Universidad de La Salle Universidad de La Salle

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Administración de Empresas Facultad de Economía, Empresa y Desarrollo Sostenible - FEEDS

2019

Plan de implementación del sistema básico administrativo y Plan de implementación del sistema básico administrativo y

contable de la Asociación de Ayuda Infantil contable de la Asociación de Ayuda Infantil

Claudia Estephany Olaya Puerto Universidad de La Salle, Bogotá

Cindy Lorena Duarte Mahecha Universidad de La Salle, Bogotá

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Corporate Finance Commons, Counselor Education Commons, Entrepreneurial and Small Business

Operations Commons, Finance and Financial Management Commons, Management Information Systems

Commons, Organizational Behavior and Theory Commons, and the Strategic Management Policy

Commons

Citación recomendada Citación recomendada Olaya Puerto, C. E., & Duarte Mahecha, C. L. (2019). Plan de implementación del sistema básico administrativo y contable de la Asociación de Ayuda Infantil. Retrieved from https://ciencia.lasalle.edu.co/administracion_de_empresas/2190

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1

Plan de implementación del sistema básico administrativo ycontable de la asociación de ayuda infantil

Claudia Estephany Olaya PuertoCindy Lorena Duarte Mahecha

Universidad de la Salle Facultad de ciencias administrativas y contables

Programa de administración de empresas y contaduría pública Proyección social

Bogotá D.C

2

Plan de implementación del sistema básico administrativo ycontable de la asociación de ayuda infantil

Trabajo de grado en proyección social para optar por el título de

administrador de empresas y de contador público

Claudia Estephany Olaya PuertoCindy Lorena Duarte Mahecha

Director del proyecto:Ángel Lhoeste Fernando

Universidad de la Salle Facultad de ciencias administrativas y contables

Programa de administración de empresas y contaduría pública Proyección social

Bogotá D.C

3

Agradecimientos

Damos especial agradecimiento al banco de alimentos por permitirnos trabajar con

la Asociación de ayuda infantil. A la señora Amalia, por acogernos como parte

importante en el crecimiento de la Asociación y otorgarnos todas las herramientas

necesarias para desarrollar nuestro trabajo de campo.

También, agradecemos a nuestro tutor Ángel Lhoeste Fernando por toda su

enseñanza que nos brindó para la construcción del presente informe y A la

Universidad De La Salle y sus docentes, quienes durante estos años nos han

formado como profesionales, brindándonos conocimientos y valores.

4

Dedicatoria

Agradecemos a Dios y nuestras familias,

especialmente a nuestros padres

Que durante este proceso

Fueron un apoyo fundamental

para culminar nuestras carreras.

Cindy Lorena Duarte Mahecha y Claudia Estephany Olaya Puerto

5

Resumen

La modalidad de grado de proyección social de la Universidad de la Salle permite realizar el

proyecto Plan de Implementación del Sistema Básico Administrativo y Contable de la

Asociación de Ayuda Infantil para que los estudiantes de los programas de administración de

empresas y contaduría pública pongan en práctica los conocimientos adquiridos en su carrera

con el fin de ayudar de manera seria, eficiente al fortalecimiento y crecimiento de la asociación

asignada en este caso la Asociación de ayuda infantil, fundada y dirigida por la Sra. María

Amalia Quintero. La Asociación tiene como objetivo brindar ayuda integral a los niños de

estratos 1 y 2 en el barrio san Bernardo. El presente trabajo consiste en analizar las variables

influyentes en el entorno y en el desarrollo del Objeto de la Asociación mediante la utilización de

instrumentos como el DOFA, ya que esta herramienta nos permite realizar un diagnóstico para

evaluar la situación actual en la que se encuentra la asociación en el manejo de los procesos

administrativos y contables y así poder generar estrategias de mejora a los factores que generen

falencias. Con los resultados obtenidos en el diagnóstico inicial se pretenden identificar las

fallas que originan los procesos mal ejecutados, para de esta manera poder brindar asesoría e

implementación de contabilidad básica y aspectos administrativos donde se incluyan modelos de

ayuda que les permita a los funcionarios de la Asociación tener mayor conocimiento para

desarrollar adecuadamente sus actividades.

Palabras clave: Implementaciones contables, herramientas administrativas, sistema básico.

Abstract:

the social projection of the la Salle University grade mode you allows the Project Plan for

implementation of the system basic administrative and accounting officer of the Association of

child support for students in programs of Business Administration and accounting put inti

practice the knowledge acquired in their career in order to help the strengthening and growth of

6

the Association assigned in this case children, founded Association would be, efficiently, and

directed by the Ms. María Amalia Quintero. The Association aims to provide comprehensive help

children from strata 1 and 2 in the neighbourhood san Bernardo. The present work consists in

analyzing the influential variables in the environment and in the development of the object of the

Association through the use of instruments such as the SWOT, since this tool allows us to make a

diagnosis to assess the situation current in which the Association is located in the management of

administrative and accounting processes and to generate strategies for improvement to the factors

that generate flaws. With the results obtained in the initial diagnosis is intended to identify the

faults which originate the poorly executed processes, in order thus to provide consultancy and

implementation of basic accounting and administrative aspects including models of support

enabling officials of the Association have more knowledge to develop its activities properly.

Keywords: accounting deployments, administrative tools, basic system.

7

Tabla de contenido Pág.

