CHECK LIST AUDITORÍAS

1. METODOLOGÍA GENERAL DE AUDITORÍA:

Antes de realizar una auditoría, es necesario hacer una lista de verificación de los aspectos que ésta

abarracará:

• Se recomienda partir de la Lista de Documentos Vigentes para verificar la existencia de todos los registros

de Calidad.

• Con una copia de cada procedimiento se interroga a cada uno de los Responsables de los Departamentos

que aplican dicho procedimiento, pidiéndole que muestre los registros que se describen en el apdo. de

Registros de cada procedimiento.

• En el apartado de Responsabilidades del procedimiento se describen las obligaciones de cada puesto.

• Se evalúan varios ejemplos de cada registro para verificar su adecuada cumplimentación.

Con frecuencia existen listas de verificación que emplean los operadores y es posible simplificar la lista de

verificación de la auditoría. Otras veces, será necesario consultar el procedimiento o proceso a auditar y

transformar su forma escrita en puntos para preguntas. Por ejemplo, si el procedimiento dice : Registrar el

número de solicitud de trabajo en la hoja de datos de inspección ; la lista de verificación del auditor dirá : ¿Se

registra el número de solicitud de trabajo en la hoja de datos de inspección ?

Haga una lista de verificación de los equipos que desea ver durante la auditoría.

Haga una lista de las personas que desea entrevistar durante la auditoría.

Observe todos los problemas detectados en la auditoría previa de la misma área, procedimiento o

proceso.

Observe los números de párrafos de los procedimientos aplicables en la lista de verificación para que no

tenga que referirse continuamente al procedimiento.

Deje suficiente espacio en la lista de verificación para hacer notas sobre lo que observe y lo que se

comente durante la auditoría. También deje espacio para registrar los números de modelo y serie del

equipo relacionado con la auditoria.

1.1. La realización de una auditoría interna

El objetivo de una auditoría del sistema de administración de la calidad es lograr una evaluación objetiva del

sistema de administración de la calidad de la empresa. Sin estar limitada a ello, la auditoría incluye :

Organización

Procedimientos

Capacitación

Equipo

Materiales

Areas de trabajo

Operaciones

Procesos

Producto terminado

Documentación

Informes

Mantenimiento de registros.

Las auditorías del sistema de administración de la calidad por lo general se realizan a varios niveles. Primero,

se audita el manual de calidad para asegurar el apego al estándar ISO 9000. En segundo lugar, los

procedimientos operativos de segundo y tercer nivel para confirmar que están acordes con el manual de

calidad. Por ultimo, los puntos de la lista anterior se auditan de acuerdo con sus respectivos procedimientos.

1.2 Sistemas de Calidad ISO 9000. Guías para la Auditoría

1. Revise primero con mucho cuidado los procedimientos documentados que describen el sistema que

se auditará.

. Manual de calidad (Documentación de nivel I)

. Procedimientos operativos (Documentación nivel II)

. Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III)

. Formatos y registros (Documentación de nivel IV)

¿Estos documentos satisfacen los requisitos de ISO 9000 ?

2. Verifique el apego actual a esos documentos.

¿Los operadores de los procesos hacen lo que los procedimientos exigen ?

¿Todos los formatos están autorizados y controlados ?

¿Hay los registros necesarios ?

3. Base siempre sus preguntas en declaraciones escritas. Rastree el problema hasta sus orígenes.

. Es el problema el resultado de la falta de un procedimiento indispensable, o de una capacitación

inadecuada ?

4. Evite las opiniones personales. Limítese a los requisitos reales del estándar o documentos que se

crearon para apoyar ese estándar.

5. Formule preguntas como éstas :

. ¿Cómo sabe la manera de llevar a cabo esa operación ?

. ¿Me muestra los registros ?

. ¿Donde se autorizo el uso de este formato ?

. ¿Para qué es su sistema... ?

. ¿Quién puede tomar esa decisión ?

1. EJEMPLO DE APLICACIÓN DE UNA LISTA DE CHEQUEO EN UNA EMPRESA INSTALADORA

Verificar 1 o varios ejemplos para cada comprobación. Si se detecta que puede haber algún incumplimiento, investigar más ejemplos, 4 o 5):

• Que todos los registros se realizan siguiente el formato descrito en los Anexos de los Procedimientos.

• Que todos los procedimientos que aplican a cada departamento. (según las casillas con X en Lista de

Distribución de la Lista de Documentos Vigentes).

• Que únicamente se compra a los proveedores de la Lista de Proveedores, que todos los proveedores han

sido evaluados con la Ficha de Evaluación de Proveedor.

• Que todos los proveedores con evaluación por “Certificado de Calidad” se dispone de copia del Certificado

que se ha solicitado al mismo la copia del Certificado.

• Que todos los campos de los formatos se registran adecuadamente, en particular los que describen códigos

o referencias a otros documentos.

• En departamento Comercial: seguir varias ventas desde el inicio hasta la entrega final del producto.

