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PROGRAMA DE TRABAJO DE AUDITORÍA INTERNA (*)

(*) El objetivo de este programa de trabajo es ser una guía general de pruebas de Auditoría Interna, incluyendo la información básica encaminada a que el auditor interno adquiera un conocimiento general del área a auditar. En ningún caso sustituye a los programas de trabajo específicos que han de elaborarse para la realización de la auditoría interna de cada actividad auditable.

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GESTIÓN DE PARQUES DE MAQUINARIA

(UTILIZACIÓN Y CONTROL) INDICE

I. OBJETIVOS II. ALCANCE III. PROCEDIMIENTOS

III. 1. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN III. 2. ADQUISICIÓN Y RENOVACIÓN DE LA MAQUINARIA PROPIA III. 3. ALQUILER DE MAQUINARIA III. 4. UTILIZACIÓN DE LA MAQUINARIA III. 5. INVENTARIOS, BAJA Y ENAJENACIÓN DE LA MAQUINARIA III. 6. TASAS INTERNAS / FACTURACIÓN A LOS CENTROS DE TRABAJO III. 7. SEGUROS

I. OBJETIVOS

Comprobar si existe política y objetivos definidos de la gestión y del servicio al cliente interno y si son congruentes con las estrategias y objetivos de la Organización.

Determinar si se dispone de una información fiable e íntegra acerca de los resultados que se obtienen del parque de maquinaria propio.

Comprobar si los resultados económicos de la gestión del parque se alcanza de una forma eficaz y eficiente.

Analizar si la gestión del parque permite una atención adecuada a las necesidades de los clientes internos.

Verificar si las actuaciones del servicio del parque respetan la legislación medioambiental, así como la normativa interna.

II. ALCANCE

Sistema de gestión y control que sigue sobre sus parques de maquinaria, en cuanto a: Parques centrales, regionales o en los centros de trabajo. Adquisición, utilización y renovación de la maquinaria propia. Facturaciones a los centros de trabajo. Bajas y enajenaciones de la maquinaria propia. Maquinaria alquilada. Alquileres de la maquinaria propia a terceros. Vehículos industriales, propios o alquilados.



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Queda fuera del alcance de la auditoría interna:

El mantenimiento y reparación de la maquinaria del parque. La utilización de los vehículos de empresa no industriales. La gestión y control del almacén de consumibles del parque.

III. PROCEDIMIENTOS

III.1. ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

1. Determinar quién asume la responsabilidad de las funciones comprendidas en el ámbito de la gestión y control del parque, tales como:

Conocer y comprender los objetivos de la gestión de maquinaria. Organizar, controlar y coordinar los medios humanos, mecánicos y

materiales del Parque. Gestionar el parque según los procedimientos establecidos. Coordinar los servicios programados con los clientes internos o externos

y el calendario de envíos. Adquirir las máquinas y mantenerlas en condiciones de funcionamiento

durante su vida útil. Facturar sus servicios a la Organización o a terceros. Controlar su rentabilidad en el tiempo. Calcular sus amortizaciones, depreciaciones y revalorizaciones Realizar las reparaciones, tanto en talleres propios como ajenos. Enajenar las máquinas cuando su empleo no sea rentable o no sean

necesarias. Atender las quejas de los clientes, tanto internos como externos,

relacionadas con la maquinaria de su competencia. Investigar y dar respuesta a las quejas del servicio de maquinaria. Determinar si estas funciones están adecuadamente definidas y se llevan a cabo de forma coordinada.

2. Analizar si la estructura del servicio de maquinaria se ajusta a las características de la Organización en cuanto a:

Dimensión: En exceso o infrautilizado. Extensión y distribución geográfica. Especialización y grado de mecanización.

Evaluar si su funcionamiento permite cumplir con los objetivos, funciones y responsabilidades asignados.



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POLÍTICAS Y OBJETIVOS 3. Comprobar si las políticas definidas se encuentran formalmente establecidas.

Verificar si existe un proceso de difusión que permita ser conocida por los diferentes niveles.

