POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA VIGENCIA 2012 · Diana María Rojas Munera Auditor ... Rubiela Parra...

Avenida La Esperanza No. 62-49 P. 6 • PBX: 6477000 • Bogotá, D. C. •

Colombia •www.contraloria.gov.co

INFORME DE AUDITORÍA

POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA

VIGENCIA 2012

CGR-CDDJS – No. 014 Junio de 2013



Contralor General de la República Sandra Morelli Rico Vicecontralor Carlos Felipe Córdoba Larrarte Contralor Delegado Sector Defensa, Justicia y Seguridad Rafael Enrique Romero Cruz Directora de Vigilancia Fiscal José Antonio Botero Garrido Supervisor Encargado Nilza Etelvina Bernal Lizcano Responsable de Auditoría Orlando Pérez Gil Equipo de auditores: Integrantes del equipo Auditor Marta Isabel Labrador Forero Edilma Flórez González Tomás Enrique Rodríguez Penagos Funcionarios de apoyo Erika Johanna Oviedo Ariza GERENCIA DEPARTAMENTAL DE CALDAS Gustavo Adolfo Castañeda Supervisor Encargado Gustavo Giraldo López Supervisor Oscar Rodríguez Castaño Responsable de Entidad Diana María López Auditora Giovanny Murcia Bermeo Auditor Ángela María López Auditora GERENCIA DEPARTAMENTAL DE CASANARE Jorge Eliecer Hernández Guzmán Supervisor Encargado Heidys Rosaira Bobadilla Aldana Responsable de Auditoría Diana María Rojas Munera Auditor Sergio Alejandro Sarmiento Auditor



GERENCIA DEPARTAMENTAL DE GUAVIARE Maritza Casallas Delgado Supervisor Encargado Rodrigo Barbosa Turriago Responsable de Auditoria Sandra Patricia Agualimpia Chantre Auditora Sara María Cabello Álvarez Auditor GERENCIA DEPARTAMENTAL DE HUILA Tito Alonso Cuellar Supervisor Encargado María Sandoval Rincón Responsable de Entidad Luz Dary Orozco Auditora Arcenio Ospina Muñoz Auditor GERENCIA DEPARTAMENTAL DE NARIÑO Mauricio Andrés Caicedo Supervisor Encargado Guillermo Paladines Responsable de Auditoría Jaime Rodrigo Melo Auditor Lucy Dalila Hernández Auditor Jorge Collazos Benavidez Auditor Sergio Antonio Sotelo Auditor GERENCIA DEPARTAMENTAL DE QUINDIO Luis Fernando Jimenez Serna Supervisor Encargado Federman Díaz Zuluaga Responsable de Auditoría Rubiela Parra Rojas Auditor Alirio Eraza Grijalba Auditor Hernán Aristizabal Álzate Auditor Fabio Alberto Erazo Auditor GERENCIA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER - DESAN Carlos Julio Jiménez Supervisor Encargado Sonia Niño González Responsable de Auditoría Jairo Mantilla Reyes Auditor Álvaro Vera Salcedo Auditor



Adriana Patricia Gallardo Auditora José Velásquez Pedraza Auditor Roberto Carlos Pedraza Auditor Leonor Rueda Murillo Auditora Gerardo Téllez Fajardo Auditor GERENCIA DEPARTAMENTAL DE SANTANDER - MEBUC Carlos Julio Jiménez Supervisor Encargado Luis Miguel Brilla Responsable de Auditoría Oscar Castellanos Auditor Alonso Ovalle Peñaranda Auditor Angel Miguel Pico Auditor María Emilse Duarte Auditora José Velásquez Pedraza Auditor GERENCIA DEPARTAMENTAL DE SUCRE Ana Emperatriz Cumplido Supervisor Encargado Hipolito José Abad Responsable de Entidad Martha Barros Pedrozo Auditor Rafael Buelvas Romero Auditor GERENCIA DEPARTAMENTAL DE TOLIMA Elida Josefa Serrato Reyes Supervisor Encargado Gloria Isabel Posada Auditora Nury Elizabeth Pérez Responsable de Auditoría Jorge Gabriel Romero Auditor Fernando Godoy Bustos Auditor



TABLA DE CONTENIDO

1.CARTA DE CONCLUSIONES…………………………………………………………¡Error! Marcador no definido. 1.1. EVALUACIÓN GESTIÓN Y RESULTADOS ..................................................... 8 1.1.1. Control de Gestión ...................................................................................... 9 1.1.2. Control de Resultados .............................................................................. 12 1.1.3. Legalidad .................................................................................................. 14

1.1.4. Control Financiero .................................................................................... 15 1.1.5. Evaluación del Sistema de Control Interno ............................................... 16 1.2. FENECIMIENTO DE LA CUENTA ............................................................ 16

1.3. RELACIÓN DE HALLAZGOS ................................................................... 16

2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA .......................................................... 19 2.1. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS .................................. 19

2.1.1. Evaluación de la Gestión 20

2.1.1.1. Gestión Misional ...................................................................................... 20 2.1.1.2. Gestión Presupuestal ............................................................................... 30

2.1.2. Evaluación de Resultados 33 2.1.2.1. Gestión. ................................................................................................. 33 2.1.2.2. Seguimiento al Plan de Mejoramiento ................................................... 46

2.1.2.3. Legalidad ............................................................................................... 50 2.1.2.4. Denuncias............................................................................................ 121

2.1.2.5. Defensa Judicial .................................................................................. 123 2.1.2.6. Seguimiento Funciones de Advertencia .............................................. 132

2.1.2.7. Evaluación Sistema de Control Interno…………………………………… 2.1.2.8. Estados Contables 165 2.1.2.9. Control Interno Contable…………………………………………………… 3. ANEXOS ................................................................................................. 167 3.1. ESTADOS CONTABLES ........................................................................ 167



Señor General JOSE ROBERTO LEÓN RIAÑO Director General Policía Nacional de Colombia Bogotá D.C. La Contraloría General de la República, con fundamento en las facultades otorgadas por el Artículo 267 de la Constitución Política practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral, Modalidad Regular a la Policía Nacional de Colombia, a través de la evaluación de los principios de la gestión fiscal: economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de los cotos ambientales con que administró los recursos puestos a su disposición y los resultados de su gestión en las áreas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General a 31 de diciembre de 2012 y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental por el año terminado en esa fecha. Dichos estados financieros fueron examinados y comparados con los del año anterior, los cuales fueron auditados por la Contraloría General de la República. La auditoría incluyó la comprobación de que las operaciones financieras, administrativas y económicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Así mismo se evaluó el Sistema de Control Interno. Es responsabilidad de la administración el contenido de la información suministrada por la Entidad y analizada por la Contraloría General de la República. Igualmente, es responsable por la preparación y correcta presentación de estos estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contaduría General de la Nación. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misión institucional y para la preparación y presentación de los estados contables, libres de errores significativos bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las políticas contables apropiadas; así como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de la Contraloría General de la República consiste en producir un informe integral que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento (o no) de la cuenta, con fundamento en la evaluación



de la gestión y resultados adelantados por la administración de la Entidad en las áreas o procesos auditados y la opinión sobre la razonabilidad de los Estados Contables. El Representante Legal de la Policía Nacional de Colombia, rindió la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del año 2012, dentro de los plazos previstos en las Resoluciones Orgánicas No. 6289 de 2011 y No. 6514 de 2012. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditoría (NIAS) y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría General de la República. Tales normas requieren que planifique y efectúe la auditoria para obtener una seguridad razonable acerca de si los estados contables están libres de errores significativos. Una Auditoria Gubernamental con enfoque integral incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soportan las cifras, las revelaciones en los estados contables, los documentos que soportan la gestión y resultados de la Entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, así como la adecuada implementación y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Los procedimientos de auditoría seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluyendo su evaluación de los riesgos de errores significativos en los estados financieros y de la gestión y resultados de la entidad. En la evaluación del riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para todos sus propósitos, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias. La auditoría también incluyó, evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas hechas por la administración, así como evaluar la presentación general de los estados financieros. Consideramos que la auditoría proporciona una base razonable para expresar nuestro concepto y opinión. En el trabajo de auditoría no se presentaron limitaciones que afectaran el alcance de la auditoria.



Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditoría, las respuestas de la administración fueron analizadas y se incorporaron en el informe. La auditoría incluye el examen a la sede principal y a las unidades ejecutoras de la Metropolitana de Bucaramanga, Escuela de Aviación del Tolima, y los Departamentos de Policía de Caldas, Casanare, Guaviare, Huila, Nariño, Quindío, Santander y Sucre. Estos diez (10) puntos de control seleccionados equivalen al 15,5% del total de las unidades ejecutoras a nivel nacional y representan el 19,6% del valor de sus Activos y en conjunto significan el 89,7% del presupuesto asignado a la Policía Nacional. 1.1. EVALUACIÓN GESTIÓN Y RESULTADOS La evaluación de la gestión y resultados se fundamenta en los sistemas de control de Gestión, Resultados, Legalidad, Financiero y Control Interno; los cuales contemplan las variables que son verificadas y calificadas por el equipo auditor. La evaluación de la gestión misional se basó en el análisis del proceso misional convivencia y seguridad ciudadana, para lo cual se efectuó seguimiento al cumplimiento del universo de las tareas establecidas en cada uno de los siete planes de acción creados para el despliegue de la estrategia –EICOS- (Estrategia Institucional para la Convivencia y Seguridad Ciudadana), evidenciando que se cumplieron en su totalidad y dentro de los plazos estipulados. Con base en las conclusiones y hallazgos que se relacionan, la Contraloría General como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión y resultados, es FAVORABLE, con la consecuente calificación de 90,61.

Tabla No. 1 Calificación Consolidada Gestión

Punto de Control Calificación

MEBUC 84,19

DECAL 90,62

DECAS 96,38

DEGUV 94,77

DEUIL 90,62

DENAR 91,58



DEQUI 90,62

DESAN 94,09

DESUC 86,00

ESAVI 89,73

Nivel Central 88,12

PROMEDIO 90,61 Fuente: Equipo Auditor

1.1.1. Control de Gestión La calificación obtenida en este componente fue de 16,39% de un total de 20%. La Policía Nacional para el 2012 contó con una Plataforma Estratégica, adoptada mediante Resolución 02611 del 29 de julio de 2011, para contribuir al mejoramiento de las condiciones de seguridad y convivencia de toda la comunidad y de ser una Institución confiable y respetada, soportada en el comportamiento ético de sus integrantes. A través de la Directiva Operativa Transitoria No. 003 del 16 de enero de 2012 se implementa la Estrategia Institucional de Convivencia y Seguridad Ciudadana con 7 componentes; los que se analizaron en este proceso auditor. La Política Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana (PNSCC) se enmarca en los lineamientos de política pública establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014 “Prosperidad para todos”. En tal sentido, la Policía Nacional de Colombia y con el fin de lograr los objetivos estratégicos trazados por la política gubernamental en materia de seguridad ciudadana en el Plan Nacional de Desarrollo define la Plataforma Estratégica 2011-2014 denominada “Seguridad para la Prosperidad” la cual es adoptada mediante Resolución No. 2611 del 29 de julio de 2011. En el nivel desconcentrado, se determinó lo siguiente: En la MEBUC se analizaron y evaluaron los indicadores de los delitos que afectan la Seguridad Democrática, la Seguridad Ciudadana y la Seguridad Vial, con sus respectivas metas determinadas para la vigencia 2012; igualmente se analizó la gestión operaciones adelantadas por la Policía Metropolita de Bucaramanga con el fin de reducir la criminalidad de la jurisdicción.



En la DECAL se partió del análisis del cumplimiento del Plan Estratégico y su coherencia con la Política de Seguridad y Convivencia Ciudadana. El alcance de la estrategia se centró en los resultados del Plan Nacional de Vigilancia por Cuadrantes y derribamiento de mitos de inseguridad, donde se abarcó la totalidad de los informes presentados y se analizaron los indicadores construidos. De igual manera fue eficaz en el cumplimiento del objeto misional durante la vigencia 2012, donde sus resultados se lograron de manera adecuada y en concordancia con sus objetivos y metas propuestos desde la Política de Seguridad y Convivencia Ciudadana. El DECAS evaluó la estructura del Plan de Acción enfocado a la Política de Convivencia y Seguridad Ciudadana y de los indicadores pertinentes. El DEGUV, de la misma manera, evaluó la Política de Convivencia y Seguridad Ciudadana y se realizaron visitas a las bases de las Estaciones de Policía de El Retorno y Calamar, con el fin de verificar la ejecución y supervisión de contratos de obra, suministro y de prestación de servicios en el Comando, así como para verificar el estado actual de las mismas y sobre el proceso de legalización de predios. Igualmente se evaluó el estado del proceso de adquisición del predio para la construcción del Comando de Policía Guaviare en el municipio de San José del Guaviare. En el DEUIL se evaluó el Plan Nacional de Vigilancia Comunitaria por Cuadrantes en la Seguridad Ciudadana y el control de la problemática de Seguridad y Convivencia –PNVCC-, se establece por un lado los delitos de impacto social más importantes a controlar y las metas asignadas a cada unidad policial, y de otro lado se evidencian las acciones más significativas desarrolladas y orientadas a intervenir en dichos delitos. En el DENAR en respuesta a la propuesta estatal contemplada en el marco de dicha política, la Policía Nacional definió su Plan Estratégico Institucional con su correspondiente despliegue en los diferentes ámbitos del servicio, con el fin de articular los objetivos trazados en materia de seguridad por el sector defensa y el Plan Nacional de Desarrollo. La formulación estratégica de la Entidad se basó en la propuesta del concepto de Cuadro de Mando Integral-CMI. La evaluación de la Gestión se realizó mediante el análisis y verificación del cumplimiento de las metas establecidas para el Comando de Policía dentro del Plan Estratégico Institucional, el cumplimiento de las actividades detalladas en su Plan de Acción, y la evaluación de estrategias



como el derribamiento de Mitos de Inseguridad, verificando en todas ellas los soportes documentales que permitieran establecer el logro de los indicadores propuestos. En el DEQUI, en febrero de 2010, el Alto Mando Institucional lanzó el Plan Nacional de Vigilancia Comunitaria por Cuadrantes - PNVCC para ser implementado a partir del mes de julio del mismo año en la Policía Nacional en 10 Distritos Especiales, 50 municipios priorizados, así como en las ciudades de Neiva, Ibagué y Villavicencio. En el Departamento Quindío se priorizó al municipio de Quimbaya; ese mismo año se inicia una etapa de adecuación y estructuración para implementar el PNVCC y el 17 de septiembre de 2011, se realiza el lanzamiento oficial de la estrategia con la conformación de 3 cuadrantes. Cada actividad planteada tiene formulado el correspondiente indicador de gestión con el fin de monitorear y medir en términos de eficiencia, eficacia y efectividad el cumplimiento de cada uno de ellos, indicadores que fueron diseñados por cada unidad y con asesoría de la Oficina Nacional de Planeación de la Policía Nacional. En el DESUC, como objeto de estudio dentro del proceso de ejecución de la auditoria, se hizo seguimiento a los Planes de acción de los componentes: 1) Plan nacional de vigilancia comunitaria por cuadrantes. 2) Derribamiento de mitos de inseguridad ciudadana, y 3) Educación para prevención en convivencia y seguridad ciudadana. En la ESAVI se evaluaron los cuatro planes de acción de tercer nivel asignados a la Escuela, que corresponde al 100% de los planes llevados a cabo en la vigencia 2012, a saber: Fortalecimiento de la Investigación, medir la calidad de los programas, impacto del Proyecto Educativo Institucional y Estrategias de Educación Continua. Se pudo establecer el adecuado seguimiento a las metas establecidas y su cumplimiento acorde a los objetivos e iniciativas estratégicas de la Dirección Nacional de Escuelas, evidenciando la eficacia y eficiencia en la gestión misional. Sin embargo, se presentaron deficiencias en el manejo administrativo para determinar el valor de las matrículas que constituyen los ingresos por los servicios prestados a través de los programas académicos formales; falta de gestión para finiquitar donación de bienes muebles en uso por las áreas administrativas y académicas y para dar cumplimiento a la normatividad ambiental aplicable. Igualmente, existen falencias en la ubicación de las



instalaciones del almacén; hechos que afectaron los principios de la gestión fiscal, tales como la eficiencia, eficacia, legalidad y valoración de costos ambientales y generaron detrimento al patrimonio público. 1.1.2. Control de Resultados La calificación obtenida en este componente fue de 26,63% de un total de 30%. El aplicativo Suite Visión Empresarial es la herramienta que soporta el seguimiento a los Planes de Acción, lo relacionado con el control del Sistema de Gestión Integral y Calidad SIC, Mapa de Riesgos y procesos, entre otros. En este aplicativo se reporta un cumplimiento del 100% de los planes.

En el nivel desconcentrado, se determinó lo siguiente: El MEBUC, Comando Policía Metropolitana de Bucaramanga ejecutó su Plan de Acción a través de siete (7) componentes, en los que se encuentran los municipios de Bucaramanga, Floridablanca, Piedecuesta, Girón y Lebrija, así:

Plan Nacional de vigilancia comunitaria por cuadrantes.

Derribamiento de mitos de inseguridad ciudadana.

Estrategias focales y planes especiales.

Departamentos y municipios seguros (DMS), herramientas de comando y coordinación intergerencial.

Educación para prevención en convivencia y seguridad ciudadana.

Sistema de participación ciudadana.

Componente preventivo y control de la integridad policial. En el DECAL se verificaron los programas y el cumplimiento de las metas propuestas para la vigencia 2012 en lo que tiene que ver con la estrategia de Convivencia y seguridad ciudadana a través de la aplicación de los siete focos estratégicos y los procesos misionales de la DISEC, se verificaron los informes de resultados y los indicadores de gestión, se compararon con los de la Región III y con los promedios Nacionales. El Comando de Policía de Caldas en la ejecución de los diferentes programas y proyectos realizados durante la vigencia 2012, fue económico al realizar una adecuada adquisición y asignación de recursos humanos, físicos, técnicos y naturales, en procura de maximizar sus resultados.



Con la estrategia Plan Nacional de Vigilancia por cuadrantes, se tiene implementado un esquema operacional de tipo gerencial que permite la oportunidad en el actuar policial lo que genera beneficio no solo para la gestión adelantada por la Institución sino también generan beneficios a los intereses de la entidad pues los indicadores así lo demuestran como también bienestar de la comunidad o población objeto al verse reducido el índice delictivo fomentando la tranquilidad pública. Para el DECAS, se evaluó el Plan de Acción para establecer en qué medida el Comando Departamento de Policía Casanare logró sus objetivos y cumplió los planes, programas y proyectos planteados para el 2012.

Se visitaron ocho de los diecinueve municipios de cobertura del DECAS, para la verificación del cumplimiento de tareas y objetivos propuestos en el Plan de Acción. Se verificó la existencia de contratos de donación y/o comodato de bienes entregados por la administración municipal a fin de establecer si estos han sido incorporados contablemente al DECAS y se hizo seguimiento a las acciones encaminadas al cumplimiento del Plan de Acción, por lo que se obtuvo el consolidado de cumplimiento de metas de carácter operativo y delictivo. En el DEGUV se evaluó el Plan de Acción del Comando de la vigencia 2012 encontrando una ejecución del 100% de sus actividades planeadas, frente a los componentes de: Sistema de participación ciudadana, Componente preventivo y control de la integridad policial, Estrategias focales y Planes Especiales y el avance en la implementación del Plan Nacional de Vigilancia Comunitaria por Cuadrantes. En el DEUIL se evaluó el Plan de Acción 2012 a través de los indicadores diseñados e implementados por la Policía Nacional, se establece que el Comando Departamento de Policía Huila, no alcanzó las metas propuestas en los diferentes procesos misionales. Para el DEQUI y atendiendo las directrices del nivel central el Departamento de Policía Quindío formuló su Plan de Acción para la vigencia 2012, siendo aprobado mediante oficio No. 298678 DISEC-PLANE del 29 de diciembre de 2011.



El Plan Estratégico 2011 – 2014 y el Plan de Acción 2012 formulado por el Departamento de Policía Quindío son coherentes con los objetivos del Gobierno Nacional, establecidos en el Plan Nacional de Desarrollo 2010 - 2014. El Plan de Acción se ajusta a un contenido teórico que define los objetivos actividades, tiempos, recursos, metas y responsables; en el está contenida la política de Seguridad y Convivencia Ciudadana. El DESAN, Comando Departamento de Policía Santander, ejecutó su Plan de Acción a través de seis (6) metas, (por cuanto el relacionado con “Plan Nacional de Vigilancia Comunitaria por Cuadrantes” no ha sido implementado en los 78 municipios que le corresponde a su jurisdicción) y ciento cuarenta y cuatro (144) tareas, desarrollando los procesos de primer nivel “Convivencia y Seguridad Ciudadana”, que a su vez despliegan procesos de segundo nivel “Prevención, control de delitos y contravenciones y educación ciudadana para disminuir los fenómenos delictivos que afectan la convivencia y seguridad ciudadana; ejes fundamentales para el desempeño de la misión Institucional, impulsando la Política de Seguridad y Convivencia Ciudadana, inmersa en el Plan Nacional de Desarrollo 2010-2014. El Comando del Departamento de Policía de Santander, cumplió con el 100% de las actividades propuestas en cumplimiento del Plan de Acción, respecto de la metas sobre Mitos de Inseguridad; DMS y Herramientas de Comando; Estrategias Planes y Programas; Sistemas de Participación Ciudadana; Educación para Prevención en Convivencia y Seguridad Ciudadana e Integridad Policial; estrategias anteriores, implementadas para garantizar la Convivencia y Seguridad Ciudadana en el Departamento de Santander. No obstante, las acciones positivas anteriores, el Departamento de Policía Santander, aporta el 1.7% de criminalidad que registra el Territorio Nacional (porcentaje inferior al presentado en la vigencia 2011, el cual era del 1.9%), siendo los Distritos de Policía de San Gil, Barbosa y Socorro, quienes presentan el mayor número de delitos de impacto social en el Departamento, con una participación delictiva del 25, 17 y 15%, respectivamente. 1.1.3. Legalidad La calificación obtenida en este componente fue de 6,75% de un total de 10%. La Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional durante la vigencia 2012, celebró 246 contratos por valor inicial de $373.541,5 millones



y ejecutó 44 contratos de otras vigencias por $42.864,9 millones, tal como se observa en el siguiente cuadro:

Tabla No. 2 Contratación DIRAF, Suscrita y Ejecutada en 2012

Fecha Celebración

Fecha Ejecución

Cantidad Contratos

Valor Inicial en Millones$

2010 2012 3 1.848,4

2011 2012 41 41.016,4

2012 2012 246 373.541,5

TOTAL 290 416.406,3 FUENTE: Oficina Contratos

Se adelantó verificación a la contratación de la Policía Nacional para la vigencia 2012, en el cumplimiento de la normatividad correspondiente, la gestión de la Entidad en las diferentes etapas contractuales, y su labor de supervisión de estos procesos, evidenciando que la Entidad da cumplimiento a la normatividad vigente y posee un Manual de contratación, así como un Manual de Supervisión e Interventoría legalmente adoptados, no obstante lo cual se presentan debilidades en su aplicación, a lo largo de las fases pre contractual, contractual y post contractual, en lo pertinente, relievando deficiencias en el soporte de las labores de seguimiento, de acuerdo con las situaciones que se indican en este Informe. 1.1.4. Control Financiero La calificación obtenida en este componente fue de 30% de un total de 30%. Como resultado del análisis presupuestal de la Policía Nacional en la vigencia fiscal 2012, se concluyó que la Entidad, cumplió con la normatividad vigente, y los recursos asignados se direccionaron al cumplimiento de los objetivos misionales. Así mismo, se evidenció que se hizo una adecuada constitución y ejecución del rezago presupuestal Opinión de los Estados Contables Sin Salvedades Las salvedades detectadas en el Nivel Central ascienden a $6.433.8 millones, las cuales representan el 0.10% del total del activo de la Entidad por $6.304.807.8 millones y corresponden a Créditos Judiciales. En el nivel desconcentrado se presentaron sobrestimaciones por $7.036.9 millones, y



subestimaciones por $12.614.2 millones, los cuales no tienen incidencia en la opinión ya que se encuentran por debajo del 2%. En nuestra opinión, los Estados Contables Consolidados de la Policía Nacional, presentan razonablemente en todo aspecto significativo la situación financiera para el año terminado el 31 de diciembre de 2012, así como los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad pública prescritos por la Contaduría General de la Nación. La opinión sobre los Estados Contables de la Entidad para el año 2012, significa que continuó igual con relación al año anterior, en el cual se emitió una opinión Sin Salvedades. 1.1.5. Evaluación del Sistema de Control Interno La evaluación realizada a los controles generales del sistema de control interno implementados por la Policía Nacional de acuerdo con los procesos seleccionados, arrojó una calificación de 1.21 que significa que la entidad cuenta con un sistema EFICIENTE, debido a que los controles específicos de las líneas o áreas examinadas, mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos, no obstante lo cual se evidenciaron situaciones en los diferentes procesos, que deben ser superadas. 1.2. FENECIMIENTO DE LA CUENTA Con base en la calificación de los componentes, obtenida en la evaluación de la Gestión y Resultados, la Contraloría General de la República fenece la cuenta de la Policía Nacional por la vigencia fiscal correspondiente al año 2012. De acuerdo con la evaluación la calificación consolidada es de 90.61%.

FENECIMIENTO DE LA CUENTAMAYOR A 80 PUNTOS SE FENECE

MENOR O IGUAL A 80 PUNTOS

CONCEPTO DE GESTIÓNFAVORABLEMAYOR A 80 PUNTOS

MENOR O IGUAL A 80 PUNTOS

1.3. RELACIÓN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditoría se establecieron 121 hallazgos administrativos, de los cuales 6 corresponden a hallazgos con alcance fiscal por la suma de $1.930,7 millones, 22 tienen posible alcance disciplinario y



ninguno con incidencia penal, distribuidos de la siguiente manera, los cuales serán trasladados a la autoridad competente. Además se comunicará una Función de Advertencia.

Tabla No. 3 Relación de Hallazgos

Punto de Control

Adtvo Penal Disciplinarios fiscal Valor $ Millones

OTROS

N. Central 31 9 3 $1.863,3 1 Función de Advertencia 1 IP

Mebuc 6

Decal 1

Decas 7 1

Deguv 14 1

Deuil 18 3

Denar 8 1

Dequi 4 3 2 $50,4

Desan 4

Desuc 15 4 Una (1) Indagación Preliminar. Dos(2) Beneficios de Auditoría por $16 millones

Esavi 13 1 $17,0 Un (1) Beneficio de Auditoría por $355,7 millones

TOTAL 121 0 22 6 $1.930´7 Fuente: Equipo Auditor

1.4 PLAN DE MEJORAMIENTO La Entidad evaluada dentro de este proceso auditor, deberá suscribir y presentar su respectivo Plan de Mejoramiento para los hallazgos incluidos en el presente informe, atendiendo lo establecido en el Sistema de Rendición de Cuentas e Informes — SIRECI -, adoptado con la Resolución Orgánica de la CGR Número 6289 de marzo de 2011, modificada parcialmente con la Resolución 6445 de 2012; normas que regulan las modalidades de cuentas, e informes, así como la forma, contenido, términos, prórrogas para la rendición del mismo. Sobre dicho Plan, la Contraloría General de la República no emite pronunciamiento; no obstante será insumo para un próximo proceso auditor que adelante el órgano competente. Bogotá D.C.,



RAFAEL ENRIQUE ROMERO CRUZ Contralor Delegado para el Sector Defensa, Justicia y Seguridad Reviso:

Director de Vigilancia Fiscal José Antonio Botero Garrido Supervisora del Proceso Nilza Etelvina Bernal Lizcano Responsable de Auditoría Orlando Pérez Gil



2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1. EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN Y RESULTADOS Con base en las conclusiones y hallazgos descritos en el presente informe, la Contraloría General de la República como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la gestión y resultados es Favorable con la consecuente calificación consolidada de 90,61 y para el nivel central de 88.12, resultante de ponderar los aspectos que se relacionan a continuación. La Evaluación de la Gestión y Resultados, de acuerdo con los componentes establecidos, presenta el siguiente resultado:

Tabla No. 4 Matriz Calificación de la Gestión

EV

AL

UA

CIÓ

N D

E G

ES

TIÓ

N Y

RE

SU

LT

AD

OS

COMPONENTE PRINCIPIOS Factores Mínimos

Ponderac Subcomp %

Calificación Eq. Auditor

Consolid. de Calificac.

Ponderación Calif. Comp %

Control de Gestión 20%

Eficiencia, Eficacia

Procesos Administrativos

15% 82,5 12,38

20%

Indicadores 25% 100,0 25,00

Gestión Presup y Contractual

35% 67,5 23,63

Prestación del Bien o Servicio

25% 83,8 20,94

CALIFICACION CONTROL DE GESTION 100%

81,94 16,39

Control de Resultados 30%

Eficacia, Efectividad, Economía, Eficiencia, Valorac. Costos Amb. y Equidad

Objetivos misionales

50% 90,0 45,00

30% Cumplimiento e impacto Políticas Púb, Planes, Progr y Proy.

50% 87,5 43,75

CALIFICACION CONTROL DE RESULTADOS 100%

88,75 26,63

Control de Legalidad 10%

Eficacia

Cumplimiento normatividad aplicable al ente o asunto auditado

100% 67,5 67,50 10%

CALIFICACION CONTROL DE LEGALIDAD 100%

67,50 6,75

Control Financiero 30%

Economía, Eficacia

Razonabilidad o Evaluación Financiera

100% 100,0 100,00 30%

CALIFICACION COMPONENTE FINANCIERO 100%

100,00 30,00

Evaluación del Control Int.10%

Eficacia, Eficiencia

Calidad y Confianza

100% 84,380 84,38 10%

CELIFICACION COMPONENTE SISTEMA DE CONTROL INTERNO

100%

83,62 8,44

CALIFICACION FINAL GESTION Y RESULTADOS PONDERADA 88,125

FUENTE: Guía de Auditoría – Equipo Nivel Central



2.1.1. Evaluación Gestión 2.1.1.1. Gestión Misional 2.1.1.1.1. Nivel Central La Policía Nacional cuenta con un direccionamiento estratégico alineado con las políticas de gobierno originadas en el Plan Nacional de Desarrollo “Seguridad para todos”, con los objetivos establecidos en el Plan Estratégico del Sector Defensa, los lineamientos dados por el mando institucional plasmados en el Plan Estratégico Institucional a través del Mapa Estratégico Institucional (MEI) y el Cuadro de Mando Integral (CMI), los cuales pone en marcha a través de planes de acción de segundo y tercer nivel de despliegue, encaminados a cumplir con su proceso misional denominado convivencia y seguridad ciudadana. La Dirección de Seguridad y Convivencia Ciudadana desarrolla el proceso misional “convivencia y seguridad ciudadana”, que para la vigencia 2012 lo desplegó a través de la estrategia –EICOS- (Estrategia Institucional para la Convivencia y Seguridad Ciudadana), la cual articula procesos, procedimientos y acciones policiales integrales, orientadas a enfrentar la problemática delincuencial y contravencional en busca del mantenimiento de las condiciones de convivencia y seguridad ciudadana. La Dirección de Seguridad y Convivencia Ciudadana para el desarrollo de la estrategia de convivencia y seguridad ciudadana adoptó y desplegó siete focos estratégicos, así: 1- Plan nacional de vigilancia comunitaria por cuadrantes 2- Derribamiento de mitos de inseguridad ciudadana 3- Estrategias focales y planes especiales 4- DMS -Departamentos y municipios seguros- y herramientas de comando 5- Educación para prevención en convivencia y seguridad ciudadana 6- Educación para el sistema de participación ciudadana 7- Componente preventivo control integridad policial Cada una de estas estrategias refirió con un plan de acción alineado dentro de un objetivo estratégico, iniciativa estratégica, descripción, meta, responsable, proceso, tareas, descripción de la tarea, presupuesto, fecha inicio y de terminación.



En este componente, el Nivel Central no se encontraron observaciones. 2.1.1.1.2. Nivel Desconcentrado Metropolitana de Bucaramanga

Hallazgo 1. Indicadores de Criminalidad El numeral 2 del artículo 2 de la Resolución No. 02900 del 17 de agosto de 2012 en la MEGA establece: “La Policía Nacional adopta como Meta Grande y Audaz la siguiente: La Policía Nacional, prestará un servicio profesional, respetuoso, efectivo y cercano al ciudadano, que garantice comunidades seguras, solidarias y en convivencia…”. Sin embargo, una vez revisados los indicadores de los delitos de alto impacto que afectan la seguridad democrática, la seguridad ciudadana y la seguridad vial, se pudo establecer que no cumplió con la meta del 10% de reducción de los delitos que le estableció la Dirección de Seguridad Ciudadana, para la vigencia 2012, como se observa en los siguientes delitos: La Extorsión se incrementó en 50 casos, equivalen al 278 %; Hurto a Entidades Financieras con 1 caso el cual se registra un incremento del 100%; Hurto a Usurarios del Sector Financiero con el incremento de 54 casos los cuales equivalen al 53%; Lesiones Personales en accidente de tránsito, registro un aumento de 375 casos los cuales equivalen al 12%; Delitos Sexuales registra un aumento de 66 casos, los cuales equivalen al 9%; Hurto a entidades comerciales con 58 casos más, equivalen al 9%; el hurto de automotores 2 casos más, equivalen 5%; homicidio común 8 casos más con 5%; hurto a residencias incremento 18 casos los cuales equivalen al 3%. Lo anterior, debido a que las tareas determinadas en el Plan de Acción no garantizaron la reducción de los delitos que afectan la seguridad ciudadana y las estrategias no fueron efectivas para contrarrestar el flagelo delictivo, lo cual condujo que estos delitos se incrementen en la jurisdicción de la Policía Metropolitana de Bucaramanga, y se tengan ciudades menos seguras y el deterioro en general de la Convivencia Ciudadana.

Hallazgo 2. Ejecución de Convenios Interadministrativos La Ley 769 de 2002 en su artículo 160. DESTINACIÓN, establece: “De conformidad con las normas presupuestales respectivas, el recaudo por



concepto de multas y sanciones por infracciones de tránsito, se destinará a planes de tránsito, educación, dotación de equipos, combustible y seguridad vial, salvo en lo que corresponde a la Federación Colombiana de Municipios y los particulares en quienes se delegue y participen en la administración, liquidación, recaudo y distribución de las multas”. Así mismo, y en concordancia con la ley, la cláusula segunda de los diferentes convenios interadministrativos instituye: obligaciones de la policía nacional: “…6. garantizar que los recursos asignados por parte del Municipio, con destinación específica para la Seccional de Tránsito y Transporte de la Policía Metropolitana de Bucaramanga, sean ejecutados exclusivamente en desarrollo del objeto del presente convenio…”. Sin embargo, examinados los Convenios Interadministrativos suscritos por la Policía Metropolitana de Bucaramanga MEBUC, con los Municipios de Lebrija Piedecuesta y Girón durante las vigencias 2011 y 2012, se pudo establecer que la MEBUC no ejecuto oportunamente dichos recursos, en razón a que los dineros recibidos en el 2011 por $340.000.000 fueron ejecutados en el 2012; igual situación se presenta en la vigencia 2012, al no ejecutar dentro de la misma la suma de $298.779.098, los cuales están siendo ejecutados actualmente. Lo anterior se genera por inoportunidad en el giro de los dineros, por parte de los municipios aportantes, y a debilidades de control y vigilancia que debe ejercer la Policía Metropolitana de Bucaramanga a los convenios, lo cual impide que se ejecute oportunamente el Plan de Inversión estipulado en los mismos. Es importante aclarar que una vez aplicados los recursos de acuerdo con los planes de inversión, los sobrantes de cada convenio, deben ser reintegrados de acuerdo a las fuentes. Departamento de Caldas

Hallazgo 3. Reconocimiento de las salas SIES (Sistemas Integrados de Emergencia y Seguridad)

El Régimen de Contabilidad Pública en el Libro I -Plan General De Contabilidad Pública en su Título II Sistema Nacional De Contabilidad Pública estipula en el numeral 79 que uno de los Propósitos del Sistema Nacional de Contabilidad Pública es “El propósito de Control supone que el SNCP apoya



el control, interno y externo, en ámbitos tales como el de legalidad y cumplimiento, y viabiliza el control financiero, de economía y de eficiencia, así como la salvaguarda de los recursos y el patrimonio públicos, que se encuentran bajo la responsabilidad de agentes públicos o privados, para el desarrollo de funciones de cometido estatal”. Asimismo establece en el numeral 110 como Característica Cualitativa de la Información Contable Pública: “Universalidad. La información contable pública es universal, si incluye la totalidad de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública, debidamente reconocidos y medidos en términos cuantitativos y/o cualitativos, con independencia de que la relación costo-beneficio implique agregar partidas para su reconocimiento…” Verificados los bienes del Sistema Integrado de Emergencias y Seguridad – SIES, que funciona en los municipios de Manizales, La Dorada, Chinchina, Anserma, Riosucio, Manzanares y Salamina, se evidenció que no han sido recibidos formalmente por la Policía y están bajo posesión y manejo de esta Entidad, sin cuantía determinada toda vez que el Ministerio del Interior y de Justicia los adquirió y realizó el soporte y mantenimiento hasta julio de 2011, fecha en que asume esta responsabilidad cada municipio respectivo, sin mediar contrato de comodato por parte del Ministerio y el Ente Territorial, u otra figura jurídica de transferencia de los bienes. De igual manera al no existir el formalismo de la entrega a la Policía, no han sido incorporados a la Contabilidad de la DECAL. Esta situación se debe a debilidades del sistema de control interno en los procesos de entrega y recepción de bienes, de las entidades involucradas, lo que genera una subvaloración en cuantía indeterminada de las cifras contables que puede llegar a afectar la razonabilidad de la información contable. Asimismo existe incertidumbre del aseguramiento de los bienes en comento. Departamento de Nariño Hallazgo 4. Prestación de servicios de vigilancia a espectáculos públicos El artículo 47 del Decreto 2649 de 1993, establece: Reconocimiento de los hechos económicos. El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar



o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados. El capítulo 6 Procedimientos para el manejo de operaciones básicas SIIF – Nación, módulos de contabilidad, del manual de lineamientos contables en el punto 6.6.1. Registro de la causación (Contratos, convenios), establece que: “es procedente mencionar que una vez se suscriban los convenios o contratos deberán registrarse para efectos de control y seguimiento contable en cuentas de orden”. Mediante resolución 04378 del 29 de diciembre de 2010 se unifican los conceptos y valores para los servicios que prestan las unidades policiales a nivel nacional. En su artículo 2 determina los conceptos por los cuales se autoriza el recibo de dinero, entre los que se encuentran: alojamiento, aprovechamientos, arrendamientos de áreas y espacios, certificaciones y constancias, servicio de educación y conexos, donaciones, convenios interadministrativos, entre otros. Los dineros recaudados por estos conceptos forman parte de los fondos especiales que prestó el servicio y se utilizan en los diferentes rubros por los que se determine su uso, además, no se podrá cobrar conceptos diferentes a los establecidos en la presente resolución, sin embargo, esta misma Resolución establece: “Convenios interadministrativos. Serán registrados por las unidades Policiales los hechos económicos por los beneficios monetarios recibidos de entidades públicas y privadas, en los cuales la Policía Nacional se comprometa a suministrar un servicio o actividad especial, y esta entidad (pública o privada) en contraparte provea una ayuda pecuniaria de la actividad o servicio recibido. El valor del mismo lo determina el suscriptor del convenio por parte de la institución, siendo el ordenador del gasto y el representante de la entidad los pactantes del mismo”, sin embargo, no existe lineamientos, directivas, instructivos o memorandos internos para establecer las tarifas y formalizar en un documento las obligaciones acordadas por las partes en los eventos en los cuales la policía presta servicio de seguridad y vigilancia, por lo cual se prestaron servicios de vigilancia sin contraprestación, otros cuya contraprestación fueron boletas, refrigerios o suministro de combustible, hechos para los cuales no se suscribieron convenios para su respectivo control y registro contable.

