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Plan de mejora Regulatoria 2015

Año 2015

CONTENIDOPresentación …………………………………………………………………….. 3

Dirección: San José, Costa Rica, Barrio Luján, 400 Sur de esquina sureste de Corte Suprema de Justicia; Calle 21 Avenida 12 B │ Teléfono 2523 0711 // Fax 2523 0841 │ Correo electrónico: [email protected] │ Apartado postal: 5000-1000 San José, Costa Rica │ Sitio web:

http:// www.pani.go.cr

PLAN DE MEJORA REGULATORIO

PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA

http://www.pani.go.cr/

mailto:[email protected]

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Reseña Histórica………………………………………………………………….. 4

Patronato Nacional de la Infancia……………………………………………... 4

Misión………………………………………………………………………………4

Visión……………………………………………………………………………… 4

Mejora Regulatoria………………………………………………………………. 5

Objetivo General………………………………………………………………..…5

Objetivos específicos……………………………………………………………...5

Desarrollo ………………………………………………………………………… 6

Evaluación y seguimientos……………………………………………………… 13

Anexos

PRESENTACIONEl Patronato Nacional de la Infancia como parte de las instituciones autónomas y semiautónomas del sector público, se une al esfuerzo que realiza el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) y la Presidencia de la Republica, con el proyecto de hacer más eficientes, eficaces y equilibradas a las instituciones públicas en beneficio del usuario y de la misma entidad, buscando con ello brindar servicios de calidad y satisfacer las necesidades de la ciudadanía.

Por lo cual y para cumplir con este objetivo y lo enmarcado en la Ley 8220 y su Reglamento, se está poniendo en práctica la política pública integral como lo es la Mejora Regulatoria y la Simplificación de Trámites.






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Dentro de las actuaciones previas a la formulación de este plan, la institución ha designado como Oficial de Simplificación de Tramites a la señora Evelyn Sibaja Garbanzo Gerente de Administración de la Institución, lo cual nos garantiza que contamos con el apoyo político y por ende con el éxito de nuestro objetivo.

Seguidamente se nombro a la Comisión de Mejora Regulatoria (CMR), misma que cuenta con funcionarios de diferentes departamentos, y pilares fundamentales para el desarrollo de este proyecto en la institución, se cuenta con funcionarios del Departamento Legal, Departamento de Suministro de Bienes y Servicios, Departamento de Acreditación, Departamento de Adopciones, Departamento Financiero Contable, Departamento de Recursos Humanos, Gerencia Técnica y Gerencia de Administración.

Nuestra institución en cumplimiento con lo solicitado mediante Decreto Ejecutivo Nº 37045, incluyo sus trámites en el Catalogo Nacional de Tramites, para conocimiento de la ciudadanía y se encarga de actualizarlos según sea el caso.

RESEÑA HISTORICAEl Patronato Nacional de la Infancia es la institución rectora en materia de derechos de la niñez y adolescencia. Fue creado el 15 de agosto de 1930, por iniciativa del Profesor Luis Felipe Gonzalez Flores.

Su creación se define en el artículo 55 de la Constitución Política de 1949, que indica que: “La protección especial de la madre y el menor estará a cargo de una Institución autónoma denominada Patronato Nacional de la Infancia, con la colaboración de otras instituciones del Estado.

MISION

El Patronato Nacional de la Infancia es la institución rectora de políticas de niñez y adolescencia, ejecutora de planes, programas y proyectos orientados a promover y garantizar los derechos y el desarrollo integral de las personas menores de edad y sus familias, en el marco de la doctrina de






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Plan de mejora Regulatoria 2015protección integral, con la participación de las instituciones del Estado y demás actores sociales.

VISION

El Patronato Nacional de la Infancia como institución rectora, ejerce el liderazgo en formulación y ejecución de políticas de niñez y adolescencia, articulando y facilitando la participación de los diferentes actores sociales, para lograr una nueva cultura jurídica y social que entiende a las personas menores de edad como sujetos sociales de derechos. Lo realiza como una institución moderna, eficiente y eficaz, gerenciando recursos, con funcionarios idóneos y comprometidos, en ambientes adecuados, con tecnología e infraestructura apta, para brindar un servicio de calidad.

PLAN DE MEJORA REGULATORIOEl Plan de Mejora Regulatorio es un instrumento de mejora y simplificación, que contempla objetivos, metas, indicadores, actividades, tiempos de ejecución, responsables y acciones de evaluación, y seguimiento, que ayudan a identificar, priorizar, e implementar mejoras en trámites y servicios, de acuerdo con las necesidades actuales y futuras de la administración y los administrados.

