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Pautas básicas para implementar sistemasnormativos de planificación, programación,

seguimiento y evaluación institucional(Gestión por Resultados)

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Pautas Básicas para Implementar Sistemas Normativos de Planificación, Programación, Seguimiento y Evaluación Institucional (Gestión por Resultados).2008, 54 páginas. Primera Edición._________________________________________________________________________

Temática: Planificación

Jorge Armando Cálix HernándezEconomista / Consultor FOCAL -JICA Minoru ArimotoJefe Asesor Proyecto FOCAL - JICA

Félix MolinaDirector de Desarrollo LocalSecretaría de Gobernación y Justicia

Diagramación:Roberto Canizales

Impresión:Ediciones GuardabarrancoTeléfonos: (504) 238-2528 y 238-6280

Primera edición:Septiembre, 2008

Este documento ha sido posible en su elaboración por el Proyecto FOCAL - JICA - FHIS y ConsejoIntermunicipal Higuito, y su edición por la Secretaría de Gobernación y Justicia. Los conceptos y opinionesexpresadas por el autor no necesariamente reflejan la política y filosofía institucional de los patrocinadoresy editores. Se autoriza la reproducción total o parcial de este documento siempre y cuando se cite sufuente.

Contenido

Introducción ........................................................................................................................ 7

I. Importancia del Perfil Institucional ....................................................................... 9

1.1 Características relevantes91.2 Estructura organizacional91.3 Objetivos institucionales10

II.La Planificación y Programación .................................................................................. 12

2.1 Fundamentos teóricos .................................................................................................................... 122.2 Marco metodológico ...................................................................................................................... 122.3 Proceso operativo ........................................................................................................................... 152.4 Instrumental de apoyo ................................................................................................................... 182.5 Guía metodológica30

III.El Seguimiento y Evaluación ...................................................................................... 33

3.1 Fundamentos teóricos .................................................................................................................... 333.2 Marco metodológico ...................................................................................................................... 333.3 Proceso operativo ........................................................................................................................... 363.4 Instrumental de apoyo ................................................................................................................... 383.5 Guía metodológica ......................................................................................................................... 47

IV. Perfil de la Unidad de Planificación y Gestión .......................................................... 49

4.1 Organización ................................................................................................................................... 494.2 Finalidad .......................................................................................................................................... 494.3 Objetivos ......................................................................................................................................... 494.4 Atribuciones .................................................................................................................................... 494.5 Funciones ......................................................................................................................................... 49

Bibliografía ......................................................................................................................... 51

Glosario ............................................................................................................................. 53

Anexos: - Matriz de Objetivos y Resultados Esperados del Consejo Higuito .................................... 55

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Pautas Básicas para Implementar Sistemas Normativos de Planificación, Programación,Seguimiento y Evaluación Institucional

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Pautas Básicas para implementar Sistemas Normativos de Planificación, Programación,Seguimiento y Evaluación Institucional

Presentación

La planificación es un instrumento de gestión institucional para cualquier tipo de entidad, sea

pública o privada, o de aquellas estructuras conresponsabilidades específicas en períodos definidos,tales como los programas y proyectos.

Es generalmente aceptado que la planificación esun medio básico de cualquier proceso de gestióninstitucional; es decir para asegurar el apropiadocumplimiento de los otros instrumentos oherramientas de la gestión, es una condiciónnecesaria que primero se aplique ésta.

Existe una diversidad de métodos de planificación,varios de los cuales se especializan según su ámbitode aplicación: instituciones de servicios, empresas,proyectos de desarrollo, programas institucionales,construcción de infraestructura, y métodos paraplanificar la intervención en el desarrollo delterritorio y su población.

El presente documento contiene las pautas básicaspara implementar sistemas de planificaciónnormativa, en diversos ámbitos institucionales:sector público, entes descentralizados, organiza-ciones privadas para el desarrollo, mancomunidadesde municipios y las municipalidades, entre otras.

Tenemos que reconocer que una de las debilidadesexistentes en la gestión institucional de diversasentidades relacionadas con procesos de desarrolloes que no tienen implementados sistemas deplanificación, y las pocas herramientas que utilizanson en función de demandas externas. Entre estoscasos se encuentran la mayoría de lasmunicipalidades del país.

En una gira de trabajo cotidiana que realizamos porel Departamento de Copán observamos variosmodelos que el Proyecto FOCAL está impulsandoen los municipios miembros del Consejo Intermu-nicipal Higuito, incluyendo la aplicación de lapresente metodología en esta mancomunidad y dosmunicipalidades: Corquín y San José.

Por lo anterior, es de interés de la Secretaría deGobernación y Justicia apoyar este tipo deiniciativas y colaborar con el autor en la publicaciónde las presentes pautas, como una herramientaalternativa que será de utilidad para las institucionesque están involucradas en los procesos del desarrollolocal.

Secretaría de Gobernación y Justicia

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Introducción

La Secretaría de Gobernación y Justicia y laAgencia de Cooperación Internacional del

Japón (JICA) ponen a disposición de lasinstituciones gubernamentales y privadas, así comoa organismos no gubernamentales, municipalidades,manco-munidades de municipios y los diversosprofesionales relacionados con el desarrollo y elservicio público, la siguiente guía metodológica paraestablecer Sistemas Normativos de Planificación,Programación, Seguimiento y Evaluación Institu-cional.

Las presentes pautas básicas se han preparado porla necesidad evidente que las instituciones localesy nacionales que tienen responsabilidades en lapromoción del desarrollo y/o el bienestar socialtengan y apliquen una herramienta valiosa quecontribuya a asegurar la eficiencia y eficacia en lagestión técnica-administrativa de sus grandesobjetivos y atribuciones asumidas por sí o pordelegación del propio Estado.

La preparación de esta guía se ha realizado despuésde la aplicación práctica del instrumental y laimplementación en algunas instituciones de serviciocomo la fundación CAMO, las municipalidades deCorquín y San José de Copán, las mancomunidadesChortí y el Consejo Intermunicipal Higuito; y sobrela base de esta valiosa experiencia se consideróimportante escribirla como una guía para otras quetengan interés en implementar sistemas deplanificación institucional.

Previamente el autor había escrito una guíametodológica de planificación para la Asociaciónde Municipios de Honduras, que ha representado

un insumo valioso en la construcción del presentedocumento, conjugado con el desarrollo deexperiencias prácticas en las instituciones antesmencionadas y en diversos proyectos de desarrollorural y local en los últimos 20 años.

La planificación y su seguimiento es un sistema útilcomo instrumento para guiar las operaciones decualquier ente en el logro de sus grandes propósitos;por tanto, su aplicación debe verse como un procesonecesario, flexible, pero que implica seguir unmétodo, técnicas, instrumentos y etapas a cubrir,culminando con la evaluación para determinar elavance de aspectos previstos a cumplir. He aquí laimportancia de la presente guía.

El documento contiene cuatro capítulos. El primerocorresponde a la importancia del Perfil Institucionalen el cual se analizan las características, la estructuraorganizacional y los objetivos, siendo esto básicopara entender el marco metodológico propuesto. ElCapítulo Segundo trata sobre las bases del Sistemade Planificación y Programación, sus fundamentos,la descripción del marco metodológico, el contenidode los planes con su guía metodológica y elinstrumental a utilizar. El Capítulo tercero muestralas pautas para el diseño del Sistema de Seguimientoy Evaluación, bajo los mismos elementos queguiaron las bases del sistema de planificación yprogramación. Por último, el Capítulo cuarto incluyeuna propuesta modelo para organizar Unidades dePlanificación y Gestión Institucional, como laUnidad responsable de impulsar y aplicar la presenteguía en los casos que el tamaño de la institución lorequiera.

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I. Perfil Institucional

Para establecer este sistema normativo deplanificación institucional (a manera simplificar

lo llamaremos así, pero entenderemos que el sistemaimplica además, lo referente a la programaciónoperativa y el seguimiento y evaluación) es básicoque la organización o institución, pública o privadatenga al menos un marco institucional mínimorequerido.

Ello es importante porque el proceso deplanificación propuesto en estas pautas básicas, esde gestión por resultados, en donde la definición delos objetivos institucionales y de las unidadesorganizacionales es la base sobre la cual se parte,por ello la existencia de un manual de organizaciónes fundamental o de lo contrario habrá que partirpor construir los objetivos de largo plazo de cadaunidad organizacional.

Esto implica que, al momento de estructurar elmanual respectivo del sistema de planificacióninstitucional se muestre como un marco referencialla descripción clara de algunas característicasrelevantes de la institución, la estructura organiza-cional con sus diferentes niveles y unidades, y losobjetivos institucionales generales y por unidad.

Tomando como base dichos objetivos se procede aconstruir los resultados por alcanzar en el períodode planificación, generalmente para un año, y porconsiguiente las actividades-metas por cadaresultado, apoyándose en las funciones definidas enel perfil de la unidad, y si no existiera, se construyenbajo la lógica de las acciones necesarias paraalcanzar los resultados definidos. A continuaciónse describen algunos de los aspectos básicos delperfil institucional.

1.1 Características relevantes

Estas sirven como un marco referencial de losantecedentes institucionales que pone en relievealgunos aspectos importantes que muestran a la

misma, entre estos aspectos podemos considerar lossiguientes:

Cuándo y cómo surge la institución.Naturaleza social y jurídicaCambios relevantes que ha tenido a través delos últimos años.Alianzas estratégicas y de cooperaciónPrincipales logros alcanzados en los últimos años

1.2 Objetivos institucionales

Que los objetivos institucionales estén correcta-mente formulados al igual que el pensamientoestratégico, es básico para definir los resultados quese esperan alcanzar por cada período, este es unode los pilares fundamentales de la planificación ypor ende para la derivación de los resultadosesperados, en otras palabras, esta representa la basede la gestión por resultados.

Vamos a dar por entendido que para establecer elsistema, los objetivos ya están formulados (en elmanual de organización y funciones); de lo contrariohabrá que iniciar el establecimiento del sistema, conel diseño de los objetivos, que posteriormenterepresentarán un insumo para preparar el respectivomanual de organización.

