Pinakes

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Pinakes Library

Sistema integral de automatización de bibliotecas

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Introducción.

La función sustantiva de una biblioteca es la prestación de servicios de acceso a la información a través tanto de la organización, mantenimiento y preservación de su acervo documental como de la administración y control del acceso de los usuarios a dicho acervo. La calidad, eficacia y eficiencia de los servicios que una biblioteca proporciona a sus usuarios depende en gran medida del grado de automatización de sus procesos, de tal forma que a mayor automatización podemos observar mayor satisfacción de los usuarios. Ahora bien, en la automatización intervienen una gama amplia de productos que deben interoperar, tales como: computadoras personales (PCs), servidores, lectores de códigos de barras, sistemas de automatización de bibliotecas, etc.

Es importante considerar que la tecnología avanza rápidamente, sobre todo en lo que respecta a hardware, proporcionando nuevas herramientas que mejoran sustancialmente los servicios que se ofrecen a los usuarios así como modificando o complementando los procedimientos de trabajo. Una de las nuevas tecnologías que ha ido remplazando las tecnologías de códigos de barras y seguridad magnética son los sistemas de identificación por radio frecuencia o RFID por sus siglas en inglés (Radio Frequency IDentification).

El núcleo fundamental de un sistema bibliotecario automatizado lo constituye el Sistema Integral de Automatización de Bibliotecas o ILS por sus siglas en ingles (“Information Library System”), el cual debe interoperar con los equipos actuales y futuros.

La automatización de las bibliotecas puede realizarse utilizando diversos esquemas, procedimientos y productos, sin embargo, dada la diversidad de componentes que pueden formar parte de un sistema bibliotecario automatizado, la mayor garantía de éxito es que cualquier ILS que se utilice esté apegado a normas, estándares y protocolos de comunicación internacionales, ya que los estándares y normas ofrecen múltiples ventajas, tales como: Intercambio de información entre diferentes sistemas, interoperabilidad entre diferentes productos, migración a otros sistemas o productos a menor costo, etc.

Los estándares fundamentales y más relevantes en la automatización de bibliotecas desde el punto de vista bibliotecológico son:

Formatos MARC 21

Los formatos MARC 21 son estándares para la representación y comunicación de información bibliográfica y relacionada en forma legible por computadora.




MARC XML

El MARC XML es un “framework” para el manejo de registros MARC en un ambiente de XML.

ISO 2709

El ISO 2709 es un estándar para el intercambio de registros entre diferentes sistemas. Con este estándar se puede hacer la transferencia masiva de registros de autoridades, bibliográficos y de holding de un sistema a otro que soporte dicho estándar. También se puede hacer la importación de registros individuales. Esto es útil especialmente con registros bibliográficos y de autoridad.

Z39.50

El Z39.50 es un protocolo de comunicación entre diferentes ILSs. Un ILS debe implementar dos módulos: El servidor Z39.50 y El cliente Z39.50.

SIP2

El SIP2 es un protocolo de comunicación entre un ILS y equipos de autopréstamo, buzones de devolución, etc.

Los estándares más relevantes en la automatización de bibliotecas desde el punto de vista computacional son:

Sistema operativo: Windows, LINUX, , UNIX (Solaris, AIX, HP-UX, etc)

Bases de datos: SQL 92 nivel entry. Este estándar lo soportan manejadores de bases

de datos tales como Oracle, PostgreSQL, DB2, etc.

Lenguajes de programación: Java, J2EE, Javascript, Html, Hojas de estilos

Computación distribuida e interoperabilidad: Web Services, XML

Redes e Internet: TCP / IP

Seguridad: SSL, https, encriptamiento a 128 bits




Características generales de Pinakes Library

Pinakes Library es un sistema integral de automatización de bibliotecas (ILS) robusto y eficiente diseñado para la administración del acervo de bibliotecas y redes de bibliotecas que opera bajo todos los estándares computacionales y bibliotecológicos descritos previamente y ofrece además una serie de funcionalidades únicas para bibliotecas académicas y redes de bibliotecas.

Pinakes Library permite manejar todo tipo de documentos: monografías, publicaciones periódicas, Material cartográfico, música, fotografías, videos, multimedia, realia, documentos digitales, así como material no convencional.

Pinakes Library se distingue por ofrecer un diseño elegante que utiliza una arquitectura de n capas, proporcionando una solución de administración bibliotecaria abierta, versátil y escalable, adecuada para atender simultáneamente a cientos o miles de usuarios y puede distribuirse entre diferentes servidores. Pinakes utiliza la misma arquitectura de software que usan la mayoría de los mejores sistemas de información comerciales.

