completamente diligenciada del convenio a la Seccin y Facturacin - Cartera, as como copia del contrato, si aplica.Los Cajeros Vendedores de Mercadeo Social, deben registrar los productos comprados por el cliente convenio, emitir la factura remisin del sistema Supermarket (POS) y recaudar el dinero de Cuota moderadora, realizar el cuadre de medios de pago y entregar a la empresa transportadora de valores la totalidad de los soportes de convenios, junto con los dems medios de pago cuadrados. .Es responsabilidad de Procesamiento Central enviar diariamente la informacin de las ventas de convenios de medicamentos a la empresa externa para la auditoria y procesamiento de soportes vs.datos. .Es responsabilidad de Procesamiento Central reportar diaria y oportunamente las inconsistencias al auxiliar de informacin del Departamento de Medicamentos.Es responsabilidad del auxiliar de sistemas del Departamento de Medicamentos la correccin de inconsistencias de la(s) interfaz de ventas de convenios y el envo para su cargue en SAP a Procesamiento Central, mximo 2 das calendario siguientes a que fecha en que fue reportada la inconsistencia. .La empresa externa capturar la informacin de los soportes del convenio, la cruzar contra el archivo enviado por Procesamiento Central de Colsubsidio y posteriormente realizar el proceso de auditoria de los soportes contra la ficha tecnica de cada convenio. .La empresa externa enviar diariamente los archivos de consistencias, inconsistencias y devoluciones a la Seccin de Facturacin y Cartera y a la Seccin de Recaudo el archivo de faltantes. .La empresa externa realizar la devolucin diaria a los puntos de venta de los soportes que no cumplen los requisitos del cliente del convenio que presentan inconsistencias. .Es responsabilidad del administrador del punto de venta la correccin de las inconsistencias de los soportes devueltos por la empresa externa y el posterior envo a esa empresa para su reproceso. La devolucin debe efectuarse dentro de los 5 dias calendario posteriores a la fecha de recibo en su punto,para los soportes cuyo registro sea del 01 al 25 de cada mes y de 3 dias calendario para soportes cuyo registro est entre el 26 y el 30 del mismo mes.Las Devoluciones fsicas de soportes deben responderse en su totalidad, identificando el cdigo de barras (del adhesivo colocado por la empresa externa) de cada tiquete y /o remisin. Deben ser enviadas en forma separada de las ventas de convenios del dia.Si la devolucin fsica de los soportes obedece a un error de registro en POS y para dar respuesta el Punto de Venta debe hacer una devolucin en la mquina registradora, e informar por escrito a la empresa externa que Nmero del registro que anul con su correspondiente codigo de barras y el Nmero del tiquete por el cual fue reemplazado.Es responsabilidad del Administrador del punto de venta, El cajero vendedor y la Seccin de Recaudo en conjunto con la seccin de Facturacin y Cartera, el anlisis y solucin de los Faltantes de convenios que le reporte la empresa transportadora y la empresa externa que procesa y audita los soportes.Es responsabilidad del administrador del punto de venta diligenciar y enviar la planilla de reporte de inconsistencia GF.FC.05 a la Seccin Facturacin y Cartera cuando se necesite elaborar una cuenta de cobro a cajeros.Es responsabilidad del administrador del Punto de venta de fuera de Bogot enviar a la Seccin de Facturacin y Cartera los soportes de los convenios realizados con sus clientes debidamente cuadrados contra SAP,para que la Seccin de Facturacin y cartera genere y radique la factura en la ciudad especificada por el cliente del Convenio.Convenios Retail:La Seccin de Facturacin y Cartera elabora la factura cuenta de cobro y la enva por correo electrnico correo certificado al punto de venta para que ste la radique. Una vez radicada el punto de venta enva copia de radicado a la Seccin de Facturacin para su registro contable.Convenios de Medicamentos y ventas Institucionales:Cuando el proveedor es de la regin, el administrador del punto de venta debe verificar la informacin y elaborar una relacin de las inconsistencias, diligenciando la planilla de reporte de inconsistencias forma GF.FC.03 la cual debe enviar a la Seccin Facturacin y Cartera junto con los soportes, para que se realice la correccin y se elabore la factura cuenta de cobro y posterior envo por correo electrnico correo certificado al punto de venta para que ste la radique. Una vez radicada el punto de venta enva dentro de los 2 das hbiles siguientes copia de radicado a la Seccin de Facturacin para su registro contable.Cuando el proveedor es de Bogot el administrador del punto de venta debe verificar la informacin y diligenciar planilla de inconsistecias (forma GF.FC.03 ) la cual debe enviar a la Seccin Facturacin y Cartera de acuerdo establecido por sta junto con los soportes, para que en sta se corrija la cuenta y se genere la factura cuenta por cobrar y la contabilizacin de la informacin.Exhibiciones, Insertos, PublicidadLa elaboracin de la orden de pedido en el sistema es responsabilidad del departamento de Compras de la Divisin de Mercadeo Social, donde se debe consignar la nota aclaratoria indicando: Cruce de cuentas, si este valor se cruza con la informacin de la Seccin de Egresos. -Transferencia de pagos -Cobro de la exhibicinEs responsabilidad de la