En lo referente al pensamiento estratégico, comopodremos ver en el Capítulo dos, se incorporaránen la programación los proyectos estratégicosderivados de los objetivos de líneas o de las propiaslíneas estratégicas, bajo un tratamiento especial,considerando que el plan estratégico apunta al logrode un sueño específico en el largo plazo. Pero lainstitución, por mandato en su constitución, debeademás cumplir con sus propósitos y atribucionesnormativas.

En consonancia con lo anterior, a continuacióndamos algunos conceptos básicos a considerar enla construcción de los fines, objetivos y elpensamiento estratégico institucional:

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1.3 Estructura organizacional

Un principio básico de toda organización, a tomaren consideración permanentemente, es que suestructura debe estar en consonancia o responderestrictamente a los objetivos que persigue; en estesentido es fundamental apegarse a los objetivos quedieron pie a su constitución (personería jurídica odecreto constitutivo), pero, también, hay queconjugar la misión y visión estratégica institucional,de manera que la organización asegure sucumplimiento.

La estructura organizacional de toda institución sedescribe en los manuales de organización y

funciones, que representa el instrumento normativoy guía para conocer, aclarar e interpretar elorganigrama.

Para efectos de la planificación y programaciónoperativa los objetivos, atribuciones y funciones delas diferentes unidades organizacionales representanla base para estructurar el plan, estimando que estetipo de planificación es de carácter normativo y portanto lo establecido en el manual de organización yfunciones representa un mandato institucional acumplir hacia el largo plazo.

A continuación se describen brevemente un modelode los Niveles y Unidades que generalmenteconforman una organización:

Finalidad: Objetivo último de la institución u organización y de cada una de las Unidades que la integran.

Objetivo: Es un propósito por alcanzar en el corto, mediano o largo plazo. Resultado esperado: Es un producto a obtener, por la ejecución de diversas actividades

necesarias y suficientes concatenadas entre si, en un tiempo y a un costo determinado.

Misión: Es la razón de ser de la institución, que muestra el concepto, su

naturaleza, valores, así como la gente a la que sirve Visión: Es la concepción de un futuro deseable que expresa una imagen

objetivo. Línea Estratégica: Es el camino, o diversos caminos, a seguir para lograr la visión

compartida institucional. Proyecto estratégico: Son las ideas de inversión a gestionar para contribuir a lograr,

junto con otras, el cumplimiento de las estrategias y objetivos, con un ciclo de vida de inicio y de término y a un costo determinado.

Valores: Es la ponderación que hacemos del alcance, significancia o

importancia de una cosa, acción, palabra o frase. Principios: Normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la

conducta.

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II. El Sistema de Planificación y Programación

2.1 Fundamentos Teóricos

La planificación es una herramienta técnico-metodológica relativamente de reciente utilizaciónpara guiar las operaciones, determinar los recursosrequeridos y saber hacia donde queremos llegar enun tiempo establecido; sin embargo, desde que seempezó a utilizar se han venido desarrollandodiferentes instrumentos y técnicas dependiendo desu ámbito de aplicación, así podemos mencionaralgunos métodos como el Gantt, PERT, Marcológico, ZOPP, etc.

A nivel institucional la planificación se ha utilizadocon los propósitos descritos, teniendo relevanciapara la asignación de recursos, sobre la base de losobjetivos, definición de resultados y establecimientode metas, generalmente en períodos de un año; lamayoría de las instituciones, principalmente delsector público tienen unidades de planificaciónencargadas de coordinar la formulación de planes ysu seguimiento.

A pesar del recorrido, la experiencia alcanzada ylos esfuerzos en esta materia, todavía la planificaciónno representa un instrumento efectivo en muchasinstituciones. Primero, porque la preparación deplanes se toma simplemente como una obligacióna cumplir en el mejor de los casos; segundo,normalmente la formulación de los presupuestosse realiza al margen de los planes operativos ysimplemente como la justificación de un montoasignado.

También, otro problema común identificado en estosprocesos es el criterio que la planificación es unapérdida de tiempo y/o debe ser hecha por lossupuestos responsables (léase Unidades dePlanificación) a la que algunos denominan la islade la fantasía; esto último no es casual en vista denuestra cultura de desorganización y por tanto derealizar el trabajo según el desenvolvimientocotidiano.

Lo anterior, sin importar si lo que se hace apuntahacia el logro de los objetivos ya establecidos, quegeneralmente aunque están planteados en losmanuales y las cartas constitutivas casi sondesconocidos para quienes se suponen son losresponsables de alcanzarlos; además, la noplanificación facilita el trabajo porque no tenemosmetas que cumplir, ni controles a que ajustarnos;en otras palabras, "en río revuelto, ganancia depescadores".

Sin embargo, estamos obligados a superar estasconcepciones, principalmente si somos conscientesde los escasos recursos de que la generalidad de lasinstituciones dispone para el logro de sus objetivos,lo que conlleva a una necesaria utilizacióneficientemente de los mismos, incluyendo laoptimización del recurso humano que es el capitalprincipal de toda organización.

La literatura sobre el tema muestra diversosconceptos de planificación, algunos complejos yotros sencillos, en este caso hemos construido unconcepto que creemos se adapta al esquema queproponemos, siendo este:

La planificación institucional es el procesomediante el cual, sobre la base de un análisisde la situación pasada y presente y los objetivosya establecidos definimos los resultadosesperados y actividades - metas por alcanzaren un período determinado, con un presupuestomínimo requerido para su ejecución.

2.2 Marco metodológico

El marco metodológico modelo que hemosdesarrollado está conforme la estructura tipoexplicada en el inciso 1.3; sin embargo, lapreparación del marco metodológico para cualquier

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Reiterando lo expresado, un aspecto fundamental del proceso, como partepreliminar de la preparación del plan será el diseño de los resultados esperadospor cada Unidad Organizacional, los cuales deben necesariamente derivarsede los objetivos establecidos para la respectiva Unidad.

responsables de cumplirlas, los participantes en elproceso, la periodicidad en que se deben realizar,los instrumentos y formatos a utilizar, lametodología que se debe aplicar y finalmente losproductos por obtener.

En síntesis, las actividades por cada nivel seresumen así:

Estos resultados deben ser concretos, medibles,establecidos para el período del plan, pertinentes alos objetivos y estar en función de la capacidadoperativa institucional: recursos humanos, recursosfinancieros y logísticos; es decir no debe plantearsemás de lo que la Unidad tenga capacidad paraejecutar en el período.

Como parte del proceso operativo, después dediseñados los resultados esperados y discutidos a

Unidades Organizacionales de Carácter Técnico - Operativas y Administrativas.- Elaboración de plan operativo - presupuesto anual.- Elaboración de planes de trabajo mensual y semanal.

Unidad de Planificación de la Gestión (en los casos que existan)- Elaboración del plan operativo presupuesto de la Unidad.- Consolidado del plan operativo y presupuesto anual a nivel institucional.- Elaboración de los planes de trabajo mensual y semanal.

Nivel Decisorio:- Reunión preliminar de la instancia directiva para aprobación de los resultados.

esperados del período a programar y definir lineamientos del plan.- Jornada de programación de instancias contraloras (si existieran).- Jornada de análisis y aprobación del plan operativo presupuesto.- Análisis y aprobación por la instancia de máxima autoridad.

institución que pretenda aplicar las presentes pautas,deberá considerar los niveles que le competan y enfunción de sus propias unidades organizacionales.

En el presente modelo, para cada nivel se definenlas actividades a realizar en el proceso deplanificación-programación, los objetivos que sepretenden alcanzar por cada actividad, los

nivel de Equipo staff, éstos se someten al análisis,discusión y aprobación del cuerpo directivo y sólodespués de su aprobación se comienza con laaplicación del instrumental propuesto del sistema.

A continuación puede observarse el marcometodológico tipo sobre el proceso de planificacióny programación con la descripción de las accionespor cada nivel:

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A continuación se describe el proceso aseguir en la preparación del Plan OperativoPresupuesto Institucional

1. Unidad de planificación (Gerente o Di-rector), prepara explicación metodológicadel proceso: instrumental a utilizar,guías, y define las líneas técnicas detrabajo a tomar en el proceso depreparación; presenta y discute con laGerencia o Dirección Ejecutiva y recibevisto bueno para su aplicación.

2.Gerente-Director discute propuestametodológica con el Equipo Staff yrecibe retroalimentación, definenprogramación para la preparación delplan.

3.Determinación de los resultadosesperados, para el período a programar,por cada Unidad en función de losobjetivos de las mismas. (Si los objetivosno estuvieran definidos habrá quecomenzar por elaborar el perfil mínimode cada Unidad, al menos los fines,objetivos y atribuciones).

4.Reunión con la Directiva para revisiónde los resultados esperados, definiciónde lineamientos del POA-presupuesto aformular y preparar programación anualpreliminar de la Directiva y los Comitésde Apoyo que existan.

5.Unidad de Planificación reúne a los Jefesde Unidades para explicar metodología,dar las orientaciones del proceso y lostiempos definidos para la preparacióndel plan.

6.Unidades Técnicas Operativas yAdministrativas preparan el plan

operativo - presupuesto de sus respectivasáreas, utilizando para ello los instrumentosdel 1 al 7, haciéndolo en trabajo de equipocon los miembros de la Unidad respectiva.Una vez concluido lo remiten a la Unidadde Planificación.

7.Unidad de Planificación prepara conso-lidado del plan-presupuesto, esto últimocon la participación de la UnidadAdministrativa, (instrumentos 7 y 8),concluido el primer borrador lo remite a laGerencia o Dirección Ejecutiva.

8.Gerencia somete el borrador de plan alanálisis y discusión del Equipo Staff,preparando las respectivas observaciones.

9.Corregido el plan se somete al análisis yaprobación de la Directiva; (y en los casosque corresponda a la asamblea) quedandooficial el documento con las observacionesque la Directiva o Asamblea haga.

10.Unidad de Planificación edita y remiteplan oficial a cada componente de laestructura institucional.

11.Cada Unidad, sobre la base de loprogramado en el POA-presupuesto,prepara el plan de trabajo mensual y loremite a la Unidad de Planificación parasu posterior seguimiento. (instrumento 9)

12.Sobre la base de los planes de trabajo men-sual, lo miembros de cada Unidad preparanindividualmente la programación semanalde trabajo, (instrumentos 10 y 11); elinstrumento 10 debe pegarse a la vista ge-neral en el escritorio del técnico o empleadoy el 11 se utilizará también para rendirinformes semanales en las reuniones deequipo técnico.

