¿Existe un formato para la liquidación técnica y financiera de obra por administración directa?

Fecha: 21-may-13 (Tenga en cuenta esta fecha para verificar la vigencia de la base legal de la información presentada a continuación)

Respuesta

Mas que formato, la mayoría de direcivas sobre Iiquidación técnica y financiera de obras por administración directa, concuerdan en una plantilla que contiene seis partes.

Explicación

Aun cuando las normas no plantean un formato para la lquidación de la obra, hay una serie de directivas que plantean la siguiente Plantilla de Liquidación Técnico-Financiera:

1. MEMORIA DESCRIPTIVA1.1. GENERALIDADES1.2. BASE LEGAL1.3. ANTECEDENTES1.4. DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO2. LIQUIDACIÓN FÍSICA-TECNICA2.1. METRADOS FINALES DE OBRA Y CUADRO DE VALORIZACIÓN DE METRADOS2.2. EVALUACIÓN TÉCNICA2.3. SALDO INVENTARIO DE MATERIALES Y HERRAMIENTAS3. LIQUIDACIÓN FINANCIERA3.1. PRESUPUESTO ANALÍTICO3.1.1. INFORMACION PRESUPUESTAL3.1.2. INFORMACIÓN FINANCIERA3.2. GASTOS DIRECTOS Y GASTOS INDIRECTOS3.3. CONSOLIDADO DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DEL GASTO POR PARTIDA GENÉRICA Y ESPECIFICA3.4. CONSOLIDADO DE LA EJECUCIÓN FINANCIERA DEL GASTO POR PARTIDA GENÉRICA Y ESPECIFICA3.5. RESUMEN DEL GASTO PRESUPUESTAL ANUAL (Anexo 14)3.6. RESUMEN DE INFORMACION PRESUPUESTAL Y FINANCIERA (Anexo 13)4. OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES4.1. OBSERVACIONES4.2. CONCLUSIONES4.3. RECOMENDACIONES5. DOCUMENTACIÓN TÉCNICA SUSTENTATORIA6. ANEXO6.1. GASTOS DIRECTOS6.2. GASTOS INDIRECTOS6.3. COPIA DEL CONVENIO (de corresponder)6.4. FOTOGRAFÍAS DEL INICIO, EJECUCIÓN Y TÉRMINO (si corresponde).

Pautas para una liquidación de oficio de Proyectos de infraestructura.

La liquidación de Oficio se inicia cuando no hay información y/o documentación de sustento suficiente, tanto en el aspecto técnico como financiero, pudiendo presentarse los siguientes casos:

1. No se cuenta con la suficiente documentación que sustente los gastos a fin de determinar el valor de liquidación, como por ejemplo la ausencia de comprobantes.

2. No se cuenta con suficiente información de lo realmente ejecutado en la obra, como por ejemplo ausencia de cuaderno de obra.

¿Cómo iniciar el proceso de Liquidación de Oficio?

La Liquidación de Oficio, es una manera de denominar a las regularizaciones de las liquidaciones, que por distintas razones, no se han realizado oportunamente (medida administrativa correctiva). Al tratarse de una regularización, no existe normatividad específica. Por ello, se recomienda que la entidad emita una directiva que formalice este procedimiento[1]. Se recomienda que la Directiva interna considere lo siguiente:

a. El trámite lo debe iniciar el órgano de la entidad encargado de las liquidaciones, la cual presentará la solicitud correspondiente a la Gerencia de Desarrollo Urbano – Rural, u órgano de la entidad que haga sus veces, adjuntado un informe detallado sustentando la necesidad de realizar la liquidación de oficio[2]. Esta solicitud puede incluir una o más obras.

b. El responsable de la UE debe verificar el estado de los proyectos ejecutados en el inventario de proyectos. En el caso que el componente de obra de un proyecto no fuera liquidado por la entidad, debe emitir un informe solicitando las acciones administrativas que corrijan dicha deficiencia, a fin de deslindar las responsabilidades administrativas, civiles o penales que pudieran presentarse frente a las obras terminadas y no liquidadas en su oportunidad.

