Macroproceso: Desarrollo Organizacional

Preparó:ehernandezh

Macroproceso: Desarrollo Organizacional

Proceso: Mejoramiento de la Gestión

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INSTITUTO DE

ESTUDIOS POLÍTICOS Y RELACIONES INTERNACIONALES - IEPRI

Código: B.IEPRI.MN.15.001.001

Versión: 1.0 Página 1 de 87

Información General del Documento

Objetivo:

Presentar los Procesos y Procedimientos del Instituto de Estudios Políticos y Relaciones Internacionales (IEPRI), que permiten y facilitan la gestión y, así mismo, establecer un documento de consulta estandarizado para agilizar tiempos y la pronta identificación de actividades a realizar.

Alcance: Instituto de Estudios Políticos y Relaciones Internacionales (IEPRI)

Definiciones:

Falla (en la prestación del servicio/producto no conforme): Incumplimiento de alguno o varios de los requisitos establecidos o acordado. Una falla en la prestación del servicio/producto se entiende igual que una salida no conforme.

Flujograma o Diagrama de Flujo: Herramienta utilizada para representar la secuencia e interacción de las actividades del Proceso a través de símbolos gráficos, mostrando el comienzo del proceso, los puntos de decisión y el final del mismo.

Lineamiento normativo: Compilado de normas que aplican o atañen a las actividades del Procedimiento descrito y del Servicio ofrecido.

Mejora Continua: Conjunto de actividades permanentes y de registros (soportes) que describen situaciones a mejorar para definir, ejecutar y hacer seguimiento y verificación del cumplimiento de un plan de acción, para optimizar y potencializar el desempeño de un Proceso o el cumplimiento de sus requisitos.

Plan de Calidad: Especificación de los procedimientos y recursos asociados a aplicar cuándo deben aplicarse y quién tiene que aplicarlos específicamente en cada Proceso, a la vez que relacionan los requisitos específicos del Proceso, productos, con los métodos y prácticas de trabajo que apoyan la realización del producto o servicio ofrecido.

Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

Sistemas de Información: Elementos de gestión que orientan y apoyan la cadena de valor, procesos de apoyo, de evaluación y estratégicos de seguimiento y medición. Son los actores principales en la comunicación interna y de los grupos interés para las actividades de simplificación y racionalización de trámites, procesos y procedimientos.

SoftExpert: Herramienta soporte institucional para gestionar y sistematizar de manera articulada los componentes del Sistema Integrado de Gestión SIGA; que facilita el cumplimiento normativo, requerimientos y satisfacción de los usuarios.

Condiciones Generales

Este Manual se encuentra a disposición de todos aquellos interesados en el buen entendimiento del Sistema de Gestión de Calidad IEPRI (SGC-IEPRI) y como guía fundamental para la estructura de su gestión documental.

El SGC-IEPRI dispone de los procedimientos, formatos, guías, instructivos y manuales según lo indica el Procedimiento para la Elaboración y Control de Documentos del Sistema Integrado de Gestión (U.PR.11.005.020) para su consulta y fines pertinentes.

Los Líderes de los Procesos y el Comité de Calidad IEPRI tienen la responsabilidad de realizar seguimiento de manera periódica de los Procesos y Procedimientos aquí establecidos, a través de reuniones de los equipos de trabajo o de autoevaluación.







CONTENIDO

1. CARACTERIZACIÓN GENERAL

MISIÓN VISIÓN Pág. 5 UBICACIÓN PROCESOS

2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS / PROCEDIMIENTOS

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Construcción, aprobación y divulgación del Plan Estratégico Institucional (PLEI-IEPRI) Pág. 6

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Consolidación y Aprobación del Informe Anual de Gestión IEPRI Pág. 9

MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Gestión Técnica y Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC-IEPRI) Pág. 12


Tramitación de PQRSD Pág. 14

AGENCIAR LAS RELACIONES EXTERIORES PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Suscribir convenios y/o redes académicas o de investigación Pág. 17

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Movilidad entrante y saliente de docentes e investigadores

Pág.

20

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Movilidades Académicas Estudiantiles Nacionales e Internacionales: (Movilidad SALIENTE y Movilidad ENTRANTE)

Pág.

23

DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN OFICIAL

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Elaboración y comunicación de Actos Académicos y Administrativos

Pág. 31

DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN GENERAL

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Solicitud de Servicios de Comunicación y Divulgación de Eventos Académicos

Pág. 34

DIVULGACIÓN DE LA PRODUCCIÓN ACADÉMICA PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Gestión Editorial y Divulgación de la Revista Análisis Político Pág. 37







PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Gestión Editorial, Publicación y Divulgación de Libros y/o Artículos de Investigación

Pág. 40

GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN ARTÍSTICA PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Aval para postulación a actividades de investigación y creación artística presentados a convocatorias internas y externas

Pág. 43


Actividades de Investigación y Creación Artística (Proyecto de Investigación) Pág. 45

GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Programación Académica Pág. 48


Autoevaluación Anual Maestría (y/o Evaluación para Acreditación) Pág. 50


Apertura proceso anual de Admisión Pág. 52


Admisión de Estudiantes Modalidad Opción de Grado (admisión anticipada) Pág. 54

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Reingreso Fuera de la Norma

Pág.

56

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Equivalencias, Homologaciones y Convalidaciones

Pág. 57

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Inscripción de Asignaturas

Pág. 58

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Entrega y Aprobación de Proyecto de Tesis o Propuesta de Trabajo Final; cambio de Título y/o de Director-Codirector

Pág.

60

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Vinculación de Estudiantes Auxiliares (para docencia, investigación, extensión y gestión administrativa)

Pág.

63


Gestión de Egresados (Asociación de Egresados IEPRI) Pág. 65

GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Proyecto de Extensión - Educación Continua y Permanente (ECP) Modalidad Cerrada

Pág. 66







PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Realización de Eventos Académicos

Pág. 70

GESTIÓN DOCUMENTAL

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Gestión, administración y evaluación documental del SGC-IEPRI

Pág. 72

GESTIÓN FINANCIERA PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Formalización, ejecución y liquidación de proyectos Pág. 75

GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Compra, Adquisición y Pago de Bienes y Servicios Pág. 76

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Gestión y Legalización de Avances

Pág. 82

3. PARTES INTERESADAS

CARACTERIZACIÓN DE PARTES INTERESADAS Pág. 85








INSTITUTO DE ESTUDIOS POLÍTICOS

Y RELACIONES INTERNACIONALES

- IEPRI -

MISIÓNDesarrollar investigación, formación de altacalidad e intervención social y de políticapública en el campo de los estudios políticosy las relaciones internacionales; además,divulgar los resultados de investigación a lacomunidad académica y a la sociedadmediante publicaciones y eventos deimpacto nacional e internacional.

PROCESOS/SERVICIOS

- Direccionamiento Estratégico

- Mejoramiento de la Gestión

- Agenciar las Relaciones Exteriores

- Divulgación de la Información Oficial

- Divulgación de la Información General

- Divulgación de la Producción Académica

- Investigación y Creación Artística

- Gestión de la Formación

- Gestión de la Extensión

- Gestión Documental

- Gestión Financiera

- Gestión de Bienes y Servicios

VISIÓNMantener la excelencia académica yconvertirse, en estrecha relación con otrosinstitutos y departamentos de la Universidad,en un polo de desarrollo de los estudiospolíticos y las relaciones internacionales en elámbito nacional e internacional.

Ser un nodo de discusión y de construcciónde redes con investigadores colombianos yde otras latitudes sobre los ejes temáticosque se desarrollan en el IEPRI.

Formar, a través de los programas deposgrado, una masa crítica de investigadoresque aporte nuevas luces a la comprensión dela realidad nacional, local e internacional.

Comunicar a la sociedad los resultados deinvestigación a través de mediosconvencionales y virtuales.

UBICACIÓN

Ciudad Universitaria, Edificio Manuel

Ancizar

Piso 3° - Oficina 3021







2. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCESOS



Construcción, aprobación y divulgación del Plan Estratégico Institucional (PLEI-IEPRI)

Proceso / Producto - Servicio

• Direccionamiento Estratégico / Construcción, aprobación y divulgación del PLEI-IEPRI

Objetivo

• Tiene como fin liderar y orientar el direccionamiento institucional y elsistema de planeación del IEPRI conforme a las políticas y lineamientos de laalta dirección para influir en el desarrollo y gestión institucional.

Lineamiento normativo

• Acuerdo CSU 238 de 2017

Responsables

• Director, Líderes de Proceso y Líder de Calidad.

Posibles fallas

• No publicación o difusión del PLEI - IEPRI vigente

Medios de comunicación interna y externa

• Correos electrónicos

•Documento PLEI-IEPRI en web institucional

Sistema de Información relacionado

• Página web IEPRI (Módulo Gestión de Calidad/Documentos/Planes de Acción)







Soporte de Mejora Continua

• Divulgación permanente del PLEI-IEPRI vigente en web institucional

Flujograma del Procedimiento:

Construcción, aprobación y divulgación del Plan Estratégico Institucional (PLEI - IEPRI)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Director IEPRI Líderes de Proceso Líder de Calidad

Director IEPRI Líderes de Proceso Líder de Calidad

Director IEPRI Líderes de Proceso

Documento borrador

Líder de Calidad

Documento borrador PLEI (Word)

INICIO

Revisión y análisis

del Plan Global de

Desarrollo PGD-U.N.

de la vigencia

Definición de lineamientos,

metas e indicadores del

PLEI-IEPRI de acuerdo con

los Ejes, Metas y Programas

del PGD

Elaboración del

documento preliminar

PLEI-IEPRI

Revisión y Análisis del

Plan Estratégico anterior

y de los informes de Gestión trianuales







Director IEPRI

Documento aprobado PLEI-IEPRI para la vigencia (Word)

Director IEPRI Consejo de Instituto

Acta de aprobación de Consejo de Instituto

Líder de Calidad Líder de Comunicaciones

Documento PLEI-IEPRI versión PDF

Página web IEPRI (Módulo Gestión

de Calidad/Document

os/Planes de Acción)

Revisión y Aprobación

del documento “PLEI-

IEPRI”

Archivo y divulgación del

PLEI-IEPRI

Presentación del PLEI-

IEPRI al Consejo de

Instituto

FIN








Consolidación y aprobación del Informe anual de Gestión IEPRI


• Direccionamiento Estratégico / Consolidación y Aprobación del Informe Anual de Gestión

Objetivo

• Tiene como fin liderar y orientar el direccionamiento institucional y elsistema de planeación del IEPRI a partir de los resultados de la gestiónconforme a las políticas y lineamientos del PLEI-IEPRI para evaluar eldesarrollo y gestión institucional anual.



Responsables

• Director, Líderes de Proceso y Líder de Calidad.

Posibles fallas

• No publicación o difusión del Informe de gestión IEPRI vigente


• Correos electrónicos

• Documento Informe de Gestión IEPRI en web institucional


• Página web IEPRI (Módulo Gestión de Calidad/Documentos/Informes de Gestión)








• Divulgación permanente del Informe de Gestión IEPRI vigente en web institucional


Consolidación y Aprobación del Informe Anual de Gestión

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Director IEPRI Líder de Calidad

Formato Matriz de Cumplimiento de Indicadores de Gestión de acuerdo con el PLEI-IEPRI vigente

Líderes de Proceso

Matrices de Cumplimiento de Indicadores de Gestión diligenciadas por cada Proceso

Líder de Calidad

Matriz Total de Cumplimiento de Indicadores de Gestión IEPRI

INICIO

Diligenciamiento y entrega

de la Matriz de

cumplimiento de

Indicadores, por cada líder de Proceso

Consolidación y análisis de

la información en una sola

Matriz de Indicadores de

Cumplimiento IEPRI

(verificar que información esté completa)

Definición de lineamientos

para entrega de información

de acuerdo con las metas e

indicadores del PLEI-IEPRI de

la vigencia (entrega de Matriz

de cumplimiento de

indicadores PLEI-IEPRI a los

líderes de proceso)







Líder de Calidad

Documento borrador Informe de Gestión IEPRI (Word)

Director IEPRI

Documento aprobado PLEI-IEPRI para la vigencia (Word)

Director IEPRI Consejo de Instituto

Acta de aprobación de Consejo de Instituto

Secretaria de Dirección IEPRI

Oficio o correo de entrega y recibo del Informe

Líder de Calidad Líder de Comunicaciones

Documento Informe de Gestión IEPRI versión PDF


de Calidad/Document

os/Informes de Gestión)

Revisión y Aprobación

del documento “Informe de Gestión”

Elaboración del

documento preliminar

Informe de Gestión

IEPRI para la vigencia

Envío del Informe a la

Oficina de Planeación y

Estadística de la Sede

Bogotá

FIN

Presentación del

Informe al Consejo de

Instituto

Archivo y divulgación

del Informe de Gestión Anual IEPRI








Gestión Técnica y Evaluación del Sistema de Gestión de Calidad (SGC-IEPRI)


• Mejoramiento de la Gestión / Gestión Técnica y Evaluación Sistema de Gestión de Calidad (SGC-IEPRI)

Objetivo

• Su finalidad es orientar el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad en IEPRIa través de la generación de políticas, estrategias, mecanismos, informacióndocumentada y herramientas unificadas para el logro de la satisfacción de lasnecesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas, buscando laeficacia y eficiencia de los procesos y de la gestión institucional encumplimiento de la normativa aplicable.