Resumen........................................................................................................................ 5Introducción................................................................................................................... 101. objetivos…………................................................................................ ……… 12

1.1 Objetivo General.......................................................................................... 121.2 Objetivos Específicos.............................................................................. ... 12

2. Marco Teórico…………………………………………………………………. 13 2.1Desde la Contabilidad………………………………………………………… 13

2.2 Desde la administración………………………………………………………153. Marco empresarial…………………………………………………...………. ..16

3.1Misión…………………………………………………………………….....163.2 Visión……………………………………………………………………….16

3.3 Valores……………………………………………………………………… 164. Marco legal…………………………………………………………............... 17

4.1 Obligaciones tributarias…………………………………………………... 175. Marco conceptual……………………………………………………………… 19

5.1 Administración………………………………………………………………. 195.2 Organigrama………………………………………………………………….. 205.3 Dofa……………………………………………………………………………205.4 Contabilidad……………………………………………………………………205.5 Soportes contables …………………………………………………………… 205.6 Persona natural…………………………………………………………………215.7 Persona jurídica……………………………………………………………… 215.8 Estados financieros ……………………………………………………………215.9 Impuestos………………………………………………………………………21

6 Macro variables…………………………………………………………………… 226.1 Biofísicas del territorio……………………………………………………… 22

6.1.1 localización ………………………………………………………… 226.1.2 Barrios de la localidad ……………………………………………… 236.1.3 Calidad de vida ………………………………………………………236.1.4 Educación ……………………………………………………………24

6.2 Socioeconómicas …………………………………………………………… 256.2.1 Sectores productivos ……………………………………………........256.2.2 Principales procesos de emprendimiento económico………………,..256.2.3 Vinculación de cada sector a las dinámicas del mercado…………… 256.2.4 Cuantificación y cualificación del talento humano…………………...26

6.3 Político-institucionales…………………………………………………………26

8

6.3.1 Instituciones del estado con presencia en el territorio ……………… 27

7 Metodología……………………………………………………………………… 287.1 Método de investigación…..………………………………………………… 287.2 Instrumentos y técnicas utilizadas………. ……………………………………297.3 Población y muestra ………………………………………………………… 29

8 Matriz DOFA………………………………………………………………………308.1 Análisis DOFA ……………………………………………………………… 31

9 Desarrollo Plan de trabajo …………………………………………………………329.1Cronograma de tareas…………………………………………………………...329.2 Trabajo de campo………………………………………………………………339.3 Resultados………………………………………………………………………34

10 Conclusiones……………………………………………………………………… 4511 Recomendaciones…………………………………………………………………...4612 Referencias Bibliográficas …………………………………………………………47

9

Lista de Tablas Pág.

Tabla 1 Cronograma de actividades………………………………………. ………… 32Tabla 2 Cargo del jefe ………………………………………………………………,,.37Tabla 3 Cargo cocinera ……………………………………………………. …………37Tabla 4 Cargo niñera …………………………………………………………………38

Lista de Figuras Pág.Figura 1. historia de la contabilidad ……………………………………………. ……12Figura 2. Fachada Asociación de ayuda Infantil………………………………………21Figura 3. Área por UPZ de la localidad Santa fe………………………………. ..........22Figura 4. calidad de vida de la localidad Santa fe ……………………………..............23Figura 5 Entrevista a funcionaria (cocinera)…………………………………………...33Figura 6. Entrevista a funcionaria (jefe) ……………………………………………….34

Figura 7 Entrevista a funcionaria (niñera) ……………………………………………….34

Figura 8. Comprobante de ingreso …………………………………………………....35Figura 9 Comprobante de egreso………………………………………………………35Figura 10 Estado de situación Financiera de la Asociación de ayuda Infantil…………36Figura 11Estado de situación Integral de la Asociación de Ayuda infantil……………36

Figura 12 Libro diario ingresos………………………………………………………...39Figura 13 Libro diario Gastos………………………………………………………… 39

Figura 14 Directorio Familias Usuarias………………………………………………...40Figura 15 Base de datos niños usuarios ……………………………………………… 40Figura 16 Formato recaudo de Donaciones…………………………………………… 41

10

Introducción

La universidad de la Salle, cumple con un rol importante en la transformación de la sociedad y su

desarrollo, por medio de la ayuda que brinda formando a sus profesionales como entes que no

solo adquieran conocimiento, sino que también sean profesionales integrales que aporten al

progreso de la comunidad.

Este proyecto tiene como fin realizar la implementación de una contabilidad básica,

orientación administrativa y una breve capacitación con las personas que hacen parte de la

asociación en el barrio san Bernardo en la ciudad de Bogotá; el objetivo es fortalecer los

temas contables y administrativos, con el propósito de poder generar oportunidades laborales a

las personas que quieren entender la importancia de esta ciencia y ponerla en práctica para el

mejoramiento de control de sus recursos en la asociación de ayuda infantil.

La universidad de la Salle realiza una introspección desde el proyecto educativo la sallista,

donde se centran en el desarrollo humano integral y sustentable; con esta filosofía se ha

preocupado por el proceso de formación de sus profesionales y por ello se implementó la

modalidad de proyección social , donde los estudiantes de los programas de contaduría pública y

administración de empresas le ofrecen sus conocimientos a dicha asociación o fundación por

medio de asesorías, mejoramiento de procesos contables y administrativos.

Se realiza un diagnóstico en primera parte para saber las necesidades que presenta la

asociación en las áreas administrativa y contable para así poder brindar las asesorías adecuadas

en la implantación de contabilidad básica en la asociación de ayuda infantil, buscando mejorar

cada uno de los procesos que se han llevado a cabo en el funcionamiento de la asociación; se

dirigen los temas específicamente a las personas que hacen parte de esta entidad, como lo son

11

conceptos de contabilidad básica, implementación de formatos para tener un control más

específico acerca de los ingresos y egresos que tiene la asociación, se tratan temas como el

control administrativo, sobre la importancia de la misión, visión de la entidad con los niños y

con su comunidad.

Se realizó un cronograma de trabajo para asesorar a las personas que hacen parte de la

asociación, las cuales se realizaron los días sábados en el horario comprendido entre 9.00am a

1:0Opm donde también se trabajó con los niños inscritos en la asociación; con ellos se realizaron

actividades que ayudaran a su condición motriz, puesto que se encontraban niños de diferentes

edades etarias por tal motivo se realizaron actividades específicas.

