El Enfoque Basado en Procesos Aplicado a la Gestión de las Mediciones en Refinería Cienfuegos

L, Borroto PérezM, Hernández SantanaE, Roldán GuerreroR, Iglesias DelgadoE, Fuentes Sosa

CUVENPETROL S.A / Unidad de Negocios Refinería Cienfuegos. Finca Carolina, Apartado 239, Cienfuegos, Cubalborroto@refcfg.cuvenpetrol.cu

RESUMEN.

La Refinería de Petróleo de Cienfuegos, perteneciente a la empresa mixta binacional Cuba-Venezuela CUVENPETROL S.A, desde el mismo comienzo de las operaciones de refinación en diciembre del 2007 viene desarrollando un trabajo sostenido en el despliegue y profundización del enfoque de procesos para la gestión, lo cual le está proporcionando resultados significativos progresivamente, en el presente trabajo se muestran las experiencias de la segunda iteración del mapeo de procesos, aplicado en profundidad a los procesos de gestión de las mediciones, de especial importancia para la operación segura y estable de esta planta, así como para el Cliente y demás partes interesadas en los temas relacionados con la calidad y transferencia de custodia de los productos combustibles que se comercializan.

En el trabajo se pone de manifiesto el uso de las técnicas tradicionales del mapeo de procesos (Diagramas de Flujo Simple, Diagramas de Flujo de Funciones Cruzadas, Diagramas IDEF0, Diagramas de Flujo del Valor, y se adiciona una nueva herramienta “Diagrama de Tortuga” la cual resume en una ficha simplificada el proceso en cuestión, facilitando el análisis y mejora del mismo, así como su control mediante un cuadro de mando y a través de auditorías. Se anexan ejemplos de su aplicación.

La metrología industrial y legal en plantas y talleres, aun cuando goza de una larga tradición en cuanto a su implementación y control, tanto interno como estatal, puede y debe ser gestionada como PROCESO, en aras de garantizar su mejora continua de manera sistémica, constituyendo de hecho el preámbulo para la implementación ordenada y efectiva de la norma NC ISO 10012:2007.

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INTRODUCCIÓN.

La Refinería de Petróleo de Cienfuegos, perteneciente a la empresa mixta binacional Cuba-Venezuela CUVENPETROL S.A, desde el mismo comienzo de las operaciones de refinación en diciembre del 2007 ha emprendido el camino de la excelencia en la gestión a partir de la implementación de un sistema integrado de gestión sustentado en el enfoque de procesos y orientado a satisfacer los requisitos y expectativas de los clientes, maximizar la seguridad de los trabajadores e instalaciones y minimizar el impacto al medio ambiente.

El despliegue y profundización del enfoque de procesos para la gestión ha sido una constante de trabajo y constituye hoy una de las principales opciones para la mejora continua del desempeño de la organización.

La evolución histórica de la gestión de procesos en nuestra refinería se resume a continuación:

2007 - Mapeo de Procesos en su primera iteración: 25 procesos y subprocesos, niveles 0, 1, 2 y 3, se aplican herramientas clásicas para el mapeo de procesos (diagramas de flujo simple, diagramas de flujo de funciones cruzadas, IDEF0, Diagrama de Flujo del Valor).

2008 ÷ 1er semestre 2009 - Implementación de la gestión por procesos primera iteración (se obtuvo la certificación ISO 9001: 2008)

A partir del 2do semestre 2009 - Segunda iteración del Mapeo de Procesos: 54 procesos y subprocesos, niveles 0, 1, 2, y 3, se añade el diagrama de tortuga como nueva herramienta para caracterizar los procesos, se introduce el cuadro de mando para el control de los indicadores de los procesos;

A partir del 2010 se inicia la mejora de procesos aplicando herramientas Lean 6 Sigma, las mejoras puntuales en los procesos conllevan a la actualización ininterrumpida del mapa de procesos, así como del cuadro de mando.

