PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

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INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

Código: IVC-PD-02 Versión: 3.0

Fecha: Abril 15 de 2020

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1. Objetivo Establecer las directrices que permitan tramitar y resolver los procedimientos administrativos sancionatorios que se cursen en la Entidad. Lograr un procedimiento común y base para todos aquellos que, dentro de los trámites y funciones asignadas a este Ministerio, que sean equivalentes a Procedimientos Administrativos Sancionatorios. 2. Alcance El procedimiento inicia con la comunicación de la existencia de méritos cuando no se ha realizado una averiguación preliminar. Cuando se ha llevado a cabo la averiguación preliminar el proceso inicia con la formulación de cargos al investigado, hasta la ejecutoria del acto administrativo que adopta la decisión incluyendo los recursos de ley o en su defecto hasta la terminación anormal del mismo. 3. Definiciones Acto Administrativo: Manifestación de la voluntad de la Administración, tendiente a producir efectos jurídicos. Estos pueden ser resoluciones o autos, dependiendo de si ponen fin a la actuación o le dan impulso. Auto de Formulación de Cargos: Acto Administrativo que señala los hechos que originan el procedimiento administrativo sancionatorio. En éste se identifican claramente las personas naturales o jurídicas objeto de investigación, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que serían procedentes, en caso de comprobarse la infracción. Contra este acto administrativo no procede recurso alguno. Auto de Pruebas: Acto Administrativo que se genera cuando deben practicarse pruebas ya sean oficiosas o a petición de parte o interviniente, dentro de un procedimiento administrativo sancionatorio. Contra este acto administrativo no procede recurso alguno. Auto de Traslado para Alegatos: Acto Administrativo mediante el cual, culminado el periodo probatorio se da traslado al investigado para alegar de conclusión. Contra este acto administrativo no procede recurso alguno. Averiguación Preliminar: Actuación facultativa de comprobación, desplegada por servidores del Ministerio del Trabajo, cuya finalidad es determinar el grado de probabilidad o verosimilitud de la existencia de una falta o infracción, identificar a los presuntos responsables de esta o recabar elementos de juicio que permitan efectuar una valoración clara, precisa y circunstanciada de los hechos puestos en conocimiento o

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que se pretenden averiguar. Esta actuación permite determinar si existe mérito suficiente para iniciar un Procedimiento Administrativo Sancionatorio eficaz, eficiente y efectivo. Los servidores del Ministerio del Trabajo deben concluir este procedimiento en los plazos razonables que aquí se presentan, toda vez que esta no interrumpe el término de caducidad. Comunicación de mérito: Momento procesal donde se le comunica al interesado que de las averiguaciones preliminares adelantadas o del propio contenido de la querella presentada o de la actuación oficiosa, se encuentra mérito para adelantar un procedimiento administrativo sancionatorio. Competencia: Facultad constitucional y legal que gozan servidores del Ministerio del Trabajo para adelantar diferentes actuaciones propias del sistema de inspección, vigilancia y control. Decisión: Acto por el cual el servidor competente, adopta una determinación de acuerdo con las circunstancias demostradas dentro del proceso. Descargos: Manifestación del investigado a través del cual en el ejercicio del derecho de defensa responde a los cargos formulados en el auto de formulación de cargos. Medios Electrónicos: Se entiende como cualquier tecnología idónea para la comunicación o transferencia de datos. Mérito: Dentro de un proceso corresponde a los hechos que lo originan, las personas naturales o jurídicas objeto del mismo, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que serían procedentes en caso de que se comprobase una infracción administrativa. Multa: Sanción pecuniaria con destino específico, que se impone al sujeto investigado mediante acto administrativo, una vez verificado por servidor competente la infracción en materia laboral y los criterios de graduación de la sanción de acuerdo a la naturaleza de la conducta. Procedimiento Administrativo Sancionatorio: : Es aquel que utiliza la administración pública para ejercer su potestad sancionadora, para tal efecto, el procedimiento reglado que para estos efectos adelanta la autoridad administrativa del Ministerio del Trabajo se fundamenta en su norma especial que es la Ley 1610 de 2013 y se complementa en lo no previsto con el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. La finalidad del procedimiento es la verificación de la comisión o no de infracciones a las normas laborales individuales o colectivas o de riesgos laborales y que se adopte una decisión con fundamento en la Ley y en la preservación de los fines del Estado. Prueba: Cosa material, hecho, suceso, razón o argumento con que se intenta probar que algo es de una determinada manera y no de otra. Querella: Petición verbal, escrita o vía correo electrónico, presentada por parte o tercero interesado ante la autoridad administrativa del trabajo con el fin se adelante una actuación administrativa que permita verificar

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el cumplimiento de las normas laborales individuales, colectivas, del sistema de seguridad social en pensiones, riesgos laborales y demás prestaciones sociales a su cargo. Sanción: Consecuencia o efecto impuesto al investigado o representantes de estos, según sea el caso, cuando se evidencian disposiciones vulneradas en materia laboral o norma específica. 4. Generalidades del Procedimiento El procedimiento administrativo sancionatorio se adelanta a través de un método reglado establecido en la Constitución Política, en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (Ley 1437 del 2011), en la Ley 1610 de 2013 y demás normas específicas y concordantes, el cual concluirá con un acto administrativo de sanción o archivo (exoneración al investigado o terminación anormal del proceso). De su Inicio: El procedimiento administrativo sancionatorio podrá iniciarse:

1. De manera oficiosa y por escrito por servidor competente del Ministerio. 2. Por solicitud de parte (derecho de petición) ya sea de manera verbal, escrita o por medios

electrónicos. La de oficio se adelanta por la facultad que tiene el servidor público en cumplimiento de una obligación o un deber legal, esta debe ser siempre iniciada por escrito, registrada en el sistema de gestión documental y se debe informar al interesado para el ejercicio del derecho de defensa y contradicción. Es pertinente, resaltar que la solicitud verbal es un medio válido de recepción de querellas, de acuerdo con lo señalado en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, por tanto, ningún servidor del Ministerio del Trabajo puede negarse a recibirla. En todo punto de atención de Direcciones Territoriales, Oficinas Especiales e Inspecciones Municipales deberá garantizarse la recepción de las peticiones verbales, sin exigir al ciudadano interesado mayores desplazamientos para su presentación. El Ministerio del Trabajo podrá exigir que ciertas peticiones se presenten por escrito dada su naturaleza, y para tal fin, se entregará al interesado, sin costo, si este así lo desea, los instrumentos para facilitar su diligenciamiento. Los peticionarios podrán aportar mayor documentación que aquella que el Ministerio del Trabajo defina en los formatos ya mencionados. En todo caso, si no llegasen a existir tales instrumentos, no puede servidor alguno solicitar peticiones por escrito. En todo punto de atención de Direcciones Territoriales, Oficinas Especiales e Inspecciones Municipales se utilizará la “carátula para las querellas”, la cual hará parte integral de la solicitud presentada por el