2.3 Proceso Operativo de la Planificación-Programación

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Flujograma: Proceso Planificación - Programación Normativa Institucional

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2.4 Los Instrumentos de apoyo delsistema

La implementación del proceso planificación -programación, acorde a esta propuesta, requiereonce instrumentos incluyendo los necesarios parapreparar los Planes de las Unidades y el consolidadoglobal. De los once instrumentos, cinco se venreflejados en el plan operativo (del5 al 9), el resto (1 al 4) soninstrumentos de apoyo necesariospara recolectar la información quesustente la determinación de lasactividades-metas, y se incluiráncomo anexos en los planes de cadauna de las Unidades; en el caso delos instrumentos 10 y 11 seutilizarán para operativizar laprogramación semanal. La des-cripción de los instrumentos escomo sigue:

Instrumento 01: Análisis de problemas por cadaUnidad de la estructura y sus alternativas.

Este instrumento se aplicará en reunión de equipotécnico de cada Unidad Organizacional, con elpropósito de identificar y analizar los problemas queafectan el desenvolvimiento normal de lasoperaciones, sea en el campo administrativo,organizacional y técnico; en este caso no se trata deser exhaustivo en la determinación de losproblemas, sino identificar aquellos más relevantesque inciden negativamente en el cumplimiento delas funciones (recomendable entre 3 y 5 principalesproblemas). Es importante aclarar que un problemano es la ausencia de una solución, sino una situaciónreal que restringe el logro de un propósito o afectael cumplimiento de una actividad-meta.

Por cada problema identificado es importanteestablecer las causas que determinan elcomportamiento del mismo, puesto que son a estasúltimas las que hay que atacar, identificando laspotenciales alternativas por cada causa para superarel problema; del conjunto de alternativas seseleccionarán las más viables que deben convertirse

posteriormente en actividades - metas a incluir enla programación del instrumento # 05, bajo elobjetivo y resultado esperado que corresponda.

Nombre institución:____________________________________

Análisis de Problemas por cada Unidad de laEstructura y sus Alternativas

Problemas Causas Alternativas

(Instrumento No. 1)Unidad:Período:

Instrumento 02: Determinación de actividades-metas Normativas por Unidad

Hemos expresado que cada Unidad Organizacionalde la estructura debe tener definido los fines,objetivos, atribuciones y funciones plasmados enlos perfiles de las Unidades, como parte del manualde organización y funciones. Por tanto estospropósitos, competencias y responsabilidadesrepresentan una obligación a cumplir por cadaUnidad y para la institución en su conjunto, de aquíque el proceso de planificación se apoye en dichospreceptos y por tal tenga un carácter normativo.

Este instrumento se utilizará por cada Unidad paradefinir el conjunto de actividades - metas necesariaspara lograr cada uno de los resultados esperadosdurante el período del plan, ello implicará primerocolocar el objetivo de la Unidad y después losresultados esperados que previamente fuerondiseñados, seguidamente por cada resultado debederivarse las actividades-metas necesarias a sucumplimiento.

Posteriormente, para cada actividad - meta deberádefinirse en que unidad se medirá, así como la

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cantidad que se espera cumplir y los costos querequiere para lograr su cumplimiento. Igual que elinstrumento anterior, los resultados de éste se

Objetivo/Resultados Esperados/Actividades-Metas

Cantidad Costos


UnidadMedida

vaciarán en el instrumento # 5 tratando de depurary priorizar lo realmente viable.

Nombre institución: _______________________________________________

Determinación de Actividades - Metas Normativas por Unidad

ParticipantesCostos


Mesesprobables

Metodología DuraciónEvento

Descripciónde la

Temática H MResponsable

Instrumento 03: Cuadro para la determinaciónde las capacitaciones por Unidad

En este instrumento se plasmarán los eventos decapacitación que oferte y demande la Unidadrespectiva en función de los propósitos perseguidos(es decir las capacitaciones deben ser lasestrictamente necesarias en el marco de losresultados esperados de la Unidad). En la aplicaciónde los instrumentos anteriores también saldráneventos de capacitación que deben ser retomados

para ubicarlos en el presente instrumento.

El proceso implicará identificar las temáticas decapacitación y para cada temática establecer lametodología que se utilizará, el mes probable quese realizará, el número de participantes previstosdistribuidos por sexo, el costo estimado del evento,el responsable de realizarlo y la duración en horas odías que tendrá. Los resultados depurados de estecuadro también se vaciarán en el instrumento # 5.

Nombre institución: ______________________________________

Cuadro para Determinación de Capacitaciones

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Instrumento 04: Determinación de proyectosa impulsar del plan estratégico de desarrolloinstitucional (y/o territorial si fuese el caso).

Este instrumento sólo lo aplicarán las Unidades queasumen responsabilidades en la impulsión del Plande Desarrollo Institucional, Territorial oEmpresarial, en este caso, si no está definido quéUnidades asumen estas responsabilidades, esrecomendable que se defina en la reunión de la

Directiva donde se discutirán los lineamientos parael nuevo POA.

Básicamente el cuadro debe recoger los proyectosque la Directiva seleccione de las ideas priorizadasy factibles de realizar en el período, incluyendo ladeterminación de los costos totales actualizados,en el caso que un proyecto sobrepase el período deejecución del plan se deberá calcular el monto quecorresponda a la ejecución de ese proyecto duranteel período del plan.

Línea estratégica/Ideas deProyectos

Costos Total Costo para elPeríodo


Nombre institución: ________________________________________

Determinación de Proyectos a Impulsar del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional

Instrumento 05: Cuadro de programacióntrimestral y anual

En este instrumento se vaciará los resultados delos cuadros 1, 2, 3 y 4 y una vez aprobado seconvierte en la programación oficial de la Unidad.Este instrumento junto con el # 6 serán anexos delplan de la Unidad respectiva (instrumento 7) y seremitirá a la Unidad de Planificación (o la gerencia)para que lo revise y compatibilice con el resto delas Unidades, en función de la disponibilidadfinanciera para el período.

El instrumento comprende una columna inicialdonde se describen los Objetivos, ResultadosEsperados y Actividades-Metas, estas últimas sedesagregan de acuerdo al orden de los instrumentosauxiliares, por ejemplo las primeras actividadesmetas corresponden a nivel de la problemática

analizada, la segunda a nivel de las metasnormativas, la tercera a nivel de la capacitación yla cuarta a nivel de los proyectos estratégicos. (vermodelo en el instrumento adjunto).

En la segunda columna se establece en que unidadse medirá la actividad - meta, posteriormente secontemplan cinco columnas en las cuales sedesagregarán las metas trimestralmente y setotalizaran para el año, internamente cada columnaincluye la cantidad de la meta y el número departicipantes por sexo, al final se calcula el costototal de la metas y la fuente de financiamientodividida en fondos propios y externos.

De los primeros cinco cuadros éste será el únicoque se anexará en el Plan General InstitucionalConsolidado, y los cuatro anteriores será anexos delPlan Específico Consolidado por cada Unidad.

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Instrumento # 06: Cuadro de programaciónpresupuestaria.

Preparados los anteriores instrumentos el equipotécnico estará en condiciones para elaborar laprogramación presupuestaria de la Unidad; elconjunto de los presupuestos de las Unidadespermitirá realizar el consolidado general. Laestructura presupuestaria estará en función delcontenido de cada institución en particular, sinembargo, las categorías referentes a los serviciospersonales y no personales son estimadasgeneralmente por la Unidad Administrativa.

El cálculo del presupuesto implicará determinar loscostos mensuales y el total anual, así como elfinanciamiento, tanto con fondos propios como losnegociados externamente o los que se pretendegestionar externamente a la institución; no obstante,es importante que la distribución presupuestaria sehaga sobre la base de ingresos potencialmente realespara el período.

La estructura presupuestaria (mostrada comoejemplo en el instrumento #6) está en función delSistema de Administración Financiera generalestablecido por el gobierno central, por lo cual todaslas instituciones estatales están en la obligación deaplicarla; inclusive el sistema de administraciónobliga a tener que desagregarla por cada Unidad;sin embargo, esta actividad normalmente la realizanlas oficinas de tesorería, al margen de las propiasUnidades.

En este sentido, la preparación del actualpresupuesto no sólo representa una oportunidadpara que cada Unidad lo formule con base a surealidad, sino que principalmente, el mismoresponda a una planificación y programación deactividades-metas, y en función de unos resultadosesperados y definidos para el período del plan.(gestión por resultados)

A continuación se explica el procedimiento para lapreparación del presupuesto por UnidadOrganizacional y el consolidado general:

1. En la preparación de los instrumentos 2, 3 y 4 deantemano se va realizando el cálculo de costospor cada "actividad-meta", teniendo el cuidado

básico de no considerar aquellas actividades -metas que pueden cumplirse con los propiosrecursos institucionales (humanos, materiales ylogísticos), a las cuales no se les calcula costoalguno.

2. Al momento de transcribir las "actividades-metas" al instrumento # 5 debe tenerse en cuentalas siguientes consideraciones:

a. Priorizar las alternativas viables que se debenconvertir en "actividades metas" para atacar lascausas de los problemas y calcular los costos sirequirieran de recursos, o que no se puedenejecutar con los recursos normales institucionales.

b. Recordar que la transcripción de las actividades -metas al instrumento #5 deben hacerse por niveltemático de atención, ejemplo:- A nivel de la problemática de la Unidad(instrumento # 1)- A nivel de las actividades - metas normativas(instrumento # 2)- A nivel de la capacitación: por brindar y porrecibir (instrumento # 3)- A nivel de los proyectos estratégicos del PEDI(instrumento # 4)

c. Aprovechar el momento de la transcripción, delos instrumentos auxiliares al instrumento # 5,para depurar las actividades-metas que seconsideren no pertinentes e importantes para ellogro de cada resultado.