En el caso de obras por contrata, solo se hace referencia a liquidación de oficio por la entidad cuando el contratista no presente la liquidación en el plazo previsto, asumiendo este último los costos de la liquidación. En caso la entidad no realice las medidas correctivas de liquidación de obras, quedaría también como responsable de las eventuales irregularidades que presenten las obras concluidas y no liquidadas. Se recomienda que, en la Directiva de Cierre y Liquidación de Obra, se incluya un capítulo correspondiente a las acciones y responsabilidades para la Liquidación de Obra de Oficio.

Pasos para realizar la Liquidación de Oficio

Paso 1: Elaborar informe de sustento

La UE, responsable de la ejecución del proyecto, debe elaborar un informe argumentando las razones que hacen imposible contar con la información necesaria para liquidar un proyecto. El informe debe ser aprobado mediante Resolución Gerencial.

En caso la entidad cuente con un número alto de proyectos sin liquidar, se recomienda agrupar proyectos a fin de realizar solo un proceso de liquidación de oficio. Los proyectos se pueden agrupar por: antigüedad, ausencias de información, situación encontrada.

Paso 2: Designar la Comisión de Liquidación de Oficio

Mediante la resolución de autorización de inicio del proceso, se debe designar una Comisión de Liquidación de Oficio responsable de hacer cumplir los procedimientos administrativos y verificar el contenido de los informes de liquidación técnico y financiero. La comisión designada, dependiendo de la entidad y la naturaleza de las obras, podría estar conformada principalmente por:

- Representante del área de liquidación de obras.

- Representante del área de contabilidad.

- Representante del área de presupuesto.

- Representante del área de control patrimonial.

- Representante del área de ejecución de obras.

- Representante del área de supervisión de obras.

- Representante del área que brinda servicios (relacionados a la infraestructura generada por la obra).

- Representante de la gerencia de infraestructura y/o administración, debiendo uno de ellos presidir la Comisión.

En cada entidad se debe definir un número no mayor de cinco personas para que integren la Comisión de Liquidación de Oficio como titulares, lo cual no implica que los otros funcionarios que no integren la Comisión, no están obligados a cumplir las funciones que les corresponden en el proceso de liquidación de obras, para lo cual serán requeridos en su oportunidad.

Paso 3: Seleccionar y Designar a los Liquidadores

Dado que no existe información y documentación de sustento suficiente en los aspectos técnicos y financieros, y a fin de poder contar con prueba cierta que sustente las acciones administrativas y/o penales de los responsables de la ejecución y liquidación de la obra en su oportunidad, es importante que la entidad identifique y seleccione por lo menos cuatro peritos de parte[3], que son profesionales responsables de emitir el informes pericial de liquidación técnica de obra y el Informe pericial de liquidación financiera de obra[4].

Para las obras culminadas sin recepción y sin liquidación, y de ser el caso sin documentación, los peritos, estudiarán la materia de dictamen y estarán autorizados a solicitar aclaraciones de las partes, requerir informes, visitar lugares, examinar bienes

muebles o inmuebles, ejecutar calcos, planos, relieves, solicitar pruebas de laboratorio (de suelos, concreto, etc.), etc., analizar los aspectos financieros y contables, etc.

Es conveniente que los Peritos designados cuenten con la especialidad requerida para la labor a realizar y estén convenientemente registrados y acreditados por los Colegios Profesionales respectivos, y de ser el caso pertenecer al Cuerpo Técnico de Tasación del Perú u otro organismo similar. Se recomienda tener en cuenta los siguientes perfiles:

a. El Perito Liquidador Técnico de obra debe tener el siguiente perfil mínimo:

- Profesional en Ingeniería y/o Arquitectura, o carrera afín.