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ciudadano, permitiendo una rápida y plena identificación de la actuación administrativa a que haya lugar, así como de las partes y de sus apoderados. De igual manera, para agilizar los trámites de notificación, hará parte de la petición, el “formulario de autorización para notificación por vía electrónica” suministrada por el Grupo de Gestión Documental. El uso de la caratula y el formulario anteriormente mencionados se hará conforme a los lineamientos emitidos por el Ministerio del Trabajo. De igual forma el interesado podrá presentar su solicitud mediante los medios electrónicos que el Ministerio del Trabajo haya dispuesto para tal fin que, en todo caso, tendrán como registro de datos de fecha y hora de radicación, así como el número y clase de documentos recibidos, los registrados en el medio por el cual se han recibido los documentos. Toda persona tiene el derecho de actuar utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá registrar su dirección de correo electrónico en la base de datos que se disponga para tal fin. Sí así lo hace, las autoridades continuarán la actuación por este medio, a menos que el interesado solicite recibir notificaciones o comunicaciones por otro medio diferente. De igual manera, para agilizar los trámites de notificación, se podrá diligenciar el “formulario de autorización para notificación por vía electrónica” suministrado por el grupo de gestión documental o quien haga sus veces en los puntos de atención del Ministerio. El mensaje de datos emitido por parte del Ministerio del Trabajo para acusar recibo de una comunicación será suficiente prueba tanto del envío hecho por el interesado como de su recepción por parte del Ministerio. Las actuaciones en este caso se entenderán hechas en término siempre que hubiesen sido registrados hasta antes de las doce de la noche y se radicarán el siguiente día hábil. De la pertinencia de la Averiguación Preliminar: En cuanto a la pertinencia de la averiguación preliminar, el funcionario competente deberá atenerse a lo señalado en la definición dada a la misma. En todo caso, si en la solicitud presentada o si fruto del análisis oficioso se observa la existencia de los méritos suficientes, los funcionarios deberán obviar la práctica de la averiguación preliminar e iniciar un procedimiento administrativo sancionatorio. El resultado de una averiguación preliminar (Procedimiento averiguación preliminar IVC-PD-01) debe concluir con la determinación y la comunicación de la existencia de méritos para adelantar un procedimiento sancionatorio. De los Sistemas de Registro: Será obligación del servidor competente del Ministerio del Trabajo, el diligenciamiento del contenido de la querella presentada, así como la actualización del estado de esta en el medio tecnológico o sistema de información que el Ministerio del Trabajo establezca. De la Formación del Expediente:

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Los documentos y diligencias relacionados con una misma actuación se organizarán en un solo expediente, al cual se acumularán, con el fin de evitar decisiones contradictorias, cualesquiera otros que se tramiten ante el Ministerio del Trabajo, de acuerdo con sus jurisdicciones o por poder preferente. Con los documentos que por mandato de la Constitución Política o de la Ley tengan el carácter de reservados y obren dentro de un expediente, se hará cuaderno separado. Cualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los documentos o cuadernos sujetos a reserva y a obtener copias y certificaciones sobre los mismos, petición que deberá resolverse a más tardar dentro de los diez (10) días siguientes al recibo. La forma de llevar el expediente se realizará de acuerdo con las directrices que para tal fin el Ministerio del Trabajo expida, teniendo en cuenta las normas propias de archivística dictadas por el Archivo General de la Nación. En aquellos vacíos referentes a la formación del expediente, se aplicará lo contenido en el Código General del Proceso. Será posible el uso de expedientes electrónicos dentro los procedimientos administrativos sancionatorios, para lo cual el Ministerio del Trabajo, fijará las pautas y medios tecnológicos para su debida aplicación. De los Terceros: Cuando en una actuación administrativa de contenido particular y concreto el servidor del Ministerio del Trabajo advierta que terceras personas puedan resultar directamente afectadas por la decisión, les comunicará la existencia de la actuación, el objeto de esta y el nombre del peticionario, si lo hubiere, para que puedan constituirse como parte y hacer valer sus derechos. La comunicación se remitirá a la dirección o correo electrónico que se conozca si no hay otro medio más eficaz. De no ser posible dicha comunicación, o tratándose de terceros indeterminados, la información se divulgará a través de un medio masivo de comunicación nacional o local, según el caso, o a través de cualquier otro mecanismo eficaz (página web), habida cuenta de las condiciones de los posibles interesados. De tales actuaciones se dejará constancia escrita en el expediente. Los terceros podrán intervenir en las actuaciones administrativas, para lo cual, deberá solicitarlo formalmente al Ministerio del Trabajo, en todo caso, de resultar aceptado, dicho interviniente podrá solicitar y aportar pruebas, así como recurrir los actos administrativos de decisión. Un tercero podrá pedir su inclusión en el proceso, en los siguientes casos:

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1. Cuando hayan promovido la actuación administrativa sancionatoria en calidad de denunciantes, resulten afectados con la conducta por la cual se adelanta la investigación, o estén en capacidad de aportar pruebas que contribuyan a dilucidar los hechos materia de esta. 2. Cuando sus derechos o su situación jurídica puedan resultar afectados con la actuación administrativa adelantada en interés particular, o cuando la decisión que sobre ella recaiga pueda ocasionarles perjuicios. 3. Cuando la actuación haya sido iniciada en interés general. La petición deberá reunir los requisitos previstos en el artículo 16 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y en ella se indicará cuál es el interés de participar en la actuación y se allegarán o solicitarán las pruebas que el interesado pretenda hacer valer. El servidor del Ministerio del Trabajo que la tramita la resolverá de plano y contra dicha decisión no procederá recurso alguno. De la Competencia: Es competente para desarrollar el procedimiento administrativo sancionatorio, la Dirección Territorial del domicilio del querellado, en concordancia con lo establecido en los artículos 1 y 28 del Código General del Proceso. Las providencias principales dentro del procedimiento administrativo sancionatorio serán suscritas por el funcionario llamado a tomar la decisión final dentro del proceso. En todo caso, en materia de riesgos laborales corresponderá a los Directores Territoriales. 5. Descripción de las Actividades

Nro. Actividad Responsable Registro /

Documento

1

Definir si la querella fue objeto de averiguación preliminar. Si NO viene de averiguación preliminar pasar al numeral 2 Si viene de averiguación preliminar ir al numeral 7

Director Territorial, Coordinador o Servidor Público que se delegue

Anotación en la querella

2

Revisar y radicar la querella en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, excluyendo la duplicidad de estas. Sí es de oficio, también será radicada

Auxiliar Administrativo o Servidor Público que

se delegue

Radicación en el sistema de

información de inspección, vigilancia

y control

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3

Verificar y corregir datos de radicación si es del caso, ajustando la caratula del expediente en físico. Preasignar y hacer el reparto.


Formulario del sistema de


y control

4 Proyectar la comunicación mediante la cual se informa la existencia del mérito.

Inspector de Trabajo Proyecto de la

comunicación de existencia de mérito

5

Suscribir la comunicación mediante la cual se informa la existencia del mérito.


