INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2013 MACROPROCESO …

INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA 2013

MACROPROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Bogotá, Enero 13 de 2014

INFORME DE GESTIÓN POR

MACROPROCESO

Código: F-PDE-MPI-038 Fecha: 03/12/2013 Versión: 1 Página: 2 de 157

Elaboró: Gerencia del Talento Humano

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TABLA DE CONTENIDO

Página Introducción 1. Objetivo 4

2. Alcance 4

3. Resultados por procesos 3 3.1 Coordinación Carrera Administrativa 3

3.2 Proceso de Vinculación Talento Humano 9

3.3 Proceso Permanencia del Talento Humano 40

3.4 Proceso Retiro del Talento Humano 92

4. Otras actividades 130

5. Conclusiones y Recomendaciones 153

6. Anexos 157


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3

Introducción Mediante el presente documento, la Gerencia del Talento Humano muestra los resultados a la Gestión Institucional frente a los indicadores, los cuales se encuentran fundamentados en el Sistema de Gestión y sus componentes de Direccionamiento Estratégico, Plan de Acción Institucional, Plan de Mejoramiento por Procesos, bajo las premisas de planeación, ejecución, evaluación y acciones de mejoramiento. En primera instancia, se muestra las actividades más significativas realizadas por la Coordinación de Carrera Administrativa y de acuerdo al Plan Estratégico vigencia 2013-2015 ―La Democracia es Nuestra Huella‖, para el objetivo número 3: ―Implementar el Sistema de Carrera Administrativa Especial en la Registraduría Nacional del Estado Civil‖. Posteriormente, dentro de las actividades de la Coordinación de Registro y Control y correspondiente al Proceso de Vinculación, Permanencia y Retiro del Talento Humano se muestra el número de actos administrativos elaborados, el número de certificaciones laborales, de cesantías y de tiempo de servicio, el total de ausentismos, los derechos de petición atendidos y demás novedades de personal, las cuales se evidencian en la actualización de las Historias Laborales. Para el proceso de Vinculación y Permanencia del Talento Humano, se presenta adicionalmente la Gestión realizada por la Coordinación de Salarios y Prestaciones y la Coordinación de Desarrollo Integral, donde el Programa de Inducción a nivel central y desconcentrado hace parte de las acciones institucionales más importantes para la vinculación del personal. Adicionalmente, el desarrollo del Plan Institucional de Formación y Capacitación, el Programa de Salud Ocupacional y por último lo relacionado con el reconocimiento y ordenamiento del pago salarial a los funcionarios de planta como supernumerarios. La última parte del documento muestra las actividades adicionales desarrolladas por la Gerencia del Talento Humano, respecto a la Concertación, Formalización y Evaluación a los Acuerdos de Gestión entre los Servidores con Funciones Gerenciales y el Superior Jerárquico de la Entidad, el Desarrollo del Proyecto de Inversión ――Capacitación, Inducción y Reinducción permanente de los procesos misionales de la Registraduría Nacional‖, y otras actividades relevantes.


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4

1. Objetivo Presentar el Informe de las Actividades más relevantes que generaron valor agregado a la Organización como Macroproceso de apoyo en la Registraduría Nacional del Estado Civil, asegurando la ejecución de la programación del Plan Estratégico ―La Democracias es Nuestra Huella 2013-2015‖ 2. Alcance Las actividades descritas corresponden a la gestión desarrollada para los Procesos de Vinculación, Permanencia y Retiro del Talento Humano, para el periodo comprendido entre el 1 de enero al 31 de diciembre de 2013. 3. Resultados por procesos

3.1. Coordinación Carrera Administrativa

3.1.1. Grupo Carrera Administrativa Especial

Órganos de Administración de la Carrera:

Según el artículo 10 de la Ley 1350 de 2009, los órganos de administración de la carrera son los siguientes: a) Las Comisiones de Personal Central y Seccionales; la Gerencia del Talento Humano y el Consejo Superior de la Carrera. El 3 de diciembre de 2012, y por el término de dos años, se conformaron el Consejo Superior y la Comisión de Personal con sus respectivos reglamentos. En cuanto a la actividad de dichos órganos, el Consejo Superior se reunió en dieciséis (16) ocasiones durante el año 2013, y la Comisión de Personal en trece (13). Respecto a las Comisiones de Personal Seccionales, de las treinta y tres (33) circunscripciones electorales, solamente se conformaron veinte (20) comisiones, dado que en trece (13) circunscripciones (Amazonas, Arauca, Caquetá, Casanare, Chocó, Córdoba, Guainía, Guaviare, La Guajira, Magdalena, San Andrés, Vaupés, Vichada) no fue posible la elección de representantes de los funcionarios por no haber suficientes servidores de carrera. No obstante, y en virtud de los Acuerdos de Gestión suscritos entre


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los Delegados Departamentales y el Señor Registrador y la Circular 130 de 2013, se estableció que mensualmente en todas las circunscripciones se debía celebrar una reunión de la Comisión de Personal, y en donde no las hubiera, un encuentro entre los funcionarios para discutir sobre temas de carrera. En este sentido, se hizo seguimiento mensual a las actas, requerimientos, solicitudes y novedades de las Comisiones de Personal Seccionales. Finalmente, la Gerencia de Talento Humano recibió la correspondencia destinada al Consejo Superior de la Carrera y la Comisión de Personal Central, coadyuvando a la proyección de conceptos y demás solicitudes que se presenten a estos órganos de la carrera.

3.1.2. Primera Etapa Registro Público de Carrera

Se diseñó la propuesta del registro público de carrera con la información contenida en la Ley 1350 de 2009, el Reglamento del Consejo Superior de la Carrera, el Decreto 1227 de 2005 y la Circular 07 de 2012 de la CNSC, el cual fue presentado para revisión previa al Consejo Superior de la Carrera en sesión del 25 de junio de 2013. Hasta el momento, se ha ingresado en dicho aplicativo, la información correspondiente a setenta y dos (72) funcionarios, teniendo que realizar algunos ajustes para ir logrando el software definitivo, para su posterior validación por el Consejo Superior de la Carrera.

3.1.3. Primera etapa del levantamiento de información para estudio de

cargas de trabajo y actualización del Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales.

Se elaboró cronograma de trabajo para la actualización manual específico de funciones y competencias laborales, el cual se envió a la Oficina de Control Interno en oficio del 3 de abril de 2013. Para cumplir con el total programado de esta actividad que corresponde a un 8% restante para ejecutar en el segundo semestre del año, se celebró el 26 de noviembre de 2013, la contratación de prestación de servicios


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profesionales para apoyar la ejecución de la primera fase de implementación de la carrera administrativa especial de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en lo relacionado con la definición de criterios para la contratación del levantamiento de cargas de trabajo y la definición de insumos para la actualización del Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales. Dicho contrato se celebró con Jenny Ariza Ramos (Contrato 227 de 2013 RNEC), para apoyar a la Gerencia de Talento Humano para tal fin.

3.1.4. Evaluación del Desempeño:

Se elaboró la propuesta de reglamentación del sistema de evaluación del desempeño laboral, el cual fue remitido a la oficina jurídica para su revisión, en oficio del 7 de junio de 2013, radicado 133388. Se recibieron observaciones adicionales al proyecto de resolución por parte de la oficina jurídica mediante oficio 00896 del 14 de noviembre de 2013. Estas fueron remitidas a Claudia Lucía Ortiz Cabrera, quien fue contratada para apoyar a la Gerencia de Talento Humano (Contrato 231 de 2013 RNEC), para tal fin. 3.1.5. Contratación Prestación Servicios Profesionales – Primera Fase

Carrera Administrativa

Con los recursos aprobados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para la ejecución de las actividades previas a cualquier convocatoria a concursos, a saber: estudio de cargas laborales, actualización y ajuste del manual específico de funciones y competencias laborales, diseño e implementación del sistema de evaluación del desempeño, así como el modelo de gerencia pública, se celebraron los siguientes cuatro (4) contratos de prestación de servicios profesionales: María Angélica Escárraga Lopez (Contrato 229 RNEC 2013) Objeto: Contratar la prestación de servicios profesionales para apoyar la ejecución de la primera fase de implementación de la carrera administrativa especial de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en lo relacionado con la planeación y definición de metodologías para su realización.


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7

Término de Ejecución: El término de ejecución del contrato será de 6 meses 25 días calendario, contados a partir del 26 de noviembre de 2013, distribuidos así: Un (1) mes y cinco (5) días calendario durante la vigencia 2013, y cinco (5) meses y veinte (20) días calendario durante la vigencia 2014, previa suscripción del acta de inicio y aprobación de la garantía única. Valor: El valor del contrato es por la suma de sesenta y cuatro millones doscientos treinta y tres mil trescientos treinta y tres pesos ($64.233.333) m/cte. Jenny Ariza Ramos (Contrato 227 RNEC 2013) Objeto: Contratar la prestación de servicios profesionales para apoyar la ejecución de la primera fase de implementación de la carrera administrativa especial de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en lo relacionado con la definición de criterios para la contratación del levantamiento de cargas de trabajo y la definición de insumos para la actualización del Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales. Término de Ejecución: El término de ejecución del contrato será de 6 meses 25 días calendario, contados a partir del 26 de noviembre de 2013, distribuidos así: Un (1) mes y cinco (5) días calendario durante la vigencia 2013, y cinco (5) meses y veinte (20) días calendario durante la vigencia 2014, previa suscripción del acta de inicio y aprobación de la garantía única. Valor: El valor del contrato es por la suma de cincuenta y seis millones treinta y tres mil trescientos treinta y dos pesos ($56.033.332) m/cte Ana Dolores Correa Camacho (Contrato 228 RNEC 2013) Objeto: Contratar la prestación de servicios profesionales para apoyar la ejecución de la primera fase de implementación de la carrera administrativa especial de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en lo relacionado con los procesos de contratación que deban adelantarse, y en la fase preparatoria de la convocatoria a concurso público de méritos. Término de Ejecución: El término de ejecución del contrato será de 6 meses 25 días calendario, contados a partir del 26 de noviembre de 2013,


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distribuidos así: Un (1) mes y cinco (5) días calendario durante la vigencia 2013, y cinco (5) meses y veinte (20) días calendario durante la vigencia 2014, previa suscripción del acta de inicio y aprobación de la garantía única. Valor: El valor del contrato es por la suma de sesenta y cuatro millones doscientos treinta y tres mil trescientos treinta y tres pesos ($64.233.333) m/cte.

Claudia Lucía Ortiz (Contrato 231 RNEC 2013) Objeto: Contratar la prestación de servicios profesionales para apoyar la ejecución de la primera fase de implementación de la carrera administrativa especial de la Registraduría Nacional del Estado Civil, respecto al diseño de una propuesta de sistema propio de evaluación de desempeño de los servidores de carrera, cuyo propósito estará encaminado a determinar el ingreso, la permanencia, la promoción laboral y el retiro del servicio. Término de Ejecución: El término de ejecución del contrato será de 6 meses 23 días calendario, contados a partir del 28 de noviembre de 2013, distribuidos así: Un (1) mes y tres (3) días calendario durante la vigencia 2013, y cinco (5) meses y veinte (20) días calendario durante la vigencia 2014, previa suscripción del acta de inicio y aprobación de la garantía única. Valor: El valor del contrato es por la suma de sesenta millones novecientos mil pesos ($60.900.000) m/cte.

3.2. Proceso Vinculación del Talento Humano

A continuación se relacionan las vinculaciones de funcionarios realizadas por la RNEC y a los cuales se generaron los reconocimientos de las prestaciones legales establecidas en la normatividad legal.

3.2.1. Vinculaciones planta 2013 Nombre Centro Costo Descripción Cargo FUNCIONARIOS

AMAZONAS ANALISTA DE SISTEMAS 1

AUXILIAR ADMINISTRATIVO 3

DELEGADO 1


MACROPROCESO



9

DEPARTAMENTAL

PROFESIONAL UNIVERSITARIO 2

REGISTRADOR MUNICIPAL 1

Total AMAZONAS

8

ANTIOQUIA ANALISTA DE SISTEMAS 3


AUXILIAR SERVICIOS GENERALES 5


REGISTRADOR AUXILIAR 5


SECRETARIO 4

TECNICO ADMINISTRATIVO 7

TECNICO OPERATIVO 5

Total ANTIOQUIA

91

ARAUCA ANALISTA DE SISTEMAS 1


DELEGADO DEPARTAMENTAL 1


REGISTRADOR ESPECIAL 1

Total ARAUCA

7

ATLANTICO ANALISTA DE SISTEMAS 1






Total ATLANTICO

12

BOLIVAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4




Total BOLIVAR

20

BOYACA ANALISTA DE SISTEMAS 2




SECRETARIO 1



MACROPROCESO



10

TECNICO OPERATIVO 2

Total BOYACA

55

CALDAS ANALISTA DE SISTEMAS 5






Total CALDAS

44

CAQUETA ANALISTA DE SISTEMAS 3





TECNICO OPERATIVO 3

Total CAQUETA

23

CASANARE ANALISTA DE SISTEMAS 2




SECRETARIO 2

Total CASANARE

20

CAUCA ANALISTA DE SISTEMAS 1





Total CAUCA

9

CESAR ANALISTA DE SISTEMAS 2





TECNICO OPERATIVO 1

Total CESAR

17

CHOCO ANALISTA DE SISTEMAS 1



DELEGADO 1


MACROPROCESO



11

DEPARTAMENTAL



SECRETARIO 3


TECNICO OPERATIVO 2

Total CHOCO

34

CORDOBA ANALISTA DE SISTEMAS 2





TECNICO OPERATIVO 3

Total CORDOBA

60

CUNDINAMARCA ANALISTA DE SISTEMAS 2







TECNICO OPERATIVO 1

Total CUNDINAMARCA

53

DISTRITO ANALISTA DE SISTEMAS 6



PROFESIONAL ESPECIALIZADO 3



REGISTRADOR DISTRITAL 1

SECRETARIO 5


TECNICO OPERATIVO 2

Total DISTRITO

55

GUAINIA ANALISTA DE SISTEMAS 2





MACROPROCESO



12

Total GUAINIA

7

GUAJIRA ANALISTA DE SISTEMAS 1



TECNICO OPERATIVO 1

Total GUAJIRA

7

GUAVIARE ANALISTA DE SISTEMAS 3



SECRETARIO 2

Total GUAVIARE

10

HUILA ANALISTA DE SISTEMAS 1





SECRETARIO 1


TECNICO OPERATIVO 1

Total HUILA

37

MAGDALENA ANALISTA DE SISTEMAS 1





Total MAGDALENA

17

META ANALISTA DE SISTEMAS 2






SECRETARIO 2

Total META

18

NARIÑO ANALISTA DE SISTEMAS 2





MACROPROCESO



13



Total NARIÑO

25

NORTE DE SANTANDER AUXILIAR ADMINISTRATIVO 6





Total NORTE DE SANTANDER

18

OFICINAS CENTRALES ASESOR 6


CONDUCTOR MECANICO 4

DIRECTOR GENERAL 1

MAGISTRADO 2

OPERARIO CALIFICADO 1



SECRETARIO 20

SECRETARIO EJECUTIVO 3


TECNICO OPERATIVO 26

Total OFICINAS CENTRALES

150

PUTUMAYO ANALISTA DE SISTEMAS 1





Total PUTUMAYO

8

QUINDIO ANALISTA DE SISTEMAS 3





Total QUINDIO

18

RISARALDA ANALISTA DE SISTEMAS 1




MACROPROCESO



14


SECRETARIO 2

TECNICO OPERATIVO 3

Total RISARALDA

24

SAN ANDRES PROFESIONAL UNIVERSITARIO 1


Total SAN ANDRES

2

SANTANDER AUXILIAR ADMINISTRATIVO 12







TECNICO OPERATIVO 2

Total SANTANDER

55

SUCRE ANALISTA DE SISTEMAS 2




Total SUCRE

19

TOLIMA ANALISTA DE SISTEMAS 2






TECNICO OPERATIVO 3

Total TOLIMA

31

VALLE ANALISTA DE SISTEMAS 2







TECNICO OPERATIVO 6

Total VALLE

54

VAUPES DELEGADO 1


MACROPROCESO



15

DEPARTAMENTAL



SECRETARIO 1

Total VAUPES

5

VICHADA AUXILIAR ADMINISTRATIVO 1



Total VICHADA

5

Total general

1018

En el cuadro 1, se muestra un comparativo correspondiente a la vinculación de funcionarios de Planta para los periodos 2012-2013, donde en el 2012 se vincularon 618 funcionarios y en el 2013, 1.018, con una variación porcentual con un incremento del 165%. Cuadro 1. Comparativo Vinculaciones Funcionarios de Planta 2012-2013

Delegaciòn Departamental 2.012 2.013 TotalesVariaciòn %

Periodos

AMAZONAS 5 8 13 160%

ANTIOQUIA 62 91 153 147%

ARAUCA 5 7 12 140%

ATLANTICO 20 12 32 60%

BOLIVAR 38 20 58 53%

BOYACA 30 55 85 183%

CALDAS 28 44 72 157%

CAQUETA 3 23 26 767%

CASANARE 6 20 26 333%

CAUCA 23 9 32 39%

CESAR 7 17 24 243%

CHOCO 26 34 60 131%

CORDOBA 23 60 83 261%

CUNDINAMARCA 24 53 77 221%

DISTRITO 42 55 97 131%

GUAINIA 5 7 12 140%

GUAJIRA 5 7 12 140%

GUAVIARE 5 10 15 200%

HUILA 14 37 51 264%

MAGDALENA 16 17 33 106%

META 9 18 27 200%

NARIÑO 17 25 42 147%

NORTE DE SANTANDER 10 18 28 180%

OFICINAS CENTRALES 68 150 218 221%

PUTUMAYO 2 8 10 400%

QUINDIO 10 18 28 180%

RISARALDA 19 24 43 126%

SAN ANDRES 2 2 N/A

SANTANDER 40 55 95 138%

SUCRE 12 19 31 158%

TOLIMA 12 31 43 258%

VALLE 27 54 81 200%

VAUPES 2 5 7 250%

VICHADA 3 5 8 167%

TOTAL VINCULACIONES 618 1.018 1.636 165% Fuente: Coordinación Salarios y Prestaciones Fecha: Enero 07 de 2014


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16

3.2.2. Vinculaciones supernumerarios 2012 - 2013

Nombre Centro Costo Descripción Clase Nómina Descripción Cargo 2012 2013 Total general

AMAZONAS CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 9

9


9


2

EPOCA ELECTORAL ANTICIPO ELECCIONES 2014 AUXILIAR SERVICIOS GENERALES

1 1

INSCRIPCION DE CEDULAS AUXILIAR SERVICIOS GENERALES

25 25

Total AMAZONAS

20 26 46

ANTIOQUIA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 237

237


462


8


82

TECNICO OPERATIVO 3

3

EPOCA ELECTORAL ANTICIPO ELECCIONES 2014 AUXILIAR ADMINISTRATIVO

18 18

AUXILIAR SERVICIOS GENERALES

98 98

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

2 2

SECRETARIO

1 1

TECNICO ADMINISTRATIVO

1 1

TECNICO OPERATIVO

1 1

INSCRIPCION DE CEDULAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO

18 18


1306 1306


51 51

RESERVA VIGENCIA ACTUAL OPERARIO CALIFICADO 1

1

SUPERNUMERARIOS - VIGENCIA ACTUAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO 66 16 82


1

PROFESIONAL UNIVERSITARIO 2 2 4


1 1

TRIBUNAL GARANTIAS ANTICIPO 2014 AUXILIAR ADMINISTRATIVO

2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total ANTIOQUIA

862 1521 2383

ARAUCA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 20

20


27


6


3 3


83 83


5 5

SUPERNUMERARIOS - VIGENCIA ACTUAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO 3

3

Total ARAUCA

56 91 147

ATLANTICO CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 70

70


MACROPROCESO



17


208


10


48

TECNICO OPERATIVO 4

4


12 12


17 17

OPERARIO CALIFICADO

1 1

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

1 1


11 11


1 1

TECNICO OPERATIVO

3 3


4 4


417 417

OPERARIO CALIFICADO

2 2


2 2


7 7


24 24

TECNICO OPERATIVO

1 1


OPERARIO CALIFICADO 2 2 4

PROFESIONAL ESPECIALIZADO 1 1 2


TECNICO ADMINISTRATIVO 5 2 7

TECNICO OPERATIVO 4 1 5


2 2


1 1

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total ATLANTICO

369 526 895

BOLIVAR CONSULTA PARTIDOS ASESOR 1

1


72


160


2


30

TECNICO OPERATIVO 2

2

ELECCIONES ATIPICAS BOLIVAR AUXILIAR SERVICIOS GENERALES

30 30


3 3


69 69


1 1


1 1

TECNICO OPERATIVO

1 1


2 2


605 605


MACROPROCESO



18


1 1


2 2


23 23


1

SUPERNUMERARIOS - VIGENCIA ACTUAL ASESOR 4

4

AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4 2 6


1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO 1

1


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total BOLIVAR

277 749 1026

BOYACA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 147

147


118


6


15

TECNICO OPERATIVO 2

2


14 14


118 118


8 8

SECRETARIO

1 1


1 1

TECNICO OPERATIVO

6 6


3 3


444 444


2 2


12 12


1



1 1


2

Total BOYACA

379 612 991

CALDAS CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 55

55


119


4


24

TECNICO OPERATIVO 3

3

ELECCIONES ATIPICAS CALDAS AUXILIAR SERVICIOS GENERALES

75 75


6 6


20 20


2 2


MACROPROCESO



19

TECNICO OPERATIVO

1 1


6 6


342 342


18 18



1 1

OPERARIO CALIFICADO

1 1

TRIBUNAL DE GARANTIAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO

2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total CALDAS

212 491 703

CAQUETA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 27

27


41


2


5

TECNICO OPERATIVO 1

1

ELECCIONES ATIPICAS BOLIVAR AUXILIAR SERVICIOS GENERALES

9 9


13 13


1 1


119 119


4 4



15 15

Total CAQUETA

88 163 251

CASANARE CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 27

27


15


1


2


2


7 7


22 22

TECNICO OPERATIVO

1 1


2 2


152 152


3 3

TECNICO OPERATIVO

1 1

RESERVA VIGENCIA ACTUAL AUXILIAR SERVICIOS GENERALES 1

1


1

SUPERNUMERARIOS - VIGENCIA ACTUAL ANALISTA DE SISTEMAS

1 1


MACROPROCESO



20



7 7


2

Total CASANARE

56 197 253

CAUCA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 60

60


158


1


3


12

TECNICO OPERATIVO 3

3


3 3


31 31


3 3


5 5


756 756


2 2


12 12


1 1



1



1 1

TECNICO OPERATIVO

1 1


1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total CAUCA

261 823 1084

CESAR CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 41

41


90


5


13

TECNICO OPERATIVO 1

1


8 8


18 18


5 5


2 2

TECNICO OPERATIVO

1 1


309 309


3 3


13 13


7

AUXILIAR SERVICIOS GENERALES 14 1 15


MACROPROCESO



21

OPERARIO CALIFICADO

1 1


3 3


1 1


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total CESAR

171 371 542

CHOCO CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 37

37


23


2


4

TECNICO OPERATIVO 1

1

ELECCIONES ATIPICAS CHOCO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

337 337


28 28


387 387


5 5


16


1 1


1 1

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total CHOCO

83 761 844

CORDOBA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 66

66


246


1


6


27

TECNICO OPERATIVO 2

2


2 2


19 19


7 7

TECNICO OPERATIVO

5 5


575 575


1 1


37 37

RESERVA VIGENCIA ACTUAL PROFESIONAL UNIVERSITARIO 2

2




3




2 2


2 2


MACROPROCESO



22

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total CORDOBA

376 721 1097

CUNDINAMARCA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 161

161


187


1


10


31

TECNICO OPERATIVO 3

3

EPOCA ELECTORAL ANTICIPO ELECCIONES 2014 ANALISTA DE SISTEMAS

4 4

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

25 25


105 105

OPERARIO CALIFICADO

1 1


8 8

SECRETARIO

1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

7 7


12 12


561 561

OPERARIO CALIFICADO

2 2


4 4


22 22


1


1


2


2



9 9




TECNICO OPERATIVO 4

4


2 2


1 1

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total CUNDINAMARCA

482 784 1266

DISTRITO CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 96

96


603


3


27

TECNICO OPERATIVO 4

4


36 36


5 5


MACROPROCESO



23

OPERARIO CALIFICADO

5 5


17 17

SECRETARIO

1 1

SECRETARIO EJECUTIVO

1 1


4 4

TECNICO OPERATIVO

11 11


22 22


1121 1121

OPERARIO CALIFICADO

7 7


2 2

SECRETARIO

2 2


64 64

TECNICO OPERATIVO

5 5

RESERVA VIGENCIA ACTUAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO 5

5


7


7


1


2

SUPERNUMERARIOS - VIGENCIA ACTUAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO

35 35


12 12



4 4

SECRETARIO

2 2


TECNICO OPERATIVO

7 7

Total DISTRITO

762 1380 2142

GUAINIA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 9

9


2


17 17

Total GUAINIA

11 17 28

GUAJIRA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 36

36


91


4


10

TECNICO OPERATIVO 1

1


6 6


10 10


5 5

TECNICO OPERATIVO

1 1


2 2


198 198


2 2


MACROPROCESO



24


14 14



1



2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total GUAJIRA

155 247 402

GUAVIARE CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 13

13


7


3


3 3


1 1

TECNICO OPERATIVO

1 1


24 24


1 1


3

Total GUAVIARE

26 30 56

HUILA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 59

59


179


4


12

TECNICO OPERATIVO 2

2

ELECCIONES ATIPICAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO

1 1


271 271


1 1


47 47


3 3


1 1

TECNICO OPERATIVO

2 2


1 1


272 272


12 12




1 1

Total HUILA

277 614 891

MAGDALENA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 53

53


123


3


18

TECNICO OPERATIVO 2

2


MACROPROCESO



25


6 6


20 20


3 3


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2


4 4


363 363


2 2


16 16




1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total MAGDALENA

216 426 642

META CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 46

46


92


3


2


13

TECNICO OPERATIVO 1

1


7 7


27 27

OPERARIO CALIFICADO

1 1


1 1


1 1


5 5


323 323


16 16


2



2 2



TECNICO OPERATIVO 1

1


1 1


1 1

TECNICO OPERATIVO

1 1

Total META

193 393 586

NARIÑO CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 82

82


164


3


MACROPROCESO



26


14

TECNICO OPERATIVO 2

2


3 3


58 58


7 7

TECNICO OPERATIVO

3 3


2 2


970 970


43 43



TECNICO OPERATIVO

1 1


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total NARIÑO

291 1097 1388

NORTE DE SANTANDER CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 64

64


250


4


36

TECNICO OPERATIVO 2

2


6 6


40 40


1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

4 4


6 6


494 494

OPERARIO CALIFICADO

2 2


17 17


OPERARIO CALIFICADO

2 2


1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

3 3


376 585 961

OFICINAS CENTRALES ATENCION A POBLACION DESPLAZADA - APD AUXILIAR ADMINISTRATIVO

49 49

TECNICO OPERATIVO

10 10

CONSULTA PARTIDOS ASESOR 10

10


84


13


2


MACROPROCESO



27


94


11


87

SECRETARIO 4

4


2


65


36

ELECCIONES ATIPICAS ASESOR 1

1





4 4



1



ELECCIONES ATIPICAS BOLIVAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO

35 35


24 24

OPERARIO CALIFICADO

20 20


6 6


46 46

SECRETARIO

1 1


19 19

TECNICO OPERATIVO

9 9

ELECCIONES ATIPICAS CALDAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO

9 9


15 15


8 8

TECNICO OPERATIVO

1 1

ELECCIONES ATIPICAS CASANARE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