Unidad de Servicio colocar en el sistema la via de pago a los pedidos que realice, as como el cruce de cuentas a los deudores con los cuales haya pactado dicha forma de pago, para que la Seccin de Egresos efecte el cruce de cuentas.Con base en esta informacin la Seccin de Facturacin y Cartera elabora las facturas para su radicacin. La contabilizacin se genera automticamente cuando se elabora la factura en SAP.Las rdenes de pedido deben elaborarse durante los veinte primeros das del mes con el fin de que la seccin de facturacin y Cartera elabore y radique las facturas oportunamente.La creacin de los terceros en SAP es una responsabilidad compartida entre el Departamento de Compras, Ventas institucionales y Medicamentos de la Divisin de Mercadeo Social (captura de la informacin de la vista de ventas en SD Retail) y la Seccin de Facturacin y Cartera de la Divisin de Operaciones y Tesorera (captura la informacin de las vistas financieras en FI)Es responsabilidad de la Seccin de Facturacin y Cartera validar que el proveedor tenga recursos para hacer el cruce de cuentas o proceder a la gestin directa del cobro de la factura.ConcesionesEs responsabilidad del Departamento de Compras de la Divisin de Mercadeo Social, elaborar la Orden de de pedido en SAP, por concepto de comisin, el mismo da en que recibe la relacin de cobro del Proveedor, con el fin de que la Seccin Facturacin y Cartera elabore la factura e impuesto de timbre y la radique al cliente. El impuesto de timbre tambien debe enviarse a la Seccin Egresos e Impuestos.Cuando la factura se elabora por un valor variable sobre las ventas del concesionario la forma de pago es por cruce de cuenta y cuando es un valor fijo mensual la forma de pago de a 8 dias.Es responsabilidad del Departamento de compras comparar la cuenta de cobro con la informacin suministrada por las tesorera de los diferentes puntos de venta.BONOSEs responsabilidad de la Seccin de Facturacin y Cartera elaborar y radicar la relacin de cobro de los bonos institucionales vendidos por Mercadeo Social que generen cartera, contabilizando la informacin en SAP, aclarando que Mercadeo Social debe generar la informacin para la creacin del deudor (Diligenciamiento de la Ficha Tcnica para creacin deudores Forma GF.FC.07).Bonos ColsubsidioEn el caso en que el cliente solicite factura por la compra de los bonos, la Seccin Facturacin y Cartera debe enviar la relacin de cobro a la Empresa como soporte de los bonos entregados y la cuanta correspondiente.Cuando el proveedor adquiere Bonos Colsubsidio para la realizacin de eventos en los puntos de venta y la forma de pago es cruce de cuentas, el Coordinador de Ventas Institucionales debe enviar a la seccin de facturacin y Cartera la Orden de facturacinForma GF.FC.02Bonos DABS (Departamento Administrativo de Bienestar Social de la Alcalda Mayor de Bogot)Es responsabilidad de la Seccin de Facturacin y Cartera la gestin de cobro, con base en la informacin suministrada por la Unidad de Servicio, verificando que la informacin en SAP corresponda a lo acordado con la empresa contratante de los bonos.5. ACTIVIDADESCliente1.Solicita el valor a cancelar.Cajero Vendedor2.Registra los productos e informa al cliente el valor a cancelar.Cliente3.Cancela por cualquier medio de pago.Cajero Vendedor4.Emite Factura y se la entrega al cliente. 5.Al finalizar el turno Realiza el Cuadre de Caja con la persona encargada de administrar los procesos de F, R y C.Encargado de administrar los procesos de F, R y C6.Elabora la planilla de ingresos capturando la informacin en SAP.Auxiliar Recaudo / Supervisor Tesorera7.Verifica la veracidad de la informacin de la interfaz de Supermarket y SAP.Coordinador Ventas InstitucionalesPERSONAS JURDICAS VENTAS INSTITUCIONALES: 1. Realiza el contacto con la Empresa y gestionar la elaboracin del contrato carta convenio convenio. 2.Si la empresa est creada en SAP enva a la Seccin de Facturacin y Cartera ficha tecnica del convenio. 3. Si la Empresa no esta creada en SAP envia la ficha tecnica de creacin y actualizacin de deudores (forma GF.FC.07) a la Seccin de Facturacin y Cartera. 4. Crea la vista de ventas en SAP del deudor, as como el codigo del convenio. 5.Incluye en SAP el catalogo de productos negociados, la base de datos de afiliados y /o Beneficiario, si esto aplica. 6.Envia a los puntos de venta que realizarn el suministro un comunicado con la informacin del convenio 7.Envia Ficha Tecnica del convenio y copia del contrato legalizado a la Seccin de Facturacin y Cartera.Cajero Punto de Ventas8. Realiza el registro en POS de los productos negociados, de acuerdo con las condiciones pactadas con el cliente del convenio Realiza la cotizacin de los productos segn los terminos de la negociacin. 