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PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO Y PAGO DE CUOTAS PARTES
PENSIONALES
TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37
Versión : 04
Fecha de aprobación: Marzo 03 de 2008 Resolución No. 317
Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Asuntos Pensionales Profesional Planeación
OBJETIVO
NORMATIVIDAD
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
Aprobó: Vicerrector Administrativo
ALCANCE
Gestionar y tramitar el cobro y pago de cuotas partes pensionales conforme a la legislación vigente y demás disposiciones de la Universidad industrial de Santander.
Desde el reconocimiento de pensiones hasta la fecha en que haya cancelado la mesada pensional.
Ley 06 de 1945: Art. 17, 29 y 30(No vigente)Decreto 2921 de 1948 (No vigente)Ley 171 de 1961: Arts. 7 y 8 (No vigente)Ley 04 de 1966: Art. 4 (No vigente)Decreto 3135 de 1968: Art. 28Decreto 1848 de 1969: Arts. 72 y 75 (No vigente)Decreto 435 de 1971: Art. 1(No vigente)Decreto 1221 de 1975: Art. 1 (No vigente)Ley 04 de 1976: Arts. 1 y 5 (No vigente)
Ley 33 de 1985: Arts. 2 y 3
· Cuota Parte Pensional: Son los porcentajes económicos con los cuales cada empleador deberá corresponder con el último patrono para el pago de la mesada pensional a que tiene derecho el trabajador, una vez se acrediten los presupuestos de tiempo de servicio y edad, para acceder a la pensión.
· Cuenta de cobro: Documento que contiene todos los elementos necesarios para que se pueda asimilar en todos sus efectos a una Letra de cambio de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 774 del Código de Comercio. Se debe procesar o expedir, por el valor total que adeuda cada entidad, durante el periodo establecido para tal efecto y debe contener los siguientes datos: (1) Número de la cuenta de cobro, (2) NIT de la Universidad Industrial de Santander, (3) Dirección y nombre de la entidad deudora, (4) NIT de la entidad deudora, (5) Descripción del concepto de la cuenta de cobro, (6) valor en letras y en números del monto que se adeuda y (7) Firma del funcionario responsable de la expedición de la cuenta de cobro (Jefe de la División de Recursos Humanos); además, debe ir acompañada por el anexo LIQUIDACIÓN INDIVIDUAL HISTÓRICA.
· Liquidación individual histórica: Este documento debe contener lo siguiente: nombre de la entidad que cobra (Universidad Industrial de Santander), concepto (Cuotas partes por cobrar), entidad deudora, identificación del pensionado (nombre y documento de identidad), fecha de reconocimiento de pensión, pensión inicial, porcentaje de la cuota parte a cobrar, cuota parte inicial, cuadro que contiene la liquidación histórica de la pensión desde la fecha de reconocimiento hasta la fecha de cobro, porcentaje de incremento anual y liquidación total de la cuota parte pensional adeudada.
· Cruce de cuentas: Se presenta cuando las entidades se deben mutuamente por el mismo concepto y buscan determinar el saldo y a quien le corresponde.· Acuerdo de pago: Acuerdo de voluntades entre las dos partes con el fin de establecer la forma en que se cancelará una deuda existente. Para adelantar el trámite de esta figura se requieren
los documentos que definan por parte de la entidad deudora la persona competente para crear el Acuerdo.· DRH: División de Recursos Humanos.· DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental· SIF: Sistema de Información Financiero.· DSI: División de Servicios de Información.· AP: Asuntos Pensionales
Ley 71 de 1988: Arts. 1 y 2Decreto 2108 de 1992: Art. 2Ley 100 de 1993: Arts. 14, 33-35, 39, 40, 46-48, 134, 142 y 143.Decreto 692 de 1994: Arts. 41 – 43 Decreto 2709 de 1994Acto Legislativo No. 01 de 2005Ley 1066 de 2006: Art. 4Circular 069 de 2008 – Ministerio de la Protección Social, de Hacienda y Crédito PúblicoLey 549 de 1999Circular Conjunta No 021 de 2012 – Ministerio de Hacienda y del Ministerio de Trabajo
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PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO Y PAGO DE CUOTAS PARTES
PENSIONALES
TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37
Versión : 04
CONSIDERACIONES
· La legislación referenciada en este procedimiento no vigente actualmente debe tenerse en cuenta debido a que los estudios pensionales de los jubilados ser realizaron con base en la legislación existente al momento de la jubilación.