3 3

OPERARIO CALIFICADO

1 1


3 3


14 14

ELECCIONES ATIPICAS FLORIDABLANCA ASESOR

1 1


6 6


1 1

OPERARIO CALIFICADO

2 2


3 3


2 2

TECNICO OPERATIVO

5 5


1 1

ASESOR

2 2


144 144


MACROPROCESO



28


36 36

OPERARIO CALIFICADO

21 21


10 10


109 109

SECRETARIO

5 5


39 39

TECNICO OPERATIVO

40 40

FONDO DE CAMPAÑAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 34 75 109






13 13


1 1


1 1


25 25


4 4

RESERVA VIGENCIA ACTUAL ASESOR 2

2


22


45


23


2


59


29

TECNICO OPERATIVO 1

1

SUPERNUMERARIOS - CNE ASESOR 20 8 28



CONDUCTOR MECANICO 4 3 7


19



SECRETARIO

7 7

SECRETARIO EJECUTIVO 1 1 2



SUPERNUMERARIOS - VIGENCIA ACTUAL ASESOR 24 6 30







MACROPROCESO



29

SECRETARIO 11 2 13


6



VERIFICACION FIRMAS ANALISTA DE SISTEMAS

1 1

ASESOR

2 2


127 127


276 276

OPERARIO CALIFICADO

43 43


3 3


60 60

SECRETARIO

6 6


57 57

TECNICO OPERATIVO

46 46


1983 2426 4409

PUTUMAYO CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 23

23


32


2


4

TECNICO OPERATIVO 2

2

ELECCIONES ATIPICAS AUXILIAR SERVICIOS GENERALES 4

4


1 1


84 84

TECNICO OPERATIVO

1 1


93 93


4 4


7

Total PUTUMAYO

74 183 257

QUINDIO CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 32

32


89


3


15

TECNICO OPERATIVO 1

1


8 8


7 7


2 2

SECRETARIO

1 1


1 1

TECNICO OPERATIVO

3 3


197 197


15 15


7


MACROPROCESO



30


1 1

Total QUINDIO

147 235 382

RISARALDA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 32

32


119


3


20

TECNICO OPERATIVO 1

1


4 4


9 9


2 2

TECNICO OPERATIVO

1 1


250 250


14 14



2

Total RISARALDA

181 281 462

SAN ANDRES CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 9

9


6


2


1 1


1 1


14 14


1 1


1

Total SAN ANDRES

18 17 35

SANTANDER CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 122

122


225


1


3


36

TECNICO OPERATIVO 3

3


1 1


36 36


79 79

OPERARIO CALIFICADO

1 1


6 6


8 8

TECNICO OPERATIVO

21 21


15 15


923 923

OPERARIO CALIFICADO

2 2


5 5


MACROPROCESO



31


35 35

TECNICO OPERATIVO

2 2







1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total SANTANDER

426 1171 1597

SUCRE CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 46

46


84


5


9

TECNICO OPERATIVO 1

1


6 6


19 19

OPERARIO CALIFICADO

2 2


1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2


3 3


384 384

OPERARIO CALIFICADO

4 4


2 2


15 15


2



48 48



2 2



1


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total SUCRE

169 503 672

TOLIMA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 79

79


147


2


2


MACROPROCESO



32


23

TECNICO OPERATIVO 2

2


8 8


37 37

OPERARIO CALIFICADO

2 2


10 10


1 1

TECNICO OPERATIVO

6 6


4 4


507 507

OPERARIO CALIFICADO

3 3


22 22


2



2 2



1

TECNICO OPERATIVO

1 1


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total TOLIMA

292 615 907

VALLE CONSULTA PARTIDOS ASESOR 1

1


117


554


6


81

TECNICO OPERATIVO 3

3

ELECCIONES ATIPICAS AUXILIAR SERVICIOS GENERALES 1436

1436


77

EPOCA ELECTORAL ANTICIPO ELECCIONES 2014 ASESOR

1 1


22 22


22 22

OPERARIO CALIFICADO

1 1


10 10


1 1

TECNICO OPERATIVO

10 10

INSCRIPCION DE CEDULAS ASESOR

2 2


8 8


1438 1438

OPERARIO CALIFICADO

2 2


8 8


MACROPROCESO



33


88 88

TECNICO OPERATIVO

3 3

RESERVA VIGENCIA ACTUAL ASESOR 1

1


1


1



OPERARIO CALIFICADO

3 3



TECNICO OPERATIVO 2

2


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total VALLE

2312 1644 3956

VAUPES CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 12

12


1


4 4


2 2

TECNICO OPERATIVO

1 1


19 19


1

Total VAUPES

14 26 40

VICHADA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 12

12


3


2 2


4 4


2

TECNICO OPERATIVO

1 1

Total VICHADA

17 7 24

Total general

11632 19733 31365

En el cuadro 2, se presenta el comparativo de la cantidad de funcionarios Supernumerarios a nivel nacional que fueron vinculados para los periodos 2012-2013, donde en el año 2012 se vincularon 11.632 funcionarios y para el año 2013 se vincularon 19.733, presentándose de esta forma un incremento entre periodos del 169,64% de mayor número de vinculaciones para el año 2013.


MACROPROCESO



34

Cuadro 2. Comparativo Vinculaciones Funcionarios Supernumerarios 2012-2013


Periodos

AMAZONAS 20 26 46 130,00%

ANTIOQUIA 862 1.521 2.383 176,45%

ARAUCA 56 91 147 162,50%

ATLANTICO 369 526 895 142,55%

BOLIVAR 277 749 1.026 270,40%

BOYACA 379 612 991 161,48%

CALDAS 212 491 703 231,60%

CAQUETA 88 163 251 185,23%

CASANARE 56 197 253 351,79%

CAUCA 261 823 1.084 315,33%

CESAR 171 371 542 216,96%

CHOCO 83 761 844 916,87%

CORDOBA 376 721 1.097 191,76%

CUNDINAMARCA 482 784 1.266 162,66%

DISTRITO 762 1.380 2.142 181,10%

GUAINIA 11 17 28 154,55%

GUAJIRA 155 247 402 159,35%

GUAVIARE 26 30 56 115,38%

HUILA 277 614 891 221,66%

MAGDALENA 216 426 642 197,22%

META 193 393 586 203,63%

NARIÑO 291 1.097 1.388 376,98%

NORTE DE SANTANDER 376 585 961 155,59%

OFICINAS CENTRALES 1.983 2.426 4.409 122,34%

PUTUMAYO 74 183 257 247,30%

QUINDIO 147 235 382 159,86%

RISARALDA 181 281 462 155,25%

SAN ANDRES 18 17 35 94,44%

SANTANDER 426 1.171 1.597 274,88%

SUCRE 169 503 672 297,63%

TOLIMA 292 615 907 210,62%

VALLE 2.312 1.644 3.956 71,11%

VAUPES 14 26 40 185,71%

VICHADA 17 7 24 41,18%

TOTAL VINCULACIONES 11.632 19.733 31.365 169,64% Fuente: Coordinación Salarios y Prestaciones Fecha: Enero 07 de 2014


MACROPROCESO



35

3.2.3. Exámenes médicos de Ingreso:

103 exámenes a la Delegación del Caldas

3.2.4. Programa de Inducción

La Gerencia del Talento Humano a través de la Coordinación de Desarrollo Integral de Talento Humano y con el apoyo de la Universidad Sergio Arboleda desarrollaron un curso virtual de inducción a la Entidad, dirigido a los servidores que ingresen por primera vez o a aquellos que son promovidos; que por necesidades del servicio u otra razón, sean trasladados a diferentes áreas o asuman nuevas funciones en la Entidad.

Siendo éste Curso 100% virtual y de auto-instrucción que requiere una dedicación de diez (10) horas académicas.

Está organizado en 5 módulos: Módulo I Introducción Módulo II Estructura del Estado Colombiano Módulo III Introducción a la Registraduría Módulo IV Red de Macroprocesos de la Registraduría Módulo V Administración y desarrollo de personal Periódicamente se envían mensajes a través de la plataforma de la Escuela Virtual a los participantes, dándoles la bienvenida al curso, informando la disponibilidad del curso, los contenidos, alertando sobre la finalización del mismo, indicándoles el diligenciamiento de la encuesta de satisfacción y la descarga de participación del mismo. Ver Anexo 1. El curso presenta soporte técnico, a través de la cuenta de correo electrónico capacitació[email protected] con copia a [email protected]. Al participante que apruebe el curso con un puntaje mínimo de 80/100 puntos recibirá un diploma electrónico de la Gerencia del Talento Humano de la Entidad.

mailto:capacitació[email protected]

mailto:[email protected]


MACROPROCESO



36

Para medir la efectividad del Curso Virtual de Inducción, los funcionarios participantes dentro del curso encuentran un ítem para llevar a cabo el diligenciamiento de la Encuesta de Satisfacción, puede ser contestada una sola vez, siendo la valoración numérica de 1 a 5. Por lo anterior, a la fecha se han llevado a cabo una prueba piloto (con algunos funcionarios de la Entidad de Oficinas Centrales, de las Delegaciones de Amazonas, Cundinamarca, Guainía, San Andrés y Santander. Prueba que inicio en el mes de Mayo y finalizó en el mes de Agosto), y 6 cursos virtuales, de los cuales cada grupo se ha evaluado teniendo en cuenta la puntuación de cada uno de los ítems. En el cuadro 3, se muestra la constitución de los grupos de trabajo junto al número de inscritos y de participantes en el curso de Inducción. Cuadro 3. Curso de Inducción 2013

Grupos de Trabajo No. De Inscritos No. De Participantes% Realización del

Curso

GRUPO 1 Piloto 101 73 72,28%

GRUPO 2 173 34 19,65%

GRUPO 3 146 3 2,05%

GRUPO 4 73 28 38,36%

GRUPO 5 62 21 33,87%

GRUPO 6 72 27 37,50%

GRUPO 7 179 37 20,67%

TOTAL 806 223 27,67% Fuente: Coordinación desarrollo Integral Fecha: Enero 7 de 2014

Teniendo en cuenta las estadísticas de los funcionarios que han participado en el curso virtual de inducción, se ha analizado que los inconvenientes proceden sobre todo de la parte tecnológica del curso, como es la recepción de los correos y la plataforma del curso en la Escuela Virtual. Inconvenientes que se están subsanando mediante estrategias que permitan a los participantes ingresar sin ningún inconveniente.


MACROPROCESO



37

Entre las actividades efectuadas en el desarrollo del mismo se ha encontrado que: Se atendieron inquietudes de los funcionarios que realizaron el curso virtual de inducción a la Entidad, en relación al ingreso al sistema y evaluación del mismo. Se estableció una reunión con el funcionario que se encargó de la virtualización del tema Electoral, en la cual se revisaron los contenidos. Se envió tanto por la plataforma de la Escuela Virtual como por el correo institucional, la invitación al mismo, enviando a su vez un correo por cada módulo, para ir guiando al participante en la realización del curso. Se les hace firmar la notificación de que quedaron informados de su realización. La figura 1, muestra la relación entre el número de funcionarios inscritos y el número de funcionarios participantes en el curso de inducción para el periodo analizado. Figura1. Variación Porcentual presentación Cursos de Inducción 2013

GRUPO 1 Piloto GRUPO 2 GRUPO 3 GRUPO 4 GRUPO 5 GRUPO 6 GRUPO 7 TOTAL

No. de Inscritos 101 173 146 73 62 72 179 806

No. de Participantes 73 34 3 28 21 27 37 223

% de Realizaciòn del Curso 72,28% 19,65% 2,05% 38,36% 33,87% 37,50% 20,67% 27,67%

101

173146

73 62 72

179

806

7334

328 21 27 37

223

72,28% 19,65% 2,05% 38,36% 33,87% 37,50% 20,67% 27,67%0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

PROGRAMA DE INDUCCIÓN

2013

Fuente: Coordinación desarrollo Integral Fecha: Enero 7 de 2014

Se diseñó un instructivo en el cual se le indica al participante a quien va dirigido el curso, como ingresar, su obligatoriedad, donde es de anotar, que hasta que no se verifique la vinculación del funcionario a la Entidad, no se envía al curso, por lo cual, con el instructivo se les recuerda a los funcionarios


MACROPROCESO



38

que si pasadas dos (2) semanas de su posesión no ha recibido al email que registro en el mensaje de Bienvenida, por favor se acerque por la Coordinación de Desarrollo Integral del Talento Humano para la respectiva novedad. Ver Anexo 2. Se está llevando a cabo la elaboración del procedimiento del programa de inducción, documento que fue remitido a la oficina de planeación para su revisión y respectiva codificación y se está realizando la creación de la Hoja de Vida del Indicador del mismo. Se realizó la Circular de Inducción No. 281 del 27 de Diciembre de 2013 para socializarla a nivel nacional. Se solicitó a la funcionaria responsable de la Virtualización en la Universidad Sergio Arboleda, la actualización de los objetivos de Calidad en el Curso Virtual de inducción. 3.2.5. Programa inducción- Reinducción 2012- 2013

Cuadro 4. Comparativo Programa Inducción-Reinducción 2012-2013

Grupos de

Trabajo

No. De

Participantes

No. De

Participantes

1 10 101

2 10 173

3 11 146

4 9 73

5 7 62

6 109 72

7 49 179

8 48

9 10

10 10

11 14

12 19

13 69

14 4

15 36

16 1

17 3

18 2

19 12

TOTAL 433 1195

Inducción- Re inducción

288

70

31

GRUPO 2

GRUPO 3

GRUPO 4

GRUPO 5

GRUPO 6

GRUPO 7

2012

Inducción- Reinducción2013

Grupos de Trabajo

Inducción

GRUPO 1

Fuente: Coordinación desarrollo Integral Fecha: Enero 7 de 2014


MACROPROCESO



39

La participación de los funcionarios en los programas de inducción y Reinducción efectuadas en el año 2012- 2013 se puede evidenciar en el cuadro 4, en el que se percibe el incremento que existió entre un año y el otro de la participación de los funcionarios capacitados en los temas de Inducción y Reinducción, lo anterior, ya que actualmente se cuenta con una herramienta virtual a través de la Escuela Virtual de la Entidad, para realizar un curso virtual de inducción a los funcionarios, el cual será implementado a nivel nacional.

3.3. Proceso Permanencia del Talento Humano

3.3.1. Actividades Salarios y Prestaciones

Desde la implantación de la aplicación Kactus HR en la Registraduría Nacional del Estado Civil, el proceso de nómina se ha visto en la necesidad de centralizar gran parte de sus procesos, esto ha implicado profundos cambios en el manejo de la nómina, un cambio en la cultura de la organización y ha sido un proceso evolutivo constante, todo con miras a dar cumplimiento a las leyes, normas laborales, administrativas y tributarias que regulan este tema. Para el logro de las metas se han implementado procesos tales como cronogramas mensuales de nóminas, revisión de nómina, liquidación de exfuncionarios, capacitación y otros que han hecho que hoy en día la nómina mensual a nivel nacional se entregue y se pague a tiempo con lo cual garantizamos que los funcionarios reciban la retribución oportuna. En este orden de ideas se presenta este informe de gestión en donde se encontrará en primer lugar una relación de actividades a cargo de la oficina, seguido de un informe de logros y mejoras al proceso de nómina, y por último un informe cuantitativo.

Capacitación constante a las 33 Delegaciones en temas relacionados con cada uno de los módulos del aplicativo kactus para que los usuarios del aplicativo se familiaricen con el software y aprendan a usar esta herramienta y tengan una visión profunda de los módulos del Sistema de Recursos Humanos y Nómina kactus- hr, con el fin de conocer el uso y aplicación de cada uno de ellos y utilizarlos en su día a día laboral, para que todos hablen


MACROPROCESO



40

el mismo idioma y minimizar tiempos en la ejecución de la nómina, como también sobre la normatividad y liquidación de las diferentes prestaciones. Al finalizar la capacitación el encargado de la nómina en la delegación entiende y asimila el procedimiento de liquidación de nómina y demás pagos salariales, adicionalmente tiene los conocimientos necesarios de los procesos prenómina y postnomina en kactus teniendo una visión clara de la información generada y almacenada en el aplicativo, que le permite obtener datos estadísticos de los diferentes ingresos y deducciones del trabajador con destino a la gestión de la empresa o a requerimientos de terceros. Cronograma mensual de nómina en el que se establecen los tiempos para cada uno de los niveles de la nómina tanto para empleados de planta, provisionales y supernumerarios, para lo cual se envía un manual en el que se han relacionado cada uno de los módulos del aplicativo y su respectivo desarrollo para un completo conocimiento de las características de la aplicación (estructuras de archivos, procesamiento, diseños, documentación, etc). Para dar cumplimiento al cronograma se tiene un periodo en el cual se ingresan las novedades tales como: incapacidades, ausentismos, embargos, descuentos por libranzas, ingreso y desvinculación de funcionarios para lo cual el grupo recibe las solicitudes de la Oficina de Registro y Control en Oficinas Centrales y de las diferentes cooperativas, asimismo de cada Delegación, hacemos seguimiento a cada una de las novedades ingresadas, (observación directa de la documentación, lectura y análisis de información) y realiza observaciones sobre su implementación, las registra en el proceso de nómina y devuelve el asunto a la Delegación para su correspondiente revisión, de esta forma, las novedades tienen una doble revisión: una que tiene que ver con su implementación en el programa Kactus realizada en Centrales y otra por parte del encargado de la nómina en cada Delegación. Revisión de Nómina: el proceso de revisión de nómina por parte de las Delegaciones es totalmente manual y se realiza a partir de una prenómina impresa en la que se examina una a una las liquidaciones de cada funcionario, sin embargo cuando se trata de la revisión de mínimo 3500 funcionarios se requiere del diseño de herramientas sistemáticas que complementen esta labor, es así como el grupo ha diseñado una serie de utilidades que permiten detectar errores que se pueden presentar aún después de ser revisada por la Delegación y que afectan los acuerdos de


MACROPROCESO



41

Gestión, o que provengan de los procesos internos del programa kactus. De esta forma actualmente se tienen herramientas que nos permiten detectar errores en la liquidación de nómina tales como:

1 VERIFICAR NOVEDADES DE NOMINA QUE TODAS SE HAYAN CANCELADO (CUANDO SE HAYA ACUMULADO) Y BORRAR BONIFICACIONES QUE SE LIQUIDARON PARA VACACIONES

2 VERIFICAR QUE TODAS LAS PRENOMINAS ESTEN LIQUIDADAS

3 BLOQUEAR CONTRATOS, CUENTAS DE EMPLEADO, NOVEDADES DE NOMINA, AUSENTISMOS, EMBARGOS, CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO

4 VERIFICAR PTF Y PTNF reporte de contratos <>80 RELACION

5 VERIFICAR INCREMENTO DE ANTIGÜEDAD

6 ESTABLECER QUE SOLO SE HAYA PAGADO UN SOLO CONCEPTO POR EMPLEADO ( diferente de H.E) Y QUE EL PAGO DEL MES SEA CON EL MISMO CONTRATO

7 VERIFICAR QUE LOS DESCUENTOS EN LAS VACACIONES DEL MISMO MES SEAN SENCILLOS

8 VERIFICAR QUE NO SE PAGUEN VACACIONES A PERSONAS RETIRADAS

9 VERIFICAR LA SEGURIDAD SOCIAL DE TODOS LOS EMPLEADOS, INCLUYENDO CUANDO HAY VACACIONES Y CUANDO SE LIQUIDAN VACACIONES EN EL MISMO MES

10 VERIFICAR REAJUSTES

11 VERIFICAR QUE NO SE LIQUIDEN SUPERNUMERARIOS

12

VERIFICAR QUE EL VALOR DE INCAPACIDAD NOMINA VS MODULO DE INCAPACIDAD, QUE NO TENGA CHEQUEO DESCARTAR DIA 31, QUE LAS INCAPACIDADES DE MAS DE 90 DIAS SE APLIQUE EL 50%, QUE EL IBC CORRESPONDA DE ACUERDO A LA LEY 2 MESES ANTES PARA E.G Y EL MISMO MES PARA MATERNIDAD (PRENOMINA CONCEPTO 12 VS INCAPACIDADES FECHA INICIO BETWEEN) QUE LAS DE 84 DIAS SEAN CODIGO 21

13 VERIFICAR QUE LOS DESCUENTOS DE SINDICATO CORRESPONDAN A LA DELEGACION, CRUZAR CON LOS CONCEPTOS Y CONTRATOS

14 VERIFICAR INCAPACIDADES VS VACACIONES/PRIMA DE COORDINACION/INCREMENTO POR ANTIGÜEDAD (tabla_preno_9+10+12+13+14+15+16+17+18+19+20+21+22+50+6) INCAPACIDADES VS VACACIONES DISFRUTE NOVIEMBRE, Y DISFRUTE VACACIONES MISMO MES

15 VALORES IGUAL A LA ASIGNACION BASICA

16 EMBARGOS VERIFICAR QUE SOLAMENTE TENGA UNO, REVISAR EL CONCEPTO, VERIFICAR QUE LOS QUE ESTÁN EN PROCESO Y NO TIENE ACTIVOS, QUE LOS ACTIVOS SE ESTEN DESCONTANDO. (CONCATENAR,CEDULA;CONCEPTO;RMT)


MACROPROCESO



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17

EN LOS RETIROS VERIFICAR QUE LA FECHA DE VENCIMIENTO ES IGUAL A LA FECHA DE NOVEDAD, QUE TENGA CONTRATO FIJO Y MOTIVO MOVIMIENTO, LES SALGA PAGO Y TENGAN INCLUIDAS LAS NOVEDADES LIQUIDADAS (BONI, HE, ETEC), SE BAJA NOVEDADES DE NOMINA DEVENGADOS Y REINTEGROS, Y SE CRUZA CONTRA LA FECHA DE VENCIMIENTO DE CONTRATOS, SE ACULTA LOS Q NO TENGAN FECHA DE VENCIMIENTO Y SE RESTA FECHA DE NOVEDAD VS FECHA DE VENCIMIENTO

18 VERIFICAR QUE 53 NO SEA MAYOR QUE 50

19 VERIFICAR QUE EL DEVENGADO NO SEA INFERIOR AL SALARIO MINIMO MAS ALIMENTACION

20 VERIFICAR QUE NO HAYA VACACIONES HASTA EL DIA 31 Y REVISAR LA FECHA MAXIMA, Y EL DIA INICIAL DE DISFRUTE SEA UN DIA HABIL, QBE FECHA DE PAGO >'20070MES AUDITADO'

21 VERIFICAR QUE NO HAY VALORES NEGATIVOS (PRENOMINA / VALOR <1)

22 DICIEMBRE REVISAR EL NO PAGO DE VACACIONES

23 VERIFICAR QUE LOS CONCEPTOS TENGAN CAN_ACUM Y NO SE PAGUEN MAS DE 30 DIAS, SUMADOS LOS SIGUIENTES CONCEPTOS 1+9+12+13+16+17+20+21+22 TENIENDO EN CUENTA NOMINAS PARCIALES CAN ACUMU_PRENOMINA OJO VACACIONES DISFRUTE EN EL MISMO MES.

24 REVISAR NUEVAMANTE VACACIONES QUE CAUSAN BONIFICACION

25 QUE LA LEY 4ª SEA EL 30% (reporte prenomina por resumen cargo/concepto) (002004, 002507, 006501, 006502)

26 NOMINAS PARCIALES VS PRENOMINA

27 VERIFICAR PRIMA DE COORDINACION

28 VERIFICAR LA CCF VERSUS CENTRO DE COSTO EN CONTRATOS, Y QUE LAS CUENTAS DE EPS ARP AFP E INT TENGAN SUCURSAL 98 Y PARA SUPER 97, Y QUE TODOS LOS EMPLEADOS TENGAN TODOS LOS REGISTROS.

29 VERIFICAR QUE LA A.B. CORRESPONDA DE ACUERDO AL CARGO Y DE ACUERDO A LA PRENOMINA

30 VERIFICA QUE LA A.B DE PRENOMINA COPRRESPONDA CON EL DE CONTRATOS

31 VERIFICACION DE HORAS EXTRAS DE ACUERDO AL CARGO/CUPO MONTO VS A.B., TABLA DINAMICA CONCEPTOS H.E VS CONTRATOS VS CARGOS H.E, CANTIDAD AUTORIZADA: CAN_ACUMU

32 VERIFICAR EN LA NOMINA DE NO SE HAYA PAGADO EN EL AÑO DOBLE BONIFICACION, Y EN DICIEMBRE VERIFICAR QUE NO SE HAYA DEJADO DE LIQUIDAR A NINGUN FUNCIONARIO.

33 INGRESOS, REPETIDOS, SOLUCION DE CONTINUIDAD (ANTES DE INGRESAR EL CONTRATO) , FORMA DE PAGO, TIPO DE RETENCION, REGIMEN DE CESANTIAS, ESTADO DEL FUNCIONARIO, CENTRO DE TRABAJO, ARBOL, TIPO DE CONTRATO (F, DEBE DE TENER FECHA DE VENCIMIENTO), TIPO DE PENSION, GRUPO DE PROTOTIPOS (PTF), CLASE DE NOMINA, SUELDO, SEGURIDAD SOCIAL 1.

