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PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO Y PAGO DE CUOTAS PARTES PENSIONALES TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37 Versión : 04 Fecha de aprobación: Marzo 03 de 2008 Resolución No. 317 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Asuntos Pensionales Profesional Planeación OBJETIVO NORMATIVIDAD DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Aprobó: Vicerrector Administrativo ALCANCE Gestionar y tramitar el cobro y pago de cuotas partes pensionales conforme a la legislación vigente y demás disposiciones de la Universidad industrial de Santander. Desde el reconocimiento de pensiones hasta la fecha en que haya cancelado la mesada pensional. Ley 06 de 1945: Art. 17, 29 y 30(No vigente) Decreto 2921 de 1948 (No vigente) Ley 171 de 1961: Arts. 7 y 8 (No vigente) Ley 04 de 1966: Art. 4 (No vigente) Decreto 3135 de 1968: Art. 28 Decreto 1848 de 1969: Arts. 72 y 75 (No vigente) Decreto 435 de 1971: Art. 1(No vigente) Decreto 1221 de 1975: Art. 1 (No vigente) Ley 04 de 1976: Arts. 1 y 5 (No vigente) Ley 33 de 1985: Arts. 2 y 3 · Cuota Parte Pensional: Son los porcentajes económicos con los cuales cada empleador deberá corresponder con el último patrono para el pago de la mesada pensional a que tiene derecho el trabajador, una vez se acrediten los presupuestos de tiempo de servicio y edad, para acceder a la pensión. · Cuenta de cobro: Documento que contiene todos los elementos necesarios para que se pueda asimilar en todos sus efectos a una Letra de cambio de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 774 del Código de Comercio. Se debe procesar o expedir, por el valor total que adeuda cada entidad, durante el periodo establecido para tal efecto y debe contener los siguientes datos: (1) Número de la cuenta de cobro, (2) NIT de la Universidad Industrial de Santander, (3) Dirección y nombre de la entidad deudora, (4) NIT de la entidad deudora, (5) Descripción del concepto de la cuenta de cobro, (6) valor en letras y en números del monto que se adeuda y (7) Firma del funcionario responsable de la expedición de la cuenta de cobro (Jefe de la División de Recursos Humanos); además, debe ir acompañada por el anexo LIQUIDACIÓN INDIVIDUAL HISTÓRICA. · Liquidación individual histórica: Este documento debe contener lo siguiente: nombre de la entidad que cobra (Universidad Industrial de Santander), concepto (Cuotas partes por cobrar), entidad deudora, identificación del pensionado (nombre y documento de identidad), fecha de reconocimiento de pensión, pensión inicial, porcentaje de la cuota parte a cobrar, cuota parte inicial, cuadro que contiene la liquidación histórica de la pensión desde la fecha de reconocimiento hasta la fecha de cobro, porcentaje de incremento anual y liquidación total de la cuota parte pensional adeudada. · Cruce de cuentas: Se presenta cuando las entidades se deben mutuamente por el mismo concepto y buscan determinar el saldo y a quien le corresponde. · Acuerdo de pago: Acuerdo de voluntades entre las dos partes con el fin de establecer la forma en que se cancelará una deuda existente. Para adelantar el trámite de esta figura se requieren los documentos que definan por parte de la entidad deudora la persona competente para crear el Acuerdo. · DRH: División de Recursos Humanos. · DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental · SIF: Sistema de Información Financiero. · DSI: División de Servicios de Información. · AP: Asuntos Pensionales Ley 71 de 1988: Arts. 1 y 2 Decreto 2108 de 1992: Art. 2 Ley 100 de 1993: Arts. 14, 33-35, 39, 40, 46-48, 134, 142 y 143. Decreto 692 de 1994: Arts. 41 43 Decreto 2709 de 1994 Acto Legislativo No. 01 de 2005 Ley 1066 de 2006: Art. 4 Circular 069 de 2008 Ministerio de la Protección Social, de Hacienda y Crédito Público Ley 549 de 1999 Circular Conjunta No 021 de 2012 Ministerio de Hacienda y del Ministerio de Trabajo Página 1 de 16

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PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO Y PAGO DE CUOTAS PARTES

PENSIONALES

TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37

Versión : 04

Fecha de aprobación: Marzo 03 de 2008 Resolución No. 317

Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Asuntos Pensionales Profesional Planeación

OBJETIVO

NORMATIVIDAD

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

Aprobó: Vicerrector Administrativo

ALCANCE

Gestionar y tramitar el cobro y pago de cuotas partes pensionales conforme a la legislación vigente y demás disposiciones de la Universidad industrial de Santander.

