Planeacion Estrategica y Documentacion Del Sistema de Gestion en Control y Seguridad Basc en Extrene...

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PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE

GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC EN EXTRENE EXPORTACIONES

DANIELA HURTADO GUTIÉRREZ

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE PRÁCTICAS ACADÉMICAS PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

PEREIRA 2012

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INFORME FINAL DE LA PRÁCTICA PROFESIONAL

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA Y DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC EN EXTRENE

EXPORTACIONES

DANIELA HURTADO GUTIÉRREZ

TUTOR Susana Casas Medina

Directora Regional BASC

UNIVERSIDAD CATÓLICA DE PEREIRA FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS

DEPARTAMENTO DE PRÁCTICAS ACADÉMICAS PROGRAMA DE NEGOCIOS INTERNACIONALES

PEREIRA 2012

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AGRADECIMIENTOS

Quiero agradecerle principalmente a mi familia que me ha apoyado en todo este tiempo de estudio, que con su esfuerzo y dedicación saque adelante una carrera que hoy en día estoy implementando en una empresa, gracias a ellos hoy soy lo que soy porque siempre creyeron en mi como profesional. Quiero agradecerle a mi tutora Susana casas que siempre me orientó y me facilitó todo el conocimiento para llevar a cabo este proyecto y poder cumplir con todos los objetivos que se pretendían con el trabajo. Adicionalmente quiero agradecerle a mi equipo de trabajo por brindarme una gran acogida en la empresa, por enseñarme todo lo que me faltaba por conocer y aprender; y hacer de esta practica una experiencia enriquecedora y exitosa para crecer como profesional.

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TABLA DE CONTENIDO

AGRADECIMIENTOS........................................................................................................ 3

LISTA DE ILUSTRACIONES............................................................................................ 6

LISTA DE APENDICES...................................................................................................... 7

LISTA DE ANEXOS ............................................................................................................ 8

RESUMEN ............................................................................................................................ 9

ABSTRACT .......................................................................................................................... 9

INTRODUCCION .............................................................................................................. 10

1. PRESENTACION DEL SITIO DE TRABAJO .......................................................... 11

1.1 RESEÑA HISTORICA ................................................................................................ 11

1.2 MISION ......................................................................................................................... 11

1.3 VISION .......................................................................................................................... 11

1.4 POLITICA .................................................................................................................... 12

1.5 VALORES CORPORATIVOS ................................................................................... 12

1.6 SERVICIOS QUE PRESTA ........................................................................................ 12

1.7 NUMERO DE EMPLEADOS ..................................................................................... 13

2. DIAGNOSTICO DEL AREA DE INTERVENCION ................................................. 14

3. EJE DE INTERVENCION ............................................................................................ 16

4. JUSTIFICACION DEL EJE DE INTERVENCION .................................................. 17

5. OBJETIVOS ................................................................................................................... 18

5.1 OBJETIVO GENERAL ............................................................................................... 18

5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS ...................................................................................... 18

6. MARCO TEORICO ....................................................................................................... 19

6.1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA ............................................................................... 19

6.2 ¿QUÉ ES BASC? .......................................................................................................... 19

6.3 C-TPAT (Customs Trade Partnership Against Terrorism) ......................................... 19

6.4 BASC Y C-TPAT .......................................................................................................... 20

6.5 SISTEMA DE GESTIÓN ............................................................................................ 20

6.6 SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC (SGCS) .......... 21

6.7 DOCUMENTACIÓN ................................................................................................... 21

6.8 NORMA BASC ............................................................................................................. 22

6.9 OMA (Organización Mundial de Aduanas) ............................................................... 22

6.10 ESTÁNDARES BASC ................................................................................................ 22

6.11 NO CONFORMIDAD ................................................................................................ 23

6.12 AUDITORIA ............................................................................................................... 23

6.13 EQUIPO AUDITOR................................................................................................... 23

6.14 AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD .......................... 23

6.15 GESTIÓN EN SEGURIDAD .................................................................................... 23

6.16 GESTIÓN DEL RIESGO .......................................................................................... 23

6.17 CONTROL .................................................................................................................. 23

6.18 REVISIÓN INICIAL ................................................................................................. 24

6.19 CERTIFICACIÓN ..................................................................................................... 24

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6.20 MISIÓN ....................................................................................................................... 24

6.21 VISIÓN ........................................................................................................................ 24

6.22 POLÍTICA DE SEGURIDAD ................................................................................... 24

6.23 PROCESO ................................................................................................................... 25

6.24 PROCEDIMIENTO ................................................................................................... 25

6.25 MAPA DE PROCESOS ............................................................................................. 25

7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ........................................................................ 26

8. PRESENTACIÓN Y ANALISIS DE RESULTADOS ................................................ 27

9. MANUAL DE SEGURIDAD ......................................................................................... 29

MANUAL DE SEGURIDAD ............................................................................................. 29

9.1 RESEÑA HISTÓRICA ................................................................................................ 29

9.2 DESCRIPCION GENERAL ....................................................................................... 30

9.3 ORGANIGRAMA EXTRENE EXPORTACIONES ................................................ 31

9.4 OBJETIVO.................................................................................................................... 32

9.5 ALCANSE ..................................................................................................................... 32

9.6 RESPONSABLE ........................................................................................................... 32

9.7 MISIÓN ......................................................................................................................... 32

9.8 VISIÓN .......................................................................................................................... 32

9.9 POLÍTICA .................................................................................................................... 32

9.10 VALORES CORPORATIVOS ................................................................................. 33

9.11 OBJETIVOS ............................................................................................................... 33

9.12 EXCLUSIONES.......................................................................................................... 35

9.13 MAPA DE PROCESOS ............................................................................................. 37

9.14 CARACTERIZACION DE PROCESOS ................................................................. 38

9.15 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS .......................................................... 61

10. CONCLUSIONES ........................................................................................................ 66

11. RECOMENDACIONES .............................................................................................. 67

12. REFERENCIAS............................................................................................................ 68

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LISTA DE ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Tabla 1: Resultado de la revisión inicial ................................................. 14

Ilustración 2. Grafica 2: Porcentaje de cumplimiento ................................................. 15

Ilustración 3. Tabla 3: Cronograma de Actividades...................................................... 26

Ilustración 4. Diagrama 4: Organigrama Extrene Exportaciones ............................... 31

Ilustración 5. Grafica 5: Mapa de Procesos Extrene Exportaciones ......................... 37

Ilustración 6. Cuadro 6: Caracterización de Procesos ................................................. 38

Ilustración 7. Tabla 7: Listado Maestro de Documentos ............................................. 61

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LISTA DE APÉNDICES

Apéndice 1. Requisitos Legales y de otra Índole ......................................................... 70

Apéndice 2. Auditoria Interna ........................................................................................... 75

Apéndice 3. Gestión de Riesgo ....................................................................................... 85

Apéndice 4. Evaluación de Riesgo ................................................................................. 93

Apéndice 5. Monitoreo y Medición ................................................................................ 100

Apéndice 6. Acciones Correctivas y/o Preventivas .................................................... 103

Apéndice 7. Control de Documentos ............................................................................ 110

Apéndice 8. Asociados de Negocio ............................................................................. 116

Apéndice 9. Control Material de Empaque .................................................................. 119

Apéndice 10. Selección de Personal ............................................................................ 121

Apéndice 11. Inspección de Contenedores ................................................................. 124

Apéndice 12. Preparación y Respuesta a Eventos Críticos ..................................... 128

Apéndice 13. Registro Fotográfico y Dactilar .............................................................. 134

Apéndice 14. Entrega de Dotación ............................................................................... 135

Apéndice 15. Devolución de Dotación ......................................................................... 136

Apéndice 16. Formato Entrega de Llaves.................................................................... 137

Apéndice 17. Acta de Reunión ...................................................................................... 138

Apéndice 18. Reporte de Visita a las Instalaciones de los Asociados de Negocio ............................................................................................................................................ 140

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LISTA DE ANEXOS

Anexo 1. Evaluación Auditor ......................................................................................... 143

Anexo 2. Medición de Indicadores de Gestión .......................................................... 144

Anexo 3. Distribución de Documentos ........................................................................ 145

Anexo 4. Listado Maestro de Registro ........................................................................ 146

Anexo 5. Lista de Chequeo Auditoria Interna ............................................................ 147

Anexo 6. Plan de Auditoria Interna .............................................................................. 148

Anexo 7. Informe Auditoria Interna .............................................................................. 149

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RESUMEN

Ante la necesidad de las empresas exportadoras de contar con mecanismos de seguridad que garanticen un comercio internacional seguro, libre de actividades ilícitas, se crea el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC.

Actualmente mas empresas se sienten atraídas por generar un valor agregado a sus empresas obteniendo certificaciones que garanticen el buen desempeño y transparencia que estas manejan.

En el presente trabajo se pretende realizar la planeación estratégica de la empresa EXTRENE EXPORTACIONES y la documentación requerida para implementar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, partiendo de una base que es la primera auditoría para saber en que estado se encuentra la empresa y finalizando en la corrección de todos los procesos y procedimientos hallados no conformes. Palabras Claves: Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, BASC: Alianza Empresarial Internacional de Comercio Seguro.

ABSTRACT

Faced with the need of the exporting companies to have a management system in control and security to ensure a secure international trade, free from illicit activities creates the system management and security control in BASC. Now more companies are attracted by generating an added value to their businesses by obtaining certifications to ensure the smooth performance and transparency that they handle. Therefore in this paper is to make the company's strategic planning EXTRENE EXPORTACIONES and documentation required for the implementation of system security and control management BASC, on a basis which is the first audit to find out which state is the company and ending on the development and correction of all processes and procedures found in breach, to possibly get certified. Key Words: System Control and Security Management BASC, BASC: Business Alliance for Secure Commerce.

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INTRODUCCIÓN

Hoy en día la globalización de los mercados y el interés de las empresas en expandir su producción a otras fronteras, hace que los procesos deban contener más seguridad, puesto que la demanda que se vive diariamente hace que se presenten riesgos en toda la cadena logística de la mercancía. En el presente trabajo se muestra el proceso para la realización de la planeación estratégica de la empresa EXTRENE EXPORTACIONES, la cual esta interesada en implementar El Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC (SGCS). La planeación estratégica es una herramienta que permite la organización interna, y la documentación especifica de una empresa, la cual es requerida en todo el proceso de certificación BASC Para la empresa, La certificación BASC es fundamental al ser exportadora y requerir la seguridad exigida por sus clientes en la cadena de suministro, de esta manera se cubren en riesgo de filtraciones u amenazas de contraer alguna actividad ilícita en la carga y además minimizar costos y riesgos derivados del control de sus procesos.

EXTRENE EXPORTACIONES es una empresa que se dedica a la fabricación, comercialización y exportación de prendas de vestir, por tal motivo la empresa se ha dado cuenta que es indispensable implementar El Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC y la planeación estratégica que documente todos los procesos de una manera oportuna y eficiente. De igual forma la empresa obtendrá una imagen favorable y la confianza de todos sus clientes en el momento de negociar.

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1. PRESENTACIÓN DEL SITIO DE TRABAJO

1.1 RESEÑA HISTORICA

La empresa EXTRENE EXPORTACIONES, se estableció el 29 de septiembre del 2009 con el fin de expandirse en nuevos mercados puesto que ya se contaba con una trayectoria de 20 años en el mercado local. La idea surgió de su propietaria LEONOR STELLA OCAMPO, se inicio con el taller de maquila y la bodega, y se tercerizaba el proceso de confección y bordados, en la empresa solo se realizaba el proceso de calidad, empaque y despacho. A partir de mayo del 2011 se crea la Tintorería BK, en donde se confecciona, se realizan procesos de manualidades, producción, lavado, terminación; y desde entonces se ha caracterizado por ser un negocio de exportación de diseño, fabricación y comercialización de prendas de vestir con el producto principal el Jean para dama. La empresa exporta al distribuidor propio llamado XTRENE IMPORT CORPORATION el cual distribuye en varios estados de Estado Unidos y en México mediante el distribuidor SAND LIMITED JEANS S.A. DE C.V. que acapara el mercado total mexicano, se pretende entrar a competir en los mercados europeo y suramericano próximamente.

1.2 MISIÓN

Somos una empresa dedicada al diseño, fabricación y comercialización de prendas de vestir, con el fin de brindar a nuestros clientes satisfacción, comodidad y confort a la hora de lucir nuestras prendas. Tenemos como prioridad ofrecer la mejor calidad y los mejores diseños en las últimas tendencias de la moda actual, enfocándonos directamente a la línea informal y preocupándonos por la estabilidad de nuestros empleados, promoviendo siempre un mejoramiento continúo en ellos.

1.3 VISIÓN

En el año 2015, será una empresa consolidada en el mercado estadounidense y mexicano por vender prendas de alta calidad, incursionando adicionalmente en los mercados suramericano y europeo brindando mayor satisfacción a nuestros clientes y mejorando la calidad de vida de nuestros empleados.

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1.4 POLÍTICA

Nuestra política consiste en realizar el trabajo de acuerdo con las expectativas requeridas por nuestros clientes, para garantizar su satisfacción. Basándonos en el mejoramiento continuo de nuestros procesos, con un capital humano competente que permita optimizar los costos de producción y el cumplimiento de los plazos estipulados. Realizando todas las actividades con el compromiso permanente de los trabajadores, clientes, proveedores comerciales y de servicios promoviendo que todas las operaciones de la empresa estén libres de actividades ilícitas.

1.5 VALORES CORPORATIVOS

excelencia: fundamento básico de nuestra organización para competir en el mercado nacional e internacional, enfocándonos en una calidad total que involucra calidad humana y calidad de procesos.

Pasión por lo que hacemos: nos caracterizamos por trabajar con entusiasmo y dedicación poniéndole todo el empeño a nuestros procesos, con el objetivo de brindar una mayor calidad y satisfacción.

Respeto por el cliente: nos centramos en desarrollar relaciones duraderas con nuestros clientes enfocándonos en el lema “el cliente siempre tiene la razón” por lo tanto nos preocupamos por satisfacer plenamente las exigencias del cliente caracterizándonos por el respeto y el buen trato hacia este.

Rentabilidad: generamos utilidades, para promover el desarrollo y la prosperidad colectiva.

Honestidad: somos una empresa seria y transparente en nuestros negocios, nuestros empleados manejan una conducta recta y honrada al cumplir con un correcto proceder en el desempeño de su cargo y en todos sus actos.

1.6 SERVICIOS QUE PRESTA

La empresa EXTRENE EXPORTACIONES diseña, fabrica y comercializa jeans de alta calidad enfocándose en las expectativas de sus clientes para cumplir estrictamente con los requerimientos y plazos exigidos por estos.

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1.7 NÚMERO DE EMPLEADOS

Número de Empleados Total: 93 Administrativos: 13 Operarios: 80

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2. DIAGNÓSTICO DEL ÁREA DE INTERVENCIÓN

La empresa EXTRENE EXPORTACIONES cuenta con un personal capacitado para desarrollar la Planeación Estratégica e implementar El Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, pero, debido a que los altos mandos se encuentran permanentemente atareados, se solicitaba la presencia de una persona que tuviera conocimientos en el tema y se involucrara a fondo en todos los procesos para llevar a cabo dicha actividad. La empresa actualmente se encuentra sin una planeación estratégica que de orden a los procesos que ella asiste, por lo tanto es importante enfatizar en esta área, desarrollando la Misión, Visión, Política, Objetivos de la empresa, Mapa de Procesos, Caracterización de Procesos y los Procedimientos Documentados que son de vital importancia para la realización satisfactoria de la implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC. La empresa cuenta con un diagnostico inicial realizado por un auditor BASC, en donde se describen las conformidades y las no conformidades que actualmente se presentan en la empresa, Es importante realizar la revisión inicial del estado de la organización debido a que nos proporciona información que influye en las decisiones sobre el alcance, la idoneidad e implementación del sistema que se maneja actualmente y de esta manera identificar las mayores falencias, fortalezas y procesos en donde debemos enfatizar para obtener una documentación completa que otorgue los beneficios de la certificación y la mejora en los procesos.

Debido a que la empresa cuenta con una revisión inicial realizada el día 1 de septiembre de 2011 por un auditor BASC, se debe trabajar de acuerdo al resultado obtenido, documentar y mejorar los procesos que así lo requieran.

Los resultados de cumplimiento de la norma y estándares parte A, parte B, obtenidos en la revisión inicial son:

Ilustración 1. Tabla 1: Resultado de la revisión inicial

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Ilustración 2. Grafica 2: Porcentaje de cumplimiento

% DE CUMPLIMIENTO

15%

33%

46%

0%5%

10%15%20%25%

30%35%40%45%50%

NORMA ESTANDARES

PARTE A

ESTANDARES

PARTE B

% DE CUMPLIMIENTO

De acuerdo a los resultados obtenidos se llega a la conclusión, que la empresa actualmente cumple en muy bajo porcentaje los requisitos que exige la Norma (15%) y los Estándares parte B (33%), y en un porcentaje mas considerable los Estándares parte A (46%). sin embargo la empresa debe priorizar en mejorar y modificar los procesos en los que esta fallando o implementar aquellos que le hagan falta a la organización para poder cumplir con el objetivo principal que es el de implementar el Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC.

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3. EJE DE INTERVENCIÓN

En el periodo de la práctica que comprende desde el 13 de febrero hasta el 29 de junio de 2012 se desarrollará el trabajo necesario para cumplir con el objetivo de realizar la documentación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC y la planeación estratégica de la empresa, esto se realizará con el fin que la empresa EXTRENE EXPORTACIONES se vea beneficiada con el servicio de seguridad en sus exportaciones y garantice a sus asociados de negocio la confianza que ninguna actividad ilícita podrá infiltrarse en la cadena de suministro.

La empresa EXTRENE EXPORTACIONES deberá alcanzar todos los lineamientos establecidos para obtener la certificación, por lo tanto el proyecto no garantiza como tal la obtención de esta.

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4. JUSTIFICACIÓN DEL EJE DE INTERVENCIÓN

Una empresa debe contar con la Planeación Estratégica puesto que proporciona un marco teórico para la acción y ejecución de las funciones y los procesos que se llevan a cabo en la empresa. La Planeación Estratégica puede resultar de mucha ayuda para fijar diferentes lineamientos de acción los cuales suelen orientar las decisiones y los resultados que se presentarán en el futuro, además facilita los medios necesarios para que la empresa pueda cumplir con todas las metas propuestas. La necesidad de plasmar en unos documentos todos los procesos que una empresa realiza es importante ya que da organización y respaldo en todas sus actividades.

El implementar El Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC suministra tanto a la empresa como a los asociados de negocio (clientes, proveedores), la confianza y la transparencia en todos sus procesos, optimiza los costos y apoya el talento humano volviéndolo más competitivo, también se basa en implementar un mejoramiento continuo en sus procesos y en la seguridad de la cadena de suministro, adicionalmente se preocupa porque la comunicación entre empleados y directivos sea mas sólida y maneja un control de documentos dándoles la privacidad y seguridad que estos requieren.

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5. OBJETIVOS

5.1 OBJETIVO GENERAL

Realizar la Planeación Estratégica y documentar El Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC para la empresa EXTRENE EXPORTACIONES.

5.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Construir la Misión, Visión, Política y Valores Corporativos para la empresa EXTRENE EXPORTACIONES.

Establecer indicadores de gestión para evaluar el SGCS.

Realizar el Mapa y las Caracterizaciones de Procesos de la empresa.

Identificar los procedimientos que deben ser documentados para cumplir con las Normas y Estándares estipulados por el BASC.

Documentar todos los procedimientos que intervengan en el SGCS BASC.

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6. MARCO TEÓRICO

6.1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

“La Planeación o Planificación Estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión de la empresa, se analiza la situación interna y externa de ésta, se establecen los objetivos generales, y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos. Se usa para proporcionar una dirección general a la compañía.

La Planeación Estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global de la empresa, por lo que se basa en objetivos y estrategias generales, así como en planes estratégicos, que afectan una gran variedad de actividades”. (Recuperado el 23/03/2012 a las 9:30 AM, de http://www.crecenegocios.com/la-planeacion-estrategica/)

6.2 ¿QUÉ ES BASC?

“BASC-Business Alliance for Secure Commerce Es una alianza empresarial internacional que promueve un comercio seguro en cooperación con el gobierno y organismos internacionales. Es una organización liderada por el sector empresarial cuya misión es facilitar y agilizar el comercio internacional mediante el establecimiento y administración de estándares y procedimientos globales de seguridad aplicados a la cadena logística del comercio internacional. BASC promueve en las empresas la importancia de identificar, analizar, evaluar, tratar y comunicar los riesgos de la cadena de suministros Por tanto pueden entregar a sus clientes productos y/o servicios de excelente calidad con el valor agregado de la seguridad en su operación”. (Recuperado el 23/03/2012 a las 10:00 AM, de http://www.wbasco.org/espanol/quienessomos.htm)

6.3 C-TPAT (Customs Trade Partnership Against Terrorism)

“Es una iniciativa conjunta entre el gobierno de Estados Unidos y el sector privado cuyo objetivo es construir relaciones de cooperación que fortalezcan la seguridad de toda la cadena de suministro y la seguridad en las fronteras. C-TPAT reconoce que la Aduana puede proveer el mayor grado de seguridad a través de una cercana cooperación entre los propietarios de la cadena de suministro: importadores, transportistas, agentes de aduana, almacenes de depósito, y empresas de manufactura. A través de esta iniciativa, la Aduanas le está

http://www.crecenegocios.com/la-planeacion-estrategica/

http://www.wbasco.org/espanol/quienessomos.htm

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solicitando a las empresas importadoras en los Estados Unidos, que fortalezcan sus prácticas de seguridad y comuniquen a sus socios de negocios a lo largo de la cadena de suministro, sus lineamientos con respecto a la seguridad”. (Recuperado el 26/03/2012 a las 4:00 PM, de http://www.handel-sce.com/certificaciones/ctpat/index.html)

6.4 BASC Y C-TPAT

“En 2008, el Departamento de Aduanas y BASC decidieron iniciar una alianza estratégica para trabajar conjuntamente con el fin de evitar que toda la cadena logística de comercio exterior desde y hacia los Estados Unidos fuera afectada por actividades ilícitas. BASC y C-TPAT deciden estructurar una sola norma que incluya los estándares de seguridad C-TPAT y un complemento de los estándares BASC, dando origen a la NORMA BASC V3-2008”. (Recuperado el 02/04/2012 a las 4:00 PM de, http://www.basc-co.com/pge/?&gps=163&&acc=paginas&prm=90&.html)

6.5 SISTEMA DE GESTIÓN

“Un Sistema de Gestión es un conjunto de etapas unidas en un proceso continuo, que permite trabajar ordenadamente una idea hasta lograr mejoras y su continuidad. Un sistema de gestión ayuda a lograr los objetivos de la organización mediante una serie de estrategias, que incluyen la optimización de procesos, el enfoque centrado en la gestión y el pensamiento disciplinado.

