LICITACIÓN PÚBLICA LPF- 03 DE 2013 · Económicas: expedientes pensionales activos, cuotas...

Proyecto de Pliego de Condiciones- Proceso de LICITACION PÚBLICA No.FONCEP LPF 03 DE 2013

FONCEP Sede Principal:

Carrera 6 No 14-98

Edificio Condominio Parque Santander

Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

LICITACIÓN PÚBLICA FONCEP LPF- 03 DE 2013

PRE PLIEGO DE PLIEGO DE CONDICIONES

OBJETO:.Contratar la prestación de servicios especializados para el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones FONCEP¸ descritos en los siguientes ítems: Item No. 1 Organización documental de expedientes que conforman

el fondo documental de la subdirección de Prestaciones

Económicas: expedientes pensionales activos, cuotas

partes, bonos pensionales, en cumplimiento del acuerdo

06 de 2011 del Archivo General de la Nación.

Item No. 2 Digitalización e indexación de de expedientes que

conforman el fondo documental de la subdirección de

Prestaciones Económicas: pensionales activos, cuotas

partes y bonos pensionales.

Bogotá D.C, septiembre de 2013

A los interesados se les recomienda leer y analizar detenidamente el siguiente proyecto de pliegos de condiciones. El presente pre pliego de condiciones fue elaborado de conformidad con los postulados señalados fundamentalmente en la Constitución Política de Colombia, la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, el Decreto 734 de 2012 y demás normas pertinentes; para tal efecto, se conformaron los estudios y documentos previos con base en los requerimientos formulados especialmente por la Subdirección Financiera y Administrativa y Subdirección de Prestaciones Económicas, en observancia del respectivo marco normativo vigente. Las instalaciones del FONCEP están ubicadas en la Carrera 6ª. No.14 - 98 TORRE A Piso 5º EDIFICIO CONDOMINIO PARQUE SANTANDER, teléfono 3199900. Correo



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

electrónico:[email protected]. De igual forma se solicita seguir la metodología de elaboración de las propuestas conforme este documento, para obtener claridad respecto de los ofrecimientos, para la materialización del proceso de selección objetiva que se adelanta. Los interesados deben tener en cuenta que de acuerdo con lo previsto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, el contratista es un colaborador para el logro de los fines estatales y por lo tanto cumple una función social que implica obligaciones, sin perjuicio de los derechos que de suyo corresponden y que en el marco legal se le otorgan.

RECOMENDACIONES

a) Lea cuidadosamente el contenido de este documento. b) Examine y analice rigurosamente el contenido de los estudios previos, del pliego de condiciones, los documentos que hacen parte del mismo, los formatos, anexos y las normas que regulan la Contratación Administrativa con entidades del Estado, todos hacen parte integral del proceso. c) Verifique no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades para participar en licitaciones y para celebrar contratos con las entidades estatales, según lo dispuesto en la normatividad legal vigente. d) Cerciórese de que cumple las condiciones y reúne los requisitos aquí señalados. e) Proceda a reunir la información y documentación exigida y verifique la vigencia para los documentos que la requieran. f) Adelante oportunamente los trámites tendientes a la obtención de los documentos que deben allegar con las propuestas y verifique que contiene la información completa que acredite el cumplimiento de los requisitos exigidos en la Ley y en el presente pliego de condiciones. g) Verifique que las fechas de expedición de los documentos se encuentren dentro de los plazos exigidos en el pliego de condiciones. h) Suministre toda la información requerida en el presente pliego de condiciones. i) Tenga en cuenta el presupuesto oficial establecido para este proceso de Licitación Pública. j) Cumpla las instrucciones que en este pliego de condiciones se imparten para la elaboración de su propuesta. k) Identifique su propuesta, tanto el original como las copias en la forma indicada



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

en este documento. l) Presente su propuesta y las copias con índice y debidamente foliadas. Revise las copias de manera que su contenido sea idéntico al original. m) Revise los anexos y diligencie totalmente los formatos que de conformidad con el pliego de condiciones deben ser tramitados. n) Tenga presente la fecha y hora previstas para el cierre de este proceso de licitación pública. En ningún caso se recibirán propuestas radicadas fuera del término previsto. o) Verifique la póliza de seriedad de su propuesta revisando que: Sea otorgada en favor del FONCEP Como tomador ingrese su razón social completa. El valor fijado corresponderá al porcentaje establecido.

p) Los proponentes con la sola presentación de la propuesta, autorizan a la entidad para verificar toda la información que en ella se suministre. q) La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que se estudiaron completamente las especificaciones, formatos y demás documentos del presente proceso; que recibió las aclaraciones necesarias a las inquietudes o dudas previas consultadas y que ha aceptado que en este pliego de condiciones se definieron reglas objetivas, justas, claras y completas, para la confección de ofrecimientos de la misma índole, en virtud de lo cual se asegura una escogencia objetiva. r) Toda consulta debe formularse por escrito y radicarse en el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones – FONCEP, o enviarse vía electrónica a través del correo: [email protected] No se atenderán consultas telefónicas ni personales. Ningún convenio verbal con el personal del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP, antes, durante o después de la firma del contrato, podrá afectar o modificar ninguno de los términos y obligaciones aquí estipuladas. s) Salvo lo previsto en este pliego en relación con la entrega de las ofertas, toda comunicación de los proponentes o interesados, debe ser dirigida a nombre del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones –FONCEP y radicarse en la Carrera 6ª. No.14-98 TORRE A oficina de correspondencia, 2 PISO, EDIFICIO CONDOMINIO PARQUE SANTANDER, dentro del horario comprendido entre las 8:00 a.m. y 4:00 p.m.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

CAPITULO I

INFORMACIÓN GENERAL

1.1. OBJETO:

Contratar la prestación de servicios especializados para el Fondo de

Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones FONCEP¸ descritos en

los siguientes ítems:

Item No. 1 Organización documental de expedientes que conforman









1.2 ALCANCE DEL OBJETO CONTRACTUAL

EL CONTRATISTA, en el desarrollo del objeto contractual tendrá a su cargo las siguientes

actividades:

Item No. 1 Comprende: 1. Organización de 470 metros lineales que conforman

aproximadamente 13500 expedientes de conformidad con los lineamientos señalados por el Foncep y por las normas archivísticas.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

2. Entrega de los expedientes debidamente organizados

Item No. 2 Comprende: 1. Recibir los expedientes físicos organizados 2. Digitalizar folio a folio y por ambas caras en caso de ser

necesario 3. Conformar los expedientes digitalizados 4. Realizar la captura de los tipos documentales y de los

campos a capturar suministrados por el Foncep 5. Devolución de los expedientes organizados 6. Migrar al software que proporcione el FONCEP, los

documentos escaneados para que puedan ser consultados electrónicamente y queden almacenados en el sistema que la entidad proporcione para tal fin.

1.2.1. Soporte Informático El Contratista debe contar con un Sistema de información, que cumpla con las especificaciones que garanticen el cumplimiento a cabalidad del objeto del contrato definidas en el presente documento y en el estudio previo, además, bajo su responsabilidad debe adecuar el sistema de información de acuerdo con las necesidades e indicaciones del FONCEP. 1.2.2. Presentación de Informes El Contratista deberá presentar informes contables, financieros, operativos, técnicos, de ejecución y los demás que se le requieran, con la periodicidad y el plazo, de acuerdo con lo establecido por la entidad en el presente documento y en el ESTUDIOS PREVIOS o sean solicitados por la Entidad o el Supervisor del Contrato

1.3 OBLIGACIONES 1.3.1. Por Parte del Contratista: Con ocasión del contrato a suscribir, el Contratista se compromete a cumplir las obligaciones que se requieren para dar cumplimiento al objeto del contrato, las cuales se encuentran descritas en el presente documento y en los estudios previos



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

1.3.2. Por Parte del FONCEP Con ocasión del contrato a suscribir, el FONCEP se compromete a cumplir con las obligaciones establecidas en el presente documento y en el estudio previo. 1.4. IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR De conformidad con lo establecido en la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el decreto 734 de 2012 y las demás normas que lo modifique, reglamente o adicione, el contrato a celebrar es de prestación de servicios para ejecutar las labores y obligaciones establecidas en el objeto y alcance del mismo. 1.5. PRESUPUESTO OFICIAL PARA EL PAGO DE LA REMUNERACIÓN

El presupuesto oficial total para la vigencia y del valor del contrato es la suma de

un mil novecientos cincuenta millones trescientos dieciséis mil setecientos setenta

pesos moneda corriente ($1.950.316.770), incluyendo todos los impuestos, las

obligaciones y costos directos e indirectos que se generen en la ejecución del

mismo. Amparado en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.319 y 320

Código Presupuestal 3.3.1.14.03.31.0710.0236 del concepto Gestión Institucional

– Gestión Documental.

1.6. MARCO NORMATIVO 1.6.1. El Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá, D.C.

El Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones FONCEP es un

establecimiento público del orden Distrital, creado mediante Acuerdo 257 de

Noviembre 30 de 2006 del Concejo Distrital de Bogotá, el cual tiene las siguientes

funciones básicas:

a. Reconocer y pagar las cesantías de las servidoras y servidores públicos del

Distrito Capital.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

b. Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales de los

organismos del Sector Central y las Entidades descentralizadas a cargo del

Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá y reconocer y pagar las

obligaciones pensionales que reconozca a cargo de las entidades del nivel

central y las entidades descentralizadas, que corresponda, de acuerdo con

los mecanismos legales establecidos.

El FONCEP, consciente de la importancia de proteger la memoria institucional, tener una excelencia organizacional y satisfacer oportunamente a todas las personas para que puedan acceder a los documentos públicos, así como dar cumplimiento a la normatividad vigente, tiene como objetivo la implementación de un sistema que responda eficientemente a las expectativas de la gestión de información y documentación.

Dentro del marco reglamentario dispuesto para tal fin, en el Decreto 514 de 2006, es obligación de todas las entidades distritales, contar con un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público, fortalecer la organización de sus sistemas de información mediante programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos, en consonancia con el artículo 161 de la Ley 594 de 2000, como herramienta fundamental de gestión.

De conformidad con lo anterior, el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías

y Pensiones FONCEP, requiere contratar con una persona natural o jurídica o en

unión temporal o consorcio, la prestación del servicio a que se refiere el objeto del

presente proceso licitatorio.

1 Ley 594 de 2000: “… artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades

públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.”



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

1.6.2. Del proceso de selección:

La modalidad de selección que aplica para el presente proceso, es la licitación pública, en observancia de lo previsto en la ley 80 de 1993, el artículo 25 de la Ley 1150 de 2007 y decreto 734 de 2012. Además de lo expuesto en el precitado contexto normativo, todo ello se corrobora con lo dispuesto en el numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, de modo que se debe tener en cuenta la naturaleza del objeto, la complejidad del tema, la necesidad que se pretende satisfacer, lo cual genera también la aplicación de la regla general a que se refiere la mencionada disposición legal; así mismo, no se configura ninguna de las excepciones que la misma norma prevé para la utilización de modalidades de selección distintas a la licitación pública. Precisamente, en el primer inciso del numeral 1 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, se establece lo siguiente: “Licitación pública. La escogencia del contratista se efectuará por regla general a través de licitación pública, con las excepciones que se señalan en los numerales 2, 3 y 4 del presente artículo.” El contrato que se celebre como consecuencia de la presente Licitación es un

Contrato de prestación de servicios especializados para el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones FONCEP, de conformidad con el objeto y los alcances del mismo señalados en el punto 1.1, 1.2, 1.2.1 y 1.2.2 del presente proyecto de pliego de condiciones



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

1.6.3 CRONOGRAMA DEL PROCESO

DESCRIPCIÓN FECHA

Avisos de Convocatoria Pública, estudio de previos de conveniencia y técnico, proyecto de pliego de condiciones

9 Septiembre de 2013 a través de las páginas Web del Portal Único de Contratación - SECOP www.contratos.gov.co , Portal de Contratación a la Vista de la Alcaldía Mayor de Bogotá www.contratacionbogota.gov.co. y la página de la Entidad www.foncep.gov.co

Observaciones al proyecto de pliego de condiciones

Del 9 de septiembre al 20 de septiembre de 2013 a través del correo electrónico [email protected] Oficina de Correspondencia Carrera 6 No. 14-98, piso 1, Torre A Edificio Condomino Parque Santander

Publicación de respuesta a las observaciones al proyecto de pliego de condiciones

24 de septiembre de 2013 A través de las páginas Web del Portal Único de Contratación - SECOP www.contratos.gov.co , Portal de Contratación a la Vista de la Alcaldía Mayor de Bogotá www.contratacionbogota.gov.co. y la página de la Entidad www.foncep.gov.co

Apertura de la Licitación: Resolución que ordena la apertura y avisos Veedurías 25 Septiembre de 2013

A través de las páginas Web del Portal Único de Contratación - SECOP www.contratos.gov.co, Portal de Contratación a la Vista de la Alcaldía Mayor de Bogotá

www.contratacionbogota.gov.co. y la página de la Entidad www.foncep.gov.co

Publicación Pliego Definitivo 25 de septiembre de 2013

Audiencia Pública de Análisis y distribución de 30 de septiembre de 2013, HORA: 9: 30 A.M. riesgos y Audiencia para precisar el contenido y

Lugar: Sede Principal en la Carrera 6ª. No.14 - 98 TORRE A Piso 5º-EDIFICIO CONDOMINIO PARQUE SANTANDER

alcance del Pliego de Condiciones

Plazo máximo para solicitar aclaraciones al 1 octubre de 2013

http://www.contratos.gov.co/

http://www.contratacionbogota.gov.co/

http://www.foncep.gov.co/









Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

pliego definitivo

Respuesta a las solicitudes de aclaraciones pliego definitivo 2 de Octubre de 2013

A través de las páginas Web del Portal Único de Contratación - SECOP www.contratos.gov.co, Portal de

Contratación a la Vista de la Alcaldía Mayor de Bogotá www.contratacionbogota.gov.co y www.foncep.gov.co

Plazo máximo para la expedición de adendas 3 de Octubre de 2013

Fecha de Cierre

8 de octubre de 2013. Deberán radicarse antes de las 10:00 a.m. en la urna dispuesta para este fin en la sede de la Entidad ubicada en la Carrera 6 No. 14-98 Torre A Piso 5- EDIFICIO CONDOMINIO PARQUE SANTANDER

presentación de oferta económica

Verificación de requisitos habilitantes y evaluación de las propuestas

10 de Octubre de 2013

Publicación y traslado de los informes de evaluación

Del 11 al 18 de Octubre de 2013 Hasta las 3:00 P.M. a través de las páginas Web del Portal Único de Contratación - SECOP www.contratos.gov.co, Portal de Contratación a la Vista de la Alcaldía Mayor de Bogotá www.contratacionbogota.gov.co y www.foncep.gov.co

Recepción de observaciones a los informes

Del 11 al 18 de Octubre de 2013 en el correo electrónico [email protected] o de manera escrita en la Oficina de Correspondencia del Foncep situada en la Carrera 6 No. 14-98, piso 2 Edificio Condominio Parque Santander

Audiencia de respuesta a las observaciones y adjudicación de la

21 de Octubre de 2013 Hora: 10:30 A.M. Lugar: Sede de la








Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Licitación

Entidad ubicada en Carrera 6ª. No.14 - 98 TORRE A Piso 5º - EDIFICIO CONDOMINIO PARQUE SANTANDER

Suscripción del contrato 23 de Octubre de 2013.

El cronograma del proceso contemplara los términos establecidos para cada una de las etapas por la Ley y estará contenido en el pliego definitivo y en la apertura del proceso licitatorio. De acuerdo con la normatividad vigente la publicación del presente proyecto de pliego de condiciones NO compromete ni genera obligación para FONCEP de dar apertura al proceso de selección y el cronograma propuesto es una proyección sujeta a las modificaciones pertinentes. 1.7. AVISO DE CONVOCATORIA

De conformidad con lo señalado en la Ley 80 de 1993 y el artículo 2.2.5 del decreto 734 de 2012 y demás normas pertinentes, el Proyecto del Pliego de Condiciones, se publicará en la página www.contratos.gov.co y www. contratacionbogota.gov.co y en la página de la entidad, por un término de diez (10) días hábiles. Igualmente se publicaran los avisos de convocatoria correspondientes. 1.8. CONSULTA DEL PROYECTO DEL PLIEGO DE CONDICIONES. El Proyecto del Pliego de Condiciones se podrá consultar en el portal único de contratación pública www.contratos.gov.co , en la página del Portal Contratación a la Vista www.contratacionbogota.gov.co y en la página de la entidad www.foncep.gov.co. De igual manera los interesados podrán consultar los documentos de manera física en la OFICINA ASESORA JURIDICA DEL FONCEP, situada en la Carrera 6ª. No.14 - 98 TORRE A Piso 5º EDIFICIO CONDOMINIO PARQUE SANTANDER de Bogotá, en el horario de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. de lunes a Viernes y estará a disposición de los interesados, quienes podrán presentar observaciones respecto del mismo, dentro del término legal previsto en el cronograma



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

del proceso Licitación Pública establecido en el proyecto de pliego de condiciones. Los interesados podrán enviar las observaciones y/o sugerencias al proyecto de pliego de condiciones, a través del correo [email protected] o mediante escrito dirigido al FONCEP y radicado en la Oficina de Correspondencia, ubicada en la Carrera 6ª. No.14 - 98 TORRE A Piso 2, en Bogotá D.C., de 7:00 a.m. a 4:00 P.M., Igualmente se podrán consultar el proyecto de pliego de condiciones y los anexos técnicos correspondientes en la Oficina Asesora Jurídica del FONCEP ubicada en la Carrera 6ª. No.14 - 98 TORRE A Piso 5 EDIFICIO CONDOMINIO PARQUE SANTANDER Con el fin de facilitar y asegurar la entrega de las respuestas a las observaciones, respecto del pliego de condiciones, el interesado deberá informar la dirección física, teléfono y dirección electrónica a donde se pueden enviar las comunicaciones. La aceptación o rechazo de tales observaciones se hará de manera motivada, para lo cual la entidad agrupará aquellas de naturaleza común. El Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP, podrá incluir en el pliego definitivo los temas planteados en las observaciones, si los estima relevantes. Cada proponente sufragará todos los costos, tanto directos como indirectos, relacionados con la preparación y presentación de su propuesta, en consecuencia el FONCEP no será responsable en ningún caso de dichos costos, cualquiera que sea el resultado del proceso de selección y contratación. Igualmente corresponderá al proponente la responsabilidad de determinar, evaluar y asumir los impuestos tasas y contribuciones, así como los demás costos tributarios y de cualquier otra naturaleza que conlleve la celebración del contrato, según la asignación de costos prevista en el presente Pliego de Condiciones. 1.9. PLAZO DE LA LICITACIÓN. 1.9.1. LUGAR, FECHA Y HORA DE APERTURA La presente Licitación Pública se declarará abierta y en consecuencia, los proponentes presentarán sus propuestas hasta el día y hora señalada en el cronograma de la misma, en la Sala de Juntas del FONCEP, donde se procederá a cerrar y sellar la urna que contendrá las propuestas de la presente Licitación Pública. De esta diligencia se levantará un Acta donde conste la realización de la misma, la cual



