PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS.docx
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS SVRT-PR-SGC-01 Revisión: 00 24-06-2015 Dirección: Urbanización Los Bohíos de Capelo, calle Los Pinos No. 38 y Los Cedros Teléfonos: (593-2)3-880118 / (593-2)3-880091 Código Postal 171101
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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
DOCUMENTOSSVRT-PR-SGC-01
Revisión: 0024-06-2015
Dirección: Urbanización Los Bohíos de Capelo, calle Los Pinos No. 38 y Los CedrosTeléfonos: (593-2)3-880118 / (593-2)3-880091 Código Postal 171101
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LOS CHILLOS - ECUADOR
1. PROPOSITO
Establecer la metodología para el control de los documentos internos y externos
que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad, garantizando su adecuación,
PROCEDIMIENTO DECONTROL DE
DOCUMENTOS
Revisión: N.- 00
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revisión, aprobación, actualización, legibilidad e identificación y prevención de
obsolescencia o caducidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todos los documentos internos, como también
los de procedencia externa que estén relacionados con el Sistema de Gestión de la
Calidad de SEVERTEEC CIA. LTDA., incluidos en la Lista Maestra de Documentos
LMD
3. REFERENCIAS
Norma NTE INEN ISO/IEC 17020:2013
Evaluación de la conformidad – Requisitos para el funcionamiento de
diferentes tipos de organismos que realizan inspección.
4. DEFINICIONES
Lista Maestra de Documentos (LMD): Es un listado de los documentos del
Manual de Calidad, Procedimientos Administrativos y Operativos del Sistema
de Gestión de la Calidad con su respectiva revisión y distribución.
Documento: información y su medio de soporte.
Tipos de Documentos:
Documento Interno: documentos generados en la Organización, tales
como:
Diagramas, procedimientos, instructivos, caracterizaciones de procesos,
manuales, etc.
Documento Externo: originado en fuentes externas a la organización
como: reglamentos estatutarios, normas, códigos, especificaciones, etc.
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Documentos Controlados: distribuidos según lista de distribución.
Se consideran documentos controlados a: El Manual de Calidad,
Procedimientos, Instructivos de Trabajo, los documentos de origen interno
relacionados con los anteriores, especificaciones y otros documentos de
origen externo que afecten a la calidad del bien o servicio.
Tipo de Archivo: Es el medio donde se almacenan los documentos. Puede
ser físico o electrónico
Físico: carpetas, cartones o cualquier medio físico.
Electrónico: medios magnéticos.
Manual De Calidad (MC): documento que especifica el Sistema de Gestión
de Calidad de una Organización.
Procedimiento (PR): método documentado que describe las actividades de
los procesos mediante texto y/o diagramas de flujo, qué se hace, quién lo
hace, por qué lo hace, cuándo, dónde. Puede establecer controles de las
actividades, los recursos y los documentos vigentes.
Instructivo De Trabajo (IN): método documentado que describe en detalle,
cómo se hacen las actividades descritas en los procedimientos.
5. RESPONSABILIDADES
GERENTE GENERAL: Responsable de la revisión previa, final y aprobación de
los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Empresa
LIDER DEL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE CALIDAD: Responsable de la
codificación, identificación de inconsistencias y protocolización, Manejo de la
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Lista Maestra de Documentos. Responsable de los documentos que presenten
cambios en el Manual de Calidad Escrito Responsable de que este
procedimiento sea implantado y ejecutado. Entrega y custodia de los
documentos del Sistema de Gestión de la Calidad controlados-aprobados.
LIDER DEL DEPARTAMENTO TÉCNICO: Responsable de elaborar, modificar y
difundir los documentos técnicos.
PERSONAL INVOLUCRADO: Responsable de la elaboración y análisis, además
del uso apropiado de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad.
El propietario de una copia controlada de un documento es responsable de
mantener accesible y en condiciones que aseguren su adecuado estado y
correcto uso.
6. PROCEDIMIENTO
Elaboración: El Personal del departamento involucrado o el Líder del
Departamento Técnico detectan la necesidad de emitir un nuevo documento,
propone el nombre con el que se dará a conocer el documento. El nombre
deberá hacer referencia a la actividad propia a realizar, además de elaborar el
documento.