34

ANALIZAR CAMBIO DE CARGO CON PAGO DE HORAS EXTRAS, BONIFICACION O VACACIONES, INCAPACIDADES, 9, 12, Y 21 (PLANO DE CONTRATOS FECHA DE SUELDO FECHA DE INGRESO VS NOMINA TABLA DINAMICA PAGOS DE INCAP (Se debe de pagar reajuste por novedades de nomina) , HORAS EXTRAS, VACAS, ETC, TAMBIEN VERIFICAR ANTIGÜEDAD Y PRIMAS TECNICAS, AUXILIO DE TRANSPORTE, SUELDO ACTUAL Y ANTERIOR

35 QUE TODOS LOS ACTIVOS TENGAN PAGO Y QUE TODOS LOS PAGOS TENGAN CONTRATO (CONTRATOS VS 201)


MACROPROCESO



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36 RETIROS REPORTADOS DE SEGURIDAD SOCIAL VS RETIRO NOMINA, DESCUENTOS DE INCAP_VS INCAP

37 VERIFICAR CONCEPTO 53 EN PRENOMINA Y ACUMULADOS VS CANTIDAD DE VACAIONES EN EL LIBRO DE VACACIONES

38 REVISAR CANTIDAD DE DELEGADOS POR DELEGACION 002004 Y 002507

39 VERIFICAR QUE 201 ES IGUAL A 202

40 EN LAS PRIMAS Y RETROACTIVO VERIFICAR SI TENIAN CONTRATOS COMO SUPER

41 VERIFICAR LIQUIDACION DE VACACIONES

42 VERIFICAR RETEFUENTE NO TENGA DECIMALES

43 SE DEBE CRUZAR EL PLANO DE VACACIONES CONTRA EL PLANO DE APLAZAMIENTOS

44 REVISAR CANTIDAD DE REGISTRADORES MUNICIPALES POR MUNICIPIO 403505 - 403506 YESPECIALES 006502 - 006501 - 006503 rmt_nive, cod_carg, cod-empl, cod_esca, fecha inicial

45 VERIFICAR QUE LOS DELEGADOS CON VACACIONES SE HAYAN LIQUIDADO EN CENTRALES

46 SINDICATO Y/O PRIMA GEOGRAFICA VALORES ELEVADOS

47 VERIFICAR QUE NO DE HAYAN PAGADO DOBLE COMPENSACIOON EN EL AÑO

48 VERIFICAR QUE LAS PRIMAS DE TRASLADO CORRESPONDAN AL 50 % DEL SUELDO

49 DIAS VACACIONES MES ANTERIOR +DIAS AB MES ACTUAL +DIASVACAMISMOMES ACTUAL+AUSEN +

50 FECHA FINAL NOVEDADES VES FECHA FINAL CONTRATOS

51 REVISAR INCAPACIDADES ANTERIORES AL 2011 REAJUSTE SUELDO (MAYORES A ABRIL 2011)

52 NOMINA SIN 201 VERIFICAR CASOS QUE TIENEN 201 SON EL CONCEPTO 1

53 VERIFICAR NUEVAMENTE LAS VACACIONES CAUSADAS EN EL MES SIGUIENTE A LA BONIFICACION

54 REVISAR PERIODOS DE CAUSACION VACACIONES REPETIDOS

Implantación de mesas de trabajo sobre asuntos salariales y prestacionales. En la Coordinación de Salarios y Prestaciones se ha promovido la actualización de normas laborales, procesos unificados y el diseño de estrategias para contingencias provenientes del deterioro del programa de nómina Kactus HR. De acuerdo a lo anterior se efectuaron capacitaciones con las Delegaciones y entregando en medio magnético una actualización de la normatividad vigente y el funcionamiento por áreas con las personas encargadas de cada uno de los procesos.


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Aprovechamiento del canal de Intranet. Se ha promovido la participación del Grupo de Salarios y Prestaciones con recursos que facilite y agilice las necesidades de información del personal, apropiada, oportuna, actual, exacta y accesible, tales como los certificados de ingresos y retenciones, comprobantes de nómina, comprobantes de liquidación definitiva, formatos de solicitud de cesantía e instructivo para retención en la fuente. Informe estado casos CAJANAL E.I.C.E. y UGPP Estado de los casos provenientes de CAJANAL E.I.C.E. en Liquidación y la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales UGPP, tendientes al cobro de aportes patronales pensionales y reliquidación de mesada pensional de ex funcionarios de la RNEC. Teniendo en cuenta que mediante Decreto No. 1222 del 7 de junio de 2013 se dispone el cierre del proceso liquidatorio de la Caja Nacional de Previsión CAJANAL E.I.C.E. en Liquidación, el cobro que venía adelantando dicha Entidad a la RNEC por concepto de aportes patronales fue reasignado a la UGPP, Entidad que a la fecha no ha dado trámite alguno y que ha manifestado: “Respecto de las deudas cobradas anteriormente por CAJANAL se está a la espera de un pronunciamiento oficial o un Decreto reglamentario que defina cuales obligaciones van a estar a cargo de la UGPP”.1 Información que ha sido reiterada por el funcionario Oscar Villarraga en varias oportunidades. Para depurar la presunta deuda de la RNEC con CAJANAL, oficinas centrales ha solicitado a las diferentes Delegaciones la información correspondiente para demostrar el pago de dichos aportes, pero a la fecha las Delegaciones de Boyacá, Chocó, Cundinamarca, Nariño, Sucre y Atlántico, no han remitido la información solicitada a través de las diferentes Circulares y oficios emitidos por la GTH. Cabe resaltar, que en varias oportunidades se ha requerido a éstas Delegaciones, pero su respuesta ha sido negativo. Con la información remitida por las Delegaciones, se ha venido trabajando en la creación de una Base de Datos que contiene las novedades de retiro y de suspensión de funcionarios y ex funcionarios de la Entidad, ello, con el fin de demostrar los pagos efectuados por la RNEC en su calidad de empleador.

1 Correo electrónico remitido por el funcionario de la UGPP Oscar Mauricio Villarraga, el día martes 20 de agosto de 2013.


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Levantamiento de Procesos y Procedimientos

Se dio cumplimiento con la elaboración de la caracterización de subprocesos y elaboración de manuales dentro de los términos fijados por la Oficina de Planeación de acuerdo con la norma NTC GP 1000, al respecto es importante resaltar que los manuales de procesos fueron adoptados por la Oficina de Planeación para ser replicados en otras dependencias.

01 Ingreso de Funcionario 02 Certificación de Devengados 03 Ingreso de Descuentos a Nómina 04 Retención en la Fuente 05 Liquidación Bonificación por Servicios 06 Magnético de Pagos y Embargos de Nómina 07 Liquidación Definitiva 08 Certificado de Ingresos y Retenciones 09 Liquidación de Primas 10 Liquidación de Cesantías 11 Instructivo Deducibles de Seguridad Social 12 Liquidación de Horas Extras y Compensatorios 13 Liquidación de Seguridad Social 14 Generación de Planilla Integradora 15 Liquidación de Aportes Parafiscales 16 Liquidación de Nómina 17 Retroactivo e incremento salarial

Es de anotar que debido al deterioro del software de Nomina los procedimientos han cambiado porque se realizan actividades en forma manual en tablas como Excel o Acces, no estandarizados.

Gestión de infraestructura y recursos para trabajo. Procurar que los funcionarios cuenten con los implementos necesarios para el desempeño de sus actividades. Instalación de nuevos computadores e impresoras. Instalación de ventiladores. Actividades que se realizan fuera del aplicativo de Nómina Kactus_HR, por presentar inconsistencias.


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Revisión Seguridad Social. Descuentos Sindicato Retención en la fuente mensual. Liquidación de Primas (Prima de Servicios, Prima de navidad, Prima Electoral) Pasivo Laboral Procedimiento 2 de retefuente. Certificado de Ingresos y Retenciones. Reportes a la DIAN. Liquidaciones definitivas planta y supernumerarios Reajustes de vacaciones Cesantías definitivas, y algunas de Cesantías parciales. Liquidación Prima Geográfica (En traslados) Ingreso a kactus de la información necesaria para liquidar los supernumerarios correspondientes a las delegaciones. (Maestro de empleados, contratos, histórico de sueldos, Hoja de vida Interna, Disminución retefuente, Cuentas de empleados (Bancos, EPS, ARP, AFP, INT, CCF)). Liquidación de Parafiscales. Comprobantes de nómina para enviar vía mail a cada uno de los funcionarios. Liquidación Retroactivo. Presupuesto de vacaciones. Solicitud de PAC Sentencias Diseño de herramientas sistemáticas que agilizan los procesos de nómina. De acuerdo al punto anterior el grupo ha diseñado programas como: Cuadre de Seguridad Social mensual: Determina los recursos que van a

cancelarse en el mes auditado y los recursos que quedan pendientes para pago con la nómina del siguiente mes.

Pasivo Laboral Captura datos: una herramienta diseñada para recoger la información

histórica de nómina de un funcionario e imprimirse en el formato de las bases de datos del programa Kactus.


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Formulario de Ingresos y Retenciones: Gracias a este programa la Entidad cumplió con la obligación legal de la expedición de este documento durante este año.

Liquidador: es una herramienta con la cual se realiza la liquidación de los funcionarios que se retiran de la Entidad, tanto de planta como supernumerarios.

Liquidador de primas: es una herramienta con la cual se realiza la liquidación de las primas de Servicios, Electoral, y de Navidad.

Compensatorios: es una utilidad que facilita calcular fácilmente el tiempo compensatorio de un funcionario para ser cargado al programa Kactus.

Liquidación de prestaciones sociales tanto para supernumerarios como de planta.

Procedimiento 2 de Retefuente. Simulador de liquidación total Presupuesto de vacaciones. PAC

3.3.2. Cesantías

El cuadro 5, muestra el trámite de solicitudes de Cesantías definitivas correspondientes al periodo analizado. Cuadro 5. Trámite de Cesantías Definitivas -2013

SALDO

ANTERIORRADICADAS

ENVIADAS A

PAGO

NUEVO

SALDO

Enero 177 49 0 226

Febrero 226 64 73 217

Marzo 217 77 34 260

Abril 260 65 57 268

Mayo 268 47 83 232

Junio 232 12 77 167

Julio 167 102* 101 168

Agosto 168 25 74 119

Septiembre 119 207* 103 223

Octubre 223 103 144 182

Noviembre 182 144 114 212

Diciembre 212 100 153 159

Total - 995 1.013 -

MES/TIPO

DEFINITIVAS

Fuente: Coordinación Salarios y Prestaciones Fecha: Enero 7 de 2014


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Total solicitudes radicadas: 1.735 Cesantías Parciales: saldo 69 solicitudes.

En septiembre se suman 5 por reajuste Decreto 1031 de 2013 En notificación 47 Pendientes por documentos 1 (embargo Delegación Boyacá) Recurso de reposición 1 Cancelados 20 (motivo: inactivo, ya se había asignado radicado, saldo

en rojo) Funcionarios Colaboradores Cesantías Este año un funcionario provisional está colaborando en la organización del archivo de expedientes y a partir de octubre otro funcionario provisional nos ayuda medio tiempo con la liquidación de cesantías. Total personas que colaboran en tiempo compartido: 2 personas. Esto además de las tres (3) personas que dedican tiempo completo a esta labor (1 planta, 2 provisionales).Total 5 funcionarios. Se ha tenido la colaboración de una persona supernumeraria así:

03/12/2012 a 04/01/2013 15/01/2013 a 22/03/2013 15/04/2013 a 28/05/2013 05/06/2013 a 26/07/2013 05/08/2013 a 16/09/2013 15/10/2013 a la fecha

En diversas tareas: liquidación de cesantías, organización de documentos y actividades de secretaría. A partir de 1º de octubre hasta la fecha tenemos la ayuda de una persona supernumeraria con la liquidación de cesantías. A partir de 9 de diciembre hasta la fecha tenemos la ayuda de una persona supernumeraria con la liquidación de cesantías. Total supernumerarios: 3


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49

Información sobre trámite y valores aproximados Actualmente la elaboración de liquidaciones de cesantías como información para los funcionarios interesados toma bastante tiempo, las solicitudes sobre este tema son:

Liquidaciones aproximadas de cesantías (algunas con certificación): 436

3.3.2.1. Gasto Presupuestal

Mediante oficio radicado 217213 de 09 de septiembre de 2013, se solicitó a la Gerencia Administrativa y Financiera una adición de tres mil millones de pesos ($3.000.000.000) para cesantías parciales. Mediante oficio radicado 224085 de 17 de septiembre de 2013, se da alcance a los oficios anteriores indicando que con el fin de atender las solicitudes de cesantías de la presente vigencia se requiere de una adición por valor de tres mil doscientos ochenta y cinco millones cuatrocientos cuarenta y cuatro mil quinientos nueve pesos. ($3.285.444.509), así: cesantías definitivas $1.703.003.502 y cesantías parciales $1.582.441.007. Mediante oficio radicado 259211 del 23 de octubre de 2013, la Directora Financiera (E) informó que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante radicado 2-2013-039549 del 22 de octubre de 2013 aprobó la resolución N° 10065 del 01 de octubre de 2013, por medio del cual se efectuó un traslado de cesantías definitivas para cesantías parciales por un valor de $1’000.000.000. Mediante oficio radicado 265690 del 29 de octubre del 2013, la Gerente del Talento Humano (E), le solicitó a la Coordinadora Grupo de Presupuesto gestionar ante el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el traslado de $2’000.000.000 para cesantías parciales y $284.120.000 para cesantías definitivas. Mediante oficio radicado 295681 de 05 de diciembre de 2013, la Directora Financiera (E) comunica que el Ministerio de Hacienda y Crédito Público


MACROPROCESO



50

aprobó la resolución 11967 de 12 de noviembre de 2013, por medio del cual se efectuó un traslado de gastos de personal a cesantías parciales por un valor de $2’000.000.000 y cesantías definitivas por un valor de $281.120.000. El cuadro 5, muestra el valor del presupuesto asignado para cesantías parciales, el compromiso presupuestal y el saldo disponible para el periodo 2013. Cuadro 6. Trámite de Cesantías Parciales-2013

CANTIDAD VALOR

7.478.000.000

1.000.000.000

2.000.000.000

10.478.000.000

766 9.735.586.974 742.413.026

CESANTIAS PARCIALES

PRESUPUESTO ASIGNADO 2013

COMPROMISO PRESUPUESTAL SALDO DISPONIBLE


TOTAL ASIGNADO: $ 15.011.120.000

TOTAL GASTADO: $ 13.799.401.070

SALDO TOTAL: $ 1.211.718.930

3.3.3. Seguridad social

3.3.4. afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral

Durante el periodo del 1° de enero al 18 de diciembre de 2013 se realizaron aproximadamente 2.233 afiliaciones en salud, pensión y riesgos profesionales de personal provisional y supernumerario vinculado a la entidad.

Se realizó la radicación de afiliaciones de seguridad social y se entregó la

copia a cada funcionario.


MACROPROCESO



51

Se grabó en kactus en cuentas de empleados cada una de las afiliaciones.

3.3.5. Traslados de E.P.S. y F.P.

Durante el periodo del 1° de enero al 18 de diciembre de 2013 se tramitaron 110 solicitudes de traslados de fondos de pensiones y empresas promotoras de salud.

Se radicaron las solicitudes en las respectivas empresas y se entregó

copia a cada funcionario.

Se hace seguimiento de las respuestas de aprobación o rechazo de estos traslados.

Se hacen los movimientos de traslados en cuentas de empleados.

3.3.6. Trámite de Incapacidades

Durante el periodo del 1° de enero al 18 de diciembre de 2013 se

recepcionaron y tramitaron aproximadamente 1.412 incapacidades por enfermedad general, licencias de maternidad y accidentes de trabajo del personal de planta, provisional y supernumerario.

Se realizó la liquidación y resolución de las incapacidades mayores a 3 días. Se incluyeron en Kactus todas las incapacidades recepcionadas. Se efectuó la respectiva cuenta de cobro a las EPS y el reporte a

Contabilidad de los valores girados al Tesoro Nacional.

3.3.7. Atención Personalizada a Funcionarios

Se atendieron las solicitudes presentadas por los funcionarios tanto de planta como supernumerarios en relación con los servicios que presta cada E.P.S. y F.P.


MACROPROCESO



52

Se solucionaron los problemas presentados con cada E.P.S. en cuanto a la suspensión del servicio médico de los funcionarios y beneficiarios. Diariamente se atendieron solicitudes de fotocopias de planillas de pago de aportes en salud.

3.3.8. Atención y Soporte a Delegaciones

Diariamente se atendieron solicitudes de planillas de pago de aportes para

reportar las novedades de retiros o ingresos ante las E.P.S.

Diariamente se brindó asesoría telefónica y por correo electrónico en relación con traslados, devoluciones de aportes de E.P.S e incapacidades.

3.3.9. Revisión de estados de cuenta de la Registraduría Nacional con las E.P.S. y fondos de pensiones.

Durante el periodo del 1° de enero al 18 de diciembre de 2013, se realizó la revisión y aclaración de los estados cartera enviados, confrontando los archivos físicos y las bases de datos del personal de centrales y algunos a nivel nacional así: E.P.S. Compensar: Se revisaron los casos reportados por la EPS, dándoles el

trámite y las respuestas inmediatamente, hasta el momento de Oficinas centrales no se tiene ningún caso de cartera reportado.

Coomeva EPS: Después de solicitar en varias ocasiones que se enviara a un representante de la EPS para reiniciar esta labor, el 6 de noviembre enviaron estado de cartera con 3.258 registros a nivel nacional, este estado se envió a las delegaciones Departamentales para su revisión, lo que corresponde a Oficinas Centrales son 10 casos que se verificaron y se reportaron para depuración.


MACROPROCESO



53

Famisanar E.P.S: Permanentemente se estuvo verificando los reportes enviados logrando el Paz y Salvo al mes de noviembre de 2013.

SaludCoop EPS: Con esta EPS no se ha logrado avanzar en el proceso

de depuración, sin embargo el ultimo listado fue enviado el 16 de octubre con 11.270 registros a nivel nacional se está depurando y hasta el momento se han reportado 2.500 registros con sus novedades.

Cruz Blanca EPS: El 16 de octubre enviaron listado con 539 registros a nivel nacional el cual se está verificando.

Cafesalud E.P.S: El 16 de octubre enviaron listado con 986 registros a

nivel nacional el cual se está verificando. Salud Total E.P.S: En el mes de agosto enviaron listado con 75 registros

a nivel nacional los cuales sumaban $ 100.656.014, los cuales se depuraron y se remitieron para su validación, en el mes de Septiembre la EPS reporta que la deuda bajo a $ 10.697.957, se depuro nuevamente y se espera una respuesta definitiva.

Sanitas E.P.S: Se depuraron todos los listados enviados en el transcurso

del año, en este momento no hay casos pendientes. Nueva E.P.S: Se depuraron todos los listados enviados en el

transcurso del año y se reportaron a la EPS. A la fecha no se tiene reporte de casos pendientes.

Fondos de Pensión Colfondos: Se depuraron los estados de cartera enviados, reportando

novedades las cuales están en proceso de validación sin respuesta por parte del fondo.

Protección: Durante el año con el acompañamiento de la asesora asignada se depuraron los registros enviados, quedando pendientes registros sin depurar.


MACROPROCESO



54

También reportan pagos recibidos en estado pendientes por acreditar a las cuentas individuales correspondientes a años 1995 a la fecha.

Porvenir F.P: Durante todo el año se depuraron los casos reportados,

hasta el momento no hay cobros pendientes.

3.3.10. Archivo y Tramite de Correspondencia

Otra de las actividades diarias que se desarrollaron en Seguridad Social durante el periodo del 1° de enero al 18 de diciembre de 2013, es el manejo de la correspondencia y archivo, teniendo en cuenta la importancia de la oportunidad de las respuestas, el mantenimiento del archivo y la actualización en el SIC.

3.3.11. Logros

Cumplimiento de cronogramas mensuales para el correspondiente pago oportuno de nómina: Teniendo en cuenta que se pueden dar altas y bajas de un empleado varias veces en un mismo mes, que se pagan horas extras con diferentes criterios de liquidación, que los funcionarios se distribuyen en 34 centros de costo, para planta y Supernumerarios.

Se reconoció el 99.9% del presupuesto asignado para cesantías, tanto para parciales como definitivas.

Entrega oportuna de planillas de seguridad social. Actualización y unificación de criterios relacionados con asuntos laborales. Constante actualización en temas laborales a los funcionarios encargados de

nómina en cada Delegación. Respuesta oportuna a los diferentes derechos de petición. Liquidaciones definitivas Reconocimiento y deducción oportuna de las obligaciones tributarias Elaboración del programa a través del cual se expidieron los certificados de

ingresos y retenciones. Saneamiento de fechas de reconociendo de bonificación por servicios,

ausentismos, vacaciones y fecha de iniciación de contratos.


MACROPROCESO



55

3.3.12. Ausentismos planta En el cuadro 7, se muestra el total de ausentismos presentado por los funcionarios de planta para el periodo 2013 con el número de días, el cual correspondió a 112 funcionarios en general con un total de 5.643 días.

Cuadro 7. Ausentismos Funcionarios de Planta 2013

DELEGACION Nombre Concepto Funcionarios No. De Dìas

LICENCIA SIN DERECHO A REMUNERACION 2 18

SUSPENSION 2 150

ATLANTICO LICENCIA SIN DERECHO A REMUNERACION 4 106

BOLIVAR SUSPENSION 1 7


SUSPENSION 3 386

CESAR VACANCIA PROVISIONAL 1 360

CORDOBA SUSPENSION 8 440


SUSPENSION 3 207

AUSENTISMO SIN JUSTIFICAR 3 36


SUSPENSION 1 360

CHOCO SUSPENSION 2 104

HUILA LICENCIA SIN DERECHO A REMUNERACION 1 22


SUSPENSION 1 53

NARIÑO LICENCIA SIN DERECHO A REMUNERACION 3 49

QUINDIO LICENCIA SIN DERECHO A REMUNERACION 2 90

SANTANDER LICENCIA SIN DERECHO A REMUNERACION 2 25

SUCRE LICENCIA SIN DERECHO A REMUNERACION 3 83

TOLIMA SUSPENSION 1 120


SUSPENSION 3 152

CAQUETA SUSPENSION 1 151


SUSPENSION 2 180

SAN ANDRES LICENCIA SIN DERECHO A REMUNERACION 1 4


SUSPENSION 1 30

AUSENTISMO SIN JUSTIFICAR 5 188


SUSPENSION 8 1.455

112 5.643

MAGDALENA

VALLE

CASANARE

PUTUMAYO

OFICINAS CENTRALES

TOTAL GENERAL

ANTIOQUIA

BOYACA

CUNDINAMARCA

DISTRITO



MACROPROCESO



56

3.3.13. Vacaciones

Las vacaciones correspondientes al periodo, muestra en el cuadro 8, que el total de funcionarios que timaron vacaciones fue de 2.572 con un total de días disfrutados de 55.682. Cuadro 8. Vacaciones Funciobarios-2013 DELEGACION Funcionarios No. De Dìas

ANTIOQUIA 238 5.201

ATLANTICO 85 1.780

BOLIVAR 105 2.240

BOYACA 119 2.577

CALDAS 53 1.140

CAUCA 58 1.249

CESAR 53 1.133

CORDOBA 62 1.334

CUNDINAMARCA 128 2.776

DISTRITO 213 4.623

CHOCO 28 608

HUILA 52 1.124

MAGDALENA 64 1.374

NARIÑO 91 2.004

RISARALDA 45 962

NORTE DE SANTANDER 75 1.643

QUINDIO 31 676

SANTANDER 117 2.548

SUCRE 73 1.550

TOLIMA 71 1.547

VALLE 174 3.779

ARAUCA 19 412

CAQUETA 21 453

CASANARE 22 483

LA GUAJIRA 37 795

GUAINIA 8 173

META 49 1.062

GUAVIARE 10 223

SAN ANDRES 13 281

AMAZONAS 9 195

PUTUMAYO 26 559

VAUPES 8 174

VICHADA 11 235

OFICINAS CENTRALES 404 8.769

TOTAL GENERAL 2.572 55.682 Fuente: Coordinación Salarios y Prestaciones Fecha: Enero 7 de 2014


MACROPROCESO



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3.3.14. Incapacidades Planta

DELEGACION Nombre Concepto FUNCIONARIOS Suma de Días

ANTIOQUIA INCAPACIDAD GENERAL 71 648

LICENCIA DE MATERNIDAD 2 98

LICENCIA DE PATERNIDAD 2 22

ATLANTICO INCAPACIDAD GENERAL 1 2


BOLIVAR INCAPACIDAD GENERAL 14 44

BOYACA INCAPACIDAD GENERAL 15 178


CALDAS INCAPACIDAD GENERAL 6 70

CAUCA INCAPACIDAD GENERAL 27 236


CESAR INCAPACIDAD GENERAL 8 99



CORDOBA INCAPACIDAD GENERAL 31 391


CUNDINAMARCA INCAPACIDAD AT 3 47

INCAPACIDAD GENERAL 23 164



DISTRITO INCAPACIDAD GENERAL 283 818



CHOCO INCAPACIDAD GENERAL 6 83



HUILA INCAPACIDAD GENERAL 24 209

MAGDALENA INCAPACIDAD GENERAL 1 3

NARIÑO INCAPACIDAD GENERAL 3 5

RISARALDA INCAPACIDAD GENERAL 3 20


NORTE DE SANTANDER INCAPACIDAD GENERAL 27 155


QUINDIO INCAPACIDAD GENERAL 14 115

SANTANDER INCAPACIDAD GENERAL 78 572

SUCRE INCAPACIDAD GENERAL 9 74




MACROPROCESO



58

TOLIMA INCAPACIDAD GENERAL 27 212



VALLE INCAPACIDAD AT 2 13

INCAPACIDAD ENFERMEDAD PROFESIONAL 5 53



ARAUCA INCAPACIDAD GENERAL 10 28

CAQUETA INCAPACIDAD GENERAL 17 43


LA GUAJIRA INCAPACIDAD GENERAL 18 269


META INCAPACIDAD GENERAL 8 101


GUAVIARE INCAPACIDAD GENERAL 6 22



SAN ANDRES INCAPACIDAD GENERAL 3 23

AMAZONAS INCAPACIDAD AT 1 2



PUTUMAYO LICENCIA DE MATERNIDAD 1 98

VAUPES INCAPACIDAD GENERAL 1 3

VICHADA INCAPACIDAD GENERAL 2 12

OFICINAS CENTRALES INCAPACIDAD AT 3 59

INCAPACIDAD ENFERMEDAD PROFESIONAL 2 39




Total general

1670 11408

3.3.15. Embargos Planta Delegación Nombre del Juzgado Nombre del Concepto Funcionarios

ANTIOQUIA 001 CIVIL MUNICIPAL MEDELLIN EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 1

