Practica 18. FILTROSEl filtrado de datos es una manera fcil y rpida de buscar un subconjunto de datos en un rango de celdas o una tabla y trabajar en l. Por ejemplo, puede filtrar los datos para ver nicamente los valores que especifique, filtrar los datos para ver el valor mximo y el valor mnimo o filtrar los datos para ver rpidamente valores duplicados.Despus de filtrar datos en un rango de celdas o en una tabla, puede volver a aplicar un filtro para obtener resultados actualizados, o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos.

Para comenzar rpidamente con el filtrado, seleccione por lo menos una celda en un rango o en una tabla de Excel y, a continuacin, haga clic en el botn Filtro (grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos).

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante grficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.Tambin puede filtrar por ms de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y adems reduce el subconjunto de datos mostrados.Nota Cuando se usa el cuadro de dilogo Buscar para buscar datos filtrados, solo se busca en los datos que se muestran; no se busca en los datos que no se muestran. Para buscar en todos los datos, se deben borrar todos los filtros.Los tres tipos de filtrosCon el filtro automtico puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de nmeros, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.Volver a aplicar un filtroPara determinar si se ha aplicado algn filtro, observe el icono del encabezado de columna: Una flecha desplegable significa que el filtrado est habilitado pero no aplicado.Sugerencia Cuando se mantiene el mouse sobre el encabezado de una columna con el filtrado habilitado pero no aplicado, se muestra una informacin en pantalla (Mostrar todo). Un botn Filtro significa que se ha aplicado un filtro.Sugerencia Cuando se mantiene el mouse sobre el encabezado de una columna filtrada, una informacin en pantalla muestra el filtro que se ha aplicado a la columna, por ejemplo, "Igual que una celda de color rojo" o "Mayor que 150".Cuando se vuelve a aplicar un filtro, aparecen resultados distintos por las razones siguientes: Se han agregado datos, se han eliminado o se han modificado en el rango de celdas en la columna de tabla. El filtro es un filtro de hora y fecha dinmica, como Hoy, Esta semana o Hasta la fecha. Los valores devueltos por una frmula han cambiado y la hoja de clculo se ha actualizado.No mezcle formatos de almacenamientoPara obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y nmeros o nmeros y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento en una columna, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite ms. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como nmero y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto.Para obtener ms informacin, vea los temas sobre cmo convertir nmeros almacenados como texto en nmeros y cmo convertir fechas almacenadas como texto en fechas. VOLVER AL PRINCIPIOFiltrar textoLos mtodos ms rpidos para filtrar consisten en seleccionar valores en una lista y realizar bsquedas. Cuando hace clic en la flecha de una columna que tiene un filtro habilitado, todos los valores de esa columna aparecen en una lista. La ilustracin siguiente muestra tres mtodos para filtrar datos rpidamente.

Use el cuadro Buscar para escribir el texto o los nmeros que desea usar para realizar la bsqueda.Active y desactive las casillas para mostrar los valores que se encuentran en la columna de datos.Use criterios avanzados para buscar los valores que renen condiciones especficas.1. Siga uno de los procedimientos siguientes:Filtrar un rango de celdas1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanumricos.2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.

Filtrar una tabla Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanumricos.2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.Siga uno de estos procedimientos:Seleccionar de una lista de valores de texto En la lista de valores de texto, active o desactive uno o ms valores de texto por los que filtrar.La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuacin, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.Sugerencia Para que el men de filtro automtico sea ms amplio o ms largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.Escribir los criterios en el cuadro de bsquedaEn el men de filtro automtico hay disponible un cuadro Buscar. En este cuadro puede escribir los caracteres a partir de los que desea aplicar el filtro. Tenga en cuenta que todas las operaciones de bsqueda de este cuadro no distingue entre maysculas y minsculas en las letras que escribe. Por ejemplo, si escribe "T", se devolvern valores que contengan "T" o "t". La siguiente lista muestra algunos ejemplos de los valores que se devuelven cuando escribe una combinacin especfica de caracteres. T devuelve valores que contienen la letra "t" en cualquier posicin. M* devuelve los valores que contienen la letra "m" en la primera posicin (como por ejemplo, "Mara"). Cuatro signos de interrogacin (????) devuelven valores que contienen exactamente cuatro caracteres, como por ejemplo "Mara" o "Ivn". Jo* devuelve valores que comienzan con "Jo", como por ejemplo, "Jos", "Jorge" o "Joaqun". *er devuelve valores que terminan en "er", como por ejemplo "Ester" o "Clover."Crear criterios1. Elija Filtros de texto y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos del operador de comparacin o en Filtro personalizado.Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carcter especfico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres especficos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.2. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista.Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana.Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carcter comodn.Cmo utilizar los caracteres comodn3. Tambin puede filtrar por ms de un criterio.Cmo agregar ms criterios4. Para volver a aplicar un filtro despus de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de la tabla y, a continuacin, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar. VOLVER AL PRINCIPIOFiltrar nmeros1. Siga uno de los procedimientos siguientes:Filtrar un rango de celdas1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numricos.2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.