• Resolución Rectoría 1528 de 2018

Responsables

• Comité de Calidad IEPRI y Líder de Calidad

Posibles fallas

• No realizar Autoevaluación del SGC-IEPRI de manera permenente.

• No registro o demoras en el reporte de actividades en la plataforma SoftExpert.

• No registros o demora en el Reporte de Fallas en la Prestación del Servicio.


• Página web IEPRI (Módulo Gestión de Calidad)

• Correos electrónicos y oficios

Sistemas de Información relacionados


• Plataforma SoftExpert U.N.

• Módulo de Reporte de Fallas en la Prestación del Servicio U.N.








• Actualización y Difusión y permanente del SGC-IEPRI.

• Evaluación permanente del SGC-IEPRI en el Comité de Calidad.

• Incorporación permanente de Registros en Plataforma SoftExpert.

• Incorporación de Registros en el Módulo de Reporte de Fallas en la Prestación del Servicio


Gestión Técnica y Evaluación Sistema de Gestión de Calidad (SGC-IEPRI)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Líder de Calidad

Informe Técnico del SGC-IEPRI

Página web IEPRI (Módulo

Gestión de Calidad)

Comité de Calidad IEPRI

Matrices de Autoevaluación

Líder de Calidad

-Actas de Comité de Calidad -Informes de Autoevaluación

Página web

IEPRI (Módulo Gestión de

Calidad)

INICIO

Publicación de las

Actas de Comité de

Calidad en las cuales

se hizo la Evaluación

del Sistema

Preparación del Plan de

Calidad, informes,

estadísticas, matrices de

autoevaluación y de

información referente a la

gestión técnica del SGC-

IEPRI para su evaluación

en el Comité de Calidad

Reunión del Comité de

Calidad para evaluación

del SGC-IEPRI

FIN








Tramitación de PQRSD


• Mejoramiento de la Gestión / Tramitación de PQRSD

Objetivo

• Su finalidad es orientar el desarrollo del Sistema de Gestión de Calidad en IEPRIa través de la generación de políticas, estrategias, mecanismos, informacióndocumentada y herramientas unificadas para dar respuesta a Peticiones,Quejas, Reclamos, Sugerencias o Denuncias (PQRSD) y el lograr la satisfacciónde las necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas, buscandola eficacia y eficiencia de los procesos y de la gestión institucional encumplimiento de la normativa aplicable.


• Resolución de Rectoría 988 y 1376 de 2016

• Procedimiento U.PR.15.001.003

Responsables

• Líder de Proceso involucrado, Líder de Calidad y Director

Posibles fallas

• No tramitar o responder las PQRSD en los tiempos establecidos.

• Desconocer el procedimiento del Sistema de Quejas y Reclamos U.N


• Comunicaciones a través del Portal https://quejasyreclamos.unal.edu.co/

• Correos electrónicos y oficios


• Portal https://quejasyreclamos.unal.edu.co/

• Página web IEPRI Módulo Gestión de Calidad/Documentos/Otros Documentos de Calidad/Sistema de Quejas y Reclamos)








• Registro y trazabilidad eficiente de las PQRSD en la Plataforma “Sistema de Quejas y Reclamos U.N.”


Tramitación de PQRSD

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Dirección IEPRI Secretaria de Dirección

Comunicación soporte de PQRSD

Portal https://quejasyreclamos.unal.edu

.co/

INICIO

Recepción y análisis

de la PQRSD (aplicar

procedimiento establecido

U.PR.15.001.003):

1. Si provino directamente

del Sistema UN de Quejas y

Reclamos y es competencia

del IEPRI dar respuesta, pasa

al siguiente paso para

trámite.

2. Si provino de otra fuente

(correo electrónico o

comunicación directa), y es

competencia del IEPRI dar

respuesta, se procede a

hacer el registro en la

Plataforma del Sistema de

Quejas y Reclamos U.N.

Luego del registro, pasa al siguiente paso.







Dirección IEPRI

Correo de soporte de PQRSD

Líder de Proceso IEPRI involucrado

Correo con Proyecto de respuesta o de solución escrita

Dirección IEPRI Secretaria de Dirección

Registro de respuesta en el portal del Sistema de Quejas y Reclamos

Portal https://quejasyreclamos.unal.edu

.co/

Solicitante

Registro de satisfacción de la respuesta en el portal del Sistema de Quejas y Reclamos

Portal

https://quejasyreclamos.unal.edu

.co/

Emitir propuesta de

respuesta o solución

respectiva para su

registro en el Sistema de Quejas y Reclamos U.N.

Delegación (reparto) de la

PQRSD al Líder de Proceso

IEPRI involucrado para que informe al respecto.

Aprobar respuesta y/o

solución y dar trámite

de registro y cierre de la

PQRSD en el Sistema de

Quejas y Reclamos U.N.

Manifestar nivel de

satisfacción con la

respuesta emitida por

el IEPRI

FIN







AGENCIAR LAS RELACIONES EXTERIORES

PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA Suscribir convenios y/o redes académicas o de investigación


• Agenciar las Relaciones Exteriores / Suscribir convenios y/o redes académicas o de investigación

Objetivo

• Su finalidad es fortalecer y articular las relaciones exteriores del IEPRI, desde lo local,regional, nacional e internacional.

Lineamientos normativos

• Resoluciones Rectoría 382 y 1551 de 2014 (Art. 5)

• Guía para Trámite de Convenios DRE

• Circular Rectoría 001 de 2010 (Suscripción a Redes Académicas)

Responsables

• Consejo de Instituto y/o Director IEPRI

• Grupo Gestor y/o Docentes IEPRI

• Dirección de Relaciones Exteriores (DRE) y Oficina Jurídica de Sede

• Entidades externas

Posibles fallas

• Incumplir los lineamientos emitidos por la Universidad para la suscripción de Convenios o Redes Académicas o de Investigación


• Correo electrónico y oficios

• Página Web IEPRI (Módulo Gestión de Calidad/Documentos/Informes de Gestión)










• Suscripción y divulgación permanente de Convenios o de Redes Académicas o de Investigación


Suscribir convenios y/o redes académicas o de investigación

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Grupo Gestor o

Docente

Propuesta (borrador) de

Convenio o de Red

Académica o de Investigación

http://www.dre.u

nal.edu.co/conve

nios.html

Consejo IEPRI Grupo Gestor y/o Docente Entidad Externa

-Documento Convenio -Documento de Acuerdo o de Conformación de Red Académica o de Investigación

http://www.dre.unal.edu.co/filead

min/docs/convenios/2015_Guia_para_el_tramite_de_c

onvenios.pdf

http://www.legal.unal.edu.co/rlunal/home/doc.jsp?d

_i=3912

INICIO

CONVENIO: Revisar la pre-

existencia o no de un

convenio con la otra

Institución, para la

actividad propuesta

RED: Verificarse la

delegación directa o no del

Rector para la suscripción

de Redes Académicas con

la otra Institución, para la

actividad propuesta.

CONVENIO: Evaluación de la

viabilidad de la propuesta

de Convenio (cumplimiento

Guía Trámite de Convenios)

RED: Evaluación de la

viabilidad de la propuesta

de Red Académica

(cumplimiento Circular

Rectoría 001/2010)

http://www.dre.unal.edu.co/convenios.html



http://www.dre.unal.edu.co/fileadmin/docs/convenios/2015_Guia_para_el_tramite_de_convenios.pdf






http://www.legal.unal.edu.co/rlunal/home/doc.jsp?d_i=39112










Consejo de Instituto

IEPRI

DRE

Oficina Jurídica Sede

-Minuta (borrador) de

Convenio

-Carta IEPRI aprobatoria y de

solicitud de Revisión de la

propuesta de Convenio

Director IEPRI o Docente o Grupo Gestor Entidad

-Minuta del Convenio

-Documento de Compromiso

o Adhesión a la Red

http://www.dre.u

nal.edu.co/filead

min/docs/conven

ios/2015_Guia_pa

ra_el_tramite_de_c

onvenios.pdf

http://www.legal.

unal.edu.co/rluna

l/home/doc.jsp?d

_i=39112

Aprobacio

jjj

Rector o Vicerrector o Director, según corresponda

-Minuta del Convenio -Documento de Compromiso o Adhesión a la Red

Firma del Convenio o

del Documento de

Compromiso o Adhesión a una Red

CONVENIO: Revisión de

requisitos previos a la

suscripción del Convenio,

de acuerdo con la “Guía

para trámite de

Convenios”

RED: Revisión de

requisitos previos a la

suscripción del Acuerdo o

Carta de Compromiso o

Documento de Adhesión

a una Red Nacional o

Internacional, de acuerdo

con la “Circular de Rectoría 001/2010”

CONVENIO: Solicitar

concepto favorable de

la DRE y revisión por

parte de la Oficina

Jurídica de Sede, si lo

amerita

FIN


















• Agenciar las Relaciones Exteriores / Movilidad entrante y saliente de docentes e investigadores

Objetivo

• Su finalidad es fortalecer y articular las relaciones exteriores del IEPRI, desde lolocal, regional, nacional e internacional.



• Acuerdos CSU 138 y 169 de 2014


Responsables

• Docentes IEPRI

• Director IEPRI

• Entidades Nacionales o Internacionales

• Líder Área Financiera IEPRI

Posibles fallas

• Tramitar movilidades nacionales o internacionales de docentes o de investigadores sin la debida antelación o sobre el tiempo, generando reprocesos administrativos.


• Correo electrónico, oficios y llamadas telefónicas

• Formato de solicitud de Comisión Docente IEPRI Nacional o Internacional





Movilidad entrante y saliente de docentes e investigadores








• Tramitación oportuna de las solicitudes y registro permanente de las movilidades docentes nacionales e internacionales


Movilidad entrante y saliente de docentes e investigadores

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Docente IEPRI

o Experto externo

-Formato (B.IEPRI-FT-

08.007.001) diligenciado

-Soportes de la solicitud

(invitación, programa)

-correos de solicitud de

movilidad a experto externo

Director IEPRI

Formato (B.IEPRI-FT-

08.007.001) diligenciado

INICIO

MOV. SALIENTE: Presentar

solicitud de Comisión

Docente Nacional o

Internacional en el

formato establecido con

los soportes respectivos

para su trámite

MOV. ENTRANTE:

Invitación o manifestación

de movilidad con un

experto nacional o

internacional

Aprobación de movilidad

por parte del Director

IEPRI







Director IEPRI

Secretaria de

Dirección

Área Financiera IEPRI

División de Personal

Académico

Docente IEPRI

o Experto externo

-Resolución Dirección IEPRI

-Registro de movilidad en

SARA

-Copias de Resolución para

interesado, Personal y

administrativa IEPRI

Aplicativo

SARA


Ficha Financiera

QUIPU

Docente IEPRI

o Experto externo


-Soportes de gasto

-Formatos de Legalización

QUIPU

Docente Movilizado

-Registros “Encuestas de

Satisfacción de Usuarios”

diligenciadas para cada una

de las Áreas IEPRI

involucradas

Página web IEPRI (Módulo Gestión de Calidad/Documento

s/Otros Documentos Calidad

IEPRI)

https://forms.gle/Pd89LCkjito9s3

n48

Gestión y transferencia

de los recursos

necesarios para la

Comisión (movilidad)

docente

Ejecutar y legalizar la

Comisión de Movilidad Docente

MOV. SALIENTE: Expedición

y Registro de la Resolución

de Comisión Docente y

envío al Área Financiera

IEPRI para gestionar

desembolso de viáticos y/o

de inscripción, si aplica.

MOV. ENTRANTE: Informar

al Consejo de Instituto

sobre la aceptación de

invitación de movilidad

externa

Diligenciamiento de

“Encuesta de

Satisfacción de

Usuarios” en el Módulo

web IEPRI, para cada

una de las áreas de

gestión administrativa

involucradas en el

procedimiento

FIN








• Agenciar las Relaciones Exteriores / Movilidad Académica Estudiantil Saliente - Movilidad Académica Estudiantil Entrante

Objetivo

• Su finalidad es fortalecer y articular las relaciones exteriores del IEPRI, desde lo local,regional, nacional e internacional.


• Resoluciones Vicerrectoría Académica 105 de 2017 y 013 de 2005 (Movilidad Estudiantil U.N.)

