Procedimiento N° AP-04-02-05. Modulo: FM Presupuesto Sistema …. AP... · 2018. 1. 10. ·...

Procedimiento N° AP-04-02-05.

Modulo: FM – Presupuesto

Sistema Administración Financiera-SAF-

Publicado en la página web del Ministerio de Hacienda y comunicado mediante Circular DGPN-SD-0317-2017. Página 1 de 21

PROCEDIMIENTO:

PAGO DE CARGAS SOCIALES EN EL GOBIERNO DE LA REPUBLICA A FAVOR DE LA

CCSS.

(Cuotas Patronales y Estatales)

1. OBJETIVO.

Describir las acciones a realizar para que los órganos gestores del Gobierno de la República, a través de las respectivas Oficinas de Recursos Humanos y Unidades Financieras, desarrollen funciones y tareas pertinentes al pago de las cargas sociales (cuotas patronales y cuotas estatales) a favor de Caja Costarricense del Seguro Social, ejecutando en el ámbito institucional procesos y procedimientos propios de análisis, registro y control de emisiones de salarios y ejecución presupuestaria, cargando el gasto en las subpartidas presupuestarias correspondientes, coordinando con la Tesorería Nacional los procesos concernientes a la elaboración y trámite de las Propuestas de Pago.

2. ALCANCE.

P.2.1. El procedimiento aplica para que las Oficinas de Recursos Humanos Ministeriales deriven mensualmente los montos que deben pagarse a favor de la Caja Costarricense del Seguro Social –CCSS-, por concepto de cargas sociales (cuotas patronales y cuotas estatales), con base en las facturas de cobro de planillas de pagos salariales por programas y subprogramas, de conformidad con la estructura presupuestaria de cada Centro Gestor aprobado en la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República y por la Asamblea Legislativa para cada ejercicio económico, la cual respalda el pago de las relaciones de puestos contenidas en la supra citada Ley, realizando paralelamente una estimación de cálculos de los montos correspondientes a los pagos que deben efectuarse por cuotas patronales y estatales, en concordancia con las subpartidas presupuestarias por objeto del gasto, permitiendo y posibilitando un adecuado control de pago debidamente sustentado; posicionando a los órganos gestores a analizar y confrontar el monto de salarios facturados por la CCSS que deben ser concordantes con los registros del Sistema de Recursos Humanos Pagos y Planillas del Gobierno Central (INTEGRA).

P.2.2. El estudio comprende los procesos y procedimientos de pago de facturas de cobro por el concepto referido, el cual se realiza mensual con cargo a las subpartidas presupuestarias de conformidad con la siguiente descripción:





Contribución Patronal a la CCSS.

0.04.05 Contribución o Aporte Patronal Banco Popular y de Desarrollo Comunal 0,50%

0.05.01 Contribución Patronal al Seguro de Pensiones de la CCSS 5.08%

0.04.01 Contribución Patronal al Seguro de Salud de la CCSS 9.25%

0.05.02 Aporte Patronal al Régimen Obligaciones de Pensiones Complementarias

1.5%

0.05.03 Aporte Patronal al Fondo de Capitalización Laboral 3%

Contribución Estatal a la CCSS.

6.01.03 IP 200 Contribución Estatal Seguro de Pensiones. – Ley No. 17 – Ley Constitutiva de la CCSS y su Reglamento.

1,24%

6.01.03 IP 202 Contribución Estatal Seguro de Salud – Ley No. 17 – Ley Constitutiva de la CCSS y su reglamento.

0.25%

P.2.3. El procedimiento aplica para que las Oficinas de Recursos Humanos Ministeriales deriven y cuantifiquen mensualmente los montos que deben pagarse a favor de la CCSS por los conceptos de cargas sociales mencionados, tomando como referencia las planillas de pagos salariales mensuales emitidas por INTEGRA, con cargo a los programas y subprogramas institucionales y las asignaciones presupuestarias contenidas en la Ley de Presupuesto de La República por los conceptos descritos, realizando al momento del cobro una conciliación de los montos correspondientes a los pagos que deben efectuarse por cuotas patronales y estatales, en concordancia con las subpartidas presupuestarias por objeto del gasto, posicionando los órganos gestores a analizar y confrontar el monto de salarios y cargas sociales facturados por la CCSS, los cuales deben ser concordantes con los montos derivados del Sistema INTEGRA en función de los montos que se estimen deben ser pagados mensualmente por cargas sociales. Los procesos e instancias responsables inmersas en el procedimiento circunscriben los siguientes:

PROCESOS RESPONSABLES

Obtener del Sistema INTEGRA, los montos pagados en la Planillas salarios y completa la información en la planilla.

Oficina de Recursos Humanos.

Remitir a la CCSS, información referida a planillas salarios Pagados.

Oficina de Recursos Humanos.

Recibir e enviar facturas de cobro a Recursos Humanos.

Área de Planillas CCSS.

