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JUNTOS CONSTRUIMOS SERVICIOS QUE IMPULSAN DEL FUTURO ENERGÍA LA Portafolio de Servicios ecopetrol

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JUNTOSCONSTRUIMOS

SERVICIOSQUE IMPULSAN

DEL FUTUROENERGÍALA

Portafolio de Servicios

ecopetrol

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Estandarización para mayor agilidad y e�ciencia.Especialización de funciones facilita el crecimiento.E�ciencia que genera reducción de costos.Asegura prácticas de gestión para minimizar riesgos.Satisfacción del cliente basada en la mejora continua e innovación de servicios.

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Bene�cios:

1

¿Qué es un

Centro de Servicios

Compartidos para

ECOPETROL?

Es un modelo de prestación de servicios integrados para hablitar procesos, claramente de�nidos y medibles, buscando

A través de la entrega de soluciones a las necesidades de negocio.

InnovaciónCompetitividadExcelencia en el Servicio a nuestros Clientes

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Claridad especí�ca en las reglasque deben ser cumplidas.

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Claridad especí�ca en los roles yresponsabilidades de cada actor.

»

Mayor transparencia.»Mayor e�ciencia del gobierno corporativo.

»

Fortalecimiento del cumplimientoleyes SOX.

»

Corporativo

Negocios

DirectricesEstratégicas

VTH *VIF *VST *

* VTH: Personal - VIF: Operaciones Financieras - VST: Tecnología / Compras y Contratación / Inmobiliarios y Administrativos

PolíticasCorporativas

PrestaciónServicios

PrestaciónServicios

Demanda deServiciosResultados

Centrode Servicios

Compartidos

El Centro de Servicios Compartidos permite alCorporativo enfocarse en la estrategia, normas,políticas y a los negocios en su core para lograr:

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Etapas del Centro de Servicios Compartidosy sus referentes

Creación e implementación de Servicios Compartidos.

Implementación2010 - 2011

Fortalecimiento de la presenciade Servicios Compartidos al

interior de la empresa.Consolidación2012 - 2014

Servicios Compartidos como prestador de servicios de

proyección mundial.Clase Mundial

2015 En adelante

Estudio de factibilidad.Diseño detallado de servicios de�nidos.Segregación de funciones.De�nición de Acuerdos de Niveles de Servicio.Organización del Centro.Medición de costos.Logros de estandarización básica.

Revisión general de procesos.Acuerdos de Niveles de Servicio especializados.Referenciamiento.Generación continua de valor.Desarrollo integral de los colaboradores.Cambio de cultura enfocada en el cliente

Generación de programas y proyectos.Uso e�ciente de tecnología.Metodología de control y calidad.Consecución de otros clientes.Especialización en servicios.Efectividad y competividad en costos.

3

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JUNTOSCONSTRUIMOS

SERVICIOSQUE IMPULSAN

DEL FUTUROENERGÍALA

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38 Servicios111 Subservicios

Selección de talento humano

5Serv

icios

Gestión de novedadesGestión de nóminaGestión de pensionesGestión de bene�cios

Servicios Compartidos dePERSONAL

Alimentación

5Serv

icios

Gestión de viajes y transporte al personalGestión de eventosAdministración y mantenimiento de lasinstalaciones no industrialesGestión de derechos inmobiliarios

Servicios CompartidosINMOBILIARIOS Y

ADMINISTRATIVOS

Servicios Compartidos deCOMPRAS Y

CONTRATACIÓN

Datos maestros de proveedores

6Serv

icios

Datos maestros de bienes y serviciosGestoría de compras y contrataciónGestión administrativa de contratosLogística y comercio exterior de materialesAsesorías

Servicios Compartidos deOPERACIONESFINANCIERAS

Data maestra de acreedores y deudores

8Serv

icios

Cuentas por pagarGestión contableGestión de activos �josOtra facturaciónInformes especiales y análisis de valorTesorería compartidaTributario compartido

Asesoría al grupo empresarial

14Se

rvici

os

Asesoría especializada en habilidades deprocesos de negocioServicios de informaciónEvaluación e implementación de nuevassoluciones de informaciónSoluciones de infraestructura de TICGestión del Contact Center

