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PROCEDIMIENTODEPLANEACIÓNDEAUDITORÍASPRO-JOP-01Rev.07

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Elaboró:JefaturaTécnica

Revisóyautorizó:DirecciónGeneral

PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN DE AUDITORÍAS

PRO-JOP-01 Rev. 07



CONTENIDO1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. RESPONSABILIDADES 3

4. DESARROLLO 4

5. REFERENCIAS 9

6. REGISTROS 9

7. CONTROLDECAMBIOS 9



2.Alcance

3.Responsabilidades

Establecerloslineamientosparallevaacabolaprogramaciónyplaneacióndelasauditoríasdecertificación,renovación,mantenimiento,paralamodificacióndelalcance(ampliaciónoreducción)yauditoríasespeciales(connotificaciónacortoplazo).

Esteprocedimientoaplicaalosserviciosdeauditoriaenmateriadegestióndecalidad,medioambienteysegu-ridadysaludeneltrabajo/seguridadysaludocupacional.

JefaturadeOperaciones.Generarelprogramainicialdeauditoríaparaelciclocompletodecertificación;asícomoapoyarenlaconfeccióndelplanespecíficoparacadaunadelasauditoríasdesignaralequipoauditordeacuerdoasuscompetenciasenlasocasionesenlasquelosauditoresnocuentenconladisposicióndetiempoparadesarrollardichoplan,tomandoenconsideracióncomentariosy/oretroalimentacióndelequipoauditor,yelmodelodequesetratelasolicituddeservicios,asícomoconfirmarconapoyodelaAsistenciaOperativaelequipoauditorasignadoyelplandeauditoríaconelcliente.

Encasodeidentificaralgúncambioimportanteenlaorganizaciónclientedeberácompartirlainformaciónconlasáreascorrespondientesquesepuedanverinvolucradasparalasadecuacionescorrespondientes.

Responsablederealizarlosplanesdeauditoríaparalasauditoríasespeciales.

JefaturaTécnica.AseguraquetodoelpersonalinternoyexternoqueconformenlosequiposdeauditoresquerepresentanaNEMTRegisterS.A.deC.V.yelpersonaltécnicoadministrativoinvolucradoenlosprocesosdecertificación,cuentenconlacompetenciaparaatenderelmodelodequesetratelasolicituddeservicios.

JefaturadeComercialización.EncargadodepromocionarlosserviciosdeNEMTRegisterS.A.deC.V.ycoordinarelgrupodetrabajoasucargo,hayqueasegurarquesecuentaconunasolicituddeserviciosyqueéstaesrevi-sadapreviaasuaceptación,asímismoeselresponsabledeasegurarquesecuentaconunacuerdolegalmenteejecutableporpartedelorganismocertificadoryelcliente.Deberáproporcionartodalainformaciónqueaportedatosrelevantesparalaprogramaciónyplaneacióndeauditorías.

CoordinaciónTécnica.Encargadodedarresguardodelosexpedientesfinalesdondesecontienenlosregistrosdecadaetapadecertificacióndelosclientes.

EquipoAuditor.Unoomásauditoresqueposeenlacompetencianecesariaparallevaracaboauditoríasenoca-sionesconelapoyodeexpertostécnicos,siesnecesario.

AuditorLíder.RealizalosplanesdeauditoríadeEtapaIIydeseguimientoparalasauditoríasdecertificación,mantenimientoyrenovación.

1.Objetivo



4.1Programación

Unavezquelasolicitudhasidorevisadayaprobadaasícomolacompetencianecesaria,laJefaturadeOpera-cionesexaminalaPropuestacontratoFO-JCO-02deserviciosestablecidoconelcliente,laSolicitudFO-JCO-01ylaRevisióndelasolicitudFO-JCO-03paradefinirsisetratadeunaauditoríadecertificación,renovación,se-guimientootransferencia,asícomosuperíododeevaluaciónjuntoconciertasparticularidadesderelevanciayelaboraelProgramadecertificaciónFO-JOP-06paraelciclocompletodecertificaciónsegúnlasnormasuotrosdocumentosnormativoselegidosyalmismotiemposolicitalasiguientedocumentación(encasodeaplicar):

• ManualdeGestión(siaplica);