La arquitectura de Pinakes posibilita tanto el cambio de las bases de datos (y manejadores de bases de datos) como la implementación de nuevas funcionalidades, incluyendo módulos completos sin requerir de un tedioso y costoso rediseño del sistema, pudiéndose ampliar fácilmente para adaptarlo a nuevos requerimientos del cliente.

SoftEngine entiende que el ILS es solo una parte de los múltiples componentes y herramientas utilizados diariamente por usted para la administración de su biblioteca, por lo cual a integrado en Pinakes una arquitectura orientada a Servicios o SOA por sus siglas en ingles (“Service- Oriented Architecture”) , la cual permite interoperar con otros componentes, tales como: sistemas de control escolar, sistemas de autopréstamo, buzones de devolución, sistemas despachadores de CD-ROMs, etc.

Pinakes Library es un sistema diseñado para operar en una amplia gama de plataformas, tanto de hardware como de software. Puede trabajar tanto en servidores pequeños tipo PC como en servidores empresariales (IBM, SUN, HP, etc.) así como en diversos sistemas operativos: UNIX (LINUX, SOLARIS, AIX, HP-UX, etc.), Windows (Windows XP, Windows Vistas, Windows Server), etc. Puede operar con cualquier manejador de base de datos que soporte el estándar SQL-92 nivel entry, tales como ORACLE, POSTGRESQL, SQLSERVER, etc.

Pinakes Library Maneja eficientemente tanto bibliotecas individuales como redes de bibliotecas siendo altamente configurable tanto para atender los requerimientos funcionales y las políticas de la institución como la adecuación a la imagen institucional. Para el caso de redes de bibliotecas Pinakes permite la configuración de un OPAC colectivo y un OPAC por




cada biblioteca, cada uno de los cuales puede presentar una imagen institucional totalmente diferente proporcionando además una base de datos virtual para cada biblioteca, lo cual le permite al usuario consultar los materiales ubicados físicamente en su biblioteca, pero le permite visualizar que ejemplares existen en otras bibliotecas pertenecientes a la red. Cabe señalar que está estructura permite tanto la optimización de los procesos bibliotecarios al compartir recursos como la disminución de costos, tanto de la operación bibliotecaria como de adquisición y mantenimiento de Pinakes.

Con Pinakes Library se puede realizar una catalogación distribuida con control centralizado, definiendo diferentes niveles de catalogadores, lo cual permite mejorar la calidad de los registros y servicios, optimizar los recursos humanos y materiales y disminuir los costos. Así mismo se optimizan los servicios y procesos de las bibliotecas: adquisiciones, generación de reportes y estadísticas, servicios de préstamo en sala y a domicilio, búsquedas, etc.

Pinakes Library mantiene cuentas separadas para cada uno de los usuarios del sistema, con privilegios, roles y controles de acceso diferenciados utilizando además conexiones seguras entre la aplicación y la base de datos por medio del estándar SSLv3 y encriptamiento a 128 bits. Así mismo, los accesos a los módulos de staff se realiza por medio del protocolo https. Pinakes proporciona a los usuarios un ambiente de trabajo gráfico e intuitivo, además de haber sido diseñado con criterios ergonómicos, simplificando la interacción del usuario con el sistema.




La forma de interactuar del usuario con Pinakes Library es muy sencilla e intuitiva, de forma tal que la necesidad de capacitación al personal es mínima. Por ejemplo, en el proceso de catalogación el bibliotecario tiene siempre a su disposición los catálogos de las etiquetas del formato MARC para su consulta, así mismo, cuando se agrega un campo o subcampo el sistema le solicita escoger la etiqueta correspondiente del catalogo, evitando de esta forma los errores de captura. Además, el sistema valida la información y no permite que se inserte etiquetas erróneas.

Pinakes Library Ofrece diversos servicios especiales pensados para las bibliotecas académicas, tales como: diseminación selectiva de información, novedades, bibliografías incrementales y servicios de apoyo a la educación. Este último servicio proporciona información de planes de estudio y bibliografía asociada a los cursos de forma tal que el usuario puede acceder a través del OPAC a este servicio y consultar la bibliografía de cada curso. La presentación de la bibliografía es la misma que se obtiene en cualquier consulta, por lo cual el usuario podrá seleccionar un registro bibliográfico y si el documento está en formato digital podrá acceder a él inmediatamente.