• Resolución Vicerrectoría General 199 de 2018 (Movilidad entrante internacional)

• Resolución Rectoría 814 de 2000 (Estudiantes visitantes)

• Resolución Rectoría 1142 de 2008 (Estudiantes Pasantes o Practicantes)

Responsables

• Coordinación Curricular Maestría IEPRI

• Estudiantes

• DRE

• Entidades Nacionales o Internacionales.

Posibles fallas

• Tramitar asuntos relativos a la aprobación de aprobación de prácticas académicas, intercambios y movilidades estudiantiles nacionales e internacionales o de vinculación de Estudiantes Externos al IEPRI, sin la debida antelación o sobre el tiempo, generando reprocesos administrativos.

• Tramitar movilidades estudiantiles sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente, para beneficiar a un particular

(estudiante U.N. y/o Estudiante Externo).


• Correo electrónico, oficios y llamadas telefónicas



• SIA, Universitas XXI



Movilidades Académicas Estudiantiles Nacionales e Internacionales







ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Estudiante Maestría IEPRI

http://www.dre.u

nal.edu.co/nc/esx

/es/movilidad/sa

liente.html

Estudiante Maestría IEPRI

-Formato online/PDF -Soportes de la Solicitud

http://www.dre.u

nal.edu.co/movili

dad.html?form=sa

liente


• Tramitación oportuna y registro de todos los trámites relativos al tema de Movilidades Académicas Estudiantiles Nacionales e Internacionales solicitadas al Área Curricular de Maestría.

• Registro y Divulgación permanente de lineamientos institucionales y de las actividades de

movilización curricular de estudiantes de la Maestría y de estudiantes externos en el Instituto.


Movilidad Académica Estudiantil Saliente

INICIO

Consultar procedimiento

U.PR.02.004.005 de la U.N. y

asesorarse directamente

sobre las convocatorias de

Movilidad Saliente en ORI

Sede Bogotá y consultar los

plazos definidos por el IEPRI

para revisión y aprobación de

las solicitudes

Presentación ante el IEPRI

para aprobación:

Diligenciar formulario de

solicitud en línea, imprimir

el PDF resultante, firmarlo y

entregarlo en el Área

Curricular IEPRI con sus

respectivos soportes y

requisitos de la respectiva convocatoria

http://www.dre.unal.edu.co/nc/esx/es/movilidad/saliente.html




http://www.dre.unal.edu.co/movilidad.html?form=saliente










Comité Asesor

Maestría IEPRI

-Acta/Carta de

recomendación de

Comité Asesor

Consejo de Facultad o de Instituto Director IEPRI

-Acta de Consejo o Carta del Director (aprobación de movilidad) -Carta de aprobación y presentación de movilidad a ORI

ORI Sede Bogotá

Registro de solicitud de movilidad a estado “Revisado”

Sistema de Información

DRE

DRE Sede Bogotá

-Carta de Presentación

Institucional U.N.

-Correos institucionales de

postulación y/o seguimiento

-Registro de solicitud de

movilidad a estado

“Presentado”

Sistema de

Información

DRE

DRE/ORI Sede Bogotá

Registro de solicitud de

movilidad a estado

“Aceptado/Cancelado”


DRE

Elaboración de la “Carta de

Presentación” institucional y

cambio del estado de registro

de la solicitud de movilidad al

estado “Presentado” y envío

oficial de la carta de

postulación/presentación a la

Institución de destino (La DRE

realiza seguimiento

permanente a la postulación y

comunica al interesado)

Revisión del expediente

de solicitud de movilidad

estudiantil y cambio del

registro de movilidad al

estado de “Revisado”

Revisión y Aprobación de

la solicitud de movilidad

estudiantil por el Consejo

de Facultad o de Instituto

o la Dirección, según

corresponda, y envío a la

ORI para trámite

Revisión, Aprobación y

Recomendación de la

solicitud de movilidad

estudiantil por el Comité

Asesor IEPRI y envío a

Consejo de Facultad o

Instituto o Dirección IEPRI

Respuesta de la Institución

destino y cambio del estado

de registro de la movilidad

estudiantil a “Aceptado/

“Cancelado”, según

corresponda








-Registro asistencia jornada

de inducción movilidad

saliente

-Cartas de presentación U.N.

para Embajada y Aeronáutica

Civil

-Tarjeta ISIC


DRE

SIA

Estudiante Maestría Movilizado

-Formato diligenciado de

“Confirmación de Llegada”

-Correo institucional

solicitando inscripción de

asignatura


DRE

SIA

ORI Sede Bogotá

-Registro de asignatura de

intercambio en SIA

-Registro de solicitud de

movilidad a estado

“Movilizado”


DRE

SIA

DRE Sede Bogotá

-Certificado de notas o de

resultados académicos

-Correo institucionales de

recepción y envío del

certificado

Inscripción de asignatura de

intercambio: La ORI solicita

la inscripción de asignaturas

a la División de Registro y

cambia el estado del

registro de movilidad a

“Movilizado”

Tramitación del certificado

de notas y homologación:

La institución destino o el

estudiante movilizado

remiten el original o PDF

del certificado de notas o

de resultados académicos

de la movilidad y la DRE

remite esta información a

la Coordinación de Área

Curricular IEPRI

Alistamiento de la movilidad

académica: La ORI asesora al

estudiante aceptado para

movilidad saliente en:

procesos académicos y

administrativos y trámites migratorios a seguir.

Inicio de la Movilidad

Estudiantil: Diligenciamiento

del “Formato de

Confirmación de llegada” y

solicitud de registro de

inscripción de la asignatura

de intercambio académico

aprobada para movilidad







Coordinación

Curricular Maestría

IEPRI

Registro de Homologación y

actualización de Historia

Académica

SIA

Estudiante movilizado




de las Áreas IEPRI

involucradas



IEPRI)


n48

Homologación y

actualización de la

Historia Académica del

Estudiante por parte de

la Secretaría de Facultad

FIN

Diligenciamiento de

“Encuesta de

Satisfacción de





IEPRI involucradas en el

procedimiento








Movilidad Académica Estudiantil Entrante

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Estudiante Externo (nacional o internacional)

http://www.dre.u

nal.edu.co/nc/esx

/es/movilidad/en

trante.html

http://www.dre.u

nal.edu.co/conve

nios.html

Estudiante Externo (nacional o internacional)

-Formato online/PDF -Soportes de la Solicitud

http://www.dre.unal.edu.co/movilidad.html?form=e

ntrante

DRE Sede Bogotá

-Correo de aprobación y

presentación de movilidad

a ORI

-Registro de solicitud

de movilidad a estado

“Revisado”

Revisión de cumplimiento

de requisitos y Aprobación

de la solicitud de movilidad

estudiantil y envío a la ORI

para trámite; y cambio del

estado de registro de

movilidad a “Revisado”

Presentación de solicitud

ante el DRE para aprobación:

Diligenciar formulario de

solicitud en línea, imprimir el

PDF resultante, firmarlo y

enviarlo a la DRE con sus

respectivos soportes y

requisitos de la respectiva convocatoria

INICIO

Consultar procedimiento

U.PR.02.004.005 de la U.N. y

asesorarse directamente y

consultar sobre las

convocatorias y convenios

para Movilidad Entrante en la

ORI y/o DRE Sede Bogotá y

consultar los plazos definidos

para revisión y aprobación de

las solicitudes








http://www.dre.unal.edu.co/movilidad.html?form=entrante










ORI Sede Bogotá

-Correo de presentación de movilidad estudiantil a IEPRI -Registro de solicitud de movilidad a estado “Presentado”


DRE

Comité Asesor

Maestría IEPRI

-Acta/Carta de

recomendación de

Comité Asesor

Consejo de Facultad

o Instituto

Director IEPRI

-Acta de Consejo o Carta del Director (aprobación de movilidad) -Carta de aprobación y

presentación de movilidad

a ORI

ORI Sede Bogotá

Registro de solicitud


“Aceptado/Cancelado”


DRE


-Carta de aceptación U.N.

para estudiante visitante

-Carta de presentación ante

Ministerio de Relaciones

Exteriores, para trámite

migratorio de estudiantes

extranjeros

-Correos de notificación de

aceptación y de seguimiento

de la postulación


DRE

Organización del expediente

de solicitud de movilidad

estudiantil y presentación del

estudiante ante el Área

Curricular IEPRI; y cambio del

registro de movilidad al estado de “Presentado”

Revisión y Aprobación de la

solicitud de movilidad

estudiantil por el Consejo de

Facultad o de Instituto o la

Dirección, según

corresponda, y envío a la ORI

para trámite

Respuesta del IEPRI y cambio

del estado de registro de la

movilidad estudiantil a

“Aceptado/ “Cancelado”

según corresponda e

informe a la DRE

Revisión, Aprobación y

Recomendación de la solicitud

de movilidad estudiantil y

posible homologación por el

Comité Asesor IEPRI y envío a

Consejo de Facultad o Instituto

o Dirección IEPRI

Alistamiento de la movilidad

académica: La DRE informa sobre

la aceptación al estudiante

visitante y a su Institución de

origen e informa a la ORI para

asesorar al estudiante aceptado

para movilidad entrante en:

procesos académicos y

administrativos a seguir, seguro

médico y trámites migratorios y

opciones de alojamiento (si aplica).







Estudiante nacional o extranjero visitante

-Listado de asistencia

a jornada de inducción

-Copia de afiliación a EPS

(nacionales) o del seguro

médico internacional

(extranjeros)

-Permiso de ingreso y

permanencia PIP2 y cédula

de extranjería (personas con

estancia de más 180 días)

ORI Sede Bogotá

- Historia Académica

-Registro de asignatura

de intercambio en SIA

-Registro de solicitud


“Movilizado”


DRE

SIA

ORI/DRE

Sede Bogotá

-Certificado de notas o

de resultados académicos

-Correos institucionales

de recepción y envío del

certificado

SIA


DRE

Estudiante nacional o extranjero visitante




de las Áreas IEPRI

involucradas



IEPRI)


n48

FIN

Inicio de la Movilidad

Estudiantil: Asistencia a

las jornadas de inducción

para estudiantes

visitantes y entrega a la

ORI de los documentos

que soportan su estadía académica.

Tramitación del certificado

de notas y homologación: La

ORI solicita los certificados de

notas o de resultados

académicos de la movilidad a

la División de Registro y la DRE

remite esta información al

estudiante visitante y a su

Institución de origen.

Inscripción de asignatura de

intercambio: La ORI solicita la

apertura de Historia

Académica a la División de

Registro y apoya al estudiante

visitante en la inscripción de

asignaturas aprobadas y

cambia el estado del registro

de movilidad a “Movilizado”

Diligenciamiento de “Encuesta

de Satisfacción de Usuarios” en

el Módulo web IEPRI, para cada

una de las áreas de gestión

administrativa IEPRI involucradas

en el procedimiento







DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN OFICIAL PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Elaboración y comunicación de Actos Académicos y Administrativos

Proceso / Producto - servicio

• Divulgación de la Información Oficial / Elaboración y comunicación de Actos Académicos y Administrativos

Objetivo

• Tiene como fin tramitar, comunicar y difundir información de carácter oficial delos cuerpos colegiados y dependencias del IEPRI, mediante la página web y elcorreo institucional, a fin de que ésta sea conocida y utilizada por la comunidaduniversitaria, sus integrantes y/o la ciudadanía en general.


• Resolucion Rectoría 1195 de 2013

Responsable

• Dirección y Secretaria de Dirección

• Líderes de Procesos (dependencias) IEPRI

Posibles fallas

• Elaborar documentos oficiales o actos académicos y administrativos con errores, que generen reprocesos posteriores

• Trámitar documentos sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente, para beneficiar a un particular (estudiante, egresado, docente, investigador, administrativo, contratista y/o usuario externo)


• Correo Institucional

• Página Web IEPRI (Módulo Gestión de Calidad/Actas Comité de Calidad)


•Página Web IEPRI








Trámite, elaboración y publicación oportuna de todos los actos académicos y administrativos del Instituto


Elaboración y comunicación de Actos Académicos y Administrativos

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Secretaria de Dirección y/o Líder de Proceso involucrado

Secretaria de Dirección y/o Líder de Proceso involucrado

Documento borrador

Director IEPRI Secretaria de Dirección y/o Líder de Proceso involucrado

Documento borrador

INICIO

Elaborar y presentar

documento preliminar,

según consecutivo de la

dependencia (oficina),

atendiendo los

lineamientos de la U.N.

(imagen institucional, formato, presentación)

Revisar y realizar ajustes al documento

Identificar necesidad,

parámetros e

información del

documento a elaborar

(Acta, Resolución,

Oficio, Certificado, etc.)







