Pautas para la elaboración de

Proyectos de Mejora

Pautas para la elaboración de

Proyectos de Mejora

PROYECTOS DE MEJORA CONTINUAPROYECTOS DE MEJORA CONTINUA

Pautas mínimas para su presentación

A.A. INFORMACION DEL PROYECTOINFORMACION DEL PROYECTO Título del proyecto. Equipo. Dependencia. Población Objetivo. Lugar de ejecución. Duración.

B.B. DESCRIPCION DEL PROYECTODESCRIPCION DEL PROYECTO Antecedentes. Justificación. Objetivos. Metodología propuesta. Resultados esperados. Cronograma de actividades. Propuesta de financiación

ETAPAESTUDIOSETAPAESTUDIOS

ETAPA DE IMPLEMENTA-CION

ETAPA DE IMPLEMENTA-CION

ETAPA DEOPERACIONETAPA DEOPERACION

ETAPA DEEVALUACIONETAPA DEEVALUACION

ETAPA DEINSTITUCIO-NALIZACION

ETAPA DEINSTITUCIO-NALIZACION

PROYECTOS DE MEJORA CONTINUAPROYECTOS DE MEJORA CONTINUA

Documentación de base que describe y justifica el proyecto

Etapa en que el Proyecto se convierte progresi-vamente en realidad a través del uso de recursos y actividades previstas.

Etapa de funcionamiento del Proyecto a lo largo de un tiempo que se denomina vida útil del mismo.

Verificación de cumplimiento de los objetivos planificados al inicio de la Intervención.

Implantación de un programa de actividades para asegurar la continuidad y mejora de los resultados.

Etapas

PROYECTOS DE MEJORA CONTINUAPROYECTOS DE MEJORA CONTINUA

ETAPAESTUDIOSETAPAESTUDIOS

ETAPA DE IMPLEMENTA-CION

ETAPA DE IMPLEMENTA-CION

ETAPA DEOPERACIONETAPA DEOPERACION

ETAPA DEEVALUACIONETAPA DEEVALUACION

ETAPA DEINSTITUCIO-NALIZACION

ETAPA DEINSTITUCIO-NALIZACION

Etapas

Flujograma

PROYECTOS DE MEJORA CONTINUAPROYECTOS DE MEJORA CONTINUA

I. ETAPA DE ESTUDIOSI. ETAPA DE ESTUDIOSI. ETAPA DE ESTUDIOSI. ETAPA DE ESTUDIOS

I. ETAPA DE ESTUDIOSI. ETAPA DE ESTUDIOS I. ETAPA DE ESTUDIOSI. ETAPA DE ESTUDIOS

Identificación de la oportunidad de mejoraPlanteamiento del problemaDelimitación del proceso a mejorarDeterminación de las causasSelección de la causa raíz para el inicio de su intervenciónPlanteamiento de hipótesis sobre los cambios o intervencionesIdentificación de indicadoresRecopilación de datos básalesFormular el plan de acción.

Recopilación de datos basales

Recopilación de datos basales

Identificación de indicadores

Identificación de indicadores

Planteamiento de hipótesis

Planteamiento de hipótesis

PLA

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PLA

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IONSelección de la causa raízSelección de la causa raíz

Determinación de las causas

Determinación de las causas

Delimitación del procesoDelimitación del proceso

Planteamiento del problema

Planteamiento del problema

Identificación de oportunidad de mejora

Identificación de oportunidad de mejora

ETAPA ESTUDIOSETAPA ESTUDIOSETAPA ESTUDIOSETAPA ESTUDIOS

I. ETAPA DE ESTUDIOSI. ETAPA DE ESTUDIOS

I.1 Identificación de la oportunidad de mejoraI.1 Identificación de la oportunidad de mejora

brecha entre lo óptimo y la realidad, Equivale a una oportunidad de mejora

no conformidad (incumplimiento de un requisito)

El Dr. Justo Coronado observo: que las puérperas del C.S. I-4 Yunguyo, permanecían mas de 24 horas en el establecimiento, trayendo como consecuencia aumento en las necesidades de recursos humanos, congestión de familiares, posibilidad de Infecciones cruzadas etc.