3. Hecha la transcripción al instrumento # 5, consus respectivos costos, el equipo estará listo parapreparar el instrumento # 6 de "programaciónpresupuestaria" bajo las siguientes pautas:

a. Leer, comprender y compenetrarse de laestructura presupuestaria expuesta en elinstrumento # 6. La estructura propuestacontiene las cuentas de uso más común en laadministración gubernamental por programas,pero si es necesario, se pueden agregar otrascuentas según lo requerido por la Unidad. (Si nose comprendiera el significado de algunas de lascuentas, consultar el Manual de Cuentas).

b. Solicitar a la Unidad de Administración lainformación específica de los gastos incurridospor la Unidad en el período anterior, como unreferente de cálculo para el nuevo período.

c. Calcular los "Servicios Personales" de la Unidadsegún el conjunto de cuentas que contiene la

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casilla respectiva. (Consultar a la Unidad deAdministración).

d. Para calcular la categoría de inversión sobre"Consultorías" revisar cada una de las actividades- metas del instrumento #5, identificandoaquellas que implican la contratación externa deservicios profesionales y sumándolas para obtenerel monto de la cuenta de "HonorariosProfesionales".

En el caso de la cuenta de "Capacitaciones", quees parte de esta categoría, debe sumarse loscostos programados en el item "A nivel de laCapacitación" del instrumento # 5.

e. Calcular los "Servicios no Personales" según lascuentas (u otras que se consideren necesarias yque estén dentro del manual), estimando en estecaso lo mínimo necesario para las operacionescotidianas de la Unidad, tomando comoreferencia lo gastado en el año anterior, más unporcentaje de incremento, tanto como lo hayatenido el nuevo presupuesto comparado condicho año.

f. La categoría "IV Bienes Nacionales" se calculasí, y sólo sí, estrictamente la Unidad necesita demobiliario o equipo.

g. El cálculo de la categoría "V Construcciones"debe establecerse si está prevista la construcciónde una obra con sus respectivos planos ypresupuesto, o al menos existe una ideaaproximada de los costos de la misma; en todo

caso este cálculo debe contemplarse en elpresupuesto de la Unidad que será responsabledirecta de la construcción.

h. En la categoría "VI Unidad de Proyectos conFondos Externos" se deben contemplar aquellosproyectos del Plan Estratégico que se ejecutaráncon fondos externos, de lo contrario, si laejecución es con fondos propios de la institución,el cálculo de costos debe establecerse en lascuentas de las categorías anteriores.

i. Por último, en la categoría "IX de AsignacionesGlobales" se calcularán los fondos necesariospara atender las emergencias, cálculo que sólo lorealizan aquellas Unidades responsables demanejar este tipo de fondos.

4. Una variante con relación al cálculo de los"Servicios Personales y los no Personales" es queel cálculo lo realice la "Administración" y se loremita a cada Unidad para que lo conozca, locontrole en lo sucesivo y aprendan a manejar supropio presupuesto.

5. Finalmente, el cálculo del presupuesto implicarádeterminar los costos mensuales y el total anual,así como el financiamiento, tanto con fondospropios como los negociados externamente, o losque se pretende gestionar externamente a lainstitución; no obstante, reiteramos laimportancia que la distribución presupuestaria sehaga sobre la base de ingresos potencialmentereales para el período.

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(Instrumento No 6)Cuadro de programación presupuestaria

C�digocuenta

Categor�a de Inversi�n Presupuesto ejecutado

2007

Presupuesto mensual

Presupuesto anual

Financiamiento Observaciones Propio Cooperaci�n

I. Servicios personales -Sueldos y salarios -Decimo tercero mes -Decimo cuarto mes -Vacaciones -INJUPEM -IHSS -Prestaciones sociales -Asignaciones familiares

II. Consultor�as: -Honorarios profesionales -Capacitaciones

III. Servicios no personales -Servicios pœblicos -Publicidad y divulgaciones -ViÆticos y gastos de viaje -Arrendamientos -Reparaci�n y mantenimien -Materiales y suministros -Productos papel e impres. -Productos qu�m y conexos -Etc.

IV. Bienes nacionales -Mobiliario -Equipo de oficina

V. Construcciones VI. Unidad de Proyectos

Fondos Externos -Proyecto� -Proyecto�.

IX. Asignaciones globales -Fondos de emergencias

Presupuesto total


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Instrumento # 07: Contenido del POA-Presupuesto por Unidad Organizacional.

Los anteriores instrumentos representan los insumos básicos para preparar el plan consolidadopor Unidad, en tal sentido este instrumento es una guía mínima para el desarrollo del contenidode los planes operativos por Unidad, que se explica por si misma.

(Instrumento No. 7)Nombre Institución:

_________________________

Guía mínima para prepararContenido POA - Presupuesto por Unidad Organizacional

IntroducciónEn un párrafo manifestar a que Unidad y período corresponde el presente plan.

I. Análisis general de la gestión de la Unidad- ¿Cuáles fueron los principales resultados alcanzados en el período anterior por la Unidad?

II. Análisis general de la problemática de la Unidad- Plantear los principales problemas y sus causas, que están afectando el cumplimiento de

los objetivos y resultados de la Unidad.

III.Objetivos institucionales de la Unidad - ¿Cuál es el fin y objetivos de la Unidad, así como los resultados esperados para el año que

se está programando?

IV.Principales acciones programadas de la Unidad- Describir brevemente las principales actividades- metas que se esperan realizar para alcanzar

los resultados esperados.

V. Organización para la gestión- Expresar como estará organizada la Unidad para alcanzar las metas y resultados previstos.

VI. Costos y financiamiento - Costos:

Detallar en un párrafo los costos programados para cumplir con los resultados. - Financiamiento:

Igual, en un párrafo manifestar como se financiará el presupuesto

Anexos: - Programación presupuestaria (instrumento 6) - Matriz de programación (instrumento 5) - Proyectos a impulsar del Plan Estratégico Institucional (instrumento 4) - Determinación de la capacitación a brindar y recibir (instrumento 3) - Determinación de las Actividades-Metas Normativas (instrumento 2) - Análisis de problemas, causas y alternativas (instrumento 1)

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Instrumento # 8

Nombre institución:______________________

Contenido POA - Presupuesto Institucional Consolidado

Introducción

I. Análisis general de la gestión en el período anterior

II. Análisis general de la problemática institucional

III. Visión y objetivos institucionales

IV. Programación a Nivel Decisorio4.1 Junta Directiva4.2 Gerencia o Dirección Ejecutiva4.3 Equipo Staff

V. Programación a Nivel de Unidades de Apoyo Técnico-Administrativo5.1 Administración y finanzas5.2 Auditoria Interna5.3 Planificación y Gestión Institucional5.4 Recursos Humanos5.5 Relaciones Públicas

VI. Programación a Nivel Técnico - Operativo6.1 Dirección de ….

6.1.1 Departamento de … 6.1.2 Departamento de …

6.2 Dirección de … 6.2.1 Departamento de … 6.2.2 Departamento de …

VII. Programación a Nivel de Oficinas Regionales / Sectoriales7.1. Oficina # 17.2. Oficina # 2

VIII. Organización para la Gestión8.1 Estructura organizacional8.2 Impulsión del Plan Estratégico de Desarrollo Institucional

8.3 Papel del Equipo Staff

IX. Costos y financiamiento 9.1 Costos 9.2 Financiamiento

X. Seguimiento y evaluación 10.1 Seguimiento 10.2 Evaluación

Anexos:- Consolidado matriz de programación por Unidad (instrumento # 5)- Consolidado matriz de programación financiera (instrumento # 6)

Instrumento # 08: Contenido del POA-Presupuesto Institucional Consolidado.

El conjunto de planes de las Unidades representan los insumos requeridos por la Unidad de Planificación(o la Gerencia) para preparar el Plan Operativo Consolidado. Para este instrumento se ha preparado unaguía metodológica que se describe en el inciso 2.5.

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Instrumento # 09: Cuadro de programaciónmensual (cronograma)

Una vez elaborado el Plan Operativo-Presupuestoy aprobado por la Junta Directiva es responsabilidadde las Unidades su ejecución; en este caso serecomienda que la programación a utilizar seamensual, considerando que ya se tiene trimestral yanual, como una manera más fácil de controlar lasoperaciones; en este sentido, el uso del presenteinstrumento debe ser de aplicación general para lasUnidades en cuanto a la programación que lecorresponde.

El cuadro contempla la descripción de losResultados Esperados y las Actividades-Metas parael período, así como en que día o días del mes seespera realizar, el responsable y los participantesen la ejecución; es de recordar que varias de las

Nombre institución: ____________________________

Cuadro de Programación Mensual

Actividades-Metas no se ejecutarán en un solo mesy por tanto se retoman en los subsiguientes segúnsea el caso.

Otra variante en el uso de este instrumento es ladesagregación de tareas por cada una de lasActividades-Metas, lo cual permitirá ser másespecífico en la determinación del tiempo que sepuede llevar la ejecución de las actividades y llevarun mayor control sobre el nivel de ejecución de lasmismas.

Preparar el presente instrumento es fundamentalen el proceso de ejecución del plan general porqueobliga al equipo a no perder de vista enmarcarsedentro del plan, lo cual no indica que no puedanprogramarse otras actividades concurrentes alproceso y no previstas inicialmente.

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Instrumento # 10: Planificador semanal.

Este es un instrumento muy útil que debe seraplicado por cada funcionario y empleado partiendode la programación mensual de la Unidad así: en elinstrumento 09 se define la programación en la cualaparecen los responsables de la ejecución de lasActividades-Metas. Cada responsable retoma dichasActividades-Metas y las desagrega en tareas, tantas

Instrumento # 11: Programación semanal detareas e informe de resultados.

Este instrumento tiene doble propósito: servir paradeterminar la cantidad de tareas a cumplir enfunción del tiempo que implica realizar cada unadurante la semana, y una vez concluida la semana

en el mismo instrumento informar sobre las tareasrealizadas y resultados obtenidos.

En este caso siempre que se realice la reuniónsemanal de equipo técnico de la Unidad el empleadodebe dar a conocer los resultados obtenidos de loque programó en la semana anterior y entregar elinstrumento al jefe inmediato.

como sea necesario para cumplir la Actividad-Meta,y las plasma en el instrumento 10 para laprogramación semanal, dividido en tareas a cumplirpor la mañana y por la tarde, este instrumento escolocado por el empleado en una parte visible cercade su escritorio para que cualquier otro empleadodel equipo conozca de las tareas a cumplir, coordineo informe a terceros sobre donde se ubica la personasi éste no estuviera en su escritorio.