La implementación de un sistema de gestión eficaz puede ayudar a:

Gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros

Mejorar la efectividad operativa

Reducir costos

Aumentar la satisfacción de clientes y partes interesadas

Proteger la marca y la reputación

Lograr mejoras continuas

Potenciar la innovación

Eliminar las barreras al comercio

Aportar claridad al mercado

http://www.handel-sce.com/certificaciones/ctpat/index.html

http://www.handel-sce.com/certificaciones/ctpat/index.html

http://www.basc-co.com/pge/?&gps=163&&acc=paginas&prm=90&.html

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El uso de un sistema de gestión probado le permite renovar constantemente su

objetivo, sus estrategias, sus operaciones y niveles de servicio”. (Recuperado el

02/04/2012 a las 3:45 PM, de http://www.bsigroup.com.mx/es-mx/Auditoria-y-Certificacion/Sistemas-de-Gestion/De-un-vistazo/Que-son-los-sistemas-de-gestion/)

6.6 SISTEMA DE GESTIÓN EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC (SGCS)

“Sistema de certificación aplicado por BASC para declarar que el Sistema de Gestión en Control y Seguridad (SGCS BASC) en el comercio internacional de una empresa, en relación con una o varias de sus actividades de exportación, importación o prestación de un servicio, es conforme con la Norma y los Estándares BASC”. (Recuperado el 02/04/2012 a las 3:30 PM, de http://www.bascperu.org/info_cert_01.php)

6.7 DOCUMENTACIÓN

“La dirección debería definir la documentación necesaria, incluyendo los registros pertinentes, para establecer, implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y para apoyar la operación eficaz y eficiente de los procesos de la organización. La naturaleza y extensión de la documentación debería satisfacer los requisitos contractuales, legales y reglamentarios, y las necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas y deberían ser apropiadas para la propia organización. La documentación puede encontrase en cualquier forma o medio adecuado para las necesidades de la organización. Con el fin de proporcionar una documentación que satisfaga las necesidades y expectativas de las partes interesadas, la dirección debería tener en cuenta: • Requisitos contractuales de los clientes y otras partes interesadas, • Aceptación de normas internacionales, nacionales, regionales y del sector industrial, • Requisitos legales y reglamentarios pertinentes • Decisiones de la organización • Fuentes externas de información pertinente para el desarrollo de las competencias de la organización. • Información acerca de las necesidades y expectativas de las partes interesadas”. (Instituto Técnico Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) (2000). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9004, sistemas de gestión de la calidad. Directrices para la mejora del desempeño. (2ª actualización). Santafé de Bogotá, D.C. (Pág. 8)

http://www.bsigroup.com.mx/es-mx/Auditoria-y-Certificacion/Sistemas-de-Gestion/De-un-vistazo/Que-son-los-sistemas-de-gestion/



http://www.bascperu.org/info_cert_01.php

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6.8 NORMA BASC

“Esta norma está destinada a ayudar a las organizaciones en el desarrollo de una propuesta de Gestión en Control y Seguridad en el Comercio Internacional, que proteja a las empresas, a sus empleados y otras personas cuya seguridad puedan verse afectadas por sus actividades. Estas directrices se basan en los principios generales de buena administración y están diseñadas para favorecer la integración de la Gestión en Control y Seguridad al sistema general de administración. Los elementos que cubre esta norma son todos esenciales para un sistema eficaz de Gestión de Control y Seguridad en el Comercio Internacional. Los factores humanos, incluyendo la cultura, políticas, etc., dentro de las organizaciones, pueden crear o destruir la eficacia de cualquier sistema de administración y se deben considerar cuidadosamente al implementar esta norma.

La norma está diseñada para ser utilizada por organizaciones de todos los tamaños, independientemente de la naturaleza de sus actividades. Está previsto que su aplicación sea proporcional a las circunstancias y necesidades de cada organización particular”. (Recuperado el 02/04/2012 a las 3:45 PM, de http://www.agenciasransa.net/adjunto/upload/fck/file/NORMA_BASC_Version_3-2008.pdf

6.9 OMA (Organización Mundial de Aduanas)

“Es un organismo internacional dedicado a ayudar a los países miembros (normalmente representado por las respectivas aduanas) a cooperar y estar comunicados entre ellos en materia aduanera, La OMA ha establecido una clasificación estándar a nivel internacional de productos llamado “Sistema Armonizado de Designación y Codificación de Mercancías” o “Sistema Armonizado a secas”. (Recuperado el 02/04/2012 a las 4:00 PM de, http://www.aduana.gob.bo/conveniosinternacionales/asinterconvenios/cd/cd/OMA-2.htm)

6.10 ESTÁNDARES BASC

“Conjunto de requerimientos específicos aplicables, complementarios a la norma, y de obligatorio cumplimiento en función al alcance del SGCC, en las empresas que implementan un sistema de gestión en control y seguridad BASC”. (Recuperado el 02/04/2012 a las 4:30 PM de, http://www.wbasco.org/espanol/normas.htm)

http://www.agenciasransa.net/adjunto/upload/fck/file/NORMA_BASC_Version_3-2008.pdf

http://www.agenciasransa.net/adjunto/upload/fck/file/NORMA_BASC_Version_3-2008.pdf

http://www.aduana.gob.bo/conveniosinternacionales/asinterconvenios/cd/cd/OMA-2.htm

http://www.aduana.gob.bo/conveniosinternacionales/asinterconvenios/cd/cd/OMA-2.htm

http://www.wbasco.org/espanol/normas.htm

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6.11 NO CONFORMIDAD

“El no cumplimiento de un requisito especificado, establecido en la norma, estándares o disposiciones que le aplican a la organización”. (Norma BASC V3 2008, p. 7)

6.12 AUDITORIA

“Es un proceso de registro de actividades el cual es documentado con el fin de obtener evidencias y evaluarlas para garantizar hasta donde se cumplen con las políticas, procedimientos o requisitos”. (Ibíd., p. 5)

6.13 EQUIPO AUDITOR

“Grupo de auditores, o un auditor individual, designados para desempeñar una auditoria dada, Uno de los auditores del equipo de la auditoria desempeña la función de auditor líder”. (Recuperado el 03/04/2012 a las 10:00 AM de, http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/ger/audisiscal.htm)

6.14 AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD

“Examen sistemático e independiente, para determinar si las actividades y resultados relacionados con la gestión en control y seguridad, cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos”. (Norma BASC V3 2008, p. 5)

6.15 GESTIÓN EN SEGURIDAD

“Conjunto de actividades encaminadas a la prevención y protección de los riesgos a los cuales están expuestos personas, activos y procesos, de la organización”. (Ibíd., p. 6)

6.16 GESTIÓN DEL RIESGO

“Proceso sistemático tendiente a la administración de los riesgos”. (Ibíd., p. 6)

6.17 CONTROL

“Actividad de monitorear los procesos y tomar medidas preventivas, correctivas y de mejora, para evitar eventos indeseables”. (Ibíd., p. 6)

http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/ger/audisiscal.htm

24

6.18 REVISIÓN INICIAL

“Diagnostico realizado por la organización, para determinar el estado actual de la organización frente a los requisitos determinados en la norma y estándares BASC”. (Ibíd., p.7)

6.19 CERTIFICACIÓN

“Es el proceso por el que una entidad independiente evalúa una organización, producto, proceso, servicio, persona, emitiendo posteriormente una declaración en la que quede de manifiesto la conformidad del evaluado con respecto a los requisitos de una norma o especificación técnica nacional o internacional”. (Ibíd., p. 7)

6.20 MISIÓN

“La misión es la que define la razón de ser de la empresa, que condicionará sus actividades presentes y futuras, proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones estratégicas. Nos va a proporcionar una visión clara a la hora de definir en qué mercado estamos, quiénes son nuestros clientes y con quién estamos compitiendo. Sin una misión clara es imposible practicar la dirección estratégica”. (MUÑIZ, Rafael. www.marketing XXI.com, Sección: Estrategias de Marketing-La Dirección Estratégica. 3 Edición, Capitulo 2.)

6.21 VISIÓN

“La visión de una empresa es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. El establecer la visión de una empresa, también permite que ésta sirva como fuente de inspiración, logrando que todos los miembros de la empresa se sientan identificados, comprometidos y motivados en poder alcanzarla”. (Recuperado el 08/04/2012 a las 9:30 AM de, http://www.crecenegocios.com/la-vision-de-una-empresa/)

6.22 POLÍTICA DE SEGURIDAD

“Son las directrices y objetivos generales de una empresa relativos a la seguridad, expresados formalmente por la dirección general. La política de seguridad forma parte de la política general y debe ser aprobada por la alta dirección”.

http://www.crecenegocios.com/la-vision-de-una-empresa/

http://www.crecenegocios.com/la-vision-de-una-empresa/

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6.23 PROCESO

“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. (NTC-ISO 9000, p. 11)

6.24 PROCEDIMIENTO

“Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso”. (Ibíd., p. 12)

6.25 MAPA DE PROCESOS

“El Mapa de Procesos es un diagrama que muestra, de manera visual, los procesos que conforman la empresa, así como las relaciones (si las hay) que existen entre ellos. No existe un formato predeterminado para este, cada empresa deberá adoptar el diseño que mejor se adapte a la complejidad o sencillez de la estructura de su sistema de modo que permita que todos los componentes de la empresa puedan comprender de forma rápida cual es su lugar dentro de la organización y en que medida su actividad influye en la de los demás procesos de la empresa”. (Recuperado el 08/04/2012 a las 10:00 AM de, http://www.ugr.es/~rhuma/sitioarchivos/noticias/MapaProcesos.pdf) 6.26 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

“La caracterización es la identificación de todos los factores que intervienen en un proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma para gerenciarlo. Estos elementos son: Objetivos, Responsable, Entradas, Actividades, Salidas, Indicadores de Medición, Requisitos a Cumplir, Documentos a Utilizar”. (Recuperado el 03/04/2012 a las 11:00 AM de, http://gerenciaprocesos.comunidadcoomeva.com/blog/index.php?/categories/5-5-Caracterizacion)

http://www.ugr.es/~rhuma/sitioarchivos/noticias/MapaProcesos.pdf

http://gerenciaprocesos.comunidadcoomeva.com/blog/index.php?/categories/5-5-Caracterizacion

http://gerenciaprocesos.comunidadcoomeva.com/blog/index.php?/categories/5-5-Caracterizacion

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7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Ilustración 3. Tabla 3: Cronograma de Actividades

Nº ACTIVIDADES

MES FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO

SEMANA 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Presentación y Adaptación al puesto de trabajo

2 Informe de Ubicación de Practica

3 Construcción de Misión, Visión, Política de Seguridad y Valores

4 Gestión de Riesgo, Evaluación del Riesgo e Indicadores de Medición

5 Mapa de Procesos y Caracterización de Procesos

6 Primer Informe de Practica

7 Documentación de Procedimientos

8 Segundo Informe

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Establecer Plan de Acción y Estandarizar todos los formatos de la empresa

10 Implementación de la documentación

11 Borrador Final

12 Reunión con Tutor y Jefe

13 Informe Final

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8. PRESENTACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS

El Trabajo de Practica dio inicio conociendo la organización, su funcionamiento, sus procesos y su producción, con el fin de realizar la planeación estratégica de EXTRENE EXPORTACIONES y que esta se acomodara específicamente a las características de la empresa, a partir de este conocimiento y mediante recopilación de información se determino cuales serian la misión, visión, política y valores corporativos que regirían la empresa, esto dio lugar a formar un orden y definir metas claras para la organización la cual hasta el momento no contaba con tan importante requisito. Seguidamente se llevo a cabo la recopilación de información de los procesos, con el fin de comenzar a documentar e implementar El Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, la auditoria realizada por el auditor BASC sirvió como diagnostico inicial para saber en que estado se encontraba la empresa actualmente, arrojando las no conformidades que debían ser desarrolladas inmediatamente para comenzar el proceso de certificación. La documentación correspondiente se llevo a cabo de la siguiente manera: Entrevista con cada uno de los dueños de procesos para realizar las caracterizaciones de procesos y el manual de funciones. Recopilación de información para desarrollar los 10 procedimientos documentados. Los documentos realizados en el transcurso de la práctica fueron:

1. Procedimiento Documentado de Monitoreo y Revisión 2. Procedimiento Documentado de Auditorias Internas 3. Procedimiento Documentado de Gestión del Riesgo 4. Procedimiento Documentado de Inspección de Contenedores 5. Procedimiento Documentado de Control de Documentos 6. Procedimiento Documentado de Selección de Personal 7. Procedimiento Documentado de Acciones Correctivas y/o Preventivas 8. Procedimiento Documentado de Asociados de Negocio 9. Procedimiento Documentado de Requisitos Legales y de otra Índole 10. Procedimiento Documentado de Control de Material de Empaque 11. Procedimiento Documentado de Preparación y Respuesta a Eventos

Críticos 12. Planeación Estratégica (Misión, Visión, Política, Valores Corporativos) 13. Manual de Funciones

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14. Manual de Seguridad 15. Mapa de Procesos EXTRENE EXPORTACIONES 16. Caracterización de Gerencia 17. Caracterización de Diseño 18. Caracterización de Fabricación 19. Caracterización de Distribución 20. Caracterización del Departamento Comercial 21. Caracterización de Recursos Humanos 22. Caracterización de Recursos Físicos y Tecnológicos 23. Caracterización de Compras 24. Caracterización de Finanzas y Contabilidad 25. Caracterización del Sistema de Gestión de Seguridad

Al terminar de documentar todos los procesos y requerimientos exigidos por el BASC se finalizo la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad BASC y por ende la practica, a conformidad de la empresa y la practicante.

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9. MANUAL DE SEGURIDAD

MANUAL DE SEGURIDAD

Pagina 1/32

DOCUMENTO: MN-SIG-002

FECHA DE VIGENCIA: 01-03-2012

VERSION: 1.0

TABLA DE CONTENIDO

9.1 Reseña Histórica 9.2 Descripción General 9.3 Organigrama 9.4 Objetivo/ Alcance/ Responsable 9.5 Misión 9.6 Visión 9.7 Política 9.8 Valores 9.9 Objetivos 9.10 Exclusiones 9.11 Mapa de Procesos 9.12 Caracterización de Procesos 9.13 Listado Maestro de Documentos

9.1 RESEÑA HISTÓRICA

La empresa EXTRENE EXPORTACIONES, se estableció el 29 de septiembre del 2009 con el fin de expandirse en nuevos mercados puesto que ya se contaba con una trayectoria de 20 años en el mercado local. La idea surgió de su propietaria LEONOR STELLA OCAMPO, se inicio con el taller de maquila y la bodega, y se tercerizaba el proceso de confección y bordados, en la empresa solo se realizaba el proceso de calidad, empaque y despacho. A partir de mayo del 2011 se crea la Tintorería BK, en donde se confecciona, se realizan procesos de manualidades, producción, lavado, terminación; y desde entonces se ha caracterizado por ser un negocio de exportación de diseño, fabricación y comercialización de prendas de vestir con el producto principal el Jean para dama. La empresa exporta al distribuidor propio llamado EXTRENE IMPORT CORPORATION el cual distribuye en varios estados de Estado Unidos y en México mediante el distribuidor SAND LIMITED JEANS S.A. DE C.V. que acapara el mercado total mexicano, se pretende entrar a competir en los mercados europeo y suramericano próximamente.

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9.2 DESCRIPCIÓN GENERAL

Somos una empresa dedicada a la venta y comercialización de prendas de vestir, ubicados en la ciudad de Pereira (Risaralda)-Colombia. Contamos con puntos de venta, caracterizados por un estilo propio e innovador.

Propietarios de la marca SAND LIMITED, la cual diseña y confecciona jeans para hombres y mujeres con los mas altos estándares de calidad, buscando siempre estar a la vanguardia en las ultimas tendencias de la moda actual, en el diseño de esta, tan importante prenda de vestir.

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9.3 ORGANIGRAMA EXTRENE EXPORTACIONES

Ilustración 4. Diagrama 4: Organigrama Extrene Exportaciones

GERENCIA

GENERAL

DIRECCION ADMINISTRATIV

A

INFORMATICA ADMINISTR ACION

SECRETARÍA ADMINISTRATIV

A

VIGILANCIA TALLER TERMINACION TINTORERÍA

CARTERA Y FACTURACION

Compras CORTE DISEÑO BODEGA

AUXILIAR DE CARTERA

OPERARIO (TRAZADO)

OPERARIOS (CORTE Y

TIQUETEADORES)

AUXILIAR DE DISEÑO

AUXILIAR DE CALIDAD

OPERARIOS TALLER

OPERARIOS TERMINACION

OPERARIOS TINTORERÍA

MANUALIDADES

DESPACHO

OPERARIOS

MANUALIDADES

AUXILIAR DE INFORMATICA

DEPARTAMENTO

COMERCIAL

ASESORES COMERCIALES

SISTEMA DE GESTION

COORDINADOR SIG

RECURSOS HUMANOS

CONTABILIDAD

AUXILIAR CONTABLE

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9.4 OBJETIVO

Capacitar y entrenar en cuanto a seguridad a todos los empleados de la empresa, con el fin de garantizar procedimientos que se rijan por la Norma y Estándares BASC, en donde se minimice el riesgo de contaminación de mercancía o la posibilidad de que en el proceso logístico se filtre alguna actividad ilícita (terrorismo, narcotráfico, lavado de activos, etc.).

9.5 ALCANCE

Aplica a todos los procesos de la empresa

9.6 RESPONSABLE

Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad

9.7 MISIÓN

Somos una empresa dedicada al diseño, fabricación y comercialización de prendas de vestir, con el fin de brindar a nuestros clientes satisfacción, comodidad y confort a la hora de lucir nuestras prendas. Tenemos como prioridad ofrecer la mejor calidad y los mejores diseños en las últimas tendencias de la moda actual, enfocándonos directamente a la línea informal y preocupándonos por la estabilidad de nuestros empleados, promoviendo siempre un mejoramiento continúo en ellos.

9.8 VISIÓN

En el año 2015, será una empresa consolidada en el mercado estadounidense y mexicano por vender prendas de alta calidad, incursionando adicionalmente en los mercados suramericano y europeo brindando mayor satisfacción a nuestros clientes y mejorando la calidad de vida de nuestros empleados.

9.9 POLÍTICA

Nuestra política consiste en realizar el trabajo de acuerdo con las expectativas requeridas por nuestros clientes, para garantizar su satisfacción. Basándonos en el mejoramiento continuo de nuestros procesos, con un capital humano

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competente que permita optimizar los costos de producción y el cumplimiento de los plazos estipulados. Realizando todas las actividades con el compromiso permanente de los trabajadores, clientes, proveedores comerciales y de servicios promoviendo que todas las operaciones de la empresa estén libres de actividades ilícitas.

9.10 VALORES CORPORATIVOS

excelencia: fundamento básico de nuestra organización para competir en el mercado nacional e internacional, enfocándonos en una calidad total que involucra calidad humana y calidad de procesos.

Pasión por lo que hacemos: nos caracterizamos por trabajar con entusiasmo y dedicación poniéndole todo el empeño a nuestros procesos, con el objetivo de brindar una mayor calidad y satisfacción.

Respeto por el cliente: nos centramos en desarrollar relaciones duraderas con nuestros clientes enfocándonos en el lema de “el cliente siempre tiene la razón” por lo tanto nos preocupamos por satisfacer plenamente las exigencias del cliente caracterizándonos por el respeto y el buen trato hacia este.

Rentabilidad: generamos utilidades, para promover el desarrollo y la prosperidad colectiva.

Honestidad: somos una empresa seria y transparente en nuestros negocios, nuestros empleados manejan una conducta recta y honrada al cumplir con un correcto proceder en el desempeño de su cargo y en todos sus actos.

9.11 OBJETIVOS

Satisfacer en un 95% a nuestros clientes, proporcionando y garantizando productos de alta calidad que respondan a las expectativas, durante los próximos tres años.(encuesta de satisfacción)

Reducir en un 5% las falencias identificadas en los procesos de producción durante el año, incentivando el mejoramiento continuo. (Acciones correctivas y su avance)

Obtener un 90% o más en la evaluación de competencias de los colaboradores de la empresa con el fin de optimizar los costos de producción y cumplir los plazos pactados con nuestros clientes.

cumplir en un 100% con las actividades orientadas a la seguridad de la empresa con el fin de evitar actividades ilícitas que hagan entorpecer la cadena de suministro.

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Inspeccionar la mercancía que va a ser exportada e identificar si esta contaminada o comprometida en alguna actividad ilícita, con el fin de determinar si la seguridad en la cadena de suministro se esta cumpliendo en un 100%

Verificar que el material de empaque y embalaje sea revisado antes de su uso y que cuente con todos los requisitos y exigencias para que la seguridad en la cadena de suministro no se vea afectada y cumpla con el 100% de cumplimiento.

Cerciorarse mediante visitas domiciliarias que el personal que labora en la empresa asume con responsabilidad su labor y no esta involucrado en alguna actividad ilícita que perjudique el 100% de cumplimiento en la seguridad de la cadena de suministro.

No escatimar en gastos para asegurarnos que nuestra carga este libre al 100%.

Verificar que los proveedores cuenten con la certificación BASC o realicen acuerdos de buenas prácticas con el fin de que las materias primas o insumos suministrados por estos estén libre de cualquier actividad ilícita y cumplamos con el 100% de seguridad en la cadena de suministro.