001 PROMISCUO MUNICIPAL SAN VI EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 1

002 FAMILIA MEDELLIN EMBARGOS ALIMENTOS PORCENTAJE 1

006 FAMILIA CARTAGENA EMBARGO ALIMENTOS CUOTA FIJA 1

EMBARGOS ALIMENTOS PORCENTAJE CON SALDO 1

007 CIVIL CIRCUITO MEDELLIN EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 1


MACROPROCESO



59

018 CIVIL MUNICIPAL MEDELLIN EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 1

ALCALDIA ITAGUI EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 1

ATLANTICO 001 PROMISCUO MUN DE CANDELARIA EMBARGO BONIFICACION PORCENTAJE 2

EMBARGO EJECUTIVO TODO CONCEPTO 2

021 CIVIL MUNICIPAL BARRANQUIL EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 3

BOLIVAR 001 PROMISCUO MPAL SAN JUAN NE EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1

007 CIVIL MUNICIPAL MEDELLIN EMBARGO BONIFICACION PORCENTAJE 1


EMBARGOS EJE PORCENTAJE PELECTORAL 1

010 CIVIL MUNICIPAL CARTAGENA EMBARGO BONIFICACION PORCENTAJE 1

EMBARGO EJECUTIVO PORCENTAJE SALMINL 1

EMBARGOS EJE PORCENTAJE PELECTORAL 1

011 CIVIL MUNICIPAL CARTAGENA EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1

BOYACA 001 PROMISCUO FAMILIA CHIQUINQ EMBARGO EJECUTIVO TODO CONCEPTO 1

001 PROMISCUO FAMILIA DUITAMA CONCILIACION ALIMENTOS 1

J. PRIMERO PROMISCUO MUNICIPAL CIENAGA EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1

CALDAS 002 PROMISCUO M/CIPAL LA DORAD EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1

(en blanco) EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1

CAUCA 003 FAMILIA POPAYAN EMBARGOS ALIMENTOS PORCENTAJE 1

004 CIVIL MUNICIPAL PASTO EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 1

CESAR 001 CIVIL MUNICIPAL VALLEDUPAR EMBARGO EJECUTIVO PORCENTAJE SALMINL 2

002 CIVIL MUNICIPAL VALLEDUPAR EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 1

004 CIVIL MUNICIPAL MEDELLIN EMBARGO EJECUTIVO CUOTA FIJA 1


004 CIVIL MUNICIPAL VALLEDUPAR EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1

008 CIVIL MUNICIPAL DE VALLEDUPAR EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 2

CORDOBA 003 CIVIL MUNICIPAL MONTERIA EMBARGOS EJE QUINTA PARTE AB SIN SALDO 1

JUZGADO PROMISCUO MUNICIPAL TIERRALTA EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1

CUNDINAMARCA 001 CIVIL MUNICIPAL BOGOTA D.C EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 1

001 PROMISCUO MUNICIPAL AGUA D EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 2

001 PROMISCUO MUNICIPAL GACHET EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 2

001 PROMISCUO MUNICIPAL MACHET EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 1

026 CIVIL MUNICIPAL BOGOTA D.C EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1

040 CIVIL MUNICIPAL BOGOTA D.C EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 1

CHOCO 001 PROMISCUO FAMILIA ISTMINA EMBARGO ALIMENTOS CUOTA FIJA 1

EMBARGO ALIMENTOS CUOTA FIJA CON SALDO 1

MAGDALENA 009 CIVIL MUNICIPAL SANTA MART EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1

NARIÑO 001 PROMISCUO MUNICIPAL COLON EMBARGO ALIMENTOS CUOTA FIJA 1

001 PROMISCUO MUNICIPAL YACUAN EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 2



RISARALDA 001 CIVIL MUNICIPAL PEREIRA EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1


MACROPROCESO



60

007 J.CIVIL MUNICIPAL PEREIRA EMBARGO EJECUTIVO TODO CONCEPTO 1

NORTE DE SANTANDER 005 FAMILIA CUCUTA CONCILIACION ALIMENTOS 1

SANTANDER 001 PROMISCUO MUNICIPAL ALBANI EMBARGO EJECUTIVO CUOTA FIJA 1

001 PROMISCUO MUNICIPAL LEBRIJ


004 CIVIL MUNICIPAL BUCARAMANG EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1

006 CIVIL MUNICIPAL BUCARAMANG EMBARGO EJECUTIVO TODO CONCEPTO 2

014 CIVIL MUNICIPAL B/MANGA EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 2

JUZGAD SEGUN.PROMISC.MPAL SAN JUAN GIRON EMBARGO EJECUTIVO CUOTA FIJA 1

JUZGADO CUARTO PROM MPAL FLORIDABLANCA EMBARGO EJECUTIVO TODO CONCEPTO 1

JUZGADO SEXTO PROM MPAL FLORIDABLANCA EMBARGO EJE QP PRIM GEO 2

SUCRE 003 CIVIL MUNICIPAL SINCELEJO EMBARGO EJECUTIVO CUOTA FIJA 1

VALLE 001 PROMISCUO MUNICIPAL VERSAL EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 2

003 CIVIL MUNICIPAL PALMIRA EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 1

005 CIVIL MUNICIPAL CALI EMBARGO BONIFICACION PORCENTAJE 1


011 CIVIL MUNICIPAL CALI EMBARGO EJECUTIVO TODO CONCEPTO 1



EMBARGOS ALIM PORCENTAJE PRIM GEO 1


EMBARGO EJECUTIVO CUOTA FIJA 1


022 CIVIL MUNICIPAL CALI EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 1

023 CIVIL MUNICIPAL CALI EMBARGO EJECUTIVO TODO CONCEPTO 1



CAQUETA 001 CIVIL MUNICIPAL FLORENCIA EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1

003 CIVIL MUNICIPAL FLORENCIA EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1

CASANARE 001 CIVIL MUNICIPAL QUIBDO EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 1

LA GUAJIRA 001 PROMISCUO MUNICIPAL URUMIT EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1

009 CIVIL MUNICIPAL BUCARAMANG EMBARGO EJECUTIVO CUOTA FIJA 1

META 005 CIVIL MUNICIPAL VILLAVICEN EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 1


SAN ANDRES 001 PROMISCUO MUNICIPAL PROVID EMBARGO BONIFICACION PORCENTAJE 1


PUTUMAYO JUZGADO SEGUNDO CIVIL MPAL MOCOA EMBARGOS EJE PORCENTAJE AB-SMLV 2

OFICINAS CENTRALES 001 CIVIL MUNICIPAL BOGOTA D.C EMBARGOS EJECUTIVOS QUINTA PARTE AB 3

003 FAMILIA BOGOTA D.C.







MACROPROCESO



61

037 CIVIL MUNICIPAL BOGOTA D.C EMBARGO EJECUTIVO PORCENTAJE SALMINL 1


062 CIVIL MUNICIPAL BOGOTA D.C EMBARGO EJECUTIVO CUOTA FIJA 2

Total general

116

3.3.16. Ejecución Presupuestal

Las apropiaciones son autorizaciones máximas de gasto para ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de Diciembre de cada año estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse. La Coordinación de Salarios y Prestaciones establece el presupuesto para cada vigencia de acuerdo a los criterios establecidos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el respectivo seguimiento a la ejecución presupuestal de los recursos asignados de acuerdo a las novedades generadas a nivel nacional en la Gerencia de Talento Humano. En el análisis horizontal, lo que se busca es determinar la variación absoluta o relativa que haya sufrido cada partida en un periodo respecto a otro. Determina cual fuel el crecimiento o decrecimiento de una cuenta en un periodo determinado. Los datos nos permiten identificar claramente cuáles han sido las variaciones de cada una de las partidas. En el Anexo 3, se muestra un comparativo entre la ejecución presupuestal del año 2012 y el 2013., con el total de apropiado y ejecutados para ambos años, la variación absoluta de ejecución y el análisis horizontal de ejecución y apropiación.

3.3.17. Ejecución Elecciones Atípicas

Las elecciones atípicas son eventos electorales que se realizan por fuera del calendario electoral ordinario, con el fin de cubrir la vacancia absoluta de un mandatario y elegir una autoridad por el tiempo que resta del periodo constitucional del cargo, siempre y cuando esta vacancia se registre faltando 18 meses o más para la terminación de dicho periodo.

http://www.registraduria.gov.co/-Elecciones-Atipicas,362-.html


MACROPROCESO



62

En lo corrido de la vigencia 2013 la Registraduría Nacional del Estado Civil organizó 18 elecciones atípicas entre las que se cuentan 4 elecciones de gobernadores, 11 elecciones para alcalde municipal y 3 elecciones para definir la conformación de Juntas de Administradoras Locales. La Coordinación de Salarios y Prestaciones establece los costos y seguimiento a la ejecución presupuestal de los recursos asignados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público para cada elección atípica de acuerdo a la Divipol y los criterios establecidos por la Registraduría Delegada en lo Electoral y la Gerencia de Talento Humano. Los recursos otorgados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público corresponden a las elecciones Atípicas que requieren pecunias adicionales a los otorgados para el normal funcionamiento de la Registraduría Nacional del Estado Civil, para las elecciones atípicas de municipios pequeños no se solicitan dineros adicionales.

El Anexo 4, relaciona la ejecución de Elecciones Atípicas para el periodo, con las prestaciones sociales pagadas y lugares de realización como Floridablanca-Santander, Cartagena-Bolívar, y Delegaciones como Chocó, Casanare, Caldas y Huila.

3.3.18. Ejecución Presupuestal Nóminas Supernumerarios y

Reserva Constituida

Estas partidas son otorgadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con el fin de cumplir con preceptuado en la Constitución Política el Código Electoral y sus posteriores reformas, en especial las estipuladas en la Ley Estatutaria 1475 de 2011. Ver Anexo 5 Una reserva presupuestal se genera cuando el compromiso es legalmente constituido pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y será pagada con cargo a la reserva que se constituye a más tardar el 20 de enero de la vigencia siguiente


MACROPROCESO



63

Las Reservas fueron constituidas con el fin de cumplir con las funciones propias de la Registraduría Nacional del Estado Civil y en el cumplimiento de la normatividad legal sobre el fuero materno.

3.3.19. Indicador de Gestión Establecido

Seguimiento Para asegurar el cumplimiento del Plan Estratégico, cada responsable de área de trabajo formuló un plan de trabajo por objetivo que contiene una serie de fases o etapas con indicadores de gestión.

El seguimiento al Plan Estratégico, lo hará la Oficina de Planeación cada trimestre, teniendo en cuenta el avance en el plan de trabajo y los indicadores de medición establecidos por cada responsable.

Nombre o denominación del indicador Cumplimiento Cronograma de Activos e Inactivos Objetivo del proceso Promover la calidad de vida de los funcionarios para fortalecer el desempeño laboral y el cumplimiento de los objetivos institucionales a través de la ejecución de planes, programas y beneficios reconocimientos salariales y prestacionales. Objetivo del indicador Medir que se garantice el cumplimiento de cada una de las actividades programadas en el cronograma de nómina. Fórmula del indicador Cronograma Cumplido/ Fechas de Cronograma Establecido= 100% Análisis del indicador Una eficiente generación de información hacia las Delegaciones y Registraduría Distrital por parte del Grupo Salarios y Prestaciones de una


MACROPROCESO



64

manera oportuna veraz y confiable, determino se pudieran generar las diferentes nóminas y reconocimiento de las prestaciones sociales causadas durante la vigencia 2013.

3.3.20. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

Programa de Vigilancia Epidemiológica en Riesgo Psicosocial. Oficinas Centrales.

Diagnóstico de Riesgo Psicosocial para Oficinas Centrales: Entrega de

257 folletos explicando en que consiste en Riesgo Psicosocial y la importancia de la aplicación de la encuesta para su diagnóstico, Aplicación, tabulación y análisis de 257 encuestas para determinar el Riesgo Psicosocial, presentación de los resultados, segunda fase de intervención: se realizaron grupos focales a 28 aéreas manejando los dominios de liderazgo, control y recompensa; Envío por correo institucional a 248 funcionarios de una cartilla informativa sobre los factores de riesgo, asesoría individual con Psicólogo de la ARL a 30 funcionarios identificados en los grupos focales, charla sobre manejo de adicciones y manejo de estrés.

Programa de Vigilancia Epidemiológica en Riesgo Cardiovascular. Oficinas Centrales.

Toma de tensión en el programa de hipertensos 409 tomas de tensión. Realización de 146 exámenes de Perfil Lipídico. Realización de 100 exámenes de glicemia y entrega de resultados. Reunión con Medico Ocupacional de la ARL para programación del

programa en el año 2014.

Programa de Estilos de Vida Saludables. Oficinas Centrales.

Jornada de Sensibilización y Donación de Sangre. Jornada de Antiestrés con la Empresa American Esterlín. Taller de prevención de cáncer de seno y Cérvix. Toma de Citologías por Compensar EPS.


MACROPROCESO



65

Jornada de Belleza, Valoración médica línea respiratoria con laboratorios Roemmers.

Programa de Vigilancia Epidemiológica en Riesgo Biomecánico y/o Ergonómico. Oficinas Centrales: Teniendo en cuenta que se debe disminuir los peligros asociados a la postura, esfuerzo, movimientos repetitivos y manipulación manual de cargas, por que continúa siendo el riesgo que más enfermedades profesionales genera, se desarrollaron actividades específicas como:

Pausas saludables, con una asistencia general de 4326 participantes. Campaña de lavado de manos con una asistencia de 422 Campaña buenos baños buena gente con una asistencia de 394 Elaboración de la guía para ejercitar la salud emocional 193 Club de manos de ergonomía con una asistencia general de 11

participantes. Programa de Servicio de primeros auxilios. Oficinas Centrales:

Atención y realización de procedimientos diarios en primeros auxilios que se realizan a los funcionarios, primeros auxilios: 1.004 procedimientos.

Atención médica por Compensar EPS y Sanitas EPS, 264 consultas. Toma de tensión: 271

Programa de Riesgo visual. Oficinas Centrales:

Se llevó a cabo la jornada de salud visual con la realización de 153 exámenes de Optometría.

Medicina del trabajo. Oficinas Centrales:

Orientación y seguimiento con la ARL y EPS a los casos de funcionarios que se encuentran para reconocimiento por enfermedad profesional, accidentes de trabajo y enfermedad de origen común.

Asesorías por medicina ocupacional.


MACROPROCESO



66

Gestión para la consecución de pruebas como análisis de puesto entre otras.

Participación en mesas laborales para agilización de calificación de ARL en pérdida de capacidad laboral.

Programa de Seguridad Industrial. Oficinas Centrales Concepto técnico de habilitación de bodegas del sótano para creación de

oficinas. Realización de análisis de vulnerabilidad. Realización del plan de emergencias y actualización de planos de

evacuación. Creación de la brigada de emergencia 25 brigadistas y realización del

simulacro de evacuación con la participación de 1000 funcionarios aproximadamente.

Entrega de elementos de protección distribuidos así: Conductores: 50 overoles, 50 pares de botas, 50 petos impermeables, 50 pares de guantes de carnaza. Publicaciones: 4 overoles, 4pares de botas, y pares de guantes de carnaza, 4 batas de dril, 4 monogafas 4 soportes par a espalda y 4 protectores auditivos. Mantenimiento: 4 conjunto jean, 3 cascos, 3 monogafas, 3 overoles, 3 mascaras respiratorias, 3 guantes, 3 camisas jean, 3 pares de botas con puntera de acero, 3 pares de botas de caucho, 3 pares de rodilleras, 3 cinturones porta herramienta. Se realizó la entrega de 10 botiquines a la UDAPV al personal que va en comisión a las campañas. Se entrega 727 pares de guantes y 619 de tapabocas.

Suministro de gel antibacterial

Programa de Riesgo Biológico Gestión fumigación al área de archivo y correspondencia. Gestión para la jornada de vacunación de la influenza: beneficiados

199 funcionarios. Realización de la campaña para no fumar


MACROPROCESO



67

Delegaciones. Establecimiento del Plan Básico de cada una de las Delegaciones y Registraduría Distrital con los siguientes diagnósticos:

Elaboración de las Matrices de peligros y riesgo. Capacitaciones al COPASO Conformación y actualización de las Brigadas de Emergencia,

capacitaciones a las Brigadas de Emergencia en incendios, primeros auxilios, y evacuación y rescate.

Conformación del equipo investigador de accidentes e incidentes de trabajo, capacitación en accidentes e incidentes de trabajo.

Conformación del COPASO, Estudio de señalización y demarcación de áreas, barreras y restricciones.

Reportes de ausentismo. Seguimiento a casos de medicina laboral.

En el cuadro 9, se presenta el comparativo del total de actividades realizadas por temas entre los años 2012 y 2013. Cuadro 9. Comparativo Actividades en Salud Ocupacional 2012-2013

Tema 2012 2013

Programa de medicina laboral 4 actividades 4 actividades

Programa de riesgo biomecánico 4 actividades 5 actividades

Programa de riesgo psicosocial 2 actividades 5 actividades

Programa de riesgo cardiovascular 6 actividades 4 actividades

Programa de riesgo biologico 3 actividades 3 actividades

Programa de riesgo visual 2 actividades 1 actividad

Programa de estilos de vida saludable 5 actividades 5 actividades

Servicio de atención de primeros auxilios 3 actividades 3 actividades

Programa de riesgo psicosocial 2 actividades 5 actividades

Programa de higiene y seguridad industrial 2 actividades 5 actividades

Brigada de emergencia 2 actividades 1 actividad

Programa de educación 7 actividades 33 actividades

Delegaciones 33 actividades Fuente: Coordinación Desarrollo Integral Fecha: Enero 07 de 2014


MACROPROCESO



68

Obedeciendo a las indicaciones de la ARL establecidas en el año 2012, se continuó en el año 2013 con el desarrollo de los programas de vigilancia epidemiológica y se vinculó a las Delegaciones Departamentales con la creación del Plan Básico para establecer las necesidades de cada delegación, que involucro el desarrollo de 11 actividades específicas (análisis de vulnerabilidad, elaboración del Plan de Emergencia, Matriz de Riesgos y Peligros, entre otras.). Entre las actividades relevantes efectuadas en el año 2013, se realizó una capacitación en cada una de las Delegaciones al COPASO y otra capacitación a los funcionarios que lideran el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo sobre el reporte e investigación de accidentes de trabajo. Programa de Reinducción Se realizó una reunión con los funcionarios de la Universidad Sergio Arboleda, responsables del curso virtual de re inducción, para conocer cómo iba el tema del curso virtual de re inducción, para lo cual se le presento, a la funcionaria responsable del área de Identificación, quien fue asignada por la Dra. Yinna Jasbleydy Mora- Registradora Delegada para el Registro Civil y la Identificación, para realizar la socialización del curso virtual de Re Inducción. La funcionaria asignada por parte de la Registradora Delegada para el Registro Civil y la Identificación, ha llevado a cabo la revisión de la información y los videos realizados, de los cuales han surgido ajustes que se han venido solucionando a medida que se van encontrando. Por lo anterior, se está a la espera de la entrega por parte de la Universidad Sergio Arboleda de los contenidos del curso virtual de re inducción en el área de identificación, para lo cual, se programó una reunión para el día 13 de Enero de 2014. El Programa de Re inducción se remitió a la oficina de Planeación, para su revisión y posterior publicación en la Intranet, con el fin de llevar a cabo la socialización a los funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

En relación al curso virtual de Re inducción a nivel electoral, se solicitó mediante oficio al Registrador Delegado en lo Electoral, la asignación de un funcionario experto en el tema de electoral que se responsabilizara de revisar la información ya virtualizada, para que así, distribuya los temas en inducción


MACROPROCESO



69

y Re inducción según cree conveniente, con el fin de continuar con el diseño y elaboración del material educativo para el curso virtual de inducción y de Re inducción a nivel de electoral. Se sostuvo una reunión con el funcionario encargado del contenido temático en electoral, con el fin de establecer tareas para iniciar con la revisión de los temas virtualizados en dicho tema y así realizar la separación de que temas son de inducción y cuáles de re inducción. Se está llevando a cabo la construcción de la Hoja de Vida del Indicador del programa de re inducción, el cual será remitido a la oficina de planeación para su revisión y respectiva codificación. Se brindó apoyo al Ingeniero Nelson Ocampo Valencia en la revisión y corrección del Proyecto de Inversión ―Capacitación, Inducción y Re inducción permanente de los procesos misionales de la Registraduría a Nivel Nacional‖, proyecto al cual el Departamento Nacional de Planeación dio viabilidad el día 15 de noviembre de 2013.

Plan Institucional de Formación y Capacitación- PIFC Teniendo en cuenta las necesidades de Capacitación en los temas de Tablas de Retención y Gestión Documental, se expidió la Circular 105 de 2013 Necesidad de Capacitación en Gestión Documental Tablas y Tablas de Retención. En la cual se le solicita a las Delegaciones hacer las gestiones necesarias en el Marco del Convenio de Cooperación Interadministrativo No. 015 de 2012 entre la Registraduría Nacional del Estado Civil y la Escuela Superior de Administración Pública, ESAP', con el fin de contactar a la sede Territorial de la ESAP en su departamento, y gestionar lo pertinente a la capacitación en este tema y los demás que sean requeridos, enmarcados en el convenio, donde la mayoría de Delegaciones efectuaron la capacitación. Ver Anexo 6. DEPARTAMENTO LUGAR AMAZONAS Los Delegados gestionaron en dos (2) oportunidades con el

Coordinador de la ESAP quién manifestó que debía esperar respuesta de la Regional Caquetá de la cual depende esta coordinación, sin que hasta la fecha haya habido respuesta por parte de la ciudad de Florencia.


MACROPROCESO



70

En vista de ello, los Delegados obtuvieron con otra Delegación el material utilizado por la ESAP es la capacitaciones y en el mes de enero, cuando todo el personal este presente, realizaremos la capacitación con nuestros propios medios.

ARAUCA Ok ANTIOQUIA Ok ATLANTICO Ok BOLIVAR Ok BOYACA Ok CALDAS Ok CAQUETA Ok CASANARE Ok CAUCA Ok CESAR Ok CORDOBA Ok C/MARCA 28 de Junio de 2013 realizaron capacitación a 14 funcionarios. 2 de

julio de 2013 realizaron capacitación a 16 funcionarios. CHOCO Reportaron la Gestión que han hecho ante la ESAP para realizar la

capacitación y a la fecha 5 de Diciembre no han recibido respuesta por parte de la ESAP, por lo anterior, ningún funcionario ha recibido capacitación.

GUAINIA Enviaron información que no han realizado capacitación, anexando copia de la gestión que hicieron con la ESAP, para su realización.

GUAVIARE Ok HUILA Ok LA GUAJIRA Ok MAGDALENA Ok META Tenían programada la capacitación para el 12/12/2013, pero no la

pudieron realizar, por lo anterior, se programó nuevamente para el viernes 20 de diciembre de 2013, en las instalaciones de la Delegación Departamental, el funcionario de la ESAP, no se podía desplazar, por lo tanto, se reprograma para enero de 2014.

NARIÑO Ok N. DE S/DER Ok PUTUMAYO Ok QUINDIO Ok RISARALDA No la han dictado, manifiestan que queda para el primer trimestre de 2014, debido a

que la ESAP les manifestó que no tenían contratado docente en dicho tema. SANTANDER Ok SAN ANDRES Ok SUCRE Ok TOLIMA Ok VALLE Ok VAUPES Se dialogó telefónicamente y aún no han realizado la capacitación. VICHADA Ok DISTRITO Ok


MACROPROCESO



71

A continuación se muestra el comparativo de las actividades de Capacitación entre los períodos 2012 y 2013.

2012 2013 Se realizaron grabaciones del programa Registra TV, enmarcadas en el programa de inducción - Re inducción

Se realizaron grabaciones del programa Registra TV, enmarcadas en el programa de inducción – Re inducción. Inducción y Re inducción general Institucional

Inducción Puesto de trabajo Temas Apoyo de Oficina Centrales MISIONAL INDENTIFICACION Medidas aplicadas al registro civil Actualización en Validación e Individualización Preguntas frecuentes sobre elecciones atípicas

Actualización en Soporte técnico (software y Procedimientos)

Pre calendario Electoral año 2014 Información recepción material Generalidades del Referendo Información Novedades 55 años del voto femenino información Atención Ciudadano Información Producción y Envíos (Insumos y

producción) Información Archivo (Alfabético y

Dactiloscópico) Información Cedulación en el Exterior PMT II GESTIÓN REGISTRO CIVIL Actualización Jurídica (código 1260 de 1970,

Decreto reglamentarios y normas que los modifican y procedimientos

Aplicativos P.M.T. (Grabación, corrección y modificación antiguo sistema), (Pos grabación registro civil de nacimiento, Registro civil de matrimonio, registro civil de defunción) y transferencias

Capacitación y actualización en casuística Expedición copias y certificaciones PMT II Proceso Electoral Colombiano Actualización Jurídica (código 2241 de 1986,

normas reglamentarias, disposiciones legales), legislación

Tipo de elecciones (mecanismos de participación ciudadana)


MACROPROCESO



72

Organización Elecciones ( inscripción de cedulas, inscripción de candidaturas comunicaciones, comités de seguimientos, jurados, testigos electorales, comisiones escrutadoras)

Censo Electoral( conformación Novedades, depuración)

División Político Administrativa AREA DE GESTION INSTITUCIONAL Diplomados con énfasis en especialización y Diplomados Nuevo código de Procedimiento Administrativo Ley 1437 de 2011 y de lo Contencioso Administrativo, Formador de Formadores, Desarrollo Integral del Coaching, actividades efectuadas a través del contrato de prestación de servicios 331 de 2011

Actualización o formación en aspectos administrativos, tablas de retención documental, control de inventarios, mantenimiento de instalaciones,

Seminario Gestión Documental Actualización o formación en aspectos financieros, actualización tributaria contratación estatal actualización presupuestal

Segundo Congreso Reflexiones en torno a la Democracia- Contrato prestación de servicios No. 340 del 28 de diciembre de 2011, efectuado con la Universidad Colegio Mayor del Rosario.

actualización o formación en aspectos jurídicos, contratación estatal, supervisión, jurisdicción coactiva.