Recibir las facturas de la CCSS, analizar y comparar los montos enviados en la Planilla.

Oficinas Recursos Humanos.

Trasladar facturas y cálculos realizados en la Hoja de Excel a Unidad Financiera.

Oficinas Recursos Humanos.





Revisar, distribuir y comprobar cargo Gasto Partidas Presupuestarias.

Unidades Financieras.

Crear y liberar Reservas de Recursos. Unidades Financieras

Registrar y contabilizar Facturas. Unidades Financieras

Visado de documentos – Artículo 55 Reglamento de la Ley de la Administración Financiera.

Unidades Financieras

Elaborar Propuesta de Pagos. Unidades Financieras

Realizar pago de Propuestas de pago en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera - SIGAF.

Tesorería Nacional

Enviar Propuesta de Pagos a CCSS. Unidades Financieras

3. DOCUMENTACIÓN. 3.1. Definiciones.

3.1.1. Manual de Procedimiento de Ejecución Presupuestaria.

Los Manuales son preparados con base en los documentos emitidos directamente por los Órganos Rectores del Ministerio de Hacienda con apego a la Ley No. 8131 y su Reglamento; los mismos incluyen todas las instrucciones necesarias para operar el SIGAF. Los Manuales de Procedimiento vinculados son los manuales que hacen referencia a procedimientos operativos directamente relacionados con el tema objeto de valoración en este documento, ya sea por procedimientos previos, en paralelo o posteriores, de conformidad con lo mostrado en el numeral sobre Referencias Bibliográficas.

4. DESARROLLO.

P.4.1. De conformidad con el cumplimiento del pago mensual de las facturas electrónicas emitidas por la CCSS a través de su Sistema Centralizado de Recaudación –SICERE- para el cobro de las cuotas patronales del Gobierno de la República, mismas que son remitidas por esa vía a los distintos Centros Gestores contenidos en la Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario de la República para el ejercicio vigente, corresponde al Ministerio de Hacienda a través de La Tesorería Nacional y la Dirección General de Presupuesto Nacional determinar el procedimiento que garantice el oportuno pago de las mismas, asignando la responsabilidad de su atención conforme lo dispuesto en los artículos 18 y 110 incisos j) y o) de la Ley N° 8131 - Ley de Administración Financiera de La República y Presupuestos Públicos y su Reglamento; y lo que reza el artículo No. 77 del Reglamento a la ley supra citada que hace responsable del cumplimiento de las metas a la máxima autoridad de la unidad ejecutora del respectivo programa y subprograma.

P.4.2. El incumplimiento será sancionado de conformidad con lo dispuesto en el Título X, Régimen de Responsabilidad, establecido en la Ley Nº 8131, sin perjuicio de otra normativa aplicable; correspondiendo a las Unidades Ejecutoras observar que a través de la programación financiera de la ejecución presupuestaria, se orienten y atiendan los distintos requerimientos para el oportuno giro de recursos con cargo al presupuesto de La República; y





la autoridad en las instancias que deben desarrollar, justo a tiempo, una serie de tareas y funciones concernientes al registro y control de pagos periódicos; -a saber: Direcciones de Recursos Humanos y Direcciones Financieras de los Centros Gestores-, apoyándose en la operatividad de una serie de procesos en el SIGAF. De las referidas facturas se deriva la oportuna atención de la Contribución Estatal a favor de la Seguridad Social a cargo de la CCSS.

5. MARCO NORMATIVO.

P.5.1.1. Este procedimiento encuentra su fundamento legal en La Ley No. 8131 Ley de Administración Financiera de La República y Presupuestos Públicos y su Reglamento; para la ejecución de este manual debe tener presente la siguiente normativa:

Del Reglamento a la Ley 8131, dispone lo siguiente:

Artículo 2º—Definiciones. Para los efectos de aplicación de la ley y el presente reglamento, se entiende por: …….. Centralización normativa: Atribución que tienen los órganos rectores de los subsistemas del Sistema de Administración Financiera del Sector Público y el Sistema Complementario de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, para definir el conjunto de los principios, técnicas, métodos y procedimientos empleados en el proceso a su cargo. Desconcentración operativa: Atribución de competencia al órgano que ejecuta un determinado proceso, para adoptar decisiones administrativas y operativas con el propósito de alcanzar objetivos que le son propios, con apego al marco normativo establecido en su por el órgano competente. Artículo 22. —Unidades Financieras. En cada órgano componente de La Administración Central, existirá una Unidad encargada de la administración financiera, que dependerá administrativamente de la jerarquía formal del órgano gestor de que se trate, y técnicamente del Ministerio de Hacienda. Artículo 23. —Responsabilidades. Será responsabilidad de las Unidades Financieras a que se refiere el artículo anterior, el adecuado y oportuno cumplimiento de todas las etapas relacionadas con la gestión de los recursos financieros del órgano del que forman, parte, a saber: programación, formulación, ejecución, control y evaluación presupuestaria. Para efectos de lo anterior, realizará las siguientes funciones:

a) Vigilar que la actividad presupuestaria del órgano gestor sea acorde con el ordenamiento jurídico y la normativa técnica dispuesta por La Dirección General de Presupuesto Nacional en su calidad de Ente Rector.