Implementar adecuadamente la normatividad BASC, midiendo el porcentaje de inconformidades halladas en las auditorias, según la Norma y Estándares BASC, con el fin de cumplir con la seguridad en la cadena de suministro al 100%

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9.12 EXCLUSIONES

Estándares Parte A

1.d Documentación exigida para los asociados de negocio de participación en programas extranjeros Los Asociados de Negocio del exportador, actuales o futuros que hayan obtenido certificación en un programa de seguridad de la cadena de suministro administrado por una autoridad aduanera extranjera, debería indicar su situación de participación al exportador. La empresa no cuenta con Asociados de Negocio que participen en otros programas de seguridad en la cadena de suministro.

2.a Integridad del contenedor en el punto de llenado Se tiene que mantener la integridad de los contenedores y remolques para protegerlos contra la introducción de materiales y/o personas no autorizados en el punto de llenado tiene que haber procedimientos para sellar correctamente y mantener la integridad de los contenedores y remolques de envío Se tiene que aplicar un sello de alta seguridad a todos los contenedores y remolques cargados. La empresa exporta vía aérea y por lo tanto no se utilizan contenedores. 2.a.i Inspección de contenedores requerida Tiene que haber procedimientos establecidos para verificar la integridad física de la estructura del contenedor antes del llenado, esto incluye la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las puertas. Se recomienda un proceso de inspección de siete puntos para todos los contenedores: pared delantera, lado izquierdo, lado derecho, piso, techo interior/exterior, puertas interiores/exteriores, exterior/sección inferior. La empresa exporta vía aérea y por lo tanto no se utilizan contenedores. 2.a.ii Sellos de seguridad con estándar ISO 17712El exportador tiene que instalar un sello de alta seguridad a todos los remolques y contenedores cargados con destino a la exportación. Todos los sellos tienen que cumplir o exceder la norma ISO 17712 actual para sellos de alta seguridad La empresa exporta vía aérea y por lo tanto no maneja contenedores.

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2.a.iii Reconocer y reportar los sellos de seguridad comprometidos Los procedimientos escritos tienen que estipular como se controlaran y aplicaran los sellos a los contenedores y remolques cargados. Se tiene que tener procedimientos para reconocer y reportar a las autoridades aduaneras o a la autoridad pertinente cuando los sellos y/o contenedores/remolques han sido comprometidos. Solo los empleados asignados deberían distribuir sellos con el fin de mantener la integridad de los mismos. La empresa exporta vía aérea y por lo tanto no maneja contenedores. 2.b Almacenaje de contenedores y remolques Acceso y/o manipulación no autorizados. Tiene que haber procedimientos establecidos para neutralizar y denunciar la entrada no autorizada a los contenedores/remolques o las áreas de almacenaje de contenedor/remolque. La empresa exporta vía aérea por lo tanto no maneja contenedores.

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9.13 MAPA DE PROCESOS

Ilustración 5. Grafica 5: Mapa de Procesos Extrene Exportaciones

MAPA DE PROCESOS XTRENE EXPORTACIONES

PROCESOS ESTRATEGICOS

PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO

REQUISITOS

CLIENTES

SATISFACCIÓN

CLIENTES

Gerencia

R.H

Fabricación DistribuciónDiseño

Sistema de Gestión

Recursos físicos y

tecnológicos

Finanzas y Contabilidad

Comercial

Compras

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9.14 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

Ilustración 6. Cuadro 6: Caracterización de Procesos

CARACTERIZACIÓN GERENCIA

DOCUMENTO: CR-SIG-001


VERSION: 1.0

OBJETIVO DEL PROCESO: Respaldar en recursos al sistema de gestión y velar por el cumplimiento del SGCS BASC

RESPONSABLE: Gerencia general

ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS

1. Implantar una política de seguridad

1.1 Definir, documentar, comunicar y respaldar la política de seguridad

1. Conocimiento de toda la organización de la política de seguridad

2. Estructura, responsabilidad, autoridad

2.1 Asignar personal que vele por el SGCS 2. Compromiso en el mejoramiento continuo del desempeño en control y seguridad 2.2 Cerciorarse que el SGCS ha sido implementado correctamente y

cumple con los requisitos

3. Control operacional

3.1 Control y seguridad integrado en todo el ámbito de la organización 3. Buen desempeño en control operacional 3.2 Garantizar la seguridad en las actividades de la organización

3.3 Asignar responsabilidades y recursos financieros

4. Revisión por parte de la gerencia

4.1 Revisión del SGCS para garantizar su continua aptitud, adecuación, eficiencia

4. Informe de revisión por parte de la gerencia

4.2 Garantizar que se cuente con la información necesaria para realizar la evaluación

4.3 Mejorar enfoque proactivo con el fin de minimizar riesgos y mejorar desempeño del negocio

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5. Mejora continua

5.1 Incrementar desarrollo y ejecución de actividades de control y seguridad dentro de los procesos productivos y administrativos de la organización 5. Medición, verificación, análisis y

evaluación que determinen una mejora continua

5.2 Revisión de resultados para determinar actividades adicionales de mejora

5.3 Establecimiento de los objetivos para la mejora

5.4 Búsqueda de posibles soluciones para lograr los objetivos

6. Otras funciones

6.1 Establecer objetivos, metas e indicadores organizacionales y de procesos

6. Correcto funcionamiento y cumplimiento de normas

6.2 Planificar estrategias de mercado

6.3 Dirigir y controlar proceso económico

6.4 Asumir responsabilidades tanto comerciales como legales frente al exterior

6.5 Gestionar recursos diversos a diferentes ordenes

6.6 Desarrollar acciones correctivas y/o preventivas

ÍNDICADORES DE MEDICIÓN REQUISITOS A CUMPLIR DOCUMENTOS A UTILIZAR

• Indicadores de gestión • NORMA BASC: 4.0.2 - 4.1 - 4.2.1 - 4.3.1 - 4.3.6 - 4.3.7 - 4.4.1 - 4.5 - 4.6 • Política de seguridad

• Indicador de Efectividad: • ESTANDAR PARTE A: 3.a - 6.e - 7.a • Norma y Estándares BASC V3 2008

Eficiencia + Eficacia • ESTANDAR PARTE B: 2.5 - 2.6 - 2.9 - 4.1 - 7.4 • Informe de revisiones gerenciales

Eficiencia * Eficacia • Planeación estratégica (misión, visión, valores)

• Porcentaje de Rentabilidad:

• Evaluación del mejoramiento continuo y eficacia del SGCS

(Total egresos/Total ingresos) * 100 • Plan anual y protocolo de seguridad • Cumplimiento y seguimiento de acciones correctivas y/o preventivas

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CARACTERIZACIÓN DE DISTRIBUCIÓN



VERSION: 1.0

OBJETIVO DEL PROCESO: velar por la calidad del producto y la seguridad en transito de la mercancía desde que sale de bodega hasta que

llega al país de destino

RESPONSABLE: administración - bodega


1. Proceso de calidad

1.1 Armar curvas de 12 unidades 1. Prendas listas para ser exportadas

1.2 Revisar pantalón por pantalón

1.3 Realizar control de calidad requerido para la prenda

1.4 Dar la aprobación en calidad

2. Distribución de la mercancía de exportación

2.1 Empacar en cajas la mercancía de exportación

2. Llegada de la mercancía al país de destino 2.2 Contratar del camión que llevará la mercancía al aeropuerto

2.3 Hacer firmar las cartas de responsabilidad

2.4 Cargar el camión

2.5 El camión llega a la bodega del operador logístico

2.6 Realizar el pesaje de la mercancía

2.7 Acomodar la mercancía para la revisión antinarcóticos

2.8 Entregar el paquete de documentos al representante de la CIA

2.9 El representante de la empresa y el de la CIA se acercan a la sección de antinarcóticos a erradicar papeles

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2.10 Esperar el guía canino y los patrulleros que realizan la inspección

2.11 Inspección de mercancía

2.12 Proceder a sellar las cajas con cinta y zunchos

2.13 Mercancía cargada en el avión hacia el país de destino

2.14 Nacionalizar la mercancía y la recibe el cliente

2.15 Distribuir a los clientes mayoristas del país de destino


• Índice de control de seguridad: Porcentaje obtenido en las revisiones de control de seguridad META: 100% • NORMA BASC: 4.1 - 4.3.2 - 4.3.6 - 4.3.7 - 4.6

• Reporte de cumplimiento de las entregas de la carga

Evaluación: mensual • ESTANDAR PARTE A: 1.e - capitulo 5 • Manifiesto de carga • Inspección de la mercancía (Cantidad de producción inspeccionada/ Total producción)*100 • ESTANDAR PARTE B:4.5 - 6.1 - 6.2 • PR-SIG-009 Control Material de Empaque • Revisión material de empaque (Cantidad de empaque o embalaje revisado/ Total empaque o embalaje)*100 • Cartas de responsabilidad

• Control de despachos

• Norma y Estándares BASC

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CARACTERIZACIÓN DE FABRICACIÓN



VERSION: 1.0

OBJETIVO DEL PROCESO: Transformar la materia prima (tela), utilizando todos los recursos e insumos necesarios para confeccionar y

ensamblar los Jeans para cumplir con la producción planeada supliendo así las expectativas de los clientes.

RESPONSABLES: Supervisor de corte - Supervisor de taller y confección - jefe de planta - Supervisor de manualidades - Supervisor de

terminación


1. Corte

1.1 Recibir la tela de proveedores que entra para corte

1. Lote cortado listo para el proceso de confección

1.2 Almacenamiento de la tela

1.3 Realizar retazos de 1.5 metros para hacerle pruebas a la tela

1.4 Moldería y fichas técnicas

1.5 Sacar trazos

1.6 Extender la tela, se corta y se enumera

2. Confección

2.1 Recibir corte de pantalón

2. Pantalón confeccionado listo para revisión 2.2 Preparación del lote

2.3 Cerradora de codo (se une el tiro)

2.4 Hacer pinzas, asentar pinzas

2.5 Preparar delanteros, prender cierre, prender falso bocabolsillo

2.6 Filetear vista

2.7 Encajar

2.8 Encuadrilado

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2.9 Pespunte lateral

2.10 Prender pretina, asentar pretina

2.11 Ruedos, presillar, ojalar

3. Revisión 3.1 Recibir el pantalón que llega de confección 3. Una vez revisado el pantalón esta listo

para el proceso de lavandería 3.2 Retirar hebras y sobrantes al pantalón

4. Tintorería

4.1 Pantalón entra en crudo 4. El pantalón esta terminado listo para el proceso de manualidades si este así lo requiere

4.2 Desengome del Jean

4.3 Teñido

4.4 Fijado

4.5 Si no debe entrar al proceso de manualidades es suavizado y llevado a control de calidad

4.6 El proceso se realiza mediante la lavandería, centrifugadora y secadores

5. Manualidades

5.1 Entra el pantalón en crudo o procesado de acuerdo a los requerimientos que así lo especifiquen

5. Pantalón listo para entrar al proceso de lavandería o terminación

5.2 Realizar el proceso de manualidad según los requisitos

5.3 Realizar manualidades como:destroyer, lija, pigmento, samblast, bisturí, plastiflecha, amarre, fijador, teflonado, mireya

5.4 Realizar el procedimiento de esponja

5.5 De acuerdo a las especificaciones el Jean entra a lavandería o terminación

6. Terminación

6.1 El lote es recibido de tintorería 6. Lote almacenado en bodega

6.2 Realizar la pulida

6.3 Realizar el pegado de taches, botón, garra o placa

6.4 Plancha

6.5 Calidad

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6.6 Empaque

ÍNDICADORES DE MEDICIÓN

REQUISITOS A CUMPLIR

DOCUMENTOS A UTILIZAR

• Índice de reducción de falencias • NORMA BASC: 4.1 - 4.3.2 - 4.3.6 - 4.3.7 - 4.6 • Instructivos y procedimientos Promedio de las revisiones mensuales de los procesos de producción META:15% • Reporte de procesos

Se mide Mensual • Prenómina

• Índice de eficacia:

Metas Cumplidas

Metas Establecidas

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CARACTERIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL



VERSION: 1.0

OBJETIVO DEL PROCESO: Proporcionar y vender los productos de la empresa, de manera efectiva y rentable, al mejor cliente posible

RESPONSABLE: Director Comercial - vendedores


1. Necesidad de clientes

1.1 Consultar la base de datos 1. Nuevos clientes

1.2 Definir clientes objetivos 1.1 Requerimientos específicos de los clientes

1.3 Realizar el primer contacto telefónico 1.2 Oportunidades comerciales

1.4 Analizar el cliente 1.3 Estrategias comerciales

1.5 Realizar la primera visita

1.6 Brindar asesoría

1.7 Elaborar y enviar una cotización

1.8 Realizar seguimiento a la cotización

1.9 Participar en licitaciones

2. Exportación

2. Exportación de la producción con intervención del proceso de distribución

2.1 Solicitar documentos

2.2 Confirmar reserva

2.3 Coordinar el envío nacional de la mercancía

2.4 Facturar

2.5 Confirmar la salida de la mercancía

2.6 Confirmar la llegada de la mercancía

2.7 Liberar la carga al cliente

3.Información del 3. Entregar reportes de gestión comercial de

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mercado(competencia, posibles clientes, sector general) 3.1 Análisis de investigación del mercado

manera periódica que permitan tomar decisiones a tiempo

3.2 Reportes de la industria y su comportamiento


• Índice de satisfacción del cliente: • NORMA BASC: 4.1 - 4.3.7 • Facturas Total Clientes Satisfechos/Total Clientes Atendidos * 100 • ESTANDAR PARTE A: Capitulo 1 • Contratos

Medición Trimestral • ESTANDAR PARTE B: 7.4 • PR-SIG-007 Asociados de Negocio (clientes, proveedores)

• Tiempos de entrega • Cumplimiento en especificaciones • Cumplimiento meta de ventas: Ventas realizadas *100

Ventas esperadas

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CARACTERIZACIÓN DE RECURSOS HUMANOS



VERSION: 1.0

OBJETIVO DEL PROCESO: Crear, mantener y desarrollar un conjunto de personas con habilidades, motivación y satisfacción suficientes para

conseguir los objetivos de la organización.

RESPONSABLE: coordinador de recursos humanos


1. Contratación de personal

1.1 Postulación de vacantes 1. Contrato laboral

1.2 Selección de hojas de vida 1.1 Afiliación a seguridad social

1.3 Entrevistas a las personas con posibilidad de empleo 1.2 Personal competente

1.4 Elección del empleado

1.5 Prueba polígrafo y verificación de antecedentes

1.6 Visita domiciliaria

1.7 Realizar la presentación e inducción al nuevo personal

2. Requerimientos de capacitación al personal

2.1 Identificar las necesidades 2. Personal capacitado

2.2 Elaborar el presupuesto de actividades de formación y capacitación 2.1 Resultado de las capacitaciones

2.3 Elaborar el cronograma de actividades de formación y capacitación

2.4 Diligenciar el registro de asistencia del personal

2.5 Realizar la evaluación de los programas de capacitación

2.6 Seguimiento de los programas de formación y capacitación

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2.7 Realizar la evaluación de la eficacia de las capacitaciones

3. Salud ocupacional

3.1 Constitución del comité paritario de salud ocupacional (COPASO) 3. Reglamento de higiene y seguridad

3.2 Gestionar actividades encaminadas a la prevención de enfermedades y accidentes profesionales 3.1 Formato de inscripción del COPASO

3.3 Identificar los posibles riesgos a los que están expuestos los empleados

3.2 Registro de asistencia a actividades de formación en salud ocupacional

3.4 Modificar, prevenir y analizar los riesgos hallados

3.5 Comunicar mediante capacitación y formación la prevención de riesgos

3.6 Realizar seguimiento y mejoras a estos

4. Nómina

4.1 Reporte por parte del supervisor de proceso del trabajo hecho por el y sus operarios

4. Pago de nómina salarial 4.2 Verificar que los reportes coincidan con la producción

4.3 Introducir los datos al sistema ya liquidados

4.4 El sistema arroja la nomina de cada empleado

4.5 Finalización de la elaboración de nómina


• Porcentaje obtenido en la evaluación de competencias al personal • NORMA BASC: 4.1 - 4.2.4 - 4.3.2 - 4.3.3 - 4.3.5 - 4.3.7

• Reporte del desempeño de personal por parte de cada uno de los dueños de proceso

META: 90% • ESTANDAR PARTE A: Capitulo 3 y 4 - 7a - 8.a - 8.b • Informe de reuniones COPASO

Se mide semestral • ESTANDAR PARTE B: 2.4 - capitulo 3 - 4.3 • Hojas de vida del personal contratado • Efectividad en el proceso de selección • Formato de visita domiciliaria • Porcentaje de cumplimiento de • Formato de verificación de antecedentes

49

capacitaciones:

(Nº Capacitaciones hechas/Total capacitaciones programadas) • Formato de prueba de polígrafo • Productividad de mano de obra:

• Reglamento de higiene y seguridad industrial

Producción/ Horas Hombre Trabajadas • PR-SIG-009 Selección de Personal

50

CARACTERIZACIÓN DE COMPRAS



VERSION: 1.0

OBJETIVO DEL PROCESO: Programar, recibir, controlar y proveer de materia prima e insumos a los diferentes procesos y verificar que cumplan con los requisitos exigidos

RESPONSABLE: Jefe de compras


1. Requerimientos de materia prima e insumos

1.1 Verificación de existencias 1. Solicitud de materiales

1.2 Listar los requerimientos de M.P e insumos 1.2 Entrada de MP e insumos para la elaboración del producto

1.3 Programar la solicitud de materiales e insumos de acuerdo a las necesidades

1.4 Solicitar cotización a los proveedores

1.5 Adjudicar compras según la propuesta mas favorable

1.6 Recibir, verificar que cumplas con los requisitos y almacenar

1.7 Devolución de materiales si no cumplen las especificaciones

1.8 Enviar físicamente la entrada de MP e insumos firmada por el responsable

2. Evaluación de proveedores

2.1 Mantener actualizado el listado de proveedores 2. Ingreso a la base de datos de proveedores de la empresa

2.2 Listar los proveedores activos 2.1 Informe de evaluación de proveedores

2.3 Verificar el cumplimiento de especificaciones en los pedidos

2.4 Valorar el desempeño de los proveedores

2.5 Realizar reevaluaciones periódicas de proveedores


REQUISITOS A CUMPLIR

DOCUMENTOS A UTILIZAR

51

• Evaluación de proveedores meta: 85% • NORMA BASC: 4.1 - 4.3.7 • Orden de compra Total de proveedores / 85% • ESTANDAR PARTE B: Capítulo 6 • Requisición de compra

Total proveedores evaluados * 100% • Cotizaciones

• Indicador de eficacia: • Facturas de compra

Recursos Utilizados • Procedimientos de selección

Recursos Asignados • Evaluación y reevaluación de proveedores

• Asociados de negocio: (Nº de proveedores certificados/ Total proveedores)*100

52

CARACTERIZACIÓN DE FINANZAS Y CONTABILIDAD



VERSION: 1.0

OBJETIVO DEL PROCESO: Elaborar y presentar los Estados Financieros de la Empresa en forma comprensible, relevante y confiable, detectando áreas criticas y señalando cursos de acción que permitan lograr mejoras

RESPONSABLE: Contadora


1. Ejecución del plan de acción

• Generar y rendir información contable a la Gerencia de la empresa y a las entidades externas con las que se tenga obligación

• Informe contable y financiero de la empresa

• Elaboración anual del presupuesto y control mensual de la ejecución del mismo

• Informe contable y financiero para control y vigilancia

• Preparar los estados financieros. • Ejecución presupuestal

• Realizar Informes Contables y financieros a los diferentes Entes de vigilancia y control • Cumplimiento de metas presupuestales

• Presupuesta anual

2. Control de activos • Efectuar controles de los activos de la Empresa • Soportes de control contable

• Controlar el movimiento de todas las cajas de la Empresa • Recibos y certificados

3. Asuntos contables legales • Efectuar los movimientos bancarios

• Liquidación de nómina, aportes patronales, vacaciones, contratos de trabajo y de retención en la fuente

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REQUISITOS A CUMPLIR DOCUMENTOS A UTILIZAR

• Porcentaje de Ejecución de Ingreso Total: • NORMA BASC: 4.1 - 4.2.3 - 4.3.5 - 4.3.7 • Facturas Ejecución ingreso total * 100 = Ingreso Total Presupuestado • ESTANDAR PARTE A: 1.f • Recaudos

• Porcentaje de Ejecución de Gasto Total: • ESTANDAR PARTE B: 1 - 1.1 - 4.4 y Capítulo 7 • Documentos Bancarios Ejecución gasto total * 100 = Gasto Total Presupuestado • Norma y Estándares BASC

• Eficacia en los Informes Presentados: Informes presentados * 100 = Total Informes de Obligatorio Cumplimiento

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CARACTERIZACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD



VERSION: 1.0

OBJETIVO DEL PROCESO: Identificar recursos e implementar herramientas prácticas que ayuden a optimizar la operación, control y mejoramiento de los procesos y hacerle seguimiento continúo de su desempeño al SGCS mediante la Norma y Estándares V3 2008

RESPONSABLE: Coordinador SIG


1. Direccionamiento estratégico

1.1 Elaborar la documentación correspondiente de la empresa 1. Sistema de gestión establecido

1.2 Implementación y divulgación de la documentación del SGCS 1.1 Programas de mejora continua

1.3 Identificar y controlar los riesgos 1.2 Documentación de acciones correctivas y/o preventivas

1.4 Realizar programas de gestión de riesgos

1.5 Resultado de mediciones

1.6 Realizar auditoria interna

1.7 Manejo de NO conformidades

1.8 Acciones correctivas, preventivas y de mejora

2. Información sobre la operación y control de los procesos

2.1 Detectar las necesidades de los requerimientos para mejorar el funcionamiento de los procesos del SGCS 2. Recursos y herramientas de gestión