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

será suscrita por quienes en ella intervengan. 1.9.2. LUGAR, FECHA Y HORA DE CIERRE La Licitación Pública se declarará cerrada y en consecuencia los proponentes entregarán las propuestas en la fecha y hora establecida en el cronograma del proceso definido en el pliego de condiciones, momento en el cual se procederá a la apertura de la urna en la que se depositaron las propuestas en acto público. Acto seguido se abrirán y numerarán las propuestas. De la diligencia de cierre de la Licitación Pública se levantará un Acta en la que se relacionarán las propuestas y se verificará la póliza de seriedad, valor asegurado y el número de folios. El plazo de la Licitación Pública, entendido como el término que debe transcurrir entre la fecha a partir de la cual se pueden presentar propuesta y la fecha de su cierre, se podrá prorrogar cuando lo estime conveniente el FONCEP, o cuando lo soliciten un número plural de personas que hayan presentado observaciones al proyecto de pliego de condiciones, al pliego de condiciones definitivo y a las que hayan asistido a la Audiencia de Aclaración de los Pliegos de Condiciones y Reparto de Riesgos Previsibles, antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. Antes de dar inicio a la diligencia de cierre, el FONCEP verificará en la página oficial del Instituto de Metrología, la hora legal colombiana. Lo anterior con el fin de dar cumplimiento a lo señalado en la Directiva No. 0013 de 2005, de la Procuraduría General de la Nación-Diario Oficial No. 46.426 de 2006. 1.10 AUDIENCIA DE ACLARACIÓN DE PLIEGO DE CONDICIONES, ASIGNACIÓN TIPIFICACIÓN Y ESTIMACIÓN DE RIESGOS PREVISIBLES El día y hora señalados en el Cronograma del proceso de la presente Licitación Pública, previsto en el pliego de condiciones, se celebrará la Audiencia de Aclaración de pliego de condiciones, asignación, tipificación y estimación de riesgos previsibles con el fin de que los interesados en presentar propuesta se pronuncien sobre la determinación de los mismos contenidos en la matriz que a continuación se presenta; reunión de la que se levantará un acta donde se hará constar el desarrollo y conclusiones de la misma.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

1.11. ACLARACIONES ADICIONALES AL PLIEGO DE CONDICIONES. Los interesados en participar dentro del plazo en la Licitación Pública pueden solicitar aclaraciones adicionales al Pliego de Condiciones definitivo, dirigidas y

MATRIZ DE RIESGOS LICITACIÓN PUBLICA 2013

Clase de Riesgo

Descripción del riesgo

Causa del Riesgo Medidas de Mitigación Asignación del Riesgo

Estimación del riesgo

OPERATIVOS

Impacto Probabilidad de

ocurrencia

Pérdida o sustracción de

datos en la información

Falta de controles en los permisos de acceso a la información y a los medios existentes para extraer la misma.

Restricción en el acceso a la información, en el uso de medios (Impresiones, discos externos, memorias usb, internet, cds, etc). Cumplimiento de las obligaciones del contrato, especialmente las establecidas en las cláusulas del contrato y Garantías.

Contratista 100% por causas imputables al mismo debidamente comprobadas

Medio Bajo

Daño o alteración de la información

Ausencia de controles que permitan conocer las modificaciones que se realizan a la información, así como resguardo seguro y confiable de copias de seguridad de la misma.

Realización de copias de seguridad periódica de la información, Registro y seguimiento de cambios realizados a la información, Cumplimiento de las obligaciones del contrato, especialmente las establecidas en las cláusulas del contrato y Garantías.

Contratista 100% Por causas imputables al mismo debidamente comprobadas

Medio Bajo

REGULATORIO

Incumplimiento de la normatividad y

cambio de legislación

Incumplimiento en la aplicación de la normatividad vigente relacionada con el manejo de gestión documental, digitalización y archivos. Cambio de normatividad que implique cambio en el objeto y en las condiciones técnicas.

Seguimiento al cumplimiento del contrato y los procedimientos y así como la aplicación de las Garantías.

Contratista 100% Por causas imputables al mismo debidamente comprobadas.

Bajo Bajo



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

radicadas en la Oficina Asesora Jurídica del FONCEP, o a través del correo electrónico [email protected]. De conformidad con lo dispuesto en el numeral 4 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el Decreto 734 de 2012 y demás normas que lo aclaren, modifiquen, reglamenten o adicionen las respuestas a las solicitudes de aclaración adicional se enviarán a todos los que hayan formulado observaciones al proyecto del pliego de condiciones y a quienes hayan asistido a la audiencia de reparto de riesgos previsibles de que trata el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, para lo cual se efectuará la publicación en la pagina del SECOP www.contratos.gov.co Con el fin de facilitar y asegurar la entrega de las respuestas a las observaciones, respecto del pliego de condiciones definitivo, el interesado deberá informar la dirección física, teléfono y dirección electrónica en donde se pueden enviar las comunicaciones. No obstante lo anterior, la publicidad de las mismas se cumplirá a través de la página web www.contratos.gov.co, único canal de publicidad del proceso y comunicación de los actos del presente proceso. 1.12. ADENDAS El FONCEP según el caso, mediante ADENDA emitida en los términos y condiciones previstas en el artículo 89 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011, modificatorio del inciso 2º del numeral 5º de la Ley 80 de 1993, Decreto 734 de 2012 y demás normas pertinentes, podrá modificar o aclarar el Pliego de Condiciones Definitivo de la Licitación Pública, siempre que resulte necesario para garantizar los fines perseguidos por la entidad. En tales eventos, se seguirá el procedimiento establecido en las disposiciones vigentes. Las adendas se consideran parte integral del presente pliego de condiciones y deberán relacionarse en la carta de presentación de la propuesta. En consecuencia, las aclaraciones y modificaciones que a juicio de los interesados debe considerar la entidad, se presentarán, dentro del término previsto en el Cronograma del proceso, de tal manera que le permita a la entidad expedir, si es del caso, las adendas con la antelación prevista en el artículo 89 de la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 y de acuerdo con el cronograma previsto.




Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

1.13. ACCIONES ANTICORRUPCIÓN En el evento que las veedurías ciudadanas, el FONCEP, los interesados o cualquier ciudadano adviertan hechos constitutivos de corrupción, los podrán inmediatamente en conocimiento de las autoridades competentes, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar, a través de las direcciones electrónicas de la Veeduría Distrital: www.veeduriadistrital.gov.co , de la Presidencia de la República: www.presidencia.gov.co. y del SECOP: www.contratos.gov.co. Igualmente podrán informar a la Veeduría Distrital, a través de los números telefónicos 3407666 ó 2684856 o a la Presidencia de la República, Programa Lucha Contra la Corrupción. 1.14. DERECHOS Y DEBERES GENERALES DEL INTERESADO, PROPONENTE Y CONTRATISTA. Los establecidos en el artículo 5º de la Ley 80 de 1993. Los interesados tienen la oportunidad de conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan o adopten, para lo cual se ha señalado en este pliego de condiciones, etapas que permiten el conocimiento de dichas actuaciones y la posibilidad de expresar sus observaciones. El desarrollo del presente proceso de licitación pública es de carácter público, con observancia de la reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegio. Los interesados deberán indicar cuáles de los documentos aportados son de carácter reservado e invocar la norma que ampara dicha reserva, para así dar cumplimiento a lo establecido entre otros en el numeral 4 del artículo 24 de la Ley 80 de 1993. Si el interesado no hace pronunciamiento expreso del amparo en la Ley, se entenderá que toda la oferta es pública. El interesado tiene responsabilidad frente a los valores que ofrezca, así como en relación con la adjudicación del contrato, inhabilidades, incompatibilidades, prohibiciones, veracidad de la información, acciones u omisiones en la actuación contractual, etc. El interesado debe declarar bajo juramento en la carta de presentación de la propuesta, correspondiente al ANEXO No. 1 de este pliego de condiciones, no encontrarse incurso en las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en la Ley,

http://www.veeduriadistrital.gov.co/

http://www.presidencia.gov.co/




Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

en el artículo 8º de la Ley 80 de 1993 y en las establecidas en la Ley 1474 de 2011. Cuando sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad dentro del presente proceso, se entenderá que el interesado renuncia a la participación en el mismo y a los derechos surgidos, para lo cual deberá informar tal hecho oportunamente. Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviene en uno de los miembros de un Consorcio o Unión Temporal, cederá su participación a un tercero, previa autorización de la Dirección del FONCEP. 1.15. PARTICIPACIÓN CIUDADANA De conformidad con lo establecido en el artículo 66 de la Ley 80 de 1993, se convoca a las diferentes veedurías ciudadanas, asociaciones cívicas, comunitarias, de profesionales, benéficas o de utilidad común, gremiales, universidades y centros especializados de investigación, para que realicen control social al presente proceso de licitación pública. El pliego de condiciones definitivo podrá ser consultado a partir de la fecha y hora establecida para la apertura del presente proceso, en la página web www.contratos.gov.co., en la página de Contratación a la Vista y/o en la Oficina Asesora Jurídica del FONCEP ubicada en la Carrera 6ª. No.14 - 98 TORRE A Piso 5º. EDIFICIO CONDOMINIO PARQUE SANTANDER. 1.16. PROCESO DE ACOMPAÑAMIENTO E INTEGRIDAD 1.16.1. PROCESO DE ACOMPAÑAMIENTO Este proceso de selección contará con el acompañamiento de la VEEDURÍA DISTRITAL, de conformidad con la facultad de control que le corresponde realizar a esta entidad en los términos de Ley. Igualmente se implementará el proceso de integridad y control social diseñado por la VEEDURÍA DISTRITAL, para lo cual EL FONCEP facilitará la participación de sus empleados, funcionarios y contratantes que intervienen en este proceso de selección en las sesiones de trabajo requeridas para la implementación del proceso y para la construcción de los correspondientes Acuerdos Colectivos de contenido ético.




Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

1.16.2. PROCESO DE INTEGRIDAD. Con el fin de implementar el Proceso de Integridad, en forma voluntaria el proponente que así lo considere deberá suscribir el Pacto de Probidad para asegurar la transparencia, eficacia y responsabilidad en el proceso contractual, en los términos y condiciones previstos en el ANEXO No 7 del presente proyecto de pliego de condiciones. Procede precisar, que la suscripción del pacto de probidad es voluntario por parte de los proponentes, por lo tanto, la no suscripción del mismo, no implica ningún requisito habilitante. 1.17. COMPROMISO ANTICORRUPCIÓN El compromiso anticorrupción tiene como fin apoyar la acción del Estado Colombiano 1 y del FONCEP, para fortalecer la transparencia de los procesos de contratación y la responsabilidad de rendición de cuentas, el cual deberá ser asumido por los proponentes bajo la gravedad de juramento que se entiende prestado con la sola suscripción de la carta de presentación de la propuesta ANEXO No.1. EL PROPONENTE no ofrecerá ni dará sobornos ni ninguna otra forma de halago a ninguna persona al servicio del FONCEP, en relación con su propuesta, con el proceso de contratación, ni con la ejecución del contrato que pueda celebrarse como resultado de su propuesta. EL PROPONENTE se compromete a no permitir que nadie, bien sea empleado de la compañía o un agente comisionista independiente, o un asesor o consultor lo haga en su nombre. EL PROPONENTE se compromete formalmente a impartir instrucciones a todos sus empleados y asesores, y a cualesquiera otros representantes suyos, exigiéndoles el cumplimiento en todo momento de las Leyes de la República de Colombia, especialmente de aquellas que rigen el presente proceso de Licitación y la relación contractual que podría derivarse de ella. El PROPONENTE se compromete a que los recursos utilizados para las gestiones



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

pre-contractuales o contractuales derivadas de la presente selección no provendrán de actividades ilícitas tales como el lavado de activos, testa ferrato, tráfico de estupefacientes o delitos contra el orden constitucional, o que de alguna manera contraríen las leyes de la República, la moral o las buenas costumbres. En caso que el FONCEP advierta hechos constitutivos de corrupción de parte del proponente durante el proceso de selección, tales hechos se pondrán inmediatamente en conocimiento de las autoridades competentes. En el evento de conocerse casos de corrupción en las entidades del Estado, se debe reportar el hecho al programa presidencial de “Lucha Contra la Corrupción” a través de cualquiera de los siguientes medios: Teléfonos: (1) 560 10 95, (1) 565 76 49, (1) 562 41 28, (1) 286 48 10; o 9800 – 913 040 Vía fax: (1) 565 8671. Correo electrónico: webmaster@anticorrupción.gov.co o www.anticorrupción.gov.co . Dirección: Carrera 8ª No. 7 – 27 de Bogotá D.C. (por escrito o personalmente). Igualmente, el hecho puede reportarse a la Dirección General de la entidad o a la dependencia encargada de quejas y soluciones de FONCEP, al número telefónico 3199999 o al correo electrónico [email protected]. De otra parte, el PROPONENTE se compromete a observar los requisitos y condiciones que en materia de mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y efectividad del control de la gestión pública señala la Ley 1474 de 2011. 1.18. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA El FONCEP garantiza a los oferentes y a la ciudadanía, que la escogencia del contratista se efectuará a través de la presente licitación pública en observancia del marco constitucional, legal y reglamentario que configura la contratación estatal. Para el efecto, los interesados tienen garantizado su derecho a conocer y controvertir los informes, conceptos y decisiones que se rindan y adopten, frente lo cual se establecen etapas que permiten el conocimiento de dichas actuaciones y otorgan la posibilidad de expresar observaciones. Con ello se establece un control adicional sobre el proceso contractual y una evidente previsión de moralidad administrativa.

mailto:webmaster@anticorrupción.gov.co

http://www.anticorrupción.gov.co/

mailto:[email protected]



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Todas las actuaciones del FONCEP dentro de este proceso contractual son públicas. Cuando sean solicitadas, el FONCEP expedirá las copias de los pliegos de condiciones, a costa del interesado, de conformidad con lo previsto en el artículo 29 de la Ley 437 de 2011, aun cuando se puede acceder a ellos permanentemente mediante su consulta e impresión de la página www.contratos.gov.co En cumplimiento del principio de transparencia, el FONCEP garantiza que en los pliegos de condiciones se encuentran consagrados los requisitos y objetivos necesarios para participar en el proceso de selección con la mejor información contenida en los archivos de la Entidad; se encuentran definidas reglas objetivas, justas, claras y completas que permiten la confección de ofrecimientos de la misma índole; están definidas con precisión las condiciones necesarias para la ejecución del contrato, todo lo cual tiene relación con el equilibrio económico contractual y las garantías que deben otorgarse; no existen condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de responsabilidad derivadas del erróneo suministro de datos, informes o documentos; las reglas consagradas no inducen a error a los proponentes y contratistas y no los llevan a formular ofrecimientos de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad. El FONCEP garantiza que no actuará con desviación o abuso de poder, y que ejercerá sus competencias exclusivamente para los fines estatales propuestos.




Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

CAPÍTULO II

REQUISITOS PARA PARTICIPAR Y ESTRUCTURACIÓN DE LA PROPUESTA 2.1. PERSONAS QUE PUEDEN PARTICIPAR Podrán participar en esta licitación las personas naturales o jurídicas, consideradas legalmente capaces, de conformidad con las disposiciones legales colombianas para desarrollar su objeto en el país, así como los consorcios o uniones temporales conformados por éstas, que cumplan con las condiciones y requisitos del Pliego de Condiciones. 2.2. CONDICIONES QUE DEBEN REUNIR LOS PROPONENTES PARA PARTICIPAR EN LA LICITACIÓN. Los proponentes ya sean personas naturales o jurídicas pueden presentar oferta individual o a través de Consorcio o Uniones Temporales. El proponente no debe encontrarse impedido para contratar con el FONCEP o para participar en esta licitación por causa de inhabilidades o incompatibilidades, principalmente por las establecidas en los artículos 8 y 9 de la Ley 80 de 1993 y las definidas en la Ley 1474 del 12 de julio de 2011 y en las demás disposiciones aplicables a estas entidades. Para tal efecto, el proponente deberá manifestar expresamente en su propuesta que no se encuentra incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para participar en la presente licitación y celebrar el contrato con el FONCEP, en caso de adjudicación. En caso que sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad a un proponente dentro del proceso licitatorio, se entenderá que renuncia a su participación y en el caso de un consorcio o unión temporal la oferta no se evaluará. 2.3. SUJECIÓN DE LA PROPUESTA AL PLIEGO DE CONDICIONES La propuesta debe ajustarse a los términos y condiciones de este pliego, a los estudios previos. Su presentación implica que el proponente ha analizado a cabalidad las labores y obligaciones que le corresponderá desarrollar y ha examinado cada una de ellas para sujetarse a los requerimientos señalados y en consecuencia que acepta todas las condiciones y obligaciones establecidas en las normas vigentes y en este pliego.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

2.4. PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA La propuesta debe presentarse personalmente de la siguiente manera:

a) En el lugar y dentro del plazo señalado en el cronograma del presente pliego de condiciones.

b) Debidamente foliada, con índice, en original y dos (2) copias idénticas contenidas en sobres separados y cerrados, en el orden señalado en este Pliego de condiciones.

c) La propuesta deberá presentarse encuadernada legajada. En caso de discrepancia entre el original y las copias, prevalecerá lo consignado en el original.

d) Los sobres se marcarán indicando si se trata del original, de la primera o segunda copia, el objeto, número de la Licitación Pública y el nombre del proponente.

e) La propuesta debe ser entregada en el lugar que se indica en este pliego e introducida en la urna, hasta el vencimiento del plazo para el cierre de la Licitación Pública.

f) La propuesta debe presentarse sin enmendaduras, tachones ni borrones. 2.5. RESPONSABILIDAD El FONCEP, no asume ninguna responsabilidad cuando los sobres sean entregados sin identificación del proponente o sin el cumplimiento de las indicaciones previstas dentro del presente Pliego. 2.6. IDIOMA La propuesta, así como los documentos que se incluyan, deben adjuntarse en idioma castellano. De no ser así deberá acompañarse la correspondiente traducción simple al mismo. 2.7. ENTREGA DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán entregarse dentro del plazo de la Licitación Pública, es decir, aquel comprendido entre la suscripción del acta de apertura y la fecha y hora del cierre del proceso, según lo previsto en el numeral 5º del Artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes. No se admitirán propuestas enviadas por correo, ni entregadas con posterioridad a la fecha y hora señalada para el cierre de la Licitación Pública, ni las entregadas en otro lugar. Estas propuestas no serán consideradas.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

2.8. DESISTIMIENTO DE LA PROPUESTA El Proponente podrá desistir de su propuesta o modificarla una vez presentada, siempre y cuando la petición de desistimiento o modificación sea recibida por el FONCEP mediante notificación escrita, antes de la fecha de vencimiento del plazo para el cierre de la Licitación Pública. Las propuestas no podrán ser modificadas ni retiradas una vez vencido el plazo de cierre de la Licitación Pública. 2.9. DOCUMENTOS QUE SE DEBEN PRESENTAR CON LA PROPUESTA La Propuesta debe acompañarse de los siguientes documentos, quedando el FONCEP autorizado para verificar la veracidad de toda la información suministrada: 2.9.1. DOCUMENTOS PARA VERIFICACIÓN DE REQUISITOS MÍNIMOS HABILITANTES:

VERIFICACIÓN CRITERIO RESULTADO

JURÍDICA Verificación requerimientos jurídicos Cumple / No cumple

FINANCIERA Verificación de los requerimientos

financieros Cumple / No cumple

TÉCNICA Verificación de l os requerimientos mínimos técnicos y de experiencia

específica mínima Cumple / No cumple

Las propuestas que cumplan con los criterios habilitantes, serán objeto de evaluación de la propuesta económica 2.9.2. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS JURÍDICOS:

Para el efecto, se verificarán los siguientes aspectos:

a) Carta de presentación de la propuesta. ANEXO No.1

b) Certificado de existencia y representación legal o registro mercantil

c) Certificado de Inscripción, Calificación y Clasificación (RUP).

d) Autorización para presentar propuesta, en los casos que se requiera.

e) Documento que acredite la conformación del consorcio o unión temporal. ANEXOS No. 5 y 6.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

f) Certificación de pago de aportes al sistema integral de seguridad social y parafiscal. ANEXO No.4.

g) Registro de Información Tributaria - RIT h) Registro Único Tributario i) Boletín de Responsables Fiscales

j) Certificado de Información y Registro de sanciones y causas de inhabilidad SIRI-Procuraduría General de la Nación

k) Garantías.