b) Coordinar y consolidar el anteproyecto de presupuesto del órgano gestor, atendiendo la normativa técnica establecida por La Dirección General de Presupuesto Nacional, así como





los lineamientos y directrices, generales y específicos, emitidos por La Autoridad Presupuestaria. El anteproyecto deberá ser presentado al jerarca del órgano gestor de que se trate para su aprobación y posterior trámite ante La Dirección General de Presupuesto Nacional.

c) Coordinar, consolidar y presentar al jerarca del órgano de que se trate, la programación financiera de la ejecución del presupuesto del órgano gestor y velar por el cumplimiento de la programación definitiva, una vez autorizada por el jerarca y aprobada por La Dirección General de Presupuesto Nacional.

d) Efectuar el registro electrónico de las operaciones contables que se realizan durante el proceso de ejecución presupuestaria del órgano gestor al cual pertenece, en los sistemas de información que autorice el ente rector del Sistema de Administración Financiera, según la competencia que se defina al efecto en los Manuales de Procedimientos del Sistema Integrado de la Gestión de la Administración Financiera y la normativa legal vigente.

e) Ejercer el control jurídico, contable y técnico de los documentos propios de su competencia, de conformidad con los Manuales de Procedimientos del Sistema Integrado de la Gestión de la Administración Financiera y la normativa legal vigente.

f) Mantener y custodiar en archivo los documentos que respaldan las operaciones contables que se realizan durante el proceso de ejecución presupuestaria, de conformidad con los Manuales de Procedimientos del Sistema Integrado de la Gestión de la Administración Financiera y la normativa legal vigente.

g) Administrar la caja chica que hubiere autorizado La Tesorería Nacional, de conformidad con las disposiciones que se establezcan para tal efecto.

h) Proponer a La Tesorería Nacional los pagos que correspondan por los bienes o servicios adquiridos por el órgano, de conformidad con las regulaciones que al efecto ésta defina.

i) Las demás que establezca la legislación vigente y otras disposiciones complementarias emitidas por los órganos competentes.

Artículo 52. —Centralización normativa y desconcentración operativa. La ejecución presupuestaria se desarrollará de conformidad con los fundamentos que rigen la centralización normativa y desconcentración operativa de la ejecución presupuestaria del Gobierno Central, de manera que corresponderá a La Dirección General de Presupuesto Nacional emitir la normativa técnica que orientará la ejecución del presupuesto, así como velar por su cumplimiento. Compete a las Unidades Financieras a que se refiere el artículo 22 del Reglamento a la Ley 8131 mencionada, cumplir las disposiciones normativas y técnicas establecidas.

Adicionalmente, en la Ley de Presupuesto de cada año se incluirán aquellas normas que se consideren necesarias para lograr la adecuada ejecución de las asignaciones de recursos y la atención de situaciones especiales.

Artículo 57. —Control. El control de la ejecución presupuestaria tendrá como objetivo verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y técnicas que regulan la gestión presupuestaria. Este control será ejercido por medio de la Unidad Financiera del





órgano gestor de la Administración Central respectivo. Cuando el trámite de ejecución del gastó solicitado por el responsable de un programa, subprograma o proyecto, contravenga alguna de las disposiciones indicadas, en forma escrita, el jefe de esa Unidad deberá comunicar al responsable del nivel programático respectivo las razones técnicas que lo asisten para rechazar la ejecución del gasto solicitado.

Sin perjuicio de la superior competencia de La Contraloría General de La República, la Dirección General de Presupuesto Nacional dará seguimiento y verificará los resultados del control de la ejecución presupuestaria en los órganos de la Administración Central, con el fin de garantizar que se ajuste a la aplicación de normas, lineamientos, directrices y otras disposiciones que la regulan, de acuerdo con los principios de centralización normativa y desconcentración operativa.

6. ROLES Y PERFILES QUE SE DEBEN UTILIZAR PARA EL PROCEDIMIENTO PAGOS DE CARGAS SOCIALES.

Rol y perfil Transacción WORKFLOW

ZZ_FM_DISTRIB_CUOTA_XXX FMBB- Crear doc. presupuestación

ZZ_AP_TRAMITE_RESERVAS_XXX FMX1- Crear Reserva de Recursos

ZZ_AP_TRAMITE_RESERVA_JEF_XXX (este rol permite liberar la reserva)

FMX2 - Modificar reserva de recursos FMX3 - Visualizar reserva de recursos FMX6 - Reducción manual reserva recursos

ZZ_AP_TRAMITE_FACT_RESERVA_XXX FB60- Entr.preliminar facturas entrantes

ZZ_AP_CONTAB_FACT_RESERVA_XXX FBV0-Contabilizar documento preliminar FV60 - Entr.preliminar facturas entrantes ZRE_DLSC - Rep. Documentos Liberdos No Contab. FB03 - Visualizar documento FV63 - Mostrar doc.acreedor preliminar FB00 - Opc.tratamiento contabil.financ.