Desde el reconocimiento de pensiones hasta la fecha en que haya cancelado la mesada pensional.

Ley 06 de 1945: Art. 17, 29 y 30(No vigente)Decreto 2921 de 1948 (No vigente)Ley 171 de 1961: Arts. 7 y 8 (No vigente)Ley 04 de 1966: Art. 4 (No vigente)Decreto 3135 de 1968: Art. 28Decreto 1848 de 1969: Arts. 72 y 75 (No vigente)Decreto 435 de 1971: Art. 1(No vigente)Decreto 1221 de 1975: Art. 1 (No vigente)Ley 04 de 1976: Arts. 1 y 5 (No vigente)

Ley 33 de 1985: Arts. 2 y 3

· Cuota Parte Pensional: Son los porcentajes económicos con los cuales cada empleador deberá corresponder con el último patrono para el pago de la mesada pensional a que tiene derecho el trabajador, una vez se acrediten los presupuestos de tiempo de servicio y edad, para acceder a la pensión.

· Cuenta de cobro: Documento que contiene todos los elementos necesarios para que se pueda asimilar en todos sus efectos a una Letra de cambio de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 774 del Código de Comercio. Se debe procesar o expedir, por el valor total que adeuda cada entidad, durante el periodo establecido para tal efecto y debe contener los siguientes datos: (1) Número de la cuenta de cobro, (2) NIT de la Universidad Industrial de Santander, (3) Dirección y nombre de la entidad deudora, (4) NIT de la entidad deudora, (5) Descripción del concepto de la cuenta de cobro, (6) valor en letras y en números del monto que se adeuda y (7) Firma del funcionario responsable de la expedición de la cuenta de cobro (Jefe de la División de Recursos Humanos); además, debe ir acompañada por el anexo LIQUIDACIÓN INDIVIDUAL HISTÓRICA.

· Liquidación individual histórica: Este documento debe contener lo siguiente: nombre de la entidad que cobra (Universidad Industrial de Santander), concepto (Cuotas partes por cobrar), entidad deudora, identificación del pensionado (nombre y documento de identidad), fecha de reconocimiento de pensión, pensión inicial, porcentaje de la cuota parte a cobrar, cuota parte inicial, cuadro que contiene la liquidación histórica de la pensión desde la fecha de reconocimiento hasta la fecha de cobro, porcentaje de incremento anual y liquidación total de la cuota parte pensional adeudada.

· Cruce de cuentas: Se presenta cuando las entidades se deben mutuamente por el mismo concepto y buscan determinar el saldo y a quien le corresponde.· Acuerdo de pago: Acuerdo de voluntades entre las dos partes con el fin de establecer la forma en que se cancelará una deuda existente. Para adelantar el trámite de esta figura se requieren

los documentos que definan por parte de la entidad deudora la persona competente para crear el Acuerdo.· DRH: División de Recursos Humanos.· DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental· SIF: Sistema de Información Financiero.· DSI: División de Servicios de Información.· AP: Asuntos Pensionales

Ley 71 de 1988: Arts. 1 y 2Decreto 2108 de 1992: Art. 2Ley 100 de 1993: Arts. 14, 33-35, 39, 40, 46-48, 134, 142 y 143.Decreto 692 de 1994: Arts. 41 – 43 Decreto 2709 de 1994Acto Legislativo No. 01 de 2005Ley 1066 de 2006: Art. 4Circular 069 de 2008 – Ministerio de la Protección Social, de Hacienda y Crédito PúblicoLey 549 de 1999Circular Conjunta No 021 de 2012 – Ministerio de Hacienda y del Ministerio de Trabajo

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PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO Y PAGO DE CUOTAS PARTES

PENSIONALES

TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37

Versión : 04

CONSIDERACIONES

· La legislación referenciada en este procedimiento no vigente actualmente debe tenerse en cuenta debido a que los estudios pensionales de los jubilados ser realizaron con base en la legislación existente al momento de la jubilación.

· El funcionario natural o dependencia encargada de adelantar este procedimiento a de ser la División de Recursos Humanos o el servidor público que por Estatutos haya sido formalmente ocupado de la actividad de liquidación o cobro respectivo, en su defecto el Rector.