Actualización o formación en informática básica y avanzada hardware, software, protección de datos personales, programas específicos.

Actualización o formación en aspectos de control interno, mapa de riesgos, nuevo modelo estándar de control interno MECI

Actualización o formación en aspectos de control disciplinario.

Actualización o formación en Aspectos de Planeación, Planeación estratégica y formulación de proyectos de Inversión)

Gestión del talento humano manejo del estrés Ambiente Laboral Relaciones interpersonales Comunicaciones Efectiva


MACROPROCESO



73

GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL GESTIÓN INTERINSTITUCIONAL SENA SENA

ESAP ESAP DAFP DAFP ´DNP ´DNP

GEL Capacitación MECI Se atendió la invitación de Alto Gobierno de la ESAP: Ciclo de Diplomados de Gestión de la Inversión Pública y Seguimiento y Evaluación de Políticas Públicas en el Nivel Territorial

Programa Ciudadanía Digital- Formación y Certificación en Competencias TIC para servidores públicos.

Seminario Taller Modelo Estándar de Control Interno y su articulación con el sistema integrado de gestión Tablas de Retención Documental Capacitación MECI

Programa Ciudadanía Digital- Formación y Certificación en Competencias TIC para servidores públicos.

Total funcionarios Capacitados: 365 Total funcionarios Capacitados: 2024

En el año 2013 se obtuvo una mayor cobertura en las actividades, por cuanto se logró involucrar a las Delegaciones en dichos eventos.

Beneficio Educativo Beneficio Educativo modalidad: Hijos de Funcionarios, Educación

Especial a Hijos de Funcionarios, Pregrado a Funcionarios y Postgrado a Funcionarios; se solicitaron los siguientes documentos: Resolución (una original, dos copias), Nomina (una original, dos copias), Formato Beneficiario de Cuenta (original) y Certificación Bancaria (original).

En el cuadro 10 se muestra la relación de beneficiarios del Beneficio Educativo para el presenta año.


MACROPROCESO



74

Cuadro 10. Beneficio Educativo-2013

Tipo de Beneficio CantidadVariación

Porcentual

HIJOS FUNCIONARIOS 464 88,05%

ESPECIAL 7 1,33%

PREGRADO 46 8,73%

POSTGRADO 10 1,90%

TOTALES 527 100% Fuente: Coordinación Desarrollo Integral Fecha: Enero 7 de 2014

En la figura 2, se muestra las variaciones porcentuales correspondientes al beneficio educativo, donde los hijos de los funcionarios, obtuvieron el 88.05% como valor más relevante durante el periodo.

Figura 2. Variación Porcentual Beneficio Educativo-2013

0

100

200

300

400

500

600

HIJOSFUNCIONARIOS

ESPECIAL PREGRADO POSTGRADO TOTALES

464

746 10

527

88,05%

1,33%8,73%

1,90%

100%

BENEFICIO EDUCATIVO2013

Fuente: Coordinación Desarrollo Integral Fecha: Enero 7 de 2014

Día de la Familia y Día del Niño EL día de la Familia y Día del Niño fue Celebrado a Nivel Nacional con el siguiente impacto. Ver anexo 7.


MACROPROCESO



75

Delegación Personas inscritas día de la familia

fecha de realización

Cantidad de participantes

Porcentaje de

asistencia

ANTIOQUIA 125 16/11/2013 45 36,0%

ATLANTICO 112 16/11/2013 100 89,3%

BOYACA 38 16/11/2013 38 100,0%

CAUCA 155 16/11/2013 70 45,2%

CESAR 70 16/11/2013 40 57,1%

CHOCO 35 16/11/2013 25 71,4%

CORDOBA 82 16/11/2013 18 22,0%

CUNDINAMARCA 50 16/11/2013 40 80,0%

DISTRITO 155 16/11/2013 145 93,5%

GUAJIRA 42 16/11/2013 141 335,7%

MAGDALENA 77 16/11/2013 77 100,0%

META 45 16/11/2013 20 44,4%

OFICINAS CENTRALES

298 16/11/2013 265 88,9%

PUTUMAYO 54 16/11/2013 0 por

desplazamiento 0,0%

QUINDIO 37 16/11/2013 37 100,0%

RISARALDA 68 16/11/2013 50 73,5%

SANTANDER 201 16/11/2013 50 24,9%

VALLE 115 16/11/2013 64 55,7%

AMAZONAS 27 23/11/2013 9 33,3%

BOLIVAR 65 16/11/2013-23/11/2013

65 100,0%

HUILA 65 23/11/2013 30 46,2%

NARIÑO 100 23/11/2013 32 32,0%

NORTE DE SANTANDER

109 23/11/2013 78 71,6%


MACROPROCESO



76

SUCRE 190 23/11/2013 9 4,7%

TOLIMA 104 23/11/2013 125 120,2%

CASANARE 41 30/11/2013 50 122 %

SAN ANDRES 24 01/12/2013 24% 100%

ARAUCA 65 07/12/2013 61 93,8%

CAQUETA 35 07/12/2013 34 97,1%

CALDAS 22 07/12/2013 22 100%

GUAINIA 19 Bonos Sodexho Bonos Sodexho Pass19

100%

GUAVIARE 32 No hay cobertura

Bonos Sodexho Pass 32

100%

VAUPES 29 No hay cobertura


100%

VICHADA 23 No hay cobertura


100%

Total general 1759 1225

Seminario de Evaluación de Gestión 2013 El Seminario de Evaluación de Gestión 2013 se realizó el día 13 de Diciembre en Compensar, el cual contó con la participación de 1200 funcionarios. Durante la realización del evento se brindaron tres opciones de almuerzo, un refrigerio y una cerveza para cada uno de los asistentes; así mismo se contó con las presentaciones de Juancho Torres y su Orquesta y el cantante vallenato Peter Manjarrez. Al finalizar la tarde se realizaron unas rifas entre los asistentes bajo la coordinación de la Dra. Esperanza Mejía Reyes, Gerente de Talento Humano. Conmemoración De Funcionarios Que Cumplen 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35 Y Más Años De Servicio A La Entidad El evento de Conmemoración De Funcionarios Que Cumplen 5, 10, 15, 20, 25, 30, 35 Y Más Años De Servicio A La Entidad se realizó el día 13 de Diciembre durante el Seminario de Evaluación de Gestión 2013 para Oficinas Centrales, Distrito y la Delegación de Cundinamarca.


MACROPROCESO



77

Novena de Aguinaldos

Del 16 al 24 de Diciembre se realizó en la entidad la Novena de Aguinaldos. El día 20 de Diciembre le correspondió al Despacho Del Registrador Nacional, La Secretaría Privada, La Secretaría General, La Oficina Jurídica, La Oficina De Planeación, La Oficina De Control Interno, La Oficina De Control Disciplinario, La Gerencia Del Talento Humano Y La Oficina De Comunicaciones Y Prensa a la que asistieron 1083 personas de los cuales 647 fueron adultos, 211 niñas y 225 niños. Durante la novena de aguinaldos se hizo entrega de un refrigerio por persona que constaba de un vaso de avena y un pan de bono, una almojábana. Así mismo se realizaron rifas para niños y adultos con el acompañamiento del sacerdote Walter. Cuadro Comparativo de Actividades 2012- 2013 A continuación se da a conocer la lista de actividades ejecutadas en el año 2012 y el año 2013, indicándose cuales fueron ejecutadas a nivel nacional y cuales en Oficinas Centrales.

2012 2013

ACTIVIDAD CANTIDAD

BENEFICIARIOS ACTIVIDAD

CANTIDAD BENEFICIARIOS

Dotación 827 Dotación 166

Beneficio Educativo 613 Beneficio Educativo 527

Día de la familia Día de la familia 2918

Pensionados

Pensionados 150

Tarjetas de Cumpleaños Todo el país Tarjetas de Cumpleaños Todo el país

Elaboración programación novenas de aguinaldos

Oficinas Centrales

Elaboración programación novenas de aguinaldos

Oficinas Centrales

Gestionar EUCARISTÍA,

Oficinas Centrales

Gestionar EUCARISTÍA,

Oficinas Centrales


MACROPROCESO



78

Empacar los escudos de conmemoración de años de servicio para enviarlos a las respectivas delegaciones.

Todo el país

Empacar los escudos de conmemoración de años de servicio para enviarlos a las

respectivas delegaciones. Todo el país

Grabación de Diplomas Educación formal en

programa Kactus Oficinas Centrales

Grabación de Diplomas Educación formal en programa Kactus

Oficinas Centrales

Generación de listado de Cumpleaños por mes, para enviar a prensa, Distrito y

Cundinamarca Oficinas Centrales,

Distrito y Cundinamarca

Generación de listado de Cumpleaños por mes, para enviar a prensa

Oficinas Centrales, Distrito y

Cundinamarca

Armar pesebre, árbol de Navidad y demás decoración

navideña. Oficinas Centrales

Armar pesebre, árbol de Navidad y demás decoración navideña.

Oficinas Centrales

Afiliaciones Caja de Compensación Familiar

Oficinas Centrales

Afiliaciones Caja de Compensación Familiar

Oficinas Centrales

Reconocimiento Años de Servicio de los Funcionarios de la Registraduría Nacional

449 Reconocimiento Años de Servicio de los

Funcionarios de la Registraduría Nacional

880

Día de la Registraduría Oficinas Centrales,


Día de la Registraduría Oficinas Centrales,


Día del Conductor Oficinas Centrales,


Día del Conductor Oficinas Centrales,


Resolver Consultas Telefónicas

Todo el país Resolver Consultas Telefónicas Todo el país

Celebración Navideña para los hijos de los Funcionarios

Oficinas Centrales

Olimpiadas Nacionales 2013 629

Calidad de Vida, Servicio al Ciudadano y Escuela Virtual

de Padres


Cundinamarca

Día del Niño 250 Día del Niño 768

Campaña de servicios de Movilidad Oficinas Centrales


MACROPROCESO



79

Vacaciones Recreativas para los hijos de los funcionarios


Cundinamarca

Viejoteca


Cundinamarca

Jornada Internacional para superar la pérdida y el duelo


Cundinamarca

Convenios La Gerencia del Talento Humano a través de la Coordinación de Desarrollo Integral del Talento Humano, estableció Convenios de Cooperación Interinstitucional entre la Registraduría Nacional del Estado Civil y las Universidades, Colegios y Centros Educativos, tanto en oficinas centrales como en las delegaciones departamentales.

DELEGACION

2012 2013

PRACTICANTES PRACTICANTES

AMAZONAS

ARAUCA *Arauca

*Colegio Técnico Comercial José Eustacio Rivera *Unidad Educativa Técnico Cristo Rey *Institución Educativa Técnica Simón Bolívar ALCALDIAS *Alcaldía del Municipio de Arauca


MACROPROCESO



80

ANTIOQUIA

*Institución Educativa San José *Institución Educativa Simón Bolívar *Escuela Empresarial de Educación *Centro Educativo de computadores *Fundación Universitaria Católica del Norte *Centro de Estudios Técnicos Nacionales y Cía. Ltda. CETEN *Instituto Técnico Industrial Pascual Bravo- Medellín *Institución Educativa Marco Fidel Suárez-Bello *Colegio Empresarial San Antonio de Prado *Institución Educativa San Antonio de Padua *Institución Educativa Cristo Rey( Itagüí) *Institución Educativa Marco Fidel Suárez –Medellín *Institución Educativa Centro Formativo de Antioquia 8CEFA)-Medellín *Institución Educativa Ecosistemas (NecoclÍ Antioquia) *Centro de Sistemas de Antioquia “Censa” *Politécnico de Antioquia *Politécnico Central Sabaneta Antioquia *Institución Universitaria

ANTIOQUIA

ALCALDIAS Itagüí Unión Nechi Yolombó Zaragoza Caucasia NecoclÍ Barbosa El Retiro Medellín Bello San Antonio de Prado Santa Rosa de Osos

ATLANTICO

*Colegio Metropolitano de soledad

BOLIVAR

*Instituto Elyon Yireth ALCALDIAS Alcaldía Municipal de Sopla viento


MACROPROCESO



81

BOGOTA

*Del Rosario (2) *Jorge Tadeo Lozano (1) *Manuela Beltran (4) *De La Sabana (Chía) (1) *Universidad Javeriana (1) *Universidad De La Salle (5) *Iberoamericana (4) Corporación Universitaria (4) *Instituto Caro Y Cuervo (4) *Instituto Distrital Colegio Castilla (20) *Gimnasio Los Caobos (Trámite)

*Del Rosario *Manuela Beltran *Instituto Caro y Cuervo *Militar Nueva Granada *Universidad Cooperativa *Francisco De Paula Santander (Cúcuta) *Universidad Cooperativa De Colombia *Sergio Arboleda COLEGIOS *Colegio Andino De Estudios Técnicos *Colegio Parroquial Ntra. Señora De La Balvanera

BOYACA

CALDAS *La Dorada

CAQUETA

*Ntra. Señora del Perpetuo Socorro *Institución Educativa Juan Bautista de la Salle *I.E .Ángel Cuniberty *Institución Ateneo Autónomo de Colombia *I.E. Cervantes *I.E. Gabriela Mistral

CASANARE

CAUCA

*Municipio De Santa Rosa *La Vega *Institución Educativa Jose Eusebio Caro

*Institución Tecnológica De Confacauca *SENA Don Bosco - Centro De Información *Institución Educativa Instituto Técnico

CESAR

*La Gloria *Chiri guana *Municipio de Astrea *Universidad Popular del Cesar-Valledupar


MACROPROCESO



82

CORDOBA

Chinú San Antero Politécnico de Córdoba

Colegios *Institución Tecnológica *Incoc *Central Alcaldías San antero Alete San Bernardo del viento José de Ure Encía Tuchin Lorica

C/MARCA La Mesa Nemocón Funza La Calera

Alcaldías Nemocón Cáqueza La Mesa Funza

CHOCO *Sena

*Sena *Universidad Tecnológica del Chocó Diego Luis Córdoba. *Institución Educativa Colegio Nacional Nicolás Esguerra Alcaldías Municipio del Carmen del Darién Municipio de Rio Quito

GUAINIA Gobernación del Guainía

GUAVIARE El Retorno Gobernación del Guaviare Alcaldía de Miraflores

Alcaldías El Retorno Miraflores San José del Guaviare

HUILA

LA GUAJIRA

*System Center Colombia En trámite *Universidad de la Guajira En trámite

MAGDALENA

Municipio de Sabana de San Miguel Zona Bananera Universidad Cooperativa de Colombia El Piñón Unimagdalena Aracataca El Banco

Alcaldías Nueva Granada Sabanas de San Ángel Alcaldía de Nueva Granada


MACROPROCESO



83

META

Castilla La nueva Alcaldía de Ipiales

Alcaldías San Carlos de Guaroa Puerto Rico Castilla La Nueva Alcaldía Guamal La Macarena Universidad Cooperativa de Colombia

NARIÑO

*Universidad Autónoma de Nariño Alcaldías Arboleda Buesaco Ipiales Colón La Cruz La Llanada Ospina San Pedro de Cartago Santacruz

N. DE S/DER

PUTUMAYO Villagarzón Puerto Guzmán

*Instituto Tecnológico del Putumayo Alcaldías Puerto Guzmán Alcaldía Villagarzón Alcaldía de Puerto Asís

QUINDIO

RISARALDA

*Institución Educativa Inem Felipe Pérez


MACROPROCESO



84

SANTANDER

*Colegio Centro de comercio de Piedecuesta *Instituto Integrado de comercio -Barbosa *Colegio Roberto García Peña Alcaldías Alcaldía de cimitarra Alcaldía de enciso Alcaldía de Barrancabermeja Alcaldía de Vélez Alcaldía de Pinchote Alcaldía de Capitanejo Alcaldía de Lebrija Alcaldía de girón Alcaldía de El Socorro

*Cimitarra *Lebrija-Colegio Ntra.Sra.de las Mercedes *Girón-Colegio Luis Carlos Galán Sarmiento *San Gil- Colegio Ntra. Sra. de La presentación *San Gil-Colegio Seminario San Carlos *Chima-Colegio Integrado Inmaculada *Concepción *Vélez-Colegio Nal. Universitario *Pinchote-Colegio Integrado Pedro Santos *Socorro- Universidad Libre Seccional-Socorro * Instituto Empresarial Gabriela Mistral- Floridablanca *Colegio Agustiniano-Floridablanca *Colegio Centro de Comercio -Piedecuesta- *Colegio Centro Femenino de *Comercio *Colegio Balbino García *Colegio Ntra.Sra.de la Concepción *Colegio Camilo Torres Restrepo *Colegio Integrado el Carare-Cimitarra *Colegio Manuela Beltrán-Guapota *Unidades Tecnológicas de Santander-Bucaramanga *Colegio Integrado Ezequiel-Florián *Colegio Diego Hernández de Gallegos-Barrancabermeja *Colegio Fran José de las casas-San Andrés *Colegio Francisco Serrano Muñoz –Girón *Colegio Real de Mares-Barrancabermeja *Institución Educativa San Luis Aratoca

SAN ANDRES

SUCRE

TOLIMA Gobernación del Tolima

VALLE Alcaldía de Ginebra Calima el Darién

VAUPES

VICHADA

Gobernación del Vichada

DISTRITO

*Institución Educativa Distrital Colegio Nacional Nicolás Esguerra *Institución Educativa Porfirio Barba Jacob.

Al realizar el cuadro comparativo entre los Convenios efectuados en el año 2012 y el año 2013, se puede evidenciar que para el año 2013 existió más gestión y compromiso por parte de los Delegados Departamentales, al realizar las gestiones pertinentes para establecer los convenios con las Instituciones Educativas y las Alcaldías.


MACROPROCESO



85

3.4. Actividades Generales Coordinación Registro y Control El cuadro 11, muestra la relación de actividades realizadas respecto a los actos administrativos y certificaciones generadas durante el periodo por la Coordinación de Registro y Control. De las más relevantes se encuentra la viabilidad de traslados, nombramientos y encargos con un total de 1.238, la elaboración de resoluciones y circulares con un total de 1.645, elaboración de actas de posesión en Oficinas Centrales con 2.126 y las notificaciones con un total de 12.102, para la elaboración de actos administrativos con 2.121. El comparativo entre periodos, para la actividad viabilidad de traslados-nombramientos y encargos para el 2012 se realizaron 884 y para el 2013, 1.238, con una variación porcentual de 40.05% de incremento para el año 2013. Los actos administrativos, para el año 2012 fue de 1.645 y para el 2013, 2.126, teniendo in incremento del 29.24% y para las notificaciones, que para el año 2012 fue de 11.492 y para el 2013 fue de 12.102, con un incremento del 5.31% La figura 3, muestra las variaciones porcentuales de cada actividad entre periodos. Cuadro 11. Actos Administrativos y Certificaciones. Años 2012-2013

Actividades 2.012 2.013Diferencia

2013-2012

Varicación

Porcentual

Extractos Hojas de Vida 81 57 -24 -29,63%

Viabilidad de Traslados-Nombramientos y Encargos 884 1.238 354 40,05%

Estudios de Carpetas de Contratos de Prestación de Servicios 159 126 -33 -20,75%

Certificaciones Firma Gerente del Talento Humano y GAF 159 126 -33 -20,75%

Certificaciones Firma Coordinador Registro y Control 159 120 -39 -24,53%

Elaboración Actos Administrativos 1.645 2.126 481 29,24%

Elaboracion Actas de Posesión Oficinas Centrales 1.806 2.121 315 17,44%

Notificaciones 11.492 12.102 610 5,31%

Certificaciones Incorporadas en la Intranet 532 1.806 1.274 239,47%

Certificaciones Laborales-Cesantías-T iempo de Servicio 3.537 3.048 -489 -13,83%

Totales 20.454 22.870 2.416 11,81%

Actos Administrativos y Certificaciones

Fuente: Coordinación Registro y Control Fecha: Enero 07 de 2014


MACROPROCESO



86

Deja en evidencia el hecho de que para el año 2013 se presentó mayor vinculación de funcionarios supernumerarios, donde el indicador de gestión: Vinculación de Personal presentó un rango sobresaliente superior al 90%.

Figura 3. Comparativo Actos Administrativos y Certificaciones. Años 2012-2013

2.012

Diferencia 2013-2012

-2.0000

2.0004.0006.0008.000

10.00012.00014.000

81884

159 159 159

1.645 1.806

11.492

532

3.537

571.238

126 126 120

2.126 2.121

12.102

1.8063.048

-29,63%

40,05%

-20,75% -20,75% -24,53%

29,24% 17,44% 5,31% 239,47%

-13,83%

ACTOS ADMINISTRATIVOS Y CERTIFICACIONES

Comparativo 2012-2013

2.012

2.013


Varicación Porcentual


Para las actividades de control, el cuadro 12 muestra como los ausentismos remunerados para el año 2013 fue de 5.345, marcaciones procesadas de 202.960, registro de ordenes previas con 3.303, carnetizaciones 2.621 y las actualizaciones de novedades del SUIP con 654. Cuadro 12. Actividades de Control. Años 2012-2013


2013-2012

Varicación

Porcentual

Ausentísmos Remunerados 10.784 5.345 -5.439 -50,44%

Marcaciones Procesadas 239.386 202.960 -36.426 -15,22%

Registro Ordenes Previas 3.379 3.303 -76 -2,25%

Carnetizaciones 2.133 2.621 488 22,88%

Actualizaciones Novedades del SUIP 893 654 -239 -26,76%

Totales 256.575 214.883 -41.692 -16,25%

Actividades de Control



MACROPROCESO



87

La figura 4, muestra las variaciones porcentuales entre periodos, analizados así: Para el caso de los ausentismos remunerados, mientras en el año 2012 fue de 10.784, para el año 2013 fue de 5.345 con un decremento del 50.44%. Figura 4. Comparativo Actividades de Control. Años 2012-2013

-100.000

0

100.000

200.000

300.000

AusentísmosRemunerados Marcaciones

Procesadas Registro OrdenesPrevias Carnetizaciones

ActualizacionesNovedades del SUIP

10.784

239.386

3.3792.133

893

5.345

202.960

3.3032.621

654

-15,22%

ACTIVIDADES DE CONTROL2012-2013

2.012

2.013




Las marcaciones procesadas, muestra 239.386 para el año 2012 y 202.960 para el año 2013, con una variación porcentual de 15.22% decreciente, ya que los actos administrativos de los nombramientos del personal se generan en oficinas centrales, pero los funcionarios realizan sus actividades en un mayor porcentaje en la Registraduría Distrital. Para el registro de órdenes previas, en el 2012 fue de 3.379 y para el 2013 de 3.303, con un decremento del 2.25% mostrando que para el año 2012 se presentó mayor programación de horas extras. Las carnetizaciones, también muestra un incremento del 22.88% ya que en el 2013 se presentó 488 carnetizaciones adicionales respecto al 2012. Para las actividades generadas en el proceso de las Historias Laborales, se muestra en el cuadro 13 el número de expedientes organizados cronológicamente tanto para funcionarios de planta y provisionales, como también para los funcionarios supernumerarios.


MACROPROCESO



88

Cuadro 13. Actividades Historias Laborales. Años 2012-2013


2013-2012

Varicación

Porcentual

Organización Cronológica Expedientes Laborales Planta y Provisionales 464 461 -3 -0,65%

Organización Cronológica Expedientes Laborales Supernumerarios 1.019 1.187 168 16,49%

Préstamos Expedientes Historias Laborales 9.894 8.284 -1.610 -16,27%

Búsquedas Rollos para Pensión 595 484 -111 -18,66%

Búquedas Rollos Otras Dependencias de la Entidad 295 446 151 51,19%

Solicitudes Expedientes Laborales a Delegaciones 270 73 -197 -72,96%

Organización y Foliación Expedientes Laborales para Escaneo 265 182 -83 -31,32%

Solicitud Documentos y Actualización Historias Laborales 657 640 -17 -2,59%

Fotocopias Historias Laborales 668 100 -568 -85,03%

Totales 14.127 11.857 -2.270 -16,07%

Historias Laborales


De las actividades más significativas, se encuentra el préstamo de historias laborales a otras dependencias, las cuales para el año 2013 fue de 8.284. Ahora bien, la organización cronológica de estos expedientes ha tenido un decremento entre periodos para el caso de los funcionarios de planta y provisionales con el 0.65% y para el caso de los funcionarios supernumerarios se presentó un incremento del 16.49%. Ver figura 5. La organización de los expedientes laborales, pasó de estar archivados en carpetas de fuelle a cajas de 200X; las historias laborales de los funcionarios de planta, carrera administrativa, provisionales, Delegados Departamentales y Magistrados se encuentran archivadas en 401 cajas; por otra parte, los funcionarios supernumerarios inactivos se encuentran archivados en 43 cajas. Para las diferentes Delegaciones Departamentales, se les entregó las cajas de 200X para la organización de los archivos a nivel nacional. Con esta organización se dio cumplimiento a las recomendaciones del Archivo General de la Nación, garantizando la conservación y cuidado de los documentos.