En este orden, las personas naturales o jurídicas nacionales y extranjeras interesadas en el presente proceso de selección, deberán presentar la documentación que sirva para verificar de manera completa los requisitos jurídicos. A continuación se describe a manera de guía los documentos solicitados. Estos deben ajustarse a los requisitos y contenidos de Ley.

a) Índice general de la propuesta, el cual deberá contener la descripción de los documentos y el número de folios que lo contienen.

b) Carta de presentación de la oferta, de acuerdo con el modelo adjunto por el FONCEP, firmada por el representante legal, o por el representante del consorcio o unión temporal, o por el apoderado debidamente constituido, quien debe estar facultado para participar en la presente licitación y suscribir el contrato que se derive de ella. El último evento debe anexar el poder correspondiente

c) Carta de conformación de consorcios o uniones temporales. Cuando la

propuesta se presente en cualquiera de estas modalidades de asociación, el proponente deberá presentar el documento idóneo, ajustándose a las exigencias del artículo 7 de la Ley 80 de 1993. Los consorcios o uniones temporales constituidos, se comprometen, en caso de ser adjudicatarios de la invitación pública, a permanecer consorciados o unidos durante el tiempo de vigencia del contrato y un año más, por lo tanto, deberá indicarse expresamente que el consorcio o unión temporal no podrá ser liquidado o disuelto durante la vigencia o prórrogas del contrato que se suscriba. En ningún caso podrá hacer cesión del contrato entre quienes



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

integren el consorcio o unión temporal. Cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal deberá presentar individualmente los documentos que acrediten su capacidad, existencia y representación, documentos que se verificarán en forma individual para cada integrante.

d) Registro Único de Proponentes expedido por la Cámara de Comercio con la información pertinente y legal, con el fin de acreditar la fecha de certificación y el nombre de la Cámara de Comercio que certifica; la existencia y representación, clasificación del proponente, los dalos sobre la calificación, la capacidad financiera, capacidad técnica, los datos sobre multas y sanciones y los datos relativos a la información reportada por las entidades estatales sobre contratos en ejecución de los proponentes, requeridos por el FONCEP para el presente proceso de selección.

Para los efectos de clasificación del proponente, éste debe estar clasificado como:

Teniendo en cuenta que en virtud del Artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el Artículo 221 del Decreto 19 de 2012, “Todas las personas naturales o jurídicas nacionales, o las extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes”, los proponentes deberán allegar el Registro Único de proponentes expedido por la Cámara de comercio con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la estipulada como fecha límite para presentar propuestas en el que se acredite que se encuentran inscrito en la cualquiera de las siguientes clasificaciones:

2012, la Clasificación del CIIU versión 3.1 deberá corresponder a:

Sección División Grupo Clase



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

O OTRAS

ACTIVIDADES DE SERVICIOS

COMUNITARIOS, SOCIALES Y

PERSONALES

92 ACTIVIDADES DE ESPARCIMIENTO Y ACTIVIDADES CULTURALES Y DEPORTIVAS

923 ACTIVIDADES

DE BIBLIOTECAS,

ARCHIVOS, MUSEOS Y

OTRAS ACTIVIDADES CULTURALES

9231 ACTIVIDADES

DE BIBLIOTECA Y ARCHIVOS

K ACTIVIDADES

INMOBILIARES, DE ALQUILER Y

EMPRESARIALES

72 INFORMÁTICA Y

ACTIVIDADES CONEXAS

723 PROCESAMIENTO DE DATOS

7230 PROCESAMIE

NTO DE DATOS.

2012, la Clasificación del CIIU versión 4 deberá corresponder a las siguientes clasificaciones:


R. ACTIVIDADES

ARTÍSTICAS, DE ENTRETENIMIENTO

Y RECREACIÓN

91 ACTIVIDADES DE

BIBLIOTECAS, ARCHIVOS,

MUSEOS Y OTRAS

ACTIVIDADES CULTURALES

910 ACTIVIDADES

DE BIBLIOTECAS,

ARCHIVOS, MUSEOS Y


9101 ACTIVIDADES

DE BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

J. INFORMACIÓN Y

COMUNICACIONES

63 ACTIVIDADES DE

SERVICIOS DE INFORMACIÓN

631 PROCESAMIENTO DE DATOS, ALOJAMIENTO (HOSTING) Y ACTIVIDADES

RELACIONADAS; PORTALES

WEB

6311 PROCESAMIE

NTO DE DATOS,

ALOJAMIENTO (HOSTING)

Y ACTIVIDADES RELACIONAD

AS.

Nota: De conformidad con el numeral 1 del Artículo 162 del Decreto 1510 de 2013, la inscripción de los proponentes en el RUP, vigente a la fecha de expedición del citado decreto, esto es, el 17 de Julio de 2013, mantendrá su vigencia hasta tanto las cámaras de comercio estén en posibilidad de recibir las renovaciones utilizando el clasificador de Bienes y Servicios sin exceder el 1 de Abril de 2014.

En cualquier caso, el proponente cuando sea consorcio o unión temporal, cada uno de sus integrantes deberá anexar el documento aquí descrito en el que se acredite que cada uno de sus miembros se encuentra inscrito en cualquiera de las clasificaciones dadas por la entidad.

NOTA No. 1: La no inscripción del proponente en el registro único de proponentes a la

fecha de cierre del presente proceso de selección, causará el rechazo de su propuesta.

NOTA No. 2: Cada uno de los miembros o partícipes de Consorcios o Uniones Temporales deberá estar inscrito en el Registro Único de Proponentes. La clasificación en la Especialidad y Grupo requerido será la sumatoria de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, teniendo en cuenta que no se sumarán las clasificaciones que no correspondan a las actividades que cada uno va a desarrollar. e) Acreditar encontrarse a paz y salvo por el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los propios del SENA, ICBF y Compensación Familiar, cuando corresponda, mediante certificación expedida por el revisor fiscal, cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de Ley, o por el representante legal en caso de no estar obligado a tener revisor fiscal. En todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Cuando se trate de consorcios o uniones temporales deberá anexarse los certificados de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal. f) Garantía de Seriedad de la Propuesta. De conformidad con lo establecido en el ítem 5.1.7. del Decreto 734 de 2012, el proponente deberá constituir Garantía de Seriedad de la Oferta por una suma equivalente al diez (10) por ciento (%) del presupuesto oficial estimado para el presente proceso contractual. Dada la naturaleza del contrato y el objeto a desarrollar, el proponente deberá presentar junto con su propuesta una garantía de seriedad de la misma a favor del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones FONCEP, identificado con NIT 860041163-8, y su vigencia se extenderá desde la fecha de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios del contrato. La garantía se podrá constituir en cualquiera de las modalidades previstas por la Ley para

respaldar la seriedad de la oferta. Podrá constar en póliza expedida por una compañía de seguros o garantía otorgada por entidad Financiera. El garante deberá estar debidamente establecido y autorizado por la Superintendencia Financiera para funcionar en Colombia. El proponente deberá adjuntar a la propuesta el original de la garantía bancaria o póliza de seriedad y el comprobante de pago de la misma, expedido por la misma compañía, salvo que en la garantía o póliza se especifique tal pago.

La garantía de seriedad, una vez adjudicada la licitación, será devuelta a los proponentes, o a sus representantes o apoderados, previa solicitud escrita, en la siguiente forma:

a) Al adjudicatario, una vez sea aprobada la garantía única de cumplimiento del respectivo contrato.

b) Al proponente calificado en segundo lugar se le devolverá dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la fecha de adjudicación.

c) A los demás proponentes, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de adjudicación. La garantía de seriedad de las ofertas le será devuelta a todos los proponentes cuando la licitación sea declarada desierta previa solicitud por escrito que efectúe el proponente.

Cuando la propuesta se presente en consorcio o unión temporal, la garantía de seriedad de la oferta deberá presentarse a nombre de todos los miembros del consorcio o unión temporal.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

En caso de no adjuntarse la póliza Original, la oferta será rechazada. Si la garantía de seriedad es allegada junto con la oferta de servicios, pero dicho documento contiene alguno de los siguientes errores:

a) La garantía no viene acompañada del respectivo recibo de pago. b) La garantía no viene acompañada de los anexos. c) La garantía fue expedida por un valor menor al exigido en el presente Pliego de

Condiciones. d) La garantía cubre un lapso inferior al determinado en el presente Pliego de

Condiciones. e) La garantía contiene errores frente al beneficiario y/o su identificación. f) El objeto asegurado no es concordante con el proceso licitatorio que se

adelanta g) La garantía no reúne cualquiera de los requisitos exigidos en el presente

pliego. El Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones - FONCEP, hará efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, en cualquiera de los siguientes eventos:

a) Cuando el proponente solicite el retiro de su propuesta después del cierre, salvo en el caso de inhabilidad o e incompatibilidad sobreviniente, o cuando retire los ofrecimientos hechos.

b) Cuando resulte favorecido con la adjudicación y no suscriba el contrato en el tiempo estipulado o no cumpla los requisitos de legalización del mismo.

c) Cuando el proponente que resulte favorecido con la adjudicación retire o se abstenga de cumplir los ofrecimientos hechos.

d) Cuando el proponente adjudicatario no acepte el valor corregido de su propuesta.

En el evento de que por cualquier motivo o circunstancia el FONCEP no pueda hacer efectiva la garantía de seriedad de la Propuesta, podrá demandar por vía ejecutiva el pago de la suma equivalente al valor asegurado, para lo cual prestará mérito suficiente la Propuesta del Proponente, dado que la sola presentación de la misma constituye aceptación plena por parte del Proponente de todas las condiciones de este Pliego de Condiciones. g) Registro de Información Tributaria. Las personas interesadas en el presente proceso deberán anexar a la propuesta el RIT (Registro de Información Tributaria), de la Dirección de Impuestos Distritales o su equivalente. Para el caso de consorcios o



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

uniones temporales todos sus integrantes deberán acreditar este requisito. h) Registro Único Tributario expedido por la DIAN, debidamente actualizado. Las personas interesadas en el presente proceso deberán anexar a la propuesta el RUT (Registro Único Tributario), de la DIAN o su equivalente. Para el caso de consorcios o uniones temporales todos sus integrantes deberán acreditar este requisito i) Boletín de Responsables Fiscales. Certificado de la Contraloría General -Boletín de Responsables Fiscales (de la persona jurídica proponente y del representante legal), en la que conste que el oferente y su representante legal no figura en el Boletín de Responsables Fiscales, de conformidad con la Ley 610/2000, el FONCEP consultará y verificará en el marco de la página web de la Contraloría General de la República la no existencia de responsabilidades fiscales. j) Certificado del Sistema de Información y Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad -SIRI- DE LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN, donde conste que no está incurso en causales de inhabilidad ni sanciones, con una fecha de expedición no superior a quince (15) días calendario anteriores a la fecha del cierre de la presente Licitación, tanto del representante legal y de los miembros de las uniones temporales o consorcios proponentes. k) Formato único de hoja de vida para personas jurídicas, de acuerdo con el formato único establecido por el Departamento Administrativo de la Función Pública. En el caso de consorcio o uniones temporales, debe diligenciarse un formato para cada miembro. Este formato será tramitado y diligenciado por la firma seleccionada en el término de legalización del contrato.

Las propuestas que cumplan con los criterios habilitantes, serán objeto de evaluación de la propuesta económica. Los requisitos jurídicos se evaluarán como cumple o no cumple. 2.9.3. VERIFICACIÓN DE REQUISITOS FINANCIEROS: En cuanto a la capacidad financiera, además de la información registrada en el RUP, será necesario allegar la información particular que se requiere en estos pliegos para le verificación de los requisitos financieros



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

2.9.3.1 Criterios de contenido Financiero

o Capital de Trabajo Neto: Indica el valor de los fondos líquidos de que dispone la empresa, por encima de las deudas que debe pagar a corto plazo.

Capital de Trabajo Neto = Activo Corriente – Pasivo Corriente

El Capital de trabajo neto deberá ser igual o superior al 100% del valor del

presupuesto oficial.

o Solidez: Es un índice que muestra el respaldo económico de la empresa para responder frente a sus obligaciones a corto y largo plazo.

Solidez = Activo Total / Pasivo Total Dicho indicador financiero debe ser igual o superior a 1,5.

o Prueba Acida: determina la capacidad de pago de la empresa sin la necesidad de recurrir a sus inventarios, para cubrir los pasivos a corto plazo.

Prueba Acida = (Activo Corriente – Inventarios) / Pasivo Corriente Dicho indicador financiero debe ser igual o superior a 1,5.

Razón de la Deuda Corriente: Es un índice que permite determinar el índice de liquidez de una empresa. Muestra que parte porcentual del activo total está financiado con activos corrientes, con el fin de determinar el endeudamiento a corto plazo y su relación con el capital de trabajo neto.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Razón de la Deuda Corriente = Pasivo Corriente / Activo Total x 100

Dicho indicador financiero debe ser igual o inferior al 50%

Para el caso de los Consorcios o las Uniones Temporales la verificación de los indicadores financieros se calculará independientemente para cada miembro del consorcio o la unión temporal y se determinará el indicador total del proponente, por la suma de los valores resultantes ponderados, según el porcentaje de participación establecido en el acta de constitución por sus miembros. Para efectos de los Consorcios cuando este documento no señale dicho porcentaje la ponderación se hará por partes iguales entre el número de integrantes.

Nota 1. El proponente o los integrantes del consorcio o unión temporal, deberán presentar el balance general a 31 de diciembre de 2012, debidamente suscrito por el representante legal, contador y revisor fiscal (si a ello hubiere lugar); Certificación de los Estados Financieros (suscrito por el Representante Legal y Contador Público); Dictamen de los Estados Financieros (suscrito por Revisor Fiscal o Contador Independiente), de acuerdo a las normas contables vigentes y adjuntando los documentos pertinentes de dichos profesionales (tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Junta Central de Contadores con vigencia no superior a tres meses teniendo en cuenta la fecha de cierre del proceso.

Para los proponentes extranjeros con sucursal en Colombia, se aplicará lo contenido en el numeral 5 del Artículo 6.4.4. del Decreto 0734 de 2.012, la información de la capacidad financiera estará de acuerdo al cierre fiscal de cada país de origen o al balance de apertura si son sociedades nuevas.

Nota 2: Para que un proponente quede habilitado en el aspecto financiero, deberá cumplir con todas las condiciones requeridas en los índices anteriormente descritos, en caso contrario quedará inhabilitado y se evaluara como no cumple y en consecuencia incurrirá en causal de rechazo de la propuesta.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

2.9.4. VERIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE EXPERIENCIA Y REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS

2.9.4.1 Criterios de contenido Técnico

Teniendo en cuenta que en virtud del Artículo 6 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el Artículo 221 del Decreto 19 de 2012, “Todas las personas naturales o jurídicas nacionales, o las extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, deberán estar inscritas en el Registro Único de Proponentes”, los proponentes deberán allegar el Registro Único de proponentes expedido por la Cámara de comercio con fecha de expedición no superior a treinta (30) días calendario anteriores a la estipulada como fecha límite para presentar propuestas en el que se acredite que se encuentran inscrito en la cualquiera de las siguientes clasificaciones:

2012, la Clasificación del CIIU versión 3.1 deberá corresponder a:


O OTRAS

ACTIVIDADES DE SERVICIOS

COMUNITARIOS, SOCIALES Y

PERSONALES

92 ACTIVIDADES DE ESPARCIMIENTO Y ACTIVIDADES CULTURALES Y DEPORTIVAS

923 ACTIVIDADES

DE BIBLIOTECAS,

ARCHIVOS, MUSEOS Y


9231 ACTIVIDADES

DE BIBLIOTECA Y ARCHIVOS

K ACTIVIDADES

INMOBILIARES, DE ALQUILER Y

EMPRESARIALES

72 INFORMÁTICA Y

ACTIVIDADES CONEXAS

723 PROCESAMIENTO DE DATOS

7230 PROCESAMIE

NTO DE DATOS.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

2012, la Clasificación del CIIU versión 4 deberá corresponder a las siguientes clasificaciones:


R. ACTIVIDADES

ARTÍSTICAS, DE ENTRETENIMIENTO

Y RECREACIÓN

91 ACTIVIDADES DE

BIBLIOTECAS, ARCHIVOS,

MUSEOS Y OTRAS

ACTIVIDADES CULTURALES

910 ACTIVIDADES

DE BIBLIOTECAS,

ARCHIVOS, MUSEOS Y


9101 ACTIVIDADES

DE BIBLIOTECAS Y ARCHIVOS

J. INFORMACIÓN Y

COMUNICACIONES

63 ACTIVIDADES DE

SERVICIOS DE INFORMACIÓN

631 PROCESAMIENTO DE DATOS, ALOJAMIENTO (HOSTING) Y ACTIVIDADES

RELACIONADAS; PORTALES

WEB

6311 PROCESAMIE

NTO DE DATOS,

ALOJAMIENTO (HOSTING)

Y ACTIVIDADES RELACIONAD

AS.