(Instrumento No. 10)

Nombre institución: ______________________

Planificador Semanal

Unidad: ____________________________ Semana del _______ al _______ Mes: __________Nombre del Empleado: ______________________________________

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El instrumento es de valiosa aplicación porquecontempla los resultados esperados y la duraciónen tiempo de las tareas por realizar, lo cual facilitaráal mismo empleado y a su jefe inmediato determinarla eficiencia en el cumplimiento de lo programado,como también tener un mejor control sobre el usode los recursos, principalmente del tiempo,incluyendo la realización de acciones aprovechandootros recursos humanos de la propia institución ode entes externos.

Con la aplicación de los primeros 8 instrumentosse cierra el ciclo de preparación del plan operativoinstitucional. Una vez concluido y aprobado el

documento es necesario operativizar su ejecución,para ello se aplicarán los 3 instrumentossubsiguientes que son de apoyo para desagregar laprogramación a nivel mensual y semanal, y asegurarel control del cumplimiento de lo programado parael período.

Sin embargo, siempre es necesario el seguimiento alos avances en la ejecución de lo programado, comotambién medir el cumplimiento de los resultadosesperados y avances en el cumplimiento de losobjetivos; para esto es necesario el diseño yaplicación de otro sistema que se desarrolla en elsiguiente capítulo.


Nombre institución: ______________________

Actividades por realizar durante la semana del _____ al______ Mes: ____________

Actividades realizadas durante la semana del_______al_________

Firma del Responsable:________________

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2.5 Guía metodológica para desarrollarel contenido POA-Presupuesto Insti-tucional Consolidado

Introducción.

Explicar brevemente a que se refiere el presentedocumento y en los subsiguientes párrafos haceruna muy breve descripción de los capítulos de sucontenido.

I. Análisis general de la gestión en el períodoanterior.

Debe hacerse un breve análisis sobre los resultadosde la ejecución del período anterior, con énfasis enlo referente al avance en el cumplimiento de losobjetivos y resultados de las principales UnidadesOrganizacionales de la institución (Direcciones yDepartamentos), el nivel de autosostenibilidad quehan alcanzado, los principales procesos impulsadospor la institución, las relaciones con otras entidadesdel gobierno central, cooperación o sociedad civil.Este análisis no debe ser mayor de página y media

II. Análisis general de la problemáticainstitucional

Hacer un análisis resumen de los principalesproblemas que actualmente afectan la instituciónen las diferentes Unidades Organizacionales, conlas respectivas causas que determinan dichaproblemática, para esto deben apoyarse en losresultados arrojados en los planes de cada una delas Unidades (Formato No 01). (Una página).

III. Misión, visión y objetivos institucionales

En este item se describirá la misión, visión, líneas yobjetivos de la institución planteados en el PlanEstratégico de Desarrollo Institucional, como unaforma de tener presente y de recordarpermanentemente los propósitos a lograr en elmarco de este plan. Asimismo, se describirán losobjetivos de largo plazo de cada Unidad y losresultados por alcanzar en el año de la programación

(ver en anexo un modelo de matriz de objetivos yresultados correspondiente al Consejo Intermu-nicipal Higuito).

IV, V, VI, VII. Programación a nivel de ...

En cada uno de los ítems de la programación debehacerse una breve introducción sobre los objetivosy atribuciones correspondiente a la Unidad (manualde Organización y Funciones), seguidamente unadescripción de los principales resultados previstospara el período y las actividades metas programadaspor ejecutar (resumir de la matriz de programaciónque por Unidad se haya elaborado).

En la conformación del capítulo puede decidirse sila programación cuantitativa se anexa al final o seagrega después de cada capítulo.

VIII. Organización para la gestión.

La importancia de este capítulo es establecer en quemedida la institución está preparada estructural ylogísticamente o tiene las condiciones y recursospara impulsar el plan en los términos que se hanplanteado, por lo cual debe hacerse un breve análisisbajo esta orientación.

8.1 Estructura organizacional

Deben describirse brevemente los diferentes nivelesy las Unidades de la estructura organizativa, conbase a la cual se ha preparado el contenido del plan;para ello puede tomarse como modelo la descripciónque se haga de ella en el Manual de Organización yFunciones (cuando se tenga); además, debeagregarse un cuadro resumen del número deempleados institucionales por Unidad.

8.2 Impulsión del Plan Estratégico de DesarrolloInstitucional

Describir la estrategia operativa que se aplicará paralograr la impulsión de los proyectos del Plan deDesarrollo Institucional, considerando que cadaUnidad se responsabilizará de las ideas de proyectosque dentro de sus objetivos sean pertinentes yviables financiera y operativamente.

31


8.3 Papel del Equipo Staff

Igualmente, describir los objetivos y atribucionesdel Equipo Staff, la funcionalidad que tendrá y suimportancia para promover el trabajo en equipo,como también las dificultades encontradas en lograrel propósito previsto, esto último a tomar enconsideración en los años subsiguientes.

IX. Costos y financiamiento

9.1 Costos.

En este ítem debe estructurarse un cuadro resumenconsolidado del flujo de la demanda financiera delplan y hacer el análisis respectivo en cuanto almonto, distribución por categoría de inversión, porUnidad, y justificar el por qué unas categorías ocomponentes tienen mayores asignaciones.

9.2 Financiamiento.

Explicar la manera en que se financiará elpresupuesto previsto, a cuánto asciende con fondos

propios y a cuánto asciende con fondos decooperantes nacionales o externos, y los niveles denegociación alcanzados para ello.

X. Seguimiento y evaluación.

Describir las acciones previstas para realizar elseguimiento a la ejecución del plan: supervisiones,reuniones y preparación de informes de seguimiento;en cuanto a la evaluación se deberá preparar unconjunto de indicadores que determinen los efectose impactos en el cumplimiento de los resultados,objetivos y visión institucional, los cuales seanalizarán en reunión semestral y anual deevaluación.

Anexos:

Agregar el consolidado de la matriz de programaciónpor Unidad (instrumento #5) y el consolidado dela matriz de programación financiera (instrumento#6).

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Concertando con autoridades municipales la implementación delsistema de planificación.

Técnicos municipales en jornada de capacitación para la preparaciónde planes operativos-presupuesto.

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3.1. Fundamentos.

El Seguimiento y Evaluación, al igual que laPlanificación, es relativamente nuevo en el planoinstitucional, siendo hasta los años de la décadacincuenta que comienza a tomarse con mayorconsideración por algunos organismos del sistemade las Naciones Unidas y posteriormente con laimplementación de las oficinas nacionales deplanificación del desarrollo en diversos países.

A pesar de la importancia que esta tiene, en laactualidad aún existen instituciones que no aplicansistemas de monitoreo1, mucho menos deevaluación, y en algunos de los casos cuando loponen en práctica observamos que no hay el plenoconvencimiento en su aplicación, ya sea porquedesconocen los métodos y técnicas o por la noconveniencia en la rendición de resultados de lagestión institucional.

El Seguimiento y Evaluación es unaherramienta necesaria para lograr una gestióninstitucional eficaz, en virtud que su aplicaciónpermite determinar la eficiencia en la obtenciónde los productos esperados y la eficacia en elcumplimiento de los objetivos que se pretendealcanzar, así como establecer los escollos querestringen el logro de los resultados previstos.

Existen diversas razones que justifican la aplicaciónde sistemas de Seguimiento y Evaluación, encualquier ámbito de la gestión institucional, entrelas principales que podemos mencionar está lanecesidad de optimizar los escasos recursosexistentes y lograr mayor aprendizaje sobre la

III. El sistema de Seguimiento y Evaluación

dinámica institucional, lo que facilitará poder actuareficazmente en su contexto.

En este sentido, el Seguimiento y Evaluaciónrepresenta una herramienta para la sistematizaciónde datos sobre la ejecución del plan y proporcionalos medios para la toma de decisiones, ya seaidentificando las medidas a tomar sobre la marcha,estimando la pertinencia y eficacia de las accionesque se impulsan o sistematizando leccionesaprendidas como insumos para mejorar laplanificación de procesos futuros.

Un aspecto clave en los procesos de implementaciónde sistemas de Planificación-Programación y porconsiguiente de Seguimiento y Evaluación, es elconvencimiento de las autoridades, funcionarios yempleados en la necesidad de impulsarlos,aplicarlos, mejorarlos y utilizarlos como herramientaútil para la adecuada gestión institucional pero sobre

A nivel de las Unidades Regionales/Sectoriales:

- Preparación de informe de seguimiento de la Unidad.

- Mantenimiento de la línea de base sobre la gestión institucional y del territorio.

todo, para asegurar que las actuaciones apuntanhacia el logro de los objetivos que persigue lainstitución.

3.2 Marco metodológico

El marco metodológico del sistema de Seguimientoy Evaluación se ha preparado utilizando el mismoesquema del sistema de Planificación-Programación, en cuanto a la descripción de lasactividades por nivel, los propósitos que se buscanen cada actividad, los responsables, la periodicidadde presentación, los instrumentos a utilizar, lametodología que se aplicará y los productos porobtener; en síntesis las actividades previstas porniveles es como sigue:

1 La acepción de monitoreo es igual a la de seguimiento. Monitoreo se deriva delInglés y seguimiento es su símil en Castellano.

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A nivel de las Unidades Técnicas y Administrativas:

- Preparación de informe de seguimiento de las Unidades.

A nivel de la Unidad de Planificación y Gestión Institucional:

- Preparación de informe de seguimiento de la Unidad.

- Consolidación de informe de seguimiento y evaluación institucional.

- Elaborar estudio de línea de base del desempeño institucional.

- Mantenimiento de la línea de base institucional y de gestión del territorio.

- Realizar giras de supervisión y seguimiento.

A nivel de la Directiva:

- Analizar los informes trimestrales de seguimiento y evaluación.

- Análisis sobre la evaluación final de resultados del período.

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En el siguiente cuadro puede observarse la descripción del marco metodológico del sistema:

36


3.3 El proceso metodológico

A continuación se describen los pasos a seguir para el desarrollo del sistema:

1. Unidad de Planificación prepara, con base al plan operativo aprobado, una propuesta depuradade indicadores de producto, efecto e impacto institucional a medir en las evaluaciones trimestralesy anuales.

2. Unidad de Planificación prepara explicación metodológica del proceso: instrumental a utilizar,indicadores y guía. Presenta y discute con la Gerencia y recibe visto bueno para su aplicación.

