Plantilla para la Elaboración de Documentos · Web viewMANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN MIPG...

TABLA DE CONTENIDO

TABLA DE CONTENIDO.........................................................................................11 INTRODUCCIÓN..............................................................................................12 PROPÓSITO.....................................................................................................23 ALCANCE.........................................................................................................34 GENERALIDADES............................................................................................4

4.1. RESPONSABLES.......................................................................................44.2. DEFINICIONES...........................................................................................54.3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.....................................................................6

5 CONTENIDO.....................................................................................................65.1. PARTES INTERESADAS............................................................................75.2. ENFOQUE DE PROCESOS DEL SG MIPG...............................................75.4. ACTIVIDADES SUBCONTRATADAS Y TRÁMITES/SERVICIOS CONCESIONADOS............................................................................................135.5. INFORMACIÓN.........................................................................................135.6. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO..............................................................145.7. INDICADORES.........................................................................................15

5.7.1. EFECTIVIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA DEL SG MIPG.................155.7.2. ANÁLISIS DE INDICADORES............................................................17

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA................................................................187. REGISTROS...................................................................................................198. NOTAS DE CAMBIO.......................................................................................199. ANEXOS.........................................................................................................22

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN MIPG

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Código: F-GI-49 Versión: 02Fecha de aprobación: 2016/09/07

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1 INTRODUCCIÓN

La función de los municipios como entidades fundamentales de la división política – administrativa del Estado están establecidas en él:

Artículo 311 de la Constitución Política de Colombia : “Le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que demande el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la Constitución y las leyes”.

Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017: “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”

2 PROPÓSITO

Describir el Sistema de Gestión – MIPG de la Administración Central del Municipio de Bello; utilizando para ello un enfoque basado en procesos, permitiendo articular y armonizar diferentes modelos de gestión de aplicación voluntaria de acuerdo a la NTC-ISO 9001:2015 y a los lineamientos y políticas de gestión y desempeño descritas en el Modelo Integrado de Planeación y Gestión- MIPG.

Estos modelos están basados en estándares nacionales e internacionales, que garantizan que el SG MIPG esté soportado en las mejores prácticas organizacionales y como entidad estatal se contribuya a un mejor cumplimiento de los fines esenciales del Estado consagrados en el artículo 2º de la Constitución Política de servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes.

Modelo de Gestión Estándar

Sistema de Gestión de la Calidad Norma Técnica de Calidad NTC-ISO 9001:2015.

MIPG. Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Decreto 1499 de 2017; Manual Operativo MIPG

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, permite simplificar e integrarlos sistemas de desarrollo administrativo y gestión de la calidad y los articula con el sistema de control interno, para hacer los procesos dentro de la


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https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=83433

entidad más sencillos y eficientes; Además permite mejorar la gestión Institucional y satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad Bellanita a quienes presta sus trámites/servicios.

MIPG será el marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de la Administración Municipal, con el fin de generar resultados que den respuesta a los planes de desarrollo y a las necesidades y problemáticas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, según lo dispuesto en el Decreto 1499 de 2017.

3 ALCANCE

El Sistema Integrado de Gestión aplica a la totalidad de los procesos de la Administración. Ver Mapa de Procesos (D-DE-09)Administración Pública en el Municipio de Bello a través de la implementación y diseño de procesos relacionados en el Mapa de Procesos.

El modelo MIPG aplica a la totalidad de los procesos de Administración Municipal Ver Mapa de Procesos (D-DE-09). Además, con la implementación y operación de las siete Dimensiones: Talento humano, Direccionamiento estratégico y planeación, Gestión con valores para el resultado, Información y comunicación, Gestión del conocimiento y la innovación, y Control interno

MISIÓN:Fomentamos el desarrollo sostenible, con talento humano competente, administrando con eficiencia los recursos y prestando eficazmente los servicios para mejorar la calidad de vida de su población

VISIÓN:Trabajamos constantemente por el mejoramiento de la calidad de vida y el desarrollo sostenible de la ciudad

POLITICA DE CALIDAD:Prestar servicios que satisfagan a la comunidad en cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios de las partes interesadas; con un talento humano competente que gestiona los riesgos, el conocimiento, el cambio y la innovación para garantizar la eficacia, eficiencia y efectividad de la organización

OBJETIVOS: Mejorar la calidad de vida de los ciudadanos. Satisfacer a los usuarios prestando excelentes trámites y servicios.