MACROPROCESO



89

Figura 5. Comparativo Actividades Historias Laborales. Años 2012-2013

-2.000

0

2.000

4.000

6.000

8.000

10.000

OrganizaciónCronológicaExpedientes

Laborales Planta yProvisionales

OrganizaciónCronológicaExpedientes

LaboralesSupernumerarios

PréstamosExpedientes

HistoriasLaborales

Búsquedas Rollospara Pensión

Búquedas RollosOtras

Dependencias dela Entidad

SolicitudesExpedientesLaborales a

Delegaciones

Organización yFoliación

ExpedientesLaborales para

Escaneo

SolicitudDocumentos yActualización

HistoriasLaborales

FotocopiasHistoriasLaborales

464

1.019

9.894

595295 270 265

657 668461

1.187

8.284

484 44673 182

640

100

HISTORIAS LABORALES2012-2013

2.012

2.013



Fuente: Coordinación Registro y Control Fecha: Enero 07 de 2014 Una de las actividades programadas en el Plan de Acción vigencia-2013, era la de Actualizar la Cartilla de Historias Laborales, cuya verificación en la fase de ejecución se cumplió al 100%, donde la Gerencia a cabeza de la Coordinación de Registro y Control tuvo en cuenta las recomendaciones del Archivo General de la Nación, desarrollando una cartilla interactiva como guía para la organización de los expedientes, la cual fue socializada y entregada en medio magnético (CD) a los Delegados Departamentales, durante el foro de Servidores con Funciones Gerenciales realizado en la ciudad de Santa Marta el día 4 de octubre de 2013. Ahora, bien otras de las actividades programadas en el Plan de Acción vigencia-2013, aparece: ―Capacitar a los funcionarios que manejan el archivo de gestión, en lo relacionado con las historias laborales‖, en lo particular, se capacitó al equipo de trabajo del área de Historias Laborales, en los diferentes temas de gestión documental, con una duración de 10 horas, incluyendo la práctica y manejo teórico de los conceptos archivísticos. Esta actividad se cumplió con el 100% de su ejecución. Por último, en el cuadro 14, se presentan otras actividades inherentes al proceso, tales como la actualización de datos básicos Kactus con 1.081,


MACROPROCESO



90

llamadas a nivel nacional con 3.605, Derechos de Petición con 423 y las solicitudes de actas e historias laborales a las Delegaciones con 505. Cuadro 14. Otras Actividades. Años 2012-2013


2013-2012

Varicación

Porcentual

Actualización Datos Básicos Kactus 680 1.081 401 58,95%

Llamadas a nivel nacional 1.589 3.605 2.016 126,87%

Derechos de Petición 21 423 402 1914,29%

Solicitud Actas y HV a Delegaciones 385 505 120 31,17%

Totales 2.675 5.614 2.939 109,86%

Otras Actividades

Fuente: Coordinación Registro y Control Fecha: Enero 07 de 2014 Figura 6. Comparativo Otras Actividades. Años 2012-2013

0

500

1.000

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

2.012 2.013 Diferencia 2013-2012 Varicación Porcentual

680

1.081

401

58,95%

1.589

3.605

2.016

126,87%

21

423 4021914,29%

385505

12031,17%

OTRAS ACTIVIDADES2012-2013

Actualización Datos BásicosKactus

Llamadas a nivel nacional

Derechos de Petición

Solicitud Actas y HV aDelegaciones


3.5. Proceso Retiro del Talento Humano

Liquidación de exfuncionarios El grupo de Salarios y Prestaciones, tiene a cargo la realización de la liquidación definitiva de las prestaciones sociales de los exfuncionarios de la RNEC que han laborado en planta y en calidad de supernumerarios a nivel nacional.


MACROPROCESO



91

Saneamiento de Aportes a seguridad social. Esta actividad es una de las tareas con mayor afectación en información en aportes en salud y pensional del personal como también en las finanzas del Estado porque la gestión lleva a evitar mandamientos de pago por presuntos intereses moratorios. Cabe anotar que esta actividad se lleva a cabo recopilando, reconstruyendo, indagando y cruzando información documental ubicada en diferentes dependencias (Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital) con las presuntas cuentas demandadas por las Entidades de Seguridad Social.

Actualización del Certificado de Bono Pensional En el sentido de incorporar entre los certificados que expide la Entidad en su calidad de Empleador lo dispuesto en el Artículo 3 del decreto 13 de 2001 según el cual las certificaciones de tiempo laborado o cotizado con destino a la emisión de bonos pensiónales, deben elaborarse en los formatos 1, 2 y 3 reglamentados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Reliquidación Mesadas Pensionales CAJANAL E.I.C.E. y UGPP: A la fecha se han recibido 304 Resoluciones por medio de las cuales las Entidades respectivas (CAJANAL E.I.C.E en Liquidación y UGPP) informan a la Registraduría Nacional del Estado Civil que mediante fallo proferido por autoridad judicial competente se ordenó reliquidar la mesada pensional de algunos ex funcionarios de la Entidad, de las cuales, 199 fueron enviadas en su momento por CAJANAL E.I.C.E y 105 por la UGPP. Los cobros adelantados en su momento por CAJANAL E.I.C.E. se encuentran suspendidos, ya que la UGPP no ha dado continuidad al tema y, solo se ha dedicado a realizar el trámite de cobro de las reliquidaciones que los involucran a ellos directamente. Hasta el momento, la UGPP solo ha remitido los soportes de 66 casos, esto es, fallo por medio del cual se ordena reliquidar la mesada pensional y resolución por medio de la cual la UGPP reliquida la mesada pensional, faltando por allegar los soportes respectivos de 39 casos. Para proceder a realizar y legalizar el pago de las reliquidaciones precedentes (66), se solicitó a la UGPP que allegara a la GTH copia simple de los fallos proferidos por la autoridad competente que incorporen las respectivas constancias de ley, esto es, ser copia autentica, encontrarse debidamente


MACROPROCESO



92

ejecutoriado y prestar mérito ejecutivo, pero no ha habido respuesta alguna por parte de la UGPP. De las 304 resoluciones allegadas, 193 se encuentran indexadas, algunas a enero, febrero, marzo, abril o mayo de 2013; 77 se encuentran pendientes de verificar la historia laboral, es decir, de solicitar a la Oficina de Registro y Control la historia laboral de cada ex funcionario para constatar que la información plasmada en la resolución expedida por CAJANAL E.I.C.E en Liquidación y por la UGPP sea veraz; 30 se encuentran pendientes de solicitar a Registro y Control la hoja de vida de cada ex funcionario con el fin de establecer la fecha de ingreso y la fecha de egreso de la Entidad; 3 resoluciones emitidas por la Unidad de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales UGPP no pertenecen a funcionarios que hayan laborado al servicio de la RNEC y 1 resolución emitida por CAJANAL E.I.C.E en Liquidación no tiene soporte alguno, dicha Entidad solo la referenció en la tabla de valores indexados sin allegar acto administrativo. El proyecto de Resolución por medio del cual se reconoce y ordena el pago a la UGPP por concepto de aporte patronal pensional se encuentra en la GTH para visto bueno de la misma. De igual forma, los soportes remitidos por la UGPP se han agrupado en carpetas por Delegaciones, con el fin de remitir la información a la respectiva Delegación para que sea ella la que ordene el pago, según lo establecido en concepto No. 0006 del 09 de enero de 2013, emitido por la Oficina Jurídica de la Entidad, y siempre que haya visto bueno por parte de la Gerencia. El valor total de las reliquidaciones de las mesadas pensionales efectuadas tanto por CAJANAL E.I.C.E. como por la UGPP asciende a la suma de: Setecientos noventa y siete millones doscientos dos mil doscientos setenta y un pesos ($797.202.271).


MACROPROCESO



93

Información para Cesantía Definitiva Cuadro 15. Cesantías definitivas-2013

SALDO

ANTERIORRADICADAS

ENVIADAS A

PAGO

NUEVO

SALDO

Enero 177 49 0 226

Febrero 226 64 73 217

Marzo 217 77 34 260

Abril 260 65 57 268

Mayo 268 47 83 232

Junio 232 12 77 167

Julio 167 102* 101 168

Agosto 168 25 74 119

Septiembre 119 207* 103 223

Octubre 223 103 144 182

Noviembre 182 144 114 212

Diciembre 212 100 153 159

Total - 995 1.013 -

MES/TIPO

DEFINITIVAS

Fuente: Coordinación Salarios y Prestaciones Fecha: enero 7 de 2014

Cesantías Definitivas: saldo 159 solicitudes.

En julio se suman 56 por reajuste Decreto 1031 de 2013 En septiembre se suman 112 por reajuste Decreto 1031 de 2013 En notificación 124 Pendiente por documentos 4 ( 1 pendiente por avisos de prensa, 3

beneficiarios cuenta) Cancelados 29 (motivo: activo, ya se había asignado radicado) Recurso de reposición 2

Los reportes de valores de liquidación definitiva y descuento para cesantía definitiva se han recibido así:

Personas retiradas en el mes de diciembre 2012 (22/02/2013). Personas retiradas en el mes de enero 2013 (01/04/2013) Personas retiradas en el mes de febrero 2013 (10/05/2013) Personas retiradas en el mes de marzo 2013 (23/05/2013) Personas retiradas en el mes de abril 2013 (08/07/2013)


MACROPROCESO



94

Personas retiradas en el mes de mayo 2013 (08/07/2013) Liquidación retroactivo 2013 (enero, febrero, marzo) (15/07/2013) Personas retiradas en el mes de junio 2013 (05/08/2013) Personas retiradas en el mes de julio 2013 (06/09/2013) Personas retiradas en el mes de agosto 2013 (periodo de servicios igual o

inferior a 6 meses) (06/09/2013) Personas retiradas en el mes de agosto 2013 (II parte) (07/10/2013) Personas retiradas en el mes de septiembre 2013 (13/11/2013) Personas retiradas en el mes de octubre 2013 (02/12/2013)

El cuadro 16, muestra el resultado del pago de Cesantías definitivas con el presupuesto asignado, compromisos presupuestales y el saldo disponible.

Cuadro 16. Cesantías Definitivas-2013

CANTIDAD VALOR

5.252.000.000

1.000.000.000

281.120.000

4.533.120.000

1.005 4.063.814.096 469.305.904

PRESUPUESTO ASIGNADO 2013COMPROMISO PRESUPUESTAL SALDO

DISPONIBLE

Fuente: Coordinación Salarios y Prestaciones Fecha: enero 7 de 2014

Retiros planta 2013 DEELEGACIONES FUNCIONARIOS

AMAZONAS 6

ANALISTA DE SISTEMAS 1





ANTIOQUIA 79






MACROPROCESO



95



SECRETARIO 3


TECNICO OPERATIVO 3

ARAUCA 4





ATLANTICO 14






BOLIVAR 17






BOYACA 53





SECRETARIO 1


TECNICO OPERATIVO 2

CALDAS 41







CAQUETA 21






MACROPROCESO



96



TECNICO OPERATIVO 2

CASANARE 18




SECRETARIO 1

CAUCA 16





CESAR 15







CHOCO 32






SECRETARIO 4


TECNICO OPERATIVO 1

CORDOBA 62







TECNICO OPERATIVO 2

CUNDINAMARCA 48






MACROPROCESO



97



DISTRITO 62







REGISTRADOR DISTRITAL 1

SECRETARIO 6


TECNICO OPERATIVO 2

GUAINIA 7





GUAJIRA 7




TECNICO OPERATIVO 1

GUAVIARE 9




SECRETARIO 2

HUILA 34




SECRETARIO 1


TECNICO OPERATIVO 1

MAGDALENA 16






TECNICO OPERATIVO 1


MACROPROCESO



98

META 13






SECRETARIO 2

NARIÑO 26







TECNICO OPERATIVO 1

NORTE DE SANTANDER 17





OFICINAS CENTRALES 123


ASESOR 5



DIRECTOR GENERAL 1

JEFE DE OFICINA 1

MAGISTRADO 2




REGISTRADOR DELEGADO 1

SECRETARIO 18




PUTUMAYO 5




QUINDIO 18



MACROPROCESO



99





RISARALDA 22






SECRETARIO 1

TECNICO OPERATIVO 3

SAN ANDRES 1


SANTANDER 49








TECNICO OPERATIVO 2

SUCRE 18






TOLIMA 32









TECNICO OPERATIVO 3

VALLE 50




MACROPROCESO



100






TECNICO OPERATIVO 6

VAUPES 5




SECRETARIO 1

VICHADA 5





Total general 945

El cuadro 17, presenta el comparativo entre el 2012-2013 de los retiros de los funcionarios de Planta, para un total de 573 funcionarios para el año 2012 y 945 para el año 2013, presentándose un incremento en los retiros del 164.92%.


MACROPROCESO



101

Cuadro 17. Retiros Funcionarios de Planta 2012-2013


Periodos

AMAZONAS 5 6 11 120,00%

ANTIOQUIA 72 79 151 109,72%

ARAUCA 5 4 9 80,00%

ATLANTICO 19 14 33 73,68%

BOLIVAR 38 17 55 44,74%

BOYACA 29 53 82 182,76%

CALDAS 24 41 65 170,83%

CAQUETA 2 21 23 1050,00%

CASANARE 5 18 23 360,00%

CAUCA 14 16 30 114,29%

CESAR 5 15 20 300,00%

CHOCO 27 32 59 118,52%

CORDOBA 20 62 82 310,00%

CUNDINAMARCA 19 48 67 252,63%

DISTRITO 31 62 93 200,00%

GUAINIA 3 7 10 233,33%

GUAJIRA 3 7 10 233,33%

GUAVIARE 5 9 14 180,00%

HUILA 13 34 47 261,54%

MAGDALENA 20 16 36 80,00%

META 12 13 25 108,33%

NARIÑO 16 26 42 162,50%


OFICINAS CENTRALES 55 123 178 223,64%

PUTUMAYO 2 5 7 250,00%

QUINDIO 13 18 31 138,46%

RISARALDA 19 22 41 115,79%

SAN ANDRES 1 1 N/A

SANTANDER 34 49 83 144,12%

SUCRE 10 18 28 180,00%

TOLIMA 13 32 45 246,15%

VALLE 26 50 76 192,31%

VAUPES 2 5 7 250,00%

VICHADA 2 5 7 250,00%

TOTAL GENERAL 573 945 1.518 164,92% Fuente: Coordinación Salarios y Prestaciones Fecha: Enero 7 de 2014


MACROPROCESO



102

Retiro Supernumerarios 2012 -2013

Nombre Centro Costo Descripción Clase Nómina Descripción Cargo 2012 2013 Total

general

AMAZONAS CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 9

9


9


2

INSCRIPCION DE CEDULAS


25 25

RESERVA EPOCA ELECTORAL


1

Total AMAZONAS

21 25 46

ANTIOQUIA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 237

237


462


8


82

TECNICO OPERATIVO 3

3


18 18


2 2

SECRETARIO

1 1


1 1

TECNICO OPERATIVO

1 1


18 18


1306 1306


51 51

RESERVA EPOCA ELECTORAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO 17

17


1


42

TECNICO OPERATIVO 1

1

RESERVA VIGENCIA ACTUAL OPERARIO CALIFICADO

1 1



1



1 1


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2


MACROPROCESO



103

Total ANTIOQUIA

922 1424 2346

ARAUCA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 20

20


27


6



83 83


5 5



1


2


3

Total ARAUCA

59 88 147

ATLANTICO CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 70

70


208


10


48

TECNICO OPERATIVO 4

4


12 12

OPERARIO CALIFICADO

1 1


1 1


11 11


1 1

TECNICO OPERATIVO

3 3


4 4


417 417

OPERARIO CALIFICADO

2 2


2 2


7 7


24 24

TECNICO OPERATIVO

1 1


2


3


16






MACROPROCESO



104




2 2


1 1

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total ATLANTICO

390 509 899

BOLIVAR CONSULTA PARTIDOS ASESOR 1

1


72


160


2


30

TECNICO OPERATIVO 2

2

ELECCIONES ATIPICAS BOLIVAR


30 30


3 3


32 32


1 1


1 1

TECNICO OPERATIVO

1 1


2 2


605 605


1 1


2 2


23 23

RESERVA EPOCA ELECTORAL ASESOR 1

1


4


1


15


1 1

SUPERNUMERARIOS - VIGENCIA ACTUAL ASESOR 4

4



1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO 1

1


2 2

PROFESIONAL

2 2


MACROPROCESO



105

UNIVERSITARIO

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total BOLIVAR

297 713 1010

BOYACA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 147

147


118


6


15

TECNICO OPERATIVO 2

2


14 14


2 2


8 8

SECRETARIO

1 1


1 1

TECNICO OPERATIVO

6 6


3 3


444 444


2 2


12 12


9


13

TECNICO OPERATIVO 2

2


1 1


1

TECNICO OPERATIVO 1

1



1 1


2

Total BOYACA

404 497 901

CALDAS CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 55

55


119


4


24

TECNICO OPERATIVO 3

3

ELECCIONES ATIPICAS CALDAS


75 75


6 6


2 2


MACROPROCESO



106

TECNICO OPERATIVO

1 1


6 6


342 342


18 18



1 1

OPERARIO CALIFICADO

1 1

TRIBUNAL DE GARANTIAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO

2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total CALDAS

212 471 683

CAQUETA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 27

27


41


2


5

TECNICO OPERATIVO 1

1

ELECCIONES ATIPICAS BOLIVAR


9 9

EPOCA ELECTORAL ANTICIPO ELECCIONES 2014


1 1



119 119


4 4


2


5



15 15

Total CAQUETA

95 150 245

CASANARE CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 27

27


15


1


2


2


7 7


5 5


MACROPROCESO



107

TECNICO OPERATIVO

1 1


2 2


152 152


3 3

TECNICO OPERATIVO

1 1


1


5


1


1 1

OPERARIO CALIFICADO

1 1


1 1



7 7


2

Total CASANARE

61 182 243

CAUCA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 60

60


158


1


3


12

TECNICO OPERATIVO 3

3


3 3


3 3


5 5


756 756


2 2


12 12


8


12


1


1 1



1



1 1

TECNICO OPERATIVO

1 1


MACROPROCESO



108


1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total CAUCA

282 792 1074

CESAR CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 41

41


90


5


13

TECNICO OPERATIVO 1

1


8 8


5 5


2 2

TECNICO OPERATIVO

1 1



309 309


3 3


13 13


2


6


7


OPERARIO CALIFICADO

1 1


3 3


1 1


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total CESAR

179 353 532

CHOCO CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 37

37


23


2


4

TECNICO OPERATIVO 1

1

ELECCIONES ATIPICAS CHOCO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

337 337



387 387


5 5


MACROPROCESO



109

RESERVA EPOCA ELECTORAL TECNICO ADMINISTRATIVO 8

8


16


1 1


1 1

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total CHOCO

91 733 824

CORDOBA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 66

66


246


1


6


27

TECNICO OPERATIVO 2

2


2 2


1 1


7 7

TECNICO OPERATIVO

5 5



575 575


1 1


37 37


7


6


5

RESERVA VIGENCIA ACTUAL


2 2




3




2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total CORDOBA

392 705 1097

CUNDINAMARCA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 161

161


187


MACROPROCESO



110


1


10


31

TECNICO OPERATIVO 3

3


4 4


25 25


2 2

OPERARIO CALIFICADO

1 1


8 8

SECRETARIO

1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

7 7


12 12


561 561

OPERARIO CALIFICADO

2 2


4 4


22 22


9


2


17

TECNICO OPERATIVO 1

1



1 1

OPERARIO CALIFICADO

1 1


2 2


2 2



9 9




TECNICO OPERATIVO 4

4


2 2


1 1

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total CUNDINAMARCA

505 687 1192

DISTRITO CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 96

96


MACROPROCESO



111


603


3


27

TECNICO OPERATIVO 4

4


35 35


5 5

OPERARIO CALIFICADO

5 5


17 17

SECRETARIO

1 1

SECRETARIO EJECUTIVO

1 1


4 4

TECNICO OPERATIVO

11 11


20 20


1121 1121

OPERARIO CALIFICADO

7 7


2 2

SECRETARIO

2 2


64 64

TECNICO OPERATIVO

5 5


7


1

TECNICO OPERATIVO 3

3

RESERVA VIGENCIA ACTUAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO

5 5


7 7

OPERARIO CALIFICADO

7 7


1 1


2 2

SUPERNUMERARIOS - VIGENCIA ACTUAL AUXILIAR ADMINISTRATIVO

35 35


12 12



4 4

SECRETARIO

2 2


TECNICO OPERATIVO

7 7

Total DISTRITO

751 1399 2150

GUAINIA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 9

9


2


MACROPROCESO



112



17 17

Total GUAINIA

11 17 28

GUAJIRA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 36

36


91


4


10

TECNICO OPERATIVO 1

1


6 6


5 5

TECNICO OPERATIVO

1 1


2 2


198 198


2 2


14 14



1


1


3



1



1



2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

1 1

Total GUAJIRA

161 236 397

GUAVIARE CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 13

13


7


3



1 1

TECNICO OPERATIVO

1 1



24 24


1 1


2


3


MACROPROCESO



113

Total GUAVIARE

28 27 55

HUILA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 59

59


179


4


12

TECNICO OPERATIVO 2

2

ELECCIONES ATIPICAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO

1 1


271 271


1 1



14 14


3 3


1 1

TECNICO OPERATIVO

2 2


1 1


272 272


12 12


1


13

TECNICO OPERATIVO 1

1



1




1 1

Total HUILA

293 581 874

MAGDALENA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 53

53


123


3


18

TECNICO OPERATIVO 2

2


6 6


3 3


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2


4 4


363 363

PROFESIONAL

2 2


MACROPROCESO



114

UNIVERSITARIO


16 16

RESERVA EPOCA ELECTORAL TECNICO OPERATIVO 1

1


1




1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total MAGDALENA

218 406 624

META CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 46

46


92


3


2


13

TECNICO OPERATIVO 1

1


7 7


1 1

OPERARIO CALIFICADO

1 1


1 1


1 1


5 5


323 323


16 16


1


1


9

TECNICO OPERATIVO 1

1


2


2 2


1



2 2



TECNICO OPERATIVO 1

1


MACROPROCESO



115


1 1


1 1

TECNICO OPERATIVO

1 1

Total META

206 369 575

NARIÑO CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 82

82


164


3


14

TECNICO OPERATIVO 2

2


3 3


7 7

TECNICO OPERATIVO

3 3


2 2


970 970


43 43


4



TECNICO OPERATIVO

1 1


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total NARIÑO

295 1039 1334

NORTE DE SANTANDER CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 64

64


250


4


36

TECNICO OPERATIVO 2

2


6 6


7 7


1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

4 4


6 6


494 494


MACROPROCESO



116

OPERARIO CALIFICADO

2 2


17 17


4


16


OPERARIO CALIFICADO

2 2


1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

3 3


396 552 948

OFICINAS CENTRALES ATENCION A POBLACION DESPLAZADA - APD AUXILIAR ADMINISTRATIVO

48 48

TECNICO OPERATIVO

10 10

CONSULTA PARTIDOS ASESOR 10

10


84


13


2


94


11


87

SECRETARIO 4

4


2


65


36

ELECCIONES ATIPICAS ASESOR 1

1





4 4



1



ELECCIONES ATIPICAS BOLIVAR AUXILIAR ADMINISTRATIVO

35 35


24 24

OPERARIO CALIFICADO

20 20


6 6

PROFESIONAL

46 46


MACROPROCESO



117

UNIVERSITARIO

SECRETARIO

1 1


19 19

TECNICO OPERATIVO

9 9

ELECCIONES ATIPICAS CALDAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO

9 9


15 15


8 8

TECNICO OPERATIVO

1 1

ELECCIONES ATIPICAS CASANARE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

3 3

OPERARIO CALIFICADO

1 1


3 3


14 14

ELECCIONES ATIPICAS FLORIDABLANCA ASESOR

1 1


6 6


1 1

OPERARIO CALIFICADO

2 2


3 3


2 2

TECNICO OPERATIVO

5 5


1 1

ASESOR

2 2


144 144


35 35

OPERARIO CALIFICADO

21 21


10 10


107 107

SECRETARIO

5 5


39 39

TECNICO OPERATIVO

40 40

FONDO DE CAMPAÑAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 34 75 109






12 12


1 1

PROFESIONAL

25 25


MACROPROCESO



118

UNIVERSITARIO


4 4

RESERVA CNE ASESOR 11

11


36


1


8


15


2


9

TECNICO OPERATIVO 5

5

RESERVA EPOCA ELECTORAL ASESOR 10

10


190


9


2


20


115


1


87

TECNICO OPERATIVO 4

4

RESERVA FONDO DE CAMPAÑAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 27

27


5


24


2


13

TECNICO OPERATIVO 7

7

RESERVA VIGENCIA ACTUAL ASESOR 1 2 3



45 45

OPERARIO CALIFICADO

23 23




29 29

TECNICO OPERATIVO

1 1

SUPERNUMERARIOS - CNE ASESOR 20 8 28



CONDUCTOR MECANICO 4 3 7


MACROPROCESO



119


19



SECRETARIO

7 7

SECRETARIO EJECUTIVO 1 1 2









SECRETARIO 11 2 13


6



VERIFICACION FIRMAS AUXILIAR ADMINISTRATIVO

2 2


172 172

OPERARIO CALIFICADO

28 28


3 3

SECRETARIO

2 2


29 29

TECNICO OPERATIVO

18 18


2416 2230 4646

PUTUMAYO CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 23

23


32


2


4

TECNICO OPERATIVO 2

2

ELECCIONES ATIPICAS


4


1 1


75 75

TECNICO OPERATIVO

1 1



93 93


4 4


MACROPROCESO



120


4


5


7

Total PUTUMAYO

83 174 257

QUINDIO CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 32

32


89


3


15

TECNICO OPERATIVO 1

1


8 8


2 2

SECRETARIO

1 1


1 1

TECNICO OPERATIVO

3 3



197 197


15 15


4


7


1 1

Total QUINDIO

151 228 379

RISARALDA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 32

32


119


3


20

TECNICO OPERATIVO 1

1


4 4


1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

1 1



250 250


14 14


2


3



2

Total RISARALDA

186 273 459


MACROPROCESO



121

SAN ANDRES CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 9

9


6


2

EPOCA ELECTORAL ANTICIPO ELECCIONES 2014 TECNICO ADMINISTRATIVO

1 1



14 14


1 1


1


1

Total SAN ANDRES

19 16 35

SANTANDER CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 122

122


225


1


3


36

TECNICO OPERATIVO 3

3


1 1


36 36

OPERARIO CALIFICADO

1 1


6 6


8 8

TECNICO OPERATIVO

21 21


14 14


923 923

OPERARIO CALIFICADO

2 2


5 5


35 35

TECNICO OPERATIVO

2 2


2


3


25


1






TRIBUNAL GARANTIAS ANTICIPO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

1 1


MACROPROCESO



122

2014


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total SANTANDER

457 1091 1548

SUCRE CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 46

46


84


5


9

TECNICO OPERATIVO 1

1


6 6


1 1

OPERARIO CALIFICADO

2 2


1 1


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2


3 3


384 384

OPERARIO CALIFICADO

4 4


2 2


15 15


2


1


6


2 2



48 48



2 2



1


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total SUCRE

176 487 663

TOLIMA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 79

79


MACROPROCESO



123


147


2


2


23

TECNICO OPERATIVO 2

2


8 8

OPERARIO CALIFICADO

2 2


10 10


1 1

TECNICO OPERATIVO

6 6


4 4


506 506

OPERARIO CALIFICADO

3 3


22 22


3


2


11


4


2 2


1



2 2



1

TECNICO OPERATIVO

1 1


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total TOLIMA

311 579 890

VALLE CONSULTA PARTIDOS ASESOR 1

1


117


554


6


81

TECNICO OPERATIVO 3

3

ELECCIONES ATIPICAS


1436


MACROPROCESO



124


77

EPOCA ELECTORAL ANTICIPO ELECCIONES 2014 ASESOR

1 1


22 22

OPERARIO CALIFICADO

1 1


10 10


1 1

TECNICO OPERATIVO

10 10

INSCRIPCION DE CEDULAS ASESOR

2 2


8 8


1438 1438

OPERARIO CALIFICADO

2 2


8 8


88 88

TECNICO OPERATIVO

3 3


7


3


9

RESERVA VIGENCIA ACTUAL ASESOR 1 1 2

OPERARIO CALIFICADO

1 1


1


1 1


2



OPERARIO CALIFICADO

3 3



TECNICO OPERATIVO 2

2


2 2


2 2

TECNICO OPERATIVO

2 2

Total VALLE

2332 1625 3957

VAUPES CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 12

12


1


4 4

TECNICO OPERATIVO

1 1

INSCRIPCION DE CEDULAS AUXILIAR SERVICIOS

19 19


MACROPROCESO



125

GENERALES


1


1

Total VAUPES

15 24 39

VICHADA CONSULTA PARTIDOS AUXILIAR ADMINISTRATIVO 12

12


3



4 4


1


1


2

TECNICO OPERATIVO

1 1

Total VICHADA

19 5 24

Total general

12434 18687 31121

El cuadro 18, presenta el comparativo por periodos de los retiros de funcionarios supernumerarios que durante el año 2012 fue de 12.434 y para el año 2013, 18.687, presentándose un incremento en retiros del 150.29%.