9. Cuadra el(los) convenios y entrega soportes al final de su turno a la tesorera del Punto.Gestin de Procesamiento Central10.Carga informacin de ventas de Venta institucionales a SAP.11. Reporta diariamente las inconsistencias de interfaz al Auxiliar de informacin del Departamento de VentasInstitucionales, si aplica.Auxiliar de informacin Ventas institucionales12. Corrige inconsistencias de interfaz13. Envia archivos corregidos a Procesamiento central para su cargue.Gestin de Procesamiento Central14. Carga en SAP los archivos.Administrador Punto de Venta15. Verifica informacin en SAP VS. soportes Fisicos.16.Reporta a la Seccin de Facturacin y Cartera las inconsistencias (forma GF.FC.03)17.Envia soportes cuadrados contra SAP a la Seccin de facturacin y Cartera.Coordinador Correspondencia Interna outsourcing17.Entrega a la Seccin de Facturacin los tiquetes y documentos soportes de los convenios realizados en Bogot para la realizacin de factura la relacin de cobroAuxiliar Seccin de facturacin y Cartera18. Recibe soportes, elabora y Radica en la empresa convenio la factura y /o Cuenta de cobro.19. Realiza Gestin de cobroSeccin de Recaudo20. Aplica el pago en SAP.Coordinador de Convenios MedicamentosPERSONAS JURDICAS CONVENIO MEDICAMENTOS: 1. Realiza el contacto con la Empresa y gestionar la elaboracin del contrato carta convenio convenio. 2.Si la empresa est creada en SAP enva a la Seccin de Facturacin y Cartera ficha tecnica del convenio. 3. Si la Empresa no esta creada en SAP envia la ficha tecnica de creacin y actualizacin de deudores (forma GF.FC.07) a la Seccin de Facturacin y Cartera. 4. Crea la vista de ventas en SAP del deudor, as como el codigo del convenio. 5.Incluye en SAP el catalogo de productos negociados, la base de datos de afiliados y /o Beneficiario, si esto aplica. 6.Envia a los puntos de venta que realizarn el suministro un comunicado con la informacin del convenio, la Ficha Tecnica del convenio a la Empresa externa y a la Seccin de Facturacin - Cartera y Recaudo. 7. Envia copia legalizada del contrato a la Seccin de Facturacin y Cartera.Cajero Vendedor8. Realiza el registro en POS de los productos negociados, de acuerdo con las condiciones pactadas con el cliente del convenio Realiza la cotizacin de los productos segn los terminos de la negociacin. 9. Cuadra y Empaca los soportes, de acuerdo con las medidas de seguridad y plitica establecidas po la Caja y entrega a la empresa transportadora.Gestin de procesamiento Central10.Carga informacin de ventas de convenios a SAP. 11. Reporta diariamente las inconsistencias de interfaz al Auxiliar de informacin de Medicamentos, si aplica.Auxiliar de Informacin de Medicamentos12. Corrige inconsistencias de interfaz 13. Envia archivos corregidos a Procesamiento central para su cargue.Gestin de procesamiento Central14. Realiza Cargue de la informacin en SAP. 15. Enva a la Empresa externa el archivo SAP de convenios.Empresa Externa16. Captura informacin de los soportes fsicos y cruza con la informacin del archivo que le enva Procesamiento Central de colsubsidio. 17. Realiza Auditoria a los soportes, de acuerdo con la ficha tecnica de convenios. 18.Envia diariamente archivos de prefactura por convenio, inconsistencias, consistencias y devoluciones a la Seccin de Facturacin y Cartera. 19.Envia Diariamente archivo de faltantes a la Seccin de Recaudo.Supervisores de la Seccin de Recaudo20. Analizan los Faltantes y gestionan con el Administrador del Punto de Venta su solucin.Auxiliar de la Seccin de Facturacin y Cartera21. Corrige diariamente inconsistencias en SAP 22. Genera reporte por convenio y envia a la Empresa ExternaEmpresa Externa23. Recibe archivo y organiza soportesAuxiliar Seccin Facturacin y Cartera24.Genera en SAP Factura y/o Cuenta de cobro, Relacin Detallada de frmulas y Envia a la Empresa Externa.Coordinador Correspondencia Interna outsourcing25. Entrega Factura y Relacin de Frmulas a Empresa Externa.Empresa Externa26. Recibe Factura y Relacin de Frmulas 27.Organiza y legaja soportes de acuerdo con Factura y/o cuenta de cobro y Relacin de frmulas. 28.Envia a la Seccin de Facturacin y Cartera.Auxiliar Seccin Facturacin y Cartera29. Recibe Factura, relacin de frmula y Soportes Fsicos. 30. Realiza Formato planilla de radicacin de correspondencia. 31. Entrega al Coordinador de Correspondencia interna outsourcingCoordinador Correspondencia Interna outsourcing32. Radica Factura y/o cuenta de cobro, relacin detallada y original de soportes, en la empresa del convenio. 32. Entrega a auxiliar de facturacin copia radicada de la factura y/o cuenta de cobro.Auxiliar Seccin Facturacin y Cartera33. Recibe Copia de recibido, verifica que posea sello y firma de recibido. 34. Devuelva al Coordinador de Correspondencia.Coordinador Correspondencia Interna outsourcing35. Relaciona en software y envia a digitalizar al centro de documentacin.CONCESIONESProveedor1. Entrega cuenta de cobro a la Administracin y/o Tesorera del Punto de venta, en el que funciona la Concesin.Admnistracin y / o Tesorera del Punto de Venta2. Radica la Cuenta de cobro. 3.Verifica la informacin de la cuenta Vs. informacin fsica. 4.Realiza la contabiliza en SAP. 5. Coloca el Nmero de documento de contabilizacin SAP en la cuenta de cobro. 6. Entrega al proveedor cuenta de cobro con el Nmeo de documento contable y su Visto bueno.Proveedor6. Radica la cuenta de cobro con la Secretaria Gerencia Comercial Divisin Mercadeo Social.Secretaria Gerencia Comercial Divisin Mercadeo Social7. Recibe cuenta de cobro y genera en SAP la orden de pedido. 8.Realiza la orden de pedido en SAP.Auxiliar Seccin Facturacin y Cartera9. Genera la factura por SAP y el Impuesto de timbre. 10. Radica la factura e impuesto de timbre al proveedor. 11. Enva mensualmente los certificados de Impuesto de timbre a las Secciones de Egresos e Impuestos.Auxiliar Facturacin7.Enva la factura al cliente y el impuesto de timbre a la Seccin de EgresosSeccin Egresos8.Realiza el cruce de cuentas y genera el giro correspondiente dentro de los tres das hbiles posteriores a la radicacin.BONOS BONOS COLSUBSIDIODepartamento Operaciones Mercadeo Social1.Vende bonos institucionales a crdito. 