Dentro del contenido también se da a conocer la forma de registrar y llevar ordenadamente la

contabilidad. Se hace la entrega de tres formatos manuales y un libro diario para la facilidad y el

registro de actividades contables que se llevan a diario, explicando brevemente cómo se hace y

con qué finalidad se entregan estos formatos, para así poder tener un mayor control en la entidad.

12

1. Objetivo

1.1 Objetivo General

Implementar un proceso de asesoría al personal administrativo de la Asociación de ayuda

infantil, direccionado al manejo contable y administrativo de la organización.

1.2 Objetivos Específicos

Analizar la situación contable y administrativa de la Asociación de ayuda Infantil.

Implementar una contabilidad básica y un horizonte institucional que centre la misión y

visión para que se generen mayores impactos en la sociedad circundante al lugar de

influencia.

Generar formatos manuales para la ayuda del funcionamiento de la asociación de ayuda

infantil.

Establecer las estrategias de ayuda para los menores de los ámbitos sociales y motrices,

que afiance los pilares fundamentales en el crecimiento y desarrollo vital.

13

2 Marco teórico

Marco Referencial2.1 Contabilidad

La contabilidad tiene un recorrido muy amplio e importante a lo largo de la historia, si

bien los primeros registros contables son de hace 7.000 años, no fue sino hasta 1494

cuando el fray Luca Pacciolo “sentó las bases de la contabilidad en un documento titulado

Suma aritmética, geometría, el cual considera por primera vez el concepto de partida

doble, donde se basa que a todo cargo corresponde un abono” (Guajardo, 2003, pág. 3).

Figura1. historia de la contabilidad (Guajardo,2003)

En la contabilidad las definiciones varían mucho respecto a la época en la cual se esté

relacionando, de acuerdo a esto se mencionará uno de los conceptos que más se acerca

actualmente a la contabilidad.

14

Según los autores del libro (Horngren,2003) la contabilidad es un sistema de información

que procesa la información por medio de informes y así comunica los resultados a los

encargados de toma de decisiones, la contabilidad busca proporcionar datos sobre la

situación financiera real de las empresas para que la toma de decisiones sea viable para el

beneficio de dicha entidad y que esta información sea beneficiaria para los inversionistas.

La contabilidad está constituida por varias ramas una de ellas es la contabilidad tributaria

que según el autor (Restrepo, 2011) quien referencia al autor (Tejada, 2005) define esta

rama de la contabilidad como un “sistema de información que comprende las normas,

reglas y procedimientos que deben aplicarse en la planeación, preparación y presentación

de la información requerida por las autoridades tributarios”.

también hacemos referencia al autor (Corredor, 1996) que la define como” Un sistema

contable entendido como una base comprensiva de contabilidad distinta de los P.C.G.A,

orientada a cuantificar las cargas tributarias de los contribuyentes y a determinar el

cumplimiento de las obligaciones tributarias de los sujetos. El sistema de contabilidad

tributaria comprende el conjunto de reglas que sirven para elaborar las declaraciones

tributarias y para cuantificar los diferentes impuestos”.

en la definición de presupuesto encontramos que (Rondon,2001) el presupuesto “es una

representación en términos de contabilización de las actividades a realizar en una

organización, para alcanzar determinadas metas, y que sirve como instrumento de

planificación, de coordinación y control de funciones.”

15

Es muy importante realizar un presupuesto, puesto que permite a la entidad u

organización saber que recursos se están agotando, y así poder planificar frente a los

ingresos que serán utilizados y así poder tener medidas de control con los gastos de la

organización y poder tomar decisiones para poder cumplir con los objetivos

2.2 Administración

La administración es la capacidad de crear estrategias, organizar y planificar los recursos

con la finalidad de sacar de ellos una enorme utilidad conforme a lo que se aspira.

Idalberto Chiavenato en su libro “Introducción a la teoría general de la administración”

nos dice que la administración se define como; “el proceso de planear, organizar, dirigir y

controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales” (Chiavenato,

C.2004).

En la Asociación de ayuda infantil cada persona debe tener un rol, responsabilidad y

actividad que desempeñar dentro de la misma de ahí Chiavenato nos muestra cómo llevar

una buena organización empresarial, para esto es necesario un esquema de descripción y

especificación de cargos a realizar.

En el momento de analizar las dependencias y perfiles que integran La asociación, nos

encontramos con que cuentan con un organigrama lineal; la autoridad y toma de

decisiones se centra en una sola persona, dicha persona cuenta con una relación cercana

con sus colaboradores y la ejecución de las labores es de forma ágil.

Como es sabido el organigrama es la guía para conocer la estructura organizacional

interna de la asociación de ayuda infantil; cada persona desempeña una actividad la cual

denominamos puesto, la cual debe tener una posición definida en el organigrama que

16

cuenta con responsabilidades u obligaciones; con las cuales se logra el cumplimiento de

objetivos en determinados tiempos, existe la posibilidad que en algún puesto interactúen

varios colaboradores realizando la misma tarea para lograr alcanzar un objetivo

determinado.

Se toman como referencia las cuatro condiciones fundamentales para el diseño de puesto

que da Chiavenato:

1. Conjunto de tareas u obligaciones que el ocupante deberá desempeñar.

2. cómo se debe desempeñar ese conjunto de tareas u obligaciones.

3. A quien le debe reportar el ocupante del puesto, es decir, relación con su jefe.

4. A quien debe supervisar o dirigir a el ocupante, es decir, relación con su subordinado.

(Chiavenato,2000)

3. Marco empresarial

3.1 Misión

brindamos una atención integral a los niños de escasos recursos económicos, ofreciendo el cuidado de los niños, alimentación, actividades lúdicas que ayuden a estimular su desarrollo físico, mental y social con laprevención de fenómenos sociales a los cuales se encuentran vulnerables; como delincuencia, drogadicción, violencia familiar y desnutrición.