Gestión documental

Provisión locativaServicios de colaboraciónServicios por demanda (adicionales)Habilitar soluciones tecnológicas de procesos

Geomática

de negocio

Mejoras sobre las soluciones de informaciónProvisión al usuario �nal

Servicios Compartidos deTECNOLOGÍA DE

LA INFORMACIÓN

5

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Servicios Compartidos de

PERSONAL

6

Page 9: portafolio de servicios DSC

A través de una única solicitud se accede a todos los recursos necesarios para la incorporación del talento humano competente, oportuno y con recursos informáticos y/o de infraestructura disponibles.Centralización de los reconocimientos de pensión de sustitución, pensión de invalidez, designación de bene�ciarios provisionales para pensión, generación del formato único, información laboral para bono pensional y nuevo servicio de asesoría en pensión.Centralización de trámites de novedades y bene�cios garantizando la aplicación de criterios y procedimientos únicos a nivel nacional.Concentración en el aseguramiento, el procesamiento, liquidación y pago de la nómina; atención de procesos ordinarios y fallos de tutela.

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Principales Cambios:

Canales para solicitarlos servicios

Línea Directa Bogotá: 2345000 Opción 4-0Línea Gratuita Nacional: 018000-918418 Opción 4-0

En Ecopetrol : 45000 Opción 4-0

AutogestiónIRIS / Para el trabajador / Red de gestión /

Portal de Servicios Compartidos

7

Servicios Compartidos de

PERSONAL

Administración del talento humano de la organización, a través de servicios integrados que cubren todas las necesidades de la vida laboral de la Gente Ecopetrol.

Promesa de Valor:

Selección de talento humano

5Serv

icios

Gestión de novedadesGestión de nóminaGestión de pensionesGestión de bene�cios

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Técnicos - Prof. IV

Nivel V- VIII

Nivel IX en adelante (No Oil & Gas)

Nivel IX en adelante (Oil & Gas)

Candidato Único Externo

26

27

30

40

13

12

12

12

12

2

15

15

15

15

15

55

54

57

67

30

Si desea conocer los demás tiempos de los servicios los puede encontrar en la siguiente dirección en intranet: iris/negocios y soporte y servicios/ tecnología/áreas VST/Dirección Servicios Compartidos

Familia de Cargo Búsqueda Decisión delnegocio

Vinculación Tiempo Total(días hábiles)

De los cinco (5) servicios de personal presentamos los tiempos de�nidos paraSelección de Talento Humano

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Servicios Compartidos

INMOBILIARIOS Y

ADMINISTRATIVOS

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Implementación de la herramienta tecnológica SAE (Servicio de Alimentación de Ecopetrol) para el gerenciamiento del servicio.Estandarización de los servicios de administración de instalaciones no industriales con enfoque hacia el mantenimiento preventivo.Prestación estandarizada del servicio de gestión de derechos inmobiliarios, alineados al modelamiento por procesos.

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Principales Cambios:

Canales para solicitarlos servicios

Línea Directa Bogotá: 2345000 Opción 4-1Línea Gratuita Nacional: 018000-918418 Opción 4-1

En Ecopetrol : 45000 Opción 4-1

AutogestiónIRIS / Para el trabajador / Red de gestión /

Portal de Servicios Compartidos

10

Servicios Compartidos

INMOBILIARIOS Y

ADMINISTRATIVOS

Cultura de servicio asegurando estandarización, calidad, oportunidad, con un costo competitivo y excelencia en el servicio.Satisfacción de las necesidades de los clientes, con servicios estandarizados que generan valor agregado y superan sus expectativas.

