Universidad Técnica Nacional

Sede del Pacífico

Carrera Gestión y Administración Empresarial

La administración hacia la conceptualization de

los sistemas de información

Ing. Jonathan Vindas Benavides

Licda. Berleotte Gamboa Avalos

“No existen países

desarrollados y

subdesarrollados,

sino países

administrados o

sub. administrados”

Principios de la Administración

El concepto de

administración se sintetiza en:

Proceso sistemático

previsto.

Fundamentado en medios,

recursos, técnicas y esfuerzos.

Con el fin de desarrollar el ciclo

de planear, organizar, ejecutar y controlar.

El que a través de la constante

retroalimentación pretende el logro de los objetivos con eficiencia y

eficacia.

Ad

min

istr

ac

ión

Eficiencia

Eficacia

Objetivos

Retroalimentación

Ciclo de planear, organizar, ejecutar, y

controlar

Proceso

Sistemático

Fundamentado

Esfuerzo

• Es el conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno. También significa progreso o acción de ir en vanguardia.

Proceso

• Es lo que sirve o ajusta a un sistema. Lo que procede por principios y es invariable en sus acciones, reglas o principios enlazados entre si.

Sistemático

• Se considera como el principio cimiento de una cosa, principal o motivo con que se pretende afianzar o asegurar algo.

Fundamentos

• Empleo energético de la fuerza física e intelectual. Uso de los elementos costosos en la consecución de algún fin.

Esfuerzo

Se le conoce como el proceso

administrativo. Se inicia cuando un

grupo de personas organizadas con

base en una necesidad, pretende alcanzar un objetivo.

Planear

Organizar

Ejecutar

Controlar

• Es la utilización de parte de los resultados en su totalidad de ellos con el fin de garantizar su estabilidad.

Retroalimentación

• Son enunciados que describen en términos conductuales los resultados que esperamos lograr atreves de la aplicación del proceso.

Objetivos

Eficacia

Capacidad de producir un buen

efecto. Facilidad para alcanzar los objetivos

de una institución.

Capacidad para cumplir o realizar bien una buena función.

Eficiencia

Permite lograr el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo.

Evita trabajos innecesarios.

Permite definir funciones y responsabilidades.

Definir líneas de autoridad, coordinación y asesorías.

Establecer organismos que sirven de báculo a la organización.

Estudiar y solucionar problemas con miras a conseguir propósitos

Plano Organizacional

Las organizaciones son sistemas sociales compuestos por

individuos y grupos de individuos que, mediante la utilización de recursos, desarrollan un sistema

de actividades interrelacionadas y coordinadas para el logro de un

objetivo común, dentro de un contexto con el que establecen

una influencia recíproca.

Objetivos generales de las

organizaciones

Lograr una utilidad para sus

propietarios.

Suministrar a sus clientes bienes y servicios.

Proporcionar un ingreso a sus empleados.

Incrementar el nivel de satisfacción para todos

los involucrados.

Para que las organizaciones obtengan resultados satisfactorios con recursos disponibles.

Utilización racional de los recursos

Disponibles (Eficiencia Organizacional)

EL AMBIENTE DE LA

ORGANIZACION

Resultados satisfactorios en relación con el ambiente (Eficacia

Organizacional)

EFICIENCIA:

•Significa hacer correctamente las cosas:

•Puede definirse mediante la ecuación:

EFICACIA:

• Significa alcanzar objetivos

•Es una medida del logro de resultados (fines).

•Puede definirse mediante la ecuación:

Una Organización puede lograr ser:

1. Eficiente ---------- No Eficaz

2. No Eficiente ---------- Eficaz

3. No Eficiente ---------- No Eficaz

4. Eficiente ---------- Eficaz (el ideal).

Resultados Obtenidos

Recursos Utilizados EFICIENCIA = Resultados Obtenidos

Objetivos Previstos

* 100 EFICACIA =

¿ Cómo se administran las

organizaciones?

Se administra a las organizaciones a través del siguiente proceso:

Planeamiento

Planeación Estratégica

Planeación Táctica

Planeación Operacional

Organización

Diseño Organizacional

Diseño Departamental

Diseño de Cargos

Dirección

Dirección

Gerencia

Supervisión

Control

Control Estratégica

Control Táctica

Control Operacional

Planeación

• Define por anticipado los resultados que deben hacerse para conseguirlos de la mejor manera posible.

• Los niveles de planeación son:

• Estratégico.

• Táctico.

• Operativo.

Organización

• Define la estructura para realizar lo planeado.

• Los niveles de organización son:

• Estratégico.

• Táctico.

• Operativo.

Dirección

• Propicia la ejecución de lo planeado.

• Los niveles de dirección son:

• Estratégico.

• Táctico.

• Operativo.

Control

• Asegura que la ejecución se ajuste a lo planeado.

• Los niveles de control son los siguientes:

• Estratégico.

• Táctico.

• Operativo.

Funciones Administrativas

La administración en los tres

niveles de la organización

Nivel 3

Planeación operacional.

Diseño de cargos

Supervisión Control

operacional

Nivel 2

Planeación Táctica.

Diseño por departamentos.

Gerencia Control táctico.

Nivel 1

Planeación estratégica.

Diseño Organizacional.

Dirección. Control

estratégico.

Planeación Estratégica

La planeación estratégica

Hace posible la adecuación de la organización a su ambiente con el fin de

que pueda obtener resultados satisfactorios.

La

Organización

El AMBIENTE DE LA

ORGANIZACION

A una mejora en la toma de decisiones.

Un incremento en la

rentabilidad.

Una disminución en el riesgo e

incertidumbre.