Hallazgo 5. Recepción y registro de bienes y servicios recibidos



El proceso de logística y abastecimiento, en su procedimiento realizar entrada y salida de elementos en los almacenes, establece la forma como deben entrar en estos los elementos donados, sin embargo, se encontraron bienes y servicios recibidos de diferentes alcaldías municipales en virtud de la ejecución de los recursos provenientes del Fondo de Seguridad Ciudadana - Ley 418 -, que no fueron registrados y en efecto, no contabilizados por la Policía Nacional, con el riesgo que se afectaran en algún momento las cuentas de orden o de balance, como en los siguientes casos: Por concepto de combustible y mantenimiento de vehículos, el valor de $196 millones, así:

Tabla No. 5 Bienes y Servicios Recibidos por la Policía Nacional del Fondo de Seguridad

Vigencia 2012 ESTACION DE POLICÍA MANTENIMIENTO

VEHICULOS $Millones COMBUSTIBLE

$Millones

IPIALES 44 8

TUQUERRES 1

LA UNION 13 6

SAN PABLO 0.7 6.5

CUMBAL 8.6 10

LA CRUZ 1.2 12

POLICARPA 42 18.5

SOTOMAYOR 6 8

SANDONA 10.5

TOTAL 126 70

Fuente: Información suministrada por las alcaldías

Por equipos de cómputo donados por el municipio de San Pablo, $3.4 millones, equipos de cómputo e impresora donados por el municipio de Sandoná, $2.5 millones, impresora donada por el municipio de Sotomayor, $0.5 millones, además, la construcción de dos celdas con unidad sanitaria por valor de $14 millones en el municipio de la Cruz. Estos valores no se reportaron a los centros respectivos (Almacén de intendencia, grupo de movilidad y grupo de infraestructura) para su debido control. El presente hallazgo tiene una connotación administrativa. Escuela de Aviación - Tolima

Hallazgo 6. Cobro matrículas y Derechos de Grado (F) Artículo 3º Ley 610 de 2000…Se entiende por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas, que realizan los servidores públicos que manejen o administren recursos o fondos públicos , tendientes a



la adecuada y correcta adquisición, planeación, conservación, administración, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos. Artículo 6° Daño patrimonial al estado. Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado… Resolución 1316 del 30 de abril de 2007, fija los costos académicos y de servicios para el funcionamiento y desarrollo de los programas presenciales que ofrece la Dirección Nacional de Escuelas. Disposiciones que no se cumplieron, según se refleja a continuación: Durante la vigencia 2012, la Escuela de Aviación Policial cobró un menor valor por concepto de matrículas y derechos de grado, ya que no tuvo en cuenta el valor del salario mínimo mensual legal vigente para el año 2012 ($566.700.0), el cual fue fijado mediante decreto 4919 de fecha 26 de diciembre de 2011, si no que liquidó estos conceptos con el salario mínimo del año 2011 ($535.600.0); además, no cobró el incremento del 10% en las matrículas extemporáneas. Igual situación ocurrió en las vigencias 2008, 2009, 2010 y 2011 al aplicar incorrectamente el Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. Lo anterior debido a incorrecta decisión de la administración, lo que generó incumplimiento de la normativa citada y detrimento patrimonial en cuantía estimada de $17.03 millones. Por su presunta incidencia fiscal, este hallazgo será trasladado al Grupo de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de la Gerencia Departamental Colegiada Tolima. Sobre este hallazgo, la entidad manifestó que la aplicación del acto administrativo, Resolución 1316 del 30 de abril de 2007, obedece a la política institucional y a la orden impartida por la Dirección General. Igualmente, que el no cobro de la matrícula extemporánea, se debe a que la fecha límite establecida es la finalización de cada periodo académico.

Hallazgo 7. Devolutivos en Uso



El Manual Logístico de la Policía Nacional, adoptado mediante Resolución establece que los bienes que se encuentren en depósito y servicio (cuentas de propiedad, planta y equipo y cuentas de orden) deben “cruzar con los reportes de los estados contables que se rinden mensualmente al Grupo Contaduría General de la Dirección Administrativa y Financiera, de tal manera que al cotejar el análisis de movimiento de bienes, con el balance general, la información sea razonable y confiable. Cuando se produzcan entradas por donación, provenientes de personas naturales o jurídicas, debe elaborarse la orden de entrada con los siguientes requisitos…” Disposiciones que no se cumplieron, según se refleja a continuación: A 31 de diciembre de 2012 y a 15 de marzo de 2013 se encuentran en uso bienes donados para las áreas administrativa y académica desde el mes de octubre de 2012 por la firma contratista S.E.M Ltda. por valor de $76.82 millones, sin que se haya terminado el trámite de la donación; debido a falta de gestión de la administración para suscribir el acta de donación, lo que genera el uso de bienes sin legalizar e incumplimiento de la normativa citada.

Hallazgo 8. Gestión Ambiental EL Decreto Ley No 2811 de 1974, Código Nacional de Recursos Naturales Renovables y de Protección al Medio Ambiente, en los siguientes artículos establece: Artículo 51. El derecho de usar los recursos naturales renovables puede ser adquirido por ministerio de la ley, permiso, concesión y asociación. Artículo 61. En su caso, la resolución o el contrato de concesión deberá contener las regulaciones por lo menos de los siguientes puntos: a) La descripción detallada del bien o recurso sobre que versa la concesión; b) Las cargas financieras del concesionario y la forma como estas pueden ser modificables periódicamente; c) Las obligaciones del concesionario, incluidas, las que se le impongan para impedir el deterioro de los recursos o del ambiente; d) Los apremios para caso de incumplimiento; e) El término de duración; f) Las disposiciones relativas a la restitución de los bienes al término de la concesión. g) Las causales de caducidad de la concesión o de revocatoria de la resolución; h) Las garantías para asegurar el cumplimiento de las obligaciones del concesionario, especialmente las de reposición o restauración del recurso.



Artículo 120. El usuario a quien se haya otorgado una concesión de aguas y el dueño de aguas privadas estarán obligados a presentar, para su estudio y aprobación, los planos de las obras necesarias para captar, controlar, conducir, almacenar o distribuir el caudal. Las obras no podrán ser utilizadas mientras su uso no se hubiere autorizado. Artículo 145. Cuando las aguas servidas no puedan llevarse a sistema de alcantarillado, su tratamiento deberá hacerse de modo que no perjudique las fuentes receptoras, los suelos, la flora o la fauna. Las obras deberán ser previamente aprobadas. Situaciones que no se cumplen en el siguiente hallazgo: La gestión ambiental de la Escuela de Aviación Policial de Mariquita, presenta deficiencias tales como: Diseñó, construyó y ha dado mantenimiento a un pozo profundo, con capacidad de 12 litros por segundo, para el suministro de agua potable de la escuela, sin los permisos de exploración y explotación de las aguas subterráneas, que deben ser otorgados por Cortolima. Diseñó, construyó y ha dado mantenimiento a la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales, sin el permiso de vertimiento de residuos líquidos y sin la aprobación de los diseños por parte de Cortolima. Al 15 de marzo de 2013, la Escuela no ha terminado la construcción y adecuación del sitio para el almacenamiento temporal y manejo de residuos sólidos, que tampoco cuenta con permiso de Cortolima. Lo anterior, debido a falta de asesoría y orientación en el tema, lo que genera la ejecución de obras sin el cumplimiento de requisitos administrativos y técnicos y expone la entidad a la posible imposición de sanciones por parte de la autoridad ambiental. Este hallazgo será trasladado a la Corporación Autónoma Regional del Tolima-Cortolima.

Hallazgo 9. Instalaciones Almacén

El Manual logístico de la Policía, adoptado mediante Resolución 3559 del 28 de septiembre de 2011 “…Los bienes en el almacén deben estar organizados



y clasificados de tal forma que permita y facilite su movilización. La ubicación física debe coincidir con lo especificado en el sistema de información. Las instalaciones del almacén deben ceñirse a las normas técnicas de almacenaje, demarcaciones, equipos de seguridad y normas de seguridad industrial y medio ambiente necesarias, en concordancia con la normatividad vigente”. Disposiciones que no se cumplieron, según se refleja en el siguiente hallazgo: En la escuela de aviación policial, las instalaciones del almacén carecen de las condiciones técnicas de almacenaje requeridas según el Manual logístico de la policía, igualmente, comparte un reducido espacio con las dependencias de telemática y Medios Logísticos. Lo anterior, debido a incorrecta decisión de la administración, lo que dificulta la custodia de elementos a cargo de almacén y genera condiciones insalubres para los funcionarios e incumplimiento de la normativa citada.

Hallazgo 10. Titularidad del Impuesto Predial La Ley 87 de 1993 establece entre los objetivos del Sistema de control interno, proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten y garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional. Disposición que no se cumplió en el siguiente hallazgo: La Escuela de Aviación Policial – Mariquita, no ha adelantado gestiones eficaces tendientes a determinar la titularidad y obligatoriedad de la deuda por concepto de impuesto predial de las vigencias 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 y 2013 del predio identificado con cédula catastral N°00-01-0001-0012-001, en el que funciona las instalaciones administrativas y operativas de la Institución en virtud del comodato vigente con la Aeronáutica Civil, deuda certificada por la alcaldía a nombre del Ministerio de Defensa- Policía Nacional y que asciende a la suma de $114.63 millones de los cuales $65.66 millones corresponden a intereses de mora (57.28%). Lo anterior, debido a incorrecta decisión de la administración y deficientes mecanismos de control interno, lo que puede generar eventuales procesos judiciales por parte del Municipio o la Aeronáutica civil.



Hallazgo 11. ESAVI - Remesas El Manual logístico de la Policía, adoptado mediante Resolución 3559 del 28 de septiembre de 2011…numeral 2.12.6.6 Remesa: Movimientos de bienes realizados entre almacenes pertenecientes a la Institución, para lo cual se elabora la orden de entrada de acuerdo con los datos emitidos (cantidad, valor, depreciación, clasificación, etc.) por el almacén de origen. En este tipo de operaciones, el almacenista que produce la orden de salida debe informar por escrito al almacenista de la unidad que recibe (por medio de polígama, correo electrónico, etc.), con el propósito de efectuar los cruces contables necesarios y obtener el control de los bienes por parte de las unidades policiales afectadas. A 31 de diciembre de 2012 y a 31 de marzo de 2013, se presentan las siguientes deficiencias en el manejo de los de bienes de la ESAVI:

1. En almacén aparecen como centros de costo de la ESAVI dependencias que pertenecen a otras unidades policiales, especialmente de la División aérea de la Dirección de antinarcóticos, a las que se han transferido bienes sin cumplir con el procedimiento establecido para remesas y que siguen figurando dentro de los activos de la escuela; según se refleja a continuación:

2. Igualmente, la Esavi está haciendo uso en el área académica de simuladores de ala fija y de ala rotatoria pertenecientes a otras unidades policiales, recibidas sin cumplir con el procedimiento establecido, y que no están valorizados, ni aparecen dentro de los activos de la Escuela.

Lo anterior debido a incorrecta decisión de la administración y debilidades de control interno, lo que afecta la revelación de activos de la escuela y genera incumplimiento de la normativa citada. Gestión Presupuestal 2.1.1.2.1. Nivel Central La ejecución presupuestal se practicó conforme a la cadena presupuestal y la constitución de la reserva obedeció a compromisos que a 31 de diciembre de 2012 no se cumplieron, que estuvieron legalmente contraídos, que desarrollaron el objeto de la apropiación y su valor estuvo dentro de los porcentajes permitidos. Sin embargo, se evidenció falta de planeación en la ejecución del gasto, no obstante contar con un presupuesto justificado,



solicitado y asignado oportunamente, requirió emitir alcances reiterativos al proceso contractual, que ocasionaron desgaste administrativo y que significaron superar la vigencia a fin de lograr los objetivos. La apropiación presupuestal surtió adiciones y reducciones debidamente otorgadas, la apropiación definitiva respecto de los gastos de personal y gastos generales fue desagregada mediante resolución y su ejecución se llevó a cabo mediante el Sistema de Información Financiera SIIF. Sobre la apropiación final de $6.197.280,1 millones se ejecutaron $6.197.120,6 millones que representa el 99,997%, a través de sus 71 unidades ejecutoras del gasto a nivel nacional, dejando por ejecutar $159,5 millones que equivalen a 0,003%. La Policía Nacional para la vigencia 2012 contó con 71 unidades ejecutoras del gasto a nivel nacional, de las cuales 18 constituyeron reserva presupuestal por valor de $57.344,0 millones, la cual cumplió con los valores establecidos, obedeció a compromisos que a 31 de diciembre de 2012 no se cumplieron, legalmente contraídos a través de contratos y que desarrollaron el objeto de la apropiación. Se evidenció una situación de riesgo importante que debe ser tenida en cuenta por la Entidad para el mejoramiento de su gestión presupuestal cuyo resultado se incluye en el seguimiento a Función de Advertencia en este mismo informe de Auditoría. 2.1.1.2.2. Nivel Desconcentrado El presupuesto asignado a la MEBUC Policía Metropolitana de Bucaramanga durante la vigencia 2012, fue de $7.491.575.263,84 con una ejecución al finalizar el 31 de diciembre del 100%, el cual fue ejecutado en cumplimiento de su misión institucional, el cual fue ejecutado en concordancia con el Plan de Acción, Plan de Compras y lo preceptuado en el Estatuto Orgánico de Presupuesto y demás normas aplicables. El presupuesto de ingresos de la DECAL durante el año 2012 ascendió a la suma de $4.346.326.842, destacando que el punto de control fue eficaz, toda vez que, ejecutó la totalidad de los recursos aforados. De conformidad con lo analizado se determina que, la DECAL, realizó la incorporación, distribución y modificaciones, del presupuesto asignado para



la vigencia fiscal 2012 de acuerdo con lo normado. Asimismo, conceptuamos que el registro de información presupuestal es razonable y se ajusta a las Resoluciones de presupuestos aprobados en cada uno de los rubros. La Gestión Presupuestal fue eficaz, toda vez que se ejecutó la totalidad de los recursos aforados. De igual forma se verificó la correspondencia del gasto con la naturaleza del respectivo rubro. Asimismo cumplió con la normatividad respecto a los momentos presupuestales. El presupuesto del DECAS, Departamento de Policía de Casanare para la vigencia 2012 tuvo una apropiación inicial de $4.774,9 millones y durante la vigencia se presentaron modificaciones por valor de $404,2 millones, las cuales fueron debidamente soportadas y aprobadas por la autoridad competente, para un presupuesto total de $5.179,1 millones, con una apropiación equivalente al 100%. En el desarrollo de esta línea se evaluó y verificó la calidad de los registros e información presupuestal, examinando la programación, aprobación y ejecución de ingresos y gastos durante la vigencia 2012, comprobando que en la elaboración de los mismos, las transacciones y operaciones que los originaron se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes. En la evaluación presupuestal se determinó que al DEGUV Departamento de Policía Guaviare durante la vigencia 2012, le fueron asignados $3.542 millones los cuales fueron ejecutados en su totalidad, con observancia de los principios de economía y eficiencia. Se verificó la asignación y ejecución presupuestal de todos los contratos tomados como muestra en la línea de contratación, sin determinarse hallazgos. En relación con el rezago presupuestal constituido a 31 de diciembre de 2012, en la Unidad Ejecutora Guaviare no se constituyeron Reservas Presupuestales y las Cuentas por pagar fueron del orden de $239,36 millones. El Presupuesto del DEUIL, Comando de Policía Huila ésta conformado por Aportes de la Nación, a través de los Recursos 10 -Ingresos Corrientes, y Recursos 16 -Fondos Especiales. Los Gastos presupuestados por el Comando Departamental de Policía Huila para la vigencia 2012, ascendieron a $5.502.5 millones, los cuales se



orientaron en un 100% a cubrir los Gastos de Funcionamiento y en especial los Gastos Generales. En la Policía Nacional, DEQUI, durante la vigencia 2012 se ejecutaron $4.881 millones de pesos, correspondientes al 100% del presupuesto asignado. Los recursos de inversión fueron del orden de 301.3 millones y para funcionamiento $4.579.7 millones. El presupuesto asignado al DESAN Comando Departamento de Policía Santander, durante la vigencia 2012, fue de $ 6.146.371.075.72 con una ejecución al finalizar el 31 de diciembre del 100%, el cual fue ejecutado en cumplimiento de su misión institucional, en concordancia con el Plan de Acción, Plan de Compras y lo preceptuado en el Estatuto Orgánico de Presupuesto y demás normas aplicables. El presupuesto asignado a DESUC Comando Departamento de Policía Sucre, durante la vigencia 2012, fue $4.134.021.139,05 Durante la vigencia 2012, la ESAVI ejecutó un presupuesto de gastos por valor de $4.844.74 millones, el cual fue evaluado en su totalidad por el equipo auditor. 2.1.2. Evaluación de Resultados 2.1.1.2. Gestión. En el nivel desconcentrado, se determinó lo siguiente: Departamento de Casanare

Hallazgo 12. Registros de control de armamento - Estación de Policía Pore (D)

En cumplimiento de la Resolución No.074 del 15 de septiembre de 1919, las Estaciones de Policía llevan libros de control en los cuales se registran las entradas y salidas de armamento. En la estación de Policía de Pore se dio apertura al libro rayado de 300 folios, la cual se realizó por parte del Comandante de Estación a folio 5; el primer registro que aparece es del 01/02/2009 y continúa con registros hasta el 31/12/2009 y el respectivo cierre a folio 14; seguidamente, a folio 15, se da apertura para el año 2010 por parte del Comandante de turno.



A folio 17 aparece un registro con fecha 02/07/2010 a las 14:00 que deja constancia de la entrega de material de guerra a tres de los policiales; a renglón seguido (32) del mismo folio, aparece registro de fecha 10/03/2012 en que consta la entrega de armamento por parte del Pt Solano por salir a disfrutar cinco días de vacaciones. Ante reiteradas solicitudes durante la visita realizada a la Estación de Policía se informó por parte del Comandante y Subcomandante, que no existe otro libro en el que se hubieran hecho registros respecto al control de armamento, por lo que se dijo que no se habrían hecho la totalidad de los registros del 2010, ni cierre de esa vigencia, apertura y cierre de la vigencia 2011, no habría un solo registro del control de armamento de 2011, ni se hicieron los registros correspondientes a los meses de enero, febrero y parte de marzo de 2012. En ese sentido la Entidad informó posteriormente sobre la existencia de otros dos libros, con lo cual se puso de manifiesto que existe desorden y descuido en el diligenciamiento y custodia de los libros, como consecuencia de la deficiencia en los controles adoptados al respecto, debido -presuntamente- a que:

No se lleva un libro único, con un orden cronológico, sino que de la respuesta se deduce que se llevaron al menos tres libros, de los cuales solo uno fue encontrado y presentado a la comisión auditora durante los días en que se realizó la inspección física. Existiría duplicidad de registros, puesto que en el libro que fue puesto a disposición de la auditoría constan registros de los meses de marzo a diciembre de 2012 (folios 32 a 60), hay cierre a 31/12/2012 a folio 61 y se inician registros de 2013, los cuales continúan en folios siguientes. Sin embargo en los dos libros de que trata la respuesta -que no fueron presentados al auditor durante la visita- existen registros que coinciden en las fechas con el libro revisado. No se tienen los libros en su totalidad en la Estación o los funcionarios encargados de diligenciarlos y custodiarlos, no conocen con exactitud su ubicación y no tienen un control real y físico sobre los mismos. La ausencia de registros específicos sobre las entradas y salidas de armamento implica falta de control y monitoreo, agravado por las complejas



situaciones y los riesgos que pueden presentarse dado lo delicado del porte y/o manejo inadecuado de las armas, por lo que se establece un hallazgo administrativo con presunto alcance disciplinario.

Hallazgo 13. Seguridad en las instalaciones de las Estaciones de Policía Las condiciones de infraestructura que garanticen seguridad a las instalaciones de las estaciones de policía, como unidades ejecutoras de la misión institucional, son parte de los procesos a cargo de los directivos de cada Departamentos de Policía, en virtud de la representación establecida por el artículo 25 del Decreto 4222 de 2006. En las visitas realizadas a las estaciones de policía, tal como consta en registro fotográfico, se detectaron las siguientes condiciones que no brindan la seguridad adecuada, en concordancia con la misión institucional que éstas cumplen:

Los vidrios de las ventanas no cuentan con ninguna clase de protección, corresponden a vidrios comunes de calibre 3 o 4 mm, sin película de seguridad que eviten que en caso de ruptura produzcan heridas a quienes tengan contacto con sus cortes. Las ventanas de puesto de guardia de la estación de Tauramena no tiene ninguna clase de vidrios lo que también representa una enorme exposición a cualquier elemento que sea lanzado desde fuera en horarios en los que no hay cierre total de la vía. En Tauramena, la entrada a la garita izquierda del bunker, se encuentra en el puesto de guardia, cuya área es tan pequeña que hace que sobre la tapa de la garita se encuentren ubicadas la mesa y la silla del Comandante de Guardia, lo que dificulta el acceso al bunker de manera ágil e inmediata. Esta estación colinda con un predio en el cual funcionan instalaciones y equipos de una empresa de telecomunicaciones, el cual no cuenta con mayor cerramiento y cuyas condiciones de seguridad son mínimas, lo que a su vez afecta las de la policía porque permiten un eventual acceso directo al segundo piso de ésta. En Tauramena, la escalera de acceso a las garitas aéreas no ofrece condiciones adecuadas de espacio que permitan el acceso ágil y cómodo de un policial armado con fusil que se movilice a defender las instalaciones en cumplimiento del plan defensa adoptado.



Dicha escalera está hecha en varilla de hierro muy delgada anclada a la pared, cuyos peldaños se separan del muro a no más de 10 centímetros, lo que no permite apoyar el pie con seguridad y firmeza y está rodeada de una especie de enmallado metálico que limita el área y dificulta significativamente el tráfico con un arma tipo fusil, máxime cuando están diseñadas para ser utilizadas especialmente en situaciones de emergencia en las que la rapidez de respuesta puede ser vital. De igual manera el orificio de salida es muy reducido para cumplir con esa misión; similar situación con la escalera se presenta en la Estación de Maní. En Maní los orificios de acceso a los bunkers aunque son de adecuado tamaño, revisten un riesgo puesto que no están tapadas de una manera segura sino que dichos accesos (huecos) están cubiertos, en la parte frontal de la estación, con la pieza superior de una mesa plástica y en el bunker trasero, con trozos de madera y láminas de zinc. En Pore, las garitas subterráneas que se encuentran en el bunker frontal, tienen tapadas las astilleras o troneras debido a que se construyó un cerramiento exterior general del predio cuya base es en muro a una altura que impide disparar por esta abertura. En San Luís de Palenque, si bien la construcción es de las llamadas “post conflicto”, la ubicación del puesto de guardia no ofrece visión perimétrica a quien la preste, dada la ubicación geográfica en que fue construida y el muro que limita la visualización. Por lo anterior, el puesto funciona de forma provisional y móvil en la parte frontal de la estación, donde tiene mayor exposición a una eventual agresión desde fuera. Departamento de Guaviare

Hallazgo 14. Metas del cuatrienio Política Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana

Revisados los indicadores del Comando Departamento Policía Guaviare de las vigencias 2011 y 2012, se encontró un aumento en los delitos de impacto que afectan la seguridad ciudadana: Lo anterior indica que las acciones emprendidas por el Comando durante el 2012 no lograron disminuir dichos delitos frente a la vigencia anterior.



Ahora bien, frente a las metas el cuatrienio se observó que pasadas dos vigencias (2011 y 2012) en la jurisdicción del Comando Guaviare aún no se cumplen con las tasas esperadas por cada 100.000 habitantes frente a los delitos de homicidio común y lesiones personales. Lo anterior indica que se deben fortalecer las acciones con el fin de dar cumplimiento a las metas de la Política Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana. No obstante lo anterior, no se puede dejar de lado que ha existido una reducción ostensible frente a las estadísticas de hace 5 años en la tasa de homicidios, pues esta se situaba en 152 en el 2007; así mismo, no obstante el incremento del delito de extorsión en el 2012, el Comando ha logrado importantes capturas tendientes a su disminución. Hallazgo administrativo.

Hallazgo 15. Estación de Policía Calamar Se determinó que la Estación de Policía de Calamar Guaviare desde hace 10 años se encuentra en un bien inmueble que es titular el municipio de Calamar, del cual mediante Acuerdo municipal del concejo se autorizó al alcalde para su cesión desde febrero de 2008, sin embargo a la fecha no se encontró un documento oficial de entrega formal. Dicho bien según afirmaciones del comandante de la Estación, no cumple con las condiciones de área, con el fin de invertir recursos para su futura construcción y a la fecha no se ha logrado obtener un terreno que cumpla con dicha condición. Denotándose falta de coordinación interinstitucional entre la alcaldía de Calamar y El Comando Departamento de Policía Guaviare. Hallazgo Administrativo.

Hallazgo 16. Legalización de Predios Las bases de Palmeras en el municipio de El Retorno, las de Puente Balín y Carreteras en Calamar y las cinco existentes en Miraflores no cuentan con terrenos a nombre del Comando de Policía. La no legalización de los predios denota debilidades en la gestión del Comando Guaviare, colocando en riesgo la permanencia de la policía en sitios estratégicos de los municipios, por cuanto los Entes territoriales o particulares en cualquier momento pueden realizar el desalojo de los predios ocupados. Hallazgo Administrativo.



Hallazgo 17. Construcción de la sede del Comando Departamento de Policía

Mediante Acuerdos de septiembre de 2011 y marzo de 2012 se autorizó al alcalde municipal de San José del Guaviare para la compra del terreno en el cual se construirá el Comando de Policía Guaviare, no obstante lo anterior, ha transcurrido más de 1 año y no se ha logrado este objetivo, denotándose falta de coordinación interinstitucional por parte de dichas entidades, por cuanto se detectó que en unas ocasiones existen observaciones de ambas entidades de tipo ambiental y/o estratégico frente a la ubicación del terreno. Hallazgo Administrativo.

Hallazgo 18. Buzones de recepción de Quejas

En visitas practicadas a las Estaciones de Policía de El Retorno y Calamar, se encontró que los buzones para la recepción de quejas estaban ubicados al interior de las Estaciones, limitándose la participación de la comunidad en cuanto a la privacidad para interponer las mismas. Lo cual no permite al Comando de Policía y sus Estaciones tener una real percepción de la ciudadanía frente a la prestación del servicio y el actuar de sus funcionarios. Hallazgo Administrativo. Departamento del Huila

Hallazgo 19. Indicadores Plan de Acción 2012 Metodología para la formulación y Operacionalización del Plan Estratégico Institucional. Versión 2. Del 23 de noviembre de 2011. Evaluado el Plan de Acción 2012 a través de los indicadores diseñados e implementados por la Policía Nacional, se establece que el Comando Departamento de Policía Huila no alcanzó las metas propuestas en los diferentes procesos misionales. Respecto del Proceso Misional de Convivencia y Seguridad Ciudadana, revisadas las actividades adelantadas, además de evidenciarse que no alcanzaron las metas propuestas, también se establece deficiencias respecto del diseño de los indicadores, por cuanto algunos de ellos dependen o están directamente asociados a factores externos que se escapan del control total de la entidad, como es el caso de los homicidios, deficiencia que impide medir en forma eficaz y efectiva la gestión de dichos procesos.



Situación similar acontece con los indicadores de: Credibilidad de la Comunidad en el Servicio de Policía; Acciones Contra el Homicidio; Acciones Contra Hurto a Comercio; Acciones Contra Hurto de Vehículos; Acción Contra Hurto a Entidades Financieras; Acciones Contra Hurto a Personas; Acciones Contra Lesiones Comunes; Acciones Contra Delitos Sexuales; Índice de Capturas; Control de Armas de Fuego; Control de Droga Ilícita Incautada, indicadores éstos en los cuales los resultados alcanzados están por debajo de las metas propuestas. Departamento de Nariño

Hallazgo 20. Cumplimiento de metas establecidas en el Plan Estratégico La formulación estratégica institucional es uno de los elementos fundamentales del Direccionamiento Estratégico, precisa el marco filosófico de la Institución que inspira y moviliza el accionar institucional a través de la definición de la Mbisión, Visión, MEGA, Principios y Valores Institucionales y Políticas Institucionales, convirtiéndose en el eje de ruta de la Planeación Estratégica. El Planteamiento estratégico desarrolla el plan estratégico institucional (Mapa Estratégico Institucional y Cuadro de Mando Integral), el cual se ejecuta a través de planes de acción de segundo y tercer nivel de despliegue. Este componente se fundamenta en el establecimiento y articulación de los lineamientos de la Dirección. Debido al incremento de los factores generadores de violencia en la región, el Comando de Policía Nariño no cumplió con dos de las metas establecidas en el Plan Estratégico Institucional que proyectaban lograr una reducción de los delitos de impacto del 10% con respecto al año anterior, e incrementar la credibilidad, confianza y apoyo de la comunidad en el servicio de policía, lo que hizo que no se cumplan de manera global las expectativas en cuanto a metas establecidas por la Dirección General de la Institución. La determinación del hallazgo se sustenta en el análisis de los siguientes resultados: El indicador de Delitos de impacto Paso de 8.610 a 8.638 lo que representa un incremento de un número de 28 delitos cometidos en la vigencia 2012, teniendo una calificación de deficiente, por cuanto no se alcanzó la meta, que era una disminución del 10%, que representaba 86 delitos, en cambio se incrementó en 28, que representa el 3%



Además, en la verificación de las cifras contenidas en el Plan de Acción, se pudo establecer que los reportes que se presentan a la fecha, por parte del centro de investigación criminal (CIC), indican un número mayor de acciones delincuenciales para el año 2012 en cuanto al hurto de personas. Siendo el Distrito Pasto el que representa el 79.3% del total de 2.513 de hurtos cometidos en el Departamento de Nariño, siguiendo en su orden el Distrito de Ipiales, con 326 y el Distrito de Tumaco con 101 hurtos. Con relación a Homicidio común, tenemos que el Distrito de Tumaco con 279 casos representa el 42.6%, del total de homicidios cometidos en el Departamento de Nariño, siguiendo en su orden, el Distrito de Pasto con 89 casos y el Distrito de Ipiales con 75. El indicador que evalúa el objetivo estratégico C3 que consiste en lograr la credibilidad, confianza y apoyo de la comunidad en el servicio de policía, se mide a través de una encuesta realizada por una firma particular, cuyo resultado para la vigencia 2012, fue un bajo índice de credibilidad de la ciudadanía frente al servicio de policía. De una meta de 4 se obtiene 2.73, lo cual indica que se deben hacer más esfuerzos para lograr mejorar la imagen de la ciudadanía con respecto al trabajo de la Institución.

Hallazgo 21. Planes Integrales de Convivencia y Seguridad Ciudadana El Plan Integral de Seguridad y Convivencia Ciudadana (PISCC), es un documento elaborado de manera conjunta por las autoridades político-administrativas y las agencias de seguridad y justicia, que laboran en una jurisdicción específica (departamento y/o municipio); el cual debe incluir estrategias, acciones, programas, cronograma de ejecución y los resultados esperados, que permitan atender de manera holística e integral las problemáticas y los hechos que generan violencia e inseguridad. De igual forma, debe incluir acciones que permitan afianzar las relaciones sociales de respeto a la vida y de protección a los derechos humanos individuales y colectivos. Los PISCC deben ser elaborados de manera conjunta por las autoridades político administrativas y la Policía Nacional, con la participación de las autoridades de justicia que tienen jurisdicción en el territorio, por tanto, las políticas públicas de convivencia y seguridad ciudadana en los municipios, requieren el trabajo interinstitucional entre la Alcaldía, la Policía y la



ciudadanía, la elaboración concertada del Plan y su aprobación por los entes competentes, le permite a la Policía obtener recursos del presupuesto que tenga destinado el ente territorial para seguridad y convivencia y ejecutar de una manera armónica y programada los recursos obtenidos del impuesto de Seguridad Ciudadana. La vigencia de los PISCC es igual al período de gobierno de los Alcaldes y Gobernadores, 4 años (Acto Legislativo 2 de 2002 artículo 1°); así mismo, es importante que cada año se elabore un plan de acción a través del cual se cumpla con los objetivos del PISCC, además, de acuerdo a lo dispuesto en el Decreto 399 de 2011, también debe elaborarse un Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI), a través del cual se determine la inversión de los recursos de los Fondos Cuenta Territoriales de Seguridad y Convivencia Ciudadana (FONSET) en las acciones contenidas en el PISCC. La elaboración de los PISCC es necesaria para atender de manera coordinada, integral y preventiva las situaciones que afecten la convivencia y seguridad ciudadana, así como para tener un fundamento sobre el cual ejecutar los recursos de los Fondos Cuenta Territoriales de Seguridad y Convivencia Ciudadana (FONSET). (Ley 1421 de 2010, artículo 6°). La implementación y seguimiento a los PISCC corresponde tanto a los Consejos de Seguridad - (Decreto 2615 de 1991, artículo 10, numeral 3) como a los Comités Territoriales de Orden Público - (Decreto 399 de 2011, artículo 18, numeral 2). De igual forma, corresponde a la ciudadanía desarrollar procesos de veeduría, control social y participar de las rendiciones de cuentas en la materia. Los planes integrales de Seguridad y convivencia ciudadana se deben elaborar con la participación efectiva de todos los miembros de los consejos de seguridad del orden territorial, de acuerdo a las autoridades que interactúen en la jurisdicción municipal, que generalmente son: el Ejército, la Policía y la Fiscalía General de la Republica, a través del C.T.I. De la revisión de los Planes presentados por los Comandantes de Estación y Distritos que corresponden a los municipios de: Pasto, Ipiales, Tumaco, Tuquerres, Buesaco, Cumbitara, la Unión, Sandoná, los Andes y el Contadero; se tiene lo siguiente: Los Planes Integrales de Seguridad y Convivencia Ciudadana, (PISCC), fueron elaborados únicamente por los comandantes de estación y distritos



que pertenecen al Comando de Policía Nariño, contienen una descripción detallada de las características físicas, culturales y demográficas del municipio y un análisis del comportamiento delincuencial; pero carecen de: un plan de acción para combatir los fenómenos delictivos que afrontan los entes territoriales, cronogramas de ejecución, metas e indicadores que permitan verificar y evaluar su seguimiento y evaluación, de igual manera no se precisa los recursos que se necesitan para la implementación del Plan y no se realiza informes de evaluación y seguimiento sobre su ejecución. Por falta de una mayor gestión por parte de comandantes de distrito y estaciones para la elaboración del Plan Integral de Seguridad y Convivencia, no se accede de manera planeada y oportuna a los recursos obtenidos por los entes territoriales por concepto de la contribución especial de seguridad ciudadana, lo cual evidencia una deficiencia en los mecanismos de control interno para lograr que estos planes cumplan su cometido, desde su planeación, formulación, discusión, aprobación, seguimiento y evaluación.

Hallazgo 22. Funcionamiento de los Fondos de Seguridad y Convivencia Ciudadana (D)

El Articulo 6 de la Ley 1421 de 2010 establece que el artículo 119 de la Ley 418 de 1997, se modifica de la siguiente manera: “En virtud de la presente ley, en todos los departamentos y municipios del país deberán funcionar los Fondos de Seguridad y Convivencia Ciudadana con carácter de “fondo cuenta”. Los recursos de los mismos, se distribuirán según las necesidades regionales de seguridad y convivencia, de conformidad con los planes integrales de seguridad, en materia de dotación, pie de fuerza, actividades de prevención, protección y todas aquellas que faciliten la gobernabilidad local. Estas actividades serán administradas por el gobernador o por el alcalde, según el caso, o por el Secretario del Despacho en quien se delegue esta responsabilidad, de conformidad con las decisiones que para ello adopte el comité de orden público local. Las actividades de seguridad y orden público que se financien con estos Fondos serán cumplidas exclusivamente por la Fuerza Pública y los organismos de seguridad del Estado; las que correspondan a necesidades de convivencia ciudadana y orden público serán cumplidas por los gobernadores o alcaldes.” Los recursos que se recauden a través de los Fondos de Seguridad y Convivencia Ciudadana con carácter de fondo cuenta se destinan para la realización de gastos destinados a propiciar la seguridad y la convivencia



ciudadana, para garantizar la preservación del orden público en conceptos como dotación, material de guerra, reconstrucción de cuarteles y otras instalaciones, compra de equipo de comunicación, compra de terrenos, montaje y operación de redes de inteligencia, recompensas a personas que colaboren con la justicia y seguridad de las mismas; servicios personales, dotación y raciones. El POAI de un FONSET se constituye en el vínculo entre el Plan Integral de Seguridad y Convivencia Ciudadana (PISCC) y el Sistema Presupuestal de cada ente territorial, así como el funcionamiento de la cuenta especial denominada (FONSET); toda vez que es el instrumento de programación de la inversión anual en el que se relacionan los proyectos de inversión clasificados de acuerdo con las estrategias o líneas de acción del PICSC. Así las cosas, debe existir una correspondencia entre los recursos destinados para los temas de orden público, convivencia y seguridad ciudadana, las prioridades definidas en el PICSC y las metas trazadas. El POAI de los FONSET va a permitir programar la inversión que se ejecutará en la vigencia fiscal en los temas de seguridad. La Ley 1421 del 21 de diciembre de 2010, dispuso en el artículo 6° que los Fondos Cuenta Territoriales de Seguridad y Convivencia Ciudadana (FONSET) tienen el carácter de “Fondos Cuenta”, señalando que: “Los recursos de los mismos, se distribuirán según las necesidades regionales de seguridad y convivencia de conformidad con los planes integrales de seguridad, en materia de dotación, pie de fuerza, actividades de prevención, protección y todas aquellas que faciliten la gobernabilidad local. Estas actividades serán administradas por el gobernador o por el alcalde, según el caso, o por el secretario del despacho en quien se delegue esta responsabilidad, de conformidad con las decisiones que para ello adopte el Comité de Orden Público Local. Las actividades de seguridad y orden público que se financien con estos Fondos serán cumplidas exclusivamente por la Fuerza Pública y los organismos de seguridad del Estado; las que correspondan a necesidades de convivencia ciudadana y orden público serán cumplidas por los gobernadores o alcaldes”. Se observó que existe una gran debilidad administrativa, de control y seguimiento a las inversiones que los municipios realizan con los recursos de los fondos-cuenta territoriales al no existir un documento de planeación que permita de manera técnica, concertada y con base a proyectos y programas a realizar; la asignación, distribución y ejecución de los recursos captados



por este concepto, se deja a libre criterio y discrecionalidad del ordenador del gasto tanto municipal como departamental, la ejecución de estos recursos, evidenciándose en esta auditoría que no existe un control oportuno y efectivo por parte de los organismos de vigilancia fiscal y disciplinaria sobre el manejo que hacen de estos recursos los Gobernadores y alcaldes en su respectiva territorialidad. Al no tener competencia sobre el control y vigilancia de los recursos de los Fondos Cuenta Territoriales, las entidades públicas que tienen la misión constitucional de procurar la seguridad y convivencia pacífica del territorio nacional, como la Policía Nacional, se limitan a dirigir a la administración territorial, oficios de solicitud de apoyos económicos que en la mayoría de casos tienen que ver con subvención de gastos administrativos y operativos de la entidad policial y no para la ejecución de planes o proyectos debidamente estructurados que propendan por disminuir los problemas delincuenciales y de convivencia ciudadana que afectan a cada municipalidad. Lo anterior genera el riesgo de utilizar estos recursos en conceptos diferentes a los autorizados en la norma. Frente al manejo de estos recursos por parte del Gobernador de Nariño y de los Alcaldes Municipales, se evidencia en el cuadro siguiente, que los entes territoriales, de los recursos obtenidos con destino al Fondo de Seguridad entregaron a la Policía Nacional bienes y servicios que no estaban contemplados dentro del Plan Integral de Seguridad y Convivencia Ciudadana, así:

Tabla No. 6 Ingresos destinados a la Policía Nacional del Fondo de Seguridad

Vigencia 2012

ENTE TERRITORIAL Valor Destinado a la Policía $ Millones

Gobernación de Nariño 110.4

Municipio de Pasto 724.3

Municipio de Ipiales 605.6

Municipio de Túquerres 40.7

Municipio de La Unión 31.7

Municipio de San Pablo 21.8

Municipio de Cumbal 39.0

Municipio de La Cruz 84.0

Municipio de Policarpa 109.9

Municipio de Sandoná 32.0 Fuente: Equipo Auditor



El presente hallazgo tiene una connotación administrativa con presunta incidencia disciplinaria. Departamento de Quindío

Hallazgo 23. Cumplimiento de Metas Plan de Acción De acuerdo con el Plan de Acción para el año 2012, se fijaron varias metas dentro del objetivo misional del Departamento de Policía Quindío las cuales no lograron cubrir las expectativas esperadas, cuyo resultado afectó de manera negativa la imagen de la institución. De las metas planteadas para 2012, las siguientes no se cumplieron respecto a la vigencia 2011: Reducir los delitos de impacto en un 10%, se alcanzó a reducir estos delitos en un 4%. Reducir el delito hurto a comercio en un 10%, solo se logró disminuir este delito en el 1%. Reducir el delito hurto a personas en un 10%, el delito tuvo una reducción del 3% Reducir el delito hurto a residencias en un 10%, el delito aumento en un 3%. Reducir el delito hurto a motocicletas en un 10%, el delito aumento un 8%. Lo anterior trae como consecuencia el no cumplimiento de las metas trazadas en el Plan de acción, debido a debilidades en el seguimiento, medición y análisis de las metas y a la falta de aplicar procedimientos de control interno que vigile el cumplimiento de estas, tal como lo establece la Ley 872 de 2003, la Ley 87 de 1993, el Decreto 1537 de 2001 y la Resolución 3296 de 2010. Departamento de Sucre