• ProcedimientosestablecidosparaelSistemadeGestión(delquesetrate);

• Organigramadelcliente(encasodeserpartedeunaorganizaciónmayordeberáincluirlaestructuraorgani-zacionalalaqueperteneceydelimitarfuncionestantasactividades);

• Controldedocumentosinternosyexternos(siaplica);

• Listadeclientesyproveedoresimportantesparalaorganización;

• Listadodeposicionesynombrecompletodelosresponsablesentomardecisionesdeimpactoparalaorga-nizacióncliente;

• Evidenciasdelaejecucióndelaúltimaauditoríainterna;

• Evidenciasdelarealizacióndelaúltimarevisiónporladirección;

• LosobjetivosypolíticadelaorganizaciónparaelSistemadeGestión(delquesetrate);

• Estatusdesucumplimientolealy/oregulatorio;

• Quejasrecibidasenlosúltimostresmesespreviosalasolicituddelacertificación.

• Croquisomapadelaubicacióngeográficadelossitiosaauditarytiemposaproximadosparasudesplaza-miento.

Paraencasodelastransferenciassedeberáingresaradicionallasiguienteinformación:

• Elinformedecierredesusnoconformidadesyevidenciadesuatención;

• Elinformedeúltimaauditoríarealizadaporelorganismocertificadorconquienseencuentrancertificados;

• Unacopiadelcertificadovigentealmomentodesolicitarlatransferencia.

4.Desarrollo



4.2TiempodeAuditoría

4.3MuestreoMultisitio

4.4SistemasdeGestiónMúltiples

4.5Planificación

ElprogramacontemplalarealizacióndeunprocesodecertificacióndivididoendosetapasIyII,paraposterior-menterealizarauditoríasdeseguimientoalmenosunavezalañoexceptoenlosañosderenovacióndelacertifi-cación.Laprimerauditoriadeseguimientodeberárealizarsedespuésdelacertificacióninicialnodeberealizarsetranscurridosmásde12mesesdesdelafechaenquesetomóladecisiónsobrelacertificación.

AunqueeltiempodeauditoriaseestimaatravésdetablasreferidasenelIAFMD5yseconsideranvariosfac-toresquepuedenimpactaralincrementoy/oreduccióndeltiempototaldelejerciciosepuedeconsiderarunreajuste,almomentoderealizarelProgramadecertificaciónFO-JOP-06dadalarelevanciadelainformacióningresada,situaciónqueesnotificadaalaJefaturadeComercializaciónparaconfirmaresteajustealclienteytomarenconsideraciónlospertinentescomerciales.

ParaconfirmarelcalculodeltiempodeauditorialaJefaturaTécnicautilizalaherramientaparacalculartiempodeauditoria(Excel)lacualcuentaconlasmedidasnecesariasdeseguridadyevitarsuposibleedición.

RealizadoconbasealLineamientosparalaelaboracióndepropuestascomercialesMultisitiosLIN-JCO-01EbajoloestablecidoenelIAFMD1,laJefaturadeOperacionesalapardeldesarrollodelProgramadecertificaciónFO-JOP-06seestableceránlasubicacionesgeográficasaauditarencadaseguimientoasegurandoqueseauditelatotalidaddelalcancedecertificaciónduranteelciclocompleto,encadaseguimientoserealizaránlosajustespertinentessegúnlasnecesidadesdelaorganizacióncliente.

Enaquelloscasoscuandolaauditoriaserealiceconbaseamúltiplesnormasdesistemasdegestión,laJefaturadeOperacionesseaseguraquelaauditoríaseplanificaparaquelarevisióninsituseaadecuadaparaproporcio-narlaconfianzaenlacertificación.

4.5.1 EtapaI

LaJefaturadeOperacioneselaboraelPlandeauditoríaEtapaIFO-JOP-01,quetienecomoprincipalintenciónrevisarlainformacióndocumentadadelsistemadelclienteentreotros;especificandolosobjetivos,elalcance,lasfechas,eltiempoyduracióndelasactividadesdeauditoría,loscriteriosdeauditoríaydeterminadeacuerdoalosLineamientosdecalificaciónydesignacióndeauditoresLIN-JOP-01alequipoauditor,susfuncionesyres-ponsabilidades,paraqueunavezdesignados,seenvíealclientevíacorreoelectrónicoelProgramadeCertifica-ciónFO-JOP-06yelPlandeauditoriaEtapaIFO-JOP-01dondeselenotificaelequipoauditorasignado,encasodequeelclientenoestédeacuerdoconlaasignaciónoidentifiquealgúnriesgoalaimparcialidadsesolicitauncorreoelectrónicoconlajustificacióndelporquélapersonaasignadahasidorecusada.



