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Informe Pormenorizado de Control interno Noviembre 2017 – Febrero 2018

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de la Ley 1474 de 2011 - artículo No. 9, se elabora a partir del seguimiento a la gestión institucional durante el cuatrimestre Mayo - agosto 2017, siguiendo la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI – Decreto 943 de mayo 21 de 2014, decreto 1499 de 2017 el cual tiene como propósito aportar a la mejora permanente de la Entidad, especialmente con las recomendaciones, sobre los aspectos a mejorar.

1. MODULO DE CONTROL PLANEACION Y GESTION 1.1 Componente Talento Humano: 1.1.1- Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos. Se expidió la resolución No. 180 del 31 de marzo de 2017, para adoptar el código de ética y los valores corporativos. Se ha venido trabajando sobre la apropiación de cada valor, el código de ética fue aprobado en el 2008, fue participativo en el 2008 como resultado del taller para revisión de los protocolos éticos, no se pide ajustarlo sino apropiarlo. Durante las visitas de auditoria de seguimiento al plan anticorrupción y de atención al ciudadano se ha verificado el cumplimiento de las acciones proyectadas. Se ha venido realizando publicaciones en el correo y en la intranet mensajes del código de ética y los valores.

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1.1.2 Desarrollo del talento humano Plan Institucional de Capacitación. La Subdirección Administrativa y financiera a través de la Oficina de Talento Humano ha venido desarrollando la metodología definida por el Departamento Administrativo de la Función Pública y la Escuela Superior de Administración Pública, adoptando el Plan Institucional de Capacitación mediante resolución 122 del 17 de marzo de 2017, soportados en Proyectos de Aprendizaje en Equipo, para fortalecer las competencias funcionales y comportamentales de los funcionarios de la entidad, con el fin de mejorar el desempeño, el rendimiento y la productividad laboral coherente con las definiciones contenidas en la Misión, visión y Objetivos de la entidad. La Subdirección Administrativa y financiera, a través de la oficina de Talento Humano, cuenta actualmente con el Plan Institucional de Capacitación reglamentado mediante la resolución 122 del 17 de marzo de 2017. Al efectuar la verificación del Plan Institucional de Capacitación (PIC) se encuentra que para el año 2017 se establecieron los lineamientos para la consolidación del Plan a través de un diagnóstico de necesidades, así como el cronograma de Actividades para el proyecto de Aprendizaje por equipos (PAE), el cual se realizará para todos los niveles administrativos de la entidad, y será apoyado por facilitadores internos en una programación que va desde el mes de Agosto hasta el mes de septiembre de 2017 , y que a la fecha no se ha dado cumplimiento el 100%, como acción de mejora crear puntos de control para llegar a cumplir con lo programado. Según lo establecido en el Plan Institucional de Capacitación (PIC), se formula un solo proyecto de Aprendizaje transversal conformado por todos los funcionarios de la entidad, entendiéndose de Carrera Administrativa y de libre nombramiento y remoción, para lo cual se conformó un solo grupo de funcionarios. 1.1.2.1 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: Resolución 1111 del 27/03/2017

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Se recibió asesoría por parte de la ARL Positiva para evidenciar el avance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, donde se programaron una serie de actividades bajo un plan de Trabajo ARL Positiva- CORPOGUAVIO 2017; las cuales se deben presentar para verificación en cada visita que realizará el ente mes a mes durante todo el año, realizando el respectivo re-ajuste en el Plan de Trabajo, Plan de formación y capacitación del Sistema; y la creación de un plan de Mejora. Se actualizó el documento principal con las observaciones de la ARL y de conformidad al Decreto 1111 de 2017, que nos exige cumplimiento con una evaluación Inicial, plan de trabajo y plan de mejora entregado y validado de junio a agosto con la asesoría de la Administradora de Riesgos Laborales Positiva y con el cumplimiento según los estándares Mínimos. Las pausas activas están incluidas en el plan de bienestar social e incentivos, en la actualidad se socializa y se incentiva hacerlas en el puesto de trabajo mediante mensajes por la intranet y el correo así:

1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: 1.2.1 Planes, Programas y Proyectos El Plan de Acción 2017 publicado en la web, fue aprobado por el Comité Directivo en el mes de enero. Trimestralmente, los funcionarios líderes de los macroprocesos reportaron a la Oficina de Planeación el avance de dicho plan. A 31 de diciembre del 2017 presento el siguiente avance:

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El Plan Anual de Adquisiciones 2017 fue publicado tanto en la página web de la Entidad (http://www.corpoguavio.gov.co/contratacion/plan-de-adquisiciones/articleid/74/planes-de-adquisiciones) como en el SECOP. Se construyó con la participación de los funcionarios y contratistas de la Corporación el Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC). La Oficina de Control Interno efectuó tres seguimientos al Plan Anticorrupción y de Atención Ciudadana PAAC 2017, los cuales fueron publicados oportunamente en la página web.