Hallazgo 24. Efecto Políticas de Convivencia y Seguridad Ciudadana El numeral 8.7: la nueva respuesta policial frente al reto de la Seguridad Ciudadana contenida en el capítulo VIII “Estrategia de Policía Nacional para la consolidación de la Seguridad Ciudadana define: Dentro de la Política Publica de Convivencia y Seguridad Ciudadana el Departamento de Policía Nacional, ha expuesto… “trazar una hoja de ruta, tanto para las instituciones del ámbito nacional como local, con el fin de garantizar que el abordaje de las problemáticas de violencia y delincuencia de manera integral, para lo cual se han diseñado 16 estrategias orientadas al mejoramiento de las condiciones



de Seguridad Ciudadana, cuyo compromiso es lograr disminuir la tasa de homicidios y hurtos en el país, a través de educación para la prevención en convivencia y seguridad ciudadana, así como la estrategia para la consolidación de la Seguridad Ciudadana y vigilancia comunitaria por cuadrantes (numeral 6.2.2) enmarcada dentro de la Política Pública, permitiendo la asignación de responsabilidades en área específica, potencializando el conocimiento y accionar policial, a través de un modelo integral de servicio de policía y la Matriz Estratégica Unidades Policiales Desconcentradas Nivel III 2011-2015, que estableció las metas de reducción del -10% de los delitos que afectan a la Política de Convivencia y Seguridad Ciudadana. No obstante a lo anterior, el Departamento de Policía Sucre para la vigencia fiscal 2012 incumplió en un - 9% la reducción de los delitos de impacto que afectan a la Seguridad Democrática y a la Seguridad Ciudadana; toda vez que los delitos aumentaron en un 14% y el 1%; debido a la ineficiente sensibilización en la ciudadanía en la educación y prevención de los delitos que afectan a la Convivencia y Seguridad Ciudadana a la ineficiente implementación de la política de Vigilancia Comunitaria por Cuadrantes; lo que generó aumento en la inseguridad, y la criminalidad y por ende no se cumpla con el objetivo de la Política de Convivencia y Seguridad Ciudadana. Este es un hallazgo administrativo. 2.1.1.3. Seguimiento al Plan de Mejoramiento 2.1.1.3.1. Nivel Central En relación con el Plan de Mejoramiento, se evidenció que la Entidad realizó acciones tendientes a superar los hallazgos detectados, conforme a las acciones, metas y temporalidad establecidas en el mismo. No obstante, algunas de ellas fueron inefectivas, en tanto que se continúan presentando las deficiencias descritas en los hallazgos, de acuerdo con las situaciones que se incluyen en este informe en relación con planeación contractual, supervisión de contratos, interventoría a contratos de obra, entre otros. El Plan de Mejoramiento consolidado se refiere a las vigencias 2008 a 2012, con corte a 31 de diciembre de 2012, el cual contiene 2.045 metas, de las cuales se reportan como cumplidas 1.968, pendientes 75 y vencidas 2. La Entidad reportó que el nivel de avance es satisfactorio con un 96,43% % y nivel de cumplimiento satisfactorio del 99,93%, cumpliendo lo dispuesto en la



Resolución de la CGR No. 6289 de 2011 y la Circular 024 de 2011, siendo presentado dentro del plazo establecido por medio del aplicativo SIRECI. Se verificó el cumplimiento de metas en relación con los hallazgos contenidos en el Plan de Mejoramiento para cada uno de los procesos analizados. Se comprobó la existencia del documento soporte reportado como parámetro para el cumplimiento de la meta propuesta por la Entidad e incorporado como tal en el mismo, para los siguientes procesos: - Planeación Presupuestal: Este proceso contiene acciones de mejora para las vigencias 2008, 2009, 2010 y 2011, sobre 16 hallazgos compuestos por 58 metas, las cuales fueron revisadas en su totalidad y se evidenció que fueron cumplidas dentro de los plazos establecidos, por lo tanto, deben ser excluidas del resultante Plan de Mejoramiento de la Entidad. - Direccionamiento Estratégico: Este proceso contiene acciones de mejora para las vigencias 2007, 2009, 2010 y 2011, sobre 64 hallazgos compuestos por 112 metas, las cuales fueron revisadas en su totalidad y se evidenció que fueron cumplidas dentro de los plazos establecidos, por lo tanto, deben ser excluidas del resultante Plan de Mejoramiento de la Entidad. - Comunicación Pública: Este proceso contiene acción de mejora para la vigencia 2011, sobre un hallazgo compuesto por una meta, la cual fue revisada y se evidenció que fue cumplida dentro del plazo establecido, por lo tanto, deben ser excluidas del resultante Plan de Mejoramiento de la Entidad. - Administración Red de Servicios: Este proceso contiene acción de mejora para la vigencia 2010, sobre un hallazgo compuestos por 7 metas, las cuales fueron revisadas y se evidenció que se cumplieron dentro de los plazos establecidos, por lo tanto, deben ser excluidas del resultante Plan de Mejoramiento de la Entidad. - Procedimientos de Personal: Este proceso contiene acciones de mejora para las vigencias 2007, 2008, 2009, 2010 y 2011, sobre 57 hallazgos compuestos por 258 metas, de las cuales fueron revisadas en su totalidad 236 evidenciando que fueron cumplidas dentro de los plazos establecidos, por lo tanto, deben ser excluidas del resultante Plan de Mejoramiento de la Entidad, quedando pendientes 22 metas por encontrarse vigentes. - Administración Recursos Financieros: Este proceso contiene acciones de mejora para las vigencias 2008, 2009, 2010 y 2011, sobre 54 hallazgos



compuestos por 136 metas, las cuales fueron revisadas en su totalidad y se evidenció que fueron cumplidas dentro de los plazos establecidos, por lo tanto, deben ser excluidas del resultante Plan de Mejoramiento de la Entidad. - Elaboración, Ejecución y Liquidación de Contratos: Este proceso contiene acciones de mejora para las vigencias 2004, 2005 y 2006 (Reprogramadas), 2007, 2008 (DIJIN), 2009, 2009 (DICAR), 2009 (DITRA), DEPARTAMENTO DE POLICIA CUNDINAMARCA, DEPARTAMENTO DE POLICIA BOYACA y VIGENCIA 2010, las cuales fueron revisadas en su totalidad y se evidenció que fueron cumplidas dentro de los plazos establecidos, por lo tanto, deben ser excluidas del resultante Plan de Mejoramiento de la Entidad. - Actuación Jurídica: Este proceso contiene acciones de mejora para las vigencias 2008, 2009, 2010 y 2011, las cuales fueron revisadas en su totalidad y se evidenció que fueron cumplidas dentro de los plazos establecidos, por lo tanto, deben ser excluidas del resultante Plan de Mejoramiento de la Entidad. 2.1.1.3.2. Nivel Desconcentrado En la MEBUC el seguimiento realizado al Plan de Mejoramiento recayó al suscrito en el 2011, que correspondía a la vigencia 2010, el cual alcanzó al 31 de diciembre de 2012, un grado de cumplimiento del 100% y un avance real 77,19%, de las acciones correctivas, objetivos y metas propuestas, según soportes verificados en la suite visión que le competen a la Policía Metropolitana de Bucaramanga. Con respecto al Plan de Mejoramiento de la auditoría practicada en la vigencia 2012, la Policía Nacional no ha suscrito dicho Plan quedando pendiente su incorporación y la revisión respectiva. En el DECAS, la Oficina Regional de Control Interno quien se encarga del seguimiento periódico al Plan de Mejoramiento, en Acta No.20 del 13 de octubre de 2012 reporta los resultados de la auditoría específica a las acciones de mejora y teniendo en cuenta la revisión efectuada a los soportes de cumplimiento realizados por el Departamento de Policía Casanare a los planes de mejoramiento suscritos con ocasión de las auditorías realizadas en las vigencias 2008 a 2012, y la verificación a 284 metas a cumplir en los 17 procesos, se pudo confirmar que la unidad presentó y viene realizando estos



cumplimientos aportando al mejoramiento de los procesos en un avance del 97,3%. En el DENAR, de la evaluación del cumplimiento de las actividades de mejoramiento, se constata que el Plan de Mejoramiento presenta un cumplimiento del 96%, donde se observa, que de un total de once (11) acciones de mejoramiento planteadas, nueve (9) se cumplieron en su totalidad y dos (2) presentan un cumplimiento parcial de 72% y 83%. En el DESAN, el seguimiento realizado al último Plan de Mejoramiento suscrito el 10 de julio de 2012, correspondiente a la vigencia 2010, presenta un grado de avance y cumplimiento del 95.7%, a marzo de 2013, de las acciones correctivas, objetivos y metas propuestas, que le competen al Ente auditado, según soportes verificados en el aplicativo “Suite Visión Empresarial”; por cuanto existen acciones con fecha límite de cumplimiento a 30 de octubre de 2013. Para la ESAVI, teniendo en cuenta que es la primera vez que la Contraloría General realiza auditoría a este punto de control, no se encontró plan de mejoramiento vigente. Departamento de Sucre

Hallazgo 25. Seguimiento al Plan de Mejoramiento (Beneficio de Auditoría) El contrato No. 39-2-10044-12 tiene por objeto la adquisición de productos agrícolas, así: Semillas maíz Hibrido x 5 Kilos, cantidad 66 por $5.940.000 y semillas de maíz variedad x 5 Kilos, cantidad 272, por $6.800.000; semillas ají pimentón x sobres de 20 grs, cantidad 30 sobres, por $300.000, semillas de tomate rio grande x 5 gramos sobres, cantidad 100, por valor de $200.000, semillas tomate chonto grande x 5 gramos sobres 100, por valor de $200.000, semillas de tomate santa cruz grande x 20 gramos sobre 50, por $500.000, semillas de melón x 5 gramos sobres 20, por $40.000 y semillas de pepino x 5 gramos sobres 100, por $300.000. Para constatar la ejecución de este contrato, el día 22 de marzo de 2013 se realizó visita fiscal al Granero en la Malla, evidenciándose que algunos productos agrícolas aún no se encuentran disponibles en este depósito en su totalidad, como lo establece el contrato. (…), por lo que se estableció un faltante de los siguientes productos agrícolas: 100 bolsas de 5 Kg de maíz variedad x 5 kilos, 40 sobres de 5 gr de semillas de tomate, 15 sobres de 5 gr



de pimentón, 20 sobres x 5 gr de pepino y 10 sobres de 5 gr de semillas de melón. De esta manera se observa que existe una diferencia de $11.470.000.. En consecuencia se realiza segunda visita el 11 de abril de la presente vigencia encontrando que estos elementos o semillas fueron reintegrados, en cuantía de $11.470.000. El acto reiterativo de no tener la totalidad de los elementos adquiridos en el Almacén del auditado, es debido a que éste no tiene la capacidad locativa para conservar y preservar los bienes adquiridos; lo que puede ocasionar que los elementos se desvíen, que no se cumpla con el objeto contractual y por ende se generaría un detrimento. Una vez comunicada la deficiencia a la entidad, esta procedió a efectuar acción correctiva en el sentido de solicitar al proveedor el suministro de los bienes faltantes y al equipo auditor para que efectúe la verificación. El día 11 de abril de 2013, mediante segunda visita fiscal realizada al granero en la Malla, se constató la existencia física de los elementos o semillas por $11.470.000; constituyéndose esta situación en un beneficio del proceso auditor. 2.1.1.4. Legalidad 2.1.1.4.1. Nivel Central La Policía Nacional – la DIRAF- Dirección Administrativa y Financiera durante la vigencia 2012 celebró 246 contratos por valor inicial de $373.541,5 millones y ejecutó 44 contratos de otras vigencias por $42.864,9 millones.

Tabla No. 7 Modalidades de Contratación

Millones de $

Modalidad Valor Final con Adiciones

Cantidad Participación

Arrendamiento 995.2 11 0.21

Compraventa 203.867.4 136 43.77

Consultoría 10.486.7 23 2.25

Interadministrativo 91.560.1 24 19.66

Interventoría 838.0 4 0.18

Obra 105.140.4 21 22.57

Prestación de Servicios 52.806.6 68 11.34



Prestación Servicios 27.1 1 0.01

Suministros 35.5 2 0.01

TOTAL 465.757.0 290 100.00

Fuente: Equipo Auditor

De las modalidades dentro del proceso de contratación antes relacionado, se destaca la compraventa con una participación del 47.77% ($203.867.4 millones, seguida de la de obra con el 22.57% ($105.140.4 millones). Para esta labor, se realizó una selectiva de los contratos suscritos por la Entidad durante la vigencia 2012 y los suscritos durante las vigencias 2010 y 2011 que se ejecutaron en la vigencia 2012, utilizando el sistema de muestreo aleatorio simple, tomando la población informada por la Entidad Auditada, obteniendo la siguiente muestra para análisis. En el Nivel Central, se verificaron en la línea contractual 14 contratos por valor inicial de $79.564.7 millones. Además, en la línea contable, se auditó 1 contrato correspondiente a la vigencia 2011 por $1.765.6 millones y 4 más de la vigencia 2012 por $84.583.5 millones. Igualmente, en la línea presupuestal se analizaron 5 contratos de la vigencia 2011 por $30.642.1 millones y 22 de 2012 por 39.199.6 millones. De lo cual se obtuvo el siguiente resultado de verificación porcentual:

Tabla No. 8 Relación Contratos Auditados Nivel Central

Cifras en Millones de Pesos

PARAMETROS CANTIDAD VALOR

UNIVERSO CONTRATOS Ejecutados y Suscritos en la vigencia 2012

290 100 % $465.756.9 100%

CONTRATOS AUDITADOS 46 15,9% $235.755.5 50,6 %

Fuente: Equipo Auditor CGR Nivel Central

Adicionalmente, en el seguimiento al proyecto “Construcción, Reforzamiento, Adecuación, Remodelación, Mantenimiento y Dotación de las Instalaciones del Complejo Muzú”, se auditaron 4 contratos más, de la vigencia 2012 por $8.900.millones. Para un total de muestra evaluada, del 52,5%. En los puntos de control se evaluaron los siguientes porcentajes.

Tabla No.9 Relación Contratos Auditados Nivel Desconcentrado

Cifras en Millones de Pesos



PUNTO CONTRATACIÓN MUESTRA % Auditado

en Valor

Mebuc 98 6.197,9 34 5.438,4 87,75

Decal 58 3.965,2 20 2.703,7 68,18

Decas 38 5.864,3 29 5.625,0 95,92

Deguv 77 4.614,7 14 3.511,0 76,08

Deuil 63 4.135,0 24 3.133,0 75,77

Denar 124 5.878,0 32 3.215,0 54,70

Dequi 65 4.327,5 18 3.436,5 79,41

Desan 75 5.168,5 28 4.615,8 89,31

Desuc 85 3.415,5 39 2.389,6 69,96

Esavi 50 4.688,0 34 4.626,2 98,68

Fuente: Reportes de Auditoría

Hallazgo 26. Archivo Documental

En los contratos N° N°PN DIRAF- 06-7-10107-10, N°PN-DIRAF N° 06-6-10077-11DIRAF 06-6-10084-11, N°DIRAF N° 06-3-10090-11, N° PN ECSAN CD 020-2012, N° PN DIRAF-06-7-10025-12, N° PN DIRAF- 06-3-10055-12, N° PN DIRAF N° 06-2-10076-12, N°PN DIRAF N° 06-2-10084-12, N°PN DIRAF- 06-2-10106-12, N° PN ECSAN 69-6-10117-12N°PN ECSAN 69-3-10121-12, N° PN ECSAN CD 69-6-10135-12, N° PN DIRAF N° 06-2-10192-12, PN DIRAF N° 06-2-10192-12, se evidenció deficiencias en el archivo de los documentos en los expedientes contractuales, presentándose irregularidades así: Deficiencias en la foliatura, documentos archivados sin organización ni orden cronológico, doblemente archivados, sin firma de autor ó sin firma de recibido, sin fecha, sin atender a secuencia en la vigencia de creación, archivados en carpeta diferente a la que corresponde, incompletos o que formando parte del proceso no se encontraban archivados dentro de la carpeta respectiva, etc. La anterior situación, se presenta debido a deficiencias en los mecanismos de seguimiento y monitoreo existentes y a debilidades en el Sistema de Control Interno de la Entidad, lo que ocasiona riesgos en el registro del proceso contractual, y dificultades en la ubicación rápida y adecuada de los documentos soportes pertinentes así como la inaplicación de la Ley 594 de 2000 y normas complementarias (Acuerdo 42/02 del Archivo General de la Nación).



ETAPA PRECONTRACTUAL En la contratación estatal, la Entidad inicia el proceso con la planeación del negocio, ante lo cual debe tener en cuenta entre otras situaciones, que el contrato que nacerá a la vida jurídica se encuentre debidamente soportado con estudio de la Entidad, de acuerdo a lo que la ley ha indicado como mínimo a tener en cuenta, que se ajuste a las necesidades para el cumplimiento de servicio público encomendado, que se disponga de recursos suficientes, que se conozcan los riesgos, que exista procedimiento establecido para seguimiento y control de la ejecución del mismo al interior de la Entidad. De una adecuada planeación depende el reflejo del trasegar del proceso contractual y las dificultades que surjan a posterior como consecuencia de aquella, unas con mayor trascendencia y consecuencias jurídicas y otras constituyen deficiencias de control interno ante una necesidad que no se estructure clara y diáfanamente y que requiera emitir alcances reiterativos a los documentos previos al contrato que generan desgaste innecesario de la administración. En la fase Precontractual, se enmarca los trámites relativos al proceso de selección, términos de referencia, documentos basados en estudios previos en los cuales la Entidad debe definir su necesidad y en virtud de ella da inicio a un proceso contractual. FUNCIÓN DE ADVERTENCIA: Por esta fase se traslada una Función de Advertencia la cual será comunicada a la Entidad en su oportunidad, relacionada con que en el análisis a Contratos de Obra suscritos y ejecutados durante la vigencia 2012 por la Policía Nacional, se evidenciaron situaciones que crean riesgo a la Entidad en el manejo de recursos públicos invertidos en la Construcción de Obras Públicas, en desarrollo de la Misión de la Entidad, desde la planeación de las mismas. En relación con esta etapa, se encontraron las siguientes debilidades en la Entidad:

Hallazgo 27. Directiva Permanente



En los contratos N° DIRAF 06-6-10084-11, N° ECSAN 69-6-10117-12 -12, DIRAF N° 06-3-10090-11 y N° DIRAF N° 06-6-10077-11, adelantados bajo la modalidad de contratación directa no se observó el cumplimiento de la obligación establecida en la Directiva Permanente N° 11 de 28-01-11 del Ministerio de Defensa para la modalidad de contratación directa, según la cual previo al inicio de procesos contractuales adelantado en este Sector, se debe contar con este concepto proferido por la Secretaría General- Dirección de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional. Esta obligación le asiste a la Policía Nacional teniendo en cuenta lo dispuesto en el numeral c. de la citada Directiva, en el cual se establece que es de aplicación obligatoria: “al Sector Defensa: Ministerio de Defensa Nacional, sus Unidades Ejecutoras (Comando General de las Fuerzas Militares, Ejército Nacional, Armada Nacional, Fuerza Aérea Colombiana, Dirección General de Sanidad Militar, Gestión General, Dirección General Marítima, Dirección Operativa para la Defensa de la Libertad Personal, Comisión Lauderdale del Estado de Florida), la Policía Nacional, todas las entidades adscritas y vinculadas al Ministerio de Defensa Nacional que cuenten con áreas de contratación, así como aquellas cuya función está delegada por el Despacho del Ministro de Defensa Nacional”.(subrayado CGR). La situación descrita se originó en debilidades en el sistema de control interno en la fase previa de las contrataciones directas y genera desatención a los lineamientos del sector establecidos para la coordinación al interior del mismo.

Hallazgo 28. Inconsistencia de Fechas Se evidenció que en varios documentos que se relacionan con la actividad pre contractual, se presentan inconsistencias en las fechas de elaboración de los documentos y las actividades que refiere el contenido de los mismos, así:

En el Contrato N° DIRAF 06-6-10084-11, que tuvo por objeto la construcción y dotación terminación Fase IV Escuela Nacional de Operaciones de la Policía Nacional CENOP Ubicada en el municipio de San Luis (Tolima).el documento denominado “Ficha de Programación N° 061” tiene como fecha 08 de marzo de 2011 y refiere actividades de abril, mayo y junio de la misma anualidad.

En el Contrato N° PN DIRAF- 06-3-10055-12, que tuvo por objeto la elaboración de estudios y diseños técnicos bajo los criterios de



bioclimática y sostenibilidad, los cuales incluyen (estudio topográfico, estudio de suelos, diseño arquitectónico, oficina abierta y urbano, diseño paisajístico, diseño y cálculo estructural, diseño, cálculo de redes hidrosanitarias y contraincendios internas y externas, diseño de redes de gas, diseño y cálculo de redes eléctricas y apantallamiento, diseño de redes de voz y datos, diseño sistema de ventilación natural y mecánica, estudio de impacto ambiental, trámites de licencias y/o permisos y trámites para la acometida de servicios públicos para el Complejo de Policía: Metropolitana de Ibagué METIB y Comando Departamento de Policía Tolima DETOL, se evidenció lo siguiente:

El Oficio N° UTDI-06-3-10055-39-2012, menciona que se entrega Informe Quincenal de novedades N° 3 correspondiente al periodo 20 de julio a 5 de agosto de esa anualidad, no obstante el contenido del Informe de novedades N° 3, alude a periodo entre 6 de julio y 20 de julio de esa misma vigencia. En este mismo contrato se presentan informes de supervisión cuya fecha de creación no resulta coherente con las actividades que informan en tanto son posteriores, ya se incluyeron en otro informe.

En el Contrato N° 06-3-10090-11, suscrito para la Consultoría- Interventoría a Obra Centro Nacional de Operaciones de la Policía Nacional CENOP se encuentra que el informe quincenal de 26 de octubre de 2011 menciona hechos acaecidos con posterioridad al mismo, de 28 de octubre de 2011, con lo cual no es posible establecer la exactitud de lo informado en el mismo sobre el manejo de anticipos.

En el Contrato de Obra N° PN-DIRAF N° 06-6-10077-11, el documento

denominado “Ficha de Programación N° 069” tiene como fecha 15 de marzo de 2011 y refiere actividades de abril y mayo de la misma anualidad.

En documento de conveniencia y oportunidad Inicial que precedió al Contrato de Prestación de Servicios N° PN DIRAF-06-7-10025-12, presenta dos fechas distintas, una al inicio, otra al finalizar y antes de los anexos, con lo cual no es posible establecer la fecha real de este estudio. Lo anterior, se originó en el monitoreo a las actividades contractuales, evidenciando deficiencias en el sistema de control interno de la Entidad y genera riesgo de datos inexactos sobre la oportunidad de las actuaciones



involucradas con el proceso, necesitando realizar verificaciones que ocasionan desgaste a la administración.

Hallazgo 29. Estructuración de Obras (D)

La Entidad presenta deficiencias en la estructuración de sus contratos de obra, en diseños, costos y demás actividades que anteceden los mismos, lo cual genera que en la ejecución de los correspondientes contratos deban realizarse ajustes que, de haberse realizado una adecuada estructuración no serían necesarios, ocasionando desgaste administrativo y generando riesgo que las obras no resulten adecuadas a las necesidades reales de la Policía Nacional, incumpliendo lo establecido en el Manual de Contratación de la Entidad, adoptado mediante Resolución Nro. 02590 de 24 de julio de 2012, en el artículo 209 de la Constitución Política y los artículos 3 y 25 de la Ley 80 de 1993 y artículo 8 del Decreto 2170 de 2002 y artículo 1° del Decreto 734 de 2012. Las situaciones se evidenciaron en los siguientes contratos:

En el Contrato N° DIRAF 06-6-10084-11, para la construcción y dotación terminación Fase IV Escuela Nacional de Operaciones de la Policía Nacional CENOP Ubicada en el municipio de San Luis (Tolima), se evidenció que al parecer previo al inicio del proceso contractual, la Entidad no tuvo claridad sobre el alcance de la obra que pretendía realizar, lo cual se evidencia a lo largo de la estructuración del proceso de contratación en relación con el recurso público que debía invertirse para obtener la obra necesaria para la Entidad:

Costos- Inicialmente se encuentran certificaciones de Plan de Compras para gastos de inversión de la Entidad con ocasión de la obra por $5.726 millones y $4.042 millones respectivamente, para los meses de enero y febrero de 2011. Luego se estableció que esta obra requería presupuesto por $4.467 millones según se desprende de la Licencia de Construcción Expedida el 29/03/2011, en el que se hace referencia a cantidades de obras específicas con valores concretos aportados por la Policía Nacional a la autoridad competente. Posteriormente, según se aprecia en el Oficio N° 056788/DIRAF- ARCON 17 de 29/03/2011 a folio 349, se informó a la red de veedurías la contratación por valor de $5.726 millones. Finalmente, en el mes de mayo de 2011, es realizado un estudio de conveniencia y oportunidad que se encuentra junto con sus anexos en las dos primeras carpetas contractuales, en el que se maneja otro valor diferente por $3.946 millones.



Diseños- La Entidad adelantó etapa previa y precontractual sin definir los alcances del proyecto requerido, sin concretar los diseños de las obras que pretendía realizar. No se observa claridad sobre las características de todos los ítems de las obras a contratar y solamente después del inicio de obra, se establece que los planos y especificaciones de las edificaciones del proyecto recibido eran confusos y que en los planos eléctricos y de voz y datos, también se encontraban inconsistencias, que no estaban definidos los alcances del proyecto eléctrico, de voz y datos y de la red contraincendios, acueducto y alcantarillado de aguas lluvias teniendo en cuenta que muchas actividades no se iban a realizar porque ya estaban ejecutadas o no eran necesarias. De igual manera, hasta el 22 de noviembre de 2011 fueron definidas las obras exteriores en alojamiento de instructores internacionales así como mobiliario de baños, muebles y extractores eólicos. Las situaciones irregulares descritas, se establecieron de acuerdo con lo reportado a la Policía Nacional por el contratista, con el aval del Interventor y del Supervisor de Interventoría sobre la veracidad de las mismas, quienes coinciden en indicar las deficiencias en los estudios previos y esto generó que se debieran ajustar cantidades de obra, disminuyendo algunos ítems e incluyendo otros que no se encontraban establecidos por la Entidad como necesarios, sin afectar el equilibrio económico.

En el Contrato N° PN DIRAF- 06-3-10055-12, suscrito para la Elaboración de estudios y diseños técnicos bajo los criterios de bioclimática y sostenibilidad, los cuales incluyen (estudio topográfico, estudio de suelos, diseño arquitectónico, oficina abierta y urbano, diseño paisajístico, diseño y cálculo estructural, diseño, cálculo de redes hidrosanitarias y contraincendios internas y externas, diseño de redes de gas, diseño y cálculo de redes eléctricas y apantallamiento, diseño de redes de voz y datos, diseño sistema de ventilación natural y mecánica, estudio de impacto ambiental, trámites de licencias y/o permisos y trámites para la acometida de servicios públicos para el Complejo de Policía: Metropolitana de Ibagué METIB y Comando Departamento de Policía Tolima DETOL", se evidenció:

Diseños- La Entidad adelantó etapa previa y precontractual sin definir en los estudios previos de conveniencia y oportunidad la necesidad que se quería satisfacer con el futuro contrato. Ello ocasionó cantidad de requerimientos que debió hacer el contratista a la Policía Nacional, para que se aclarara los trabajos exigidos como entregables en el contrato: temas del paquete de



redes eléctricos porque existían elementos y/o espacios que no había definido si DETOL y METIB compartían y era necesario saber si cada departamento tendrá uno propio o si habrá uno solo por todo el complejo. Elementos confusos, como: Antena de comunicaciones, cuartos de cómputo y cuarto de seguridad. Puntos de acceso: alámbricos o inalámbricos. En la sala de juntas, qué requerimientos específicos en cuanto a conectividad, voz, datos, audio, video, etc., se necesita, teniendo en cuenta que existe una red interna de televisión para la que se debe prever salida en los espacios que sea necesario, pero se debe establecer cuáles espacios necesitan estas salidas. Indicación sobre los requerimientos de redes eléctricas, voz y datos en las garitas y el cerramiento.

En el Contrato N° PN ECSAN CD 69-6-10135-12, suscrito para la construcción de la Primera Etapa del Archivo General para la Policía Nacional, se evidenció lo siguiente:

Costos- El Plan de compras de la policía nacional de fecha 26-marzo de 2012 para el Proyecto del Complejo Muzú por un total de $9.000 millones, se incluyeron las siguientes obras: Construcción Bloque de Aulas $2.850 millones. Interventoría obras aulas $150 millones. Construcción Primera Etapa Archivo General por $5.570,2 millones, Licencias (Delineación Urbana y costos variables curaduría por $179.8 millones e Interventoría obras archivo por $250 millones. En otro Plan de Compras anterior, con fecha 23 de enero de 2012 no se encuentran tasados los valores para reconocer por concepto de Licencias, pero se observa mayor valor a reconocer para las obras a realizar por concepto de Archivo.

En el Contrato N° DIRAF N° 06-3-10090-11, suscrito para la Interventoría Técnica, Administrativa, Financiera y Legal para la construcción y dotación terminación Fase IV Escuela Nacional de Operaciones de la Policía Nacional "CENOP" ubicada en el municipio de San Luis Tolima se evidenció:

Costos- En el Estudio de Conveniencia y Oportunidad menciona un Estudio de Mercado que no existió, teniendo en cuenta que en el documento que se anexa al ECO y se denomina de tal forma, la Entidad solamente se fundamentó en una Resolución N° 747 del 09 de marzo de 1998 expedida por el Ministerio de Transporte, que establece topes máximos para sueldos y demás gastos que se pueden pagar en los contratos de consultoría por el



sistema de cobro de costos directos mas sueldos afectados por un multiplicador, tarifas actualizadas y vigentes para 2011. No se soporta con sondeo del mercado sobre el objeto a contratar, no se indica en el ECO la manera como la Policía Nacional estableció la clase, cantidad y calidad de profesionales requeridos para adelantar la Consultoría, ni demás ítems incorporados en el Estudio para soportar el valor por el cual se debía adelantar el contrato. Diseños- En los informes de Interventoría a la Obra adelantada en CENOP, se consignó que no existió diseño previo sobre la red eléctrica para la acometida a cada edificación. Esta situación tuvo incidencia en que estas labores se realizaran estando en curso la construcción de obra y generó retrasos en la misma. De lo anterior, surge el interrogante de la diferencia de valor real para las obras establecido por la Entidad, teniendo en cuenta que ya se encontraban los estudios con análisis de cantidades y precios unitarios. Se genera incertidumbre en los valores manejados en este contrato para su suscripción. Este hallazgo tiene alcance disciplinario al tenor de lo dispuesto en lo establecido en el Estatuto Disciplinario-Ley 734 de 2002, artículo 48 núm.30.

“Intervenir en la tramitación, aprobación, celebración o ejecución de contrato estatal con persona que esté incursa en causal de incompatibilidad o inhabilidad prevista en la Constitución o en la ley, o con omisión de los estudios técnicos, financieros y jurídicos previos requeridos para su ejecución o sin la previa obtención de la correspondiente licencia ambiental.

Al igual que lo dispuesto en el numeral 1 de la misma norma así:

“Participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley”.

Hallazgo 30. Estructuración del Proceso

La Entidad tiene el deber de planificar sus procesos contractuales de tal manera que defina una reglas objetivas, justas, claras y completas que



permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole y asegure una escogencia objetiva que permita conseguir los fines de la contratación estatal en tanto la satisfacción de necesidades concretas que se deban atender. No obstante se evidenciaron deficiencias a este deber, así:

En el Contrato de Prestación de Servicios N° PN DIRAF-06-7-10025-12, cuyo objeto fue contratar la realización de la Campaña “Policía Nacional de los colombianos, todos con el mismo Corazón”, se evidenció lo siguiente:

El documento de conveniencia y oportunidad inicial con el cual la Entidad soporta el comienzo del proceso contractual, presenta dos fechas distintas con lo cual no es posible establecer la fecha del mismo. Las cotizaciones presentadas previo al inicio del proceso no tienen firma o fecha de recibido por parte de la Entidad, lo cual genera dificultad para establecer su existencia y oportunidad. Se evidencia oficio soporte de la estructuración mediante el cual se remiten documentos pero estos anexos presentan fecha posterior a la del oficio aludido, con lo cual no es posible establecer la oportunidad en la presentación de estos documentos. En el estudio de conveniencia y oportunidad inicial, se menciona un estudio de mercado, el cual nunca existió y las cotizaciones que se encuentran en la carpeta, no son ni siquiera tomadas en cuenta para establecer precio del contrato a celebrar y no constituyen punto de comparación teniendo en cuenta que no mencionan de manera desagregada el objeto a contratar, sino establecen una sola cifra global y no tienen fecha de recibo. No se evidencia documento en el cual se hubieran consignado y posteriormente subsanado las observaciones realizadas por el Comité Estructurador en este proceso, de acuerdo con lo indicado en el Acta de revisión del ECO.

En el Contrato de Prestación de Servicios N°PN DIRAF- 06-7-10107-10, suscrito para enseñar mediante un curso de inglés a un funcionario de la Policía Nacional, durante 24 meses, se evidenciaron las siguientes situaciones:



No se encuentra soporte sobre la manera como se estructuró esta necesidad en relación con el beneficio de formación para una sola persona de la Institución, ni la manera como se determinó quién sería el beneficiario, así como tampoco la manera como la Entidad determinó porqué esa formación debía ser al interior del país o al exterior, existiendo sede de la misma firma en Colombia y otras firmas que brindan capacitación en el idioma inglés igualmente en este país. No se encuentra soportada en la carpeta contractual la invitación a presentar cotización, propuesta u oferta, no obstante lo cual el Estudio de Conveniencia y Oportunidad (ECO), refiere que se presentaron cotizaciones sobre el objeto a contratar. La cotización presentada por la firma Berlitz Colombia S.A. que se encuentra a folios 29-54 de la Carpeta Contractual N° 1 y tiene fecha 04-de abril de 2010 no soporta cómo o porqué llegó a la Entidad. Esta cotización constituye la única soportada en la carpeta contractual como presentada en el proceso.

En el Contrato N° DIRAF 06-3-10090-1, que tuvo por objeto la Consultoría- Interventoría de la Obra Centro Nacional de Operaciones de la Policía Nacional CENOP, se evidenció que en el Acta de Revisión, documento denominado "Comité Revisor Estudios de Conveniencia y Oportunidad- Acta de Revisión N° 107(1) SISCO 827" de fecha 04 de abril de 2011, se menciona que las observaciones realizadas por el Comité Estructurados fueron subsanadas, pero tales observaciones no aparecen soportadas en la carpeta contractual, para verificar la correcta gestión que allí se establece.

En el Contrato N° PN-DIRAF N° 06-1-10020-11, suscrito para el arriendo de Instalaciones de la Dirección General de la Policía Nacional ubicadas en la terraza del tercer piso para la prestación del servicio de cafetería tipo Café Gourmet se evidenció que en el Acta de Revisión N° 34 de 09 de febrero de 2011, no se soporta en qué varió o se subsanó la estructuración inicial de acuerdo con lo manifestado en la misma, en el sentido que se subsanaron las observaciones realizadas por el Comité Estructurador en este proceso. Igualmente no se encuentra documento en el cual se hubieran consignado y posteriormente subsanado las observaciones realizadas por el Comité Estructurador en este proceso, de acuerdo con lo indicado en el Acta de revisión del ECO.



En el Contrato N° PN DIRAF N° 06-2-10084-12, cuyo objeto es la adquisición "Equipo de Cómputo de escritorio y portátiles para la Policía Nacional, de acuerdo con especificaciones, se evidenció lo siguiente:

No se evidencia la manera como la Policía Nacional estableció inicialmente la necesidad de equipos de cómputo en las diferentes dependencias ni porqué inició el proceso por una cantidad y valor diferentes de los que ella misma estableció como requeridos. En el numeral 2. de los Antecedentes Administrativos del Estudio de Conveniencia y Oportunidad (ECO) para la Adición al contrato, no se realizó desglose de los ítem 1 y 2, que tienen diferente valor porque se trata de computadores de escritorio, a valor unitario contratado por $1.4 millones y computadores portátiles por valor unitario de $1.6 millones. Esto cobra importancia si se tiene en cuenta la cantidad para adicionar en la adquisición de computadores de escritorio por parte de la Policía Nacional es según el ECO de 1.298, lo cual significaría $1.798.9 millones, teniendo en cuenta el valor manejado por el vendedor de estos bienes en este contrato. En relación con los computadores portátiles la adición requerida se establece en 882 unidades corresponde a $1.447.6 millones unidades y valores estos que sumados corresponden con la suma que establece como la que se pretende adicionar por $3.246.6 millones. Pero este mismo ECO señala una necesidad real de computadores para adquirir por parte de la Policía Nacional, en cantidad de 9452 de escritorio y 2816 portátiles. De lo cual resulta que al descontar lo que ya se pactó adquirir inicialmente con este contrato, quedaría un excedente por cubrir, al momento del estudio de la necesidad de adición así: De lo anterior resulta que, la Policía Nacional necesitaba adicionar cantidad de computadores de escritorio en cantidad de 1943 por valor de $2.692.9 millones y también necesitaba adicionar cantidad de computadores portátiles en 1408 por un valor de $2.310.9 millones, los cuales sumados superan en 50% el valor inicial del contrato al alcanzar una cifra de $5.003.8 millones.

En el Contrato N° PN DIRAF N° 06-2-10076-12, que tuvo por objeto la adquisición Equipo Automotor, automóviles y SUV 4x4, ítems 2 a 5, no se evidencia la manera como la Policía Nacional estableció en el contrato inicial, ni en los adicionales, la necesidad de adquirir



determinada cantidad de vehículos, en relación con la demanda de estos bienes al interior de la Entidad, en sus diferentes Unidades involucradas como beneficiarias de estos bienes.

En el Contrato N°PN DIRAF N° 06-2-10194-12, que tuvo por objeto, la adquisición de Equipo Automotor, ítem 1 Camionetas 4x4 Doble Cabina, no se evidencia la manera como la Policía Nacional estableció en el contrato inicial, ni en los adicionales, la necesidad de adquirir determinada cantidad de vehículos, en relación con la demanda de estos bienes al interior de la Entidad, en sus diferentes Unidades involucradas como beneficiarias de estos bienes.

En el Contrato N° PN DIRAF N° 06-2-10192-12, que tuvo por objeto, la adquisición de Equipo Automotor, Motocicletas de 200 cc uniformadas, no se evidencia la manera como la Policía Nacional estableció en el contrato inicial, ni en los adicionales, la necesidad de adquirir determinada cantidad de vehículos, en relación con la demanda de estos bienes al interior de la Entidad, en sus diferentes Unidades involucradas como beneficiarias de estos bienes.

Estas situaciones generan riesgo de inicio de contrataciones de la Entidad sin suficientes bases para que se cumpla con los fines de la contratación pública y se satisfaga las necesidades de la Entidad, incumpliendo lo establecido sobre el particular en el Manual de Contratación de la Entidad, adoptado mediante Resolución Nro. 02590 de 24 de julio de 2012, en el artículo 209 de la Constitución Política y los artículos 3 y 25 de la Ley 80 de 1993 y artículo 8 del Decreto 2170 de 2002 y artículo 1° del Decreto 734 de 2012.

Hallazgo 31. Selección Objetiva La Selección Objetiva es un principio de contratación pública en virtud del cual, la Entidad debe escoger un ofrecimiento favorable a la entidad y a los fines de la contratación, sin atender consideraciones de afecto o interés subjetivo. No obstante, se evidenciaron situaciones en las cuales la Entidad no dio aplicación al principio de selección objetiva en la contratación estatal, así:

En el Contrato N° PN DIRAF 06-710025-12, cuyo objeto fue contratar la realización de la Campaña “Policía Nacional de los colombianos, todos con el mismo Corazón”, se evidenció lo siguiente:



No se encuentra soportado en conocimientos intuito personae, que implicara que solamente una persona podía adelantar la prestación contratada, figura certificación emitida por el Jefe de la Oficina de Comunicaciones Estratégicas, no por la Oficina de Talento Humano, en la cual se indica que en la Policía Nacional no se tiene contrato vigente ni personal idóneo ó medios para la realización, producción y finalización de comerciales de televisión y planes de medios para la campaña de imagen. De otra parte, las Cotizaciones Presentadas no presentan firma o fecha de recibido por parte de la Entidad, lo cual genera dificultad para establecer oportunidad de las mismas y además no resulta coherente que se encuentren unas cotizaciones archivadas en la carpeta contractual, con el estudio de mercado inserto en el documento de conveniencia y oportunidad que precedió a este proceso de contratación, en tanto en las cotizaciones figuran precios globales y no desagregados, lo cual no permite tener parámetros de comparación y en el estudio de mercado no se incluye ninguno de estos valores de cotizaciones sino solamente se hace alusión al contratista que viene realizando labores que se pretende contratar y se sugiere contratar con él mismo. No existió por tanto estudio de mercado.

En el Contrato N° DIRAF N° 06-3-10090-11, suscrito para adelantar la Interventoría Técnica, Administrativa, Financiera y Legal para la construcción y dotación terminación Fase IV Escuela Nacional de Operaciones de la Policía Nacional "CENOP" ubicada en el municipio de San Luis (Tolima), se evidenció que la Entidad no manejó ningún parámetro para determinar las personas a quien se invitó a ofertar en el proceso, con lo cual se podría haber omitido el deber de selección objetiva.

En el Contrato N°PN DIRAF N° 06-2-10084-12, que tuvo por objeto la adquisición de computadores para la Policía Nacional, se evidenció que pese a que la Entidad estableció cantidades de equipos de cómputo portátiles y de escritorio a adquirir y el valor de los mismos, inició proceso solamente por una cantidad y valores determinados, adicionándolos en ejecución del contrato, con lo cual varió las condiciones de igualdad a los demás oferentes que participaron en el proceso, en tanto no resulta igual ofertar por una cantidad de bienes que por otra cantidad mucho mayor, que es cercana a más de la mitad de las inicialmente ofertadas y la Entidad tenía conocimiento de sus requerimientos desde el inicio del proceso.



En el Contrato N° PN-DIRAF 06-06-100-77, suscrito para la continuación construcción comando Guainía "Bloque Alojamiento Oficiales, Bloque Alojamiento nivel ejecutivo, Bloque alojamiento patrulleros y obras exteriores, se evidencio que a pesar de estar establecida visita a obras, dentro del proceso previo a escoger contratista, para el 15-06-11 y mencionarse la misma en una de las observaciones al pliego, no aparece soporte sobre realización de ella en la carpeta contractual.

La visita tuvo el carácter de voluntario para los interesados a acudir al proceso pero no para la administración, quien debía dejar soporte sobre la realización o no de la misma, estando establecida previamente como parte del proceso.

