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IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTION MECI-SGC-SISTEDA CONTROL DE DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS GESTION DOCUMENTAL Versión 1 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPAL SANTIAGO DE CALI, 2012
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IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTION
MECI-SGC-SISTEDA
CONTROL DE DOCUMENTOS Y
CONTROL DE REGISTROS
GESTION DOCUMENTAL
Versión 1
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION MUNICIPAL
SANTIAGO DE CALI, 2012
CONTENIDO • PARTE 1
• Modelo de Operación por Procesos
• Estructura Documental
• Control de Documentos
• Control de Registros
• Documentos de apoyo
– Instructivo de Norma Fundamental
– Instructivo de Caracterización de Procesos
• Formatos de Caracterización.
• PARTE 2
• Programa de Gestión Documental
• Formatos de uso frecuente en gestión documental
PARTE 3
Sistema de Gestión Documental ORFEO
MODELO DE OPERACIÓN POR
PROCESOS
ESTRUCTURA GENERAL DE LA
DOCUMENTACIÓN
B
A
C
D
E
A. Mandatos Constitucionales, Leyes, Decretos, Códigos, Política y Objetivos de Calidad.
B. Manual de Calidad.
C. Manuales de Procesos.
D. Procedimientos, Manuales, Planes, Instructivos, Guías, Protocolos y Diagramas de flujo generales (modelación).
E. Formatos, Registros, Resultados, Datos, Archivos y otros.
CONTROL DE DOCUMENTOS
FLUJOGRAMA
INICIO
1
2
5
6
A
3
Procedimiento Control de Documentos
1. Identificar la necesidad de elaborar, actualizar ó eliminar un
documento de los Sistemas de Gestión.
2. Realizar el análisis previo: pertinencia y conveniencia de
elaboración, actualización ó eliminación; listado
MAGT04.03.14.12.P01.F06.
3.¿Se requiere eliminación del documento? Si es sí, sigue en la
actividad 6. Sino, continua.
4.¿Se requiere elaboración ó actualización del documento? Si no
requiere, entonces termina. Si lo requiere continua.
5.Elaborar borrador del documento nuevo o modificado conforme al
Instructivo Norma Fundamental MAGT04.03.14.12.P01.I01;
Propuesta de elaboración ó actualización de documentos de los
Sistemas de Gestión se presentara en el F15 ya sea nuevo o para
modificar. SP, Representante del ETG y LP.
6.Realizar solicitud de elaboración, actualización o eliminación del
documento, a través del Formato Solicitud de Elaboración,
modificación o Eliminación de Documentos de los Sistemas de
Gestión MAGT04.03.14.12.P01.F02.
4
No
Si 6
Fin
No
Si
7
8
10
A Procedimiento Control de Documentos
7. Enviar solicitud y propuesta a DAPM,
[email protected], con copia al Representante del
ETG de la Dependencia involucrada.
8. Realizar el análisis técnico de la solicitud e informe al Líder
de Gestión documental la decisión final.
MEDE01.05.02.18.P01. (Análisis transversal)
9. ¿La propuesta es viable?. Si no, se reformula; si es sí,
continua.
10. Enviar al Líder de Gestión Documental con copia al
Representante del ETG de la Dependencia involucrada, el
Formato Solicitud de Elaboración, modificación o eliminación
de Documentos de los Sistemas de Gestión
MAGT04.03.14.12.P01.F02. en la cual se evidencia la
decisión tomada por parte del DAPM.
11. Consolidar el estado de las solicitudes de elaboración,
modificación o eliminación de documentos
11
9 No
5
Si
B
15
12
13
15
A Procedimiento Control de Documentos
12. Conservar y custodiar los documentos enviados por DAPM.
13. Elaborar / ajustar ó modificar el documento de acuerdo con
cambios aprobados y conforme al Instructivo de Norma
Fundamental MAGT04.03.14.12.P01.I01. Si se aprueba una
eliminación, continua en la actividad 19.
14. Revisar el contenido del documento según cambios
aprobados por DAPM y conforme al Instructivo Norma
Fundamental MAGT04.03.14.12.P01.I01. ¿Es correcto?. Si
no, entonces regresa a la actividad 13. Si es sí, entonces
continua..