4.6AuditoríadeSeguimiento

Losplanesdeauditoriadeberánserenviadosalclienteporlomenosconcincodíasdeanticipaciónalejerciciodeauditoriasolicitandolaconfirmacióndelmismo.

LasauditoríassedesarrollaráncomoestableceelProcedimientodeejecuciónyseguimientodeauditoríasPRO-JOP-02ylosinformesderivadosdecadaejercicioseestaránentregandoa10díashábilesposterioresalafechaderealizacióndeleventodeauditoríavíacorreoelectrónicounavezquehansidorevisadosporlaJefaturadeOperaciones.

4.5.2 EtapaII

UnavezconcluidalaauditoríadeEtapaIparaSistemasdeGestióndeCalidadsegeneraelPlandeauditoriadeEtapaIIFO-JOP-01A,paraloscasosdeSistemasdeGestiónAmbientalydeSeguridadySaludenelTrabajopri-merosedeberánatenderlasnoconformidadesencasodehabersidoidentificadasparaposteriormentegenerarelPlandeauditoriadeEtapaIIFO-JOP-01A.

ParalasauditoríadeEtapaII,seguimientosyrenovacioneselAuditorLíderjuntoconlosintegrantesdelequipoauditorasignadosiasíloestimanecesario,equipodefinidoporlaJefaturadeOperaciones;seránlosencargadosdedesarrollarelPlandeauditoríaFO-JOP-01AcorrespondientetomandoenconsideraciónlainformacióndelProgramadecertificaciónFO-JOP-06,losobjetivos,elalcance,lasfechas,eltiempoyduracióndelasactivida-desdeauditoría,loscriteriosdeauditoríayloscambiosdentrodelaorganizaciónclienteparadesempeñarunaauditoriaadecuada,laasignacióndelequipoauditor,unavezconcluidoelplandeauditoríacorrespondientelaJefaturadeOperacionesconapoyodelaAsistenciadeOperacioneshacellegarelplanalclienteysieselcasoenqueelProgramadecertificaciónFO-JOP-06fuemodificadoigualmentesehacellegarvíacorreoelectrónico.

Encasodequeelclientenoestédeacuerdoconlaasignaciónoidentifiquealgúnriesgoalaimparcialidadsesolicitauncorreoelectrónicoconlajustificacióndelporquélapersonaasignadahasidorecusada.

Nota1:ParalosSistemasdeGestióndeCalidadunapartedelaauditoriadeEtapaIsedeberárealizarinsituconelfindelograrlosobjetivosestablecidos,paralosSistemasdeGestiónAmbientalydeGestióndeSeguridadySaludenelTrabajo;asícomodeGestiónIntegral,sinexcepción,laauditoríadeEtapaIseejecutaráenlasinstalacionesdelcliente.Nota2:Enelplandeauditoriaseincluiráelnombredelosobservadoresqueseanasignadosporelorganismocertificador.

Losplanesdeauditoriadeberánserenviadosalclienteporlomenosconcincodíasdeanticipaciónalejerciciodeauditoriasolicitandolaconfirmacióndelmismo.


LaJefaturadeOperacionesrevisaelprogramadeauditoríaparaelciclocompletodecertificacióndelosclien-tes;paraconstatarelperíododeevaluacióndelSistemadeGestióndelclienteseaelmásadecuado.Requiere



4.7AuditoríadeRenovación(Recertificación)

asegurarquelasauditoríasdeseguimientoserealicenalmenosunavezalaño,siendolaprimerauditoriadeseguimientorealizadanomásde12mesestranscurridosdesdelafechaenquesetomóladecisiónsobrelacertificación.

