PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS …

SIG-PRO.01 PROCEDIMIENTO CREACIÓN Y CONTROL DE LA

INFORMACIÓN DOCUMENTADA SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

Rev.: 7 Fecha:16/10/2020

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Preparado por: Paulina Gatica, Asesor SIG

Revisado por: Javier Bustos, Gerente de Abastecimiento y Fabricación

Aprobado por: Hernán Vega, Gerente General

COPIA IMPRESA ES DOCUMENTO NO CONTROLADO

1. OBJETIVO

Establecer una metodología para elaborar, revisar, aprobar, distribuir y controlar la información documentada relevante para el Sistema integrado de gestión (SIG). Para el control de la Información documentada serán considerados su distribución, acceso, recuperación, uso, almacenamiento, control del cambio, conservación y disposición.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a toda la información documentada que forma parte del Sistema Integrado de Gestión (SIG).

3. RESPONSABILIDADES

Gerente General: Aprobar documentación relacionada al SIG.

Gerente de Área: Revisar y aprobar la documentación que corresponda a su área.

Asesor del SIG: Revisar que la documentación de SIG se ajuste a los parámetros definidos en este procedimiento, verificar que se encuentre disponible las versiones actualizadas en intranet. Mantener actualizada la lista maestra de documento SIG y los documentos en versión vigente en plataforma Intranet.

TIC (Tecnología de la Información y Comunicación): Mantener disponible el acceso a intranet y los perfiles para quien elabore, revise y apruebe tenga acceso a esta plataforma.

Líderes; Supervisores: Son los responsables directos de elaborar; actualizar; modificar y mantener un registro de los documentos que se mantienen en su área de trabajo, como también la difusión de los mismos y cumplimiento por partes de los usuarios directos.

Prevención de Riesgos: Responsables de capacitar y asesorar a los distintos niveles de la Organización, respecto de todo lo concerniente al estándar de documentación de FAM.

Trabajadores de FAM y Contratistas: Responsable de utilizar los documentos como también de informar a la supervisión directa de aquellos posibles cambios y/o documentos nuevos que sean necesarios elaborar.

4. DEFINICIONES

Elaboración: Es la acción de confeccionar la documentación, en forma y contenido, según las pautas indicadas en este procedimiento.

Revisión: Es la acción de verificar que el documento es técnicamente adecuado y que cumpla el objetivo de constituir un método efectivo para el cumplimiento de la actividad o proceso.

Aprobación: Es la acción de asegurar que el documento cumple las especificaciones de elaboración de documentos y de que sea apropiado a los objetivos del Sistema de Gestión.



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Modificaciones: Es la actividad de realizar los cambios requeridos en la documentación original y generación de nuevas ediciones que reemplazan y cancelan las anteriores.

Eliminación: Es la actividad de destruir la documentación declarada obsoleta.

Usuario: Son todas aquellas personas que utilizan la documentación para la actividad o proceso en el que se desempeñen.

Documento Controlado: Es un documento oficial del Sistema de Gestión que está sujeto a control de modificaciones, distribución y custodia.

Diagrama de Flujo: Es la representación gráfica de la secuencia de actividades de un proceso.

Documento Externo: Son aquellos documentos relevantes para el SIG que son necesarios para el Funcionamiento eficaz de FAM y son generados por entidades diferentes a ésta (Manuales, Documentos de fabricantes, Requisitos legales aplicables, etc.).

Documento Obsoleto: Documento original que ha perdido su vigencia. No es aplicable al Sistema Integrado de gestión (SIG) y está debidamente identificado como obsoleto en la lista maestra.

Documento Vigente: Es aquel documento del SIG válido.

Formulario: Documento utilizado para registrar los datos requeridos por el sistema de gestión integrado. Un formulario se transforma en un registro cuando se le incorporan los datos.

Información Documentada: Información requerida para ser controlada y mantenida por una organización y el medio que la contiene.

Instructivo: Documento que describe detalladamente cómo realizar correctamente una actividad específica.

Manual: Es un documento que recoge los aspectos básicos, esenciales de una materia.

Procedimiento: Describe la realización de una actividad respondiendo el qué, cómo, cuándo, dónde y por quién son realizadas.

SIG: Llámese al sistema de gestión basado en la calidad, medio ambiente, seguridad y salud del trabajo (ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 en sus ediciones vigentes).

5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

5.1. CREACIÓN Y ACTUALIZACIÓN

Cualquier trabajador de FAM América Latina Maquinaria limitada, podrá elaborar información documentada que sea relevante para los procesos de su trabajo y para el SIG, siempre y cuando exista una previa coordinación con su jefatura directa y el Asesor SIG.