- En cada pedido del programa de pedidos debe verificarse que se registro el presupuesto de dicho

pedido.

- En cada factura de compra-venta debería hacerse referencia al pedido interno y al pedido del cliente

si lo hay.

- En cada factura se hace referencia a la factura de Entrega, al pedido interno.

- Que se han respetado en facturación los precios pactados mediante presupuesto, las tarifas

pactadas para el cliente o los precios del catálogo si no hay pactos o presupuestos.

• Que los Expedientes de Personal están actualizados con los Cursos internos realizados.

• Que los Cursos impartidos han sido evaluados por el formador, registrando el resultado para cada persona

(APTO / NO APTO) y que se registra el método de evaluación (recomendable prueba práctica in situ).

• Si se han realizado cambios en la documentación del Sistema de Calidad (procedimientos) comprobar que la

Lista de Documentos Vigentes está actualizada con todos los documentos vigentes.

• Si se han incorporado o diseñado nuevos formatos o plantillas al Sistema de Gestión de Calidad, comprobar

que se han incluido en algún procedimiento o al menos que se han incluido en la Lista de Documentos

Vigentes, poniendo s/c (sin código) y quien revisa, archiva y redacta ese registro, y en fecha a partir de

cuando se utiliza. En versión no es necesario poner nada.

• Que los Perfiles de Puestos de Trabajo están actualizados si se han realizado cambios en los mismos (es

decir, que si ahora si piden más requisitos de formación y experiencia para desempeñar el puesto de trabajo,

se han incluido al perfil).

• Que los Expedientes de Personal de cada persona cumplen con los requisitos de Perfil de Puestos de los

cargos que desempeñan actualmente. Ejemplo: si para ser Auditor Interno hace falta Curso de Auditorías

Internas, en el Expediente Personal de los Auditores Internos deberá venir reflejada la realización de dicho

curso y debería además adjuntarse una copia del diploma del curso.

• Que se ha realizado el Plan de Calidad para el año siguiente.

• Que se han auditado todos los Departamentos y existe el correspondiente Informe de Auditoría.

• Que se ha realizado la revisión por la Dirección y que incluye todos los puntos descritos en el Plan de

Gestión de Revisión por la Dirección.

• Que se han emitido las encuestas de Satisfacción del cliente y que se han analizado los resultados de las

respuestas.

• Que se han registrado en Registro de Acciones Formativas los cursos realizados interna o externamente.

• Que se dispone de las Fichas de Datos de Seguridad de los productos químicos utilizados por el

Departamento de Bobinados y Transformadores.

• Que la Política de Calidad sigue siendo válida para la organización.

• Que la Política de Calidad está en lugares visibles de la empresa.

• Que todas las Hojas de Ruta tienen una Hoja de Verificación, y que en dicha Hoja de Verificación se apunta

la Hoja de ruta relacionada.

• Que las Facturas tienen el mismo importe que los Presupuestos Cerrados.

• Que todos los equipos para reparar tienen su Etiqueta de Producto del cliente.

• Que todas las Instalaciones realizadas según Hojas de Ruta tienen su correspondiente Verificación del Montaje de Instalaciones. Si la empresaencargada de la instalación ha desarrollado un check listo propio de verificación, verificar que se ha registrado

dicho Check list y que éste hace referencia al nº de Hoja de ruta.

• Que todos los Partes de Intervención de Instalaciones reflejan la firma de aceptación del cliente.

• Que las Fichas de Mantenimiento de los equipos del Plan de Mantenimiento de Equipos de Fabricación

reflejan todas las actividades de mantenimiento que se describen en el Plan y con la periodicidad establecida.

Es decir, si el plan dice cambio de aceite mensual, la Ficha tiene que registrar un cambio de aceite por mes.

• Que todos los Equipos de Inspección del Inventario de Equipos de Inspección tienen su correspondiente

Ficha de Equipo de Inspección.

• Que se han realizado las calibraciones o verificaciones descritas en el Inventario de Equipos de Inspección,

es decir, que no se ha superado la fecha “próxima” sin que exista al correspondiente Informe de Calibración

por Laboratorio Externo o el formulario de Verificación Interna si se calibra internamente.

• Que existe el correspondiente Plan de Auditorías Internas del año.

• Que los Informes de No Conformidad han sido cumplimentados adecuadamente registrando el problema, el

departamento, la causa, el tipo de no conformidad y la solución dada.

• Que los Informes de Acción Correctiva-Preventiva han sido cumplimentados adecuadamente registrando la

medida tomada para evitar las no conformidades.

• Que se han realizado Acciones Correctivas para las No Conformidades repetitivas que son homogéneas o

del mismo tipo.

1. DESPUÉS DE LA AUDITORÍA

Se pasan las no conformidades detectadas a Informe de Auditoría Interna y se comunican las no

conformidades al Responsable de cada departamento. Se abre un Informe de No Conformidad para cada no

conformidad detectada.

Si es posible corregir, se corrige y se registra la solución dada.

