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PROCEDIMIENTO: Implementación de Sistemas de Control Interno Institucional Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico INSTRUCTIVOPARA LA AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL 06-SDA-P11-I01/Rev.00 Página 1
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PROCEDIMIENTO: Implementación de Sistemas de Control Interno InstitucionalSubsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico
INSTRUCTIVOPARA LA AUTOEVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONAL
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Contenido
I.- PRESENTACIÓN.........................................................................................................................................3
II.- OBJETIVO...................................................................................................................................................3
III.- RESPONSABLES.......................................................................................................................................3
IV.- POLÍTICAS................................................................................................................................................4
V.- METODOLOGÍA........................................................................................................................................5
A. DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA DE PERSONAL OPERATIVO................................................................5B. EJECUCIÓN DE LA AUTOEVALUACIÓN......................................................................................................6C. OBTENCIÓN DE RESULTADOS...................................................................................................................7D. RECOMENDACIONES PARA EL EJECUTIVO DE CONTROL.......................................................................10
VI.- BIBLIOGRAFÍA......................................................................................................................................10
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I.- Presentación
La Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico cuenta con la
atribución de implementar el Sistema de Control Interno Institucional para la
Administración Pública del Estado de Sonora, así mediante la herramienta
“Sistema de Evaluación de Control Interno” (SECI), se busca que el personal
evalúe el estado que guarda el control interno institucional mediante la aplicación
de cuestionarios dirigidos a cada nivel de la organización, cuyos resultados
permitirán conocer los aspectos en los que será necesario llevar a cabo acciones
de mejora.
II.- Objetivo
Detallar la metodología para la realización de los ejercicios de autoevaluación del
estado que guarda el control interno, en las diferentes Dependencias y Entidades
del Poder Ejecutivo Estatal, según lo que señala el Acuerdo que establece las
Disposiciones en materia de Control Interno para la Administración Pública Estatal.
III.- Responsables
La Subsecretaría de Desarrollo Administrativo y Tecnológico, será quien
administre el Sistema de Evaluación del Control Interno (SECI), herramienta
tecnológica a través de la cual se crearán los proyectos de autoevaluación
de cada instancia.
La organización de los ejercicios de autoevaluación será responsabilidad
del Coordinador de Control Interno de cada dependencia y entidad, así
como la interpretación de los resultados para la integración del Informe y
Programa de Trabajo de Control Interno correspondientes.
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Para la supervisión y asesoría a los servidores públicos durante la
autoevaluación, trabajarán en conjunto el Coordinador de Control Interno y
los Ejecutivos de Control de la Secretaría de la Contraloría General, y en
caso de las Entidades con el Órgano de Control y Desarrollo Administrativo.
IV.- Políticas.
1. Las encuestas se aplicarán por nivel de responsabilidad (Estratégico,
Directivo y Operativo).
2. El 100% del personal de los niveles estratégico y directivo, participarán en
la autoevaluación.
3. Se seleccionará una muestra del personal operativo para contestar la
encuesta correspondiente.
4. De los servidores públicos seleccionados, no participarán en la
autoevaluación solo aquellos ausentes por comisión fuera de la ciudad o
por motivos de salud.
5. El tamaño de la muestra será del 30%, y podrá variar según lo acuerden el
Coordinador de Control Interno y la Contraloría.
6. La herramienta o técnica utilizada para determinar la muestra a la que se
refiere el punto anterior, será la que determine esta Subsecretaría.
7. Para la aplicación de las encuestas, se organizarán tantos grupos de
servidores públicos como sea necesario en cada caso.
8. Solo el personal de nivel estratégico podrá contestar su encuesta en su
oficina o el lugar que elijan.
9. La muestra del personal operativo se seleccionará aleatoriamente, a partir
de la plantilla de personal que provea la instancia.
10.Al inicio de cada sesión el Ejecutivo de Control / Coordinador de Control
Interno, explicará a los asistentes el propósito del ejercicio, y estará
presente para atender cualquier duda o aclaración.
11.Los participantes firmarán lista de asistencia.
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12.El tiempo máximo para contestar la encuesta por cada grupo será de 1
hora.
V.- Metodología
a. Determinación de la muestra de personal Operativo
Recibida la plantilla de personal de la Dependencia/Entidad a evaluar; el
Ejecutivo de Control Interno determinará la muestra del personal que
participará en el ejercicio de la autoevaluación, auxiliándose de la hoja de
trabajo determinada para ese efecto:
1. Deberá de copiar la plantilla de personal proporcionada por el
Coordinador de Control Interno en la hoja de trabajo.
