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Procedimiento

Fecha: 2014-06-12 Revisión: 01 Página: 1 de 21

Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación

Código: PR-SP-GAFSP-DC-01

PROCEDIMIENTO: NORMA TÉCNICA DEL SUBSISTEMA DE

FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

PR-SP-GAFSP-DC-01 Procedimiento Página 2 de 21


Tabla de contenido 1. Datos Generales ......................................................................................................................... 5

1.1. Identificación del Procedimiento ............................................................................................ 5

1.2. Objetivo ................................................................................................................................. 5

1.3. Alcance .................................................................................................................................. 5

1.4. Base Legal ............................................................................................................................. 5

1.5. Glosario de Términos ............................................................................................................. 6

2. Perfiles y Niveles de Responsabilidad ...................................................................................... 6

3. Descripción ................................................................................................................................. 8

3.1. Entradas ............................................................................................................................... 8

3.1.1. Elaboración del Plan Anual de Capacitación ...................................................................... 8

3.1.1.1. Levantamiento de Información de Capacitación.............................................................. 8

3.1.1.4. Información de Detección de Necesidades ..................................................................... 9

3.1.2. Calificación de Prestadores de Servicios de Capacitación ................................................. 9

3.2. Salidas ................................................................................................................................ 10

3.2.1. Listado de Prestadores de Servicios de Capacitación Calificados .................................... 10

3.2.2. Informe de Ejecución de Eventos: .................................................................................... 10

3.2.3. Evaluación del Evento de Capacitación ............................................................................ 11

3.2.4. Tabulación de Resultados ................................................................................................ 11

3.2.5. Evaluación a los Participantes .......................................................................................... 12

3.3 Descripción de Flujo del Procedimiento ............................................................................... 14

3.4 Descripción del Procedimiento ............................................................................................. 15

3.5 Indicadores de Desempeño del Procedimiento.................................................................... 19

4 Políticas ..................................................................................................................................... 20

5 Anexos ....................................................................................................................................... 20

6. Archivo y Conservación .............................................................................................................. 21


1. Datos Generales

1.1. Identificación del Procedimiento

MACROPROCESO: Gestión Estratégica del Servicio Público

PROCESO:

Gestión Técnica de Fortalecimiento y Apoyo del Servicio Público en

Materia de Desarrollo Institucional, Talento Humano y Remuneraciones

del Sector Público

SUBPROCESO: Capacitación en Políticas y Normas de Desarrollo Institucional, Talento

Humano y Remuneraciones del Sector Público

RESPONSABLE: Dirección de Capacitación

1.2. Objetivo

Proporcionar una guía de apoyo a las UATH institucionales en base a la Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación, que les permita ejecutar las acciones definidas en la misma, de manera detallada. 1.3. Alcance

El presente procedimiento establece la forma de planificar y ejecutar el plan de capacitación así como también detalla los instrumentos técnicos de apoyo para la implementación de la norma, y finaliza con los informes que la UATH debe remitir al Ministerio del Trabajo de manera formal mediante Quipux.

Esta norma es aplicable a todas las instituciones del Estado comprendidas en el artículo 3 de la Ley Orgánica del Servicio Público.

1.4. Base Legal

Ley Orgánica del Servicio Público: Art. 51 literal a y literal g; Art. 69 - 75

Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público: Art. 195 - 214

Acuerdo Ministerial No. MRL-2014-0108, de 14 de mayo de 2014, mediante el cual se expide la delegación a las UATH de las instituciones del sector público, la programación y coordinación del plan institucional de formación y capacitación, publicado en el Registro Oficial No. 252, de 23 de mayo de 2014

Decreto Ejecutivo No. 149, de 27 de noviembre de 2013, Implementación del gobierno electrónico en la Administración Pública, publicado en el Registro Oficial Suplemento No. 146, de 18 de diciembre de 2013: Disposición General Cuarta

Acuerdo Ministerial No. MRL-2014-0117, de 05 de julio de 2013, mediante el cual se expide el Reglamento para absolución de consultas dirigidas al Ministerio del Trabajo, publicado en el Registro Oficial No. 41, de 22 de julio del 2013.

Acuerdo Ministerial No. MRL-2014-0136, de 09 de julio de 2014, mediante el cual se emite la Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación, publicado en el Registro Oficial No. 296, de 24 de julio de 2014.