El Dr. Justo Coronado observo: que las puérperas del C.S. I-4 Yunguyo, permanecían mas de 24 horas en el establecimiento, trayendo como consecuencia aumento en las necesidades de recursos humanos, congestión de familiares, posibilidad de Infecciones cruzadas etc.

OPORTUNIDAD Circunstancia o situación en que existe la posibilidad de hacer algo

I.1 Identificación de la oportunidad de mejoraI.1 Identificación de la oportunidad de mejora

I.1.1Métodos

CUALITATIVOSCUALITATIVOS

CUANTITATIVOSCUANTITATIVOS

basados en percepciones, pueden ser muy útiles siempre que sean utilizados por personas bien conocedoras de la problemática a tratar.

basados en percepciones, pueden ser muy útiles siempre que sean utilizados por personas bien conocedoras de la problemática a tratar.

basados en datos objetivos, son más exactos ya que permiten valorar la magnitud del problema pero necesitan más recursos y madurez organizativa.

basados en datos objetivos, son más exactos ya que permiten valorar la magnitud del problema pero necesitan más recursos y madurez organizativa.

I.1.2 Perspectivas

PERSPECTIVA INTERNA PERSPECTIVA EXTERNA

Métodos grupales:

Lluvia de ideas

Grupo nominal

Observación directa

Comunicados del usuario

interno

Encuestas de satisfacción

Métodos de evaluación:

Micromuestreos

Auditorías internas

Análisis de reclamaciones

Monitorización con

indicadores

Análisis de sugerencias

Encuesta de clima laboral Grupos focales de discusión

Opinión de profesionales

externos

Análisis de incidencias:

Cambios de medico

Incumplimiento de asistencia

I.2 Planteamiento del ProblemaI.2 Planteamiento del Problema

Es una descripción concreta de un proceso que necesita mejoramiento, sus fronteras, el área general de atención donde debe partir el mejoramiento de la calidad y el por qué priorizar el trabajo en ese proceso.

PREGUNTAS¿Cuál es el problema?

¿Cómo se sabe que esto es un problema?

¿Con qué frecuencia ocurre esto? ¿Cuáles son los efectos de este problema? ¿Cómo se sabrá cuándo esté solucionado?

I.2 Planteamiento del ProblemaI.2 Planteamiento del Problema

Momentos

Reconocimiento

Descubrimiento

Formulación

Reconocer los hechos clasificados preliminarmente y delimitados según algún criterio válido, sobre todo el dela relevancia

Reconocer los hechos clasificados preliminarmente y delimitados según algún criterio válido, sobre todo el dela relevancia

En esta labor se ha debido encontrarlagunas, incoherencias o cualquier otrodetalle, es decir, ha hecho un hallazgo o descubrimiento de un problema.

En esta labor se ha debido encontrarlagunas, incoherencias o cualquier otrodetalle, es decir, ha hecho un hallazgo o descubrimiento de un problema.

M. Bunge

Se formula una pregunta muy concreta y correcta acerca de las causas que expliquen esa incertidumbre, esto es reducir el problema a su núcleo significativo

Se formula una pregunta muy concreta y correcta acerca de las causas que expliquen esa incertidumbre, esto es reducir el problema a su núcleo significativo

I.2 Planteamiento del ProblemaI.2 Planteamiento del Problema

Formulación del problema

Viene de la palabra fórmula, que significa arreglo de términos de acuerdo a la relación observada entre ellos, los cuales se asocian entre sí siempre de la misma manera, según sean las leyes que rigen ese tipo de fenómenos aunque obviamente pueden cambiar las magnitudes de los términos que la conforman. 

¿Cuáles son las causas generales (VI)  del rendimiento académico (VD)?¿Cuáles son las causas generales (VI)  del rendimiento académico (VD)?