ZZ_AP_PROPUESTA_PAGO_XXX ZF110- Propuesta de Pago con Cuota

7. RESPONSABILIDADES. P.7.1. Para la implementación del procedimiento objeto de valoración, el mecanismo responsabiliza del pago de las cuotas patronales y estatales al ámbito ministerial, circunscribiendo internamente canales de coordinación y responsabilidad que deben establecer las Unidades de Recursos Humanos y Unidades Financieras, correspondiendo la aplicación del proceso en forma mensual, de manera que el registro y control de la ejecución presupuestaria y elaboración de propuestas de pagos, garanticen la oportunidad y celeridad del cumplimiento del pago supra referido a favor de la CCSS para el oportuno pago de la seguridad social; lo anterior en apego a la calendarización de pagos que establezca la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda. P.7.2. El procedimiento exige que las Unidades de Recursos Humanos consoliden las relaciones de coordinación, información y comunicación con la Caja Costarricense de Seguro Social en lo que respecta al trasiego, recibo, análisis de documentos, conciliación de datos.





Anexo a lo anterior, los centros gestores deben gestar lo necesario para cumplir con los temas y fechas de la presentación de propuestas de pagos y conciliaciones con la CCSS, sin que se provoquen atrasos en el cumplimiento de la particularidades propias que se deben accionar para lograr la referida conciliación de datos e información con la CCSS cuyo objetivo es asegurarse el pago recibido por parte de la CCSS, quien a su vez emitirá en forma electrónica a cada Centro Gestor que recibió el pago con la clara indicación de haber cumplido a cabalidad con el pago total de las facturas electrónicas remitidas con oportunidad indicando que se ha cumplido con justo a tiempo con las obligaciones referidas y que el Centro Gestor se encuentra al día y sin saldos pendientes de pago, conforme la información contenida en facturas de cobro de cuotas patronales, en función de emisiones de pagos de planillas salariales, no dejando de lado que una vez realizada mensualmente las verificaciones correspondientes en todas y cada una de las facturas a cobro, corresponde a las Unidades de Recursos Humanos originar el establecimiento de los canales de comunicación y traslado de documentos a la respectiva Unidad Financiera ministerial para que se proceda con la ejecución presupuestaria y la elaboración de las propuestas de pagos, señalando la responsabilidad en cada administración activa de realizar los procesos pertinentes a través de las Unidades referidas.

P.7.3. Corresponde a las Unidades de Recursos Humanos utilizar las facturas de cobro de cuota patronal emitidas por CCSS en forma electrónica, tomando de éstas el monto de los datos ahí dispuestos para realizar la debida selección de los renglones presupuestarios a los que debe imputarse el gasto, vigilando que los mismos estén en estricto apego a lo remitido por la CCSS y que los montos finales concilien con el total de cobro estipulado en cada una de las facturas referidas.

P.7.4. La Dirección de Recursos Humanos de cada Centro Gestor debe visualizar que la herramienta suplida por la Dirección General de Presupuesto Nacional –DGPN- calcule correctamente el monto a pagar por concepto de contribución estatal según estructura programática para su correspondiente tramitología y proceder con el acostumbrado envió a Unidad Financiera adjuntando facturas para su oportuno pago; anexo a lo anterior deben estar atentos las autoridades de los Centros Gestores de los cambios en los porcentajes que variarán conforme lo ha establecido por la CCSS en la modificación al Reglamento del Seguro de Invalidez, Vejez y Muerte, en su capítulo No. VIII – Disposiciones Transitorias, Transitorio XI.

P.7.5. Corresponde a las Unidades Financieras liderar el proceso de asignación y distribución de cuotas presupuestarias, así como crear y liberar Reservas de Recursos en el SIGAF (Clase Documento Gastos Fijos GF Tipo 34), dando lugar subsiguientemente para esperar el recibo de la documentación que al efecto canalicen las respectivas Unidades de Recursos Humanos, comprendiendo el cálculo de las cargas sociales, dando lugar a proceder con el registro, liberación y contabilización en SIGAF, utilizando la clase de documento CS (cargas sociales), considerando la oportunidad y celeridad de los pagos en línea con la calendarización que se establezca y la fecha de pago que dispone el responsable de la seguridad social en materia de salud en las facturas electrónicas que mensualmente remite a los centros gestores.





P.7.6. Cada Unidad Financiera debe remitir propuestas de pago un día antes de la fecha de vencimiento o fecha de pago de las planillas, permitiendo la liquidación en tiempo de las planillas de Gobierno, contrarrestando eventuales cobros de multas e intereses en los pagos.