Módulos de Pinakes Library

Pinakes Library es un sistema formado por 17 módulos: Administración, Plantillas, Autoridades, Catalogación, Circulación, Catálogo público en línea (OPAC), Integrador de catálogos, Adquisiciones, Publicaciones Periódicas, Inventarios, Servidor de correo electrónico, Cliente Z39.50, Servidor Z39.50, Reportes, Utilerías, Pinakes SIP2, Multimedia. Cada uno de los módulos se ha desarrollado de manera independiente pero integrados completamente en la arquitectura de Pinakes, lo cual permite tanto configurar el sistema de acuerdo a los requerimientos del cliente como un crecimiento e integración armónica, facilitando la adquisición por partes y protegiendo la inversión realizada.

Administración.

El módulo de administración de Pinakes Library está desarrollado para utilizarse tanto en intranet como a través de Internet. Toda la administración de Pinakes se hace en forma gráfica y de manera intuitiva, además de haber sido diseñado como un sistema multibibliotecas, lo que permite administrar múltiples unidades de biblioteca en forma centralizada.

Este módulo permite llevar al cabo diversas actividades, tales como:

Creación de bibliotecas y configuración de su horario y calendario.




Creación de usuarios y empleados con sus privilegios de acceso. Configuración del sistema de acuerdo a las políticas de la institución.

Plantillas.

Pinakes Library cuenta con un módulo que permite la creación y modificación de plantillas de captura. Las plantillas son formas de captura o machotes de trabajo donde se van a predefinir los campos fijos, campos variables, subcampos, indicadores y valores por omisión en los campos variables que serán requeridos para la descripción de un documento. Este Módulo permite crear plantillas para registros de autoridades, bibliográficos y holdings (existencias), y se pueden crear tantas plantillas como sea necesario.

Autoridades.

El módulo de autoridades de Pinakes Library tiene la finalidad de facilitar el manejo (creación y mantenimiento) de registros de autoridad. Este módulo está basado totalmente en el formato MARC (utilizando actualmente el MARC 21) para la creación de los registros y proporciona, entre otras, las siguientes funcionalidades:

Catálogo en línea del formato MARC 21 para Autoridades. Uso de plantillas de captura en forma gráfica y amigable. Validación de consistencia de los registros contra el formato MARC 21. Importación de registros de autoridad de agencias catalogadoras que estén en

formato MARC 21 de transferencia (ISO 2709).

Una ventaja del uso de autoridades en Pinakes Library es que durante la creación y/o edición de registros en el módulo bibliográfico se puede consultar, seleccionar y copiar la autoridad deseada al registro bibliográfico, permitiendo de esta forma obtener uniformidad y calidad de los mismos.

Catalogación.

Es el núcleo del sistema y se utiliza para la inserción y modificación en el catalogo de material bibliográfico. Se puede utilizar plantillas de captura de manera similar al módulo de autoridades, pero se agrega además la funcionalidad de consultar y copiar autoridades a los campos correspondientes, eliminando de esta forma los errores de captura. Este módulo administra la información de los bienes documentales de la institución, fundamental para la realización de préstamos. Se puede usar plantillas de




captura, pero agrega la funcionalidad de consultar registros bibliográficos, seleccionar el registro deseado y ligarlo al registro de holdings que se está capturando, eliminando de esta forma los errores de captura. Este módulo está basado totalmente en el formato MARC y proporciona, entre otras, las siguientes funcionalidades:

Alta, consulta y modificación de registros bibliográficos y de holdings (ítems) Uso de plantillas de captura en forma gráfica y amigable Catálogo en línea del formato MARC 21 Validación de consistencia de los registros contra el formato MARC 21 Importación de registros en formato ISO2709. Copiado de autoridades a registros bibliográficos.

Circulación.

Este módulo permite la administración de préstamo, renovación y devolución de material bibliográfico, así como consultar el material prestado. Permite, además, generar reportes de libros en préstamo, préstamos vencidos y requisiciones de devolución de libros en préstamos. Algunas de las prestaciones de este módulo son:

Periodos de préstamo diferenciados por cada tipo de usuario. Cantidad de documentos a préstamo diferente para cada tipo de usuario. Bloqueo automático del préstamo por adeudo de materiales prestados. Bloqueo manual de préstamo a usuarios particulares por sanciones. Estadísticas de circulación Fácil instalación y configuración de dispositivos periféricos (Lectores de códigos

de barras, impresoras de tickets, etc.