· El funcionario natural o dependencia encargada de adelantar este procedimiento a de ser la División de Recursos Humanos o el servidor público que por Estatutos haya sido formalmente ocupado de la actividad de liquidación o cobro respectivo, en su defecto el Rector.
· Para adelantar este procedimiento debe utilizarse la información contenido en los siguientes documentos: (1) REVISIÓN DE CUOTAS PARTES PENSIONALES POR ENTIDADES QUE RECONOCEN Y PAGAN PENSIONES DE JUBILACIÓN A EXFUNCIONARIOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER y (2) REVISIÓN DE EXPEDIENTES DE PENSIONES RECONOCIDAS A EXFUNCIONARIOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIA DE SANTANDER.
· Cuando se analiza la viabilidad de reconocer una prestación económica, es la entidad que va a reconocer, la encargada de consultar las cuotas partes pensionales correspondientes y a su vez las entidades consultadas deberán pronunciarse sobre dicha consulta aceptando u objetando la cuota parte pensional.
· La entidad que reconoce la prestación (cuota parte pensional), paga la totalidad de la misma y posteriormente repite contra la (s) entidad (es) concurrente (s) en un proceso tendiente a obtener el pago de dichas cuotas, procedimiento que no involucra al pensionado.
· La entidad competente para reconocer la prestación económica que corresponda debe consultar la cuota parte pensional a la entidad donde laboró o cotizó a fin de acumular los tiempos y reconocer la pensión. Para lo anterior, la entidad concurrente tiene 15 días hábiles para aceptar u objetar la consulta de la entidad que va a pensionar. Si pasado este tiempo no se obtiene respuesta, se aplica silencio administrativo positivo y se reconoce la prestación.
· El cobro de cuotas partes pensionales, cuando tanto la Universidad Industrial de Santander, como otra entidad de Derecho Público, presenten deudas reciprocas por este concepto, trae consigo la aceptación de las dos entidades de realizar el cruce de cuentas.
· Los pagos pueden realizarse de dos maneras: de contado y por acuerdo de pago.
· La revisión de cuentas de cobro para pago por parte de la UIS, se debe realizar en forma permanente y mantener actualizados los archivos.
· Los expedientes que contienen los actos administrativos que sirven como soporte para el cobro de las cuotas partes pensionales reposan en la División de Recursos Humanos.
· Las copias de los actos administrativos que reconocen pensión de jubilación debidamente ejecutoriados, deben reposar: una copia en el expediente del pensionado en la División de Recursos Humanos, una copia en la entidad que comparte la cuota parte pensional y una copia debe registrarse en la División Financiera, esta última para contabilizar o para realizar el reporte a Cartera para el cobro.
· La División de Recursos Humanos es la dependencia responsable de la expedición de las cuentas de cobro, que periódicamente deben ser remitidas a las entidades que comparten mesada pensional.
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Versión : 04
CONSIDERACIONES
· La cuenta de cobro se debe expedir una vez se liquide la nómina de pensionados y distribuir de la siguiente manera: Original para la entidad deudora, y copia para la DRH.
· El subproceso de AP será el responsable de llevar un registro histórico por pensionado y entidad a efectos de poder determinar: a) el valor pagado al pensionado desde la fecha de su reconocimiento, debidamente actualizado, b) el valor que adeuda cada entidad, y c) los valores cancelados por pago total, abonos por Acuerdos de pago y el Cruce de cuentas.
· Con respecto a las objeciones a las cuentas de cobro, la entidad deudora puede plantear objeciones a la liquidación de la cuenta de cobro, las cuales deberán ser resueltas, por el Abogado del subproceso de AP o por el funcionario destinado para ello, en el menor tiempo posible, a efectos de hacer más ágil el proceso de recaudo.
· Con respecto a la aceptación de la deuda, una vez resueltas las objeciones, o conciliadas las diferencias entre las entidades, la División de Recursos Humanos, es responsable de la obtención del documento por parte de la entidad deudora, por medio del cual se ACEPTE la deuda.