3. Gerencia discute propuesta metodológica con el Equipo Staff y recibe retroalimentación, definenprogramación para la preparación de los informes.

4. Unidad de Planificación reúne al equipo técnico en general para explicar metodología, dar lasorientaciones del proceso y los tiempos definidos para la preparación de los informes.

5. Sobre la base de la programación semanal de trabajo los funcionarios y empleados preparan elinforme semanal utilizando para ello el instrumento No. 11.

6. Con base en lo programado en el plan de trabajo mensual, las Unidades preparan un informecuantitativo utilizando el instrumento No. 12.

7. Unidades Regionales-Sectoriales y Unidades Técnicas y Administrativas preparan los informesde seguimiento trimestrales de sus respectivas áreas, utilizando para ello los instrumentos del 13al 20, (excepto el 17 que lo utiliza la Gerencia o la cual se asigne) apoyándose en los informescuantitativos mensuales; una vez concluido lo remiten a la Unidad de Planificación.

8. Unidad de planificación prepara el informe de seguimiento y evaluación institucional, para elloconsolida los informes de las Unidades, trabaja los indicadores de evaluación, y se apoya en losresultados de las giras de supervisión que realiza. Al concluir el primer borrador lo remite a laGerencia.

9. Gerencia somete el borrador del informe al análisis y discusión del Equipo Staff y preparan lasrespectivas observaciones. (En este espacio se determinan los valores relativos de eficiencia en laejecución del plan por cada Unidad y global).

10 Corregido el informe se somete al análisis y aprobación de la Directiva.

11. Unidad de Planificación edita y remite el informe a cada Unidad.

12. En el cuarto trimestre las Unidades no preparan informe trimestral, sino el informefinal consolidado, igualmente se remite a la Unidad de Planificación que prepara elconsolidado general, incluyendo el análisis de los indicadores de evaluación.

13. Al final de cada año se realizará un taller de evaluación de los resultados obtenidospara determinar el grado de eficiencia y eficacia que la institución ha logrado, tomandocomo base el informe final consolidado a nivel de borrador y los indicadores deevaluación (línea de base institucional), surgiendo de los resultados del taller el informefinal.

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Adicionalmente a las actividades de Seguimiento yEvaluación, la Unidad de Planificación coordinarála elaboración de un estudio de línea de base paraevaluar el comportamiento de las variables de

intervención institucional en el territorio; esta líneade base debe ser retroalimentada por las UnidadesRegionales-Sectoriales cada año y consolidada porla Unidad de Planificación.

Flujograma: Proceso de Seguimiento y Evaluación Institucional

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3.4 Los Instrumentos

La implementación del sistema implica lautilización de nueve instrumentos de los cuales seiscorresponden directamente a las Unidades y losotros tres (# 17, 20 y 21) sólo los aplica la Unidadde Planificación, o en su defecto, la UnidadInstitucional responsable según el Manual deOrganización y Funciones.

Como se explicó en el capítulo anterior, elinstrumento #11 además de utilizarlo en laprogramación semanal también sirve para informarel cumplimiento de esa programación; por tanto,también se le considera parte del sistema deseguimiento. A continuación se describe cada unode los instrumentos subsiguientes:

Instrumento #12: Programación mensual demetas e informe de ejecución

En el instrumento #5 del sistema de Planificaciónse presenta la programación anual dividida entrimestres y en el instrumento #9 la programaciónmensual tipo cronograma; en este sentido, elinstrumento #12 podemos utilizarlo como hojaelectrónica en el cual anticipadamente transcribimoslos Resultados Esperados y las Actividades -Metascon su programación anual, divididos losparticipantes por sexo.

La transcripción debe realizarse al inicio del año,una vez que haya sido aprobado el plan. En losucesivo cada mes se transcriben las metas quecorresponden a dicho mes y al final del mismo seestablece el nivel de ejecución; cuando se cumplael trimestre se tendrán los datos acumulados lo cualfacilitará la preparación del informe trimestral.

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Instrumento #13: Informe de capacitacionesbrindadas por Unidad.

Este instrumento es un cuadro auxiliar para resumirlos eventos de capacitación brindados o recibidospor el personal de las Unidades en un períododeterminado e igual se utilizará en la agregaciónpara el informe consolidado.

Nombre institución: _____________________

Programación Mensual de Metas e Informe de EjecuciónUnidad:

Período: (Instrumento No. 12)

Este cuadro contiene la temática brindada, el tipode evento: si es curso, jornada, taller, charla,seminario, etc.; el número de eventos brindados dela misma temática, la duración en días u horas porevento, los beneficiarios (hombres y mujeres), elcosto total de los eventos y la fuente definanciamiento. Este cuadro se llena en la medidaque se vayan realizando los eventos.

Nombre institución: _____________________________________Cuadro resumen informe de capacitaciones por componente

Unidad:Período:


Instrumento #14: Ficha para informar losavances en el cumplimiento de los conveniosnegociados por la institución.

El propósito de este instrumento es conocer en unresumen ejecutivo, los avances de cada convenionegociado, puede ser llenado en cualquier momento,pero en este caso se recomienda prepararlotrimestralmente.

El cuadro incluye la fecha de inicio del convenio, lafecha prevista de conclusión, fecha de la revisiónúltima o de firma de adéndum, nombre de lainstitución, agencia cooperante u ONG con la cualse negoció el convenio, la finalidad o resultadosprevistos en el convenio, los insumos principalescomprometidos distribuidos por categorías deinversión: Servicios personales, Servicios no

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Instrumento #15: Ficha resumen para informarsobre los informes técnicos, estudios ydocumentos de trabajo producidos.

La utilidad de este instrumento es resumir elconjunto de documentos que prepare la Unidadrespectiva y la institución en general, con elpropósito de tener un recuento que contribuya a la

memoria institucional, sea descriptiva o de aportea la teoría y el conocimiento.

En el cuadro se detalla el autor del documento, eltítulo del documento, la fecha de publicación, aquienes se les distribuyó y por último se agrega unacasilla de observaciones especiales que puedanhaber con relación al documento.

personales, Capacitación, Equipamiento, Materialesy Suministros, etc., y cuanto son los aportes de losfirmantes (hasta aquí se llena por una vez), así comoel nivel de ejecución financiera; además debe

describirse los resultados obtenidos a la fecha depreparación del informe y al final las observacionesrelevantes que se tengan con relación a la ejecucióndel convenio.

Nombre institución: _______________________________Convenio de cooperación entre la institución y...

Unidad:


41


Instrumento #16: Ficha resumen del personalcontraparte involucrado en los procesosinstitucionales.

Muchas acciones institucionales se realizan enalianza con otras, por tal razón es muy importanteconocer la disponibilidad del recurso humanoinvolucrado en los procesos y actividades institu-cionales, sean a medio tiempo o a tiempo completo,en un período determinado, lo cual contribuye a

1_/ Indicar si el informe ha sido distribuido a: I = Internamente G= Instituciones de Gobierno IN= Otras instituciones OI= Organismos internacionales O= Otros

Nombre institución: ___________________________________

Cuadro Resumen de Informes Técnicos, Estudios y Documentos de Trabajo ProducidosUnidad:


estimar los aportes externos y establecer lacapacidad institucional de ser autosostenible en lacontinuidad de un proceso.

El cuadro contempla el número correlativo delpuesto, el título del puesto, nombre de quien loostenta, el sexo, la vinculación en tiempo con lainstitución y la fecha que inició sus labores con lainstitución como contraparte.

Nombre institución: ___________________________________________

Personal Contraparte Involucrado en los Procesos

Unidad:


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Instrumento #17: Ficha resumen de lastemáticas abordadas y acuerdos tomados enlas sesiones realizadas por la Directiva u otrocuerpo decisorio.

Generalmente se desconocen acuerdos relevantesde los cuerpos decisorios, por lo cual esteinstrumento tiene la utilidad de resumir lastemáticas abordadas y acuerdos tomados,

incluyendo decisiones de las Asambleas Generalesen el caso que la institución la tenga.

El cuadro incluye la fecha de realización de lasesión, el número de acta, los temas abordados, eltipo de sesión: ordinaria o extraordinaria, y losacuerdos más importantes tomados por la instanciacorrespondiente.

Nombre institución: ________________________________________

Cuadro Resumen de las Temáticas Abordadas y Acuerdos Tomados en las SesionesRealizadas por las Instancias Decisorias (e Instancia Contralora si Existiera)

Unidad:


Instrumento #18: Informe de seguimientointerno y reprogramación trimestral

Este es uno de los instrumentos principales delsistema, que consolida los avances en la ejecuciónde las Actividades-Metas por Unidad y a nivelgeneral institucional, tanto trimestral como al finaldel período.

Igual que el instrumento #12, el presente se puedeutilizar como hoja electrónica en el cual, al principiodel período, se incorporan los Objetivos, ResultadosEsperados y Actividades-Metas, la programación

anual con la cantidad de la meta, los beneficiariospor sexo y la programación trimestral.

Concluido el período trimestral se llena la columnade ejecución del período y se acumula en la siguientecolumna calculando el porcentaje de ejecución quecorresponda al período; finalmente, se determinanlas metas que no se cumplieron y se reprogramanpara el siguiente período. Lógicamente esto últimoes válido en los tres primeros trimestres, y por últimose agregan las observaciones que se considerenpertinentes a los resultados.

J.V

43


Instrumento #19: Informe de ejecuciónfinanciera.

Junto con el anterior este instrumento resume laejecución financiera por cada Unidad, en los casosdonde las Unidades tienen definido asignacionespresupuestarias (que es lo más recomendable paralograr mayor eficiencia y transparencia), Además,en el mismo instrumento se consolida la ejecuciónfinanciera institucional.

El cuadro detalla las diferentes categorías deinversión con el objeto del gasto, la programaciónanual presupuestaria, la ejecución trimestral segúnel período que corresponda y la ejecuciónacumulada, en los tres casos desagregado por fondospropios y externos.

Nombre institución: __________________________

Cuadro informe de ejecución financieraUnidad:Período: (Instrumento No. 19)

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Instrumento #21: Cuadro para la construcciónde indicadores de productos, efectos e impactosy evaluación de la eficiencia de la ejecución.

La Unidad de Planificación es la responsable deutilizar este cuadro para construir los principalesindicadores que medirán el comportamiento de laejecución y determinar los niveles de eficiencia yeficacia de las operaciones.