4. Analizar si los objetivos establecidos en materia de maquinaria y vehículos

industriales están definidos y son congruentes con las políticas aprobadas.

SISTEMA DE GESTIÓN Y PROCEDIMIENTOS

5. Constatar si dispone de un sistema de gestión y control del parque y comprobar si:

Es una herramienta estándar que pueda evolucionar tanto tecnológica como funcionalmente.

Está integrado con los diferentes parques y centros de trabajo. Dispone de homogeneidad de procesos y de datos en los departamentos

implicados. Racionalizan los tiempos dedicados a integración y consolidación de

algunos datos, especialmente la información económica. Optimizan los procesos de toma de decisiones.

6. Verificar si existen procedimientos que desarrollen el funcionamiento del

parque.

NORMATIVA TÉCNICA, DE SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE

7. Analizar la documentación elaborada para el cumplimiento de las disposiciones

legales vigentes, tales como:

Generales de maquinaria: Reglamento de Seguridad y utilización de las máquinas. Calidades, características y condiciones de empleo de los combustibles y

carburantes. Directivas de la Comunidad Europea. Prevención de Riesgos Laborales (Protección de los trabajadores frente a

los riesgos derivados de la exposición al ruido durante el trabajo). Protección del medio ambiente.

Relacionados con vehículos y transporte. Inspección Técnica de vehículos. Uso de tacógrafos. Dispositivos de protección. Contaminación producida.



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Mercancías peligrosas. Seguros.

8. Determinar si la normativa aplicable sobre seguridad establece los requisitos

necesarios para obtener un nivel de seguridad suficiente, para preservar a las personas y a los bienes de los riesgos derivados de:

La instalación. El funcionamiento. El mantenimiento La reparación de las máquinas.

9. Verificar si se lleva a cabo estudios que permitan evaluar si el parque cumple con la Política Medioambiental, las normas, la legislación y reglamentación medioambiental aplicable, así como el compromiso de mejora continua y de prevención de la contaminación.

INFORMACIÓN ECONÓMICA

10. Determinar si se planifican los servicios del parque y la previsión de sus

necesidades y si se realiza el seguimiento de la gestión presupuestaria.

11. Constatar si se realiza un control presupuestario y de gestión eficaz que permita el análisis y seguimiento de los gastos derivados del parque.

12. Analizar el Control Presupuestario y de gestión establecido, comparando los

importes presupuestados con los gastos reales incurridos en el ámbito de parques, talleres, servicios, máquinas o grupo de máquinas. Comprobar las desviaciones más relevantes.

13. Determinar si dispone de una información sobre las actividades realizadas en el

parque, los recursos utilizados, los resultados obtenidos y los costes de funcionamiento.

14. Verificar si existe un desglose contable adecuado que facilite el análisis y

seguimiento de las diferentes cuentas que recoge el parque, y si la contabilidad analítica permite realizar este análisis.

15. Analizar la información que se elabora sobre los costes del parque. Determinar sí:

Es fiable y completa. Sirve para la toma de decisiones por la Dirección. Se producen desviaciones relevantes, son analizadas y corregidas. Existen canales de información ascendente y descendente.

PERSONAL



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16. Obtener una información relativa a la estructura del personal asignada al

parque, su dotación y cualificación profesional. Comprobar si se llevan a cabo estudios que permitan concluir sobre la adecuación de estos recursos humanos.

17. Revisar las dietas, primas, gastos adicionales, horas y servicios extraordinarios

del personal adscrito al parque, comprobando su adecuación y autorización debida.

18. Verificar si existen procedimientos que permitan conocer y controlar la

presencia y ubicación física del personal del parque. Determinar la eficacia de tales procedimientos.

III.2. ADQUISICIÓN Y RENOVACIÓN DE LA MAQUINARIA PROPIA

RENOVACIÓN

1. Obtener los planes de inversión en maquinaria de los últimos años y contrastarlos

con las necesidades de renovación, así como con las inversiones realmente producidas en cada ejercicio, con el fin de analizar las diferencias resultantes.