Auto suscrito

6

Enviar la comunicación mediante la cual se informa la existencia del mérito. y verificar entrega de comunicación.


se delegue

Oficio de comunicación con

Constancia de Envío y/o Guía de entrega física o electrónica

INICIO PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

7

Resolver interrogante en el Sistema de Información ¿Existen pruebas allegadas como consecuencia de la comunicación de existencia de mérito que cambien la decisión de formular cargos? Si hay pruebas cargar en archivo PDF.

Inspector de Trabajo

Manifestación en el sistema de

información de inspección vigilancia

y control

8

Resolver interrogante en el Sistema de Información ¿Considera pertinente formular cargos? Si la respuesta es “NO” el Sistema lo remite al numeral 14 de la Averiguación Preliminar en donde se proyecta resolución de archivo. Si se continúa con la decisión de formular cargos, ir al numeral 9.


Manifestación en el sistema de


y control

9 Proyectar auto mediante el cual se formulará cargos.


Proyecto de Auto

10 Proferir auto mediante el cual se formulará cargos, Director Territorial, Auto suscrito

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señalando con precisión y claridad, los hechos que lo originan, las personas naturales o jurídicas objeto de la investigación, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que serían procedentes.

Coordinador o Servidor Público que se delegue

11

Proyectar y enviar la comunicación de citación de notificación de la formulación de cargos y verificar entrega de comunicación.


se delegue



12

Recepcionar y digitalizar los descargos y solicitud o aporte de pruebas que pretenda(n) hacer valer dentro del proceso, y Direccionar al inspector que tiene comisionado la instrucción del procedimiento administrativo sancionatorio.


se delegue

Registro en el sistema de gestión

documental

13

Diligenciar el formulario en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, los cargos a formular.


Formulario en el sistema de


y control

14

Definir si se requiere o no decretar la práctica de pruebas. Si se requiere decretar y/o rechazar total o parcialmente práctica de pruebas, ir al numeral 14. Si no se requiere decretar pruebas ir a numeral 18.




y control

15 Proyectar auto mediante el cual se decretará y/o rechazará la práctica de las pruebas.

Inspector de Trabajo Proyecto de Auto

16 Proferir auto mediante el cual se decretará y/o rechazará la práctica de las pruebas.


Auto suscrito

17

Proyectar y enviar la comunicación el auto mediante el cual se decretará y/o rechazará la práctica de las pruebas a las partes jurídicamente interesadas. Verificar entrega de comunicación.


se delegue



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18 Adelantar la práctica de pruebas comisionadas, dando inicio así al periodo probatorio.

Inspector de Trabajo Comisionado

Pruebas cargadas en el sistema de


y control

19 Proyectar auto mediante el cual se da traslado al investigado por tres (3) días para que presente los alegatos respectivos.

Inspector de Trabajo Proyecto de

Auto

20

Proferir auto mediante el cual se da traslado al investigado por tres (3) días para que presente los alegatos respectivos.


Auto Suscrito

21

Proyectar y enviar la comunicación del auto mediante el cual se da traslado al investigado para que presente los alegatos respectivos. Verificar entrega de comunicación.


se delegue



22 Recepcionar y digitalizar, si es del caso, los alegatos de conclusión y Direccionar al inspector que tiene asignado la instrucción del PAS.


se delegue

Registro en el sistema

correspondencia

23 Cargar el escrito que contiene alegatos de conclusión.


Registro en el sistema de

información, vigilancia y control

24 Definir si el acto administrativo es de archivo o de sanción; y proyectar el acto correspondiente.

Inspector de Trabajo Proyecto de acto

25 Proferir el acto administrativo definitivo.


Acto suscrito

26

Proyectar y enviar la citación de notificación del acto administrativo definitivo de conformidad con lo señalado en el CPACA.


se delegue

Oficio de citación con constancia de envío y/o guía de entrega física o electrónica

27 Diligenciar el formulario de decisión en el sistema de información, inspección, vigilancia y control.




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y control

28

Registrar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control si se interpone recurso. Sí hay recurso ir al Procedimiento de Recursos IVC-PD-03. Si NO hay recursos pasar al numeral 29.

Inspector de Trabajo Registro

29

Realizar la constancia de ejecutoria. En caso de que la decisión final sea sancionatoria pasar al numeral 30. Si la decisión final NO es sancionatoria se deberá finalizar el proceso.


se delegue

Constancia en el sistema de

información, vigilancia y control.

30

Proyectar y enviar la comunicación a los competentes para iniciar el proceso coactivo de la sanción que quedó ejecutoriada y Verificar entrega de comunicación.


se delegue



Fin del Procedimiento

2. Requerimientos Técnicos del Procedimiento

Frente a la totalidad de las actividades: El responsable de la actividad dependerá de la competencia que cada uno tenga para el adelanto de esta, de acuerdo con la materia que se investiga, por lo que la forma de presentación de dichos responsables en este documento no implica que todos ellos quedan habilitados para la suscripción de los documentos contenidos en las actividades, sino cada uno lo hará de acuerdo con su competencia. Frente a la Actividad No. 1:

Tiempo de ejecución: 1 día. Consideraciones: En esta actividad el Director Territorial, Coordinador o Servidor Público que se delegue deberá realizar el análisis de la querella, a fin de verificar si es objeto de procedimiento administrativo sancionatorio, en caso de serlo, deberá hacerlo saber al querellante.

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Cuando se radiquen quejas con datos incompletos que imposibilite dar trámite al procedimiento administrativo sancionatorio, se dará aplicación a lo dispuesto en el artículo 17 de la Ley 1755 de 2015, que señala textualmente: “Peticiones incompletas y desistimiento tácito. En virtud del principio de eficacia, cuando la autoridad constate que una petición ya radicada está incompleta o que el peticionario deba realizar una gestión de trámite a su cargo, necesaria para adoptar una decisión de fondo, y que la actuación pueda continuar sin oponerse a la ley, requerirá al peticionario dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha de radicación para que la complete en el término máximo de un (1) mes. A partir del día siguiente en que el interesado aporte los documentos o informes requeridos, se reactivará el término para resolver la petición. Se entenderá que el peticionario ha desistido de su solicitud o de la actuación cuando no satisfaga el requerimiento, salvo que antes de vencer el plazo concedido solicite prórroga hasta por un término igual. Vencidos los términos establecidos en este artículo, sin que el peticionario haya cumplido el requerimiento, la autoridad decretará el desistimiento y el archivo del expediente, mediante acto administrativo motivado, que se notificará personalmente, contra el cual únicamente procede recurso de reposición, sin perjuicio de que la respectiva solicitud pueda ser nuevamente presentada con el lleno de los requisitos legales”. NOTA: En el procedimiento administrativo sancionatorio es indispensable el nombre e identificación del querellado y se resalta que las querellas con datos incompletos no se podrán radicar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, hasta tanto se cumpla con lo expuesto anteriormente. De igual manera, se debe atender el memorando de fecha 23 de septiembre de 2019 enviado por la Subdirección de Inspección de IVC a las Direcciones Territoriales, en el que se estableció no ingresar en el Sistema de Información de IVC solicitudes como:

● Derechos de petición. ● Solicitudes de trámites como acoso laboral. ● Respuestas a requerimientos de documentación. ● Solicitudes de conceptos. ● Copias de una queja ya radicada. ● Oficios de traslado de copias de querellas enviadas a otras entidades públicas

● Ampliaciones o alcances de la queja inicial. ● Todo otro documento diferente a una queja o querella.