Este cuadro debe prepararse al inicio del períodoidentificando los principales indicadores deproducto y los de efecto e impacto, los primerosderivados de las actividades-metas y los segundosde los resultados esperados, estos últimos nos sonútiles para medir el alcance de los objetivos. Al finaldel semestre y del año se analiza la situación deavance en el logro de los indicadores en formaporcentual para los productos y de afirmación onegación para los de efecto e impacto.

Instrumento #20: Contenido del informe deresultados por Unidad Organizacional(trimestral y anual).

Este instrumento representa una guía de contenidopara preparar los informes de resultados de lasoperaciones por cada dependencia de la estructura,el mismo contempla una breve introducción, unresumen ejecutivo, los resultados de las operaciones

Nombre Institución: ____________________

Contenido Informe de Resultados por Unidad (Trimestral Anual)

(Instrumento No. 20)Introducción

I. Resumen Ejecutivo 1.1 Evaluación Global de las Operaciones 1.2 Principales Logros del Período 1.3 Principales Limitantes 1.4 Principales Conclusiones y Recomendaciones

II. Resultados de las Operaciones 2.1 A Nivel Cualitativo 2.2 Actividades Realizadas y no Programadas

III. Resultados Ejecución Financiera 3.1 Por Categoría de Inversión 3.2 Por Fuente de Financiamiento

IV. Logros y Limitantes.

V. Conclusiones y Recomendaciones

Anexos: - Cuadro de ejecución física (instrumento 18) - Cuadro de ejecución financiera (instrumento 19) - Cuadros auxiliares del 13 al 16

del componente a nivel cualitativo sobre loejecutado de lo programado, adicionando lorealizado y no programado. Además incluye losresultados de la ejecución financiera por categoríade inversión y fuente de financiamiento; logros ylimitantes y las conclusiones y recomendaciones,anexando el cuadro de la ejecución física y el de lafinanciera.

45


Para evaluar el nivel de eficiencia en la ejecuciónfísica institucional partimos del cumplimiento delas actividades metas y resultados por cada UnidadOrganizacional, para lo cual realizamos unavaloración ponderada estableciendo primero ladistribución porcentual según el número deUnidades existentes, el número de resultados porcada Unidad y el número de Actividades-Metas porcada Resultado, bajo la siguiente lógica:

- A cada Unidad se le asigna un porcentaje segúnel peso que tenga en el conjunto institucional(100% distribuido entre las Unidades existentes),la distribución según su peso lo determina elEquipo Staff.

- A cada Resultado de la Unidad se le asigna unporcentaje igualitario del porcentaje totalasignado a dicha Unidad (100% de la Unidaddistribuido entre el número de Resultados quetenga).

- A cada Actividad meta de cada Resultado se leasigna un porcentaje igualitario del porcentajetotal asignado a dicho resultado (100% delresultado distribuido entre el número deActividades-Metas que tenga).

A continuación mostramos un cuadro resumenmodelo de evaluación de la eficiencia del ConsejoIntermunicipal Higuito para el año 2007 (en anexo# 1 se pueden observar los objetivos y resultadosesperados para el 2008).

La ponderación de las Actividades-Metas se realiza aplicando la siguiente tabla de valores:- 0: Si la actividad-meta no se cumplió.- 0.1 - 0.9: El valor por aplicar en este rango surge de dividir la cantidad meta cumplida entre el valor

total de la meta programada. (Esta valoración la hace el equipo staff) (el valor resultante se multiplicapor el valor asignado a la actividad-meta)

- 1: Si la Actividad-Meta se cumplió. (Y 1 es igual al valor asignado a la Actividad Meta conforme elvalor del resultado al que pertenece).

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Al igual que el anterior, este instrumento esresponsabilidad de la Unidad de Planificación queprepara el informe general de la institución una vezreciba los informes de cada Unidad. El contenidoincluye un resumen ejecutivo, los resultados de lasoperaciones a nivel cualitativo por Unidad; en estecaso los resultados se generalizan sin identificar loprogramado o no programado.

Cuadro para la construcción de indicadores de seguimiento y evaluación y medición de laeficiencia de la ejecución

Unidad:

Período:(Instrumento No. 21)

Además, se incluyen los resultados de la ejecuciónfinanciera por Unidad, categoría de inversión yfuente de financiamiento; logros, limitantes,conclusiones y recomendaciones, anexando loscuadros al detalle de la ejecución física y lafinanciera. En el siguiente cuadro se observa elinstrumento No.22, y en el item 3.5 se encuentra laguía metodológica referente al desarrollo de esteinstrumento.

Instrumento # 22: Contenido del informe general de seguimiento y evaluación institucional(trimestral y anual).

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Nombre institución: ________________________________

Contenido Informe General de Seguimiento y Evaluación (Trimestral y Anual)


Introducción

I. Resumen Ejecutivo1.1 Entorno Socioeconómico del País1.2 Evaluación global de las operaciones institucionales1.3 Principales Logros del Período1.4 Principales Limitantes1.5 Principales Conclusiones y Recomendaciones

II. Resultados de las Operaciones2.1 A Nivel Cualitativo por Unidad

III. Resultados Ejecución Financiera3.1 Por Unidad3.2 Por Categoría de Inversión3.3 Por Fuente de Financiamiento

IV. Logros y Limitantes4.1 Por Unidad

V. Conclusiones y Recomendaciones

Anexos: - Cuadro de ejecución física (Instrumento 18) - Cuadro de ejecución financiera (Instrumento 19) - Cuadro comportamiento indicadores de desempeño institucional (Instrumento 21) - Cuadros auxiliares del 13 al 17

3.5 Guía metodológica para la prepara-ción del informe general de Segui-miento y Evaluación institucional(trimestral/anual)

Introducción

Explicar brevemente a que se refiere el documento(a que institución corresponde, período del mismo,etc.) y, en un segundo párrafo, hacer una brevedescripción de los capítulos de su contenido.

I. Resumen ejecutivo.

Describir un párrafo introductorio al resumen.

1.1 Entorno socioeconómico del país.Realizar un breve análisis sobre la situación del paísen términos del comportamiento económico yprincipalmente lo predominante en temas ligadoscon los intereses de la institución y la situaciónpolítica. En cada informe que se prepare nonecesariamente debe ser exhaustivo en el análisisde los temas, sino aquellos que sean relevantes alos intereses institucionales.

1.2 Evaluación global de las operacionesinstitucionales.

Efectuar un análisis sobre la tendencia observablede la institución en el cumplimiento de sus grandesobjetivos, la visión y sus líneas estratégicas, sobre

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la base de los resultados obtenidos en la ejecución;apoyándose también en el análisis de los indicadoresde evaluación del instrumento #21, en este casodebe incluirse el resumen de las ponderacionesobtenidas en la evaluación de eficiencia por Unidady global de la institución.

1.3 Principales logros del período

Enumerar los principales logros (entre cinco a siete)que se hayan alcanzado en el período del informe,tomando como base los resultados esperados de lasdiferentes Unidades y el tema administrativo -financiero; tratando de dar un panorama global sobrelos avances institucionales.

1.4 Principales limitantes

De igual manera enumerar de cinco a seis limitantesque hayan restringido la buena marcha de lasoperaciones.

1.5 Principales conclusiones y recomen-daciones

Plantear las conclusiones generales y lasrecomendaciones principales que requieran de latoma de decisiones de los cuerpos decisorios. Es derecordar que este resumen ejecutivo posiblementesea el documento que lean o se apropien lasautoridades institucionales por lo que no debe sermayor de tres páginas.

II. Resultados de las operaciones.

Describir cualitativamente el comportamiento delas operaciones cuantitativas que se detallan en loscuadros de ejecución física, esta descripción debehacerse por cada una de las Unidades de laestructura institucional conforme se establece enla programación, incluyendo los resultados de laevaluación de la eficiencia en forma ponderada.Dicha descripción no debe ser al detalle, sino sobrela base de los datos más relevantes de la ejecuciónen cuanto a los resultados alcanzados, y comorespaldo en el anexo se agrega el cuadro de ejecuciónfísica que sí estará al detalle.

III. Resultados Ejecución FinancieraHacer una breve introducción sobre la ejecuciónglobal presupuestaria y su comportamiento. Acontinuación preparar un párrafo por cada uno delos siguientes items:

- Por Unidad Organizacional: que cantidad delgasto corresponde a cada Unidad de la estructura.

- Por categoría de inversión: distribucióncuantitativa y porcentual del gasto por rubro:servicios personales, no personales, materiales ysuministros, capacitación, mobiliario y equipo,transferencias, construcciones y asignacionesglobales.

- Por fuente de financiamiento: distribución delgasto por la fuente que proporciona los recursosy análisis de la predominancia de la fuente porcategoría de inversión.

IV. Logros y limitantes

Detallar los principales logros del período porUnidad, relevando aquellos que apuntan al alcancede los objetivos; asimismo, detallar las principaleslimitantes que han afectado la marcha normal delas operaciones, describiendo las causas que lasdeterminan.

V. Conclusiones y recomendaciones

Las conclusiones deben mostrar los resultadosrelevantes de las operaciones, principalmente en ellogro de los objetivos generales de la institución, yen que medida las operaciones fueron eficientes yeficaces, para esto último deben apoyarse en elcuadro del comportamiento de los indicadores degestión institucional. En el caso de lasrecomendaciones deben centrarse en atender elconjunto de las limitantes.

Anexos:- Cuadro al detalle de la ejecución física- Cuadro al detalle de la ejecución financiera- Cuadro comportamiento de indicadores de

desempeño institucional

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IV. La Unidad de Planificación y Gestión Institucional

4.1 Organización

No todas las instituciones tienen la capacidadfinanciera o requieren tener una Unidad dePlanificación, en el caso de las instituciones demenor tamaño (menos de 30 empleados) lasresponsabilidades de planificación recaen en elgerente y todos los empleados asumen funcionesde planificación, esto último es válido para todasaún cuando exista una Unidad de Planificación.