2. Analizar si se llevan a cabo compras de máquinas y otros equipos mecánicos,

efectuadas en los centros de trabajo para encubrir la realización de inversiones no autorizadas de maquinaria que, al no poderse efectuar en el parque, se desvían hacia el centro de trabajo interesado.

3. Revisar los sistemas de control de costes de cada máquina a lo largo de su vida útil

y si se realizan informes que sirvan de base para la renovación de la maquinaria.

ADQUISICIÓN 4. Determinar si existen procedimientos aprobados para la maquinaria y vehículos

industriales del parque relativos a:

Propuestas e informes sobre adquisición. Utilización. Bajas de las máquinas y vehículos del parque.

5. Comprobar si el procedimiento de gestión de adquisiciones incluye lo relativo a:

Debe entenderse como maquinaria propia aquella que pertenece a la Organización, es gestionada y controlada por un parque, que repercute una tasa de alquiler según tarifas que se facturan, de acuerdo a los procedimientos establecidos.



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Selección previa de proveedores. Solicitud de ofertas. Estudio comparativo. Elección. Autorización. Acuerdo con el suministrador Accesorios y opcionales definidos. Comisiones del vendedor. La idoneidad de la máquina. Los aspectos de seguridad. El coste de conservación.

6. Verificar si todos los gastos asociados a la operación de compra de una máquina proveniente de los trabajos de taller (internos o externos) se van computando a la operación, para poder analizar los costes reales incurridos.

7. Analizar la base de datos de proveedores utilizada para las adquisiciones de

maquinaria determinando si:

Se requiere la evaluación previa del proveedor para su inclusión en la base de datos.

Existe un amplio número de proveedores que evite concentraciones de compras inadecuadas en un número reducido de proveedores.

Existen proveedores exclusivos para determinadas marcas o modelos de maquinaria.

8. Verificar si el sistema informático permite analizar cada una de las operaciones

y si permite conocer la información relativa, aspectos tales como:

Consultar bonificaciones por grupos de máquinas. Marcas. Vendedores.

9. Cuando la adquisición de maquinaria nueva implique la entrega o eliminación

de la maquinaria usada, determinar si estos costes se tienen en cuenta para calcular la rentabilidad de la operación.

10. Cuando la Organización se ocupa por sus propios medios de la matriculación de

las máquinas y vehículos industriales, verificar que realiza las gestiones relativas a:

Pago de los impuestos municipales de matriculación. Obtención de los talonarios de hojas de ruta. Actualización de los seguros (de máquinas y vehículos matriculados o no). Aviso respecto a inspecciones técnicas. Tramitación de las transferencias por venta o bajas por desguaces.



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Analizar si los procedimientos establecidos aseguran que estas gestiones se llevan a cabo en tiempo y forma adecuados.

III.3. ALQUILER DE MAQUINARIA

1. Obtener una clasificación de la maquinaria alquilada, por diversas categorías, tales como:

Líneas. Familias. Subfamilias.

Comprobar si cada máquina se encuentra asociada a algún nivel de clasificación.

2. Verificar si cuando se utiliza maquinaria alquilada a terceros existiendo maquinaria propiedad de la Organización disponible, esta elección esta justificada por una reducción de costes efectiva.

3. En cada uno de los centros de trabajo visitados durante la revisión, anotar los precios y condiciones del alquiler, así como sus características fundamentales de las máquinas alquiladas.

Comparar estos costes con la información relativa a la maquinaria propia disponible en el parque y valorar la razonabilidad de la decisión adoptada.

4. Elaborar un resumen por parque y centros de trabajo de esos datos, para contrastarlos posteriormente con las Tasas Internas de alquiler de otras máquinas similares, con el fin de analizar las posibles diferencias existentes.

5. Determinar si existen o no criterios objetivos concretos para decidir cuándo debe usarse maquinaria alquilada y cuando no y, en el primer caso, si el proceso de selección del suministrador es adecuado.

Valorar la razonabilidad de tales criterios.