En el Contrato N° PN DIRAF N° 06-2-10084-12, para adquisición de equipos de cómputo portátiles y de escritorio, se evidenció lo siguiente:

En la Resolución N° 0863 de 26-07-12 mediante la cual la Policía Nacional-DIRAF adjudicó el proceso de selección abreviada PN DIRAF SA 23 2012, se incluyeron nuevas cantidades y valores solicitados por el Jefe de la Oficina de Telemática ajustando al recurso destinado para el proceso, los cuales no se ajustan a los valores establecidos, ofertados, propuestos y vencidos, pasando para los ítem que se relacionan con este contrato, N° 1 y 2, de 6301 unidades a 6360 computadores de escritorio por $821.2 millones y de 526 unidades a 573 de computadores portátiles por $944.5 millones. La Entidad en su respuesta no desvirtúa principio general de contratación pública de selección objetiva y transparencia, porque es innegable que si se hubiera adelantado proceso por mayores cantidades, los participantes en aras al volumen podrían haber estado en diferentes condiciones de ofertar respecto a otros valores globales. Las anteriores situaciones evidencian desatención del principio de contratación estatal aludido, contenido en que permite concluir inadecuada garantía de la efectividad de los derechos e intereses de los administrados, contenido en la Ley 80 de 1993, artículos 23 y 29, debido a deficiencias en el sistema de control interno en el establecimiento de las necesidades, generando riesgo de contrataciones de bienes en cantidad y calidades que



no satisfagan su necesidad real y que ocasionen adiciones a los contratos sin que con ella se atiendan las necesidades establecidas por ella misma.

Hallazgo 32. Respuesta a Observaciones La respuesta a Observaciones constituye una manifestación del principio constitucional al debido proceso en los procesos contractuales, según el cual los participantes del mismo pueden presentar consideraciones que dentro de un término previamente establecido por la Entidad para el efecto, serán objeto de atención o desestimación motivada. La Entidad presentó debilidades en la aplicación de este principio, teniendo en cuenta que: En el Contrato N° 06-3-10090-11, para la Consultoría - Interventoría a Obra Centro Nacional de Operaciones de Policía CENOP, se evidenció la existencia de un oficio N° S2011-150018 DIPON/DIRAF-ARCON 17, de fecha 19-07-11- posterior al cierre del proceso, que contiene la respuesta a las observaciones presentadas oportunamente por las firmas J.A. ASOCIADOS S.A y JIRCO LTDA el 14-07-11. La respuesta a las observaciones se realizó y remitió de manera extemporánea de acuerdo con el cronograma propuesto y en tal medida se violaron derechos a este participante en el proceso. Lo anterior, genera riesgo de reclamaciones por parte de los intervinientes en el proceso precontractual público y evidencia debilidades en el sistema de control interno en los mecanismos de seguimiento a esta fase del proceso. Hallazgo 33. Resolución de Adjudicación La Resolución de Adjudicación es el acto administrativo por medio del cual la Entidad establece la decisión tomada en un proceso adelantado para suscribir un contrato, previamente establecido como necesario al interior de la misma y en esta medida constituye el punto de partida de la celebración del contrato, una vez notificado el acto, ante lo cual se obtiene para el oferente favorecido, el derecho de acceder a la posibilidad de concretar el negocio jurídico en los términos planteados, aceptados y adjudicados. No obstante, se evidenció debilidades en la expedición y notificación de este tipo de actos, así:

En el Contrato N° 06-3-10090-11, para la Consultoría - Interventoría a Obra Centro Nacional de Operaciones de Policía CENOP, la oportunidad de la notificación de la Resolución N°0911 de 01 de agosto de 2011, mediante la



cual se adjudicó el proceso de contratación directa PN DIRAF CD 042 2011 al CONSORCIO INTERCEN por $317.6 millones no es clara.

Lo anterior, si se tiene en cuenta que no es posible establecer la fecha en que ésta fue notificada al adjudicado, teniendo en cuenta la constancia de notificación que obra en la carpeta contractual en la cual se establece que tal diligencia se realizó el mismo día de la expedición de la Resolución, sin embargo en el oficio N° S-2011 163479 DIPON/DIRAF-ARCON 17 de 02 de agosto de la misma anualidad y en el envío por correo electrónico, también posterior a la Fecha de la Resolución, se requiere al contratista para que se acerque a notificarse. De lo anterior, se colige que el 01-08-11 el contratista no se había notificado de la Resolución de Adjudicación.

En el Contrato N°PN-DIRAF N° 06-6-10077-11, que tuvo por objeto la continuación construcción comando Guainía "Bloque Alojamiento Oficiales, Bloque Alojamiento nivel ejecutivo, Bloque alojamiento patrulleros y obras exteriores", se evidenció falta de coherencia entre la notificación de la Resolución N° 0766 de 11 de julio de 2011 que figura con fecha del mismo día y realizada a persona autorizada para ello por la firma contratista, no obstante lo cual la autorización para esta notificación presenta fecha de elaboración posterior, de 12 de julio de la misma anualidad y autenticación de firmas adelantada el 13 de julio.

En el Contrato N° PN DIRAF- 06-2-10123-12, suscrito para la adquisición municiones de guerra ítems 2,3,5,6 y 8, se evidenció: El contratista mediante oficio sin número, de fecha 17 de septiembre de 2012, indicó a la Policía Nacional que desde el 31 de agosto de 2012 cuando se realizó la Audiencia de Adjudicación del Proceso PN DIFRAG CD 099-2012 cuyo objeto fue la Adquisición de Municiones de Guerra para la Policía Nacional, del cual fue beneficiario, estaba presto a suscribir el contrato, pero más de 15 días después, todavía no se había recibido notificación por parte de la Entidad, para la firma del contrato. Con lo anterior se previno, como en efecto ocurrió que se afectara la normal ejecución del contrato en relación con los plazos de entrega establecidos, lo cual significó que debieran suscribirse prórrogas.



Lo anterior, teniendo en cuenta que las entregas pactadas para 2012 presentaban plazo de cumplimiento para el 14 de diciembre y debían adelantarse trámites de licencias y autorizaciones ante el Departamento de Estado del Gobierno de los Estado Unidos para obtener permisos correspondientes, para lo cual era menester aportar el contrato debidamente suscrito. No se entiende la mora en la suscripción de este contrato, no obstante los plazos ciertos establecidos en la fase previa al mismo y que tendrían incidencia en el cumplimiento del objeto. Lo anterior, genera riesgo de notificaciones indebidas de los actos administrativos con los cuales se adjudica un proceso contractual, en desatención a lo previsto sobre el particular en el estatuto público contractual y el Manual de Contratación de la Entidad. Hallazgo 34. Veedurías Ciudadanas Según el artículo 270 Constitución Política, la Ley organizará las formas y los sistemas de participación ciudadana que permitirán vigilar la gestión pública que se cumpla en los diversos niveles administrativos y sus resultados. Por su parte el artículo 66 de la Ley 80 de 1993 establece que todo contrato que celebren las entidades estatales, estará sujeto a la vigilancia y control ciudadano y Las autoridades brindarán especial apoyo y colaboración a las personas y asociaciones que emprendan campañas de control y vigilancia de la gestión pública contractual y oportunamente suministrarán la documentación o información que requieran para el cumplimiento de tales tareas. Igualmente, en el artículo 1 de la Ley 850 de 2003 se establece que las Veedurías ciudadanas son el mecanismo democrático de representación que le permite a los ciudadanos o a las diferentes organizaciones comunitarias, ejercer vigilancia sobre la gestión pública, respecto a las autoridades, administrativas, políticas, judiciales, electorales, legislativas y órganos de control, así como de las entidades públicas o privadas, organizaciones no gubernamentales de carácter nacional o internacional que operen en el país, encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público y allí se indica que los representantes legales de las entidades públicas o privadas encargadas de la ejecución de un programa, proyecto, contrato o de la prestación de un servicio público deben informar para que se ejerza la vigilancia correspondiente.



No obstante lo anterior, se evidenciaron debilidades en el cumplimiento de este deber, teniendo en cuenta lo siguiente: En el Contrato de Obra N° 69-6-10117-12, no se soporta que la Entidad haya vinculado a las Veedurías ciudadanas, para que se cumpla lo dispuesto en la Ley 850 de 2003 artículo 15 literal c. La Entidad indica en su respuesta que teniendo en cuenta que la finalidad de las veedurías es la participación de la ciudadanía en los procesos y que estos tengan acceso a la documentación, teniendo en razón a que las condiciones técnicas de los contratos a que se refiere este artículo no pueden ser reveladas y se exceptúan de publicación, al efectuarse la vinculación, no se estaría incumpliendo la norma. No es de recibo esta argumentación teniendo en cuenta que no es la misma que la Entidad viene manejando para idénticos contratos bajo análisis de auditoría, en las que si se cumplió esta orden normativa. Lo anterior, evidencia debilidades en el sistema de control interno de la Entidad en relación con el seguimiento a la etapa precontractual que involucra cada proceso al interior de la Entidad y genera riesgo de reclamaciones por parte de la ciudadanía. Hallazgo 35. Elaboración del Contrato El contrato estatal es la consecuencia de la planeación que inicialmente se contiene en el análisis de conveniencia y oportunidad y se manifiesta igualmente en las reglas propias establecidas con anterioridad a la suscripción del mismo y que deben contenerse en el documento una vez suscrito. No obstante, se evidenciaron debilidades en el sistema de control interno, durante este proceso, toda vez que se elaboraron contratos estatales que presentan deficiencias en la estructura de su contenido escrito. En la elaboración de la minuta del contrato se evidenciaron las siguientes situaciones:

En el Contrato N° PN ECSAN CD 69-6-10135-12, suscrito para la construcción de la Primera Etapa del Archivo General para la Policía Nacional, se incluyó un parágrafo numerado como Cuarto al cual no le antecede ningún otro parágrafo.



Se incluyó una cláusula Octava, que indica el sitio donde se entregarán los elementos del contrato, como el que aparece en el Anexo N° 1 y en tal documento solamente se consignó "Se señala el sitio de entrega". Teniendo en cuenta que se trata de un contrato de obra, en cuyo evento el sitio de entrega es el de la obra, era innecesaria la inclusión de esta cláusula.

En el Contrato N° PN ECSAN- 69-3-10121-12, mediante el cual se contrató la Interventoría Técnico, Administrativa, Financiera y Legal para construcción del Bloque de Aulas de la Escuela de Cadetes de Policía "General Francisco de Paula Santander”, se incluyó un parágrafo numerado como Cuarto al cual no le antecede ningún otro parágrafo. Lo anterior evidencia deficiencias en sistema de Control Interno de la Entidad en el seguimiento a la elaboración de contratos y genera confusión en relación con el contenido completo del contrato de acuerdo con lo pretendido por la Entidad y acordado con el contratista.

En el Contrato N° PN ECSAN 69-6-10117-12, suscrito para la construcción del Bloque de Aulas de la Escuela de Cadetes de Policía "General Francisco de Paula Santander", se evidenciaron las siguientes situaciones:

En la cláusula Cuarta Forma de Pago, se incluyó un parágrafo numerado como Cuarto al cual no le antecede ningún otro parágrafo. Lo anterior evidencia deficiencias en sistema de Control Interno de la Entidad en el seguimiento a la elaboración de contratos y genera confusión en relación con el contenido completo del contrato de acuerdo con lo pretendido por la Entidad y acordado con el contratista. Se repite la cláusula décima sexta "Sanciones", dejando en primera oportunidad una previsión genérica y posteriormente desagregando el contenido. Lo anterior evidencia deficiencias en sistema de Control Interno de la Entidad en el seguimiento a la elaboración de contratos y genera desorden en el contenido del contrato. Se incluyó una cláusula Octava que indica el sitio donde se entregarán los elementos del contrato, como el que aparece en el Anexo N° 1 y en tal documento solamente se consignó "Se señala el sitio de entrega". Lo anterior permite evidenciar que teniendo en cuenta que se trata de un contrato de obra, en cuyo evento el sitio de entrega es el de la obra, era innecesaria su



inclusión, lo cual permite evidenciar deficiencias en el sistema de control interno aplicado a la elaboración de minutas contractuales y su revisión. En las notificaciones a los supervisores del inicio del contrato, visibles a folios 536 a 537 de la Carpeta Contractual N° 3 se alude anexo de la copia de un contrato "de prestación de Servicios", el cual no corresponde a la clase de contrato cuya supervisión se solicita.

En el Contrato N° DIRAF N° 06-3-10090-11, para la Consultoría- Interventoría a Obra Centro Nacional de Operaciones de la Policía Nacional-CENOP, no se incluyó de manera coherente la remisión en la cláusula del Objeto Contractual al Anexo N° 2 en relación con la descripción de obligaciones del contrato, puesto que allí se encuentra un cuadro que contiene el personal requerido para ejecución del contrato, pero no la descripción de obligaciones adquiridas por el contratista.

En el Contrato N° PN DIRAF N° 06-2-10084-12, suscrito para la adquisición de equipos de cómputo portátiles y de escritorio, se evidenció lo siguiente:

Se incluyó IVA en el valor pactado por la compra de Equipos de Cómputo y éstos son bienes que están exentos de tal gravamen, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 31 de la Ley 1111-06 quien contempló este beneficio y además está reglamentado por el artículo 01 del Decreto 379 de 2007. Esta situación determinó que se presentara demora en los pagos al contratista y que debiera modificarse el contrato, excluyendo IVA y prorrogando el mismo, lo que ocasionó desgaste administrativo innecesario.

En el Contrato N° PN DIRAF N° 06-2-10194-12, suscrito para la adquisición Equipo Automotor, ítem 1 Camionetas 4x4 Doble Cabina, se evidenció lo siguiente:

El contrato se elaboró sin atender íntegramente las condiciones Técnicas establecidas en la Invitación y en la aceptación de la oferta, en relación con el platón de las camionetas y sus especificaciones, lo cual significó que se realizara una modificación al contrato para corregir la omisión de incluir posibilidad de cumplimiento del contrato con recubrimiento o con protector, que era lo que se había establecido por la misma Entidad, ocasionando un desgaste administrativo innecesario.



Las situaciones antes descritas, evidencian desorden en la aplicación de procedimientos establecidos para la elaboración de contratos al interior de la Entidad, así como falta de control interno en la verificación de minutas contractuales, lo cual genera confusión en relación con el contenido completo del contrato de acuerdo con lo pretendido por la Entidad y acordado con el contratista, así como riesgo de suscripción de contratos que no se ajusten a la voluntad de las partes, la naturaleza de los contratos, los parámetros establecidos en el procedimiento que precedió al acto y en general, al contenido que la Entidad requiere en cumplimiento de su función administrativa, incumpliendo lo establecido sobre el particular en el Manual de Contratación de la Entidad, adoptado mediante Resolución Nro. 02590 de 24 de julio de 2012, en el artículo 209 de la Constitución Política y los artículos 3 y 25 de la Ley 80 de 1993 y artículo 8 del Decreto 2170 de 2002.

Hallazgo 36. Publicación del Contrato No obstante que en el artículo 3.4.2.2.1. del Decreto 0734 de 2012 establece para los efectos previstos en el numeral 4 literal d) del artículo 2° de la Ley 1150 de 2007, cuales bienes y servicios se entienden del sector defensa y por tanto necesitan reserva para su adquisición y no tendrán como única consideración la adquisición en condiciones de mercado, exceptuándose de la obligación de ser publicados, se encontró que en los contratos celebrados por la Policía Nacional se establecen cláusulas según las cuales se pacta este deber de publicación, constituyendo por tanto norma para las partes que no se observó en algunos casos, así:

En el Contrato N° ECSAN CD 69-3-10137-12, para adelantar la Interventoría técnico administrativa, financiera y legal para la construcción primera etapa archivo general para la Policía Nacional no se soporta el pago de la publicación por parte del contratista, de acuerdo con lo pactado en la cláusula Vigésima Cuarta- Parágrafo en la cual se indica que dentro de los 3 días hábiles siguientes a la firma del contrato y entrega de una copia del mismo al contratista, éste se obliga a cancelar los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación Pública.

En el Contrato N° PN ECSAN CD 69-6-10135-12, que tuvo por objeto la construcción de la Primera Etapa del Archivo General para la Policía Nacional, no se soporta el pago de la publicación por parte del contratista, de acuerdo con lo pactado en la cláusula Vigésima Cuarta- Parágrafo en la cual se indica que dentro de los 3 días hábiles

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25678#2.4.d



siguientes a la firma del contrato y entrega de una copia del mismo al contratista, éste se obliga a cancelar los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación Pública.

En el Contrato N° PN ECSAN CD 69-3-10121-12, para adelantar la Interventoría Técnico, Administrativa, Financiera y Legal para la construcción del Bloque de Aulas de la Escuela de Cadetes de Policía "General Francisco de Paula Santander", no se soporta el pago de la publicación por parte del contratista, de acuerdo con lo pactado en la cláusula Vigésima Cuarta- Parágrafo en la cual se indica que dentro de los 3 días hábiles siguientes a la firma del contrato y entrega de una copia del mismo al contratista, éste se obliga a cancelar los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación Pública.

En el Contrato N° PN ECSAN CD 69-6-10117-12, que tuvo por objeto la construcción del Bloque de Aulas de la Escuela de Cadetes de Policía "General Francisco de Paula Santander" no se soporta el pago de la publicación por parte del contratista, de acuerdo con lo pactado en la cláusula Vigésima Cuarta Parágrafo en el cual se indica que dentro de los 3 días hábiles siguientes a la firma del contrato y entrega de una copia del mismo al contratista, éste se obliga a cancelar los derechos de publicación en el Diario Único de Contratación Pública.

Lo anterior genera incumplimiento de las obligaciones establecidas en los contratos suscritos por la Entidad e impacta los plazos establecidos para ejecución de los mismos. ETAPA CONTRACTUAL Cuando la Entidad suscribe un contrato, su actuar está ligado a la noción de interés público, tendiente a satisfacer necesidades generales o colectivas, concretadas es un escrito que establece el vínculo jurídico bilateral que fija su contenido y alcance con miras a producir aquellos efectos dentro del marco de obligaciones surgidas de la autonomía de la voluntad pero siempre teniendo en cuenta la finalidad de interés público general. EL contrato, constituye un Acto jurídico de carácter administrativo, que como tal, debe ceñirse desde su nacimiento y hasta su finalización a las previsiones que la norma establece para su normal desarrollo y finalización. No obstante, se evidenciaron las siguientes situaciones:



Hallazgo 37. Pólizas en los Contratos (D) El artículo 5.1.3 del Decreto 0734 de 2012 establece la obligación de suscribir pólizas de seguro contra riesgos establecidos, para la ejecución de contratos, cuyo monto, vigencia y amparos o coberturas de las garantías se determinarán teniendo en cuenta el objeto, la naturaleza y las características de cada contrato, los riesgos que se deban cubrir y las reglas del Decreto. Se evidenciaron situaciones en relación con las pólizas prestadas en los contratos objeto de análisis de la Policía Nacional, que soportan deficiencias en el manejo al interior de la Entidad, así:

En el Contrato N° DIRAF 06-6-10084-11, que tuvo por objeto la construcción y dotación terminación Fase IV Escuela Nacional de Operaciones de la Policía Nacional CENOP Ubicada en el municipio de San Luis (Tolima), se evidenció que la Póliza de cubrimiento de estabilidad de la obra se pactó con vigencia de 5 años contados a partir de la fecha de recibo final de la obra, circunstancia que ocurrió el 30 de enero de 2012 y el cubrimiento de la póliza prestada por el mismo abarca hasta 30/10/2016 y no hasta 30/01/2017.

En el Contrato N° PN ECSAN CD 69-6-10135-12, que tuvo por objeto la construcción de la Primera Etapa del Archivo General para la Policía Nacional, el contratista pactó en la cláusula Décima Cuarta del contrato, que dentro de los 3 días hábiles siguientes a la suscripción del contrato se obligaba a constituir garantía a favor de la Escuela de Policía General Santander, no obstante no dio cumplimiento a esta obligación y no obra en la carpeta requerimiento alguno de la administración al mismo para que explicara su tardanza ni realizara lo acordado.

Lo expuesto evidencia deficiencias en el sistema de control interno en el seguimiento a las pólizas que cubren obligaciones y genera riesgo que la estabilidad que se necesita garantizar en la obra contratada, no alcance los requerimientos previamente establecidos por la Entidad. Este hallazgo tiene alcance Disciplinario.

Hallazgo 38. Oportunidad en la Modificación del Contrato En ejecución del Contrato N°PN DIRAF 06-2-10194-12, suscrito el 13 de diciembre de 2012, para la adquisición de Equipo Automotor, ítem 1



Camionetas 4x4 Doble Cabina en la Policía Nacional, se evidenció lo siguiente: El 14 de diciembre el contratista solicita modificación del contrato en relación con el Anexo N° 2 del Contrato denominado "Especificaciones Técnicas- Ítem 1: Vehículos Tipo camionetas 4 x 4 Doble Cabina Diesel con Platón Uniformada", teniendo en cuenta que en el contrato no se había consignado lo establecido previamente en el Pliego de la Entidad y Oferta por él presentada en el desarrollo del Proceso PN DIRAF-CD-138-2012- Ítem. Solo hasta el 24 de diciembre de 2012 se realizó modificación solicitada, porque lo manifestado por el contratista correspondía a la verdad, no obstante se había realizado desde el 20 de diciembre de 2012 una adición al contrato que no incluyó la modificación solicitada en relación con esta especificación técnica, aun cuando en el momento de la adición la Entidad ya tenía conocimiento de la situación que ameritaba el ajuste solicitado por el contratista. Lo anterior, evidencia deficiencias en el sistema de control interno en relación con el manejo de la información, elaboración de contratos y seguimiento a la ejecución contractual, generando desgaste administrativo innecesario.

Hallazgo 39. Porcentajes de Ejecución de Obra En el Contrato N° DIRAF 06-6-10084-11, que tuvo por objeto la construcción y dotación terminación Fase IV Escuela Nacional de Operaciones de la Policía Nacional CENOP Ubicada en el municipio de San Luis (Tolima), se evidenció falta de coherencia en el avance de obras contratadas reportado y el avance de obras programadas, en relación con la situación de atraso que a 9 de noviembre de 2011 establece la Entidad en 26,39% de acuerdo con el Oficio N° S-2011-261219-DIPON/DIRAF-GUINF 8.6.4.1 -15.2 y lo que expresan las Actas Parciales de Obra N° 1, N° 2 y N° 3, las cuales además presentan diferencia de elaboración de 4 y 8 días respectivamente una de la otra y en las que se certifica ejecución de obra de 25%, 50% y 75%, porcentajes que se encuentran de acuerdo con lo contratado y programado. Esta situación es más evidente si se tiene en cuenta que las facturas de cobro de estas Actas Parciales de Obra N° 1, N° 2 y N° 3 tienen la misma fecha de elaboración y presentación una respecto de la otra y los anexos se encuentran archivados a continuación no de cada acta a la que pertenece, sino de la tercer Acta como acumuladas.



Lo expuesto genera falta de certeza sobre el porcentaje de ejecución de obras en relación con lo pactado y lo certificado en Actas Parciales de Obra, lo cual genera incertidumbre sobre la adecuada ejecución de este contrato y sobre el pago correlativo adelantado en relación con las mencionadas Actas.

Hallazgo 40. Actas de Comités Las Actas de Comités de Obra constituyen una evidencia sobre el desarrollo y avance de las obras contratadas y en tal medida una herramienta importante para verificar el seguimiento a la ejecución de las mismas. Se evidenciaron debilidades en estos documentos, así:

En el Contrato N° PN DIRAF- 06-3-10055-12, suscrito por la Policía Nacional para la elaboración de estudios y diseños técnicos bajo los criterios de bioclimática y sostenibilidad, los cuales incluyen (estudio topográfico, estudio de suelos, diseño arquitectónico, oficina abierta y urbano, diseño paisajístico, diseño y cálculo estructural, diseño, cálculo de redes hidrosanitarias y contraincendios internas y externas, diseño de redes de gas, diseño y cálculo de redes eléctricas y apantallamiento, diseño de redes de voz y datos, diseño sistema de ventilación natural y mecánica, estudio de impacto ambiental, trámites de licencias y/o permisos y trámites para la acometida de servicios públicos para el Complejo de Policía: Metropolitana de Ibagué - METIB y Comando Departamento de Policía Tolima - DETOL, se evidenció falta de coherencia en el contenido de actas de comité en desarrollo de este contrato, teniendo en cuenta situaciones evidenciadas así:

En las Actas de Comité DIRAF-GUINF N° 10, N° 11, N° 12, N° 13, no existe coherencia en su contenido, teniendo en cuenta que en el numeral 1 de todas ellas se indica quienes asistieron a estas reuniones, evidenciando que tales personas no coinciden con las que suscriben el documento, porque bien se firman y no se encuentran señaladas como asistentes ó a pesar de señalarse como asistentes, no firman. El Acta de Comité N° 14 no está firmada. El Acta de Comité N° 08, no se encuentra archivada en original, sino que viene adjunto en un informe de novedades, presenta el consecutivo N° 007-DIRAF-GUINF y la fecha de realización es de 26 de junio, anterior a la del Comité que le antecede.



Se evidenció que en los Comités de seguimiento al avance de los estudios contratados, no se indica el avance en relación con programación aprobada, lo cual dificulta el seguimiento de la ejecución del contrato. El Acta de Comité DIRAF-GUINFN° 15 no se encuentra archivada completa, de acuerdo a la agenda establecida, pasa de verificación de asistencia que es el numeral 1 a compromisos que es el numeral 4 y no presenta firmas. De igual manera en el Acta de Comité N° 002 DIRAF-GUINF, se evidenció que en la Agenda de la reunión se establecieron 4 puntos, archivados de manera desorganizada, primero el 4 y luego los otros dos, para finalizar con firmas del acta, que por adelantarse a mano, no se entiende en varios apartes de su contenido. Estas situaciones denotan deficiencias en el sistema de control interno en el seguimiento y monitoreo a la ejecución contractual, en tanto la evidencia que deben soportar estos documentos en relación con desarrollo de los Comités y en la elaboración de las actas correspondientes, generando duda sobre la veracidad de las actas aludidas y sobre el correcto seguimiento a ejecución del contrato. Relieva además importancia esta situación detectada, teniendo en cuenta que el supervisor del contrato es una de las personas que aparece en algunas actas como asistentes que no firman y el Director del Proyecto no figura entre los asistentes, no obstante lo cual firma una de las Acta.

Hallazgo 41. Supervisión - Informes de Ejecución (D) La supervisión de ejecución de contratos es el proceso mediante el cual la Entidad verifica que el proceso cumpla con los fines para los cuales se establece y que se supla las necesidades de la Entidad, de acuerdo con los parámetros fijados previamente por ella. No obstante se encontraron algunas situaciones que evidencian debilidades en esta actividad, en los informes de ejecución que son el soporte de la actividad de seguimiento por parte de la Policía Nacional, así:

En el Contrato N° PN DIRAF- 06-3-10055-12, que tuvo por objeto la Elaboración de estudios y diseños técnicos bajo los criterios de bioclimática y sostenibilidad, los cuales incluyen (estudio topográfico, estudio de suelos, diseño arquitectónico, oficina abierta y urbano, diseño paisajístico, diseño y cálculo estructural, diseño, cálculo de



redes hidrosanitarias y contraincendios internas y externas, diseño de redes de gas, diseño y cálculo de redes eléctricas y apantallamiento, diseño de redes de voz y datos, diseño sistema de ventilación natural y mecánica, estudio de impacto ambiental, trámites de licencias y/o permisos y trámites para la acometida de servicios públicos para el Complejo de Policía: Metropolitana de Ibagué METIB y Comando Departamento de Policía Tolima DETOL, no se encontraron algunos Informes de Ejecución, no obstante se relaciona los mismos en oficios remisorios archivados en correspondiente carpeta contractual.

En este mismo contrato, en el Acta de Revisión de Estudios Topográficos del Proyecto METIB (Policía Metropolitana de Ibagué) y DETOL (Departamento de Policía del Tolima), se encontraron deficiencias en el Informe Topográfico entregado por el consultor, que no se soportan superadas. Desde el inicio del contrato, se evidenciaron dudas sobre la utilización para el proyecto, de manera simultánea de los lotes N°2 y N°3 que resultan de un desenglobe de lote mayor, porque uno de ellos estaba en propiedad del municipio de Ibagué, no obstante, los ajustes, rediseños y resultados finales del contrato de consultoría incluyeron la utilización del lote sobre el cual no se evidencia disponibilidad por parte de la Policía.

En el Contrato N° PN DIRAF-06-7-10025-12, cuyo objeto fue contratar la realización de la Campaña “Policía Nacional de los colombianos, todos con el mismo Corazón”, pese a que se estableció seguimiento mensual, no se encuentran informes de supervisión correspondientes a todos los meses de ejecución del contrato y los que reposan en la carpeta no se encuentran soportados, con lo cual no se evidencia seguimiento de la Entidad al cumplimiento de las obligaciones pactadas, de manera tal que se hubieren efectuado controles oportunos de la ejecución.

En el Contrato N° PN ECSAN CD 69-3-10137-12, que tuvo por objeto la Interventoría técnico administrativa, financiera y legal para la construcción primera etapa archivo general para la Policía Nacional no se soporta todos los informes rendidos por parte del contratista de acuerdo con el cumplimiento del objeto del contrato suscrito.

En el Contrato N° PN ECSAN CD 69-6-10135-12, para la construcción de la Primera Etapa del Archivo General para la Policía Nacional de acuerdo con los recibos parciales de obra, no se soporta que al



momento de avance del 80% del plazo establecido para la obra, contando prórroga y adicionales, ésta avance en ejecución de obras en la misma proporción.

No se soporta informes de supervisión y de 4 informes de Interventoría objeto de análisis de auditoría, el N° 3 realizado en el mismo mes en que la Entidad prorrogó el contrato por más del 160% del plazo inicialmente establecido para culminar la obra, se encuentra incompleto, teniendo en cuenta que no se incluyó las conclusiones ni las recomendaciones del Interventor de la obra, a pesar de estar relacionadas en el índice del documento.

En el Contrato N° 06-3-10090-11, suscrito para adelantar la Interventoría Técnica, Administrativa, Financiera y Legal para la construcción y dotación terminación Fase IV Escuela Nacional de Operaciones de la Policía Nacional "CENOP" ubicada en el municipio de San Luis Tolima se evidenció:

En el segundo informe de Interventoría no se aprecia uniformidad en el contenido en cuanto a avance de obras en tanto en algunos párrafos se indica que no existe atraso, en otros si, se menciona reprogramación de obra que no se soporta en la carpeta contractual y además en el Informe Ejecutivo se relaciona avance de acuerdo con días de 40% que no coincide con el avance reportado ni con el desembolso de recursos, de acuerdo con el diagrama que se incluye en el mismo informe ejecutivo que forma parte del Informe de Interventoría. Se evidenciaron dos actas de Interventoría N° 1, una a mano y otra transcrita incompleta y que tienen diferente contenido no es posible establecer cuál de ellas corresponde a la primera acta, teniendo en cuenta que las siguientes conservan numeración consecutiva. El 24 de noviembre de 2011 se realizó el primer modificatorio del contrato, cambiando al Director de Interventoría y al Arquitecto residente, de lo cual se colige que solamente a partir de ésa fecha podía firmar el nuevo Director de Interventoría, señor Jesús Ernesto mercado Escalante en tal calidad, no obstante en la carpeta contractual aparecen informes de Interventoría de anteriores fechas en las cuales este señor ya fungía como tal y firmó a nombre de la firma Interventora. Teniendo en cuenta las deficiencias encontradas en relación con la actuación del Interventor de Obra contratado, así como las deficiencias en la Obra cuya



Interventoría se contrató y sobre la cual se soporta informes de supervisión en los cuales siempre se indicó el cumplimiento del objeto, se colige que el seguimiento presentó deficiencias que incidieron en el recibo de Obra que no se encontró de acuerdo con las necesidades y calidades establecidas por la Entidad.

En el Contrato N° PN-DIRAF N° 06-6-10077-11, cuyo objeto fue la continuación construcción comando Guainía "Bloque Alojamiento Oficiales, Bloque Alojamiento nivel ejecutivo, Bloque alojamiento patrulleros y obras exteriores", se evidenció:

Existe un informe semanal de supervisión que no resulta coherente en relación con el inmediatamente anterior: En el informe semanal N° 41 de 23 de mayo de 2012 se menciona avance de obras de 73% y un mes después en el informe semanal N° 44 de 15 de junio se menciona avance de 70%. Desde el 17 de mayo de 2012 el Contrato no tuvo Interventoría a la ejecución de obras, por cuanto el contrato que se había suscrito para el efecto, no se prorrogó de manera simultánea como se hizo con el contrato de Obra. Se encuentra un oficio de 23 de noviembre de 2011 mediante el cual la Unión Temporal contratada solicitó al Interventor prórroga de tiempo, indicando que aunque el acta de Inicio se realizó el 8 de agosto, en la misma se le escribió fecha de 3 de agosto, no obstante lo cual el interventor menciona fecha de inicio de 3 de agosto y concede la prórroga. De lo anterior, se genera duda sobre la oportunidad del inicio de la obra.

En el Contrato N°PN DIRAF- 06-7-10107-10, suscrito para enseñar mediante un curso de inglés a un funcionario de la Policía Nacional, durante 24 meses, no se soporta seguimiento a la ejecución durante los dos años pactados para su cumplimiento ni sobre el cumplimiento del objeto pactado.

En el Contrato N° PN-DIRAF N° 06-1-10020-11, cuyo objeto fue Arriendo de Instalaciones de la Dirección General de la Policía Nacional ubicadas en la terraza del tercer piso para la prestación del servicio de cafetería tipo Café Gourmet, no se evidencia soporte sobre el cumplimiento ni verificación de las obligaciones del arrendatario, pero a pesar de ello, el supervisor del contrato diligenció formatos de seguimiento y supervisión, consignando el cumplimiento del contrato



de acuerdo con lo pactado. No se soporta el cumplimiento de las siguientes labores pactadas a cargo del contratista:

Exámenes trimestrales al personal contratado, (bacteriológico de frotis de garganta y uñas, coproparasitológico y serología) que debía certificarse ante el Supervisor del Contrato. Devolver el inmueble, equipamiento y utensilios entregados en óptimas condiciones de mantenimiento y conservación y a responder por pérdidas o daños, realizando reparaciones locativas y adquiriendo equipamiento y accesorios necesarios cuando las circunstancias lo ameriten. No se evidencia seguimiento alguno sobre el particular y a la fecha se aprecia en los muebles del café terraza, que la división entre mesas y cocinas presentan quebraduras en su estructura. Presentación de programa de aseo, desinfección, fumigación y control microbiológico especificando periodicidad que coincida con la exigida por la autoridad competente. Mantenimiento Técnico Preventivo y correctivo del equipamiento y reposición de equipo y menaje si fuere el caso, que para el efecto le entregue en inventario la Policía Nacional, sin costo para la Institución, con aprobación del supervisor. Licencia sanitaria de funcionamiento vigente y acreditación de manipulación de alimentos para el personal contratado.

En el Contrato N° PN DIRAF- 06-2-10106-12, suscrito para la adquisición municiones de guerra ítems 1, 4 y 7 de Acuerdo con las especificaciones técnicas del Anexo N° 2, se evidenció lo siguiente:

En el Acta N°002- DIRAF-GARMA 25.2 de 28-02-13 se menciona que con ocasión de este contrato ingresó un material a inventarios de la Policía mediante entrada de bienes 5000742062 de 23-12-12. Esta afirmación no guarda coherencia con la fecha que tiene el Acta de la Primera Entrega de material y única realizada en 2012, de acuerdo con lo pactado en la Modificación- Prórroga, llevada a cabo el 31-12-12. En el Documento de Aceptación de la Oferta a folio 226, se estableció que el Supervisor del contrato era el Responsable del Proceso de Logística y Abastecimiento de la Oficina de Telemática de la Policía Nacional. No



obstante se evidenciaron informes de supervisión rendidos por el Jefe de la Oficina de Telemática y otros por parte del Jefe Grupo Proceso Logística y Abastecimiento OFITE, de lo cual se genera la duda sobre el desempeño de esta labor, teniendo en cuenta además que no se soporta el oficio de designación de esta labor.

En el Contrato N° PN DIRAF N° 06-2-10084-12, para adquisición de Equipos de Cómputo para la Policía Nacional, escritorio y portátiles, correspondientes Ítems 1 y 2 del proceso previo, se evidenció lo siguiente:

No se soporta que se haya presentado algún informe de seguimiento a la ejecución del Contrato por parte del Capitán Alexander Palacios, primer supervisor designado en el mismo, ni requerimiento sobre el particular. De igual manera, se evidenció que el plazo establecido, incluidas las prórrogas, se encuentra vencido, sin embargo no se soporta cumplimiento de la totalidad del objeto contratado, entendido en la entrega de los equipos con las características y cantidad establecidas, para las Unidades que la Entidad determinó como necesitadas de los mismos.

En el Contrato N° PN DIRAF N° 06-2-10194-12, para la adquisición Equipo Automotor, ítem 1 Camionetas 4x4 Doble Cabina no se soporta ningún informe por parte del Supervisor designado en este proceso.

Las situaciones descritas evidencian deficiencias en el sistema de control interno respecto al proceso de supervisión, coligiendo debilidades en la aplicación de los mecanismos de seguimiento y monitoreo existentes en la Entidad para la verificación de los contratos suscritos, incumplimiento de las obligaciones de supervisión contenidas en el Manual de Contratación de la entidad y del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, generando riesgo que se reciban labores sin observar los fines para las cuales fueron contratadas e impide establecer responsabilidades en la labor de supervisión. Con connotación Disciplinaria.

Hallazgo 42. Obligaciones Establecidas - Contratos de Vehículos La Policía Nacional manejó contratos con ocasión de la ejecución del proyecto de inversión para la adquisición y mantenimiento equipos de movilidad para la Policía nacional de código BPIN 0051-00315-9999,



evidenciando en los procesos contractuales deficiencias en el seguimiento al cumplimiento de los mencionados contratos, desatendiendo lo establecido por el estatuto contractual y el Manual de Contratación de la Entidad. Se evidenciaron las siguientes situaciones:

En el Contrato N° PN DIRAF N° 06-2-10076-12, suscrito para la adquisición de Equipo Automotor automóviles y SUV 4x4, ítems 2 a 5, no se soporta el cumplimiento de algunos aspectos requeridos para entrega de los vehículos en el contrato tales como:

Mantenimiento: No se soporta el establecimiento de los plazos por parte del supervisor, para el servicio de mantenimiento en los talleres autorizados ofrecidos a nivel nacional, conforme a las necesidades de la Policía Nacional. Capacitación: Adelantada dentro del plazo de ejecución del contrato y hasta la entrega de los vehículos, a través de un programa de capacitación técnica de los sistemas que tiene el vehículo por modelo y marca en mantenimiento preventivo y correctivo para los jefes de patio, mecánicos que la Policía nacional determine, con una intensidad de 40 horas (certificación de asistencia). De igual manera la inducción de como mínimo de 2 horas al personal de conductores de los sistemas básicos del vehículo. Material de Consulta: Para el ítem 2 "Automóvil Renault Logan Expression 1.600 C/A No Uniformado", 2 juegos que constan de 1 manual general de reparación del vehículo, 1 manual de partes donde aparezcan las referencias, el listado oficial de precios para los repuestos a la fecha de entrega, emitido por el distribuidor, ensamblador de la marca en el país en medio magnético y en idioma español, como lo determine el supervisor del contrato. Para cada vehículo 1 manual de operación, mantenimiento y garantía. SOAT: Soporte sobre la obligación de entregar los vehículos con el seguro obligatorio SOAT a nombre de la Policía Nacional con vigencia de un año contado a partir de la entrega y pago de tarjeta de identificación electrónica (TIE) para exención de peajes.

Matrícula de registro especial oficial: No se soporta la entrada con cada vehículo del pago de la matrícula del registro especial oficial de acuerdo a la Resolución 004775 del 01 de octubre de 2009 del Ministerio de Transporte.



Material de Consulta: No se soporta el suministro de material de consulta escrito y/o en medio magnético y en idioma español, incluyendo manual de operación y un manual de mantenimiento preventivo. Tanque lleno: Al momento de la entrega el vehículo el tanque debe ir lleno de combustible.

En el Contrato PN DIRAF N° 06-2-10192-12, suscrito para la Adquisición Equipo Automotor, Motocicletas de 200 cc uniformadas, no se soporta el cumplimiento de algunos aspectos requeridos para la entrega establecidos en el contrato tales como:

Seguro obligatorio SOAT: No se soporta la entrega de estos seguros a nombre de la Policía Nacional con vigencia de un año contado a partir de la entrega. Registro Especial oficial: Pago de la matrícula del registro especial oficial de acuerdo a la Resolución 004775 del 01 de octubre de 2009 del Ministerio de Transporte. Material de consulta: En medio escrito y/o en medio magnético y en idioma español. Manual de operación y Manual de mantenimiento preventivo, Manual de partes, Manual de Reparación de motor. Tanque Lleno: Al momento de la entrega el vehículo el tanque debe ir lleno de combustible. Capacitación: Dentro del plazo de ejecución del contrato y hasta la entrega de las motocicletas, de conformidad con el cronograma de capacitación teórico-práctica en cada uno de los sistemas. Igualmente una inducción como mínimo de 2 horas al personal de conductores de los sistemas básicos de las motocicletas. Material de Consulta: 2 juegos que consten de 1 manual general de reparación de la moto, 1 manual de partes donde aparezcan las referencias, el listado oficial de precios para los repuestos a la fecha de entrega, emitido por el fabricante, ensamblador o representante de la marca en el país (preferiblemente en medio magnético y en idioma español), como lo determine el supervisor del contrato. Por cada moto un manual de operación, mantenimiento y garantía.