Director IEPRI Secretaria de Dirección y/o Líder de Proceso involucrado

Documento oficial (Word)

Secretaría de Dirección y/o Líder de Proceso involucrado

-Documento oficial (Word o PDF) -Correo electrónico de envío y recibo de documento

FIN

Oficializar el documento

con firma del responsable

y anexarle documentos, si

se requiere

Entregar o socializar o

publicar o archivar el

documento, según sea

el caso







DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN GENERAL PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Solicitud de Servicios de Comunicación y Divulgación de Eventos Académicos


• Divulgación de la Información General / Solicitud y Divulgación de Servicios de Comunicación y Eventos

Objetivo

• Su finalidad es desarrollar una estrategia de comunicación y divulgación de lainformación y de los proyectos de comunicación que son el resultado deltrabajo investigativo y académico del IEPRI a través de los diferentes canales decomunicación, bajo los lineamientos de la Política de Comunicación U.N.propendiendo por el buen nombre e imagen de la institución y el respeto a lapluralidad, la participación ciudadana y la construcción de Nación.



Responsables

• Comité de Comunicaciones IEPRI

• Líder Área de Comunicaciones

Posibles fallas

• Política de comunicación IEPRI divulgada o promovida sin la definición de una estrategia correcta.

• Tramitar la realización de Eventos Académicos o solicitudes de apoyo logístico para los mismos, sin la debida antelación o sobre el tiempo, generando reprocesos administrativos o logísticos.

• No divulgar o no actualizar oportunamente la información relativa a las

actividades y Eventos Académicos organizados por el Instituto.

• No actualizar información de las Redes Sociales del Instituto

• Malfuncionamiento de la página Web IEPRI y/o de sus módulos web


• Correos y llamadas telefónicas institucionales

• Página Web IEPRI (Módulo Eventos) y Redes Sociales


•Página Web IEPRI (Módulo Eventos)

• Redes Sociales








Actualización y difusión permanente de los eventos, contenidos web y de las Redes Sociales


Solicitud de Servicios de Comunicación y de Divulgación de Eventos o Actividades Académicas

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Docente y/o Grupo responsable del Evento

Idea o Programa del evento o diseño gráfico de piezas publicitarias, información relevante del evento a divulgar


Correo de solicitud

Líder de Comunicaciones IEPRI

- Piezas gráficas (afiches) - Diseño web con publicidad e información del Evento

Líder de Comunicaciones IEPRI Líder Área Financiera IEPRI

-Cotizaciones -Facturas -Afiches impresos o pautas emitidas

Realizar solicitud de

divulgación al Área de

Comunicaciones IEPRI

INICIO

Identificar necesidad,

parámetros e información

del Evento académico a

divulgar

Gestión de publicidad

pagada (impresión de

afiches, pago de

pautas, catering, etc.)

Desarrollar estrategia

de difusión, realizar

diseño de piezas

publicitarias, a solicitud

del interesado








Registros en página web y redes sociales de los eventos IEPRI

Página web

IEPRI (Módulo Eventos)

Redes Sociales (Facebook, Twitter,

Instagram y YouTube)


-Registros “Encuestas de Satisfacción de Usuarios” diligenciadas para el Área de Comunicaciones

Página web

IEPRI (Módulo Gestión de Calidad/Document

os/Otros Documentos

Calidad IEPRI)


n48


Registro en Excel o Word de los eventos divulgados

FIN

Registro de los

eventos académicos

divulgados en el

Instituto

Diligenciamiento de

“Encuesta de Satisfacción

de Usuarios” en el

Módulo web IEPRI, para el Área de Comunicaciones

Divulgar el evento

académico en página

web y en redes sociales

oficiales, atendiendo los

parámetros establecidos

por el Comité de









Gestión Editorial y Divulgación de la Revista Análisis Político


• Divulgación de la Producción Académica / Gestión Editorial y Divulgación de la Revista Análisis Pólítico

Objetivo

• Tiene como fin divulgar la producción académica del IEPRI, aplicando loslineamientos generales establecidos en la normatividad interna y externavigente, por medio de su edición, publicación, difusión, divulgación ycomercialización con el fin de garantizar los criterios de calidad académica yeditorial.



• Resolución Editorial U.N. 022 de 2015

• Circular Editorial U.N. 01 de 2015 (Obtención ISBN e ISSN)

Responsables

• Comité Editorial IEPRI

• Líder Área de Publicaciones

• Autores de artículos

• Líder Área Financiera y Administrativa IEPRI

Posibles fallas

• Tramitar asuntos relativos a la gestión editorial de la Revista sin la debida antelación o sobre el tiempo, generando reprocesos administrativos

• Proceso de Gestión Editorial desarrollada sin el cumplimiento de los compromisos y plazos establecidos, por parte de los autores y/o evaluadores



• Página Web IEPRI (Módulo Publicaciones/Revista Análisis Político)


•Página Web IEPRI (Módulo Publicaciones/Revista Análisis Político)








- Evaluación permanente de la Gestión Editorial de la Revista en el Comité Editorial del Instituto

- Divulgación permanente de la Revista Análisis Político


Gestión Editorial y Divulgación de la Revista Análisis Político

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Líder Área de Publicaciones IEPRI

Convocatoria para recepción de artículos

http://revistas.unal.edu.co/

Autores/Investigadores

Normas publicadas en página web IEPRI

http://iepri.unal.edu.co/publicaciones/revist

a-analisis-politico/

Líder Área de Publicaciones IEPRI Evaluadores

- Correos de envío y recibo de textos -Textos (artículos) -Formulario de concepto de artículo

Comité Editorial de la Revista

Acta de Comité (aprobación de artículos y tabla de contenido)

Convocatoria para

elaboración y entrega de artículos para la Revista

Estudio de las normas

para presentar artículos

para la Revista y

escritura y envío de los

artículos

INICIO

Recepción de artículos

(textos) para evaluación

en la Red Evaluadores

Estudio, concepto y

aprobación del Comité

Editorial de la Revista

Análisis Político de los

contenidos de la Revista

http://iepri.unal.edu.co/


http://iepri.unal.edu.co/publicaciones/revista-analisis-politico/












Correos de envío y de respuesta de los autores

Líder Área de Publicaciones IEPRI Líder Área Financiera y Administrativa Editorial (Corrección de Estilo y diagramación)

-Cotizaciones y contratación de editorial para procesos de corrección y diagramación) -Correos de envío y recibo de artículos para corrección -Versión digital preliminar de la Revista

Autores/Investigadores

-Correos de envío y recepción


Versión definitiva para publicación digital

https://revistas.unal.edu.co/index.php/anpol/ind

ex

Autores de Artículos publicados en la Revista

-Registros “Encuestas de Satisfacción de Usuarios” diligenciadas para el Área de Publicaciones

Página web

IEPRI (Módulo Gestión de Calidad/Document

os/Otros Documentos

Calidad IEPRI)


n48

Gestión Editorial de la

Revista (corrección de

estilo, diagramación,

página legal, cumplimiento

de requerimientos de

imagen institucional, ISSN y preimpresión digital)

Revisión y envío por parte

de los autores de los

artículos diagramados

(autores) correos… (si

hay ajustes se hacen)

FIN

Comunicación con los

autores de artículos

seleccionados para

diligenciar permisos para

imágenes y el formato de

cesión de derechos

Diligenciamiento de

“Encuesta de


en el Módulo web IEPRI,

para el Área de

Publicaciones

Revisión, aprobación y

publicación de la

Revista en el portal de

Revistas U.N.

https://revistas.unal.edu.co/index.php/anpol/index











Gestión Editorial, Publicación y Divulgación de Libros y/o Artículos de Investigación


• Divulgación de la Producción Académica / Gestión Editorial, Publicación y Divulgación de Libros y/o Artículos de Investigación

Objetivo

• Tiene como fin divulgar la producción académica del IEPRI, aplicando loslineamientos generales establecidos en la normatividad interna y externavigente, por medio de su edición, publicación, difusión, divulgación ycomercialización con el fin de garantizar los criterios de calidad académica yeditorial.



• Resolución Editorial U.N. 022 de 2015

• Circular Editorial U.N. 01 de 2015 (Obtención ISBN e ISSN)

Responsables

• Comité Editorial IEPRI

• Líder Área de Publicaciones

• Autores de libros y/o de artículos

Posibles fallas

• Tramitar asuntos relativos a la gestión editorial de la Revista sin la debida antelación o sobre el tiempo, generando reprocesos administrativos

• Proceso de Gestión Editorial desarrollada sin el cumplimiento de los compromisos y plazos establecidos, por parte de los autores y/o evaluadores



• Página Web IEPRI (Módulo Publicaciones/Libros)


•Página Web IEPRI (Módulo Publicaciones/Libros)








- Evaluación permanente de la Gestión Editorial y de las Publicaciones en el Comité Editorial del Instituto.

- Divulgación permanente de la Producción Editorial del Instituto.


Gestión Editorial, Publicación y Divulgación de Libros y/o Artículos de Investigación

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Autores/Investigadores Líder Área de Publicaciones IEPRI

Correos de envío y recibo de textos

Comité Editorial IEPRI

Acta de Comité Editorial IEPRI (aprobación del libro o de capítulo para libro)


Correos de envío y de respuesta de los autores

Líder Área de Publicaciones IEPRI Líder Área Financiera y Administrativa

-Cotizaciones de Editoriales -Contrato con Editorial

INICIO

Envío y recepción de textos

(capítulos para libro o libro

completo) para estudio en

el Comité Editorial IEPRI

Estudio, concepto y


Editorial IEPRI

Comunicación con los

autores de libro o de artículo

para diligenciar permisos

para imágenes y el formato

de cesión de derechos

Definición de las

características de la

publicación (impresión,

tiraje, coedición,

financiación) y contratación de Editorial







Líder Área de Publicaciones IEPRI Editorial Contratada

-Correos de envío y recibo de textos -Versión digital de la publicación para impresión -Libro impreso

Área Financiera y administrativa IEPRI Sección de Almacén e Inventarios Sede Bogotá

-Resolución de publicación -Certificación Inventarios de recibo de los libros

Área Financiera y Administrativa IEPRI

Registro en el Sistema de Información Contable de la U.N.

QUIPU

Área Financiera y administrativa IEPRI

Oficio de envío de la Publicación por Depósito Legal

Área Financiera y administrativa IEPRI Líder Área de Publicaciones IEPRI

Listado-Relación de entregas de publicaciones -Registro contable de las publicaciones

QUIPU

Docente responsable del Libro y/o Artículo de Libro

-Registros “Encuestas de Satisfacción de Usuarios” diligenciadas para el Área de Publicaciones

Página web IEPRI

(Módulo Gestión de Calidad/Document

os/Otros Documentos

Calidad IEPRI)

https://forms.gle

/Pd89LCkjito9s3

n48

Líder Área de Comunicaciones IEPRI

Registros de divulgación en página web

http://iepri.unal.edu.co/ (Módulo

Publicaciones/Libros)

Recepción y registro de publicaciones (libros)

Entrega de publicaciones a

los autores y distribución institucional y comercial

Gestión Editorial de la

Publicación (corrección de

estilo, diagramación,

página legal, cumplimiento

de requerimientos de

imagen institucional, ISBN,

aprobación de pre-

impresión e impresión

definitiva de la publicación)

Registro contable de

las publicaciones

Depósito legal de las

publicaciones

Diligenciamiento de



Módulo web IEPRI, para el

Área de Publicaciones

FIN

Divulgación institucional

de la Publicación en página

web y Redes Sociales









GESTIÓN DE LA INVESTIGACIÓN Y CREACIÓN ARTÍSTICA PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMAS


• Gestión de la Investigación y Creación Artística / Aval para postulación a actividades de investigación presentados a convocatorias internas y externas - Actividades de Investigación y Creación Artística (Proyecto de Investigación)

Objetivo

• Su finalidad es fomentar y consolidar el Sistema de Investigación del IEPRImediante la formulación de políticas, planes y proyectos estratégicos y a través demecanismos de ejecución y seguimiento a las actividades de investigación ycreación artística, como uno de los elementos esenciales del quehaceruniversitario para formar personas capaces de contribuir al desarrollo delconocimiento y atender las necesidades de la sociedad.


•Acuerdos CSU 014 y 031 de 2006

• Resoluciones Vicerrectoría de Investigación 02 de 2019 y 01 de 2018

Responsables

• Director y/o Consejo IEPRI

• Área Financiera y Administrativa IEPRI

• Dirección Académica

• Entidad externa o interna

Posibles fallas

• Tramitar asuntos relativos a la gestión de la investigación del Instituto (avales y proyecto) sin la debida antelación o sobre el tiempo, generando reprocesos administrativos.

• Proyectos de investigación diseñados y/o ejecutados sin ajustarse a los requerimientos normativos, organizativos, económicos, financieros y operativos

• Realizar actividades de investigación sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente.

• Fallos o inoportunidad en las comunicaciones con los responsables de los Proyectos de Investigación.



• Pagina web IEPRI (Módulos Investigación; Profesores; e Informes de Gestión)


•Hermes

•QUIPU







Soportes de Mejora Continua

• Evaluación y divulgación permanentes de la Gestión y de las Actividades y Proyectos de Investigación avalados por el Instituto

• Divulgación permanente de la Producción Investigativa de los Grupos del Instituto.