1.5. Glosario de Términos

Brechas de conocimiento: Hace referencia a la diferencia que existe entre el perfil óptimo del puesto y el perfil del servidor que ocupa dicho puesto.

Convenio de devengación: Documento escrito mediante el cual, la o el servidor se obliga a prestar sus servicios en la institución de acuerdo a lo estipulado en la Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación.

Cronograma: Calendario de trabajo o de actividades ordenadas en detalle para que las capacitaciones planificadas se ejecuten de manera organizada.

Detección de necesidades: Proceso mediante el cual la UATH Institucional identifica los requerimientos de capacitación con los responsables de cada una de las unidades administrativas de la institución.

Instrumentos técnicos: Formatos estandarizados de reportes y registros de la gestión de la UATH institucional con respecto a capacitación.

Objetivo multiplicador: Hace referencia a que todo servidor o servidora que haya recibido capacitación por parte institución debe socializar y transmitir los conocimientos en la misma, de acuerdo a los mecanismos que la UATH establezca

Proceso: Es el conjunto de actividades que presenta entradas (insumos) que las transforma en salidas (productos / servicios), agregándoles valor.

UATH: Unidad de Administración de Talento Humano

2. Perfiles y Niveles de Responsabilidad

ROL O CARGO DEL

RESPONSABLE NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES

Autoridad nominadora institucional

Aprobar el plan anual de capacitación institucional elaborado por la UATH, en el que constará el presupuesto requerido para su ejecución, el mismo que se hará constar en la proforma presupuestaria para el siguiente ejercicio fiscal para la aprobación del Ministerio de Finanzas;

Suscribir convenios y contratos de capacitación con personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras;

Conceder permisos de estudios regulares de especialización, licencias sin remuneración, comisión con remuneración o por cumplimiento de servicios institucionales, según el caso, para las y los servidores que asistan a programas de formación y/o capacitación en el país o en el exterior;

Suscribir los convenios de devengación de becas de formación y capacitación; y,

Las demás que establezca la LOSEP y su Reglamento General.

Unidades de Administración de Talento Humano

Gestionar todos los procesos establecidos en la Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación;

Mantener la información debidamente registrada en los formatos que para el efecto proporcione el Ministerio del

http://definicion.de/trabajo/


Trabajo;

Realizar el proceso de detección de necesidades de formación y capacitación;

Elaborar el plan anual de formación y capacitación y ponerlo en conocimiento de la máxima autoridad para su aprobación;

Calificar y seleccionar los servicios especializados de capacitación con personas naturales y/o jurídicas nacionales o extranjeras;

Ejecutar el plan anual de capacitación, debidamente aprobado por la máxima autoridad y presupuestado por parte del Ministerio de Finanzas;

Elaborar informes y reportes de la ejecución de los eventos establecidos en el plan anual de capacitación y remitirlos al Ministerio del Trabajo mediante Quipux hasta el 31 de marzo del año siguiente a la ejecución del plan; y,

Las demás que establezca la LOSEP, su Reglamento General y el Ministerio del Trabajo.

Ministerio del Trabajo

Establecer políticas nacionales y normas técnicas de capacitación, así como coordinar la ejecución de programas de formación y capacitación;

Receptar reportes de resultados de los programas de capacitación ejecutados y remitidos por las instituciones públicas en los instrumentos técnicos que se elaboren para el efecto;

Consolidar los resultados de programas de capacitación de las entidades del sector público y remitir el informe integrado para conocimiento del Comité Interinstitucional de Formación y Capacitación para su monitoreo y evaluación;

Mantener actualizado el listado de personas naturales y jurídicas públicas o privadas que prestarán servicios especializados de capacitación en el sector público, calificadas por las UATH, de conformidad a la delegación emitida por el Ministerio del Trabajo; y,

Las demás que establezca la LOSEP y su Reglamento General.


3. Descripción

3.1. Entradas 3.1.1. Elaboración del Plan Anual de Capacitación

La Elaboración del Plan Anual de Capacitación tiene como objetivo determinar las brechas de conocimiento de los servidores de cada unidad administrativa de la institución y las competencias necesarias identificadas a través de la evaluación del desempeño.