· Respecto a la contabilización de la deuda, una vez aceptada la deuda se procederá a remitir por parte de la División de Recursos Humanos el documento a la División Financiera para que por parte de la Sección de contabilidad se proceda a su contabilización. Pueden presentarse dos posibilidades: (1) que la entidad deudora debe únicamente a la Universidad Industrial de Santander y (2) que la entidad deudora, a su vez está liquidando a cargo de la UIS, cuotas partes pensionales.
En el primer caso, se procederá a expedir el Acto Administrativo, para que se contabilice a cargo de la entidad deudora el valor adeudado, es decir se establezca como cuenta de orden.
En el segundo caso, se presentaría el caso de Deudas Recíprocas, para lo cual el proceso presentará otra alternativa que se denomina Cruce de Cuentas, que se formaliza a través de un Acta de Cruce de cuentas suscrito por ambas partes.
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DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Actividad Decisión Procesamiento en S.I. o intranet
Procedimiento predefinido Conector Conector de páginaInicio/Fin Documento
INICIO
Pueden presentarse tres casos para la Universidad con respecto a las cuotas partes pensionales: cobro, pago y deudas recíprocas. El desarrollo del último caso iniciará cuando se hayan contabilizado el monto de cobro y pago de la Universidad.
1. Depura la información para adelantar el cobro de la cuota parte pensional.
2. Emite cuentas de cobro, liquidación individual anexa y consolidado por entidad.
3. Revisa y da VoBo a la documentos, y los remite para que sean firmados.
4. Prepara original de cuentas de cobro y liquidaciones individuales para las firmas.
5. Elabora oficio para la remisión de la cuenta de cobro y memorando interno para la DCGD relacionando las entidades con sus respectivas cuentas de cobro.
Auxiliar AP
Auxiliar AP
Profesional AP
Auxiliar AP
Auxiliar AP
1
Cuenta de Cobro o Liquidación
3. Revisa y da VoBo a los documentos
4. Prepara copias de los documentos
SituaciónCobro a la UIS
Cobro de la UIS
1Pág. 11
61. Depura
información
2. Emite documentos
5. Elabora oficio para remisión de
cuenta de cobro y memorando interno
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DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE
REFERENCIA
6. Revisa oficio para la remisión de la cuenta de cobro y memorando interno.
7. Diligencia Formato de Envío de Correspondencia FGD.08.
8. Firma oficio para la remisión de la cuenta de cobro y memorando interno para la DCGD.
9. Agrupa y ordena por paquetes los documentos soportes para el cobro de cuotas partes pensionales: oficio de remisión, cuenta de cobro y liquidaciones individuales históricas. Originales y dos copias de las cuentas de cobro, solamente, y oficio de remisión.
2
9. Agrupa por paquetes los documentos
1
Profesional AP
Auxiliar AP
Jefe de la DRH
Auxiliar AP
Auxiliar AP
DCGD
Oficio y memorando
6. Revisa oficio y memorando
interno.
8. Firma oficio y memorando
interno.
Oficio de Remisión y cuenta de cobro
Liquidaciones individuales históricas
7.Diligencia formato FGD.08
FGD.08
11. Radica documentos
soportes
10. Envía documentos
soportes
10. Envía documentos a la DCGD.
11. Radica oficio con documentos soporte, envía el original a la entidad a la cual se cobra, copia al Archivo De la DCGD y
entrega copia a la DRH.
FGD.08
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Versión : 04
DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
12.Recibe documentos soportes para el cobro de la cuota parte pensional.
13. Estudia los documentos soportes del cobro de las cuotas partes pensionales y los conceptos que originaron los mismos y envía respuesta a la Universidad.
14. Si hay objeciones, prepara oficio y documentos necesarios (original y dos copias) para responder las objeciones presentadas.
15. Firma oficio de respuesta.
16. Envía oficio de respuesta y documentos adjuntos a la DCGD, original y dos copias.
17. Radica oficio y documentos adjuntos, envía originales a la entidad que se cobra, copia al archivo de DCGD y entrega copia a la DRH.
