GOBERNACIÓN DEL VALLE DEL CAUCASecretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional.

2.014

Elaboración Plan EstratégicoMetodología y Análisis.

MARÍA DEL PILAR CARVAJAL HERNÁNDEZMARÍA DEL PILAR CARVAJAL HERNÁNDEZSecretariaSecretaria

1.1. Que pasó en el 2013 (Acumulativo) - v.s. - PLAN DE DESARROLLO Que pasó en el 2013 (Acumulativo) - v.s. - PLAN DE DESARROLLO 2012-2015.- 20 minutos2012-2015.- 20 minutos

2.2. PLAN DE ACCIÓN 2014 y Presupuesto POAI / 2014- 20 minutosPLAN DE ACCIÓN 2014 y Presupuesto POAI / 2014- 20 minutos3.3. Planes de Mejoramiento- 20 minutosPlanes de Mejoramiento- 20 minutos4.4. Refrigerio -10 minutosRefrigerio -10 minutos5.5. Revisión del MAPA DE RIESGOS - 20 minutosRevisión del MAPA DE RIESGOS - 20 minutos6.6. Marco conceptual de la Planificación estratégica – 60 minutosMarco conceptual de la Planificación estratégica – 60 minutos7.7. Construcción de la DOFA para el PLAN ESTRATÉGICO- 30 minutosConstrucción de la DOFA para el PLAN ESTRATÉGICO- 30 minutos8.8. Compromisos y tareas – 10 minutosCompromisos y tareas – 10 minutos

Secretaría de Gestión Humana y Desarrollo Organizacional

PLAN DE TRABAJO -Reunión con LÍDERES de PROCESOS

La planeación estratégica y el Balanced Scorecard

La planeación estratégica y el Balanced Scorecard

Metodología:  "Planificar-Hacer-Verificar-Actuar" (PHVA). 

¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA?

La Planeación Estratégica es un proceso sistémico y en consecuencia participativo que orienta, las acciones encaminadas al ordenamiento, gestión de recursos y ejecución en el tiempo de actividades, proyectos y programas, que le permitan a la institución cumplir con la Misión y alcanzar la VISIÓN, en el mediano y largo plazo, dentro del marco de las políticas y principios institucionales.

LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DA RESPUESTA A LAS PREGUNTAS

¿Quiénes somos?

Es importante conocer la historia, los orígenes de la institución que marcaron su identidad, su naturaleza y quehacer, aspectos que están ligados a su Misión, principios y valores.

¿Dónde estamos?

Corresponde al diagnóstico estratégico, es decir, a un análisis situacional de la institución en particular de cada una de las unidades que la componen. Esto conduce a la realización de un análisis interno que permita establecer nuestras fortalezas y debilidades y a un análisis externo para identificar las amenazas y oportunidades que ofrece el entorno.

¿Hacia dónde podemos ir?

El Plan Estratégico ha de considerar los desafíos del entorno; los escenarios tendenciales esperados en educación, ciencia y tecnología como consecuencia de los gérmenes de cambio, los actores de control (Gobierno, grupos económicos, entes legislativos), situaciones de conflicto (desempleo, actores armados, desplazados, crisis económica, etc.), así como las políticas, limitaciones y alcances de los recursos institucionales.

¿Hacia dónde queremos ir?

Identificadas las tendencias del desarrollo, se define cuál ha de ser el escenario futuro deseado y realizable para la institución, concordante con su Misión y con sus principios y valores. Un resumen de este escenario futuro correspondería a la Visión.

¿Cómo llegamos allá?

Corresponde a la definición de las acciones a realizar en el presente para que el escenario deseado realmente ocurra; involucra los objetivos estratégicos (Qué hacer?), las estrategias (¿Cómo hacerlo?) y el seguimiento y evaluación (¿Cómo medir lo ejecutado?

ÉXITO DE LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Para que la Planeación Estratégica tenga éxito es necesario considerar los siguientes aspectos:No tiene valor si las estrategias no se traducen en ejecuciones.Requiere del compromiso y liderazgo total de la alta dirección.Debe ser un proceso participativo que involucra y compromete a todas las áreas de la institución.Ser concordante con los principios y valores institucionales.Responder a un completo y objetivo diagnóstico del estado y evolución de la Institución y su entorno. Diagnóstico que se deriva de un proceso permanente de autoevaluación.Las estrategias deben convertirse en planes de acción concretos, con definición de responsables, metas claramente establecidas, viables, alcanzables en el tiempo y evaluables.Debe permitir los ajustes oportunos derivados de su seguimiento y evaluación.

LA PROSPECTIVA Y LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICALas anteriores preguntas manifiestan las tres etapas que comprenden un ejercicio prospectivo: la Anticipación que corresponde a la reflexión prospectiva, la Apropiación o deseo que compromete y lleva a la movilización colectiva y la Acción en el presente para alcanzar el futuro deseado.

LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y LOS PROCESOS

Cuando una organización ha definido su Plan Estratégico, normalmente surgen preguntas del tipo ¿y ahora qué?, ¿cómo hago para cumplirlo?, …

Existen organizaciones que archivan el documento mientras el tiempo pasa y se desactualiza, otras lo ponen en conocimiento del equipo directivo, pensando que esto es suficiente para trabajar en el cumplimiento del mismo, y otras incluso definen cuáles son las tareas a desarrollar y sus responsables

Todo ello es insuficiente mientras no se desarrolle una acción común, dirigida por el “líder” de la organización, decidida a implementar dicho Plan, siendo en este sentido la definición de un Mapa Estratégico alineado con el Plan Estratégico una herramienta muy útil.

Mapa Estratégico?

Mapa Estratégico es una poderosa herramienta que permite  alinear a todos los miembros de la organización hacia la consecución de los objetivos descritos en su Plan Estratégico, a comunicarlos y a definir que es lo que tiene que hacer para alcanzarlos.

El Mapa Estratégico permite a los miembros concentrar en un solo documento, a modo de hoja de ruta, lo que se debe hacer para alcanzar los objetivos planteados en el Plan Estratégico, con el fin de facilitar el entendimiento y compromiso de sus miembros y por ende, el desarrollo de las estrategias de una forma precisa, clara y medible hacia el logro de dichos objetivos.

El Mapa Estratégico

Supone un paso más en la concreción de la nueva estrategia. Puede tener diferentes formatos, pero casi siempre tiene los siguientes componentes:Los objetivos estratégicos, son frases cortas que concretan lo que la empresa quiere conseguir. En el mapa de ejemplo se representan con círculos con la frase incluida en el interior.Las perspectivas, son las bandas horizontales en las que se muestran los objetivos estratégicos. En el modelo de Kaplan y Norton son cuatro: Perspectiva Financiera, con los objetivos de tipo económico; la Perspectiva de Clientes, con los objetivos que representan el valor a aportar a los clientes; la Perspectiva Interna o de Procesos, con los objetivos que tienen que ver con la mejora de los procesos internos de la empresa; y Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento, que incluye objetivos que se relacionan con el activo inmaterial de la empresa: capital de información, capital humano y capital de organizacional.Las líneas o temas estratégicos, se estructuran en vertical. En el ejemplo se muestran con diferentes colores que agrupan objetivos estratégicos relacionados entre sí por relaciones causa-efecto. Estos objetivos pertenecen a diferentes perspectivas, y tienen en común una lógica que explica cómo se consiguen unos objetivos cuando se logran otros.Las relaciones causa-efecto, que explican esta lógica, según la cual los objetivos de nivel inferior ayudan a conseguir objetivos superiores, a más largo plazo, hasta llegar a los objetivos financieros y en último término, al logro de la visión.

La función principal del Mapa Estratégico es COMUNICAR la estrategia a todas las personas que tienen que ejecutarla, que son los empleados. El Mapa Estratégico cuenta la historia de la estrategia.

Muestra cómo la empresa logrará su visión a través de objetivos concretos

¿Cómo se elabora un Mapa Estratégico?

El Mapa Estratégico se construye en 4 niveles:

1)  El primer nivel es la “Perspectiva Financiera”: cuyo fin es identificar los objetivos financieros de la empresa para un período determinado, deben ser objetivos cuantificables y por tanto medibles.

2)  El segundo nivel es la “Perspectiva del Cliente“: cuyo fin es identificar qué tenemos que hacer para conseguir los objetivos financieros teniendo en cuenta la satisfacción de nuestros clientes; es decir,  lograr satisfacer los clientes con la venta de productos y/o prestación de servicios para facilitar alcanzar las metas planteadas en la perspectiva financiera (objetivos financieros).

3)  El tercer nivel es la “Perspectiva Interna”: cuyo objetivo es definir qué tenemos que hacer de manera interna para satisfacer la perspectiva de nuestros clientes y alcanzar nuestra perspectiva financiera.

4)  El cuarto nivel es la “Perspectiva de Aprendizaje”: con el fin de definir  cual es el conocimiento y/o capacidades a desarrollar para cumplir la “Perspectiva Interna”.

¿Cómo se elabora un Mapa Estratégico?

La definición del Mapa Estratégico puede ser relativamente fácil, dependiendo del tamaño de la organización y del número de participantes en el equipo de trabajo. Normalmente en 2 ó 3 sesiones de trabajo entre las personas claves para la implantación y dirección del mismo, se logran definir, tanto los objetivos (que deben ser concretos y medibles), como las tareas y acciones que se tendrá que realizar para alcanzarlos.