6. Para las máquinas alquiladas o tipos similares de ellas que se estén utilizando, analizar las ofertas solicitadas y la justificación de la selección realizada.

7. Para el alquiler con opción de compra (leasing, renting, etc.) comprobar si se tiene en cuenta:

La maquinaria que alquila a terceros tendrá como coste la valoración real del coste por alquiler según el trabajo realizado y el contrato firmado.



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El control a través de los plazos de pago. El cálculo de la cantidad, en función de las condiciones del alquiler. Los intereses a pagar. El valor residual.

8. Seleccionar una muestra de facturas de alquileres, comprobando que:

Los importes y los conceptos de alquiler facturados corresponden a los contratados.

Las unidades de facturación utilizadas por el proveedor son coincidentes con las contratadas (unidades de medida, horas, etc.)

No se incluyen en la factura conceptos o unidades de facturación que excedan de las contratadas.

No se incluyen en la factura conceptos diferentes al alquiler de las máquinas.

Se imputan contablemente de forma adecuada los alquileres.

9. Comprobar posteriormente si en el concepto de coste de alquiler de maquinaria, existe contablemente como tal, y si solo se han incluido los importes estrictos de alquiler y sin ninguna omisión.

10. Determinar si existe un control de paradas que permita obtener el histórico de paradas, con el fin de disponer de datos fiables del tiempo trabajado.

Verificar que el tiempo de alquiler coincide con el efectivamente trabajado. En caso de diferencias significativas analizar la razonabilidad de las justificaciones obtenidas.

11. Si se dispone de Avisos SMS, comprobar si el enlace con el servidor permite el envío de mensajes SMS, y si se avisa en tiempo real a un móvil indicando que alguna de las máquinas que ha salido del rango permitido por el usuario en alguno de los parámetros de control establecidos.

III.4. UTILIZACIÓN DE LA MAQUINARIA

1. Comprobar si disponen de información sobre el nivel de utilización del Parque y

el ajuste del empleo de las máquinas en los centros de trabajo a la planificación existente. Comprobar si se dan actuaciones coincidentes de maquinaria del parque con el uso en los centros de trabajo de maquinaria directamente alquilada por estos a terceros. En caso de coincidencia, evaluar la razonabilidad de las justificaciones obtenidas.

El parque cede a los centros de trabajo la maquinaria mediante un arrendamiento interno. La maquinaria cedida puede ser tanto de propiedad como alquilada por el propio parque.



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2. Seleccionar una muestra de los centros de trabajo y de la Planificación de cada

uno de ellos, obtener las actividades que requieren empleo de maquinaria, haciendo referencia a la fecha más temprana de inicio de la actividad y la más tardía de su finalización.

3. En cada centro de trabajo seleccionado, obtener que máquinas alquiladas

directamente por el propio centro han trabajado en algún momento y entre que fechas. Posteriormente, averiguar en el parque central que máquinas propias similares han estado sin utilización total o parcialmente entre esas mismas fechas.

4. Verificar si se dispone de una información sobre la utilización de cada máquina

del parque que permita diferenciar:

Total del tiempo trabajado. Total del tiempo de parada. Centros en los que se ha utilizado. Evolución histórica de estos datos en los últimos años.

Compararla esta información con el total de horas laborables de cada año y por grupos homogéneos de máquinas, obtener sus niveles globales de utilización y analizar su situación actual y evolución anterior.

5. Para las máquinas con baja utilización, obtener los valores de inventario y/o

pendientes de amortizar. Analizar si el valor neto contable de estas máquinas es el adecuado en función de su bajo nivel de ocupación.

6. Analizar las causas de la existencia de maquinaria parada, en reparación o maquinaria puesta a disposición del parque y no retirada.

7. Para el control de la posición de la maquinaria, comprobar si se cuenta con un

sistema GPS que permita:

Controlar en todo momento la posición en tiempo real de cada máquina o vehículo.