· Para adelantar este procedimiento debe utilizarse la información contenido en los siguientes documentos: (1) REVISIÓN DE CUOTAS PARTES PENSIONALES POR ENTIDADES QUE RECONOCEN Y PAGAN PENSIONES DE JUBILACIÓN A EXFUNCIONARIOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER y (2) REVISIÓN DE EXPEDIENTES DE PENSIONES RECONOCIDAS A EXFUNCIONARIOS DE LA UNIVERSIDAD INDUSTRIA DE SANTANDER.

· Cuando se analiza la viabilidad de reconocer una prestación económica, es la entidad que va a reconocer, la encargada de consultar las cuotas partes pensionales correspondientes y a su vez las entidades consultadas deberán pronunciarse sobre dicha consulta aceptando u objetando la cuota parte pensional.

· La entidad que reconoce la prestación (cuota parte pensional), paga la totalidad de la misma y posteriormente repite contra la (s) entidad (es) concurrente (s) en un proceso tendiente a obtener el pago de dichas cuotas, procedimiento que no involucra al pensionado.

· La entidad competente para reconocer la prestación económica que corresponda debe consultar la cuota parte pensional a la entidad donde laboró o cotizó a fin de acumular los tiempos y reconocer la pensión. Para lo anterior, la entidad concurrente tiene 15 días hábiles para aceptar u objetar la consulta de la entidad que va a pensionar. Si pasado este tiempo no se obtiene respuesta, se aplica silencio administrativo positivo y se reconoce la prestación.

· El cobro de cuotas partes pensionales, cuando tanto la Universidad Industrial de Santander, como otra entidad de Derecho Público, presenten deudas reciprocas por este concepto, trae consigo la aceptación de las dos entidades de realizar el cruce de cuentas.

· Los pagos pueden realizarse de dos maneras: de contado y por acuerdo de pago.

· La revisión de cuentas de cobro para pago por parte de la UIS, se debe realizar en forma permanente y mantener actualizados los archivos.

· Los expedientes que contienen los actos administrativos que sirven como soporte para el cobro de las cuotas partes pensionales reposan en la División de Recursos Humanos.

· Las copias de los actos administrativos que reconocen pensión de jubilación debidamente ejecutoriados, deben reposar: una copia en el expediente del pensionado en la División de Recursos Humanos, una copia en la entidad que comparte la cuota parte pensional y una copia debe registrarse en la División Financiera, esta última para contabilizar o para realizar el reporte a Cartera para el cobro.

· La División de Recursos Humanos es la dependencia responsable de la expedición de las cuentas de cobro, que periódicamente deben ser remitidas a las entidades que comparten mesada pensional.

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PENSIONALES

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CONSIDERACIONES

· La cuenta de cobro se debe expedir una vez se liquide la nómina de pensionados y distribuir de la siguiente manera: Original para la entidad deudora, y copia para la DRH.

· El subproceso de AP será el responsable de llevar un registro histórico por pensionado y entidad a efectos de poder determinar: a) el valor pagado al pensionado desde la fecha de su reconocimiento, debidamente actualizado, b) el valor que adeuda cada entidad, y c) los valores cancelados por pago total, abonos por Acuerdos de pago y el Cruce de cuentas.

· Con respecto a las objeciones a las cuentas de cobro, la entidad deudora puede plantear objeciones a la liquidación de la cuenta de cobro, las cuales deberán ser resueltas, por el Abogado del subproceso de AP o por el funcionario destinado para ello, en el menor tiempo posible, a efectos de hacer más ágil el proceso de recaudo.

· Con respecto a la aceptación de la deuda, una vez resueltas las objeciones, o conciliadas las diferencias entre las entidades, la División de Recursos Humanos, es responsable de la obtención del documento por parte de la entidad deudora, por medio del cual se ACEPTE la deuda.

· Respecto a la contabilización de la deuda, una vez aceptada la deuda se procederá a remitir por parte de la División de Recursos Humanos el documento a la División Financiera para que por parte de la Sección de contabilidad se proceda a su contabilización. Pueden presentarse dos posibilidades: (1) que la entidad deudora debe únicamente a la Universidad Industrial de Santander y (2) que la entidad deudora, a su vez está liquidando a cargo de la UIS, cuotas partes pensionales.