LaJefaturadeOperacionesdesignaelequipoauditoryelAuditorLíder juntoconlos integrantesdelequipoauditorasignadosiasíloestimanecesario,desarrollanelPlandeauditoríaFO-JOP-01Acorrespondienteconsi-derando,losobjetivos,elalcance,lasfechas,eltiempoyduracióndelasactividadesdeauditoría,loscriteriosdeauditoría,losresultadosdeauditoríasprevias,tramitedequejas,eficaciadelsistemadegestión,progresodeactividadesplanificadasdirigidasalamejoracontinua,continuidaddelcontroloperacional,lautilizacióndelamarcasocualquierreferenciadelacertificación.

LaJefaturadeOperacionesconapoyodelaAsistenciaOperativaseaseguradeenviaralclientevíacorreoelec-trónicoelplandeauditoria,porlomenoscon5díasdeanticipación,solicitandolaconfirmacióndelmismo.

Nota2.EncasodeserunSistemadeGestiónmultisitioquecubralasmismasactividadesendiferentesubicacionessellevaráacaboconformealmuestreoconsiderandocomopartedelProgramadecertificaciónFO-JOP-06yseindicaránlossitiosenelplandeauditoria.



LaJefaturadeOperacionesrevisaelProgramadeauditoríaparaelciclocompletodecertificacióndelosclienteseidentificaaaquellosqueseencuentranenunafechadetresacuatromesespreviosaltérminodelavigenciadesucertificado,comunicaalaJefaturadeComercializacióndelarenovacióndelcontrato,acordealProcedi-mientodecomercializaciónygestióndesolicitudesPRO-JCO-01,asímismorecolectainformaciónrelevanteparadeterminarsisehangeneradocambiosenlaorganización,unavezquesecuentacontodoslosdatoslaJefaturadeComercializaciónentregaalaJefaturadeOperacioneslanotificacióndelcontratocelebradoeinformaciónadicionalparaposteriormenteiniciarconlaplaneacióndelasauditoríasalsistemadegestión.

LaJefaturadeOperacioneselaboraelProgramadecertificaciónFO-JOP-06paraelnuevociclodelsistemadegestióndelcliente,revisandolaPropuestacontratoFO-JCO-02deserviciosestablecidoconelcliente,laSolicitudFO-JCO-01ylaRevisióndelasolicitudFO-JCO-03,asícomolosinformesdelasauditoríaspreviasyconsiderareldesempeñodelsistemadegestióndelclientedecertificaciónmásreciente,siexistencambiosimportantesenelsistemadegestión,seráimportantellevaracabolospasosdefinidosparaunaauditoríadecertificación,incluyendolasEtapasIyII,sínohubieracambioqueimpactenimportantemente(eje.:cambiosenlalegisla-ciónreubicacióncompletadelaorganizaciónenotrasede,restructurainternacompleta,etc.),sellevanacabo



4.8AuditoríasEspeciales

lospasosdefinidosparaunaauditoríadecertificación,sinincluirlaEtapaI,considerandolaconfirmacióndelaconformidadylaeficaciacontinuadelsistemadegestiónaevaluar,juntoconsupertinenciayaplicabilidadcontinuasparaelalcancedelacertificación,elcumplimientocontinuodetodoslosrequisitosdelanormadelsistemadegestiónpertinenteyotrodocumentonormativo.

UnavezconcluidoelProgramadecertificaciónFO-JOP-06,LaJefaturadeOperacionesdesignaelequipoauditoryelAuditorLíderjuntoconlosintegrantesdelequipoauditorasignadosiasíloestimanecesario,desarrollanelplandeauditoríacorrespondiente,tomandoenconsideraciónsisedesarrollaráunaauditoríadeEtapaIodirec-toalaauditoríaderenovación(comoseestableceenlaplaneaciónparalaauditoriaEtapaII),elequipoauditorseencargarádeverificarlaeficaciadelsistema,lavistadeloscambiosinternosyexternos,asícomosuperti-nenciayaplicabilidadcontinuasparaelalcancedelacertificación,elcompromisodemostradoparamantenerlaeficaciaylamejoracontinuaparareforzareldesempeñoglobal,ylaeficaciadelsistemadegestiónconrelaciónallogrodelosobjetivosyresultadosprevios.