• Alta categorización y reconocimiento de los Grupos de Investigación del Instituto


Aval para postulación de actividades de investigación y creación artística presentada a convocatorias internas y externas

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO GENERADO REGISTROS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Grupo de Investigación y/o Docente IEPRI

-Documentos de revisión convocatorias de investigación

Páginas web o Sistemas de

Información y de convocatorias de

entidades internas y externas


Propuesta de Investigación y soportes para convocatoria

Director IEPRI Área Financiera y Administrativa IEPRI

-Propuesta académica y

presupuestal

Consejo de Instituto Secretaría de Dirección

-Acta de Consejo

-Carta aprobatoria del proyecto

INICIO

Revisión y estudio de

convocatorias internas y

externas para la generación

de propuestas para el

desarrollo de proyectos de

investigación

Diseño y presentación de

Propuesta de Investigación

a Dirección IEPRI

Estudio de la viabilidad

académica y financiera de la

propuesta de investigación y

presentación al Consejo de

Instituto

FIN

Generación y entrega del

aval institucional para

presentación a convocatoria

interna o externa








Actividades de Investigación y Creación Artística (Proyecto de Investigación)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO


-Propuesta académica y

presupuestal

-Carta aprobatoria del

proyecto

Entidad interna

o externa

Comunicación de aprobación

de la propuesta presentada

Entidad interna o externa Director IEPRI y Docente responsable del Proyecto

Contrato o Convenio

Director IEPRI

Resolución de Dirección del Instituto

Área Financiera y Administrativa IEPRI Dirección Académica

-Avales -Resolución de aprobación -Fichas administrativa y financiera

-Hermes -QUIPU

Aprobación de la

ejecución del proyecto

de Investigación

Estudio y aprobación

de la propuesta de

investigación

Formalización de

convenio y/o contrato del

proyecto de investigación

Presentación del Aval

Institucional y de la

Propuesta de Investigación

a entidad interna o externa

INICIO

Creación del Proyecto de

Investigación en los

Sistemas de Información

Financiera y académica

de la U.N.







Dirección Académica

Visto bueno de la Dirección Académica en la Resolución de aprobación

Área Financiera y Administrativa IEPRI

Carpeta de Archivo de acuerdo a la TRD

Archivo Físico

Área Financiera y Administrativa IEPRI Dirección Académica

Soportes de Contratación, Compras y Pagos realizados en el ejercicio del Proyecto de Investigación

-Hermes -QUIPU

Área Financiera y Administrativa IEPRI Grupo de Investigación y/o Docente IEPRI

-Cuadro de seguimiento en Excel del proyecto -Informes y/o Actas de ejecución de actividades

-Hermes -QUIPU

-Archivo físico

Área Financiera y Administrativa IEPRI Dirección Académica Director IEPRI Grupo de Investigación y/o Docente IEPRI

-Informes y/o Actas de ejecución de actividades -Acta o Resolución de liquidación, según sea el caso -Documental relativa al desarrollo y cierre del proyecto

-Hermes -QUIPU

-Archivo físico

Responsable Entidad Interna o Externa




de las Áreas IEPRI

involucradas



IEPRI)

https://forms.gle

/Pd89LCkjito9s3

n48

Seguimiento continuo

al proyecto de

Investigación

FIN

Revisión de la

Resolución de

aprobación

Apertura de expediente

(archivo físico) del

Proyecto de Investigación

Inicio y ejecución

presupuestal del proyecto

de Investigación

Diligenciamiento de



Módulo web IEPRI, para

cada una de las áreas de


involucradas en el

procedimiento

Liquidación del

proyecto de

Investigación y

consolidación del archivo definitivo







GESTIÓN DE LA FORMACIÓN PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Gestión de Programa Curricular Maestría


• Gestión de la Formación / Gestión de Programa Curricular Maestría

Objetivo

• Su finalidad es propender por el aseguramiento de la calidad y el mejoramientocontinuo de los programas académicos ofrecidos por el IEPRI, en consonanciacon las políticas definidas por la Universidad. Así mismo, realizar una gestiónadministrativa que apoye la formación de los estudiantes desde la admisión y a lolargo de la trayectoria en la Universidad y hasta finalizar los programasacadémicos, contribuyendo al cumplimiento de la misión institucional.


•Acuerdos CSU 035 de 2009 y 091 de 2014 (Creación y modificación de programas)

•Acuerdos CSU 011 de 2005 (Arts. 41 a 46) y 033 de 2007 (Programas curriculares y procesos de formación de estudiantes)

•Acuerdo CSU 151 de 2014 (Autoevaluación de programas curriculares)

• Acuerdo Consejo Académico 140 de 2017 (Modificación Plan de estudios MAEEP)

• Resolución Vicerrectoría Académica 241 de 2009 (Reglamentación Admisiones)

• Acuerdos CSU 033 de 2008 y 056 de 2012; y Resolución Secretaría General 23 de 2015 (Aprobación y entrega de Trabajos finales y Tesis)

• Acuerdos CSU 012 y 040 de 2004; y 211 de 2015 (Estudiantes Auxiliares)

• Resolución Vicerrectoría general 239 de 2012 y Acuerdo CSU 014 de 2010 (gestión egresados)

Responsables

• Docente Coordinador de Maestría en Estudios Políticos IEPRI

• Personal de Coordinación de Maestría (Secretaría, Técnico Administrativo y Estudiantes Auxiliares de Apoyo Administrativo)

• Estudiantes

Posibles fallas

• Tramitar asuntos relativos a la gestión de programas curriculares y trámites estudiantiles sin la debida antelación o sobre el tiempo, generando reprocesos administrativos.

• Trámites y/o servicios adelantados o ejecutados sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente, para beneficiar a un particular (estudiante o egresado)

• No realizar oportunamente la Autoevaluación anual o Reacreditación de la Maestría en Estudios Políticos


• Oficios, correos y llamadas institucionales

• Página web IEPRI (Módulo Maestría)







Sistemas de Información Relacionados:

•SIA

•Universitas XXI

• Plataforma Edificando

• Página web IEPRI (Módulo Maestría)


-Acreditación del Programa de Maestría en Estudios Políticos

- Divulgación permanente de los procesos de Autoevaluación anual de la Maestría

- Creación y apertura de la Maestría en Relaciones Internacionales IEPRI

- Informes relativos a vinculación de estudiantes a los grupos de investigación, de estudiantes matriculados y graduados en el Instituto.

- Tramitación oportuna de todos los trámites y asuntos estudiantiles solicitados al Área Curricular de Maestría.

- Permanencia del nivel de aspiración anual de estudiantes al programa de Maestría


Programación Académica

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



APLICATIVO

Consejo de Sede División de Registro y Matrícula

Resolución de calendario académico

https://bogota.unal.edu.co/calendario

-academico/

Coordinación Maestría IEPRI Comité Asesor IEPRI

-Oficio de solicitud -Acta Comité Asesor IEPRI

Coordinación Maestría IEPRI Consejo de Facultad de Ciencias Económicas

-Oficio IEPRI con la solicitud de aprobación -Acta Consejo de Facultad con la aprobación

INICIO

Notificación de Calendario

académico y proceso de

apertura programación

académica Sede Bogotá

Solicitud y aprobación

de asignaturas de

Maestría a programar

Aprobación de

programación

académica Facultad

Ciencias Económicas

https://bogota.unal.edu.co/calendario-academico/









Coordinación Maestría IEPRI

-Acta Consejo de Facultad -Acta Comité Asesor IEPRI

SIA

Dirección Académica de Sede Bogotá

Correo de notificación de asignación de códigos

División de Registro y Matrícula Coordinación Maestría IEPRI

- Correo electrónico - Formato

Coordinación Maestría IEPRI División de Registro y Matrícula

Registros de oferta académica en el Sistema

SIA

FIN

Diligenciamiento

formato de creación,

modificación y

eliminación de

asignaturas

Registro y Oferta

de la programación

académica

Creación y/o registro

de asignaturas en el

SIA, aprobadas por el

Comité Asesor del IEPRI

y Consejo de Facultad

Aprobación de la

Programación Académica

y notificación de la

asignación de códigos

SIA y asociación a planes

de estudios








Autoevaluación Anual Maestría (y/o Evaluación para Acreditación )

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



APLICATIVO

Dirección Nacional de Programas de Posgrado

Oficio de solicitud

Comité Asesor IEPRI Coordinación Maestría IEPRI

Documento preparación Autoevaluación (o de re-acreditación) Maestría


-Documentos soportes de la Autoevaluación


-Informe de Autoevaluación -Registro Plan de Mejoramiento

Plataforma para autoevaluación

DNPP

http://www.autoevaluacion.unal.edu.co/posgrados/logi

n.php

Recolección de

información y elaboración

de tablas, cuadros,

preparación de

información para la

plataforma.

Definición de lineamientos

para recolección de

información, de acuerdo

con las metas e indicadores

del Proceso y los

resultados de la

Acreditación (Gestión

Curricular de Maestría)

INICIO

Solicitud del Plan

de Mejora por

parte de la DNPP

Realizar el proceso de

Autoevaluación y el Plan

de Mejoramiento y

descargar el informe

https://meet.google.com/linkredirect?authuser=0&dest=http%3A%2F%2Fwww.autoevaluacion.unal.edu.co%2Fposgrados%2Flogin.php











-Formato de informe autoevaluación FCE

Consejo de Facultad Ciencias Económicas

-Documento de Autoevaluación (para Acreditación) -Acta de Consejo con aprobación y notificación para DNPP

Líder de Calidad IEPRI

Documento de Autoevaluación (o de Evaluación Acreditación) aprobado


de Calidad/Document

os/Informes de Autoevaluación)

Divulgación de los

Resultados de la

Autoevaluación anual

de la Maestría

Realizar Informe para

Vicedecanatura de Facultad

de Ciencias Económicas

FIN

Aprobación del

Informe de

Autoevaluación de la Maestría








Apertura Proceso Anual de Admisión

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



APLICATIVO

Dirección Nacional de

Admisiones

Consejo Facultad de



-Resolución de

aprobación de la

convocatoria

-Calendario de proceso

de admisión y de

registro de resultados

de pruebas

https://uninscripciones.unal.edu.co/sitio/auth/auth!inpu

t.action

Aplicativo [email protected]

du.co

Dirección Nacional de Admisiones Coordinación Maestría IEPRI Facultad de Ciencias Económicas

-Aviso de prensa

-Afiches

-Pendones

-Publicidad digital

https://uninscripciones.unal.edu.co/sitio/auth/auth!inpu

t.action

http://iepri.unal.edu.co/maestria.ht

ml

http://www.fce.unal.edu.co/maestria

-en-estudios-politicos/

Dirección Nacional de Admisiones

-Correo con Listado de Inscritos a la Maestría -Listado de inscritos

https://uninscripciones.unal.edu.co/

Aplicativo

[email protected]

Dirección Nacional de

Admisiones


-Correo de envío y

respuesta con la

definición de pautas

de las pruebas

-Textos para prueba

escrita

INICIO

Aprobación y

notificación

Convocatoria “Maestría

en Estudios Políticos”

Divulgación de la

convocatoria e

información de

inscripción a los aspirantes

Proceso de inscripción

de aspirantes,

generación de listado

de inscritos

Definición y

aprobación de pruebas

a los aspirantes a la

Maestría

https://meet.google.com/linkredirect?authuser=0&dest=https%3A%2F%2Funinscripciones.unal.edu.co%2Fsitio%2Fauth%2Fauth!input.action




https://meet.google.com/linkredirect?authuser=0&dest=mailto%3Aisys_admin%40unal.edu.co






http://iepri.unal.edu.co/maestria.html



http://www.fce.unal.edu.co/maestria-en-estudios-politicos/














Coordinación Maestría IEPRI Aspirantes

-Listas de asistencia a pruebas -Pruebas escritas (ensayos) -Hoja de vida aspirantes -Formatos de calificación de pruebas y de H.V.


