Presentacion curso de la calidad y sevicio
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CONTENIDO1. Introducción 2. Conceptos Generales3. Reseña histórica de la Calidad4. El liderazgo en la calidad del servicio5. Punto de vista del consumidor en calidad del servicio6. Causas potenciales de deficiencias en la calidad de los
servicios7. Deficiencia 1: No saber que esperan los usuarios 8. Deficiencia 2: Normas de calidad equivocadas9. Deficiencia 3: Fallas en la realización del servicio10. Deficiencia 4: Discrepancia entre lo prometido y lo
entregado11. Iniciando el viaje hacia la calidad del servicio
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Conceptos GeneralesSERVICIOCLIENTE
CALIDADSALUD
NORMASVALORES
MODELOSRECLAMOS
CONFLICTOSMEJORA CONTINUA
5• Hacia un Sistema de Gestión de Calidad
Institucional
Que es la Calidad• La gestión de calidad, denominada también como sistema de
gestión de la calidad , son aquel conjunto de normas correspondientes a una organización, vinculadas entre sí y a partir de las cuales es que la empresa u organización en cuestión podrá administrar de manera organizada la calidad de la misma. La misión siempre estará enfocada hacia la mejora continua de la calidad.
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A quien va dirigida
• Un buen sistema de gestión de calidad, siempre le garantizará a la empresa la satisfacción de los requerimientos de sus clientes, tanto en lo que respecta a la prestación del servicio o a lo que ofrece el producto en sí.
... vía DefiniciónABChttp://www.definicionabc.com/economia/
gestion-de-calidad.php
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En 2005, la ASQ identificó seis fuerzas clave que influirán en el futuro de la calidad:
• 1. Globalización: las organizaciones estarán conformadas por la fluidez de la Internet, sin trabas de infraestructuras obsoletas e impactadas por la alteración de políticas de comercio. Esto demandará nuevas clases de colaboración, llevará una intensidad competitiva desconocida e impulsará la preocupación con las ganancias.
• 2. Innovación, creatividad, cambio: la calidad e innovación de diseño se volverán cada vez más importantes para tratar con tasas de cambio más rápidas, ciclos de vida más cortos y sofisticación creciente del cliente.
• 3. Subcontratación: el trabajo será independiente cada vez más del lugar y el espacio. La calidad se extenderá de modo creciente a las redes de proveedores globales.
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En 2005, la ASQ identificó seis fuerzas clave que influirán en el futuro de la calidad:
• 4. Sofisticación del consumidor: las altas expectativas de los consumidores actuales continuarán en aumento y comprenderán calidad del producto, entrega sin contratiempos, ciclos de vida incluso más cortos y características nuevas. La calidad es necesaria pero ya no más suficiente.
• 5. Creación de valor: determinar la proposición de valor de cualquier producto, servicio o negocio requerirá claridad y definición desde el punto de vista del accionista. La calidad perfecta y el servicio impecable serán insuficientes y los sistemas de administración deben adaptarse. El valor incluye sostenibilidad; resultados sociales, ambientales y financieros y la eliminación de desechos. La calidad tendrá que crear valor en todo lo que se hace.
• 6. Cambios en la calidad: la calidad debe evolucionar desde un modelo de proceso a un método de sistemas. La calidad moverá estrategias y acciones de negocios a través de la gente.
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La Normalización y Certificación de la Calidad, lleva al Estado Venezolano, en el año de 1958, a la promulgación del Decreto Oficial Nº 501 para la creación de la Comisión Venezolana de Normas Industriales, COVENIN y posteriormente el Decreto Oficial Nº 1043 de 1963 que estableció la Marca NORVEN.
Reseña histórica de la calidad
• Resolución 3939 “Reglamento para el otorgamiento, Supervisión y uso de la marca NORVEN (Sello Oficial de Calidad)” del 16 de agosto de 1973.
• .- Resolución 1176 “Reglamento de la Comisión Venezolana de Normas Industriales COVENIN” del 29 de enero de 1974.
• .- Resolución 1177 “Reglamento de las Normas COVENIN” del 28 de enero de 1974.