P.7.7. Las eventuales multas e intereses obrero-patronales que facture la CCSS a la administración activa y de previo a que se honren mediante la Propuesta de Pagos, deben ser previa y debidamente justificados mediante oficio que remite la Unidad de Recursos Humanos a la Unidad Financiera en función del control interno y la fiscalización posterior, correspondiendo indicar el origen que motiva a la CCSS para aplicar cobros de multas e intereses, cuyos gastos en atención a la clasificación presupuestaria del Clasificador por Objeto del Gasto vigente, deben presupuestarse y cargarse en la subpartida presupuestaria 1.99.02 Intereses moratorios y multas, cuyo mecanismo de ejecución presupuestaria en forma desconcentrada, posiciona a la administración activa a poder utilizar para esos efectos el documento de ejecución presupuestaria denominado Reserva de Recursos Tipo 32, cargando el gasto en la citada subpartida presupuestaria 1.99.02 Intereses moratorios y multas en el momento de la ejecución presupuestaria y de la elaboración de la propuesta de pagos, aplicando mismo mecanismo de pagos de multas obrero-patronales cuando las Oficinas de Recursos Humanos generan resoluciones en el sistema de pago de salarios.

Las acciones a realizar en este procedimiento implican las siguientes responsabilidades:

7.1. SECTOR: MINISTERIOS GOBIERNO CENTRAL.

DEPENDENCIA: UNIDADES DE RECURSOS HUMANOS.

7.1.1. Obtener montos mensuales pagados de planillas de salarios del respectivo Ministerio que se han reportado a la CCSS, según estructura programática presupuestaria ministerial. (Programas y subprogramas de Ley de Presupuesto Ordinario y Extraordinario – Ejercicio Económico Vigente).

7.1.2. Recibir facturas electrónicas mensuales de cobro de cuotas patronales por parte de la CCSS considerando la fecha límite de pago mensual de cuotas patronales para su oportuno pago, procediendo con la impresión de la documentación que sustentará el gasto presupuestario.

7.1.3. Analizar y confrontar montos de salarios mensuales reportados por cada Oficina de Recursos Humanos en concordancia con los montos de salarios indicados en cada factura de la CCSS, conciliando de esta forma la exactitud de los pagos, contrarrestando eventuales cobros de multas e intereses en los pagos.

7.1.4. Extraer eventuales inconsistencias encontradas en montos de salarios reportados por la CCSS, enviando reporte a esa Institución para las correcciones y ajustes respectivos, conciliando de esta forma la exactitud de los pagos, contrarrestando eventuales cobros de multas e intereses en los pagos.

7.1.5. Utilizar para el pago de cuotas patronales, la hoja electrónica implementada en Excel y estructurada por programas, subprogramas y subpartidas presupuestarias, registrando montos de cuotas patronales cobrados por la CCSS y proceder a derivar Facturas Auxiliares de cuotas patronales, misma que debe firmar el Director de Recursos Humanos.





7.1.6. Enviar a Unidad Financiera las facturas originales impresas conforme la remisión electrónica recibida del cobro de cuotas patronales emitidas por la CCSS, y adjuntar la Factura Auxiliar de cálculos a más tardar dos días hábiles antes del vencimiento de la fecha de pago de cuotas patronales fijadas por CCSS y que esta a su vez esté debidamente firmada por Director (a) de Recursos Humanos.

7.1.7. Utilizar para el cálculo de las cuotas estatales la hoja de cálculo en Excel estructurada por programas, subprogramas y subpartidas presupuestarias, registrando montos de salarios reportados por la CCSS por programa y subprograma, derivando Factura Auxiliar de cálculo para la atención del pago de las cuotas estatales.

7.1.8. Remitir a Unidad Financiera las Facturas Auxiliares de cálculo de cuotas estatales a más tardar dos días hábiles antes de la fecha de pago de cuotas estatales que establezca en su calendarización la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda.

7.1.9. Mantener relaciones de coordinación, información y comunicación con los funcionarios responsables en la CCSS y la Unidad Financiera para abundar en el trasiego de la documentación y verificación de información y datos que respaldan el pago.

7.1.10. Atender y evacuar consultas relacionadas con reporte de planillas de salarios y cobros de cargas sociales, cuotas patronales y contribuciones estatales.


DEPENDENCIA: UNIDADES FINANCIERAS.

7.2.1. Proceder en primera semana del mes de Enero de cada ejercicio económico a distribuir cuotas presupuestarias, creación y liberación de Reservas de Recursos de cuotas patronales en el sistema (Clase documento Gastos Fijos GF Tipo 34).

7.2.2. Recibir Facturas Auxiliares de cálculos de cuotas patronales y estatales derivadas de hoja Excel, acompañadas de facturas de cobros de cuota patronal emitidas por la CCSS a más tardar dos días hábiles antes del vencimiento de la fecha de pago de cuotas patronales fijadas por CCSS o en su defecto para el caso de la estatal dos días antes de la calendarización establecida por Tesorería Nacional.