Frente a la Actividad No. 2:

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Tiempo de ejecución: 3 días. Sistema de Información de IVC: El proceso de radicación de la querella en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, se realizará por parte del auxiliar administrativo o servidor público que se delegue, quien deberá realizarlo teniendo en cuenta todos los campos establecidos en el formulario, conforme a lo plasmado en la solicitud. Resaltando que el número del radicado del sistema de gestión documental o en su defecto el consecutivo interno de la ubicación de la querella, como el número de identificación de la persona natural o jurídica (NIT) deberá ir sin caracteres especiales (*%., -+/ etc.). En el caso que se inicien de forma oficiosa, se deberá asignar radicado del sistema de gestión documental, y utilizar el mismo en el Sistema de Información de Inspección Vigilancia y Control, resaltando que en este caso es el Ministerio del Trabajo el querellante.

Frente a la Actividad No. 3: Tiempo de ejecución: 5 días Sistema de Información de IVC: El reparto de quejas o querellas estará a cargo del Director Territorial, Coordinador, o Servidor Público delegado, y lo realizará en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, previa verificación y corrección de los datos de la documentación (nombre e identificación de las partes, número completo de radicación) de manera equitativa y secuencial en la actividad de reparto.

Frente a la Actividad No.4: Tiempo de ejecución: 1 día Consideraciones: La comunicación de existencia de mérito, deberá contener una valoración objetiva del material probatorio y deberá argumentarse de forma clara y precisa la existencia de méritos para iniciar un Procedimiento Administrativo Sancionatorio. Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo designado para conocer del proceso, podrá avanzar a esta actividad siempre y cuando en el sistema de información de inspección, vigilancia y control se tenga radicado el dato de querellado. El Inspector de Trabajo deberá verificar en el campo de consulta con el número de radicación, sí existen procesos que tengan el mismo número de radicado, y así, evitar duplicidad en las querellas. De encontrar datos iguales, deberá reportar al Director Territorial o Coordinador a fin de realizar las novedades pertinentes de acuerdo con el caso en particular. De igual manera, realizará análisis minucioso del expediente, y reportará al Director Territorial o Coordinador los ajustes que considere necesarios (nombre e identificación de las partes, número completo de radicación). Una vez realizada la consulta y las advertencias del caso en particular, se deberá descargar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, la plantilla y completar el contenido del

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proyecto de la comunicación de existencia de mérito, con las particularidades del caso. Una vez lo grabe en su equipo debe subir al sistema el archivo que contiene el respectivo proyecto.

Frente a la Actividad No. 5: Tiempo de ejecución: 2 días. Consideraciones: Actividad de suscripción de la comunicación de existencia de méritos. Sistema de Información de IVC: El Director Territorial, Coordinador o Servidor Público que se delegue deberá suscribir la comunicación de existencia de méritos. En el caso que considere que se deban realizar modificaciones, deberá devolverla al Inspector de Trabajo a través del sistema de información de inspección, vigilancia y control, a fin de que realice las correcciones pertinentes en el menor tiempo posible. De no efectuarse corrección alguna, deberá descargar la comunicación, suscribirla, guardar como archivo PDF, subirlo al sistema a fin de que el Auxiliar Administrativo realice lo competente.


Tiempo de ejecución: Hasta 20 días, en el entendido de que debe enviar la comunicación dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición de la comunicación de existencia de méritos. Consideraciones: El trámite de comunicación estará a cargo del Auxiliar Administrativo o Servidor Público que se delegue, quien debe enviar copia íntegra de la comunicación de existencia de méritos a la dirección registrada por el interesado o a su correo electrónico dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición de este, y deberá verificar la respectiva entrega. Cuando se desconozca dirección alguna sobre el destinatario, la comunicación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días. Sistema de Información de IVC: El Auxiliar Administrativo o Servidor Público que se delegue, debe descargar la plantilla, realizar las adecuaciones particulares del caso y radicar en el sistema de gestión documental. Una vez se obtiene el documento, debe cargarlo al sistema a fin de generar el archivo en PDF, que deberá enviar a las partes jurídicamente interesadas. Finalmente, debe cargar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, las guías de entrega de la comunicación.

Frente a la Actividad No. 7: Tiempo de ejecución: 1 día Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo deberá diligenciar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control el siguiente interrogante: ¿Existen pruebas allegadas como consecuencia de la comunicación de existencia de mérito que cambien la decisión de formular cargos? Si hay pruebas cargar en archivo PDF y pasar al numeral 14 de la Averiguación Preliminar en donde se proyecta resolución de archivo. Si se continúa con la decisión de formular cargos, se deberá proyectar el auto mediante el cual se formulará cargos.

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Tiempo de ejecución: 1 día Sistema de Información de IVC: El Director Territorial, Coordinador o servidor público que se delegue deberá revisar la prueba adjunta en la actividad anterior y diligenciar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control el siguiente interrogante: ¿Considera pertinente formular cargos? Si responde “NO” el sistema lo remite al numeral 14 de la Averiguación Preliminar en donde se proyecta resolución de archivo. Sí la respuesta es afirmativa, se deberá proyectar el auto mediante el cual se formulará cargos.


Tiempo de ejecución: 20 días Consideraciones: En el auto mediante el cual se formulará cargos deberá señalarse con precisión y claridad, los hechos que lo originan, las personas naturales o jurídicas objeto de la investigación, las disposiciones presuntamente vulneradas y las sanciones o medidas que serían procedentes. Además, el funcionario deberá advertir sí hay terceras personas que pueden resultar directamente afectadas por la decisión, de conformidad con lo previsto en el artículo 37 de la Ley 1437 de 2011, para que puedan constituirse como parte y hacer valer sus derechos, los cuales pueden ser vinculados en cualquier momento de acuerdo con lo establecido en los artículos 38 de la misma norma, que señala: “Los terceros podrán intervenir en las actuaciones administrativas con los mismos derechos, deberes y responsabilidades de quienes son parte interesada, en los siguientes casos: 1. Cuando hayan promovido la actuación administrativa sancionatoria en calidad de denunciantes, resulten afectados con la conducta por la cual se adelanta la investigación, o estén en capacidad de aportar pruebas que contribuyan a dilucidar los hechos materia de la misma. 2. Cuando sus derechos o su situación jurídica puedan resultar afectados con la actuación administrativa adelantada en interés particular, o cuando la decisión que sobre ella recaiga pueda ocasionarles perjuicios. 3. Cuando la actuación haya sido iniciada en interés general”. Nota: Cuando la querella no fue objeto de averiguación preliminar, se deberá en el mismo auto avocar conocimiento y comisionar al funcionario que instruirá el procedimiento. Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo designado deberá descargar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, la plantilla y completar el contenido del proyecto auto mediante el cual se formulará cargos, con las particularidades del caso. Una vez lo grabe en su equipo debe subir al sistema el archivo que contiene el respectivo proyecto. Para los casos en que se evidencie hechos o conductas continuadas, se tiene habilitada en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, una incidencia que da lugar a modificar