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ELABORACIÓN DOCUMENTO

(Responsable de la actividad o Área

Técnica)

CARGAR EN INTRANET PARA

REVISIÓN

SE EMITE ALERTA PARA RESPONSABLE DE REVISIÓN

COMENTARIOS DEL REVISOR

REMITE PARA APROBACIÓN

SE EMITE ALERTA PARA RESPONSABLE APROBACIÓN

COMENTARIOS APROBADOR

DOCUMENTO APROBADO QUEDA

DISPONIBLE EN INTRANET

NO

NO

SI

SI

Asesor SIG-HSEC-Área Técnica- Gerencia Respectiva Asesor SIG-Gerencia

Respectiva-Adm. Contrato

5.1.1. Identificación y Formato de Procedimientos

Los responsables de la información documentada (Política, Manual, Procedimiento, Instructivo, Registros, Documentos) deben mantener actualizado en el “Inventario Maestro de Información Documentada”, con el detalle de su identificación, versión, nombre y código (Anexo 1). El idioma por regla general será en español, sin embargo pudiesen existir documentos bilingüe (español e inglés o alemán), dependiendo del receptor o usuario o del requerimiento del cliente.

5.1.1.1. Encabezado

Documento SIG

SIG-PRO.01 “PROCEDIMIENTO”

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO

Rev.:0 Fecha: 00/00/0000

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Formato SIG

SIG-FOR.01

“NOMBRE DEL FORMATO”

Revisión.:0

Fecha: 00/00/0000



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Tipografía

Familia : Palo Seco/Sans Serif, es decir sin remates o decoraciones (Ejemplo de

fuentes: Calibri, Arial, Helvética)

Se excluyen tipografía Romana, Gótica, fantasía, manuscrita, etc.

Tamaño : TITULO 12puntos, CÓDIGO y datos 10 puntos, Contenido 11 puntos, Pie de Firma 9 puntos, leyenda pie de firma 7 puntos.

5.1.1.2. Codificación

La estructura de la codificación estará dada por 3 letras que indican la Gerencia, área o sitio (excepto HSEC-RRHH) seguido por 3 letras correspondiente al tipo de documento y finalmente el numero correlativo. En el caso de los contratos la codificación estará dada por los números del contrato PSP.

-

Codificación Doc. SIG

XXX XXX XX.

GER ENCIAÁREASITIO

TIPO DOCUMENTO

Nª CORRELATIVO

-

Codificación Doc. Contrato

123456 XXX XX.

Nª PSPTIPO

DOCUMENTONª

CORRELATIVO

La codificación de documentación de los Contratos (Faenas) estará dada por la estructura de FAM o según requerimiento del Cliente. El control documental se llevara a cabo mediante el Listado Maestro de Documentos de la Faena almacenados y resguardado según indica ítem 5.2.3

5.1.1.3. Contenido del Documento

1º. OBJETIVO: Indica el propósito que se debe lograr con la aplicación de lo establecido en el documento.

2º. ALCANCE: Indica la delimitación de las actividades cubiertas y descritas en el documento.

3º. RESPONSABLES: Indica los cargos que aseguran la implementación de lo establecido en el documento.

4º. DEFINICIONES: Significado de algunos términos de carácter técnico o particular a los que se hace referencia en el documento para facilitar su comprensión.

5º. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD: Descripción en forma breve y sencilla de la operatoria que se desarrolla, pudiendo ser mediante texto, dibujos y/o diagramas de flujos.

6º. EQUIPOS/MATERIALES: Elementos a utilizar para el desarrollo de la actividad (si aplica).



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7º. REGISTROS: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de la ejecución de las actividades descritas en el ítem 5.

8º. REFERENCIAS: Documentación que sustenta o aporta el desarrollo de la actividad.

9º. BITÁCORA DE MODIFICACIONES: Identifica los cambios efectuados en el documento, de una revisión a otra.

10º. ANEXOS: Información o formato que complementa el cómo se lleva a cabo la actividad.

5.1.1.4. Pie de Firma

Preparado por: Nombre, Cargo

Revisado por: Nombre, Cargo Aprobado por: Nombre, Cargo


5.1.2. Medio De Soporte

*Los registros que sean de categoría Protegidos y/o Confidencial, según se describe en ítem 5.2.1 podrán mantenerse

en soporte digital o impreso o en ambos soportes, según determine la Gerencia responsable.