2.Diligencia la orden de facturacin y la enva a la Seccin de Facturacin y Cartera especificando la necesidad de relacin de cobro.Auxiliar Facturacin3.Elabora y radica la relacin de cobroCliente1.Diligencia formato para compra de bonos COLSUBSIDIO y lo entrega en la Seccin de RecaudoSeccin Recaudos2.Revisa el correcto diligenciamiento del formato, recibe el dinero y entrega recibo de caja para reclamar los bonosSeccin Egresos3.Con el recibo de caja y entrega los bonosCliente4.Entrega los bonos como medio de pago en los Puntos de venta de Mercadeo Social.Punto de venta5.Cada cajero recibe los bonos como medio de pago y los enva a la transportadora de valores para consolidacin y posterior entrega a la Seccin de Recaudo.Seccin Recaudos6.Recibe bonos de la transportadora de valores, los verifica como medio de pago y los enva al archivo de la Seccin de RecaudoBONOS FECFEC1.Solicita a la Divisin de Mercadeo Social la elaboracin de bonos , especificando valor unitario, cantidad, valor total y vencimientoDivisin de Mercadeo Social2.Solicita la elaboracin de los bonos al Departamento de Servicios Administrativos.Proveedor de bonos3.Entrega los bonos a la Seccin de EgresosAuxiliar Egresos4.Entrega los bonos al FEC.FEC5.Entrega los bonos a los afiliadosCliente6.Entrega los bonos como medio de pago en los Puntos de venta de Mercadeo SocialPunto de venta7.Cada cajero recibe los bonos como medio de pago y los enva a la transportadora de valores para consolidacin yposterior entrega a la Seccin de RecaudoAuxiliar Recaudos8.Recibe bonos de la transportadora de valores, los verifica como medio de pago y los enva rlacionados a la Seccin de Facturacin.Auxiliar Facturacin y Cartera9.Enva mensualmente relacin de cobro al FEC, discriminando valor unitario, cantidad enviada y valor total, adjuntando el fsico de los bonos. 10.Contabiliza la cuenta de cobro en SAPBONOS SEGUROS DE VIDASeccin atencin al afiliado1.Mantiene bajo su custodia los bonos y los entrega al afiliado que cumpla los requisitos. 2.Enva memorando a la seccin de recaudo informando bonos entregados, especificando afiliados.Supervisor Tesorera3.Informa a los puntos de venta, el nombre de los afiliados y los bonos que fueron entregados para que se haga el control en el momento de recibirlos como medio de pago.Afiliado4.Entrega los bonos como medio de pago en los puntos de venta de Mercadeo SocialPunto de venta5.Cada cajero recibe los bonos como medio de pago y los enva a la transportadora de valores para consolidacin y posterior entrega a la Seccin de RecaudoAuxiliar Recaudos6.Recibe bonos de la transportadora de valores, los verifica como medio de pago y los enva al archivo de la Seccin de RecaudoBONOS VIVIENDADivisin de Vivienda1.Solicita al Departamento de Servicios Administrativos, la elaboracin de los bonos.Seccin Egresos2.Recibe los bonos para mantenerlos bajo su custodia y entregarlos al Departamento de Construccin de Vivienda cuando sean solicitadosDepartamento de Construccin de Vivienda3.Entrega los bonos a los afiliados que han adquirido viviendaAfiliado4.Con el bono cancela los gastos de escrituracin y con el excedente puede comprar artculos en ALFA o en los puntos de venta de Mercadeo SocialPuntos de venta de Mercadeo Social5.Cada cajero recibe los bonos como medio de pago y los enva a la transportadora de valores para consolidacin y posterior entrega a la Seccin de Recaudo.Seccin Recaudo6.Recibe bonos de la transportadora de valores, los verifica como medio de pago y los enva a el archivo de la Seccin de Recaudo. 7.Informa a la Divisin de Mercadeo el monto total de los bonos recibidos por este concepto.Divisin de Mercadeo social8.Realiza la transferencia de gastos correspondiente.ALFA ( Empresa Proveedora)9.Mensualmente realiza factura a COLSUBSIDIO cobrando el valor de los bonos que recibi como medio de pago.Departamento de Construccin de Vivienda10.Revisa y aprueba la Orden de Compra y la enva a la seccin de EgresosSeccin de Egresos11.Recibe la factura y programa el pagoBONOS TROKARDepartamento de Mercadeo Corporativo1.Realiza la negociacin, donde se define el valor del contrato y la forma de pago. 2.Informa a la seccin de Egresos el valor de la negociacin y la totalidad de los bonos que debe custodiar. 3.Adicionalmente comunica el valor que mensualmente se debe entregar como pago por servicios de publicidad.Trokar4.Entrega la totalidad de los bonos por el valor de la negociacin con la firma correspondiente a la seccin de EgresosSeccin de Egresos5.Custodia los bonos. 6.De acuerdo con la informacin del pago a realizar suministrado por Mercadeo Corporativo alista los bonos y solicita la firma y sello por parte del Jefe de la Divisin de Mercadeo Social. 