En el primer caso, se procederá a expedir el Acto Administrativo, para que se contabilice a cargo de la entidad deudora el valor adeudado, es decir se establezca como cuenta de orden.

En el segundo caso, se presentaría el caso de Deudas Recíprocas, para lo cual el proceso presentará otra alternativa que se denomina Cruce de Cuentas, que se formaliza a través de un Acta de Cruce de cuentas suscrito por ambas partes.

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TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37

Versión : 04

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Actividad Decisión Procesamiento en S.I. o intranet

Procedimiento predefinido Conector Conector de páginaInicio/Fin Documento

INICIO

Pueden presentarse tres casos para la Universidad con respecto a las cuotas partes pensionales: cobro, pago y deudas recíprocas. El desarrollo del último caso iniciará cuando se hayan contabilizado el monto de cobro y pago de la Universidad.

1. Depura la información para adelantar el cobro de la cuota parte pensional.

2. Emite cuentas de cobro, liquidación individual anexa y consolidado por entidad.

3. Revisa y da VoBo a la documentos, y los remite para que sean firmados.

4. Prepara original de cuentas de cobro y liquidaciones individuales para las firmas.

5. Elabora oficio para la remisión de la cuenta de cobro y memorando interno para la DCGD relacionando las entidades con sus respectivas cuentas de cobro.

Auxiliar AP

Auxiliar AP

Profesional AP

Auxiliar AP

Auxiliar AP

1

Cuenta de Cobro o Liquidación

3. Revisa y da VoBo a los documentos

4. Prepara copias de los documentos

SituaciónCobro a la UIS

Cobro de la UIS

1Pág. 11

61. Depura

información

2. Emite documentos

5. Elabora oficio para remisión de

cuenta de cobro y memorando interno

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DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE

REFERENCIA

6. Revisa oficio para la remisión de la cuenta de cobro y memorando interno.

7. Diligencia Formato de Envío de Correspondencia FGD.08.

8. Firma oficio para la remisión de la cuenta de cobro y memorando interno para la DCGD.

9. Agrupa y ordena por paquetes los documentos soportes para el cobro de cuotas partes pensionales: oficio de remisión, cuenta de cobro y liquidaciones individuales históricas. Originales y dos copias de las cuentas de cobro, solamente, y oficio de remisión.

2

9. Agrupa por paquetes los documentos

1

Profesional AP

Auxiliar AP

Jefe de la DRH

Auxiliar AP

Auxiliar AP

DCGD

Oficio y memorando

6. Revisa oficio y memorando

interno.

8. Firma oficio y memorando

interno.

Oficio de Remisión y cuenta de cobro

Liquidaciones individuales históricas

7.Diligencia formato FGD.08

FGD.08

11. Radica documentos

soportes

10. Envía documentos

soportes

10. Envía documentos a la DCGD.

11. Radica oficio con documentos soporte, envía el original a la entidad a la cual se cobra, copia al Archivo De la DCGD y

entrega copia a la DRH.

FGD.08

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DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE

REFERENCIA

2

12.Recibe documentos soportes para el cobro de la cuota parte pensional.

13. Estudia los documentos soportes del cobro de las cuotas partes pensionales y los conceptos que originaron los mismos y envía respuesta a la Universidad.

14. Si hay objeciones, prepara oficio y documentos necesarios (original y dos copias) para responder las objeciones presentadas.

15. Firma oficio de respuesta.

16. Envía oficio de respuesta y documentos adjuntos a la DCGD, original y dos copias.

17. Radica oficio y documentos adjuntos, envía originales a la entidad que se cobra, copia al archivo de DCGD y entrega copia a la DRH.

18. Recibe y estudia respuesta a las objeciones que presentó.

Entidad deudora

Entidad deudora

Profesional AP

Jefe de la DRH

Auxiliar AP

DCGD

Entidad deudora

Hay objecionesNo

14. Prepara repuesta

Comunicación escrita

Si

13. Estudia cobro

15. Firma oficio

3 2Pág. 7

3

12. Recibe documentos de

cobro

18. Recibe y estudia oficio de

respuesta

16. Envía a DCGD

17. Radica comunicación

escrita

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TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37

Versión : 04

DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE

REFERENCIA

4

Respuesta escrita

19. Recibe respuesta

3Pág. 6

19. Recibe comunicación de la entidad sobre la respuesta a las objeciones, sea de conformidad o nuevamente de objeción.

Si hay deuda recíproca debe realizarse cruce de cuentas.