Si no es posible corregir a posteriori, se hace acción correctiva: (Tipos frecuentes de acciones correctivas)

• Habilitar o estudiar un método más fiable para que el problema no vuelva a suceder, pudiendo ser:

-Cambiar el procedimiento.

-Cambiar el formato.

-Cambiar a la persona encargada de hacerlo.

• Informar / Formar con Comunicado Interno a la persona relacionada con la no conformidad, instruyéndola de

qué debe hacer y cómo.

• Si la causa es negligencia, comunicado interno de la Dirección como “toque de aviso” recordándole sus obligaciones y diciéndole que el Sistema de Calidad

sólo funciona si trabajamos todos y que es importante cumplir todos los requisitos descritos en los

procedimientos para tener la empresa bajo control, mejorar continuamente y asegurar un futuro sostenible

para la empresa.

5.1

INICIO DE LA

AUDITORIA

5.2

PREPARACION DE

LA AUDITORIA

5.4

DOCUMENTOS DE

AUDITORIA Y SEGUIMIENTO

5.3

EJECUCION DE LA

AUDITORIA

ALCANCE

FRECUENCIA

INTERNA/EXTERNA

ASIGNACION DEL

EQUIPO AUDITOR

REVISION PRELIMINAR

MANUAL ASEGURAMIENTO CALIDAD

PLAN DE AUDITORIA

REUNION FINAL

O CLAUSURA

PREPARACION Y

CONTENIDO DEL INF.

DISTRIBUCION DEL INFORME

DOCUMENTOS DE

TRABAJO

REUNION DE

APERTURA

RECOLECCION DE

EVIDENCIAS

OBSERVACIONES DE

LA AUDITORIA

RETENCION DE LOS EXPEDIENTES

DETERMINACION Y SEGUIMIT.ACCIONES

CORRECTCLIENTE, LIDER, AUDITADO

CLIENTE

AUDITORES

LIDER, AUDITADO

LIDER

EQUIPO AUDITOR

LIDER, AUDITADO

EQUIPO AUDITOR

EQUIPO AUDITOR

EQUIPO AUDITOR,LIDERDIRECCION(AUDITADO)

LIDER

CLIENTE, LIDER, AUDITADO

CLIENTE, ORG.AUD, AUDITADOCLIENTE, ORG.AUD, AUDITADO

1. INICIO DE LA AUDITORIA

1.1. Análisis General - Preauditoría

Consiste en efectuar un "Análisis General" de la entidad a auditar, de tal forma que el equipo de auditores pueda conocer y entender sus objetivos, metas, procesos, funcionamiento, otros aspectos al interior de la misma y de su entorno.Para obtener un adecuado entendimiento de la entidad a auditar, es importante considerar los aspectos siguientes:

- MARCO JURÍDICO EXTERNO.El análisis del aspecto jurídico externo de la entidad, comprende toda la base legal sobre la cual se fundamenta la existencia de la misma, regulando su ámbito de acción y sus relaciones con otras entidades.

- NORMATIVIDAD INTERNALa constituye toda la documentación interna generada por la entidad, tales como: Reglamentos, Acuerdos de Concejo, de Juntas Directivas, del Titular de la entidad, Actas de Comités, Resoluciones, Instructivos, etc.

- ARQUITECTURA ORGANIZACIONALLa Arquitectura Organizacional, se concibe como el modelo de gerencia adoptado por cada entidad, para el desarrollo de sus funciones, en concordancia con los fines institucionales establecidos; la cual está constituida por los siguientes componentes:

1. IDEAS RECTORAS (VISION, MISIÓN, PRINCIPIOS Y/O VALORES).

a)           VISIÓNConsiste en desarrollar un sentido del destino que la entidad reconozca como propio y ayude a sus miembros a actuar en forma coordinada para su logro.b)       MISIÓNRepresenta la razón fundamental para la existencia de la entidad. Se le conoce también con el nombre de propósito.c)        PRINCIPIOS Y/O VALORESDescriben el modo en que la entidad se propone operar día a día para alcanzar su visión. Son pautas de conducta recíproca, apreciación de los usuarios, la comunidad y proveedores / suministrantes, los límites que se imponen.

2. OBJETIVOS Y METASSon los fines hacía los cuales se dirige una actividad. Representan el fin hacía el que se encamina la entidad.

3. PRODUCTOS Y/O SERVICIOSConsiste en todos aquellos bienes y servicios que las entidades proporcionan a la población, usuarios, etc., en forma directa o indirecta.

4. TEORIA, METODOS Y HERRAMIENTASInvolucra todas las herramientas utilizadas en las diferentes fases del proceso administrativo, las cuales están contenidas en: Planes de desarrollo y/o Estratégicos, Planes Operativos, Estudio del Entorno, Programas y/o Proyectos claves, Estructura Organizacional, Manuales de Funciones, Manuales de Procedimientos, Manuales Técnicos, etc.