• .- Resolución 4726 “Aplicación de Normas Venezolanas COVENIN Obligatorias” del 23 de julio de 1975.
• En el año 1974 se promulga la Ley de Protección al Consumidor, este instrumento legal contempla previsiones
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En 1970, las actividades de Normalización y Certificación de la Calidad reciben un impulso importante, al crear el Ministerio de Fomento, la Dirección de Normalización y Certificación de Calidad (DNCC), la cual se convierte en la unidad operativa de COVENIN. A través de esta dirección se comienza con el otorgamiento de la “Aprobación COVENIN de Laboratorios”, otorgándose dichas aprobaciones hasta finales del año 1992.
1. EL LIDERAZGO EN EL SERVICIO SIGNIFICA BENEFICIOS
• Visión del servicio
• Altos estándares de calidad – Pequeños detalles y acciones
• Liderazgo sobre el terreno
• IntegridadLa calidad crea verdaderos clientesLa calidad produce eficacia
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2. EL PUNTO DE VISTA DEL CONSUMIDOR SOBRE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS
• Características de los servicios– Son intangibles, prestaciones y experiencias– Son heterogéneos, varían de una persona a otra– Su producción y prestación son inseparables
• Calidad en el Servicio es la amplitud de la discrepancia o
diferencia que existe entre las expectativas o deseos de los clientes y sus
percepciones.
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2. EL PUNTO DE VISTA DEL CONSUMIDOR SOBRE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS
• Factores que influyen en las expectativas
– Recomendaciones boca a boca
– Necesidades personales de los clientes
– Extensión de las experiencias anteriores
– La comunicación externa, publicidad
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Criterios sobre la calidad en el servicio:
Elementos tangibles
Fiabilidad
Capacidad de respuesta
Profesionalidad
Cortesía
Credibilidad
Seguridad
Accesibilidad
Comunicación
Comprensión del cliente
Comunicación boca a boca
Necesidades personales Experiencia Comunicacio
nes externas
Servicio esperado
Servicio percibido
Calidad percibida en el
servicio
Evaluación de la calidad del servicio por el cliente
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DefinicionesElementos tangibles Apariencia de las instalaciones físicas,
equipos, personal y materiales de comunicación
Fiabilidad Habilidad para realizar el servicio prometido de forma fiable y cuidadosa
Capacidad de respuesta
Disposición y voluntad para ayudar a los usuarios y proporcionar un servicio rápido
Seguridad Conocimientos y atención mostrados por los empleados y sus habilidades para inspirar credibilidad y confianza
Empatía Atención personalizada que ofrecen las empresas a sus consumidores o clientes
3. CAUSAS POTENCIALES DE DEFICIENCIAS EN LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS
• Deficiencia 1. discrepancia entre las expectativas de los usuarios y la percepción de los directivos
• Deficiencia 2. discrepancia entre las percepciones de los directivos y las especificaciones o normas de calidad
• Deficiencia 3. discrepancia entre las especificaciones de calidad del servicio y la prestación del servicio
• Deficiencia 4. discrepancia entre la prestación del servicio y la comunicación externa
• Deficiencia 5. discrepancia percibida por los clientes en la calidad de los servicios.