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el cómputo de la caducidad, una vez se reporte la nueva fecha de los hechos hasta antes de la decisión, a solicitud del Inspector de Trabajo al Director o Coordinador cuando así el primero lo evidencie. Advirtiendo, que para esta incidencia el Director o Coordinador deberá adjuntar informe en el que contenga las razones para su aplicación. De igual manera tiene habilitada la incidencia de renuencia regulada en el artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo aplicable a los empleadores y el artículo 51 de la Ley 1437 de 2011 a cualquier persona particular, sea esta natural o jurídica, incidencia que se puede iniciar en cualquier momento y en un cuaderno aparte como quiera que no interrumpe el curso de las investigaciones administrativas. La sanción por imponer se hará mediante resolución motivada, previo traslado de la solicitud de explicaciones a la persona a sancionar, quien tendrá un término de diez (10) días para presentarlas. La resolución que ponga fin a la actuación por renuencia deberá expedirse y notificarse dentro de los dos (2) meses siguientes al vencimiento del término para dar respuesta a la solicitud de explicaciones. Contra esta resolución procede el recurso de reposición, el cual deberá interponerse dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de la notificación.

Frente a la Actividad No. 10: Tiempo de ejecución: 10 días. Sistema de Información de IVC: El Director Territorial, Coordinador o servidor público que se delegue deberá impartir aprobación al contenido del proyecto de la formulación de cargos. En el caso que considere que se deban realizar modificaciones, deberá devolverlo al Inspector de Trabajo a través del sistema de información de inspección, vigilancia y control, a fin de que realice las correcciones pertinentes en el menor tiempo posible. NOTA: En este auto se deberá realizar la comisión al funcionario que instruirá el procedimiento.

Frente a la Actividad No. 11: Tiempo de ejecución: Hasta 40 días. Consideraciones: La decisión de la administración, contenida en un acto administrativo de carácter particular y concreto, debe darse a conocer a la parte o partes interesadas, bajo las formas ordenadas por la ley. El artículo 68 de la Ley 1437 de 2011, señala que, de no existir otro medio más eficaz de informar al interesado, se le enviará una citación a la dirección registrada en el expediente o a su correo electrónico indicándole que debe presentarse en las instalaciones del Ministerio del Trabajo dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación, con el fin de ser notificado personalmente de la decisión. Esta actividad debe realizarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto administrativo. En caso de no conocer la información sobre el destinatario o que el envío de la citación no sea efectivo, se procederá conforme al artículo 68 inciso 2° de la Ley 1437 de 2011, esto es, la citación

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se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público del Ministerio del Trabajo por el término de cinco (5) días. Nota: Cuando el interesado autorice recibir notificación por correo electrónico, se realizará la notificación a la cuenta de correo electrónico que haya dejado previamente registrado en el formato para el trámite correspondiente. Diligencia de Notificación Personal: De acuerdo con lo establecido en el artículo 67 de la Ley 1437 de 2011, en la diligencia de notificación se hará entrega al interesado de copia íntegra y auténtica del acto administrativo con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, ante quien deben interponerse y los plazos para ello. Notificación por Aviso: El artículo 69 de la Ley 1437 de 2011, señala que si pasados los cinco (5) días contemplados para la notificación personal sin que ésta se hubiese podido efectuar, se deberá enviar aviso a la dirección, número de fax o correo electrónico que figure en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso debe indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que la expidió, los recursos que legalmente proceden, ante quien deben interponerse y los plazos para ello y la advertencia de que la notificación se entenderá surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. En caso de no conocer la información sobre el destinatario, se procederá conforme lo preceptuado en el artículo 69 inciso 2° de la Ley 1437 de 2011, aviso que deberá publicarse en la página web de la entidad junto con copia íntegra del acto administrativo y en todo caso deberá publicarse en un lugar de acceso público del Ministerio del Trabajo por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. Nota: para realizar la publicación en la página web de la entidad y para fijarla en un lugar visible al público el Auxiliar Administrativo o servidor público que se delegue realizará el respectivo trámite. Sistema de Información de IVC: El Auxiliar Administrativo o Servidor Público que se delegue, deberá cargar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, la constancia de notificación del acto administrativo realizada al interesado, junto con cualquier otro documento que se haya generado respecto del proceso de notificación, como lo puede ser el aviso publicado en la cartelera.


Tiempo de ejecución: 20 días Consideraciones: Los investigados podrán dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación de la formulación de cargos, presentar los descargos y solicitar o aportar las pruebas

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que pretendan hacer valer de acuerdo con lo establecido en el parágrafo tercero del artículo 47 de la Ley 1437 de 2011. La recepción y digitalización de los descargos y solicitud o aporte de pruebas estará a cargo del auxiliar administrativo o servidor público que se delegue, quien deberá registrar la documentación en el sistema de gestión documental, a fin de que se emita el radicado que debe referir al de la querella que corresponda, para mantener la trazabilidad del procedimiento. Además, deberá direccionar la documentación al inspector que tiene comisionado la instrucción del procedimiento administrativo sancionatorio.


Tiempo de ejecución: 1 día Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo deberá diligenciar los cargos a formular en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, a través de listas desplegables. Asimismo, deberá contestar la pregunta ¿Presentó escrito de descargos dentro de los 15 días hábiles siguientes a la notificación?, en el evento de presentarse descargos, deberá cargar la documentación correspondiente.


Tiempo de ejecución: 10 días Sistema de Información de IVC: El inspector de Trabajo que tiene comisionado la instrucción del procedimiento administrativo sancionatorio, deberá definir en el sistema de información de inspección, vigilancia y control si requiere o no decretar la práctica de pruebas.

Frente a la Actividad No. 15: Tiempo de ejecución: 2 días Consideraciones: Sí el Inspector de Trabajo designado considera que se debe decretar pruebas, el auto deberá contener el nombre o nombres de los funcionarios que resulten comisionados, para la práctica de las pruebas decretadas, aun cuando estos sean de otras Direcciones Territoriales, indicando con precisión y claridad el alcance de las mismas, señalándose además, el periodo probatorio, esto es, un término no mayor a diez (10) días hábiles, según lo establecido en el artículo 10 de la ley 1610 de 2013 “Por la cual se regulan algunos aspectos sobre las inspecciones del trabajo y los acuerdos de formalización laboral”, y el término para el desarrollo de cada prueba. Sin embargo, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en su artículo 48 establece el periodo probatorio que textualmente señala: “Cuando deban practicarse pruebas se señalará un término no mayor a treinta (30) días. Cuando sean tres (3) o más investigados o se deban practicar en el exterior el término probatorio podrá ser hasta de sesenta (60) días”. Resaltando que, ante la imposibilidad de aplicación de esta norma o por vacíos de esta, se aplicará en lo pertinente el Código General del Proceso, por remisión normativa del artículo 40 de la Ley 1437 de 2011, en concordancia con los artículos 1º y 626 de la Ley 1564 de 2012 “Por