En síntesis, formular un problema ES HACER UNA PREGUNTAPLAUSIBLE E INTERESANTE PREFERENTEMENTE ACERCA DE LAS CAUSAS, EL ORIGEN, EL QUÉ, EL DÓNDE, EL CÓMO, EL CUANTO, ETC.QUE EXPLIQUEN UN HECHO O FENÓMENO.

En síntesis, formular un problema ES HACER UNA PREGUNTAPLAUSIBLE E INTERESANTE PREFERENTEMENTE ACERCA DE LAS CAUSAS, EL ORIGEN, EL QUÉ, EL DÓNDE, EL CÓMO, EL CUANTO, ETC.QUE EXPLIQUEN UN HECHO O FENÓMENO.

Un problema es una frase, oración o proposición expresada en términos positivos, o en forma de pregunta o interrogación.

Un problema es una frase, oración o proposición expresada en términos positivos, o en forma de pregunta o interrogación.

ENUNCIADO DEL PROBLEMA

INTERROGATIVOINTERROGATIVO

DECLARATIVODECLARATIVO

Se expresa a través de una pregunta; por ejemplo: ¿Cómo influye la calidad de la atención de enfermería si se utiliza un sistemainformático de administración Hospital X.?

Se expresa a través de una pregunta; por ejemplo: ¿Cómo influye la calidad de la atención de enfermería si se utiliza un sistemainformático de administración Hospital X.?

Se expresa a manera de propósito. El estudio pretende mostrar el estado obsolescencia del Sistema de Administración Informático de enfermería en la recuperación del estado de salud de los pacientes del Hospital X.

Se expresa a manera de propósito. El estudio pretende mostrar el estado obsolescencia del Sistema de Administración Informático de enfermería en la recuperación del estado de salud de los pacientes del Hospital X.

Formulación del problemaFormulación del problema

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN PLANTEADO COMO ORACIÓN

EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN EXPRESADO COMO PREGUNTA

“Se desconocen los procesos administrativos y contables de la empresa X”.  

¿Cuáles son los procesos administrativos y contables en uso en la empresa X?  

“Falta información sobre los sectores mejorables del sistema informático de la empresa Y”  

¿Qué factores son mejorables en el sistema informático de la empresa Y?

“Requerimiento del cliente de un nuevo sistema informático que reemplace al antiguo ya obsoleto”

¿Cómo debería ser un nuevo sistema informático par la empresa Z, que reemplace al antiguo?

Formulación del problemaFormulación del problema

ENUNCIADO DEL PROBLEMA

Formulación del problemaFormulación del problema

Centrar el analisis en el problema principalFormular el problema como un estado negativoNo confundir el problema con la falta de una solución

Centrar el analisis en el problema principalFormular el problema como un estado negativoNo confundir el problema con la falta de una solución

Consideraciones importantes:Consideraciones importantes:

Faltan casas para los pobres

Existe población carente de un lugardigno donde habitar

Hace falta un semáforoHay una alta tasa de accidentes

Un sistemaUn sistema se define como la “suma total de todos los elementos (incluyendo los procesos) que interactúan para producir productos tangibles o servicios intangibles”.

Un sistemaUn sistema se define como la “suma total de todos los elementos (incluyendo los procesos) que interactúan para producir productos tangibles o servicios intangibles”.

I.3 Delimitación del Proceso a mejorarI.3 Delimitación del Proceso a mejorar

INSUMOS PROCESOS PRODUCTOS/RESULTADOS

• Recursos necesarios para realizar un proceso.

• Servicio o producto de un proveedor.

Una serie de pasos que seordena para transformarlos insumos en productoso resultados.

Los productosy resultadosson los serviciosgenerados porlos insumos y procesos.

Un procesoUn proceso se define como una “secuencia de pasos, tareas o actividades a través de los cuales, los aportes de los proveedores dan un valor agregado a los input (materiales, equipamiento, información, etc.), transformándolos en productos tangibles o servicios intangibles”.