Para elaborar el Plan Anual de Capacitación la UATH debe proporcionar a la autoridad inmediata de cada unidad administrativa el Formato Plan Anual de Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-01, con la información completa del personal a su cargo, la cual corresponde a los siguientes campos:

Información de la Unidad Requirente

a. Ciudad

b. Unidad Administrativa Requirente

c. Responsable de proveer información de detección de necesidades

Información del Servidor a Capacitarse

d. Apellidos del servidor/a

e. Nombres del servidor/a

f. Género del servidor/a

g. Número de cédula

h. Denominación del cargo

i. Grupo ocupacional

j. Régimen laboral

k. Atención a grupos prioritarios

3.1.1.1. Levantamiento de Información de Capacitación

La autoridad inmediata de cada unidad administrativa deberá llenar los campos detallados a continuación en el Formato Plan Anual de Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-01, considerando las necesidades particulares de capacitación de cada uno de los servidores a su cargo:

l. Tema de capacitación requerida

m. Fecha de capacitación planificada (mm/aaaa)

n. Capacitación / formación


3.1.1.2. Consolidación de Información de las Unidades Administrativas

Una vez que cada una de las unidades administrativas haya registrado la información pertinente, la UATH deberá consolidar estos datos en el mismo formato en el Formato Plan Anual de Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-01

3.1.1.3. Clasificación de Áreas de Capacitación

La UATH deberá completar los campos de clasificación de educación y capacitación correspondientes al tema específico de capacitación requerida, los mismos que se detallan a continuación:

o. Área de capacitación - campo amplio

p. Sub área de capacitación - campo específico

q. Campo detallado

3.1.1.4. Información de Detección de Necesidades

La UATH deberá realizar el análisis de pertinencia de las capacitaciones requeridas, considerando que la detección de necesidades debe contemplar la misión, visión, objetivos estratégicos de la institución así como también los objetivos operativos, productos, servicios, procesos internos de cada unidad administrativa y el manual de clasificación de puestos.

Los campos en los cuales se registra esta información son los siguientes:

r. Análisis de pertinencia

s. Presupuesto planificado individual

t. Observaciones

3.1.2. Calificación de Prestadores de Servicios de Capacitación

Conforme lo establece la norma, se debe efectuar la calificación de prestadores de servicios de capacitación por parte de las UATH institucionales, para lo cual se verificará que éstos cumplan todos los requisitos establecidos en la normativa y se registran en los siguientes formatos:

Formato Calificación Personas Naturales FO-SP-GAFSP-DC-02

Formato Calificación Personas Jurídicas FO-SP-GAFSP-DC-03


3.2. Salidas

3.2.1. Listado de Prestadores de Servicios de Capacitación Calificados

Las UATH institucionales deberán enviar trimestralmente al Ministerio del Trabajo mediante Quipux, el detalle íntegro de los prestadores de servicios de capacitación que hayan calificado.

El Quipux debe ir dirigido al Director/a de Capacitación del Ministerio de Trabajo con copia al Coordinador/a Administrativo Financiero de su propia institución, o a la autoridad inmediata a la cual reporta la UATH.

La información deberá ser consolidada en el Formato Capacitadores Calificados FO-SP-GAFSP-DC-04 y remitida en formato Excel y PDF adjuntando las respectivas firmas de responsabilidad.

Los plazos máximos para el envío de la información al Ministerio del Trabajo quedan establecidos de acuerdo a la siguiente tabla:

TRIMESTRE MESES PLAZO MÁXIMO DE ENVÍO

I Enero, Febrero, Marzo Hasta el 15 de Abril

II Abril, Mayo, Junio Hasta el 15 de Julio

III Julio, Agosto, Septiembre Hasta el 15 de Octubre

IV Octubre, Noviembre, Diciembre Hasta el 15 de Enero

3.2.2. Informe de Ejecución de Eventos:

Para realizar el informe la UATH deberá completar la sección “Informe de Ejecución de Eventos” del Formato Plan Anual Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-01, esta información se debe registrar siempre que en el análisis de pertinencia la UATH haya registrado la opción “Procede”.

u. Fecha de capacitación ejecutada (dd/mm/aaaa)

v. Nacional / Internacional

w. Capacitación interna o externa

x. Aprobación / participación

y. Capacitación aprobada

z. Presupuesto ejecutado individual

aa. Cumplió el objetivo multiplicador

bb. Tipo de capacitación

La UATH deberá remitir al Ministerio del Trabajo mediante Quipux, la información que contenga datos de eventos ejecutados en el Formato Plan Anual


Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-01, la misma que deberá ser enviada en formato Excel y PDF adjuntando las respectivas firmas de responsabilidad.