Conceptos de estructura

organizativa

Directorio

Gerencia

General

Oficina

O. Direccion- Comité

- Comision

O. Consulta

O. Control

Oficina

Oficina

Oficina

O. Asesoria

Unidad

Area Area

Unidad

Area Area

Division

Departamento

Seccion Secccion

GP GP GP

Departamento

Seccion Secccion

GP GP GP GP

Division

Departamento

Seccion Secccion

GP GP GP GP

Departamento

Seccion Secccion

GP GP GP GP

Órganos de Línea

La

nomenclatura

no suele ser

uniforme en las

distintas

organizaciones

GP

Definición de una organización

formal o informal

•Organización basada en una división del trabajo en base a un criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio.

•Es una organización planeada

•Generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos.

Estructura formal

•Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

•Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama o en cualquier otro documento formal.

•La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en diversas posiciones de la organización formal.

•Representa una forma de actividad ajena a la red de autoridad y al sistema de flujos de información regulados, son “centros de poder” carentes de reconocimiento oficial.

Estructura informal

Estructura Organizacional Formal

Presidente

Vicepresidentes

Gerentes

Divisionales

Gerentes

Departamentales

TRAMO DE ADMINISTRACIÓN

Estructura Organizacional Informal

Presidente

Vicepresidentes

Gerentes

Divisionales

Gerentes

Departamentales

Jerarquía Gerencial de acuerdo al

tipo de operación y decisión

Ventas, Manufactura, Finanzas,

Contabilidad, Recursos Humanos

• Director o administradores de nivel superior

Estra-tégico

• Gerentes o administradores medios

Administración

• Trabajadores de conocimiento y la información

Conocimiento

• Gerentes operativos

Operativos

La administración y la gestión

empresarial

• Se le conoce como Gerentes Estratégicos.

• Se centran en aspectos de largo plazo: supervivencia, crecimiento y eficacia de la organización.

• Son responsables de la Administración general.

• También de la interacción de la organización y su ambiente externo.

• Formulan recursos de estrategia y control, arquitectos estratégicos, líderes organizacionales.

Gerentes nivel alto

La administración y la gestión

empresarial

• Gerentes Tácticos.

• Traducen objetivos, metas y planes estratégicos en objetivos, metas y actividades más específicas para las unidades de negocio.

• Son controladores administrativos y asesores de sus subordinados.

• Facilitan comunicación interna, alta dirección hacia abajo, y la canalización y traducción de información procedente de los niveles inferiores hacia arriba.

• Garantizan el equilibrio entre los objetivos operativos a corto plazo y los estratégicos a largo plazo

Gerentes nivel medio

La administración y la gestión

empresarial

• Supervisan las operaciones de la organización.

• Enlace entre el personal administrativo y el que no lo es.

• Se involucran directamente con los empleados e implementan los planes específicos desarrollados por los gerentes medios.

Gerentes Operativos, Supervisores o Gerentes de Apoyo

Habilidades gerenciales

Técnicas.

Capacidad desempeño tarea especializada con método o proceso

particular.

Conceptuales y Toma de

Decisiones.

Capacidad reconocer aspectos

complejos.

Analizar factores resolver problemas.

Consideran objetivos,

estrategias....

Interpersonales y de Comunicación.

Habilidad para tratar personas y

comunicarse eficazmente.

Ser líder, motivar.

La Organización Sistematizada

La administración y la gestión

empresarial

“La Administración es el proceso de trabajar

con gente y recursos para alcanzar las metas

organizacionales con eficacia y eficiencia”.

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

• Objetivos

• Acciones

• Planes

• Ensamblar y

coordinar recursos

• Responsabilidades

• Crear condiciones

• Estimular

desempeño

elevado

• Dirigir y motivar

• Comunicación

• Monitorear

progreso.

• Realizar

cambios

• Asegura metas

Retroalimentación de una

organización

Materia Prima

Recursos Humanos

Energía

Recursos Financieros

Información

Equipos

Organización

Procesos

de

Transformación

Bienes

Servicios E S

Retroalimentación

E: Entrada

S: Salida

Gestión es un conjunto de acciones u operaciones relacionadas con la administración y dirección

de una organización.

Este concepto se utiliza para hablar de proyectos o en general de cualquier tipo de actividad que requiera procesos

de planificación, desarrollo, implementación y control.

1. Acción y Efecto de Gestionar.

2. Acción y Efecto de Administrar

Concepto de Gestión

Gestionar la organización

Materia Prima

Recursos Humanos

Energía

Recursos Financieros

Información

Equipos

Organización Negocio,

Departamentos, RR.HH.

Información,

Conocimientos, Entorno,

Económico, Financiero, Proyectos...

Bienes

Servicios

E S

Retroalimentación

Visión Misión Objetivos Metas Estrategias

GESTIÓN

EMPRESARIAL

E: Entrada

S: Salida

Gestionar la organización

Materia Prima

Recursos Humanos

Energía

Recursos Financieros

Información

Equipos

Organización Procesos,

personas,

recursos

Bienes

Servicios

E S

Retroalimentación

Visión Misión Objetivos Metas Estrategias

Administración

E: Entrada

S: Salida

GESTIÓN

EMPRESARIAL

La organización como un sistema

abierto

Materia

Prima

Recursos

Humanos

Energía

Recursos

Financieros

Información

Equipos

Bienes,

Servicios,

Utilidades,

Satisfacción,

Integración

metas

E S

Retroalimentación

Sistema

Procesos

de

Negocios

Sistema

Tecnológico

(TIC´s)

Sistema

Humano Sistema

Administrativo

Sistemas de Manejo de Información

ORGANIZACIÓN