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Mejorar las competencias de los servidores públicos de la Administración Central Municipal.

Mantener y mejorar el Sistema Gestión Integral basado en riesgos

PRINCIPIOS:

1. El interés general prima sobre el interés particular.2. Mejorar la calidad de vida de los habitantes del municipio de Bello.3. El Servicio a los ciudadanos del municipio de Bello debe prestarse con

excelencia, promoviendo su participación en la toma de decisiones.4. Presentar la rendición de cuentas a la comunidad del Municipio de Bello

sobre la gestión y resultados del manejo de los recursos públicos.5. Los Dineros Públicos son sagrados.6. Promover el mejoramiento y crecimiento personal del Talento Humano de la

Administración Central del municipio de Bello.

VALORES:1. Honradez 2. Responsabilidad3. Respeto4. Servicio

4 GENERALIDADES

4.1. RESPONSABLES

Las responsabilidades asociadas a los niveles y cargos de la Administración, se encuentran definidas en el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laboralesy de la Planta de Cargos Administrativa del Municipio.

Para el SG MIPG, además se tiene definida una estructura que tiene como fin garantizar su sostenibilidad y mejoramiento en el tiempo. Ver Estructura de Responsabilidad y Autoridad del MIPG (D-DE-15)

Las reuniones de Revisión por la Dirección del MIPG, Comité Municipal de Gestión y Desempeño, Comité Institucional de Gestión y Desempeño, Comité Operativo del MIPG y Comité Institucional Viernes de MIPG, tienen como objetivo socializar las principales novedades del SG MIPG, programación de actividades, cambios en la normatividad, en los métodos de trabajo, requisitos de la ciudadanía y demás información relacionada con el desempeño de la Administración Central Municipal.


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Además, en los diferentes documentos del SG MIPG (manuales, procedimientos, hojas de vida de trámites y de servicios, entre otros) se establecen responsabilidades específicas relacionadas con las diferentes actividades de cada proceso. Ver:http://intranet.bello.gov.co:8081/intranet/start/procesos/estrategicos.php

4.2. DEFINICIONES

Contexto de la Organización: Combinación de cuestiones internas y externas que pueden tener un efecto en un enfoque de la organización para el desarrollo y logro de sus objetivos.

Cliente: Persona u organización recibir o que recibe un producto o un servicio, destinado a esa persona u organización o requerido por ella

Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y mantener, y el medio en el que está contenida. Consiste en Mantener la información documentada.

Indicador: variable o factor cuantitativo o cualitativo que proporciona un medio sencillo y fiable para medir logros, reflejar los cambios vinculados con la gestión o evaluar los resultados de una entidad.

Indicador de desempeño: Métrica de desempeño, característica que tiene un impacto significativo en la realización del elemento de salida y la satisfacción del cliente

Impacto: efecto de largo plazo, positivo y negativo, primario y secundario, producido directa o indirectamente, por una intervención para el desarrollo, intencionalmente o no.Nivel de Satisfacción: medida relacionada con el grado de expectativa de los grupos de valor, en el desarrollo de las actividades, procesos o prestación de servicios en cuanto a su calidad y pertinencia.

Organización: Persona o grupo de personas que tienen sus propias funciones, con responsabilidades, autoridades y relaciones para el logro de sus objetivos.

Parte Interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o percibirse como afectada por una decisión o actividad

Procedimiento: forma especificada o detallada para llevar a cabo una actividad o un proceso.


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http://intranet.bello.gov.co:8081/intranet/start/procesos/estrategicos.php

Producto: Salida de una organización que puede producirse sin que se lleve a cabo una transacción entre la organización y el cliente

Resultado: producto, efecto o impacto (intencional o no, positivo y/o negativo) de la gestión de una entidad.

Salida: Resultado de un proceso

Sistema de Gestión: Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr estos objetivos.

Servicio: Salida de una organización con al menos una actividad necesariamente llevada a cabo entre la organización y el cliente

Trámite: conjunto de requisitos, pasos o acciones regulados por el Estado, que deben efectuar los usuarios ante una entidad de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la ley y cuyo resultado es un producto o un servicio.

4.3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Los procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación se gestionan y articulan con los procesos misionales con el fin de cumplir con la función asignada por la constitución y la ley.