5.1.3. Revisión y Aprobación de la Información Documentada

La revisión y aprobación de la documentación será según indica diagrama de flujo del ítem 5.1. Una vez aprobado el documento este pasa a ser parte del SIG y quedara disponible en intranet. El sistema respalda el proceso de revisión

y aprobación sin la necesidad que el documento lleve las firmas de los involucrados.

5.1.4. Diagramas de Flujo

De preferencia se podrá utilizar los diagramas de flujo para establecer el proceso, sistema o actividad que se quiera describir. Los programas para elaborar estos diagramas serán mediante power point y/o visio.

Digital Papel/Impreso

Procedimientos del Sistema de Gestión x

Procedimientos Operacionales/Contratos x x

Formatos x

Registros* x

Documentos Externos x



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5.1.4.1. Simbología

PROCESO DESICIÓNINICIO O TERMINO SUBPROCESODOCUMENTOS

FLECHA DE FLUJO/CONECTOR

5.1.2.1 Estructura

Este diseño se podrá utilizar cuando se requiera describir un solo proceso en donde intervengan distintas áreas.

Este diseño se podrá utilizar cuando el proceso a describir cuenta con sub etapas independientes y no hay mayor interacción de otras áreas.

5.2. CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

5.2.1. Distribución, Acceso, Recuperación y Uso

De la Distribución, los documentos del SIG son distribuido a toda la organización a través de la carpeta virtual “SIG” en intranet. Los documentos operacionales que se requieran mantener el físico, será el responsable de la tarea extraer la información del intranet e imprimirla si lo requiere y distribuirla a su personal en terreno. Si la información es distribuida a personal externo de FAM deberá ser en PDF (excepto los Formatos, si aplica).

Del Acceso, todo el personal de FAM (estable) tiene acceso a Plataforma intranet, en donde se mantiene la documentación del SIG oficial y vigente que es de carácter “sin restricciones”. El acceso es personal e intransferible.



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Ingrese su Rut y clave. Si no cuenta con acceso o lo ha olvidado su contraseña, deberá contactarse con personal de TIC.

Acceso a carpeta del SIG (Sistema integrado de Gestión)

Opción de Buscador

Acceso directo a Carpetas por Tipo y Gerencia

Ingresar a INTRANET.FAM.CL en el navegador.

Acceso a Contexto de la Organización (Lineamientos)



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Carácter de la Documentación en FAM:

CLASIFICACIÓN DESCRIPCIÓN

Sin Restricción Información que se crea para el curso normal de las actividades de FAM o que son de carácter informativa o lineamientos para el personal de FAM y contratistas, como las Políticas. Se encuentra disponible en intranet o es compartida electrónicamente con las partes interesadas.

Protegida Información que es sensible y que podría afectar los procesos, los intereses comerciales o las personas. Incluye información financiera, comercial, información personal de los trabajadores. Esta solo se encuentra disponible para los trabajadores autorizados por la gerencia correspondiente.

Confidencial Información sensible y que podría causar perdida grave de la intimidad de la organización, dar ventaja competitiva a la competencia, daño a las relaciones con las partes interesadas. El acceso está restringido por la Alta dirección.

De la Recuperación, toda la información documentada que se encuentre almacenada en plataforma intranet y servidor VPN de la organización podrá ser recuperada en caso de pérdida involuntaria. El usuario deberá solicitar al área TIC la necesidad de recuperar la información indicando la “Ruta” de donde se encontraba almacenada. Si esta solo se encontraba en la memoria RAM de su equipo la información se dará por perdida definitivamente.

Del Uso, este será exclusivo para el desarrollo de actividades o de carácter informativo. Toda la información documentada de origen interno es de propiedad intelectual de FAM.

5.2.2. Almacenamiento y Preservación

El almacenamiento de la información documentada se detalla en siguiente cuadro.

DIGITAL PAPEL

Documento Servidor VPN Intranet RAM

Notebook Archivador

Procedimientos del Sistema de Gestión x x

Procedimientos Operacionales x x x

Formatos x x

Registros* x

Documentos Externos x x x

*Los registros que sean de categoría Protegidos y/o Confidencial, según se describe en ítem 5.2.1 podrán almacenarse en digital o impreso o en ambos soportes, según determine la Gerencia responsable.

Copia impresa es documento NO CONTROLADO. El usuario o responsable de la actividad deberá verificar si la copia impresa corresponde a la revisión vigente.