En el Contrato N° PN DIRAF N° 06-2-10194-12, suscrito para la adquisición de la Adquisición Equipo Automotor, ítem 1 Camionetas 4x4 Doble Cabina, no se soporta el cumplimiento de algunos aspectos requeridos para entrega de los vehículos en el contrato tales como:

SOAT: Seguro obligatorio SOAT a nombre de la Policía Nacional con vigencia de un año contado a partir de la entrega y pago de tarjeta de identificación electrónica (TIE) para exención de peajes. Pago de Matrícula de Registro Especial: Cada vehículo deberá ser entregado con el pago de la matrícula del registro especial oficial de acuerdo a la Resolución 004775 del 01 de octubre de 2009 del Ministerio de Transporte. Ficha Técnica: Original del vehículo ofrecido en el momento de la Oferta. Material de consulta: Escrito y/o en medio magnético y en idioma español. Manuales: De operación y Manual de mantenimiento preventivo, Manual de partes, Manual de Reparación de motor. Tanque de Combustible: Al momento de la entrega el vehículo el tanque debe ir lleno de combustible. Capacitación: Dentro del plazo de ejecución del contrato y hasta la entrega de los vehículos, previa coordinación con el supervisor del contrato, con entrega para cada participante de las memorias correspondientes al curso realizado; un programa de capacitación técnica de los sistemas que tiene el vehículo por modelo y marca, en mantenimiento preventivo y correctivo, para los mecánicos que la Policía Nacional determine, con una intensidad mínima de 8 horas; un curso de inducción como mínimo de 2 horas al personal de conductores de los sistemas básicos del vehículo. Constancias de la capacitación presentadas ante el supervisor del contrato como requisito para la expedición de la certificación de recibo a satisfacción.

Las situaciones descritas evidencian deficiencias en el sistema de control interno respecto al proceso de supervisión, coligiendo debilidades en la aplicación de los mecanismos de seguimiento y monitoreo existentes en la Entidad para la verificación de los contratos suscritos, incumplimiento de las obligaciones de supervisión contenidas en el Manual de Contratación de la entidad y del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, generando riesgo que se reciban labores sin observar los fines para las cuales fueron contratadas.



Hallazgo 43. Lugar de Entrega- Contratos de Vehículos

La Policía Nacional manejó contratos con ocasión de la ejecución del proyecto de inversión para la adquisición y mantenimiento equipos de movilidad para la Policía nacional de código BPIN 0051-00315-9999, evidenciando deficiencias en el cumplimiento de la entrega de vehículos en los sitios previamente establecidos de acuerdo con la necesidad de las Unidades de la Policía Nacional. Se evidenciaron las siguientes situaciones:

En el Contrato N° PN DIRAF N° 06-2-10076-12, suscrito para la adquisición de Equipo Automotor automóviles y SUV 4x4, ítems 2 a 5, no se soporta el cumplimiento de algunos aspectos requeridos para entrega de los vehículos en el contrato tales como:

Se evidencia incumplimiento de lo dispuesto en la cláusula novena del contrato, según la cual la Entrega de estos vehículos se realizaría en el sitio indicado en el Anexo N° 1, el cual señala que los vehículos debían ser entregados al almacenista del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera ubicada en la calle 9 N° 42-39 de la ciudad de Bogotá. A costo y riesgo del contratista en las ciudades capitales de los departamentos que el supervisor del contrato indique de acuerdo con las necesidades y lineamientos impartidos por la Dirección Nacional, exceptuando las ciudades capitales de Vaupés, Vichada, Amazonas y Guainía, para lo cual exigirán al supervisor del contrato a los 30 días calendario siguientes a la aprobación de la garantía única, el listado en el cual se relacione los contactos de los funcionarios encargados de recibirlos vehículos en cada ciudad, de tal manera que se garantice la seguridad de la entrega.

En el Contrato PN DIRAF N° 06-2-10192-12, suscrito para la Adquisición Equipo Automotor, Motocicletas de 200 cc uniformadas, no se soporta el cumplimiento de algunos aspectos requeridos para la entrega establecidos en el contrato tales como:

No obra soporte sobre el cumplimiento de lo dispuesto en la cláusula novena del contrato, según la cual ésta se realizaría en el sitio indicado en el Anexo N° 1, el cual señala que: Los documentos originales de los vehículos, junto con las constancias de entrega de los mismos en las unidades policiales, deben ser entregados al almacenista del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera ubicada en la calle 9 N° 42-39 de Bogotá, D.C.



Las motocicletas deben ser entregadas cero km con copia de documentos, a costo y riesgo del contratista en las ciudades capitales de los departamentos que el supervisor del contrato indique de acuerdo con las necesidades y lineamientos impartidos por la Dirección Nacional, para lo cual exigirán al supervisor del contrato un listado en el cual se relaciones los contactos de los funcionarios encargados de recibir las motocicletas en cada ciudad, de tal manera que se garantice la seguridad de la entrega.

En el Contrato N° PN DIRAF N° 06-2-10194-12, suscrito para la adquisición de Equipo Automotor, ítem 1 Camionetas 4x4 Doble Cabina, no se soporta el cumplimiento de algunos aspectos requeridos para entrega de los vehículos en el contrato tales como:

No obra soporte sobre el cumplimiento de lo dispuesto en la cláusula novena del contrato, según la cual la entrega de estos vehículos se realizaría en el sitio indicado en el Anexo N° 1, el cual señala que los vehículos debían ser entregados cero km con copia de documentos, a costo y riesgo del contratista en las ciudades capitales de los departamentos que el supervisor del contrato indicara, de acuerdo con las necesidades y lineamientos impartidos por la Dirección Nacional, para lo cual exigirán al supervisor del contrato un listado en el cual se relacionan los contactos de los funcionarios encargados de recibir los vehículos en cada ciudad, de tal manera que se garantizara la seguridad de la entrega. También se acordó en el contrato y ello no se soporta, que los documentos originales de los vehículos, junto con las constancias de entrega de los mismos en las unidades policiales, deberían ser entregados al almacenista del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera ubicada en la calle 9 N° 42-39 barrio Gorgonzola de Bogotá, D.C. Lo anteriormente expuesto, evidencia deficiencias en el sistema de control interno respecto al proceso de supervisión, coligiendo debilidades en la aplicación de los mecanismos de seguimiento y monitoreo existentes en la Entidad para la verificación de los contratos suscritos, incumplimiento de las obligaciones de supervisión contenidas en el Manual de Contratación de la entidad y del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, generando riesgo que se reciban labores sin observar los fines para las cuales fueron contratadas.

Hallazgo 44. Adición en Contrato N° PN DIRAF-06-7-10025-12 (D)



El Contrato N° PN DIRAF-06-7-10025-12, cuyo objeto fue contratar la realización de la Campaña “Policía Nacional de los colombianos, todos con el mismo Corazón”, fue adicionado de forma irregular, constituyendo la adición un nuevo objeto contractual, que incluso en plazo y pagos es independiente del objeto inicialmente contratado, lo cual no es permitido en el procedimiento establecido en el Estatuto contractual para la celebración y adición de contratos. La situación expuesta evidencia desatención de los principios de contratación estatal, omisión de aplicación de selección objetiva, lo que permite colegir inadecuada garantía de la efectividad de los derechos e intereses de los administrados, desatendiendo lo dispuesto en el Manual de Contratación de la Entidad, adoptado mediante Resolución Nro. 02590 de 24 de julio de 2012, en el artículo 209 de la Constitución Política y los artículos 3 y 25 de la Ley 80 de 1993 y artículo 8 del Decreto 2170 de 2002 y artículo 1° del Decreto 734 de 2012. De lo anterior, resulta presunta connotación disciplinaria.

Hallazgo 45. Valor del Contrato En el Contrato de Compraventa N° PN DIRAF- 06-2-10123-12, cuyo objeto fue la adquisición municiones de guerra ítems 2,3,5,6 y 8 de Acuerdo con las especificaciones técnicas del Anexo N° 2. El Anexo N° 1 indica los ítems antes anotados, desagregando los años 2012, 2013 y 2014 para cada uno de ellos, las cantidades por ítem en relación con cada año, el valor en pesos y dólares y el recurso afectado (10 u 11). Consolidado según se indica en cuadro inserto en el contrato. El Anexo N° 2 "Especificaciones Técnicas", refiere cada ítem contratado así: Ítem 2 Calibre 5.56 Eslabonada; Ítem 3, Calibre 5,56 mm; Ítem 5, Calibre 12; Ítem 6, Subsónica Calibre 9 mm; Ítem 8, Calibre .50 BMG, se evidenció lo siguiente: El valor total del contrato se pactó en dólares norte-americanos, estableciendo de todas maneras su correspondencia en pesos colombianos. Se evidenció que el valor total del contrato proyectado en pesos, no corresponde a la sumatoria discriminada por ítems, de acuerdo con la tasa de cambio proyectada de acuerdo con oficio expedido por la Dirección Financiera del Ministerio de Defensa Nacional según se reza en la minuta y de conformidad con la siguiente tabla que incluye estos datos:

Tabla No.10



Diferencia Pesos Colombianos y Dólares Americanos

US 2012

(Proyectado

con valor del

dólar en pesos por $1.950)

2.012

Equivalencia en

pesos

US 2013

(Proyectado con valor del dólar en

pesos por $2000)

2.013

US 2014

(Proyectado con

valor del dólar

en pesos por

$2050)

2.014 ITEMS

$1.231.303,68 $2.401.042.176,00 $1.505.283,00 $ 3.010.566.000,00 $ 575.917,56 $ 1.180.630.998,00 Ítem 2

$1.442.031,24 $2.811.960.918,00 $ 977.086,99 $ 1.954.173.980,00 $ 590.811,06 $ 1.211.162.673,00 Ítem 3

$109.563,08 $ 213.648.006,00 $ 305.642,40 $ 611.284.800,00 $ 79.550,10 $ 163.077.705,00 Ítem 5

$22.155,76 $ 43.203.732,00

$6.944,60 $ 13.541.970,00 $ 13.415,64 $ 26.831.280,00 $ 5.303,20 $ 10.871.560,00 Ítem 6

$36.604,94 $ 71.379.633,00 $ 81.604,08 $ 163.208.160,00 $ 26.689,36 $ 54.713.188,00 Ítem 8

$2.848.603,30 $ 5.554.776.435 $ 2.883.032,11 $ 5.766.064.220,00 $ 1.278.271,28 $ 2.620.456.124,00 TOTAL

TOTAL DOLARES AMERICANOS TOTAL PESOS COLOMBIANOS

$ 7.009.906,69 $ 13.941.296.779

Valor Pactado en $ Col según

la proyección discriminada

Valor con US$ Proyectado

en Pesos en el contrato

Diferencia en $ Col

$ 13.941.296.779,00 $ 13.937.319.274,00 $ 3.977.505,00

FUENTE: Carpeta Contrato

Hallazgo 46. Personal Contratado para la Obra (F-D)

En el Contrato de Obra N°PN-DIRAF N° 06-6-10077-11, que tuvo por objeto la continuación de la construcción del comando Guainía "Bloque Alojamiento Oficiales, Bloque Alojamiento nivel ejecutivo, Bloque alojamiento patrulleros y obras exteriores" por valor inicial de $8.185.946.575,45 incluido AIU, se evidenció: En el Informe de Supervisión radicado bajo N° 267079-DIPON/DIRAF-GUINF-29.10 de 03 de octubre de 2012, se indica que en relación con el personal que debe estar en obra y la dedicación establecida: El Arquitecto residente en obra solo ha sido permanente la presencia de 1 y no de 2 profesionales; que el Arquitecto director de obra no ha estado en la obra y el acompañamiento ha sido desde Bogotá; que el asesor contable no ha estado disponible en obra, así como el auxiliar ingeniería seguridad industrial y la secretaria.



De lo anterior, resulta que en ejecución del contrato no se cumplió con todos los ítem contratados referentes a disponibilidad y número de profesionales necesarios en la obra. Esta situación es preocupante por cuanto la cantidad, calidad y disponibilidad del personal fue uno de los ítem valorados para determinar el valor del contrato y su incumplimiento determina que no se podría haber certificado anteriores cumplimientos de lo pactado, teniendo en cuenta que no se encontraba la totalidad de personal pactado como disponible y consecuentemente no se debería haber cancelado la totalidad de las Actas que se certificaron como cumplidas no obstante la falta de personal. Se evidencia un manejo antieconómico del recurso público invertido y en consecuencia, se traslada esta observación con presunta connotación fiscal y disciplinaria relacionada con el recurso público invertido en la contratación de personal de obra contratado y que formó parte del valor pagado, en $979.9 millones.

Hallazgo 47. Personal Contratado para la Obra (F-D) En el Contrato N° PN-DIRAF N° 06-6-10084-11, cuyo objeto fue la construcción y dotación terminación Fase IV Escuela Nacional de Operaciones de la Policía Nacional CENOP Ubicada en el municipio de San Luis (Tolima), por valor de $3.926.603.777,3 de acuerdo con el Primer Informe Mensual de Interventoría, se evidenció que un mes después de iniciar ejecución de obra, no se había iniciado la misma, no se contaba con personal en la obra según lo pactado y no se había allegado al sitio el material para empezar. Igualmente se evidenció en los diferentes informes de interventoría, como situación destacada y de incidencia negativa, la falta de personal en la obra, lo cual permite colegir o bien que el personal que se estableció como suficiente para las obras en los estudios previos, no lo era, o bien que siendo suficiente no se encontraba destacado en la obra de acuerdo a lo pactado y cobrado. Esta situación es preocupante por cuanto la cantidad, calidad y disponibilidad del personal fue uno de los ítem valorados para determinar el valor del contrato y su incumplimiento determina que no se podría haber certificado cumplimiento de lo pactado, teniendo en cuenta que no se contó en ejecución del contrato con la totalidad de personal pactado como disponible y consecuentemente no se debería haber cancelado la totalidad de las Actas que se certificaron como cumplidas, no obstante la falta de personal.



Se evidencia un manejo antieconómico del recurso público invertido y en consecuencia, se traslada esta observación con presunta connotación fiscal y disciplinaria relacionada con el recurso público invertido en la contratación de personal de obra contratado y que formó parte del valor pagado, en $746,1 millones.

Hallazgo 48. Pago de Servicios Públicos (D- IP) En el Contrato PN-DIRAF N° 06-1-10020-11, cuyo objeto fue el arriendo de Instalaciones de la Dirección General de la Policía Nacional ubicadas en la terraza del tercer piso para la prestación del servicio de cafetería tipo Café Gourmet, se evidenció lo siguiente: En los estudios previos y en el Contrato se estableció pago de servicios públicos de Manera Independiente por parte del contratista, los cuales nunca fueron cancelados. En efecto, en la cláusula décima- Obligaciones del Arrendatario, se acordó en el numeral 2) cumplir con las especificaciones técnicas indicadas en el anexo N° 2 y en tal Anexo se establece entre las condiciones, en el numeral 19 mantener al día el pago de los servicios públicos que se acusen. De otra parte en la Cláusula Décima Séptima se estableció: El arrendatario pagará independiente al canon de arrendamiento los servicios públicos domiciliarios de gas natural (si llegara a tener) y teléfono, serán a cargo del arrendatario y deberán ser cancelados directamente por éste de manera oportuna de acuerdo a los términos establecidos por las entidades prestadoras de servicio debiendo presentar copia de las facturas canceladas ante el Grupo de Mantenimiento y Servicios Generales. Los servicios públicos domiciliarios de agua y energía eléctrica, estarán a cargo del arrendatario y deberán ser cancelados en la tesorería DIPÓN o en la cuenta bancaria que determine la Entidad, adicionales al canon de arrendamiento dentro de este mismo rubro, de acuerdo a la liquidación periódica que certifique el Grupo de Mantenimiento y servicios generales de la DIRAF con relación a las lecturas de consumos de agua y energía consumidos dentro del mes. No obstante, en la ejecución del contrato se evidencia que nunca se cancelaron o pagaron servicios públicos con ocasión del cumplimiento de



este contrato y no se soporta modificación del mismo. Sin embargo en los informes de supervisión de este contrato, se indicó que: “teniendo en cuenta que el café terraza no cuenta con medidores individuales, los consumos están cubiertos por el consumo de otra cafetería que se ubica en el segundo piso de las Instalaciones de la Dirección de la Policía por lo tanto con el pago de los servicios de la cafetería quedan pagos los servicios del café terraza”. En cuanto a lo expuesto, se observa que el Supervisor del contrato varió las condiciones del mismo sin ser el competente para ello, pues aún cuando existieran dos contratos para objetos similares, no lo es menos que cada uno de ellos tiene vida jurídica propia y no se pueden entremezclar para certificar sus obligaciones y quienes pueden modificar su contenido son las partes. De lo anterior resulta que el contratista no cumplió con la obligación pactada de cancelar servicios públicos, sin que sea posible en este momento tasar el valor de lo dejado de cancelar, por lo cual amerita una indagación preliminar fiscal. De igual manera el seguimiento irregular en la ejecución del contrato fundamenta una presunta responsabilidad disciplinaria.

Hallazgo 49. Contrato Verbal (D) En el Contrato de Prestación de Servicios PN-DIRAF N° 06-1-10020-11, cuyo objeto fue Arriendo de Instalaciones de la Dirección General de la Policía Nacional ubicadas en la terraza del tercer piso para la prestación del servicio de cafetería tipo Café Gourmet, se evidenció lo siguiente: En el Estudio de Conveniencia y Oportunidad, se mencionan los Antecedentes Administrativos del Proceso, y en ellos la Entidad indica que no existen antecedentes administrativos de contratos celebrados para arrendamiento de instalaciones para prestar el servicio de cafetería tipo gourmet en la Policía Nacional, no obstante lo cual se consultó en la base de datos del Área de contratación de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional- DIRAF, encontrando información de procesos similares, entre los cuales se menciona el contrato de arrendamiento con el Centro Social de Agentes, que consistió en un contrato Verbal, suscrito en Agosto de 2007 el cual tuvo por objeto actividades de Cafetería y Comidas Rápidas desde agosto de 2007 a febrero de 2010 sin canon mensual, en el cual no se presentaron inconvenientes.



En cuenta lo anterior, se evidencia el incumplimiento de lo dispuesto en la Ley 80 de 1993 en su artículo 39, el cual establece que los contratos que celebren las entidades estatales deben constar por escrito. De lo anterior, resulta fundamento para una presunta responsabilidad disciplinaria. OBSERVACIONES TECNICAS DE CONTRATOS INVOLUCRADOS CON EL PROYECTO MUZU

Hallazgo 50. Contrato de obra PN-ECSAN No.69-6-10117-12 del 28-09-2012 Objeto: “Construcción de la Primera Etapa del Archivo General para la Policía Nacional (Por el sistema de precios unitarios fijos, incluye revisión, ajuste y actualización de estudios y diseños técnicos)”. Valor inicial: $5.750 millones, adicionado en $50 millones. Interventor: Andrés Humberto Martínez Vesga. Estado del contrato a la fecha de visita: En ejecución, y suscrita el Acta Parcial No. 2 del 19 de diciembre de 2012, por valor acumulado de $3.450 millones (60% del valor inicial). Observaciones Técnicas: Se observan deficiencias de estudios previos, por cuanto mediante acta parcial No. 2 del 19 de diciembre de 2012, se estableció la ejecución de obras adicionales y mediante informe de interventoría No. 2 del 24 de diciembre de 2012, se establece la necesidad de estas y otras obras adicionales, que son previsibles y/o esenciales para el desarrollo de la obra (sistema estructural, estudio de suelos, canalización de red de media tensión, banda transportadora, sistema de detección de incendio) y que no corresponden a simples detalles objeto de la revisión de los diseños, actividad que hace parte del contrato. Las actividades adicionales descritas afectaron la programación de obra, ocasionando que el contratista solicitara la aprobación de prórroga y mediante Acta Adicional No. 01 se aprobó la ampliación del término de ejecución en 150 días calendario. Adicionalmente, la observación se sustenta detalladamente en los siguientes puntos:



El Acta parcial de obra No. 2 establece un presupuesto ejecutado, en el cual algunas cantidades de obra exceden considerablemente las cantidades inicialmente planteadas, sin que al parecer exista un Acta de Mayores y menores cantidades de obra, mediante la cual la entidad apruebe la realización de las mismas con su consecuente balance y aprobación presupuestal. A continuación se establecen algunos casos de los mencionados:

Tabla No. 11 Diferencias Actas de Obra

FUENTE: Ingeniera Civil

El acta parcial 2, establece obras adicionales ejecutadas, diferentes a las establecidas mediante Acta adicional 01, por $251.6 millones (311.4 millones incluido AIU del 23% e IVA sobre la utilidad), sin que en las demás actividades se vea reflejado el impacto y las decisiones tomadas con respecto al presupuesto contratado y por tanto no hay claridad sobre el alcance final de las obras contratadas.

En contraposición a lo anterior, el contrato adicional 01 suscrito, por $50 millones, tiene como soporte “efectuar unas obras complementarias exteriores”, que incluye las actividades de Pisos: Excavación manual en material común, base recebo compactado, placa base concreto 3000 psi e=0,20m, y Adecuación de jardines. Obras exteriores que no han sido ejecutadas, por tratarse de obras que se realizan posterior a la construcción de la obra, en particular de la fachada, la cual se encuentra en proceso de ejecución.

Hallazgo 51. Contrato de obra PN-ECSAN No.69-6-10117-12 del 30-08- 2012



Objeto: “La construcción del Bloque de Aulas de la Escuela de Cadetes de Policía "General Francisco de Paula Santander", por el sistema llave en mano a precio global, incluye levantamiento topográfico, diseño arquitectónico, estudios de suelos, diseño y cálculo estructural, diseño hidrosanitario, diseño eléctrico, licencias, permisos y demás actividades para su ejecución”. Valor inicial: $2.850 millones adicionado en $50 millones. Interventor: SFERA Arquitectura & Ingeniería Ltda., representada legalmente por Angie Elizabeth Pantoja Célis Contrato 69-3-10121-12. Valor: $99.9 millones. Estado del contrato a la fecha de visita: Revisada la obra construida se determinó de forma aproximada que las áreas construidas corresponden a las establecidas mediante el contrato, el acta adicional 01 y el acta de recibo del contrato inicial de fecha 19 de diciembre de 2012. Las obras aparentan buena calidad y estabilidad. Observaciones Técnicas: La modalidad del contrato suscrito, limita la revisión detallada de ítems, cantidades y precios de obra, por cuanto el objeto del contrato PN-ECSAN No.69-6-10117-12, Anexo No. 1, establece: “La construcción del Bloque de Aulas de la Escuela de Cadetes de Policía "General Francisco de Paula Santander, por el sistema llave en mano a precio global, incluye levantamiento topográfico, diseño arquitectónico, estudios de suelos, diseño y cálculo estructural, diseño hidrosanitario, diseño eléctrico, licencias, permisos y demás actividades para su ejecución, tratándose de un contrato a precio global, que como especificaciones técnicas en el Anexo 2 del contrato establece de manera general el alcance del contrato”. “El programa arquitectónico comprende una edificación de dos (2) pisos, con áreas entre 1000 y 1’20 metros cuadrados de área útil cubierta, entre 250 y 560 metros cuadrados de áreas exteriores o de urbanismo; aulas dos (2) baterías sanitarias, cuartos técnicos, video, control de sonido, oficina de circulación y halles; espacios y funciones que se resumen a continuación:” Y define un “Programa arquitectónico por piso” y un “programa de áreas por piso”. Sin embargo, mediante la visita de obra se observaron actividades



tales como: instalación de telones, atril con equipo de control manual de video beam y conexión a internet, cortinería, suministro de tabletas electrónicas para el control del video beam, sonido y telón, actividades que según el supervisor hicieron parte del contrato; pero que revisada la documentación, no están descritas en el mismo, en sus documentos anexos, ni en la propuesta del contratista, así como tampoco en los estudios de conveniencia y oportunidad. La falta de claridad en estos aspectos, no sólo limita el control fiscal posterior, sino que aumenta los riesgos asumidos por la entidad contratante tanto en la etapa de ejecución como en la etapa pos contractual, por ejemplo en lo concerniente a posibles procesos de reclamaciones de garantías. ETAPA POSCONTRACTUAL Comprende desde la expiración del término que se acordó en el contrato, hasta que quede en firme su liquidación, esto es, una vez que termine de manera normal o no el vínculo contractual. Aunque guarda necesaria relación con la ejecución del contrato, merece consideración especial, teniendo en cuenta el momento del contrato. Se evidenciaron algunas situaciones que ameritan su inclusión en este informe así:

Hallazgo 52. Estabilidad y Calidad de la Obra Reciente En el Contrato N° 06-3-10090-11, suscrito para la Interventoría Técnica, Administrativa, Financiera y Legal para la construcción y dotación terminación Fase IV Escuela Nacional de Operaciones de la Policía Nacional "CENOP" ubicada en el municipio de San Luis (Tolima) se evidenció que existen informes que soportan que la obra CENOP presenta deficiencias en las Obras entregadas, a menos de un año de realizada las construcciones, lo cual fue puesto en conocimiento de la Policía Nacional desde el año pasado y hasta el momento no obra prueba de que hayan sido subsanadas. Solamente hasta enero del año en curso la constructora informa que se realizarán reparaciones correspondientes. Las deficiencias encontradas son las siguientes: Aires acondicionados inservibles en las habitaciones. Terminales de pared que se están cayendo en el baño público del casino de suboficiales.



El piso de la piscina del casino de suboficiales está con filtraciones de agua, las entrelíneas o terminales de las baldosas del piso del casino de suboficiales se están levantando, hay cuartos con paredes agrietadas. En el Almacén de armamento los extractores instalados en la parte superior están fuera de servicio por mal diseño de los muros que no permite que el aire circule entre los extractores mecánicos, afectando la parte interna de la bodega de armamento donde los fusiles presentan corrosión rápidamente y se acumulan gases tóxicos. En la parte superior de la estructura frente a la puerta y venta principal donde se atiende el personal de planta, cursos y seminarios no cuenta con un techo o cubierta, cada vez que llueve el agua ingresa a la bodega inundando parte de ella y deteriorando la puerta y ventana principal. Existe una filtración de agua por la parte de la división del baño provocando acumulación de agua en la parte del sanitario. Los sistemas de extracción mecánicos no funcionan, debido a que los muros ubicados alrededor de la cubierta sobrepasan la altura de los extractores, impidiendo la entrada y salida del aire. Existe acumulación de gases generados por la munición, aceites y lubricantes ocasionando algunas alergias a los integrantes de eta dependencia. El armamento presenta corrosión avanzada, oxidación de sus partes debido a las altas temperaturas que se generan dentro de la bodega por falta de ventilación. En la parte superior de la estructura frente a la puerta y ventana principal donde se entrega y recepciona el armamento al personal de plante, cursos y seminario no cuenta con techo o cubierta, cada vez que llueve el agua ingresa a la bodega inundando parte de ella y deteriorando la puerta y ventana principal. Se nota que el desnivel del piso quedó hacia la parte interna de la bodega y al ingresar el agua, causa daños a los elementos que están almacenados facilitando su deterioro prematuro. Los mesones los cuales fueron diseñados para ubicar los equipos de cómputo no tienen la altura adecuada para la ubicación del teclado, dificultando el normal desarrollo de los funcionarios de esta dependencia. Las paredes presentan agrietamiento en las uniones de las columnas, se puede observar luz de diferencia de la parte interior a exterior.



En la parte superior del cielorraso se presenta dilatación en los pegues de las bases de las columnas con el drywall, es de anotar que el consorcio envió un funcionario a realizar arreglos para subsanar falencias, pero transcurrido el tiempo se volvió a presentar esta misma novedad. La puerta principal de la entrada a la bodega presenta desprendimiento de una lámina que protege la cerradura permitiendo que con algún elemento corto punzante se pueda abrir dese la parte externa facilitando el extravío de algún elemento que se encuentre allí almacenado. Hace falta que la empresa o consorcio contratante entregue un restante de 14 flautas o divisores cuya función es soportar la parte delantera del caño y facilitar su almacenaje. La pintura antiflama de color gris ubicada en el piso se está desprendiendo en varias zonas generando huecos o parches a simple vista. Lo anterior, permite colegir debilidades el sistema de control interno respecto al proceso de supervisión, en la aplicación de los mecanismos de seguimiento y monitoreo existentes en la Entidad para el seguimiento de los contratos involucrados con estas obras y cumplimiento de las mismas. Con lo anterior, se incumple con las obligaciones de supervisión contenidas en el Manual de Contratación de la entidad, adoptado mediante Resolución 02590 de 24 de julio de 2012, el Manual de Supervisión e Interventoría adoptado mediante Resolución 03256 de 16 de diciembre de 2004 y lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 80 de 1993, generando riesgo que se reciban, como se evidencia en esta caso, labores sin observar los fines para las cuales fueron contratadas.

Hallazgo 53. Certificación del Curso Contratado (D, F) En el Contrato PN DIRAF- 06-7-10107-10 cuyo objeto pactado fue la capacitación en el idioma Inglés durante dos años, dirigido a un funcionario de la Policía Nacional, aparece como soporte de cumplimiento del curso, un certificado al parecer expedido por la firma BERLITZ el cual presenta fecha de certificación de 2012, encontrándose que el año presenta borradura, siendo impreso se corrigió con esfero y se alcanza a verificar que correspondía a 2011 y no a 2012, de lo cual se infiere que el mismo fue alterado, constituyendo una presunta falsedad en documento involucrado con



el cumplimiento del objeto contractual, puesto que no obra soporte sobre la capacitación contratada y pagada por adelantado. De lo expuesto se evidencia un manejo antieconómico del recurso público invertido en $137.2 millones, que es el valor del contrato y en consecuencia, se traslada esta observación con presunta connotación fiscal y disciplinaria. 2.1.1.4.2. Nivel Desconcentrado La contratación en la DECAL estuvo enfocada a contribuir al desarrollo de la cadena logística y de abastecimiento, a través de la planeación, ejecución y control de las actividades requeridas para la adquisición de bienes y servicios que permitieron satisfacer las necesidades de los clientes y apoyar efectivamente el servicio policial. Como resultado del análisis efectuado se pudo inferir que la PONAL Caldas, en la vigencia 2012 cumplió con la normatividad aplicable en sus operaciones contractuales en todas sus etapas (precontractual, contractual y poscontractual), tuvo en cuenta tanto las cuantías como el objeto a contratar para determinar la modalidad de la contratación (mínima, directa, selección abreviada). El proceso de contratación en DENAR cumple con los requisitos establecidos en la Resolución 0016 de enero 9 de 2012, manual de contratación de la Policía Nacional, Ley 80 de 1993 y Ley 11510 de 2007. La supervisión de contratos en la Policía Nariño se enmarca en la resolución 3256 del 16 de diciembre de 2004. Su cumplimiento se evidencia en las actividades desarrolladas por parte del supervisor designado, tal es el caso de la presentación de certificaciones de recibido a satisfacción de los bienes o servicios contratados, facturas, entrada de bienes a almacén e informes de supervisión y seguimiento contractual. En la ESAVI, las deficiencias que afectaron la gestión contractual se presentaron en la supervisión y ejecución de los contratos, especialmente los de mantenimiento que tenían acta de recibo final de las obras; sin embargo existían faltantes, afectando los principios de eficacia, eficiencia, economía y legalidad de la gestión fiscal. Departamento de Casanare

Hallazgo 54. Priorización de Inversiones



En las visitas realizadas a las estaciones se observaron, en general, condiciones de seguridad que pueden ser mejoradas y situaciones limitantes de actividades necesarias para el adecuado cumplimiento del deber misional, tal como problemas de comunicaciones por radioteléfono por deficientes antenas (Pore), servicio de internet con velocidades y capacidades muy regulares, computadores con condiciones tecnológicas relegadas, falta de impresoras, de radioteléfonos, entre otras, que afectan notoriamente la prestación del servicio en los municipios. De acuerdo con los informes presupuestales, contables, contractuales y demás información analizada por el grupo auditor, se evidencia la inversión de cuantiosos recursos en el mejoramiento y optimización de procesos que, aunque son importantes, son de apoyo y no misionales. En el entendido de que los procesos de apoyo están al servicio de los misionales, se considera que existe una inadecuada priorización de las inversiones, pues en aras del principio de eficiencia, se debe optimizar el uso de los recursos, máxime cuando estos generalmente son escasos, procurando con ellos dirigir los esfuerzos al logro de los objetivos misionales propuestos. Lo anterior se considera un hallazgo administrativo, en procura de que la entidad adopte acciones de mejora, que busquen prevenir a futuro la ocurrencia de las situaciones evidenciadas, anteriormente descritas.

Hallazgo 55. Estudios de Seguridad Instalaciones de Policía Contraviniendo lo evidenciado por la SIPOL, en los estudios de seguridad realizados a las Estaciones de Policía de los municipios de Casanare, se evidenció que el DECAS durante la vigencia auditada no adelantó las gestiones pertinentes para corregir las vulnerabilidades establecidas por tales estudios, en lo concerniente a las Estaciones de Policía de los municipios de Hato Corozal, Villanueva y Monterrey. Persisten las condiciones detalladas sobre malas condiciones de mantenimiento y accesibilidad a los búnkeres, falta implementar el servicio de centinela, debilidades en muros de cerramiento a los cuales les falta concertina o alambre de púa, presencia de bolsas con basura cerca a la estación, que facilita el camuflaje de artefactos explosivos, y ausencia de planes organizativos como plan de emergencia, extintor, camilla, botiquín y



los elementos logísticos necesarios en caso de situaciones de combate o similares. La anterior situación se debe -presuntamente- a falta de asignación de recursos para contrarrestar las vulnerabilidades detectadas en los estudios generando un posible riesgo en caso de ataque terrorista y constituye un hallazgo administrativo en procura de que la entidad adopte las acciones de mejora que busquen subsanar las deficiencias detectadas en el proceso auditor.

Hallazgo 56. Identificación Inventario Equipos de Cómputo En las visitas realizadas a las estaciones de policía de los municipios de Hato Corozal, Villanueva y Monterrey, se adelantó una revisión aleatoria de inventarios de intendencia y equipo de comunicación y cómputo en cuanto a coherencia con el inventario, revisión de identificación y placas y asignación individual encontrando que los equipos de cómputo no están debidamente identificados con la respectiva placa de inventario lo que denota una presunta falta de seguimiento y control en el proceso de identificación de bienes y control de inventarios en contravía de los objetivos de un Sistema de Control Interno, establecidos en el artículo 2 de la Ley 87 de 1993.

Hallazgo 57. Consumo de Combustible - Contrato No.21.8.1001.12 Revisado el Contrato No.21.8.1001.12 del 16 de febrero de 2012 por valor de $747,5 millones cuyo objeto es el suministro de combustible ACPM y Gasolina para los vehículos y motocicletas propiedad de la Policía Nacional asignados y/o en comodato al DECAS y otras unidades por necesidades del servicio, se encontró que, no obstante los múltiples controles establecidos, persisten anomalías como el aparente alto consumo de combustible encontrado por la Contraloría General de la República en el vehículo identificado con la sigla 36101. Realizadas las revisiones correspondientes, la entidad presenta una certificación de daño mecánico en el odómetro, motivo por el cual los kilómetros y/o velocidad recorridos o cuantificados no corresponden al valor real (tiende a marcar menos), además tampoco corresponden con el consumo del combustible versus kilometraje recorrido.



Lo anterior puede deberse a debilidades en el análisis de los controles sobre la ejecución del contrato evidenciada en la falta de identificación y reporte oportuno del daño. Departamento de Guaviare

Hallazgo 58. Oportunidad en mantenimiento vehicular En la visita practicada a la Estación de Policía de Calamar se detectó que existían 3 motocicletas fuera de servicio por falta de mantenimiento desde hace varios meses; igual situación se encontró en la Estación de El Retorno con una motocicleta, denotándose debilidades en la coordinación entre las dependencias pues el contrato de mantenimiento de vehículos suscrito por el Comando Guaviare finalizó en diciembre de 2012, afectándose la adecuada y oportuna prestación de servicio policial de dichas Estaciones. Hallazgo Administrativo.

Hallazgo 59. Oportunidad en los Pagos El Comando Departamento Policía Guaviare no ha observado lo establecido en el artículo 13 de la Ley 1122 de 2007, que establece el procedimiento para el pago por concepto de la prestación del servicio de salud, toda vez que se observó en el contrato con la ESE Hospital San Antonio del Mitú por $100 millones, que existían demoras para el pago de las facturas de prestación de estos servicios, pues se cancelaron algunas de hasta seis meses de antigüedad, dichas demoras afectan el adecuado flujo de recursos de las Empresas prestadoras de servicios de salud. Lo anterior, por demoras en la presentación de las facturas por parte de la IPS y la no existencia en la vigencia de 2012 de un auditor de cuentas de prestación de servicios de salud en el Comando. Igualmente, no se dio cumplimiento a la cláusula relacionada con el deber de informar cuando el contrato supere el 70% de su ejecución, lo anterior puede generar prestaciones de servicios por fuera de lo contratado por el Comando. Hallazgo Administrativo.

Hallazgo 60. Publicación en el SECOP No se evidenció registro oportuno de las publicaciones en el SECOP, de las adiciones, prorrogas y modificaciones efectuadas a los contratos No. 29-5-20008-12, 29-2-10006-12, tal como lo establece el numeral 18 del artículo



2.2.5 del Decreto 734 de 2012, afectándose la transparencia en los procesos contractuales, lo anterior por deficiencias en los procedimientos de seguimiento y control a esta actividad. Hallazgo Administrativo. Hallazgo 61. Control Aportes Seguridad Social (D)

El Comando Departamento Policía Guaviare no ha observado lo previsto en el artículo 5 de la Ley 789 de 2002, en el inciso 1° del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, el artículo 4 de la Ley 797 del 2003; así como lo estipulado en la Circular 00001 del 6 de diciembre de 2004 expedida por los Ministerios de Hacienda y Crédito Público y de la Protección Social y al Concepto 86630 del 29 de marzo de 2011 del Ministerio de la Protección Social. Lo anterior, toda vez que en la revisión del Contrato No. 29-7-10007-12 por $281 millones con adiciones, suscrito con Jesús María Rodas Rojas para el mantenimiento preventivo y correctivo de los vehículos del Comando, la entidad no realizó control a la base de cotización de la seguridad social del contratista, toda vez que en los soportes de pago su cotización fue sobre el salario mínimo cuando su ingreso es mayor. De igual forma, en los soportes de los pagos del Contrato de Compraventa No. 29-2-10047-12, no se encontraron registros de las cotizaciones realizadas por el contratista las existentes corresponden al personal que él tiene vinculado. Hallazgo con presunto alcance disciplinario.

Hallazgo 62. Seguridad de redes eléctricas, mantenimiento y equipos de aire acondicionado

En el contrato de Obra No. 29-610025-12, cuyo objeto era el mantenimiento y Adecuación de las instalaciones locativas del Comando del Departamento de Policía Guaviare – San José (Primera Fase) y la Estación de Policía El Retorno, por valor inicial de $1.035.791.578,69 y adición: $517.889.635,84, para un valor final del Contrato: $1.553.681.214,53, se detectó lo siguiente en la sede del Comando de San José del Guaviare: En el segundo piso del bloque de alojamientos, existe un tablero eléctrico intervenido para el cambio de redes y breakers y una caja de paso al exterior del bloque operativo, que no presentan las tapas de protección, lo que permite el posible fácil acceso a los elementos y la manipulación inadecuada de los mismos, ubicando en riesgo la integridad de las personas que circulan cercanas a estos sitios. Así mismo, se evidenció en la visita que no existía ningún tipo de señalización preventiva en este punto intervenido.



En la parte exterior de los baños del tercer piso, existe una filtración de agua en el cielo raso en drywall instalado bajo la placa en donde se localizan los tanques de almacenamiento de agua, la cual puede ocasionar el deterioro del mismo. La celda para independizar el circuito de los aires acondicionados de la red eléctrica general, no se encuentra en funcionamiento debido a causas que no han sido evaluadas por técnicos idóneos en este tipo de instalaciones, lo que ha dejado sin servicio de aire acondicionado al comando en su totalidad. El no tener claridad sobre las causas que originó la falla de este equipo y la dimensión de la misma, dificulta establecer acciones correctivas y preventivas encaminadas a evitar la recurrencia de hechos que puedan afectar el sistema eléctrico de aires acondicionados, ubicando en riesgo la inversión de este equipo por $9.309.200 y de los demás componentes del sistema que puedan verse afectados. Hallazgo Administrativo.

Hallazgo 63. Mantenimiento Estación El Retorno Durante la inspección ocular y evaluación técnica a las obras realizadas en la Estación de policía de El Retorno, se observó la falta de mantenimiento de algunas áreas que afectan la estética y generan deterioro de las instalaciones, tales como: Humedad presente en paredes externas e internas que en ocasiones tiene contacto con las redes eléctricas, lo que puede acelerar el deterioro de la misma y causar afectaciones en los muros que la presentan. Además se observó filtración de agua bajo placa en donde se ubican los tanques de almacenamiento de agua de la estación. El área de la cocina no cumple con condiciones que permitan la adecuada limpieza, con el fin de garantizar la correcta manipulación y preparación de los alimentos, toda vez que el piso, los mesones, lavaplatos y paredes no facilitan la misma y ya presentan deterioro por el uso, ubicándose en riesgo la salud de personal de la Estación. Se observó la existencia de un cable que parte del tablero eléctrico hacia el aire acondicionado de la oficina del comandante de la Estación, el cual no se encuentra instalado dentro de la tubería respectiva, generándose un riesgo para el personal adscrito.



