Tamaño de la Fuerza de Ventas

Mtro. Sabino Valentín Olivares

Destacamento de la fuerza de ventas

El tamaño de la fuerza de ventas o la cantidad de

territorios

El diseño de los territorios individuales

La asignación de esfuerzo total de las ventas a las cuentas

El método del desglose

N = S/P Donde: N= cantidad de personal de ventas que se necesita S= volumen pronosticado de ventas P= productividad estimada para la unidad vendedora

El método del desglose

Ejemplo: Una empresa que pronóstico ventas por $ 5’000,000 y se espera que cada unidad de ventas vendiera $250,000. Entonces: N= 5’000,000/250,000

N= 20 vendedores

Clasificar a los clientes

por categorías

Determinar la

frecuencia y la

duración de las

visitas a las cuentas

dentro de cada

categoría

Calcular la carga de trabajo

para cubrir todo el

mercado

Determinar el tiempo disponible

de cada vendedor

Dividir el tiempo del vendedor por tarea realizada

Calcular la cantidad

de vendedore

s que se necesitan

El método de la carga de trabajo La premisa es que todo el personal de ventas debe cargar sobre su hombros una cantidad igual de trabajo.

Clasificar a los clientes por categorías Con frecuencia esta clasificación esta basada en la cantidad de ventas a cada cliente. Por ejemplo, suponga que una empresa tuviera 1030 cuentas que clasificaría, en tres tipos o categorías básicas: Tipo A: Grandes o muy atractivas, 200 Tipo B: Medianas o moderadamente atractivas, 350 Tipo C: Pequeñas, pero no obstante atractivas, 480

Determinar la frecuencia y la duración

de las visitas

Se obtiene:

Directamente, en las opiniones de la

administración

En un análisis más formal de la información

histórica

Determinar la frecuencia y la duración

de las visitas

Ejemplo, una empresa estima que las cuentas de la Clase A merecen una visita cada dos semanas, las de Clase B, una vez al mes y las de Clase C un mes si y otro no. Asimismo, calcula que la visita debe durar 60, 30 y 20 minutos, respectivamente. Por lo tanto, la cantidad de horas de contacto al año, para cada tipo de cuentas seria así: Clase A: 26 veces al año X visita de 60 min = 1,560 min o 26 hrs Clase B: 12 veces al año X visita de 30 min = 360 min 0 6 hrs Clase C: 6 veces al año X visita de 20 min = 120 min o 2 hrs

Calcular la carga de trabajo para

cubrir todo el mercado

El total del trabajo necesario para cubrir cada una de las categorías de cuentas se obtiene multiplicando la cantidad de estas cuentas por la cantidad de horas de contacto al año. Después se suman los resultados para calcular el trabajo de todos los tipos de cuentas: Clase A: 200 cuentas X 26 horas/cuenta = 5,200 hrs Clase B: 350 cuentas X 6 horas/cuentas = 2,100 hrs Clase C: 480 cuentas X 2 horas/cuentas = 960 hrs Total 8,260 hrs

Determinar el tiempo disponible de

cada vendedor

Primero hay que saber la cantidad de horas que el vendedor trabaja por semana y, después, multiplicarlo por la cantidad de semanas que el representante trabajará en el año: Si la jornada semanal es de 40 horas y el vendedor promedio seguramente trabajará 48 semanas al año (dejando margen para vacaciones, enfermedades, permisos, días festivos, etc.)

40 hrs/semana X 48 semanas/año = 1,920 horas/año

Dividir el tiempo del vendedor por

tarea realizada El vendedor no solo dedica su tiempo frente al cliente, sino también dedica una gran parte de él a actividades que no significan vender, por ejemplo: preparar informes, asistir a juntas, a viajar y hacer visitas de servicios. Supongamos, que el estudio del tiempo del esfuerzo de un vendedor arroja la siguiente división:

Ventas 40% = 768 hrs/año No ventas 30% = 576 hrs/año Viajes 30% = 576 hrs/año 100% = 1,920 hrs/año

Calcular la cantidad de vendedores

que se necesitan

Se obtiene dividiendo el numero total de horas que se necesitan para atender todo el mercado entre el numero de horas de las que dispone el vendedor para vender, es decir calculando:

8,260 hrs/ 768 hrs/vendedor = 10.75 u 11 vendedores

El método Incremental

Se debe de ir sumando representantes de ventas en la medida que el incremento de las utilidades que produce su suma supere el incremento de los costos. Si un vendedor más tal vez genere $300,000 por concepto de ventas nuevas, dos podrían obtener apenas $550,000 como se ve a continuación:

El método Incremental

Cantidad de

vendedores adicionales

Total de ingresos

adicionales

Incremento de ingresos

debido a la adición de un

vendedor

Total de utilidades

adicionales

Incremento de utilidad debido a la

adición de un vendedor

Total de costos

adicionales

Incremento de costos

debido a la adición de

un vendedor

( 1 ) ( 2 ) ( 3 ) ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 )

1 $300,000 $300,000 $60,000 $60,000 $50,000 $50,000

2 550,000 250,000 110,000 50,000 100,000 50,000

3 775,000 225,000 155,000 44,500 150,000 50,000

4 975,000 200,000 195,000 40,000 200,000 50,000

Diseño de los territorios de

ventas

Etapas para diseñar los territorios de

ventas

Elegir una unidad básica de control

Calculara el potencial del mercado para unidad de control

Combinar las unidades de control en territorios tentativos

Hacer un análisis de la carga de trabajo

Ajustar los territorios tentativos para dar cabida a las diferencias del potencial de ventas y la dificultad para cubrirlos

Asignar los territorios a los vendedores

Paso 1: Elegir una unidad básica de

control La unidad básica de control es la zona geográfica más elemental para la configuración de ventas; por ejemplo, el municipio o la ciudad. Por regla general, las unidades pequeñas de control geográfico son preferibles a las grandes.

Los estados Las zonas

comerciales Los

municipios

Las ciudades y las zonas

metropolitanas

Códigos postales

Paso 2: Calculara el potencial del

mercado para unidad de control

Se puede establecer una relación entre las ventas del producto en cuestión y alguna otra variable, entonces se aplicará la relación a cada unidad básica de control.

Paso 3: Combinar las unidades de

control en territorios tentativos

Requiere la combinación de las unidades básicas de control continuas para formar agregados geográficos más grandes. Se combinan las unidades adjuntas para evitar que los vendedores trabajen en una red de rutas entrecruzadas y tengan que saltarse zonas geográficas cubiertas por otro representante.

Paso 4: Hacer un análisis de la carga

de trabajo

Ya establecidas las fronteras iniciales tentativas para todos los territorios de ventas, hay que determinar cuanto trabajo se necesita para cubrir cada territorio. En un ideal debe de contener cada territorio un igual potencial y carga de trabajo.

Paso 4: Hacer un análisis de la carga

de trabajo

Análisis de las cuentas

Criterios para

clasificar las cuentas

Establecer los

porcentajes de visitas a las cuentas

Determinar la

frecuencia de visitas

cuenta por cuenta

Determinar el total de la

carga de trabajo

Paso 5: Ajustar los territorios

tentativos

Ajusta los limites de los territorios tentativos, para compensar las diferencias en la carga de trabajo que se encontraron.

Paso 6: Asignar los territorios a los

vendedores

No todos los vendedores tienen la misma capacidad ni son igual de efectivos con los mismo clientes o productos. Se debe tomar en cuenta estas diferencias y tratar de asignar a cada vendedor al territorio donde pueda ser mayor su aportación relativa al éxito de las empresa.