OBJETIVO GENERAL

El plan de mejora regulatoria del Patronato Nacional de la Infancia tiene como objetivo general realizar una revisión, actualización y mejoramiento continuo de los tramites que se desarrollan dentro de nuestro accionar, con el fin de brindar un servicio de calidad, de la manera más eficiente y eficaz posible, siendo los ciudadanos los más beneficiados.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Hacer revisiones continuas de los trámites con el fin de mejorar los existentes y simplificar la tramitologia.

Brindar un servicio de calidad, eficiente y eficaz a la ciudadanía, evitando tramites innecesarios y duplicidad de documentos.






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DESARROLLO DEL PLAN DE MEJORA REGULATORIO

Tramites incluidos en el Catalogo Nacional de Trámites:

Proceso de Reclutamiento y selecciónAdopción NacionalAdopción InternacionalOtorgamiento de permiso de funcionamiento de los programas de atención “Modalidad diurna”Otorgamiento de permiso de funcionamiento de los programas de atención “Modalidad Residencial”

1- Los trámites que se analizaron para desarrollar el plan de mejora Regulatorio son:

Proceso de Reclutamiento y selecciónAdopción Nacional

Esta decisión se tomo basados en varios factores analizados como son:

La adopción nacional: es el uno de los objetivos primordiales de la institución ya que esta se basa en restituir el derecho que posee la persona menor de edad de crecer, ser educado y atendido al amparo de una familia en calidad de hijo e hija.

Reclutamiento y Selección: es otro de los tramites que después de analizado, se concluyo que su frecuencia es sumamente alta, si analizamos entre otras cosas, la tasa de desempleo que experimenta el país, por lo cual dicho trámite se solicita a diario por parte de los oferentes en la institución, igualmente se valoró que la rotación de personal es muy frecuente por la naturaleza de las labores de algunos funcionarios como es el caso del personal de Cuido Directo de los menores, mismos que se deben sustituir con mayor frecuencia que cualquier otro funcionario.






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Así mismo nos dimos a la tarea de categorizar todos los trámites incluidos en el Catalogo Nacional de Trámites, para poder identificar el grado de prioridad que tiene cada tramite con respecto a los demás, del cual se obtuvieron los siguientes resultados.

INICIO DEL ANALISIS

2-IDENTIFICACION DE PRIORIDADESFrecuenci

aValor dentro del quehacer institucional

Consecuencia directas con la vida de los

PME

Total de la valoración

Adopción nacional

2 1 1 4

Reclutamiento y selección

1 2 2 5

Adopción internacional

5 4 3 12

Permisos de funcionamiento Modalidad Diurna

4 3 2 9

Permisos de funcionamiento Modalidad Residencial

3 3 2 8

Valoración 1= valor mayor 5= valor menor Resultados: entre mas alto el valor, menor es la relevancia del trámite, según la clasificación que se realizó.

RESULTADOS

TRAMITE GRADO DE IMPORTANCIAAdopción nacional 4Reclutamiento y selección 5Permisos de funcionamiento Modalidad Residencial

8

Permisos de funcionamiento Modalidad Diurna

9






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Plan de mejora Regulatoria 2015Adopción internacional 12

Después de realizado este análisis se concluye que los trámites de mayor relevancia dentro del quehacer institucional y que por ende son los que vamos a mejorar son: Adopción Nacional y Reclutamiento y Selección.

3- PROGRAMAS DE MEJORA

A-1 Primer trámite mejorado: Adopción NacionalHOJA DE RUTA

TRAMITE O SERVICIO

Solicitud de ubicación de personas menores de edad con fines de adopción nacional DESCRIPCIÒN DE LA REFORMASe realizara la reforma al Reglamento para los Procesos de Adopción Nacional, la cual modificara lo siguiente:

1. La redacción de los documentos a presentar.2. Se amplía a tres meses el plazo de vigencia de los documentos en la adopción nacional.3. Se adjunta lista de documentos que deben aportar para los procesos de adopción nacional.

Se propone nueva modificación al Reglamento para los Procesos de Adopción Nacional a fin de que en la adopción nacional el usuario no tenga que aportar certificación de nacimiento y de estado civil por cuanto estos documentos se obtendrán de la página web del Tribunal Supremo de Elecciones

FUENTE:






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Reglamento para los Procesos de Adopción Nacional e InternacionalPLAZO DE IMPLEMENTACIÓN IMPACTO

INICIO FINAL DURACIÓN Dar a conocer al usuario la documentación que debe aportarse en los procesos de solicitud de ubicación de personas menores de edad con fines de adopción nacional.Facilitarle al usuario la obtención de dos documentos que emite el Tribunal Supremo de Elecciones ya que estos nuestra institución a través de la página web de dicha entidad lo obtendrá.