Promesa de Valor:

Proveer Alimentación

5Serv

icios

Gestión de viajes y transporte al personalAdmón de las instalaciones no industrialesGestión de derechos inmobiliariosGestión de eventos

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De los cinco (5) servicios, presentamos los tiempos establecidos para la Gestión de Derechos Inmobiliarios

Derechos inmobiliarios adquiridos - diferentes a proyectos

Derechos inmobiliarios adquiridos - para proyectos

Contratos de arrendamiento gestionados

Derechos inmobiliarios normalizados

Respuesta a requerimientos externos

Tributos y pagos de arriendos inmobiliarios efectuados

Licencias de construcción gestionadas

Conceptos oportunos en la de�nición de trazados y ubicación de la infraestructura

Disposición del derecho inmobiliario

75 días hábiles

Según plan de trabajo

30 días hábiles

Según plan de trabajo

15 días hábiles

Según plan de trabajo

70 días hábiles

8 días hábiles

Según plan de trabajo

Si desea conocer los demás tiempos de los servicios los puede encontrar en la siguiente dirección en intranet: iris/negocios y soporte y servicios/ tecnología/áreas VST/Dirección Servicios Compartidos

Productos del Servicios Tiempo máximo de entrega

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Servicios Compartidos de

COMPRAS YCONTRATACIÓN

12

Page 15: portafolio de servicios DSC

Contratos bajo el modelo de anticipación de demanda.Inventario integrado y visible de materiales de proyectos y rotación de materiales de bodega alineados a gestión de compra (optimización).Eliminación de transaccciones, menos trámites documentales (solicitud y aprobación en línea, conceptos tributarios, impuestos).Estandarización de documentos en línea (minutas para ordenes de compra y contratos).Base de datos única de los potenciales proveedores de Ecopetrol para todo el proceso de compras y contratación.

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Principales Cambios:

Canales para solicitarlos servicios

Línea Directa Bogotá: 2345000 Opción 4-2Línea Gratuita Nacional: 018000-918418 Opción 4-2

En Ecopetrol : 45000 Opción 4-2

AutogestiónIRIS / Para el trabajador / Red de gestión /

Portal de Servicios Compartidos

13

Datos maestros de proveedores

6Serv

icios

Datos maestros de bienes y serviciosGestoría de compras y contrataciónGestión administrativa de contratosLogística y comercio exterior de materialesAsesorías

Cadena de abastecimiento con�able y sostenible, en razón a la implementación de los mejores estándares mundiales logrando un acceso simpli�cado a nuestros clientes, buscando elevar los niveles de satisfacción.

Promesa de Valor:

Servicios Compartidos de

COMPRAS YCONTRATACIÓN

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Concurso Abierto

Concurso Cerrado

Selección Directa

Selección Directa con ExtranjerosAcuerdos de preciosEmergencia

100 - 5.0005.000

100 - 5.0005.000

Extranjero Independiente Cuantía0 - 100

101 - 5.0005.000

Independiente CuantíaIndependiente CuantíaIndependiente Cuantía

4559394557223233457

13

Si desea conocer los demás tiempos de los servicios los puede encontrar en la siguiente dirección en intranet: iris/negocios y soporte y servicios/ tecnología/áreas VST/Dirección Servicios Compartidos

Tipo proceso Cuantía en SMMLV Días Calendario

De los seis (6) servicios presentamos los tiemposde�nidos para Gestoría de Compras y Contratación

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Servicios Compartidos de

OPERACIONES

FINANCIERAS

15

Page 18: portafolio de servicios DSC

Centralización y estandarización del proceso de la causación de las cuentas por pagar.Centralización y estandarización de cuentas por cobrar no comerciales - un sólo interlocutor.Reorganización de procesos y aseguramiento desde la fuente: facturación, cuentas por pagar, volumétrico, nómina.Reorganización de procesos en contabilidad internacional (USGAAP).

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Principales Cambios:

Canales para solicitarlos servicios

Línea Directa Bogotá: 2345000 Opción 4-3Línea Gratuita Nacional: 018000-918418 Opción 4-3

En Ecopetrol : 45000 Opción 4-3

AutogestiónIRIS / Para el trabajador / Red de gestión /

Portal de Servicios CompartidosCorrespondencia

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Servicios Compartidos de

OPERACIONES

FINANCIERAS

Integración de altos estándares de calidad y mejores prácticas en la prestación de servicios �nancieros de gestión contable y reportes, tesorería, impuestos, activos �jos, cuentas por pagar y facturación, bajo el esquema de gestión compartida.Herramientas tecnológicas y conocimientos para apoyar la prestación de los servicios y atención al los clientes.Apoyo al gobierno y al control �naciero de la organización, bajo un enfoque integral de manejo de riesgos y controles de los servicios �nancieros.