5.   MEJORAS TECNOLÓGICAS U OPERATIVASConsisten en aquellos cambios metodológicos, técnicos y tecnológicos, orientados a dinamizar los procesos y controles establecidos por la entidad.

6.    ESTRUCTURA FINANCIERASe refiere al estudio y análisis de los Informes de Liquidación Presupuestaria, Presupuestos, Estados Financieros, Cartera de Cuentas Corrientes, Costos de Operación, etc.

7. CONOCIMIENTO DEL ENTORNO

Describe aquellos factores que inciden en las diferentes operaciones de la entidad auditada, ya sea de manera directa o indirecta, que entre otros podrían ser: Producción, comercio, industria, servicios públicos, etc.

8. CONCLUSIÓN DE LA ETAPA DE ANÁLISIS GENERALEn conclusión el análisis general requiere de una concentración de esfuerzo en el conocimiento y comprensión a través del estudio y análisis de la información y documentación solicitada a la entidad y que ha sido detallada en los literales anteriores, para lo que deberá elaborarse narrativas que describan una síntesis de cada uno de ellos.

Este conocimiento se amplía con la utilización de entrevistas y/o cuestionarios.

Después de efectuar el análisis de los aspectos señalados, cada uno de los auditores responsables de los temas asignados, hará una presentación a los demás miembros del equipo con el fin de que todos tengan conocimiento de la entidad; siendo el Jefe del equipo quien consolidará la información presentada de la manera siguiente:·               Rol y posición de la entidad auditada.·               Objetivos de la entidad.·               Funciones desarrolladas.·               Estructura Organizativa.·               Recurso humano con que cuenta y sus costos.·               Presupuesto Financiero, detallando sus fuentes y usos.·               Conocimiento del Entorno: Describiendo aquellos factores que inciden en el quehacer de la entidad auditada, ya sea de manera directa o indirecta.·               Identificación de Líneas de Examen Preliminar. Finalmente se elaborará un informe el cual se denominará Plan de Examen Preliminar y deberá de contener el siguiente esquema:·                Introducción·                Análisis General de la Entidad·                Identificación de Líneas de Examen Preliminar (LEPA'S) ·                Identificación de Fuentes de Criterio·                 Identificación de Criterios Generales de Auditoría·                Planificación del Examen Preliminar·                Lista de Proyectos·                Objetivos·                LEPA'S del Proyecto·                Cronograma de Actividades·                Anexos

1.2. Objetivos de la Auditoria    La auditoria debe estar basada en objetivos definidos por el cliente.  El alcance es determinado por el auditor líder en acuerdo con el cliente para alcanzar los objetivos.  El alcance describe la extensión y límites de la auditoría. Los objetivos y el alcance deben ser comunicados al auditado antes de la auditoria. Los siguientes son ejemplos de objetivos típicos: 

a) Determinar la conformidad con los criterios de auditoria del SGC del auditado.

b) Determinar cuando el SGC del auditado se ha implementado y mantenido apropiadamente.

c) Identificar las áreas de mejora potencial.

d) Evaluar el SGC de una organización cuando existe un deseo de establecer una relación contractual, como la que se da con un proveedor potencial o un socio empresarial.

 Una auditoría de calidad debe enfocarse en criterios claramente definidos y documentados.  La auditoría solamente se lleva a cabo si, luego de consultar con el cliente, es opinión del auditor líder que:

Existe información suficiente y apropiada sobre el tema de la auditoría.  Existen recursos adecuados que respalden y avalen el proceso de la auditoría.  Existe una cooperación adecuada por parte del auditado.

1.3. Alcances de la Auditoria    El alcance describe la todo el sistema de gestión de calidad, procedimientos, y de todos los apartados de la norma de calidad aplicada para la implantación del sistema así como la información relativa a documentación legal y administrativa de la empresa por el equipo auditor, en factores tales como la ubicación física, actividades organizacionales, y la forma de realizar los informes. El alcance de la auditoría debe ser determinado entre el cliente y el auditor líder.  El auditado normalmente debe ser consultado cuando se determina el alcance de la auditoría.  Cualquier cambio posterior al alcance de la auditoria debe realizarse de común acuerdo entre el cliente y el auditor líder.  Los recursos encargados al auditor deben ser suficientes en cantidad y calidad para cumplir con el alcance requerido.

2. PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA

2.1. Plan de auditoría

Un plan de auditoria debe ser establecido y comunicado al cliente.  El cliente debe revisar y aprobar dicho plan. Es presentado por el auditor líder y el auditado.El plan debe incluir: 

a) Los objetivos y alcance de la auditoria,

b) El criterio a ser usado para la realización de la auditoría,

c) La identificación de las unidades organizacionales y funcionales a ser auditadas,

d) La identificación de las funciones y/o individuos dentro de la organización del auditado que tengan responsabilidades relativas a aspectos de la calidad.

e) Identificación de los aspectos de calidad que son de alta prioridad.

f) Identificación de los documentos de referencia.

g) El tiempo y duración esperados para las entrevistas e inspecciones.

h) Las fechas y lugares donde se va a realizar la auditoria.

i) El Cronograma de reuniones que se van a tener con la gerencia del auditado.

j) Requerimientos confidenciales.

k) El contenido, formato y estructura del informe.