El informe de ejecución de eventos también debe considerar la evaluación de los participantes al instructor y al organizador del evento, para lo cual dichos datos deben ser tabulados y registrados en el Formato Tabulación de Resultados SP-GAFSP-DC-06

3.2.3. Evaluación del Evento de Capacitación

Cada evento de capacitación ejecutado, deberá ser evaluado por la UATH, para lo cual proporcionará a cada uno de los participantes el Formato Evaluación Evento FO-SP-GAFSP-DC-05, con el objeto de valor los resultados tanto del instructor como del organizador.

3.2.4. Tabulación de Resultados

El Formato Tabulación de Resultados FO-SP-GAFSP-DC-06 es el instrumento en el cual se registran las evaluaciones de los facilitadores y organizadores de eventos de capacitación y forma parte del informe de ejecución de eventos que las UATH deben remitir al Ministerio del Trabajo mediante Quipux en formato Excel y PDF.


Para realizar la tabulación de los resultados obtenidos en la evaluación del evento siga las siguientes instrucciones, considerando que cada fila reflejará la evaluación obtenida del facilitador y organizador por cada evento de capacitación:

1 En cada una de las columnas de la hoja de tabulación del Formato Tabulación de Resultados FO-SP-GAFSP-DC-06 registre el número total de formularios que Usted haya contabilizado con la calificación correspondiente al criterio marcado en color rojo, tal como se muestra en la Tabla No. 1 “Registro de evaluación del instructor”.

2 Ejemplo: Véase el criterio "Conocimiento del tema" en la Tabla No. 1 “Registro de evaluación del instructor”, observamos que de un total de diez participantes en un evento de capacitación, tres personas dieron un puntaje de 2, una persona califico con un puntaje de 4 al instructor y seis personas calificaron el criterio con un puntaje de 5.

3 Proceda de la misma manera con el registro de evaluaciones para el organizador del evento en la Tabla No. 2 “Registro evaluación del organizador”.

EVALUACIÓN AL INSTRUCTOR CALIFICACIÓN # PUNTAJE PROMEDIO


1 2 3 4 5 Formularios TOTAL

1 CONOCIMIENTO DEL TEMA 3 1 6 10 40 4,00

2 RESPUESTA A INQUIETUDES 1 2 7 10 46 4,60

3 MANEJO DEL GRUPO 1 3 2 1 3 10 32 3,20

4 CUMPLIMIENTO DE LA AGENDA PROGRAMADA

1 4 2 3 10 37 3,70

Tabla No 1. Registro de evaluación del instructor

EVALUACIÓN AL ORGANIZADOR

CALIFICACIÓN # Formularios

PUNTAJE TOTAL

PROMEDIO 1 2 3 4 5

1 INFORMACIÓN PREVIA Y DE CIERRE DEL EVENTO

3 2 1 6 12 46 3,83

2 ATENCIÓN DEDICADA AL PARTICIPANTE

2 1 1 6 10 31 3,10

3 LOGÍSTICA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN

2 1 1 6 10 41 4,10

4 MATERIAL DE APOYO DEL EVENTO

2 1 1 6 10 31 3,10

Tabla No. 2 Registro evaluación del organizador

4 Una vez que haya completado el registro de las evaluaciones, tanto en la Tabla No. 1 como la Tabla No. 2, copie los resultados obtenidos en la columna "PROMEDIO" de la primera hoja de Excel del Formato Tabulación de Resultados FO-SP-GAFSP-DC-06 en el criterio al que pertenezcan, ver ejemplo:

EVALUACIÓN AL FACILITADOR / INSTRUCTOR

40% 20% 20% 20% 100%

PARÁMETROS DE

RESULTADO CONOCIMIENTO

DEL TEMA

RESPUESTA A

INQUIETUDES

MANEJO DEL

GRUPO

CUMPLIMIENTO DE LA AGENDA PROGRAMADA

EVALUACIÓN FACILITADOR

4,00 4,60 3,20 3,70 3,90 Muy Bueno

EVALUACIÓN AL ORGANIZADOR DEL EVENTO

NOMBRE DEL ORGANIZADOR

20% 40% 20% 20% 100%

PARÁMETROS DE RESULTADO

INFORMACIÓN PREVIA Y DE CIERRE DEL

EVENTO

ATENCIÓN DEDICADA AL PARTICIPANTE

LOGÍSTICA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN

MATERIAL DE APOYO

DEL EVENTO

EVALUACIÓN ORGANIZADOR

UATH 3,83 3,10 4,10 3,10 3,45 Muy Bueno

3.2.5. Evaluación a los Participantes

Esta evaluación se aplica solo en caso de la capacitación hubiere requerido aprobación, para lo cual los proveedores de servicios de capacitación deben


evaluar a los participantes conforme a los parámetros establecidos en la Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación:

80% de asistencia; y/o

70% de aprovechamiento.