Nota: De conformidad con el numeral 1 del Artículo 162 del Decreto 1510 de 2013, la inscripción de los proponentes en el RUP, vigente a la fecha de expedición del citado decreto, esto es, el 17 de Julio de 2013, mantendrá su vigencia hasta tanto las cámaras de comercio estén en posibilidad de recibir las renovaciones utilizando el clasificador de Bienes y Servicios sin exceder el 1 de Abril de 2014.

En cualquier caso, el proponente cuando sea consorcio o unión temporal, cada uno de sus integrantes deberá anexar el documento aquí descrito en el que se acredite que cada uno de sus miembros se encuentra inscrito en cualquiera de las clasificaciones dadas por la entidad.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

2.9.4.1.1 Verificación de las condiciones de experiencia del proponente

El proponente deberá demostrar mediante la presentación de certificaciones de contratos en organización de expedientes de historia laboral y/o pensional y en digitalización de documentos, como sigue:

Experiencia en Organización de expedientes de historia laboral y/o pensional

El proponente debe aportar tres (3) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución de más del 70%, suscritos con entidades públicas, (adjuntar copia del contrato o acta de liquidación), donde cada contrato tenga por objeto la organización de expedientes de historia laboral y/o pensional. Los contratos deben haber sido suscritos a partir del 1º de enero de 2007. Cada contrato debe incluir la organización de al menos 13.000 expedientes de historia laboral y/o pensional y al menos uno de ellos debe corresponder a expedientes pensionales. La sumatoria del valor total debe ser igual o superior al 200% del valor del presupuesto oficial asignado en la presente licitación.

Experiencia en Digitalización de documentos

El proponente debe aportar tres (3) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución de más del 70%, suscritos con entidades públicas, (adjuntar copia del contrato o acta de liquidación), donde cada contrato tenga por objeto la digitalización de documentos. Los contratos deben haber sido suscritos a partir del 1º de enero de 2007. Cada contrato debe incluir la digitalización de al menos 5.000.000 de folios y por lo menos una de las certificaciones debe corresponder a la digitalización en el Sistema Orfeo. La sumatoria del valor total debe ser igual o superior al 200% del valor del presupuesto oficial asignado en la presente licitación.

Las certificaciones de los contratos ejecutados y liquidados y/o en ejecución presentados deben cumplir con las siguientes características: El promedio en tiempos de ejecución debe ser igual ó mayor a los seis (6)

meses.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Los contratos deben corresponder a servicios prestados directamente por el

proponente a la entidad contratante. No se aceptan certificación de subcontratos.

La Certificación que el FONCEP aceptará como soporte para que un proponente acredite su experiencia es: Constancia expedida por la entidad contratante, firmada por el Representante Legal o su delegado en la que certifique los aspectos mínimos requeridos para acreditar la experiencia del contrato, que fue o ha sido efectivamente ejecutado, así: Entidad Contratante Número de contrato Año Objeto contratado Valor contratado Fecha de inicio Plazo Las certificaciones deberán estar firmadas por la persona competente, así: Para contratos públicos, por el ordenador del gasto de la entidad contratante o el funcionario competente. NOTA: No se aceptarán certificaciones suscritas por supervisores externos a la Entidad contratante. En el evento en que el proponente no cuente con una certificación con toda la información anteriormente descrita, podrá adjuntar la siguiente documentación: Si el contrato se suscribió en consorcio o en unión temporal se podrá acreditar el porcentaje de participación mediante copia del acuerdo de consorcio o de unión temporal. La fecha de iniciación de la ejecución del contrato se podrá acreditar con



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

la copia del acta de iniciación, de la orden de iniciación o con el documento previsto en el contrato. La fecha de terminación de la ejecución del contrato, se podrá acreditar con copia del acta de terminación, acta de liquidación o con el documento previsto en el contrato. El valor final del contrato se podrá acreditar con copia del acta de liquidación. NOTA: En ningún caso se aceptarán los documentos de soporte sin la certificación correspondiente. Si a partir de los documentos soportes de cada contrato, el proponente no acredita toda la información anteriormente detallada, el contrato no se tendrá en cuenta para evaluar la experiencia específica del proponente, para cumplir con los requisitos mínimos o para efectos de la evaluación. Las certificaciones de experiencia se consideran expedidas bajo la gravedad del juramento. El FONCEP se reserva el derecho de verificar durante la evaluación y hasta la adjudicación la información aportada por el proponente y solicitar los soportes que considere convenientes tales como: copias de los contratos, actas de liquidación, estados financieros, copia de pago de impuestos etc., sin que por ello el proponente este facultado para complementar, adicionar o mejorar su propuesta.

2.9.4.1.2 Experiencia Probable del Proponente

De acuerdo con el numeral 6 del artículo 6.1.1.2°

del Decreto 0734 de 2012, la Experiencia Probable que exige el FONCEP para la Actividad de Proveedor es igual o mayor a 6 años, lo cual se acreditara en el Certificado de Inscripción, Clasificación y Calificación del Registro Único de Proponentes. Nota: En caso de un Consorcio o Unión Temporal, para efectos de la verificación

de la experiencia probable, se procederá a sumar los puntajes obtenidos en años

como proveedor de cada uno de sus miembros y su sumatoria deberá ser igual o

superior al puntaje mínimo exigido.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

2.9.4.1.3 Equipo de Trabajo Mínimo para todo el proyecto

El equipo de Trabajo Mínimo para todo el proyecto Se debe conformar un equipo integrado por profesionales con idoneidad y experiencia calificada, para el desarrollo total del presente proyecto, el cual debe estar integrado como mínimo por el siguiente personal:

Cargo Rol / Función Principal Cantidad Dedicación

Gerente de

Proyecto

El Gerente de Proyecto será el

conducto regular de comunicación entre

el operador, EL FONCEP y la

supervisión correspondiente, y por tanto

deberá contar con amplias facultades

administrativas y conocimientos

técnicos para decidir y resolver los

problemas y situaciones operativas,

administrativas y comerciales que

eventualmente se presenten en relación

con la ejecución del convenio.

Debe tener una disponibilidad del 50%

del tiempo al proyecto, debiendo

permanecer durante la disponibilidad en

las instalaciones del FONCEP.

Debe contar con un teléfono de

comunicación celular.

Debe coordinar los aspectos técnicos,

operativos, administrativos y

comerciales, para dar cumplimiento a

las obligaciones contractuales y a los

1 50%



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

compromisos contraídos por el

operador en el desarrollo del contrato.

Debe tener amplio conocimiento en la

Ley General de Archivo así como en la

aplicación de la normatividad vigente.

Coordinador

-Profesional

Tiene como actividades la recolección y

análisis de la información relacionada

con las funciones asignadas a las

diferentes dependencias, los procesos y

procedimientos del Subsistema de

Gestión de Calidad con el fin de

identificar, caracterizar y clasificar la

documentación que se recibe o produce

como evidencia de cada uno de ellos,

define las series y subseries

documentales, apoya las valoraciones

primarias y secundarias, así como la

elaboración y conformación técnica del

instrumento TRD.

1 100%

Técnicos de

Archivo

Dos para la coordinación de la

digitalización y dos para la coordinación

de la organización de expedientes.

Son las personas designadas por parte

el Contratista, para realizar los

procesos necesarios que conduzcan a

garantizar la adecuada organización,

foliación, digitalización, indexación de la

información y proporcionar calidad en el

servicio de consultas de información y

5 100%



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

documentación, respondiendo a las

necesidades de las personas

autorizadas.

Atenderá las consultas de las personas

autorizadas de las dependencias,

verificará y controlará la información

que se ha prestado. Llevará

estadísticas al respecto.

Estarán ubicados en las sedes que

indique el FONCEP.

Debe tener amplio conocimiento en la

Ley General de Archivo así como en la

aplicación de la normatividad vigente.

Deben acreditar formación técnica o

estudios profesionales de por lo menos

6 semestres en archivística o

bibliotecología y una experiencia

mínima de dos (2) años en organización

de archivos y/o digitalización de

documentos.

Auxiliares

de Archivo

Personal bachiller con mínimo seis (6)

meses de experiencia en organización

de archivos y/o digitalización de

documentos.

Sugerida

Por el

Proponente

100%

2.9.4.1.4 Del software y la plataforma de servidor.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Derechos de autor: Los oferentes liberan de toda responsabilidad al FONCEP por las acciones entabladas por terceros en razón de transgresiones de Derechos de Autor, patente, marca registrada como consecuencia de la utilización del software para el desarrollo de los productos del presente proceso. La información recopilada en las bases de datos, se entregará en archivos planos con la estructura definida por el FONCEP quién realizara el cargue en la plataforma del servidor del FONCEP (Software ORFEO - http://www.orfeogpl.org ), en aras de garantizar el proceso de migración de la información. La oferta se evaluará como cumple o no cumple en este aspecto, para que sea considerada. . 2.10 ACLARACIÓN DE PROPUESTAS

El FONCEP podrá solicitar por escrito a los proponentes las aclaraciones y explicaciones que estime convenientes, las cuales deberán contestarse dentro del término que la entidad prevea para estos efectos, desde el momento de recibo de la solicitud, so pena de rechazo de la oferta. 2.11 RECHAZO DE PROPUESTAS

El FONCEP adicionalmente a los casos contemplados en la Ley, rechazará las propuestas en los siguientes casos:

a) Cuando la propuesta no se ajusta al pliego de condiciones, es decir, cuando carece de alguno de los documentos esenciales, se compruebe inexactitud en su contenido o no cumpla con lo estipulado para cada uno de ellos.

b) Cuando al proponente se le haya requerido con el propósito de subsanar o aclarar el documento de la propuesta y no lo efectúe satisfactoriamente y dentro del plazo indicado.

c) Cuando se presenten dos o más propuestas por el mismo proponente, por si o por interpuesta persona o cuando existan dos o más propuestas bajo el mismo nombre o con nombres diferentes, efectuadas por el mismo proponente, lo cual se concluirá de la presentación, firma, formatos, etc.

d) Cuando se compruebe colusión o fraude entre los proponentes, que altere la transparencia para la selección objetiva.

e) Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

inhabilidad o incompatibilidad establecidas en la Constitución Política, Ley 80 de 1993 y en las demás disposiciones legales vigentes.

f) Cuando la propuesta se presente en forma extemporánea. g) Cuando los documentos necesarios para la comparación de la propuesta

presenten enmendaduras o correcciones que no aparezcan debidamente autorizados con la firma del proponente o la de quien suscriba el documento.

h) Cuando la propuesta incluya información o documentos que contengas datos falsos, tergiversados, alterados, inexactos o tendientes a inducir a error al FONCEP.

i) Cuando el valor de la propuesta se encuentre por encima del presupuesto oficial o cuando de conformidad con la ponderación económica se establezca que en la propuesta se fijan condiciones económicas y de contratación artificialmente bajas.

j) Cuando se compruebe interferencia, influencia o la obtención de correspondencia interna, proyecto de concepto de verificación y ponderación o de respuesta a observaciones no enviados oficialmente a los proponentes, bien sea de oficio o a petición de parte.

k) Cuando la persona jurídica no esté constituida al día de la presentación de la propuesta.

l) Cuando la vigencia de la propuesta sea menor a tres (3) meses. m) Cuando los Proponentes no cumpla las especificaciones mínimas establecidas en el presente pliego. n) La ausencia de las autorizaciones que de conformidad con los estatutos

sociales se requieran para representar y comprometer válidamente a la persona jurídica, la incapacidad legal de la misma para desarrollar el objeto del contrato a celebrar o la vigencia de la sociedad inferior a la exigida.

o) La ausencia del documento de conformación de consorcio, unión temporal o sociedad con objeto único.

p) La ausencia de los documentos que acrediten la existencia y representación legal de personas naturales o jurídicas.

q) La ausencia de la garantía de seriedad de la propuesta. r) En caso que el proponente o su representante legal se encuentre reportado en el

Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la Nación o en el Certificado de Antecedentes de la Procuraduría General de la Nación.

2.12 FUERZA VINCULANTE DE LA PROPUESTA

Todo los ofrecimientos contenidos en la propuesta, tanto los exigidos en el Pliego de Condiciones y los estudios previos, como los que el proponente ofrezca adicionalmente, lo



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

vinculan y obligan en caso de adjudicación.

CAPÍTULO III

EVALUACIÓN DE PROPUESTAS

3.1. FACTORES DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS El FONCEP evaluará las propuestas presentadas de acuerdo con las reglas y principios de la contratación estatal, señalados en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012 y demás normas pertinentes. La verificación y calificación de las propuestas se llevará a cabo con los criterios que a continuación se señalan, y teniendo como base únicamente la información suministrada en las mismas. Para tales efectos, el FONCEP se reserva la facultad de verificar toda la información que reciba, con la posibilidad de solicitar a entidades estatales y privadas la que considere necesaria. De la misma manera, podrá designar funcionarios para que realicen visitas a las instalaciones o sedes de cada uno de los proponentes y obtener o solicitar por cualquier medio idóneo la información que requiera, para verificar aquella suministrada en las propuestas. El plazo señalado en este pliego de condiciones para efectuar la evaluación, puede prorrogarse por un tiempo igual al inicialmente fijado, mediante acto motivado que sería publicado en la página web: www.contratos.gov.co. En el término de evaluación de las propuestas, el FONCEP podrá formular requerimientos a los proponentes, donde les señalará en igualdad de condiciones, el momento límite para que puedan ser subsanados requisitos o la falta de documentos que no constituyen

factores de escogencia, de conformidad con lo establecido en el Decreto Nacional 734de 2012 y demás normas pertinentes. En ningún caso la entidad permitirá que se subsane la falta de capacidad para presentar la oferta, ni que se acrediten circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso.




Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Como se indicó, el FONCEP podrá otorgar, cuando a ello haya lugar, posibilidades de subsanabilidad respecto de documentos y requisitos referentes a la futura contratación o al proponente, no necesarios para la comparación de las propuestas. Será rechazada la propuesta del oferente que dentro del término previsto en el respectivo requerimiento formulado por el FONCEP, no atienda de conformidad la solicitud, o lo haga en forma tal que desatienda el aspecto sustancial, con persistencia del incumplimiento del correspondiente documento o requisito, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 734 de 2012y demás normas pertinentes. Una vez realizada la verificación y evaluación de las propuestas, el Comité Evaluador elaborará un orden de elegibilidad, de acuerdo con los puntajes totales obtenidos, el cual se conformará en orden descendente de mayor a menor puntaje. Las propuestas que hayan sido rechazadas no se incluirán en el orden de elegibilidad. La evaluación de las propuestas se realizará tomando como base únicamente lo expresado en las mismas y sus documentos anexos y conforme al siguiente criterio:

EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS CUMPLE NO

CUMPLE

CALIFICACIÓN

DE LAS

PROPUESTAS

VERIFICACIÒN

JURIDICA

De acuerdo con lo determinado en el proyecto

de pliego de condiciones

VERIFICACIÒN

FINANCIERA



CONDICIONES

TÉCNICAS Y DE

EXPERIENCIA





Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

CRITERIOS PONDERACIÒN Y EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA PUNTAJE

OFERTA ECONÓMICA 300

EXPERIENCIA DE LA

EMPRESA

100

CALIDAD DE EQUIPO

DE TRABAJO

550

APOYO A LA

INDUSTRIA NACIONAL

Y TRATO IGUALITARIO

PAISES ADEHERIDOS

AL TLC

50

TOTAL PUNTAJE 1000

La calificación de las propuestas se realizará tomando como base únicamente lo expresado en las mismas y sus documentos anexos, de acuerdo a los factores que más adelante señalan. Nota: Cuando no se presente oferta económica, la propuesta no será tenida en cuenta. Las propuestas se calificarán teniendo en cuenta un máximo de 1.000 puntos, distribuidos de la siguiente forma:



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

3.2. FACTORES DE PONDERACIÓN DE LAS PROPUESTAS

3.2.1 PONDERACION Y CALIFICACION DE LA PROPUESTA:

La contratación que requiere el FONCEP, se adelantará por el proceso de Licitación Pública, teniendo en cuenta el objeto, la cuantía del contrato a celebrar; lo anterior con fundamento en lo establecido en el artículo 30 de la Ley 80 de 1993 y el numeral 1° del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, para lo cual se tendrán en cuenta los factores de calidad y precio los cuales se ponderarán en el siguiente sentido:

Puntajes

FACTORES PUNTAJE

Experiencia de la Empresa 100

Calidad Equipo de Trabajo 550

Precio 300

Apoyo a la industria nacional y trato

igualitario con países adheridos a los tratados

50



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

de Libre Comercio. Evaluación de bienes y

servicios.

TOTAL 1.000 Puntos

3.2.2 EXPERIENCIA DE LA EMPRESA (100 Puntos) Sólo se evaluarán por experiencia las propuestas habilitadas por cumplir con los requisitos habilitantes, El puntaje máximo a obtener es de 100, distribuidos así:

TIEMPO DE EXPERIENCIA Puntaje

Entre 6 y 8 años de constituida 30

Entre 8 y 10 años de constituida 60

Más de 10 años de constituida 100

3.2.3 CALIDAD DEL EQUIPO DE TRABAJO Formación y experiencia de los profesionales y expertos del equipo de trabajo (550 Puntos). Solo se evaluará el personal de las propuestas habilitadas por cumplir con los requisitos habilitantes. El puntaje máximo a obtener es de 300. Para evaluar la CALIDAD DEL EQUIPO DE TRABAJO, el proponente deberá anexar al momento de la presentación de la oferta (exceptuando técnicos y auxiliares de archivo), las hojas de vida y las certificaciones que acrediten los estudios realizados y los conocimientos del personal profesional mínimo requerido en el proyecto (diplomas, actas de grado, certificaciones de experiencia),



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

reservándose EL FONCEP el derecho a la verificación de las hojas de vida y a solicitar, en cualquier momento de la ejecución del contrato, el cambio de una o todas las personas incluyendo técnicos y auxiliares de archivo, en caso que se establezca deficiencia en los conceptos técnicos requeridos o en el conocimiento de las funciones asignadas, debiendo el operador reemplazar inmediatamente la(s) persona(s) solicitada(s). El puntaje obtenido de los profesionales del equipo de trabajo, estará distribuido y será evaluado de la siguiente manera: a. Gerente de Proyecto (350 puntos)

Ítem Descripción Puntaje

Título Profesional Profesional en universitario Bibliotecólogo y/o

Archivista, o Sistemas de Información

Bibliotecología y Archivística o en Ciencias de

la Información y la documentación,

Bibliotecología y Archivística con formación de

posgrado.