15. Gestionar las firmas de quienes elaboran y revisan el
documento, de acuerdo con lo establecido en el Instructivo
de Norma Fundamental MAGT04.03.14.12.P01.I01.
16. Hacer aprobar el documento por parte del Directivo
(Departamento, Dirección, Secretaría ó Asesoría)
responsable del proceso; Instructivo de Norma Fundamental
MAGT04.03.14.12.P01.I01. .
14 No
13
B
Si
16
Si
17
18
20
B Procedimiento Control de Documentos
17. Enviar al Líder de Gestión Documental el documento nuevo
o modificado, en medio magnético (pdf) y físico, a través de
correo electrónico y comunicación oficial respectivamente.
18. Revisar el documento aprobado: ¿cuenta con las firmas de
aprobación?. Si es sí, continua. Si no, se devuelven para la
firma.
19. Actualizar el Formato Listado General de Documentos
Internos y Externos del Sistema de Gestión de la Calidad
MAGT04.03.14.12.P01.F06 asignando o modificando (si lo
requiere) el nombre, el número de versión y código del
documento; si se elimina, colocar la palabra “Eliminado” en la
casilla Versión.
20. Incluir en el Formato Listado General de Documentos
Internos y Externos del Sistema de Gestión de la Calidad
MAGT04.03.14.12.P01.F06. datos de documentos externos.
21. Publicar en la red interna el Formato Listado General de
Documentos Internos y Externos del Sistema de Gestión de
la Calidad MAGT04.03.14.12.P01.F06, actualizado.
19
C
21
No 15
Si
22
23
25
C Procedimiento Control de Documentos
22. Ingresar el documento nuevo o modificado como
“Documento Controlado” en la red interna en formato PDF, y
en medio físico a la carpeta de documentos originales de los
Sistemas de Gestión, de acuerdo a lo establecido en el
Procedimiento de Control de Documentos.
23. Entregar las copias controladas en medio físico, de acuerdo
con lo establecido en el Procedimiento de Control de
Documentos.
24. Difundir los documentos a los involucrados en el mismo,
dejando el Acta de evidencia de la socialización.
25. Enviar copia del acta de reunión de socialización, al Líder de
Gestión Documental.
26. Conservar y custodiar el acta de la reunión de socialización
como evidencia de la difusión.
24
D
26
27
28
30
D Procedimiento Control de Documentos
27. Eliminar el documento obsoleto de la red interna, y guardar
el archivo original en medio magnético y físico por el tiempo
dispuesto en el Procedimiento de Control de Documentos, en
las carpetas física y magnética de Documentos Obsoletos. El
documento en medio físico y magnético deben marcarse con
la leyenda de "obsoleto" (tinta negra para ejemplares físicos).
28. Eliminar las copias en medio físico, del documento obsoleto,
de acuerdo con lo dispuesto en el Procedimiento de Control
de Documentos.
29. Realizar evaluación periódica de la ejecución de las
actividades.
30. Determinar actividades que necesiten de ajustes para
optimizar el Procedimiento Control de Documentos del
Sistema de Gestión de la Calidad en la Administración
Central Municipal.
31. Elaborar planes de mejoramiento.
29
FIN
31
PROGRAMA DE GESTION
DOCUMENTAL
AREAS DE RESPONSABILIDAD
VENTANILLA UNICA
CENTRO DE DOCUMENTACION
ARCHIVO CENTRAL O INACTIVO
DE GESTION
1) VENTANILLA UNICA 1) Recepcionar comunicaciones oficiales externas en el Sistema de Gestión
Documental ORFEO, adjudicando numero único consecutivo de radicación.
2)Tramitar la entrega de las comunicaciones oficiales a los diferentes
servidores públicos en los grupos de gestión internos el mismo día de su
recepción.
3)Establecer controles y reportar el no uso de normas e instructivos
archivísticos en las comunicaciones oficiales y la no aplicación del Manual de
Identidad Visual.
4) Aplicar control de conservación de la documentación oficial (tinta y papel).
5) Revisión a comunicaciones oficiales recibidas en cuanto a: urgencia,
competencia, anexos, destino, datos de origen, entidad remitente, dirección
de respuesta, asunto, firmas, tipos de soportes, copias.