Un procesoUn proceso se define como una “secuencia de pasos, tareas o actividades a través de los cuales, los aportes de los proveedores dan un valor agregado a los input (materiales, equipamiento, información, etc.), transformándolos en productos tangibles o servicios intangibles”.

I.3 Delimitación del Proceso a mejorarI.3 Delimitación del Proceso a mejorar

I.3 Delimitación del Proceso a mejorarI.3 Delimitación del Proceso a mejorar

RECURSOS ACTIVIDADES CONSECUENCIAS(insumos) (procesos) (producto/resultado)

Personas

Infraestructura

Materiales

Medicamentos

Información

Tecnología

¿Qué se hace?

¿Cómo se hace?

• Servicios de salud prestados.

• Cambio en el com -portamiento de salud.• Cambio en el estado de salud.• Satisfacción del usuario

La gestión de calidadLa gestión de calidad implica que todo trabajo se realiza con enfoque de sistemas y procesos.. La gestión de calidadLa gestión de calidad implica que todo trabajo se realiza con enfoque de sistemas y procesos..

I.3 Delimitación del Proceso a mejorarI.3 Delimitación del Proceso a mejorar

I.4 Determinación de las causas.I.4 Determinación de las causas.

El objetivo de esta subetapa en la solución sistemática de problemas en equipo es identificar las principales causas o causas raíz del problema, para así poder escoger una solución adecuada.

El objetivo de esta subetapa en la solución sistemática de problemas en equipo es identificar las principales causas o causas raíz del problema, para así poder escoger una solución adecuada.

Es el momento de elaborar hipótesis acerca de sus causas. Se usa el término “hipótesis”, porque no se sabe si se han develado las causas verdaderas o centrales del problema. La validez de la causa se verificará más tarde con los datos.

Es el momento de elaborar hipótesis acerca de sus causas. Se usa el término “hipótesis”, porque no se sabe si se han develado las causas verdaderas o centrales del problema. La validez de la causa se verificará más tarde con los datos.

I.5 Selección de las causas raíces para su intervención.I.5 Selección de las causas raíces para su intervención.

Las intervenciones pueden desarrollarse simultáneamente o los equipos utilizan su criterio para seleccionar y fijar prioridades.

Criterios de selección:

• Económicamente accesible• Sin efectos negativos en otros procesos o actividades• Factible de implementar• Tiene respaldo de la administración• Tiene respaldo de la comunidad• Eficiente• Oportuno

I.6 Planteamiento de hipótesis sobre los cambios.I.6 Planteamiento de hipótesis sobre los cambios.

El objetivo de este paso es que el equipo encuentre una solución que resuelva el problema al eliminar sus causas

El mejor criterio es estar abierto a todas las posibilidades y pensar creativamente, primero para preparar una lista de las potenciales soluciones y luego para revisar cada una cuidadosamente antes de seleccionar una de ellas

Estas soluciones deben enfrentar las causas de fondo que se Estas soluciones deben enfrentar las causas de fondo que se identificaron previamente.identificaron previamente.Estas soluciones deben enfrentar las causas de fondo que se Estas soluciones deben enfrentar las causas de fondo que se identificaron previamente.identificaron previamente.

I.7 Identificación de Indicadores.I.7 Identificación de Indicadores.

Los indicadores son variables o características mensurables y factibles de vigilar para probar el logro de las metas de mejoramiento de la calidad.

Los indicadores son esenciales para comprender el impacto de una intervención o solución y para determinar si se debe seguir adelante con la implementación

Cuando se usa un conjunto limitado de datos, los gráficos de series de tiempo pueden ayudar a seguir las tendencias o patrones en los indicadores. Esta herramienta mejora la capacidad de un equipo de vigilar y predecir el desempeño de los procesos

Cuando se usa un conjunto limitado de datos, los gráficos de series de tiempo pueden ayudar a seguir las tendencias o patrones en los indicadores. Esta herramienta mejora la capacidad de un equipo de vigilar y predecir el desempeño de los procesos

I.8 Recopilación de datos básales.I.8 Recopilación de datos básales.

