Todo lo que registres debe ser:

PERMANENTE: Utiliza tinta permanente y de color negro únicamente.

LEGIBLE: Que se pueda leer fácilmente, evitando contratiempos o confusiones.

EXACTA: Toda la información es correcta.

A TIEMPO: Hecha en el momento apropiado, ni antes, ni después del hecho.

CLARA: Cualquiera que la lea pueda entenderla.

CONSISTENTE: Hecha de la misma manera siempre.

COMPLETA: Todos los datos requeridos han sido escritos o efectuados; sin espacios blancos.

VERDADERA: Lo que escribes es lo que realmente ocurrió.

COMPLETA: No debes dejar espacios en blanco, donde se solicite alguna información.

REGLAS PARA DOCUMENTAR TU TRABAJOB

UE

NA

S P

RA

CT

ICA

S D

E D

OC

UM

EN

TA

CIO

N

G a r a n t í a d e C a l i d ad

BU

EN

AS

PR

AC

TIC

AS

DE

DO

CU

ME

NT

AC

ION

Para registrar Fechas debes utilizar este formato

dd / mmm / aaaaDIA (2 dígitos) / MES (3 primeras letras) / AÑO (4

dígitos)

Ejemplo: 17 / Ene / 2008

DOCUMENTADO TU TRABAJO

Cuando registres HORAS, usa el HORARIO MILITAR

00:00, 01:00, 02:00, 03:00, 04:00, 05:00, 06:00, 07:00, 08:00, 09:00, 10:00, 11:00, 12: 00, 13: 00, 14:00, 15:00, 16:00, 17:00, 18:00,

19:00, 20:00, 21:00, 22:00, 23:00

Cuando corrijas algún dato, canceles un espacio en blanco, escribas una nota, comentario u observación, debes usar tu firma GMP.

En el caso que el documento te indique usar la firma autógrafa, también deberás firmar con la GMP.

¿COMO HACER TU FIRMA GMP?

Veamos un ejemplo:Karen January Salomón Gil

Firma GMP

K. Salomón

Inicial del primer nombre

Tu primer apellido

G a r a n t í a d e C a l i d a d

CORRIGIENDO TU DOCUMENTACIÓN

Si cometes un error cuando estás documentando tu trabajo, hay solo una manera de corregirlo.

Ejemplos:

BU

EN

AS

PR

AC

TIC

AS

DE

DO

CU

ME

NT

AC

ION Caso 1: Si hay espacio para escribir la corrección en

seguida del error, haz lo siguiente…

Caso 2: Si NO puedes hacer la corrección enseguida del error, busca un espacio en blanco y hazla la corrección. Deberás colocar un asterisco en el error y otro asterisco en el lugar donde colocaste la corrección. Esto con el fin de indicar que hiciste la corrección en otro lado.

Todas las correcciones deben hacerse en la misma cara de la hoja en la que se encuentra el error, nunca debe hacerse por el reverso.

G a r a n t í a d e C a l i d a d

1. Traza una línea sobre el error2. Escribe la información correcta en el espacio en

blanco mas cercano al error.3. Escribe la fecha en la que estas corrigiendo.4. Escribe tu Firma GMP

Caso 3: Todos los espacios en blanco deben ser cancelados y colocar la firma GMP y fecha, tal como se muestras en el ejemplo anterior.

Antes de entregar cualquier documento revísalo, asegurate que la información que registraste sea:

PermanenteLegibleExacta

A tiempoClara

ConsistenteCompletaVerdaderaCompleta

Si encuentras algún error utiliza la técnica GMP, para corregir que

ahora ya sabes.

LO QUE NUNCA DEBES HACER

•Documentar antes de terminar cualquier proceso.•Escribir comentarios innecesarios o hacer marcas adicionales, garabatos, colocar información donde no es requerida, etc.•Encimar datos.•USAR “corrector” para corregir errores.•Hacer la corrección en espacios destinados para otra información.•Usar la firma GMP de otra persona.•Dejar espacios en blanco sin cancelar con una diagonal, cuando algún dato no aplique o no se cuente con la información.

REVISANDO TU DOCUMENTACIÓN

BU

EN

AS

PR

AC

TIC

AS

DE

DO

CU

ME

NT

AC

ION

LO QUE SIEMPRE DEBES HACER

G a r a n t í a d e C a l i d a d