Habilita

Experiencia

Mínima General

Experiencia general de 6 años, contados a

partir de la expedición de la tarjeta profesional

en proyectos de organización de archivos con

entidades del Estado. (Las certificaciones

aportadas como experiencia general, no será

tenida en cuenta para la acreditación de la

específica o adicional)

Habilita



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co


Experiencia

Específica

Deberá acreditar experiencia certificada en la

Dirección o Gerencia de al menos cuatro (4)

proyectos de organización de expedientes de

historia laboral y/o pensional de más de tres

mil (3.000) expedientes con entidades

públicas. La sumatoria de los contratos debe

ser igual o superior al 200% del presupuesto

oficial del presente proceso.

100

El proponente que en su propuesta acredite

para el GERENTE DE PROYECTO

experiencia específica cuya sumatoria

demuestre el mayor número de expedientes

de historia laboral y/o pensional. Los demás se

les asignará el puntaje de manera

inversamente proporcional al primero.

100

Experiencia

Adicional


Dirección o Gerencia de al menos cuatro (4)

proyectos de digitalización de documentos de

más de 3.000.000 de folios. La sumatoria de

los contratos debe ser igual o superior al 200%

del presupuesto oficial del presente proceso.

100


Dirección o Gerencia de hasta dos (2)

proyectos de digitalización de documentos en

el Sistema Orfeo. La sumatoria de los

contratos debe ser igual o superior al 200% del

presupuesto oficial del presente proceso.

50



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co


Total Puntaje 350

b. Coordinador - Profesional. (200 puntos)


Título Profesional Profesional universitario Bibliotecólogo y/o

Archivista, o Sistemas de Información

Bibliotecología y Archivística o en ciencias de

la información y la documentación

Bibliotecología y Archivística y/o Ingeniero

Industrial y/o Ingeniero de Sistemas.

Habilita

Experiencia

Mínima General

Experiencia general de 2 años, contados a

partir de la terminación y aprobación del

pensum académico de educación superior en

proyectos de organización de archivos con

entidades del Estado. (Las certificaciones

aportadas como experiencia general, no será

tenida en cuenta para la acreditación de la

específica o adicional)

Habilita

Experiencia

Específica

Deberá acreditar experiencia certificada, como

mínimo un (1) año de experiencia específica

en la coordinación de proyectos de

organización de expedientes pensionales con

entidades del Estado. La sumatoria de los



100

Experiencia Deberá acreditar experiencia certificada, como 100



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Adicional mínimo un (1) proyecto de experiencia

específica en la coordinación de proyectos de

digitalización documental. La sumatoria de los



Total Puntaje 200

Para facilitar la presentación del recurso humano a evaluar, a continuación se presenta una guía para la elaboración de un cuadro resumen de los mismos.

NOMBRE

(Nombres y

Apellidos)

TITULO

PROFESIONAL

(Anexar

Certificaciones

o Copia del

Diploma)

CARGO EN

EL

PROYECTO

(Función que

desempeñará

en la

Ejecución del

Contrato)

EXPERIENCIA

(Detallar

empresa en la

que se realizó

el trabajo

similar y labor

realizada.

Incluir

nombre de

persona a

contactar y

número

telefónico fijo

para validar la

información)

TIEMPO DE

EXPERIENCIA

(Tiempo

asociado a la

labor en cada

empresa)

3.2.4 Precio por Organización y Precio por Digitalización: (300 Puntos)



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Sólo se evaluarán económicamente las propuestas habilitadas por cumplir con los requisitos habilitantes. El puntaje máximo a obtener es de 300, distribuidos así:

150 puntos por el factor de Organización: Se asignará el máximo puntaje

aplicando la regla de la media geométrica respecto al precio por metro lineal en la organización por carpeta y

150 puntos por el factor de Digitalización de expedientes: Se asignará el máximo puntaje aplicando la regla de la media geométrica respecto al precio unitario en la digitalización por imagen.

El máximo puntaje se asignará conforme a la aplicación de la fórmula de la Media Geométrica de las ofertas económicas habilitadas.

3.2..5. CRITERIOS DE DESEMPATE EN LOS PUNTAJES

En el evento de existir empate de los puntajes entre una o más propuestas, se

procederá así:

a) Se adjudicará al proponente que haya obtenido el mayor puntaje en la sumatoria de la evaluación económica

b) En caso de que se presente igualdad en el puntaje total de las ofertas evaluadas, se aplicarán los criterios de desempate previstos en los pliegos de condiciones, mediante la priorización de los factores de escogencia y calificación que hayan sido utilizados en el proceso de selección, de conformidad con el artículo 5 de la Ley 1150 de 2007. Si después de aplicar esta regla persiste el empate, se entenderá que las ofertas se encuentran en igualdad de condiciones.

c) En caso de igualdad de condiciones, se preferirá la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

d) Si se presenta empate o éste persiste y entre los empatados se encuentren Mipymes, se preferirá a la Mipyme nacional, sea proponente singular, o consorcio, unión temporal o promesa de sociedad futura, conformada únicamente por Mipymes nacionales

e) Si persiste el empate, se preferirá al proponente singular que acredite tener vinculado laboralmente por lo menos un mínimo del 10% de



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

sus empleados en las condiciones de discapacidad y el cumplimiento de los presupuestos contenidos en la Ley 361 de 1997, debidamente certificadas por la oficina de trabajo de la respectiva zona, que hayan sido contratados con por lo menos un año de anterioridad y que certifique adicionalmente que mantendrá dicho personal por un lapso igual al de la contratación.

f) En caso que no proceda la hipótesis anterior, y entre los proponentes se encuentren proponentes singulares o plurales conformados por consorcios, uniones temporales conformados con al menos un integrante que acredite las circunstancias establecidas en la Ley 361 de 1997 referidas en el numeral anterior, será preferido frente a los demás.

g) Si persiste el empate, se llevará a cabo entre los proponentes empatados, un sorteo mediante el mecanismo de escogencia de balotas, en audiencia pública de adjudicación.

3.2.6. INFORMES DE VERIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS Los informes de verificación y calificación de las propuestas permanecerán en la página web www.contratos.gov.co, en la Oficina de Asesora Jurídica del FONCEP, por un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del vencimiento del período de evaluación, para que los oferentes presenten por escrito las observaciones que estimen pertinentes. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. Las observaciones que los oferentes presenten a los estudios se resolverán en el acto de adjudicación. 3.2.7 ADJUDICACIÓN DE LA LICITACIÓN PÚBLICA De conformidad con lo establecido en el Artículo 9 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012 y demás normas pertinentes, la licitación se adjudicará en audiencia pública, de acuerdo con el procedimiento señalado en la norma.




Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

La adjudicación se hará en la fecha establecida en el respectivo cronograma del proceso. No obstante, el plazo establecido para la adjudicación podrá ser prorrogado por el FONCEP conforme a lo dispuesto en el inciso segundo del numeral 9 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. Como se indicó, la adjudicación del contrato que resulte de la presente licitación pública, se hará teniendo en cuenta el ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que la misma busca a través de este proceso de selección, previa evaluación y cotejo de cada una de las ofertas presentadas. La oferta más ventajosa para la entidad será la que presente la oferta de precio más baja para la entidad. De acuerdo con lo anterior, el FONCEP adjudicará al proponente que haya presentado el ofrecimiento más favorable, que se encuentre en primer lugar en el orden de elegibilidad. La adjudicación se realizará de acuerdo con los principios de transparencia, economía y publicidad. La adjudicación se hará mediante resolución motivada. El FONCEP podrá adjudicar el contrato cuando sólo haya una propuesta habilitada, siempre que la misma satisfaga los requerimientos contenidos en el presente pliego de condiciones. El acto de adjudicación es irrevocable y obliga tanto al FONCEP como al adjudicatario. No obstante lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado por la entidad. El contrato correspondiente debe firmarse por quien resulte favorecido, según el cronograma previsto en el acto de apertura o en determinada adenda, si a ello hubiere lugar. Si el adjudicatario no suscribe el contrato adjudicado dentro del término previsto en el cronograma del proceso, el FONCEP podrá hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, sin perjuicio del ejercicio de las acciones legales conducentes al



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por el valor de la garantía de seriedad. En el caso de Consorcios o Uniones Temporales se hará la citada verificación para cada uno de sus integrantes.

CAPÍTULO IV

CONDICIONES DEL CONTRATO

4.1. PLAZO Y VIGENCIA DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El plazo calculado para la ejecución del objeto contractual será de cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de iniciación y/o hasta agotar la partida presupuestal asignada, aplicándose lo que primero suceda, previa aprobación de la garantía única de cumplimiento. Su vigencia contendrá el plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más para efectos de la liquidación de conformidad con lo señalado en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. 4.2. VALOR DEL CONTRATO El valor del contrato es indeterminado pero determinable, siendo el valor aproximado para efectos fiscales la suma propuesta por el proponente seleccionado sin que exceda el valor del presupuesto oficial. No obstante, el valor final del mismo resultará de las sumas efectivamente pagadas al Contratista. 4.3. FORMA DE PAGO

El FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS CESANTÍAS Y PENSIONES –

FONCEP cancelará al o los CONTRATISTA(S) el valor del o de los contrato(s) que

se suscriban como resultado del presente proceso de selección en moneda legal

Colombiana, una vez se encuentre aprobado el P.A.C. (Programa Anual

Mensualizado de Caja) de la siguiente manera de acuerdo a cada ITEM, así:



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

1. El valor del cuarenta por ciento (40%) del total del contrato como

pago anticipado, previa constitución de la póliza correspondiente

y suscripción del acta de inicio de la ejecución del contrato, con el

lleno de los requisitos legales,

2. Un treinta por ciento (30%) del valor total del contrato a los dos

(2) meses de ejecución del contrato siempre y cuando se hayan

organizado y digitalizado al menos el setenta por ciento (70%) del

total de expedientes objeto del presente contrato, y el

3. Treinta (30) por ciento restante a la culminación a satisfacción de

las obligaciones del objeto del contrato.

Para cada uno de los pagos, las facturas deberán estar acompañadas de:

a- Certificación de cumplimiento de la entrega de los productos por

parte de los Supervisores del contrato. b- La acreditación del pago de aportes al Sistema Integral de Seguridad

Social y Parafiscales, de conformidad con lo señalado en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002, la Ley 1150 de 2007 y demás normas que regulan la materia. Para lo anterior, debe aportar las planillas correspondientes, donde se evidencien todos los pagos realizados a sus empleados.

Los pagos serán realizados por el FONCEP, dentro de los quince (15) días hábiles

siguientes a la presentación de la factura en debida forma.

4.4 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA 4.4.1 OBLIGACIONES GENERALES

El CONTRATISTA en desarrollo del presente contrato tendrá, además de los derechos y obligaciones contenidas en la ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007,



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Ley 1474 de 2011, el Decreto 0734 de 2012, Acuerdo No. 037 de 2002 y demás normas regulatorias, las que se enuncian a continuación:

1. Informar por escrito a la Responsable de pagos de la Entidad, el número de una cuenta bancaria o de ahorros en la cual el FONCEP deberá consignar los respectivos pagos a que haya lugar dentro de la ejecución del Contrato. El FONCEP no estará obligado a tramitar pago alguno mientras no se de cumplimiento a este requisito.

2. Desarrollar el Contrato acorde con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 80 de 1993.

3. EL Oferente, se compromete expresamente a cumplir con lo establecido en la Resolución 1677 de mayo 16 de 2008 “por la cual se señalan las actividades consideradas como peores formas de trabajo infantil y se establece la clasificación de actividades peligrosas y condiciones de trabajo nocivas para la salud e integridad física o psicológica de las personas menores de 18 años de edad”, proferida por el Ministerio de Protección Social.

4. Ejecutar el objeto del contrato en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes, y de acuerdo con la propuesta presentada.

5. Atender las sugerencias y condiciones establecidas por el supervisor y/o interventor del contrato o por la persona (as) que designe el FONCEP, para tales efectos y suscribir los informes de ejecución contractual a que haya lugar.

6. Salvaguardar la información confidencial que obtenga en desarrollo de sus actividades, salvo requerimiento de autoridad competente.

7. Constituir la garantía a favor del FONCEP en los términos establecidos en este documento y mantenerla vigente durante el término determinado en los presentes pliegos, por los valores y con los amparos previstos en el mismo.

8. Pagar por su cuenta y riesgo exclusivos, todos los salarios, prestaciones legales y extralegales, afiliación al sistema de seguridad social, cobertura en riesgos profesionales, pago de parafiscales, suministro de uniformes, elementos de higiene del personal vinculado por contrato laboral, según lo estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo y demás normas relacionadas.

9. Acreditar mediante certificación el pago mensual a los aportes parafiscales expedidos por el revisor fiscal o del representante legal donde se certifique



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

10. Allegar la certificación del cumplimiento del pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social y contribuciones parafiscales de ley de sus empleados.

11. Asumir, por su cuenta y riesgo exclusivos, la carga laboral y prestacional en su calidad de empleador directo y dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

12. Supervisar el correcto desempeño de sus empleados o personas destinadas para la prestación del servicio contratado.

13. Obrar con lealtad y buena fe durante la ejecución del contrato, evitando dilaciones y entrabamientos que pudieran presentarse.

14. El Contratista será el único responsable del cumplimiento de sus obligaciones fiscales y tributarias en los términos de Ley.

15. Para efectos del cumplimiento del contrato, el contratista se compromete a cumplir las obligaciones previstas en las disposiciones legales vigentes que regulan el contrato

16. Las demás que se deriven de la naturaleza del presente contrato y que garanticen su cabal y oportuna ejecución.

4.4.2 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS:

1. Cumplir con idoneidad y oportunidad la ejecución del presente contrato, de acuerdo con las especificaciones técnicas contenidas en la oferta sobre los requerimientos técnicos.

2. Elaborar y presentar para aprobación del interventor el cronograma detallado de las actividades a desarrollar. Esta actividad deberá hacerse en los primeros 10 días de ejecución del contrato.

3. Organizar y foliar la totalidad de los expedientes pensiónales activos, ofertados de acuerdo con las directrices establecidas en el acuerdo 06 de 2011 del Archivo General de la Nación, referente a la organización de expedientes de pensiones,

4. Suministrar los equipos de hardware y software (equipos de cómputo, incluyendo cables de red, escaners, lectores de código de barras y demás equipos necesarios para administrar el objeto del contrato).

5. Digitalizar e indexar la totalidad de los expedientes pensiónales activos ofertados de acuerdo con la cantidad de imágenes ofertadas, en formato PDF/A, cuya



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

información escaneada, debe ser migrada y cargada a la base de datos del FONCEP, garantizando una óptima visualización, de acuerdo con la circular 005 de 2012, emanada por el Archivo General de la Nación y la “Guía de procedimientos para la Digitalización de archivos” emanada por el Archivo de Bogotá.

6. Suministrar los bienes, elementos y soluciones requeridos (ver el punto relacionado con “Equipos y elementos requeridos”) para la adecuada entrega, instalación y puesta en marcha del objeto del presente contrato.

7. Contar con el personal necesario y capacitado para el desarrollo del contrato, el cual no debe tener antecedentes penales ni disciplinarios.

8. Entregar con la periodicidad establecida en el cronograma los productos desarrollados en el marco del contrato.

9. Permitir la práctica de seguimiento y control que sea solicitado por EL FONCEP.

10. Cumplir satisfactoriamente con la aplicación de la normatividad Archivística aplicable al FONCEP.

11. Acatar las instrucciones que le imparta el o los supervisores del contrato. 12. Las demás contenidas en el presente contrato, en la Oferta y en los

Estudios de Conveniencia y Oportunidad documentos que hacen parte integral del presente proceso.

4.4.3 Por Parte del FONCEP

Con ocasión del contrato suscrito, el FONCEP se compromete a:

Pagar al CONTRATISTA la remuneración por los servicios objeto del contrato.

Hacer cumplir las condiciones pactadas en el contrato y en los documentos que de él forman parte.

Brindar las condiciones físicas, de espacio y puestos de trabajo (no incluye equipos de cómputo y demás herramientas tecnológicas, ni suministros) necesarios para el desarrollo del presente trabajo, en las instalaciones que el FONCEP destine para el desarrollo de las labores propias del contrato.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

El (Los) supervisor (es) verificara (n) mensualmente, el cumplimiento y la calidad de los servicios del CONTRATISTA, con el fin de establecer que los mismos se presten en la forma y oportunidad debida y cumplan con las condiciones de calidad requeridas por el FONCEP.

Cancelar al Contratista oportunamente el valor del Contrato en la forma, plazos y condiciones que se indican en el mismo.

Dar respuesta oportuna a través del Supervisor del Contrato a las peticiones del Contratista.

Aprobar oportunamente la Garantía Única. Las inherentes a la naturaleza del Contrato y las contempladas en el

artículo 4 de la Ley 80 de 1993.

4.4.4.OBLIGACIONES DEL SOPORTE INFORMÁTICO

Para garantizar el debido cumplimiento del objeto del contrato, EL CONTRATISTA, se compromete a: EL CONTRATISTA se obliga a mantener en plena disposición, el soporte informático suficiente para cumplir con todas y cada una de las obligaciones previstas en el presente Contrato, soporte que deberá tener, como características mínimas, las señaladas en los estudios previos debidamente publicados.

4.5 GARANTÍAS DEL CONTRATO

EL CONTRATISTA favorecido, se obliga a constituir a favor del FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES-FONCEP-, una garantía única que avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, cuya póliza matriz haya sido aprobada por la Superintendencia Financiera, o mediante la expedición de una garantía bancaria a primer requerimiento (Decreto 734 del 2012), la cual se mantendrá vigente de acuerdo con los riesgos amparados y plazos que se definen a continuación



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

4.5.1. GARANTÍA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO (RIESGOS A AMPARAR DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES)

EL contratista, se obliga a constituir a favor del FONDO DE PRESTACIONES

ECONÓMICAS, CESANTÍAS Y PENSIONES-FONCEP-, una garantía única que

avalará el cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato, expedida por

una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, cuya póliza matriz

haya sido aprobada por la Superintendencia Financiera, o mediante la expedición

de una garantía bancaria a primer requerimiento la cual se mantendrá vigente de

acuerdo con los riesgos amparados y plazos que se definen a continuación:

a) Cumplimiento del Contrato: Por el 20% del valor total del contrato, con

una duración igual a la del Contrato y doce (12) meses más, contados a partir de la suscripción del mismo, para cubrir los perjuicios derivados de cualquier incumplimiento de las obligaciones legales y contractuales, incluyendo multas y cláusula penal pecuniaria

b) Calidad del servicio: Por una cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato, con una duración igual a la del Contrato y doce (12) meses más, contados a partir de la suscripción del mismo, para cubrir los perjuicios imputables al contratista, derivados de la mala calidad o insuficiencia de los equipos empleados y/o la mala calidad del servicio prestado

c) Amparo de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones: Por el 10% del valor total del contrato con una vigencia igual al plazo de ejecución de éste y tres (03) años más, contabilizados a partir de la suscripción del mismo, para garantizar los perjuicios que ocasione el contratista por el incumplimiento de cualquier obligación laboral del personal utilizado para la ejecución del contrato.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

d) Pago anticipado: El valor de esta garantía será por el cien por ciento (100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie con vigencia hasta la liquidación del contrato, para cubrir los perjuicios sufridos por la no devolución por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a titulo de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.