MACROPROCESO



126

Cuadro 18. Retiro Funcionarios Supernumerarios 2012-2013


Periodos

AMAZONAS 21 25 46 119,05%

ANTIOQUIA 922 1.424 2.346 154,45%

ARAUCA 59 88 147 149,15%

ATLANTICO 390 509 899 130,51%

BOLIVAR 297 713 1.010 240,07%

BOYACA 404 497 901 123,02%

CALDAS 212 471 683 222,17%

CAQUETA 95 150 245 157,89%

CASANARE 61 182 243 298,36%

CAUCA 282 792 1.074 280,85%

CESAR 179 353 532 197,21%

CHOCO 91 733 824 805,49%

CORDOBA 392 705 1.097 179,85%

CUNDINAMARCA 505 687 1.192 136,04%

DISTRITO 751 1.399 2.150 186,28%

GUAINIA 11 17 28 154,55%

GUAJIRA 161 236 397 146,58%

GUAVIARE 28 27 55 96,43%

HUILA 293 581 874 198,29%

MAGDALENA 218 406 624 186,24%

META 206 369 575 179,13%

NARIÑO 295 1.039 1.334 352,20%


OFICINAS CENTRALES 2.416 2.230 4.646 92,30%

PUTUMAYO 83 174 257 209,64%

QUINDIO 151 228 379 150,99%

RISARALDA 186 273 459 146,77%

SAN ANDRES 19 16 35 84,21%

SANTANDER 457 1.091 1.548 238,73%

SUCRE 176 487 663 276,70%

TOLIMA 311 579 890 186,17%

VALLE 2.332 1.625 3.957 69,68%

VAUPES 15 24 39 160,00%

VICHADA 19 5 24 26,32%

TOTAL GENERAL 12.434 18.687 31.121 150,29% Fuente: Coordinación Salarios y Prestaciones Fecha: Enero 7 de 2014


MACROPROCESO



127

Sentencias

DELEGACION VALOR Resolución que ordena el pago Fecha de pago

Antioquia El abogado está solicitando copias auténticas de la sentencia, llego oficio el 9 de diciembre

Magdalena $

165.265.886 Se pasó a presupuesto el 19/12/2013

Antioquia $

687.499.954

No se pagó en la vigencia 2013, no enviaron acto administrativo por parte

de la Delegación

Magdalena $ 28.893.596

el 26 de noviembre se hizo la solicitud de CDP

Bolívar Dra .Bertha Ramírez en espera que el juzgado liquide las costas 30/9/2013

Norte Santander $ 5.431.502

se envió correo el 23/11 se solicitó constancia ejecutoria

Huila $ 27.128.518

se envió correo a la delegación el 26 de noviembre con Rad 102745

Santander $ 399.003.632

Está en pagaduría 11/12/2013

Santander $

85.659.487 Está en financiera 3/12/2013

Tolima $ 4.132.571

247 de 2013 16/12/2013

Antioquia $ 2.394.612 538 de 2013 04/10/2013

Antioquia $ 9.294.718

15/11/2013

Norte de Santander $ 146.531.755 Res No 1512 de 2013 21/10/2013

Magdalena $ 209.171.651 Res No 7669 del 30/07/2013

22/08/2013

Antioquia $ 2.624.966 Resolución NO 436 de 2013 20/09/2013



MACROPROCESO



128


Santander $ 25.765.142

185 Y 220 DEL 147 Y 14/8/2013 18/09/2013

Guaviare $

143.078.435 63 del 15/8/2013 26/08/2013

Centrales $ 7.193.549

5809 Y 6802 DEL 21/9 Y 11/7/2013 22/08/2013

$ 36.241.832

7691 de 2013 15/08/2013

Tolima se envió oficio a los Delegados el 22 de enero

CONSEJO DE ESTADO

Santander $

14.850.317 15/05/2013

Centrales $ 31.648.702 15/05/2013

Caquetá $ 23.936.218

08/05/2013

Magdalena $ 25.893.798

31/01/2013

Magdalena $ 285.567.765

11/04/2013

Antioquia $

299.051.287 09/04/2013

Atlantico $ 2.110.246

Ya se Pago

Valle $

6.339.648 06/03/2013

Centrales $ 14.485.218

Pagada el 22/2/2013

Valle $

6.254.381 15/02/2013

Solicitudes de Reconocimiento y Pago de Seguro de Vida 2013

FUNCIONARIO (Q.E.P.D.)

FECHA REMISIÓN DOCUMENTOS A ASEGURADORA


MACROPROCESO



129

LUZ MARIA RAMIREZ PINEDA OCTUBRE 7 DE 2013 LEONOR SINISTERRA DE RODRIGUEZ JULIO 9 DE 2013 FRANCISCO ARLES VANEGAS GONZALEZ MAYO 15 DE 2013 HADID ALFONSO RODRIGUEZ LASTRA ABRIL 10 DE 2013

4. Otras actividades

Se reitera que para llevar a cabo la generación de las diferentes nóminas se ha tenido complicaciones debido a que los tiempos de respuesta del aplicativo Kactus son muy altos, y cada vez se ha ido deteriorando el software de nómina Kactus. Se generan comprobantes de nómina y se envían en archivo PDF a la intranet a todos los funcionarios. El Grupo de Salarios y Prestaciones lleva a cabo mensualmente un cronograma asesoramiento y a auditoria de control sobre los pagos de nómina a nivel nacional tanto de planta como de supernumerarios. Se genera mensualmente el PAC, CDP y Cuentas por Pagar en SIIF. Se generan certificaciones sobre vacaciones, capacidad de endeudamiento, valor de cesantías, primas de servicios, prima de navidad, Bonificación, Remuneración Electoral, con destino a los funcionarios y las diferentes Cooperativas. Se generaron resoluciones para funcionarios de oficinas centrales y delegados departamentales de la siguiente manera: AUTORIZACION DE VACACIONES 377

AUTORIZACION DE VACACIONES APLAZADAS 175

INTERRUPCION DE VACACIONES 44

COMPENSACION DE VACACIONES 63

LICENCIAS NO REMUNERADAS 40

APLAZAMIENTO DE VACACIONES 147


MACROPROCESO



130

REVOCATORIAS

7

ACLARATORIAS

13

MODIFICACIONES 1

Se elaboraron los siguientes certificados para pensión, cesantías definitivas y Cajanal: CESANTIAS DEFINITIVAS SOLICITUDES 4 FOLIOS 12 BONOS SEGURO SOCIAL SOLICITUDES 94 FOLIOS 404 DEVENGADOS CAJANAL SOLICITUDES 42 FOLIOS 94 Se generó y envió la capacidad de endeudamiento al Fondo Social de

Vivienda de los funcionarios que participan en la convocatoria.

Se expidió la circular 014 del 28 de Enero de 2013 informando que ningún funcionario puede iniciar el disfrute de las vacaciones hasta que no le sea comunicado el acto administrativo.

Se expidió la circular 016 del 29 de Enero de 2013, en la que se solicita a los

Delegados y Registradores Distritales, la certificación para nombrar un funcionario en reemplazo de una incapacidad y se solicitó informar a la oficina de Registro y Control los nombres de las funcionarios en estado de embarazo.

Se expidió la circular 028 del 19 de febrero de 2013 informando sobre la

comunicación de autorización de permisos por parte de la Gerencia del Talento Humano.

Se expidió la circular 029 del 21 de febrero de 2013 informando la suspensión

disfrute de vacaciones y permisos.

Se expidió la circular 030 del 21 de febrero de 2013 informando la suspensión disfrute de vacaciones y permisos para las personas que estén involucradas en el proceso de inscripción de cédulas.

Se informó a la GTH las implicaciones que tiene la entrada en vigencia del

Decreto 4023 del 1º de agosto de 2011 sobre los recobros.

De acuerdo a lo anterior se profirió la Circular 034 del 22 de febrero de 2013.


MACROPROCESO



131

Se expidió la circular 037 del 5 de marzo de 2013 informando que a partir de la nómina del mes de Abril se llevaran a cabo los descuentos por retardos.

Se expidió la circular 041 del 11 de marzo de 2013 solicitando las planillas

pagadas a CAJANAL en virtud de la presunta deuda del año 1994 al 2009

Se expidieron las circulares 057 y 058 del 3 de abril de 2013 informando el procedimiento para las horas extras en Inscripción y entrega de cédulas.

Se solicitaron los CDP correspondientes a la nómina planta,

supernumerarios, viáticos; CNE, Capacitación.

Se solicitó a la GTH la consecución de una capacitación sobre el nuevo Régimen Tributario

Se solicitó al DAFP una capacitación sobre el software de nómina que

emplea esa entidad.

Mediante correo electrónico el DAFP, convoco la reunión para el día 15 de Abril del año en curso.

Se remitió a la Oficina de Planeación el anteproyecto de presupuesto 2014.

Se dio aplicación a la nueva reforma tributaria para empleados.

Fueron remitidos a cada uno de los empleados vía intranet los certificados de

ingresos y retenciones correspondientes a la vigencia 2013.

Fue remitida al Grupo de Contabilidad la información necesaria correspondiente a la exógena.

Se solicitó concepto jurídico sobre horas extras en Elecciones Atípicas, se

recibió el concepto en el que se pronuncia la oficina jurídica sobre la viabilidad de las horas extras.

Se remitieron los costos correspondientes a las elecciones del año 2014

Consulta, Congreso, Presidente, Presidente segunda vuelta y las elecciones atípicas, supernumerarios y creación de nuevos cargos.


MACROPROCESO



132

Se efectuó una reunión con Compensar para mejorar los trámites de las incapacidades.

Se efectuó reunión con Heisson el proveedor de software de nómina del

DAFP.

Se expidió la Circular 079 del 30 de abril de 2013 sobre certificaciones para la depuración de la base del cálculo de retefuente.

Se expidió la Circular 078 del 29 de abril de 2013 sobre horas extras durante

el mes de mayo de 2013 para inscripción y entrega de cedulas de ciudadanía y organización de los tipos documentales.

Se expidió la Circular 071 del 16 de abril de 2013 dando alcance a la Circular

058 del 3 de abril de la presente calenda, comunicando que los descuentos generados por retardos y/o ausentismos no justificados programados para su descuento en la nómina del mes de abril, se realizarán en la nómina del mes de mayo del presente año, en los términos del Decreto 1737 de 2009.

Se remitieron los costos de las diferentes nóminas de supernumerarios para

su vinculación.

Se recibió por parte del proveedor Heisson la cotización sobre el software de nómina para la RNEC, la cual fue remitida a la Gerencia de Informática.

Se expidió la circular 084 Horas extras inscripción de cédulas y organización

tipos documentales.

Se expidió la circular 086 alcance circular 041 Presunta Deuda Cajanal EICE

Se expidió la circular 096 alcance circular 113 de 2012 Afiliaciones a Seguridad Social,

Se remitió la liquidación de las órdenes judiciales proferidas a favor del señor Gerson Jhovanny Niño Fajardo, con el fin de que sea revisados, verificados


MACROPROCESO



133

y avalados por la Delegación de Norte de Santander cada uno de los valores relacionados.

Se solicitó la Divipol para costear las elecciones atípicas de Caldas.

En la nómina del mes de mayo se ingresaron los retardos a nivel nacional

correspondientes a los meses de Enero, Febrero y marzo de 2013.

Se generó y entrego las nóminas correspondientes a la Prima de Servicios, planta ($3.832.392.979 y fuero $9.176.018) y supernumerarios, con su respectiva liquidación de retefuente, magnéticos de pago y comprobantes de nómina.

Se elaboraron lo costos para las elecciones atípicas de Huila – Cartagena –

Caldas – Casanare.

Se solicitaron los CDP correspondientes a la nómina planta, supernumerarios, viáticos; CNE, Capacitación.


su vinculación, (Revisión Firmas, Vigencia Actual, Inscripción cédulas, Atípicas Casanare, Atípicas Caldas, Atípicas Huila y Atípicas Cartagena)

Se expidió la circular 122 sobre Horas extras y organización tipos

documentales.

Se recibió y atendió la Auditoria de Calidad.

De acuerdo a la normatividad vigente, se han venido otorgando nuevos códigos de descuento para libranzas.

Se elaboró y entrego la información relativa a los Acuerdos de Gestión.

Se ordenó por parte de la GTH liquidar prestaciones sociales y cesantías a

las vinculaciones de acuerdo a su fecha de vencimiento.

Se solicitó la Divipol para costear las elecciones atípicas de Choco y Consultas de los Partidos.


MACROPROCESO



134

Se elaboraron lo costos para las elecciones atípicas Caldas.

Se solicitaron los CDP correspondientes a la nómina planta, supernumerarios, viáticos; CNE, Capacitación.


su vinculación, (Inscripción cédulas, Atípicas Caldas, Atípicas)

Se expidió la circular 135 sobre la aplicación del Decreto 4023 de 2011.

Se expidió la circular 141 sobre Horas extras y organización tipos documentales.

Se expidió la circular 144 Alcance de la circular 165 de 2012, plan de

vacaciones de 2013, fechas de inicio en el mes de diciembre.

Se ordenó por parte de la GTH liquidar prestaciones sociales y cesantías a las vinculaciones de acuerdo a su fecha de vencimiento.

Se solicitó la Divipol para costear las elecciones atípicas de Choco.

Se realizó seguimiento al tema de la consulta electoral 2013 con relación a la

posible elaboración de la proyección de costos.

Se verifico el presupuesto de las futuras elecciones del 2014 (Presidente y Congreso).

Se realizó la matriz de supernumerarios de las revocatorias de Florencia

Caquetá, pero no se solicitó presupuesto.

Se realizó la verificación de la matriz de supernumerarios y temas de costeo respecto al proceso de inscripciones de cedulas con ayuda de los funcionarios del Grupo de Censo Electoral.

Se realizó el costeó de los rubros de exámenes ocupacionales, seguros y

capacitación con respecto al proceso de inscripción de cedulas.

Se está realizando la descripción del proceso y el procedimiento de la elaboración de la matriz de supernumerarios y proyección de costos para


MACROPROCESO



135

elecciones normales, atípicas y revocatorias, en las plantillas del área de planeación.

Se remitió oficio a la Gerencia Administrativa y Financiera solicitando

recursos por $9’000.000.000,oo Se costearon y solicitaron los recursos para vinculación supernumerarios

UDAPV.

La correspondencia se tramita de acuerdo a su tipo de requerimiento dentro de los parámetros establecidos por la ley.

Se generó y entrego las nóminas correspondientes a planta y

supernumerarios de la siguiente manera:

o Atención población desplazada (Fondo Rotatorio)

· Vigencia actual · Consejo Nacional Electoral · Fondo de campañas · Verificación de firmas · Inscripción de cedulas · Tribunal de garantías · Elecciones atípicas Bolívar · Elecciones atípicas Caldas · Época electoral anticipo elecciones 2014

Adicionalmente los exfuncionarios, con la correspondiente liquidación de

seguridad social validada en el operador SOI, retefuente, magnéticos de pago y comprobantes de nómina.


supernumerarios, viáticos; CNE, Capacitación.

Se expidió la circular 153 del 28 de agosto de 2013 sobre vacaciones primer semestre 2014.

Se expidió la circular 169 sobre Horas extras y organización tipos

documentales mes de septiembre.


MACROPROCESO



136

Se expidió la circular 172 modifica los días y el horarios de las Horas extras y organización tipos documentales mes de septiembre.

De acuerdo a la normatividad vigente, se han venido otorgando nuevos

códigos de descuento para libranzas, se siguen llevando a cabo reuniones con Davivienda.

Se ordenó por parte de la GTH no liquidar prestaciones sociales y cesantías a

las vinculaciones que tienen no tienen solución de continuidad de acuerdo a su fecha de vencimiento, hasta tanto no llegue el concepto solicitado al DAFP.

Se otorgaron recursos por $9’000.000.000, oo por parte del MHCP con el fin

de iniciar los procesos de las elecciones 2014.

Se está tomando una capacitación en tributaria dictada por la Universidad Piloto.

La correspondencia se tramita de acuerdo a su tipo de requerimiento dentro

de los parámetros establecidos por la ley.

A raíz de la sentencia que modifica el pago de los senadores se solicitó al Consejo de Estado informara como impacta la sentencia en el pago de los magistrados.

Se solicitó al MHCP, recursos para financiar la nómina hasta el mes de

diciembre de 2013 y una adición con el fin de financiar las cesantías tanto parciales como definitivas.

Se expidió la circular 187 del 9 de Octubre de 2013 - ALCANCE CIRCULAR

165 DE 2012 — PLAN DE VACACIONES 2013

Se expidió la circular 190 del 10 de Octubre de 2013 DISFRUTE VACACIONES REGISTRADORES MUNICIPALES 4035-05 y 4035-06 - VINCULACION PERSONAL SUPERNUMERARIO

De acuerdo a la normatividad vigente, se han venido otorgando nuevos

códigos de descuento para libranzas, se siguen llevando a cabo reuniones con Davivienda.


MACROPROCESO



137

Se ordenó por parte de la GTH no liquidar prestaciones sociales y cesantías a

las vinculaciones que tienen no tienen solución de continuidad de acuerdo a su fecha de vencimiento, hasta tanto no llegue el concepto solicitado al DAFP.

Se está tomando una capacitación en tributaria dictada por la Universidad

Piloto en el auditorio de la entidad.

Se otorgó por parte del MHCP la autorización para trasladar recursos y así financiar la nómina del mes de Octubre.

Se solicitó al MHCP, recursos para financiar la nómina de Noviembre a

diciembre de 2013 y una adición con el fin de financiar las cesantías tanto parciales como definitivas.


supernumerarios, viáticos; CNE.

Se remitieron los costos de las diferentes nóminas de supernumerarios para su vinculación.

Se emitieron las siguientes circulares:

CIRCULAR 246 DEL 21 DE NOVIEMBRE DE 2013 CIERRE CONTABLE — CRONOGRAMA NOMINA – SUPERNUMERARIOS De acuerdo al cierre contable para el mes de Diciembre y en cumplimiento de las funciones propias de la Gerencia del Talento Humano me permito informar las fechas del cronograma de nómina de Supernumerarios DIFERENTE DE INSCRIPCIÓN DE CÉDULAS para el mes de Diciembre de 2013.

CIRCULAR 245 DEL 20 DE NOVIEMBRE DE 2013

De acuerdo al cierre contable para el mes de Diciembre y en cumplimiento de las funciones propias de la Gerencia del Talento


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Humano me permito informar las fechas del cronograma de nómina de Planta para el mes de Diciembre de 2013.


En cumplimiento de las funciones propias de la Gerencia del Talento Humano y teniendo en cuenta el proceso de Inscripción de cédulas, inscripción de candidatos, las elecciones de Congreso de la República y Parlamento Andino el 9 de marzo y Presidente y Vicepresidente de la Republica el 25 de Mayo de 2014, me permito informar que se suspende el disfrute de las vacaciones de los Delegados Departamentales y Registradores Distritales durante el mes de Diciembre de 2013, por lo tanto las que se hayan Decretado se aplazaran.


En cumplimiento de las funciones propias de la Gerencia del Talento Humano y teniendo en cuenta el proceso de Inscripción de cédulas y las elecciones de Congreso de la República y Parlamento Andino el 9 de marzo, Presidente y Vicepresidente de la Republica el 25 de Mayo de 2014, me permito informar que se hace necesario programar dos ciclos de capacitación en cada Departamento a los Registradores Municipales durante el mes de Diciembre de 2013, esta capacitación será coordinada por la Gerencia de Talento Humano y la Registraduria Delegada en lo Electoral. De acuerdo a lo anterior se deroga en todas sus partes la circular 190 del 10 de octubre de 2013 (DISFRUTE DE VACACIONES REGISTRADORES MUNICIPALES 4035-05 Y 4035-06).

De acuerdo a la normatividad vigente, se han venido otorgando nuevos códigos de descuento para libranzas, se siguen llevando a cabo reuniones con Davivienda.

Se otorgaron los recursos por parte del MHCP para financiar la nómina del

mes de Noviembre y Diciembre.

Se generó la nómina de compensatorios a nivel Nacional.


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El 17 de Diciembre se expidió el Decreto 2943, por el cual se modifica el parágrafo 1°del artículo 40 del Decreto 1406 de 1999, ―…En el Sistema General de Seguridad Social en Salud serán a cargo de los respectivos empleadores las prestaciones económicas correspondientes a los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general y de las Entidades Promotoras de Salud a partir del tercer (3) día y de conformidad con la normatividad vigente.

En el Sistema General de Riesgos" Laborales las Administradoras de

Riesgos Laborales reconocerán las incapacidades temporales desde el día siguiente de ocurrido el accidente de trabajo o la Enfermedad diagnosticada como laboral. Lo anterior tanto en el sector público como en el privado.‖

A partir del 1 de enero del 2014 se añaden dos años más a la edad de pensión, quedando en 57 años para las mujeres y en 62 años para los hombres. Sin embargo, este no es el único cambio. En el 2005 las semanas de cotización se aumentaron en 50, y quedó en 1.050 el requisito mínimo de semanas cotizadas para obtener la pensión. La ley 100 también indicaba que desde el 2006 y hasta el 2015 se daría un incremento anual de 25 semanas para pensionarse. Esto quiere decir que para pensionarse en el 2014, una mujer debe tener 57 años, un hombre 62 años y ambos deben haber cotizado mínimo 1.275 semanas. Para el 2015 las edades serán las mismas pero se requerirán 1.300 semanas cotizadas. El requisito de cotización aumentará entonces en 300 semanas entre el 2005 y el 2015, al pasar de 1.000 a 1.300 semanas. En términos reales, cada persona deberá trabajar casi seis años más para obtener su pensión.


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Contratos Estado de liquidación contratos vigencia 2012 – 2013

Carta de Aceptación

Oferta MCRN01-004

2012

EMERMEDICA S.A. SERVICIOS DE AMBULANCIA PREPAGADOS

Prestar el servicio de ÁREA PROTEGIDA, de atención medica de reacción rápida, ágil y oportuna durante las 24 horas del día y por el termino de ejecución del contrato, para el cubrimiento de cualquier tipo de urgencia o emergencia que ocurra a los funcionarios, visitantes ocasionales, proveedores, entre otros, que se encuentren en alguna de las sedes de la Registraduría Nacional del Estado Civil, de conformidad con las especificaciones descritas y detalladas en el estudio de necesidad y conveniencia, la Invitación Publica No. 005 de 2012.

14 de mayo de 2012.

13 de mayo de 2013.

DOCE (12) MESES

26 de Noviembre

de 2013 $ 26.400.000

OTROSI ajustando el valor del contrato a

$25´900.000 (reforma tributaria

el IVA)

LIQUIDADO

Estado de Liquidación Contratos Vigencia 2012 – 2013

NINGUNO

FECHA DE LIQUIDACIÓN

VALOR INICIAL

VALOR ADICIONAL

ESTADO ACTUAL

PAGOS PENDIENTESN o . C ON T R A T O C ON T R A T IST A OBJETO FECHA INICIOFECHA

TERMINACIÓNTERMINO DE EJECUCIÓN

Estado de pagos para constitución de reservas presupuestales 2013se encuentran los siguientes contratos los cuales están en Estado de Liquidación con Vigencia 2013. Contrato de prestación de servicios no. 062 de la RNEC 2013 con la caja de compensación familiar compensar nit.: 860.066.942-7 Objeto del contrato: ―Prestar apoyo logístico para la realización de los eventos de capacitación con ocasión al Proceso de Inscripción de Cédulas de Ciudadanía para la elección de Senado, Cámara, Parlamento Andino, Presidente y Vicepresidente primera y segunda vuelta realizarse en el año 2014.‖ Valor del contrato: doscientos millones de pesos m/l ($200.000,00). Valor ejecutado: doscientos millones de pesos m/l ($200.000,00). Pagos realizados:

Número factura Fecha Valores

34752 08/07/2013 3.612.742

34755 08/07/2013 5.390.997


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13161815 04/07/2013 3.740.000

Total facturas pagadas:

12.743.739 Total pagado: Doce Millones setecientos Cuarenta y tres mil setecientos treinta y nueve. Pagos por realizar: ciento ochenta y siete millones doscientos cincuenta y seis mil doscientos sesenta y un pesos m/l. ($ 187.256.261,00); contenidos en las facturas:


13616833 26/11/2013 911.099

13583350 15/11/2013 117.823.262

13653032 11/12/2013 68.521.900

Total facturas por pagar:

187.256.261,00 Informe de seguimiento de supervisión e interventoría: Se presentaron un total de seis (6) informes de Seguimiento de Supervisión e Interventoría al contrato 062 de 2013:

Fecha de informe Aspectos Relevantes

8 de abril de 2013 Se realizó el Seminario taller "Proceso de inscripción de cédulas", realizado en San Gil (Santander) del 7 al 10 de marzo de 2013.