7.2.3. Proceder con el registro y liberación de facturas en SIGAF utilizando la clase de documento CS (cargas sociales), seleccionado la respectiva cuenta mayor.

7.2.4. Elaborar Propuestas de Pagos el día hábil anterior a la fecha de vencimiento indicada en la factura emitida por la CCSS o en su defecto para el caso de la estatal conforme con calendarización establecida por Tesorería Nacional.

7.2.5. Archivar y custodiar facturas originales de cobro cuota patronal emitida por CCSS y conjuntamente con Factura Auxiliar de respaldo con respectiva Propuesta de Pagos, así como mantener archivo y custodia de Facturas Auxiliares de respaldo del pago de la cuota estatal con la respectiva.

7.2.6. Propuesta de Pagos.

7.2.7. Remitir a la CCSS el número de la Propuesta de Pago realizado y a la vez solicitar un recibido conforme en donde se indique que la institución se encuentra al día con las contribuciones a la Seguridad Social. Posteriormente, realizar la conciliación de la información enviada entre ambas entidades.






DEPENDENCIA: TESORERÍA NACIONAL.

7.3.1. Coordinar la emisión de Propuestas de Pago. 7.3.2. Procesar automáticamente la ordenación de la ejecución de pagos. 7.3.3. Instruir a las instancias gestoras en lo que estime pertinente para la exactitud y

oportunidad de los pagos a la CCSS.

8. CUADRO SINÓPTICO DEL PROCEDIMIENTO POR ETAPAS.

PROCEDIMIENTO: AP-04-02-05

PAGO DE CARGAS SOCIALES EN EL GOBIERNO DE LA REPUBLICA A FAVOR DE LA

CCSS.

(Cuotas Patronales y Estatales)

N° Paso Responsables Acción Transacción de Referencia SIGAF

7.1. Unidades de

Recursos Humanos

7.1.1

Obtener del Sistema INTEGRA los montos mensuales pagados de las planillas de salarios del que se han reportado a la CCSS, según estructura programática presupuestaria ministerial. (Programas y subprogramas de Ley de Presupuesto Ejercicio Económico vigente).

No aplica

7.1.2.

Recibir facturas electrónicas mensuales de cobro de cuotas patronales por parte de la CCSS tomando en consideración el aviso de fecha límite de pago mensual de cuotas patronales para su oportuno pago, procediendo con la impresión de la documentación que sustentará el gasto presupuestario.

No aplica

7.1.3. Analizar y confrontar montos de

salarios mensuales reportados

No aplica






por cada Oficina de Recursos Humanos en concordancia con los montos de salarios indicados en las facturas de la CCSS, conciliando de esta forma la exactitud de los pagos, contrarrestando eventuales cobros de multas e intereses en los pagos.

7.1.4.

4. Extraer eventuales inconsistencias encontradas en montos de salarios reportados por la CCSS, enviando reporte a esa Institución para las correcciones y ajustes respectivos, conciliando de esta forma la exactitud de los pagos, contrarrestando eventuales cobros de multas e intereses en los pagos.

No aplica

7.1.5.

Utilizar para el pago de cuotas patronales, la hoja electrónica implementada en Excel y estructurada por programas, subprogramas y subpartidas presupuestarias, registrando montos de cuotas patronales cobrados por la CCSS y proceder a derivar Facturas Auxiliares de cuotas patronales, misma que debe firmar el Director de Recursos Humanos.

No aplica

7.1.6.

Enviar a Unidad Financiera las facturas originales impresas conforme la remisión electrónica recibida del cobro de cuotas patronales emitidas por la CCSS, y adjuntar la Factura Auxiliar de cálculos a más tardar dos días hábiles antes del vencimiento de la fecha de pago de cuotas patronales fijadas por CCSS y que esta a su vez esté debidamente firmada por Director

No aplica






(a) de Recursos Humanos.

7.1.7.

Utilizar para el cálculo de las cuotas estatales la hoja de cálculo en Excel estructurada por programas, subprogramas y subpartidas presupuestarias, registrando montos de salarios reportados por la CCSS por programa y subprograma, derivando Factura Auxiliar de cálculo para la atención del pago de las cuotas estatales.

No aplica

7.1.8.

Remitir a Unidad Financiera las Facturas Auxiliares de cálculo de cuotas estatales a más tardar dos días hábiles antes de la fecha de pago de cuotas estatales que establezca en su calendarización la Tesorería Nacional del Ministerio de Hacienda.

No aplica

7.1.9.

Mantener relaciones de coordinación, información y comunicación con los funcionarios responsables en la CCSS y la Unidad Financiera para abundar en el trasiego de la documentación y verificación de información y datos que respaldan el pago.

No aplica

7.1.10.

Atender y evacuar consultas relacionadas con reporte de planillas de salarios y cobros de cargas sociales, cuotas patronales y contribuciones estatales.

No aplica.

7.2. UNIDADES

FINANCIERAS.