Será a cargo de Contratista el pago oportuno de todas las primas y erogaciones de constitución y mantenimiento de las garantías. En caso de demora en pagar oportunamente tales gastos, el FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CESANTIAS Y PENSIONESFONCEP podrá hacerlo y descontará su valor de la primera factura o facturas que debe pagar a EL CONTRATISTA. En la póliza deberán aparecer como tomador del seguro EL CONTRATISTA y como asegurado y beneficiario el FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CESANTIAS Y PENSIONES FONCEP, y deberá quedar expresamente estipulado que al FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CESANTIAS Y PENSIONES FONCEP no le serán oponibles por parte de la aseguradora las excepciones o defensas provenientes de la conducta del tomador del seguro, entre otras, las derivadas de las inexactitudes y reticencias en que hubiere incurrido, o la relativa a la terminación automática del Contrato del seguro por mora en el pago de la prima. Las pólizas deberán contener unas cláusulas expresas, en las que se señale que FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CESANTIAS Y PENSIONES FONCEP se encuentra facultado para demostrar la ocurrencia y cuantía del siniestro, extrajudicialmente, sin que sea necesario, en caso alguno, que medie declaración unilateral o judicial de incumplimiento, liquidación conjunta o unilateral del Contrato, pudiendo, además, cobrarle a la aseguradora, extrajudicialmente, el valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria. NOTAS: Nota 1: EL CONTRATISTA deberá avisar previamente por escrito al FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS CESANTÍAS Y PENSIONES FONCEP, sobre las renovaciones o modificaciones que afecten las condiciones de las pólizas. En caso de recibir aviso de revocación del seguro por parte de la aseguradora, EL



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

CONTRATISTA notificará por escrito a FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS CESANTÍAS Y PENSIONES FONCEP, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes, sobre tal hecho e informará sobre la contratación de un nuevo seguro que deberá cumplir con los requisitos exigidos y quedar perfeccionado antes de la expiración de la póliza anterior.

Nota 2: El valor de las primas de las pólizas exigidas en el presente proceso se cancelarán ANTICIPADAMENTE y su recibo de pago original adjuntarse con el original de la póliza.

Nota 3: El hecho de constituir estas garantías y/o pólizas no elimina, ni limita ni exime al contratista de la responsabilidad contractual.

4.6. CLÁUSULA DE INDEMNIDAD.

Con fundamento en el Decreto Nacional 734 de 2012, el contrato que se suscribirá con el proponente seleccionado, contendrá una cláusula en virtud de la cual, se pactará la obligación del Contratista en mantener al FONCEP, libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

ANEXOS

ANEXO No. 1: CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA. ANEXO No. 2 : PROPUESTA ECONÓMICA ANEXO No. 3: FORMATO PARA CERTIFICAR EXPERIENCIA DEL PROPONENTE ANEXO No. 4: CERTIFICACIÓN DE PAGOS SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES ANEXO No 5: DOCUMENTO CONSORCIAL ANEXO No. 6: UNIÓN TEMPORAL ANEXO No. 7: PACTO DE PROBIDAD

ANEXO No.8: FORMATO PARA DILIGENCIAMIENTO VOLUNTARIO EN GESTIÓN DOCUMENTAL ANEXO No 9: MINUTA DEL CONTRATO ESTUDIOS PREVIOS: CONTIENE LOS REQUISITOS TÉCNICOS Y NORMAS CON QUE DEBEN DESARROLLAR LAS OBLIGACIONES DEL CONTRATO. Se solicita su análisis y estudio para efectos de presentar la oferta



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

ANEXO No. 1

CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Bogotá, D.C., Señores Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP

Bogotá, D.C. Asunto: Proceso de Licitación Pública No. LPF de 2013. ____________________________________________, mayor de edad, domiciliado

en -----------------identificado (a) con_____________ ___________, obrando en

representación de ____________________________________ , presento propuesta

para el proceso de Licitación Pública referido en el asunto, cuyo objeto es: “

.”

El valor de la propuesta económica, correspondiente al valor unitario por pago, se encuentra definido en el sobre separado de la propuesta en las condiciones previstas en el pliego. Así mismo, dejo constancia de las siguientes declaraciones, manifestaciones y

expresiones:

1.Esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse, compromete a la persona natural o jurídica que la presenta y que lo suscribe, todo lo cual la obliga a su cumplimiento. 2. Ninguna entidad o persona distinta de la firmante tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive. 3. Conozco en su totalidad el pliego de condiciones y demás documentos del proceso de licitación pública y acepto los requisitos en ellos contenidos.

4. Acepto las consecuencias que se deriven del incumplimiento de los requisitos a que se refiere el numeral anterior. 5. Conozco y acepto los marcos legales generales y normativos especiales aplicables a este proceso contractual.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

6. Declaro bajo la gravedad de juramento, que toda la información aportada y contenida en nuestra propuesta es veraz y susceptible de comprobación. 7. Acuso recibo de las comunicaciones (si a ello hubiere lugar) de fecha__________ y analizado las ADENDAS (si a ello hubiere lugar) números _______, ________, ________ , expedidas por el FONCEP, durante el período del presente proceso de licitación pública y manifiesto haberlas leído y conocerlas, por tanto me someto a ellas. 8. Efectuaré los trámites necesarios para la suscripción y ejecución del contrato, en los plazos establecidos en el pliego de condiciones. 9. Declaro bajo la gravedad de juramento, que se entiende prestado con la firma de la presente carta, que ni yo, ni la sociedad que represento nos encontramos incursos en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad o prohibiciones para participar en el presente proceso de licitación pública y/o contratar con el Estado, consagradas en la Constitución y en la Ley (lo cual aplica para cada uno de los integrantes de unión temporal y de consorcio). 10. Contaremos con el soporte informático y los requisitos de sofware y hardware requerido en el pliego de condiciones y en el contrato. 13. Con la sola presentación de la oferta, nos comprometemos a otorgar las garantías establecidas en el Contrato, en caso de adjudicación. 14. La presente propuesta consta de ____________________ (__) folios, debidamente numerados. 16. (Si es del caso) Indico los folios donde existe información reservada y señalo las razones de la reserva y la norma en que se fundamenta. 17. Convenimos en mantener esta oferta por un período de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha entrega de propuestas del proceso de selección o del vencimiento de sus prórrogas si las hubiere; la oferta nos obliga y podrá ser favorecida en cualquier momento antes de que expire el período indicado. 18. En cumplimiento de lo señalado en el respetivo marco jurídico, declaro bajo la gravedad de juramento que la empresa, o el consorcio o la unión temporal que represento, no se encuentra relacionada (o) en el Boletín de Responsables Fiscales



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

que publica la Contraloría General de la República ni en el registro de antecedentes de la Procuraduría General de la Nación (lo cual aplica para cada uno de los integrantes de unión temporal y de consorcio si ese es el caso). 19. Declaro que me comprometo a ejecutar el objeto contractual, si mi oferta es favorecida, en las condiciones y con los requerimientos técnicos exigidos por el FONCEP, con el cumplimiento de las obligaciones que prevé el respectivo pliego de condiciones y los estudios previos, los cuales conozco y he analizado, y los ofrecimientos adicionales de nuestra propuesta. 20. Declaro nuestro compromiso de mantener las coberturas de las pólizas en las condiciones exigidas por el FONCEP durante el término de ejecución del contrato. Para el efecto me comprometo a realizar las renovaciones requeridas en forma oportuna y a entregar la documentación que demuestre las renovaciones del caso y el aporte de la copia de la póliza vigente. 21. Declaro nuestro compromiso de restablecer el valor asegurado de la póliza en caso de que el mismo se disminuya con ocasión de un siniestro. 22. Declaro nuestro compromiso anticorrupción para apoyar la acción del Estado Colombiano y del FONCEP, para fortalecer la transparencia del proceso de contratación y la responsabilidad de rendición de cuentas, lo cual asumimos bajo la gravedad de juramento que se entiende prestado con la sola suscripción de esta carta de presentación de la propuesta. Para todos los efectos informo a ustedes que los siguientes son mis datos, con el fin de facilitar el envío de correspondencia relacionada con la presente licitación: NOMBRE ENTIDAD: ----------------------------------------- NIT: ----------------------------------------- DIRECCIÓN: ---------------------------------- NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL: ---------------------------------------------- TELEFONO: ------------------------------- FAX: ----------------------------------

----------------------------------------------------------------- FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL Además adjunto los siguientes formularios exigidos debidamente diligenciados:

(indicar cuáles)



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

ANEXO No. 2

PROPUESTA ECONÓMICA

Proponente: Nombre del Representante Legal: Identificación



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

ANEXO No. 3

FORMATO PARA CERTIFICAR LA EXPERIENCIA DEL PROPONENTE



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

ANEXO No. 4

CERTIFICACIÓN DE PAGOS SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

El suscrito Revisor Fiscal de ________________________ (nombre de la empresa)

C E R T I F I C A

Que la ______________________ (nombre de la firma) ha efectuado los pagos por concepto de aportes de los empleados de la misma, a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales (SENA, ICBF y Caja de Compensación Familiar), durante ________________, lapso que incluye los pagos correspondientes a los seis (6) meses anteriores a la expedición de la presente, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 50 de la Ley 789 del 27 de diciembre de 2002. La presente certificación se expide con destino al Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP, a los _________ ( _ ) días del mes de _______________ del año dos mil trece (2013), en la ciudad de Bogotá D.C.

C.C. No.

Tarjeta Profesional:



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

ANEXO No. 5

DOCUMENTO CONSORCIAL

Entre los suscritos a saber: ___________________________, mayor de edad, vecino de esta ciudad, identificado con cédula de ciudadanía No. _________ , expedida en __________, quien obra en representación legal de _____________________ (escribir el nombre completo incluyendo el tipo de sociedad), legalmente constituida, con domicilio principal en _____________, con NIT No. ______________ , y debidamente facultado por los estatutos sociales (o Junta de Socios o el órgano directivo correspondiente, en este evento allegar el documento respectivo), y ___________________________________ mayor de edad, vecino de esta ciudad, identificado con cédula de ciudadanía No. ________________, expedida en ___________________, quien obra en representación legal de _________________ (escribir el nombre completo incluyendo el tipo de sociedad.), legalmente constituida, con domicilio principal en __________________ , con NIT No. __________________________, y debidamente facultado por los estatutos sociales (o Junta de Socios o el órgano directivo correspondiente, en este evento allegar el documento respectivo), manifestamos que mediante el presente documento hemos acordado conformar un CONSORCIO cuya integración y reglamentación se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA -OBJETO. El objeto del presente documento es la integración de un

CONSORCIO entre ______________________________ y

_________________________, con el propósito de presentar en forma conjunta,

propuesta para el proceso de Licitación Pública No. ___________, abierto por el

Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP, cuyo objeto

es, : “Contratar una Sociedad Fiduciaria (SF), o en Consorcio o Unión Temporal,

para administrar mediante Patrimonio Autónomo los recursos financieros

destinados al pago del pasivo laboral de cesantías de las entidades afiliadas al

FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS CESANTÍAS Y PENSIONES -

FONCEP, así como la inversión y el manejo de las reservas que se han constituido

para el saneamiento del mismo, el cual estará conformado por los recursos que

transfieran las entidades para tales fines.”

Además, la integración del Consorcio se lleva a cabo para la ejecución del contrato si nos fuere adjudicado. Nuestra responsabilidad será solidaria, mancomunada e ilimitada en todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

contrato. En consecuencia las actuaciones hechos y omisiones que se presenten en desarrollo del proceso de licitación pública LPF -01de 2013y del contrato, afectarán a todos los miembros que lo conforman. SEGUNDA -NOMBRE Y DOMICILIO. El CONSORCIO se denominará____________ ________________ y su domicilio será la ciudad de_______________________, con dirección en ____________, oficina _________, FAX ___________, Teléfono _________________ TERCERA -REPRESENTANTE DEL CONSORCIO. Se designa como Representante del presente CONSORCIO al señor (a) ___________________, identificado (a) con la cédula de ciudadanía (documento de identidad) No. _______________, de ______________, con domicilio en _____________, cargo éste que se entiende aceptado con la firma del presente documento y quien está ampliamente facultado (a) para contratar, comprometer, negociar y representar al CONSORCIO. Igualmente se nombra como Suplente del Representante del CONSORCIO al señor (a) ____________________, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. _______________ de ______________, con domicilio en _____________, quien cuenta con las mismas facultades del representante principal. CUARTA-CESIÓN.-No se podrá ceder en todo o en parte la participación de alguno de los integrantes del CONSORCIO, entre ellos. Cuando se trate de cesión a un tercero se requerirá aprobación escrita previa del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP, quien se reserva la facultad de aprobar dicha cesión. QUINTA -DURACIÓN.-La duración del presente CONSORCIO en caso de salir favorecido con la adjudicación, será igual al plazo del contrato y durará todo el término necesario para liquidarlo y atender las garantías prestadas. SEXTA. Se hace constar además que quienes suscribimos este documento, disponemos de atribuciones suficientes para representar a nuestras firmas y para contratar en nombre suyo, no solamente para los efectos del presente acuerdo, sino también para la ejecución y celebración de todos los actos y contratos que se deriven tanto del consorcio, como del proceso de Licitación Pública y del contrato que de él se derive. (El documento podrá contener las demás CLÁUSULAS OPCIONALES que los asociados consideren pertinentes, siempre y cuando no contravengan lo dispuesto en la ley 80/93 o incluyan limitaciones o exclusiones de los Consorciados.) Aspectos Financieros



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Arbitramento Reglas básicas que regulan la relaciones entre los integrantes del CONSORCIO Etc. En constancia de lo anterior, se firma por quienes intervinieron en el presente documento a los ____________ días del mes _________ del año ____________ Nombre C.C. Representante Legal de: NIT: Dirección: Teléfono: Acepto _____________________________________________________________ Nombre c.c. Representante Legal de: NIT: Dirección: Teléfono: Acepto ______________________________________________________________ Nota: Este es un documento modelo para la constitución de un consorcio, por lo tanto, el proponente podrá elaborar el documento de consorcio que considere pertinente e incluir la cláusulas que a bien tenga, siempre y cuando el documento que elabore cumpla lo exigido en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993 y lo dispuesto en este pliego de condiciones para los consorcios y las uniones temporales.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

ANEXO No. 6

UNIÓN TEMPORAL

Entre los suscritos a saber: __________________ mayor de edad, con domicilio en _____________, identificado con la cédula de ciudadanía No. ___________, expedida en ________, quien obra en representación legal de _____________ (escribir el nombre completo incluyendo el tipo de sociedad), legalmente constituida, con domicilio principal en _________________, con NIT No. _________________, y debidamente facultado por los estatutos sociales (o Junta de Socios o el órgano directivo correspondiente, en este evento allegar el documento respectivo), y ___________________________mayor de edad, con domicilio en _____________, identificado con la cédula de ciudadanía No. ______________, expedida en ___________________, quien obra en representación legal de ______________________________ (escribir el nombre completo incluyendo el tipo de sociedad), legalmente constituida, con domicilio principal en________________, con NIT No. ________________, y debidamente facultado por los estatutos sociales (o Junta de Socios o el órgano directivo correspondiente, en este evento allegar el documento respectivo), manifestamos que mediante el presente documento hemos acordado conformar una UNIÓN TEMPORAL cuya integración y reglamentación se regirá por las siguientes cláusulas: PRIMERA – El objeto del presente documento es la integración de una UNIÓN

TEMPORAL entre _________________________ y ______________________, con

el propósito presentar en forma conjunta propuesta para el proceso de licitación

pública, abierto por el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones –

FONCEP, cuyo objeto es; “Contratar una Sociedad Fiduciaria (SF), o en Consorcio

o Unión Temporal, para administrar mediante Patrimonio Autónomo los recursos

financieros destinados al pago del pasivo laboral de cesantías de las entidades

afiliadas al FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS CESANTÍAS Y

PENSIONES - FONCEP, así como la inversión y el manejo de las reservas que se

han constituido para el saneamiento del mismo, el cual estará conformado por los

recursos que transfieran las entidades para tales fines.”, Además, la integración de

la UNIÓN TEMPORAL se lleva a cabo para la ejecución del contrato si nos fuere

adjudicado.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Nuestra responsabilidad será solidaria, mancomunada e ilimitada en todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y el contrato, en consecuencia las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo del proceso de licitación pública No. xxxxxx y del contrato, afectan a todos los integrantes que la conforman. SEGUNDA - NOMBRE Y DOMICILlO. La UNIÓN TEMPORAL se denominará ___________________, y su domicilio será la ciudad de ______________________ con dirección en ____________________, oficina _____________, FAX ___________________, Teléfono _______________

TERCERA -TÉRMINOS Y EXTENSIÓN DE LA PARTICIPACIÓN DE ACUERDO

CON LA LEY. La participación de cada una de las partes que conforman el ciento por

ciento (100%) de la UNIÓN TEMPORAL no podrán ser modificados sin el

consentimiento previo del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones

-FONCEP, y para efectos de la aplicación de las sanciones por incumplimiento de las

obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato, convenimos que los términos y

extensión de nuestra participación en la ejecución del contrato es la siguiente:

INTEGRANTES % LABOR A DESARROLLAR EN LA

PROPUESTA

CUARTA -OBLIGACIONES Y SANCIONES. Los miembros de la UNIÓN TEMPORAL responderán solidariamente en cada uno de los compromisos que ésta celebre con el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP. Las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la Unión Temporal (numeral 2 del artículo 7 de la Ley 80 de 1993). QUINTA -DURACIÓN. La duración de la UNIÓN TEMPORAL en caso de salir favorecida con la adjudicación será igual al plazo del contrato y tendrá vigencia por todo el término necesario para liquidar el contrato y atender las garantías prestadas.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

SEXTA -CESIÓN. No se podrá ceder en todo o en parte la participación de alguno de los integrantes de la UNIÓN TEMPORAL, entre ellos. Cuando se trate de cesión a un tercero se requerirá aprobación escrita previa del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones -FONCEP, quien se reserva la facultad de aprobar dicha cesión. SÉPTIMA: Se hace constar además que quienes suscribimos este documento, disponemos de atribuciones suficientes para representar a nuestras firmas y para contratar en nombre suyo, no solamente para los efectos del presente acuerdo, sino también para la ejecución y celebración de todos los actos y contratos que se deriven tanto de la unión temporal, como del proceso de licitación y del respectivo contrato. OCTAVA -REPRESENTANTE LEGAL DE LA UNIÓN TEMPORAL. La Unión Temporal designa como Representante Legal de ésta, al señor (a) ________________, identificado(a) con la cédula de ciudadanía número __________________ de ____________, con domicilio en _______, cargo éste que se entiende aceptado con la firma del presente documento y quien está ampliamente facultado (a) para contratar, comprometer, negociar y representar a la UNIÓN TEMPORAL. Igualmente se nombra como suplente del Representante Legal al señor (a) ______________, identificado (a) con la cédula de ciudadanía número _______________ de ___________, con domicilio en _______________________, quien cuenta con las mismas facultades del representante principal. Para constancia y aprobación, el presente documento se firma en la ciudad de __________________ a los ______ días del mes de _______________ de 200__, por quienes intervinieron. El documento podrá contener las cláusulas opcionales que los asociados consideren pertinentes, siempre y cuando no contravengan lo dispuesto en la Ley 80/93. Nombre c.c. Representante Legal de: NIT: Dirección: Teléfono: Acepto _______________________________ Nombre c.c. Representante Legal de: NIT:



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Dirección: Teléfono: Acepto Nota: Este es un documento modelo para la constitución de una unión temporal, por lo tanto, el proponente podrá elaborar el documento de unión temporal que considere pertinente e incluir la cláusulas que a bien tenga, siempre y cuando cumpla lo exigido en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993 y lo dispuesto en este pliego de condiciones para los consorcios y las uniones temporales.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

ANEXO No. 7

PACTO DE PROBIDAD Nosotros los abajo firmantes en representación de nuestras compañías, orgullosos de

actuar como delegados de las firmas proponentes en la Licitación Pública LPF -01 de

2013, aperturada “Contratar una Sociedad Fiduciaria (SF), o en Consorcio o Unión

Temporal, para administrar mediante Patrimonio Autónomo los recursos

financieros destinados al pago del pasivo laboral de cesantías de las entidades

afiliadas al FONDO DE PRESTACIONES ECONÓMICAS CESANTÍAS Y

PENSIONES - FONCEP, así como la inversión y el manejo de las reservas que se

han constituido para el saneamiento del mismo, el cual estará conformado por los

recursos que transfieran las entidades para tales fines.”