3.2 Visión

Proporcionamos un apoyo necesario para que los niños disfruten de calidad de vida digna por medio de acciones que fomenten su desarrollo e inclusión social, proyectándonos para el futuro mejorar el ámbito social de nuestros niños.

3.3 Valores

Los valores que maneja y promueve la Asociación de ayuda infantil

• la solidaridad

• la justicia

17

• solución de conflictos de forma pacífica

• La tolerancia

• La responsabilidad

• La integridad

4. Marco legal

Las Entidades Sin Ánimo de Lucro en Colombia (ESAL) según lo afirma Gaitán “surgen como desarrollo

del derecho fundamental de asociación, en donde el Estado garantiza la libertad de las personas para

reunirse y desarrollar actividades comunes desprovistas del ánimo de lucro.” (Gaitán Sánchez, 2014)

La ESAL son personas jurídicas que se constituyen por la voluntad de asociación o creación de otras

personas (naturales o jurídicas) para realizar actividades en beneficio de los asociados o de terceras

personas o de la comunidad en general y no persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros.

(Decretos 2150 de 1995 y 427 de 1996 y Núm. 2.2 y siguientes Circular 002 de 2016 de la

Superintendencia de Industria y Comercio).

Las Entidades Sin Ánimo de Lucro se pueden constituir a través de Escritura Pública, documento privado

o acta y debe contener lo siguiente:

• El nombre, identificación y domicilio (ciudad o municipio donde desarrolla de manera habitual

sus actividades) de las personas que intervengan como otorgantes y constituyentes. (Decreto 2150 de

1995 y 427 de 1996).

• Nombre de la ESAL previo el control de Homonimia que puede realizar por la página del

Registro Único Empresarial y Social (RUES) (www.rues.org.co). Se recomienda buscar por razón social o

palabra clave.

• Clase de persona jurídica (Fundación, Asociación, Corporación).

• Domicilio (ciudad o municipio) de la entidad que puede o no ser diferente al domicilio de los

constituyentes y debe ser indicado de manera independiente para efectos de determinar la competencia de

la Cámara de Comercio de Bogotá.

• Objeto. Es la relación de los fines a los que se va a dedicar la ESAL, se verificará que no se

encuentre dentro de las actividades exceptuadas previstas en el decreto 2150 de 1995 y 427 de 1996. (Ver

Guía 1). Guía 2 ESAL • Patrimonio y la forma de hacer los aportes. (Es necesario indicar el patrimonio

18

inicial de la entidad en caso de que lo haya). En el caso de las fundaciones, las mismas siempre deben

contar con un patrimonio inicial.

• La forma de administración con indicación de las atribuciones y facultades de quien tenga a su

cargo la administración y representación legal. • La periodicidad de las reuniones ordinarias y los casos en

los cuales habrá de convocarse a reuniones extraordinarias por cada órgano de dirección o administración

creadas estatutariamente. • La duración precisa de la entidad y las causales de disolución. En el caso de

las fundaciones se debe señalar que la vigencia es indefinida.

• La forma de hacer la liquidación una vez disuelta la Asociación, Corporación o Fundación.

• Las facultades y obligaciones del revisor fiscal, si es del caso. (Si el cargo está creado en los estatutos

de cada entidad, se debe realizar el nombramiento), • Nombre e identificación de los administradores y

representantes legales.

• Aceptaciones de las personas designadas en los cargos de administradores, representantes legales

y revisores fiscales si figura el nombramiento. (Artículo 42 del Decreto 2150 de 1995). En el

documento se debe indicar si las personas designadas aceptaron los cargos de administradores,

representantes legales y revisores fiscales, si figuran nombrados. Si las personas designadas no

suscriben el documento de constitución debe adjuntarse una carta donde se indique el cargo aceptado,

el número de Identificación, país de origen si es pasaporte.

• Adjuntar fotocopia del documento de identificación de las personas designadas como

administradores o revisores fiscales y de los constituyentes.

• Presentación personal de los constituyentes en el caso de realizar la constitución mediante

documento privado en caso de realizar el acta la presentación personal la deberá realizar el presidente

y secretario que suscriben la misma. La diligencia de presentación personal se puede llevar a cabo

ante juez o notario o ante el secretario de la Cámara de Comercio de Bogotá. (COMERCIO, 2017)

Las entidades sin ánimo de lucro, en el momento de su conformación, serán asimiladas

inmediatamente como entidades del régimen ordinario, teniendo la obligación de tributar sobre renta a la

tarifa plena. Sin embargo, si estas entidades quieren pertenecer al régimen tributario especial, deberán

solicitar ante la Dian el proceso de calificación y cumplir con el pleno de requisitos que la entidad exige.

Para que estas entidades puedan pertenecer al régimen tributario especial debe tener las siguientes

características:

1. Que estén legalmente constituidas.

2. Que su objeto social sea de interés general en una o varias de las actividades meritorias

establecidas en el artículo 359 del presente Estatuto, a las cuales debe tener acceso la comunidad.

Las actividades meritorias establecidas en el artículo 359 son las siguientes:

19

• Educación.

• Salud.

• Cultura.

• Ciencia, tecnología e innovación.

• Actividades de desarrollo social.

• Actividades de protección al medio ambiente.

• Prevención del uso y consumo de sustancias psicoactivas, alcohol y tabaco; atención y

tratamiento a las personas consumidoras.

• Promoción y apoyo a las actividades deportivas definidas por la Ley 181 de 1995, mediante las

políticas públicas y las entidades competentes.

• Actividades de desarrollo empresarial. Promoción del desarrollo empresarial y el emprendimiento

definido por la Ley 1014 de 2006.

• Promoción y apoyo a los derechos humanos y los objetivos globales definidos por las Naciones

Unidas.