Si la capacitación impartida no requirió evaluación se deberá considerar el 80% de la permanencia del participante en el evento.

La aprobación de la capacitación deberá ser incluida en el Formato Plan Anual Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-01, en el campo “CAPACITACIÓN APROBADA”


3.3 Descripción de Flujo del Procedimiento


3.4 Descripción del Procedimiento

No. ACTIVIDAD DEL FLUJO RESPONSABLE DETALLE DE LA ACTIVIDAD

1 Determinar necesidades de capacitación cada servidor

UATH institucional

a. Las UATH institucionales determinarán las necesidades de capacitación de cada servidor como insumo para diseñar el plan anual de capacitación, para lo cual la UATH deberá entregar a cada jefe inmediato o responsable de las unidades administrativas el Formato Plan Anual Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-01, con la información completa del personal a su cargo detallada en el ítem 3.1.1

b. Los La autoridad inmediata de cada unidad administrativa deberá llenar los campos detallados en el ítem 3.1.1.1

2 Diseñar el plan anual de capacitación

UATH institucional

La UATH institucional elaborará el plan anual de capacitación en el Formato Plan Anual Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-01, centrándose en el desarrollo de conocimientos, destrezas y habilidades técnicas y conductuales, de conformidad al perfil de competencias establecido en la descripción del puesto y considerando las brechas existentes entre el perfil del puesto y el disponible por la o el servidor público, conforme a lo detallado en el ítem 3.1.1.2

3 Enviar el plan anual de capacitación a la autoridad nominadora institucional

UATH institucional La UATH institucional debe enviar el plan anual de capacitación para someterlo a la aprobación de la Autoridad Nominadora Institucional.

4 Recibir plan anual de capacitación

Autoridad Nominadora Institucional

Recibe el plan de anual de capacitación elaborado por la UATH institucional.

5 Analizar viabilidad del plan anual de capacitación


La Autoridad Nominadora Institucional estudia la viabilidad de la ejecución del plan anual de capacitación, de no ser viable se remite a la UATH Institucional para que realice nuevamente el diseño del plan anual de capacitación.

6 Aprobar el plan anual de capacitación


Una vez analizado el plan y determinada su viabilidad aprueba el plan anual de capacitación para su posterior ejecución por parte de la UATH Institucional.

7 Elaborar cronograma de capacitación

UATH institucional Se realizará el cronograma de eventos detallando los recursos necesarios para su ejecución.



8 Elaborar lista de participantes UATH institucional Se detallan los participantes de cada evento de capacitación de acuerdo a la planificación establecida.

9 Elaborar solicitud de certificación presupuestaria

UATH institucional Se establece el presupuesto para la ejecución del programa de capacitación y se envía la solicitud de certificación presupuestaria a la Dirección Financiera.

10 Recibir solicitud de certificación presupuestaria

Dirección Financiera Recibe la solicitud de certificación presupuestaria para la ejecución del plan anual de capacitación.

11 Analizar solicitud de certificación presupuestaria

Dirección Financiera

Analiza la viabilidad de la ejecución presupuestaria del plan anual de capacitación y determina si es favorable o no favorable y remite contestación a la UATH. a. Si la respuesta a la solicitud presupuestaria NO fue favorable la UATH

deberá elaborar una nueva solicitud de certificación presupuestaria ajustándose al presupuesto disponible y someterla nuevamente a aprobación

b. En caso de que la solicitud presupuestaria sea favorable, la UATH podrá ejecutar los eventos planificados en el cronograma.

12 Buscar prestadores de servicios de capacitación

UATH institucional Esta actividad se puede realizar a la par de la actividad 7, 8 y 9, consiste en seleccionar o buscar prestadores de servicios de capacitación de acuerdo a la planificación establecida por la UATH.

13 Verificar cumplimiento de requisitos para calificación

UATH institucional Las UATH institucionales verificarán el cumplimiento de los requisitos establecidos en los artículos 26 y 27 de la Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación.