7.Entrega los bonos a CARACOL como medio de pago e informa a la seccin de recaudo.Seccin Recaudos8.Enva memorando a los puntos de venta para que realicen el control cuando reciban los bonos como medio de pago.Punto de venta9.Caja cajero recibe los bonos como medio de pago y los enva a la transportadora de valores para consolidacin y posterior entrega a la Seccin de RecaudoSeccin de Recaudo10.Recibe bonos de la transportadora de valores, los verifica como medio de pago y los enva al archivo de la Seccin de RecaudoBONOS SODEXHO PASS, PROMO-SODEXHO, BIG PASS Y OTROS DE SU MISMA CLASEPunto de Venta1.Recibe bonos como medio de pago 2.Cada cajero recibe los bonos como medio de pago y los enva a la transportadora de valores para consolidacin y posterior entrega a la Seccin de Recaudo.Seccin Recaudos3.Recibe bonos de la transportadora de valores, los verifica como medio de pago e informa semanalmente a la seccin de facturacinSeccin Facturacin y Cartera4.Elabora la relacin de cobro a Sodexho Pass y Big Pass, contabiliza y radica en la empresa. 5.Gestiona el cobro y recibe el pago. 6.Identificando las relaciones de cobro que se estn cancelando y discrimina los descuentos que aplicaron a ese pago.6.Enva los cheques a la Seccin de Recaudo, con el discriminado.Seccin Cartera5.Gestiona el cobro y recibe el pago identificando las relaciones de cobro que se estn cancelando y discriminando los descuentos que aplicaron a ese pago. 6.Enva los cheques a la Seccin de Recaudo, con el discriminado.Seccin Recaudo7. Elabora el recibo de caja e ingresa la informacin en SAP Y enva soporte al rea de contabilidad para su respectivo archivoBONOS DABSDapartamento de Ventas Institucionales1.Realiza la negociacin con la empresa licitante. 2.Solicita a la empresa Externa la elaboracin de los bonos y los entrega al DABS. 3.Entrega los bonos fsicos a la empresa convenioDABS3. Recibe los Bonos. 4. Realiza la entrega fsica de los bonos a los beneficiariosBeneficiario4.Redime los bonos como medio de pago en los puntos de venta, realizando entrega fsica de los mismos al punto de venta.Cajero Punto de Venta5. Recibe los bonos como medio de pago y los enva a la transportadora de valores para consolidacin y posterior entrega a la Seccin de Recaudo.Seccin Recaudos6.Recibe bonos de la transportadora de valores, los verifica como medio de pago y los enva semanalmente a la Seccin de FacturacinAuxiliar Seccin Facturacin y Cartera7.Elabora y radica la relacin de cobro a DABS y la contabilizaCUPONES PROMOCIONALESDivisin de Mercadeo Social1.Realiza la negociacin con el proveedor sobre los cupones promocinales que se van a recibir como medio de pago en los puntos de venta.Punto de venta de Mercadeo Social2.Recibe los Cupones Promocionales como medio de pago y los enva con la transportadora de valores para consolidacin y posterior entrega a la Seccin de RecaudoAuxiliar Seccin Recaudo3. Recibe los cupones fsicos de la transportadora, los verifica como medio de pago y los relaciona y entrega a Facturacin y Cartera.Auxiliar de Facturacin y Cartera4.Elabora la cuenta de cobro, contabiliza con cruce de cuentas si aplica y radica en la empresa.Seccin Egresos5. Realiza nota crdito al pago del proveedor, realizando el cruce de cuentas correspondiente.DOCUMENTOS A CONSULTARFacturasRecibos de caja


Solicitud base cambioSUPERMERCADO:CODIGO:12345PROCESOACTIVIDAD A REALIZARRESPONSABLESE REALIZA ACTUALMENTEOBSERVACIONESSolicitud Base de cambioSNO1. OBJETIVORealizar una adecuada administracin de las Bases de Cambio asignadas.2. ALCANCE3. DEFINICIONES4. POLITICASLa Divisin de Operaciones y Tesorera / Seccin Recaudo determina el monto de la Base de Cambio para cada punto de atencin o venta de acuerdo con el anlisis de las siguientes variables: No. de cajeros o asignadores por establecimiento, No. puntos de asignacin o de pago, cantidad de servicios ofrecidos, transacciones realizadas, tarifas, monto de ingresos mensuales y horarios de atencin.La rotacin (Frecuencia) de la Base de Cambio debe ser definida por criterios tales como la ubicacin del establecimiento, y la disponibilidad del servicio de la Transportadora de Valores.El monto de la Base de Cambio debe ser modificado de acuerdo con las condiciones de la demanda o incremento de la tasa por prestacin de servicios.Es responsabilidad del Supervisor Tesorera la optima administracin de la base de cambio en los puntos asignados.La negociacin de la entrega de base de cambio a los puntos es responsabilidad de la Seccin de Recaudos. Ningn punto o servicio est autorizado para solicitar directamente a las entidades financieras la modificacin y/ o asignacin de base de cambio.5. ACTIVIDADESSUPERVISOR TESORERIA1.Hace solicitud para la adjudicacin de la Base de Cambio o el incremento de sta.DIVISION OPERACIONES Y TESORERIA /SECCION RECAUDO2.Con base en las polticas de la Seccin de Recaudos, el encargado de su autorizacin evala el requerimiento y le fija un monto propuesto. 3.El Supervisor Tesorera solicita a la Seccin de Recaudo de la Caja la autorizacin del incremento o de la adjudicacin con el monto propuesto. 4.Tras una evaluacin del requerimiento, la Divisin de Operaciones y Tesorera toma la decisin sobre la adjudicacinSi la decisin es aprobatoria, en el caso de ser una base de cambio fija se comunica a la Seccin de Egresos para su debido diligenciamiento y o en caso de ser base de cambio flotante, la transportadora de valores llevar el dinero del cambio directamente al punto.SECCION EGRESOS5.Gira el cheque por el monto autorizado.SECCION RECAUDO6.Realiza trmite de entrega de base de cambio con la Transportadora de Valores. 7.Para el seguimiento de la operacin se comunicar diariamente con el administrador de las Base de Cambios de la Tesorera.AUXILIAR TESORERIA8.Recoge el cheque y lo hace efectivo, en caso de que sea la Seccin Egresos quien lo expide.