Deterioro de la pintura y estuco exterior e interior de muros, y de las ventanas y puertas existentes. Los armarios o lockers en madera donde guardan sus dotaciones el personal de la Estación, presentan un avanzado deterioro. Falta de mantenimiento en el sistema eléctrico que se evidencia en el mal estado en el que se encuentran las tomas, interruptores y puntos eléctricos para los bombillos existentes, además del cableado presente en los tableros eléctricos y cajas de paso. Mal estado de algunos camarotes ubicados en los alojamientos del personal de la Estación. El piso de los baños no intervenidos por la obra contratada, y de la Estación en general presentan manchas que evidencian el deterioro de estos elementos debido al uso. Hallazgo Administrativo.

Hallazgo 64. Archivos de las Estaciones En visita practicadas a las Estaciones de El Retorno y Calamar se encontró que no se está dando cumplimiento a lo establecido en las Resoluciones 2764, 4894 de 2008 y 5391 de 2005 de la Policía Nacional, toda vez que existen archivos de vigencias anteriores (2004, 2005, 2006) correspondientes a las minutas diarias, las cuales no se encontraban en el mejor estado debido al alto grado de humedad relativa y a los sitios en donde se ubican, las cuales por su tiempo deberían estar en el archivo central del Comando, el anterior incumplimiento ubica en riesgo su adecuada conservación. El Comando argumentó que se ha depurado y centralizado la gran mayoría de archivos de vigencias anteriores de estas Estaciones y que existe un cronograma, para continuar con esta labor en el presente año, lo cual fue verificado por el equipo auditor y se viene dando cumplimiento al mismo. Hallazgo Administrativo Departamento del Huila

Hallazgo 65. Minuta de los Contratos. (D) La Ley 80 de 1993, artículo 39 establece que todo contrato debe constar por escrito y es ley para las partes, en el artículo 40 de las misma ley en lo



relacionado con el contenido del contrato estatal, expresa que las estipulaciones de los contratos serán las que estén de acuerdo con las normas civiles, comerciales y las previstas en esta ley. Contratos Nro.10003 del 29 de marzo de 2012; Nro.10012 del 6 de junio de 2012; Nro.10057 del 30 de noviembre de 2012; Nro.10043 del 31 de agosto de 2012; Nro.10022 del 12 de marzo de 2012; Nro.10023, del 27 de junio de 2012; Nro.10046 del 31 de agosto de 2012; Nro.10026 del 24 de junio de 2012; Nro.10050 del 28 de septiembre de 2012; Nro.149 del 27 de septiembre de 2012; Nro.10063 del 17 de diciembre de 2012; Nro.10039 del 23 de agosto de 2012; Nro.10014 del 6 de junio; Nro.10043 del 31 de agosto de 2012; Nro.10058 del 4 de diciembre de 2012; Nro.0042 del 26 de agosto 2012; Nro.10051, del 28 de septiembre de 2012; Nro.10020 del 26 de junio de 2012; Nro.10040 del 23 de agosto de 2012; Nro.10048 de 21 de septiembre de 2012. En los citados contratos se establece que si bien contiene las cláusulas establecidas para el contrato estatal, en ellas no se establece ni se define de manera clara y precisa los términos y/o condiciones que lo regulan, pues las cláusulas remiten el contenido del clausulado a un Anexo, el cual además no se encuentra firmado. La anterior situación, conlleva a un alto riesgo de posibles alteraciones en el contenido de los contratos.

Hallazgo 66. Supervisión e Interventoría La Resolución Nro.03559 del 28 de octubre de 2011, Manual Logístico de la Policía Nacional, en el Capítulo 5.7.1 -Controles en el Suministro de Combustibles, especifica que los proveedores del suministro de combustibles deben adoptar la utilización de tecnología de registro electrónico de la información para el control del suministro. La Guía de Gestión documental de la Policía Nacional especifica que los suministros de combustible adicionales deben ser registrados en el formato identificado con el código 1LA-FR-005, para su control y supervisión. La Cláusula Vigésima Sexta del Contrato Nro.41-8-10003-12 del 29 de marzo del 2012, establece el control de la ejecución del contrato por medio de la designación de un Supervisor, quien verificara la ejecución idónea y el cumplimiento del objeto.



La Cláusula Trigésima Segunda del contrato Nro.41-8-10003-12 del 29 de marzo del 2012, establece que el Contratista debe entregar en calidad de donación los chips IBUTTON, e instalarlos en los vehículos y motocicletas a cargo del departamento de policía Huila. En la ejecución del Contrato Nro.41-8-10003-12 del 29 de marzo del 2012, suscrito con el consorcio A y E Asociados Ltda., para el suministro de combustibles y lubricantes, se establecieron las siguientes situaciones: No se registran los datos requeridos en el formato identificado con el código 1LA-FR005, tales como la fecha de la solicitud, numero de la solicitud, placa del vehículo, valor y cantidad de combustible suministrado, firma del funcionario que autoriza el suministro entre otros. En el expediente del contrato faltan soportes tales como los recibos de pago expedidos por las Estaciones de Servicio que prestaron el servicio. El Comando Departamento de Policía Huila no exigió oportunamente la asignación de las siglas de cada chip, y durante los meses de enero, junio y julio del 2012, le fue suministrado combustible a 14 vehículos (motos), sin haber instalado el chip correspondiente. Las anteriores situaciones, además de evidenciar deficiencias de Supervisión e incumplimiento de los términos y condiciones pactados en el contrato, conlleva a que no exista un adecuado control de los recursos.

Hallazgo 67. Modificación Cláusula del Contrato. (D) La Resolución Nro.03256 del 16 de diciembre de 2004, establece y reglamenta la actividad de los Supervisores, Interventores y Coordinadores de los contratos en la Policía Nacional. El Contrato Nro.41-8-10003-12 del 29 de marzo de 2012, en el parágrafo 1 de la Cláusula Tercera, establece: “todos los precios aquí contemplados se entienden firmes y fijos y por lo tanto no están sujetos a ninguna clase de reajuste. Igualmente dentro de este precio están incluidos los costos proyectados al plazo de ejecución del presente contrato y la utilidad razonable que el contratista pretende obtener, en consecuencia no se aceptarán solicitudes de reajustes.”



De otra parte, la Carta de Presentación de la Propuesta de fecha 13 de marzo de 2012, en el numeral siete (7) establece que: “…en el precio ofertado se encuentran incluidos los costos proyectados al plazo previsto en estos parámetros para la ejecución del contrato, así como la utilidad razonable que se espera recibir por ende en el evento de adjudicársenos el contrato no solicitaré restablecimiento de la ecuación financiera bajo el argumento de que el precio ofrecido o el tiempo de ejecución nos causó pérdidas económicas”. En el Contrato Nro.41-8-10003-12 del 29 de marzo de 2012, el Contratista presentó solicitud de reajuste del precio de los combustibles a suministrar en desarrollo del mismo, de acuerdo a lo establecido por el gobierno nacional, y pidió modificar el parágrafo de la Cláusula Tercera del citado contrato, solicitud que fue aceptada por el Comando Departamento de Policía Huila, suscribiéndose el Otrosí Nro.001 del 21 de junio de 2012. La anterior situación, evidencia deficiencias en la labor de Supervisión y falta de acompañamiento Jurídico, además de contravenir lo estipulado en los documentos antes citados, conlleva a un alto riesgo en el manejo de los recursos. Este hallazgo tiene connotación disciplinaria.

Hallazgo 68. Asignación Recursos para Mantenimiento Correctivo y Preventivo de Vehículos

La Resolución Nro.03559 del 28 octubre de 2011, emitida por la Policía Nacional, hace alusión en el Capítulo 5.8 -Estandarización de los servicios de mantenimiento, vital para prolongar la vida del automotor policial; en el Capítulo 5.8.2 –El Plan de Mantenimiento y en el Capítulo 5.8. -Revisiones periódicas a los vehículos. El Plan de Mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor del Comando Departamento de Policía Huila en la vigencia 2012, no se cumplió, pues de las veinte (20) rutinas de mantenimiento preventivo diarios, solo se efectuaron dos (02) rutinas, quedando el 84% del parque automotor sin el respectivo mantenimiento preventivo y correctivo. Situación presentada por cuanto la asignación presupuestal efectuada por el nivel central fue insuficiente, no obstante el Comando Departamento Huila en el Plan de Mantenimiento haber solicitado recursos por $1.753 millones, para el mantenimiento de 575 vehículos, le fueron asignados recursos por solo $251.1millones, que corresponde al 14% del total de recursos solicitados.



La anterior situación que afecta la vida útil del parque automotor, además de aumentar los gastos de mantenimiento, también afecta la calidad en la prestación del servicio. Departamento de Quindío Hallazgo 69. Contrato de obra construcción de caniles y terminación de

las obras faltantes en el fuerte de carabineros del Quindío (D, F)

Acorde con la revisión documental y visita de inspección de obra del contrato de obra Nro. 35-6-10036/12 de 2012, con el cual se construyeron los caniles y se terminaron algunas obras faltantes en el fuerte de carabineros del Departamento, se evidenció un presunto detrimento patrimonial de $4.382.519,13 ocasionado por el pago de ítems del contrato que no se ejecutaron acorde a lo contratado en cuanto a especificaciones y cantidad, así como con precios superiores a los comerciales, según las actividades evaluadas y medidas en el desarrollo de la visita fiscal realizada el 1 de abril de 2013, conforme la siguiente relación: Cerramiento para caniles en malla eslabonada de 1 1/2" x 1 1/2" enmarcada con angula de 1" x 1" cal 16, pernos de fijación, anticorrosivo y acabado esmalte. Reja para cárcamo en varilla cuadrada de 1/2" con espacios de 4 cm enmarcada en ángulo de 1 1/2" x 1 1/2" cal 16, y anticorrosivo Primer negro. Comederos. La causa del presunto detrimento patrimonial se puede resumir en debilidades de supervisión y seguimiento al contrato que originaron un uso ineficiente del recurso, toda vez que se hizo evidente en la respuesta de la entidad que el contrato fue liquidado y pagado con base en documentación equivocada, que no se sometió a revisión y corrección, sino hasta el momento de desarrollarse la presente auditoría. Con lo anterior se infringen los principios de transparencia y economía según la Ley 80 de 1993, así como el artículo 209 de la Constitución Nacional. Esta circunstancia se enmarca en lo estipulado por el artículo 6 de la Ley 610 de 2000 y puede configurar una presunta omisión del numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002; así como una presunta violación del artículo 410 de la Ley 599 de 2000 por parte de la supervisión del contrato; por lo tanto, se generan incidencias del tipo administrativo, fiscal y disciplinario.



Hallazgo 70. Contrato de obra Mantenimiento, Recuperación y/o mejoras

locativas en las Instalaciones del Comando de Policía del Quindío (D, F)

Acorde con la revisión documental y visita de inspección del contrato de obra Nro. PN-DEQUI-CD-2012-35-6-10045-12 de 2012, con el cual se realizaron obras de Mantenimiento, Recuperación y/o mejoras locativas en las Instalaciones del Comando de Policía del Quindío, en las estaciones de policía de Barcelona, Genova, y Quimbaya, la subestación La Española (Quimbaya) y los consultorios de admisiones en el Comando, se evidenció un presunto detrimento patrimonial de $46.081.340,70 ocasionado por el pago de ítems del contrato que no se ejecutaron acorde a lo contratado en cuanto a especificaciones y cantidad, según los ítems supervisados en el desarrollo de la inspección física. En dicha visita se revisaron las obras relacionadas con Instalaciones del Comando de Policía del Quindío y la subestación La Española (Quimbaya) en los apartes identificados como: Mantenimiento, recuperación y mejora en las instalaciones de las baterías sanitarias Mantenimiento, recuperación y mejora en el apartamento fiscal (3° piso) Mantenimiento, recuperación y mejora en campos deportivos tarima cancha Mantenimiento, recuperación y mejora en la cubierta del acceso de incorporación Mantenimiento, recuperación y mejora en el cerramiento del comando Mantenimiento, .recuperación y mejora en las instalaciones del archivo del comando Mantenimiento, recuperación y mejora en las instalaciones de la sub estación de policía la española (Quimbaya) Las causas del presunto detrimento patrimonial se pueden resumir en deficiencias en el alcance de los estudios de conveniencia y oportunidad y debilidades de supervisión y seguimiento al contrato que originaron un uso ineficiente del recurso, toda vez que se hizo evidente en la respuesta de la entidad que el contrato fue liquidado y pagado con base en documentación



equivocada, que no se sometió a revisión y corrección, sino hasta el momento de desarrollarse la presente auditoría. Con lo anterior se infringen los principios de transparencia y economía según la Ley 80 de 1993, así como el artículo 209 de la Constitución Nacional. Esta circunstancia se enmarca en lo estipulado por el artículo 6 de la Ley 610 de 2000 y puede configurar una presunta omisión del numeral 1 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002; así como una presunta violación del artículo 410 de la Ley 599 de 2000 por parte de la supervisión del contrato; por lo tanto, se generan presuntas incidencias del tipo administrativo, fiscal y disciplinario.

Hallazgo 71. Interventoría de Contrato (D) Evaluado el contrato No.35-2-100-37-12 se observa que las labores interventoría y sus actas no evidencia los modificaciones, ajustes y faltantes de obra del contrato de obra Nro. 35-6-1003612 actividades de interventoría para las cuales se contrató, ello se debe a falta de seguimiento control, con lo cual presuntamente se viola el artículo 2 ley 87 de 1993, ley 80 de 1993 artículo 3, 4 numeral 2, artículo 25, Decreto 734 de 2012, Resolución 2590 de 2012, la Resolución 3256 de 2004 y el artículo 209 de la Constitución Nacional, situación que genera incidencia administrativa y disciplinaria. Departamento de Sucre

Hallazgo 72. Publicación extemporánea (D) El artículo 2.2.5 del Decreto 734 de 2012, publicidad del procedimiento en el SECOP, establece: La entidad contratante será responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados a los procesos de contratación (...). De conformidad con lo dispuesto en la ley 527 de 1999, la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos, y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Con base en lo anterior, se publicaran, entre otros, los siguientes documentos e información. El contrato, las adiciones, prórrogas, modificaciones, o suspensiones y las sanciones del contrato previamente autorizadas por la entidad contratante y la información sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecución contractual o con posterioridad a esta; la Publicidad a que se refiere este artículo se hará en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (SECOP), y por otro lado el parágrafo 2º: establece que: La publicación electrónica de los actos y documentos a que se refiere el presente artículo deberá hacerse en la fecha de su expedición,



o, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Además el artículo 35 de la Ley 734 de 2002 dispone que a todo servidor público le está prohibido: 1. Incumplir los deberes o abusar de los derechos o extralimitar las funciones contenidas en la Constitución, en los reglamentos y los manuales de funciones. No obstante, revisado el portal del SECOP se determinó que el Departamento de Policía Sucre publicó de manera extemporánea los siguientes actos administrativos así:

Contratos Nos: 39-7-10018-12, fue suscrito el día 1º de junio de 2012 y publicado en el día 16-07-2012.

Contrato Nº 39-6-10055-12, fue suscrito el día 27 de noviembre de 2012 y publicado el día 07-01-2012.

Contrato Nº 39-2-10009-12: La recomendación de la Evaluación de fecha 25, la Comunicación de la Aceptación de la Oferta de fecha 27 del Proceso PN DESUC MIC 003 2012 y la suscripción del contrato de fecha 30 de abril respectivamente, fueron publicada al SECOP de manera extemporánea el día 14 de mayo de 2012.

Contrato Nos: 39-2-10034-12; fue suscrito el 12 de octubre, la Comunicación de Aceptación de Oferta Proceso PN DESUC MIC 031 2012 de fecha octubre 10, la Recomendación de Escoger Oferta, de fecha nueve (9) fueron y publicadas en el día 19 de octubre respectivamente.

Contrato Nos: 39-8-10021- 12, suscrito el día 15 de junio 2012 publicado en el día 08-07-2012.

El Contrato No 39-7-10045 – 12. Suscrito el 5 de noviembre de 2012, el cual fue publicado, el día 14 de noviembre de 2012.

El Contrato No 39-7-10063-12. Suscrito el 30 de noviembre, el cual fue publicado en el SECOP el día 7 de diciembre de 2012.

El Contrato No 39-2-100079-12 de fecha 29 de diciembre de 2012, publicado en el SECOP el 17 de enero de 2013, La resolución No. 0420 de 11 de diciembre, por la cual se adjudica el proceso de contratación fue publicada el 17 de enero de 2013, además, los estudios de conveniencia y oportunidad no fueron publicados.

El Contrato No. 39-2-100074-12 de fecha 14 de diciembre 2012, publicado en el SECOP el 17 de enero de 2013, y los estudios de conveniencia y oportunidad no fueron publicados.

El contrato No.39-2-10059-12, fecha de suscripción 30 de noviembre de 2012, fue publicado de manera extemporánea en el Portal Único de Contratación (SECOP) el 17 de enero de 2013. La prórroga No.1 al contrato de Compraventa No.39-2-10059-12 suscrito 14 de diciembre



de 2012 y el contrato adicional en valor No. 1 al contrato de compraventa de fecha 18 de diciembre no se publicaron en el SECOP.

Contrato Nº 39-2-10017-12: La oferta seleccionada de fecha mayo 15 del Proceso PN DESUC MIC 008 2012, publicada en el SECOP el día 25 de mayo de 2012; la comunicación de la Aceptación de la Oferta del Proceso PN DESUC MIC 008 2012 de fecha 15 de mayo y publicada en el SECOP el día 25 de mayo de 2012.

Contrato No. 39-2-10061-12 suscrito el 30 de Noviembre de 2012, fue publicado en el SECOP de manera extemporánea el 17 de enero de 2013; la comunicación de aceptación de oferta de fecha 29 de noviembre de 2012, fue publicada de manera extemporánea en el SECOP 17 de enero de 2013, y el contrato adicional No. 1, suscrito 12 de diciembre de 2012 no fue publicado en el portal único de contratación, al igual que la prorroga No. 1 de fecha 14 de diciembre de 2012.

Contrato No. 39-2-10044-12, modificatorio No. 1 de fecha 24 de noviembre de 2012 no fue publicado en el SECOP.

Lo anterior debido a la inobservancia de la norma y a falencias en el seguimiento de control interno en el proceso de contratación; lo que trae como consecuencia desinformación a la ciudadanía. Este es un hallazgo administrativo con presunta incidencia disciplinaria.

Hallazgo 73. Entrega Extemporánea de elementos El literal a) de la cláusula Decima Quinta del contrato Nº 39-2-10009-12, establece multas, en caso de mora o incumplimiento parcial de algunas de las obligaciones derivadas del presente contrato por causas imputables al contratista, salvo al caso de fuerza mayor o caso fortuito; las partes acuerdan que la Policía, mediante acto administrativo, afectará al contratista con multas, cuyo valor se liquidará con base en el cero punto cinco por ciento (0,5%) del valor dejado de entregar, por cada día de retardo y hasta por quince (15) días calendario; sin embargo, el Departamento de Policía Sucre no sancionó con multa al contratista por la suma de $932.775,00, al no entregar los bienes adquiridos según lo establecido en la cláusula Sexta (Plazo) del contrato); debido a omisión del Jefe Administrativo y Comandante de Policía de Sucre al no expedir el acto administrativo que sancionara con multa al contratista; lo que generó la no disposición oportuna de los elementos contratados. Este es un hallazgo administrativo.



Hallazgo 74. Reintegro por mayor valor cancelado (D, Beneficio de Auditoría)

El Decreto 734/2012, en su artículo 2.1.1. Estudios y documentos previos establece que “en desarrollo de lo señalado en el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad así como la distribución de riesgos que la misma propone”. También, el numeral 4 reza: “valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen. Cuando el valor del contrato sea determinado por precios unitarios, la entidad contratante deberá incluir la forma como los calculó para establecer el presupuesto y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos” (…) Los estudios previos del contrato forman parte integral de este y deben observarse dentro del proceso contractual. Los pliegos de condiciones del contrato No. 39-2-100074-12 de fecha 29 de diciembre de 2012, establecieron como ecuación contractual las unidades de tiempo y valor que debían generar la cuantificación del proceso. No obstante a lo anterior, se evidencia que una vez suscrito el contrato No. 39-2-100074-12 con el ofertante seleccionado, los pliegos de condiciones no fueron tenidos en cuenta para desarrollar las actividades contratadas; toda vez que en estos se contempla 25 días para cada actividad por valor unitario cada una de $272.047, 435.275,20 y 241.557,28 para un valor total de $23.721.282. Se observó que en la ejecución del contrato estas actividades fueron reducidas en tiempo a 14 días y se incrementó el valor unitario de las mismas, así: Mantenimiento de las Instalaciones de la Institución educativa Nuestra señora de Fátima en $485.798,21, Mantenimiento de las Instalaciones del Centro Vacacional de la policía - Santiago de Tolú, por $777.226,79 y Mantenimiento de las Instalaciones del centro recreativo Sincelejo por $431.352,29, por lo tanto se pudo determinar que el Comando de Policía Sucre, disminuyó el total de días y horas en lo contratado de la siguiente manera:



La primera actividad, según el pliego de condiciones establece que el mantenimiento debía realizarse en 25 días para un total de 200 horas, pero en lo contratado sólo se ejecutaron 168 horas en 14 días; observándose que la entidad canceló 32 horas de más sin haberse ejecutado, lo que significa que se pagó en exceso por $1.088.160. La segunda actividad, de acuerdo al pliego de condiciones establece que el mantenimiento debía realizarse en 25 días con un total de 275 horas, pero en lo contratado sólo se ejecutaron 210 horas en 14 días; observándose que la entidad canceló 65 horas de más sin haberse ejecutado, lo que significa que se pagó en exceso por $ 2.572.180. La tercera actividad, en el pliego de condiciones establece que el mantenimiento debería realizarse en 25 días con un total de 200 horas, pero en lo contratado sólo se ejecutaron 168 horas en 14 días; observándose que la entidad canceló 32 horas de más sin haberse ejecutado, lo que significa que se pagó en exceso por $966.172. De acuerdo al análisis anterior, se observa que al ejecutarse el contrato se redujo en tiempo y se incrementó el valor unitario de las actividades contratadas, significando esto que se modificó el objeto contractual. Esto situación es ocasionado por un desconocimiento de la etapa precontractual y de los criterios de los estudios previos y pliegos de condiciones; lo que generó un pago en exceso a favor del contratista por $4.626.512, el cual fue reintegrado por el contratista. El presente hallazgo tiene connotación disciplinaria. Hallazgo 75. Descripción de Elementos. El Decreto 734 de 2012 indica que en los estudios previos se deben establecer las especificaciones del contrato y descripción de las necesidades que la entidad pretende satisfacer con la contratación. Por otra parte, la Cláusula Primera del Contrato No. 39-2-10044-12, por $53.555.000, establece: “El objeto del presente contrato es el señalado en el anexo No. 1. Adquisición de Productos Agrícolas para el Programa Carabineros Gestores de Convivencia y Prosperidad Rural Adscritos al Departamento de Policía de Sucre”. Por otro lado la Cláusula tercera establece (…) de acuerdo a las especificaciones, cantidades y precios”. No obstante a lo anterior, se pudo constatar que el Departamento de Policía de Sucre en los Ítems 35 al 47 del contrato 10044-12, no describe el valor y cantidad de cada árbol a contratar; sino que relaciona el valor y



cantidad de manera global. Además, se pudo observar que mediante entrada de Bienes al Almacén No. 5000733290/2012 de 19 de diciembre de 2012, por $53.555.000, estos ítems tienen un valor y se estipula la cantidad por unidad, sin que estos valores se reflejen en los estudios previos y en el contrato. Esto debido a deficiencias en el Sistema de Control Interno en el área de contratación, al no efectuar un seguimiento y control en el proceso contractual; lo que dificulta la verificación y control por parte de la entidad; de los organismos de control y de las personas interesadas en la contratación. Este es un hallazgo administrativo.

Hallazgo 76. Bonos (IP) El artículo 3º de la Ley 80 de 1993 establece: “De los Fines de la Contratación Estatal. Los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines”. Por otra parte, el numeral 1 del artículo 26 de la ley 80, indica que “los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato”. La ejecución del contrato de compraventa PN DESUC No. 39-2-10059-12, suscrito por $24 millones, cuyo objeto fue la consecución de 240 bonos Sodexho Pass y/o tarjeta de regalo para estimular al personal más destacado durante el año adscrito al Departamento de Policía de Sucre, valor unitario $100.000, no se realizó como fue plasmada en la Cláusula Primera del Contrato Adicional en valor No. 1: “Adicionar al contrato la suma de $24.000.000, así: 240 Bonos Sodexho Pass y/o Tarjeta de regalo para estimular al personal más destacado durante el año adscrito al Departamento de Policía de Sucre, valor unitario $100.000”; ya que la compra de 240 bonos a $100.000 cada uno es muy diferente a la entrega de solo 24 bonos a funcionarios policiales y el resto en bonos de menor valor para alcanzar el universo de los beneficiarios de los policías, siendo éstos sus hijos.



Existiendo así una diferencia entre lo pactado en el contrato y lo ejecutado, ya que finalmente se realizó la distribución de unos bonos y/o tarjetas de regalos a los hijos de los policía, tal y como se advierte en los anexos al oficio No. S-2013-004789/SUBCO-JEFAT-29.3 del 20 de marzo de 2013, donde se allegaron sendas copias de la TRD 2.92 que trata de la entrega de bonos a un personal del Departamento de Policía de Sucre en relación al Contrato 39-210059-12 y en donde se relacionan los apellidos y nombres del personal de policía y al frente de estos se enlistan los nombres y apellidos de sus beneficiarios. De otra parte, en dichos documentos anexos aparecen las firmas de los funcionarios policiales de las estaciones o dependencias como constancia de haber recibido los bonos en comento. Esta situación se presentó debido a la falta de planeación, control y seguimiento de la actividad contractual. Lo que dificulta la verificación por parte de la de los organismos de control y por ende genera el riesgo de que los recursos no sean ejecutados para el fin al cual fueron programados. Este es un hallazgo administrativo y amerita la apertura de Indagación Preliminar Fiscal. Escuela de Aviación

Hallazgo 77. Mantenimiento General Escuela (Beneficio de Auditoría) La gestión fiscal debe orientarse al adecuado y correcto manejo e inversión de los recursos en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos ambientales. (Artículos 3 y 6 de la Ley 610 de 2000), situación que no se evidenció en el siguiente hallazgo: La Escuela de Aviación de la Policía Nacional ESAVI - Mariquita, suscribió el contrato No 59-6-10015-12 del 11 de febrero de 2012, con el objeto de realizar obras de mantenimiento preventivo y correctivo en las instalaciones, por valor total de $3.534.76 millones, contrato sin liquidar, y con acta de recibo final del 14 de diciembre de 2012, donde la Escuela recibió y pagó por obras que se encuentran en reparaciones y que requieren de ajustes en sus cantidades de obra, ya que en la evaluación de la auditoria se encontraron las siguientes deficiencias:



Las puertas de acceso a la Subdirección, se han desmontado y se reinstalan por desplome y daño en botellas de soporte. No se ha certificado la red y los puntos de voz, datos y la de fibra óptica. La red de fibra óptica se dañó por rotura del cable, se espera su reparación con equipo especial y su prueba de correcto funcionamiento. En las oficinas de telemática se presentan las siguientes deficiencias: fugas o filtraciones de agua en aparatos sanitarios; daño general en la red eléctrica por posible corto en la zona; así mismo, no se han instalado 10 lámparas ojo de buey en la parte externa; existe rotura de la división en vidrio templado de 8 mm; humedad en drywall del cielo raso, por deficiencia de los canales de aguas lluvias; los vidrios de las ventanas se deben cambiar por los especificados en el contrato; y no se encuentran los muebles en madera relacionados en el acta de recibo final. Se presenta humedad en zona de alojamientos y restaurante por tanque elevado. Se presenta desajuste y fuerte vibración en la campana externa de la cocina del Restaurante. Se presentó inundación en zonas deportivas, por deficiente manejo y conducción de las aguas lluvias. Los equipos de vaporización y quemador del sauna y el turco, no se han instalado. El mantenimiento del sendero ecológico no está terminado, en varios sectores no tiene el ancho de 1,7 mts y falta la carpeta asfáltica. Se presentan grietas y se inundan las graderías de la cancha sintética. La cancha del polideportivo con superficie en sintético y sílice, presenta daños en las juntas de las placas, y no están las graderías. Las lámparas de piso del sendero se quemaron por inundación. La zona de disposición de basuras, está sin terminar, en techo, piso, ventanas, pozo séptico, mesa de separación y sin el cambio del sitio de disposición. El área de cubierta del hangar medida es de 1743 M2, la cantidad recibida en acta final es de 1890 M2, quedando un faltante de 147 M2. No existen los 265 M2 de claraboyas en el hangar, recibidas en acta de recibo final. Existen reclamaciones por salario, alimentación y subcontratistas que a la fecha no han sido resueltos por el contratista. Lo anterior, debido a incorrecta evaluación y control del contrato y obra, por parte del contratista y de la Administración y a deficiente supervisión técnica. Lo que generó detrimento en la suma de $355.67 millones, y expone a la entidad a riesgos de posibles



reclamaciones judiciales, si al momento de liquidar el contrato no se realizan los ajustes y pagos correspondientes. Por el accionar de la Contraloría se efectuaron las reparaciones, compensaciones y ajustes a la obra, además, se realizaron los pagos y se obtuvieron los paz y salvo del personal a cargo del contratista; por lo que el hallazgo se constituye en beneficio de auditoría en cuantía de $355.67 millones.

Hallazgo 78. Pozo Profundo y PTAR Estatuto Anticorrupción, artículo 83 Supervisión e Interventoría Contractual: Con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual, las entidades públicas están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda. La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico que sobre el cumplimiento del objeto del contrato, es ejercida por la misma entidad estatal cuando no requieren conocimientos especializados. Criterio que no se cumplió, según se refleja a continuación: La Escuela de Aviación de la Policía Nacional ESAVI - Mariquita, suscribió el contrato No 59-7-10028-12 del 2012, con el objeto de realizar obras de mantenimiento preventivo y correctivo al pozo de aguas profundas, la planta de tratamiento de aguas residuales, la red de alcantarillado y el tanque de almacenamiento de agua potable, por la suma de $199.89 millones, presentando las siguientes deficiencias. Se nombró como supervisor del contrato, a persona sin el perfil profesional adecuado para ejercer el control técnico del mismo, como lo exige el reglamento del agua potable y el saneamiento, norma RAS-2000. Con acta de recibo final del 15 de diciembre de 2012, la Entidad recibió a satisfacción las obras contratadas sin tener en cuenta que había faltantes en los ítems por $71.22 millones, según evaluación de la Contraloría y ante esta situación la administración modificó el acta de recibo final, ajustando las cantidades faltantes y reconociendo ítems no previstos.



Lo anterior, debido a incorrecta decisión de la administración y debilidades de control interno, lo que generó incumplimiento de la normativa citada.

Hallazgo 79. Bienes Restaurante El Manual logístico de la Policía, adoptado mediante Resolución 3559 del 28 de septiembre de 2011 establece: “… El ente administrativo hará entrega a los empleados, trabajadores de cualquier categoría o contratistas, de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio, administración o custodia, o que les suministren para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que ellos deben firmar en original y copia que conservará cada uno y mediante actas de entrega de bienes que constituyan verdaderos soportes para la ejecución de la reclamación, las cuales deberán contener, entre otros la identificación completa de los bienes, el valor en libros y la persona que está a cargo de estos bienes. El almacenista, en coordinación con los contratistas, que tengan a su cargo bienes de la Institución que le hayan sido suministrados para su servicio, uso, custodia o administración, deberán verificar y firmar los inventarios”. Disposiciones que no se cumplieron según se refleja a continuación: En el contrato de arrendamiento del local destinado para el servicio de Restaurante de la escuela suscrito el 5 de julio de 2011 y prorrogado el 5 de julio de 2012, se presentan las siguientes deficiencias: Mediante acta 007 del 8 de julio de 2011, se realizó la entrega física de locaciones y elementos, entre ellos, el mobiliario, la estufa industrial, plancha asadora; bienes que no pertenecen a la Entidad, sino a los anteriores contratistas. Según contrato 30 de 2011 por $9.92 millones, a 15 de diciembre de 2011 la Escuela recibió equipo de extracción de humo y olores (incluyendo instalación, puesta en funcionamiento y mano de obra requerida) para ubicarlo en el restaurante, siendo este el único bien que figura en el inventario de la entidad, sin evidenciarse la respectiva entrega al arrendatario del Restaurante. Lo anterior por deficiencias en la supervisión y debilidades en los mecanismos de control interno, lo que facilita la pérdida de estos elementos y genera uso de bienes sin legalizar e incumplimiento de la normativa citada.



Hallazgo 80. Investigación Los requisitos y trámites exigidos en la etapa previa de contratación, deben corresponder con los principios de función administrativa consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política, los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, Art. 2 de la Ley 1150 de 2007 adicionado por el Art. 94 de la Ley 1474 de 2011 reglamentado mediante Decreto 734 de 2012, artículos 2.1.1, 3.5.1 y 3.5.2. Durante la vigencia 2012, la ESAVI ejecutó el contrato 32 con la Universidad Nacional Abierta y a Distancia para desarrollar el “XIX Encuentro de áreas de investigación de la Policía Nacional”, por $15 millones, sin que los estudios previos y el contrato discriminen el costo de cada uno de los ítems de las especificaciones técnicas; por debilidades en los mecanismos de control interno y deficiencias en la etapa precontractual, lo que impide racionalizar el gasto público y afecta los principios de la contratación estatal. 2.1.1.5. Denuncias 2.1.1.5.1. Nivel Central Se realizó seguimiento a siete denuncias allegadas al equipo auditor del nivel central en las cuales se involucró a la Policía Nacional, realizando respuestas a los denunciantes en cada una de ellas, como deber primario de éste Órgano de Control en relación con la ciudadanía y realizando labores pertinentes en cada una de ellas. Se realizó seguimiento a las denuncias presentadas en las cuales se involucró a la Policía Nacional, realizando respuestas a los denunciantes en cada una de ellas, como deber primario de éste Órgano de Control en relación con la ciudadanía Como resultado de labor de verificación, se encontraron algunas situaciones irregulares incluidas en este informe de auditoría y su conocimiento será objeto de autoridades competentes en tanto incluyan alcances disciplinarios, fiscales o penales. En otros eventos se determinó archivo de las denuncias por no constituir irregularidad alguna y en otros, se estableció que es necesario un seguimiento más detallado, para confirmar o desvirtuar las situaciones informadas. Las denuncias sobre las cuales se realizó seguimiento fueron las siguientes:



Denuncia No. 2012-44372-82111-D: Irregularidades en la Dirección de Inteligencia relacionados con contratos de obra, temas logísticos y contratos de adquisición de vehículos.

Denuncia No. 2012-45150-82111-D: Irregularidades en el contrato de obra PN-DIRAF-06-6-10077-11 suscrito con la Unión Temporal MAVICURE, cuyo objeto es la continuación construcción Comando Guainía bloque alojamiento oficiales, bloque alojamiento nivel ejecutivo, bloque alojamiento patrulleros y obras exteriores.

Denuncia No. 2012-46019-8 2111-D: Investigar al Director de Bienestar Social que fue trasladado a la Regional II, Neiva, y continúa disfrutando los vehículos de Bienestar. Igualmente por un vehículo asignado de forma permanente a su finca de Villavicencio. Además posee dos viviendas fiscales.

Denuncia No. 2012-46516-82111-D: Irregularidades en el proceso PN-DIRAF-SA-030-2012 Unión Temporal IMPERTEX (COMERTEX Y LA BOUTIQUE DEL IMPERMEABLE) para la adquisición de bastón tipo tonfa negro, cinturón multipropósito color negro, porta esposas, porta proveedor y porta tonfa.

Denuncia No. 2012-47414-82111-D: El Área de Antecedentes del DAS pasó a la Policía un aparato denominado AFIS comprado a la Firma SAGEM-MORPHO, el cual no está siendo utilizado.

Denuncia No. 2012-48785-82111-D: La Secretaria General de la Comisión Segunda de Relaciones Exteriores, Comercio Exterior, Defensa y Seguridad Nacional, envía copia del auto de la sesión del 13 de noviembre de 2012 donde se adelantó el debate del control político a la Policía Nacional; así como copia de la Proposición No. 20 del 13 de noviembre de 2012.

Denuncia No. 2012-49025-82111-D: Concepto sobre el no pago de imprevistos demostrados y que no fueron cancelados por parte de la Policía Nacional respecto del contrato de obra PN-DIRAF-06-6-10077-11 suscrito con la Unión Temporal MAVICURE.

2.1.1.5.2. Nivel Desconcentrado



En DECAL, se tramitó la denuncia 2012–50180–80174–D remitida por el Grupo de Participación Ciudadana de la Gerencia Colegiada Caldas, referencia anomalías en el contrato PN–DECAL 19-6-1002912, remodelación casas fiscales 1, 2 y 3. En cuanto a que con esos recursos se canceló el equipo de gimnasio ubicado en la casa fiscal 1 "la del coronel del comando", la entidad aportó el inventario personal y facturas de algunos de sus bienes muebles donde se evidencia la propiedad de los equipos allí encontrados. En cuanto a que estas viviendas antes de este mantenimiento como lo manifiesta la valorización era más bajo su costo de avalúo que lo que se invirtió, ésta afirmación no corresponde a la realidad toda vez que por medio de informe de avalúo comercial vivienda fiscal la toscana del 26 de noviembre de 2009 se conceptuó que el mismo tiene un terreno total de 6.000 mts2 construidos 804.81 mts2 y 210.48 zonas duras, las tres viviendas fiscales presentan una vetustez de 50 años y son de dos pisos con un avalúo comercial para el 2009 de $1.310.277.900. El 28 de Noviembre de 2012 se llevó a cabo el avalúo de bienes inmuebles vivienda fiscal la Toscana, dicho informe arrojó que el valor total del terreno es de $ 1.200.000.000, el valor total de la construcción es de $652.267.200 y el valor total del avalúo comercial es de $1.852.267.200, quedando la afirmación del denunciante por fuera de toda lógica. Encontrándose dicho contrato ajustado a derecho y sin anomalía alguna. 2.1.1.6. Defensa Judicial 2.1.1.6.1. Nivel Central Se evidenció que la Entidad adelantó durante la vigencia 2012 gestión en el manejo de sus demandas, presentando deficiencias en el sistema de control interno en relación con el manejo de la información, lo cual generó inconsistencias en su revelación en los estados contables. A diciembre 31 de 2012 los Litigios y Demandas en contra de la Policía Nacional ascendieron a $14.7 billones. Las causas más representativas son la omisión del deber con una participación del 25,7% ($3,8 billones), las acciones de grupo y privación injusta de la libertad con 25,4% ($3,7 billones) y los procedimientos judiciales con 16,4% ($2,4 billones). Del total de los Créditos Judiciales de la DIRAF de 1.595 procesos por $188.772,7 millones se seleccionaron 12 por $45.178,4 millones que



representan el 24%.De otra parte, de los expedientes por $3.507,4 millones, se seleccionaron 7 por $1.615,1 millones, que representan el 46,4%. Realizado el seguimiento, se evidenció que la Entidad adelantó durante la vigencia 2012 gestión en el manejo de sus demandas, presentando deficiencias en el sistema de control interno en relación con el manejo de la información, lo cual generó inconsistencias en su revelación en los estados contables La Policía maneja el seguimiento de las demandas instauradas en su contra mediante el “sistema de información jurídica SIJUR en el cual se contiene información que hace posible el seguimiento de las demandas en contra de la Entidad, no obstante, de la verificación contable se evidenció que el ingreso de cifras puede constituir riesgo de información y en tal sentido se dejó observación correspondiente. La Entidad maneja este proceso a partir del mapa de riesgos institucional, en el cual tiene identificados los posibles riesgos en que se pueden incurrir en el mismo. Un primer proceso es la actuación jurídica el cual es trasversal a toda la Policía Nacional y el Gerente es el Secretario General de la Policía. Este proceso tiene documentados 31 procedimientos que cumplen además de las diferentes áreas de la Secretaría, las oficinas jurídicas de las Unidades Policiales como por ejemplo atender Derechos de Petición, Segunda Instancia Disciplinaria, Cobro Coactivo, Asuntos Penales, Reconocimiento de Prestaciones Sociales, entre otros. En el área de defensa judicial, dicho proceso se desarrolla mediante tres procedimientos y para cada uno de estos procedimientos, se encuentran identificados los posibles riesgos, así: atender demandas, atender conciliaciones extrajudiciales y judiciales y ejecución de decisiones judiciales. En relación con el procedimiento para atender demandas, es destacable que con la nueva estructuración de la Secretaría General de la Policía Nacional, se creó el Grupo de Seguimiento y Control el cual mediante los tableros de control que es el punto de control y supervisa que este procedimiento se cumpla con oportunidad procesal entendida en términos de atención a todas las instancias, seguimiento por los abogados asignados al área de Defensa Judicial, contestación de demandas.



Existe y funciona al interior de la Policía Nacional el Comité de Conciliaciones de la Policía Nacional, establecido mediante la Resolución 0032 de 31 de Julio de 2009 de Min Defensa, el cual se encarga semanalmente de estudiar todas las propuestas de conciliación extra y judicialmente como requisito de procedibilidad ante la Jurisdicción Contencioso-Administrativo. Este Comité actualmente cuenta con el aplicativo de información jurídica SIJUR módulo Conciliaciones, que permite el seguimiento de las conciliaciones y también de las demandas. 2.1.1.6.2. Nivel Desconcentrado En lo relacionado con la Defensa Judicial de la MEBUC, esta labor se adelantó desde la Auditoría al Departamento de Policía Santander, Unidad ésta que atiende las denuncias en contra de la institución y las acciones de repetición contra funcionarios, por excesos en desarrollo de las actividades propias del cargo. La gestión de la defensa judicial de DECAL se encaminó a definir y ejecutar directrices en materia jurídica y administrativa, ejercer la representación judicial y extrajudicial de la institución, ejecutar el cobro coactivo de las obligaciones a favor de la Policía Nacional, dirigir los procesos de reconocimiento prestacional y asesorar al mando institucional en la toma de decisiones para garantizar su juridicidad, con el uso eficiente de los recursos.