Transición de SISTEDA-MECI a MIPG

Simplificar y racionalizar la labor de las entidades en la generación y presentación de planes, reportes e informes. Armonizar y articular las diferentes estrategias, políticas y planes orientados al cumplimiento de la misión y prioridades de Gobierno, proporcionando lineamientos para su implementación e inclusión en el ejercicio de la planeación sectorial e institucional, tanto cuatrienal como anual. Es una herramienta para una mejor manera de hacer y no más cosas por hacer en términos de: Tiempo: Reduce planes, reportes, procedimientos, comités y comisiones

GESTIÓN PRODUCTO GESTIÓN PRODUCTO GESTIÓN PRODUCTO GESTIÓN PRODUCTO

Desarrollo de Procesos para la

Planificación y Regulación Ambiental73.03% 52.50%

Asistencia y orientaciòn a los procesos

de planificación territorial 86.23% 52.00%

Fortalecimiento de buenas prácticas

productivas y negocios verdes 82.80% 41.50%

Sameamiento Basico Ambiental 85.15% 56.60%

Conservación y Restauración 74.42% 35.10%

Tejido Interinstitucional para la

Gobernanza del Territorio98.82% 85.60%

Comprometidos con la Educación para

Construir un Ambiente de Paz98.82% 85.60%

Fortalecimiento para el Buen

Gobierno 97.31% 84.30%

Mejoramiento de la Gestión

Institucional97.31% 84.30%

Fortalecer la Gobernabilidad

Ambiental82.51% 78.27%

Fortalecimiento de la Gobernabilidad

Ambiental82.51% 78.27%

AVANCE GESTIÓN

LÍNEA ESTRATÉGICA 3:

FORTALECIMIENTO DEL DESEMPEÑO

INSTITUCIONAL EL BUEN GOBIERNO Y LA

GOBERNANZA DE Y CON LOS ACTORES

REGIONALES

91.85% 82.28%

Sostenibilidad Ambiental del

Territorio79.15% 40.84%

LÍNEA ESTRATÉGICA 2: .ACCIONES DE

CONSERVACIÓN EN EL TERRITORIO Y

PROMOCIÓN DE LA SOSTENIBILIDAD DE

PROCESOS PRODUCTIVOS Y

79.15% 40.84%

Ordenamiento Ambiental del

Territorio78.31% 52.30%

LÍNEA ESTRATÉGICA 1:

FORTALECIMIENTO DE LA

PLANIFICACIÓN, REGULACIÓN Y EL

ORDENAMIENTO AMBIENTAL EN LA

78.31% 52.30%

PROYECTOAVANCE GESTIÓN

"C

orp

og

ua

vio

Viv

e s

u N

atu

ra

leza

"

82.71% 56.71%

PACAVANCE

LÍNEA ESTRATÉGICAAVANCE GESTIÓN

PROGRAMA

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Sencillez: Adopta un solo instrumento de reporte (FURAG II) que permite evaluar y mejorar la gestión Adaptabilidad Reconoce las particularidades, capacidad y necesidades de las entidades nacionales y territoriales Resultados: Garantiza derechos, soluciona problemas y atiende necesidades ciudadanos Integralidad: Promueve la articulación de las políticas y de la planeación y la gestión institucional Orientación: Guía la toma de decisiones de políticas y la gestión institucional hacia metas estratégicas y cumplimiento de objetivos al servicio de los ciudadanos. Dado que el cambio al nuevo modelo se realizó a partir del 11 de septiembre de 2017, la Gerencia del SIGYCO adelantó y se aplicó 15 herramientas autodiagnósticos que determina el estado de avance y desarrollo que se lleva en las 16 políticas de las 7 dimensiones del MIPG obteniendo los resultados que se presentan a continuación:

Está pendiente de aplicar el autodiagnóstico de defensa Jurídica Se adopto el Modelo integrado de planeación y control mediante resolución que se encuentra en revisión para su respectiva legalización. Se creo los comités de gestión y desempeño institucional mediante resolución que se encuentra en revisión para su respectiva legalización. Comité Institucional de coordinación del sistema de control interno con la resolución que se encuentra en revisión para su respectiva legalización.