14 Calificar y registrar prestadores de servicios de capacitación

UATH institucional

Una vez validado el cumplimiento de los requisitos la UATH procederá a

calificar y registrar los prestadores de servicios de capacitación en los

siguientes instrumentos técnicos:

Formato Calificación Personas Naturales FO-SP-GAFSP-DC-02

Formato Calificación Personas Jurídicas FO-SP-GAFSP-DC-03

15 Verificar listado de proveedores de servicios de capacitación

UATH institucional

La UATH puede verificar si dentro de los proveedores de servicios de

capacitación calificados por otras instituciones encuentra la oferta de servicios

de capacitación que requiere.



16 Seleccionar capacitador y/o facilitador

UATH institucional Las UATH seleccionará el proveedor de servicios de capacitación de acuerdo a los procesos que su institución tenga definidos

17 Elaborar lista de prestadores de servicios de capacitación

UATH institucional El listado de prestadores de servicios de capacitación se remitirá trimestralmente al Ministerio del Trabajo mediante Quipux, en formato Excel y PDF: Formato Capacitadores Calificados FO-SP-GAFSP-DC-04.

18 Recibir listado de prestadores de servicios de capacitación calificados

Ministerio del Trabajo El Ministerio del Trabajo recibe el listado de proveedores calificados por parte de la UATH Institucional.

19 Actualizar lista de prestadores de servicios de capacitación calificados

Ministerio del Trabajo El Ministerio del Trabajo mantendrá actualizado el listado de prestadores de servicios especializados de capacitación en el sector público, calificadas por las UATH.

20 Publicar lista de prestadores de servicios de capacitación calificados

Ministerio del Trabajo

El Ministerio del Trabajo establecerá los mecanismos para publicar el listado de proveedores de servicios calificados con su respectiva valoración recibida en las evaluaciones, para ser consultado de manera oportuna por los interesados.

21 Contratar al proveedor de servicios de capacitación

UATH institucional Para la ejecución del plan de capacitación institucional debidamente aprobado y presupuestado, podrán contratar servicios especializados de capacitación de acuerdo a lo citado en la norma.

22 Ejecutar el evento de capacitación de conformidad al cronograma

UATH institucional La UATH institucional previa aprobación del plan anual de capacitación institucional, ejecutará los eventos de conformidad al cronograma elaborado para este efecto.

23 Ejecutar evaluación del evento de capacitación

UATH institucional

a. La UATH debe ejecutar la evaluación del evento en el Formato Evaluación Evento FO-SP-GAFSP-DC-05 en el cual cada uno de los participantes evaluará al facilitador y al organizador del evento.

b. Los resultados las evaluaciones efectuadas a los facilitadores deben registrarse en el Formato Tabulación Resultados FO-SP-GAFSP-DC-06, considerando que el formulario está dividido en dos partes, evaluación a los facilitadores y evaluación a los organizadores del evento.

c. Considerar las instrucciones del ítem 3.2.4 para ejecutar la evaluación.



24 Emitir de certificados de aprobación y/o asistencia

UATH institucional

La emisión y el registro de certificados de aprobación y/o asistencia a los programas de capacitación interna es responsabilidad de la Unidad de Administración de Talento Humano. a. Capacitación que requiera prueba de aprobación debe cumplir:

80% de asistencia; y, 70% de aprovechamiento.

b. Capacitación de participación: Deberá considerarse el 80% de la permanencia en el evento.

25 Registrar certificados de aprobación y/o asistencia

UATH institucional La UATH realizará el registro de los certificados de aprobación o asistencia a los programas de capacitación interna.

26 Elaborar informe de ejecución de eventos establecidos en el plan anual de capacitación

UATH institucional Elaborar el informe de ejecución de eventos establecido en la norma y conforme al plan anual de capacitación y adjuntar al informe el Formato Plan Anual Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-01. Ver el ítem 3.2.2

27 Enviar el informe de ejecución de eventos al Ministerio del Trabajo

UATH institucional

La UATH deberá remitir al Ministerio del Trabajo mediante oficio vía Quipux la información que contenga datos de eventos ejecutados en el Formato Plan Anual Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-01, tanto en PDF como EXCEL

El informe de ejecución de eventos también debe considerar la evaluación de los participantes al instructor y al organizador del evento, para lo cual dichos datos deben ser tabulados y registrados en el Formato Tabulación de Resultados FO-SP-GAFSP-DC-06

28 Receptar los informes de los resultados de los programas de capacitación ejecutados

Ministerio del Trabajo El Ministerio del Trabajo registrará las UATH institucionales que remitan sus informes hasta la fecha indicada en la norma.