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Comunicación boca a boca
Necesidades personales Experiencias
Expectativas de servicio
Servicio percibido
Comunicaciones externas a los
usuarios
Deficiencia 5
Proveedor
UsuarioDiscrepancia entre expectativas usuario y servicio percibido
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Discrepancia entre lo que esperan los usuarios y lo quePerciben los directivos respecto a esas expectativas
Experiencias de los usuarios(servicio esperado)
Percepción de los directivos respecto a las expectativas
de los usuarios
Deficiencia 1
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Discrepancia entre las especificaciones de la calidad del servicio y las percepciones de los directivos respecto a las expectativas de los usuarios
Especificaciones de la calidad del servicio
Percepciones de los directivos respecto a las
expectativas de los usuarios
Deficiencia 2
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Diferencia entre las especificaciones de la calidad del servicio y la prestación del servicio
Especificaciones de la calidad del servicio
Prestación del servicio
Deficiencia 3
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Especificaciones de la calidad del servicio
Prestación del servicio
Deficiencia 3
Diferencia entre las especificaciones de la calidad del servicio y la prestación del servicio
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Discrepancias entre la prestación del servicio y el contenido de la comunicación externa a clientes sobre las características de la
prestación
Prestación del servicio
Comunicación externa a los clientes
Deficiencia 4
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Modelo conceptual de la calidad del servicio
Necesidades personales
Comunicación boca a boca Experiencia
Servicio esperado
Servicio percibido
Comunicación externa a los
clientes
Prestación del servicio
Especs. De la calidad del
servicio
Percepciones de los directivos sobre las expectativas de los
clientes
CLIENTE
Deficiencia 3
Deficiencia 5
Deficiencia2
Deficiencia 4
PROVEEDOR
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Modelo para la medición y mejora de la calidad del servicio
¿Perciben los consumidores que las ofertas igualan o
sobrepasan sus expectivas?
¿Se tiene un conocimiento de lo que esperan los clientes?
¿Existen normas estándar para satisfacer las necesidades de los
usuarios?
Continuar controlando las expectativas y percepciones
de los usuarios
¿Sus ofertas igualan o sobrepasan esas normas?
¿Es precisa la información que comunica a sus clientes sobre
sus ofertas?
CLIENTE
Corríjalo
Corríjalo
Corríjalo
Corríjalo
SI
NO
NO
SI
NO
Si
NO
4. DEFICIENCIA 1. NO SABER LO QUE ESPERAN LOS USUARIOS
• Para suministrar servicios que los usuarios perciban como excelentes es necesario que la empresa conozca lo que los usuarios esperan
• Puede significar la incapacidad de la empresa para sobrevivir
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Factores causales de la deficiencia 1 Experiencias de los usuarios
(servicio esperado)
Percepción de los directivos respecto a las expectativas
de los usuarios
Deficiencia 1
1. Inexistencia de cultura hacia la investigación de mercado- Insuficiente investigación de mercado- Uso inadecuado de los resultados de las investigaciones- Falta de interacción entre directivos y usuarios
2. Inadecuada comunicación ascendente
3. Excesivos niveles jerárquicos de mando
FACTORES CAUSALES CLAVE
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¿Cómo acabar con la deficiencia 1?• Investigar las expectativas de los usuarios
– Atención de reclamaciones– Deseos de los clientes en otros sectores similares
– Investigación con clientes intermediarios– Estudios con clientes clave
– Paneles de clientes o grupos de enfoque– Encuestas individuales
– Estudios grupales de clientes
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¿Cómo acabar con la deficiencia 1?• Uso inadecuado de los resultados de la investigación de
mercado– Buzón de sugerencias– Información telefónica sobre la satisfacción de los clientes– Encuestas a los usuarios en las instalaciones y a la salida
• Falta de interacción entre los niveles directivos y los clientes– Incrementar la interacción entre directivos y clientes
• Insuficiente comunicación entre el personal de contacto y los directivos– Desayunos con empleados, inspección personal de los
servicios
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¿Cómo acabar con la deficiencia 1?• Exceso de niveles jerárquicos entre la dirección y
el personal de contacto
– Eliminar niveles innecesarios
– Centrar a los directivos hacia los clientes y los competidores
– Promover el empowerment con el personal
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5. DEFICIENCIA 2. ESTABLECIMIENTO DE NORMAS DE CALIDAD
EQUIVOCADAS• Muchos ejecutivos no pueden o no desean
cambiar los sistemas que se aplican para la prestación del servicio con el fin de mejorar las percepciones de los clientes, ya que implica que se varíen los procesos que se utilizan para realizar el trabajo (equipos, tecnologías, personal) y sus paradigmas
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Factores causales de la deficiencia 2
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Percepción de la dirección respecto a las expectativas
de los usuarios
Especificaciones de la calidad en el servicio
Deficiencia 2
FACTORES CAUSALES CLAVE
1. Deficiencias en el compromiso que asume la dirección con la calidad del servicio
2. Percepción de inviabilidad
3. Errores en el establecimiento de las normas o estándares para la ejecución de las tareas
4. Ausencia de objetivos
¿Cómo acabar conla deficiencia 2?• Comprometerse con la calidad
• ¿Qué es un cliente?– Un cliente es la persona más importante de la
empresa…en persona o a distancia. Un cliente no depende de nosotros…nosotros dependemos de él. Un cliente no interrumpe nuestro trabajo. No le hacemos un favor sirviéndole…él nos lo hace cuando nos da la oportunidad de servirle. Un cliente no es alguien con quien se discute o pelea. Nadie le ha ganado una discusión a un cliente. Un cliente es una persona que nos trae sus deseos. Nuestro trabajo consiste en satisfacerlos con beneficios para él y para nosotros.