Promesa de Valor:

Data maestra de acreedores y deudores

8Serv

icios

Cuentas por pagarGestión contableGestión de activos �josOtra facturaciónInformes especiales y análisis de valorTesorería compartidaTributario compartido

Page 19: portafolio de servicios DSC

De los ocho (8) servicios, presentamos los tiempos establecidos de Cuentas por Pagar

Registro de las facturas y documentos equivalentes radicados en

ventanilla y entrega de las mismas para la liberación del pago, siempre

y cuando no presenten inconsistencias o inconvenientes.

Respuesta a las solicitudes / requerimientos de información de los

proveedores.

Causación de facturas sin inconsistencias recibidas en el

mismo periodo contable por cxp.

3 días hábiles.

Si desea conocer los demás tiempos de los servicios los puede encontrar en la siguiente dirección en intranet: iris/negocios y soporte y servicios/ tecnología/áreas VST/Dirección Servicios Compartidos

Productos del Servicios Tiempo máximo de entrega

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Page 20: portafolio de servicios DSC

Servicios Compartidos de

TECNOLOGÍA DE

INFORMACIÓN

18

Page 21: portafolio de servicios DSC

Implementación de mejores prácticas internacionales (ITIL) la prestación de los servicios.Acceso a los servicios a través de un modelo de atención centralizado.Se integran los componentes (Equipo, teléfono, red, etc.) en un sólo servicio.Integración de los servicios de correspondencia.Nuevo servicio de información que busca mejorar la toma de decisiones en la organización.Responsabilidades más claras del negocio en el proceso de incorporar y mantener sofware aplicativo.Prestación de nuevos servicios al Grupo Empresarial, como Due Dilligence, Análisis de Vulnerabilidades y Plan de Continuidad.

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Principales Cambios:

Canales para solicitarlos servicios

Línea Directa Bogotá: 2345000 Opción 4-4Línea Gratuita Nacional: 018000-918418 Opción 4-4

En Ecopetrol : 45000 Opción 4-4

AutogestiónIRIS / Para el trabajador / Red de gestión /

Portal de Servicios Compartidos

19

Soluciones y servicios de gestión de la información, que apalanquen los retos y la generación de valor del negocio, para responder con agilidad y seguridad frente a las necesidades de los clientes.

Promesa de Valor:

Asesoría al grupo empresarial

14Se

rvici

os

Asesoría especializada en habilidades deprocesos de negocioServicios de informaciónEvaluación e implementación de nuevassoluciones de informaciónSoluciones de infraestructura de TICGestión del Contact Center

Gestión documentalMejoras sobre las soluciones de información

Provisión locativaServicios de colaboraciónServicios por demanda (adicionales)

Geomática

Provisión al usuario �nal

Habilitar soluciones tecnológicas de procesos de negocio

Servicios Compartidos de

TECNOLOGÍA DE

INFORMACIÓN

Page 22: portafolio de servicios DSC

Propuesta de servicio presentada al cliente donde se especi�ca

la fecha de inicio, el tiempo de entrega y el costo asociado para

atender la solicitud.

Producto acordado en la propuesta de servicio, según la

metodología de�nida.

Para solicitudes que no requieren infraestructura: 20 días hábiles.

Para solicitudes que requieren infraestructura: 40 días hábiles.

Según programación.

Si desea conocer los demás tiempos de los servicios los puede encontrar en la siguiente dirección en intranet: iris/negocios y soporte y servicios/ tecnología/áreas VST/Dirección Servicios Compartidos

Productos del Servicios Tiempo máximo de entrega

De los catorce (14) servicios de Tecnología deInformación presentamos los tiempos de�nidospara las Nuevas Soluciones de Información

20

Page 23: portafolio de servicios DSC

Conocer el portafolio de servicios y los acuerdos para su prestación. Recibir atención estandarizada bajo el principio de igualdad.Recibir los servicios en forma oportuna y con calidad, cumpliendo con los acuerdos establecidos a un costo competitivo.Recibir asesoría integral sobre las necesidades del servicio.Disponer oportunamente de canales y soporte para la atención de solicitudes de servicios.Recibir un trato digno y respetuoso.Contar con la con�dencialidad y adecuado manejo de la información.Recibir respuesta oportuna sobre las opiniones y sugerencias.Evaluar la calidad del servicio recibido.Rechazar por el canal de comunicación adecuado un servicio no conforme.