• Actividades de promoción y mejoramiento de la Administración de Justicia.

• Promoción y apoyo a las ESAL que ejecuten acciones directas en el territorio nacional en alguna

de las actividades meritorias descritas en este artículo.

• Actividades de microcrédito, en los términos del artículo 39 de la Ley 590 de 2000.

3. Que ni sus aportes sean reembolsados ni sus excedentes distribuidos, bajo ninguna modalidad,

cualquiera que sea la denominación que se utilice, ni directa, ni indirectamente, ni durante su

existencia, ni en el momento de su disolución y liquidación, de acuerdo con el artículo 356-1. (Gaitán

Sánchez, 2014)

5. Marco conceptual

5.1 Administración

Para Idalberto Chiavenato (Chiavenato, 2000) “el proceso de planear, organizar, dirigir y

controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales”; ahora bien,

para Porter, Hitt Michael y Black Stewart (2006) en su libro “administración” se define

como “el proceso de estructurar y utilizar conjunto de recursos orientado hacia el logro de

metas para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional”

20

5.2 Organigrama

Según el libro “Organización de empresas” del autor Enrique B. Franklin dice que es “la

representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de sus áreas en las

que se muestran las relaciones que guardan entre si los órganos que la componen.

(Franklin, 2004).

5.3 DOFA

Herramienta de diagnóstico la cual permite identificar debilidades, oportunidades,

fortalezas y amenazas de una organización para así determinar que variables necesitan

mayor labor y saber cuáles son las variables fuertes y ayudar a impulsar estas para dar

cumplimiento de objetivos.

5.4 Contabilidad

Según el Instituto Americano de contadores públicos certificados, la contabilidad “es el

arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos de dinero,

transacciones y eventos que son parte por lo menos de carácter financiero e interpretar los

resultados de estos” de igual manera para Terán Gandarillas la contabilidad es “un

instrumento de comunicación de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en

una empresa sujeto a medición, registración e interpretación para la toma de decisiones

empresariales.” (AICPA, 2004)

5.5 Soportes contables

Lucy Coral, en su libro Contabilidad 2000. (pg. 68),

define los soportes contables como:” documentos que sirven de base para registrar las

operaciones comerciales de una empresa. Estos deben adherirse a los comprobantes

21

de contabilidad respectivos o dejando constancia en estos de tal evento”.

5.6 Persona Natural

El Código civil colombiano define la persona natural como:

“Son personas todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sea su edad,

sexo, estirpe o condición. (Art. 74).

5.7 Persona Jurídica

el Código Civil Colombiano en el artículo 633 define a las personas

jurídicas, como una persona ficticia, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones

32civiles, y de ser representada judicial y extrajudicialmente. Las personas jurídicas son

de dos especies: corporaciones y fundaciones de beneficencia pública. Hay personas

jurídicas que participan de uno y otro carácter.

5.8 Estados financieros

Es un documento suscrito por una entidad económica en el cual

se consignan datos valuados en unidades monetarias, referentes a la obtención y

aplicación de recursos materiales.

5.9 Impuestos

los impuestos por pagar como aquellos que representan obligaciones de trasferir al estado

o a alguna de las entidades que lo conforman, cantidades de efectivo que no dan lugar a

contraprestación directa alguna.

22

6. Macro variables

6.1 Biofísicas del Territorio.

6.1.1 Localización

La asociación de ayuda infantil se encuentra ubicada en la calle 3 # 11 B – 04 en el barrio

san Bernardo, en la localidad de Santa Fe la cual tiene una extensión total de 4.517

hectáreas, es la número 3 de la ciudad, limita al norte con la localidad de Chapinero, al

sur con la localidad de San Cristóbal, Antonio Nariño, al oriente con el municipio de

Choachí y al occidente con las localidades de Teusaquillo, Mártires y Antonio Nariño.

Santa Fe cuenta con 107.044 personas residentes en los cuarenta y dos barrios que la

conforman, aunque las cifras de población de la localidad son altamente cambiantes en el

curso de un día, por el desplazamiento masivo de ciudadanos al centro de la ciudad para

cumplir actividades cotidianas de trabajo y estudio. En contraste con esta dinámica, la

población que habita los sectores residenciales es relativamente estable. (Bogota, 2016)

Figura 2. Fachada Asociación de ayuda Infantil.

Fuente: Elaboración Propia

23

6.1.2. Barrios de la localidad

La misma se encuentra subdividida en 6 UPZ. Sagrado corazón 91, La macarena 92, Las

Nieves 93, Las Cruces 95, Lourdes 96, UPR Cerros orientales.

Figura 3. Área por UPZ de la localidad Santa fe.

Fuente: SDP, Base de datos espacial, Bogotá D.C

6.1.3 Calidad de vida

Santafé es la duodécima localidad de Bogotá en personas con Necesidades Básicas

Insatisfechas (NBI) (12,8%. Es decir, 16.117 personas) y el 72,3% de la población está

clasificada en nivel 1 y 2 del SISBÉN, adicional se estima que a la localidad llegan 330

hogares desplazados de los 10.090 que llegan a la ciudad de Bogotá.

En educación y capital humano tienen niveles superiores a los del distrito, a lo que

confiere a recreación y deporte cuentan con 111 parques y zonas verdes, con respecto a la

cultura cuenta con museos, centros artísticos y culturales, cuatro teatros y centro de

ciencia y tecnología.

24

En cuanto a servicios públicos cuenta con deficiencias solo cuentan con buena cobertura

de aseo que es algo universal; la tasa de mortalidad es 73.4 por cada 10.000 habitantes

siendo las agresiones la principal causa con 14.9% superior a la del distrito. (Cámara de

comercio Bogotá,2007)

Figura 4. Fuente: DANE (2003). calidad de vida localidad Santa fe.