Obtener registros históricos de ubicación. Localizar las máquinas o vehículos sustraídos

8. Si dispone de Avisos SMS, comprobar si el enlace con el servidor permite el

envío de mensajes SMS, y si se avisa en tiempo real a un móvil indicando que alguna de las máquinas que ha salido del rango permitido por el usuario en alguno de los parámetros de control establecidos.

9. En los casos de robos, verificar si en el sistema establecido de antirrobos se

puede visualizar en la web donde se encuentra la máquina.



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Comprobar si está definido un ámbito de actuación, tal como poder recibir un mensaje al móvil indicando la movilidad no deseada de una máquina.

III.5. INVENTARIOS, BAJA Y ENAJENACIÓN DE LA MAQUINARIA

INVENTARIOS 1. Determinar si la información que se obtiene del tratamiento informático, al menos

contiene:

Inventario general, con indicación de la situación, en centro de trabajo, en almacén o en reparación.

Inventario por zonas, desglose del anterior clasificado por centros. Inventario de máquinas alquiladas por el parque. Relación de altas y de bajas mensuales y anuales. Listado de amortización técnica, por máquina y general.

2. Determinar si el sistema permite analizar el historial de cada máquina y en qué

momento es rentable su venta. Verificar si también se puede obtener datos de beneficios por grupos de máquina del mismo tipo, facturación teórica, etc.

3. Verificar si los inventarios de maquinaria incluyen las actualizaciones establecidas

legalmente y se controla las altas y bajas que se produzcan. Comprobar que los datos contenidos en el inventario de cada máquina, al menos incluyan:

Clase de máquina. Marca. Modelo. Número de fabricación. Fecha de alta. Datos correspondientes a los motores acoplados. Número que se le asigne a la máquina para su clasificación. El código que le corresponde para el cálculo de las amortizaciones fiscales. Datos de régimen interior de alquileres internos.

4. Seleccionar una muestra de maquinaria del parque incluida en los registros de

inventario comprobando su realidad física y estado de utilización. Seleccionar máquinas existentes en el parque, verificando que figuran registradas en el inventario permanente.



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BAJA Y ENAJENACIONES 5. Comprobar si existe un procedimiento para la baja y/o venta de una máquina.

Analizar si incluye aspectos tales como:

Justificación de la baja. Propuesta y autorización por un nivel de responsabilidad adecuado. Materialización de la baja en inventario y frente a seguros. Decisión fundada de venta, como máquinas de segunda mano o como

chatarra. Obtención de suficientes ofertas alternativas de su venta. Elección justificada del comprador. Soporte documental adecuados de la venta (tickets de báscula, por

ejemplo si se trata de venta de desguace o chatarra) Cobro del importe de la venta.

6. Obtener una relación de todas las propuestas de baja solicitadas que no hayan sido

autorizadas y revisar: Los motivos aducidos. La fecha de cada propuesta. Las causas por las que no se ha refrendado.

Comprobar que la máquina o vehículo continúa existiendo físicamente.

7. Para las máquinas vendidas, analizar si se dispone de tasaciones realizadas a un

periodo determinado que estén basadas en informaciones manejadas de las diferentes transacciones de máquinas realizadas. Verificar si incluyen aspectos, tales como:

Los precios de venta de maquinaria nueva. La corrección de precios por coeficientes de desvalorización en función

de la antigüedad de la máquina. El número de horas trabajadas.

8. Para los robos de la maquinaria, comprobar si se han formulado la

correspondiente denuncia y si existen informes de las actuaciones seguidas de evaluación de los hechos.

III.6. TASAS INTERNAS / FACTURACIÓN A LOS CENTROS DE TRABAJO

Los centros de trabajo reciben la facturación interna del parque por las máquinas que figuran asignadas y que habrán sido calculadas de acuerdo con los procedimientos establecidos y a unas tarifas autorizadas.



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1. Verificar si se dispone de criterios definidos en la aplicación de Tasas Internas y si el proceso de facturación interna entre el Parque y centros de trabajo por el empleo de maquinaria.

Determinar si estos criterios no originan discrepancias en su aplicación con los centros de trabajo.