Si hay aceptación de la deuda, existen dos formas para que la entidad deudora realice el pago, de contado o por acuerdo de pago.

20.Si la entidad solicita Acuerdo de Pago prepara documento y envía a las UIS para que sea estudiado y aprobado.

21. Recibe y Revisa Acuerdo de pago enviado por la entidad deudora.

22. Prepara respuesta de objeción.

Profesional AP

Entidad deudora

Profesional AP

Profesional AP

3

Forma de pagoContado 5

Pág.8

Deuda reciproca

No

Si 4Pág. 10

20. Prepara Acuerdo de Pago y

envía a la UIS

Proyecto de Acuerdo de Pago

Acuerdo de pago

2

21. Revisa y el Acuerdo de Pago

Hay objeciones

22. Prepara repuesta

Comunicación escrita

No6

Pag 87

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PENSIONALES

TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37

Versión : 04

DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE

REFERENCIA

23. Firma oficio de respuesta.

24. Envía a la DCGD, radica la comunicación escrita y la envía a la entidad deudora.

25. Recibe y estudia oficio de respuesta. Elabora respuesta y la envía a la UIS.

26. Recibe respuesta de la entidad deudora.

4

Jefe DRH

Auxiliar AP

Entidad

Profesional AP

23. Firma oficio

25. Recibe, estudia y responde oficio

de respuesta

Respuesta escrita

26. Recibe respuesta

24. Envía a DCGD, radica y envía.

Cumple Acuerdo6Si 5

Pag 8

No

5

7

Pag 7

FIN

28. Realiza cobro coactivo

27. Prepara Expediente

Expediente

29. Realiza pago 5

27. Prepara el expediente y lo remite a a la oficina jurídica para que lleven a cabo el cobro coactivo.

28. Si no cumple lo estipulado en el Acuerdo de Pago, se realiza cobro coactivo a la entidad deudora.

29. Realiza pago mediante consignación o transferencia electrónica.

30. Comunica a la DRH sobre el pago realizado mediante copia del extracto bancario de la cuenta Davivienda semanalmente.

30. Entrega copia del extracto

bancario de la cuenta Davivienda

semanalmente.

Profesional AP

Oficina Jurídica

Entidad deudora

Auxiliar Tesorería

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PENSIONALES

TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37

Versión : 04

DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE

REFERENCIA

5

31. Revisa extracto e identifica las entidades que cancelaron y registra estos valores en el cuadro de recaudos y en el consolidado.

32. Elabora memorando identificando las entidades que realizaron las transferencias y los periodos cancelados para notificar el pago realizado, de manera que pueda amortizarse la deuda y se de soporte a la consignación realizada en la cuenta de Cuotas Partes Pensionales.

33. Revisa memorando y da VoBo.

34. Firma memorando

35. Envía de memorando a la Sección de Tesorería.

36. Legaliza en el Sistema de Información la transferencia realizada por el entidad deudora

37. Prepara proyecto de informe trimestral y elabora memorando para comunicar a la Sección de Tesorería sobre el pago realizado, de manera que pueda amortizarse la deuda y se dé soporte a la consignación realizada en la cuenta de Cuotas Partes Pensionales.

38. Revisa informe y memorando. Da VoBo.

39. Firma memorando

Profesional AP

Auxiliar AP

Profesional AP

Jefe DRH

Auxiliar AP

Sección de Tesorería

Auxiliar AP

Profesional AP

Jefe DRH

32.Elabora memorando

Memorando

33.Revisa memorando y da

VoBo.

34. Firma memorando

35. Envía memorando a la

Sección de Tesorería

6

31.Revisa extracto

36. Legaliza la transferencia en el

SIF

37. Prepara proyecto informe

trimestral y memorando

38. Revisa informe y memorando. Da

VoBo

Informe y memorando

39. Firma memorando.

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PENSIONALES

TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37

Versión : 04

DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE

REFERENCIA

FIN

Auxiliar AP

Auxiliar de la sección de Contabilidad

Profesional AP

Profesional AP

Jefe DRH

Auxiliar AP

DCGD

Entidad deudora

7

40.Envía informe y memorando a la

sección de contabilidad de la

División Financiera.

41.Contabiliza en el SIF la deuda exitente.