Revisión del Documento: El Gerente General Revisa que el documento
cumpla con las especificaciones aplicables.SI es correcto el Gerente sumillará el
documento borrador en el campo correspondiente a REVISADO y si NO es
correcto regresa a el proceso de elaboración.
Codificación, identificación de inconsistencias: El Líder del departamento
de Control de Calidad, asignara código, número y fecha de revisión del
documento, En caso de identificar algunas inconsistencias en los documentos en
cuanto a códigos, número de revisión, denominaciones, fechas de elaboración,
revisión y autorizaciones debe notificar al Gerente General para su aclaración.
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Protocolización del documento e ingreso al Sistema de Gestión de
Calidad: Se aprueba el documento por Gerencia General y firman: el Líder del
departamento Técnico y/o el Líder del departamento involucrado (Elaborado), el
Líder del departamento de Control de Calidad (Revisado) y el Gerente General
(Aprobado) en los campos correspondientes.
Luego de protocolizar el documento el Líder del departamento de Control de
Calidad ingresa al Sistema de Gestión de Calidad mediante la actualización de la
Lista Maestra de Documentos.
Entrega y distribución oficial del documento: El Líder del departamento de
Control de Calidad, entregará el documento final mediante la Lista Maestra de
Documentos.
Las responsabilidades del personal involucrado a la entrega del documento son:
No perder
No manipular
No prestar
No reproducir
No modificar
No romper la cadena de Registro de Entrega de Copias Controladas.
La distribución de los documentos es controlada mediante la Lista Maestra de
Documentos y se identifican como tales por el sello original de "COPIA
CONTROLADA". Sera distribuida mediante el Registro de Entrega de copias
controladas SVRT-FORM-SGC-01.
Control de cambios: Cuando se requiere realizar cambios o modificaciones a
los documentos, el responsable del documento realiza tales cambios y envía el
borrador a Gerencia, el Gerente General revisa y sumilla dicho borrador y lo
envía al departamento de Control de Calidad.
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Si el documento requiere cambios el Líder responsable procederá a ejecutarlos
y si no pasará al Líder del Departamento de Control de Calidad, quien realizará
la emisión, distribución controlada y actualizará la Lista Maestra de
Documentos.
Los cambios serán registrados al final del documento en el cuadro “Historial de
Modificaciones” en el cual constaran los siguientes datos: revisión, fecha y
cambio. Cabe anotar que solo se identificará el último cambio en el
documento.
Archivo de documentos: Los documentos físicos y digitales estarán bajo el
resguardo del Líder del Departamento de Control de Calidad quién los
mantendrá en su archivo protegido.
En el caso de archivos físicos: Se mantendrá en una carpeta para
asegurar su conservación, legibilidad e identificación, en el caso de que
algún colaborador de la empresa necesite el documento para consulta se
solicitará al Líder de Calidad, el documento que será revisado dentro de
las instalaciones de la empresa.
En caso de archivos digitales: Se mantendrá una copia de documentos
originales en PDF contra escrituras, cambios, impresión, descarga y
reproducción.
Documentos Externos: El Líder del Departamento de Control de Calidad
identificara los documentos externos del Sistema de Gestión de Calidad y
serán controlados en la Lista Maestra de Documentos en la cual se identificara
la distribución al (los) proceso (s) que aplica.
Documentos Obsoletos: Los documentos obsoletos deberán ser eliminados
en proceso de trituración por el Líder del Departamento de Control de Calidad
el momento en que el Gerente General entregue la nueva versión.
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En caso que por cualquier razón se guarde el documento obsoleto, el único
autorizado para hacerlo, es el Líder del Departamento de Control de Calidad el
mismo que debe colocar un sello de OBSOLETO con estricto conocimiento y
supervisión de Gerencia General
7. REGISTROS
Nombre del Registro de
Calidad
Código del
Registro
Responsable del
archivo
Tiempo Retención
Forma de Archivo
Lista maestra de documentos
LMD Líder de Calidad
Indefinido La última ejecutada
Registro de entrega de copias controladas
SVRT-FORM-SGC-01
Líder de Calidad 3 años Cronológica
8. HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Revisión Fecha Cambios
00 24-06-2015 Primera edición
ELABORADO POR: REVISADO POR: AUTORIZADO POR:
Mishell CarrilloLIDER DE CALIDAD
Firma:
Fabián ChávezGERENTE GENERAL
Firma:
Fabián ChávezGERENTE GENERAL
Firma:
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