Presentacion inicial realizacion de comites

REALIZACION DE COMITES INSTITUCIONALES

EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL ESPECIALISTA EN GERENCIA DE PRODUCCION Y CALIDAD

CEL: 313 5124306 - 300 7530295 [email protected] - [email protected]://mundodelacalidad.blogspot.com/

NOVIEMBRE DE 2010

mailto:[email protected]


CEL: 313 5124306 - 300 7530295 [email protected] - [email protected]://mundodelacalidad.blogspot.com/ (en construccion)

ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA REALIZACION DE COMITES

1. PROGRAMACION DE LOS COMITES. La empresa debe definir laperiodicidad de cada uno de los comités, es decir, definir cuales serán mensuales,bimensuales, trimestrales, semestrales y anuales. Para lo anterior debe tener en cuentala obligatoriedad de los comités de acuerdo a la normatividad legal vigente aplicable ala empresa.

1. CONVOCATORIA. Debe realizarse con suficiente anticipación, de acuerdo a loestipulado por la empresa. Se debe asegurar que la convocatoria fue informada yconocida por todo el personal interesado y que esta fue difundida de acuerdo a loscanales de comunicación de la empresa (comunicados, circulares, correo corporativo,teléfono, celular, entre otros).

La convocatoria debe especificar fecha, lugar, convocados, hora, orden del día y garantizarel envió del acta anterior (previamente con suficiente anticipación).

3. DESARROLLO DEL COMITÉ: Debe seguirse el orden del día, y demás disposicionesde acuerdo con el formato de actas, se debe designar un secretario encargado de llevarel acta y realizar convocatoria.


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ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA REALIZACION DE COMITES

4. Elaboración de acta. Debe diligenciar el formato de acuerdo con lainformación recopilada y discutida durante el comité, y deberá entregarse elborrador del acta a las 48 horas de realizado el comité al presidente delcomité.

5. Aprobación del acta. De acuerdo con el orden del día se debe dar lectura alacta anterior y debe ser firmada por el presidente ó el secretario, de no existirmodificaciones, de existir modificaciones deberá hacerse y llevar el acta a serfirmada.

6. Seguimiento a los compromisos del comité. Una vez aprobada y firmada elacta deberá archivarse en la oficina de la persona que elabora el acta;teniendo en cuenta que se le dio cumplimiento a los compromisos.




ASPECTOS ADICIONALES

•Preparación del sitio de la reunión

•Informar a los asistentes

•Disponer los formatos

•Distribuir el acta

•Efectuar seguimiento a los compromisos

•Evitar y/o minimizar los imprevistos




Líder y/o presidente

Secretario Participante

¿Qué rol representas en los comités?




• Define los temas a tratar en cada reunión y elabora la agenda a tratar.

• Convoca a las reuniones.

• Selecciona la metodología de cada reunión.

• Define si es necesario tener un invitado especial para un tema específico.

• Propicia que durante las reuniones exista un ambiente de espontaneidad

para expresar las opiniones con respeto y cordialidad.

• Entiende y facilita los objetivos y desarrollo de los equipos

• Apoya interna y externamente al equipo.

• Rota los roles con el equipo.

• Participa como un “experto” neutral.

• Promueve la toma de decisiones.

• Garantiza que las reuniones se realicen con la periodicidad, horarios y

duración establecidos.

Rol del Líder y/o presidente




Rol del Líder y/o presidente

• Dirige la reunión. Este rol lo puede desempeñar el líder o cualquier otro miembro del equipo. Esta labor se puede rotar.

• Prepara y planea la reunión de acuerdo con los temas definidos; utilizando las ayudas que sean necesarias.

• Exige puntualidad al comenzar y terminar la reunión.

• Mantiene la dinámica de la reunión en torno al tema en cuestión, permitiendo hablar a quien lo desee y promoviendo la participación de todo el equipo.

• Hace aclaraciones cuando lo considere pertinente.

• Evita el monopolio de la palabra.

• Hace respetar el tono de la reunión.


• Consolida en el acta, los temas desarrollados,

las decisiones y los compromisos adquiridos.

Utilizar el formato estándar.

• El acta se realiza durante la reunión y al final de

esta se repasan los acuerdos y las tareas con sus

responsables. Una vez leída se aprueba.

• Archiva las actas, con el fin de dejar constancia escrita de las reuniones y poder retomar sugerencias y validar compromisos adquiridos.

• Este rol se puede rotar

Rol del Secretario






Rol del Participante

• Participar activamente de cada sesión.

• Realizar los compromisos adquiridos en cada reunión.

• Preparar con antelación los temas que con relación a su trabajo se debencomunicar, tratar o desarrollar en cada comité.

• Obrar libre de perjuicios, simpatías o antipatías personales.

• Escuchar atentamente quienes hablan.

• Respetar los puntos de vista de los demás




Si hay algo urgente que tratar, el líder debe convocar auna reunión extraordinaria, lo cual evita que lainformación llegue por conductos irregulares.




• Verificación deasistencia departicipantes

• Lectura del actaanterior

• Lectura de laagenda de lareunión y suobjetivo

Revisión de compromisos

Presentación y desarrollo delos temas de la agenda

Acciones de

Mejoramiento o

proposiciones

Definición de

acuerdos y

compromisos

Reflexión

Desarrollo60%

Apertura20%

Cierre20%

METODOLOGIA SUGERIDA PARA LA IMPLEMENTACION Y/O

REUNIONES DE COMITES




• Duración máxima: 2 horas

• Periodicidad mínima: Mensual

• Registro: Acta de cada reunión siempre.

CARACTERISTICAS DE LASREUNIONES DE COMITE


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METODOLOGIA SUGERIDA DE MEDICION




EDISON ALBERTO SUAREZ DOMINGUEZ INGENIERO INDUSTRIAL

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