18. Recibe y estudia respuesta a las objeciones que presentó.
Entidad deudora
Entidad deudora
Profesional AP
Jefe de la DRH
Auxiliar AP
DCGD
Entidad deudora
Hay objecionesNo
14. Prepara repuesta
Comunicación escrita
Si
13. Estudia cobro
15. Firma oficio
3 2Pág. 7
3
12. Recibe documentos de
cobro
18. Recibe y estudia oficio de
respuesta
16. Envía a DCGD
17. Radica comunicación
escrita
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Versión : 04
DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE
REFERENCIA
4
Respuesta escrita
19. Recibe respuesta
3Pág. 6
19. Recibe comunicación de la entidad sobre la respuesta a las objeciones, sea de conformidad o nuevamente de objeción.
Si hay deuda recíproca debe realizarse cruce de cuentas.
Si hay aceptación de la deuda, existen dos formas para que la entidad deudora realice el pago, de contado o por acuerdo de pago.
20.Si la entidad solicita Acuerdo de Pago prepara documento y envía a las UIS para que sea estudiado y aprobado.
21. Recibe y Revisa Acuerdo de pago enviado por la entidad deudora.
22. Prepara respuesta de objeción.
Profesional AP
Entidad deudora
Profesional AP
Profesional AP
3
Forma de pagoContado 5
Pág.8
Deuda reciproca
No
Si 4Pág. 10
20. Prepara Acuerdo de Pago y
envía a la UIS
Proyecto de Acuerdo de Pago
Acuerdo de pago
2
21. Revisa y el Acuerdo de Pago
Hay objeciones
22. Prepara repuesta
Comunicación escrita
No6
Pag 87
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Versión : 04
DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE
REFERENCIA
23. Firma oficio de respuesta.
24. Envía a la DCGD, radica la comunicación escrita y la envía a la entidad deudora.
25. Recibe y estudia oficio de respuesta. Elabora respuesta y la envía a la UIS.
26. Recibe respuesta de la entidad deudora.
4
Jefe DRH
Auxiliar AP
Entidad
Profesional AP
23. Firma oficio
25. Recibe, estudia y responde oficio
de respuesta
Respuesta escrita
26. Recibe respuesta
24. Envía a DCGD, radica y envía.
Cumple Acuerdo6Si 5
Pag 8
No
5
7
Pag 7
FIN
28. Realiza cobro coactivo
27. Prepara Expediente
Expediente
29. Realiza pago 5
27. Prepara el expediente y lo remite a a la oficina jurídica para que lleven a cabo el cobro coactivo.
28. Si no cumple lo estipulado en el Acuerdo de Pago, se realiza cobro coactivo a la entidad deudora.
29. Realiza pago mediante consignación o transferencia electrónica.
30. Comunica a la DRH sobre el pago realizado mediante copia del extracto bancario de la cuenta Davivienda semanalmente.
30. Entrega copia del extracto
bancario de la cuenta Davivienda
semanalmente.
Profesional AP
Oficina Jurídica
Entidad deudora
Auxiliar Tesorería
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DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE
REFERENCIA
5
31. Revisa extracto e identifica las entidades que cancelaron y registra estos valores en el cuadro de recaudos y en el consolidado.
32. Elabora memorando identificando las entidades que realizaron las transferencias y los periodos cancelados para notificar el pago realizado, de manera que pueda amortizarse la deuda y se de soporte a la consignación realizada en la cuenta de Cuotas Partes Pensionales.
33. Revisa memorando y da VoBo.
34. Firma memorando
35. Envía de memorando a la Sección de Tesorería.
36. Legaliza en el Sistema de Información la transferencia realizada por el entidad deudora
37. Prepara proyecto de informe trimestral y elabora memorando para comunicar a la Sección de Tesorería sobre el pago realizado, de manera que pueda amortizarse la deuda y se dé soporte a la consignación realizada en la cuenta de Cuotas Partes Pensionales.
38. Revisa informe y memorando. Da VoBo.
39. Firma memorando
Profesional AP
Auxiliar AP
Profesional AP
Jefe DRH
Auxiliar AP
Sección de Tesorería
Auxiliar AP
Profesional AP
Jefe DRH
32.Elabora memorando
Memorando
33.Revisa memorando y da
VoBo.
34. Firma memorando
35. Envía memorando a la
Sección de Tesorería
6
31.Revisa extracto
36. Legaliza la transferencia en el
SIF
37. Prepara proyecto informe
trimestral y memorando
38. Revisa informe y memorando. Da
VoBo
Informe y memorando
39. Firma memorando.
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DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE
REFERENCIA
FIN
Auxiliar AP
Auxiliar de la sección de Contabilidad
Profesional AP
Profesional AP
Jefe DRH
Auxiliar AP
DCGD
Entidad deudora
7
40.Envía informe y memorando a la
sección de contabilidad de la
División Financiera.