-Correo electrónico de

citación a pruebas

-Acta de calificación de las pruebas -Ensayos escritos


Registro de resultados en Aplicativo

Aplicativo [email protected]

du.co


-Registro de resultados en web de Admisiones -Correos de notificación: Decanatura FCE, Maestría IEPRI, División Registro y Matrícula

www.uninscripciones.edu.co

Aplicativo

[email protected]

División de Registro y Matrícula Secretaría Académica FCE Coordinación Maestría IEPRI

-Expediente físico del estudiante -Historia Académica SIA

SIA

Archivo físico

Estudio y calificación

de las hojas de vida

de los aspirantes a la Maestría

Registro e ingreso de

resultados finales de

pruebas en el aplicativo

de Admisiones

Publicación de los

Resultados de

Admisión

Apertura de

Historia

Académica y del

expediente estudiantil

Citación, aplicación y

calificación de pruebas a

los aspirantes a la

Maestría:

-Conocimientos (ensayo) -Entrevista Personal

FIN












Admisión de Estudiantes Modalidad Opción de Grado (admisión anticipada)

ACTIVIDAD RESPONSABLE



APLICATIVO

Coordinación Maestría IEPRI Consejo de Facultad Ciencias Económicas

-Oficio de solicitud de Cupos -Acta de Consejo FCE con aprobación de cupos

Estudiante

Carta de solicitud

Comité Asesor Maestría IEPRI

-Carta Solicitud -Formato de solicitud de admisión anticipada

Coordinación de Maestría IEPRI

-Formato de solicitud -Acta del Comité Asesor de Maestría con la aprobación -Oficio de notificación a Dirección Nacional de Admisiones


Oficio o correo de notificación

INICIO

Definición de cupos para admisión anticipada

Notificación de aprobación

o desaprobación de la

solicitud a Registro y

Matrícula, Coordinación de

Maestría y Secretaría

Académica de Facultad de


Solicitud del estudiante

Estudio y

recomendación de la solicitud

Diligenciamiento de

formatos y remisión del

acto administrativo de


Asesor de la Maestría al

Estudiante y a la Dirección

Nacional de Admisiones







Coordinación de Maestría IEPRI Dirección Nacional de Admisiones

Registro de Inscripción aplicativo ISYS

Aplicativo isys_admin@unal.

edu.co


-Listas de asistencia a pruebas -Pruebas escritas (ensayos) y Hoja de vida aspirantes -Formatos de calificación de pruebas y de H.V.


Registro de resultados en Aplicativo

Aplicativo isys_admin@unal.

edu.co

Coordinación Maestría IEPRI Dirección Nacional de Admisiones División de Registro y Matrícula Programa curricular de origen

Correos y oficio de notificación de la Admisión

División de Registro y Matrícula Secretaría Académica FCE Coordinación Maestría IEPRI

-Expediente físico del estudiante -Historia Académica SIA

SIA

Archivo físico

Estudiantes

-Registros “Encuestas de Satisfacción de Usuarios” diligenciadas para Área de Formación

Página web IEPRI (Módulo Gestión de Calidad/Documentos/Otros Documentos

Calidad IEPRI)

https://forms.gle/Pd89LCkjito9s3n

48

Asignación y

Registro de Derecho de Inscripción (PIN)

Citación, aplicación y

calificación de pruebas a

los aspirantes a la Maestría:

-Conocimientos (ensayo)

-Entrevista Personal

-Calificación H.V.

Apertura de Historia

Académica y del

expediente estudiantil

Notificación de la admisión:

al programa curricular de

origen del aspirante, DNA y

Registro y Matrícula

FIN

Registro e ingreso de

resultados finales de

pruebas en el aplicativo

de Admisiones


de Satisfacción de Usuarios”

en el Módulo web IEPRI, para

el Área de Formación












Reingreso Fuera de la Norma

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Estudiante

Carta de solicitud


-Carta de solicitud

-Formato de solicitud

Coordinación de

Maestría IEPRI

-Acta de Comité Asesor

-Oficio remisorio

Consejo Superior

Universitario

-Resolución del CSU

-Oficio remisorio

Estudiantes



diligenciadas para Área

de Formación

Página web IEPRI (Módulo Gestión de

Calidad/Documentos/Otros Documentos

Calidad IEPRI)

https://forms.gle/

Pd89LCkjito9s3n4

8

Remisión del acto

administrativo de recomendación al C.S.U.

Estudio y recomendación de la solicitud

Solicitud del

estudiante

Notificación de la Aprobación o

desaprobación del C.S.U. al

Estudiante, Registro y

Matrícula, Secretaría Académica

FCE y a la Coordinación de la

Maestría IEPRI

INICIO

Diligenciamiento de

“Encuesta de Satisfacción de

Usuarios” en el Módulo web

IEPRI, para el Área de

Formación

FIN








Equivalencias, Homologaciones y Convalidaciones

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Estudiante

Carta de solicitud


-Carta de solicitud

-Formato de solicitud

Coordinación de

Maestría IEPRI

-Acta de Comité Asesor

-Oficio remisorio

-Formatos de solicitud

Consejo Facultad

Ciencias

Económicas

-Acta de Consejo

-Oficio remisorio

Estudiantes



diligenciadas Área de

Formación



Calidad IEPRI)

https://forms.gle/

Pd89LCkjito9s3n4

8

INICIO

Remisión del acto

administrativo de

recomendación al

Consejo de Facultad de


Estudio y recomendación

de la solicitud

FIN

Solicitud del

estudiante

Notificación de la Aprobación o

desaprobación del Consejo de

Facultad al Estudiante, Registro

y Matrícula y a la Coordinación

de la Maestría IEPRI


de Satisfacción de Usuarios”

en el Módulo web IEPRI, para

el Área de Formación








Inscripción de Asignaturas

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



APLICATIVO

Consejo de Sede División de Registro y Matrícula

Resolución de calendario académico

https://bogota.unal.edu.co/calen

dario-academico/


-Correo electrónico de oferta -Póster

http://iepri.unal.edu.co/maestria.

html

http://www.fce.unal.edu.co/mae

stria-en-estudios-politicos/

Estudiantes

Registro de inscripción de asignatura

SIA


Listados de estudiantes inscritos en asignaturas IEPRI

Universitas XXI

Estudiantes Coordinación Maestría IEPRI Dirección Académica División Registro y Matrícula

-Correo del estudiante con solicitud de adición, cancelación o asociación de asignaturas

-Universitas XXI

-SIA

Revisión de listado

de inscritos en cada

asignatura

Inscripción de

asignaturas en

el aplicativo SIA

Solicitudes de

adición, cancelación,

oferta o asociación

libre de asignaturas

INICIO

Divulgación de las

asignaturas

programadas por

el Instituto

Notificación de

Calendario Académico y

proceso de inscripción

de asignaturas Sede

Bogotá



















Coordinación Maestría IEPRI Dirección Académica División Registro y Matrícula

-Correos electrónicos de solicitud de trámite -Matriz de solicitudes

-Universitas XXI

-SIA

Coordinación Maestría IEPRI Otras Coordinaciones Académicas

Correo electrónico de notificación de trámite a estudiantes

Universitas XXI

Estudiantes

- Registros “Encuestas de Satisfacción de Usuarios” diligenciadas para Área de Formación

Página web IEPRI

(Módulo Gestión de

Calidad/Documentos/Otros

Documentos Calidad IEPRI)

https://forms.gle/Pd89LCkjito9s

3n48

Notificación y registro

de novedades

adición, cancelación,

oferta o asociación

libre de asignaturas

Tramite de

solicitudes adición,

cancelación, oferta

o asociación libre

de asignaturas

FIN

Diligenciamiento

de “Encuesta de

Satisfacción de

Usuarios” en el

Módulo web IEPRI,

para el Área de

Formación








Entrega, aprobación y evaluación de Proyecto de Tesis o propuesta de Trabajo Final; cambio de Título y/o de Director o Codirector

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



APLICATIVO

Estudiante

-Registro de inscripción de asignatura de Trabajo de Grado -Aval para Director/Codirector -Documento Proyecto de Tesis o Trabajo Final -Resolución del Consejo de Facultad con aprobación del Proyecto Final de Grado

SIA

Comité Asesor de Maestría IEPRI Consejo Facultad de Ciencias Económicas

-Acta con recomendación del Comité Asesor Maestría IEPRI -Acta Consejo de Facultad de Ciencias Económicas

INICIO

Entrega y aprobación del

Proyecto/Propuesta de

Tesis o trabajo final de

grado:

-Tener inscrita la actividad

académica

-Copia impresa del Proyecto

de Tesis o propuesta de

trabajo final

-Formato aval del Director y

Codirector (Codirector sólo

cuando el Director es

externo a la UN); Entregar

HV del Director (sólo si es

externo a la UN)

-Solicitud de Aval ante Comité Asesor de Maestría

Recomendación Comité

Asesor de Maestría

IEPRI y aprobación del










-Acta Consejo de Facultad de Ciencias Económicas

Universitas XXI

Estudiante

-Formato de solicitud de cambio de Título/ Director/Codirector -Copias impresas del documento (3 para tesis o 2 para trabajo final) y copia digital del mismo -Aval de Director/Codirector

Estudiantes

Formato de solicitud de nombramiento

Comité Asesor Maestría IEPRI Consejo De Facultad

-Formato aval nombramiento de Jurados/Evaluadores y de cambios de título, si se requiere -Acta de recomendación de Comité Asesor Maestría IEPRI para Jurados/Evaluadores -Acta de Consejo de Facultad con aprobación de Jurados o Evaluadores -Resolución de aprobación de Jurados/Evaluadores y/o de cambios de Título

Universitas XXI

Docentes Jurados o Evaluadores Estudiantes

-Correos de solicitud de ajustes al documento de grado -Documentos de grado ajustados

Solicitud de

nombramiento de

Jurados (para tesis)

o de evaluadores

(para trabajo final)

Lectura de los trabajos

por parte de los Jurados

o Evaluadores y ajustes

del documento si lo requieren

Designación y

Registro de

Jurados/Evaluado

res y/o de

cambios de título

Elaboración y Entrega

de Tesis o de Trabajo

Final (en esta etapa se

puede solicitar cambio

de Título y/o de

Director/Codirector, si

se requiere

Registrar Acto

Administrativo de

aprobación del

Proyecto







Coordinación Maestría IEPRI Estudiantes Jurados o Evaluadores

-Correos y oficios de programación de sustentación pública o de socialización -Acta de Sustentación (tesis) -Acta de Evaluación (Trabajo Final)

Estudiantes

-Correo de entrega de ajustes al documento

Comité Asesor de Maestría Coordinación Maestría IEPRI Consejo Facultad de Ciencias Económicas

-Acta de sustentación y oficio de solicitud de calificación -Acta de Consejo de Facultad con aprobación de calificación de trabajo de grado -Oficio para registro de aprobación de las sustentaciones o socialización de trabajos de grado

SIA

Estudiantes Graduandos

-Registros “Encuestas de Satisfacción de Usuarios” diligenciadas para Área de Formación

Página web IEPRI

(Módulo Gestión Calidad/Document

os/Otros Documentos

Calidad IEPRI)


3n48

Estudiantes Graduandos

-Autorización para consulta y uso de obras en el Repositorio (Formato U-FT-09.006.004) -Registro de Autoarchivo de Tesis en el Repositorio U.N.

https://bibliotecas.unal.edu.co/servicios/tramites

/entrega-de-tesis/

Programación y

Sustentación de Tesis

o de socialización del

Trabajo de Grado

(El trabajo final NO se

sustenta, evaluadores

emiten concepto para

calificación ante el

Consejo de Facultad)

Trámite y Registro de

calificación final de

Tesis o de Trabajos

Finales ante el Comité

Asesor de Maestría y



Ajustes al documento

de Tesis si lo

requieren los Jurados

y entrega del

documento final

Diligenciamiento de

“Encuesta de


en el Módulo web IEPRI,

para Área de Formación

FIN

Registro de la Tesis en el

Repositorio Institucional

U.N., según Resolución

de Secretaría General 023

de 2015 y la Guía de

Autoarchivo de Tesis

https://bibliotecas.unal.edu.co/servicios/tramites/entrega-de-tesis/












Vinculación de Estudiantes Auxiliares(para docencia, investigación, extensión y gestión administrativa)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



APLICATIVO

Docente IEPRI

Correo u oficio de solicitud

Líder Área Financiera y Administrativa Ordenador de Gasto (Director IEPRI/Director Proyecto)

Formato de solicitud certificado de disponibilidad presupuestal (CDP)

Docente IEPRI responsable de la actividad Líder Área Financiera y Administrativa

-Formato diligenciado B-DA-FT.05.004.015.001

-Registro de Convocatoria vía web

https://bogota.unal.edu.co/convocatorias/estudia

ntes-auxiliares/formu

lario/

Página web IEPRI

(Módulo Convocatorias)

Estudiantes

-Correo de envío de documentos al docente responsable

INICIO

Diligenciamiento del

formato de selección

de estudiantes

auxiliares y

divulgación de la Convocatoria

Inscripción a la

convocatoria y

envío de

documentos requisitos

Identificación

necesidad de

vinculación de

estudiante auxiliar

por parte de los

docentes

Solicitud de

certificado de

disponibilidad

presupuestal (U-FT-12.002.027)

https://meet.google.com/linkredirect?authuser=0&dest=https%3A%2F%2Fbogota.unal.edu.co%2Fconvocatorias%2Festudiantes-auxiliares%2Fformulario%2F













Docente IEPRI responsable de la actividad Líder Área Financiera y Administrativa

-Formato de selección de estudiante auxiliar (B-DA-FT.05.004.015.001)

-Correo de notificación

http://iepri.unal.edu.co/convocat

orias/

http://diracad.bogota.unal.edu.co/convocatorias

Director IEPRI Líder Área Financiera y Administrativa

-Resolución de Dirección -Documentos soporte del estudiante

QUIPU

Docente IEPRI responsable de la actividad

Cumplidos para Pago

Líder Área Financiera y Administrativa Director IEPRI

Órdenes de pago

QUIPU

Estudiante Auxiliar

-Registros “Encuestas de Satisfacción de Usuarios” diligenciadas para Área Financiera y Administrativa