Todas las dependencias relacionadas en la Estructura Organizacional (D-DE-08) de la Administración participan en los diferentes procesos del SG MIPG.

La gestión de la Administración Municipal deberá ser armonizada con las estrategias impartidas por el Gobierno Nacional, que van orientadas a la construcción de un Estado más eficiente, transparente, participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y mejore su calidad de vida.

La Administración Central del Municipio de Bello desarrolla su marco estratégico a través del Plan de Desarrollo, instrumento de Planificación territorial y organizacional a través del cual se desarrollan los diferentes planes sectoriales aplicables.


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5 CONTENIDO

5.1. PARTES INTERESADAS

La Administración Central del Municipio de Bello se ha comprometido con la implementación de modelos administrativos y técnicos que le permitan cumplir su función social, en aras de obtener la confianza y satisfacción de la comunidad bellanita y mejorar el bienestar laboral de su personal.

Para ello se han identificado los requisitos de las partes interesadas; los cuales relacionamos a continuación:

PRINCIPALES PARTES INTERESADAS DOCUMENTO DONDE SE ESTABLECEN LOS REQUISITOS

Concejo Municipal Plan de Desarrollo Municipal .

Comunidad Bellanita Plan de Desarrollo Municipal . Hojas de vida de trámites y servicios. Ver

Listado de Trámites y Servicios

Personal administrativo Contrato de trabajo. Documentos del SG MIPG . Intranet Proceso Gestión del Talento Humano .

Ente certificador Documento contractual del servicio de certificación.

Proveedores y concesionarios del Estado Cotización. Contrato / orden de compra. Proceso Gestión Contratación .

Entes de control Informes de auditoría. Planes de mejoramiento.

Tabla 1:Partes Interesadas y Especificación de sus Requisitos

5.2. ENFOQUE DE PROCESOS DEL SG MIPG

El Sistema de Gestión MIPG es coherente con el Marco Estratégico de la Administración Central Municipal, este Sistema tiene como fin el cumplimiento de los requisitos especificados con las partes interesadas, los requisitos legales y reglamentarios aplicables, el Plan de Desarrollo, y demás planes sectoriales bajo su competencia.

El enfoque basado en procesos, nos permite centrar todos nuestros esfuerzos en actividades que agreguen valor, siendo de esta forma más eficaces, eficientes, y por ende, más efectivos.


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El enfoque por procesos permite identificar actividades comunes que son desarrolladas por diferentes dependencias, lo cual genera una mayor interacción entre las mismas, incentivando la cultura del trabajo en equipo y homologando la mejor forma de hacer las cosas.

El enfoque basado en procesos o modelo de operación por proceso se materializa en dos productos principalmente:

El Mapa de Procesos (D-DE-09) Las caracterizaciones de procesos.

En el Mapa de Procesos (D-DE-09) se puede ver el papel protagónico que asume la comunidad bellanita en la definición del mismo, al expresar como elemento de entrada sus necesidades para ser identificadas, interpretadas y satisfechas por los diferentes procesos: Estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación, logrando de esta forma alcanzar los resultados planificados.

Cada proceso tiene definido su objetivo, líder, responsables, salidas (productos o servicios) con sus respectivos clientes (partes interesadas), actividades a desarrollar, entradas (insumos requeridos) con sus respectivos proveedores, recursos requeridos (humanos, de infraestructura y de ambiente de trabajo), documentos aplicables (documentos internos, externos, legales y reglamentarios), requisitos asociados al Sistema de Gestión MIPG y los de la NTC - ISO 9001:2015, mecanismos de seguimiento y medición (indicadores), y riesgos. Esta información se encuentra definida en las caracterizaciones de cada uno de los procesos.

La Estructura Organizacional (D-DE-08) establece los niveles de autoridad a partir de los cuales se da cumplimiento a los procesos y a la Misión asignada.

El SG MIPG permite identificar y centrar las actividades mediante la prestación de trámites/servicios que dan respuesta a las necesidades de las partes interesadas, proporcionando mayor transparencia en su actuar.