Catálogo público en línea (OPAC)

El Catálogo Público en Línea OPAC por sus siglas en inglés, es uno de los instrumentos más importantes en un sistema de automatización integral para bibliotecas y unidades de información. Su finalidad es proporcionar las herramientas necesarias para que los usuarios de estas unidades, logren consultar sin límites geográficos y de forma eficiente, los acervos documentales. Pinakes Library provee un OPAC de consulta vía internet, con base en cualquiera de los navegadores existentes en el mercado, y facilita las siguientes funciones:

Búsqueda y reserva de materiales




Consulta del calendario y horario de las bibliotecas o unidades de información que

integran el sistema. Generación, almacenamiento y envío de bibliografías vía e-mail. Diseminación Selectiva de Información (DSI). Consulta de novedades Solicitudes de adquisiciones Servicios de apoyo a la educación.

Integrador de catálogos

El OPAC permite a los usuarios consultar los acervos de otras bibliotecas y/o bases de datos proporcionando acceso al integrador de catálogos, el cual utiliza el protocolo Z3950 para realizar dichas búsquedas. Este módulo le muestra al usuario la cantidad de registros encontrados por cada fuente de información (acervo externo), le permite revisar las listas de resultados y en el caso de documentos digitales le permite el acceso a ellos (sí se tienen los derechos de acceso).

Adquisiciones.

Este módulo permite controlar la adquisición de materiales, el presupuesto, pedidos, pagos, facturas, etc. También permite crear un catálogo de proveedores con información tal como: País, tipos de materiales, formatos, idiomas, etc. Una característica muy importante es que todos los movimientos se realizan utilizando cuentas contables.

Publicaciones Periódicas.

La administración de publicaciones periódicas permite realizar las siguientes actividades: Subscripciones, Patrón de Regularidad, Calendario de Publicaciones, Reclamaciones, Arribo de Ítems. Cuando se elabora el calendario de una suscripción, Pinakes Library genera en una base de datos temporal todos los ítems esperados, de tal forma que en el arribo solo se necesita transferir a la base de datos de operación, sin necesidad de captura.




Inventarios.

El módulo de inventarios de Pinakes Library permite realizar inventarios globales por biblioteca e o inventarios parciales por colección. El levantamiento físico del inventario se puede realizar directamente en Pinakes por medio de una computadora portátil conectada a un dispositivo lector de código de barras o un dispositivo de RFID, o se puede hacer un levantamiento físico con un computador de mano o un asistente digital de RFID e importar masivamente los códigos a Pinakes. Una vez que se cierra un inventario, se pueden sacar estadísticas y reportes, tales como: Items inventariados, Items de la biblioteca o colección, ítems de otras bibliotecas o colecciones, ítems prestados, ítems extraviados, etc.

Servidor de correo electrónico

Este módulo automatiza el envío de información, avisos y reclamaciones por correo electrónico tanto a los usuarios como a los proveedores. Los servicios que se ofrecen son:

Diseminación selectiva de información automática por email. Envío diario de las novedades. Avisó anticipado del vencimiento próximo de materiales en préstamo Reclamación de materiales prestado cuya fecha de devolución se ha vencido. Reclamación de fascículos no recibidos de publicaciones periódicas.

Cliente Z39.50

Pinakes Library proporciona un cliente Z3950 multibase de datos, donde se puede configurar las bibliotecas en las que se desea realizar búsquedas y copiado de registros bibliográficos, permitiendo que en una sola búsqueda se encuentre el registro deseado en las diferentes bibliotecas y de esa forma seleccionar el más adecuado a las necesidades locales. Se puede guardar el registro en un archivo para procesarlo posterior o importarlo directamente a Pinakes.

Servidor Z39.50

Este módulo permite que otras bibliotecas, a las cuales se les hayan otorgado los privilegios de acceso, puedan consultar y copiar registros a través de un cliente Z39.50.




Reportes.

Pinakes Library proporciona diversos reportes, tales como: reportes de existencias por biblioteca o colección, productividad de los catalogadores, reportes y estadísticas de circulación, Reportes y estadísticas de inventarios, etc.

Utilerías.

Este módulo permite al administrador del sistema realizar las siguientes funciones:

Creación de índices únicos Cambios globales a los registros Configuración de plantillas para la impresión de etiquetas Configuración del despliegue en el OPAC. Exportar registros a formato ISO2709 Importación masiva de registros en formato ISO2709 Configuración de los servicios de apoyo a la educación.

Pinakes SIP2

Este módulo es una implementación del protocolo SIP2 para la operación de Pinakes con diversos equipos, tales como: equipos de autopréstamo, buzones de devolución, despachadores de CD-ROMs, etc.