Como se puede observar de la cronología histórica, el presente trabajo constituye la fotografía actual (Marzo 2011) de un proyecto que evoluciona de manera continua y que puede ser ininterrumpido y por etapas, en función de las estrategias y prioridades de la dirección de la organización.

A continuación se muestran dos representaciones gráficas generales del mapeo de procesos por niveles.

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OBJETIVOS.

Los objetivos del presente trabajo son:

Mapear en profundidad los procesos de gestión de las mediciones en la Refinería Cienfuegos, en el marco de un sistema integrado de gestión NC ISO 9001, NC ISO 14001, NC 18001, NC ISO 12001;

Crear las bases para la mejora continua de los procesos de gestión de las mediciones.

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MATERIALES Y MÉTODOS.

Para la implementación del enfoque de procesos nos basamos esencialmente en las siguientes directrices:

Documento Acápite Sub acápite

NC ISO 9000

0.2 Principios de Gestión de la Calidad

d) Enfoque basado en procesos

e) Enfoque de sistema para la gestión

2.4 Enfoque basado en procesos

Figura 1 – Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos

3.4 Términos relativos al proceso y al producto

3.4.1 Proceso

NC ISO 9001 4.1 Requisitos generalesIncisos: a), b), c), d), e), f) y el resto del contenido del punto

N 544 ISO/TC 176/SC2 (explica minuciosamente los pasos a emprender para la aplicación del enfoque integral de procesos en cualquier organización).

NC ISO 10012 (referencia principal en la aplicación del enfoque de procesos a la gestión de las mediciones en cualquier organización)

Materiales de los cursos: Six Sigma Black Belt; y Lean Six Sigma Champion.

Como resultado de un estudio de gabinete, en el cual se revisaron y reanalizaron las directrices antes referidas, se actualizó la guía o secuencia específica mediante la cual se viene aplicando el enfoque basado en procesos en nuestra Refinería (en una versión inicial como primera iteración del Mapeo de Procesos y en una versión actualizada como segunda iteración).

Al igual que la referencia general del enfoque de procesos N 544 ISO/TC 176/SC2, la guía cumple la secuencia universal del mejoramiento: PLANIFICAR, HACER, VERIFICAR, ACTUAR y el índice o contenido de la misma se muestra a continuación:

A) PLANIFICAR.A.1 Definición del equipo rector y capacitación inicial.A.2 Identificación de procesos.

A.2.1 Análisis del propósito de la Organización.A.2.2 Definición de una política integrada y análisis /redefinición/ de los objetivos.A.2.3 Determinación de los procesos de la Organización.A.2.4 Determinación de la secuencia de los procesos (Mapa General).A.2.5 Definición de los dueños de los procesos.A.2.6 Definición de la manera de representar y documentar los procesos.

A.3 Despliegue /desarrollo de los procesos.A.3.1 Conformación de equipos y cronograma de encuentros.A.3.2 Definición de las actividades dentro de cada proceso y su secuencia.A.3.3 Definición de los requisitos de seguimiento y mediciónA.3.4 Definición de los recursos necesarios.A.3.5 Esquema y documentación final de los procesos.

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B) HACER.B.1 Implementación de los procesos.

C) VERIFICAR.C.1 Medición de los procesos.

D) ACTUAR.D.1 Análisis de los procesos. }PROYECTOS LEAN 6 SIGMAD.2 Acciones correctivas y mejoras de procesos.

En la segunda iteración del Mapeo de Proceso, se actualizó la guía en los puntos:

A.3.5: se adiciona la herramienta Diagrama de Tortuga.

D.1 y D.2 (ACTUAR): para lo cual se incluyen los elementos de la metodología de mejora de procesos proyecto a proyecto Lean 6 Sigma / DMAIC.

En esta segunda iteración se mapearon en profundidad los procesos de Refinación (M5.3), así como los procesos de Medición, Análisis y Mejora, que incluye la gestión de las mediciones, para lo cual se consideraron más detalladamente los requisitos de la norma NC ISO 10012.