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medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones”, sin que las condiciones del mismo puedan superar a las planteadas en el código administrativo. En los términos del Código General del Proceso aplicable por remisión normativa del CPACA inciso tercero del artículo 40, son medios de prueba: la declaración de parte, el juramento, el testimonio de terceros, el dictamen pericial, la inspección, los documentos, los indicios, los informes y cualesquiera otros medios que sean útiles para la formación del convencimiento; las cuales se podrán aportar, pedir y practicar de oficio o a petición de interesado, durante la actuación administrativa y hasta antes de la decisión de fondo (archivo o existencia de mérito), resaltando que no se podrá solicitar pruebas de manera indeterminada. El interesado contará con la oportunidad de controvertir las pruebas aportadas o practicadas dentro de la actuación, antes de que se dicte una decisión de fondo, mas no podrá oponerse a la práctica de estas. NOTA: Las pruebas serán rechazadas de manera motivada, cuando sean inconducentes, impertinentes o superfluas y no se atenderán las practicadas ilegalmente. Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo designado una vez resuelva la pregunta del sistema de información de inspección, vigilancia y control: ¿Es necesario resolver sobre la práctica de pruebas?, deberá descargar la plantilla y completar el contenido del proyecto del auto mediante el cual se decretará y/o rechazará la práctica de las pruebas, con las particularidades del caso. Una vez grabe en su equipo debe subir al sistema el archivo que contiene el proyecto del auto.

Frente a la Actividad No. 16: Tiempo de ejecución: 5 días Consideraciones: En el auto mediante el cual se decretará y/o rechazará la práctica de las pruebas, también se podrá comisionar a un Inspector de Trabajo diferente al que tiene asignado el proceso, para que adelante la práctica de alguna(s) prueba(s). Contra el acto que decida la solicitud de pruebas no proceden recursos. El interesado contará con la oportunidad de controvertir las pruebas aportadas o practicadas dentro de la actuación, antes de que se dicte una decisión de fondo. Sistema de Información de IVC: El Director Territorial, Coordinador, o Servidor Público delegado, deberá impartir aprobación al contenido del proyecto de auto de pruebas. En el caso que considere que se deban realizar modificaciones, deberá devolverlo al Inspector de Trabajo a través del sistema de información de inspección, vigilancia y control, a fin de que realice las correcciones pertinentes en el menor tiempo posible.


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Tiempo de ejecución: Hasta 20 días, en el entendido de que debe enviar la comunicación dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto administrativo. Consideraciones: El trámite de comunicación estará a cargo del Auxiliar Administrativo o Servidor Público que se delegue, quien debe enviar copia íntegra del acto administrativo a la dirección registrada por el interesado o a su correo electrónico dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición de este, y deberá verificar la respectiva entrega. Cuando se desconozca dirección alguna sobre el destinatario, el acto administrativo se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días. Sistema de Información de IVC: El Auxiliar Administrativo o Servidor Público que se delegue, debe descargar la plantilla, realizar las adecuaciones particulares del caso y radicar en el sistema de gestión documental. Una vez se obtiene el documento, debe cargarlo al sistema a fin de generar el archivo en PDF, que deberá enviar a las partes jurídicamente interesadas. Finalmente, debe cargar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, las guías de entrega de la comunicación del acto administrativo.

Frente a la Actividad No. 18: Tiempo de ejecución: Hasta 10 días cuando sea uno o dos investigados o hasta 60 días cuando sea tres o más investigados o en el exterior. Consideraciones: En el marco del Procedimiento Administrativo Sancionatorio, corresponde al Inspector de Trabajo, a los integrantes de los equipos interdisciplinarios o en su defecto al mismo servidor comisionado, la práctica de pruebas, lo anterior con fundamento en lo señalado en el Convenio 81 de 1947 y en el Convenio 129 de 1967, los cuales disponen que “Los Inspectores de Trabajo, que acrediten su calidad, estarán autorizados c) Para proceder a cualquier prueba, investigación o examen que consideren necesarios para cerciorarse de que las disposiciones legales se observen estrictamente (…)”, así como a lo establecido en los Artículos 4° y 9° de la Ley 1610 de 2013 “Por la cual se regulan algunos aspectos sobre las inspecciones del trabajo y los acuerdos de formalización laboral”. En la práctica de pruebas el servidor comisionado se ceñirá al término probatorio señalado en el auto que decretó las pruebas. El comisionado tendrá las mismas facultades del comitente en relación con la diligencia que se le delegue. Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo tiene en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, 6 opciones de plantillas para descargar de acuerdo con las pruebas practicadas, y deberá realizar los ajustes de acuerdo con las particularidades del caso, cargarlo al sistema en formato PDF. Cuando el usuario confirme que se han practicado las pruebas o que el tiempo para practicarlas ha concluido, el sistema generará un reporte de estas.

Frente a la Actividad No. 19: Tiempo de ejecución: 2 días.

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Consideraciones: Si no se decretó práctica de prueba alguna por no haber sido solicitada por la parte interesada y por no haberse considerado necesario de manera oficiosa, el auto de traslado para alegar así debe advertirlo, ya que las etapas de periodo probatorio y alegatos de conclusión son preclusivas. De haberse practicado pruebas, y una vez vencido el período probatorio se dará traslado al investigado por tres (3) días para que presente los alegatos respectivos, conforme el artículo 10º de la Ley 1610 de 2013 por ser norma especial. Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo designado deberá descargar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, la plantilla y completar el contenido del proyecto auto mediante el cual se da traslado al investigado para que presente los alegatos respectivos, con las particularidades del caso. Una vez lo grabe en su equipo debe subir al sistema el archivo que contiene el respectivo proyecto.

Frente a la Actividad No. 20: Termino de ejecución: 3 días Consideraciones: Auto mediante el cual se da traslado al investigado por tres (3) días para que presente los alegatos respectivos. Sistema de Información de IVC: El Director Territorial, Coordinador, o Servidor Público delegado, deberá impartir aprobación al contenido del proyecto del auto mediante el cual se da traslado al investigado por tres (3) días para que presente los alegatos respectivos. En el caso que considere que se deban realizar modificaciones, deberá devolverlo al Inspector de Trabajo a través del sistema de información de inspección, vigilancia y control, a fin de que realice las correcciones pertinentes en el menor tiempo posible.

Frente a la Actividad No. 21: Tiempo de ejecución: Hasta 20 días, en el entendido de que debe enviar la comunicación dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto administrativo. Consideraciones: El trámite de comunicación estará a cargo del Auxiliar Administrativo o Servidor Público que se delegue, quien debe enviar copia íntegra del acto administrativo a la dirección registrada por el interesado o a su correo electrónico dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición de este, y deberá verificar la respectiva entrega. Cuando se desconozca dirección alguna sobre el destinatario, el acto administrativo se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días. Sistema de Información de IVC: El Auxiliar Administrativo o Servidor Público que se delegue, debe descargar la plantilla, realizar las adecuaciones particulares del caso y radicar en el sistema de gestión documental. Una vez se obtiene el documento, debe cargarlo al sistema a fin de generar el archivo en PDF, que deberá enviar a las partes jurídicamente interesadas. Finalmente, debe cargar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, las guías de entrega de la comunicación del acto administrativo.