Multimedia

Con el objetivo de facilitar la creación y mantenimiento de catálogos de documentos digitales, Pinakes Library proporciona el módulo Multimedia, el cual permite la catalogación de documentos digitales y su transferencia automática de la PC del usuario al repositorio digital contendo en el servidor.




¿Que ofrece Pinakes para una red de bibliotecas?

Con el objeto de optimizar tanto los recursos humanos como materiales, Pinakes permite realizar una catalogación distribuida con control centralizado por medio de las siguientes herramientas:

Base de datos de operación Base de datos temporal Módulo de catalogación configurable Privilegios de los catalogadores Candados en los registros OPAC colectivo OPAC por cada biblioteca

En la siguiente figura se muestra el esquema de catalogación distribuida con control centralizado de una red de bibliotecas, en donde podemos apreciar lo siguiente:

En el servidor central residen Pinakes, la base de datos de operación y la base de datos

temporal. En la base de datos de operación se tiene un catálogo de unión de todas las bibliotecas de

la red, permitiendo de esta manera el acceso de los usuarios a todos los recursos de información que proporciona la red de bibliotecas.

Los catalogadores de las bibliotecas locales solo pueden catalogar sus materiales en la base de datos temporal.

Los catalogadores de la biblioteca central realizan dos tareas:

o Catalogación de los materiales propios de la biblioteca central y/o de dotaciones. o Revisión, corrección y ampliación de los registros almacenados en la base de datos

temporal por las bibliotecas locales. Una vez que el catalogador ha terminado la revisión de un registro, lo puede guardar en la base de datos de operación y Pinakes borra en automático el registro de la base de datos temporal.




Catalogación Biblioteca Central

Red Local

Base de Datos Operación

Servidor Pinakes

Base de Datos Temporal

Internet

Catalogación

Biblioteca Local

Catalogación distribuida con control centralizado

Para un control adecuado de la catalogación distribuida con control centralizado Pinakes permite definir diferentes niveles a los catalogadores, por ejemplo: catalogador, supervisor de catalogación, etc., de forma tal que cuando un catalogador guarda un registro, este último se marca con el nivel del catalogador (candado en el registro) y por este medio se controla los cambios que se pueden realizar al registro. Por ejemplo si un supervisor de catalogación guarda un registro con su nivel, entonces ningún catalogador de menor nivel podrá modificar el registro.

El proceso de catalogación distribuida con control centralizado arriba descrito proporciona las siguientes ventajas y beneficios:

Optimización de los recursos humanos

Se puede concentrar a los catalogadores mas calificados en la biblioteca central para que revisen, corrijan y completen los registros creados por las bibliotecas locales. Los catalogadores de las bibliotecas locales pueden realizar una pre catalogación con los




elementos básicos de los materiales. Además, los materiales se catalogan una sola vez y solo se crean en cada biblioteca los items (ejemplares) con que cada una de ellas cuente.

Aumento de la calidad de los registros y servicios.

Se puede utilizar un mayor nivel de catalogación, por ejemplo segundo nivel, ya que al catalogarse los materiales una sola vez y contar con personal mas calificado en la biblioteca central la carga de trabajo es menor. Por otro lado, al tener mayor nivel de catalogación se ofrece a los usuarios más información para la búsqueda y selección de los materiales de su interés. El tener un catálogo colectivo le permite al usuario encontrar materiales ubicados en otras bibliotecas.

Optimización de los recursos materiales.

El contar con un sistema centralizado, pero con acceso distribuido permite compartir los recursos de cómputo y elimina la necesidad de contar en cada biblioteca con un servidor, por lo cual estas pueden operar por medio de PC’s mas económicas.

Disminución de costos

En este esquema se obtienen ahorros significativos debido tanto a la optimización de personal y equipo como a los costos de licenciamiento del sistema de automatización. En este último caso solo se requiere adquirir el sistema central y contratar las licencias necesarias para cada biblioteca, mientras que en los otros esquemas se requiere adquirir el sistema para cada biblioteca.

El OPAC colectivo le permite a los usuarios consultar todos los materiales que existen en la red de bibliotecas, mientras que el OPAC por cada biblioteca permite consultar solo los materiales existen en dicha biblioteca. Como se muestra en la siguiente figura, el OPAC local proporciona un catálogo virtual de la biblioteca, el cual no existe y por lo tanto no se necesita contar con un servidor, ya que toda la información reside en el servidor central.


© Softengine, S.A. de C.V.