2.2 Programar el seguimiento a los indicadores y variables de control a los procesos

2.1 Métodos de control, capacitaciones, acompañamiento, comunicación

55

2.3 Elaborar y actualizar procedimientos, instructivos, formatos, etc.

2.4 Ejercer control de documentos y registros

2.5 Asesorar a los dueños de procesos para mejorar el desempeño de los mismos

2.6 Verificar desempeño de procesos y eficacia de los mismos

2.7 actualización y vigencia de la documentación y de los indicadores de gestión

2.8 Tomar acciones para optimizar el mejoramiento de los procesos, rediseñar indicadores y modificar metas

3. Necesidades de seguimiento a los procesos

3.1 Definir y establecer el programa de auditorias internas 3. Informe de auditoria interna

3.2 Asignar y preparar el equipo de auditores internos 3.1 Informe del desempeño de auditores

3.3 Ejecutar auditorias internas, realizar seguimiento a los auditores

3.4 Hacer seguimiento al cumplimiento del programa de auditorias

3.5 Realizar encuesta de satisfacción a los procesos auditados

3.6 Reprogramar auditorias

4. Seguridad en la cadena de suministro

4. Manual de seguridad en la cadena de suministro

4.1 Aplicar la norma y estándares BASC a la empresa

4.2 Documentar los procesos exigidos por el BASC

4.3 Sensibilizar al personal de la importancia de la seguridad en la cadena de suministro

4.4 Monitorear y revisar del SGCS BASC

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ÍNDICADORES DE

MEDICIÓN

REQUISITOS A CUMPLIR DOCUMENTOS A UTILIZAR

• Índice de control de seguridad: Porcentaje obtenido en las revisiones de control de seguridad META: 100% Evaluación: mensual

• NORMA BASC: 4.1 - 4.2 - 4.2.2 - 4.2.3 - 4.2.4 - 4.3.1 - 4.3.2 - 4.3.3 - 4.3.4 - 4.3.5 - 4.3.7 - 4.4.1 - 4.4.2 - 4.4.3 - 4.4.4 - 4.6

• Informe de la Revisión por parte de la Gerencia

• Reducción de No Conformidades: • ESTANDAR PARTE A: 3.a • Informe de desempeño de procesos • Evaluación de la eficacia de acciones correctivas y/o preventivas

• ESTANDAR PARTE B: 2.1 - 2.2 - 2.3 - 2.4 - 2.7 - 2.8 - 2.9 - 2.10 - 2.11 - 2.12 - 4.2 - 4.5 - 4.6 - 4.7 - 4.8 - 7.1 • Informe de auditorias y capacitaciones

• Porcentaje de cumplimiento de Capacitaciones:

• Listados maestros de documentos y de registros

(Nº Capacitaciones hechas/Total capacitaciones programadas) • Norma y Estándares BASC V3 2008

• Cobertura de capacitación: total personas capacitadas

Total personas programadas

• Porcentaje de proveedores certificados: (Nº de proveedores certificados/ Total proveedores)*100

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CARACTERIZACIÓN DE DISEÑO



VERSION: 1.0

OBJETIVO DEL PROCESO: crear prendas que sean innovadoras, versátiles, funcionales que satisfagan las necesidades del mercado ya

capturado, bajo parámetros de calidad, costos y tendencias de moda

RESPONSABLE: Diseñadora - auxiliares de diseño - auxiliar de calidad


1. Presentación de colección

1.1 Pedir presupuesto o mercado para el diseño de colección

1. Colección aprobada o desaprobada

1.2 De acuerdo a las necesidades sacar referencias de colección nacional y de exportación

1.3 Requerimientos (bota, decoración, bordados, costos en líneas)

1.4 Según los requerimientos de confección se bocetea y sacan avíos

1.5 Bordar la muestra inicial con los respectivos requerimientos

1.6 Confeccionar la muestra con los hilos específicos

1.7 Rectificar la prenda

1.8 Mandar a tintorería, decoración y terminación

1.9 Presentar colección

2. Colección de vendedores

2.1 Después de aprobada la colección se cortan en muestras por 10 unidades 2. Muestra diseño para iniciar proceso de

producción

2.2 Enviar muestra a tintorería, diseño, vendedores, rack, modelo

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3. Producción

3.1 Iniciar producción por bloques y separar el mercado para rendir corte

3. Terminación proceso de diseño, entra al proceso de fabricación

3.2 Realizar ficha técnica. con especificaciones de confección

3.3 Entregar a corte paquete de avios de los dos escalados y muestra física

4. Control de calidad 4.1 Revisar que los talleres estén cumpliendo los requerimientos de la ficha técnica y la muestra

4. Prendas con control de calidad listas para exportación

4.2 Parámetros de confección


• Cantidad de referencias entregadas quincenalmente • NORMA BASC: 4.1 - 4.3.6 - 4.3.7 - 4.6 • Informe de control de calidad • Cantidad y Calidad de Producción: • Presupuestos Cantidad de Prendas Defectuosas • Requerimientos del comité de aprobación

Cantidad de Prendas Producidas • Parámetros de confección

• Total Ventas Mensuales • Ficha técnica

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CARACTERIZACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS



VERSION: 1.0

OBJETIVO DEL PROCESO: Garantizar la funcionalidad de bienes y recursos tecnológicos para asegurar la operación normal de todos los procesos de la empresa

RESPONSABLE: auxiliar de informática


1. Mantenimiento y configuración de equipos informáticos

1.1 Definir y asignar medios tecnológicos para facilitar las comunicaciones y el desarrollo de los procesos 1. Mantenimientos Actualizados

1.2 Definir plan de mantenimiento a software y hardware

1.3 Verificar y controlar la realización de mantenimientos contratados

1.4 Realizar mantenimientos correctivos requeridos

1.5 Realizar seguimiento a la eficacia de los mantenimientos realizados

1.6 Registrar hoja de vida de cada maquina/equipo de trabajo

1.7 Realizar auditorias de calidad al proceso

1.8 Diseñar nuevas tecnologías que faciliten el funcionamiento de los sistemas

1.9 Administrar Bases de Datos y Archivos

1.10 Configuración de programas y sistemas operativos

2. Servicio Técnico

2.1 Revisar equipo para determinar posible daño 2. equipos de computo reparados y asesorías permanentes

2.2 Reparar en el sitio si es posible de lo contrario colocar un soporte

2.3 Seguridad Computacional

2.4 Administrar redes 2.5 Asesorar al personal en todo lo referente al equipo de computo y programas

60

3. Inventarios

3.1 Generar ScanPal para realizar inventario 3. Inventario realizado que de orden y seguimiento a los productos

3.2 Pasar prenda por prenda mediante el ScanPal y registrarla

3.3 Descargar las prendas en el sistema y acumularlas

3.4 Comparar con el inventario anterior


• Cobertura de mantenimiento • NORMA BASC 4.1, 4.3.5, 4.3.7 • Inventarios (equipos a los que se les realizo mantenimiento preventivo/ • ESTANDARES PARTE A 6.g, Capitulo 7 • Registro de mantenimiento equipos programados para mantenimiento preventivo) *100 • ESTANDARES PARTE B 7.2, 7.3, 7.5, 7.6

• Cumplimiento solicitudes

• Disponibilidad de maquinaria

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9.15 LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

Ilustración 7. Tabla 7: Listado Maestro de Documentos

TIPO DE DOCUMENTO CÓDIGO TÍTULO DEL DOCUMENTO VERSIÓN FECHA

MP Mapa de Procesos de EXTRENE EXPORTACIONES 1.0 01/03/2012

OE Organigrama Estructural 1.0 01/03/2012

MS Misión 1.0 01/03/2012

Documentos VS Visión 1.0 01/03/2012

VL Valores 1.0 01/03/2012

PS Política de Seguridad 1.0 01/03/2012

CR-SIG-001 Caracterización del Proceso de Gerencia 1.0 01/03/2012

CR-SIG-002 Caracterización del Proceso de Diseño 1.0 01/03/2012

CR-SIG-003 Caracterización del Proceso de Fabricación 1.0 01/03/2012

CR-SIG-004 Caracterización del Proceso de Distribución 1.0 01/03/2012

CR-SIG-005 Caracterización del Proceso del Departamento Comercial 1.0 01/03/2012

CR-SIG-006 Caracterización del Proceso de Recursos Humanos 1.0 01/03/2012

CR-SIG-007 Caracterización del Proceso de Recursos Físicos y Tecnológicos 1.0 01/03/2012

CR-SIG-008 Caracterización del Proceso de Compras 1.0 01/03/2012

CR-SIG-009 Caracterización del Proceso de Finanzas y Contabilidad 1.0 01/03/2012

CR-SIG-010 Caracterización del Proceso de Sistema de Gestión de Seguridad 1.0 01/03/2012


MN-SIG-001 Manual de Funciones 1.0 01/03/2012

Manuales MN-SIG-

002 Manual de Seguridad 1.0 01/03/2012


PR-SIG-001 Requisitos Legales 1.0 01/03/2012

PR-SIG-002 Auditorias Internas 1.0 01/03/2012

Procedimientos PR-SIG-003 Gestión del Riesgo 1.0 01/03/2012

62

PR-SIG-004 Monitoreo y Medición 1.0 01/03/2012

PR-SIG-005 Acciones Correctivas y Preventivas 1.0 01/03/2012

PR-SIG-006 Control de Documentos 1.0 01/03/2012

PR-SIG-007 Asociados de Negocio 1.0 01/03/2012

PR-SIG-008 Control Material de Empaque 1.0 01/03/2012

PR-SIG-009 Selección de Personal 1.0 01/03/2012

PR-SIG-010 Inspección de contenedores 1.0 01/03/2012

PR-SIG-011 Preparación y Respuesta a eventos críticos 1.0 01/03/2012


AC-SIG-013 Acta de Revisión por la Dirección 1.0 01/03/2012

EV-SIG-003-01 Evaluación del Riesgo 1.0 01/03/2012

RG-SIG-012 Registro Fotográfico y Dactilar 1.0 01/03/2012

MT-SIG-003-01 Matriz del Riesgo 1.0 01/03/2012

RP-SIG-003-02 Reporte de Incidentes 1.0 01/03/2012

RP-SIG-005-01

Reporte de Acciones Preventivas y Correctivas 1.0 01/03/2012

RP-SIG-002-04 Reporte de Hallazgos 1.0 01/03/2012

PL-SIG-002-02 Plan de Auditoria Interna 1.0 01/03/2012

PG-SIG-002-01 Programa de Auditorias 1.0 01/03/2012

Otros LT-SIG-006-

02 Listado Maestro de Documentos 1.0 01/03/2012

LT-SIG-006-01 Listado Maestro de Registros 1.0 01/03/2012

FT-SIG-006-03 Formato Distribución de Documentos 1.2 01/03/2012

LC-SIG-002-03 Lista de Chequeo Auditoria Interna 1.0 01/03/2012

IN-SIG-002-05 Informe de Auditoria Interna 1.0 01/03/2012

FT-SIG-004-01

Formato de Medición de Indicadores de Gestión 1.0 01/03/2012

RP-SIG-007-01

Reporte de visita a las instalaciones de los asociados de negocio 1.0 01/03/2012

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FT-SIG-008-01

Formato de manejo y control de material de empaque 1.0 01/03/2012

FT-SIG-009-01 Formato de Visitas domiciliarias 1.0 01/03/2012

RP-SIG-009-02 Reporte de pruebas de consumo 1.0 01/03/2012

RP-SIG-010-01 Reporte de Inspección de contenedores 1.0 01/03/2012

IN-SIG-011-01 Informe de Resultados del Simulacro 1.0 01/03/2012

EV-SIG-002-06 Evaluación Auditor 1.0 01/03/2012


Reglamentos RG-SIG-

001 Reglamento de Seguridad y Salud Ocupacional 1.0 01/03/2012


EPP Uso de Equipos de Protección Personal 1.0 01/03/2012

RP-SIG-011-01 Reporte de Actividades Sospechosas 1.0 01/03/2012

Instructivos AOV-SIG-

011-02 Actuación ante la ocurrencia en caso de violencia 1.0 01/03/2012

ACI-SIG-011-03 Actuación en caso de Incendio 1.0 01/03/2012

ACE-SIG-011-04 Actuación en caso de evacuación 1.0 01/03/2012

Elaborado Por: Daniela Hurtado G. Practicante

Revisado Por: Alexander Obando L. Coordinador BASC

Aprobado Por: Leonor E. Ocampo S. Gerente General

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Se deben documentar los requisitos que así exijan la Norma y Estándares BASC V3 2008: NORMA BASC 4.2.2 Gestión del Riesgo La organización debe establecer y mantener un procedimiento documentado para establecer e implementar un proceso de gestión de riesgo que permita la determinación del contexto, identificación, análisis, evaluación, tratamiento, monitoreo y comunicación de los riesgos. 4.2.3 Requisitos Legales y de otra Índole La organización debe establecer y mantener un procedimiento documentado para identificar y tener acceso a los requisitos legales aplicables a ella y también a cualquier otro requisito al cual este sometido y que sea aplicable a la gestión en control y seguridad. 4.4.1 Monitoreo y Medición Se deben establecer y mantener, procedimientos documentados para monitorear y medir cualitativa y cuantitativamente, con regularidad, aquellas características claves que puedan tener impacto significativo en el control y seguridad y se deben ajustar a las necesidades de la organización. 4.4.4 Auditoria Las auditorias deben ser realizadas por personas competentes y, en lo posible, independientes de la actividad auditada, aunque pueden ser parte de la organización. Se debe establecer un procedimiento documentado para su realización. ESTANDARES PARTE A 1.a Procedimiento Documentado Exigidos para los Asociados de Negocio Los exportadores tiene que tener procesos escritos y verificables para la selección de Asociados de Negocio, incluso transportistas, otros fabricantes, proveedores y vendedores de producto (proveedores de partes y materias primas). 2.a.i Inspección de Contenedores Requerida Tiene que haber procedimientos establecidos para verificar la integridad física de la estructura del contenedor antes del llenado, esto incluye la confiabilidad de los mecanismos de cerradura de las puertas.

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Se recomienda un proceso de inspección de siete puntos para todos los contenedores.

Pared Delantera

Lado Izquierdo

Lado Derecho

Piso

Techo Interior/Exterior

Puertas Interiores/Exteriores

Exterior/Sección Inferior 4. Seguridad del Personal Deben existir procesos por escrito y verificables establecidos para evaluar a los candidatos con posibilidades de empleo y realizar verificaciones periódicas de los empleados actuales. ESTANDARES PARTE B 2.12 Tiene que documentarse y aplicarse un procedimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas. 4.8 Tienen que documentarse y aplicarse procedimientos para la realización de ejercicios prácticos y simulacros de los planes de protección y de procedimientos de contingencia y emergencia. 6.2 Se tiene que disponer de un procedimiento documentado para el manejo y control del material de empaque cintas adhesivas/corrugados. 7.1 Tiene que disponerse de un procedimiento documentado de control de documentos, que incluyan listados maestros de documentos y de registros.

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10. CONCLUSIONES

EXTRENE EXPORTACIONES consideró las ventajas de contar con una norma reconocida internacionalmente, con la cual los productos están más seguros al ser exportados, y se llevara un control más estricto sobre ellos. Se definieron metas y objetivos claros para la organización mediante todo el proceso de Planeación Estratégica. Se observo un alto grado de compromiso por parte de todas las áreas de la empresa, desde la gerencia general, hasta los operarios por realizar un buen procedimiento para la implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC y obtener consigo la certificación. La documentación creada es de fácil comunicación y entendimiento, puesto que cada proceso se realizó teniendo como referencia la norma y estándares BASC versión 3 2008, y la participación activa de Los Supervisores de Procesos. Los clientes se sienten más respaldados con esta norma, debido a que el control del producto abarca toda la cadena logística, desde los proveedores hasta el cliente final, minimizando la contaminación del producto con algún agente externo. Con la implementación del SGCS se disminuirán los índices de riesgo, puesto que se realizaran capacitaciones constantes al personal basándose específicamente en el personal de áreas criticas.

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11. RECOMENDACIONES

Se recomienda continuar con la implementación del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC y enfatizar en las áreas que incurren en grandes riesgos para la empresa. Realizar capacitaciones constantes a todo el personal de la empresa, con el fin de actualizar la información que se tenga sobre BASC y prevenir que las operaciones y mercancía de la empresa se vean involucradas en alguna actividad ilícita. Llevar a cabo por lo menos dos veces al año la revisión por parte de la Gerencia con el fin de garantizar una continua aptitud, adecuación y eficiencia del Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC. Es recomendable que todos los procedimientos documentados que se realizaron en el transcurso de la práctica sean continuamente actualizados y modificados si así lo requieren. Se recomienda que todos los empleados que conforman la empresa sigan trabajando en pro de la certificación.

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12. REFERENCIAS

Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) (2000). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9000, sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario. Santafé de Bogotá, D.C.

Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) (2000). Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 31000, Gestión del Riesgo. Principios y Directrices. Santafé de Bogotá, D.C.

SERNA, Humberto. Gestión Estratégica Organizacional, Bogota. Universidad de los Andes. Tercera Edición, 2005. 181p.

World Basc Organization, Inc. (2008). NORMA BASC - VERSION 3 – 2008. Documento editado por World BASC Organization World Basc Organization, Inc. (2008). Estándares BASC - Versión 3-2008 Adopción de Requisitos Mínimos de Seguridad C-TPAT – Exportador

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APÉNDICES

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Apéndice 1. Requisitos Legales y de otra Índole

Página 1/5 DOCUMENTO: PR-SIG-001


VERSION: 1.0 1. OBJETIVO

Establecer los requisitos y criterios legales, para la gestión de su cumplimiento y Actualización dentro de la organización, así como de otros requisitos que la organización subscriba.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica desde el reconocimiento e identificación de los requisitos legales en cada proceso, hasta la revisión del cumplimiento por parte de la organización.

3. RESPONSABLE El responsable de velar por la aplicación, cumplimiento, realización y hacer modificaciones a este procedimiento es la Coordinación del Sistema de Gestión en Seguridad.

4. DEFINICIONES Para el manejo de este documento se deben considerar las siguientes definiciones:

Requisitos legales: Todo requisito obligatorio establecido en la legislación y reglamentación aplicable a diferentes áreas de la Empresa, así como los Impuestos de manera particular por entidades oficiales.

Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución o parte o combinación de ellas sean o no sociedades, publicas o privadas que tienen sus propias funciones o administración.

Ley: Norma jurídica escrita que emana del poder legislativo.

Decreto: Disposición promulgada por el poder ejecutivo sin ser sometido al órgano legislativo competente.

Resolución: Decreto, decisión o fallo de una autoridad gubernativa o judicial.

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REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA INDOLE



VERSION: 1.0

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 5.1. REQUISITOS LEGALES

Se nombrara un responsable y encargado de mantener los documentos legales requeridos para que la empresa continúe funcionando

Al mismo tiempo mantener actualizado acerca de la información que contienen cada uno de los documentos.

Saber cual es el tiempo de vigencia de cada uno de los documentos requeridos para el funcionamiento de la empresa.

Estar al tanto de verificar cuáles son los trámites de renovación si así se requiere y ante qué entidad se realiza dicha renovación.

Mantener actualizados ante nuevos requisitos que sean exigidos para el funcionamiento de la organización.

A continuación se muestran los requisitos legales exigidos:

CERTIFICADO DE CAMARA DE COMERCIO: Este documento indica la constitución de la empresa, es expedido por la Cámara de Comercio

RUT (Registro Único Tributario): Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN.

RESOLUCIÓN DE FACTURACIÓN: La autorización o habilitación de la numeración en las facturas es un requisito contemplado por la administración de impuestos en la resolución 3878 de 1996 como parte de un sistema técnico de control; dentro de las modalidades de facturación se encuentran en papel, por computador, máquina registradora POS y electrónica. Es expedida por la DIAN y su vigencia es de dos años a partir de su fecha de expedición, después de este tiempo se deberá solicitar la habilitación de la resolución por otros dos años más y así sucesivamente hasta que se haya utilizado toda la numeración.

CIRCULAR 170: Por medio de esta circular se indica el procedimiento que deberán seguir los usuarios del servicio aduanero y cambiario, para prevenir, detectar, controlar y reportar operaciones sospechosas que puedan estar vinculadas con el lavado de activos.

72




VERSION: 1.0

5.2. CRITERIOS PARA LA SELECCIÓN DE LAS NORMAS DE INTERÉS EN EXTRENE EXPORTACIONES

Los principales criterios a tener en cuenta para la selección de las normas son los siguientes:

a) La identificación de todas las disposiciones de instrucción y control para los peligros y factores de riesgos e impactos funcionales que apliquen en la organización; es decir aquéllas que exijan la obtención de autorizaciones, o impongan obligaciones, prohibiciones, sanciones, estándares, entre otros.

b) El análisis debe cobijar el escenario internacional, nacional, regional y local, es decir que debe incluir convenios, tratados o protocolos internacionales aprobados por Colombia, leyes, decretos ejecutivos, resoluciones, ordenanzas, y acuerdos.

c) Además de la legislación es necesario establecer otros compromisos que haya adquirido la empresa que resulten de interés, como por ejemplo, firma de convenios interinstitucionales, firma de contratos, Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional y Ambiental de las empresas contratantes, entre otros.

En todos los casos como requerimientos de otra índole que aplican para los procesos de ejecución en la prestación del servicio, se consideran los documentos contractuales (como los términos de referencia, contratos y otrosí, entre otros); y los demás que el cliente especifique para utilización en la Gestión de Seguridad. Es responsabilidad del Coordinador del Sistema de Gestión en Seguridad de la empresa mantener actualizado el procedimiento documentado de requisitos legales y de otra índole por lo menos cada 3 o 4 meses, al igual que informar a los cargos que les corresponda dar cumplimiento según los cambios que surjan. Si algún funcionario de la empresa tiene conocimiento de algún cambio o de nueva reglamentación que aplique para la empresa, debe informar al Coordinador del Sistema de Gestión en Seguridad, para actualizar el procedimiento.

73




VERSION: 1.0

Los requisitos legales aplicables se indican en la caracterización de cada proceso y se controlan como documentación externa. Para establecer y mantener actualizado el procedimiento documentado de requisitos Legales y de Otra Índole se puede acudir entre otras, a las siguientes fuentes:

Gobierno: - Dirección Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN

Asociaciones y Grupos Industriales: Por ejemplo ANDI, Asociaciones de profesionales de Ingeniería y afines (ACIEM, Consejo profesional Nacional de ingeniería y sus profesiones auxiliares…), entre otros.

Bases de Datos Comerciales: LEGIS.

Cámara de Comercio.

Periódico: La República a nivel nacional.