1.

2.3.

4.5.

6.7.

8.9.

10.

Como usuario del Centro de ServiciosCompartidos, tengo derecho a:

Derechos de los

USUARIOS

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Page 24: portafolio de servicios DSC

Programar la solicitud de servicio en las condiciones de tiempo y calidad establecidos.Realizar la solicitud de servicios con la información correcta y completa, de acuerdo con los procedimientos.Conocer las de�niciones de prestación de servicios establecidas en los acuerdos de nivel de servicios.Cumplir las normas, reglamentos e instrucciones de�nidos para la prestación de cada servicio.Disponer del presupuesto acordado, para la utilización del servicio.Utilizar los canales de�nidos para la prestación del servicio.Informar oportunamente los cambios o cancelaciones en los servicios solicitados.Brindar un trato respetuoso a quien le presta el servicio.Usar racionalmente los servicios.Realimentar el Centro de Servicios Compartidos sobre el desempeño de los servicios, opciones de mejora, quejas y felicitaciones

1.

2.

3.

4.

5.

6.7.

8.9.

10.

Mi deber como usuario del Centro de Servicios Compartidos es:

Deberes de los

USUARIOS

22

Page 25: portafolio de servicios DSC

Modelo de atención a negocios

Ejecutivo de Cuenta de Upstream

Ejecutivo de Cuenta de Downstream

Ejecutivo de Cuenta de Transporte y Logística

Ejecutivo de Cuenta Servicios, Tecnología y Corporativo

Nahun Edgardo Pérez de la Rosa

Julia Romero Benítez

Lidive Cardozo

María Isabel Camero Duque

El Centro de Servicios Compartidos de�nió Ejecutivos de Cuenta para cada negocio. Ellos son los responsables de estructurar y hacer seguimiento a los planes y acuerdos de niveles de servicio. Así mismo, de�nen los parámetros de cantidad, costos, oportunidad e indicadores de calidad, base del relacionamiento con los clientes.

Estos son:

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Page 26: portafolio de servicios DSC

Modelo de atención regional y local

Regional NorteCentro de Atención Local Cartagena CiudadCentro de Atención Local Cartagena Re�neríaPunto de Atención Local BarranquillaCentro de Atención Local CoveñasPunto de Atención Local Pozos ColoradosRegional Magdalena MedioCentro de Atención Local BarrancabermejaCentro de Atención Local El CentroCentro de Atención Local ProvinciaCentro de Atención Local CasabeCentro de Atención Local CantagalloRegional Llanos OrientalesCentro de Atención Local VillavicencioCentro de Atención Local ApiayPunto de Atención Local CastillaCentro de Atención Local YopalPunto de Atención Local Cupiagua

Regional Sur y OccidenteCentro de Atención Local NeivaCentro de Atención Local Campo DinaCentro de Atención Local OritoPunto de Atención Local MedellínPunto de Atención Local CaliRegional Centro OrienteCentro de Atención Local CúcutaCentro de Atención Local TibúCentro de Atención Local BucaramangaCentro de Atención Local PiedecuestaCentro de Atención Local BogotáPunto de Atención Local Puerto Salgar

Existen también regionales que tienen como objetivo asegurar el cumplimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicios (ANS) suscritos, velar para que en los Centros de Atención Local se implemente la estandarización de�nida para cada servicio, se ofrezca una excelente atención a los clientes del área de in�uencia y sus grupos de interés, y se garantice la prestación, calidad y oportunidad de los servicios.

Estos son:

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Page 27: portafolio de servicios DSC

2345000

018000-91841845000

LÍNEA GRATUITA NACIONAL

EXTENSIÓN EN ECOPETROL

BOGOTÁ

CONTACTO TELEFÓNICO:

SERVICIOS EN LÍNEA:IRIS / Para el trabajador / Red de gestión / Portal de Servicios Compartidos

ACCEDE A NUESTROSSERVICIOS A TRAVÉS DE:

Tecnología

Compras y Contratación

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Servicios de Personal

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OPCIÓN

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