Presentacin de PowerPoint

Sistema De Informacin Para La Gestin Documental Por Procesos, Para El Municipio De Viot CundinamarcaSIGPRONelson Andrs Linares RozoEver Barrios

Universidad Piloto de ColombiaPropuesta

Actualmente la alcalda municipal de viot maneja la documentacin en forma fsica y son muy pocos los documentos digitalizados, lo que ocasiona posible perdida de documentos, retardo en recepcin y entrega de documentos, deterioro del material documental con el paso del tiempo y demora al momento de buscar y requerir algn documento ya sea para los funcionarios de la entidad o para los usuarios externos.Situacin problmica

Desarrollar un sistema de informacin para la gestin documental, que capture, almacene, procese, controle y organice los documentos digitales y/o fsicos que se recepcionan y emiten en la alcalda municipal de viot y que permita compartir la informacin, entre las diferentes dependencias que intervienen directa o indirectamente en la recopilacin de documentacin, eliminando la posibilidad de inconvenientes que influyen en la calidad de la gestin de los procesos en la organizacin.Objetivo General

Analizar detalladamente, la realizacin de las actividades en la Alcalda Municipal de Viota, para mejorar el registro, distribucin, recuperacin, almacenamiento y consulta mediante la aplicacin de las normas aplicables a la gestin documental definidas por el Archivo General de la Nacin.

Disminuir el tiempo requerido para la bsqueda de documentos, mediante la propuesta e implementacin de opciones y criterios de bsqueda, para tener disponibilidad de los datos en cualquier momento.Objetivos Especficos

Mejorar y asegurar la calidad del servicio brindado a los usuarios, mediante la inmediata localizacin, disponibilidad y suministro de la informacin. Fomentar la utilizacin de documentos electrnicos, para reducir el deterioro, perdida y desorden de los documentos fsicos, anulando la manipulacin y nmero de intervenciones sobre los mismos por el personal involucrado en el proceso.

Objetivos Especficos

JustificacinLa elaboracin de este proyecto es de gran importancia para todos los procesos de la Alcalda Municipal de Viota, ya que soluciona la problemtica observada en el desarrollo de los procesos de manejo de documentacin (creacin, recepcin, revisin, almacenamiento, recuperacin y distribucin), porque las agiliza y optimiza, contribuyendo al crecimiento y fortalecimiento, hacindola slida y proyectada hacia el futuro.

JustificacinAs mismo el desarrollo de este proyecto ofrece, una vez ms, la oportunidad de demostrar las grandes ventajas que ofrece la tecnologa cuando se aplica en las actividades rutinarias de una organizacin. Adems, en la actualidad la sistematizacin, es la mejor estrategia corporativa para desarrollar oportunidades de negocios, por la forma rpida, veraz, oportuna y exacta como se maneja la informacin a nivel gerencial y financiero, facilitando el anlisis interno y externo, el desarrollo de estudios, la formulacin de planes y polticas y la toma de decisiones en una organizacin.

JustificacinAdems, un anlisis de costo/beneficio llevara a determinar an ms, la viabilidad de este proyecto, debido a que la solucin propuesta reducira los costos que implica la consulta documental en papel y perdida de tiempo en bsquedas en medio magntico y aumentara los beneficios, pues con la sistematizacin de esta actividad, se anulan al mximo, los errores del manejo manual y fsico de la informacin (demora en la localizacin, dificultad de bsqueda, elevado nmero de copias innecesarias, el excesivo tiempo de tratamiento manual, la prdida de documentos y la inexistencia de seguridad.

Ley anti tramitesCon el desarrollo del SIGPRO , los usuarios que requieran enviar o expedir documentos de la entidad publica ya no tendrn la necesidad de desplazarse hasta el punto de diligenciamiento ni hacer largas filas ya que podrn hacerlo por va internet como lo ordena el decreto Ley 019 de 2012 (Ley anti tramites) ya que controla el tiempo da respuesta de los documentos dando una mejor calidad de servicio a la poblacin y una mejor atencin por parte de los funcionarios de la entidad publica.

Esta propuesta es corte cuantitativa y la metodologa para abordar el mbito de las necesidades de la comunidad de usuarios institucionales, desde la perspectiva del proceso comunicativo-documental, se inscribe dentro de la metodologa de investigacin aplicada y analtica, para dar explicacin e interpretacin a los datos obtenidos. Metodologa

TCNICAS PARA EL ANLISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN. Una vez definidas las necesidades de la comunidad de usuarios institucionales frente a la gestin de las comunicaciones, a travs de la implementacin de diferentes tcnicas, como la aplicacin de encuestas, seleccin de fuentes, plan de anlisis de datos y anlisis documental, definicin de indicadores del nivel de satisfaccin, concrecin y anlisis de los factores que determinan el nivel de satisfaccin. Metodologa

TCNICAS PARA EL ANLISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN

Adems de entrevistas, codificacin y sistematizacin de datos, revisin documental, visitas de referenciacin, revisin de parmetros bibliogrficos, sistematizacin de la informacin, reuniones de socializacin, se plantea el diseo metodolgico.Metodologa

El resultado de este proyecto pretende beneficiar a los funcionarios de la alcalda municipal de viot y a su poblacin aledaa mejorando el proceso de gestin documental en la organizacin y brindando una mejor calidad del servicio a sus usuarios.

Impacto esperado

Cronograma y Presupuesto

Modo de ETAPASDuracin tarea (Dias)RECURSOSValor1Inicializacin1Humano $ 800.000,00 2Definicin de idea del proyecto12Humano3Planificacin15Humano4Definicin de equipos de trabajo8Humano5Definir restricciones15Humano6Prembulo del anlisis15Humano7Anlisis del proyecto20Humano8Recoleccin de datos30Humano9Seleccin de Herramientas16Tecnologico $ 500.000,00 10Aprobacin del proyecto15Humano11Perfil del proyecto46Humano12Estudios45Humano13Factibilidad15Humano14planificacin Operativa15Operativo15Gastos del sistemaTecnologico $ 2.000.000,00 16Ejecucin del sistema8Humano/Tecnologico17Pre desarrollo del software30Humano/Tecnologico18Desarrollo de programacin90Humano/Tecnologico19Gestin recursos20FisicoTotales ==>416 $ 3.300.000,00 http://bdigital.uao.edu.co/bitstream/10614/3000/1/TAD00935.pdfhttp://www.youtube.com/watch?v=40LH-cxH-gA

http://www.athento.com/gestion-documental-inteligente/http://www.aunap.gov.co/files/PG-DOC-01_programa_gestin_documental_pu.pdf

http://cdigital.udem.edu.co/TESIS/CD-ROM53932010/06.Capitulo1.pdfhttp://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proceso//282_INS-GD-AS-008_Instructivo_aplicaci%C3%B3n_de_TRD_y_TVD_transferencias_y_eLI%20(MA).pdf

http://maperez495.blogspot.com/2011/04/tabla-de-retencion.htmlhttp://www.portalcalidad.com/articulos/25-contenido_y_gestion_documentacion_iso_9001http://www.slideshare.net/psicologavanessasoto/phvahttp://www.mininterior.gov.co/atencion-al-ciudadano/tramites-y-servicios/ley-antitramites-0

Referencias bibliogrficas