Página web IEPRI





3n48

Efectuar

pagos

Generar Resolución

de vinculación del

Estudiante, adjuntar

documentos del

seleccionado para el

registro y

legalización en


Seguimiento al

cumplimiento de

la ejecución de

las actividades

FIN

Diligenciamiento de

“Encuesta de

Satisfacción de

Usuarios” en el

Módulo web IEPRI,

para Área Financiera

y Administrativa

Cierre de convocatoria,

revisión de requisitos y

selección del estudiante

http://iepri.unal.edu.co/convocatorias/













Gestión de Egresados (Asociación de Egresados IEPRI)

ACTIVIDAD

RESPONSABLE



APLICATIVO

Graduados IEPRI

-Instructivo de Registro para Egresados -Registro de Convocatoria vía web

http://egresados.bogota.unal.edu.co/index.php/prog-egresados/sie

https://sie.unal.edu.co/link/inde

xNoflash.do


-Base de Datos (Excel) -Correos de envío de información -Registro en la Asociación de Egresados MAEEP

Cuadro Excel

Graduados IEPRI

-Noticias -Ofertas laborales


https://sie.unal.edu.co/link/inde

xNoflash.do

INICIO

Registro de

Egresados en el

Sistema de

información de

Egresados (SIE) U.N.,

para acceder a sus

servicios y beneficios

Registro de egresados

en la Base de datos

interna del Instituto,

para envío permanente

de información

relacionada con

noticias, actividades y

eventos IEPRI

Consulta permanente

del SIE-U.N. para

aplicar a ofertas

laborales y recibir noticias del Sistema

FIN





https://sie.unal.edu.co/link/indexNoflash.do
















GESTIÓN DE LA EXTENSIÓN PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMAS


•Gestión de la Extensión / Proyecto de Extensión - Educación Continua y Permanente (ECP) Modalidad Cerrada - Realización de Eventos Académicos

Objetivo

•Su finalidad es formular, ejecutar y evaluar políticas, programas, planes,proyectos y servicios para el desarrollo de la extensión en el IEPRI en susdiferentes modalidades, que favorezcan la gestión de conocimiento en diálogocon el entorno económico, político, cultural, social, ambiental y tecnológico, conel fin de coparticipar en la construcción de la sociedad.


• Resolución Rectoría 030 de 2012 (Reglamentación Educación Continua Permanente)

• Acuerdo 036 de 2009 (Reglamentación de la Extensión)

• Instructivo Rectoría 002 de 2011 (Instrucciones aplicación Acuerdo 036/2009)

• Resolución Rectoría 030 de 2012 (Art. 3, Num. 5 - Eventos Académicos)

Responsables

• Director IEPRI y/o Consejo de Instituto

• Líder de Extensión IEPRI

• Área Financiera y Administrativa IEPRI

• Dirección Académica

• Entidades internas y externas

Posibles fallas

• Tramitar asuntos relativos a la gestión de la Extensión del Instituto (avales y proyectos) o la realización de Eventos Académicos sin la debida antelación o sobre el tiempo, generando reprocesos administrativos

•Proyectos de Extensión o Eventos Académicos diseñados y/o ejecutados sin ajustarse a los requerimientos normativos, organizativos, económicos, financieros y operativos.

•Realizar actividades de Extensión sin el cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente.


• Oficios, Correos y llamadas telefónicas institucionales

•Página web IEPRI (Módulos Extensión, Profesores e Informes de Gestión)

•Sistemas de información U.N.


•QUIPU

•HERMES

•SIGEP - SECOP







Mejora Continua

• Evaluación y difusión permanente de la Gestión y de las actividades de Extensión del Instituto.

• Divulgación permanente de la oferta de Extensión Institucional.


Proyecto de Extensión - Educación Continua y Permamente (ECP) Modalidad Cerrada

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Entidad Interna o Externa

Oficio de solicitud de la entidad

Director IEPRI Líder de Extensión Líder Área Financiera y Administrativa IEPRI

-Propuesta académica y presupuestal

Consejo de Instituto o Entidad U.N. delegada Secretaria de Dirección

-Acta de Consejo -Carta aprobatoria del Proyecto

Revisión del

procedimiento

U-PR.06.005.001 y

Estudio de la

viabilidad de la

propuesta presentada

y presentación al

Consejo de Instituto

INICIO

Invitación de

entidades internas o

externas a desarrollar

proyectos de

extensión

Generación y entrega

del aval institucional

para realización de Proyecto de Extensión







Entidad interna o externa Director IEPRI Líder Área de Extensión Líder Área Financiera y Administrativa IEPRI

-Contrato o convenio -Pólizas de cumplimiento y/o de Responsabilidad Civil -Correos institucionales

Director IEPRI

Resolución de Dirección IEPRI

Líder Área Financiera y Administrativa IEPRI Dirección Académica

-Avales -Resolución de aprobación -Fichas administrativa y financiera

-Hermes

-QUIPU


Visto bueno de la Dirección Académica en la Resolución de aprobación

Líder Área Financiera y Administrativa IEPRI

Carpeta de Archivo de acuerdo a la TRD

-Archivo

Físico

-HERMES

Área Financiera y Administrativa IEPRI Líder Área de Extensión Dirección Académica

-Soportes de Contratación, Compras y Pagos realizados en el ejercicio del Proyecto de Extensión -Informes de ejecución de Actividades Académicas (Drive Extensión)

-Hermes

-QUIPU

-Drive Extensión

Aprobación de la

ejecución del proyecto

de Extensión

Formalización de

convenio y/o contrato

del proyecto de

Extensión

Creación del proyecto

de Extensión en los

Sistemas de

Información Financiera

y Académica de la U.N.

Revisión de la

Resolución de

aprobación

Apertura

expediente (archivo

físico) del proyecto de Extensión

Inicio y ejecución

presupuestal,

administrativa y

académica del

proyecto de

Extensión







Área Financiera y Administrativa IEPRI Líder Área de Extensión Entidad interna o externa

-Cuadro de seguimiento en Excel del proyecto -Informes y/o Actas de ejecución de actividades -Listas de asistencia, evaluaciones de calidad y de conocimiento.

-Hermes

-QUIPU

-Archivo físico

-Drive Extensión

Líder Área Financiera y Administrativa IEPRI Dirección Académica Director IEPRI Líder Área de Extensión Entidad interna o externa

-Informes y/o Actas de ejecución de actividades -Acta o Resolución de liquidación, según el caso -Documental relativa al desarrollo y cierre del proyecto

-Hermes

-QUIPU

-Archivo físico

-Drive Extensión

Responsable de Entidad Interna o Externa

-Registros “Encuestas de Satisfacción de Usuarios” diligenciadas para cada una de las Áreas IEPRI involucradas



Calidad IEPRI)

https://forms.gle/Pd89LCkjito9s3n4

8

Seguimiento continuo

al proyecto de Extensión

FIN

Diligenciamiento de

Encuesta de

Satisfacción de

Usuarios en el Módulo




involucradas en el procedimiento

Liquidación del

proyecto de

Extensión y

consolidación del archivo definitivo








Realización de Eventos Académicos

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO


Documento preliminar del evento o actividad académica con requisitos, participantes, fechas, horarios, idea gráfica, etc.

Docente y/o Grupo responsable del Evento Otras Áreas IEPRI involucradas en la realización

-Programa del evento, e información logística relevante del evento o actividad a realizar -Oficios y correos de solicitud de espacios, apoyo logístico, arriendo de espacios y equipos

Líder Área de Comunicaciones Líder Área Financiera Y Administrativa

-Cotizaciones -Facturas -Órdenes de Pago

QUIPU


apoyo logístico y de

programación de

Evento al Área de


(acceso a espacios y de

equipos, fechas de

realización y apoyo de

personas)

INICIO

Identificar necesidades,

parámetros e

información del Evento o

Actividad Académica a

realizar

Gestión y pago de

espacios y de pautas,

viáticos y traslados y

afiches, pago de

servicios catering y de

otros servicios.







Docente y/o Grupo responsable del Evento Líder Área de Comunicaciones IEPRI

- Programa del evento, idea o diseño gráfico para piezas publicitarias e información relevante del evento o actividad que se realizará. -Piezas publicitarias y diseños web de publicidad del evento a actividad

http://iepri.unal.edu.co/eventos-

iepri/

Docente y/o Grupo responsable del Evento Demás personal involucrado

Listado de asistencia a Evento Académico IEPRI


-Registros “Encuestas de Satisfacción de Usuarios” diligenciadas para cada una de las Áreas IEPRI involucradas



Calidad IEPRI)

https://forms.gle/Pd89LCkjito9s3n4

8

Líder Área de Comunicaciones

Registros en Word o Excel de los eventos académicos realizados


publicidad y de

divulgación al Área de


(Ver procedimiento de

solicitud de servicios de

comunicación y

divulgación de eventos

o actividades)

Realización de Evento

o Actividad

Académica y registro

de asistentes

Registro del Evento

Académico IEPRI

realizado

FIN

Diligenciamiento de

“Encuesta de

Satisfacción de





involucradas en el

procedimiento

http://iepri.unal.edu.co/eventos-iepri/









GESTIÓN DOCUMENTAL PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Gestión, administración y evaluación documental en el marco del SGC-IEPRI


•Gestión Documental / Gestión, administración y evaluación documental en el marco del SGC-IEPRI)

Objetivo

• Tiene como fin asegurar la gestión y administración documental del IEPRI paragarantizar el acceso a la información y la protección del patrimonio documentaly la divulgación de su memoria institucional.



• Procedimiento U-PR-11.005.020

Responsables

• Líder de Calidad IEPRI

• Líderes de Procesos

Posibles fallas

• No publicar, ni actualizar la TRD IEPRI.

• No realizar evaluación ni actualización documental en el SGC-IEPRI.

• No realizar registros documentales en la Plataforma SoftExpert.


• Página web IEPRI (Módulo Gestión de Calidad/Documentos/Documentos de Calidad/TRD vigente)




• Plataforma SoftExpert U.N.








• Divulgación permanente de la TRD IEPRI vigente.

• Divulgación permanente de la Gestión Documental del Instituto.

• Incorporación permanente de Registros de solicitud documental y de documentos de Gestión en Plataforma SoftExpert.


Evaluación, Gestión y Control Documental en el marco del SGC-IEPRI

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Líder de Proceso IEPRI Líder de Calidad

-Acta de Comité de Calidad

Líder de Calidad Líder de Proceso Director IEPRI

-Propuesta digital de Documento

Líder de Calidad Director IEPRI

-Formato de solicitud documental diligenciado -Propuesta digital de Documento

Elaborar documento

(o realizar los ajustes

a uno previo) para que

Dirección revise y apruebe el documento

Identificar necesidad

documental (elaborar,

modificar o eliminar

un documento) de

acuerdo a lo dispuesto

en el procedimiento U-PR_11-005.020

INICIO

Diligenciar formato de

solicitud documental

(U-FT-11.005.004) y

enviar documento

para aprobación del SGC-Sede Bogotá







SGC-Sede Bogotá

-Formato de solicitud documental diligenciado -Propuesta digital de Documento

SoftExpert (modulo

solicitud/cargue de documentos)

SGC-Sede Bogotá

Documento aprobado

SoftExpert (modulo

solicitud/cargue de documentos)

Líder de Proceso IEPRI

Documento aprobado

Registrar la solicitud

documental en

SoftExpert y revisar

que el documento

cumpla con las

disposiciones de forma

y de calidad (si no

cumple, se devuelve el

documento para ajustes

pertinentes)

FIN

Aprobar y registrar

(cargar) el

documento en la Plataforma SoftExpert

Socializar (o

publicar) y utilizar

el documento en

la gestión de la

Dependencia







GESTIÓN FINANCIERA PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMAS


• Gestión Financiera / Formalización, Ejecución y Liquidación de Proyectos - Gestión de Avances

Objetivo

• Su finalidad es realizar la gestión financiera requerida para operar los procesos del IEPRI con calidad, efectividad, transparencia y oportunidad de acuerdo con las necesidades y requerimientos de los grupos de interés.


• Acuerdos CSU 153 de 2014 y 208 de 2015

• Resoluciones Rectoría 1590 de 2010 y 1551 de 2014 (Manual de Convenios y Contratos)

• Todas las demás normas sobre el Régimen Financiero U.N.

Responsables

• Líder Área Administrativa IEPRI

• Ordenador de gasto y/o Director IEPRI,

• Docentes (responsables de Proyecto, Interventores)

Posibles fallas

•Tramitar asuntos relativos a la gestión financiera, formalización, ejecución y liquidación de Proyectos, sin la debida antelación o sobre el tiempo, generando reprocesos administrativos.