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¿Cómo acabar con la deficiencia 2?• Lograr el compromiso de los niveles medios de la
administración– Establecer incentivos al desempeño y logros– Capacitar y formar al personal de gerencia media
• Percepción de inviabilidad– Crear alternativas y posibilidades - Innovar, SI SE PUEDE
• Errores en el establecimiento de normas o estándares para la ejecución de las tareas– Convertir las tareas de servicios en actividades estándar
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¿Cómo acabar con la deficiencia 2?• Utilizar tecnología “hard”
– Liberar al personal de las tareas repetitivas (control automático de manejo de equipajes) para que se dedique a las tareas más complejas
– Bases de datos informáticas
– Automatización de tareas
– Sistemas de entrega (recepción centralizada de pedidos en Pizzas)
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¿Cómo acabar con la deficiencia 2?• Utilizar tecnología “Soft”
– Modificar procedimientos de trabajo
– Normalizar algunos aspectos del servicio (rutinas de limpieza)
– Subdividir las operaciones en elementos más pequeños, estandarizando su ejecución (Huéspedes de honor)
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¿Cómo acabar con la deficiencia 2?• Establecer objetivos para la calidad en el servicio
– Los objetivos deben ser concebidos para satisfacer a los clientes
– Deben ser específicos (tiempo para contestar llamadas)
– Deben ser aceptados por los empleados– Cubren los criterios que usan los clientes para evaluar
el servicio– Se deben medir y comparar con sistemas adecuados
(los empleados hace lo que la dirección inspecciona no lo que la dirección espera)
– Deben ser desafíos reales
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DEFICIENCIA 3. DEFICIENCIAS EN LA REALIZACIÓN DEL SERVICIO
• Los empleados no tienen la capacidad, habilidades y/o disposición para que la prestación del servicio alcance los niveles de calidad deseados
• Las variaciones en la calidad del servicio son más frecuentes en los servicios que requieren una labor humana intensa, que donde hay máquinas – Por ejemplo cajeros manuales y automáticos
• Los empleados son promovidos a posiciones directivas sin estar preparados para ello
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Factores causales clave de la Deficiencia 3
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Especificaciones de la calidad en el servicio
Prestación del servicio
FACTORES CAUSALES CLAVE
1. Ambigüedad de las funciones
2. Conflictos funcionales
3. Desajuste entre los empleados y sus funciones
4. Desajuste entre la tecnlogía y sus funciones
5. Sistema inadecuado de supervisión y control
6. Falta de control percibido
7. Falta de sentido de trabajo en equipo
¿Cómo reducir la deficiencia 3?• Proporcionar información clara de descripción de
puestos– Los empleados requieren saber que funciones deben
realizar
– Los empleados desean saber si su actuación está dentro de las normas de la organización
– Los empleados necesitan sentirse confiados y capacitados en sus puestos de trabajo, tanto en aspectos técnicos como en aspectos de relaciones humanas
– Proporcionar información a los empleados sobre los clientes
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¿Cómo reducir la deficiencia 3?• Eliminar los conflictos interfuncionales
– Establecer normas en función de expectativas de los clientes
– Involucrar a los empleados en los cambios
– Evaluaciones de desempeño en base a la medición de satisfacción del cliente
– Administración del tiempo
– Varias las tareas y descansos para evitar sobrecarga de trabajo con los empleados
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¿Cómo reducir la deficiencia 3?• Desajuste entre los empleados y sus funciones
– Los empleados de contacto directo con el cliente tienden a estar en los niveles bajos (por ejemplo, agentes de renta de autos, operadores de teléfonos, técnicos reparadores, etc.), es posible que carezcan del lenguaje, de las habilidades para las relaciones interpersonales o de otras técnicas que necesitan para servir con eficacia a los clientes.