Para vigencia 2018, Planeación Institucional realiza gestión mediante la formulación del direccionamiento estratégico, así como planes, programas y proyectos que definen el rumbo institucional en el corto plazo como fueron el plan

AUTODIAGNÓSTICO DE GESTIÓN ESTRATÉGICA DE TALENTO HUMANO 59.6

AUTODIAGNÓSTICO DE GESTIÓN CÓDIGO DE INTEGRIDAD 1

AUTODIAGNÓSTICO DE GESTIÓN POLÍTICA DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN 87.1

AUTODIAGNÓSTICO DE GESTIÓN PLAN ANTICORRUPCIÓN 70

AUTODIAGNÓSTICO GESTIÓN PRESUPUESTAL 84.9

AUTODIAGNÓSTICO DE GESTIÓN POLÍTICA DE GOBIERNO DIGITAL 32.6

AUTODIAGNÓSTICO DE SERVICIO AL CIUDADANO 65.7

AUTODIAGNÓSTICO DE GESTIÓN TRÁMITES 54.5

AUTODIAGNÓSTICO DE GESTIÓN POLÍTICA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA 46.4

AUTODIAGNÓSTICO GESTIÓN DE LA RENDICIÓN DE CUENTAS 99.2

AUTODIAGNÓSTICO POLÍTICA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO INSTITUCIONAL 70.17

AUTODIAGNÓSTICO POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 93.4

AUTODIAGNÓSTICO DE GESTIÓN POLÍTICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN 72.8

AUTODIAGNÓSTICO GESTIÓN POLÍTICA DE CONTROL INTERNO 77.1

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de acción, el plan de adquisiciones los planes operativos y la reingeniería del sistema contable para ejecutar el presupuesto por fuentes de recursos tanto en los ingresos como en los gastos. En cuanto al programa de contabilidad se realizó los ajuste y depuraciones necesarios para la migración a las normas NIIF entidades de gobierno y se determinaron los saldos iniciales para la vigencia 2018 bajo el nuevo marco normativo resolución 533 del 8 octubre de 2015 y el instructivo 002 del 2015.

1.2.2 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS

Mapa de operación por procesos que permite visualizar todos los procesos que existen en la Corporación y su interrelación entre ellos. Se encuentra en el SIGYCO, además cuenta con las caracterizaciones de cada proceso llevado a cabo como parte del SGC. La entidad actualizó su mapa de procesos resolución 417 de 14 de junio de 2017 Esta representación gráfica permite visualizar los 10 macroprocesos y 24 procesos que existen en la entidad y sus interacciones. Los macroprocesos estratégicos incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos y provisión de comunicación, aseguramiento de disponibilidad de los recursos necesarios y revisiones por la dirección. En los macroprocesos misionales se encuentran los que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. Los macroprocesos de apoyo incluyen aquellos que proveen los recursos necesarios para el funcionamiento de los demás macroprocesos. Los de evaluación que miden y monitorean los demás macroprocesos con el fin de obtener información que permita analizar y mejorar la eficiencia y eficacia. 1.2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL La estructura organizacional, se encuentra en el SIGYCO, llegando hasta el nivel de subdirecciones, siendo esta NO flexible, ya que para que permita trabajar por procesos, donde se identifiquen niveles de responsabilidad y autoridad, la entidad ha adoptado, creando físicamente diferentes oficinas con líderes a cargo de dichas funciones, entre otras oficinas de contratación, oficina de atención al usuario, oficina de riesgo y cambio climático, oficina de control y vigilancia, área de recursos humanos, presupuesto, contabilidad, almacén centro de documentación… 1.2.4 INDICADORES DE GESTIÓN Desde direccionamiento se establecieron las pautas y parámetros, a través de los cuales, se diseñaron Indicadores de Gestión para los diferentes procesos y el plan

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de acción, partiendo de la estrategia definida, orientada a garantizar el cumplimiento de las metas organizacionales. El cumplimiento de los indicadores por proceso de manera porcentual es el siguiente:

1.2.5 POLÍTICAS DE OPERACIÓN

PROCESO % TOTAL INDICADOR

Planificación estratégica 86%

Tecnología de la Información y las Comunicaciones TICs 52%

Gerencia del Sistema Integrado de Gestión y Control -

SIGYCO78%

Gestión de Recursos 74%

Gestión de la Información y las comunicaciones 88%

Identificación y Administración del Sistema Natural 52%

Ordenación de cuencas hidrograficas 56%

Concertación Ambiental en el Ordenamiento Territorial 29%

Gestión del Riesgo y Cambio climático. 78%

Seguimiento Ambiental 81%

Control y Vigilancia Ambiental 100%

Educación y participación ciudadana en la gestión ambiental 88%

Gestión Humana 79%

Gestión Documental 46%

Gestión de Apoyo logístico 93%

Gestión Presupuestal 42%

Evaluación Independiente 78%

Gestión Contable y Financiera 34%

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Cada uno de los procesos tiene construidas las políticas de operación con el propósito demarcar los lineamientos generales y específicos sobre los cuales debe desarrollarse la actividad misional de cada proceso y la entidad como un todo. Los líderes responsables de la información realizaron el reporte trimestral al Sistema Integrado de Gestión y Control – SIGYCO, quien a su vez consolidó la información a septiembre 30 de 2017 y se reportó a la Oficina de Control Interno. 1.2.6 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 1.2.6.1La política de Administración del Riesgo Se adopta y se reglamenta la política de administración del riesgo mediante resolución 051 del 2 de febrero del 2017 que derogo la 850 del 23 de diciembre del 2014 que se encuentra publicada en el sistema de SIGYCO. 1.2.6.2 Identificación del Riesgo La identificación del riesgo se hizo determinando las causas, con base en los factores internos y/o externos analizados para la Corporación, y que pueden afectar el logro de los objetivos por cada uno de los líderes de los procesos. Es la forma para que todos los servidores de la entidad conozcan y visualicen los riesgos de sus procesos a través de la utilización del formato de identificación de riesgos el cual permite hacer un inventario de los mismos, definiendo las causas con base en los factores de riesgo internos y externos presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos (consecuencias). 1.2.6.3 Análisis y valoración del riesgo. Los lideres de los procesos realizan monitoreo a la matriz de riesgos cuatrimestral donde hace el análisis y valoración del riesgo y como producto de las auditorías internas se han creado hallazgos y que con la construcción de los planes de mejoramiento se ha generado fortalecimiento y la mejora continua de los procesos. Y con el objetivo de establecer prioridades para su manejo y para la fijación de políticas. Para adelantar esta etapa se hace necesario tener claridad sobre los puntos de control existentes en los diferentes procesos, los cuales permiten obtener información para efectos de tomar decisiones. De acuerdo al Informe de Auditoria realizado por la Oficina de Control Interno, en comité coordinador de control interno de noviembre de 30 de 2017 se expusieron los

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riesgos institucionales y los riesgos materializados de cada proceso, así las cosas dicho comité determino compromisos para corregir anomalías encontradas. En acuerdo con la alta dirección se determina trasladar las fechas de cumplimiento de los compromisos para 2018. La evaluación de los riesgos identificados en 2017 será evaluada en febrero de 2018 por los representantes de los procesos acorde con la revisión anual determinada en el procedimiento. 1.2.6.4 Monitoreo y revisión. El monitoreo es esencial para asegurar que las acciones se están llevando a cabo y evaluar la eficiencia en su implementación adelantando revisiones sobre la marcha para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas. Para esta actividad se creó una herramienta dentro de la misma matriz de riesgo de autocontrol que está a cargo de los responsables de los procesos para realizar un análisis más concienzudo de las variables y de sus resultados y estos pueden llevar a cambios como la identificación de nuevos riesgos o riesgos identificados que no tienen razón de ser. A través del Rol de Asesoría y Acompañamiento la Oficina de Control Interno con sus funcionarios brindó apoyo a cada uno de los líderes de los procesos en la Identificación de los riesgos y controles, con el propósito de efectuar oportunamente las acciones tendientes a mitigar dichos riesgos. Con relación al tema, la Oficina de Control Interno realizó seguimiento y evaluación de los mapas de riesgo de los veinticuatro (24) procesos, con el fin de verificar la efectividad y eficacia de los controles y si éstos están bien identificados para evitar la materialización de los Riesgos. Dentro del proceso de evaluación y seguimiento se pudo establecer que la entidad a través de sus líderes de procesos identificó la totalidad de ciento catorce (114) Riesgos, de los cuales 83 Riesgos son de gestión y 31 son de Riesgos Corrupción.