RESULTADOS

Los resultados de la aplicación de la guía de implementación del enfoque de procesos fueron:

A) PLANIFICAR

Los resultados generales de la segunda iteración del mapeo de procesos se indican en la lista de procesos desplegados por niveles (ver en los anexos la Fig. 1). Los procesos desarrollados nuevos o aquellos existentes que fueron mejorados se muestran en letra cursiva, mientras que los procesos de medición y confirmación metrológica se identifican además en color rojo.

Resumen: El nuevo mapa incluye 54 procesos/subprocesos, de ellos 24 se desarrollaron nuevos y 3 se

modificaron (se mejoraron). Los nuevos y los modificados se configuraron por niveles de acuerdo al siguiente despliegue: De Nivel 0 → 1De Nivel 1 → 1De Nivel 2 → 7De Nivel 3 → 13De Nivel 4 → 5

Relativo a la Confirmación metrológica se desarrollaron 5 (M4.1.2.1, M4.1.2.2, M4.1.2.3, M4.1.2.4, M4.1.2.5) y 1 fue mejorado (el M4.1.2).

Relativo al proceso de medición se desarrollaron dos subprocesos con diferentes actividades (M6.2 y M6.4) y se mejoró 1 (el M6).

A continuación aparece un esquema que muestra la correlación existente entre el modelo de sistema de gestión de las mediciones (NC ISO 10012) y los correspondientes procesos del Mapa de Procesos la Refinería, por supuesto que el mapa de procesos de la refinería enmarca muchos más procesos, ya que el mismo modela un sistema integrado de gestión basado en las normas: ISO 9001, ISO 14001, NC 18001 y en un primer acercamiento a la NC ISO 10012.

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Nota: Los procesos de la refinería se identifican con una M como primer carácter del código, en este caso la M significa Mapa.

Varios ejemplos del mapeo de los procesos de la refinería en su segunda iteración, relacionados con la gestión de las mediciones se muestran en los anexos (Fig. 2 ÷ Fig. 8).

B) HACER

Los procesos, una vez definidos/redefinidos en los mapas y en otros documentos que los complementan se implementan en cada una de las áreas en que ellos aplican “atraviesan”. De acuerdo a la complejidad de los mismos en algunos casos se requerirá un plan de implantación con los recursos necesarios, en otros bastará con un seminario o análisis en colectivo de las nuevas adiciones o cambios en las actividades del proceso pertinente.

C) VERIFICAR

Las verificaciones del desempeño de los procesos se realizan a partir de los resultados de los indicadores definidos en la fase A) PLANIFICAR y mediante la implementación de 2 de los procesos de medición, análisis y mejora (M6.3 Auditorías internas/externas y M6.4 Seguimiento y medición de los procesos). Para el seguimiento de indicadores y de los parámetros de los procesos, las tecnologías de información juegan un importante rol, contamos con sistemas de control automático para la gestión de los procesos operacionales en la refinería y con un cuadro de mando integral para el seguimiento de varios procesos del sistema integrado de gestión.

Para los procesos de gestión de las mediciones, se analizan y evalúan mensualmente, entre otros, los siguientes indicadores:

M6.5, M6.7M1

M2, M3, M4

M6.6

M4.1.2, M4.1.2.1, M4.1.2.2M4.1.2.3, M4.1.2.4, M4.1.2.5 M6.2, M6.4

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1. Disponibilidad de Lazos funcionando en AUT o CAS2. Disponibilidad Técnica [%];3. Disponibilidad del DCS (Yokogawa);4. Tiempo promedio entre fallas (TPEF) en horas.5. Índice Correctivo vs Preventivo (MC/MP)6. % de avance del Plan de Calibración Anual7. Tiempo Promedio Entre Fallas por tipo de instrumentos (Hrs) de campo (ver gráfico a

continuación.