Se han identificado las principales características de los trámites y servicios, definiendo e implementando mecanismos para su control relacionados con la oportunidad, confiabilidad y evaluación; brindándole a la comunidad la oportunidad de conocer lo que se hace y cómo se hace, de forma tal que tengan criterios para exigir el cumplimiento de estos requisitos y tener mayor fundamento al momento de instaurar una petición, queja, reclamo, sugerencia o denuncia. Ver Procedimiento para la Gestión de PQRSD (P-MC-05)


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Las características de los trámites y servicios se encuentran definidas en las hojas de vida de trámites y servicios que tienen cada una de las dependencias de la Administración Municipal que prestan servicio a la comunidad y establecidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

CARACTERÍSTICA MECANISMO DE CONTROL

Atención Procedimiento para la Gestión de PQRSD (P-MC-05) Procedimiento de Evaluación del Trámite/Servicio (P-

MC-03)

Oportunidad Hoja de vida de trámite/ servicio . Capítulo 12.Respuesta - Tiempo para la respuesta al solicitante.

Confiabilidad

Actividades normalizadas para cada uno de los procesos estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación. Ver Listado de Trámites y Servicios, Listado Maestro de Documentos Internos y Listado Maestro de Registros

Planilla Control de Solicitudes de Tramites/Servicios (F-MC-03)

Reporte de Trámite/Servicio No Conforme/ Salidas No Conformes (F-MC-04)

Tabla 2: Características de los trámites y servicios

5.3. REQUERIMIENTOS NORMATIVOS (MIPG / NTC– ISO 9001:2015)

La Administración Municipal enfoca los Procesos establecidos en el cabal cumplimiento de los requerimientos de acuerdo a la NTC – ISO 9001:2015, y su integración con MIPG y Articulación con el MECI y aplicables a la siguiente estructura incluyendo el enfoque de los Principios de Calidad. Para la Administración Municipal No se presentan exclusiones.


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MIPG se concentra en las prácticas y procesos que adelantan las entidades públicas para transformar insumos en resultados que produzcan los impactos deseados, esto es, una gestión y un desempeño institucional que generan valor público. MIPG opera a través de la puesta en marcha de siete dimensiones y 17 Políticas, así:


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CORAZÓN MIPG

PLANEAR Segunda Dimensión Direccionamiento Estratégico y Planeación Dimensiones Trasversales

HACER Tercera Dimensión Gestión con Valores para el ResultadoCuarta Dimensión Evaluación para el Resultado

Séptima Dimensión Control InternoVERIFICAR Y ACTUAR

Quinta Dimensión Informaciójn y Comunicación

Sexta Dimensión Gestión del Conocimiento y la Innovasión

REQUISITOS MIPGPrimera Dimensión Talento Humano

Dimensión

Evaluación para el Resultado

Gestión del Conocimiento y la Innovasión

Control Interno

Seguimiento y evaluación del desempeño institucional

Gestión documentalTransparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción

Gestión del conocimiento y la innovasión

Control interno

Mejora normativaRacionalización de trámitesParticipación ciudadana en la gsetión públicaServicio al ciudadanoGobierno digitalIntegridad

Política

IntegridadParticipación ciudadana en la gsetión públicaFortalecimiento organizacional y simplificación de procesosGestión presupuestal y eficiencia del gasto públicoGobierno digital

Talento Humano

Direccionamiento Estratégico y Planeación

Gestión con Valores para el Resultado

Información y Comunicación

Gestión estratégica del Talento HumanoIntegridadPlaneación InstitucionalGestión Presupuestal y eficiencia del gasto público

Seguridad digitalDefensa jurídica

POLÍTICAS GESTIÓN Y DESEMPEÑO MIPG

Articulación MECI.Con la Dimensión de Control Interno y la implementación de la política que la integra, se logra cumplir el objetivo de MIPG “Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la información, el control y la evaluación, para la toma de decisiones y la mejora continua”.

Teniendo clara la estructura del MECI, las entidades deberán desarrollar una serie de actividades para cada uno de ellos, de la siguiente manera:


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1. Ambiente de Control 2. Evaluación del riesgo3. Actividades de control 4. Información y comunicación5. Actividades de monitoreo


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5.4. ACTIVIDADES SUBCONTRATADAS Y TRÁMITES/SERVICIOS CONCESIONADOS

Con el fin de optimizar la utilización de los recursos humanos, tecnológicos, materiales y financieros, la Administración Central Municipal subcontrata o concesiona actividades/trámites/servicios propios de algunos procesos.