19/01/2015 30/06/2015 162

LIDER:

Lic. Jorge Urbina Soto, Coordinador del Departamento de AdopcionesEQUIPO QUE ACOMPAÑA / PARTICIPA:Equipo del Departamento de Adopciones

PRÒXIMOS PASOS:1- La Comisión de Mejora Regulatoria y el Departamento de Adopciones eleven la modificación del Reglamento a Junta Directiva.2- Aprobación de la Junta Directiva. 3- Publicación en el diario oficial La Gaceta

REQUERIMIENTO EN RECURSOS :1. Talento Humano2. Normativa Supletoria vigente3. Directrices en materia de adopción

A-2- Diagrama de Flujo

Procedimiento Adopción Nacional

Se adecuan los requisitos del Reglamento de Adopciones Nacionales



Inicio




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B-1-Segundo trámite: Reclutamiento y Selección

HOJA DE RUTATRAMITE O SERVICIO



Entrevista, entrega de solicitud y lista de documentos

Presentación de solicitud y documentos

Acceso a página web del TSE para obtención de

Apertura de expediente administrativo

Valoración psico-socio-legal

Resolución final(Idoneidad o no idoneidad

Fin




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Reglamento de Reclutamiento y Selección publicado en la Gaceta Nº 119 del 23 de junio 2014DESCRIPCIÒN DE LA REFORMA

1. Se realizó modificación al Reglamento para procesos de Reclutamiento y Selección del funcionario (a) del Patronato Nacional de la Infancia.2. Modificación a la Oferta de Servicios.3. Modificación a la Declaración Jurada en un único documento incluyendo movilidad laboral, pago por auxilio de cesantía y parentesco.4. Para mayor facilidad del usuario se determina un horario para la atención y recepción de ofertas de servicio, el cual es el día jueves de cada semana de 8:00 am a 3:00 pm.5. Se adjunta lista de requisitos correspondientes al proceso de Reclutamiento que deben presentar los oferentes interesados en prestar sus servicios a la institución.FUENTE:

Reglamento para procesos de Reclutamiento y Selección del funcionario (a) del Patronato Nacional de la InfanciaPLAZO DE IMPLEMENTACIÓN IMPACTO

INICIO FINAL DURACIÓNFacilitar al usuario el proceso de Reclutamiento mediante la simplificación de los trámites indicados 19/01/201

5 28/02/2015 40 días

LIDER:

Lic. Geovanni Leiva Navarro Coordinador del Departamento de Recursos HumanosEQUIPO QUE ACOMPAÑA / PARTICIPA:

Equipo que conforma el módulo de Reclutamiento y SelecciónPRÒXIMOS PASOS:1- Dar a conocer a los funcionarios del PANI las diferencias en el nuevo Reglamento, la nueva lista de requisitos y el cambio en la hoja de Declaración Jurada.2-Hacer una revisión del Reglamento existente, basado en las experiencias de su aplicación durante el año 2014 para verificar si requiere algún otro cambio

REQUERIMIENTO EN RECURSOS :1. Talento Humano2. Normativa Supletoria vigente3. Directrices en materia salarial y empleo






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B-2 Diagrama de Flujo

Procedimiento Reclutamiento y Selección- Departamento de Recursos Humanos



INICIO

El oferente se apersona conlos documentos solicitados

Se realiza la respectiva revisión de los documentos

Cumplimiento de requisitos

Se procede a reclutar mediante confrontado de documentos

Se realiza entrevista corta, y se hace el expediente

Se rechaza oferta. Dependiendo de la necesidad del puesto se recluta para nombrar por inopia.

FINAL




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4- EVALUACION Y SEGUIMIENTO

En esta etapa del proceso la institución creó un instrumento de evaluación, donde se revisa que los tramites que han sido simplificados o mejorados, cumplan con lo establecido y con la meta propuesta, por lo cual dichos tramites ya mejorados, se pueden encontrar tanto en la página web del PANI, como en la página de del MEIC, Catalogo Nacional de Tramites. Este instrumento se pondrá en práctica cada 6 meses, e iniciara una vez que el tramite según se indico anteriormente haya cumplidos con los pasos faltantes o próximos pasos.A continuación se muestra el instrumento de Evaluación:

EVALUACION DE SIMPLIFICACION DE TRÁMITES Y MEJORA REGULATORIA

DE LOS DEPARTAMENTOS DE ADOPCIONES, ACREDITACION,

RECURSOS HUMANOS

AÑO 2015






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Elaborado por: Luis Granados Guillén Eduardo Fernández Treminio

EVALUACION SIMPLICACION DE TRÁMITESDEPARTAMENTO DE ADOPCIONES

Nombre del evaluador:Fecha de la evaluación:

OBJETIVO GENERALEvaluar el servicio que se brinda a los usuarios mediante la aplicación de adopciones a través de la página web del PANI para la gestión de trámites de la adopción nacional e internacional

DETALLE SI NO Verificación

(SI / NO) I.- General 1 ¿Tiene definido el Departamento de Adopciones los procesos y procedimientos para brindar a los usuarios los requisitos de adopción nacional e internacional?