Admon Base cambioSUPERMERCADO:CODIGO:12345PROCESOACTIVIDAD A REALIZARRESPONSABLESE REALIZA ACTUALMENTEOBSERVACIONESSNO1. OBJETIVOGarantizar la administracin adecuada de las Bases de Cambio asignadas a cada punto.2. ALCANCELa metodologa descrita en este documento es de obligatorio conocimiento y cumplimiento para todas las dependencias de Colsubsidio que tengan a su cargo bases de cambio.3. DEFINICIONESBase de CambioDinero en efectivo asignado para la apertura de cajas y soporte para la reduccin del subsidio Familiar en cada punto de venta.MacroArchivo en Excel que permite llevar el control diario de los dineros recibidos por la Transportadora y entregados a los responsables de cajas en los puntos de venta.ComboConformacin de billetes y/o monedas en baja denominacin definidos por la Seccin de Recaudos de acuerdo con las necesidades establecidas de cada UES.4. POLITICASLa rotacin (Frecuencia) de la Base de Cambio debe ser definida por criterios tales como aprovisionamiento no superior a ocho (8) das calendario, la ubicacin del establecimiento, la programacin del servicio de la Transportadora de Valores y los ingresos diarios.El monto de la Base de Cambio debe ser ajustado de acuerdo con las condiciones de la demanda o incremento de la tasa por prestacin de servicios.Es responsabilidad del administrador, auxiliar de tesorera, cajero principal, supervisor de cajas, administrador de droguera y auxiliar de farmacia II, recepcionar y verificar la Base de Cambio en un tiempo no superior a dos (2) horas una vez recibida. Si se detecta alguna inconsistencia se debe reportar al Centro de Atencin al cliente (CAC) de la transportadora y a la seccin Recaudos el nmero de la llamada asignado por la transportadora.Es responsabilidad del administrador auxiliar de tesorera, cajero principal, supervisor de cajas, administrador de droguera y auxiliar de farmacia II, realizar oportunamente la solicitud de base de cambio de acuerdo a la necesidad del punto de venta, cumpliendo con los horarios y procedimientos establecidos por la seccin de recaudo. El no envo oportuno de esta solicitud implicara la no entrega de la misma, el administrador asumir la responsabilidad de la operacin del punto.Es responsabilidad del administrador del punto de venta optimizar las solicitudes de servicios especiales para la entrega de la Base de cambio, las cuales deben ser autorizadas por el Jefe del Departamento de las UES y cumpliendo con los horarios y procedimientos establecidos por la Seccin de Recaudo.Es responsabilidad del administrador o quien haga sus veces, optimizar la base de cambio, la cual debe ser destinada nicamente para la operacin del punto.La negociacin de la entrega de base de cambio a los puntos es responsabilidad de la Seccin de Recaudos. Ningn punto o servicio est autorizado para solicitar directamente a las entidades financieras la modificacin y/o asignacin de base de cambio.Es responsabilidad del administrador o a quien l delegue, garantizar la seguridad y custodia de las Bases de Cambio, asignadas para el punto de venta.Es responsabilidad de los administradores o a quien l delegue, realizar arqueos diarios a la bases de cambio dejando. Garantizando consistencia en la informacin de acuerdo a los mecanismos de control para tal fin.Los valores de Base de Cambio, deben permanecer debidamente custodiados en la Tesorera, la cual deber permanecer con la puerta cerrada y solo podrn ingresar en esta las personas involucradas con el manejo de valores. As mismo el administrador debe garantizar que las llaves de acceso a este lugar estn debidamente salvaguardas.En ningn caso est autorizado realizar prstamos e intercambios de Base de Cambio entre puntos de venta. El incumplimiento a esta poltica generara las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales.Los administradores no estn autorizados para asignar Bases de Cambio, pertenecientes al punto de venta en otros establecimientos y/o convenios. El incumplimiento a esta poltica generara las sanciones disciplinarias establecidas por el Departamento de Relaciones Laborales.Es responsabilidad del administrador o quien haga sus veces, garantizar el adecuado manejo de la Base de Cambio teniendo en cuenta el diligenciamiento de formatos establecidos para tal fin.El personal encargado de la recepcin de la Base de Cambio debe tener en su poder la Carpeta de Identificacin con los diferentes nmeros de vehculos y del personal autorizado por la compaa Transportadora de Valores verificando la veracidad de su vinculacin con la entidad.Los dineros destinados para base de cambio, caja menor y ventas, slo se podrn utilizar para este finEl Administrador,auxiliar de tesorera, cajero principal, supervisor de cajas, administrador de droguera y auxiliar de farmacia II, son los responsables de entregar a cada cajero al inicio de su turno los combos necesarios para la operacin.La planilla de Entrega de Combos debe ser diligenciada con letra clara y legible, sin enmendaduras, ni tachones. En caso de presentarse error se debe anular el espacio correspondiente.El cajero o quien haga sus veces al momento de verificar el contenido del combo debe contar los billetes sin remover la cinta del sobre que los contiene, y debe verificar los turros de moneda para detectar alguna deformacin o espacio libre sin destruir el turro.En los hoteles de Lanceros, Colonial y Alcaravan, al igual que en las drogueras Villavicencio y Tunja, se mantiene una base fija asignada por la Seccin de Egresos, la cual se debe mantener en baja denominacin para soportar la operacin. En estos establecimientos la Base de Cambio se administra internamente.El control de la base de cambio asignada a cada punto de venta se manejara mediante la MACRO definida por la seccin Recaudos.El administrador del punto de venta o a quien l delegue, debe enviar el 16 y el 01 de cada mes la macro actualizada a la Seccin de Recaudo.Las personas responsables la administracin de la base de cambio deben dejar evidencia del arqueo en el momento en que se entregue el turno, este arqueo debe estar debidamente firmado en constancia de aceptacin por cada una de las personas involucradas.5. ACTIVIDADESUNIDAD DE NEGOCIO/ SECCION RECAUDOS2. Analiza, valida y autoriza la solicitud de la base de Cambio.SECCION RECAUDO3. Realiza el trmite para la entrega de base de cambio con la Transportadora de Valores.ADMINISTRADOR O QUIEN HAGA SUS VECES4. Solicita mediante correo semanalmente la base de cambio a Seccin Recaudo. FINSUPERVISOR CAJAS/ AUXILIAR DE TESORERA/ CAJERO PRINCIPAL/ ADMINISTRADOR O QUIEN HAGA SUS VECES1. Verifica la existencia de la Base de Cambio. Requiere Base de Cambio? Si: pasa a actividad 2 No: pasa a actividad 3 2. Diligencia el formato de Solicitud de Base de Cambio, adjunto en el cuadro de control de combos e informa va E-Mail a la Seccin Recaudo. 