6.1.4 Educación

En Santafé, el porcentaje de analfabetismo, 2,6% es superior al de Bogotá (2,2%), Santafé

es la decimoquinta localidad con mayor número de personas (27.916) matriculadas en

preescolar, primaria o secundaria en Bogotá. La matrícula por sector educativo está

concentrada en el sector oficial.

La oferta educativa en la localidad está dada por 28 colegios oficiales, con la siguiente

distribución. (Cámara de comercio Bogotá,2007)

25

6.2 Socioeconómicas.

6.2.1 Sectores Productivos

En Santafé, se localizan 11.252 empresas de Bogotá, equivalentes al 5%.

La estructura empresarial de la localidad se concentra en el sector servicios (83%) y la

industria (11%).

En la localidad, hay una alta presencia de microempresarios. Del total de empresas, 9.812

son microempresas que representaron el 87% de la localidad y el 5% de Bogotá.

Los sectores económicos en los que se encuentra el mayor número de empresas de la

localidad Santafé son: comercio (45%), servicios inmobiliarios y de alquiler (13%),

restaurantes y hoteles (11%). (Cámara de comercio Bogotá,2007)

6.2.2 Principales procesos de emprendimiento económico

El 65% de las empresas de la localidad Santafé son personas naturales y el 35%, personas

jurídicas. El 9% de las empresas de la localidad Santafé realizan operaciones de comercio

exterior.

En el 2006, se liquidaron 178 empresas, 5% del total de liquidadas en Bogotá. La mayor

concentración se presentó en el sector de las microempresas (78%) y pequeñas empresas

(17%). (Cámara de comercio Bogotá,2007).

6.2.3 Vinculación de cada sector a las dinámicas del mercado

En la localidad Santafé, se identificaron 5.250 empresas que pueden articularse a las

cadenas productivas de productos alimenticios, textil y confección y construcción e

ingeniería civil.

26

La mayor parte de los recursos de la localidad se destinaron al área de infraestructura

(46%), principalmente para programas de mejoramiento del espacio público local. Se

incluyeron también, con menores recursos, proyectos para mitigar y prevenir riesgos,

construcción y habilitación de escenarios deportivos, hospitales, jardines infantiles,

centros educativos, salones comunales, parques y la adecuación de la sede la Alcaldía

local.

La Cámara de Comercio (Cámara de comercio Bogotá,2007) de Bogotá realizó los

programas en la localidad como Zonas Seguras, Estudios e Investigaciones, Cámara

Móvil Local, Centro de Información Empresarial (CIEB), Conciliación Comunitaria y

Apoyo Empresarial.

6.2.4 Cuantificación y cualificación del talento humano

Las empresas de la localidad de santa fe reportaron empleo a las personas teniendo una

tasa de ocupación (59,5%) es superior a la de la ciudad (55,1%). Las actividades que más

ocuparon personas residentes en Santafé fueron: comercio, hoteles y restaurantes

(33,1%), industria manufacturera (13,9%) y servicios sociales, comunales y personales

(25,9%).

Santafé fue la cuarta localidad con menor participación en el total de empleados de la

ciudad, 1,9% (58 mil personas), cifra similar a los de Antonio Nariño (46 mil).

Sin embargo, la tasa de ocupación de la localidad (59,5%) fue la segunda más alta entre

las localidades, después de Chapinero (62,9%) y está por encima a la de la ciudad

(55,1%). Las actividades que más ocuparon personas residentes en Santafé fueron: el

33,1%, comercio, hoteles y restaurantes; el 25,9%, servicios sociales, comunales y

27

personales; el 13,9% industria manufacturera. El porcentaje de comercio fue el tercero

más alto entre las localidades. En cuanto a la posición ocupacional de los empleados que

viven en la localidad Santafé, el 45,8% eran empleados de empresa particular y el 35,7%

trabajadores por cuenta propia. (Cámara de comercio Bogotá,2007)

6.3 Político-institucionales

6.3.1 Instituciones del estado con presencia en el territorio

La localidad cuenta 218 instituciones prestadoras de servicios de salud privadas y siete

públicas. En la localidad, se dispone de 726 camas. La clínica San Diego y el hospital el

Guavio ofrecen 110. Por lo tanto, ubican a la localidad en el tercer lugar en número de

camas por habitante (en santa fe hay una cama por cada 173 habitantes). Esto demuestra

que su capacidad hospitalaria tiene niveles aceptables, dado el mayor número de camas

por habitante que tiene respecto al promedio distrital. El 78,3% de la población de

Santafé está afiliada al sistema salud y es la octava localidad en cobertura de seguridad

social en salud en Bogotá. La mayoría de la población afiliada pertenece al régimen

contributivo (63%), mientras 36.923 personas (37%) están en el régimen subsidiado.

El Instituto Distrital de Recreación y Deporte (IDRD), ha identificado en Santafé 61

parques de bolsillo. Según el Plan de Ordenamiento Territorial, en Santafé, se han

destinado algunos parques en donde pueden realizarse usos temporales como mercados,

ferias y eventos deportivos, culturales y recreativos, previa autorización del Alcalde

Local. Se destacan: el parque Lourdes, ubicado en la calle 3 entre carreras 1 este a 3 este;

el parque Las Cruces, ubicado en la carrera 7 con calle 1; el parque principal de la

Perseverancia, ubicado en la calle 32 entre carreras 3 a 4; el parque San Bernardo,

28

ubicado en la calle 3 entre carreras 12A a 12B y el parque Santander, ubicado en la

carrera 7 con calle 16.