- Experiencia profesional no menor de cinco años.

- Experiencia laboral específica como profesional no menor de tres años en formulación, evaluación, ejecución o liquidación de proyectos de inversión pública.

b. El Perito Liquidador Financiero de obra debe tener el siguiente perfil mínimo:

- Profesional contador, economista o administrador, o carrera afín.

- Experiencia profesional no menor de cinco años.

Paso 4: Elaborar el Informe de Liquidación

Los miembros de la Comisión de Liquidación de Oficio deben conciliar la información correspondiente a la valorización final y metas físicas de la obra ejecutada, sobre la base de los Informes periciales. Luego, la Comisión de Liquidación es responsable de emitir el informe de liquidación correspondiente.

Paso 5: Aprobar la Liquidación

 El presidente de la Comisión de Liquidación de Oficio debe enviar al funcionario o autoridad competente (quien debe ser la misma persona que aprobó el Expediente Técnico de la Obra -normalmente Gerente de Infraestructura o Desarrollo Urbano y Rural, facultado o delegado, o el Alcalde), la propuesta de resolución de aprobación de la liquidación de obra.

Paso 6: Realizar el Registro Contable de la Liquidación.

 La oficina de Contabilidad, o quien haga sus veces, realizará el registro contable correspondiente, en concordancia con lo establecido en el informe de liquidación, aprobado mediante la resolución correspondiente.

Paso 7: Realizar el Registro Patrimonial.

La Oficina de Control Patrimonial, o quien haga sus veces, realizará los trámites correspondientes para la Declaratoria de Fábrica de la infraestructura construida, así como el saneamiento legal correspondiente, inscribiendo la propiedad en los registros

públicos de propiedad inmueble o mueble según corresponda; además deberá actualizar el registro del margesí de bienes municipales.

Paso 8: Transferir el Proyecto

La infraestructura generada por las obras liquidadas debe ser transferida a la entidad o área responsable de su administración, operación y mantenimiento.

a. Los proyectos cuya administración no son atribución de la entidad, serán transferidos al sector o entidad pública correspondiente, la cual formalizarse por medio de mediante una Resolución de Transferencia de Infraestructura o Bienes generados por el proyecto, basada en un Acuerdo del Concejo Municipal, sobre cuya base se suscribe un Acta o contrato de cesión de uso. Una vez que sea transferida la infraestructura, es competencia del sector o entidad las acciones de operación y mantenimiento.

 b. En el caso de proyectos de competencia municipal (por ejemplo: pistas, parques, saneamiento), una vez éstos son liquidados, se traslada la responsabilidad de operación y mantenimiento al área orgánica que de acuerdo al Reglamento de Organización y Funciones tiene las competencias para la operación del servicio o el mantenimiento de la infraestructura.

[1]En el caso de la ejecución de obras por administración directa (ejecución presupuestaria directa), cada entidad debiera ser responsable de elaborar directivas internas para establecer procedimientos de Ejecución, Recepción y Liquidación de Proyectos, de acuerdo a su realidad institucional en el marco de la Resolución Nº 195-88-CG, y concordadas con los artículos correspondientes de la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento.

[2]Se tendrá en cuenta los numerales 5,11 y 12 del artículo 1º de la Resolución de Contraloría Nº 195-88CG; y los Artículos 210, 211 y 212 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias.

[3]Existen tres clases de peritos: Perito de Oficio, Perito de Parte y Perito Dirimente, de acuerdo con lo señalado en el Código de procedimientos penales (art. 165) y el Código procesal civil (art. 262, 264, 269 y 271). El nombramiento de los peritos de parte no necesariamente deben ser los que figuran en las nóminas oficiales del poder judicial.

[4]Se sugiere sean dos peritos por especialidad, técnica o financiera, a fin que se puedan obtener informes con la mayor imparcialidad posible, lo cual surge de la contratación de análisis y pruebas que generan ambos peritos de una misma especialidad