2.2. Asignación del equipo Auditor

Es una función realizada por el auditor Líder.

- Auditor líder  El auditor líder es el responsable de asegurar una conducta eficiente y efectiva de la auditoría dentro de los alcances de la misma.  Adicionalmente, el auditor líder tiene las siguientes responsabilidades y actividades que cumplir: 

a) Consultar y consensuar con el cliente el alcance de la auditoría.

b) Obtener la información de respaldo relevante como ser los detalles de actividades, los productos, los servicios, en la empresa y sus areas de actuación,  los detalles de previas auditorias realizadas al auditado.

c) Formación del equipo auditor.

d) Dirigir las actividades del equipo auditor.

e) Preparar las comunicaciones.

f) Coordinar la preparación de los documentos y procedimientos detallados de trabajo y reunir al equipo auditor.

g) Representar al equipo auditor en discusiones con el auditado, antes, durante y después de la auditoría.

h) Realizar los informes de la auditoría para el cliente.

 - Auditor  Las responsabilidades y actividades del auditor deben cubrir: 

a) Planear y desarrollar las tareas asignadas, objetiva, efectiva y eficientemente,

b) Recopilar y analizar las evidencias de auditoría relevantes y suficientes para determinar los resultados de la auditoría.

c) Preparar los documentos de trabajo.

d) Documentar los resultados individuales de la auditoría.

e) La redacción del informe de auditoria.

 Como esta normalizado, a cada miembro del equipo auditor se le deben asignar tareas especificas, o actividades por auditar.  Estas designaciones deben ser realizadas por el auditor líder, en consulta con los miembros del equipo auditor correspondiente.

- Perfil y Responsabilidades del Equipo Auditor El equipo auditor está formado por el auditor líder y los otros miembros del equipo, quienes pueden ser auditores o expertos técnicos.  Para asegurar la objetividad del proceso de auditoría, sus resultados y cualquier conclusión, los miembros del equipo auditor deben ser independientes de las actividades que auditan, deben ser objetivos, y libres de tendencia o conflicto de intereses durante el proceso.  El uso de miembros externos o internos del equipo auditor está sujeto a discreción del cliente.  Un miembro del equipo auditor escogido dentro de la organización no debe ser responsable directamente del tema que se está auditando. Los miembros del equipo auditor deben poseer una combinación apropiada de conocimientos, habilidades y experiencias para cumplir con las responsabilidades de la auditoría.   - Responsabilidades del cliente y auditado. Las responsabilidades deben cubrir: 

a) Definir los objetivos de la auditoría,

b) Proveer los recursos a las autoridades apropiadas para conducir la auditoría.

c) Aprobar el plan de auditoria,

d) Recibir el informe de la auditoría y determinar su distribución,

e) Informar a los empleados de los objetivos y alcance de la auditoria, cuando sea necesario.

f) Designar personal responsable y competente para acompañar a los miembros del equipo auditor, para actuar como guías dentro de la empresa y para asegurar que los auditores estén al tanto de los requerimientos de salud, seguridad y otros que sean apropiados,

g) Proveer el acceso a las instalaciones, personal, información y registros relevantes a solicitud de los auditores.

2.3. Documentos de Trabajo    Los documentos de trabajo requeridos para facilitar la investigación del equipo auditor deben contener: 

a) Las formas que documenten las evidencias y soporten los resultados de la auditoría.

b) Los procedimientos y listados de chequeo utilizados para evaluar los elementos del SGC.

c) Los registros de reuniones.

 Se deben mantener los documentos de trabajo por lo menos hasta que se complete la auditoría,   la información confidencial debe ser resguardada de forma segura por los miembros de la auditoria.

3. EJECUCION DE LA AUDITORIA

3.1. Reunión de Apertura

 Debe darse una reunión de apertura, dirigida por el Líder de auditoría y el auditado. El propósito de una reunión de apertura es el de: 

a) Presentar a los miembros del equipo auditor a la gerencia del auditado.

b) Revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoria y llegar a un acuerdo con respecto a la tabla de tiempos de la auditoria.

c) Proveer un resumen corto de la metodología y de los procedimientos a ser utilizados durante la auditoría.

d) Confirmar que los recursos y facilidades necesitadas por el equipo auditor estén disponibles.

e) Promover la participación activa del auditado,

f) Revisar los procedimientos de seguridad y emergencia relevantes del local para el equipo auditor.

3.2. Recolección de evidencias

La información apropiada debe ser recopilada, analizada, interpretada y documentada, por el equipo auditor, para ser utilizada como evidencia de la auditoria en un proceso de verificación y evaluación para determinar si los criterios de la auditoría se están cumpliendo.  La evidencia de la auditoria debe ser de tal calidad y cantidad que auditores de calidad competentes, trabajando independientemente cada uno, lleguen a resultados de auditoría similares a la evaluación de la misma evidencia contra los mismos criterios de auditoría.

