TAREA EN SLIDESHARE

PARTICIPANTES:ANGIE CAROLINA SANCHEZ MEDINA

DOCENTE:JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO

Introducción

LA APLICACIÓN Y ELABORACIÓN DE INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS ES UNA TAREA EN OCASIONES COSTOSA Y CON UN TIEMPO BASTANTE PROLONGADO DE ACUERDO A LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS ¨LEY 594 DEL 2000¨ OBLIGA SOLAMENTE A LAS ENTIDADES PUBLICAS EXISTEN ENTIDADES PRIVADAS QUE APLICAN ESTOS PROCESOS DE MANERA EMPÍRICA.

• 1) Visite un archivo de una entidad pública y otro de una entidad privada, indique el nombre de la entidad, dirección, nombre de la persona que le ofrece la información y teléfono. elabore un comentario como se encuentra organizada su documentación. Realice como mínimo 10 preguntas en cada uno de los archivos, las cuales le permitan aclarar las dudas que tenga respecto a la gestión documental. Identifique en dichos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos.

• RTA: Unidad de mantenimiento vial (umv)RESPONSABLE : Ivan felipe parada ruiz - 3112589676

DIRECCION: Av calle 3 # 34-86

Acualmente se encuntran en un proceso de interbencion de un FDA y la implementacion de las TRD

• Entidad privada : giar ltda

• Respondable : edward alfaro sanchez mosquera – gerente

• Carrera 118 # 64-22 - 3114619514

•

2- Elabore como mínimo 5 preguntas en cada archivo, las cuales le permitan aclarar las dudas que

tengan respecto a la gestión documental

• ¿Quién aprueba las tablas de retención y los diferentes instrumentos archivísticos para esta entidad?

• En el caso de la alcaldía quien presenta las TRD es la secretaría de gobierno, esta presenta su propuesta de

tablas y quien avala la misma es el consejo departamental de archivos junto con el archivo distrital.

• ¿Sus procesos de gestión documental se encuentran ajustados a la realidad del proceso?

• En realidad muy pocos procesos se encuentran ajustados a la realidad tomando como punto de partida que

no existe oficina de gestión documental, lo ideal sería que esta y todas las entidades los tuvieran ajustados ya

que en estos se refleja la complejidad del expediente de tal manera que cualquier persona logre ejecutar

estas actividades.

• ¿en qué porcentaje cree usted que se encuentran aplicadas las TRD en esta entidad?

• En un 10 o 15 % ya que estas TRD no son ajustables debido a que estas no fueron tomadas desde las

oficinas productoras, sino que se realizo una búsqueda transversal de las agrupaciones documentales en

todas las alcaldías y por ende no es posible aplicarlas en la totalidad, de igual forma la ausencia de una

persona especializada en gestión documental y capacitación de los diferentes funcionarios presenta este

porcentaje.

• ¿Cuál cree usted que es la mayor falencia de su entidad?

• La falta de capacitación y socialización de y respecto a las TRD es para mí la mayor falencia.

• ¿Por qué razón los procesos de calidad deben estar de acuerdo a los procesos que se ejecutan en gestión

documental?

• Los procesos de calidad deben estar empalmados y acorde a los de gestión documental para que el objetivo

central de los mismos sea la conservación integra de los documentos y evitar la duplicidad documental.

• 3- identifique en estos archivos las etapas o fases del ciclo vital de los documentos y haga claridad sobre los siguientes conceptos para que los defina con sus propias palabras: ARCHIVO TOTAL, CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS, PRINCIPIO DE PROCEDENCIA, PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL, EXPEDIENTE, FOLIO, LEGAJO, FONDO, SUBFONDO, SERIE, SUBSERIE, TIPO DOCUMENTAL, VALOR PRIMARIO, VALOR SECUNDARIO.

• ARCHIVO TOTAL: este concepto hace referencia al proceso realizado a la documentación en la totalidad de su ciclo vital.

• CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: el ciclo vital de los documentos es el que nos refleja los procesos por los que ha pasado el documento desde que se produce o ingresa a la entidad, de tal manera que logremos identificar cuales los objetivos y valores del mismo.

• PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: este es un principio fundamental de los documentos donde nos dice que los documentos deben organizarse y agruparse de acuerdo a la oficina productora de tal manera que se identifiquen las mismas y se evite la duplicidad documental.

• PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: en este principio encontramos que la documentación se debe organizar de tal manera que se refleje el trámite existente para su producción.

• EXPEDIENTE: es el conjunto de documentos que se produce con el objeto de atender una función y cuyos temas tratan de un mismo su asunto.

• FOLIO: este es el nombre que recibe en el medio una de las unidades simples, este es conocido comúnmente como Hoja.

• LEGAJO: es un conjunto de documentos atados o empastados de tal manera que su manipulación se facilite.

• FONDO: es el conjunto conformado por la totalidad de los documentos de una entidad o persona natural, que se ha producido para el cumplimiento de las diferentes funciones asignadas.

• SUBFONDO: al igual que el fondo es un conjunto de documentos, la diferencia radica en que este es producido en torno a unas funciones que a su vez se encuentran inmersas en las que producen la documentación del Fondo.

• SERIE: conjunto de documentos producidos en torno a una función los cuales se complementan entre si y sus contenidos son homogéneos, un ejemplo de estos son los contratos.

• SUBSERIE: hace parte de la serie pero su contenido se separa debido a la existencia de una diferencia minúscula en sus objetivos, sus funciones o su ciclo vital, un ejemplo de esto son los diferentes tipos de contrato ósea de prestación de servicios de compra y venta entre otros.

• TIPO DOCUMENTAL: unidad simple producida en un formato y con un objetivo especifico, el cual tiene contenido informativo, diplomático o administrativo

• VALOR PRIMARIO: el es valor que tiene la documentación mientras se encuentra en su oficina productora.

• VALOR SECUNDARIO: este es el valor de un documento cuando se encuentra en el archivo central, de acuerdo a esto se decide su transferencia hacia el archivo histórico.

4-De ejemplos de documentos que se conservan en dichos archivos por sus valores primarios y secundarios (mínimo 4 documentos)

• Contratos.

• Resoluciones.

• Decretos locales.

• Planes de desarrollo local.

5- Realice 3 ejemplos donde se evidencia la serie, subserie y tipo documental.

• Consejos / Consejos Local De Gobierno / Invitaciones A Reuniones Del Consejo Local De Gobierno

• Comprobantes / comprobantes de contabilidad / comprobantes de diario.

• Movimientos de almacén / ingresos de almacén / factura de compra

6- Observe y explique en forma resumida como se lleva a cabo la foliación de los

documentos.

En el proceso de foliación se realiza la numeración de las hojas en forma consecutiva

hasta completar 200 folios en la carpeta ya que esta es la capacidad ideal de la unidad

de conservación de tal manera que no permita que se deterioren los documentos.

.

7- Indique como se organizan los documentos dentro de las carpetas.

La documentación se organiza atendiendo el principio de orden original y el principio de

orden original, de tal manera que se refleja el proceso que hubo para la creación del

expediente, quedando así la fecha más antigua al inicio de la carpeta y la más reciente

al final, posteriormente se realiza el proceso de foliación y descripción del

expediente, esta última se realiza en una formato de base de datos establecida por el

Archivo general de la nación llamada formato único de inventario.

8- Mencione los datos que deben tener las etiquetas de las carpetas y cajas.

Cajas: vigencia, numero de caja del archivo de gestión, numero de caja

archivo central, serie, código de serie , subserie, código subserie,

Carpetas: numero de carpeta, numero de caja, numero de

folios, serie, código de serie, subserie, código subserie, titulo de

carpeta, fecha inicial, fecha final.

.

.