2. EVALUACION Y SEGUIMIENTO

2.1 AUDITORIAS

La Oficina de Control Interno dentro de su Rol de Evaluación Independiente elaboró el Programa Anual de auditorías aprobado mediante Acta de Comité de control Interno el 18 de Enero de 2017 con un total de 112 Auditorias y Actividades para desarrollarse dentro de la vigencia. Dentro de dicho programa de incluyeron tanto Informes de Auditorías (50) e Informes de Ley (62) de los cuales se ejecutó el 95% del total de lo programado.

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Dentro de las Auditorías Internas de Calidad se evaluaron la totalidad de los procesos de la entidad, dando alcance al programa donde no solo se realizó evaluación y seguimiento a las no conformidades, acciones correctivas y preventivas, sino que también se verificó el cumplimiento de los requisitos del Sistema Integrado de Gestión y Control – SIGYCO. En estos seguimientos se verificó y validó el cumplimiento normativo de los objetivos y metas, así como la eficiencia, eficacia y/o efectividad de los procesos y de la ejecución de los recursos, entre otros, y se formularon las recomendaciones de mejora procedentes. 2.2 Plan de Mejoramiento Institucional

Como resultado de las auditorias y seguimientos realizadas por la Oficina de Control Interno se recomendó la Formulación de Planes de Mejoramiento a los procesos de Contratación, Atención al Ciudadano, Apoyo logístico y Gestión Contable y Financiera, con el fin de subsanar las debilidades o no conformidades evidenciadas, de los se formularon cuatro (4) planes correspondientes a: Contratación, Plan Anual de Adquisiciones, Caja Menor y Acuerdos de Servicios los cuales se encuentran en ejecución. La Oficina de Control Interno desarrollo el Programa Anual de Auditorías formulado para la vigencia 2017, de acuerdo a los tiempos establecidos y con el personal contratado por la entidad para el desarrollo del mismo. De esta actividad la Oficina ha formulado las diferentes recomendaciones como propuesta de mejora, así como ha solicitado la formulación de Planes de mejoramiento a los siguientes Procesos:

PROCESO FORMULADO ACCIONES

SI NO CANTIDAD EJECUTADAS EN

DESARROLLO

Contratación X 4 4

Contratación (Plan Anual de Adquisiciones)

X 3 3

Apoyo Logístico (Caja Menor)

X 2 1 1

Atención al usuario (Producto no conforme)

X 3 3

Con relación al proceso de Gestión Contable y Financiera aún está pendiente de formular su plan de mejoramiento y de tomar las acciones correctivas y preventivas que correspondan, en relación con las no conformidades y observaciones evidenciadas en desarrollo de la auditoría interna.

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Dentro del proceso de la Auditoría Interna Integral realizada entre el 9 y 10 de Noviembre a los veinticuatro (24) procesos, donde participó la Oficina de Control Interno se encontraron 18 Hallazgos de los cuales los líderes de los procesos formularon el plan de mejoramiento junto con el auditor externo y la oficina de Control Interno y se encuentra en ejecución. Efectividad de Plan de Mejoramiento Auditoria interna 2016 - Nivel de Recurrencia Conforme a lo establecido en la metodología y de acuerdo a la tabla de efectividad de las acciones se realizó la comparación con respecto a la auditoría Interna Integral realizada en la vigencia 2016, con respecto a la Auditoría de Icontec del año 2017, realizada durante los días 9 y 10 de noviembre a los 24 procesos, se pudo establecer un nivel de recurrencia ponderada del 3.2, como se aprecia a continuación:

Criterios de Efectividad de las Acciones VALORACION

PARCIAL VALORACION PONDERADA

Cumplimiento de los tiempos 5.0 5.0

Cumplimiento total de actividades 4.8 4.8

Registro de Evidencias 4.7 4.7

Evidencias Satisfactorias 4.7 4.7

Recurrencia 3.2 3.2

RESULTADO MEDICION EFECTIVIDAD TOTAL DE ACCIONES 4.48 4.48

De acuerdo con la medición de efectividad del total de las acciones el valor ponderado quedo en 4.48 ya que el cumplimiento total de las actividades, registro de evidencias, evidencias satisfactorias no ha llegado a su máximo nivel ya que los Mecanismos de control de planificación de actividades de autocontrol, autogestión y otros adoptados en el SIGYCO (Hallazgo 7) no se ha socializado por los líderes de cada proceso; con el fin de asegurar la implementación eficaz Plan de Mejoramiento de la contraloría general de la República