La Unidad de Planificación es un órgano deapoyo para facilitar los procesos de Planificacióny Programación operativa institucional, así comolas actividades de Seguimiento y Evaluación delas acciones a cumplir por cada una de lasUnidades Organizacionales; su papel principalserá de facilitación y coordinación de lasoperaciones en esta materia, en virtud que cadauno de los empleados y jefes de departamentodeberán asumir esta responsabilidad en el áreade su competencia.Siendo ésta una Unidad de Apoyo generalmentedepende de la Gerencia institucional y tiene unaautoridad de tipo funcional con los demásórganos; asimismo, debe mantener una estrecharelación de comunicación y coordinación con lasdemás Unidades, empleados y autoridadinstitucional, y a nivel externo con técnicos delas instituciones u organizaciones con interesesafines. A continuación se presenta un perfilmínimo para el montaje de una Unidad dePlanificación de la Gestión Institucional.

4.2 Finalidad

- Asegurar la ejecución física y financieraconforme los objetivos, visión, lineamientosestratégicos, políticas y valores institucionales.

4.3 Objetivos

- Facilitar y coordinar los procesos de Plani-ficación y Programación operativa institucional,así como las actividades de Seguimiento yEvaluación.

- Contar con bases de datos actualizadosrelacionados con el quehacer institucional y lagestión interna.

4.4 Atribuciones:

- Definir, concertar y aplicar metodologías einstrumentos necesarios a la implantación deprocesos de planificación, programación,seguimiento y evaluación eficientes y eficaces.

- Consolidar, analizar y remitir a las instancias deautoridad los planes e informes de seguimiento yevaluación institucional.

- Asegurar que los indicadores de líneas de base seencuentren permanentemente actualizados.

- Velar que la gestión institucional se oriente al logrode los objetivos, lineamientos estratégicos, visióny valores compartidos.

4.5 Funciones:

- Impulsar programas de capacitación para fortalecerel papel de los funcionarios y empleados en losprocesos de planificación, seguimiento yevaluación.

- Asesorar a las dependencias de la institución en laaplicación de métodos e instrumentos para unaapropiada planificación, seguimiento y evaluación.

- Preparar cada año los indicadores de producto yefectos para darle seguimiento y evaluar lgestióninstitucional.

- Apoyar técnicamente a las Unidades en lapreparación de los planes e informes cuando seanecesario.

- Desarrollar un plan de comunicación para lasocialización de los planes y resultados de laejecución.

- Elaboración de propuestas de convenios yacuerdos con otras instituciones.

- Revisar la pertinencia, eficiencia y eficacia de losmétodos e instrumentos en aplicación yreadaptarlos si fuese necesario.

- Apoyar las operaciones del Equipo Staff sirvien-do de Secretario (a) Técnico (a).

- Formular y mantener un banco de perfiles deproyectos sobre la base del Plan de DesarrolloInstitucional.

- Preparar términos de referencia y promover laselección de consultores o empresas para lapreparación de estudios y proyectos.

- Preparar el plan operativo de la Unidad y losinformes de seguimiento respectivo.

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- Consolidar el Plan Operativo Anual - Presupuestode la institución y someterlo a los órganoscorrespondientes conforme los procedimientos.

- Consolidar los informes de seguimiento internoy someterlos a la revisión y aprobación de lasinstancias correspondientes.

- Realizar talleres de análisis y revisión de los planese informes con los funcionarios y empleados ylos órganos de decisión.

- Diseñar y darle mantenimiento a las bases de da-tos requeridas.

- Coordinar con las Unidades respectivas larecolección de información para el manteni-miento de las base de datos.

- Brindar información oportuna y actualizada sobrelos principales indicadores de la gestióninstitucional y otros afines.

- Asegurar que los planes operativos por Unidad yel consolidado institucional estén dentro delmarco del logro de los objetivos, visión y líneasestratégicas institucionales.

- Planificar, organizar, dirigir y supervisar lasactividades de revisión, ajuste y/o reformulacióndel plan estratégico de desarrollo institucional.

- Demás que le sean asignadas por el órganocorrespondiente.

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Hernández Orozco, Carlos; 1990, Planificación y Programación, editorial de la Universidad Estatal aDistancia, San José, Costa Rica.

Grupo de trabajo sobre desarrollo Rural del CAC de las Naciones Unidas, Panel sobre Seguimiento yEvaluación; 1985, Pautas Básicas para el Desarrollo Rural, Roma, Italia.

Planes Operativos e Informes de Seguimiento (1992 - 1994), Programa de Desplazados, Refugiados yRepatriados - PRODERE - Honduras.

Cálix Hernández, Jorge Armando, FIDA, 1997, Santa Rosa de Copán. 6 Informes de la consultoría:Establecimiento del Sistema de Planificación y Programación del Plan de Desarrollo de la Región deOccidente (PLANDERO).

Cálix Hernández, Jorge Armando, PNUD, 2003, Manual de planificación de la Asociación de Municipiosde Honduras, AMHON, Tegucigalpa, M.D.C.

Manual de Organización y Funciones de la Municipalidad de Santa Rosa de Copán. 2002, PNUD.

Bibliografía Revisada

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Planificación: Es un proceso en el que, con base auna reflexión sobre la situación pasada y presente(diagnóstico) construimos una visión de futuro(objetivos) a corto, mediano y largo plazo, y lasmedidas necesarias para alcanzarlos, reflejado enun plan.

Programación: Es la cuantificación de losobjetivos en metas y actividades, distribuidas enun tiempo determinado.

Seguimiento: Es el examen periódico de laejecución de las actividades para asegurar que lasentregas de insumos, los calendarios de trabajo, losproductos esperados y otras acciones necesariasprogresen de acuerdo con la programación.

Evaluación: Es el proceso encaminado adeterminar la pertinencia, eficiencia, eficacia eimpacto de los resultados alcanzados a la luz de losobjetivos. Se trata de un proceso para mejorar lasactividades-metas que se hayan en marcha y ayudara la administración en la planificación, programacióny decisiones futuras.

Finalidad: Objetivo último de la institución uorganización y de cada una de las Unidades que laintegran.

Objetivos: Propósitos hacia los cuales se dirigenlas funciones y/o actividades-metas que realizanlas Unidades Organizacionales.

Estrategia: Idea o grupo de ideas que señalan elcamino a seguir para alcanzar un fin.

Programa: Conjunto de proyectos a ejecutar parael logro de los objetivos de la institución.

Proyecto: Propuesta concreta de inversiónvisualizada en términos educacionales, técnicos,económicos, financieros, organizacionales einstitucionales, con fecha de inicio, término y ciclode vida.

Glosario de Términos

Estructura organizacional: Disposición internade las distintas unidades de la institución, agrupadasen forma sistemática.

Atribuciones: Competencias delegadas por loscuerpos decisorios de la institución u organizacióna cada Unidad Organizacional, y por las cuales éstasdeben responder.

Funciones: Conjunto de actividades orientadas ala consecución de los objetivos de cada UnidadOrganizacional.

Toma de decisiones: Forma de seleccionar entrevarias alternativas aquella que produce mejoresbeneficios para la Institución.

Comunicación: Nexo entre Unidades para conocerun hecho u obtener información, a nivel interno oexterno.

Coordinación: Relaciones entre partes para obtenerrecursos, establecer acuerdos de cooperación,buscar la integración y armonía en el desarrollo delas funciones y procesos encomendados a lasUnidades.

Insumos: Son los bienes, fondos, servicios, manode obra, tecnología, y otros recursos suministradospara una actividad, con la que se espera obtenerdeterminados productos y alcanzar los objetivos deun proyecto o programa.

Productos: Son los resultados o serviciosespecíficos que se espera obtener de una actividad,a partir de los insumos utilizados, para lograr susobjetivos.

Efectos: Son los resultados posteriores de laobtención de los productos de un proyecto oproceso.

Impacto: Es el resultado de los efectos de unproyecto o proceso; constituyen la expresión de losresultados realmente producidos a nivel de losobjetivos más amplios y de largo alcance.

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ANEXO No. 1

Consejo Intermunicipal HiguitoMatriz de objetivos y resultados esperados del Consejo Higuito para el 2008

Unidad

Organizacional Objetivos

(De largo plazo) Resultados esperados

(Del período) Gerencia

Lograr que la ejecución física y financiera institucional sea conforme la visión, lineamientos estratégicos, objetivos, valores, normas y procedimientos de la institución

1. Equipo técnico programando, informando y cumpliendo semanalmente con sus metas.

2. Protocolos elaborados por cada instancia y asegurar cumplimiento de acuerdos.

3. Convenios negociados, en seguimiento y en cumplimiento.

4. Proyectos de fortalecimiento institucional y de desarrollo territorial mancomunado, han sido formulados y gestionados.

5. Liderazgo asumido por Consejo Higuito, en la coordinación interinstitucional en su territorio.

6. Cartas de compromiso negociadas y cumplidas con cada municipio.

7. Fideicomiso de inversión social operando eficientemente y con rentabilidad.

8. Recurso institucional y presupuesto de ingresos y egresos ejecutado racional y eficientemente.

9. Recurso humano institucional gestionado eficientemente.

Administración

Garantizare la actualización y oportunidades de las operaciones contables de la institución para la apropiada toma de decisiones y eficaz gestión institucional.

1. Sistema contable digitalizado y operando. 2. Estados financieros preparados oportunamente. 3. Inventario institucional actualizado y con

adecuada custodia. 4. Unidades técnicas y ejecutivas apoyadas

logísticamente sobre la programación. 5. Fondos de fideicomiso bajo supervisión

administrativa permanente. 6. Proyectos de inversión controlados y rindiendo

los reportes contables financieros. 7. Municipios al día con sus aportaciones.

Unidad de Fortalecimiento Institucional

Que las municipalidades, instituciones y organizaciones de la sociedad civil promuevan en condiciones eficientes y eficaces los procesos que son de su competencia.

1. Planes estratégicos evaluados y reformulados. 2. Planes operativos municipales formulados y

aprobados. 3. Una red Intermunicipal de comisiones

ciudadanas de transparencia constituida. 4. Municipalidades apoyadas en la preparación de

proyectos de inversión. 5. Al menos 6 municipalidades con SAFT montado

y operado. 6. Municipios elaborando presupuesto y dando

seguimiento y rindiendo cuentas conforme a ley. 7. Ofic inas de catastro, control tributario, UTM y

UMA´s modernizadas. 8. Procesos ERP apoyados por municipio. 9. Capacitaciones de proyectos de inversión

supervisados conforme a normas establecidas.

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