7.2.1 ZZ_FM_DISTRIB_CUO

TA_XXX






Proceder en primera semana del mes de Enero de cada ejercicio económico a distribuir cuotas presupuestarias, creación y liberación de Reservas de Recursos de cuotas patronales en el sistema (Clase documento Gastos Fijos GF Tipo 34).

FMBB- Crear doc.presupuestación

ZZ_AP_TRAMITE_RES

ERVAS_XXX FMX1- Crear Reserva

de Recursos

WORKFLOW ZZ_AP_TRAMITE_RES

ERVA_JEF_XXX

(este rol permite liberar la reserva)

FMX2 - Modificar reserva de recursos FMX3 - Visualizar reserva de recursos FMX6 - Reducción manual reserva recursos

7.2.2

Recibir Facturas Auxiliares de cálculos de cuotas patronales y estatales derivadas de hoja Excel, acompañadas de facturas de cobros de cuota patronal emitidas por la CCSS a más tardar dos días hábiles antes del vencimiento de la fecha de pago de cuotas patronales fijadas por CCSS o en su defecto para el caso de la estatal dos días antes de la calendarización establecida por Tesorería Nacional.

No aplica.

7.2.3

Proceder con el registro y liberación de facturas en SIGAF utilizando la clase de documento CS (cargas sociales), seleccionado la respectiva cuenta mayor.

ZZ_AP_TRAMITE_FACT_RESERVA_XXX FB60- Entr.preliminar

facturas entrantes WORKFLOW

ZZ_AP_CONTAB_FACT_RESERVA_XXX

FBV0-Contabilizar documento preliminar FV60 - Entr.preliminar facturas entrantes






ZRE_DLSC - Rep. Documentos Liberdos No Contab. FB03 - Visualizar documento FV63 - Mostrar doc.acreedor preliminar FB00 - Opc.tratamiento contabil.financ

7.2.4.

Elaborar Propuestas de Pagos el día hábil anterior a la fecha de vencimiento indicada en la factura emitida por la CCSS o en su defecto para el caso de la estatal conforme con calendarización establecida por Tesorería Nacional.

No aplica

7.2.5.

Archivar y custodiar facturas originales de cobro cuota patronal emitida por CCSS y conjuntamente con Factura Auxiliar de respaldo con respectiva Propuesta de Pagos, así como mantener archivo y custodia de Facturas Auxiliares de respaldo del pago de la cuota estatal con la respectiva

No aplica

7.2.6.

Propuesta de Pagos. ZZ_AP_PROPUESTA_PAGO_XXX

ZF110-

Propuesta de Pago con Cuota

7.2.7.

Remitir a la CCSS el número de la Propuesta de Pago realizado y a la vez solicitar un recibido conforme en donde se indique que la institución se encuentra al día con las contribuciones a la Seguridad Social. Posteriormente, realizar la conciliación de la información enviada entre ambas entidades.

No aplica.

7.3. Tesorería






Nacional

7.3.1. Coordinar la emisión de pagos de

las Propuestas de Pagos. No aplica

7.3.2. Procesar automáticamente la

ordenación de la ejecución de pagos.

No aplica.

7.1.3.

Instruir a las instancias gestoras en lo que estime pertinente para la exactitud y oportunidad de pagos a la CCSS.

No aplica

7.4 Fin del Procedimiento

9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

Los siguientes manuales se vinculan con este procedimiento; por tanto, son importante para su consulta adicional.

Manual de Usuario. Ley de Administración Financiera de La República y Presupuestos Públicos de Costa Rica N°

8131 y su Reglamento. Disposiciones y lineamientos que al efecto señalen los Órganos Rectores de la Administración

Financiera. Otras disposiciones y regulaciones que giran en torno a este procedimiento. Manuales de Procedimiento de Sistema de Administración Financiera. FM-01-2-4 Elaboración de Presupuesto FM-01-2-7 Carga de la Ley de Presupuesto Ejercicio Económico vigente. FM-01-2-8 Asignación de cuota para ejecución presupuestaria. AP-01-04 Creación de Reserva de Recursos. AP-02 Verificación de Facturas AP-05 Elaboración de Propuesta de Pagos. AP-06 Ordenación de Pagos. AP-04-02-05- Pago de Cargas Sociales (Cuotas Patronales y Estatales) en el Gobierno de La

República a Favor de la CCSS





10. ANEXOS 10.1 Ejemplos de las boletas con las generalidades que la misma debe de contener.

INSTITUCION:

CONCEPTO

TITULO

PROGRAMA

SUBPRO-

GRAMA

INSTITU-

CION

CEDULA

JURIDICACUENTA CLIENTE RESERVA

NUMERO DE

FACTURA MONTO ¢

BCO.POP. 4000042152 15100010012179210 0,00

C.C.S.S. 4-000-042147 15100010012179196 0,00

C.C.S.S. 4-000-042147 15100010012179210 0,00

C.C.S.S. 4-000-042147 15100010012179210 0,00

C.C.S.S. 4-000-042147 15100010012179210 0,00

0,00

FECHA CONFECCION

FACTURA

NOMBRE APELLIDOS JEFE O SUBJEFE PERSONAL NOMBRE APELLIDOS

FACTURA PARA EL REGISTRO DE PAGO POR OBJETO DEL GASTO

MINISTERIO DE

BENEFICIARIO (CEDULA Y RAZON SOCIAL)

CUOTAS PATRONALES A FAVOR DE LA C.C.S.S.

CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL - PAGO CUOTAS PATRONALES

______________________________ ___________________________

TOTAL CUOTA PATRONAL

0.05.01

APORTE PAT.FONDO CAPITALI-

ZACION LABORAL 3%

CONT.PA.SEG.SALUD 9.25%

ENFERMEDAD Y MATERINIDAD

FACTURAS SIGAFBENEFICIARIOCENTRO GESTOR POSICION

PRESUPUESTARIA

0.05.02

0.05.03

APORTE PAT.REG.OBLIG.PENS 1.5%

CARGAS SOCIALES SEGÚN CLASIFICADOR PRESUPUESTARIO

FIRMA JEFE O SUBJEFE DE UNIDAD FINANCIERAFIRMA JEFE O SUBJEFE DE PERSONAL

APORTE PAT.BCO.POPULAR 0.50%

CONT.PAT.SEG.PENSIONES 5.08%

Pago de cargas sociales con cargo a planillas de salarios

0.04.01

PARTIDA SUBPARTIDA

0.04.05

RESERVA DE RECURSOS

DESCRIPCION DE PARTIDA





INSTITUCION: FECHA DE CONFECCION:

FACTURA

CONCEPTO

6.- TRANSFERENCIAS CORRIENTES A INS. DESCENTRALIZADAS NO EMP.

TITULO

PROGRAMA

SUBPRO-

GRAMA

INSTITU-

CION

CEDULA

JURIDICACUENTA CLIENTE BCR RESERVA

NUMERO DE

FACTURA MONTO ¢

C.C.S.S. 4-000-042147 73911212000020814

C.C.S.S. 4-000-042147 73911212000021067

TOTAL CUOTA ESTATAL 0,00

______________________________ ___________________________

FIRMA JEFE DE UNIDAD FINANCIERA

CENTRO GESTORBENEFICIARIO


CAJA COSTARRICENSE DEL SEGURO SOCIAL - PAGO CUOTA ESTATAL

FACTURA ESPECIALBOLETA PARA EL REGISTRO DE PAGO

CUOTA ESTATAL A FAVOR DE LA C.C.S.S.

PROGRAMA PRESUPUESTARIO:

FIRMA JEFE RECURSOS HUMANOS

POSICION

PRESUPUESTARIARESERVA DE RECURSOS

Pago de cuota estatal con cargo a planillas salariales : mes de cobro:


NOMBRE APELLIDOS NOMBRE APELLIDOS

CCSS- Según Ley No. 17 del 22/10-

1943, Ley Constitutiva CCSS y

Reglamento No. 6898 del 07/02/95 y

sus reformas (0,25%)

FACTURAS SIGAF

PARTIDA SUBPARTIDA DESCRIPCION DE PARTIDA

6.01.03 - IP 200




sus reformas. Transitorio XI

Reglamento del Seguro de Invalidez,

Vejez y Muerte (0,58%)

6.01.03 - IP 202






FACTURA

CONCEPTO


TITULO

PROGRAMA

SUBPRO-

GRAMA

INSTITU-

CION

CEDULA


NUMERO DE

FACTURA MONTO ¢

C.C.S.S. 4-000-042147 73911212000020814

C.C.S.S. 4-000-042147 73911212000021067


______________________________ ___________________________









POSICION









FACTURAS SIGAF


6.01.03 - IP 200







6.01.03 - IP 202





BOLETA PARA EL REGISTRO DE PAGO CUOTA ESTATAL CUOTAS ESTATALES A FAVOR DE LA C.C.S.S. Resumen de montos cobrados por Programas y Subprogramas

MINISTERIO DE:

Clasificación Institucional:


Fecha de registro de factura

PROGRAMA CONCEPTO DIGITE EL MONTO DE SALARIOS REPORTADO POR LA CCSS

FORMULARIO DE SOLICITUD DE INCLUSIÓN, EXCLUSIÓN Y/O MODIFICACIÓN DE

ROLES Y/O PERFILES

Nombre del (de la) Funcionario (a):

DATOS DEL (LA) USUARIO (A)

Número de Cédula:

Complete y envié al Encargado del Equipo Administrador de Roles y Perfiles

conformidad con las distintas rectorías a cargo del SIGAF.

Número de Cédula: Nombre del (la) Jefe o Coordinador (a):

Correo Electrónico:

Teléfono: Cargo:

Institución Solicitante:

Procedimiento N° AP-04-02-05. Modulo: FM Presupuesto Sistema …. AP... · 2018. 1. 10. ·...

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