CONSIDERANDO:

Que es importante que el Distrito Capital cuente con una Entidad efectiva dado su aporte al fortalecimiento del concepto de ciudad como espacio de vida en comunidad. Que el aseguramiento de la transparencia en los procesos contractuales redunda en beneficio no sólo de la Entidad contratante, sino de los propios participantes, en cuanto garantiza que el único criterio de adjudicación será la excelencia de la propuesta. Que la empresa que represento reconoce que la presentación de propuestas en el presente proceso, se efectúa en un entorno imparcial, competitivo y no sujeta a presiones o abusos indebidos. Que conozco a cabalidad los pliegos de condiciones y adendas, sus reglas de juego establecidas y modificaciones que se han hecho a los mismos hasta el cierre de la licitación pública y reconozco que los mismos son equitativos y no conllevan al favorecimiento de un proponente en particular. Que para participar en el proceso, hemos estructurado una propuesta seria, con información fidedigna y con una oferta económica ajustada a la realidad que asegura la posibilidad de ejecutar el contrato en las condiciones de calidad y oportunidad exigidas en los pliegos de condiciones.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Que resulta conveniente la formulación de un pacto explícito en cuanto al acatamiento de las normas jurídicas y éticas que deben regir los procesos contractuales, y por lo tanto,

NOS COMPROMETEMOS A: Actuar en la presente contratación, con estricto apego a las normas jurídicas y éticas propias de éste tipo de procedimientos y conforme al principio de buena fe, transparencia y equidad. Abstenernos de realizar u ofrecer, directa o indirectamente, pagos de comisiones o dádivas, o de utilizar medios de presión a funcionarios del FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CESANTIAS Y PENSIONES –FONCEP-, con el fin de obtener favorecimientos en la decisión de adjudicación, lograr cambios en el contrato, evadir impuestos, derechos, licencias o cualquier otra obligación legal. Abstenerme de coludir y establecer con otros interesados o participantes, cualquier tipo de acuerdos tendientes a distorsionar la decisión de la Entidad y limitar indebidamente la sana competencia en estos procesos, tales como el uso de empresas subordinadas o vinculadas para direccionar la aplicación de los criterios de evaluación. Cumplir con rigor las exigencias que haga la entidad contratante en el curso del procedimiento de selección. Utilizar las oportunidades y mecanismos jurídicos que la ley pone a disposición, con estricta sujeción al principio de la buena fe, evitando cualquier forma de abuso del derecho. No utilizar, en la etapa de evaluación de las propuestas, argumentos sobre incumplimiento de requisitos diferentes a los establecidos en los pliegos de condiciones, para efectos de buscar la descalificación de mis competidores o modificar el orden de elegibilidad de las propuestas. Adoptar las medidas necesarias para que ningún miembro del personal de mi Empresa, incurra en conductas violatorias del presente pacto.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Denunciar con la debida justificación y de manera inmediata ante la Veeduría Distrital y demás órganos de control, cualquier actuación irregular ejecutada por funcionarios y/o los proponentes. EN CASO DE INCUMPLIR LOS COMPROMISOS AQUÍ ENUNCIADOS ME COMPROMETO A ACATAR LO SIGUIENTE: Reconocimiento público del comportamiento desarrollado dentro del proceso contractual, el cual autorizo a publicar en la página Web del FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CESANTIAS Y PENSIONES –FONCEP- Para constancia se firma de manera voluntaria, en Bogotá, D.C., el día… En representación En representación C.C. No. C.C. No. Firma como testigo C.C. No.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

ANEXO No.8

FORMATO PARA DILIGENCIAMIENTO VOLUNTARIO EN GESTIÓN DOCUMENTAL

FECHA: ________________ ________________

NOMBRE DE LA EMPRESA: __________________________________ __________________________________

TIPO DE BIEN O SERVICIO A CONTRATAR: _____________________________ _____________________________

Responda las preguntas que se presentan a continuación y marque con una X la opción que aplique a su organización.

CRITERIOS NECESARIOS

1. ¿La actividad que desarrolla su empresa, requiere algún tipo de licencia o permiso ambiental? SI NO

2. De ser así, dicha licencia o permiso ambiental, ¿se encuentra vigente? SI NO

3. ¿Se encuentra en trámite? SI NO De ser así, especifique el número de radicado y la entidad ambiental correspondiente: ________________________.

CRITERIOS NECESARIOS

1. ¿La actividad que desarrolla su empresa, requiere algún tipo de licencia o permiso ambiental? SI NO



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

5. ¿está dispuesto a que el FONCEP realice una auditoría ambiental en las instalaciones de su organización?

SI NO



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

ANEXO No. 9

MINUTA PROPUESTA

MYRIAM ROSA ACOSTA SUAREZ, mayor de edad y vecino de Bogotá D.C., identificado con la cédula de ciudadanía No. 41.762.847de Bogotá, quien actúa en representación del Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones FONCEP, establecimiento público del orden distrital, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, de acuerdo con lo previsto en el Acuerdo No. 257 de 2006 del Concejo de Bogotá D.C., en su calidad de Directora General y Representante Legal, cargo para el cual fue nombrada mediante el Decreto No.546 del 29 de noviembre de 2012 y posesionada según acta No. 294 del 30 de noviembre de 2012, con efectividad a partir del 30 de noviembre de 2012, en desarrollo de las facultades establecidas en el artículo 24 de la Ley 80 de 1.993, la Ley 1150 de 2007 y del Decreto 734 de 2012 y demás normas pertinentes ,quien en adelante y para los efectos de este contrato se denominará EL FONCEP, por una parte y, por la otra, --------------------------------identificado con la cédula de ciudadanía No. ------------------en su condición de representante legal ---------------------, quien en adelante se denominará EL CONTRATISTA, con domicilio principal en Bogotá D.C.-, autorizada para desarrollar su objeto social mediante Resolución S.B. _______de ___de _______de 19___, representada en este Contrato por (Representante Legal), mayor de edad, identificado con la cédula de ciudadanía número No. _______, quien actúa en su calidad de Representante Legal, y quien expresamente manifiesta que no se encuentra incurso, ni personal ni corporativamente, en causal alguna de inhabilidad o incompatibilidad prevista en la Ley, hemos convenido celebrar el presente contrato, el cual se regirá por las cláusulas que adelante se estipulan, previas las siguientes

CONSIDERACIONES:

1- El Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones – FONCEP - es un establecimiento público del orden Distrital, creado mediante Acuerdo 257 de Noviembre 30 de 2006 del Concejo Distrital de Bogotá, el cual tiene las siguientes funciones básicas: a. Reconocer y pagar las cesantías de las servidoras y servidores públicos del Distrito Capital y b. Pagar las obligaciones pensionales legales y convencionales de los organismos del Sector Central y las Entidades descentralizadas a cargo del Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá y reconocer y pagar las obligaciones pensionales que reconozca a cargo de las entidades del nivel central y las entidades descentralizadas, que corresponda, de acuerdo con los mecanismos legales establecidos.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

2- Que los compromisos que se deriven del estricto cumplimiento del contrato de

administración del patrimonio autónomo de cesantías, están amparados para la vigencia fiscal 2013 por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. ____de fecha ___ de _____de 2013 expedido por el Responsable del Presupuesto, por un valor de $ _____________.

3- Que el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones –FONCEP mediante resolución No. ---------------ordenó la apertura del proceso de Licitación Pública LPF-_____ 2013, con el fin de seleccionar el Administrador de los recursos de del pasivo de cesantías.

4- Que para el efecto presentaron oferta los siguientes proponentes: -----------------, -------------------, ----------------------y ---------------------------------.

5- Que surtidos los trámites de evaluación de las propuestas, mediante la resolución -------------------------del ----------------, la Dirección General del FONCEP, adjudicó la ejecución del objeto contractual a la ----------------------------------------------.

CLÁUSULA PRIMERA: OBJETO.-EL CONTRATISTA se obliga para con el FONCEP a la prestación de servicios especializados para el Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones FONCEP¸ descritos en los siguientes ítems: Item No. 1 Organización documental de expedientes que conforman











Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

CLÁUSULA SEGUNDA: ALCANCE DEL OBJETO CONTRACTUAL: EL CONTRATISTA, en el desarrollo del objeto contractual tendrá a su cargo las siguientes

actividades:

Item No. 1 Comprende: 3. Organización de 470 metros lineales que conforman

aproximadamente 13500 expedientes de conformidad con los lineamientos señalados por el Foncep y por las normas archivísticas.

4. Entrega de los expedientes debidamente organizados

Item No. 2 Comprende: 7. Recibir los expedientes físicos organizados 8. Digitalizar folio a folio y por ambas caras en caso de ser

necesario 9. Conformar los expedientes digitalizados 10. Realizar la captura de los tipos documentales y de los

campos a capturar suministrados por el Foncep 11. Devolución de los expedientes organizados 12. Migrar al software que proporcione el FONCEP, los

documentos escaneados para que puedan ser consultados electrónicamente y queden almacenados en el sistema que la entidad proporcione para tal fin.

1.2.1. Soporte Informático El Contratista debe contar con un Sistema de información, que cumpla con las especificaciones que garanticen el cumplimiento a cabalidad del objeto del contrato definidas en el presente documento y en el estudio previo, además, bajo su responsabilidad debe adecuar el sistema de información de acuerdo con las necesidades e indicaciones del FONCEP. 1.2.2. Presentación de Informes



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

El Contratista deberá presentar informes contables, financieros, operativos, técnicos, de ejecución y los demás que se le requieran, con la periodicidad y el plazo, de acuerdo con lo establecido por la entidad en el presente documento y en el ESTUDIOS PREVIOS o sean solicitados por la Entidad o el Supervisor del Contrato

PARÁGRAFO: Para la efectiva ejecución de las actividades anteriormente relacionadas, el CONTRATISTA, se obliga a cumplir en cada una, las obligaciones contenidas en estudios previos y del Pliego de Condiciones, el cual se constituyen en parte integrantes del presente contrato. CLÁUSULA TERCERA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA. Las establecidas por la Ley o que puedan llegar a establecerse para contratos de la naturaleza del que por este documento se suscribe y las señaladas en el presente contrato de acuerdo con el marco de las obligaciones contenidas en el Estudio Previo y en el Pliego de Condiciones, los cuales hacen parte integral del presente contrato.

El CONTRATISTA en desarrollo del presente contrato tendrá, además de los derechos y obligaciones contenidas en la ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007, Ley 1474 de 2011, el Decreto 0734 de 2012, Acuerdo No. 037 de 2002 y demás normas regulatorias, las que se enuncian a continuación:

17. Informar por escrito a la Responsable de pagos de la Entidad, el número de una cuenta bancaria o de ahorros en la cual el FONCEP deberá consignar los respectivos pagos a que haya lugar dentro de la ejecución del Contrato. El FONCEP no estará obligado a tramitar pago alguno mientras no se de cumplimiento a este requisito.

18. Desarrollar el Contrato acorde con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 80 de 1993.

19. EL Oferente, se compromete expresamente a cumplir con lo establecido en la Resolución 1677 de mayo 16 de 2008 “por la cual se señalan las actividades consideradas como peores formas de trabajo infantil y se establece la clasificación de actividades peligrosas y condiciones de trabajo nocivas para la salud e integridad física o psicológica de las personas menores de 18 años de edad”, proferida por el Ministerio de Protección Social.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

20. Ejecutar el objeto del contrato en los plazos establecidos, bajo las condiciones económicas, técnicas y financieras estipuladas en las cláusulas correspondientes, y de acuerdo con la propuesta presentada.

21. Atender las sugerencias y condiciones establecidas por el supervisor y/o interventor del contrato o por la persona (as) que designe el FONCEP, para tales efectos y suscribir los informes de ejecución contractual a que haya lugar.

22. Salvaguardar la información confidencial que obtenga en desarrollo de sus actividades, salvo requerimiento de autoridad competente.

23. Constituir la garantía a favor del FONCEP en los términos establecidos en este documento y mantenerla vigente durante el término determinado en los presentes pliegos, por los valores y con los amparos previstos en el mismo.

24. Pagar por su cuenta y riesgo exclusivos, todos los salarios, prestaciones legales y extralegales, afiliación al sistema de seguridad social, cobertura en riesgos profesionales, pago de parafiscales, suministro de uniformes, elementos de higiene del personal vinculado por contrato laboral, según lo estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo y demás normas relacionadas.

25. Acreditar mediante certificación el pago mensual a los aportes parafiscales expedidos por el revisor fiscal o del representante legal donde se certifique el cumplimiento de las obligaciones estipuladas en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.

26. Allegar la certificación del cumplimiento del pago de los aportes al Sistema General de Seguridad Social y contribuciones parafiscales de ley de sus empleados.

27. Asumir, por su cuenta y riesgo exclusivos, la carga laboral y prestacional en su calidad de empleador directo y dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

28. Supervisar el correcto desempeño de sus empleados o personas destinadas para la prestación del servicio contratado.

29. Obrar con lealtad y buena fe durante la ejecución del contrato, evitando dilaciones y entrabamientos que pudieran presentarse.

30. El Contratista será el único responsable del cumplimiento de sus obligaciones fiscales y tributarias en los términos de Ley.

31. Para efectos del cumplimiento del contrato, el contratista se compromete a cumplir las obligaciones previstas en las disposiciones legales vigentes que regulan el contrato



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

32. Las demás que se deriven de la naturaleza del presente contrato y que garanticen su cabal y oportuna ejecución.

4.4.2 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS:

13. Cumplir con idoneidad y oportunidad la ejecución del presente contrato, de acuerdo con las especificaciones técnicas contenidas en la oferta sobre los requerimientos técnicos.

14. Elaborar y presentar para aprobación del interventor el cronograma detallado de las actividades a desarrollar. Esta actividad deberá hacerse en los primeros 10 días de ejecución del contrato.

15. Organizar y foliar la totalidad de los expedientes pensiónales activos, ofertados de acuerdo con las directrices establecidas en el acuerdo 06 de 2011 del Archivo General de la Nación, referente a la organización de expedientes de pensiones,

16. Suministrar los equipos de hardware y software (equipos de cómputo, incluyendo cables de red, escaners, lectores de código de barras y demás equipos necesarios para administrar el objeto del contrato).

17. Digitalizar e indexar la totalidad de los expedientes pensiónales activos ofertados de acuerdo con la cantidad de imágenes ofertadas, en formato PDF/A, cuya información escaneada, debe ser migrada y cargada a la base de datos del FONCEP, garantizando una óptima visualización, de acuerdo con la circular 005 de 2012, emanada por el Archivo General de la Nación y la “Guía de procedimientos para la Digitalización de archivos” emanada por el Archivo de Bogotá.

18. Suministrar los bienes, elementos y soluciones requeridos (ver el punto relacionado con “Equipos y elementos requeridos”) para la adecuada entrega, instalación y puesta en marcha del objeto del presente contrato.

19. Contar con el personal necesario y capacitado para el desarrollo del contrato, el cual no debe tener antecedentes penales ni disciplinarios.

20. Entregar con la periodicidad establecida en el cronograma los productos desarrollados en el marco del contrato.

21. Permitir la práctica de seguimiento y control que sea solicitado por EL FONCEP.

22. Cumplir satisfactoriamente con la aplicación de la normatividad Archivística aplicable al FONCEP.

23. Acatar las instrucciones que le imparta el o los supervisores del contrato.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

24. Las demás contenidas en el presente contrato, en la Oferta y en los Estudios de Conveniencia y Oportunidad documentos que hacen parte integral del presente proceso.

4.4.4.OBLIGACIONES DEL SOPORTE INFORMÁTICO

Para garantizar el debido cumplimiento del objeto del contrato, EL CONTRATISTA, se compromete a: EL CONTRATISTA se obliga a mantener en plena disposición, el soporte informático suficiente para cumplir con todas y cada una de las obligaciones previstas en el presente Contrato, soporte que deberá tener, como características mínimas, las señaladas en los estudios previos debidamente publicados.