La recopilación de datos es una parte importante (y a menudo necesaria) del mejoramiento de la calidad. Se hace necesaria cuando los datos existentes no son suficientes para identificar o analizar los problemas o para desarrollar, probar o implementar las soluciones a esos problemas.

La recopilación de datos es una parte importante (y a menudo necesaria) del mejoramiento de la calidad. Se hace necesaria cuando los datos existentes no son suficientes para identificar o analizar los problemas o para desarrollar, probar o implementar las soluciones a esos problemas.

Se necesitan datos de referencia o de línea de base (datos recopilados antes de implementar una intervención) para compararlos con los datos pos-intervención, a fin de evaluar la eficacia de la intervención. Si no es fácil obtener dicha información, los datos disponibles no son suficientes, podría ser necesario recopilar algunos datos.

I.9 Formular el Plan de Acción para la implementación de cambiosI.9 Formular el Plan de Acción para la implementación de cambios

Los planes de acción son documentos debidamente estructurados, por medio de ellos, se busca “materializar” los objetivos previamente establecidos, dotándoles de un elemento cuantitativo y verificable a lo largo del proyecto.  

Los planes de acción son documentos debidamente estructurados, por medio de ellos, se busca “materializar” los objetivos previamente establecidos, dotándoles de un elemento cuantitativo y verificable a lo largo del proyecto.  

El Plan de Acción compromete el trabajo de una gran parte del personal de la institución, estableciendo plazos, responsables y un sistema de seguimiento y monitoreo de todas las acciones diseñadas.

I.9 Formular el Plan de AcciónI.9 Formular el Plan de Acción

Contenido del Plan de Acción

OBJETIVO GENERALOBJETIVO GENERALOBJETIVOS ESPECÍFICOSOBJETIVOS ESPECÍFICOS claro, conciso y medible ESTRATEGIASESTRATEGIAS que reflejen el camino a seguir para lograr el objetivo ACTIVIDADESACTIVIDADESTAREASTAREAS que describan los pasos exactos para el cumplimiento de las estrategias RESULTADOS/PRODUCTOSRESULTADOS/PRODUCTOSTIEMPOS REALESTIEMPOS REALES de cumplimiento en inicio y fin de cada tarea RESPONSABLES DIRECTOSRESPONSABLES DIRECTOS de cada tarea SUPERVISIÓN Y MONITOREOSUPERVISIÓN Y MONITOREO constante PRESUPUESTO Y FUENTE DEPRESUPUESTO Y FUENTE DE FINANCIAMIENTOFINANCIAMIENTO.

I.9 Formular el Plan de AcciónI.9 Formular el Plan de Acción

Matriz del Plan de Acción

II. ETAPA DE IMPLEMENTACIONII. ETAPA DE IMPLEMENTACIONII. ETAPA DE IMPLEMENTACIONII. ETAPA DE IMPLEMENTACION

Etapa en que el Proyecto se convierte progresivamente en realidadse convierte progresivamente en realidad a través del uso de recursos y actividadesrecursos y actividades previstas en el Plan de acción.Etapa en que el Proyecto se convierte progresivamente en realidadse convierte progresivamente en realidad a través del uso de recursos y actividadesrecursos y actividades previstas en el Plan de acción.

Implementación de cambios.Implementación de cambios.

Estas actividades Estas actividades planteadas en el PLAN DE planteadas en el PLAN DE ACCION deben incluir:ACCION deben incluir: Actividades de DifusiónActividades de Difusión, Comunicación, Información, Capacitación. Actividades de cambioActividades de cambio propiamente dichopropiamente dicho, como reorganización de personal, modificación del flujo de pacientes, cambio de señalización u horario. Actividades supervisión,Actividades supervisión, monitoreo.monitoreo.