El control sobre las actividades subcontratadas se realiza de acuerdo con lo establecido en el Proceso Gestión Jurídica y Contratación; La Administración Central Municipal cuenta con:

Existen Procesos que por sus características subcontratan actividades. Existen Procesos que por sus características poseen Servicios Concesionados,

En virtud de lo anterior, aquellas dependencias que dispongan de actividades concesionadas deberán acordar con el operador respectivo la presentación de informes periódicos donde se incluyan entre otros aspectos la conformidad de los trámites/servicios prestados, el tratamiento y las recomendaciones que sean del caso.

5.5. INFORMACIÓN

Con el fin de controlar la información de la Administración Central Municipal, se han establecido los procedimientos para el control de los documentos y control de los registros, además de las metodologías implementadas desde el Manual de Archivo, para el adecuado control de la información recibida, producida y enviada.

La información aplicable al SG MIPG, se encuentra relacionada en la Intranet, donde se dispone de toda la información que hace parte de los (11) Procesos de la Administración Municipal.

Se considera como información oficial, toda aquella que está disponible electrónicamente en el Intranet.


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5.6. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

La Administración Central del Municipio de Bello ha implementado los siguientes mecanismos que le permiten evaluar el logro de las disposiciones planificadas:

a. Reuniones a diferentes niveles: En la Administración Central del Municipio de Bello los diferentes comités que se Institucionalicen por el Alcalde mediante acto administrativo deben cumplir con mínimo lo siguiente:

Reglamento del Comité. Ver Plantilla de Reglamento de Comités. Registro de Asistencia (F-GH-01) Acta de Reunión. Ver Plantilla de Acta de Reunión.

Consejo Gobierno. Se realiza de acuerdo con el reglamento (C-DE-06) establecido para dicho comité.

Revisiones por la Dirección: Se realiza mínimo cada doce meses, a nivel del Consejo de Gobierno, de acuerdo con los requisitos establecidos en las normas ISO 9001y decreto 1499 de 2017 MIPG. La conclusión y los resultados de la revisión por la dirección son socializados en el Comité Operativo del SG MIPG, con el fin de que los Facilitadores lo repliquen en la reunión del viernes del MIPG al personal de sus dependencias. Esta información igualmente se publica en los medios definidos. Adicional esta revisión también se analiza en los Comités de Gestión y desempeño.

Comité Municipal de Gestión y Desempeño mediante resolución 201800002654.

Comité Institucional de Gestión y Desempeño mediante resolución201800002655

Comité Institucional Viernes del SIG: Se realiza de acuerdo con el reglamento (C-DE-03) establecido para dicho comité.

Otras Evaluaciones:Evaluaciones de satisfacción de la Comunidad Bellanita: Evaluación del servicio. Ver Procedimiento de Evaluación del

Trámite/Servicio (P-MC-03) Auditorías internas de calidad. Ver Procedimiento de Auditoría Interna(P-EI-

01) Seguimiento a los indicadores establecidos en el Cuadro de Mando Integral

– CMI. Evaluación del cumplimiento del plan de desarrollo. Según el

Procedimiento Elaboración y Seguimiento al Plan de Desarrollo (P-DE-05) Seguimiento al Plan de Desarrollo: Verificación del cumplimiento de planes,

programas y proyectos.


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Rendición de cuentas: Según el Procedimiento para la Rendición de Cuentas (P-DE-06)

Para mejorar los trámites/servicios y los procesos de la Administración Central Municipal se implementan de forma sistemática los procedimientos de:

Control del Trámite/Servicio No Conforme – T/SNC (P-MC-01)

5.7. INDICADORES

Con el fin de evaluar el mejoramiento del desempeño de la Administración Central Municipal, se identificaron indicadores de gestión para cada uno de los procesos, teniendo en cuenta los factores críticos de éxito de cada uno de ellos, los riesgos identificados y las políticas del Departamento Nacional de Planeación y demás ministerios aplicables.

Los indicadores establecidos para cada uno de los procesos se clasificaron según su tipología en indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad y se relacionaron en el Cuadro de Mando Integral – CMI.