Conforme a la Auditoría de Cumplimiento realizada a la vigencia 2016 donde se evalúa la Contratación de la entidad, en la Etapa Precontractual, Contractual y Post-contractual conforme a la normatividad, la entidad Auditora solicitó la Formulación del Plan de Mejoramiento, el cual fue Formulado por los líderes Responsables y reportado a la Contraloría General de la República el 13/12/2017, donde se generaron cuarenta y un (41) Acciones con sus respectivas actividades. Es de

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aclarar que estas acciones corresponden a veinte (20) Hallazgos de la vigencia 2016 y Nueve (9) Hallazgos no cerrados del Plan de Mejoramiento vigencia 2015. De la misma manera se formuló del Plan de Mejoramiento correspondiente a la Auditoría de Cumplimiento con relación a las Transferencias del Sector Eléctrico, donde se generaron cuatro (4) Hallazgos y nueve (9) y se encuentra en ejecución. Igualmente la oficina de Control interno realizó seguimiento al Plan de Mejoramiento de la Vigencia 2015, el cual se cierra a 31 de Diciembre de 2017 con un total de ochenta (80) acciones. Los diferentes líderes responsables de realizar el monitoreo han venido cumpliendo con las actividades programadas dentro del documento, para lo cual la Oficina de Control Interno ha venido apoyando el proceso de monitoreo y soportes para lograr la efectividad de las acciones a cumplir. ASESORIA Y ACOMPAÑAMIENTO

En desarrollo al rol de acompañamiento y asesoría, durante la vigencia 2017, la Oficina de Control Interno adelantó las siguientes actividades:

• En su calidad de Secretaría Técnica del Comité de Coordinación de Control

Interno, la Oficina coordinó la realización de las sesiones Cuatrimestrales de dicho

Comité, en las cuales se presentaron los resultados de la gestión desarrollada por

la Oficina en la vigencia, así como el desarrollo del programa de auditoría.

• Se participó activamente en los diferentes Comités Directivos. .

• Se prestó asesoría y acompañamiento permanente, por parte de los integrantes

del equipo de Control Interno, a los diferentes procesos de la Entidad y a la Alta

Dirección.

• Se brindó apoyo a los líderes de los procesos en la formulación del Mapa de

Riesgos, así como del seguimiento y monitoreo del mismo.

FOMENTO DE LA CULTURA DEL AUTOCONTROL

La Oficina de Control Interno como lo establece uno de sus Roles, elaboró la estrategia de Cultura del Autocontrol la cual fue divulgada a cada uno de los funcionarios de la entidad, donde se programaron las actividades a realizar durante la vigencia de 2017. Como resultado de ello se realizó seguimiento a la misma durante el periodo generando dos (2) Informes con el fin de verificar las acciones planificadas y ejecutadas, tales como: La publicación de cuatro (4) boletines relacionados con temas propios de la entidad, la Realización de un taller didáctico a los líderes de los procesos con una participación de 14 líderes, donde el tema central fue conocimientos generales enfocados hacia el Autocontrol Como resultado de dicho seguimiento se generaron recomendaciones encaminadas a fortalecer el estado actual de la cultura de Autoevaluación y de Autocontrol a los directivos, funcionarios y contratistas como un mecanismo de verificación y evaluación periódica que permite a cada responsable de proceso y sus servidores

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públicos medir la efectividad de sus controles y los resultados de la gestión en tiempo real, con el fin de tomar las medidas correctivas que sean necesarias, ya que el Autocontrol es un asunto de todos y permite a los servidores de todos los niveles, la participación en la evaluación del control interno, en la evaluación de los riesgos, en desarrollar planes de acción para abordar las debilidades identificadas y en la evaluación del logro de los objetivos estratégicos. La autoevaluación es una herramienta complementaria al autocontrol (capacidad que tiene cada servidor público para detectar las desviaciones en su trabajo y realizar los correctivos necesarios) siendo un instrumento básico para la mejora continua de la entidad. Así mismo la Oficina de Control Interno dentro de su Rol de asesoría, recomendó establecer dentro de la Matriz de Riesgos de la entidad un formato de Autocontrol orientado a mejorar la herramienta y apoyar a los líderes de los procesos en la Formulación del Autocontrol como método de autoevaluación. RELACION CON ENTES EXTERNOS