Listados: Congreso de la República.

Páginas Web de las autoridades competentes. 5.3. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE

METODO DE VERIFICACION QUE SE VERIFICA

Seguimiento y verificación del cumplimiento de los procedimientos.

Dado que los requisitos legales se integran a los procedimientos de trabajo, al verificar que estos se realicen según está establecido, se esta monitoreando el cumplimiento de los requisitos legales asociados.

Auditorias Internas En el Plan de Auditoria de cada ciclo se establece en los criterios de auditoria los requisitos legales aplicables. Con base en las listas de chequeo de auditoria, el auditor se verifica el cumplimiento de dichos requisitos.

Revisión del Sistema por la Dirección En la revisión del sistema se incluye la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales con base en el informe de auditoria. Con base en esta información se toman las decisiones correspondientes.

74




VERSION: 1.0

5.4. REQUISITOS DE OTRA ÍNDOLE:

Certificado BASC: es un sistema en control y seguridad para la empresa y la prestación de sus servicios, para hacerla más confiable y segura. Expedido por el BASC, es de cumplimiento permanente.

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Apéndice 2. Auditoria Interna



VERSION: 1.0

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y las actividades para la planificación y ejecución de las auditorias internas del Sistema de Gestión de Seguridad, así mismo, el seguimiento de las acciones derivadas de estas; contribuyendo al mejoramiento continuo de XTRENE EXPORTACIONES, y servir de entrada para la Revisión del Sistema por la Dirección.

2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los procesos establecidos al interior de la organización, GERENCIA, SIG, COMERCIAL, FABRICACION, DISEÑO, COMPRAS, DISTRIBUCION, RECURSOS FISICOS Y TECNOLOGICOS, R.R.H.H., FINANZAS Y CONTABILIDAD. Según se encuentren plasmados en el mapa de procesos.

3. RESPONSABLE El Coordinador del Sistema de Gestión en Seguridad y la Gerencia, son los encargados de velar por la aplicación de este procedimiento, de su difusión, control, y de definir las modificaciones al mismo.


Auditoría interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Es realizada por un auditor de la empresa, que fue formado para poder realizar auditorías al interior de la organización.

Auditoría externa: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría.

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AUDITORIAS INTERNAS Página 2/10

DOCUMENTO: PR-SIG-002


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Hallazgo: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría, recopilada frente a los criterios de auditoría.

No conformidad mayor: Incumplimiento total de un requisito, de la norma o los estándares.

No conformidad menor: Una deficiencia que no es tan grave como para ser mayor, Incumplimiento parcial de un requisito.

Fortaleza: es cuando la organización se excede en el requisito.

Observación: Una no conformidad en la cual el auditor le da el beneficio de la duda a la organización, oportunidades para mejorar el sistema.

5. CONDICIONES GENERALES Las auditorias internas se utilizan como una herramienta de gestión que permite evaluar en forma objetiva e independiente a un proceso o una actividad, con el fin de determinar:

Cumplimiento de los requisitos de la Norma BASC.

Cumplimiento de la normatividad.

Requerimientos de los clientes

Cumplimiento de las disposiciones establecidas por la empresa en relación con la eficacia y eficiencia de los procesos.

Adicionalmente se pueden analizar aspectos para revelar problemas potenciales y descubrir posibilidades de mejoramiento. Al iniciar un programa de auditorias Internas, se tienen seleccionados y evaluados los auditores Internos que lo van a desarrollar, teniendo en cuenta su independencia de quienes tienen la responsabilidad de los procesos auditados. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 6.1. SELECCIÓN DEL EQUIPO AUDITOR La selección de los auditores es realizada por el Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y aprobada por la Gerencia. El equipo auditor puede estar conformado por uno o varios auditores. En caso que se asignen equipos de auditores se designa un auditor líder, con base en la

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Experiencia como auditor y el conocimiento de los procesos a auditar. El auditor líder tendrá las siguientes funciones:

Planificar la auditoria.

Realizar y gestionar el presupuesto de la auditoria, incluyendo cuando sea aplicable gastos de viaje, alimentación y hospedaje.

Representar al equipo auditor en las comunicaciones con los auditados. Es quien lidera la reunión de apertura y de cierre de la auditoria.

Organizar y dirigir al equipo auditor.

Orientar a los auditores en formación.

Liderar las reuniones del equipo auditor y conducirlo para llegar a las conclusiones de la auditoria.

Preparar y completar el informe de auditoría. 6.2. PROGRAMA DE AUDITORIA Se define la realización de auditorias considerando cualquiera de los siguientes criterios:

Es realizada anualmente para la Programación de las auditorias o para su actualización, según se defina.

Cambios significativos en la empresa

Modificaciones a la metodología aplicada para desarrollar una actividad

Solicitud del responsable del proceso o área.

Solicitud de la Gerencia.

Revisión al Sistema. El programa se establece y puede ser actualizado continuamente. Como mínimo se ha determinado realizar un ciclo de auditorias internas al año, y según la influencia de los criterios mencionados anteriormente, si es necesario se pueden programar auditorias adicionales al programa inicial. El Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad se encarga de gestionar y aprobar el programa de auditorias: coordinar con los responsables de los procesos las fechas para realizar las visitas, solicitar los recursos para la realización de las auditorias, y designar el equipo auditor. La Gerencia es responsable de otorgar los recursos necesarios para llevar a cabo la auditoria.

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El Programa de Auditorias se estipula en el Programa de Auditorias PG-SIG-002-01. Las auditorias que por fuerza mayor no sean realizadas según la programación, son reprogramadas, en el Programa de Auditoria en la casilla de reprogramado. Una vez se haya terminado el periodo programado el Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad, evalúa el cumplimiento del Programa y define el plan de acción pertinente, de acuerdo con los desviaciones presentadas (en las fechas programadas, el presupuesto, desempeño de los auditores, entre otros), con base en los informes de auditoria. 6.3. PLAN DE AUDITORIA Se realiza el Plan de Auditoria en el Plan de Auditoria Interna PL-SIG-002-02, que incluye:

Objetivo. Se describe el propósito de lo que se quiere lograr con la auditoria.

Alcance. Se describe la extensión y límites de la auditoria. Se incluye generalmente una descripción de las ubicaciones, las unidades de la organización (Oficinas, Proyectos), las actividades o procesos.

Equipo auditor, puede incluir auditores en formación como observadores.

Preparado por (Nombre o Firma de quien realiza el plan)

Fecha y hora de las actividades de auditoria.

Proceso a auditar

Auditado responsable de la actividad y/o proceso a auditar.

Auditores

Criterios de la auditoria, especificando los requisitos aplicables de las Norma BASC y/o internos.

El Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad o el Auditor Líder:

Define el objetivo y el alcance de la auditoria.

Define la viabilidad de la auditoria, teniendo en cuenta:

a. Información suficiente y apropiada para planificar la auditoria. b. Disponibilidad de la cooperación adecuada del auditado. c. Disponibilidad de tiempo y recursos adecuados.

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Si la auditoria no es viable se proponen alternativas para su realización, en consulta con el auditado.

Asigna el Auditor o Auditores responsables de la realización de la auditoria por cada proceso o área.

En conjunto con los auditores define el Plan de Auditoria.

Comunica el Plan de Auditoria.

Realiza el informe final del ciclo de auditoria El auditor o auditores asignado(s):

Coordina la fecha y hora de evaluación con el auditado (Verbal o escrito).

Solicita la documentación necesaria para preparar la auditoria

Prepara la lista de chequeo utilizando el Lista de Chequeo Auditoria LC-SIG-004-03.

Realiza la auditoria, el seguimiento y verificación como se enuncia en este procedimiento.

El Plan de Auditoria definido se difunde a los auditados antes de dar inicio a las actividades. El auditado puede justificar alguna objeción o cambio, y si son viables se ajusta el plan. 6.4. LISTA DE CHEQUEO La lista de chequeo Lista de Chequeo Auditoria LC-SIG-004-03 se elabora considerando:

Los procesos a auditar.

Los procedimientos, documentos y registros pertinentes.

Los criterios y requisitos de la norma.

Los requisitos legales, requisitos del cliente.

Los resultados de indicadores de gestión.

Los resultados de auditorias previos.

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Por cada requisito identificado se registra como criterio para la auditoria:

El debe a verificar.

La especificación asociada.

La fuente del requisito, por ejemplo: la Norma, el procedimiento o documento interno, la norma técnica o legal; y el ítem, capítulo o numeral.

La evidencia a tomar en auditoria, teniendo en cuenta los registros asociados, cuando aplique.

En el desarrollo de la auditoria se especifica:

La evidencia tomada, de acuerdo a la esperada.

Los hallazgos: dando su descripción y el tipo de hallazgo (C, NC, OB, OM, F).

6.5. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

Reunión de apertura: se realiza de manera informal dentro de las auditorias Internas y no necesariamente se deja evidencia de esta actividad. En esta reunión se confirma el plan de auditoria, se coordina la forma o metodología de cómo se realizarán las actividades, se confirman los canales de comunicación y se proporciona al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

Recolección de información: Aplicando la Lista de Chequeo, y mediante un muestreo apropiado verifica la información, a través de:

1. Observación de las actividades. 2. Revisión de los documentos. 3. Entrevistas con los auditados. Las preguntas utilizadas deben ser

claras y permitir las respuestas que conlleven a la información requerida. La entrevista se puede complementar con revisión de documentos para verificar que la ejecución se hace acorde al procedimiento escrito y existe evidencia del cumplimiento (Informes y registros)

4. Visitas durante la ejecución de las actividades, con el fin de verificar los procedimientos aplicados.

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NOTA: Cuando se encuentra una observación, si el tiempo lo permite, el auditor debería seguir las rutas apropiadas de auditoria para buscar evidencia adicional con el propósito de determinar si la observación es o no una no conformidad. Si, al final de la auditoria, no se puede hacer una determinación, entonces se reporta la observación.

Documentación de Hallazgos: Durante la aplicación de la Lista de Chequeo se registran las evidencias de auditoria. Estas evidencias se evalúan contra los criterios de auditoria y se generan los hallazgos, que pueden indicar conformidad o no conformidad y/o identificar oportunidades de mejora. Los hallazgos, conclusiones y recomendaciones se revisan por el equipo auditor. Se enumeran, redactan y registran los hallazgos de no conformidades y observaciones en el Reporte de hallazgos RP-SIG-004-04 y se entregan o remiten los reportes a los responsables de los procesos auditados, para que se implementen las acciones de mejora.

Reunión de Cierre: En esta reunión participa todo el equipo auditor y los auditados. Se comunica de las fortalezas, aspectos por mejorar, resumen de los hallazgos (No conformidades y observaciones), y de otros aspectos relevantes encontrados. Debido a las condiciones de la organización en la ejecución de los diferentes procesos, se podrán realizar reuniones parciales de cierre de auditoria.

6.6. INFORME DE AUDITORIA El Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad, o el Auditor Líder prepara el Informe de Auditoría. El Informe de Auditoría contiene la siguiente información IN-SIG-004-05:

Objetivo y alcance de la auditoria, según el plan de auditoría.

Descripción resumida de las actividades desarrolladas durante la auditoria.

Hallazgos encontrados, organizados según se trate de fortalezas, oportunidades de mejora, observaciones o no conformidades. Los hallazgos se clasifican igualmente por procesos, transcritos fielmente del reporte entregado por los auditores.

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Recomendaciones realizadas por los auditores, relativas a los procesos y al ciclo de auditoría.

Análisis de los resultados, incluyendo según aplique: a) Riesgos: Para definir los principales riesgos en el Sistema de

Gestión de Seguridad y los aspectos prioritarios que requieren intervención para la mejora de su eficacia, se analiza la siguiente información:

Cantidad de no conformidades y observaciones por criterio y numeral. Lo que permite identificar los aspectos de criterio que se están incumpliendo en mayor proporción.

Total de no conformidades por criterio y el peso porcentual de cada una.

Cantidad de hallazgos asociados con los requisitos legales.

Cantidad de hallazgos por proceso. b) Necesidades para la mejora del plan de auditoría: Se evalúa el

cumplimiento del plan en fechas y horarios, la disponibilidad de los auditados, el desempeño del equipo auditor y los aspectos logísticos asociados (asignación de presupuesto, transporte, alimentación, etc.).

c) Aspectos para fortalecer la competencia de los auditores, producto de las evaluaciones realizadas a cada uno de ellos por parte de los auditados, utilizando la Evaluación Auditor EV-SIG-002-06. Dichas evaluaciones se analizan por auditor y por aspecto (planeación, conocimiento, comunicación, cumplimiento, entre otros) y se identifican los principales puntos por mejorar.

− Lista de auditores y auditados. − Fecha del informe de auditoría. 6.7. PLAN DE MEJORAMIENTO − Plan de Acción: Después de presentados el Informe de Auditoria y los Reportes de Hallazgos, la dirección o responsables de los procesos auditados, deben velar porque se tomen las acciones correctivas asociadas a las no conformidades y las acciones preventivas asociadas a las observaciones detectadas, en el menor tiempo posible, y enviar el Plan de Acción al auditor.

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El análisis de causas y el Plan de Acción se establecen en el mismo Reporte de Hallazgos, o conforme a lo estipulado en el Procedimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas PR-SIG-008 − Seguimiento y Verificación: Consiste en el seguimiento y la verificación de la implementación y eficacia de las acciones propuestas en el plan de acción. El Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad o Auditor Líder, designa la persona responsable del seguimiento y verificación. 6.8. EVALUACIÓN DE AUDITORES INTERNOS El desempeño de los auditores internos se determina a partir de la evaluación realizada por las personas auditadas utilizando la Evaluación Auditor EV-SIG-004-06. 6.9. INFORME A LA GERENCIA Posterior al cierre del ciclo de auditoria se realiza la Revisión del Sistema de Gestión de Seguridad, donde el Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad presenta un informe a la Gerencia sobre los resultados de las auditorias y la eficacia de las acciones. 6.10. MANTENIMIENTO DE LOS REGISTROS Todos los registros de auditoria se conservan en el área del SIG 7. REGISTROS

PG-SIG-004-01 Programa de Auditorias

PL-SIG-004-02 Plan de Auditoría Interna

LC-SIG-004-03 Lista de Chequeo Auditoría Interna

RP-SIG-004-04 Reporte de hallazgos

IN-SIG-004-05 Informe Auditoría Interna

EV-SIG-004-06 Evaluación Auditor

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VERSION: 1.0

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Procedimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas PR-SIG-008.

Norma BASC V3

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Apéndice 3. Gestión de Riesgo

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1. OBJETIVO Implementar el sistema de gestión de riesgo que busque disminuir la probabilidad y el impacto de riesgos en la empresa, tomando como referencia la NTC – ISO 31000 en donde se establece el siguiente procedimiento: comunicación y consulta, establecimiento del contexto, valoración del riesgo, tratamiento del riesgo y monitoreo y revisión. 2. ALCANSE Aplica a todos los procesos de la empresa 3. RESPONSABLE Coordinador del sistema de gestión de seguridad 4. DEFINICIONES

Riesgo: Posibilidad de que suceda algo que tendrá impacto en los objetivos, se mide en términos de consecuencias y posibilidad de ocurrencia.

Gestión de riesgo: Conjunto de actividades encaminadas a la prevención y protección de los riesgos a lo que están expuestos personas, activos y procesos de la organización.

Plan para la gestión de riesgo: Esquema dentro del marco de referencia para la gestión del riesgo que especifica el enfoque, los componentes y los recursos de la gestión que se van a aplicar a la gestión de riesgo.

Evento: Presencia o cambio de un conjunto particular de circunstancias.

Impacto: Consecuencias que pueden ocasionar a la organización la materialización del riesgo.

Consecuencia: Resultado de un evento que afecta a los objetivos.

Probabilidad: oportunidad de que algo suceda.

Análisis del riesgo: Proceso para comprender la naturaleza del riesgo y determinar el nivel de riesgo.

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Nivel de riesgo: Magnitud de un riesgo o de una combinación de riesgos, expresada en términos de la combinación de las consecuencias y su probabilidad.

Evaluación del riesgo: Proceso usado para determinar las prioridades de gestión del riesgo mediante la comparación del nivel de riesgo contra los criterios del riesgo.

Tratamiento del riesgo: Proceso para modificar el riesgo.

Monitoreo: Verificación, supervisión, observación crítica o determinación continúa del estado con el fin de identificar cambios con respecto al nivel de desempeño exigido o esperado.

Revisión: Acción que se emprende para determinar la idoneidad, conveniencia y eficacia de la materia en cuestión para lograr los objetivos establecidos.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO La empresa debe documentar el proceso para la implementación del sistema de gestión de riesgo que permita gestionar paso a paso su elaboración.

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Proceso para la gestión de riesgo

5.1 Comunicación y Consulta: La comunicación es crítica para la implementación y viabilidad de la gestión de riesgo, puesto que facilita la interacción y participación de los empleados que hacen parte de los procesos de la empresa y que diariamente conviven con la probabilidad de ocurrencia de algún evento en particular; La consulta, se debe tener en cuenta para informarse y actualizarse en temas de riesgos, normas, legislaciones, programas que intervengan en la prevención de riesgos, entre otros.

XTRENE EXPORTACIONES deberá establecer una cultura donde los riesgos son identificados y direccionados como parte de las actividades diarias y donde los riesgos y sus planes de mitigación son comprendidos por todas las áreas de la empresa, mediante capacitaciones de retroalimentación con la participación de todos los empleados de la

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VERSION: 1.0 empresa, estas capacitaciones se realizaran con expositores que tengan un avanzado conocimiento en el tema, también se realizarán carteles que sean visibles para todo el personal en donde los empleados se informen en temas de prevención de riesgos y comportamientos que se deben tener en cuenta en el momento que se presente alguno.

XTRENE EXPORTACIONES consultará a través de La Norma Técnica Colombiana de gestión de riesgo NTC-31000, a través de los medios de comunicación y adicionalmente en resoluciones de seguridad laboral y salud ocupacional. Esta consulta se realizará semestralmente.

5.2 Establecer el contexto: Definir el contexto es identificar la contribución que hará a la organización el logro de los objetivos de la gestión de riesgo, por ende se deben definir los parámetros externos e internos y establecer un alcance y unos criterios que permitan establecer desde que punto se va a partir la elaboración de la gestión de riesgos en la empresa.

Establecer contexto externo: Incluye el ambiente social y cultural, político, legal, reglamentario, financiero, tecnológico, económico, natural y competitivo, bien sea internacional, nacional, regional o local.

Establecer contexto interno: Debe estar alineado con la cultura, los procesos, la estructura y la estrategia de la organización.

5.3 Identificación del riesgo: En esta fase se identificarán las fuentes de riesgo, las áreas de impacto, los eventos y sus causas y las consecuencias potenciales mediante entrevistas al personal, en donde se avalúen los riesgo y la probabilidad de que ocurran y adicionalmente se consideren si son aceptables o intolerantes para la empresa. Es necesario entonces identificar los riesgos y la relación que tienen con los controles existentes. Se debe comenzar por identificar los riesgos obvios y luego trabajar a partir de ellos.

XTRENE EXPORTACIONES realizará entrevistas a los empleados que lleven laborando mas de dos años en la empresa, se realizarán inspecciones físicas y se tomará como referencia la auditoría ya

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Realizada por los auditores internos BASC u otros eventos realizados anteriormente.

5.4 Análisis del riesgo: Una vez se tengan identificados los riesgos, se procederá a analizar la probabilidad y las consecuencias de cada factor de riesgo, con el fin de establecer el nivel de riesgo. Este análisis es fundamental para decidir cuales son los factores de riesgo que potencialmente tendrán un mayor efecto y por lo tanto necesitan ser administrados o tratados por el responsable encargado.

EXTRENE EXPORTACIONES realizará una lluvia de ideas en donde se especifiquen los riesgos y se tome como objeto de medición una tabla de probabilidad y consecuencias para determinar la probabilidad que tiene los riesgos de que sucedan, y las posibles consecuencias que pueden derivarse de la materialización del riesgo.

Determinar el nivel estimado del riesgo.

Clasificar los riesgos, con el fin de priorizar y darles los tratamientos adecuados de manera rápida y efectiva.

Tabla. Análisis de Riesgos

PROBABILIDAD

ALTA (5) 1 Año

MEDIA (3) 2 - 5 Años

BAJA (1) Mas de 5 años

CONSECUENCIA

ALTA (5) 50 Millones

MEDIA (3) 20 Millones

BAJA (1) Menos de 20

millones

5.5 Evaluación de riesgos: La evaluación debe tomar en cuenta el grado de control sobre cada uno de los riesgos y el impacto de costos, los beneficios y las oportunidades presentadas por los riesgos. Además se deben considerar

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VERSION: 1.0 También los riesgos que sufren otros terceros en el proceso y que se benefician a partir de estos riesgos. Para evaluar los riesgos se llevarán a la gráfica correspondiente los riesgos priorizados, y se determinarán en que cuadrante de probabilidad y consecuencia deben ir establecidos, de esta manera se identificará el nivel del riesgo de cada uno. Nivel de riesgo: Riesgo alto Riesgo medio Riesgo bajo

PROBABILIDAD

ALTA 5

MEDIA 3

BAJA 1

1 3 5

BAJA MEDIA ALTA

CONSECUENCIA

5.6 Tratar los riesgos: Involucra la selección de una o mas opciones para modificar los riesgos y la implementación de tales opciones. Una vez implementado, el tratamiento suministra controles o los modifica. El tratamiento de los riesgos necesita ser adecuado o apropiado de acuerdo con la importancia del riesgo:

Los riesgos de bajo nivel pueden ser aceptados y puede no ser necesaria una acción adicional, estos riesgos deben ser controlados

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Los niveles de riesgo significativos o más importantes deben ser tratados

Los niveles altos de riesgo requieren de una cuidadosa administración o gestión y de la preparación de un plan de gestión para administrar los riesgos.

Las opciones para el tratamiento de los riesgos pueden ser:

Eludir un riesgo decidiendo no proceder con la actividad que en la que incurriría el riesgo o escoger medios alternativos para la acción que logre este mismo resultado.