41.Contabiliza en el SIF la deuda exitente.
FIN
42. Recibe y revisa acta y cruce de
cuentas4
6
Hay objeciones
43. Prepara repuesta
Comunicación escrita
44. Firma oficio
47. Recibe, estudia y responde oficio
de respuesta
45. Envía a DCGD
46. Radica comunicación
escrita
6
Pag 88
40. Envía informe y memorando a la Sección de Contabilidad de la División Financiera.
41. Contabiliza en el SIF la deuda existente.
42. Recibe y estudia los documentos soporte del cobro de las cuotas partes pensionales y los conceptos que originaron los mismos. Puede presentase el caso que la entidad a la cual se le adeuda, también le adeude a la Universidad, lo que indica que existe deuda reciproca entre las dos entidades.
43. Prepara respuesta de objeción.
44. Firma oficio de respuesta.
45. Envía oficio de respuesta a la DCGD.
46. Radica comunicación escrita.
47. Recibe y oficio de respuesta. Emite una respuesta respecto al mismo.
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Versión : 04
48. Recibe respuesta
50. Autoriza el cruce y realiza la
transferencia
5Pág 8
DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO Y PAGO DE CUOTAS PARTES
PENSIONALES
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Versión : 03
PROCESO TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALESCódigo : PTH.37
49. Prepara repuesta aceptando
el cruce6
8
7
8
Pág 10
Respuesta escrita
Profesional AP
Profesional AP
Entidad deudora
48. Recibe respuesta enviada por la entidad deudora.
49. Si no hay objeciones prepara respuesta aceptando el cruce de cuentas
50. Autoriza cruce de cuentas y realiza la respectiva transferencia.
51. Recibe y estudia cuenta de cobro emitida por la Entidad.
52. Prepara respuesta de objeción frente a la cuenta de cobro.
53. Firma oficio de respuesta.
54. Envía oficio a la DCGD.
55. Radica comunicación escrita.
56. Recibe y estudia oficio de respuesta. Emite una respuesta respecto al mismo.
51. Recibe y estudia cuenta de
cobro1
Oficio de Respuesta
53. Firma
Hay objeciones
No
Si
9Pág. 12
56. Recibe, estudia y responde oficio
de respuesta
54. Envía a DCGD
55. Radica comunicación
escrita
Respuesta escrita
52. Prepara respuesta
Profesional AP
Profesional AP
Jefe DRH
Auxiliar AP
DCGD
Entidad acreedora
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DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE
REFERENCIA
57.Revisa liquidación y cuenta de cobro.
58.Elabora liquidación manual y oficio informando que la cuenta de cobro se encuentra ajustada a derecho, siendo procedente el pago.
59. Prepara Acuerdo de Pago.
60. Envía el Acuerdo de Pago a Vicerrectoría Administrativa.
61. Suscribe el Acuerdo de Pago en notaria.
62. Envía a DCGD comunicación remisoria con original y trescopias del Acuerdo.
63. Radica comunicación remisoria con Acuerdo de Pago, envíaoriginal a la entidad deudora, copia al archivo de DCGD, copia ala Sección de Tesorería y entrega copia a la DRH.
64. Recibe Acuerdo de Pago.
65. Elabora orden de pago manual
57. Revisa liquidación y cuenta
de cobro.9
Profesional AP
Profesional AP
Profesional AP
Auxiliar AP
VicerrectorAdministrativo
Auxiliar AP
DCGD
Entidad Acreedora
Auxiliar AP
58. Elabora oficio y liquidación manual.
Oficio
Forma de pagoContado
Acuerdo de pago
Deuda reciproca
No
Si
59. Prepara Acuerdo de Pago
Acuerdo de Pago
60. Envía Acuerdo a Vicerrectoría Administrativa
61. Suscribe Acuerdo
62. Envía Acuerdo a DCGD
63. Radica Acuerdo
64. Recibe Acuerdo
65.Elabora orden de
pago manual 11
10Pág. 14
11Pág. 12
9
8
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TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37
Versión : 04
DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE
REFERENCIA
9
66. Organiza y envía documentos para firma.
67. Firma orden de pago manual.
68. Da cumplimiento en el SIF y entrega orden de pago manual a la Sección de Presupuestos.
69. Recibe orden de pago y realiza procedimiento respectivo.
70. Entrega original de orden de pago a la secretaria de la DRH para la autorización de la misma.
71. Activa orden de pago manual.
72. Autoriza orden de pago manual.
73. Envío de orden de pago autorizada.
74. Recibe orden de pago y archiva.
75. Prepara trimestralmente informe sobre el saldo de las cuotas partes por pagar para entregar a la sección de contabilidad y respectivo memorando.