 La evidencia de la auditoría debe ser recolectada por medio de entrevistas, revisión de documentos y la observación de actividades y condiciones.  La información recopilada por medio de entrevistas debe ser verificada por medio de la adquisición de información de respaldo de fuentes independientes, como observaciones, registros y resultados de medidas existentes.  Declaraciones que no puedan ser confirmadas deben ser identificadas como tales.  Los auditores deben examinar la base de programas de muestreo relevantes y los procedimientos para asegurar un control de calidad de los procesos de muestreo y medición efectivos. 

 

3.3. Observaciones de la Auditoría

El equipo auditor debe revisar toda la evidencia de la auditoria para determinar donde no se cumple con los criterios de auditoria del SGC El equipo auditor debe entonces asegurarse que los resultados de la auditoria de no conformidad sean documentados de forma clara, concisa y que sean respaldados por la evidencia de la auditoría.  La evidencia contrastada durante la auditoria de calidad inevitablemente será solamente una muestra de la información disponible, parcialmente debido al hecho de que una auditoría de calidad se realizada durante un periodo de tiempo limitado y con recursos limitados.  Por lo tanto existe un elemento de incertidumbre inherente a todas las auditorias de calidad y a todos los usuarios de los resultados, todas

las auditorias de calidad deben estar seguras de la recopilación de las evidencias y no conformidades siendo contrastada su evidencia física y documental.  El auditor de calidad debe considerar las limitaciones asociadas con la evidencia de la auditoria constatada durante ésta y el reconocimiento de la fiabilidad en los resultados y cualquier conclusión de la auditoria, se deben tomar estos factores en cuenta al planear y ejecutar la auditoria.  El auditor de calidad debe obtener suficientes evidencias para que los resultados individuales de la auditoria, agregados a los resultados de menor significado, puedan afectar cualquier conclusión alcanzada.  Los resultados de la auditoría deben ser revisados con la gerencia del auditado con el fin de obtener el reconocimiento de la base de todos los resultados de no conformidad. 

3.4. Reunión de Cierre

Luego de completar la fase de recopilación de evidencia y antes de preparar un informe de la auditoria, los auditores deberán tener una reunión con la gerencia del auditado y aquellos responsables de las funciones auditadas.  El propósito principal de esta reunión es el de presentar los resultados de la auditoria al auditado, de tal manera que se tenga una comprensión y reconocimiento claro de la base de dichos resultados.  Los desacuerdos deben ser resueltos, si es posible antes de que el auditor líder presente el informe, las discusiones finales en el significado y descripción de los resultados de la auditoria ultima recaen en el auditor líder, sin embargo el cliente puede todavía estar en desacuerdo con los resultados.  

4. DOCUMENTOS DE AUDITORIA Y SEGUIMEINTO

4.1. Preparación y Contenido del Informe

Los resultados de la auditoría o un resumen de estos deben ser comunicados al cliente en un informe escrito. El informe escrito se prepara bajo la dirección del auditor líder, quien es el responsable de su exactitud y perfección.  Las informaciones que se tomen en el informe de la auditoria deben ser los predeterminados en el plan de la auditoría.  La información relativa a la auditoria que se debe incluir en el informe debe incluir, pero no está limitada a: 

a) La identificación de la organización auditada y del cliente.

b) Los objetivos y alcance acordados de la auditoría.

c) Los criterios acordados contra los que se realizó la auditoría.

d) El período cubierto por la auditoria,

e) La(s) fecha(s) en que la auditoria fue realizada,

f) La identificación del equipo auditor,

g) La identificación de los representantes del auditado que participaron en la auditoría.

h) Un resumen del proceso de auditoria, incluyendo cualquier obstáculo

enfrentado.

i) Las conclusiones de la auditoría.

j) Las declaraciones de confidencialidad de los contenidos.

k) La lista de distribución del informe de la auditoría.

4.2. Distribución del Informe

Una copia de este informe debe ser enviada al responsable de la sección auditada, al Auditor Líder y al cliente.

El informe, junto con todos los documentos y registros originales de la auditoria es devuelto en la carpeta original al Encargado de la Calidad para que lo ponga a consideración de la Dirección Ejecutiva y sea archivado de manera permanente.

4.3. Retención de los expedientes

Los registros de las auditorias internas deben ser conservados por el Encargado de la Calidad.

4.4. Determinación y Seguimiento de acciones correctivas

En caso de encontrar no conformidades, las acciones correctivas propuestas en el plan serán evaluadas por el auditor líder para verificar la corrección de las no conformidades. Esta actividad debe quedar registrada. El auditor tiene un plazo de 5 días hábiles para evaluar el plan y responder al responsable del área auditada.