CLÁUSULA CUARTA: OBLIGACIONES DEL FONCEP: Con ocasión del contrato son obligaciones del FONCEP, además de las previstas en la Ley, las siguientes:

a) Exigir al CONTRATISTA la ejecución idónea y oportuna del objeto a contratar

b) Adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar.

c) Actualizar o revisar los precios o adoptar las medidas necesarias, cuando se

produzcan fenómenos que alteren en su contra el equilibrio económico o financiero del contrato.

d) Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños

que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato.

e) Repetir contra los servidores públicos, el CONTRATISTA o terceros, por las indemnizaciones que deban pagar, como consecuencia del contrato.

f) Adelantar los trámites que legalmente le corresponden con el fin de que se

entreguen los productos derivados de las obligaciones del contrato.

g) Pagar en la forma establecida en el contrato las facturas presentadas por el

Contratista.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

h) El(os) supervisor(es) verificarán mensualmente, el cumplimiento y la calidad de los servicios del CONTRATISTA, con el fin de establecer que los mismos se presten en la forma y oportunidad debida y cumplan con las condiciones de calidad requeridas por el FONCEP y el Sistema de Seguridad Social en pensiones.

i) Recibir y evaluar los informes presentados por EL CONTRATISTA, y solicitar

los ajustes que se requieran.

j) Las demás señaladas en los pliegos de condiciones y estudio de conveniencia

CLAÚSULA QUINTA. VALOR DEL CONTRATO: El valor del contrato para efectos fiscales es la suma de -----------------------------------------------Moneda Corriente.. PARÁGRAFO: EL FONCEP efectuará los siguientes descuentos: 1) Descuento del 1% del valor bruto del contrato, a favor de la Universidad Distrital (Estampilla “Universidad Distrital Francisco José de Caldas 50 años”), de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 53 de 10 de enero de 2002 expedido por el Concejo de Bogotá D.C., y el Decreto Distrital 043 de 08 de febrero de 2002. 2)Descuento del cero punto cinco por ciento (0.5%), con ocasión a la emisión de la estampilla pro-dotación, funcionamiento y desarrollo de programas de prevención y promoción de los centros de bienestar, instituciones y centros de vida para personas mayores denominada “PRO PERSONAS MAYORES”, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo No. 188 del 20 de diciembre de 2005, emanado del Concejo de Bogotá D.C. y 3) Descuento del cero punto cinco por ciento (0.5%) con ocasión a la emisión de la estampilla “PRO CULTURA”, de conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo No. 187 del 20 de diciembre de 2005, emanado del Concejo de Bogotá D.C. CLÁUSULA SEXTA. FORMA DE PAGO: El valor del contrato será cancelado en la forma señalada en el estudio previo y el pliego de condiciones, previo el lleno de los requisitos legales. CLAÚSULA SÉPTIMA. PLAZO DE EJECUCIÓN Y VIGENCIA: El plazo de ejecución del presente contrato será de cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de iniciación y/o hasta agotar la partida presupuestal asignada, aplicándose lo que primero suceda, previa aprobación de la garantía única de cumplimiento. Su vigencia contendrá el plazo de ejecución del contrato y seis (6) meses más para efectos de la liquidación de conformidad con lo señalado en el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

CLÁUSULA OCTAVA. GARANTÍAS: Para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones EL CONTRATISTA deberá constituir a favor del FONCEP, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la suscripción de este contrato, una garantía expedida por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, cuya póliza matriz haya sido aprobada por la Superintendencia Financiera, o mediante la expedición de una garantía bancaria a primer requerimiento (Decreto 734 de 2012), la cual se mantendrá vigente de acuerdo con los riesgos amparados y plazos que se definen a continuación:

e) Cumplimiento del Contrato: Por el 20% del valor total del contrato, con

una duración igual a la del Contrato y doce (12) meses más, contados a partir de la suscripción del mismo, para cubrir los perjuicios derivados de cualquier incumplimiento de las obligaciones legales y contractuales, incluyendo multas y cláusula penal pecuniaria

f) Calidad del servicio: Por una cuantía equivalente al 20% del valor total del contrato, con una duración igual a la del Contrato y doce (12) meses más, contados a partir de la suscripción del mismo, para cubrir los perjuicios imputables al contratista, derivados de la mala calidad o insuficiencia de los equipos empleados y/o la mala calidad del servicio prestado

g) Amparo de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones: Por el 10% del valor total del contrato con una vigencia igual al plazo de ejecución de éste y tres (03) años más, contabilizados a partir de la suscripción del mismo, para garantizar los perjuicios que ocasione el contratista por el incumplimiento de cualquier obligación laboral del personal utilizado para la ejecución del contrato.

h) Pago anticipado: El valor de esta garantía será por el cien por ciento

(100%) del monto que el contratista reciba a título de pago anticipado, en dinero o en especie con vigencia hasta la liquidación del contrato, para cubrir los perjuicios sufridos por la no devolución por parte del contratista, de los dineros que le fueron entregados a titulo de pago anticipado, cuando a ello hubiere lugar.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

Será a cargo de Contratista el pago oportuno de todas las primas y erogaciones de constitución y mantenimiento de las garantías. En caso de demora en pagar oportunamente tales gastos, el FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CESANTIAS Y PENSIONESFONCEP podrá hacerlo y descontará su valor de la primera factura o facturas que debe pagar a EL CONTRATISTA. En la póliza deberán aparecer como tomador del seguro EL CONTRATISTA y como asegurado y beneficiario el FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CESANTIAS Y PENSIONES FONCEP, y deberá quedar expresamente estipulado que al FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CESANTIAS Y PENSIONES FONCEP no le serán oponibles por parte de la aseguradora las excepciones o defensas provenientes de la conducta del tomador del seguro, entre otras, las derivadas de las inexactitudes y reticencias en que hubiere incurrido, o la relativa a la terminación automática del Contrato del seguro por mora en el pago de la prima. Las pólizas deberán contener unas cláusulas expresas, en las que se señale que FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CESANTIAS Y PENSIONES FONCEP se encuentra facultado para demostrar la ocurrencia y cuantía del siniestro, extrajudicialmente, sin que sea necesario, en caso alguno, que medie declaración unilateral o judicial de incumplimiento, liquidación conjunta o unilateral del Contrato, pudiendo, además, cobrarle a la aseguradora, extrajudicialmente, el valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria. PARÁGRAFO 1. EL CONTRATISTA se obliga a mantener las coberturas de las pólizas en las condiciones exigidas por el FONCEP durante el término de ejecución del contrato. Para el efecto se compromete a realizar las renovaciones requeridas en forma oportuna y a entregar la documentación que demuestre las renovaciones del caso y el aporte de la copia de la póliza vigente. Así mismo, EL CONTRATISTA deberá avisar previamente por escrito al FONCEP, sobre las renovaciones o modificaciones que afecten las condiciones de las pólizas. En caso de recibir aviso de revocación del seguro por parte de la aseguradora, EL CONTRATISTA notificará por escrito al FONCEP, dentro de las setenta y dos (72) horas siguientes, sobre tal hecho e informará sobre la contratación de un nuevo seguro que deberá cumplir con los requisitos exigidos y quedar perfeccionado antes de la expiración de la póliza anterior. PARÁGRAFO 2. El valor asegurado de la póliza en caso de que el mismo se disminuya con ocasión de un siniestro debe restablecerse por el Contratista en forma inmediata.. PARÁGRAFO 3. El hecho de constituir estas garantías y/o pólizas no elimina, ni limita, ni exime al Contratista de la responsabilidad contractual adquirida.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

CLÁUSULA NOVENA. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO: La vigilancia de la ejecución del presente contrato en las condiciones de calidad ofrecidas por EL CONTRATISTA, será ejercida por el FONCEP, directamente o a través de un tercero contratado para el efecto. Para tal fin, el FONCEP podrá disponer la presencia de personal suyo o del interventor en las oficinas del CONTRATISTA con el fin de revisar los procedimientos adoptados por la misma. El supervisor del Contrato tendrá, entre otras, las siguientes funciones: a) Verificar, revisar y aprobar el cumplimiento de los requisitos y documentos de orden técnico exigidos por FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CESANTIAS Y PENSIONESFONCEP en los pliegos de condiciones como requisito indispensables para suscribir el acta de iniciación del contrato. b) Para efecto de los pagos que así lo requieran, deberá expedir constancia oportuna sobre el recibo a satisfacción del servicio objeto del presente Contrato. c) Informar oportunamente al FONCEP sobre el incumplimiento de cualquier obligación contractual. d) Todas las comunicaciones u órdenes destinadas al CONTRATISTA, serán expedidas por el Representante legal o la supervisora dependiendo el tema objeto de la comunicación y/o ratificadas por escrito por el representante legal si a juicio de éste, lo considera conveniente y formarán parte de los documentos del Contrato. e) La verificación de la correcta prestación del servicio. f) Todo lo anterior sin perjuicio de las labores de control que desarrollen las autoridades competentes. CLÁUSULA DÉCIMA. SANCIONES: 1. MULTAS: En caso de incumplimiento parcial del presente contrato o de mora en el mismo, el FONCEP mediante resolución motivada podrá imponer al CONTRATISTA multas diarias equivalentes hasta por el uno por ciento (1%) del valor estimado del contrato por cada incumplimiento o por cada día de retraso, según el caso, sin que dicho valor sobrepase el 10% del valor del mismo a partir del momento en que se tenga conocimiento de la ocurrencia del hecho, según el informe presentado por la Supervisión del contrato y sin perjuicio de hacer efectiva la sanción pecuniaria prevista en el numeral 2º de esta cláusula o de la declaratoria de caducidad del contrato. Para la imposición de multas y en cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 734 de 2012 y demás normas pertinentes, se respetará el debido proceso, el cual se llevará a cabo de conformidad con lo previsto en el Artículo 86 de la Ley 1474 de 2011. Pasado un mes de la aplicación de las multas sin que se haya corregido el incumplimiento, EL FONCEP podrá solicitar la terminación del Contrato. Sin perjuicio de lo anterior, el FONCEP, podrá optar por establecer las condiciones que estime necesarias para garantizar que no se vaya a afectar el objeto del contrato y celebrará un acuerdo de cumplimiento con el CONTRATISTA, en el cual se determinarán los compromisos asumidos por EL CONTRATISTA, la forma de subsanar el incumplimiento y sus perjuicios, el plazo durante el cual se seguirán aplicando las



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

multas, el momento en que se verificará el cumplimiento de los compromisos asumidos en el acuerdo, las consecuencias del incumplimiento de estos compromisos y cualquier otra condición que el FONCEP estime conveniente. EL CONTRATISTA acepta expresamente que, del pago del valor del contrato, el FONCEP deduzca las multas por éste impuestas. En el evento de que no hubieren saldos, el FONCEP, hará efectiva la garantía de cumplimiento en relación con dicho valor, o hará el cobro del mismo por la vía ejecutiva, para lo cual el Contrato, junto con la declaratoria de imposición de multas prestará mérito ejecutivo. En el momento en que el FONCEP identifique, a su juicio, el hecho constitutivo de incumplimiento, informará al CONTRATISTA la imposición de la multa, momento a partir del cual se empezarán a causar en los términos de esta cláusula, y se extenderán hasta que se verifique el cumplimiento efectivo de la obligación. Sin perjuicio de lo anterior, EL CONTRATISTA podrá presentar en una sola oportunidad, dentro de los cinco días (5) hábiles siguientes a la notificación del acto administrativo que las imponga, las razones en las cuales estima que se pueda justificar el incumplimiento. El FONCEP analizará dichas razones y, de estimarlo pertinente, podrá modificar o revocar la imposición de la multa. 1.1.Del derecho al debido proceso: En materia sancionatoria, de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1150 de 2007, se dará estricta aplicación al debido proceso, el cual estará precedido de la audiencia del afectado y procede sólo mientras se halle pendiente la ejecución de las obligaciones a cargo del CONTRATISTA. Así mismo se declarará el incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria incluida en el presente contrato. 2. CLAUSULA PENAL PECUNIARIA. En caso de incumplimiento total de cualquiera de las obligaciones contraídas o de declaratoria de caducidad, EL CONTRATISTA conviene pagar al FONCEP, una suma equivalente al 20% del valor del contrato a título de Cláusula Penal Pecuniaria y como estimación anticipada pero parcial de los perjuicios que se causen al mismo. El CONTRATISTA autoriza al FONCEP para que del valor de la Cláusula Penal pecuniaria y las multas, una vez en firme, se efectúe compensación de las sumas que se le adeuden, o se haga efectiva la garantía otorgada para el cumplimiento de las obligaciones del contrato. Si esto no fuere posible se cobrará por vía judicial. La aplicación de la cláusula penal no excluye la indemnización de perjuicios causados no cubiertos. CLÁUSULA UNDÉCIMA. CESIÓN: EL CONTRATISTA no podrá ceder, total o parcialmente, el presente Contrato, sin la autorización previa, expresa y escrita del FONCEP. CLÁUSULA DUODÉCIMA. CADUCIDAD: De conformidad con lo establecido por el artículo 18 de la Ley 80 de 1993 cuando se verifique cualquiera de las causales



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

previstas en la Ley, el FONCEP podrá declarar la caducidad del contrato por medio de resolución en el estado en que se encuentre. CLÁUSULA DÉCIMO TERCERA. INTERPRETACIÓN, MODIFICACIÓN Y TERMINACIÓN UNILATERAL: Se entienden incorporadas a este contrato las disposiciones contenidas en los artículos 15, 16 y 17 de la Ley 80 de 1993. CLÁUSULA DÉCIMO CUARTA. TERMINACIÓN DEL CONTRATO: El FONCEP podrá dar por terminado el presente contrato en cualquier momento, previa comunicación escrita al CONTRATISTA y sin que haya lugar a responsabilidad o indemnización alguna cuando se presentes alguna de las siguientes causales: 1. Incumplimiento por parte del CONTRATISTA de las condiciones establecidas en materia de ejecución de contrato o no adelantarlo con la CALIDAD, EFICIENCIA Y SUFICIENCIA establecidas en el pliego de condiciones y en el presente contrato. 2. No constituir ni prorrogar las pólizas de que trata la Cláusula Novena del presente Contrato en los términos y condiciones allí previstos. CLÁUSULA DÉCIMO QUINTA: PROCEDIMIENTO EN CASO DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO.- Terminado el Contrato por cualquiera de las causas señaladas en las cláusulas precedentes, o por vencimiento del término de duración establecido en la Cláusula Duodécima Quinta del presente contrato, se procederá de la siguiente manera: Dentro de los términos establecidos en la Ley, las partes suscribirán un acta de liquidación del Contrato, en la cual se consignará el cumplimiento dado al mismo por cada una de las partes, el valor de los recursos recibidos y entregados, así como el hecho de encontrarse las partes en paz y a salvo o, por el contrario, los saldos a favor o en contra que tengan pendientes las partes como consecuencia del Contrato. Estos pagos se harán dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de firma de la respectiva acta. 4.- En el caso en que el CONTRATISTA no concurra a suscribir el acta de liquidación en el término aquí previsto, o no haya acuerdo sobre el contenido del acta de liquidación, EL FONCEP podrá proceder a liquidar unilateralmente el Contrato, de conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 11 de la Ley 1150 de 2007. CLÁUSULA DÉCIMO SEXTA: AUDITORIA Y CONFIDENCIALIDAD.- EL CONTRATISTA se obliga a guardar, conservar y poner a disposición del Supervisor del Contrato todos los comprobantes, registros y correspondencia relacionados con el presente contrato durante la vigencia del mismo y dos años más. Durante este plazo,



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

el FONCEP queda expresamente facultado por EL CONTRATISTA para inspeccionar los libros de contabilidad, comprobantes y demás registros, con el propósito de verificar la exactitud de las cuentas relativas a este Contrato. EL CONTRATISTA será responsable por el manejo de la información que reciba del FONCEP y se obliga a tomar las medidas necesarias para garantizar su confidencialidad. CLÁUSULA DÉCIMO SEPTIMA. SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS: Las divergencias o diferencias que surjan durante la ejecución del objeto contractual, se solucionarán preferiblemente por los mecanismos de la conciliación, transacción o arbitramento y en todo caso por cualquiera de los procedimientos contenidos en el Estatuto Contractual.

CLÁUSULA DECIMO OCTAVA: COMUNICACIONES.- Todas las comunicaciones y notificaciones requeridas en virtud del presente Contrato, serán por escrito, entregada personalmente, enviadas por fax, o por correo certificado dirigido a: FONDO DE PRESTACIONES ECONOMICAS CESANTIAS Y PENSIONES FONCEP en la carrera 6 No. 14 – 98, piso 5, Torre A, Edificio Condominio Parque Santander, en la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. Atención: Dirección General. El Contratista: ______________. Las direcciones y números de fax para notificaciones señalados en este Contrato pueden ser cambiados mediante notificación escrita a la otra parte, radicada por lo menos con quince (15) días de anticipación. CLÁUSULA DECIMA NOVENA: PUBLICACIÓN: EL CONTRATISTA se obliga a publicar, cuando a ello hubiere lugar, el presente contrato en el Registro Distrital, requisito que se entiende cumplido con la presentación ante el FONCEP del recibo correspondiente.

CLÁUSULA VIGESIMA: REQUISITOS DE PERFECCIONAMIENTO.- El presente contrato se perfecciona con la firma de los representantes de las partes en él intervinientes y el registro presupuestal correspondiente. CLÁUSULA VIGÉSIMO PRIMERA: REQUISITOS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO Y ACTA DE INICIACIÓN.- Se entenderán cumplidos los requisitos de ejecución cuando concurran las siguientes circunstancias: Cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento del contrato;

1) Aprobación de la garantía única presentada por El CONTRATISTA.



Carrera 6 No 14-98


Tel: 3199900 - 3599900

www.foncep.gov.co

2) Acreditación de la publicación del contrato, cuando a ello hubiere lugar, en el Registro Distrital, para lo cual EL CONTRATISTA deberá aportar copia de la constancia correspondiente. Este requisito se entenderá cumplido con la presentación de la constancia de pago de los correspondientes derechos por parte del CONTRATISTA.

El retraso injustificado por parte del CONTRATISTA en la entrega de los documentos necesarios para iniciar la ejecución del contrato facultará al FONCEP para, que a su conveniencia, extienda el plazo para el aporte de los mismos y, eventualmente descontar los días de retraso del plazo de ejecución del contrato, o para hacer efectiva la garantía de seriedad de la oferta. CLÁUSULA VIGÉSIMO SEGUNDA: IMPUESTOS.- EL CONTRATISTA pagará todos los impuestos, tasas y similares que se deriven de la ejecución del contrato de conformidad con la ley colombiana. En constancia se firma en Bogotá D.C., a los POR EL FONCEP Directora General POR EL CONTRATISTA

Representante Legal El contenido de los anexos son ilustrativos como guía a los posibles oferentes quienes los deberán

LICITACIÓN PÚBLICA LPF- 03 DE 2013 · Económicas: expedientes pensionales activos, cuotas...

Documents

Transcript of LICITACIÓN PÚBLICA LPF- 03 DE 2013 · Económicas: expedientes pensionales activos, cuotas...