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Frente a la Actividad No. 22: Termino de ejecución: 5 días Consideraciones: La recepción y digitalización de los alegatos de conclusión estará a cargo del Auxiliar Administrativo o Servidor Público que se delegue y deberá registrar la documentación en el sistema de gestión documental, a fin de que se emita el radicado que debe referir al de la querella que corresponda, para mantener la trazabilidad del procedimiento. Además, deberá direccionarlos al inspector que tiene comisionado la instrucción del procedimiento administrativo sancionatorio.

Frente a la Actividad No. 23: Termino de ejecución: 1 día Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo deberá resolver en el sistema de información de inspección, vigilancia y control la pregunta ¿Presentó escrito de alegatos dentro de los 3 días hábiles siguientes a la notificación?, en el evento de presentarse alegatos, deberá cargar la documentación correspondiente.

Frente a la Actividad No. 24: Termino de ejecución: 18 días Consideraciones: El Inspector de Trabajo deberá definir si el acto administrativo es absolutorio o sancionatorio. El acto administrativo que ponga fin al Procedimiento Administrativo de carácter sancionatorio deberá contener: 1. La individualización de la persona natural o jurídica a sancionar. 2. El análisis de hechos y pruebas con base en los cuales se impone la sanción. 3. Las normas infringidas con los hechos probados. 4. La decisión final de archivo o sanción y la correspondiente fundamentación. La decisión deberá resolver todas las peticiones que hayan sido oportunamente planteadas dentro de la actuación por el peticionario y por los terceros reconocidos. Si el acto administrativo es sancionatorio se debe tener presente: Que según lo dispuesto en la Ley 1610 de 2013, la gravedad de las faltas y el rigor de las sanciones por infracciones administrativas diferentes a las relacionadas con la materia de Riesgos Laborales se graduarán atendiendo a los siguientes criterios, en cuanto resultaren aplicables: 1. Daño o peligro generado a los intereses jurídicos tutelados. 2. Beneficio económico obtenido por el infractor para sí o a favor de un tercero. 3. Reincidencia en la comisión de la infracción. 4. Resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de supervisión. 5. Utilización de medios fraudulentos o utilización de persona interpuesta para ocultar la

infracción u ocultar sus efectos.

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6. Grado de prudencia y diligencia con que se hayan atendido los deberes o se hayan aplicado las normas legales pertinentes.

7. Renuencia o desacato en el cumplimiento de las órdenes impartidas por la autoridad competente.

8. Reconocimiento o aceptación expresa de la infracción antes del decreto de pruebas. 9. Grave violación a los Derechos Humanos de las y los trabajadores. Las multas en materia laboral diferentes a las de riesgos laborales se impondrán de acuerdo a lo señalado en el artículo 486 del Código Sustantivo del Trabajo, salvo que norma especial señale lo contrario y serán de competencia de los respectivos Coordinadores o Directores de acuerdo al tipo de Dirección Territorial que este conociendo el caso. Las multas por infracciones a las normas de Seguridad y Salud en el Trabajo y Riesgos Laborales se graduarán atendiendo los siguientes criterios, en cuanto resulten aplicables, conforme a lo establecido en los artículos 134 de la Ley 1438 de 2011 y 12 de la Ley 1610 de 2013, en todo caso su aplicación corresponde al despacho del Director Territorial: a) La reincidencia en la comisión de la infracción; b) La resistencia, negativa u obstrucción a la acción investigadora o de supervisión por parte del Ministerio del Trabajo; c) La utilización de medios fraudulentos o de persona interpuesta para ocultar la infracción o sus efectos; d) El grado de prudencia y diligencia con que se hayan atendido los deberes o se hayan aplicado las normas legales pertinentes; e) El reconocimiento o aceptación expresa de la infracción, antes del decreto de pruebas; f) Daño o peligro generado a los intereses jurídicos tutelados; g) La ausencia o deficiencia de las actividades de promoción y prevención; h) El beneficio económico obtenido por el infractor para sí o a favor de un tercero; i) La proporcionalidad y razonabilidad conforme al número de trabajadores y el valor de los activos de la empresa; j) El incumplimiento de los correctivos y recomendaciones en las actividades de promoción y prevención por parte de la Administradora de Riesgos Laborales (ARL) o el Ministerio del Trabajo; k) La muerte del trabajador Las multas por infracciones de los empleadores a las normas de seguridad y salud en el trabajo y riesgos laborales se aplicarán teniendo en cuenta el tamaño de la empresa, bajo las siguientes consideraciones:

Tamaño de empresa

Número de trabajadores

Activos totales en número de

SMMLV

Artículo 13, inciso 2° Ley 1562 (de 1 a 500 SMMLV)

Artículo 30, Ley 1562 (de 1 a

1.000 SMMLV)

Artículo 13, inciso 4° de la

Ley 1562 (de 20 a 1.000 SMMLV)

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Valor Multa en SMMLV

Microempresa Hasta 10 < 500

SMMLV De 1 hasta 5 De 1 hasta 20 De 20 hasta 24

Pequeña empresa

De 11 a 50 501 a < 5.000

SMMLV De 6 hasta 20 De 21 hasta 50 De 25 hasta 150

Mediana empresa

De 51 a 200 100.000 a 610.000

UVT De 21 hasta 100 De 51 hasta 100

De 151 hasta 400

Gran empresa

De 201 o más

> 610.000 UVT

De 101 hasta 500

De 101 hasta 1000

De 401 hasta 1000

En el evento en que no coincida el número de trabajadores con el valor total de los activos conforme a la tabla anterior, prevalecerá para la aplicación de la sanción el monto total de los activos conforme a los resultados de la vigencia inmediatamente anterior. En el acto administrativo en el cual se imponga la multa deberá realizarse una valoración objetiva del material probatorio y deberá argumentarse además la graduación de la sanción a imponer y el monto escogido. Los Inspectores del Trabajo y Seguridad Social podrán imponer la sanción de cierre del lugar de trabajo cuando existan condiciones que pongan en peligro la vida, la integridad y la seguridad personal de las y los trabajadores, en los términos del artículo 8 de la Ley 1610 de 2013, hasta por 30 días. Superado este período de tiempo, corresponderá a los Directores Territoriales la imposición de la sanción hasta por 120 días o el cierre definitivo cuando finalmente no se haya atendido lo pertinente por parte del sancionado. En todo caso, se debe entender que la sanción anteriormente expuesta es diferente a lo contenido en el artículo 11 de la Ley 1610 de 2013, medida que es de carácter inmediato y no depende del desarrollo de un Procedimiento Administrativo Sancionatorio para su aplicación. La imposición de multas, de otras sanciones o de otras medidas propias de su función como autoridades de policía laboral por parte de los funcionarios del Ministerio del Trabajo que cumplan funciones de inspección, vigilancia y control, no implican en ningún caso, la declaratoria de derechos individuales o definición de controversias. Finalmente, las multas deben indicarse en UVT, siguiendo los lineamientos y trámites establecidos en el memorando de fecha 3 de enero de 2019, emanado por la Dirección de IVC, que tendrán destinación específica al fondo respectivo y que deberá ser cancelada una vez se encuentre ejecutoriado el respectivo acto administrativo.