Catalogo virtual por biblioteca





Un aspecto importante de la creación de un OPAC por cada biblioteca es la posibilidad de crear una imagen institucional totalmente diferente para cada una de ellas, permitiendo además que en la página de inicio se pueda proporcionar información y ligas de interés propias de la biblioteca.

Imagen institucional diferente para cada biblioteca Esquemas de licenciamiento

Pinakes Library es un sistema formado por 17 módulos y se ofrece en dos ediciones: Pinakes Entry y Pinakes Profesional. Los módulos ofertados en cada edición son:





Pinakes Entry Pinakes Profesional Administración Administración

Plantillas Plantillas Catalogación Catalogación Circulación Circulación

Catalogo Publico (OPAC) Catalogo Publico (OPAC) Utilerías Utilerías Reportes Reportes

Cliente Z3950 Servidor Z3950 Autoridades Adquisiciones Publicaciones Periódicas Integrador de Catálogos (Web) Inventarios Servidor de Correo electrónico Multimedia

Pinakes SIP2 Módulo extra que se licencia por cada equipo que se conecta a Pinakes: equipo de autopréstamo, buzón de devolución, etc.

Una biblioteca que adquiere Pinakes Entry puede en cualquier momento ampliar sus módulos adquiriendo el licenciamiento de los módulos que desee.

Tanto Pinakes entry como Pinakes Profesional se licencian bajo los siguientes esquemas:

Licenciamiento a bibliotecas individuales.

En este esquema Pinakes se licencia a una sola biblioteca.

Licenciamiento a Redes de Bibliotecas institucionales.





En este esquema Pinakes se licencia para varias bibliotecas que pertenecen a la misma institución, pudiéndose instalar en un servidor central o en un servidor por cada biblioteca. Este esquema ofrece precios especiales con significativos ahorros para la institución. El esquema que más ahorros ofrece es la instalación en un servidor centralizado. La capacitación se realizara en el mismo lugar y días para las bibliotecas participantes.

Licenciamiento en consorcio

Este esquema es similar al esquema de redes de bibliotecas Institucionales, pero se ofrece a varias instituciones que deciden realizar la compra en conjunto y Pinakes se instala en cada una de las instituciones. Este esquema ofrece muy buenos ahorros a las instituciones participantes.

La capacitación se realizara en el mismo lugar y días para las bibliotecas participantes. Cada Institución podrá contratar servicios extra de capacitación, asesoría, etc., con precio preferencial por formar parte de un consorcio.

Renta con opción a compra

En este esquema Pinakes se instala en el servidor de la institución, pero en lugar de contratar el licenciamiento se paga una renta anual por el uso de Pinakes. Este esquema permite el acceso a Pinakes a instituciones poco presupuesto.

Cloud Computing

Pinakes Cloud es un servicio basado en la tecnología de cloud computing, la cual permite ofrecer servicios de computación a través de Internet. La nube es una metáfora de Internet. En este esquema Pinakes se instala en un servidor de nosotros y nos encargamos de la administración del sistema, incluyendo la realización de respaldos

Este servicio le ofrece, entre otros, los siguientes beneficios:

Acceso y uso de Pinakes library desde internet por medio de un navegador Opciones de personalización con la imagen institucional Servidor de alto rendimiento Soporte técnico in situ virtual Actualizaciones sin costo extra Respaldo diario automático

Todo lo anterior es por un pago de una cuota anual.





Servicio de soporte técnico

Ofrecemos tres tipos de soporte técnico: Soporte Técnico Estándar

Este soporte se realiza por cuatro vias:

Correo electrónico Teléfono Chat (messenger o skype) VoIP (voz sobre IP: messenger o skype)

En el licenciamiento está considerado el primer año de soporte técnico estándar, como parte de la garantía de producto. Posteriormente se debe contratar la póliza correspondiente.

Este soporte a su vez se maneja en tres escalas:

Atención directa del distribuidor que maneja la cuenta del cliente.

En este soporte el cliente se dirige al distribuidor, quien lo atiende para resolver cualquier situación que se presente, si el distribuidor lo considera necesario puede dirigirse a Softengine para solicitar apoyo.

Atención del personal de soporte técnico de Softengine.

En este soporte el cliente se dirige directamente a Softengine.

Atención del personal de desarrollo de Softengine.

Cuando la situación lo amerita, la atención del caso reportado por el cliente la atiende directamente el personal encargado del desarrollo de Pinakes.

Soporte técnico in situ virtual

Este es un servicio opcional, sin costo para el cliente y lo proporciona directamente Softengine. En este servicio se establecen conexiones punto a punto vía internet, de forma tal que se puede dar soporte técnico al cliente en dos aspectos de Pinakes:





a) Soporte técnico al personal de staff.