6)Disponer las comunicaciones oficiales a través de internet y los aplicativos
de respuestas al peticionario ciudadano.
“…..EN LA VENTANILLA UNICA SE INICIA LA
GESTION DOCUMENTAL DE UNA ORGANIZACION
CENTRO DE
DOCUMENTACION
1. Diligenciar oficios para aplicación de normativa archivística en la
dependencia.
2. Participar mensualmente en las reuniones del Equipo técnico de Archivos
de la Alcaldía a fin de aplicar normativa archivística y regular actuación
archivística en las distintas dependencias.
3. Convocar según calendario a servidores públicos para el traslado
documental de archivos semiactivos e inactivos al Archivo Central con
formatos establecidos (FUID****).
4. Custodiar debidamente archivos y fondos documentales según normativa
archivística.
5. Preparar las TVD***.
6. Hacer cumplir las Tablas de Retención Documental (TRD**), en la
documentación oficial y sus procesos de Retención.
7. Valorar la documentación de fondos acumulados definiendo e identificando
valores fiscales, contables, administrativos, jurídicos, histórico.
8. Preparar la documentación para custodia con normativa archivística (cinta
falla, carpetas, cajas).
9) Capacitar de manera permanente al servidor publico en normas
archivísticas, patrimonio documental, digitalización de documentos,
conservación.
10)Dar respuesta a solicitudes de búsqueda documental para avalar la
certificación laboral de contratistas u otras diligencias de investigación o
diferentes actuaciones administrativas requeridas.
11)Preparar técnicamente la documentación archivística oficial para
digitalización o escaneo (Programa de Digitalización).
12)Participar en el Consejo Municipal de Archivos en su Comité Evaluador
de Documentos para estudiar, revisar y avalar las TRD ** presentadas al
Consejo Municipal de Archivos.
13)Realizar visitas institucionales para revisión de archivos, impartir
capacitación y revisión de aplicación de TRD y de traslados
documentales.
CENTRO DE
DOCUMENTACION
1) Custodiar los Archivos y el Patrimonio Documental de la Secretaria
de Salud acorde a normas archivísticas.
2) Preparar la documentación a fin de desarrollar procesos de
eliminación de documentación que hayan perdido valores
administrativos, jurídicos, legales, fiscales o contables , siguiendo
instrucciones del Comité de Archivos y el PGIR institucional.
3) Desarrollar bases de datos de documentos de archivo inactivos por
grupos de gestión institucional.
4) Señalizar los fondos documentales.
5) Levantar las TVD para su aprobación en el Consejo Municipal de
Archivos.
6) Preparar la documentación susceptible de ser digitalizada
(escaneada).
7) Aplicar tiempos de retención acorde a las TRD.
ARCHIVO CENTRAL O
INACTIVO DE GESTION
CONTROL DE REGISTROS
DIRECTRICES
CONTROL DE REGISTROS
• Identificación: Nombre y código; fácilmente
identificables.
• Almacenamiento y Protección: en carpetas
identificadas y en buenas condiciones; evitar
deterioro. Plan de Aseguramiento Archivístico.
• Recuperación de los registros: backup
periódico. Fácilmente recuperables.
• Tiempo de retención: Tabla de Retención
Documental.
IDENTIFICACIÓN: nombre y código; fácilmente identificables.
CONTROL DE REGISTROS
NOMBRE DE CARPETAS Y AZ SEGÚN SU TRD
ALMACENAMIENTO Y PROTECCIÓN: en carpetas identificadas y en buenas condiciones; evitar deterioro. plan de aseguramiento
archivístico.
CONTROL DE REGISTROS
EXPEDIENTES / SEÑALIZACIÓN / ORDENACIÓN = FACILITA BÚSQUEDA Y LOCALIZACIÓN
RECUPERACIÓN DE LOS REGISTROS: backup periódico, fácilmente recuperables, digitalización
CONTROL DE REGISTROS
ESCANEO/DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS. CONSERVACIÓN EN ARCHIVOS PDF O CDR
CONTROL DE REGISTROS • Tiempo de retención: Tabla de Retención
Documental.