En este sentido, el equipo de trabajo debe tener siempre presente durante el proceso de definición del Mapa Estratégico la perspectiva de los clientes, es decir, lo que realmente el cliente desea obtener de la organización; la perspectiva interna que ayude a la organización a definir cuales son las actuaciones a realizar para cumplir el compromiso hacia el cliente y  la perspectiva de aprendizaje, para  identificar las carencias internas en materia de recursos humanos y de infraestructura.

Ejemplo de Mapa estratégico para el departamento de Marketing y Ventas de una empresa hotelera

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M2Propiciar el Desarrollo

Económico y

Competitivo

M6Promover la Seguridad Pública y ConvivenciaPacífica

M1-Planear el Desarrollo Institucional y Regional

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M8 – Administrar y Desarrollar el Talento Humano

M9 - Gestionar la Logística de Recursos

M7 - Administrar la Hacienda y las Finanzas Publicas

M11-Gestionar las Tecnologías de Información y Comunicaciones - TIC

M10- Gestionar la Actividad Jurídica

M12 - Evaluar y Mejorar el SIG

Sistema Integrado de Gestión - SIGCadena de Valor Gobernación del Valle del

CaucaVersión 03-Oct 26 de 2011

M4Gestionar los Servicios y

Deberes de los Grupos de Interés

M3Gestionar

el DesarrolloSocial

M5Fortalecerla Gestión

Públicade los entes Territoriales

MISION: Adelantar la gestión de los procesos de Talento Humano para garantizar que la administración departamental cuente con

funcionarios idóneos, productivos, innovadores, participativos y comprometidos con la misión del Departamento bajo claros

principios éticos y de servicio a la comunidad. Así mismo, planear y proveer los Recursos Físicos, los Servicios Generales y administrar

los procesos de archivo y Gestión Documental. Igualmente, administrará los bienes muebles e inmuebles de propiedad del

Departamento

VISION: VISION:

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS: OBJETIVOS ESTRATÉGICOS:

Garantizar una eficiente coordinación del Recurso Humano, Físico y Servicios Generales de nuestra entidad. Promover programas de capacitación a los funcionarios de nuestra entidad acordes con las funciones del puesto de trabajo. Implementar procesos y programas que hagan más eficiente y oportuna la entrega de reportes de afiliación, ingresos y retiros de empleados y jubilados, aportes para seguridad social integral, liquidación y pago al Sistema de Seguridad Social integral y otras prestaciones sociales. Fortalecer los programas tendientes a la inducción, motivación y orientación de los servidores públicos, con el fin de lograr la armonía en las relaciones de trabajo y eficiencia en el cumplimiento de las funciones. Garantizar un registro oportuno y eficiente control de la relación de cargos de los servidores públicos de la Administración Central Departamental.

Lineamientos estratégicos

Acción Transformadora: Responde a la pregunta, ¿Cuáles son los aportes finales que hace la SGHDO por los clientes internos y externo y por el estado colombiano?

Condiciones de Servicio: Responde a la pregunta, ¿Qué se requiere a nivel del servicio que prestamos, para que los beneficios que buscamos, para clientes internos y externo y el estado, se den como se tiene previsto?

Financiera: Responde a la Pregunta ¿Qué debe lograrse a nivel presupuestal para impulsar los resultados de la SGHDO frente a clientes internos y externo y frente al Estado?

Procesos: Responde a la pregunta, ¿Cómo deben ser los procesos para lograr consistentemente los resultados que esperan clientes internos y externo y el Estado?

Aprendizaje, Crecimiento e Infraestructura: Responde la pregunta, ¿Qué sustento se requiere para que los procesos funcionen como esperamos?

Garantizar el cumplimiento oportuno a los

requerimientos institucionales

Reducir gastos de serviciosPúblicos y revisar la necesidades

Reales de planta de personal.

Recuperar los aportes de pensiones al ISS y venta de

Bienes muebles en desuso.

GARANTIZAR los seguros A bienes muebles e

Inmuebles.

Aseguramiento del sistema de PAGOS a pensionados, nóminas,

parafiscales

Legalizar la titulación De inmuebles y

Optimizar el manejo de Archivos

Garantizar el control de Archivos historias

Laborales y contratos

Garantizar los procesos deCapacitación y desarrollar Estrategias de motivación

Adoptar el Sistema Integral de Gestión y el

SISTEDA.

Asegurar la operaciónDel sistema SAP y KACTUS

Para pagos y control.

Lograr un clima laboral altamente

gratificante .

Apoyo efectivo a los procesosDe selección, inducción y Reinducción de servidores

Públicos.

Aprendizaje y Aprendizaje y crecimiento crecimiento

ProcesosProcesos

internosinternos

Del clienteDel cliente

Financiera Financiera

Obtener recursos Presupuestales

Para poder cumplir con la misión y visión

Acción transformadoraAcción transformadora

HUMBERTO JAIME GUAPACHA TREJOS DIRECCION DE EMPLEO PUBLICO DAFP

MUCHAS GRACIASMUCHAS GRACIAS