En este soporte técnico se consideran las siguientes actividades:

Asesoría y aclaración de dudas ejecutando Pinakes en nuestro equipo y presentándole al personal del cliente las pantallas de Pinakes.

Revisión de casos de error, fallas o dudas, en los cuales es conveniente que

podamos ver la pantalla de la PC del personal del cliente que se está asesorando. Opcionalmente el cliente puede darnos el control del teclado y mouse para que ejecutemos algunas operaciones o, en su defecto, seguir nuestras instrucciones.

Ejemplo: Un cliente nos llamó en una ocasión reportando lo siguiente:

“Pinakes no está prestando correctamente, nosotros establecimos 7 días de préstamo y Pinakes está prestando por 5 días”.

Para atender este caso realizamos el siguiente procedimiento:

Establecimos una sesión de soporte técnico in situ virtual. Le pedimos al cliente realizar un préstamo de prueba con el

objeto de obtener un caso donde tuviéramos un usuario y un item donde se presentara la situación reportada.

Le pedimos que buscarán el item utilizando el módulo de catalogación para verificar el estatus del material (libro en este caso), resultando que el libro no tenía estatus.

Le pedimos que entraran al módulo de administración y consultarán el tipo de usuario al que pertenece el usuario a quien se le prestó el libro en la prueba.

Les pedimos que consultarán la política de circulación definida por ellos para el estatus por omisión (éste se utiliza cuando los materiales no tienen estatus) resultando que se tenía definido 5 días.

Resultado: Pinakes operaba correctamente, se modificó la política de

préstamo para el estatus por omisión y con ello quedó resuelto el reporte.

Nota: Esta situación se resolvió en 15 minutos.

b) Soporte técnico al personal de sistemas (informática)





En este soporte técnico se consideran las siguientes actividades:

Soporte técnico en operaciones tales como: configuración de Pinakes, respaldo de

la base de datos, configuración de equipos periféricos y auxiliares, como por ejemplo, lectores de código de barras, equipos de autopréstamo, etc.

Instalación de nuevas versiones.

La instalación de nuevas versiones se puede realizar utilizando diferentes mecanismos, dependiendo del sistema operativo del servidor y de las políticas de seguridad del cliente:

En el caso de que el servidor tenga UNIX (LINUX, Solaris, AIX, etc) como

sistema operativo se puede hacer una instalación remota por parte del personal de Softengine, para lo cual se utilizan conexiones seguras por medio de herramientas como el Security Shell que utilizan cifrado basado en SSL.

En el caso de que el servidor tenga Windows como sistema operativo se puede hacer una instalación remota por parte del personal de Softengine en colaboración con el personal de sistemas (informática) del cliente, para lo cual se establece una sesión de soporte técnico in situ virtual. Cabe señalar que las sesiones son conexiones seguras que utilizan cifrado basado en SSL (veáse la sección: “Seguridad del soporte técnico in situ virtual”).

En cualquier caso, UNIX o Windows, el personal de sistemas del cliente puede realizar la instalación con asesoría del personal de Softengine.

El cliente puede contratar el servicio de instalación in situ.

Soporte técnico in situ

Este servicio es opcional y el cliente puede contratar la póliza correspondiente, en la cual se especifican el número máximo de visitas al año a las instalaciones del cliente para atender cualquier requerimiento que esté tenga, tanto de asesoría, como de instalación (nuevas versiones), configuración de Pinakes, respaldo de la base de datos, etc.

Seguridad del soporte técnico in situ virtual

Para este soporte técnico se utilizan varios mecanismos de seguridad:





Encriptamiento punto a punto por medio del estándar SSL y el algoritmo estándar de

encriptamiento AES de 128 bits.

Para cada sesión se asigna un identificador único de tal forma que no puedan entrar usuarios no autorizados, también se puede asignar una contraseña, aumentando de esta forma la seguridad.

Se puede compartir (presentar) solo la aplicación que se desee, no es necesario mostrar

todo el escritorio, es decir, se puede compartir solamente Pinakes y de esta forma se protegen otras aplicaciones y accesos que se tengan en la PC del usuario.

Cuando se comparte el teclado y el mouse, el usuario de la PC tiene siempre la

prioridad, de tal forma que con solo mover el mouse o presionar una tecla recupera el control.