3. Envia comunicacin va E-Mail a la Seccin Recaudo, informando el no requerimiento de la Base de Cambio. 4. Para los hoteles de Paipa, cambia los billetes de alta denominacin por billetes de baja denominacin directamente con entidades cercanas.PERSONAL DE VIGILANCIA DEL PUNTO5. Verifica la identificacin del personal de la transportadora de valores, comparando el carn con la Carpeta de Identificacin. En caso de encontrar alguna inconsistencia con el personal, reportarla inmediatamente al Departamento de Seguridad en Oficinas Centrales para que estos tramiten con la central de Recaudo la llamada de verificacin a la compaa transportadora.SUPERVISOR CAJAS/ AUXILIAR DE TESORERA/ CAJERO PRINCIPAL/ ADMINISTRADOR O QUIEN HAGA SUS VECES6. Recibe la base de cambio de la transportadora de valores. 7. Confronta las unidades selladas que contienen los combos con la informacin registrada en el documento de la transportadora de valores Documento Unico Transporte de Valores. 8. Firma de conformidad al finalizar la entrega. 9. Verifica bolsa por bolsa el nmero de combos entregados, conservando el precinto de empaque, el cual servira como soporte en caso de reclamacin. El contenido es correcto? SI: Continua con la actividad 10 NO: Continua con la actividad 11 10. Salvaguarda los combos en la bveda o caja fuerte. 11. Reporta la inconsistencia al Centro de Atencin al cliente (CAC) de la transportadora y seccin recaudos. 12. Archiva copia del documento de la transportadora de valores adjunto a las planillas Entrega Combos segn fecha correspondiente.ADMINISTRADOR O A QUIEN EL DELEGUE13. Entrega a cada cajero los combos. 14. Entrega a cada cajero los elementos de remesa: sobre para recogidas parciales, sobre para depositar efectivo, sobre para depositar cheques, sobre para depositar otros medios de pago y formas F-281 Arqueo de fondos / Informe de caja.CAJERO VENDEDOR O QUIEN HAGA SUS VECES15. Diligencia la planilla Entrega de combos. 16. Firma de conformidad.ADMINISTRADOR O A QUIEN EL DELEGUE17. Firma de conformidad de entrega.CAJERO VENDEDOR18. Verifica el contenido del combo. El contenido es correcto? SI: Continua con la actividad 19 NO: Continua con la actividad 20 19. Ingresa la dotacin de combos al sistema y contina con el proceso de registro de la venta. 20. Reporta la inconsistencia al Centro de Atencin al cliente (CAC) de la transportadora y seccin recaudos.SUPERVISOR CAJAS/ AUXILIAR DE TESORERA/ CAJERO PRINCIPAL/ ADMINISTRADOR O QUIEN HAGA SUS VECES21. Registra a diario los combos entregados en la Macro.DOCUMENTOS A CONSULTARFormato Transportadora - Documento Unico Transporte de ValoresPlanilla Entrega de CombosMacro Combos


ASIG. CLAVESSUPERMERCADO:CODIGO:12345PROCESOACTIVIDAD A REALIZARRESPONSABLESE REALIZA ACTUALMENTEOBSERVACIONESSNOASIGNACIN Y CAMBIO DE CLAVES1. OBJETIVOEstablecer las actividades que garanticen el adecuado control en la asignacin y cambios de clave de las cajas fuertes, bvedas y cajillas de seguridad con las que cuenta la Caja2. ALCANCEAplica para todos los puntos de venta de todas las UEN que cuentan con bvedas, cajas fuertes y cajillas de seguridad.3. DEFINICIONES4. POLITICASEl Jefe de Divisin y/o Dependencia es el responsable de asignar el o los responsables de las cajas fuertes, bvedas y cajillas de seguridad con las que cuenta su dependencia, a la vez que la funcionalidad y utilizacin de las mismas.Los cambios de claves se deben realizar una vez al ao como medida de seguridad, al igual que cuando el responsable de la caja fuerte, bveda o cajilla de seguridad se retira temporal o definitivamente de la Caja o cuando se presentan robos, atracos o en cualquier caso que el Jefe de la Dependencia correspondiente lo considere necesario.El Departamento de Recaudo Facturacin y Cartera es responsable de custodiar las claves de todas las bvedas, cajillas de seguridad y cajas fuertes con las que cuenta la Caja. Y ser responsable del inventario y control de las claves de los dispositivos de seguridad con los que cuenta la Caja.El Departamento de Seguridad debe encargarse de llevar un inventario actualizado del nmero de cajas fuertes, bvedas y cajillas de seguridad, en el que relaciona, su ubicacin y la Divisin y/o Dependencia a la que pertenece.Las bvedas, cajas fuertes y cajillas de seguridad siempre deben permanecer cerradas. Solo deben estar abiertas cuando los procedimientos operativos as lo exijan, en todo caso el tiempo de apertura debe ser el mnimo posible.Si por algn motivo de fuerza mayor el responsable de la caja fuerte, bveda o cajilla de seguridad da la clave a otra persona, debe reportarlo inmediatamente al Jefe de Divisin y/o Dependencia informado el motivo, el nombre y documento de identidad de la persona a la que le dio a conocer la clave.Cada vez que una dependencia adquiere una caja fuerte, bveda o cajilla de seguridad nueva, debe reportar al Departamento de Facturacin y Cartera la novedad adjuntando el sobre, cerrado y sellado, con la clave de la misma.Cuando por cierre de una Dependencia o por cualquier otro motivo, queda fuera de servicio una caja fuerte, una bveda o una cajilla de seguridad, la Dependencia debe informar a los Departamentos de Servicios Administrativos y Facturacin y Cartera, y solicitar