30 de abril de 2013 Tres (3) reuniones de capacitación realizadas en Bogotá el 21 de marzo, 4 de abril y 11 de abril del 2013.

31 de mayo de 2013

Seminario Inscripción de cédulas 2013 – 2014. Evaluación, análisis y actualización del Plan Estratégico " La Democracia es Nuestra Huella" 2012 - 2015 y Fortalecimiento Conceptual en la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.

28 de junio de 2013 Reunión de capacitación para directivos, efectuada el viernes 7 de junio de 2013 con la participación de 20 directivos de la Registraduría Nacional.

31 de julio de 2013 Refrigerios para capacitaciones dictadas el 29, 30 y 31 de julio en las instalaciones de la Registraduría Nacional CAN a funcionarios de las Oficinas de Talento Humano del País.

29 de noviembre de 2013

Seminario de capacitación realizado en la Ciudad de Santa Marta del 2 al 5 de octubre de 2013 con la participación de Directivos y Delegados de la Registraduría Nacional.


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Contrato de prestación de servicios no. 147 de 2013 de la RNEC 2013 con la caja de compensación familiar compensar nit.: 860.066.942-7 Objeto del contrato: ―prestar apoyo logístico para la realización de los eventos de capacitación con ocasión del proceso electoral en la elección del alcalde de Cartagena‖ Valor del contrato: veintiséis millones setecientos veinte mil pesos m/l ($26.720.000,00). Valor ejecutado: seis millones cuatrocientos cincuenta y cuatro mil novecientos siete pesos m/l. ($ 6.454.907,00) Pagos realizados: ninguno. Pagos por realizar: Seis millones cuatrocientos cincuenta y cuatro mil novecientos siete pesos m/l. ($ 6.454.907,00); contenido en la factura:


1353662 01/08/2013 6.454.907,00

Total factura por pagar:

6.454.907,00 Informe de seguimiento de supervisión e interventoría: Se presentó un (1) solo informe de Seguimiento de Supervisión e Interventoría al contrato 147 de 2013:

Fecha de informe Aspectos Relevantes 5 de agosto de 2013 Según el estudio necesidad y conveniencia para validar el valor del

contrato, se consideró la idoneidad y experiencia de Compensar, planeándose varias actividades empero, solo se realizó una actividad con 48 funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil. El contratista cobró solo los valores realmente ejecutados por esta sola actividad por ello, a pesar que el contrato estaba pactado por un valor de $26.720.000 solo se ejecutaron $ 6.454.907 quedando un excedente de $20.265.093.

Contrato de prestación de servicios no. 149 de 2013 de la RNEC 2013 con la Corporación Universidad Piloto de Colombia nit.: 860022382-3 Objeto del contrato: ―capacitar funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil, en la aplicación de las normas tributarias vigentes en la ley 1607 del 26 de diciembre de 2012, que contribuyan al fortalecimiento en el manejo de la misma.‖


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Valor del contrato: nueve millones de pesos m/l., ($9.000.000.00) exento de IVA Valor ejecutado: nueve millones de pesos m/l., ($9.000.000.00) exento de IVA. Pagos realizados: ninguno. Pagos por realizar: falta la suma de nueve millones de pesos m/l., ($9.000.000.00) exento de IVA; contenido en la factura de venta:


5578 26/11/2013 9.000.000,00


9.000.000,00 Informe de seguimiento de supervisión e interventoría: Se presentaron tres (3) informes de Seguimiento de Supervisión e Interventoría al contrato 149 de 2013:

Fecha de informe Aspectos Relevantes 20 de septiembre de 2013 En el primer mes de las 58 horas contratadas se dictaron 12 clases

que equivalen a 24 horas con un avance parcial del 41% 21 de octubre de 2013 En el segundo mes de las 58 horas contratadas se dictaron 13

clases que equivalen a 26 horas con un avance parcial del 45% para un total de avance del contrato del 86%

20 de noviembre de 2013 En el tercer y último mes de las 58 horas contratadas se dictaron 4 clases equivalentes a las 8 horas restantes completando al 100% el total de las horas contratadas

Contrato de prestación de servicios no. 180 de 2013 de la RNEC 2013 con la caja de compensación familiar compensar nit.: 860.066.942-7 Objeto del contrato: ―contratar el apoyo logístico para la realización de los eventos de capacitación con ocasión del proceso electoral en la elección atípica de gobernador de caldas.‖ Valor del contrato: treinta y un millones trescientos sesenta mil pesos m/l., ($31.360.000) incluido IVA. Valor ejecutado: ocho millones doscientos diecisiete mil trescientos ochenta y tres pesos m/l., ($ 8.217.383,00) incluido IVA Pagos realizados: ninguno. Pagos por realizar: falta por pagar ocho millones doscientos diecisiete mil trescientos ochenta y tres pesos m/l., ($ 8.217.383,00) incluido IVA.


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13448968 01/10/2013 8.217.383,00


8.217.383,00

Informe de seguimiento de supervisión e interventoría: Se presentaron dos (2) informes de Seguimiento de Supervisión e Interventoría al contrato 180 de 2013: La información Consolidada se presenta en el Anexo 8. Ejecución Presupuestal Desarrollo Integral -2013. Ver Anexo 9. Ejecución Presupuestal Carrera Administrativa. Ver Anexo 10. Análisis de Indicadores Indicador Carrera Administrativa

Para la vigencia 2013, se tenía prevista la elaboración de los siguientes documentos, de los cuales se cumplió con el 100% del indicador de Carrera Administrativa, dentro del rango de sobresaliente, así:

Propuesta evaluación del desempeño: Proyecto de resolución remitido a la

oficina jurídica en oficio del 7 de junio de 2013, radicado 133388.

Propuesta Registro Público de Carrera: Propuesta de aplicativo con la información correspondiente a setenta y dos (72) funcionarios.

Lineamientos generales primera fase implementación de la carrera:

Contratos de prestación de servicios 227, 228, 229 y 231 de 2013 RNEC, los cuales abordan las actividades de la primera fase de implementación de la carrera: estudio de cargas laborales, actualización y ajuste del manual específico de funciones y competencias laborales, diseño e implementación del sistema de evaluación del desempeño, así como el modelo de gerencia pública.


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Actas órganos de administración de la carrera: dieciséis (16) actas del

Consejo Superior y trece (13) de la Comisión de Personal Central. Indicadores Registro y Control

Para el objetivo: Medir el Porcentaje de Vinculación del Personal, presenta un

rango de análisis sobresaliente, ya que el porcentaje correspondiente al número de nombramientos/número de cargos a proveer, se encuentra mayor al 90%.

Para el objetivo: Medir que las vinculaciones de supernumerarios, no sobrepase la asignación de recursos dados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, también presenta un rango sobresaliente, ya que de acuerdo al presupuesto asignado se viene vinculando al 100% de los funcionarios, con un total de 2.126 para el periodo de análisis. Esta distribución que es dependiente de los Recursos Asignados, ha permitido la vinculación del 100% de los funcionarios con la reasignación de los cargos respectivos.

Para el objetivo: Medir el Porcentaje de vinculación de Personal, correspondiente al número de supernumerarios posesionados/número de supernumerarios nombrados, también presenta un rango de análisis sobresaliente con un porcentaje mayor al 60%.

Indicadores Desarrollo Integral

Plan Institucional de Formación y Capacitación- PIFC

La Fórmula del indicador es: Número de actividades calificadas satisfactoriamente X 100 Número de Actividades realizadas De acuerdo a la fórmula del indicador, las 6 actividades macro realizadas en el Plan Institucional de Formación y Capacitación – PIFC, fueron calificadas satisfactoriamente, dando así una satisfacción del 100%. Lo cual indica que existió buena recepción por parte de los participantes, cumpliendo las expectativas de los mismos.


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Programa de Bienestar Social

La Fórmula del indicador es: Número de actividades calificadas satisfactoriamente X 100 Número de Actividades realizadas De acuerdo a la fórmula del indicador, las 8 actividades realizadas en el Programa de Bienestar Social, fueron calificadas satisfactoriamente, dando así una satisfacción del 100%, llevando así a plantear que se cumplieron con las expectativas de los funcionarios participantes en cada una de las actividades.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo- SGSST

La Fórmula del indicador es: Número de actividades calificadas satisfactoriamente X 100 Número de Actividades realizadas De acuerdo a la fórmula del indicador, de las 107 actividades realizadas en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo- SGSST, la ejecución de las mismas fue calificada por los funcionarios participantes con un alto grado de satisfacción la cual equivalente al 100% de la misma.

Programa de Inducción y Programa de Re Inducción.

La Hoja de Vida del indicador de estos programas se encuentra en creación.

Seguimiento Para asegurar el cumplimiento del Plan Estratégico, cada responsable de área de trabajo formuló un plan de trabajo por objetivo que contiene una serie de fases o etapas con indicadores de gestión. El seguimiento al Plan Estratégico, lo hará la Oficina de Planeación cada trimestre, teniendo en cuenta el avance en el plan de trabajo y los indicadores de medición establecidos por cada responsable.

Indicadores Salarios y Prestaciones

Cumplimiento Cronograma de Activos e Inactivos


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Fórmula del indicador Cronograma Cumplido/ Fechas de Cronograma Establecido= 100% Análisis del Indicador Una eficiente generación de información hacia las Delegaciones y Registraduría Distrital por parte del Grupo Salarios y Prestaciones de una manera oportuna veraz y confiable, determino se pudieran generar las diferentes nóminas y reconocimiento de las prestaciones sociales causadas durante la vigencia 2013.

Cumplimiento Presupuesto para Reconocimientos Salariales

Fórmula del indicador Presupuesto Ejecutado por Reconocimientos Salariales y Prestacionales/ Presupuesto Proyectado para Reconocimiento Salariales y Prestacionales x 100%

Análisis del Indicador El presente indicador cuyo valor apropiado fue de 155.279.563.427 y valor ejecutado 153.376.936.761, muestra un rango de análisis sobresaliente con un valor del 98.77%

Ejecución Recursos Asignados para Supernumerarios

Fórmula del indicador Valor Vinculaciones Supernumerarios/Presupuesto Asignado Supernumerarios x 100 Análisis del Indicador Este indicador presenta un rango sobresaliente, ya que los recursos asignados son ajustados para que el valor de las vinculaciones de los supernumerarios no sobrepase la apropiación dada por el Ministerio de Hacienda.


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Acuerdos de gestión El día 4 de octubre de 2013, en la ciudad de Santa Marta, se hizo entrega a cada

Servidor con Funciones Gerenciales de la evaluación al Seguimiento de los Acuerdos de Gestión suscritos con el Señor Registrador Nacional del Estado Civil en la ciudad de San Gil en el mes de marzo. Este seguimiento correspondió al valor obtenido en cada compromiso institucional por Macroproceso durante los dos primeros cuatrimestres del año. De igual manera los Superiores Jerárquicos recibieron las reclamaciones y observaciones a la evaluación, realizándose de esta manera las modificaciones en la evaluación para aquellos casos revisados por cada responsable y que daba lugar a una reclamación favorable.

Atendiendo las directrices del Señor Registrador Nacional del Estado Civil a

decisiones tomadas el Comité Directivo del 28 de noviembre de 2013 y con la finalidad de realizar un análisis conciso a cada uno de los compromisos institucionales de la entidad, se solicitó a cada Superior Jerárquico responsables de los Macroprocesos la verificación de los pesos de cada compromiso de tal manera que para la suscripción de los acuerdos vigencia-2014 se presente a los Servidores con Funciones Gerenciales la nueva propuesta de valoración a nivel nacional.

La Gerencia remitió a todos los responsables de los Macroprocesos una copia en borrador dela Guía Metodológica de los Acuerdos de Gestión, para revisión y envío de observaciones a la misma. El objeto principal es la orientación y sensibilización del proceso de Suscripción, Formalización y Concertación de los Acuerdos de gestión para la vigencia 2014.

Con fecha 20 de diciembre de 2013, la Gerencia informa a todos los

responsables de los Macroprocesos del cambio de peso para Gestión Electoral, Planeación y Direccionamiento Estratégico, Gestión del Control Interno y Gestión del Control Disciplinario.

Aplicativo Acuerdos de Gestión

En colaboración de los Ingenieros de apoyo de la Gerencia del Talento Humano, se viene desarrollando el Aplicativo para el manejo de los Acuerdos de Gestión la cual se espera colocar en funcionamiento a partir del primer trimestre de 2014. Este aplicativo, permitirá a cada Superior Jerárquico y cada Servidor con


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Funciones Gerenciales, contar con una herramienta de uso de tal manera que puedan realizar las actividades de ingreso de la información desde sitio con los documentos soporte, para que cada Superior Jerárquico responsable de los Macroprocesos en Oficinas Centrales pueda visualizar los documentos que dan cumplimiento a los compromisos institucionales y realizar las evaluaciones correspondientes en cada periodo estipulado.

Fondo Social de Vivienda Con fecha 10 de diciembre de 2013, la Gerencia presenta al Fondo Social de

Vivienda las observaciones al Plan Estratégico, Mapa de Procesos e Indicadores de Gestión observaciones y propuesta de mejoramiento, para ser remitido a la Junta Directiva del Fondo Social de Vivienda.

Proyecto de Inversión Para el Proyecto de Inversión ―Capacitación, Inducción y Reinducción

permanente de los procesos misionales de la Registraduría Nacional‖, Vigencia 2014, a partir del 25 de octubre de 2013, se cambió el formulador del proyecto, quien era la servidora Olga Alejandra Quintero, funcionaria del Coordinación de Desarrollo Integral por el Ing. Nelson Alfonso Campo Valencia, funcionario de la GTH.

Al respecto se retomó la estructura del proyecto, reformulándose todas las

actividades y generándose nuevas tablas de costos y regionalización de recursos y de indicadores, de igual forma, atendiendo las recomendaciones de la Oficina de Planeación, se reformuló el perfil del proyecto y se llevó a cabo todas las actualizaciones en la plataforma del SUIFP, de tal manera que se levante la leyenda de Previo Concepto.

Con fecha 7 de noviembre se remitió oficio a la Oficina de Planeación de toda la

documentación incorporada a la Plataforma SUIFP en medio físico y por medio electrónico para su análisis.

Con fecha 15 de noviembre de 2013, la Oficina de Planeación remite correo

electrónico a la Gerencia del Talento Humano, informando que el DNP dio viabilidad al Proyecto de Inversión: ―Capacitación, Inducción y Reinducción permanente de los procesos misionales de la Registraduría Nacional‖, vigencia


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2014 levantando la leyenda de Previo Concepto, con un valor a ejecutar de $ 3.200.000.000.

Ver Anexo 11

Informe Comité de Cafetería Durante el segundo semestre del año, se remitió el Estudio de Oportunidad y

Conveniencia a la Coordinadora de Recursos Físicos, Dra. Nefer Hincapié Morales, donde se describe el estudio con las condiciones técnicas mínimas de participación y los valores estimados a cobrar para el arrendamiento y para los desayunos y almuerzos corrientes y/o ejecutivo, de acuerdo al estudio del mercado del sector, realizado por los integrantes del comité, para el estudio de parte de la Dirección Administrativa.

SIC e Intranet Actualización del SIC para el consecutivo único de salida y la respectiva

consulta de los documentos escaneados.

Actualización del SIC para configuración de archivos de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.

Instalación, configuración y capacitación del SIC en las Delegaciones de

Cundinamarca, Santander, Putumayo, Nariño, Cauca, Antioquia y Amazonas.

Actualización del SIC en la Registraduría Distrital.

Actualización del software para marcar historias laborales.

Implementación del software de viáticos en Intranet.

Implementación del software de permisos en intranet.

Implementación del software de consulta de Kárdex en Intranet.


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Capacitación de software de permisos en las Delegaciones de Santander, Putumayo, Nariño, Cauca, Antioquia y Amazonas.

Capacitación del software de Kárdex, publicación de historias laborales,

publicación de circulares en intranet, y marcación de historias laborales en las Delegaciones de Cundinamarca, Santander, Putumayo, Nariño, Cauca, Antioquia, Amazonas y en la Registraduría Distrital

Temas Jurídicos Durante el período el equipo de apoyo en temas Jurídicos de la Gerencia del Talento Humano, atendió todos los temas relacionados con la Asesoría Jurídica y el acompañamiento en lo relacionados con la Gestión Pensional de los Funcionarios a nivel nacional y central En el cuadro 19, se muestra la gestión relacionada con los temas jurídicos para el período analizado. Cuadro 19. Temas Jurídicos

1 Derechos de Petición 37

2 Acciones de Tutela e Impugnación de Fallos de Tutela 51

3 Concepto de Control-Nulidad y Restablecimiento del Derecho 21

4 Actos Administrativos Recurso de Reposición 6

5 Actos Administrativos Revocatoria Directa 4

6 Fichas Técnicas Comité de Conciliación y Defensa Judicial 33

7 Autos Iniciación Actuación Administrativa 10

8 Fichas Ponencia Comité de Convivencia Laboral 3

9 Otros Actos Administrativos 17

10 Conceptos Varios **** 13

**** Concepto Demanda Ejecutiv a

Concepto Comitpe de Conciliación

Otros Conceptos Jurídicos Fuente: Equipo de Trabajo Temas Jurídicos Fecha: 08 de Enero 2014


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Figura 7. Temas Jurídicos

3751

216 4

33

103

1713

TEMAS JURÍDICOS2013

Fuente: Equipo de Trabajo Temas Jurídicos Fecha: 08 de Enero 2014


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5. Conclusiones y Recomendaciones

De acuerdo a las directrices establecidas por la Gerencia de Talento Humano, para cada Proceso, la Gestión realizada por cada una de las Coordinaciones presentó un balance totalmente favorable, ya que de acuerdo a la programación del Plan de Acción Operativo para esta vigencia, presentó una ejecución del 100% en cada una de sus actividades. Para el cumplimiento de esta Gestión, el Grupo de Salarios y Prestaciones llevó a cabo la gestión presupuestal de la Gerencia de los siguientes puntos: Solicitud de CDP y Liberación de CDP, de las diferentes Coordinaciones de la

GTH. Seguimiento y control de la ejecución de los recursos correspondientes a la

Nómina Costo de las vinculaciones a realizar correspondientes a los supernumerarios por

cada clase de nómina. Costo de las Elecciones Atípicas. El Grupo de Registro y Control remite a esta Coordinación las Resoluciones y/o

Novedades correspondientes para el ingreso en el aplicativo Kactus. Una vez se ingresan al aplicativo Kactus tanto los datos del empleado como los

datos del contrato, los datos de seguridad social, CCF, retefuente y cuentas bancarias se realiza el proceso de liquidación mensual, de acuerdo a las novedades reportadas a nivel nacional.

Es de anotar que el Grupo de salarios y Prestaciones no cuenta con un software

de nómina actualizado, por lo tanto se envió la siguiente solicitud a la Gerencia de Informática el 22 de octubre de 2013, con el fin de realizar los procedimientos respectivos para la concesión del software de nómina.

―…De acuerdo a los últimos sucesos acaecidos con el aplicativo Kactus es

conveniente solicitar el asesoramiento en el levantamiento de la información con el fin de realizar de manera técnica el estudio de necesidad y conveniencia y así preparar el trámite para la consecución de los recursos económicos necesarios a


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fin de lograr implementar el proyecto requerido en la vigencia de 2014. Es de anotar que aplicativo no fue sostenible en el tiempo, más concretamente su funcionabilidad no fue totalmente desarrollada al concluir la implementación, de manera que, posteriormente no se hizo el mantenimiento y actualización del mismo, donde el sistema conservara vigencia y actualidad.

De acuerdo a lo anterior la gestión de la Nómina en la Registraduría Nacional del

Estado Civil, hoy en día es un proceso obsoleto que incrementa las cargas de trabajo, lento y complejo que dificulta y retarda cada una de las nóminas, como también la gestión de las diferentes áreas comprometidas en el proceso, prevaleciendo los procesos manuales y uso de Hojas de Cálculo para obtener los ingresos totales de cada empleado e identificar cuáles aplican para las diferentes liquidaciones.

Es de anotar que la Registraduría tiene un plazo perentorio para la

implementación de la Carrera Administrativa, que requiere de un software de Recurso Humano, que permita organizar, entender, orientar, evaluar y controlar los grandes aspectos de la gestión humana en el sector público, tales como: Organización del trabajo (Diseño de puestos, Definición de perfiles), Gestión del Empleo (Incorporación, movilidad, desvinculación), Gestión del rendimiento (Planificación y Evaluación), Gestión de Compensación (Retribución monetaria y no monetaria), Gestión del desarrollo (Promoción y Carrera, Capacitación individual y colectiva), Gestión de Relaciones Humanas y Sociales (Clima laboral, Relaciones laborales, Políticas Sociales).

La vinculación por mérito y una carrera administrativa estable y segura,

requieren de entidades competentes y la capacidad de estas para asumir retos de tal trascendencia, por lo tanto no es posible carecer de las herramientas necesarias para dimensionar el desempeño de la Gerencia de Talento Humano.

Para la Gerencia del Talento Humano el principal desafío consiste en hacer más

fácil y completa su administración, hacer pagos de sueldos y salarios oportunamente, así como cumplir con las obligaciones de ley correspondientes.

Para esto el mejoramiento de la gestión comienza ligando los objetivos

estratégicos con los objetivos, las metas y prioridades de la Registraduría Nacional del Estado Civil, y los programas que deriven del mismo orientándolos hacia la eficacia, economía y calidad de los servicios de la entidad.


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De acuerdo a lo anterior se requiere de una solución estratégica que integre diversas técnicas de recursos humanos para permitirle atraer al personal adecuado, desarrollarlo dentro de la entidad alineado a los objetivos estratégicos y conservarlo comprometido con la organización, que es tan importante en la actualidad.‖

La ejecución de las actividades de la Coordinación de Desarrollo Integral, fueron

dirigidas a los funcionarios de todo el territorio nacional, con el fin de brindar los mismos beneficios a cada uno de los funcionarios. Este esquema se llevó a cabo con el concurso de los Delegados Departamentales y los Registradores Distritales, lo que mejoró los niveles de satisfacción y de compromiso con los planes y programas, así mismo esta Coordinación, realizó el seguimiento de las actividades.

El objeto principal era mejorar la Calidad de Vida de los funcionarios y sus familias y a la vez incrementar la productividad y mejoramiento del desempeño laboral. Igualmente se generó una mayor motivación en los funcionarios y aumentó el sentido de pertenencia con la Entidad.‖

Una de las actividades que como Gestión lideró esta Gerencia, fue la de solicitar dentro del presupuesto para la vigencia del año 2014 al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, una partida por $ 23.030.181.533, para la ampliación de la planta de personal con la creación de 547 cargos a nivel nacional. En el presupuesto de la Vigencia 2014 en Gastos de Personal, quedaron incorporados $2.055.000.000 para la creación de los cargos de la UDAPV en la Planta de la RNEC, cuya distribución interna fue remitida por el Dr. Gustavo Adolfo Sanchez Navarro, Coordinador de Salarios y Prestaciones y, de esa manera, quedó cargada en el SIIF Nación a partir del 2 de Enero de 2014, en concordancia con el Decreto 3036 de Diciembre de 2013, ―por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia 2014, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos‖. Lo anterior, teniendo en cuenta la solicitud efectuada en el anteproyecto de presupuesto de gastos para la vigencia 2014, las reuniones de Marco de Gasto de Mediano Plazo y gestiones posteriores efectuadas con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en las cuales se logró la recomposición del presupuesto de Gastos de Funcionamiento e Inversión del Fondo Rotatorio, disminuyendo los costos de personal del Proyecto de Inversión


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―IMPLEMENTACIÓN FORTALECIMIENTO DE LA CAPACIDAD DE RESPUESTA DE LA REGISTRADURÍA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL - ATENCIÓN A LA POBLACIÓN DESPLAZADA – APD‖ y trasladando dicho presupuesto a la nómina de la Registraduría Nacional del Estado Civil en Gastos de Personal por $2.055 millones y Gastos Generales – por $1.318.4 millones de pesos. Cabe resaltar que la Registraduría para generar dicho espacio fiscal recompuso el gasto en materia de Arrendamientos dejando una parte con cargo al Fondo Rotatorio y la otra con cargo a la Registraduría Nacional. Ahora bien, dentro de la partida presupuestal 10.000.000.000 millones, se destinaron para la creación de 275 cargos a nivel nacional para la Registraduría Nacional del Estado Civil y 5.000.000.000 para la creación de 57 cargos para el Concejo Nacional Electoral, para un gran total de 402 cargos, para la ampliación de la Planta.

Finalmente, para la Gerencia de Talento Humano es menester para el 2014, iniciar los procesos contractuales del levantamiento de cargas de trabajo y actualización del manual específico de funciones y competencias laborales, insumos fundamentales para la implementación de la carrera (siempre y cuando el Ministerio de Hacienda asigne los recursos para ello). Adicionalmente, se requiere continuar con las siguientes actividades:

Remitir comunicación a la Corte Constitucional, con el fin de solicitar

ampliación del plazo para el cumplimiento de los términos fijados para el desarrollo de los concursos.

Continuidad contratación grupo profesionales para apoyar a la Gerencia en el proceso de implementación de la carrera.

Adelantar los procesos de elección (aproximadamente desde el mes Agosto) de los representantes de los funcionarios ante el Consejo Superior de la Carrera, Comisión de Personal Central y Comisiones de Personal Seccionales, cuyo período finaliza el 2 de diciembre de 2014.


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Anexos Al presente documento se adjuntan los documentos enunciados dentro de la estructura del mismo. (Original Firmado por los Responsables del Macroproceso y Procesos.) ESPERANZA MEJÍA REYES Gerente del Talento Humano (E) Responsable del Macroproceso Ofir Hurtado Ramos Coordinadora Registro y Control Vinculación y Permanencia del Talento Humano Gustavo Adolfo Sánchez Navarro Coordinador Salarios y Prestaciones Sonia Malagón Rayo Coordinadora Desarrollo del Talento Humano Roberto José Rodríguez Carrera Coordinador Carrera Administrativa Ing. Nelson Alfonso Campo Valencia Soporte Gerencia del Talento Humano

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