La Junta Administradora Local-JAL es una corporación pública conformada por los

ediles elegidos popularmente por un período de tres años, que deben

promover el desarrollo de sus territorios y el mejoramiento socioeconómico y cultural de

sus habitantes, además de asegurar su participación efectiva en la gestión de asuntos

locales en conjunción con la Contraloría de Bogotá, tiene funciones como Adoptar el Plan

de Desarrollo Local, Aprobar el presupuesto anual de la localidad, Gestionar recursos

para la localidad ante las autoridades distritales y nacionales, Promover campañas de

respeto al medio ambiente, Promover el respeto del espacio público y Promover la

creación de veedurías ciudadanas (Recorriendo santa fe, 200

7. Metodología

Este proyecto se desarrolló bajo un enfoque Mixto, que consiste en unificar los métodos

cuantitativo y cualitativo con la finalidad de ampliar el campo de análisis y así mismo

poder conocer la información y estado en que se encuentra la Asociación de ayuda

infantil, para poder brindar las alternativas pertinentes de fácil implementación.

7.1 Métodos para la investigación

El método que se usó para realizar y ejecutar este proyecto fue el “Método Inductivo”, el

cual nos permitió partir de aquellas falencias particulares obtenidos por las técnicas de

29

investigación aplicadas como la entrevista y observación que contribuyeron a facilitar el

análisis de las situaciones específicas de la Asociación de ayuda infantil.

Según José Sánchez: Esta teoría Consiste en basarse en enunciados singulares, tales

como descripciones de los resultados de observaciones o experimentos para plantear

enunciados universales, tales como hipótesis o teorías. Ello es como decir que la

naturaleza se comporta siempre igual cuando se dan las mismas circunstancias, lo cual es

como admitir que bajo las mismas condiciones experimentales se obtiene los mismos

resultados, base de la repetitividad de las experiencias, lógicamente aceptado. (Cegarra

Sánchez, 2012)

7.2 Instrumentos y Técnicas usadas

Observación

Se logró obtener la mayor cantidad de información ya que hubo interacción directa con

las personas asociadas, lo cual permitió conocer el estado actual, obteniendo diferentes

opiniones desde una nueva perspectiva.

Entrevista

Este método de recolección de información es uno de los más eficientes, ya que permite

obtener información más exhaustiva puesto que se puede entrar más a detalle; para el

caso de la presente investigación el método fue aplicado para los funcionarios de la

Asociación de ayuda infantil, lo que permitió conocer el nivel jerárquico y la percepción

frente a los procesos internos que tienen cada uno y a las fallas de los procesos.

Población y muestra

30

se contó con las 3 funcionarias de la asociación de ayuda infantil, para poder realizar las

asesorías respectivas y se les realizo la encuesta para poder analizar el aspecto que tienen

frente a la asociación y el conocimiento que tienen de ella.

8. Matriz DOFA

31

Fuente: Elaboración propia.

8.1 Análisis DOFA

De acuerdo con el análisis realizado de la situación actual en que se encuentra la

Asociación de ayuda infantil, logramos obtener un diagnóstico de la misma e identificar

sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, y en función de ello, se definieron

algunas estrategias de mejoramiento.

Es evidente que la comunidad del barrio san Bernardo, es una de las tantas

poblaciones vulnerables de la ciudad de Bogotá, por lo que carece de un desarrollo

institucional a nivel local que atienda sus necesidades básicas y bajos índices de

escolaridad; sin embargo y a pesar de que cuentan con varias amenazas y

debilidades, carece de recursos y situaciones del entorno que impactan de

manera negativa, existen fortalezas que son puntos críticos positivos como factores

externos favorables el cual permite obtener una mejor vinculación social para los niños ,

lo cual hace que logremos diseñar algunas estrategias como, apoyo con la alcaldía para

implementar actividades y programas con la comunidad, apoyo educativo para los niños,

llevar un proceso de seguimiento en la parte psicológica de cada niño ya que su ámbito

32

familiar los afecta bastante, acceder a las ayudas humanitarias internacionales que existen

como Global Humanitaria, la cual trabaja para favorecer y proteger los derechos de los y

las menores, promoviendo proyectos que garanticen su alimentación, educación y salud,

que responden a la situación actual de la asociación y la comunidad, sembrando una

valor agregado que contribuya al desarrollo tanto personal como colectivo de cada uno de

las personas que hacen parte del proyecto de asesoría e implementación y en especial los

niños inscritos, el cual responde de manera acertada a las necesidades de esta comunidad.

Estrategias de asesoramiento al personal administrativo de la Asociación de la

ayuda infantil:

El diagnóstico inicial realizado en la Asociación de ayuda infantil, nos permitió

establecer diferentes estrategias para dar cumplimiento al objetivo de implementar un

proceso de asesoría al personal administrativo, para esto fue diseñado un plan de acción.

9. Desarrollo del plan de trabajo

Las asesorías fueron realizadas los sábados en el horario de 9:00 am a 1:00 pm en las

instalaciones de la Asociación.

Se desarrolló la planeación de las tareas definiendo los temas a tratar en cada sesión. A

continuación, se muestran en orden cronológico las actividades detallando los temas tratados:

33

Tabla 4. Cronograma de actividades elaboración propia

9.1 Trabajo de campo

En la Asociación de ayuda infantil realizamos asesoramiento e implementaciones en la parte

contable y administrativa, contamos con la ayuda de la representante legal quien nos explicó

34

como es el funcionamiento de la asociación, cuál era su labor social y cuáles eran sus recursos

para brindar a ayuda pertinente a los niños vulnerables.

Se realizo una investigación en los sitios web especializados en temas como son la DIAN y la

cámara de comercio de Bogotá para saber acerca de las asociaciones, como están conformadas,

su estructura organizacional, y como es el tratamiento contable en las asociaciones.

Entrevista Realizada a los funcionarios de la Asociación De Ayuda Infantil.