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Sistema de Información de IVC: El inspector de Trabajo deberá definir en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, si el acto administrativo es absolutorio o sancionatorio. Una vez grabe en su equipo debe subir al sistema el archivo que contiene el proyecto del auto.

Frente a la Actividad No. 25: Termino de ejecución: 10 días Sistema de Información de IVC: El Director Territorial, Coordinador, o Servidor Público delegado, deberá impartir aprobación al contenido del acto administrativo definitivo. En el caso que considere que se deban realizar modificaciones, deberá devolverlo al Inspector de Trabajo a través del sistema de información de inspección, vigilancia y control, a fin de que realice las correcciones pertinentes en el menor tiempo posible.

Frente a la Actividad No. 26: Tiempo de ejecución: Hasta 40 días. Consideraciones: La decisión de la administración, contenida en un acto administrativo de carácter particular y concreto, debe darse a conocer a la parte o partes interesadas, bajo las formas ordenadas por la ley. El artículo 68 de la Ley 1437 de 2011, señala que, de no existir otro medio más eficaz de informar al interesado, se le enviará una citación a la dirección registrada en el expediente o a su correo electrónico indicándole que debe presentarse en las instalaciones del Ministerio del Trabajo dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de la comunicación, con el fin de ser notificado personalmente de la decisión. Esta actividad debe realizarse dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto administrativo. En caso de no conocer la información sobre el destinatario o que el envío de la citación no sea efectivo, se procederá conforme al artículo 68 inciso 2° de la Ley 1437 de 2011, esto es, la citación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público del Ministerio del Trabajo por el término de cinco (5) días. Nota: Cuando el interesado autorice recibir notificación por correo electrónico, se realizará la notificación a la cuenta de correo electrónico que haya dejado previamente registrado en el formato para el trámite correspondiente. Diligencia de Notificación Personal: De acuerdo con lo establecido en el artículo 67 de la Ley 1437 de 2011, en la diligencia de notificación se hará entrega al interesado de copia íntegra y auténtica del acto administrativo con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, ante quien deben interponerse y los plazos para ello. Notificación por Aviso: El artículo 69 de la Ley 1437 de 2011, señala que si pasados los cinco (5) días contemplados para la notificación personal sin que ésta se hubiese podido efectuar, se deberá

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enviar aviso a la dirección, número de fax o correo electrónico que figure en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso debe indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que la expidió, los recursos que legalmente proceden, ante quien deben interponerse y los plazos para ello y la advertencia de que la notificación se entenderá surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. En caso de no conocer la información sobre el destinatario, se procederá conforme lo preceptuado en el artículo 69 inciso 2° de la Ley 1437 de 2011, aviso que deberá publicarse en la página web de la entidad junto con copia íntegra del acto administrativo y en todo caso deberá publicarse en un lugar de acceso público del Ministerio del Trabajo por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. Nota: para realizar la publicación en la página web de la entidad y para fijarla en un lugar visible al público el Auxiliar Administrativo o servidor público que se delegue realizará el respectivo trámite. Sistema de Información de IVC: El Auxiliar Administrativo o Servidor Público que se delegue, deberá cargar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, la constancia de notificación del acto administrativo realizada al interesado, junto con cualquier otro documento que se haya generado respecto del proceso de notificación, como lo puede ser el aviso publicado en la cartelera.

Frente a la Actividad No. 27: Tiempo de ejecución: 2 días Sistema de Información de IVC: El Inspector de Trabajo deberá diligenciar el registro de la decisión en el sistema de información de inspección, vigilancia y control.


Termino de ejecución: 15 días Consideraciones: El artículo 74 de la Ley 1437 de 2011, señala que, por regla general, contra los actos definitivos procederán los siguientes recursos: Reposición, la finalidad de este recurso es poner en consideración de la autoridad administrativa que profirió el acto los argumentos necesarios para que lo modifique, lo revoque, lo aclare o lo adicione. Apelación, este recurso es considerado como obligatorio en el sentido de que, si es procedente, para agotar la vía gubernativa se debe interponer. En este caso se pone en manos del superior inmediato de quien expidió el acto la reconsideración de este. Por último, está el recurso de queja que procede cuando se rechaza el recurso de apelación, este recurso se interpone directamente ante el inmediato superior de quien profirió la decisión.

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Sistema de Información de IVC: Superado el término de 10 días siguientes a la diligencia de notificación personal, o por aviso, o al vencimiento del término de publicación, según sea el caso, el Inspector de Trabajo deberá registrar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control sí se interpuso o no recursos.

Frente a la Actividad No. 29: Termino de ejecución: 2 días Consideraciones: En los términos del artículo 91 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo la fuerza ejecutoria de los actos administrativos es la capacidad de que goza la administración para hacer cumplir por sí mismo sus propios actos, es decir, que tal cumplimiento no depende de la intervención de autoridad distinta a la de la misma administración. Sistema de Información de IVC: El auxiliar administrativo o servidor público que se designe deberá en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, realizar la constancia de ejecutoria. En el caso de que la decisión final NO sea sancionatoria se deberá finalizar el proceso. En caso de que la decisión final sea sancionatoria pasar a la actividad 30.

Frente a la Actividad No. 30: Tiempo de ejecución: Hasta 20 días, en el entendido de que debe enviar la comunicación dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de ejecutoria. Se comunica a los competentes a fin de iniciar el proceso coactivo de la sanción que quedó ejecutoriada. Sistema de Información de IVC: El Auxiliar Administrativo o Servidor Público que se delegue, debe descargar la plantilla, realizar las adecuaciones particulares del caso y radicar en el sistema de gestión documental. Una vez se obtiene el documento, debe cargarlo al sistema a fin de generar el archivo en PDF, mediante el cual se informa al competente para iniciar el proceso coactivo de la sanción que quedó ejecutoriada. Finalmente, debe cargar en el sistema de información de inspección, vigilancia y control, las guías de entrega de la comunicación.

Notas: - Todos los actos administrativos deben ir firmados y digitalizados en el sistema de información de

inspección vigilancia y control. - (*) Todo el procedimiento de administrativo sancionatorio se puede ver afectado en cualquier

momento por una incidencia enmarcada en los lineamientos jurídicos establecidos por la ley. - (Anotación 1) El procedimiento de recursos, al que se refiere en este procedimiento aún se

encuentra en elaboración, por lo que deberá adelantarse en los términos del código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo y demás normas vigentes aplicables.

- Se advierte que las plantillas dispuestas en el sistema de información de inspección, vigilancia y control son guías para la elaboración de los autos, lo cual no es óbice para que el Inspector de Trabajo las adecue de acuerdo con el caso en particular.

PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO SANCIONATORIO

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