III. ETAPA DE OPERACIONIII. ETAPA DE OPERACIONIII. ETAPA DE OPERACIONIII. ETAPA DE OPERACION

OperaciónOperación

En esta Etapa de Operación, los procesos que han implementado las soluciones efectivas emiten datos a través de sus indicadores, estos datos recopilados, procesados y convertidos en información nos indican qué tan bien funcionan los cambios realizados.

En esta Etapa de Operación, los procesos que han implementado las soluciones efectivas emiten datos a través de sus indicadores, estos datos recopilados, procesados y convertidos en información nos indican qué tan bien funcionan los cambios realizados.

CControlar ontrolar periódicamente para asegurar que las pruebas se están realizando de acuerdo al plan. Estar preparado para estimular y estimular y prestar ayudaprestar ayuda a todos los participantes cuando sea necesario. DocumentarDocumentar los éxitos y obstáculos que se presentan mientras se lleva a cabo. Los equipos comparan los datos de comparan los datos de referencia y los datos de seguimientoreferencia y los datos de seguimiento (datos recopilados después de implementar una intervención).

IV. ETAPA DE EVALUACIONIV. ETAPA DE EVALUACIONIV. ETAPA DE EVALUACIONIV. ETAPA DE EVALUACION

¿Cumplimos con nuestros ¿Cumplimos con nuestros criterios de éxito? ¿La solución criterios de éxito? ¿La solución tuvo los resultados deseados? tuvo los resultados deseados? ¿Qué opinó la gente acerca del ¿Qué opinó la gente acerca del cambio?cambio?¿Qué aspectos del proceso ¿Qué aspectos del proceso resultaron bien? ¿Qué aspectos resultaron bien? ¿Qué aspectos fueron difíciles?fueron difíciles?¿La solución generó problemas ¿La solución generó problemas imprevistos para terceros o para imprevistos para terceros o para otros procesos?otros procesos?¿Con qué tipo de oposición nos ¿Con qué tipo de oposición nos encontramos?encontramos?

EvaluaciónEvaluación

Verificar si los resultados guardan relación con los objetivos planteados.Verificar si los resultados guardan relación con los objetivos planteados.

V. ETAPA DE INSTITUCIONALIZACIONV. ETAPA DE INSTITUCIONALIZACIONV. ETAPA DE INSTITUCIONALIZACIONV. ETAPA DE INSTITUCIONALIZACION

Para asegurarasegurar que los mejoramientos sean mejoramientos sean sosteniblessostenibles, el equipo tendrá que buscar oportunidades para normalizarnormalizar el mejoramiento y transformarlo en permanentetransformarlo en permanente a través de actividades.

La sostenibilidadsostenibilidad requiere requiere vigilanciavigilancia: el equipo debe meditar acerca de los indicadoresindicadores que se deberían vigilar y quién debería evaluarquién debería evaluar si la solución sigue siendo exitosa y verificarverificar que el problema no se vuelva a presentar.

InstitucionalizaciónInstitucionalización

¿Cuál fue su sensación en el manejo cotidiano de su atención en el hospital?Donabedian : “Creo que los servicios de los hospitales son un desastre. He visto a tantas enfermeras de tiempo parcial trabajando en horarios distintos. Van y vienen. A menudo no podía saber si estaba tratando con una enfermera, un técnico, un médico de guardia o un asistente.Vi una discontinuidad rampante en la atención de enfermería y muchas enfermeras pobremente formadas, especialmente en los fines de semana. (...)”

¿Cuál fue su sensación en el manejo cotidiano de su atención en el hospital?Donabedian : “Creo que los servicios de los hospitales son un desastre. He visto a tantas enfermeras de tiempo parcial trabajando en horarios distintos. Van y vienen. A menudo no podía saber si estaba tratando con una enfermera, un técnico, un médico de guardia o un asistente.Vi una discontinuidad rampante en la atención de enfermería y muchas enfermeras pobremente formadas, especialmente en los fines de semana. (...)”