Reducir el nivel de riesgo, reduciendo la probabilidad de ocurrencia, las consecuencias o ambas a la vez. La probabilidad puede reducirse a través de los controles de gestión los cuales reducen la frecuencia o la probabilidad de que ocurra un error, estos controles se refieren a: procedimientos alternativos, el aseguramiento de la calidad, la capacitación, la supervisión, la revisión, las políticas y procedimientos documentados, y la investigación y el desarrollo.

Transferir el riesgo es trasladar el riesgo a otra área de la entidad o adquiriendo seguros que cubran estos riesgos, de esta manera se logra que el tercero los asuma.

Aceptar y retener los riesgos dentro de la organización, donde estos no pueden ser eludidos, reducidos o transferidos o donde el costo de eludir o transferir un riesgo no se justifica usualmente porque la probabilidad y las consecuencias son bajas. De igual forma estos riesgos deben ser controlados o monitoreados.

5.7 Monitoreo y Revisión: El monitoreo y la revisión es una etapa esencial e integral en el proceso de gestión de riesgo. Es necesario monitorear los riesgos, la efectividad del plan, las estrategias y el sistema de administración que ha sido establecido para controlar la implementación de los tratamientos de riesgo. Los riesgos necesitan ser controlados mensualmente para garantizar que las circunstancias cambiantes no alteren las prioridades de los riesgos. Son muy pocos los riesgos que permanecen estáticos.

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EXTRENE EXPORTACIONES desarrollará actividades de monitoreo mensualmente, con el fin de evaluar los riesgos y la efectividad de los controles relacionados con ellos.

EXTRENE EXPORTACIONES preparará reportes informativos con los resultados del seguimiento en los procesos del manejo de riesgos, para la revisión por parte de la gerencia.

6. REGISTROS

EV-SIG-001-01 Evaluación del riesgo

RP-SIG-001-02 Reporte de capacitación de prevención de riesgos

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas PR-SIG-008

Norma Técnica Colombiana ISO 31000

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Apéndice 4. Evaluación de Riesgo

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DOCUMENTO: EV-SIG-003-01


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EXTRENE EXPORTACIONES es una empresa sólida y posicionada en el mercado Estadounidense y Mexicano, cuenta con representantes que hacen que la marca sea reconocida y se expanda cada vez mas. Los principales competidores son: VEROX, J&H, FASHION, COLMODA, COLJEANS. En Miami se encuentra la principal distribuidora llamada XTRENE IMPORTS, que se encarga de abastecer la demanda con la marca SAND LIMITED JEANS a los Estados Unidos. EXTRENE EXPORTACIONES pretende acoger el mercado Suramericano y europeo como próximo objetivo. A nivel nacional se maneja la marca BK JEANS y se vende por medio de distribuidores, La empresa EXTRENE EXPORTACIONES se encuentra ubicada geográficamente en Risaralda, Dosquebradas en la calle 9 # 18-56 Barrió Japón.

Los principales competidores a nivel nacional son: TWO LIFE, TOP BLUE, BIKAPRIO, STOP BLUE, etc.

EXTRENE EXPORTACIONES es financieramente sólida y económicamente estable, cuenta con una tecnología avanzada y apta para la producción que se maneja, el talento humano es competitivo y cada vez mas consiente de la seguridad que se debe manejar, cuenta con una estructura basada en la planta de producción y las oficinas, tiene altos mandos capacitados para llevar el control y el manejo de la empresa y se encarga de velar por el bienestar de sus empleados continuamente. IDENTIFICACIÓN DE LOS RIESGOS Después de realizar las entrevistas al personal se realizo una tabla de riesgos priorizados:

1. Manipulación inadecuada de carga 2. Ingreso de terceros a zona de almacenamiento 3. Contaminación de carga 4. Perdida de un cliente 5. Incumplimiento por parte de proveedores 6. errores en los documentos de despacho o papeleo de exportación 7. robo 8. Accidentes laborales

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9. Enfermedades laborales 10. Riesgos químicos 11. Riesgos físicos (ruido, vibraciones, temperaturas extremas, iluminación) 12. Riesgos ergonómicos (monotonía en el puesto de trabajo, acciones

repetitivas, mala postura, diseño del puesto de trabajo) 13. Daños por agua en la producción 14. Incendio 15. Estafa 16. Riesgo eléctrico 17. Riesgos psicolaborales

1. Manipulación inadecuada de carga: Cualquier labor que requiera principalmente el uso de fuerza humana para levantar, sostener, colocar, empujar, portar, desplazar, descender, transportar; o ejecutar cualquier otra acción o actividad ilícita que permita poner en riesgo la seguridad de la mercancía Causas: Falta de capacitación o instructivos para la operación logística de la carga, no se cuentan con registros de verificación de antecedentes, no hay medida para restringir el acceso del personal a las áreas de almacenamiento de carga con destino de exportación, no esta controlado el material de empaque de exportación. Consecuencias: Contaminación de carga, daños en la producción, perdida de clientes, perdidas monetarias. 2. Ingreso de terceros a zona de almacenamiento: Entrada de personal no autorizado a zonas estériles para la mercancía, donde esta expuesta a manipulación inadecuada. Causas: Falta de señalización y de una persona con autoridad para controlar la entrada y salida de personas a la zona de almacenamiento, falta un sistema de identificación de los empleados, falta de identificación para visitantes, no se cuenta con procedimientos para identificar, enfrentar y retirar personas no autorizadas o no identificadas. Consecuencias: Contaminación de carga, inadecuada manipulación de carga, perdidas en la producción, robo, realización de actividades ilícitas. 3. Contaminación de carga: Cualquier operación o actividad ilícita que se le haga a la carga y pueda entorpecer la seguridad en la cadena de suministro. Causas: Conspiración interna, soborno, mala selección del personal, falta de pruebas realizadas al personal de áreas críticas antes de ingresar a la compañía, cualquier persona puede entrar al área de almacenamiento de mercancía, no se cuentan con programas orientados a concientizar a los empleados contra amenazas y la importancia de la seguridad en la cadena de suministro. Consecuencias: Mala reputación para la empresa, sanciones, multas, perdidas de clientes, perdidas monetarias. 4. Perdida de un cliente: Perder un cliente clave para la empresa Causas: Incumplimiento en la entrega de la mercancía, cliente insatisfecho con la mercancía, mala atención.

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Consecuencias: Alejamiento de clientes potenciales, mala reputación para la empresa, perdidas monetarias y en ventas. 5. Incumplimiento por parte de proveedores: Demoras en la entrega de insumos y materias primas que paren la producción. Causas: Incumplimiento en la entrega, falta de compromiso con la empresa, proveedores con poco inventario. Consecuencias: Paro de la producción, ineficiencia en la producción, incumplimiento de entrega de producción. 6. Errores en los documentos de despacho o papeleo de exportación: Realizar mal los documentos requeridos por despacho y el papeleo de la exportación. Causas: Poco conocimiento de la normatividad aduanera, poco conocimiento en diligenciamiento de documentos de exportación, errores en los documentos de despacho que hagan demorar la mercancía en almacenamiento. Consecuencias: Sanciones, multas por la autoridad competente, decomiso de mercancía, fallas en el proceso logístico, reconteo y verificación de mercancía. 7. Robo: Perdida de objetos personales de los empleados, robo de información valiosa para la empresa, saqueo de la caja fuerte. Causas: Empleados inescrupulosos, conspiración dentro de la empresa, visitantes sin identificación o autorización, empleados con acceso a claves internas. Consecuencias: Perdidas monetarias, perdidas materiales, perdida de información valiosa que puede ser utilizada para cometer actos delictivos. 8. Accidentes laborales: Todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte. Causas: Poca iluminación en las escaleras, techo averiado, mal uso de maquinaria, falta instructivos para el manejo de las maquinas, la empresa no dispone de un plano de las instalaciones con la ubicación de las áreas sensibles. Consecuencias: Ausentismo del personal, incapacidad, lesiones graves, fracturas, muerte. 9. Enfermedad profesional: Se entiende por enfermedad profesional todo estado patológico que sobrevenga como consecuencia obligada de la clase de trabajo que desempeña el trabajador o del medio en que se ha visto obligado a trabajar. Causas: Agentes físicos, químicos o biológicos. Consecuencias: Ausentismo del personal, incapacidad, muerte. 10. Riesgos químicos: Se define como toda sustancia orgánica e inorgánica, natural o sintética que durante la fabricación, manejo, transporte, almacenamiento o uso, puede incorporarse al medio ambiente en forma de polvo, humo, gas o vapor, con efectos irritantes, corrosivos, asfixiantes, tóxicos y en cantidades que tengan probabilidades de lesionar la salud de las personas que entran en contacto con ellas. Causas: Mal almacenamiento de químico, el no uso de guantes, tapabocas u otra protección, falta instructivo de cómo usar el químico y las medidas de prevención de su uso.

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Consecuencias: Afecciones pulmonares, dolor de cabeza, mareo, asfixia daños en la producción, intoxicación, disminución en la producción. 11. Riesgos físicos: Se pueden definir como toda energía presente en los lugares de trabajo que de una u otra forma pueden afectar al trabajador de acuerdo a las características de transmisión en el medio. Causas: Ruido de las maquinas, vibración de la maquinaria, altas temperaturas debido a la cercanía de la caldera a los sitios de trabajo, falta de ventilación, falta iluminación en las escaleras. Consecuencias: dolor de cabeza, dolor abdominal, sordera, caídas, golpes, desmayos, menor rendimiento, irritabilidad, ansiedad, disminución en la producción. 12. Riesgos ergonómicos: Son aquellos generados por la inadecuada relación entre el trabajador y la maquina, herramienta o puesto de trabajo. Causas: Actividades repetitivas, monotonía, mala adecuación del sitio de trabajo, mala postura, postura fija de pie o sentado por varias horas. Consecuencias: Dolor lumbar, cansancio, dolores musculares 13. Daños por agua en la producción: Como su mismo nombre lo indica son daños causados por el agua que ocasionan daño en la producción como: ropa mojada, mal olor en las prendas debido a que quedan húmedas y se secan así, etc. Causas: Techo averiado donde se filtra el agua y moja los lotes de producción, goteras, etc. Consecuencias: Pérdidas materiales, daños en la producción. 14. Incendio: Es una ocurrencia de fuego no controlada que puede abrasar algo que no está destinado a quemarse. Puede afectar a estructuras y a seres vivos. La exposición de los seres vivos a un incendio puede producir daños muy graves hasta la muerte, generalmente por inhalación de humo o por desvanecimiento producido por la intoxicación y posteriormente quemaduras graves. Causas: Mal manejo de la caldera, falta de instructivos de maquinaria, cortos circuito, acumulación de material inflamable, la empresa no cuenta con procedimientos para la realización de ejercicios prácticos y simulacros de los planes de protección y de procedimientos de contingencia y emergencia. Consecuencias: Perdidas humanas, perdidas materiales, quemaduras (primer-segundo-tercer grado). 15. Estafa: La estafa es un delito contra la propiedad o el patrimonio. El núcleo del tipo penal de estafa consiste en el engaño. El sujeto activo del delito se hace entregar un bien patrimonial, por medio del engaño; es decir, haciendo creer la existencia de algo que en realidad no existe. Causas: Conspiración interna Consecuencias: Perdidas monetarias 16. Riesgo eléctrico: Se refiere a los sistemas eléctricos de las máquinas, equipos, herramientas e instalaciones locativas en general, que conducen o generan energía. Causas: Cables de electricidad visibles que se pueden mojar por la cercanía a las ventanas, falta instructivos para el manejo de las maquinas.

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Consecuencias: Lesiones, quemaduras, choque, electrocución. 17. Riesgos Psicolaborales: Son aquellos que se generan por la interacción del trabajador con la organización inherente al proceso, a las modalidades de la gestión administrativa. Causas: Horas extensas de trabajo, no hay posibilidad de ascender en la empresa, ausencia de programas de inducción y entrenamiento, faltan actividades e incentivos que motiven al empleado. Consecuencias: Fatiga mental, carga psicológica, presión, alteraciones de la conducta, el comportamiento del trabajador y reacciones fisiológicas.

ANÁLISIS DE RIESGOS

Nº RIESGO PROBABILIDAD CONSECUENCIA EVALUACION DIAGNOSTICO

1

Manipulación inadecuada de carga 3 5 ALTA

2

Ingreso de terceros a zona de almacenamiento 5 3 MEDIA

3

Contaminación de carga 5 5 ALTA

4 Perdida de un cliente 1 3 MEDIA

5

Incumplimiento por parte de proveedores 3 1 MEDIA

6

Errores en los documentos de despacho y papeleo de exportación 3 3 MEDIA

7 robo 3 5 ALTA

8 Accidentes laborales 1 1 BAJA

9

Enfermedades laborales 1 1 BAJA

10 Riesgos químicos 3 1 MEDIA

11

Riesgos físicos (ruido, vibraciones, temperaturas extremas, iluminación) 3 1 MEDIA

98

12

Riesgos ergonómicos (monotonía en el puesto de trabajo, acciones repetitivas, mala postura, diseño del puesto de trabajo) 3 1 MEDIA

13

Daños por agua en la producción 3 3 MEDIA

14 Incendio 1 5 ALTA

15 Estafa 5 5 ALTA

16 Riesgo eléctrico 1 1 BAJA

17 Riesgos psicolaborales 1 1 BAJA

EVALUACIÓN DE RIESGOS

PROBABILIDAD

ALTA 5 3, 15

MEDIA 3 5, 10, 11, 12 2, 6, 13 1, 7

BAJA 1 8, 9, 16, 17 4 14

1 3 5

BAJA MEDIA ALTA

CONSECUENCIA

TRATAMIENTO DE RIESGOS

Nº RIESGO TRATAMIENTO

1 Manipulación

inadecuada de carga

Monitorear la carga, Capacitaciones para la operación logística de la carga, Medidas de restricción a personal no autorizado a la zona de almacenamiento.

2

Ingreso de terceros a zona de

almacenamiento Señalización para identificar zona restringida, Implementar un sistema de identificación de empleados y visitantes

3 Contaminación de

carga

Identificar conspiraciones internas, Implementar programas de concientizacion y seguridad en la carga realizar pruebas de drogas y alcohol al personal de áreas criticas

4 Perdida de un cliente Cumplir a cabalidad los plazos estipulados, calidad en la producción, Buena atención

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5 Incumplimiento por parte de proveedores Seleccionar adecuadamente los proveedores

6

Errores en los documentos de despacho o papeleo de exportación

Capacitaciones en normatividad aduanera, diligenciamiento de documentos de exportación, revisar y verificar los documentos de despacho

7 Robo

Sistema de identificación de empleados y visitantes, Claves de acceso solamente para empleados de confianza

8 Accidentes laborales

Iluminar la zona de las escaleras, Implementar instructivos en el manejo de la maquinaria, por ser un riesgo bajo debe ser controlado pero no se necesita por el momento acciones adicionales para mitigarlo

9 Enfermedades Laborales Exámenes médicos preventivos

10 Riesgos Químicos

Implementar un sistema de protección (tapabocas-guantes-tapa oídos) obligatorio, Instructivos para usar químico y sus medidas de prevención

11

Riesgos Físicos (ruido, vibraciones, temperaturas extremas, iluminación)

Dispersar el calor producido por las máquinas y los trabajadores (el rendimiento mecánico del trabajador suele representar el 20% de la energía empleada, mientas que el 80% restante se trasforma en calor), por consiguiente habría que intensificar la ventilación en los locales en que exista una concentración de máquinas y trabajadores.

12

Riesgos Ergonómicos (monotonía en el puesto de trabajo, acciones repetitivas, mala postura, diseño del puesto de trabajo)

Evaluación de los puestos de trabajo, Realizar pausas durante el día de 5 a 10 minutos

13 Daños por agua en la producción Arreglar techo averiado

14 Incendio Obtener póliza de seguro contra incendio o desastres naturales

15 Estafa

16 Riesgo Eléctrico Localizar debidamente los cables de electricidad apartándolos de algún incidente

17 Riesgos Psicolaborales Realizar programas de inducción, entrenamiento, actividades recreativas durante el día, incentivos

100

Apéndice 5. Monitoreo y Medición



VERSION: 1.0

1. OBJETIVO Establecer un mecanismo que permita medir y monitorear hasta qué punto se está cumpliendo la política y los objetivos de la empresa. Este procedimiento deberá contemplar tanto mediciones que monitoreen el desempeño del sistema como mediciones que monitoreen incidentes o situaciones críticas y otras evidencias históricas de desempeño deficiente.


3. RESPONSABLE Cada uno de los responsables de cada proceso, son los encargados de velar por la aplicación de este procedimiento y de su difusión.


Medición cualitativa: La variable puede tomar distintos valores ordenados siguiendo una escala establecida, aunque no es necesario que el intervalo entre mediciones sea uniforme, por ejemplo, alto, medio, bajo.

Medición cuantitativa: Son las variables que se expresan mediante cantidades numéricas.

Meta: La Meta desde la perspectiva conceptual es un límite que marca hasta donde se quiere llegar, lo que se desea conseguir, es un objetivo a alcanzar.

Indicador: Herramientas para clarificar y definir, de forma más precisa, objetivos e impactos. Son medidas verificables de cambio o resultado

101

MONITOREO Y MEDICION



VERSION: 1.0

Diseñadas para contar con un estándar contra el cual evaluar, estimar o demostrar el progreso con respecto a metas establecidas, facilitan el reparto de insumos, produciendo productos y alcanzando objetivos

5. CONDICIONES GENERALES La medición y el desempeño es una forma fundamental de dar información sobre la efectividad del Sistema de Gestión de Seguridad. La organización debe utilizar métodos apropiados para monitorear y, cuando sea aplicable, medir los procesos del Sistema de Gestión de Seguridad. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para lograr los resultados previstos. Cuando no se logran los resultados previstos, se deben tomar acciones correctivas, según sea apropiado. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 6.1 CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS

XTRENE EXPORTACIONES ha establecido que la medición del desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad se realizará en la Revisión por la Dirección. En esta reunión y para analizar el desempeño del Sistema de Gestión de Seguridad, se considerará:

1. La concordancia de la Política de Gestión Integrada con los Objetivos Estratégicos.

2. El grado de cumplimiento de los Objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad.

3. La efectividad de los controles operacionales. 4. Toda documentación de información que nos permita identificar el

cumplimiento de los controles operacionales, fallas o fortalezas de nuestro Sistema de Gestión de Seguridad.

102

MONITOREO Y MEDICION



VERSION: 1.0

Las conclusiones serán comunicadas a los responsables que, basándose en ello, tomarán las acciones correspondientes, que podrán ser preventivas o correctivas, siempre en coordinación y con el seguimiento del Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad. Los resultados identificarán cómo se están controlando las actividades que realizamos y que tengan impacto en la seguridad de la cadena de suministro. El seguimiento del desempeño se realizará a través del formato: “Medición de Indicadores de Gestión” FT-SGI-003-01, que será alimentado de los resultados de los indicadores que maneja cada proceso, los cuales están identificados en sus respectivas caracterizaciones; y estos a su vez de las no conformidades y controles operacionales establecidos en toda la organización. El continuo monitoreo permitirá establecer las condiciones e identificar diversas situaciones beneficiosas o adversas que se derivan de la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad, tomando acción hacia una Mejora Continua 7. REGISTROS

FT-SIG-003-01 Medición de Indicadores de Gestión 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Norma BASC V3

103

Apéndice 6. Acciones Correctivas y/o Preventivas

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VERSION: 1.0

1. OBJETIVO

Definir y documentar la metodología para el manejo, control y seguimiento de las Acciones Correctivas y/o Preventivas, logrando de esta manera evidenciar acciones de mejora.


3. RESPONSABLE Los responsables de velar por la aplicación, difusión y hacer modificaciones a este Procedimiento son el Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y la Gerencia


Acciones Correctivas, Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acciones Preventivas, Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Análisis de causas, En los procesos de acción preventiva y correctiva, el análisis de las causas es el paso previo para determinar qué acciones llevar a cabo para que el problema no se vuelva a reproducir.

5. CONDICIONES GENERALES El documentar una Acción Correctiva o Preventiva es criterio de la Gerencia y/o el responsable del proceso, de acuerdo a las no conformidades reales o

104

ACCIONES CORRECTIVAS Y/O PREVENTIVAS



VERSION: 1.0

Potenciales detectadas y sus efectos sobre la actividad, las personas, la organización, el cliente y/u otras partes interesadas. Se aplica para su registro el Reporte de Acciones Correctivas y/o Preventivas RP-SIG-008-01 u otra pro forma según se estime conveniente. Cualquier Acción Correctiva y/o Preventiva, puede generar cambios en los documentos del Sistema de Gestión de Seguridad, esto se maneja de acuerdo al Procedimiento de Control Documentos PR-SIG-011. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Una Acción Correctiva y/o Preventiva puede ser emprendida por cualquier cargo de la empresa, cuando se detecte una no conformidad o situación que pueda llegar a generarla. La solución a una no conformidad consiste en mejorar el resultado o condición deficiente hasta lograr un nivel razonable. Las causas de las no conformidades se investigan desde el punto de vista de los hechos, y se analiza la relación entre las causas y el efecto. Se diseñan e implementan acciones que contrarresten el problema para evitar que los factores causales se vuelvan a presentar. 6.1 ACCIÓN CORRECTIVA La ejecución de las acciones correctivas comprende los siguientes pasos:

1. Identificar la No Conformidad. 2. Reconocimiento de las características de la No Conformidad. 3. Búsqueda de las principales causas. 4. Determinar e implementar acciones. 5. Seguimiento. 6. Estandarizar. 7. Conclusiones y cierre.

A continuación se describe cada uno de estos pasos.

105




VERSION: 1.0

1. Identificar la No Conformidad Una no conformidad se identifica a través de las siguientes fuentes:

Auditorias Internas y Externas del Sistema de Gestión de Seguridad.

Control de los procesos.

Indicadores de Gestión.

Resultados de la Revisión del Sistema de Gestión de Seguridad.

Reevaluación de proveedores.

Resultados de los simulacros de emergencia.

Verificación del cumplimiento de los requisitos legales.

2. Reconocimiento de las Características de la No Conformidad

Las pistas para la solución de una no conformidad se encuentran en ella misma. Se debe investigar la no conformidad desde varios puntos de vista: tiempo, lugar, tipo y síntoma (Qué, quien, cuando, como y donde ocurre). Esta información se hace más accesible si las personas encargadas de hacerlo están directamente relacionadas con el proceso en el cual se detectan las no conformidades.