La entidad a 31 de diciembre de 2012, reportó (184) procesos vigentes en contra de la Policía Nacional Comando Caldas que muchos de ellos vienen de años anteriores, así: (5) acciones populares, (117) procesos de Nulidad y Reparación Directa, (62) procesos de Reparación Directa, con unas pretensiones que ascendieron a $44.579.997.777,00. Se examinaron 40 procesos, que representa el 22% del total de procesos. La muestra seleccionada sumó un total de $10.384.175.500,00 que representa un 23% del valor de las pretensiones de los demandantes.

De igual manera la PONAL en la vigencia auditada presentó nueve demandas de Nulidad y Restablecimiento del Derecho en contra de los actos administrativos de cobro coactivo que hiciera la Industria Licorera de Caldas en su contra, pretensiones que ascienden en una cuantía aproximada de $548.061.691, de las cuales se han fallado cinco demandas en 1ra instancia y una en 2da. instancia en forma positiva para la PONAL en cuantía de $194.185.170.



Con el fin de evaluar la gestión del DECAS, respecto a la defensa judicial en las demandas instauradas en su contra, se seleccionó una muestra de 4 de los 45 procesos que cursan en contra de la entidad, los cuales ascienden a una cuantía de $51.949,6 millones. Se verificaron los expedientes y mediante la revisión documental, se evaluaron las actuaciones del DECAS en los procesos de análisis del riesgo jurídico del Macroproceso Gestión de Defensa Judicial, estableciendo que se realizan por quien tiene la competencia y de manera oportuna. Se verificó la existencia y operatividad del Comité de Conciliaciones como un órgano único a nivel nacional. En la evaluación del proceso de defensa judicial de DEGUV se estableció que a la fecha no se adelantan procesos en el Comando. De otra parte se estableció que existen en trámite 11 procesos administrativos por pérdidas o daños de bienes en contra de funcionarios de la Institución los cuales se adelantan en los términos establecidos. A 31 de diciembre de 2012, en el DEUIL existían cuatrocientos cuarenta y cinco (445) Procesos Contenciosos de Reparación Directa que se encontraban activos y en curso, por hechos acaecidos dentro de la jurisdicción del Departamento del Huila.

Para la revisión se tomó como muestra todos los procesos relacionados con fallas en la prestación del servicio, los cuales ascienden a ciento sesenta y siete (167). La revisión se efectuó teniendo en cuenta los expedientes que reposan en la Unidad de Defensa Judicial del Comando de Policía del Huila; oficina que lleva un archivo en medio físico y magnético de cada expediente en curso, en el cual se encuentran las providencias más relevantes, las constancias de notificación y los memoriales, pruebas, alegatos y recursos presentados por la entidad ante el respectivo despacho judicial para efectos del ejercicio de la defensa judicial. De manera adicional, se realizó una revisión de cada proceso en el archivo virtual de la rama judicial ubicado en el link www.ramajudicial.gov.co. La Entidad no tiene implementado un mecanismo idóneo para realizar el análisis previo del riesgo de pérdida de cada demanda de acuerdo a criterios de antecedentes jurisprudenciales; sin embargo, por mandato legal se ha constituido el mecanismo de CONCILIACIÓN PREJUDICIAL como requisito de procedibilidad para acceder ante la Jurisdicción de lo Contencioso

http://www.ramajudicial.gov.co/



Administrativo, y en esa medida, la Policía Nacional conoce de manera previa a la interposición de la demanda, la naturaleza y complejidad de los hechos materia de la misma, y tiene la opción de impedir su surgimiento por vía de conciliación cuando de los hechos y atendiendo a criterios de precedente jurisprudencial se observe un riesgo inminente de pérdida del eventual litigio que implique daños patrimoniales mayores a futuro para la entidad demandada. Conforme al organigrama del Departamento Policía Huila, se observa que la totalidad de los procesos están adjudicados para su instrucción a la Teniente a cargo de la Unidad de Defensa Judicial del Comando de Policía del Huila, quien se encarga -previo otorgamiento del respectivo poder por parte del Servidor que ejerce la Representación Legal de la Entidad- de representar para todos los efectos a la demandada hasta la culminación de la actuación. Sin embargo, en cuanto al trámite de la conciliación prejudicial y judicial, se establece que las solicitudes de conciliación son enviadas al Comité de Conciliación en el nivel central de la Entidad, el cual se reúne, toma las determinaciones pertinentes y suscribe la respectiva Acta que es allegada por la funcionaria Defensora en la Audiencia de Conciliación. Así las cosas, el procedimiento de conciliación se realiza por un único Comité ubicado en Bogotá, por lo cual no fue posible evaluar a profundidad este procedimiento. La representación de la Nación - Ministerio de Defensa Policía Nacional en los procesos judiciales en contra del DENAR Departamento de Policía de Nariño, estuvo a cargo del grupo de defensa judicial Nariño, Coordinado por la Secretaría General de la Policía Nacional, quienes ejercen la representación judicial como apoderados judiciales en el departamento de Nariño. Al finalizar la vigencia 2012, se fallaron contra La Policía Nacional Departamento de Nariño en segunda instancia setenta y cinco (75) procesos, de los cuales, quince (15) fueron desfavorables a sus intereses, procesos cuyas pretensiones sumaban $6.882 millones, resultando condenas efectivas por valor de $1.496 millones. Los fallos favorables en segunda instancia corresponden a sesenta (60) procesos, cuyas pretensiones sumaban la cuantía de $21.645 millones, situación que evidencia la debida gestión en la defensa judicial, lo que genera la protección del patrimonio público del Estado Colombiano.



En el DEQUI, en los diferentes despachos judiciales cursan 118 demandas contra el Ministerio de Defensa – Policía Nacional atendidas y vigiladas por la Abogada encargada de la Defensa Judicial en el comando de Policía Quindío, quien realiza seguimiento permanente, dando aplicación a las normas sobre la materia artículo 15 de la Ley 790 de 2002, los Decretos 4530 de 2008, 1716 de 2009 y la Directiva Presidencial 05 de 2009, así como las internas de la Institución. Durante el año 2012 se presentaron veintitrés (23) demandas de las cuales, doce son por reparación directa y once por nulidad y restablecimiento del Derecho. Respecto de las acciones de repetición la Policía Nacional Departamento Quindío, existen dos procesos de Acción Repetición, los cuales a la fecha se encuentra en etapa probatoria y alegatos de conclusión, radicados 2009-0019800, 2010-0024000 por cuantía de $620 millones. La Unidad de Defensa Judicial del DESAN, Departamento de Policía Santander, conforme a la Resolución No. 00146 del 31 de enero de 2011 “Por la cual se define la estructura orgánica interna y se determinan las funciones de la Secretaria General de la Policía Nacional”, es una Unidad que depende de la Secretaria General de la Policía Nacional y se encuentra adscrita administrativamente al Departamento de Policía Santander, esta dependencia es la encarga de asumir la defensa técnica de la Nación – Ministerio de Defensa – Policía Nacional y de la interposición de las acciones de repetición contra el personal uniformado, en todos los casos en donde la institución haya sido condenada por dolo o culpa grave, tanto de los casos desarrollados en la Policía Metropolitana de Bucaramanga, como en el Departamento de Policía Santander. El estado de los procesos de la Policía de Santander a 31 de diciembre de 2012 es: 433 procesos administrativos, de los cuales 316 son por reparación directa, 103 por nulidad y restablecimiento y 14 por acciones populares. Se evaluó la gestión respecto de la defensa judicial, a la muestra representativa determinada en 32 Procesos de Reparación Directa; 10 Nulidades y Restablecimiento del Derecho, 2 Acciones Populares y 5 Acciones de Repetición, más la revisión al Aplicativo interno SIJUR, a los procedimientos de control y archivo de las actuaciones adelantadas. Como resultado de la revisión adelantada tanto a los procesos judiciales, como a los procedimientos adelantados internamente por la Oficina de



Defensa Judicial, se concluye que es evidente la gestión realizada tanto por el personal a cargo, como por el Departamento de Policía Santander. Sin embargo, la Dirección de la Policía Nacional no reconoce el reajuste salarial basado en el IPC anual, sino que somete dichas situaciones al proceso contencioso, los cuales en algunos casos son llevados hasta segunda instancia. Lo anterior ha generado una congestión judicial innecesaria al tiempo que se aumentan los costos en defensa judicial y un desgaste administrativo con una consecuente desmoralización del personal de la Fuerza Pública. La competencia en la representación judicial de la ESAVI Escuela de Aviación de la Policía Nacional de Mariquita, corresponde al Comandante del Departamento de Policía del Tolima, así las cosas no existe gestión judicial a evaluar en la escuela. No obstante lo anterior, se revisó Proceso Contractual Número 2011-00354 referente a un contrato de arrendamiento de la Escuela, siendo la misma demandante y demandada en reconvención dentro del mismo; evidenciando gestión de defensa judicial adecuada, para este caso por parte del Comandante de Departamento de Policía del Tolima. Departamento de Huila

Hallazgo 81. Procesos Judiciales (D) Las irregularidades advertidas en la defensa técnica de los procesos ocurrieron durante los periodos 2005 y 2009, es decir en la vigencia del anterior Código Contencioso Administrativo - Decreto 01 de 1984. Conforme a lo preceptuado en el artículo 150 del Decreto 01 de 1984 vigente para esa época, la notificación del Auto Admisorio de la Demanda debía hacerse personalmente. De conformidad con lo preceptuado en el artículo 207 del Decreto 01 de 1984 (anterior Código Contencioso Administrativo), efectuada la notificación del Auto Admisorio de la Demanda al demandado, esta se fija en lista por un término de 10 días, tiempo con el que cuenta el demandado para efectuar la respectiva contestación.



Conforme a lo previsto en el artículo 210 del Decreto 01 de 1984 (anterior Código Contencioso Administrativo), luego de practicadas todas las pruebas, o agotado el periodo probatorio, el juez ordena correr traslado común a las partes por un término de 10 días para que estas aleguen de conclusión. A 31 de diciembre de 2012, en el Comando Departamento de Policía Huila existían cuatrocientos cuarenta y cinco (445) Procesos Contenciosos de Reparación Directa que se encontraban activo y en curso, por hechos acaecidos dentro de la jurisdicción del Departamento del Huila. Los procesos relacionados con fallas en la prestación del servicio, los cuales ascienden a ciento sesenta y siete (167). Producto de la revisión de los citados procesos se establecieron las siguientes deficiencias: Contestación de la Demanda. En doce (12) procesos NO se contestó la demanda dentro de los términos legalmente establecidos. Presentación Alegatos de Conclusión en Primera Instancia. En seis (06) procesos, los Alegatos de Conclusión en Primera Instancia NO se presentaron dentro de los términos legalmente establecidos. Inactividad Procesal. En dos (02) procesos no se realizó ninguna actuación por parte de la Unidad de defensa judicial, al 01 de abril de 2013, desde la Notificación del Auto Admisorio de la demanda. Conforme a lo anterior, de los 167 procesos revisados, el 12% de ellos presentan irregularidades en el cumplimiento de términos u omisiones para la contestación de la demanda y presentación de Alegatos de Conclusión de Primera Instancia. Adicionalmente, en todos los referidos procesos en los cuales fueron advertidas deficiencias relacionadas con el cumplimiento de términos y omisión en el ejercicio de la defensa judicial, constituyen actuaciones con radicados de los años 2005, 2006 2007 y 2008, en tanto que los procesos con radicados 2009 y posteriores, no presentan moras en el cumplimiento de términos ni omisiones en el deber de la defensa técnica. En los Procesos Nro.41001333100520070010600 y 410013331005200 70011200, a la fecha, 01 de abril de 2013, no se observa ningún tipo de actuación por parte de la Entidad a partir de la notificación del Auto Admisorio de la Demanda, pese a que son radicados del año 2007 y que a la fecha se



encuentran en trámite de Primera Instancia, con pruebas testimoniales y periciales solicitadas y practicadas a lo largo de la actuación por la parte demandante que no han sido objeto de contradicción o acompañamiento por la Unidad de Defensa Judicial, evidenciándose negligencia en cuanto al deber de la Unidad de Defensa Judicial, lo cual puede verse reflejada a futuro en una sentencia condenatoria. Las anteriores situaciones que se presentan por deficiencias de control, además de contravenir las normas antes señaladas, evidencian deficiente gestión respecto de la defensa judicial de la Entidad. El presente hallazgo tiene connotación disciplinaria. Departamento de Nariño Hallazgo 82. Gestión Defensa Técnica La defensa técnica no implica únicamente cumplimiento de tiempos procesales establecidos en el código de procedimiento civil, hoy código general del proceso y de procedimiento civil contenido en la Ley 1564 de 2012, al que por expresa remisión debe recurrirse para llenar los vacíos que en materia de procedimiento existe en el código especial; en este sentido, la defensa técnica involucra la estructuración de líneas de defensa con estudio doctrinal y jurisprudencial para prevenir la afectación del patrimonio público. En razón de lo expuesto, el Estado se vio en la necesidad de crear una oficina de defensa judicial como una agencia especializada que oriente y coordine dicha actividad en las entidades y organismos de la Administración, para el logro de una defensa técnica armónica que responda a los intereses jurídicos públicos. De la verificación de la muestra de expedientes de procesos contencioso-administrativos en contra de la Policía Nacional, se encontró que: En la contestación de la demanda, la defensa técnica de la entidad se evidencia falta de fundamentación probatoria, se limita a oposición frente a hechos y pretensiones, sin que se estructuren proposiciones jurídicas que efectivicen tal oposición. Se observó escasa actividad probatoria en cuanto a formulación de medios probatorios y participación en audiencias de práctica de pruebas, el derecho de contradicción se limita a coadyuvar las pruebas solicitadas por la



contraparte y aceptar los hechos que resulten demostrados por la contraparte. La etapa de alegatos, en todos los procesos de la muestra resulta inocua ya que las alegaciones se limitan a ratificar la contestación de la demanda, sin que se observe estudio doctrinal, jurisprudencial y análisis de pruebas para sustentar la defensa; los escritos resultan reiterativos y poco profundos en cuanto a análisis de configuración de eximentes de responsabilidad, no aportan elementos de juicio que ratifiquen la línea de defensa que sigue la institución. Lo anterior se presenta porque la defensa no asume la adopción de todas las herramientas a su alcance para la representación y defensa activa de los derechos e intereses de la Institución y puede traer como efecto Fallos judiciales en los que se declare responsabilidad de la Policía Nacional y por ende a la erogación pecuniaria por el pago de condenas. Hallazgo 83. Oportunidad en el Ejercicio de la Defensa de la Entidad La Resolución 02043 de 15 de junio de 2006, establece que dentro de la estructura de la Secretaría General de la Policía Nacional, el Grupo de Negocios Judiciales ejercerá la defensa de los intereses de la Policía Nacional ante las autoridades judiciales y administrativas, para ello, deberá registrar y mantener actualizado el sistema de información jurídica SIJUR- Modulo Contencioso Administrativo de la Policía Nacional. En el proceso 2008 0262 del Juzgado Tercero Administrativo del Circuito de Pasto, adelantado en contra de la Policía Nacional y del Ejercito Nacional, la entidad no ejerció derecho de defensa oportunamente, se evidencia que intervino luego de que se emitió sentencia condenatoria de primera instancia, perdiendo la oportunidad de defensa activa, sometiéndose a lo que pudiera lograr la defensa del otro demandado, resultas finales que llevaron a sentencia condenatoria. La observación se presentó por debilidades en el sistema de información jurídica de la entidad, su registro y control llevaron a que la entidad se sometiera a una defensa débil y tardía que no garantizó la eficiencia de la defensa jurídica de la institución. 2.1.1.7. Seguimiento Funciones de Advertencia



2.1.1.7.1. Nivel Central En el nivel central se adelantó seguimiento a cuatro funciones de advertencia emitidas por la Contraloría General de la República, evidenciando en dos de ellas situaciones irregulares que fueron incluidas en este informe. Pólizas en las Entidades / Advertencia de 20 de febrero de 2013 Rad. 2013EE001258 Se adelantó seguimiento a esta advertencia realizada por la Contraloría General de la República a todas las Entidades que manejan recursos públicos, relacionada con la obligación establecida en el artículo 107 de la Ley 42 de 1993. Según la norma en cita, los bienes del estado deben estar amparados por una póliza de seguros o un fondo especial creado para tal fin y de no evidenciarse su cumplimiento, el órgano de control puede iniciar procesos de responsabilidad fiscal correspondientes cuando las circunstancias lo ameriten e incluso adelantar un proceso administrativo sancionatorio fiscal e imponer multas a los servidores públicos que teniendo bajo su responsabilidad asegurar fondos, valores o bienes, no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida. Se evidenció una situación importante en relación con este deber, el cual evidencia un grave riesgo para la Policía Nacional, que debe ser objeto de seguimiento y que se trasladó como hallazgo así: Hallazgo 84. Póliza Todo Riesgo

La Policía Nacional no tiene actualmente vigente una Póliza de Seguro todo Riesgo Daños Materiales, en tanto se venció la vigencia establecida para cubrir tales riesgos Incluido el Seguro de Semovientes y de Casco Barco (Seguros Generales – Seguro Daños), que fue la Póliza No. 9201211000051, suscrita el 26 de agosto de 2011 con la Unión Temporal MAPFRE SEGUROS GENERALES DE COLOMBIA, S.A. –LA PREVISORA, S.A. – COMPAÑÍA DE SEGUROS – SEGUROS COLPATRIA, S.A. –ASEGURADORA COLSEGUROS, S.A., con última prórroga acordada el 29/11/12 hasta el 21/03/13, fecha ésta desde cuando no se cuenta con esta protección.



Lo expuesto evidencia incumplimiento de la norma y genera riesgo en el amparo a los bienes de la Entidad en caso de siniestros sobre los mismos, lo cual reviste gravedad teniendo en cuenta la Naturaleza de la Policía Nacional como un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nación, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades públicas, situación que la convierte en altamente vulnerable a la ocurrencia de siniestros por parte de terceros en contra de sus bienes. La Entidad en su respuesta plantea una situación que reviste la mayor gravedad para la Policía Nacional y para el Estado Colombiano, teniendo en cuenta la actitud de acuerdo perverso que se evidencia por parte de las Aseguradoras quienes actúan de tal manera que dejan a las Entidades, en este caso a la Policía Nacional, en condición de desventaja y debilidad para la negociación de las Pólizas que la norma exige, por cuanto de común acuerdo y con la figura de Unión Temporal, manejan a su antojo las condiciones y precios de estos contratos y si no se acatan sus exigencias se retiran del proceso de contratación ocasionando declaratoria de desierto del mismo. Con lo anterior, obligan a las Entidades a ceder a sus condiciones, con lo cual no es posible que en este tipo de contratos se pueda atender las necesidades y los cálculos económicos de la Entidad, debiendo cada vez realizar mayores previsiones de desembolso de recursos para menores cubrimientos y mayores deducciones lo cual desdibuja la razón de ser de estas pólizas.

Reservas Presupuestales y Solicitud de Autorización Vigencias Futuras Advertencia de 29 de noviembre de 2012 Rad. 2012EE0081234

Se adelantó seguimiento a esta advertencia realizada por la Contraloría General de la República a todas las Entidades que manejan recursos públicos, relacionada con el alcance de la sentencia C-557 de 2009 de la Honorable. Corte Constitucional Colombiana, según la cual éste órgano de Control es la máxima potestad en materia de contabilidad presupuestal. En tal medida y teniendo en cuenta que las normas orgánicas del presupuesto indican que las entidades que hacen parte del presupuesto general de la nación, deben planear su ejecución presupuestal de tal manera que las apropiaciones presupuestales puedan ejecutarse en su totalidad durante la vigencia fiscal correspondiente.



La Contraloría, en esta función de advertencia en el numeral 1.6, advirtió sobre el riesgo de la adquisición de elevados compromisos al final de la vigencia cuando se realiza sin debida planeación, únicamente con el propósito de evitar pérdidas de apropiación y omitiendo el cumplimiento de los requisitos legales, afectando la trasparencia en el uso de recursos públicos, cuando se sabe que los bienes obras y servicios serán recibidos en las vigencias fiscales siguientes. Sobre el particular se evidenció la siguiente situación: Hallazgo 85. Planeación Presupuestal La entidad contó con una apropiación final de $6.197.280,1 millones de los cuales comprometió $6.197.120,6 millones, quedando por ejecutar $159,5 millones que representan 0,003%. Del valor comprometido, la entidad constituyó reserva presupuestal por valor de $57.344,0 millones, de los cuales, $19.522,1 millones que representan el 0,33% corresponden a gastos de funcionamiento y $37.821,9 millones que equivalen al 14,35% corresponden al rubro de inversión, dichos valores se enmarcan dentro de lo establecido en el artículo 2 del Decreto 1957 del 30 de mayo de 2007. Sin embargo, se evidencia falta de planeación en la ejecución del gasto, no obstante contar con un presupuesto justificado, solicitado y asignado oportunamente por objeto del gasto para satisfacer las necesidades consideradas por la entidad para la vigencia 2012, requirió emitir alcances reiterativos al proceso contractual, modificaciones, adiciones y prórrogas, entre otros, que ocasionaron desgaste administrativo innecesario para la administración que le permitieron comprometer y ejecutar la apropiación presupuestal y que significaron superar la vigencia a fin de lograr los objetivos establecidos. Con lo expuesto se generó incumplimiento de lo establecido en el Manual de Contratación de la entidad adoptado mediante Resolución 02590 del 24 de julio de 2012, en el artículo 209 de la Constitución Política, el artículo 3 y el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, así como el artículo 8 del Decreto 2170 de 2002. Cuentas Inactivas Advertencia de 08 de Septiembre de 2011



Referente al cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 359 de 1995, manteniendo saldos en cuentas bancarias con una permanencia entre el 1 y el 25 días por fuera de los topes permisibles, es decir excluyendo los días de convenio para las Entidades que aplica y considerando los 5 días máximos para los órganos ejecutores que no tienen convenios tal como lo establece la norma. De acuerdo con el análisis realizado por la Delegada de Gestión Pública e Instituciones Financieras - DGPEF de la CGR, a los informes de Ejecución de los Recursos del Presupuesto General de la Nación, elaborados mensualmente por la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional DGCPTN, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, correspondientes a los meses de enero a mayo de 2012, esta comisión de auditoría, asignada a la Policía Nacional, se informó lo siguiente: “Con base en el informe realizado por la DGPEF, se evidenció que algunas de las Entidades sujetas de control fiscal por parte de la Delegada de Defensa, Justicia y Seguridad, para este caso la Policía Nacional, permanecieron recursos del Presupuesto General de la Nación en sus cuentas corrientes autorizadas por más de cinco (5) días promedio mensual, contados a partir de la fecha de los giros respectivos, contraviniendo lo dispuesto en el artículo 15 del Decreto 359 de 1995. Las cuentas corrientes de la Policía Nacional que presentaron la posible inconsistencia, son:

Tabla No. 12 Cuentas Inactivas

BANCO No.

CUENTA OBJETO

SALDO PROMEDIO (Millones $)

DÍAS DE PERMANEN

CIA

Popular 80003106 Transferencias 464.6 5

Popular 62061023 Gastos Generales 0.2 1

Popular 551050297 Servicios Personales 449.6 5



Popular 14031496 Servicios Personales 2.937.4 6

Popular 400001731 Transferencias 189.6 1



Popular 587000282 Transferencias 1.013.6 1


Popular 80001258 Inversión 1.7 3


Occidente 200126241 Caja Menor 1.2 4

BBVA 803000025 Servicios Personales 587.8 3

BBVA 650126766 Transferencias 184.9 1

BBVA 310076401 Transferencias 3.948.9 1



BBVA 357009422 Servicios Personales 508.5 1

GRANBANCO 26990762 Servicios Personales 9.247.2 1

TOTAL 21.273.0

Fuente: Delegada Gestión Pública e Instituciones Financieras

De la relación anterior de las diecinueve (19) cuentas corrientes, el 68% corresponde a cuentas del Banco Popular, de las cuales existe un Convenio celebrado entre la Policía Nacional y el Banco Popular de fecha 23/04/04, en el cual en la Cláusula Segunda “Reciprocidad por el Servicio: La Entidad consignará de acuerdo con lo autorizado por la Dirección del Tesoro Nacional (DTN) por gastos de personal con doce (12) días calendario de antelación a la fecha del pago”. Se realizó verificación en la Policía Nacional, encontrando que la situación no aplica para las cuentas corrientes del Banco Popular y las del BBVA, identificadas por los números: 310-07640-1, 650-12676-6, 703-07780.0, 357-00944-8 y 506-05785-0, las cuales cuentan con diez (10) días consecutivos de anticipación a la fecha en que deban efectuar dichos pagos. Otra de las cuentas relacionadas en el informe de la Delegada de Gestión Pública es la No. 32144792 del Banco Popular – Gastos Generales, que pertenece al Departamento de Policía de Cundinamarca, la cual está marcada como cuenta de gastos reservados, por tal motivo no está sujeta al límite establecido en el Decreto No. 359 de 1995, adicionado por el Decreto No. 2001 de 2005. En lo corrido de la presente vigencia de 2013, se verificó el comportamiento de las cuentas corrientes de la Policía Nacional-Dirección Administrativa y Financiera- DIRAF, con base en lo ordenado en el Decreto 359 de 1995 y se estableció que no han superado el promedio exigido. Recursos Públicos Inmovilizados en Entidades Fiduciarias / Advertencia de 09 de Noviembre de 2012 Relacionada con el riesgo para las Entidades al mantener recursos públicos inmovilizados en Entidades Fiduciarias, se verificó que mediante el oficio S-2013-028648 /DIRAF- TEGEN-29 del 04 de febrero de 2013 suscrito por el Director Administrativo y Financiero de la Policía Nacional, mediante el cual manifiesta a la Contraloría que esta Entidad NO tiene recursos asignados por el presupuesto nacional constituidos en fiducias o patrimonios autónomos. En tal medida no se consideró pertinente ningún seguimiento adicional.



2.1.1.7.2. Nivel Desconcentrado En la MEBUC se verificaron las funciones de advertencias 447 y 463, las cuales hacen referencia a los pagos realizados por anticipado de convenios y contratos, se pudo establecer que dicha situación no se presenta en la MEBUC, por cuanto esta entidad no efectuó pagos anticipados en la contratación ejecutada durante la vigencia auditada; en lo relacionado con los convenios subscritos en la vigencia 2012 con las diferentes Entes Territoriales, la MEBUC es la unidad ejecutora, por tal razón no entrego recursos, lo que podría generar detrimento o pérdida de recursos. En la DESAN, verificadas las funciones de advertencias 447 y 463, las cuales hacen referencia a los pagos realizados por anticipado de convenios y contratos, se pudo establecer que dicha situación no se presenta en la DESAN; por cuanto, esta entidad no efectuó pagos anticipados en la contratación ejecutada, ni en los convenios suscritos durante la vigencia auditada. 2.1.1.8. Evaluación Sistema de Control Interno Se elaboraron y aplicaron las preguntas relacionadas con el quehacer de la Entidad, dando como resultado un puntaje de 1,0 en la primera calificación, 1,46 en la segunda y un ponderado de 1,328 lo que ubica como EFICIENTE el Sistema de Control Interno de la Policía Nacional para la vigencia 2012, no obstante lo cual se evidenciaron situaciones en el proceso de contratación, que deben ser superadas, se detectaron algunas debilidades en el funcionamiento del Sistema de Control Interno, de acuerdo con lo consignado en este informe.

Tabla No. 13 Evaluación del Sistema de Control Interno




En promedio se ubicó en el rango de EFICIENTE con una calificación de 1.21, de conformidad con el siguiente consolidado.

Tabla No. 14 Calificación Consolidada

Sistema de Control Interno

Punto de Control Calificación

MEBUC 1,348

DECAL 1,051

DECAS 1,069

DEGUV 1,01

DEUIL 1,809

DENAR 1,107

DEQUI 1,11

DESAN 1,04

DESUC 1,247

ESAVI 1,238

Nivel Central 1,328

PROMEDIO 1,21


2.1.1.9. Estados Contables En la evaluación de los Estados Contables de la Policía Nacional con corte a 31 de diciembre de 2012, fueron objeto de selección las siguientes cuentas:

Cuadro No.15 Cuentas del Balance Evaluadas



Cifras en Millones de $

CUENTA NOMBRE VALOR %

1110 BANCOS Y CORPORACIONES 54.283.5 0,9

1200 INVERSIONES 192.840.7 3.0

1424 RECURSOS ENTREGADOS EN ADMINISTRACIÓN 98.334.0 1.6

1675 EQUIPO TRANSPORTE 1.324.271,4 21,0

1999 VALORIZACIÓN 2.492.811.3 39,5

TOTAL MUESTRA ACTIVO 66,0

1685 DEPRECIACIÓN ACUMULADA -1.715.800,3 -27,2

2460 CREDITOS JUDICIALES 192.680,5 1,7

2710 PROVISIÓN PARA CONTINGENCIAS 954.568,1 8,3

2720 PROVISIÓN PARA PENSIONES 10.092.307,8 87,4

TOTAL MUESTRA PASIVO 97,4

9120 LITIGIOS 14.857.902.3

9905 RESPONSAB.CONTING. POR CONTRA -14.861.005,6

FUENTE: Equipo Auditor

Fueron objeto de análisis mediante muestra selectiva, cuentas del Activo que representan el 66.0% y del Pasivo el 97.4%. 2.1.1.9.1. Nivel Central CUENTAS POR PAGAR Hallazgo 86. Demandas en contra de la Entidad

El Régimen de Contabilidad Pública, (Resolución No. 357 de 2007), en el capítulo V, establece los procedimientos contables para el reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias y puntualiza “Con la sentencia definitiva condenatoria, laudo arbitral o conciliación extrajudicial, la Entidad contable pública procede al registro del crédito judicialmente reconocido como un pasivo real. En este sentido, la Entidad verifica el valor provisionado con respecto al de la sentencia, laudo arbitral o conciliación extrajudicial”. En el grupo Cuentas por Pagar - Créditos Judiciales, subcuenta – Sentencias por $189.093 millones, que representa las demandas en contra de la Entidad que ya fueron ejecutoriadas, está sobreestimada en $6.433.8 millones, al ser incluida una obligación por concepto de fallos en contra de la Entidad, correspondiente al proceso No. 11001-33-31-017-2006-00192-01. A su vez, se afecta la subcuenta 2710-Provisión para Contingencias en igual cuantía.



Lo anterior debido a que en el expediente del proceso en referencia, el Tribunal Administrativo de Cundinamarca –Sección Segunda – Subsección D, de fecha 14 de octubre de 2010, procede en Segunda Instancia a negar las pretensiones de la demanda, con lo cual se determina que no es una obligación que deba cancelar la Policía Nacional – Dirección Administrativa y Financiera – DIRAF, además, la cuantía para la instancia es por $6.4 millones y no de $6.433.8 millones, aspecto que afecta el resultado del ejercicio y evidencia incumplimiento con lo previsto por la Contaduría General de la Nación en la Resolución 357 de 2008 y el Instructivo 020 de 2012. 2.1.1.9.2. Nivel Desconcentrado Policía Metropolitana de Bucaramanga –MEBUC-

Hallazgo 87. Indemnización Vehículo Mediante oficio si número de fecha 18 de julio de 2012, la Compañía Aseguradora MAPFRE S.A. manifiesta la viabilidad de reconocimiento de $44.3 millones, mediante reposición del bien o en dinero, por el siniestro de la Camioneta Chevrolet D-MAX de placa DDB664, modelo 2009 con un costo de adquisición de $77.9 millones y un valor en libros de $57.9 millones. La reposición del bien o el valor de indemnización por $44.3 millones, se encuentra sujeta, desde la fecha de reconocimiento, a la remisión de la documentación. No obstante lo anterior se observa gestión ineficaz, por parte del nivel central de la Policía Nacional, en cuanto a la efectividad del ingreso mismo, toda vez que la oficina de seguros de la Policía Nacional no efectuó la entrega a tiempo de los documentos solicitados por la Aseguradora, no obstante, según Resolución 01203 de 04/04/2013, la Policía Nacional resolvió traspasar y ceder el derecho de propiedad a la compañía MAPFRE Seguros Generales de Colombia S.A. sobre el vehículo en mención para el reconocimiento de la indemnización por pérdida total por daños. Lo anterior se genera por falta de seguimiento y control administrativo lo que ha conlleva a que la Policía Metropolitana de Bucaramanga-MEBUC a 31 de diciembre de 2012 tenga Subestimación del Activo, subcuenta -PPE / EQUIPO DE TRANSPORTE / Terrestre, por valor de $77.9 millones; Subestimación de la subcuenta - Otros Gastos Ordinarios – Pérdida en Retiro de Activos", por valor de $77.9 millones. Hallazgo 88. Registro Convenios Interadministrativos



Mediante Concepto Jurídico Nº 156111 de agosto 31 de 2011, emitido por la Contaduría General de la Nación, el cual es de obligatorio cumplimiento para las entidades contables públicas, se define lineamientos en lo que respecta a los convenios interadministrativos; es así como señala en el numeral 1 de las CONSIDERACIONES, que los convenios interadministrativos son: “un acuerdo de voluntades celebrado entre dos o más personas jurídicas públicas, con el objeto de coordinar, cooperar o colaborar en la realización de funciones administrativas de interés común a los sujetos contratantes”; por su parte, desde el punto de vista contable, en el párrafo tercero del acápite de CONCLUSIONES, se precisa que cuando el ente ejecutante percibe los recursos, éstos “tienen el carácter de aportes, los cuales pueden ser efectuados en dinero o en especie por los entes intervinientes en el convenio, incluido en algunos casos el ente encargado de su ejecución” Agrega que: “los aportes recibidos se reconocen mediante un crédito en la subcuenta -En Administración, de la cuenta - RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN, con débito a la correspondiente cuenta y subcuenta que recibe los recursos”, precisa igualmente, que “el ente ejecutante debe llevar un estricto control a nivel de auxiliar de la cuenta RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN, a fin de llevar en detalle el manejo del recibo y aplicación de los recursos, para la correspondiente rendición de cuentas, siendo que el concepto de costo o de gasto final lo reconoce el dueño de los aportes, con base en los respectivos soportes que sustentan los egresos. Es de observar que en los casos en que los recursos recibidos no sean ejecutados en su totalidad, se debe efectuar el correspondiente reintegro a sus dueños”. Se observó que durante la vigencia 2012, la Policía Metropolitana de Bucaramanga-MEBUC suscribió convenios interadministrativos con entes públicos percibiendo $1.259.5 millones, los cuales fueron reconocidos de manea equivoca dentro de la contabilidad como ingresos de la vigencia 2012, cuando debe registrarse a la cuenta RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN en cumplimiento del concepto jurídico aludido y el Régimen de Contabilidad Pública (Resolución 356 de 2007). Adicionalmente, el saldo por ejecutar al ser del tercero al estar registrado como ingreso, y no como pasivo en la cuenta, constituye parte del superávit fiscal del mismo ejercicio, hecho que sobrestima el propio superávit. Lo anterior por deficiencias en la parametrización contable institucional (SIIF) respecto al manejo de recursos por convenios.



Lo anterior por deficiencias en la parametrización contable y presupuestal del SIIF-Nación, al no ajustarse a lo previsto por parte de la Contaduría General de la Nación y Régimen de Contabilidad Pública, con lo cual a diciembre 31 de 2012 los estados contables examinados, se encuentran subestimados en la subcuenta Ingresos para Gastos de Funcionamiento, por $1.259.5 millones y subestimada la Subcuenta Recursos Recibidos en administración en la misma cuantía. Hallazgo 89. Compensación Ingresos y Gastos El Plan General de Contabilidad Pública, prescrito mediante la Resolución 355 de 2007, en el párrafo 14 menciona los principios que rigen el sistema de contabilidad pública. Es así como en el párrafo 123.NO COMPENSACION, se precisa que “En ningún caso deben presentarse partidas netas como efecto de compensar activos y pasivos del balance, o ingresos, gastos y costos que integran el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental”. No obstante se estableció que el servicio de energía que factura la Electrificadora de Santander ESSA a la Policía Metropolitana de Bucaramanga – MEBUC, no se registra por el valor total facturado sino por el neto cobrado, una vez se descuenta el valor del canon de arrendamiento que le cobra la MEBUC a la Electrificadora por una parte de la Finca Asturias de propiedad de la MEBUC; el anterior cruce de cuentas se genera por falta de control contable en el registro con lo cual la subcuenta Servicios Públicos se encuentra subestimada en $42.1millones, al igual que la subcuenta Otros Ingresos con lo cual no existe efecto sobre el patrimonio. Hallazgo 90. Mejoras en Edificaciones El Régimen de Contabilidad Pública, en el capítulo 3 del Título 2 establece los procedimientos contables para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo, y puntualiza: “las ADICIONES Y MEJORAS a las propiedades, planta y equipo son erogaciones en que incurre la entidad contable pública para aumentar su vida útil, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios o permitir una reducción significativa de los costos. El valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, para lo cual se debita la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien, del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA y EQUIPO…”, es



así como en la cuenta Edificaciones, en la descripción de la dinámica de la cuenta, se prescribe que es dable registrar el costo de las adiciones y mejoras. Dentro del convenio Nº 0602 de 2012, suscrito entre Policía Metropolitana de Bucaramanga y Gobernación de Santander, se suscribió el contrato de obra Nº74-6-10078 de 2012, cuyo objeto es “Adecuación y mantenimiento de la estación de Policía Girón para el fortalecimiento de la seguridad ciudadana de la Policía Metropolitana de Bucaramanga” por valor de $292.7 millones. En la ejecución del contrato se realizaron actividades tales como cambio de pisos, nuevas instalaciones eléctricas, sanitarias y otros, con lo cual el bien inmueble fue mejorado en su funcionalidad a través de las adiciones mencionadas, sin embargo, se estableció que este monto no fue capitalizado en la cuenta 1640-Edificaciones, sino que fue registrado como gasto. Lo anterior se debe a deficiencias en el sistema contable, por cuanto en el SIIF Nación se encuentran parametrizadas estas inversiones dentro del rubro mantenimiento y por deficiencias de control interno contable, lo cual genera subestimación tanto en las subcuenta Edificios y Casas y en el Patrimonio Subcuenta Capital Fiscal Nación en cuantía de $292.7 millones a diciembre 31 de 2012. Departamento de Policía de Casanare –DECAS- Hallazgo 91. Sobrestimación Dentro del proceso de análisis y verificación de los registros contables efectuados en el transcurso de la vigencia fiscal de 2012, se estableció que en el mes de junio de la vigencia auditada se sobrestimó la subcuenta cuenta (Clase 1 Activos; Grupo 16 Propiedades, Planta y equipo; cuenta Bienes muebles en bodega; Subcuenta Muebles, Enseres y Equipo de Oficina), al registrarse equivocadamente dos (2) motocicletas por valor unitario de $18 millones y una (1) camioneta por valor de $99,5 millones de pesos, automotores que fueron dados en donación por la Alcaldía de Tauramena, según Contrato No. 046 del 24 de mayo de 2012. Falta contrapartida con código y valor. El valor total de la sobrestimación de $135,5 millones de la subcuenta se originó, presuntamente, por deficiencias en el control interno contable, al no efectuarse oportunamente proceso de validación de la información ingresada



al aplicativo contable, dentro del mismo mes, toda vez que la depuración de esta subcuenta se llevó a cabo en el mes de agosto de 2012. Es de precisar que este mayor valor registrado en la subcuenta representa el 0,45% del valor total del activo, lo que significa que, no obstante ésta sobrestimación, los registros contables del Departamento de Policía de Casanare, con corte a 31 de diciembre de 2012, se consideran confiables. Departamento de Policía de Guaviare –DEGUV- Hallazgo 92. Propiedades, Planta y Equipo- Equipo de Transporte La Propiedad Planta y Equipo del Comando Guaviare está sobreestimada toda vez, que desde julio de 2011 se tienen registrados $270,49 millones por concepto de Equipo de Transporte que se encuentra pendiente de dar de baja. No obstante, fueron reclasificados a la Cuenta Propiedad Planta y Equipo no Explotados hasta tanto la Dirección de Transporte de la Policía Nacional autorice dar de baja estos bienes. Lo anterior se presenta por las demoras de la mencionada dirección de la Policía Nacional en la autorización de bajas. Hallazgo 93. Propiedades, Planta y Equipo- Edificaciones A 31 de diciembre de 2012 se tiene subestimada la cuenta Edificios y Casas en $1.323,2 millones, por cuanto no se ha registrado la construcción de la Estación de Policía de Puerto Concordia - Meta, pese haber transcurrido más de 2 años desde su construcción. Esta situación se ha presentado por las demoras en la remesa de este inmueble por parte de la Dirección de Activos Fijos de la Policía Nacional. Departamento de Policía de Huila –DEUIL- Hallazgo 94. . Ley de Archivo El Plan General de Contabilidad Pública establece que el registro de las operaciones se realiza basado en los soportes. El artículo 4 de la Ley 594 de 2000 y la circular 04 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública, establecen la obligación de las entidades del Estado en llevar archivo debidamente organizado.