D) ACTUAR

El método para la introducción de mejoras en los procesos, incluidos los de gestión de las mediciones, se establece en el subproceso M6.7 Proyectos y acciones de mejora (ver Fig. 8).

En nuestra refinería los procesos de gestión de las mediciones han sido muy favorecidos con proyectos de mejoras tecnológicas, tecnologías de punta adquiridas a proveedores de reconocido prestigio internacional, enfocada esencialmente a la medición de parámetros operacionales mediante una instrumentación moderna vinculada a las tecnologías de la información y el control automático. Ejemplos de estas tecnologías son el Sistema de Control Distribuido (DCS), el sistema de paradas de Emergencia (ESD), el sistema de medición de tanques y el sistema de detección de fuego y gas.

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Se montó además un laboratorio de calibración interno. Para su puesta en marcha hace un año se contó con la asesoría de la OTN Cienfuegos. Este laboratorio cuenta con:

Base de patrones verificados y trazables. Condiciones atmosféricas adecuadas. Personal calificado y entrenado por los proveedores extranjeros de la nueva instrumentación Documentación (Procedimiento, instrucciones y normas) Certificados y protocolo de calibración. Sellos de aptitud.

La implementación del despliegue Lean Seis Sigma para acometer proyectos de mejora en procesos recién comienza en la organización, en la actualidad se cuenta con 5 compañeros con certificación internacional, de ellos 2 en la categoría Champions Lean Six Sigma y 3 como Black Belt Six Sigma, en todos los casos fueron certificados por IECS Group, empresa mejicana afiliada a la International Society of Six Sigma Professional (ISSSP). A finales del año 2010 se iniciaron 2 proyectos Lean Seis sigma, uno asociado al proceso de recepción de crudo (M5.2.1) y otro al proceso de auditorías (M6.3), los procesos de gestión de las mediciones no están exentos de ser mejorados por esta vía, pero dependerá del análisis y evaluaciones mediante la Matriz de Selección de Proyectos Lean Seis Sigma, de hecho se está implementando con la Universidad de Cienfuegos un proyecto de estudio capacidad de la fuerza de trabajo (se enmarcan en las mejoras tipo Lean destinadas a la búsqueda de eficiencia) para el cual están resultando muy útiles los mapas de procesos y subprocesos relacionados con la gestión de las mediciones.

CONCLUSIONES

Los procesos de gestión de las mediciones fueron desplegados en profundidad en la segunda iteración del mapeo de procesos en la Refinería Cienfuegos, constituyendo de hecho el primer paso en la implementación generalizada de la norma NC ISO 10012 en el marco del sistema integrado de gestión de la organización.

Los procesos de gestión de las mediciones son esenciales para el logro de resultados satisfactorios en calidad, seguridad y medio ambiente, por lo que deben continuar siendo prioridad en cuanto a su conocimiento a profundidad, su seguimiento y mejora continua.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS.

[6.1] ISO/TC 176/SC2/N 544R3: Orientación sobre el concepto y uso del “Enfoque basado en procesos” para los sistemas de gestión, Octubre 2008.

[6.2] NC ISO 9001: 2008 Sistemas de Gestión de la Calidad — Requisitos.

[6.3] NC ISO 140001: 2004 Sistemas de Gestión Ambiental — Requisitos con orientación para su uso.

[6.4] NC 18001: 2005 Seguridad y Salud en el Trabajo – Sistema de gestión de la seguridad y Salud en el trabajo ― Requisitos.

[6.5] NC ISO 10012: 2007 Sistemas de Gestión de las Mediciones – Requisitos para los procesos de medición y los equipos de medición.

[6.6] NC ISO 9004: 2009 Gestión para el éxito sostenido de una organización — Enfoque de gestión de la calidad.

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[6.7] Curso e-leraning “Six Sigma Black Belt”, IECS Group, 2010.

[6.8] Curso e-leraning “Lean Six Sigma Champion”, IECS Group, 2010

[6.9] ISO/TS 16949 Implementation Guide.