2. Para comprobar la aplicación de las tasas internas del parque a los centros de

trabajo, para un periodo de tiempo obtener las tasas aplicadas, comprobando el tipo de facturación realizado:

Horarias: Por hora de disposición. Por hora de trabajo.

Diarias: Por día de presencia. Por día de trabajo.

Semanales.

Mensuales.

Otros casos aplicables: Maquinaria especial. Maquinaria con prevención de utilización baja. Mínimos de trabajo. Sin combustible. Sin operador. Según turnos de trabajo. Deducciones.

Revisar que las facturaciones realizadas coinciden con las tasas internas autorizadas, se basan en una documentación de soporte adecuada y están calculadas de la forma correcta.

3. Verificar si existen tasas internas pendientes de ser aceptadas por el centro de trabajo y averiguar las causas de tal retraso.

4. Para los intercambios de maquinaria entre los centros de trabajo, verificar que:

Están aprobadas por el Parque. El traslado se encuentra debidamente documentado Las fechas del movimiento de traslado coinciden con las del comienzo y

final del periodo de facturación de tasas de esa máquina para cada uno de los centros.



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5. En el caso de que exista facturación complementaria por la cesión del operador de la máquina, comprobar que las horas facturadas coinciden con las reflejadas en sus partes de trabajo y que estos aparecen firmados por un responsable del centro de trabajo.

6. Analizar los procedimientos utilizados por el parque para obtener la información

necesaria que permita realizar la facturación de la maquinaria. Revisar si se basa en documentos o información interna, tales como:

Parte de Trabajo de Maquinaria. Parte de Alquiler a Terceros. Control de Vehículos. Mantenimiento en el centro de trabajo.

Determinar la fiabilidad, puntualidad e integridad con la que el parque obtiene esta información básica para realizar la facturación.

ALQUILER DE MAQUINARIA PROPIEDAD DEL PARQUE A TERCEROS

7. Analizar las políticas seguidas para la determinación de las tarifas de alquiler. Comprobar si están definidos aspectos tales como:

Los precios de coste a utilizar como base del cálculo. Margen de beneficio repercutido y criterios para su variación. Diferenciación en función de zonas geográficas, tipo de clientes, etc. Criterios específicos de cálculo para alquileres o licitaciones a

organismos gubernamentales. Alquileres a bajo precio o sin margen.

Evaluar si las políticas están adecuadamente formalizadas y son conocidas.

8. Verificar si los diferentes descuentos son globales por cliente, o por reducciones por

tramos de tiempo de alquiler y si se asignan descuentos para un cliente de trabajo concreto o una máquina determinada.

9. Comprobar si además de las diferentes opciones de alquiler (por horas o por días)

existe la opción de precios especiales por mes, alquiler por porcentaje diario o mensual. Determinar si el seguro se adapta a la máquina, por días naturales, laborales, etc.

10. Verificar si los gastos adicionales, tales como: transporte, seguro, carburantes y

cualquier otro concepto asociado al alquiler, se documentan y facturan adecuadamente al cliente.



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III.7. SEGUROS 1. Comprobar sí tiene concertado operaciones de seguro que tengan como fin

garantizar como ámbito de cobertura las instalaciones y las máquinas de sus parques de maquinaria. Determinar su alcance, nivel de cobertura y si existen aspectos relevantes no cubiertos.

PARA LAS MÁQUINAS ALQUILADAS PROPIEDAD DE TERCEROS 2. Comprobar si, globalmente o por centro de trabajo, tiene concertado algún seguro

que cubra posibles daños y responsabilidades derivadas del uso de máquinas alquiladas.

3. Comprobar que para las máquinas alquiladas a terceros se requiere una

documentación justificativa del seguro concertado por su propietario. 4. Para las máquinas alquiladas que se estén usando en el centro de trabajo,

comprobar si la cobertura y la cuantía responden a la naturaleza del servicio que están llevando a cabo en el centro, de forma que cubra cualquier daño a terceros o a la Organización.

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