FIN

42. Recibe y revisa acta y cruce de

cuentas4

6

Hay objeciones

43. Prepara repuesta

Comunicación escrita

44. Firma oficio

47. Recibe, estudia y responde oficio

de respuesta

45. Envía a DCGD

46. Radica comunicación

escrita

6

Pag 88

40. Envía informe y memorando a la Sección de Contabilidad de la División Financiera.

41. Contabiliza en el SIF la deuda existente.

42. Recibe y estudia los documentos soporte del cobro de las cuotas partes pensionales y los conceptos que originaron los mismos. Puede presentase el caso que la entidad a la cual se le adeuda, también le adeude a la Universidad, lo que indica que existe deuda reciproca entre las dos entidades.

43. Prepara respuesta de objeción.

44. Firma oficio de respuesta.

45. Envía oficio de respuesta a la DCGD.

46. Radica comunicación escrita.

47. Recibe y oficio de respuesta. Emite una respuesta respecto al mismo.

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PENSIONALES

TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37

Versión : 04

48. Recibe respuesta

50. Autoriza el cruce y realiza la

transferencia

5Pág 8

DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO Y PAGO DE CUOTAS PARTES

PENSIONALES

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Versión : 03

PROCESO TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALESCódigo : PTH.37

49. Prepara repuesta aceptando

el cruce6

8

7

8

Pág 10

Respuesta escrita

Profesional AP

Profesional AP

Entidad deudora

48. Recibe respuesta enviada por la entidad deudora.

49. Si no hay objeciones prepara respuesta aceptando el cruce de cuentas

50. Autoriza cruce de cuentas y realiza la respectiva transferencia.

51. Recibe y estudia cuenta de cobro emitida por la Entidad.

52. Prepara respuesta de objeción frente a la cuenta de cobro.

53. Firma oficio de respuesta.

54. Envía oficio a la DCGD.

55. Radica comunicación escrita.

56. Recibe y estudia oficio de respuesta. Emite una respuesta respecto al mismo.

51. Recibe y estudia cuenta de

cobro1

Oficio de Respuesta

53. Firma

Hay objeciones

No

Si

9Pág. 12

56. Recibe, estudia y responde oficio

de respuesta

54. Envía a DCGD

55. Radica comunicación

escrita

Respuesta escrita

52. Prepara respuesta

Profesional AP

Profesional AP

Jefe DRH

Auxiliar AP

DCGD

Entidad acreedora

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PENSIONALES

TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37

Versión : 04

DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE

REFERENCIA

57.Revisa liquidación y cuenta de cobro.

58.Elabora liquidación manual y oficio informando que la cuenta de cobro se encuentra ajustada a derecho, siendo procedente el pago.

59. Prepara Acuerdo de Pago.

60. Envía el Acuerdo de Pago a Vicerrectoría Administrativa.

61. Suscribe el Acuerdo de Pago en notaria.

62. Envía a DCGD comunicación remisoria con original y trescopias del Acuerdo.

63. Radica comunicación remisoria con Acuerdo de Pago, envíaoriginal a la entidad deudora, copia al archivo de DCGD, copia ala Sección de Tesorería y entrega copia a la DRH.

64. Recibe Acuerdo de Pago.

65. Elabora orden de pago manual

57. Revisa liquidación y cuenta

de cobro.9

Profesional AP

Profesional AP

Profesional AP

Auxiliar AP

VicerrectorAdministrativo

Auxiliar AP

DCGD

Entidad Acreedora

Auxiliar AP

58. Elabora oficio y liquidación manual.

Oficio

Forma de pagoContado

Acuerdo de pago

Deuda reciproca

No

Si

59. Prepara Acuerdo de Pago

Acuerdo de Pago

60. Envía Acuerdo a Vicerrectoría Administrativa

61. Suscribe Acuerdo

62. Envía Acuerdo a DCGD

63. Radica Acuerdo

64. Recibe Acuerdo

65.Elabora orden de

pago manual 11

10Pág. 14

11Pág. 12

9

8

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PENSIONALES

TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37

Versión : 04

DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE

REFERENCIA

9

66. Organiza y envía documentos para firma.

67. Firma orden de pago manual.

68. Da cumplimiento en el SIF y entrega orden de pago manual a la Sección de Presupuestos.

69. Recibe orden de pago y realiza procedimiento respectivo.

70. Entrega original de orden de pago a la secretaria de la DRH para la autorización de la misma.

71. Activa orden de pago manual.

72. Autoriza orden de pago manual.

73. Envío de orden de pago autorizada.

74. Recibe orden de pago y archiva.

75. Prepara trimestralmente informe sobre el saldo de las cuotas partes por pagar para entregar a la sección de contabilidad y respectivo memorando.