Finalmente cabe destacar que el soporte técnico in situ virtual se realiza normalmente con las PCs de los usuarios de Pinakes y nunca directamente en el servidor que aloja Pinakes, salvo cuando se trabaje en la instalación de nuevas versiones y solo si el personal de sistemas así lo considera conveniente, ya que incluso en estos casos se podría trabajar desde una PC y no directamente en el servidor.

Ventajas de Pinakes Library

Pinakes Library ofrece diversas funciones que no ofrecen otros ILS, tales como:

Servicios de apoyo a la Educación

Pinakes proporcionan diversos servicios de apoyo a la educación, especiales para los diferentes tipos de usuarios que conforman la comunidad universitaria (personal docente y de investigación, estudiantes y público en general), tales como:

Diseminación selectiva de información(DSI) automática

Se crea un perfil con los temas de interés del usuario de forma tal que este tiene acceso





a las últimas adquisiciones de sus temas de interés. A cada usuario que se le haya generado un perfil, Pinakes le envía diariamente por correo electrónico la información de los materiales capturados durante el día que correspondan a sus temas de interés. Esto releva al bibliotecario de generar un reporte mensual para cada usuario.

Novedades

Este servicio le permite al público en general consultar en el OPAC las últimas adquisiciones. Se diferencia de la DSI por que el usuario no tiene un perfil para consultar solo sus temas de interés. Así mismo, a todos los usuarios registrados se les envía en forma automática la información de los registros dados de alta durante el día.

Bibliografías incrementales

Permite a un usuario generar varias bibliografías y en cada consulta puede agregar nuevos materiales en ellas.

Planes de estudio

Permite especificar los planes de estudio (carreras, diplomados, maestrías, doctorados, etc.) con las materias que en ellos se imparten, asociándole a cada materia la bibliográfica recomendada que se encuentra en la biblioteca. Si en dicha bibliografía se cuenta con documentos electrónicos el usuario puede ver el documento en texto completo.

Catalogación distribuida con control centralizado

Pinakes permite realizar una catalogación distribuida con control centralizado por medio de varios mecanismos: 1) Una base de datos temporal donde se guardan los registros en proceso de catalogación cooperativa, 2) un módulo de catalogación temporal el cual almacena los registros en la base de datos temporal, 3) un módulo de catalogación operativa, el cual permite consultar la base de datos temporal cargar los registros, completarlos, modificarlos y guardarlos en la base de datos de operación, borrando el registro automáticamente de la base de datos temporal, 4) diferentes niveles de catalogadores.

Este proceso permite: mejorar la calidad de los registros y servicios, optimizar los recursos humanos y materiales así como disminuir los costos.

Multiplataformas





Pinakes puede trabajar tanto en servidores pequeños como en servidores grandes, opera en diversos sistemas operativos: UNIX (LINUX, SOLARIS, AIX), Windows, etc., y puede utilizar diversos manejadores de base de datos: ORACLE, POSTGRESQL, SQLSERVER, etc., permitiendo el uso tanto de software propietario, como de software libre (LINUX, POSTGRESQL, APACHE, TOMCAT, etc.) lo cual proporciona un ambiente robusto pero a un costo menor.

Cambios globales

Pinakes proporciona herramientas para realizar cambios globales a los registros, permitiendo corregir en un solo paso errores de ortografía así como de puntuación; por ejemplo, si en varios registros se tiene la palabra Mexico se puede hacer el cambio en todos los registros por México en un solo paso.

Busqueda especial

Pinakes proporciona una búsqueda especial que permite realizar búsquedas en campos codificados (idioma, ilustraciones, región geográfica, etc.).

OPAC Configurable

El OPAC de Pinakes se puede configurar para mostrarle al usuario solo los campos y subcampos que se consideren pertinentes de acuerdo a las políticas propias de la institución.

Manejo automático de catálogos colectivos.

Pinakes library proporciona los módulos (Web service de replicación y cliente replicador) para la transferencia automática de los registros catalogados localmente a una base de datos temporal de un catálogo colectivo para su revisión y transferencia a la base de datos de operación de dicho catálogo.

Interfaz con tecnologías RFID: Autopréstamo, Buzones de devolución, despachadores de CDs, etc.

Pinakes es actualmente el único software nacional que cuenta con un módulo de autopréstamo, el cual implementa el estándar SIP2.

Soporte técnico





En Pinakes el soporte técnico se escala de inmediato a los desarrolladores es casos especiales donde esto se necesite. Así mismo se cuenta con el servicio de soporte técnico in situ virtual, Lo cual establece una diferencias sustancial con respecto al servicio proporcionado por otras empresas.


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Education

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