Auxiliar AP
Jefe DRH
Auxiliar AP
Auxiliar sección de presupuestos
Auxiliar AP
Auxiliar Sección Tesorería
Jefe DRH
Secretaria DRH
Auxiliar AP
Profesional AP
10
72. Autoriza orden de pago
73. Envía orden de pago
74. Recibe orden de pago y archiva
Orden de pago manual.
66. Organiza y envía documentos
67. Firma orden de pago.
68. Da cumplimiento en el SIF y entrega orden de pago a sección de Presupuestos.
69. Recibe orden de pago y realiza procedimiento
respectivo
70. Entrega original de orden de pago.
71. Activa orden de pago manual
75. Prepara proyecto informe
trimestral
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TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37
Versión : 04
DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE
REFERENCIA
.
Auxiliar AP
Profesional AP
Jefe DRH
Auxiliar AP
Auxiliar de la Sección de Contabilidad
Profesional AP
Profesional AP
10
11
Si
77. Revisa memorando
Informe
Memorando
79.Envía informe y memorando a la
Sección de Contabilidad.
78. Firma memorando.
80. .Contabiliza en el SIF la deuda exitente.
Pagos terminados
Si
No
FIN
1081. Recibe y revisa
acta cruce de cuentas
76.Prepara memorando de
envío.
Hay objeciones
76. Prepara memorando de envío del informe.
77. Revisa memorando.
78. Firma memorando.
79. Envía informe y memorando a la Sección de Contabilidad de la División Financiera.
80. Contabiliza en el SIF la deuda existente.
81. Recibe y revisa acta de cruce de cuentas.
82. Elabora respuesta de objeción (oficio).82. Elabora
respuesta de objeción.
13
11
Pág.12
12
Pág.15
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PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO Y PAGO DE CUOTAS PARTES
PENSIONALES
TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37
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DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Jefe DRH
Auxiliar AP
DCGD
Entidad deudora
Profesional AP
Auxiliar AP
Entidad acreedora, deudora y Jefe de la
DRH
10
Comunicación escrita
83. Firma oficio
86. Recibe, estudia y responde oficio
de respuesta
Respuesta escrita
87. Recibe respuesta
84. Envía a DCGD
85. Radica comunicación escrita y envía
88. Elabora memorando y envía
acta de cruce de cuentas para firmas
89. Firma acta de cruce de cuentas
12
83. Firma oficio de objeción.
84. Envía a DCGD
85. Radica comunicación escrita y envía a la entidad deudora.
86. Recibe, estudia y responde oficio de respuesta enviado por la UIS.
87. Recibe respuesta.
88. Elabora memorando y envía acta de cruce de cuentas para firmas.
89. Firma acta de cruce de cuentas.
13Pág.14
11Pág.12
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PENSIONALES
TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37
Versión : 04
CONTROL DE CAMBIOS
1 Creación del Documento
VERSIÓNFECHA DE
APROBACIÓNDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
2Inclusión de circular 069 de 2008 en la Normatividad y de las actividades 2, 32, 35, 47; modificación de las actividades 1, 4, 26, 30, 31, 34, 81 y 86.
Marzo 03 de 2008
Septiembre 15 de 2011
3Inclusión de Normatividad, eliminación de actividades 5 y 6 y ordenamiento consecutivo de las demás actividades.
Junio 20 de 2013
4
Inclusión en la normatividad de: Circular 069 de 2008 – Ministerio de la Protección Social, de Hacienda y Crédito Público, Circular Conjunta No 021 de 2012 – Ministerio de Hacienda y del Ministerio de Trabajo, Ley 549 de 1999.
Actualización de cada uno de los pasos del procedimiento.
Noviembre 11 de 2014
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