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Plan de mejora Regulatoria 20152 ¿La jefatura tiene conocimiento respecto a la aplicación de adopciones que tiene el PANI en la página web? 3 ¿Ha hecho usted (jefatura) pruebas en el uso de esa aplicación informática? II.- Funcionamiento 4 ¿Está disponible en la página web del PANI la aplicación del Departamento de Adopciones para que los usuarios puedan accesarla? 5 ¿Se encuentra en la página web del PANI los requisitos para la adopción nacional e internacional?6 ¿Los contenidos que ofrece la aplicación del Departamento de Adopciones en la página web del PANI se logran visualizar?. 7 ¿Los contenidos que ofrece la aplicación del Departamento de Adopciones en la página web del PANI se logran consultar?.8 ¿ A través de la aplicación del Departamento de Adopciones en la página Web del PANI permite que el usuario pueda realizar trámites en línea? 9 ¿ Se tiene conocimiento de cuántos usuarios hacen uso de está aplicación al mes?

10 ¿Brinda valor agregado esta aplicación para el Departamento de Adopciones?

III.- Mejoras 11 ¿Se han realizado mejoras a la aplicación que tiene el Departamento de Adopciones en la página web del PANI para brindar un mejor servicio al usuario?


(SI / NO)IV.- Monitoreo y Evaluación12 ¿El Departamento de Adopciones ha evaluado sus procesos en virtud de la Ley de Simplificación de Trámite “Ley No 8220”?.13 ¿El Departamento de Adopciones ha evaluado sus procesos en virtud de la Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad “Ley No 7600”?.14 ¿El Departamento de Adopciones ha realizado acciones para obtener la opinión de los usuarios respecto a la aplicación del Departamento de Adopciones en la página web del PANI?.15 ¿Se revisan de forma periódica los contenidos de la aplicación del Departamento de Adopciones en la página web del PANI?.16 ¿Se realizan actualizaciones a los contenidos de la aplicación del Departamento de Adopciones en la página web del PANI?.

Comentarios / Observaciones:






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Plan de mejora Regulatoria 2015________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

EVALUACION SIMPLICACION DE TRÁMITESDEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Nombre del evaluador:Fecha de la evaluación:

OBJETIVO GENERALEvaluar el servicio que se brinda a los usuarios mediante la aplicación del Departamento de Recursos Humano en la página web del PANI para la gestión de trámites de reclutamiento y selección de personal.

DETALLE SI NO Verificació






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n(SI / NO)

I.- General 1 ¿Tiene definido el Departamento de Recursos Humanos los procesos y procedimientos para el reclutamiento y selección de personal? 2 ¿La jefatura tiene conocimiento de la aplicación que tiene el Departamento de Recursos Humanos en la página web del PANI? 3 ¿Ha hecho usted (jefatura) pruebas en el uso de esa aplicación informática? II.- Funcionamiento 4 ¿Está disponible en la página web del PANI la aplicación del Departamento de Recursos Humanos para que los usuarios puedan accesarla? 5 ¿Se encuentra en la página web del PANI información respecto a horarios y días para la recepción y reclutamiento de personal?6 ¿Los contenidos que ofrece la aplicación del Departamento de Recursos Humanos en la página web del PANI se logran visualizar? 7 ¿Los contenidos que ofrece la aplicación del Departamento de Recursos Humanos en la página web del PANI se logran consultar?.8 ¿ A través de la aplicación del Departamento de Recursos Humanos en la página Web del PANI permite que el usuario pueda realizar trámites en línea? 9 ¿Se tiene conocimiento de cuántos usuarios hacen uso de esta aplicación al mes? 10 ¿Brinda valor agregado esta aplicación para el Departamento Recursos Humanos?

III.- Mejoras 11 ¿Se han realizado mejoras a la aplicación que tiene el Departamento de Recursos Humanos en la página web del PANI para brindar un mejor servicio al usuario?


(SI / NO)IV.- Monitoreo y Evaluación12 ¿El Departamento de Recursos Humanos ha evaluado sus procesos en virtud de la Ley de Simplificación de Trámite “Ley No 8220”?.13 ¿El Departamento de Recursos Humanos ha evaluado sus procesos en virtud de la Ley de Igualdad de Oportunidades para las Personas con Discapacidad “Ley No 7600”?.14 ¿El Departamento de Recursos Humanos ha realizado acciones para obtener la opinión de los usuarios respecto a la aplicación del Departamento de Recursos Humanos en la página web del PANI?15 ¿Se revisan de forma periódica los contenidos de la aplicación del Departamento de Recursos Humanos en la página web del PANI?.16 ¿Se realizan actualizaciones a los contenidos de la aplicación del Departamento de Recursos Humanos en la página web del PANI?.






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Comentarios / Observaciones:

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