Una vez levantadas las no conformidades a satisfacción del auditor líder, éste solicita al Encargado de la Calidad los documentos de la auditoria y anexa al informe de auditoria la información correspondiente a las acciones correctivas. Luego, el auditor líder devuelve al Encargado de la Calidad los documentos de la auditoria.

El Encargado de la Calidad deberá registrar en el plan de auditoria, la fecha de recepción del informe con el cierre de las no conformidades.

PERFIL DE UN AUDITOR INTERNO DE CALIDAD 1. Calificación de los auditores Experiencia Experiencia de mínimo 2 años en la rama a auditar Antes de ser auditor. Haber participado en mínimo 2 procesos de auditoria. Características Etico Mentalidad Abierta Diplomático Perceptivo Versátil Decidido Manejo de situaciones difíciles. Habilidades Gran capacidad de lectura. Aplicación de principio, Procedimientos y técnicas de auditoría Planificar y Organizar el Trabajo Recopilar Información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando los

Documentos, Registros y Datos.

Verificar la Exactitud de la Información Recopilada Aplicación de técnicas de Muestreo Terminología de Calidad Preparar Informes de Calidad Documentación y Aplicación del SGC Se debe revisar su desempeño cada 2 años. Preparación individual del auditor Lea los procedimientos con anticipación Determine donde se realizan las inspecciones Utilice listas de verificación Conozca las responsabilidades y posición de las personas auditadas Sepa que pistas puede seguir 2. La función del auditor.

La situación más benéfica en cualquier compañía es que todos los empleados tengan la oportunidad de ser integrantes de un equipo de auditoría y que todos los empleados sean auditados. Al estar es ambos extremos de una auditoria, el circulo se cierra y hay equilibrio. A pesar de ello, hay personas que no deben ser auditores. También hay algunas cuya personalidad y antecedentes no les permiten realizar auditorías ; por lo tanto, no todos tendrán la oportunidad de ser auditores. Los atributos de un buen auditor son :

Contar con suficientes antecedentes técnicos para entender el proceso y los procedimientos a auditar. Tener familiaridad con el sistema de administración de la calidad y sentirse a gusto con él.

Ser capaz de leer un procedimiento y luego observar la efectividad de lo que está por escrito. Ser un entrevistador sensible y consistente, capaz de escribir un relato preciso de lo que se dijo y se

observó. Tener capacidad para escuchar. Es decir, saber extraer la información significativa de lo que se comente. Contar con razonamiento deductivo para que durante una situación o problema se llega a la conclusión

lógica.

Debe haber un poco de Sherlock Holmes es la personalidad de un auditor interno. Es decir, un auditor interno debe ser capaz de seguir una serie de pruebas y deducir con lógica la realidad de una situación. Ese rasgo es útil en especial cuando lo que aparece en la superficie no es exactamente lo que sucede.

Es posible que dos personas interpreten de manera diferente lo que ven y lo que en realidad sucede, dependiendo del punto de vista.

También hay varias maneras en las que un auditor es capaz de transformar una auditoria en un desastre instantáneo. Entre ellas :

Buscar el enfrentamiento, discutir, opinar e intimidar. Dar consejos o transformar la situación en una oportunidad para contar historias personales de

enfrentamientos. Acusar o atacar a individuos. Lanzar ultimátums o amenazar con venganzas. Buscar víctimas y chivos

expiatorios. Aprovechar la auditoría para asuntos personales. No ser sincero, desviar la vista hablar entre dientes, dar la impresión de que la entrevista ya debería

terminarse. No escuchar, interrumpir, sacar conclusiones, comparar situaciones o personas. No apegarse a la agenda de la auditoría. Convertirla en una caceria de brujas. Ser permisivo y demasiado comprensivo. No realizar el trabajo para evitar confrontaciones y sentimientos

lastimados. Interpretar normas, negociar tratos, predecir resultados.

Para ser un auditor eficaz, hay que asumir la siguiente cita de Rudyard Kipling :

Conservo a seis honestos servidores. Ellos me enseñaron todo lo que sé. Sus nombres son Qué, Por Qué, Cuándo, Cómo, Dónde y Quién.

Ser capaz de responder a las preguntas pertinentes es la señal de un buen auditor :

¿Qué se supone que debe suponer y qué sucede ? ¿Por qué sucede ? ¿Cuándo sucede ? ¿Cómo sucede ? ¿Donde sucede ? ¿Quién lo hace ?

Las respuestas a esas preguntas son la clave de una buena auditoria. Las preguntas deben ser seguidas por “Muéstrame” para verificar que las respuestas en realidad reflejan lo que se describió en la entrevista. Tal vez tengan que empezar con ¿Qué sucedería si ... ? cuando sea apropiado para aclarar un procedimiento o proceso.

Por ultimo :

1. INTRODUCIONLa primera norma de auditoria generalmente aceptada del trabajo de campo requiere de una planificación adecuada.La auditoria se debe planificar de forma adecuada y los ayudantes, si es que se tienen se deben supervisar en forma correcta.Existen tres razones por las cuales el auditor planea adecuadamente sus compromisos:

- Para permitir que el auditor obtenga las evidencias suficientes y competentes y suficientes para las circunstancias.- Ayudar a mantener los costos a un nivel razonable - Evitar malos entendidos con el cliente.