LaJefaturadeOperacionesconapoyodelaAsistenciaOperativaseaseguradeenviaralclientevíacorreoelec-trónicoelplandeauditoria,porlomenoscon5díasdeanticipación,solicitandolaconfirmacióndelmismo.



4.8.1 Ampliacióndelalcance

YasealaJefaturadeOperacionesolaJefaturadeComercializaciónquerecibanunasolicituddeampliacióndelalcancedeunacertificaciónotorgada,deberásernotificadaatodaslaspartesinvolucradasparaquesereviselasolicitudydeterminarcualquieractividaddeauditoríanecesariaparadecidirsiseotorgaonolaampliación,dichaauditoríasepuededesarrollarenconjuntoconunaauditoriadeseguimientoocomouneventoadicionalalestablecidoenelprogramadecertificaciónsinsustituiraalgúnseguimientoorenovacióndelacertificación.

4.8.2 Auditoríasconnotificaciónacortoplazo

EnelcasodequerecibaelresponsabledelaJefaturadeOperacionesvíalaJefaturaTécnica,laComisióndeCertificaciónuotromedioacordeconelProcedimientodeatenciónaquejasyapelacionesPRO-JTC-01,algunaquejarelativaaunclientecertificadoyquesehayatomadoladecisiónderealizaralgunavisitaparainvestigaryverificarlacorrectaaplicacióndelsistemadegestión,obienenrespuestaacambios,ocomoseguimientodeclientesconlacertificaciónsuspendida,aloqueseprocedeaplaneardichavisita,elequipoauditorasignadoporlaJefaturadeOperacioneselaboraelplandeauditoriadondesedescribenlascondicionesenlasqueselle-varáacaboestáauditoría.Selenotificaalclienteprimerovíatelefónicaestableciendolafechadevisitayposte-



5.Referencias

6.Registros

7.ControldeCambios

riormenteseenvíaplandeauditoríamedianteelcorreoelectrónico,seprocedecomoloindicaelProcedimientodeejecucióndeauditoríasPRO-JOP-02.

Nota.Sedebeponeruncuidadoespecialenladesignacióndelequipoauditor,debidoalaimposibilidad,porpartedelaorganizaciónauditadadeformularunaobjeciónsobrelosmiembrosdelequipoauditor.

Losinformesderivadosdecadaejercicioseestaránentregandoa10díashábilesposterioresalafechaderealizacióndeleventodeauditoríavíacorreoelectrónicounavezquehansidorevisadosporlaJefaturadeOperaciones.

• LIN-JOP-01“Lineamientosdecalificaciónydesignacióndeauditores”

• LIN-JCO-01E“LineamientosparalaelaboracióndepropuestascomercialesMultisitios”

• PRO-JCO-01“Procedimientodecomercializaciónygestióndesolicitudes”

• PRO-JTC-01“Procedimientodeatenciónaquejasyapelaciones”

• PRO-JOP-02“Procedimientodeejecuciónyseguimientodeauditorías”

• FO-JCO-01“Solicituddeservicios”

• FO-JCO-02“Propuestacontrato”

• FO-JCO-03“Revisióndelasolicitudydelapropuestacontrato”

• FO-JOP-06ProgramadeCertificación

• FO-JOP-01“PlandeauditoríaEtapaI”

• FO-JOP-01A“PlandeauditoríaEtapaII,seguimientosyrenovaciones”

Revisión DescripciónDelCambio Página Fecha01 NuevoDesarrollo NA Mar-201402

SeadicionolareferenciadelformatoparaDesignaciónyAceptacióndeAuditor/ExpertoTécnico”

4y6

Ago-2014

SeadicionolareferenciadelformatoparalaConfirmacióndeAlcance 5 Ago-2014



Revisión DescripciónDelCambio Página Fecha 03

Semodificaensutotalidadeldocumentoelnombredelospuestosdelosresponsables

Portada2-6

Ago-2015

04

DocumentopasadePRO-DO-01aPRO-JOP-01ysehacenadecuacionesparadarcumplimientoalanormaISO/IEC17021-1,ISO9001:2015eISO14001:2015

Semodificatodoeldocu-mento

Abr-2016

05 SeincluyenreferenciasdelanormaOHSAS 03y06 Feb-2017

06 SeincluyenreferenciasdelanormaISO45001ycambiodeimagen Todoeldocumento May-2019

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