[6.10] Borroto Pérez, Lázaro M. Aplicación del Enfoque de Procesos en una Refinería de Petróleo, 2009.

[6.11] Borroto Pérez, Lázaro M. Identificación y despliegue de procesos en PDV CUPET, S.A.: empresa mixta del Alba, 2007.

[6.12] Tutoriales de los softwares MINITAB y Quality Companion 3 de MINITAB.

[6.13] Sayer, Natalie J. y Bruce, Williams. Lean for Dummies, 2009.

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ANEXOS (figuras 1 ÷ 8)

Fig. 1: Despliegue en cascada de los procesos y subprocesos del sistema integrado de gestión de la Refinería Cienfuegos (la última columna correlaciona los procesos seleccionados con los números de las figuras que lo describen o representan).

N0 N1 N2 N3 N4 ← Niveles en cascada de los procesos y subprocesos Fig.

M0 GESTIÓN INTEGRAL REFINERÍA CIENFUEGOS -------------------------------------------- 2

M1 GESTIÓN POR LA DIRECCIÓN

M2 GESTIÓN DE LOS RR.HH

M3 COMPRAS

M4 OTROS PROCESOS DE APOYO

M4.1 Gestión de la Infraestructura

M4.1.1 Mantenimiento de la infraestructura existente

M4.1.2 Mantenimiento, calibración y verificación de los medios de medición 3

M4.1.2.1 Mantenimiento Preventivo

M4.1.2.2 Mantenimiento Predictivo

M4.1.2.3 Mantenimiento Correctivo

M4.1.2.4 Mantenimiento y calibración interna (en el Taller) 4

M4.1.2.5 Verificaciones y calibraciones externas

M4.1.3 Acometer Proyecto de Inversión

M4.2 Gestión de la documentación

M4.2.1 Control de los documentos

M4.2.2 Control de los registros

M4.3 Gestión del ambiente de trabajo, de los trabajadores y la comunidad

M4.4 Gestión de los recursos financieros y de ahorros

M4.5 Gestión de las tecnologías de Información

M5 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO

M5.1 Planeación y control de las operaciones

M5.1.1 Planeación y Control de la Producción

M5.1.2 Planeación y Control de Seguridad

M5.2 Recepción y almacenamiento del crudo y otros insumos.

M5.2.1 Detalles de la recepción y el almacenamiento del crudo y otros prod.

M5.3 Refinación.

M5.3.01 Destilación Atmosférica

M5.3.02 Hidrofinación y Reformación Catalítica

M5.3.03 Fraccionamiento de Gases, Preparación y suministro de reactivos.

M5.3.04 Tratamiento del JET (Merox)

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N0 N1 N2 N3 N4 ← Niveles en cascada de los procesos y subprocesos Fig.

M5.3.05 Servicios auxiliares - Generación y suministro de vapor

M5.3.06 Servicios auxiliares - Suministro de Energía Eléctrica

M5.3.07 Servicios auxiliares - Caldera Recuperadora, Hornos y Flare.

M5.3.08 Servicios auxiliares - Abasto de agua de enfriamiento

M5.3.09 Servicios auxiliares - Abasto de agua contra incendios

M5.3.10 Servicios auxiliares - Preparación y suministros de reactivos

M5.3.11 Servicios auxiliares - Suministro de aire

M5.3.12 Servicios auxiliares - Abasto de agua Técnica

M5.4 Almacenamiento y entrega de productos.

M5.4.1 Entrega de Productos Líquidos a Buque.

M5.4.2 Entrega de GLP a Buque.

M6 MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA ---------------------------------------------------------- 5

M6.1 Retroalimentación del cliente y de otras partes interesadas.

M6.2 Seguimiento y medición del producto. ------------------------------------------------- 6, 7

M6.3 Auditorías (internas y externas).

M6.4 Seguimiento y medición de los procesos.

M6.5 Corrección/Mitigación NCF/Incidente y aplicar acciones corr. y/o prev.