El Comando Departamento de Policía Huila, presenta debilidades respecto del manejo de los documentos soportes de las Cuentas por Pagar, en la revisión efectuada se estableció que no obstante existir los documentos soportes, a dichas Cuentas no se adjunta toda la documentación pertinente, como: CDP, RP, resolución de reconocimiento del gasto, adiciones del contrato, entre otros, lo cual dificulta el adecuado control y seguimiento a las actividades desarrolladas, situación que denota incumplimiento de la norma antes citada. Hallazgo 95. Notas Explicativas de la Información Contable El Plan General de Contabilidad Pública establece, que las notas a los estados contables básicos tienen como propósito dar a conocer información adicional sobre las cifras presentadas. Las Notas a los reportes financieros producidos por el Comando Departamento de Policía Huila y que sirven de insumo para la elaboración de los Estados Contables en el nivel central, no revela las políticas contables importantes que sigue el Comando Departamental de Policía en su preparación, relacionadas con el reconocimiento de la depreciación y amortización de inmuebles; maquinaria y equipo; la valorización del Grupo Propiedad, Planta y Equipo; los criterios para el manejo de los Activos Diferidos, Cuentas por Cobrar, el tratamiento de ciertos Pasivos como es el caso de las provisiones y contingencias, de Ingresos para terceros u obligaciones laborales, no resumen sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa. La anterior situación se presenta por debilidades administrativas y de control que no permite la especificación de todos los cambios acontecidos en materia contable, de una declaración explícita y sin reservas de cumplimiento, que conlleva a que las Notas no cumplan con su propósito, como es dar claridad de todos los movimientos y cambios realizados y servir a la alta gerencia para la toma de decisiones. Hallazgo 96. Hallazgo Conciliaciones Bancarias Régimen de Contabilidad Pública. Procedimientos de Control Interno Contable. Resolución 357/2008 de la Contaduría General de la Nación. Normas Técnicas de Control Interno Público. Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios. En el caso



de las subcuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de Tesorería. Revisadas mes a mes todas las cuentas bancarias manejadas por el Comando Departamento de Policía Huila en la vigencia 2012, existen partidas conciliatorias sin depurar de varios meses, que según lo manifestado por la Entidad obedece a que las entidades financieras responsables no reportan oportunamente los soportes documentales, lo que ocasiona que las partidas conciliatorias no se puedan depurar oportunamente. La anterior situación además de contravenir las normas antes citadas, conlleva a que no exista confiabilidad respecto de los saldos contables de la cuenta Bancos. Hallazgo 97. Movimientos de Tesorería Resolución 357/2008 de la Contraloría General de la República, NORMAS TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO PÚBLICO. Cada entidad debe centralizar la totalidad de sus recursos financieros para su manejo a través de Tesorería, con el objeto de optimizar la liquidez y racionalizar la utilización de los fondos disponibles. El Estado Diario de Fondos y Valores (Boletín Diario de Caja) diseñado por el Comando Departamental de Policía Huila, no refleja los pagos que se realizan por el sistema SAP, de las cuentas pagadas de gastos generales Recurso 10, las cuales no afectan la cuenta de bancos de Gastos Generales, pero si quedan como soportes en el Estado Diario del día en el cual se realiza el pago, situación ocasionada por fallas en el formato del boletín que no permite mostrar todos los movimientos de las cuentas realizados en el día, lo cual además de generar diferencia entre los soportes, también conlleva a que la información no sea clara y confiable. Hallazgo 98. Funcionalidad e Interface de los Aplicativos Resolución 357/2008 de la Contraloría General de la República. Conforme a lo establecido en Las Normas de Control Interno para el Sector Público, la dirección debe promover que las operaciones relativas a la administración financiera gubernamental se integren en una base de datos común y de uso compartido por los usuarios, que fortalezca el sistema de Control Interno en la entidad y que exista interfaz en los sistemas de información.



El Comando Departamento de Policía Huila tiene instalados y funcionando los Sistemas de Información SAP -Sistema Aplicado a Procesos-; SISAF -Sistema de información para la facturación y control de dotaciones-; SUITE VISIONS EMPRESARIAL -plataforma informática de la Policía Nacional-; y el SIIF -Programa del Ministerio de Hacienda-, sistemas o aplicativos mediante los cuales se maneja la información financiera y/o administrativa del Comando Departamental de Policía Huila. Sin embargo, se establece que en dichos sistemas de información no existe Interface, no están en red y no se integran en una base de datos común y de uso compartido por los usuarios, de tal forma que se actualicen mutuamente, como en el caso de Contabilidad y Almacén, que luego de realizar el reporte en el SAP debe ser incluido de forma manual en el SIlF. La anterior situación que impide centralizar el procesamiento y manejo de la información financiera, en una base de datos única y de uso compartido por todos los usuarios, también conlleva dualidad de procesos y por ende desgaste administrativo. Hallazgo 99. Aplicativo SIIF Conforme a lo establecido en las Normas de Control Interno para el Sector Público, el sistema integrado de administración financiera comprende una base de datos única, soportada por tecnología informática, que permite procesar el ingreso y salida de información, así como el control de flujo del gasto en tiempo real, lo que permite llevar la contabilidad en línea. Resolución 357/2008 de la Contraloría General de la República. El aplicativo SIIF 2 implementado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público y utilizado por el Comando Departamental de Policía Huila, en las dependencias de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, presenta falencias en los formatos de registro presupuestal, obligación presupuestal y órdenes de pago, por cuanto en la creación del registro presupuestal con recursos provenientes de dos fuentes, no detalla la modalidad de pago para cada una, máxime si se tiene en cuenta que el Recurso 10 se gira directamente desde el nivel central (Dirección del Tesoro Nacional) a la cuenta del tercero, y el Recurso 16 llega a las arcas de la Unidad para ser pagado mediante giro o cheque. La anterior situación que se presenta por deficiencias en el diseño de los formatos, implica reprocesos y riesgos en los registros.



Hallazgo 100. Vehículos en Comodato La Resolución Nro.03559 del 28 de septiembre de 2011 establece las modificaciones al Manual Logístico de la Policía Nacional y en su Capítulo 5.2.1 Procedencia de los Vehículos, establece la situación de los vehículos en comodato. En la vigencia 2011 el Comando Departamental de Policía Huila recibió en Comodato de parte de la Alcaldía Municipal de Neiva, 14 vehículos (motos) por valor de $198 millones, según Acta de Recibo y Entrega del 16 de agosto de 2011, sin que oportunamente se suscribiera el respectivo Contrato de Comodato. La anterior situación evidencia falta de gestión, pues transcurridos aproximadamente cuatro meses (04) de recibidos los vehículos, el 13 de diciembre de 2011 mediante Derecho de Petición, el Comando Departamental de Policía Huila inicia las gestiones tendientes a la legalización de los citados vehículos, y solo hasta el 9 de julio de 2012, aproximadamente once meses después de haber sido recibidos los vehículos, se firma el Contrato de Comodato Nro.009. Situación similar se presenta con ocho (8) camperos Renault Duster donados por la Gobernación del Huila desde el 13 de enero de 2013, según Acta Nro.02, los cuales a fecha 02 de abril de 2013, aún no han sido dados al servicio por cuanto no se ha legalizado dicha donación. Situación evidenciada en la visita de inspección física realizada a los parqueaderos del Comando Departamental de Policía Huila. Las anteriores situaciones que afectan la gestión de la institución, también conlleva un deterioro de dichos bienes y el vencimiento de las garantías exigidas, entre otras. Hallazgo 101. Armas Incautadas El Decreto 2535 del 17 de diciembre 1993, por el cual se expiden normas sobre armas, municiones y explosivos, establece: “Artículo 92º- Decomiso en virtud de sentencia judicial o acto administrativo. En firme la sentencia o acto administrativo que ordene el decomiso de un arma de guerra, ésta quedará a disposición del Comando General de las



Fuerzas Militares quien podrá disponer de ella, de conformidad con lo dispuesto en este Decreto, o asignarla a la Fiscalía General de la Nación, la Fuerza Pública, organismos nacionales de seguridad y otros cuerpos oficiales armados de carácter permanente. El Gobierno Nacional a través del Ministerio de Defensa, reglamentará el trámite que deberá seguirse para el uso del material a que se refiere el artículo anterior. Artículo 93º.- Remisión del material decomisado. El material decomisado deberá ser enviado por conducto de los Comandos de Unidad Táctica u Operativa o sus equivalentes en la Armada y la Fuerza Aérea, al Departamento de Control, Comercio de Armas, Municiones u Explosivos del Comando General trimestralmente salvo los explosivos y sus accesorios que serán destruidos previa elaboración del acta correspondiente. Parágrafo.- El material decomisado en Santa Fe de Bogotá y Cundinamarca, se remitirá directamente al Departamento de Control Comercio Armas, Municiones y Explosivos del Comando General por la autoridad que lo haya dispuesto, dentro los términos fijados en el presente artículo”. En visita efectuada el 03 de abril de 2013 al Almacén de Armamento del Comando de Policía Huila se estableció que existe en custodia 681 armas de fuego, 159 proveedores y 8.223 municiones, material incautado y que fue vinculado a investigaciones a cargo de la Fiscalía General de la Nación desde agosto de 1994 (19 años), sin que dicho material haya sido entregado a la autoridad competente, máxime si tales elementos se encuentran vinculados a investigaciones a cargo de de la Fiscalía General de la Nación, o en su defecto entregados a la autoridad militar de la jurisdicción quien es la encargada del manejo y custodia del citado material. La anterior situación que ha conllevado a que exista atiborramiento en el Almacén de Armamento del Comando, además de contravenir la norma antes citada, también conlleva gastos por concepto de bodegaje y custodia de las mismas. Hallazgo 102. Vehículos Incautados El Manual de Procedimientos de Fiscalía en el Sistema Penal Acusatorio, en el numeral 3.5.3. Administración de Bienes, establece: “La custodia de los bienes o recursos incautados u ocupados le corresponde a los servidores



públicos que entren en contacto con ello hasta tanto se resuelva su situación definitivamente”. En las instalaciones del Comando Departamento de Policía Huila y en la Seccional de Tránsito y Transporte, se encuentran siete (7) motocicletas y dos (2) automóviles incautados por la Fiscalía General de la Nación, los cuales deben ser dispuestos o ubicados en parqueaderos de esa institución, y no dejarlos a cargo de la Policía Nacional, máxime si los mismos se encuentran vinculados a investigaciones a cargo de esa institución. La anterior situación que genera gastos por concepto de parqueadero y custodia de los mismos, también denota falta de gestión para la oportuna entrega de los vehículos a la Fiscalía General de la Nación. Hallazgo 103. Baja de Elementos La Resolución Nro.03559 del 28 de septiembre de 2011 establece las modificaciones al Manual Logístico de la Policía Nacional y en su capítulo 5.1.1 Remate del Equipo Automotor, establece el procedimiento para dar de baja el equipo automotor. Resolución Nro.357/2008 de la Contraloría General de la República, normas técnicas de Control Interno para el Sector Público, establece: Corresponde a la entidad establecer los procedimientos administrativos para el tratamiento de la baja de bienes por las causales invocadas para tal procedimiento, en concordancia con las normas legales vigentes. Igualmente, tales procedimientos deben regular las acciones que deben adoptar las entidades para los casos de transferencia, subasta, incineración y/o destrucción o donación de su patrimonio mobiliario. En el Comando Departamental de Policía Huila desde la vigencia 2010 existen 55 vehículos que por su antigüedad y por el desgaste sufrido, ya cumplieron con la vida útil, los cuales fueron puestos a disposición del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera en el Nivel Central según oficio Nro.0233/DEUIL-GUTRA del 20 de julio de 2011, para que mediante la figura de “desintegración” fueran retirados del servicio, figura ésta que fue declarada inviable por el Congreso de Republica, según lo manifestado por el encargado del parque automotor, sin que a 31 de diciembre de 2012 se haya efectuado el proceso de baja de los mismos.



Situación similar se presenta con treinta y ocho (38) vehículos y setenta y ocho (78) motocicletas, que fueron retirados del servicio por haber cumplido con la vida útil, los cuales también fueron puestos a disposición del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera en el nivel central solo hasta el 13 de febrero de 2013 según oficio No. S/2013-00122/ COMAN-DEUIL-3.5.1.29. Estas situaciones han conllevado un considerable incremento de vehículos inservibles y para dar de baja, sin que el Comando Departamental de Policía hubiere tomado una decisión sobre el particular. La anterior situación además de evidenciar deficiencias respecto del procedimiento para dar de baja elementos devolutivos, también denota contravención a las normas antes citadas. Hallazgo 104. Cuentas por Pagar Decreto 111/96. Reserva Presupuestal: Son los compromisos legalmente constituidos que tienen registro presupuestal pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y serán pagados dentro de la vigencia siguiente. Y las Cuentas por Pagar: Son aquellos compromisos que quedan pendientes de pago para la vigencia fiscal y se han recibido los bienes o servicios a 31 de Diciembre, o cuando se han pactado anticipos en los contratos y no fueron cancelados. Sólo afecta la vigencia en la cual se constituyeron. A 31 de diciembre de 2012, en el Comando Departamental de Policía Huila existían Cuentas por Pagar por $684,6 millones, las cuales se verificaron en su totalidad, revisando los soportes de las obligaciones, constatándose que presentan irregularidades tales como: * En la obligación 56312 se evidencia el pago de intereses moratorios por $75.908, por el pago extemporáneo de servicios públicos, por falta de oportunidad en el pago se generan mayores costos para la entidad. Se evidencia pago de viáticos por $213.566.5, los que debieron ser legalizados a 31 de diciembre de la vigencia 2011 y no quedar como Cuentas por Pagar. Los registros presupuestales no se encuentran firmadas por el funcionario responsable del proceso.



Lo anterior por debilidades en la aplicación de principios normas y procedimientos contables y de control que conlleva al registro y posible pago de cuentas, sin el cumplimiento de los requisitos. Hallazgo 105. Plan de Compras Las Normas de Control Interno para el Sector Público. Resolución 357/2008 de la Contraloría General de la República, establece: La ejecución del presupuesto debe estar sustentada en el cumplimiento de la misión institucional y de las metas sociales contempladas en el Plan de Acción y el correspondiente Plan de Ejecución. Este Plan debe incluir la programación de la ejecución de la totalidad de los recursos asignados en cada concepto de Gastos de Funcionamiento o de inversión por cada compromiso con su respectivo PAC. El Comando Departamental de Policía Huila para la vigencia 2012 proyectó un Plan de Necesidades por Unidades, con Recursos 10 -Aportes de la Nación, por $2.978 millones, y con Recursos 16 -Fondos Especiales, por $494.5 millones, para un total de $3.472.6 millones, el cual una vez ajustado ascendió a $5.502.2 millones, cifra que al compararse con el Presupuesto de Gastos ejecutado y que ascendió a $5.502.5 millones, refleja una deferencia de $0.298 millones, valor correspondiente a la Resolución de Adición Nro.02855 del 14 de agosto de 2012 la cual no fue incorporada al Plan de Necesidades. Lo anterior por falta de supervisión y control en sus modificaciones, que da lugar a que la información presente ambigüedad y no sea confiable. Departamento de Policía de Nariño –DENAR- Hallazgo 106. Área de Bienes Raíces, Almacén y Contabilidad Reconocimiento de los hechos económicos. El reconocimiento es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados. Para que un hecho económico realizado pueda ser reconocido se requiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda representarse de manera confiable.



No hubo una articulación entre el área de bienes raíces, almacén y contabilidad con el fin de registrar todas las edificaciones del Departamento de Policía Nariño, en tal sentido, a 31 de diciembre de 2012, no se registraron las edificaciones de las Estaciones de los municipios de La Unión y de Mosquera por valor de $379.2 millones y $39.6 millones, respectivamente, presentándose una subestimación en los saldos de las cuentas Edificios urbanos y Patrimonio público incorporado, por valor de $418.9 millones. Departamento de Policía de Santander –DESAN- Hallazgo 107. Propiedades, Planta y Equipo no Explotados El concepto No. 130814 del 07/07/2009 emitido por la Contaduría General de la Nación, expone que los bienes que son retirados del servicio (Baja de bienes por inservibles), no se deben clasificar en la cuenta Propiedades Planta y Equipo No Explotados. Sin embargo, para el caso de los bienes inservibles, es procedente tener en cuenta la dinámica de la cuenta “Activos Retirados”, que indica: “Representa el valor de los bienes retirados del servicio por destrucción o por encontrarse inservibles. Así mismo registra los bienes totalmente depreciados, agotados o amortizados los cuales han sido retirados del servicio por no encontrarse en condiciones de uso”. Así las cosas, en la cuenta Propiedades, Planta y Equipo No Explotados, deben clasificarse únicamente los bienes que por características y situaciones especiales no están siendo utilizados en desarrollo del cometido estatal de la Institución." De otra parte, el Manual Logístico de la Policía Nacional en el Art. 8 numeral 1.4 Bienes reintegrados inservibles, señala: “Se registran los bienes devolutivos o activos fijos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén por encontrarse en mal estado y no se pueden colocar nuevamente al servicio por figurar como obsoletos, inservibles e innecesarios al ente público. Cabe resaltar que estos bienes, una vez ingresados a la bodega, no podrán permanecer en ella por más de 90 días o de acuerdo con lo establecido en la normatividad ambiental vigente. Se deben adelantar gestiones administrativas y dar aplicación al procedimiento de baja de bienes inservibles”. A su vez el Art. 12 CONTROLES DE LOS BIENES, establece que los bienes registrados en la cuenta contable 1637 “Propiedades, planta y equipo no explotados” deberán ser verificados permanentemente, con el fin de dar de baja los que se consideren inservibles.



Se observó que el Departamento de Policía Santander, a 31 de diciembre de 2012 refleja un saldo de $921.1 millones, en la cuenta Propiedad Planta y Equipo No Explotados - Equipo de Transporte, Tracción y Elevación. En la misma se incorporan 45 vehículos terrestres en mal estado, y no aptos para su uso en la institución. Dentro de los mencionados vehículos 16 están totalmente depreciados y 29 tienen saldo por depreciar de $224.4 millones. De los 45 vehículos solo 13 tienen concepto técnico- mecánico desde julio 17 de 2012 con un costo de adquisición de $149.4 millones y solicitan a su vez el remate de los mismos: sin embargo al cierre del 2012 no fue emitida la resolución de baja; los demás vehículos por no tener el concepto técnico-mecánico y a la consideración administrativa para decidir, en cuanto a la baja y su disposición final, no se han retirado de los activos del DESAN, ni efectuado su reclasificación a las Cuentas de Orden, situación que se presenta por debilidades en los mecanismos de control interno contable al no efectuar las conciliaciones correspondientes a fin de depurar los activos, con lo cual se sobrestima la cuenta 163711 por $149.4 millones y la Depreciación Acumulada cuenta 168508 por $78.3 millones; a su vez se subestimó el gasto cuenta 580802 Pérdida en retiro de activos La entidad en su oficio No.S-2013/COMAN-DESAN del 11 de Abril de 2013, suscrito por el Comandante Departamento de Policía Santander, hace saber “que el 25 de febrero de 2013, realizó el acto administrativo para baja de bienes sustentando la disposición final, por proceso de remate de los trece vehículos…” Hallazgo 108. Vehículos El Plan General de Contabilidad Pública (Res.364 de 2001), contempla dentro de su Manual de Procedimientos que los bienes aprehendidos o incautados a terceros, originados en actividades ilegales, de conformidad con las disposiciones legales se registran en las Cuentas de Orden Bienes Aprendidos o Incautados y su contrapartida a la 890513. A su vez la Resolución No. 03559 Del 28 de septiembre de 2011, por la cual se expide el Manual Logístico de la Policía Nacional, establece en su Artículo 17 BIENES APREHENDIDOS O INCAUTADOS, “que son los bienes y derechos adjudicados provisionalmente a la entidad para su administración, uso y explotación, hasta tanto se determine su situación jurídica. Por lo tanto, cuando el almacenista reciba bienes aprehendidos o incautados, les dará ingreso de bienes teniendo como soporte el acto administrativo de



adjudicación o destinación provisional, registrándose en el sistema en cuentas de orden, para su respectivo control. Una vez definida su situación se procederá al cumplimiento de la misma, reversando el registro de cuentas de orden”. Se estableció que el Departamento de Policía Santander en el 2011, reportó dentro de la relación para segundo proceso de desintegración, cuatro (4) vehículos identificados con las siglas 23-522, 23-530, 23-524 y 23-586, los cuales están en los patios del DESAN sin el correspondiente registro en las Cuentas de Orden, debido a la falta de control y seguimiento a los vehículos incautados a su vez tampoco se han registrado en el SILOG, como se evidencia en el oficio No. S-2012-001175 del 21-03-2012 del Comando del Departamento de Santander al Grupo Movilidad DIRAF, hecho que afecta la revelación plena en los estados financieros incluidas las notas a los mismos. Hallazgo 109. Registro Convenios Interadministrativos Mediante Concepto Jurídico Nº 156111 de agosto 31 de 2011, emitido por la Contaduría General de la Nación, el cual es de obligatorio cumplimiento para las entidades contables públicas, se define lineamientos en lo que respecta a los convenios interadministrativos; es así como señala en el numeral 1 de las CONSIDERACIONES, que los convenios interadministrativos son “un acuerdo de voluntades celebrado entre dos o más personas jurídicas públicas, con el objeto de coordinar, cooperar o colaborar en la realización de funciones administrativas de interés común a los sujetos contratantes”; por su parte, desde el punto de vista contable, en el párrafo tercero del acápite de CONCLUSIONES, se precisa que cuando el ente ejecutante percibe los recursos, éstos “tienen el carácter de aportes, los cuales pueden ser efectuados en dinero o en especie por los entes intervinientes en el convenio, incluido en algunos casos el ente encargado de su ejecución”; agrega que “los aportes recibidos se reconocen mediante un crédito en la subcuenta En Administración, de la cuenta RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN, con débito a la correspondiente cuenta y subcuenta que recibe los recursos”, precisa igualmente, que “el ente ejecutante debe llevar un estricto control a nivel de auxiliar de la cuenta RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN, a fin de llevar en detalle el manejo del recibo y aplicación de los recursos, para la correspondiente rendición de cuentas, siendo que el concepto de costo o de gasto final lo reconoce el dueño de los aportes, con base en los respectivos soportes que sustentan los egresos. Es de observar que en los casos en que los recursos



recibidos no sean ejecutados en su totalidad, se debe efectuar el correspondiente reintegro a sus dueños”. (Negrilla fuera de contexto) Se observó que durante la vigencia 2012, El Departamento de Policía Santander –DESAN - suscribió diez (10) convenios con las Alcaldías de los municipios de San Vicente de Chucuri, Socorro, Málaga, Cimitarra, Sabana de Torres, Barbosa, San Gil, Instituto de Tránsito y Transporte de Charalá y la Asociación de Mineros y Joyeros de Vetas, por valor de $423.5 millones, y de los cuales el DESAN recibió en Bancos $360.5 millones con una ejecución de $213.9 millones, recursos que se han venido contabilizando como ingresos del período en la cuenta 442803 Otras transferencias – para gastos de funcionamiento y en la cuenta 439090 Otros servicios, cuando debió registrarse a la cuenta 2453-RECURSOS RECIBIDOS EN ADMINISTRACIÓN en cumplimiento del concepto jurídico aludido y el Régimen de Contabilidad Pública (Resolución 356 de 2007). Lo anterior por deficiencias en la parametrización contable institucional y presupuestal (SIIF Nación) respecto al manejo de recursos por convenios, al no ajustarse a lo previsto por parte de la Contaduría General de la Nación y Régimen de Contabilidad Pública, con lo cual a diciembre 31 de 2012 los reportes contables examinados, se sobrestimaron en el patrimonio Cuenta 312525 y subestimaron el pasivo 245301 en cuantía de $360.5 millones. Hallazgo 110. Adiciones Inmuebles El Régimen de Contabilidad Pública, en el capítulo 3 del Título 2 se establecen los procedimientos contables para el reconocimiento y revelación de los hechos relacionados con las propiedades, planta y equipo, y puntualiza: “las ADICIONES Y MEJORAS a las propiedades, planta y equipo son erogaciones en que incurre la entidad contable pública para aumentar su vida útil, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios o permitir una reducción significativa de los costos. El valor de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo, para lo cual se debita la subcuenta de la cuenta que identifique la naturaleza del bien, del grupo 16-PROPIEDADES, PLANTA y EQUIPO…”, es así como en la cuenta 1640-Edificaciones, en la descripción de la dinámica de la cuenta, se prescribe que es dable registrar el costo de las adiciones y mejoras. EL Departamento de Policía Santander en la vigencia 2012, celebró contratos para mantenimiento, reparación y adecuación de las instalaciones donde funcionan las Estaciones de Policía de Bolívar, Rionegro, Sabana de



Torres, Cimitarra, Landázuri, Vetas y Palmas del Socorro por valor de $1.468.9 millones, que consistieron en cambios de pisos, baños, instalaciones eléctricas, techos, entre otros, que mejoraron significativamente su funcionalidad, sin que estos valores fueran capitalizados a los activos cuenta 164001 Edificaciones, los cuales se asignaron presupuestalmente para mantenimiento y se registraron al gasto del período, y que superan ampliamente su valor de adquisición, debido a debilidades en los mecanismos de control y a la interpretación que la entidad contempla en su manual logístico, sin observar lo contemplado en el PGCP, situación que subestimó la cuenta mencionada en $1.468.9 millones y sobrestimó la cuenta 521113-Gasto Mantenimiento por el mismo valor. Departamento de Policía de Sucre –DESUC- Hallazgo 111. Subestimación Maquinarias y Equipos El principio de Contabilidad pública “Registro Sostiene “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos, de que disponga la entidad Contable publica” El municipio de Sampúes Sucre firmó el convenio Nro. MS-017-2012, cuyo objeto es: Convenio de asociación y cofinanciación para la sensibilización de la Comunidad específicamente en el afianzamiento de la relación comunidad autoridad- (Policía), para lo cual se incluirán la dotación de equipos y herramientas para estas actividades y para el continuo fortalecimiento del plan municipal de seguridad y convivencia ciudadana por $ 57.4 millones de diciembre 14 de 2012; sin embrago, el Departamento de Policía DESUC no ha realizado el registro contable de estos Equipos y Herramientas; debido a la falta de gestión y control por parte de la entidad para gestionar la documentación necesaria; lo que ocasionó una subestimación en las cuentas del activo en $57.4 millones. Hallazgo 112. Subestimación Equipo de Comunicación y Computación El principio de Contabilidad pública “Registro Sostiene “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos, de que disponga la entidad Contable publica” El municipio de Sampúes Sucre, se firmó el contrato MS -670-184-2011, cuyo objeto cuyo objeto es el



suministro e instalación del sistema de circuito cerrado de televisión IPC (CCTY) para el centro de atención inmediata y el mejoramiento de la seguridad ciudadana en este municipio, por $150.5 millones. Según los movimientos contables, estos equipos de comunicación no se encuentran contabilizados como activos del Departamento de Policía Nacional DESUC; debido a la falta de gestión y control por parte de la entidad para gestionar la documentación necesaria; lo que ocasionó una subestimación de los activos de la Entidad en la cuenta de Equipo de Comunicación y computación en $150.5 millones. Hallazgo 113. Registros Contables Los principios de Contabilidad pública “Registro y Periodo Contable. que Sostienen “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos, de que disponga la entidad Contable Pública” Periodo Contable “Corresponde al tiempo máximo en que la Entidad Contable Pública debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales y el patrimonio público bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajuste y cierre. El periodo contable es el trascurrido entre el 1 de enero al 31 de diciembre”. El Departamento de Policía de Sucre, dentro de los soportes de baja de vehículos presentó oficio Nro. S1106-002875 de fecha 23 de junio de 2011, enviado por el Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía y firmado por el Coronel – Director General de la Policía donde le informa que “ mediante Resolución Nro. 00418 de fecha 13 de junio del 2011, fueron adjudicados los bienes correspondientes al lote Nro. 44 a la señora identificada con cedula de ciudadanía Nro. 52538080 y ordena a quien corresponda se realice la entrega del referido lote; siendo entregados los bienes el 1 de agosto de 2011. Sin embargo, el Departamento de Policía Nacional DESUC registró la baja de estos bienes en su contabilidad sólo en el mes de noviembre de 2012, o sea 15 meses después de realizada la operación económica; esto debido a falta de control y seguimiento por parte del grupo de contabilidad para gestionar la obtención de la información; lo que podría ocasionar que no se presente información financiera real y oportuna. Hallazgo 114. Falta de Soportes (D)



El Numeral 5.11.2 del manual Logístico de la Policía Nacional Documentos para el remate, contiene los requisitos a tener en cuenta, para el remate de los vehículos. En los soportes presentados por el Departamento de Policía Nacional DESUC, por la baja de bienes en este caso vehículos, sólo anexan un oficio de Nro. S1106-002875 de fecha 23 de junio del año 2011, enviado por el Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía y firmado por el Coronel - Director General de la Policía donde le informa que … “ mediante Resolución Nro. 00418 de fecha 13 de junio del 2011 fue adjudicado el bien correspondiente al lote Nro. 44 y ordene a quien corresponda se realice la entrega del referido lote.

Sin embargo, el Departamento de Policía DESUC no anexa los requisitos previos para el cumplimiento del procedimiento y la expedición del acto administrativo mencionado. Esta situación se presentó debido a deficiencias en el cumplimiento de los requisitos previos para cumplir con la baja de vehículos; lo que podría ocasionar que se encuentren dando de bajas a elementos de transporte que todavía tenga vida útil. El presente hallazgo tiene connotación disciplinaria.

Hallazgo 115. Sobrestimación en Terrenos El Plan General de Contabilidad Pública define la Propiedad Planta y Equipo no Explotado como “Representan el valor de los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad contable pública que por características o circunstancias especiales, no son objeto de uso o explotación en desarrollo de las funciones de cometido estatal. Según oficio Nro. S-2013 ARFIN-GUGON-80.1 dirigido a la Contraloría General de la República, por parte del grupo Contable del Departamento de Policía Nacional DESUC, donde informan que anexan notas de contabilidad de la contabilización del terreno de pita abajo por $36 millones y que posteriormente se reversa, ya que estaba contabilizado anteriormente en Propiedad Planta y Equipos no Explotados- Terrenos. No obstante, en los movimientos de la vigencia 2012 del Departamento de Policía- DESUC aparece contabilizado un valor de $8.millones en Propiedad Planta y Equipos no Explotados – Terrenos que corresponde a pita abajo, sin poder explicar el origen de dicho valor, ya que según avaluó comercial realizado en el año 2001, aparece un avaluó de terrenos por $750.000. Esto debido a la falta de control y seguimiento a los bienes inmuebles de la



Entidad; lo que ocasionó una sobreestimación de los activos y patrimonio de la Entidad en $7.3 millones.

Hallazgo 116. Registro de Equinos Los principios de Contabilidad pública “Registro y Periodo Contable” sostienen “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos, de que disponga la entidad Contable pública”, donde el Periodo Contable indica “ Corresponde al tiempo máximo en que la Entidad Contable Pública debe medir los resultados de sus operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales y el patrimonio público bajo su control, efectuando las operaciones contables de ajuste y cierre. El periodo contable es el trascurrido entre el 1 de enero al 31 de diciembre”. Sin embargo, el Departamento de Policía Nacional DESUC contabiliza las muertes de semovientes (De trabajo) como es el caso del caballo Huntero en diciembre 20 de 2011, la canina TOSKA en septiembre 11 de 2011, y la canina Xelia el 4 de marzo de 2005, y sólo contabiliza su baja el 30 de noviembre de 2012, o sea un año después, y siete años respectivamente; lo anterior debido a la falta de control y seguimiento a los activos de la entidad por parte del departamento de Policía Sucre DESUC. Lo que podría ocasionar que no se presente información real y oportuna de la información financiera rendida. Hallazgo 117. No Adición al CDP y RP inicial (D) El artículo 71 del Decreto 111 de 1996 establece: Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente para atender estos gastos; sin embargo, el Departamento de Policía Sucre adicionó el contrato Nº 39-7-1004-12, por $6.0 millones, para lo cual no se expidió Certificado de Disponibilidad y Registro Presupuesta sino que este valor se adicionó al CDP y RP inicial; debido a inobservancia de normas presupuestales; lo que generaría que la entidad asuma obligaciones sin tener disponibilidad de recursos. El presente hallazgo tiene connotación disciplinaria. Hallazgo 118. Sobrestimación en Edificaciones



El principio de Contabilidad pública “Registro Sostiene “Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento, con independencia de los niveles tecnológicos, de que disponga la entidad Contable pública”; sin embargo, el departamento de Policía de Sucre DESUC, a pesar de que en el avaluó comercial realizado en la vigencia 2001 a las edificaciones de la base de patrullaje de Pita abajo donde se informó que la edificación se encuentra en un avanzado deterioro de la construcción, en razón a que el inmueble a la fecha de la visita se encuentra abandonada, bajo la inclemencia de la naturaleza y los vándalos que han saqueado gran parte de la construcción y no ha tomado correctivos, a pesar de seguir deteriorándose para determinar el valor real de dicho inmueble o cumplir con el procedimiento de baja de esta edificación; debido a falta de control y seguimiento por parte del Departamento de Policía Sucre DESUC a los inmuebles de la Entidad; esto ocasionó una sobreestimación de los activos de la Entidad y del patrimonio en la vigencia 2012, en la cuenta de Propiedad Planta y Equipos no explotados, subcuenta Edificaciones en $59 millones. Departamento de Policía de Tolima –DETOL- Hallazgo 119. Adiciones y Mejoras en Propiedades, Planta y Equipo Las adiciones y mejoras a las propiedades, planta y equipo son erogaciones en que incurre la entidad contable pública para aumentar su vida útil, ampliar su capacidad productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o permitir una reducción significativa de los costos. (Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con la Propiedad, Planta y Equipo - Manual de Procedimientos Contables de la CGN, Capítulo III). Las reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo son erogaciones en las cuales incurre la entidad contable pública con el fin de recuperar y conservar su capacidad normal de producción y utilización. (Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de hechos relacionados con la Propiedad, Planta y Equipo - Manual de Procedimientos Contables de la CGN, Capítulo III). Además, las adiciones y mejoras efectuadas a los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso, harán parte del costo histórico



(Normas Técnicas de Contabilidad Pública del Plan General de Contabilidad Pública de la CGN, numeral 132 - Costo Histórico). En tal sentido, si las adiciones y mejoras realizadas modifican significativamente las condiciones iniciales tenidas en cuenta para la valoración del bien, la entidad deberá realizar una nueva medición con el apoyo de personal de la misma entidad o de otras entidades públicas especializadas y proceder a su reconocimiento contable (Concepto Contable dado por la Contaduría General de la Nación- CGN a la Procuraduría General de la Nación el 02 de marzo de 2011, 2do párrafo de conclusiones. Con base en las consideraciones expuestas se concluye que si la obra civil aumenta la vida útil o amplía la eficiencia operativa de la edificación, corresponde a una adición o mejora que debe reconocerse como un mayor valor del activo en la subcuenta 164001- Edificios y casas, de la cuenta 1640-EDIFICACIONES. (Concepto Contable dado por la Contaduría General de la Nación- CGN al Hospital San Vicente Ferrer - E.S.E de Andalucía Valle el 31 de agosto de 2011, primer párrafo de conclusiones). Así las cosas, corresponde a la entidad soportarse en el concepto técnico de un experto para poder contrastar los términos de las especificaciones de la obra con las condiciones establecidas en la normatividad contable y así determinar si cumple con los criterios para ser reconocidos como adiciones y mejoras y/o reparaciones o mantenimiento (Concepto Contable dado por la Contaduría General de la Nación- CGN al Hospital San Vicente Ferrer - E.S.E de Andalucía Valle el 31 de agosto de 2011, segundo párrafo de conclusiones). Disposiciones que no se cumplieron, según se refleja a continuación: La Escuela de Aviación Policial – Mariquita, registró en su contabilidad en la vigencia 2012 en la cuenta Gastos de Mantenimiento de Inmuebles el valor de $3.734.7 millones y no los registró en el activo correspondiente como lo establece la norma para estos casos, cuando los conceptos de obra civil contratados corresponden a mejoras, adecuaciones y obras nuevas que recuperaron el valor comercial de las edificaciones y lo incrementaron al modernizarlas acorde a las nuevas tecnologías, especificaciones y normatividades. Hallazgo 120. Clasificación Devolutivos y Consumo



El Manual Logístico de la Policía Nacional, adoptado mediante Resolución 3559 del 28 de septiembre de 2011 en el numeral 2.1.3 Clasificación de los bienes, 2.1.3.2. “Elementos devolutivos, son los bienes y equipos que por su naturaleza no se extinguen con el uso y perecen por deterioro, obsolescencia, número de horas de uso, término de su vida útil, o por razón de su naturaleza; cabe resaltar que estos bienes deben ser devueltos por los funcionarios a quienes la administración se los entregó para su uso y cumplimiento de las funciones asignadas. La depreciación de los bienes devolutivos se realiza por el método de línea recta y los años de vida útil. Se toma la normatividad vigente, expedida por la Contaduría General de la Nación; así mismo, su reconocimiento y revelación contable estará determinada por la norma anual expedida por este órgano rector, la cual establece las cuantías para llevarlos directamente al gasto y/o para realizar la depreciación dentro del mismo periodo en el cual fueron adquiridos o según su vida útil”. Instructivo 16 del 1 de febrero de 2012 de la Contaduría General de la Nación establece que los bienes adquiridos por un valor inferior o igual a medio (0,5) salario mínimo mensual legal vigente pueden registrarse como activo o como gasto para el año 2012, las entidades contables públicas podrán registrar, afectando directamente el gasto, las Propiedades, Planta y Equipo que sean adquiridas por un valor igual o inferior a doscientos ochenta y tres mil trescientos cincuenta pesos ($283.350). Durante la vigencia 2012 se registraron como elementos de consumo, bienes que por su naturaleza y valor debieron contabilizarse como devolutivos. Lo anterior, por debilidades de control interno contable de la Policía Nacional, lo que facilita la pérdida de estos elementos y genera subestimación en la cuenta Muebles Enseres y Equipo de Oficina por $17.2 millones y sobreestimación del gasto en la misma cuantía. Hallazgo 121. Devolución Impuesto a las Ventas - IVA Las instituciones de Educación Superior, los Colegios de Bachillerato y las instituciones de Educación No Formal, no son responsables del IVA. Adicionalmente, las instituciones estatales u oficiales de Educación Superior tendrán derecho a la devolución del IVA que paguen por los bienes, insumos y servicios que adquieran, mediante liquidaciones periódicas que se realicen en los términos que señale el reglamento. (Artículo 92 Ley 30 de 1992).



“Los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales deben reconocerse en el momento en que sucedan, con independencia del instante en que se produzca la corriente de efectivo o del equivalente que se deriva de estos. El reconocimiento se efectuará cuando surjan los derechos y obligaciones, o cuando la transacción u operación originada por el hecho incida en los resultados del período.” (Párrafo 117 Régimen de Contabilidad Pública, Principio de Devengo o Causación). “La Policía Nacional, a través de sus Unidades Ejecutoras del Gasto (Gestión General y Salud) regulará y unificará los ingresos recibidos por fondos especiales por concepto de los servicios prestados por las unidades policiales, debido a que los recaudos por la prestación de estos servicios se hacen necesarios para cubrir erogaciones en el desarrollo de la misionalidad policial, con el objeto de suplir los gastos o costos efectuados. De la misma manera se reconocerá a partir del momento que incorporó los aportes efectuados por los terceros de quienes se reconoce el ingreso, para que se incorporen dentro del presupuesto de Fondos Especiales por los diferentes conceptos bajo los criterios y parámetros relacionados en el siguiente acápite: Devolución del I.V.A. de las Instituciones de Educación Superior, entre otros” (Artículo primero Resolución No. 04378 del 29/12/2010, por la cual se unifican los conceptos y valores por los servicios que prestan las Unidades Policiales a Nivel Nacional). Disposiciones que no se cumplieron en la siguiente observación: La Escuela de aviación Policial- Mariquita no solicitó la devolución del I.V.A. pagado por la adquisición de bienes, insumos y servicios adquiridos durante las vigencias 2011 y 2012 por $28.2 millones y $84.5 millones, respectivamente y además registró el IVA como un mayor valor de los bienes adquiridos. 2.1.1.9.3. Control Interno Contable Como resultado de la calificación del Sistema de Control Interno Contable a la Policía Nacional durante la vigencia de 2012, el puntaje obtenido fue de 4.27, que lo ubica en un nivel Adecuado.

Cuadro No. 16 Calificación del Sistema de Control Interno Contable

PUNTO DE CONTROL CALIFICACIÒN CUANTITATIVA

CALIFICACIÒN CUALITATIVA

NIVEL CENTRAL 4.80 Adecuado

Departamento de Policía de Caldas 4.86 Adecuado



Departamento de Policía del Casanare 2.02 Deficiente

Departamento de Policía de Guaviare 4.09 Adecuado

Departamento de Policía del Huila 3.90 Satisfactorio

Departamento de Policía de Nariño 5.00 Adecuado

Departamento de Policía del Quindío 4.99 Adecuado

Departamento de Policía de Santander 4.24 Adecuado

Departamento de Policía de Sucre 4.08 Adecuado

Departamento de Policía del Tolima 4.54 Adecuado

Policía Metropolitana de Bucaramanga 4.40 Adecuado

TOTAL 4.27 Adecuado

Fuente: Equipos Auditores



3. ANEXOS

3.1. ESTADOS CONTABLES

POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA VIGENCIA 2012 · Diana María Rojas Munera Auditor ... Rubiela Parra...

Documents

Transcript of POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA VIGENCIA 2012 · Diana María Rojas Munera Auditor ... Rubiela Parra...