Figura 5 Entrevista a funcionaria (cocinera)

Fuente: Elaboración propia

Figura 6 Entrevista a funcionaria (JEFE) Figura 7 Entrevista a funcionaria

(NIÑERA)

35

Fuente: Elaboración propia Fuente: Elaboración propia

9.2 Resultados

Mediante las asesorías se logró la implementación de un sistema contable básico en Excel, el

cual comienza a registrar los gastos e ingresos recibidos con sus respectivos soportes, es decir,

comprobantes de ingreso y egreso.

Figura 8. Comprobante de ingreso

36

Fuente: Elaboración Propia.

Figura 9. Comprobante de egreso

Fuente Elaboración propia

Se logró emitir los primeros estados financieros de la Asociación de ayuda infantil por medio de

la revisión de los datos contables obtenidos.

Figura 10. Estado de situación financiera de la Asociación De Ayuda Infantil.

37

Fuente: Elaboración propia

Figura 11 . Estado integral de resultado de la Asoación de Ayuda Infantil.

Fuente: Elaboración propia.

También se realizó un manual de funciones que está conformado por 3 puestos de trabajo, que

son jefe, cocinera y niñera, ya que juntas se colaboran entre sí para el desarrollo de sus

actividades.

38

Manual de funciones

Directivo

•jefe: cuyas funciones se basan en su participación activa en la toma de decisiones, controlando,

empleando las normas y procedimientos para el alcance de objetivos proyectados

39

Se realizo su pertinente Organigrama en el cual se puede encontrar la estructura formal que posee

la Asociación De Ayuda Infantil.

De igual manera se realizó la creación y modificación de la misión, visión y objetivos, teniendo

en cuenta que las que se encontraban no contaban con los parámetros necesarios. A continuación,

se presenta las propuestas:

Propuesta Misión: Aprovecharemos estrategias orientadas a la búsqueda de recursos de la

canasta familiar, brigadas de salud, zapatos y vestuario informando a empresas nacionalese internacionales de todas las necesidades por las que están pasando.

Propuesta Visión: Somos una asociación que trabajamos en busca del mejoramiento de la

calidad de vida de las personas que viven en situación de drogadicción que carecen de alimentos y vestuario en estrato 1 y 2.

Directora

cocinera

niñera

40

Propuesta Valores corporativos:

trabajo en equipo: se da una participación y cooperación en los procesos que se manejan en el interior y tener una buena relación en el personal para alcanzar mejores beneficios.

Solidaridad: atrás vez de nuestra labor se genera una ayuda a la comunidad en pro de su bienestar dando todo el esfuerzo posible.

Compromiso: dar ideas para el bienestar y crecimiento de la Asociación de Ayuda Infantilcomprometidos activamente

Adicionalmente se generó explicación de formatos que deben llevar el registro de toda la

administración de (Donaciones, base de datos asociados, Base de datos padres de familia.) y

soportes que lleven el registro de todas las Operaciones Contables. (Facturas, Comprobantes de

Ingresos y Egresos

Figura 12. Libro Diario Ingresos

Fuente: Elaboración propia

41

Figura 13. Libro diario Gastos

Fuente: Elaboración propia.

Figura 14. Directorio familias usuarias

Fuente: Elaboración Propia.

42

Figura 15. Base de datos niños usuarios.

Fuente: Elaboración propia.

Figura 16. Formato de recaudo de donaciones

Fuente: Elaboración propia

Por último, se interactuó con los niños brindándoles actividades de esparcimiento y creatividad

para su desarrollo motriz,

43

Figura 17. Espacio donde juegan los niños

Figura 18. Espacio donde mantienen los niños

44

Figura 19. Desarrollo de actividades para los niños

Figura 20. Actividades para los niños

45

Figura 21. Bazar de la Asociación de Ayuda Infantil

46

10. Conclusiones

Se culminó el proyecto que generó una gestión administrativa y contable que le permitió

mejor funcionalidad y equilibrio a la Asociación de Ayuda Infantil; se evidencia que secumplieron satisfactoriamente los objetivos propuestos.

Para el logro de los objetivos propuestos se utilizaron herramientas de investigación;

como entrevistas a los trabajadores de la asociación, que permitieron reunir informaciónsobre la organización y así mismo identificar las fallas que tenían en su funcionamiento.Durante el proceso del proyecto se evidencia que la Asociación de ayuda infantil nocontaban con una gestión administrativa; ni contable que le diera facilidad para eldesarrollo de diferentes procesos, seguido de esto se muestra una carencia de recursoseconómicos para realizar actividades.

Se estableció junto a la Dueña una estructura organizacional con el propósito de

identificar las jerarquías junto a los cargos presentes en la organización actualmente; selogró implementar fichas de funciones, las cuales les ayuda al desarrollo de actividadesde cada trabajador; permitiendo delimitar y determinar la tarea clara de cada área ypuesto de trabajo. Se implementaron formatos administrativos y contables que ayudaronal mejoramiento del desarrollo en la asociación.

Se orientó frente a la toma de decisiones estratégicas hacer un mejor análisis de cada

situación y tomar la mejor opción para la Asociación; por último, se buscó contribuir conel desarrollo de la fundación realizando donaciones y ayudas dinámica; como el bazarrealizado que le ayudaron a generar ingresos y artículos para sus niños; donde logramosdonaciones de alimentos, ropa, juguetes, una computadora de mesa, zapatos.

Gracias a este proyecto y los aportes anteriormente mencionados la Asociación de Ayuda

Infantil logró tener un mejor manejo contable y administrativo, dando una mejor imagena sus usuarios y colaboradores.

47

11. Recomendaciones

1. Implementar los aportes de contabilidad y administración básicos dados para un mejorfuncionamiento de la organización.

2. Realizar actividades complementarias que ayuden a obtener contribuciones económicaspara su sustento diario.

3. Se recomienda buscar espacios donde se puedan mirar ideas para analizar formas demejorar el espacio de los niños y hacerlo más cálido.

4. Se sugiere iniciar el proceso de organización en cuanto a los datos de los niños.

48

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