– La opinión entre los empleados “disgustados” es que “se obtiene según lo que se paga”, y la empresa no paga mucho
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¿Cómo reducir la deficiencia 3?• Mejorar el ajuste entre los empleados, tecnología
y funciones– Emplear a la mejor gente, darles la mejor formación y
la mejor compensación posibles, y ellos devolverán a la empresa altos niveles de eficiencia y de servicios, que se traduce en beneficios.
– Personas, servicio y beneficios, en ese orden
– Algunos mecanismos son “becas para estudiar”, “salarios altos”, “acciones”, “pago en base a conocimientos y cursos”, etc.
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¿Cómo reducir la deficiencia 3?• Sistemas inadecuados de supervisión y control
– Medir y compensar la ejecución del servicio (cliente misterioso, encuestas, etc.)
– Sistemas de recompensas adecuados
• Falta de control percibido– Se puede actuar con flexibilidad ante situaciones
problemáticas a pesar de haber normas– Dar empowerment a los empleados que tienen
contacto directo con el cliente
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¿Cómo reducir la deficiencia 3?• Desarrollar el trabajo en equipo
• Orientar a los clientes externos – Claridad de roles de los clientes (Mc Donald’s limpieza
de mesas por clientes)
– ¿Los clientes tienen las habilidades para actuar como se espera de ellos?
– ¿La compensación a los clientes por su actuación colaborativa es la adecuada?
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• Promesas publicitarias poco realistas– Si la publicidad, las ventas personales, o cualquier
otra comunicación externa, establecen expectativas no realistas entre los clientes, la realidad de la prestación decepcionará.
– Los clientes no siempre están conscientes de lo que se hace “detrás del escenario” para servirles bien
– La ausencia de información sobre los esfuerzos que se están haciendo para mejorar el servicio, pueden afectar poderosamente la percepción que tienen los clientes sobre la calidad del servicio
7. DEFICIENCIA 4: DISCREPANCIA ENTRE LO QUE SE PROMETE Y LO QUE SE REALIZA
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Factores causales clave de la deficiencia 4
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Entrega del servicio
Comunicación externa a la clientela
Deficiencia 4
FACTORES CAUSALES CLAVE
1. Deficiencias en la comunicación Horizontal:
- Entre publicidad y operaciones
- Entre ventas y operaciones
- Entre recursos humanos, mercadotecnia y operación
1.1 Diferencias en la política y procedimientos que se siguen en las diferentes sucursales y/o departamentos
2. Tendencia a prometer en exceso
¿Cómo reducir la deficiencia 4?• Deficiencias en la comunicación horizontal
– Mejorar comunicación entre vendedores y prestadores del servicio
– Tratar a los empleados como clientes, apoyando con formación, motivación, compensación y reconocimientos, esto tiene un impacto poderoso en la calidad del servicio
• Abrir canales de comunicación entre publicidad y operaciones– Publicidad presentando a empleados reales haciendo su
trabajo o explicando su servicio como “modelos” para los demás empleados.