el traslado de la misma.Cada vez que una dependencia requiere un cambio de clave de seguridad, este debe ser solicitado a la Departamento de mantenimiento.Cada vez que una Dependencia cambia clave de una caja fuerte, bveda o cajilla de seguridad el Departamento de Facturacin y Cartera debe destruir el sobre que contiene la clave anterior, asegurndose de tener el sobre nuevo.Cada vez que se cambia la clave de una caja fuerte, bveda o cajilla de Seguridad el registro del costo se efectuar al Centro de costos correspondiente a la dependencia a la cual pertenece la caja fuerte.Los responsables que deben conocer y manejar las claves en los puntos de venta sern el administrador del punto de venta o Gerente o en su defecto el Jefe de Negocios del Punto de venta y los Auxiliares de Tesorera de cada punto de venta o el funcionario que designe el Jefe Inmediato.En ningn caso los Auxiliares de Tesorera Supernumerarios (Rotativos) deben conocer las claves de los puntos de venta donde hagan los reemplazos de compensatorios.5. ACTIVIDADESJEFE DIVISION Y/O DEPENDENCIA1.Designa la(s) persona(s) responsable(s) de la caja fuerte, bveda o cajilla de seguridad, especificando la funcionalidad de la misma.JEFE DIVISION Y/O DEPENDENCIA2.Enva un memo al Departamento de Mantenimiento solicitando el cambio de la clave de la caja fuerte, bveda o cajilla de seguridad, relacionando la ubicacin marca, referencia y el motivo del cambio.PROVEEDOR3.Visita a la Dependencia interesada, realiza el cambio de clave en presencia del Jefe de Dependencia y el responsable(s) de la caja fuerte, bveda o cajilla de seguridad. 4.Enva cuenta de cobro, firmada por el Jefe de la Dependencia, al Departamento de Facturacin y Cartera para que se autorice el pago del servicio prestado a la Caja.RESPONSABLE DE CAJA FUERTE O BOVEDA5.Lleva personalmente, en un sobre cerrado la clave de la caja fuerte, bveda o cajilla de seguridad al Departamento de Facturacin y Cartera.RESPONSABLE DEPARTAMENTO DE FACTURACION Y CARTERA6.Recibe el sobre con la Clave, hace firmar al representante del servicio la planilla de recibo donde se relaciona la ubicacin, dependencia, Nombre y Documento de identidad de las personas responsables de la Caja fuerte y destruye el sobre con la clave anterior.


APERTURA DE CAJASUPERMERCADO:CODIGO:12345PROCESOACTIVIDAD A REALIZARRESPONSABLESE REALIZA ACTUALMENTEOBSERVACIONESSNO1. OBJETIVOAlistar la caja para iniciar la operacin de recaudo.2. ALCANCEAplica para todos los cajeros o personal que desarrollen la actividad de recaudo de medios de pago en todas las UES.3. DEFINICIONES4. POLITICASEstn autorizados para el manejo de medios de pago en los sitios de recaudo, nicamente empleados que han sido nombrados como Cajeros (o personal que desarrolle las funciones de recaudo de dinero), y El administrador y/o el personal de Tesorera en aquellos puntos que cuenten con ste. Adicionalmente podrn manejar medios de pago aquellos cargos que sin ser Cajeros hayan sido capacitados y certificados por el Departamento de Recursos Humanos en la operacin de Recaudo asumiendo de esta manera las responsabilidades que estn definidas para el Cargo de Cajero.Cada punto de asignacin de servicios o caja debe estar identificado con un cdigo en el sistema.Cada cajero debe ser identificado con un cdigo nico, el cual le permitir el acceso al sistema y servir para efectos del cuadre posterior y control y su manejo es de carcter personal e intransferible.Solo se podrn asignar cdigos de identificacin a los empleados nombrados como Cajeros (o personal que desarrolle las funciones de recaudo de dinero).El sistema debe llevar un registro de los cajeros que ingresan el cdigo correspondiente en cualquier punto de Asignacin de servicios.Un cajero no puede estar registrado en dos o ms puntos de asignacin o cajas al mismo tiempo.El cajero no debe portar durante la jornada de trabajo ninguna clase de medio de pago, incluida la tarjeta multiservicios, medios de comunicacin, notas de apuntes, documentos o elementos que sean de su propiedad.El cajero debe responder por el buen manejo, registro, emisin, custodia, diligenciamiento, veracidad, autenticidad y entrega, tanto de los dineros que le han sido asignados como Base de Cambio e igualmente por todos los Medios de Pago que ha recibido como producto de la venta de productos o servicios. El incumplimiento o la omisin de estos generaran la cancelacin de sus diferencias faltantes en los tiempos establecidos y un llamado de atencin.El cajero, administrador no debe hacer uso del dinero de la Base de Cambio, caja menor y ventas para fines diferentes al establecido inicialmente. La omisin generara las sanciones estipuladas por el Departamento de Recursos Humos y el Departamento de Seguridad.Cuando haya necesidad de efectuar reemplazos de Cajero (o quien haga sus veces) en un puesto de pago, el Administrador y/o responsable de cajas se asegurar: a. Que dicho reemplazo sea Cajero (o quien haga sus veces). b. Que antes del cambio de Cajero (o quien haga sus veces) se efecte el Cuadre del Caja correspondiente e inicio de operaciones por parte de la persona entrante con su respectiva base de cambio. c. Que la clave corresponda con la del funcionario que realizara el recaudo.Las funciones de recaudo deben estar separadas de las de despachos de mercancas, facturacin de bienes y/o servicios y registro contable (exceptuando casos de contingencia donde se pueden emitir facturas manualmente).El administrador debe garantizar que el cajero cuente con los recursos necesarios, para realizar la operacin de recaudo (base de cambio, formatos de anulaciones devoluciones, entre otros).El auxiliar de tesorera, supervisor de cajas, cajero principal, y o quien haga sus veces, debe verificar y garantizar que las aperturas de las cajas en cero no se realicen, al igual que las transacciones no terminadas, el incumplimiento a esta poltica generara las sancione disciplinarias e

Procedimientos Aplicados en Supermercados

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