Acorde con la normatividad la Oficina de Control Interno es un componente dinamizador del Sistema de Control Interno, esta oficina ha facilitado los diferentes requerimientos de Control Externo y la coordinación de los informes de la entidad, verificándose así el Rol de articular al interior y exterior de la entidad el flujo de información con los entes externos. Durante la vigencia 2017, la Oficina realizó la articulación con las diferentes dependencias de todas y cada una de los requerimientos presentados por Entes Externos, tales como: Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Fiscalía General de la Nación, Congreso de la República, Contaduría General de la Nación y demás entidades del Estado que solicitaron información relacionada con la actividad de la entidad. Así mismo dentro del Rol de relación con Entes Externos, la oficina dando cumplimiento a las normas vigentes cumplió con todos los informes de Ley que deben presentarse durante la vigencia, tales como:

• Informes pormenorizados de Control Interno

• Informe Control Interno Contable, a la Contaduría General de la Nación

• Informe Cuenta Anual Consolidada para la Contraloría General de la Republica a través del Sistema SIRECI.

• Informe de FURAG

• Informes de Avance y Formulación de Planes de Mejoramiento ante la Contraloría General de la República

• Informe para el fenecimiento de la Cuenta General del presupuesto y del Tesoro, para la Cámara de Representantes.

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• Informe e-Kogui enviado a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

• Informes de Derechos de Autor – Software

• Informe de Contratación para la Contraloría General de la República, a través del Sistema SIRECI

• Informe Mensualizado y Trimestral de Regalías para la Contraloría General de la República, a través del Sistema SIRECI.

3. EJE TRANSVERSAL – INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Con el fin de brindar un mejor servicio a los usuarios y/o clientes de la Corporación Autónoma Regional del Guavio, la entidad a través de sus diferentes procesos, ha venido mejorando la calidad de sus servicios a través de:

• La optimización de la página Web como medio de comunicación e información a la comunidad y grupos de interés sobre los temas relevantes y servicios prestados por la corporación.

• Dentro del proceso de contratación, el uso de la herramienta para modelar indicadores financieros de la Cámara Colombiana de Infraestructura porque permite conocer las condiciones de algunas empresas frente a los requisitos financieros y organizaciones exigidos por las entidades estatales facilitando la labor de contratación.

• En la página Web de la Corporación

• Se está implementando una APP, denominado GUAVIO ALERTA, con el fin de que el usuario esté informado y/o reporte temas relacionados con situaciones de riesgo que se puedan estar presentando en la región.

• Lanzamiento del Visor Geográfico de Corpoguavio.

• Mejoramiento de la estructura física y tecnológica de la entidad. 200-12-04-512 Rediseño Organizacional

• Reducción en el trámite de pagos de los contratos ejecutados por los diferentes contratistas de la entidad. En la planeación se realizó el plan estratégico de medios 2017 y su ejecución a 31 de diciembre de 2017 fue la siguiente:

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Conclusiones La Oficina de Control Interno determinó que de acuerdo a los resultados presentados en el informe final de la auditoría al Sistema Integrado de Gestión y Control-SIGYCO,

META PLAN 2016 -

2019INDICADOR ACTIVIDADES SEGUIMIENTO Programados Ejecutados

Avance

diciembre 31

de 2017

OBSERVACIONES

Formular estrategias

de comunicación de

acuerdo a los

segmentos

poblacionales

Número de

estrategias de

comunicación

formuladas

Elaboración Documento de

formulación de las

estrategias

Plan estratégico de Comunicación 1 1 100%

Programas de radio

Producción y realización de los programas de

radio, emisoras comunitarias y privadas

Farrallones stereo 106,4, Ubalá FM 107,8 y

Chingaza FM 106,4.

39 30 77%

La ejecución del contrato termina

en la vigencia 2018

Divulgacion redes sociales

Elaboración, publicación y actualización de

las redes sociales

1500 1700 113%

Con corte a diciembre 31 en

facebook se alcanzaron 61.248

personas, se reprodujeron 5.621

veces videos institucionales, y las

interacciones con las

publicaciones fue de 12.345 veces.

En Twitter 177 tweets publicados

120 K con impresiones de los

tweets, 5.141 visitas del perfil, y

287 nuevos seguidores. usuarios

con visita a la pagina web 37.500.