2. Ingrese manualmente en el campo PM la suma de números
consecutivos de la columna “Saldo”
3. Del total de personal de nivel operativo, determine el número de
personas que corresponda al porcentaje de muestra acordado, según lo
establecido en la política 5 de este Instructivo. En el campo R ingrese el
número de personas resulte.
4. En el campo “Azar-manual” ingrese el mismo número que aparezca en
el campo "Azar-auto". No copie la fórmula, solo el dato.
5. En el campo Selección, elija el filtro Sí, para desplegar los nombres de
las personas que participarán en la autoevaluación del nivel Operativo.
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A continuación se deberá obtener del Coordinador de Control Interno el lugar y
agenda en la que se llevará a cabo el ejercicio, así como la capacidad de la
sala para formar los grupos necesarios.
Posteriormente se envía al Coordinador de Control Interno la propuesta de
grupos, formados con el 100% del personal Directivo y la muestra del
Operativo para que proceda a realizar la convocatoria.
b. Ejecución de la autoevaluación
Para la aplicación de las encuestas se utiliza el Sistema de Evaluación de
Control Interno (SECI), el cual es una herramienta que permite consolidar los
resultados obtenidos y presentarlos en diferentes reportes. Para la realización
de cada ejercicio de autoevaluación de una Instancia, debe primeramente
crearse un Proyecto al cual se relacionarán los diferentes tipos de encuestas
por nivel de responsabilidad (Estratégico, directivo y operativo), así como los
usuarios asignados a responder aquella que corresponda a su nivel jerárquico
en la instancia.
El día de la autoevaluación, el Ejecutivo de Control se presenta con el grupo en
turno y da una breve explicación del propósito del ejercicio, la manera de
seleccionar a los participantes, así como referenciar el Acuerdo publicado en
materia de Control Interno y sus antecedentes. De igual forma explica el
funcionamiento del SECI, la estructura de la encuesta y las diferentes opciones
de respuesta.
Durante el proceso del ejercicio de autoevaluación, se podrá monitorear el
avance en cuanto al número de encuestas respondidas en comparación con
las esperadas, y se supervisará que participen todas las personas convocadas,
informando en todo momento al Coordinador de Control Interno las
inasistencias con el fin de que se acuerde lo que corresponda.
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MONITOREO DEL AVANCE EN LA APLICACIÓN DE ENCUESTASPOR NIVEL DE RESPONSABILIDAD
c. Obtención de resultados
Realizado el ejercicio de autoevaluación a la Dependencia y/o Entidad, en el
“Sistema de Evaluación de Control Interno” se genera los reportes de
resultados, de cada uno de los niveles de responsabilidades; Estratégico,
Directivo y Operativo.
Para generar los reportes de resultados de las Autoevaluaciones, debemos
seleccionar el apartado de Reportes, el cual nos va a desplegar un menú del
cual seleccionaremos un proyecto (Dependencia/Entidad) evaluada y después
seleccionaremos el reporte a generar como se muestra en la siguiente imagen.
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Seleccione
Seleccionar un proyecto1 2
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La vista de los reportes que ofrece el SECI que como mínimo se enviarán al
Coordinador de Control Interno son:
Reporte: Resumen de Resultados – Modelo Estándar del Control Interno.
Este reporte nos muestra los resultados por elemento de control y lo
podemos generar por nivel de responsabilidad; Estratégico, Directivo y
Operativo dando un “Click” en el recuadro como se indica.
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Reporte: Consolidado – Modelo Estándar del Control Interno. Este reporte
nos muestra los resultados por Norma y lo podemos generar por nivel de
responsabilidad; Estratégico, Directivo y Operativo dando un “Click” en el
recuadro como se indica.
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Selección de reporte de acuerdo al nivel de responsabilidad: Estratégico, Directivo y Operativo
Selección de reporte de acuerdo al nivel de responsabilidad: Estratégico, Directivo y Operativo
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d. Recomendaciones para el Ejecutivo de Control
Brindar siempre un trato amable y de respeto.
Contar con identificación visible en todo momento.
Durante el proceso del llenado de la encuesta, se deberá estar
pendiente y disponible para atender las dudas que surjan.
Expresarle las gracias a cada participante que concluya su ejercicio.
VI.- Bibliografía.
1. Acuerdo que establece las disposiciones en materia de control interno para
la Administración Pública Estatal. Boletín Oficial No. 24 Secc. I del 22 de
septiembre de 2011.
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