Para la medición del modelo MIPG se cuenta con la metodología Furag II, proporcionada por el Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP, que permite valorar el estado en que cada organización pública se encuentra frente al marco de referencia que este propone. (https://funcionpublicagovco-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/eva_funcionpublica_gov_co/EXq_xkPh0wdLl5_LLMQrzuMBY4Y868sef5CYNEZdd5wMcQ?rtime=kOP_u4oa10g )

5.7.1. EFECTIVIDAD, EFICIENCIA Y EFICACIA DEL SG MIPG

5.7.1.1. Efectividad

El impacto del SG MIPG se evalúa desde dos ámbitos:

Externo: A través de los indicadores establecidos a nivel mundial para los entes territoriales, tal como el índice de calidad de vida, de los indicadores que evidencian el impacto de los diferentes sectores en la Ciudad (Ambiente y espacio público, desarrollo social, Educación, cultura y deporte, salud, seguridad, trabajo y desarrollo económico, y movilidad) y evaluación de la satisfacción.


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https://funcionpublicagovco-my.sharepoint.com/:x:/g/personal/eva_funcionpublica_gov_co/EXq_xkPh0wdLl5_LLMQrzuMBY4Y868sef5CYNEZdd5wMcQ?rtime=kOP_u4oa10g



Interno: A través de indicadores que permiten evaluar el impacto de la gestión, principalmente el índice de transparencia, las evaluaciones del SG MIPG, el clima organizacional y la disponibilidad de los recursos (humanos y de infraestructura)

El impacto del modelo MIPG se evalúa desde el nivel territorial y por grupos de valor, mediante el índice general de desempeño institucional y de manera desagregada en las siete dimensiones que conforman el modelo por medio de los índices por política.

5.7.1.2. Eficiencia

La evaluación de la eficiencia del SG MIPG se realiza a través de los procesos responsables de la administración de los recursos, así:

Recurso Procesos proveedores Mecanismo de seguimiento y medición

Personal y sus competencias

Direccionamiento Estratégico. Gestión del Talento Humano.

Provisión del número y especificaciones de los empleos de acuerdo con estudios técnicos.

Financieros

Direccionamiento Estratégico Gestión Administrativa y

Financiera.

Presupuesto de inversión: Eficiencia del plan de desarrollo.

Presupuesto de operación: Cumplimiento de ley 617 de 2000.

Cubrimiento de Gastos.

Dotación

Gestión del Talento Humano. Gestión de los Recursos

Físicos. Gestión Jurídica y

Contratación.

Cumplimiento del Plan de Compras.

Seguimiento al consumo de papel.

Tabla 3: Mecanismos de seguimiento y medición de la gestión de los recursos

5.7.1.3. Eficacia

La eficacia del SG MIPG se evalúa principalmente por medio de indicadores de:

Cumplimiento de planes, programas y proyectos (de desarrollo y operativos)


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Operación: atención, oportunidad y confiabilidad unificados en el indicador de atención conforme.

5.7.2. ANÁLISIS DE INDICADORES

Con el fin de garantizar el entendimiento y cálculo de los indicadores, para cada uno de ellos se estructuró la respectiva ficha técnica en la plantilla establecida para el efecto.

Para el cálculo y análisis de los indicadores se tiene implementado el sistema ALPHASIG. El cálculo y análisis de los indicadores de los procesos se debe realizar según su periodicidad, cuyo asunto será el seguimiento, medición y análisis de los indicadores del proceso; esta reunión será citada por una de las secretarías líderes de los procesos.

El APLHASIG deberá ser actualizado con la información que reposa en las dependencias y procesos de la Administración Municipal. Las acciones que se adopten deben considerar los siguientes criterios:

Si el resultado del indicador está por encima de la meta establecida para el mismo, el responsable del indicador podrá opcionalmente adoptar acciones de mejora.

Si el resultado del indicador se encuentra entre los límites de control o niveles de aceptabilidad del resultado pero muestra una tendencia o acercamiento a uno de los límites desfavorables (superior o inferior según corresponda), el responsable del proceso debe adoptar las medidas preventivas o de protección que considere pertinentes.

Si el resultado se encuentra por fuera del límite de control aceptable para el proceso (superior o inferior según aplique) o muestra un incumplimiento de la meta acordada, el responsable del proceso debe adoptar las acciones correctivas pertinentes.

Para aquellos indicadores en los cuales el resultado corresponde a la suma o promedio de los resultados individuales de las dependencias que participan en el proceso, las acciones deberán estar orientadas principalmente a fortalecer aquellas dependencias que presentan resultados más desfavorables, es decir que afectaron negativamente el resultado global.


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La Dirección Administrativa de Estadística de la Secretaria de Planeación a través de su Profesional Universitario acompaña a los procesos en el seguimiento, medición y análisis de los indicadores de los procesos.