A diciembre se supero la meta en

un 13%

Pagina web

elaboración, publicación y actualización de la

información en la pagina Web, boletines.250 284 100%

Corpoguavio Vive su

Naturaleza y

Acompañamiento a eventos

donde tenga participacion la

entidad

Implementadas Medina y Gachetá que

faltaban

Se han distribuido piezas publicitarias con

diferentes motivos ambientales e imagen

institucional (cuadernos, calendarios

planeadores, sombrillas, mugs, bolsas de

cambre, tarjetas USB, esferos, afiches y

plagables) con el fin de : Posicionar la marca

e imagen de la entidad.

Participación y manejo de imagen institucional

en yincanas ambientales, audiencias, festival,

consejos directivos, ferias ambientales,

semana cultural, fechas mas importantes de

1 1 100%

ANEXO PLAN ESTRATEGICO DE MEDIOS 2017

ACTIVIDADES FORMULADAS PLAN ESTRATEGICO DE COMUNICACIONES

Número de

estrategias

formuladas e

implementadas

1

Diariamente se envian comunicaciones

educativas internas a través del correo

corporativo de sensiblización y fortalecimiento

de la identidad institucional (en temas

ambientales, educativos, cientificos y ludicos

de interes general)

Campañas de

sensiblización y

fortalecimiento de identidad

corporativa

Publicaciones

Publicaciones en medio masivos de

comunicación (periodico voces regionales y

nueva región)75%12

Formular e implentar

estrategias de

fortalecimiento de la

imagen institucional.

La ejecución del contrato termina

en la vigencia 2018

Elaborar campañas

de comunicación,

divulgación y

sensibilización

Número de

campañas de

comunicación y

diviulgación

elaboradas

Elaboracion de campañas

divulgativas

Se realizan campañas de fortalecimiento

institucional emprendidas por la entidad en los

8 municipios de la jurisdicción, de manera

digital o audiovisual según sea el caso y el

medio más eficiente.

Algunas de ellas han sido: Sitios de

importacia ambiental de la jurisdicción; El

ejemplo comienza en casa (manejo de

residuos); Día Mundial del Medio Ambiente;

Arriesgate a estar seguro; reciclaje; Unidos

podemos conservar la fauna de nuestro

territorio; especies invasoras; yo protejo el

agua; pilas con las pilas, entre otras.

500 100%

100%

500

16

1

16 GA-GD-FT-CI

V-03 / 01.08.17

concluye que el Sistema Integrado de Gestión y Control es adecuado y conveniente con los requisitos de las normas auditadas. Sin embargo, para demostrar que se sigue implementando y manteniendo el sistema de manera eficaz es necesario que se adelante el respectivo Plan de Mejoramiento para realizar las actividades a mejorar de las no conformidades reportadas. Cumpliendo con la adopción del PIC, PAE, programas de inducción y reinducción y actualización de hojas de vida, pero es necesario establecer puntos de control para ejecutar el 100% las actividades programadas dentro del PIC y PAE. Trabajar desde el direccionamiento estratégico el cumplimiento del 100% de las actividades programadas.

Implementar acciones derivadas de la encuesta de valoración del ambiente laboral.

Desde el direccionamiento estratégico se debe tener como liniamiento: Las acciones de mejora deberá mantener el control de procesos y el seguimiento a las estrategias definidas, los responsables de los procesos contarán con información valiosa para establecer los planes de mejora que permitan solucionar las fallas de calidad detectadas. La formulación del plan de mejoramiento deberá responder a la detección de las causas fundamentales de los principales problemas de calidad detectados, para lo cual se deberán aplicar las herramientas que permitan neutralizar y bloquear lo que no permite lograr los resultados deseados. Acorde con lo anterior, se sugiere utilizar métodos. Análisis de la Causa Raíz entre otros. Así mismo se debe realizar un autocontrol ´para el análisis del comportamiento de todos los indicadores reportados. Continuar con la directriz de evaluar y ajustar los mapas de riesgos con el fin de tomar a tiempo los correctivos necesarios para minimizar los efectos en la gestión de futuros en los procesos. Continuando la implementación de MIPG asignar responsabilidades a las tres líneas defensa del MECI Fortaleciendo el ambiente de control a partir del desarrollo de las otras dimensiones de MIPG asegurando un ambiente de Control.

ORIGINAL FIRMADO ROSA JULIETH TORRES SARMIENTO

Jefe de Control Interno