M6.6 Análisis de datos (internos y externos).

M6.7 Proyectos y acciones de mejora. -------------------------------------------------------- 8

Fig. 1 (continuación)

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Fig. 2

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Fig. 3

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Fig. 4

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Fig. 5

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DIAGRAMA DE TORTUGA PARA EL ANÁLISIS /AUDITORÍA/ DE PROCESOS

PROCESO: M6.2 Seguimiento y medición del producto

OBJETIVO: Controlar la calidad de los crudos e insumos, corrientes intermedias y productos finales

Responsable del proceso: Director Técnico Área /Actividad: Toma de muestras en las áreas operacionales

R0

¿QUÉ? /facilidades, herramientas, medios, software/ ¿QUIÉN? /personal con las competencias necesarias/1 Muestreadores 1 Operadores con las competencias requeridas

2 Pomos / Recipientes 2 Controladores de Calidad del Laboratorio

3 Triciclos para el transporte de las muestras4 Otros dispositivos de medición

ENTRADAS: Materiales, información, impactos SALIDAS: Productos, información, impactos …

Entradas Suministrador Salidas Clientes

1 Crudo recibido en el muelle Buque Princ. Actividades del Proc. 1 Muestras tomadas Laboratorio2 Crudo almacenado en Tít. 20 Muelle (M5.2) 1 Tomar las muestras   Ingenieros de Procesos3 Corrientes intermedias Plantas (M5.3) 2 Llevar muestras al laboratorio   Cosejillo de Plantas4 Productos finales Tanques (M5.4)

  Pailas/Vagones (M5.4)

  Buques (M5.4)

5 Aguas PTR (Enfriamiento)

  PTR (Residuales)

  Energético (demineral.)

6 Otros insumos Varios

¿MEDICIONES? /indicadores de desempeño, metas/ ¿MÉTODOS? /procedimientos, instrucciones, formatos/

1 Cumplimiento de los Gráficos de Control Analíticos 1 Gráficos de Control Analítico (Base de datos DI / Proceso M6.2)

2 RF-DMCP-IT-21-07: Muestreo de Tanques de productos derivados petr.

3 NC ASTM-D-4057-95 Muestreo Manual de Petróleo y sus deribados4 Otras normas e instrucciones para efectuar el muestreo (Base de datos ¿

DE / Proceso M6.2)

Fig. 6

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DIAGRAMA DE TORTUGA PARA EL ANÁLISIS /AUDITORÍA/ DE PROCESOS

PROCESO: M6.2 Seguimiento y medición del producto

OBJETIVO: Controlar la calidad de los crudos e insumos, corrientes intermedias y productos finales

Responsable del proceso: Director Técnico Área /Actividad: Realizar ensayos y emitir resultados (Laborat.)

R0

¿QUÉ? /facilidades, herramientas, medios, software/ ¿QUIÉN? /personal con las competencias necesarias/1 Equipos del laboratorio 1 Analistas químicos 2 Software Weblab 2 Inspectores de calidad

3 Computadoras

ENTRADAS: Materiales, información, impactos SALIDAS: Productos, información, impactos …

Entradas Suministrador Salidas Clientes

1 Muestras Operaciones, MCP Princ. Actividades del Proc. 1 Informe de ensayo Despacho

2 otros insumos Procura 1 Recepción de la muestra 2 Resultados de los ensayos Areas Autorizadas

3 reactivos   2 Realización del ensayo (Weblab)  

3 Emisión Informe de Ensayo

¿MEDICIONES? /indicadores de desempeño, metas/ ¿MÉTODOS? /procedimientos, instrucciones, formatos/1 Cumplimiento de los Gráficos de Control Analítico 1 Ver Sistema Informático para los documentos internos y externos 2 Resultados de ensayos de intercomparación entre laboratorio aplicables a este proceso3 Índice de Calidad del Producto.

Fig. 7

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Fig. 8

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