Nota: Con el Objetivo de Mantener actualizada la información al interior de los procesos, cuando se presente rotación de los facilitadores del SG MIPG; La Secretaría de Planeación deberá capacitarlos en el cálculo y análisis de los indicadores aplicables y su debido registro en el Alphasig.

El modelo MIPG cuenta con un esquema de medición que permite:

Medir eficiencia en el marco de la legalidad y la integridad: Uso de los recursos disponibles para generar más y mejores bienes y servicios, cumpliendo con las normas que le son aplicables a cada entidad.

Medir eficacia: bienes y/o servicios que resuelven verdaderamente las necesidades y problemas de los grupos de valor.

Identificar la calidad con la que desarrollan los procesos de gestión y la generación de resultados.

Desarrollar una cultura de la medición soportada en la autoevaluación, las evidencias y el mejoramiento continuo.

Generar información suficiente, confiable y oportuna para soportar la toma de decisiones estratégicas y de gestión.

Ver:https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28587410/35245587/Indices_lista.pdf/1f7466ec-1f8c-1d52-139f-f6d7020a5b59?t=1557861431652

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Constitución Política de Colombia . Artículo 311. Ley 1551 del 2012 . Artículo 6º. Ley 87 de 1993 Ley 489 de 1998 Ley 136 de 1994 Ley 1753 de 2015 Decreto 1083 de 2015 Decreto 1499 de 2017 Decreto 1537 de 2001 Guía para la inscripción y racionalización de trámites y servicios de la

administración pública y manual del usuario SUIT, capítulo 3.1.2. Hoja de vida de tramites y servicios .


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https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28587410/35245587/Indices_lista.pdf/1f7466ec-1f8c-1d52-139f-f6d7020a5b59?t=1557861431652

https://www.funcionpublica.gov.co/documents/28587410/35245587/Indices_lista.pdf/1f7466ec-1f8c-1d52-139f-f6d7020a5b59?t=1557861431652

Ley 872 de 2003 . Ley 1474 del 2011. Guía Administración del Riesgo 2015. Plan de Desarrollo Municipal Plantilla de Reglamento de Comités . Procedimiento de Auditoría Interna(P-EI-01) Procedimiento para el control de los documentos (P-GI-01) Procedimiento para el control de los registros (P-GI-02) Procedimiento para el Control del Trámite/Servicio No Conforme – T/SNC (P-

MC-01) Procedimiento para la Gestión de PQRS (P-MC-05) Procedimiento para la Gestión de Trámites (P-GT-10) Procedimiento para la Rendición de Cuentas (P-DE-06) Procedimiento Elaboración y Seguimiento al Plan de Desarrollo (P-DE-05)

7. REGISTROS

No aplica

8. NOTAS DE CAMBIO


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BREVE DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN FECHAaaaa-mm-dd

No aplica para la primera versión. 01 2011-02-16Se aclaró en el capítulo 3.1 la exclusión del capítulo 7.3 de las normas ISO 9001 y NTCGP 1000. 02 2011-07-26Se incluyó en el capítulo 5.1 las definiciones de adecuación, conveniencia, efectividad, eficacia y eficiencia.Se ajustó normativamente el Manual incorporando el artículo 6º de la Ley 1551 del 2012, en el capítulo 1 de la introducción.

03 2013-07-24

Se ajustó la normatividad relativa al Sistema de Desarrollo Administrativo, se incorporó el Decreto 2482 del 2012.Se ajustó el marco normativo del SIG, incorporando la normatividad relativa al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano, la Estrategia de Gobierno en Línea; la Política de Racionalización de Trámites y la Política del Cero Papel.Se incorporaron las definiciones de Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC), la Estrategia de Gobierno en Línea (EGL), la Política de Racionalización de Trámites (PRT) y la Política del Cero Papel (PCP). Se incorporaron en el capítulo 10.1 “Procesos y procedimientos del SIG”, los procedimientos establecidos en el SIG por procesos 04 2013-11-14

10.1. Procesos y procedimientos del SIG. Se eliminó el procedimiento P-DIT.03 de gestión del presupuesto participativo. 05 2014-04-23

Introducción. Se eliminó el parágrafo 1, 2, 3 y 4 porque no le aportaban valor al documento.