Observar los hechos y recopilar los datos relacionados.

Analizar los datos.

3. Búsqueda de las Principales Causas

Utilizar herramientas estadísticas para identificar las principales causas de la No conformidad (Ver documento ANEXO 1 de Herramientas Estadísticas)

Empezando por las principales causas, verificar el efecto. Hay varios métodos para expresar la fuerza de la relación entre la causa y el efecto, como por ejemplo el Diagrama de Pareto de causas.

Las acciones correctivas se toman primero con respecto a los factores de mayor importancia. Sin embargo, si hay causas de menor impacto a las que se les puede dar fácilmente solución, estas deben ser resueltas.

106




VERSION: 1.0

4. Determinar e implementar acciones

Hacer distinción entre las acciones realizadas para solucionar una No conformidad (corrección) y las acciones para eliminar las causas de la no conformidad (acción correctiva). Adoptar siempre procedimientos que eliminen la causa.

Cerciorarse que las acciones no conduzcan a otro problema (efectos secundarios). Si lo hacen, implementar medidas para los efectos secundarios o implementar otras acciones.

Cuando la acción correctiva y la acción preventiva identifican peligros nuevos o que han cambiado, o la necesidad de controles nuevos o modificados, las acciones se deben revisar haciendo la correspondiente valoración con el procedimiento gestión del riesgo PR-SIG-001.

Si existen varias acciones posibles, elegir la que mejor asegure la eliminación de la no conformidad y la cooperación activa de todos los involucrados.

Se listan las acciones a seguir. Para cada una de ellas definir :

1. Qué se hará 2. Quien debe implementar la acción 3. Cómo se debe implementar 4. Cuando se debe implementar y medir (Fecha de cierre prevista) 5. Donde se debe implementar y medir la acción 6. Otras observaciones: Donde se amplia la información y

preferiblemente se especifica el valor de la acción (Cuanto cuesta)

Se pone en ejecución el plan de acción y se registra toda la información que permita conocer los resultados que se obtengan.

5. Seguimiento

Hacer una comparación de la situación antes y después de realizar las acciones para determinar hasta que punto se han reducido los efectos indeseables.

107




VERSION: 1.0

Cuando se requiera, tratar de convertir los resultados de las acciones en términos monetarios (Relación Beneficio – Costo).

Cuando el resultado de las acciones no es tan satisfactorio como se esperaba, cerciorarse de que las acciones planeadas se implementaron de acuerdo con la decisión inicial. Si los resultados no deseados continúan ocurriendo después de que se han realizado las acciones, se hace necesario definir de nuevo un Plan de Acción, para lo cual se reinicia el análisis de la no conformidad.

6. Estandarización

Las acciones correctivas y/o preventivas se estandarizan para evitar que el problema ocurra o se vuelva recurrente. Estos estándares además deben ser claros, con el fin de ser entendidos por el personal actual y el personal nuevo que sea vinculado al proceso.

En la estandarización identificar claramente: quién, cuándo, dónde, qué, por qué y cómo se realizan los procedimientos de trabajo.

Crear o ajustar y difundir los documentos necesarios para asegurar la forma de realizar correctamente el estándar.

Realizar la capacitación y el entrenamiento necesario para lograr que el estándar se convierta en hábito y evitar utilizarlos de manera incorrecta, lo que ocasionaría la generación de los mismos u otros problemas.

La evidencia de la estandarización se maneja como modificación a los documentos del sistema que estén involucrados.

7. Conclusiones

Recapitular todo el proceso de la solución de la no conformidad para futuros trabajos.

Si el problema no es solucionado totalmente es importante realizar una lista de los problemas que persisten y hacer planes de acción sobre estos.

Analizar las acciones de mejora implementadas, es decir si se logró o no los resultados esperados.

Preparar un informe final sobre lo realizado y los resultados.

108




VERSION: 1.0

Cuando sea necesario documentar la causa de la no conformidad, definir las acciones a emprender, los responsables de la acción y el seguimiento y cierre final, los cuales se realizan en el reporte de acciones correctivas y/o preventivas RP-SIG-005-01. 6.2. ACCIÓN PREVENTIVA Se establece la acción preventiva a partir de:

1. Investigación de incidentes. 2. De una Acción Correctiva implantada (La acción correctiva en un área o

proyecto se puede aplicar como preventiva en otro). 3. Cambios en los riesgos y en el Panorama de Factores de Riesgo. 4. Cambios en los requisitos legales. 5. De una posible falla en el Sistema de Gestión de Seguridad. 6. Estrategias de mejoramiento. 7. Tendencias de Indicadores de Gestión. 8. Resultados de Auditorias. 9. Análisis estadísticos. 10. Sugerencias.

Los medios utilizados para la documentación y/o control de las acciones preventivas, pueden ser los mismos que se utilizan para las Acciones Correctivas (Reporte de Acciones Correctivas y/o Preventivas) RP-SIG-005-01. 6.3. INFORME A LA GERENCIA Periódicamente el proceso Gestión de Mejoramiento genera un informe a la Gerencia (Revisiones del sistema), acerca de las Acciones Correctivas y/o Preventivas que se han implementado en la Empresa, en el que se determina el estado, y nivel de efectividad de las acciones tomadas, como base para la toma de decisiones.

109




VERSION: 1.0

7. REGISTROS

RP-SIG-008-01 Reporte de Acciones Correctivas y/o Preventivas 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Norma BASC V3

Procedimiento Gestión del Riesgo PR-SIG-001

Anexo 1 – Herramientas Estadísticas

110

Apéndice 7. Control de Documentos



VERSION: 1.0

1. OBJETIVO Definir y establecer las directrices a seguir para el mantenimiento y control de documentos y la información del Sistema de Gestión de Seguridad, Garantizando de esta manera su emisión, distribución, localización, actualización, legibilidad, revisión y aprobación, para asegurar que toda la documentación este siempre disponible en todos los lugares de trabajo donde sea requerida.

2. ALCANCE Este procedimientos aplica para todos los documentos establecidos en la estructura documental del Sistema Gestión de Seguridad, tales como: Manuales, Procedimientos, Instructivos, Caracterizaciones, los registros que requieran ser controlados y los documentos de origen externo.

3. RESPONSABLE Los responsables de velar por la aplicación y hacer modificaciones a este procedimiento son el Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad y la Gerencia.


Documento: recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético o sistematizado.

SGCS: Sistema de Gestión en Control y Seguridad.

Documento Interno: información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.

Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías. Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.

111

CONTROL DE DOCUMENTOS



VERSION: 1.0

Documento obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal en el Sistema de Gestión de Seguridad.

Versión: muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.

Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Formato: método de organización de la información de forma estandarizada.

Instructivo: Conjunto de instrucciones o reglas que se deben cumplir para el correcto funcionamiento del Sistema de Gestión de Seguridad.

Servidor FTP: (siglas en inglés de File Transfer Protocol, 'Protocolo de Transferencia de Archivos') en informática, es un protocolo de red para la transferencia de archivos entre sistemas conectados a una red TCP (Transmission Control Protocol), basado en la arquitectura cliente-servidor. Desde un equipo cliente se puede conectar a un servidor para descargar archivos desde él o para enviarle archivos, independientemente del sistema operativo utilizado en cada equipo.

5. CONDICIONES GENERALES Los documentos del Sistema Gestión de Seguridad se elaboran basados en lo especificado en el Procedimiento para la Elaboración de Documentos y requieren ser controlados en su difusión, modificación y actualización. Los Registros son legibles, se almacenan y retienen durante un período determinado, para que puedan ser consultados fácilmente, en instalaciones que ofrecen un ambiente adecuado previniendo su deterioro o daño y evitando su pérdida mientras se archivan. Hay registros que requieren ser controlados, tales como: el Listado Control de Documentos y el Listado Control de Registros.

http://es.wikipedia.org/wiki/Siglas

http://es.wikipedia.org/wiki/Idioma_ingl%C3%A9s

http://es.wikipedia.org/wiki/Protocolo_de_red

http://es.wikipedia.org/wiki/Transferencia_de_archivos

http://es.wikipedia.org/wiki/Transmission_Control_Protocol

http://es.wikipedia.org/wiki/Cliente-servidor

112




VERSION: 1.0

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 6.1. EMISIÓN DE UN DOCUMENTO La documentación es un elemento clave para permitir a una Organización implementar un sistema exitoso de gestión en Seguridad. Es útil para consolidar y conservar los conocimientos sobre el tema, pero es indispensable mantenerla reducida al mínimo requerido para que sea efectiva y eficiente. La Organización debe asegurarse de que la documentación se encuentre disponible de acuerdo a sus necesidades, de manera tal que permita la implementación de los planes de Control y Seguridad. El Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad les comunica a los responsables de los procesos la inclusión de nuevos documentos en los puntos de uso. Posteriormente y dependiendo de la cantidad de documentos y de su aplicación se divulga a todo el personal para que así todos puedan conocerlos. Es importante evaluar si el contenido del documento continúa siendo adecuado y consistente con la realidad y necesidades de la empresa. Los responsables de cada proceso son los encargados de mantener los documentos en un lugar seguro y protegido. El responsable del proceso donde aplica el documento comunica e informa a las personas a su cargo que manejaran el documento. Se identificara adecuadamente cualquier documento obsoleto que sea retenido con propósitos de preservación legal o de conocimiento. Se controlaran los documentos de origen externo; se asegurara que los documentos permanezcan legibles. Cuando se emite un documento, primero pasa por la revisión que hace el director administrativo y después Gerencia debe dar la aprobación.

113




VERSION: 1.0

6.2. LOCALIZACIÓN Almacenado en archivo físico en el archivo central y en medio magnético en el servidor FTP de la organización. Se debe asegurar que el documento llegue al lugar y al usuario pertinente. 6.3. VERSIÓN El estado de la versión se identifica con el número de versión y fecha, colocados en el encabezado de los documentos. Se inicia con la versión 1 y se va aumentando en la medida que se actualice el documento. La fecha indica a partir de cuando entra en vigencia el documento, cada vez que se genere o modifique un documento, también se actualiza en el listado maestro de documentos. Las copias impresas de documentos son destruidas al entregar la nueva versión del documento y en el sistema la nueva versión reemplaza la anterior. 6.4. CAMBIOS EN LA DOCUMENTACIÓN Se puede dar por una nueva exigencia de la Norma o de los Estándares, por disposición de la empresa o cambios en los procesos. También cuando se requiera efectuar cambios o modificaciones a la documentación que hace parte del Sistema de Gestión de Seguridad, se debe contar con previa información de donde proviene ese cambio o modificación, e informar al Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad para la respectiva revisión y actualización de los documentos pertinentes. En la revisión de los documentos se debe tener en cuenta:

Cambios en las actividades.

Cambios en los procesos.

Cambios en la organización.

Cuando se requieran cambios como resultado de las auditorías internas o externas.

Cuando haya sugerencias del personal relacionadas con el mejoramiento de los documentos.

114




VERSION: 1.0

Al realizar los cambios, igualmente se deben informar a todas las personas y dar a conocer las nuevas versiones. 6.5. TIPO DE DOCUMENTOS

EV – Evaluación

IN – Informe

LC – Lista de Chequeo

PG – Programación

PR – Proceso

PL – Plan

RP – Reporte

FT – Formato

CR – Caracterización

LT - Listado 6.6. FORMATO INTERNO PARA LA DESCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS 6.6.1. ENCABEZADOS DE PÁGINA

TITULO DEL DOCUMENTO

Página X/Y DOCUMENTO:

FECHA DE VIGENCIA:

VERSION:

115




VERSION: 1.0

6.6.2. FIRMAS

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

Listado Maestro de Documentos LT-SIG-011-01

Listado Maestro de Registros LT-SIG-011-02

Distribución de Documentos FT-SIG-011-03

Norma BASC V3

Elaborado Por: Nombre Cargo

Revisado Por: Nombre Cargo

Aprobado Por: Nombre Cargo

116

Apéndice 8. Asociados de Negocio



VERSION: 1.0

1. OBJETIVO Medir el desempeño de cada uno de los asociados de negocio (clientes-proveedores), evaluarlos y seleccionar aquellos que cumplan con las especificaciones y requerimientos que nos impone la norma BASC, con el fin de garantizar la seguridad en todos los procesos de la empresa y en la cadena de suministro. 2. ALCANSE Gerencia, Dirección Administrativa, Departamento Comercial, Compras, Contabilidad y finanzas, Sistema de gestión de seguridad 3. RESPONSABLE Director Comercial 4. DEFINICIONES Asociados de Negocio: Los actores que hacen parte de la cadena de suministro de una empresa, entre los cuales están: transportistas, importadores, proveedores, vendedores y agentes. Asociados de Negocio Críticos: Son aquellos que proveen servicios, materias primas o insumos que intervienen en la seguridad del proceso logístico de la mercancía. Ej.: Material de empaque, Naviera, Agente Aduanero, etc. Asociados de Negocio no BASC: Son aquellos, clientes o proveedores que no cuentan con la certificación BASC, pero deben contar con parámetros de seguridad requeridos. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO 1. Selección de clientes y proveedores: Requisitos de los clientes:

Cantidad de mercancía

Medio de pago

Plazos

Reconocimiento

117

ASOCIADOS DE NEGOCIO



VERSION: 1.0

Requisitos proveedores:

Tarifas

Cumplimiento de plazos pactados

Buena reputación

Buena relación con sus demás clientes

Transparencia

2. Documentación requerida: Documentación requerida para asociados de negocio nacional e internacional:

DOCUMENTOS NACIONAL INTERNACIONAL

Razón social * *

Nit * *

Dirección * *

Teléfono * *

Actividad económica * *

Certificación BASC * *

RUT *

Cámara de Comercio *

Referencias comerciales * *

Referencias bancarias * *

Acuerdos de Seguridad * *

* Documento exigido ** Acuerdos de Seguridad para los Asociados de Negocio no BASC Para los asociados de negocio no BASC, el exportador debe requerir la demostración de cumplimiento con los criterios de seguridad BASC, mediante algunos de estos documentos: obligaciones contractuales; carta del Representante Legal del Asociado, atestiguando cumplimiento; una declaración por escrito del asociado demostrando su cumplimiento con los criterios de seguridad BASC o de un programa de seguridad equivalente, o presentando un cuestionario de seguridad de exportador.

118

ASOCIADOS DE NEGOCIO



VERSION: 1.0

Los asociados de negocio deben dar como mínimo la información de: Identificación de propietarios de la empresa, antecedentes legales y comerciales, capacidad financiera, capacidad operacional, capacidad para cumplir los requisitos mínimos del BASC, capacidad de respuesta frente a los riesgos y amenazas y acceder a realizar visitas a las instalaciones de estos. 3. Proceso de Revisión a los Asociados de Negocio 4. Implementación Previo a la contratación la empresa verificará que los asociados de negocio cumplan con los mínimos requerimientos del BASC o que al menos estén instaurando un sistema de seguridad que mitigue riesgos de actividades ilícitas en la empresa. Se realizaran visitas a las instalaciones de los asociados de negocio en el cual se evaluaran los posibles riesgos que podrían afectar la seguridad y de cierta manera poner en riesgo la mercancía o la imagen de XTRENE EXPORTACIONES. De este hecho se dejara evidencia fotográfica y un documento donde se especifique los hallazgos encontrados en la visita. 6. REGISTROS

RP-SIG-005-01 Reporte de visitas a las instalaciones de los asociados de negocio


Norma BASC V3 2008

Procedimiento de acciones correctivas y preventivas PR-SIG-008

119

Apéndice 9. Control Material de Empaque

Página 1/2



VERSION: 1.0

1. OBJETIVO Establecer un procedimiento para el manejo y control de material de empaque de exportación, en donde se garantice la seguridad en la cadena de suministro y mitigue el riesgo de involucrar la empresa en alguna actividad ilícita. 2. ALCANSE Dirección Administrativa, Distribución, Sistema de Gestión de Seguridad 3. RESPONSABLE Supervisor de Bodega 4. DEFINICIONES Material de Empaque: Embalaje o material en donde va empacada la mercancía. Embalaje: Es todo aquello que acompaña y protege al producto intrínseco desde momento de la producción hasta el momento del consumo. 5. PROCEDIMIENTO 5.1 Documentación: Se debe documentar el formato de manejo y control de material de empaque, en donde se especifique la cantidad de material de empaque revisado, el responsable de revisar el material y las observaciones halladas en la revisión, adicionalmente en este formato se deben establecer las acciones y el tratamiento de destrucción que se debe seguir. 5.2 Bodega solamente accesible a personal autorizado: Se debe prohibir la entrada y salida de personal no autorizado a la zona de almacenamiento de mercancía y material de empaque de exportación. 5.3 Periodicidad del control de existencias: Se debe llevar un control de existencias de material de empaque y verificarlo mensualmente o cada vez que sea requerido.

120

CONTROL MATERIAL DE EMPAQUE



VERSION: 1.0

5.4 Acciones que se deben tomar si se identifican irregularidades, pérdidas, discrepancias, hurto o contaminación con alguna sustancia ilícita al material de empaque: Estas acciones deben ir en el formato de manejo y control de material de empaque. 5.5 Tratamiento para la destrucción del material de empaque contaminado o que presenta irregularidades: Realizar un tratamiento de picadillo a las cajas defectuosas o sobrantes que queden inutilizables para una segunda mano 6. REGISTROS FT-SIG-010-01 Formato de manejo y control de material de empaque. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento de Acciones Correctivas y/o Preventivas PR-SIG-008

Norma BASC V3 2008

121

Apéndice 10. Selección de Personal



VERSION: 1.0

1. OBJETIVO

Garantizar que las personas contratadas por la empresa cuenten con las capacidades necesarias para el cumplimiento de las labores y las funciones que el cargo demanda basándose principalmente en la seguridad de la cadena de suministro. 2. ALCANSE Gerencia, Dirección Administrativa, Recursos Humanos, Sistema de Gestión de Seguridad. 3. RESPONSABLE Recursos Humanos 4. DEFINICIONES Selección de personal: Se refiere a todo el proceso que se debe llevar a cabo para elegir el personal más competente para determinado cargo. Cargo Crítico: Personal vulnerable propenso a incurrir en alguna actividad ilícita que afecte la seguridad en la cadena de suministro. 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

1. Identificación de la necesidad de personal para un cargo determinado: en esta primera etapa del proceso se determinará, el perfil del empleado, sueldo, conocimientos, experiencia.

2. Convocatoria para elegir postulantes al cargo determinado: Se

realizaran convocatorias abiertas para cualquier persona que esta interesada en hacer parte de la empresa XTRENE EXPORTACIONES.

3. Elección de personas idóneas al cargo: Se analizaran las hojas de vida

de todos los postulantes y posteriormente se elegirán las personas que cumplan los requisitos y aspiraciones que se tienen para el cargo.

122

SELECCIÓN DE PERSONAL



VERSION: 1.0

4. Entrevistas: Se realizaran entrevistas a los candidatos con posibilidad de

empleo, en esta etapa se acaba el ciclo para algunos aspirantes, puesto que después de presentar la entrevista se elegirá las 2 personas mas idóneas para desempeñar el cargo.

5. Visita Domiciliaria: Si el cargo corresponde a áreas criticas se realizara

una visita domiciliaria, para conocer su vida familiar, adicionalmente se verificaran sus antecedentes y referencias laborales y personales.

6. Realización de pruebas de consumo: Se realizará prueba de consumo de

alcohol y drogas con el fin de cumplir con el estándar 3.3 parte B y cubrirnos en riesgos que hagan entorpecer la cadena de suministro.

7. Contratación del nuevo empleado: Después de realizar la visita

domiciliaria, verificar las referencias y hacer las pruebas de consumo se elegirá la persona que va a desempeñar dicho cargo y seguidamente se hará la contratación de esta.

8. Entrega de Dotación y Carnet: Se entregará la dotación correspondiente

y el carnet que demuestre que hace parte de la empresa XTRENE EXPORTACIONES, de esta manera ya esta vinculado satisfactoriamente a la empresa.

Nota: Cada empleado cuenta con un carnet de identificación, y dicho carnet debe ser entregado a cada nuevo empleado en el momento de iniciar sus labores, a su vez el empleado que deje de trabajar en la empresa debe llenar el formato de devolución de dotación y carnet, de esta manera se le entregará su liquidación, de perder o dañar la dotación o el carnet se le descontará de su sueldo el valor asignado por la empresa XTRENE EXPORTACIONES. 6. REGISTROS FT-SIG-007-01 Formato de visitas domiciliarias RP-SIG-007-02 Reporte de pruebas de Consumo

123

SELECCIÓN DE PERSONAL



VERSION: 1.0


Norma BASC v3 2008

124

Apéndice 11. Inspección de Contenedores



VERSION: 1.0

1. OBJETIVO Inspeccionar todas las áreas del contenedor con el fin de garantizar la seguridad en la carga durante las diferentes etapas del proceso logístico. 2. ALCANSE Gerencia General, Departamento Comercial, Distribución, Sistema de Gestión de Seguridad 3. RESPONSABLE Distribución 4. DEFINICIONES

Travesaño: Pieza de madera o hierro que atraviesa de una parte a otra.

Perno: Pieza metálica larga de sección constante cilíndrica, normalmente hecha de acero o hierro.

Cinta Métrica: Instrumento de medida que consisten una cinta flexible graduada y se puede enrollar haciendo que el transporte sea mas fácil.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Llevar a cabo una inspección de siete puntos en el interior y exterior del contenedor marítimo, y verificar su integridad física. Documentar los resultados de la inspección del contenedor y adjuntarlos a los registros de embarque. Se rechazará el contenedor que no cumpla los siete criterios de inspección. 5.1 Exterior y Bastidor: Antes de autorizar el ingreso del contenedor en las instalaciones, inspeccionar el bastidor y la parte exterior. Usar un espejo para revisar las áreas ocultas. Los travesaños que soportan el bastidor deben estar visibles y no estar cubiertos por planchas macizas.