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5.2.3. Control de Cambio

Cada vez que se produzca un cambio en los requisitos o se modifique por alguna razón justificada un procedimiento, este se deberá actualizar con una nueva versión, revisión, aprobación e identificar el cambio en la sección 9 de cada documento, Bitácora de modificaciones. Al generarse la nueva versión quedará obsoleto el documento anterior, el responsable del proceso o actividad deberá velar por retirar las copias obsoletas, y será modificada en la intranet y comunicada a toda la organización.

5.2.4. Control Documentos de Origen Externo

Se define como documento de origen externo todo aquel que, provenga del cliente y/o otras partes interesadas, sea exigible contractualmente: documentación, y especificaciones proporcionadas por el cliente. Estatutos o legislación nacional, importación de mercancía.

Los documentos de origen externo serán, identificados, en el registro de control de información documentada externa conservando su propia codificación y control. Todos los documentos de origen externo y que sean parte del sistema de Gestión serán registrados de acuerdo al formato definido en el Anexo 2.

5.2.5. Conservación y Disposición

La conservación y disposición de la Información Documentada estarán dada por:

Satisfacer las necesidades presentes y futuras de la organización

Cumplir con los requisitos legales

Satisfacer las necesidades presentes y futuras de las partes interesadas

Cada área responsable de un proceso deberá determinar el tiempo de conservación en base a los criterios mencionados anteriormente y llevar el registro en la Lista Maestra de Información Documentada. La documentación del SIG será conservada en los medios de soportes indicados en el ítem 5.2.3

Se consideraran documentos de conservación permanente los documentos que:

Proporcionan información y evidencia de las políticas y actividades principales de la organización (planes, memorias e informes técnicos, etc.).

Proporciona información y prueba con la interacción de los Clientes.

Documenta derechos y obligaciones con las personas y organismos

Contribuyen a la memoria de la organización con fines técnicos, cultural o histórico. Los documentos esenciales serán los que resulten imprescindible para la continuidad de la organización o los que sustentan el negocio (escrituras, ingeniería, contratos comerciales, etc.)

6. EQUIPOS/MATERIALES

No aplica



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7. REGISTROS

Lista maestra de Información Documentada

8. REFERENCIAS

ISO 9001:2015

ISO 14001:2015

ISO 18001:2018

9. BITÁCORA DE MODIFICACIONES

Nº Revisión Fecha Descripción del cambio

0 20/03/2012 Creación del Procedimiento

1 17/12/2012 Eliminación Gerencia Legal y Administración

2 10/04/2013 Revisión Anual del Procedimiento

3 05/12/2013 Incorporación formato de registro y encabezado de registro

4 21/08/2018 Se actualiza la firma del Gerente General

5 18/06/2019 Se Elimina el punto 5.3.5, Reedición de documentos, Se modifica y se agrega al punto 5.3.3 Modificaciones.

6 02/02/2020 Se agrega el concepto de partes interesadas, se actualizan todas las definiciones, se actualizan registros.

7 16/10/2020 Se modifica código, estructura e ítem 5 completo, se fusionan con procedimientos del SIG PIG-05 y PIG-06.

10. ANEXOS

ANEXO 1: CODIFICACIÓN DOCUMENTOS SIG



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ANEXO 1: LISTA MAESTRA DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA SIG

CODIFICACIÓN

GERENCIAS

Gerencia General GRA

Gerencia Finanzas FIN

Gerencia Recursos Humanos GRH

Gerencia Operaciones OPE

Gerencia Servicio SER

Gerencia Proyecto PRO

Gerencia Montaje MON

Gerencia Venta y marketing VYM

Sub Gerencia HSEC HSEC

Gerencia Abastecimiento ABA

ÁREAS

Informática TIC

Calidad QAC

SIG SIG

Administración of ADM

Flota y Logística FYL

Importaciones IMP

Abastecimiento ABA

SITIOS

Bodega La Negra BOD

Oficina Antofagasta ANF

Oficina Santiago SCL

DOCUMENTOS

Manual MAN

Procedimientos del SIG PRO

Procedimientos Operacionales PRO

Matrices MAT

Planes PLA

Formatos FOR

Diagrama de Flujos DGR

Otros documentos DOC



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GG GA SIG T

GG GERENTE GENERAL

GA GERENTES Y SUBGERENTES DE ÁREA

SIG ASESOR SIG

T TRANSVERSAL/TRABAJADORES

LISTA MAESTRA INFORMACIÓN DOCUMENTADA DEL SIG

SIG-FOR.07

Revisión: 01

Fecha: 09/11/2020

TIPO

DOCUMENTO

DOCUMENTOS SIG

RESPONSABLEACCESO

ALMACENAMIENTO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓNCÓDIGO NOMBRE REV. FECHA ESTADO

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