– Los empleados deben conocer con anticipación las campañas publicitarias para estar preparado a apoyarlas
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Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
Procedimientos
¿Cómo reducir la deficiencia 4?• Abrir canales de comunicación entre ventas y
operaciones– Encuentros anuales, retiros de trabajo, equipos de
trabajo, donde interactúen los empleados de estas áreas
• Abrir canales de comunicación entre recursos humanos, ventas y operaciones– Proporcionar formación, métodos de motivación y
selección coherentes con los objetivos de calidad de servicio de la empresa. Poner facilitador que como vínculo entre recursos humanos y operaciones
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• Diferencias en las políticas y procedimientos que se siguen en las diferentes sucursales o departamentos– Asegurar de prestar servicios que sean coherentes en
todas las sucursales y departamentos
– Establecer normas o metas de calidad del servicio que sean visibles para los clientes, pero que permitan que los distintos establecimientos utilizar sus propios procedimientos para alcanzar estas metas
• Tendencia a prometer en exceso– Realizar actividades de comunicación sobre la calidad
del servicio que sean apropiadas y efectivas
¿Cómo reducir la deficiencia 4?
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8. INICIANDO EL VIAJE HACIA LA CALIDAD DEL SERVICIO
• Las empresas fracasan en sus intentos por mejorar el servicio debido a que los altos directivos, los gerentes medios y los empleados de primera línea y proveedores del servicio, carecen de la voluntad, los conocimientos y/o las habilidades necesarias para cumplir con su responsabilidad
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Matriz de voluntad para servir
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Tres Uno
Cuatro Dos
Capacidad paraservir
Sin capacidadPara servir
Sin voluntadPara servir
Voluntad Para servir
Responsabilidades de la dirección• Comunicar una fuerte visión a toda la empresa• Consistentes en exigir normas altas de servicio interno y
externo
• Afrontar eficazmente a los que se oponen a la actitud de servicio
• Proporcionar los recursos y herramientas a los empleados para que hagan bien sus trabajos
• Reconocer y recompensar las actuaciones ejemplares
• Estar a la vanguardia organizacional de estándares de normalización
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Las Normas – El lenguaje mundial común
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Dr. Junji NomuraPresidente de IEC
Zhang XiaogangPresidente de ISO
Houlin Zhao Secretario General
de ITU
Las normas no solamente son buenas para el comercio, pero también facilitan que las personas en todo el mundo trabajen
juntas.
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OHSAS 18001BS 7799
ISO ISO 90009000
ISO ISO 14001400
00
Otros Otros
Sistema de Gestión de la Calidad
Sistema de Gestión Ambiental
Sistema de Gestión Ambiental
Imagine un mundo en el cual su tarjeta de crédito no encajaría en cualquier cajero automático o en el cual no podría simplemente pasear por una tienda y encontrar la bombilla adecuada para su lámpara. Un mundo sin códigos telefónicos, códigos de país y de monedas, ni acceso a Internet. ¿Cómo podría saber de dónde provino una llamada o cómo contactar a una región específica? Si no tuviéramos las normas, la comunicación entre las personas, máquinas, partes y productos sería extremadamente difícil.
Para Venezuela el sistema de la calidad para el servicio y satisfacción del cliente
• La Norma ISO 9004 proporciona directrices que consideran tanto la eficacia como la eficiencia del sistema de gestión de la calidad. El objetivo de esta norma es la mejora del desempeño de la organización y la satisfacción de los clientes y de otras partes interesadas.
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Principios de la Calidad a)Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen de
sus clientes y por lo tanto deberían comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes.
b) Liderazgo: Los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.
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Principios de la calidadc) Participación del personal: El personal, a todos los niveles,
es la esencia de una organización, y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.
d) Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso.
e) Enfoque de sistema para la gestión: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos.
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Principios de la calidadf) Mejora continua: La mejora continua del desempeño
global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta.
g) Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.
h) Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
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Tipos de ResponsabilidadEl ser humano se desarrolla en varias esferas, pertenece a varios grupos y es elemento de varios sistemas a la vez, por lo que puede tener el sentido de responsabilidad de diferentes formas. Responsabilidad Social. Responsabilidad Jurídica. Responsabilidad Política. Responsabilidad Laboral. Responsabilidad Ambiental. Responsabilidad Moral.
Pasos para lograr el desarrollo de la calidad en el servicio
70 Prepararse para trabajar duro
Basar las decisiones en hechos
Organizar el cambio
Desarrollar el factor libertad
Establecer símbolos para la calidad en el servicio
Poner a las personas correctas en la dirección
Mejora continuaMejora continua