29 Consolidar los resultados recibidos.

Ministerio del Trabajo El Ministerio del Trabajo consolidará la información recibida por parte de la UATH en una base de datos general.

30 Elaborar informe integrado Ministerio del Trabajo Este informe será presentado al Comité Interinstitucional de Formación y Capacitación.


3.5 Indicadores de Desempeño del Procedimiento

No. NOMBRE DEL INDICADOR

DESCRIPCIÓN UNIDAD DE

MEDIDA FÓRMULA DE CÁLCULO

RESPONSABLE DE LA

MEDICIÓN

RESPONSABLE DE REVISIÓN

FRECUENCIA DE

MEDICIÓN

FRECUENCIA DE

REVISIÓN

FUENTE DE INFORMACIÓN / CAPTURA DE

DATOS

1 %CPAC Porcentaje de

cumplimiento del plan anual de capacitación

%

X100icadasonesplanifcapacitaci#

adasonesejecutcapacitaci#%CPAC

UATH Institucional

Director UATH

Institucional Semestral Anual UATH


4 Políticas

Se establece que para realizar la calificación de los proveedores de capacitación se requerirán copias simples de la documentación.

Todos los procesos implicados en la Norma Técnica del Subsistema de Formación y Capacitación son de absoluta responsabilidad de las UATH institucionales.

Los instrumentos técnicos establecidos por el Ministerio del Trabajo son de aplicación obligatoria para las instituciones del Estado.

Para constar como prestadores de servicios de capacitación en las instituciones estatales, los proveedores deberán calificarse como tal en una de ellas.

El tiempo de vigencia del registro y calificación de prestadores de servicios de capacitación es de un año.

La UATH institucional deberá reportar trimestralmente al Ministerio del Trabajo el listado de prestadores de servicios de capacitación, calificados y registrados, en base a los tiempos que para dicho efecto establezca la Dirección de Capacitación del Ministerio del Trabajo.

Las consultas que se generen a partir de esta norma se dirigirán a esta Cartera de Estado acogiéndose al Reglamento para absolución de consultas dirigidas al Ministerio del Trabajo, publicado en el Registro Oficial No. 41, de 22 de julio del 2013.

Cada UATH institucional debe establecer los mecanismos para cumplir con el efecto multiplicador, mediante la transmisión y/o socialización de los conocimientos, de acuerdo a lo establecido en el Ley Orgánica de Servicio Público, generando un cronograma para el efecto.

Los convenios de devengación deben ser suscritos obligatoriamente por una sola vez en la institución, por cada uno de los servidores y servidoras al inicio de su gestión. En el caso de los servidores que ya se encuentren laborando en la institución, la UATH se encargará de la suscripción del convenio correspondiente.

El registro de la capacitación inductiva deberá realizarse en Formato Capacitación Inductiva FO-SP-GAFSP-DC-07.

Se entenderá como actividad recurrente de capacitación en el país, si un extranjero imparte más de dos capacitaciones en el año.

5 Anexos

Anexo 1: Formato Plan Anual Capacitación FO-SP-GAFSP-DC-01

Anexo 2: Formato Calificación Personas Naturales FO-SP-GAFSP-DC-02

Anexo 3: Formato Calificación Personas Jurídicas FO-SP-GAFSP-DC-03

Anexo 4: Formato Capacitadores Calificados-FO-SP-GAFSP-DC-04

Anexo 5: Formato Evaluación Evento FO-SP-GAFSP-05


Anexo 6: Formato Tabulación de Resultados FO-SP-GAFSP-DC-06

Anexo 7: Formato Capacitación Inductiva FO-SP-GAFSP-DC-07

6. Archivo y Conservación

/

NOMBRE DOCUMENTO CÓDIGO UBICACIÓN RESPONSABLE DEL ARCHIVO TIEMPO DE RETENCIÓN

Procedimiento Norma técnica del

subsistema de formación y capacitación

PR-SP-GAFSP-DC-01

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sa Chávez\NOR

MA CAPACITACI

ON

Asistente de la Dirección de Procesos

2 años

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