Filtrar una tabla Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numricos.2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.3. Siga uno de los procedimientos siguientes:Seleccionar de una lista de nmeros En la lista de nmeros, active o desactive uno o ms nmeros por los que filtrar.La lista de nmeros puede llegar a tener hasta un mximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuacin, seleccione los nmeros concretos por los que desea filtrar.Sugerencia Para que el men de filtro automtico sea ms amplio o ms largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.Crear criterios1. Elija Filtros de nmero y, a continuacin, haga clic en uno de los comandos del operador de comparacin o en Filtro personalizado.Por ejemplo, para filtrar por un lmite numrico inferior y superior, seleccione Entre.2. En el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha, escriba los nmeros o seleccinelos de la lista.Por ejemplo, para filtrar por un nmero comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50.3. Tambin puede filtrar por ms de un criterio.Cmo agregar otro criterio4. Para volver a aplicar un filtro despus de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de la tabla y, a continuacin, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar.Filtrar por nmeros superiores o inferiores1. Siga uno de los procedimientos siguientes:Filtrar un rango de celdas1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numricos.2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.

Filtrar una tabla Asegrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numricos.2. Haga clic en la flecha del encabezado de columna.3. Elija Filtros de nmero y, a continuacin, seleccione Diez mejores.4. En el cuadro de dilogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente.1. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior.2. En el cuadro del medio, escriba un nmero.3. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente: Para filtrar por nmero, seleccione Elementos. Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje.5. Para volver a aplicar un filtro despus de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de la tabla y, a continuacin, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar.NOTALos valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.Borrar un filtroPuede borrar un filtro de una columna especfica o borrar todos los filtros.Borrar un filtro de una columna Para borrar un filtro de una columna en un rango de celdas de varias columnas o en una tabla, haga clic en el botn de filtro en el encabezado de la columna y, a continuacin, haga clic en Borrar filtro de .Borrar todos los filtros en una hoja de clculo y volver a mostrar todas las filas En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Borrar.

Ordenar una tabla de datos Para ordenar los datos de una tabla lo haremos de la misma forma que ordenamos los datos en celdas sin ninguna estructura: a travs de los botones situados en la pestaa Datos, o bien desde el botn .La nica diferencia ser que, al estar los datos tan bien delimitados, la ordenacin siempre se realizar sobre la propia tabla y no sobre columnas completas.Pero adems, si nos fijamos en los encabezados de la propia tabla, vemos que contienen una pequea flecha en el lateral derecho. Si la pulsamos se despliega un men que nos proporciona las opciones rpidas de ordenacin, as como la posibilidad de ordenar por colores.

La ordenacin por colores no incluye los colores predefinidos de la tabla, como la que se ve en la imagen que alterna el color de las filas entre blanco y azul. Sino que afecta a las que han sido coloreadas de forma explcita, para destacarlas por algn motivo.16.7. Filtrar el contenido de la tablaFiltrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros.Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.- Utilizando el Filtro (autofiltro).- Utilizando filtros avanzados. Utilizar el Filtro.Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datos, marcando o desmarcando el botn Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un men desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.Por ejemplo, si slo marcamos Moreno, Excel filtrar todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las dems filas 'desaparecern' de la lista.Otra opcin, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo men, donde se despliegan una serie de opciones:

En cualquier opcin, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condicin o las dos. Excel evaluar la condicin elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrar la fila. Usaremos el carcter ? para determinar que en esa posicin habr un carcter, sea cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.

En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarn los registros cuyo 1er Apellido tenga una o en el segundo carcter y no contenga la letra z.Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono.Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opcin (Seleccionar Todo), reaparecern todos los registros de la lista. Tambin podemos quitar el filtro pulsando en Borrar filtro en la pestaa Datos. Utilizar Filtros avanzados.Si queremos filtrar los registros de la lista por una condicin ms compleja, utilizaremos el cuadro de dilogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de clculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.Si deseas saber ms sobre cmo definir criterios de filtrado, haz clic aqu .

Para abrir el cuadro de dilogo Filtro avanzado, pulsaremos en en la seccin Ordenar y filtrar de la pestaa Datos.Rango de la lista: Aqu especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.Rango de criterios: Aqu seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).Tambin podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opcin Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirn el resultado del filtrado.Si marcamos la casilla Slo registros nicos, las repeticiones de registros (filas con exactamente los mismos valores) desaparecern.Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al men Datos - Filtro - Mostrar todo.