2. GENERALIDADESUna organización que tiene la necesidad de realizar auditorías debe implementar y gestionar un Programa de Auditoría eficiente y eficaz. El propósito de un programa de auditoría es planear el tipo y número de auditorías e identificar y facilitar los recursos necesarios para llevarlas a cabo.El programa de auditoría puede incluir auditorías con diversidad de objetivos. Dependiendo del tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización que va a ser auditada, el programa de auditoría puede incluir uno, algunos o muchas auditorías, así como auditorías combinadas o conjuntas.Una organización debe establecer más de un programa de auditoría.La alta dirección de la organización debe otorgar la autoridad para la gestión del Programa de Auditoría.Aquellos responsables de la gestión del programa de auditoría deben:- Establecer los objetivos y la extensión del programa de auditoría.- Establecer las responsabilidades, los recursos y los procedimientos.- Asegurarse de la implementación del programa de Auditoría.- Controlar, revisar y mejorar el programa de auditoría.- Asegurarse de que los registros del programa de auditoría se mantienen.Figura. Ilustración de la aplicación del ciclo P-H-V-A a la gestión de un programa de auditoría.

Nota. Los números en ésta figura hacen referencia a los capítulos pertinentes de esta norma Internacional.Si una organización opera sistemas de gestión ambiental y calidad, puede decirse que el programa de auditoría incluye auditorías combinadas. En éste caso, debe prestarse especial atención a la competencia del equipo auditor.Dos o más organizaciones auditora pueden cooperar, como parte de sus programas de auditoría, para realizar una auditoría conjunta. En tal caso debe prestarse especial atención a la división de las responsabilidades, la provisión de cualquier recurso adicional, la competencia adicional necesaria en el equipo auditor y los procedimientos apropiados, debe alcanzarse sobre éstos antes de que la auditoría comience.PROTOCOLO DE LAS AUDITORIAS DE CALIDAD

ACTIVIDAD EXPLICACIÓNDEFINIR OBJETIVO DE LA AUDITORIA El gerente general y el auditor principal definen el objetivo de la auditoria y hacen el plan de trabajo o cronograma.

HACER PLANEACIÓN Se hace la Plantación de la Auditoria, estimando tiempos, tamaño, muestras y personas a entrevistarLLEVAR A CABO LA ELABORACIÓN DE CHKLST Se elaboran las listas de chequeo para llevar a cabo una clara lista de preguntas que deben ser aplicadas a cada cargoCONVOCATORIA Se comunica por escrito las fechas de auditoria a todas las dependencias. REUNIÓN DE APERTURA Explica objetivo, alcance, programa y términos de la auditoria de calidad. AUDITORIA Realiza la inspección de campo mediante entrevistas, revisión de archivos y observación.MIRAR REGISTROS EN ARCHIVADORES Se mira una muestra representativa de los registros de calidad que soportan la operación del área.ANÁLISIS HALLAZGOS Analiza con los otros auditores las posibles no conformidades y los hallazgos.AUDITORIA SEGUNDA RONDA Segunda ronda para culminar hallazgosPRESENTACIÓN NO CONFORMIDADES Presenta a cada jefe y procura que firme fecha y acción correctiva que va a realizar. FIRMA DE NO CONFORMIDADES Cada jefe se compromete a realizar los ajustes solicitados.REUNIÓN CIERRE Resumen de la auditoria a todo el personal ejecutivo.SEGUIMIENTO Regresa en las fechas propuestas para verificar las acciones correctivas. LEVANTA LA NO CONFORMIDADSi ha sido corregida la no conformidad es firmada por el auditor con su O.K.ESCALAR Si no se cumple la no conformidad es nuevamente diligenciada y negociada, una vez con el jefe y la segunda vez en caso de ser necesario con el jefe del jefe. INFORME GERENCIAL En una fecha preestablecida se realiza el informe de cierre del ciclo de auditoria con la presentación a la Gerencia General de la situación de las auditorias. 3. Objetivos de un programa de AuditoríaDeben establecerse los objetivos de un programa de auditoría para dirigir la planificación y realización de las auditorías.Estos objetivos pueden basarse en la consideración de:a. Prioridades de gestión.b. Intenciones comercialesc. Requisitos del sistema de gestiónd. Requisitos legales y contractualese. Necesidad de evaluación del proveedorf. Requisitos del clienteg. Necesidades de otras partes interesadash. Riesgos potenciales a la organización

4. Extensión de un programa de auditoríaLa extensión de un programa de auditoria puede variar y estará influenciada por:a. El alcance, el objetivo y la duración de cada auditoria que se realice.b. La frecuencia de las auditorias que se realicenc. El tamaño, la naturaleza y la complejidad de la organización acreditada.