9- Explique lo siguiente:

CUÁLES SON LOS PROCESOS DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL QUE SE

DESARROLLAN EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN EN LA ENTIDAD VISITADA Y EN QUÉ CONSISTE

CADA UNO DE ELLOS

(PRODUCCIÓN, RECEPCIÓN, DISTRIBUCIÓN, TRÁMITE, ORGANIZACIÓN, CONSULTA, CONSERVACI

ÓN, Y DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS).

Producción: el proceso de producción de esta entidad es el que refleja las funciones asignas por el manual

especifico de función, un superior o simplemente la resolución de una inquietud o duda de los usuarios, en

las diferentes oficinas se produce la documentación correspondiente un ejemplo de esto es la oficina de

personería jurídica quien se encarga de la expedición de los registros de propiedad horizontal, de igual

forma encontramos la oficina de contabilidad quien produce los comprobantes de contabilidad y así cada

oficina produce la documentación correspondiente a sus funciones .

Organización: como todo encargado de la documentación que produce en los diferentes archivos de

gestión se almacenan los documentos atendiendo tanto el principio de orden original como el principio de

orden original, en esta entidad aun no existe un profesional de archivo o una persona con el suficiente

conocimiento para resolver las dudas y capacitar a los funcionarios.

cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en la entidad visitada en

el Archivo Central y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta, Conservación, y

Disposición final de documentos).

Organización: esta entidad actualmente se encuentra en el proceso de intervención del fondo documental

acumulado FDA, por ende en la actualidad se encuentra este proceso en el archivo centra; este proceso al

igual que en los archivos de gestión consiste en la aplicación de los principios archivísticos de tal manera

que se le dé un orden lógico a la documentación y se refleje el tramite dado a la documentación.

Conservación: este proceso consiste en realizar un correcto embalaje y almacenamiento de la

documentación de tal manera que se evite el deterioro de la documentación o la contaminación por

materiales biológicos.

cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se desarrollan en esa entidad en

el Archivo Histórico (Si lo tiene la entidad) y en qué consiste cada uno de ellos

(Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos).

10- Tomar un documento que se produzca en alguna dependencia de la entidad

visitada y explicar el proceso que se lleva a cabo con ese documento desde que se

origina hasta su etapa final de conservación o eliminación.

Registros y control / Registros y control de propiedad horizontal

Recepción de la solicitud escrita de expedición del documento.

Recepción de los anexos (reglamento, copia escritura, acta de asamblea, copia

documento de identificación del administrador)

Alimentación de la base de datos de la alcaldía, datos como: dirección del

predio, numero de registro asignado, datos personales del administrador, Número de

apartamentos, entre otros.

Expedición del certificado de registro.

Entrega de la copia al usuario.

Creación del expediente físico, si ya esta creado indexación del la nueva

documentación.

Almacenamiento del expediente.

Aplicación de los tiempos de retención establecidos en las TRD suministradas por la

secretaria de gobierno.

Nota: este es el antiguo proceso ya que de acuerdo al decreto ley anti

tramites, actualmente se expide en medio digital y se remite al correo electrónico del

administrador después de su expedición.

11) Lea el Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15 de marzo de

2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo siguiente:

-¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el país?

-Mediante este decreto se garantiza el cumplimiento de algunos articulos de la ley

594, de igual forma garantiza la aplicación de las nuevas tecnologias de la informacion

en nuestra area.

-¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión Documental a la luz de ese

nuevo Decreto? Realice un cuadro comparativo entre los procesos del Programa de

Gestión Documental antes del Decreto 2609 de diciembre de 2012 y los procesos de la

Gestión Documental a partir de la expedición de dicho Decreto. Indague, profundice y

explique

-

VENTAJAS DESVENTAJAS

se tiene la certeza de la resolución de los oficios.

se tiene claros los tiempos de respuesta de los

oficios.

se posee un número único consecutivo general por

toda la entidad.

el acceso a este sistema es limitado por un usuario

y contraseña el cual no permite una visión de las

actividades de los demás.

no sigue todo el proceso del documento.

no se encarga del seguimiento total de las series

documentales

se debe seguir consultando el documento físico con

riesgo de pérdida.