3. Responsables: Se eliminó que los cambios acordados al SIG son planificados en el respectivo Plan de Mejoramiento (F-MC-01) de estas reuniones.

Se actualizó la presentación de la Estructura de Responsabilidad y Autoridad del SIG

4.4. Procesos y procedimientos del SIG: Se actualiza el listado de los procedimientos.

4.7. Evaluación: Se eliminó como mecanismo de evaluación el Plan de Mejoramiento. (F-MC-01)

5. Documentos de referencia: Se suprime el documento Manual de Archivo (M-GI-01), y Se incorporanlossiguientes documentos:

- Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno – MECI-2014.

- Guía Administración del Riesgo 2011.

Se documento el Manual en el formato FGI-49, aprobado el 11/06/2014.

06 2014-06-18

Se cambió la denominación del MECI 1000 por “MECI”. 07 2014-07-07


(M-DE-01)


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Introducción: Se eliminaron los parágrafos 1 al 4 de la ley 1551 de 2012.Propósito: Se incluyó como modelo del SISTEDA el MIPYG.Definiciones: Se incluyó la definición del enfoque basado en procesos o modelo de operación por procesos.Marco normativo: Se cambió el decreto 1599 de 2005 por el decreto 943 de 2014.Enfoque de procesos del SIG: Se relacionó el procedimiento para la gestión de trámites. Se incorporó la tabla. Procesos responsables de la gestión de

los recursos. Se unificó en la tabla. “Características de los trámites y

servicios” La hoja de vida de trámites con la de servicios.Procesos y procedimientos del SIG: Se eliminó este capítulo ya que se encontraba duplicado con el capítulo “Información”.Información: Se incluyó la tabla “Documentación soporte de los procesos del SIG”.Evaluación: Se incluyeron como mecanismos de evaluación y seguimiento el plan de desarrollo y la rendición de cuentas, además se formalizó la comunicación de los resultados y conclusión de la revisión por la dirección.Indicadores: Se estableció el plan de contingencia respecto al aplicativo ALPHASIG y se incluyó el subcapítulo “Efectividad, eficiencia y eficacia”.Documentos de referencia: Se incluyó el MIPYG, los procedimientos para la Gestión de Trámites, Elaboración y Seguimiento al Plan de Desarrollo ypara la Rendición de Cuentas. Se cambió el decreto 1599 de 2005 por el decreto 943 de 2014Anexos: Se incluyó el documento Articulación de los modelos del SIG (D-DE-11)5.7 Indicadores: Se ajustó lo relativo a las reuniones de cálculo y análisis de los indicadores de los procesos y la actualización del ALPHASIG.

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5.7 Indicadores: Se ajustó lo relativo a las dependencias responsables de citar las reuniones de seguimiento y análisis de los indicadores de los procesos.

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Se actualiza en el numeral 5.4 donde aquellas dependencias que dispongan de trámites y servicios concesionados deberán acordar con el operador respectivo, la presentación de informes periódicos donde se incluyan entre otros aspectos la conformidad de los tramites y servicios prestados

Se ajusta lo concerniente al análisis de indicadores del SIG en el numeral 5.7.2 indicando que Con el Objetivo de Mantener actualizada la información al interior de los procesos, cuando se presente rotación de los facilitadores del SIG; La Secretaría de Planeación deberá capacitarlos en el cálculo y análisis de los indicadores aplicables y su debido registro en el Alphasig.Se elimina el Código del formato del Listado de trámites y servicios

10 2016-09-07


(M-DE-01)


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F-DE-01 Se actualiza el nombre del Listado de Reuniones por listado de reglamentos de comité

Se actualiza TODO EL CONTENIDO DEL MANUAL teniendo en cuenta la nueva versión de la norma TC-ISO 9001:2015 11 2018-06-13

Se actualiza la introducción, el propósito y el alcance del manual con relación a la normatividad aplicable del Decreto 1499 de 2017 y Ley 1753 de 2015.Se actualizan las definiciones y requerimientos normativos frente al decreto 1499 de 2017

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Elaboró: Yoly Katerine Ospino.Profesional Contratista Planeación Institucional Fecha: 2019-09-04

Revisó: Albeiro Martínez Conto. Subsecretario de Planeación Institucional Fecha: 2019-09-04

Aprobó: Jorge Iván Mejía Secretario de Planeación Fecha: 2019-09-04

9. ANEXOS


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