• La TRD se aplica en cada grupo de gestión según
su propia producción documental, producto de su
línea de atención
La TRD se aplica a los documentos que genera cada grupo de gestión
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
La RETENCION se refiere al tiempo en el cual debe estar el documento en el archivo de gestión y cuanto tiempo debe permanecer en el archivo central
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
La DISPOSICION FINAL nos permite acciones de conservación, eliminación, digitalización o selección del documento.
En el PROCEDIMIENTO se determina que hacer
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL: el líder del proceso gestión documental, deberá realizar la disposición final de los
registros.
CONTROL DE REGISTROS
SELECCIÓN Y VALORACION DOCUMENTAL, CONSERVACION O ELIMINACION EN EL ARCHIVO DE GESTION Y EN EL CENTRAL
CONTROL DE REGISTROS
• Legibilidad de los registros:
–Tinta indeleble.
–Sin enmendaduras, ni tachones o
manchas.
–No utilizar corrector.
–Diligenciar todos los campos.
–Protección de hojas electrónicas.
DOCUMENTOS DE APOYO
• Instructivo para la Organización de los Archivos
de Gestión.
• Plan de Aseguramiento de Archivístico (Ley 594
DE 2.000)
• Instructivo de Caracterización de Procesos
MEDE01.05.02.18.P01.I01.
DOCUMENTOS DE APOYO
• Instructivo de Caracterización de
Procesos.
– Cómo comenzar a documentar un
procedimiento a través de los Formatos de
Caracterización. (por primera vez o por
modificación)
– Cuántos documentos se deben elaborar si
existen subprocesos.
FORMATOS DE CARACTERIZACIÓN
No. CÓDIGO DEL DOCUMENTO NOMBRE DEL DOCUMENTO
1 MEDE01.05.02.18.P01.F09 MODELACIÓN DEL PROCESOS
2 MEDE01.05.02.18.P01.F10 INTEGRACIÓN GRUPO DE TRABAJO MODELACIÓN
PROCESOS – ÁREA ORGANIZACIONAL
3 MEDE01.05.02.18.P01.F11 MODELACIÓN DEL SUBPROCESO
4 MEDE01.05.02.18.P01.F12 DETERMINACIÓN DE INSUMOS, PROVEEDORES -
PRODUCTOS, CLIENTES Y/O GRUPOS DE INTERÉS
5 MEDE01.05.02.18.P01.F13 TABLERO DE INDICADORES DE GESTIÓN
6 MEDE01.05.02.18.P01.F14 NORMOGRAMA
7 MEDE01.05.02.18.P01.F15 DISEÑO DE PROCEDIMIENTO
8 MEDE01.05.02.18.P01.F16 PLAN DE CONTROL
9 MEDE01.05.02.18.P01.F17 INFORMES GENERALES
10 MAGT04.03.14.12.P01.F01
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS Y
EXTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
11 MAGT04.03.14.12.P02.F01
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS INTERNOS Y
EXTERNOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA
CALIDAD
FORMATOS DE USO FRECUENTE EN
GESTION DOCUMENTAL
FORMATO FUID
FORMATOS DE USO FRECUENTE EN
GESTION DOCUMENTAL
FORMATO DE IDENTIFICACION DE
FONDO DOCUMENTAL INACTIVO
FORMATOS DE USO FRECUENTE EN
GESTION DOCUMENTAL
Formato de recibo de comunicaciones
oficiales a servidores públicos
RECONOCIMIENTOS Y LOGROS
2010-2011
CERTIFICACION DEL SENA EN TRES
NORMAS ARCHIVISTICAS
SEGUNDO PUESTO MEJOR EQUIPO
DE TRABAJO-ETA- ALCALDIA-
La poesía es la memoria de la vida y los archivos son su lengua
(Octavio Paz)
Un país sin archivo es un país sin memoria.
(AMGP)
La memoria documental de una Nación esta depositada en sus
Archivos que deben encontrarse debidamente Organizados y
Conservados, y son fiel testigo de una sociedad democrática y
organizada .
(CCA)
Los archivos no relumbran, pero son minas de oro.
(Ángeles Magdaleno)
GRACIAS !!!