•Procesos financieros ejecutados sin ajustarse a los requerimientos normativos, económicos y operativos.

•Ausencia de Roles críticos de manejo presupuestal como el ordenador del gasto o el líder de Área Administrativa en el IEPRI, y el Tesorero o Jefe de

Unidad Administrativa en Dirección Académica.


•Oficios, correos y llamadas institucionales

•Fichas aadministrativas y financieras, órdenes y contratos

•Página Web Universidad Nacional (Gerencia Financiera y Régimen Legal U.N.)


•QUIPU

•HERMES

•Sistema de Gestión Financiera








•Evaluación y seguimiento permanente de la Gestión Financiera del Instituto.

•Reuniones permanentes de retroalimentación y de apoyo con Dirección Académica.

•Divulgación permanente de la Gestión Financiera y Presupuestal del Instituto.

Flujograma de Procedimiento:

Formalización, ejecución y liquidación de Proyectos

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Líder Área Financiera y Administrativa Dirección Académica

-Avales Consejo Instituto o Entidad UN del caso -Resolución de aprobación -Fichas administrativa y financiera -Contrato o convenio firmado con entidad externa (si es proyecto externo)

-HERMES

-QUIPU


Visto bueno de Dirección Académica en Resolución de aprobación

Líder Área Financiera y Administrativa

Carpeta del Proyecto de acuerdo con TRD

Archivo Físico

Revisión de la

Resolución de

aprobación

Apertura

expediente

del proyecto

Creación del

proyecto en los

Sistema de Gestión

Administrativa y

Financiera de la UN

INICIO







Líder Área Financiera y Administrativa Dirección Académica Docente responsable del Proyecto

Soportes de Contratación, Compras y Pagos

-HERMES

-QUIPU

Líder Área Financiera y Administrativa Docente responsable del Proyecto

-Cuadro de seguimiento en Excel del proyecto -Resoluciones de movimiento presupuestal -Actas e informes de seguimiento de Proyecto

-HERMES

-QUIPU

-Archivo físico

Líder Área Financiera y Administrativa Director IEPRI Dirección Académica Docente responsable de Proyecto

-Avales -Acta o Resolución de liquidación, según sea el caso -Informes finales y demás compromisos pactados

-HERMES

-QUIPU

-Archivo físico

Docente y/o Responsable del Proyecto


Página web IEPRI

(Módulo Gestión de Calidad/Document

os/Otros Documentos

Calidad IEPRI)


n48

Inicio y

ejecución

del proyecto

FIN

Seguimiento

continuo al proyecto

Liquidación del

proyecto de

Investigación o

de Extensión

Diligenciamiento de

“Encuesta de

Satisfacción de

Usuarios” en el

Módulo web IEPRI,

para Área Financiera

y Administrativa







GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PLAN DE CALIDAD Y FLUJOGRAMA

Compra, Adquisición y Pago de Bienes y Servicios


• Gestión de Bienes y Servicios / Compra, Adquisición y Pago de Bienes y Servicios

Objetivo

• Su finalidad es gestionar la adquisición y gestión de bienes y servicios requeridos por las diferentes dependencias y proyectos del IEPRI en el desarrollo de los fines misionales, garantizando su adecuada administración y control, basados en criterios de calidad, eficiencia, transparencia y oportunidad..


• Acuerdos CSU 002 de 2008 y 153 de 2014

• Resoluciones Rectoría 1566 de 2009, 1590 de 2010, 1551 de 2014 (Manual de Convenios y Contratos) y 094 de 2019.

• Todas las demás normas sobre Adquisisción de Bienes y Servicios U.N.

Responsables

• Líder Área Administrativa IEPRI

• Ordenador de gasto y/o Director IEPRI,

• Docentes (responsables de Proyecto, Interventores)

Posibles fallas

•Tramitar asuntos relativos a la compra, adquisición y pago de bienes y servicios, de gestión y legalización de avances o de mantenimiento locativo y de equipos del IEPRI, sin la debida antelación o sobre el tiempo, generando reprocesos administrativos.

•Procesos de compra y adquisición de bienes y servicios, de gestión y legalización de avances o de mantenimiento locativo y de equipos del IEPRI ejecutados sin ajustarse a los requerimientos normativos,

organizativos, económicos, financieros y operativos. •Ausencia de Roles críticos de manejo presupuestal como el ordenador del gasto o el líder de Área Administrativa en el IEPRI, y el Tesorero o Jefe de Unidad Administrativa en Dirección Académica.


•Oficios, correos y llamadas institucionales

•Fichas aadministrativas y financieras, órdenes y contratos

•Página Web Universidad Nacional (Gerencia Financiera y Régimen Legal U.N.)


•QUIPU

•HERMES

•Sistema de Gestión Financiera








Compra, Adquisición y Pago de Bienes y Servicios

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Director Docentes IEPRI Administrativos

Oficio o correo de solicitud


Oficio o Correo electrónico con la solicitud


Reporte de presupuesto en Sistema de Gestión Financiera

-QUIPU

-HERMES


-Formato de invitación a presentar oferta -Correo electrónico de envío y respuesta

Líder Área Financiera y Administrativa Responsable del Proyecto

-Informe de evaluación de propuestas -Documentos mínimos que presenta el oferente -Correo electrónico de envío y respuesta

INICIO

Identificar las

necesidades de

compra o adquisición

Recibir necesidades de

compra o adquisición

de bienes y servicios

Inicio del proceso de

invitación contractual

para satisfacer la

necesidad del bien o

servicio

Seleccionar y evaluar oferentes

Verificar presupuesto








-Lista de chequeo -Documentos de los oferentes


Formato de solicitud de orden contractual y sus anexos legales


Oficio con recibido


Contrato


Contrato

Líder Área Financiera y Administrativa Interventor Director de Proyecto

- Cumplidos y soportes de cumplidos -Facturas

QUIPU

Líder Área Financiera y Administrativa Sección de Gestión de Bienes

-Formato de solicitud de placa -Placa de inventario

http://contratacion.unal.edu.co/requerimiento

s/

Reenvío de contrato

perfeccionado a


Recepción de contrato

para legalización y

perfeccionamiento

Ejecución de contrato

y Seguimiento al

cumplimiento de las

actividades

Bienes Servicio

s

Envío de solicitud a


para revisión

Verificación de

especificaciones

técnicas

Recopilación de

documentos de

los oferentes

Solicitud contractual

correspondiente en

formato U-FT-

12.002.002

http://contratacion.unal.edu.co/requerimientos/










Líder Área Financiera y Administrativa Interventor

-Orden compra para verificar las características el bien

QUIPU

Líder Área Financiera y Administrativa Interventor

-Cumplidos y soportes de cumplidos -Orden contractual -Facturas e Informe final de actividades

QUIPU

Líder Área Financiera y Administrativa Interventor Ordenador de Gasto (director IEPRI o Director Proyecto)

-Cumplidos y soportes de cumplidos -Facturas

QUIPU

Líder Área Financiera y Administrativa Contratista Interventor

-Acta de liquidación -Informes

Usuario final del bien o servicio (director, docente o administrativo)


Página web IEPRI




https://forms.gle/Pd89LCkjito9

s3n48

FIN

Solicitud de

identificación de

inventario y

Registro del bien

Efectuar pagos

Diligenciamiento

de “Encuesta de

Satisfacción de

Usuarios” en el

Módulo web IEPRI,

para Área

Financiera y

Administrativa

Liquidar órdenes

contractuales

Seguimiento a

ejecución de

actividades








Gestión y Legalización de Avances

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

DOCUMENTO O FORMATO

GENERADO

REGISTROS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN O

APLICATIVO

Funcionario o docente U.N.

Oficio o correo de solicitud


Reporte de presupuesto en Sistema de Gestión Financiera

QUIPU

Líder Área Financiera y Administrativa Ordenador de gasto (Director IEPRI o Director de proyecto)

-Formato de solicitud disponibilidad presupuestal (CDP) -Oficio o correo de solicitud y soportes

Líder Área Financiera y Administrativa Ordenador de gasto (Director IEPRI o Director de proyecto)

Resolución IEPRI de autorización de gasto

Líder Área Financiera y Administrativa Destinatario de los Recursos

Formato autorización de descuento

Elaboración “Formatos

de Declaración” de la

persona que recibirá

los recursos

Identificación de

necesidad de avance

por parte del

funcionario o docente

Verificar presupuesto

Solicitar certificado de

disponibilidad presupuestal (CDP)

INICIO

Elaboración y radicación

de Resolución de autorización del gasto







Líder Área Financiera y Administrativa Destinatario de los recursos

-Formatos de legalización -Soportes de legalización


Oficio con recibido

Envío de legalización a Dirección Académica

Diligenciamiento de los

formatos de

legalización de recursos

FIN







Partes interesadas

Investigadores

Docentes

Estudiantes

Funcionarios

y Trabajadores (contratistas)

Egresados

Instituciones públicas y/o

privadas

Sociedad

3. PARTES INTERESADAS







CARACTERIZACIÓN DE PARTES INTERESADAS

Instituto de Estudios Políticos y Relaciones Internacionales (IEPRI) Sede Bogotá - Universidad Nacional de Colombia

Partes interesadas

Caracterización (Perfil)

Necesidades y expectativas del usuario

Medio de comunicación /

Cómo interactúa

Investigadores

Profesional perteneciente a las áreas afines a ciencias humanas, políticas y sociales, perteneciente a la Universidad Nacional de Colombia o de otras Universidades o Instituciones Externas.

La investigación al interior del Instituto debe atender los postulados de los Acuerdos CSU 014 y 031 de 2006 CSU y, en ese sentido, propenderá por el desarrollo de las capacidades creativas y la generación de nuevo conocimiento, como elementos esenciales del quehacer universitario. Desde su área específica de conocimiento y su experticia, aportar en el desarrollo de las actividades propias para el cumplimiento de los objetivos propuestos en un Proyecto de Investigación.

Correo Telefónicamente Personalmente

Docentes

Profesional universitario con Maestría y/o Doctorado perteneciente a las áreas afines a ciencias humanas, políticas y sociales, con experiencia en una de las Áreas de Investigación que se desarrollan en el Instituto.

Desde su área específica de conocimiento y su experticia, aportar en el desarrollo de las actividades propias para el cumplimiento de los objetivos propuestos en el Programa de Formación de postgrado, la investigación y la extensión, como elementos básicos para formar recurso humano capaz de contribuir al desarrollo del conocimiento y atender a las necesidades de la sociedad colombiana.


Estudiantes

Profesionales o en proceso de formación profesional, o auxiliares pertenecientes a las áreas ciencias humanas, económicas, políticas y sociales e interesados a desarrollar competencias en una de las líneas de Formación desarrolladas en el Instituto: Análisis y Teoría Política; Relaciones Internacionales; y Cultura Política.

La Maestría en Estudios Políticos es un espacio para la formación de investigadores y para la cualificación de funcionarios públicos. Desde su creación en 1994, desarrolla una perspectiva interdisciplinar como punto de partida para el desarrollo de sus contenidos y metodologías en investigación, con el ánimo de aportar al debate público, consolidar una cultura política democrática, y aumentar la comunicación entre academia y sociedad.








Funcionarios y trabajadores (contratistas)

Profesionales, técnicos y asistenciales, con competencias relativas a la función administrativa o investigativa del Instituto

Desde su área específica de conocimiento y su experticia, aportar en el desarrollo de las actividades administrativas e investigativas propias para el cumplimiento de los objetivos de gestión propuestos por el Instituto


Egresados Profesionales egresados del Programa de Maestría IEPRI

Fortalecer la relación IEPRI - Egresados a través de estrategias y acciones que permita la vinculación de los graduados a los procesos de carácter misional o de soporte institucional.


Comunicaciones oficiales

Instituciones públicas y/o privadas

Instituciones del sector público y privado con intereses similares y afines a los del Instituto

Generación de alianzas para el desarrollo de proyectos de investigación, extensión y editoriales; Desarrollo de convenios interinstitucionales para desarrollar actividades misionales; organización de eventos y actividades académicas; y desarrollo de convenios para movilidad estudiantil, docente y administrativa.



Sociedad Individuos o colectivos pertenecientes a la sociedad civil

Contribuir a la resolución de sus problemáticas individuales o colectivas; fortalecer la relación IEPRI-Sociedad a través de estrategias, eventos y acciones que permitan su interacción e integración mutua.



Elaboró: Edwin Hernández Hernández Líder Sistema de Gestión de Calidad Instituto de Estudios Políticos y Relaciones Internacionales (IEPRI)

Revisó: Comité de Calidad Instituto de Estudios Políticos y Relaciones Internacionales (IEPRI)

(Acta No. 04 de 2020)

Aprobó: Ricardo Peñaranda Supelano

Director Instituto de Estudios Políticos y Relaciones Internacionales (IEPRI)

Fecha: Julio-Agosto 2020 Fecha: Septiembre 2020 Fecha: Septiembre 2020

Macroproceso: Desarrollo Organizacional

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