Auxiliar AP

Jefe DRH

Auxiliar AP

Auxiliar sección de presupuestos

Auxiliar AP

Auxiliar Sección Tesorería

Jefe DRH

Secretaria DRH

Auxiliar AP

Profesional AP

10

72. Autoriza orden de pago

73. Envía orden de pago

74. Recibe orden de pago y archiva

Orden de pago manual.

66. Organiza y envía documentos

67. Firma orden de pago.

68. Da cumplimiento en el SIF y entrega orden de pago a sección de Presupuestos.

69. Recibe orden de pago y realiza procedimiento

respectivo

70. Entrega original de orden de pago.

71. Activa orden de pago manual

75. Prepara proyecto informe

trimestral

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PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO Y PAGO DE CUOTAS PARTES

PENSIONALES

TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37

Versión : 04

DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE

REFERENCIA

.

Auxiliar AP

Profesional AP

Jefe DRH

Auxiliar AP

Auxiliar de la Sección de Contabilidad

Profesional AP

Profesional AP

10

11

Si

77. Revisa memorando

Informe

Memorando

79.Envía informe y memorando a la

Sección de Contabilidad.

78. Firma memorando.

80. .Contabiliza en el SIF la deuda exitente.

Pagos terminados

Si

No

FIN

1081. Recibe y revisa

acta cruce de cuentas

76.Prepara memorando de

envío.

Hay objeciones

76. Prepara memorando de envío del informe.

77. Revisa memorando.

78. Firma memorando.

79. Envía informe y memorando a la Sección de Contabilidad de la División Financiera.

80. Contabiliza en el SIF la deuda existente.

81. Recibe y revisa acta de cruce de cuentas.

82. Elabora respuesta de objeción (oficio).82. Elabora

respuesta de objeción.

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PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO Y PAGO DE CUOTAS PARTES

PENSIONALES

TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37

Versión : 04

DESCRIPCIÓN RESPONSABLEDIAGRAMA DE FLUJODOCUMENTOS DE

REFERENCIA

Jefe DRH

Auxiliar AP

DCGD

Entidad deudora

Profesional AP

Auxiliar AP

Entidad acreedora, deudora y Jefe de la

DRH

10

Comunicación escrita

83. Firma oficio

86. Recibe, estudia y responde oficio

de respuesta

Respuesta escrita

87. Recibe respuesta

84. Envía a DCGD

85. Radica comunicación escrita y envía

88. Elabora memorando y envía

acta de cruce de cuentas para firmas

89. Firma acta de cruce de cuentas

12

83. Firma oficio de objeción.

84. Envía a DCGD

85. Radica comunicación escrita y envía a la entidad deudora.

86. Recibe, estudia y responde oficio de respuesta enviado por la UIS.

87. Recibe respuesta.

88. Elabora memorando y envía acta de cruce de cuentas para firmas.

89. Firma acta de cruce de cuentas.

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PROCEDIMIENTO PARA EL COBRO Y PAGO DE CUOTAS PARTES

PENSIONALES

TALENTO HUMANO / ASUNTOS PENSIONALES Código : PTH.37

Versión : 04

CONTROL DE CAMBIOS

1 Creación del Documento

VERSIÓNFECHA DE

APROBACIÓNDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

2Inclusión de circular 069 de 2008 en la Normatividad y de las actividades 2, 32, 35, 47; modificación de las actividades 1, 4, 26, 30, 31, 34, 81 y 86.

Marzo 03 de 2008

Septiembre 15 de 2011

3Inclusión de Normatividad, eliminación de actividades 5 y 6 y ordenamiento consecutivo de las demás actividades.

Junio 20 de 2013

4

Inclusión en la normatividad de: Circular 069 de 2008 – Ministerio de la Protección Social, de Hacienda y Crédito Público, Circular Conjunta No 021 de 2012 – Ministerio de Hacienda y del Ministerio de Trabajo, Ley 549 de 1999.

Actualización de cada uno de los pasos del procedimiento.

Noviembre 11 de 2014

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