125

INSPECCION DE CONTENEDORES



VERSION: 1.0

5.2 Puerta Exterior e Interior: Asegurarse que los mecanismos de cierre estén firmes y en buenas condiciones de funcionamiento. Los lados interiores de cada puerta deben estar reforzados con listones y sus cavidades estándar no deben estar cubiertas con planchas macizas. Fijarse si el material adhesivo presenta variaciones de color, si hay pernos sueltos y si un mismo dispositivo tiene partes metálicas nuevas y desgastadas. Las puertas deben cerrar herméticamente. 5.3 Techo y Cubierta: Inspeccionar la cubierta externa y el techo interior, incluidos sus travesaños estructurales. Aplicar ligeros golpes con una herramienta: debe producirse un sonido metálico de vacío. Si no se alcanza a ver la cubierta del contenedor, emplear una escalera o un espejo amarrado a un palo. Las reparaciones por soldadura en el interior también deben verse en el exterior. Verificar que los travesaños de soporte no presenten soldaduras ni

Reparaciones fuera de lo normal. Es común encontrar compartimientos falsos en techos, travesaños, pisos, puertas y en la pared frontal. 5.4 Lado Izquierdo y Derecho: Inspeccionar las superficies internas y externas, incluidos los travesaños estructurales. Con una herramienta aplicar ligeros golpes en las paredes laterales: escuchar si se produce un sonido metálico de vació. Todas las paredes, la cubierta y las puertas deben ser metálicas. Las reparaciones del interior también deben verse en el exterior. Los bloques y rejillas de ventilación (9 orificios) dentro del contenedor deben estar visibles y mantener entre si una separación adecuada. 5.5 Pared Frontal: Inspeccionar la pared frontal y asegurarse de que las rejillas de ventilación y bloques estén visibles y mantengan entre si la separación adecuada. Medir el interior y el exterior con una cinta métrica, telémetro o cordel. Las dimensiones del contenedor deben ser exactas a las especificaciones. Verificar que las paredes no presenten colores distintos y que los bloques no estén demasiado cerca de las rejillas de ventilación. Con una herramienta aplicar ligeros golpes en la pared frontal: se debe escuchar un sonido metálico de vació.

126




VERSION: 1.0

5.6 Piso Interior: Revisar si el piso presenta reparaciones fuera de lo normal, este debe ser plano y estar a un mismo nivel. Medir la altura entre el piso y el techo con una cinta métrica, telémetro o pieza de madera. Las dimensiones del contenedor deben ser exactas a las especificaciones. El interior del contenedor no debe tener peldaños ni plataformas elevadas. Una inspección correcta requiere tomar todas las medidas de precaución. Al inspeccionar un contenedor marítimo, se debe usar la experiencia y criterio para determinar si se adecua a los envíos. Se debe tener en cuenta que no es aceptable un contenedor cuyas paredes interiores presenten graffiti o inscripciones con mensajes inapropiados.

Las imperfecciones o daños menores o moderados se consideran normales y son aceptables. Verificar que no haya defectos estructurales que puedan poner en riesgo la seguridad y protección del personal de carga y descarga y comprometer la integridad de los productos transportados

Columnas o travesaños muy torcidos o curvados o soldaduras rotas

Puertas con accesorios en males estado o descompuestos que impiden cerrarlas herméticamente y asegurarlas bien

Agujeros que dejen penetrar la luz o la atmósfera natural al interior del contenedor

Infestación por plagas, presencia de moho o residuos de carga o suciedad

Condensación o acumulación de agua, o pisos mojados

Olor persistente o reacción física, como lagrimeo o tos

Marcas del contenedor deterioradas y graffiti o inscripciones inapropiadas en el interior

Las puertas del contenedor de carga deben cerrar completamente y con firmeza, el contenedor no debe dejar pasar la luz, lo que a su vez debe impedir la exposición de su interior a la atmósfera exterior durante el transporte. Para garantizar un nivel satisfactorio de hermeticidad, se debe realizar una prueba de exposición a la luz constatando su integridad desde el interior del contenedor cerrado. Además, se deberá verificar todos los accesorios de cierre

127




VERSION: 1.0

(cerrojos, bisagras, manijas, barras, pernos, etc.) para asegurarse que se encuentre en buen estado. Cuando se contraten empresas de transporte terrestre para la carga, asegurase de que estos contratistas también inspeccionen los contenedores marítimos y vehículos (camiones o tractocamiones) antes de que se entreguen este material 6. REGISTROS RP-SIG-010-01 Reporte de Inspección de Contenedores 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma y Estándares BASC

Guía “Siete puntos para Inspeccionar la Seguridad de los Contenedores Marítimos”

128

Apéndice 12. Preparación y Respuesta a Eventos Críticos



VERSION: 1.0

1. OBJETIVO Lograr que el personal de la empresa practique las acciones previstas para realizar una simulación de eventos críticos con óptimo desempeño, de modo que se generen y consoliden los hábitos correctos de respuesta. 2. ALCANSE Aplica a todos los procesos de la empresa 3. RESPONSABLE Recursos Humanos y Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad 4. DEFINICIONES

Simulacro: Medio por el cual se revisan las políticas y procedimientos establecidos para los casos de emergencia

Contaminación de Carga: Cualquier operación o actividad ilícita que se le haga a la carga y pueda entorpecer la seguridad en la cadena de suministro.

Simulacro de Evacuación: Representación de una respuesta de protección ante una emergencia causada por uno o mas fenómenos, o agentes perturbadores.

Emergencia: Cualquier suceso capaz de afectar el funcionamiento cotidiano de una comunidad, pudiendo generar víctimas o daños materiales, afectando la estructura social y económica de la comunidad involucrada y que puede ser atendido eficazmente con los recursos propios de los organismos de atención primaria o de emergencias de la localidad.

Riesgo: Posibilidad de que suceda algo que tendrá impacto en los objetivos, se mide en términos de consecuencias y posibilidad de ocurrencia.

Brigadistas: Grupo de personas debidamente organizadas, capacitadas, entrenadas y dotadas para prevenir controlar y reaccionar ante situaciones peligrosas con el objetivo de reducir perdidas humanas y/o materiales.

129

PREPARACION Y RESPUESTA A EVENTOS CRITICOS



VERSION: 1.0

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO La seguridad de la empresa, los empleados y el producto se podrían ver afectadas por:

1. Contaminación de carga 2. Desastre natural 3. Sospecha de ataque terrorista

En el momento que se presente cualquiera de los casos antes mencionados, se debe proceder a actuar de la siguiente manera:

1. Contaminación de Carga

Es importante manejar los nervios una vez el empleado se entere de la contaminación.

Avisar inmediatamente al Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad quien será la persona que tendrá contacto con las autoridades y manejará la situación.

El Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad procederá a inspeccionar que la información suministrada sea verídica

Este deberá informar a la Gerencia General

Informar al BASC y Tomar contacto inmediatamente con el comandante de antinarcóticos, esto con el fin de solicitar información sobre el hecho y preguntar que otros documentos solicita tener como material de prueba.

Se inicia la investigación con el fin de identificar el responsable del ingreso y ubicación de la contaminación en la mercancía

Se debe hacer presencia en el lugar de los hechos, en caso tal de que la carga estuviese en otro lugar diferente a la empresa (Aeropuerto, Camión de carga, etc.); la Gerencia General y el Coordinador del Sistema de Gestión de Seguridad contaran con la suficiente autonomía y podrán tomar decisiones en la compañía.

Tener lista la carpeta con el registro de toda la operación.

Información y registro sobre el trasbordo de la carga.

Realizar reunión de inmediato con toda la cadena.

130




VERSION: 1.0

2. Desastre Natural

Cuando suene la alarma de desalojo o se le indique que abandone las

instalaciones

1. Mantenga la calma.

2. Suspenda cualquier actividad que pueda ser peligrosa.

3. Siga las instrucciones.

4. Ayude a las personas discapacitadas.

5. Abandone la zona de un modo ordenado. Cierre las puertas pero no con llave.

6. Salga por las Salidas de Emergencia establecidas previamente.

7. Aléjese de la estructura. Vaya directamente al punto de encuentro (debe haber un mapa restablecido). Preséntese ante el coordinador de Recursos Humanos para hacer un recuento del personal.

8. No bloquee la calle o las vías de acceso.

9. Permanezca en el punto de encuentro hasta que se le dé otra indicación.

PUNTOS DE ENCUENTRO

(Anotarlos y revisar periódicamente su vigencia)

_____________________________________

_____________________________________

_____________________________________

_____________________________________

131




VERSION: 1.0

Incendio:

En caso de incendio:

1. Mantenga la calma.

2. Llame al Departamento de Bomberos.

3. Si se trata de un incendio pequeño, trate de extinguirlo con el tipo de extinguidor apropiado o por otros medios. No ponga en peligro su seguridad personal.

4. No permita que el fuego se interponga entre usted y la salida.

5. Desconecte el equipo eléctrico si está en llamas y si no fuese peligroso hacerlo.

6. Notifíquelo a su supervisor y al coordinador de Recursos Humanos si fuese posible.

7. Evacue la instalación si no puede extinguir el fuego. Ayude a las personas discapacitadas.

8. No rompa las ventanas.

9. No abra las puertas que estén calientes (antes de abrir una puerta toque el pomo. Si está caliente o hay humo visible, no la abra)

10. No intente salvar sus pertenencias personales.

11. Diríjase inmediatamente al punto de reunión.

12. No regrese a la zona afectada hasta que se lo permitan las autoridades a cargo.

Terremoto

En caso de terremoto:

1. Permanezca donde se encuentra.

2. Refúgiese debajo de muebles macizos (escritorios, mesas, etc.) o de dinteles

3. Manténgase cerca del centro del edificio.

4. No corra hacia las salidas pues las escaleras podrían estar dañadas o abarrotadas de gente.

5. Aléjese de las ventanas o puertas de vidrio, vitrinas, estanterías, etc.

132




VERSION: 1.0

6. no use velas, fósforos, encendedores, etc., pues podría haber escapes de gas.

7. Extinga los fuegos con los extintores apropiados u otros métodos.

Inundación

En caso de inundación en la zona:

1. Sintonice la emisora de radio o televisión local.

2. Prepárese para evacuar la zona cuando se lo recomienden. (Nota: de haber una alerta de inundación repentina abandone el lugar inmediatamente).

3. Ayude a las personas discapacitadas y siga las instrucciones del personal responsable de las emergencias.

4. Verifique el funcionamiento de los equipos que funcionan con baterías, así como sus fuentes de energía auxiliares.

5. Abastézcase de agua potable almacenándola en receptáculos limpios (por ejemplo jarras, fregadero).

6. Haga una lista y traslade a los pisos superiores los suministros o provisiones de emergencia tales como alimentos, artículos de primeros auxilios, mantas, etc.

7. Asegure todos los objetos movibles que se encuentren a la intemperie.

8. Ayude en la protección de objetos.

9. Proteja las ventanas con tablones de madera.

10. Desconecte los servicios de agua, luz y gas que no sean absolutamente esenciales.

11. No regrese a la zona afectada hasta que lo autorice el personal responsable de las emergencias.

133




VERSION: 1.0

3. Sospecha de ataque Terrorista

Terrorismo: De tener lugar un acto terrorista en las instalaciones:

1. Siga las instrucciones del personal de seguridad responsable de las emergencias.

2. Si hubiese una explosión, póngase a cubierto inmediatamente previendo que puede haber otras explosiones.

3. Notifique a las autoridades cualquier peligro conocido (por ejemplo fuego, amenaza de bomba).

4. Manténgase bajo techo y alejado de las ventanas a menos que se ordene el desalojo del lugar.

5. Abandone el lugar cuando se le recomiende y siga el procedimiento de evacuación indicado con calma

6. Si se le autoriza a dejar el trabajo antes de la hora habitual, siga las instrucciones del personal responsable de las emergencias. No permanezca en las inmediaciones para observar lo que ocurre. No propague rumores.

6. REGISTROS

IN-SIG-009-01 Informe de Resultados del Simulacro


Norma BASC

Reglamento de Seguridad y Salud ocupacional

134

Apéndice 13. Registro Fotográfico y Dactilar NOMBRE:

CARGO:

FECHA INGRESO:

FOTO REGISTRO DACTILAR MANO DERECHA:

MANO IZQUIERDA:

___________________________ ___________________________ FIRMA EMPLEADO FIRMA RESPONSABLE

135

Apéndice 14. Entrega de Dotación

Yo ________________________________identificado con cédula de ciudadanía _______________________, me comprometo a hacer buen uso de la dotación que me proporciona la empresa XTRENE EXPORTACIONES. Certifico que recibo la dotación anteriormente descrita y me comprometo a darle buen uso y a devolverla en el estado en que se encuentre en al momento de mi retiro de la empresa, en caso de no devolverla y después de haber conocido la norma de la empresa autorizo para que me sean descontados de mi sueldo la suma de $.000 por cada elemento. Para constancia se firma en Dosquebradas a los ___ días del mes de________ NOTA: EN CASO DE AVERÍAS POR MAL USO LA REPOSICIÓN DE LA MISMA SERA DESCONTADO DE SU SALARIO Recibo a conformidad. _________________________

Firma INDICE

DERECHO

C.C

DESCRIPCION CANTIDAD

Delantal Si No

Carnet Si No

Llave

Si

No

Contraseña de Seguridad

Si

No

136

Apéndice 15. Devolución de Dotación Certifico que la dotación entregados al señor (a) ___________________________________ identificado con la cédula ___________________ son devueltos en buen estado, el inventario de lo entregado es el siguiente: NOTA: Cada empleado debe presentar copia de este documento para recibir su liquidación. Firmado en Dosquebradas el día____ del mes ____________ del año_______. ___________________ _______________________________ FIRMA EMPLEADO FIRMA RESPONSABLE

DESCRIPCION CANTIDAD

Delantal Si No

Carnet Si No

Llave

Si

No

Contraseña de Seguridad

Si

No

137

Apéndice 16. Formato Entrega de Llaves Yo_________________________________________ identificado con la cedula de ciudadanía Nº__________________ de ________________ me comprometo con la seguridad de la empresa XTRENE EXPORTACIONES, al hacerme responsable de las llaves y/o las contraseñas que están a mi cargo, acepto la responsabilidad que en mi están depositando, además reitero mi compromiso de informar al personal administrativo en caso de perdida, daño o avería en una de las llaves o chapas que a mi cargo están. Las llaves que están a mi cargo son:

FECHA CODIGO LLAVE CONTROL

__________________ __________________________ FIRMA EMPLEADO RESPONSABLE

138

Apéndice 17. Acta de Reunión

NOMBRE REUNIÓN: ACTA Nº

PROPOSITO:

RESULTADOS DESEADOS:

SITIO DONDE SE REALIZA LA REUNIÓN:

HORARIO PROGRAMADO

HORARIO REAL

INICIO INICIO

FINALIZACIÓN FINALIZACIÓN

MODERADOR: SECRETARIO:

ASISTENTES

Nº NOMBRE CARGO FIRMA

1

2

3

4

5

TEMAS A TRATAR

Nº TEMAS SECUENCIAS

1

2

3

139

4

5

6

NOTAS DE LA REUNIÓN

PERSONA RESPONSABLE:

TAREAS DELEGADAS RESPONSABLE FIRMA

1

2

3

4

5

____________________ ______________________

FIRMA MODERADOR FIRMA SECRETARIO

140

Apéndice 18. Reporte de Visita a las Instalaciones de los Asociados de Negocio

FECHA: CIUDAD: DEPARTAMENTO: PAÍS: RAZÓN SOCIAL: IDENTIFICACIÓN: NIT__ CC__ CE__ Nº______________ NOMBRE COMERCIAL DEL ESTABLECIMIENTO: DIRECCIÓN OPERACIÓN: DIRECCIÓN CORRESPONDENCIA: TELÉFONO: FAX: CORREO ELECTRÓNICO: REPRESENTANTE LEGAL: CC_____________ VISITA ATENDIDA POR: CC_____________ REGISTRO FOTOGRÁFICO: SI__ NO__

N° LISTA DE VERIFICACIÓN SI NO OBSERVACIONES

1 ¿Antigüedad del negocio en el sector mercantil?

2

¿Coincide la dirección registrada en la documentación con las instalaciones físicas?

3 Tiempo de permanencia en esta dirección

4 ¿Las instalaciones son propias?

5 ¿Tiene sucursales? (si es positivo en donde)

6 ¿En éste domicilio funcionan negocios alternos con diferente razon social?

7 Si existe negocio alterno, ¿Cuál es la actividad comercial desarrollada?

8 ¿Posee personal desarrollando las actividades propias del negocio?

9

¿El medio de transporte con el que moviliza los productos es propio? (en caso negativo, quien le presta el servicio)

141

10

¿Realiza estudios de seguridad al personal, tales como: Visita Domiciliaria, Antecedentes Judiciales, Pasado Judicial, Verificación de Referencias Personales, Veracidad Documentos, Etc.?

11

¿Las instalaciones cuentan con Barreras Perimetrales, Controles de Acceso, Barreras de Retardo, iluminación Perimetral, Sistemas Electrónicos de Seguridad, Vigilancia Física, etc.?

OBSERVACIONES REALIZADAS POR EL CLIENTE

_________________________________ _____________________________________

REPRESENTANTE PROVEEDOR REPRESENTANTE EXTRENE EXPORTACIONES C.C.

C.C. ESPACIO EXCLUSIVO PARA EXTRENE EXPORTACIONES

FECHA:

RESULTADO DE LA VISITA

__________________ GERENCIA

142

ANEXOS

143

Anexo 1. Evaluación Auditor

EV-SIG-004-06

EVALUACION AUDITOR

Fecha: Proceso: Auditor:

1 2 3 4 5 NA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Firma Responsable de la Evaluación:

Observaciones y Sugerencias: Es importante para nosotros las recomendaciones que usted realice, para la mejora continua del

proceso de auditoria internas :

Sustentó con propiedad y seguridad los hallazgos durante la auditoria

En general fue el auditor cortés, respetuoso y educado

Como califica el nivel del conocimiento y habilidades del auditor para

realizar el proceso de auditoria (estilo y técnicas)

Se cumplió el objetivo de la auditoría

VALORACIÓN

La respuesta a inquietudes e interrogantes fue amable, clara y completa

Se evidenció una adecuada coordinación del equipo de auditores

Las preguntas e inquitudes fueron expresadas por el auditor de manera

clara.

El auditor demostró conocimiento del tema a auditar

El auditor mantuvo el orden y la secuencia durante la auditoria

La expresión y técnica de formulación de preguntas fueron comprensibles

y orientadas a la participación

El auditor motivó, por medio de aclaraciones, para la mejora continua del

proceso y el sistema de gestión.

Contribuyó el auditor a generar un clima de confianza y apoyo

CRITERIO

Permitió hablar al entrevistado y lo escuchó con atención

Se cumplieron las actividades de auditoria dentro de los tiempos

programados.

Manejó acertadamente situaciones divergentes o conflictivas

Se realizó apertura, y se presentó con claridad el objetivo, alcance de la

auditoría y metodología a utilizar

Fue el auditor objetivo en sus apreciaciones

Señor(a) auditado(a):

Deseamos conocer su opinión sobre el (los) auditor(es) interno(s), de tal forma que nos permita fortalecer este proceso en beneficio

de la eficacia del sistema.

Marcar con una "X" sobre la calificación que considera refleja el nivel de actuación del Auditor. Considerando la escala de 1 a 5, donde

5 es el grado de aprobación óptimo, y NA indica item no evaluado o revisado.

Se dio a conocer el Plan de Auditorías al auditado antes de su realización

y se tuvieron en cuenta sus observaciones

Durante la auditoria se evidenció que el auditor preparó los instrumentos

para recolección de información (incluyendo lista de verificación y

formatos para el registro de información).

Se dió inicio de la auditoría a la hora programada

OBSERVACION

144

Anexo 2. Medición de Indicadores de Gestión

AÑO:

PROCESO:

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

MEDICION DE INDICADORES DE GESTION

FT-SIG-003-01

OBJETIVO INDICADOR META FRECUENCIA DE MEDICION

NRO INDICADORES:

ANALISIS RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA


ANALISIS RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA


145

Anexo 3. Distribución de Documentos

Fecha de recepción Código Versión Nombre del documento

Nombre de la persona que Unidad / Área Firma

recepciona el documento

146

Anexo 4. Listado Maestro de Registro

Código Autorizado para Almacenamiento Disposición

Nº Título

acceso

Retención mínima

Ubicación Física o Final

(si tiene) (recuperación) Nombre del Archivo

Ruta en Sistema

1

2

3

4

5

6

7

8

9

147

Anexo 5. Lista de Chequeo Auditoria Interna

LC-SIG-004-03

PROCESO AUDITADO: ______________________

CARGO AUDITADO: _______________________________ AUDITOR: ________________________ FECHA: ________________________

DEBE ESPECIFICACIÓN FUENTE DOCUMENTALOBSERVACION/E

NTREVISTAC NC OB OM F

CONVENCIONES:C: Conforme. OB: Observación F: Fortaleza

NC: No conforme. OM: Oportunidad de mejora.

EVIDENCIA A TOMAR

LISTA DE CHEQUEO AUDITORIA INTERNA

EVIDENCIA TOMADAREQUISITO HALLAZGO

148

Anexo 6. Plan de Auditoria Interna

PL-SIG-004-02

OBSERVACIONES:

Hora

Preparado por: Equipo Auditor:

CRITERIO

ProcesoInternos De Clientes

PLAN AUDITORIA INTERNA

Auditados

(Cargo / Nombre)Auditores

BASC Legales

Objetivo: Alcance:

Fecha

149

Anexo 7. Informe Auditoria Interna

IN-SIG-002-05

INFORME AUDITORIA INTERNA

1. OBJETIVO DEL CICLO DE AUDITORIA

2. ALCANCE DEL CICLO DE AUDITORIA

3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS

4. FORTALEZAS

Número Descripción

5. OPORTUNIDADES DE MEJORA

Número Descripción

6. OBSERVACIONES

Número Proceso Reporte

hallazgo No. Descripción

150

7. NO CONFORMIDADES

Número Proceso Reporte

hallazgo No. Descripción

8. RECOMENDACIONES

9. ANALISIS DE RESULTADOS

RIESGOS: NECESIDADES PARA LA MEJORA DEL PLAN DE AUDITORIA:

EQUIPO AUDITOR AUDITADOS

Fecha del Informe:

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