IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN Y LA PLANEACIÓN EN LAS EMPRESAS

En la actualidad las empresas no pueden darse el lujo de improvisar, cada actividad debe ser planeada y organizada con anterioridad .Es decir, todos los procesos que se lleven a cabo deben anticiparse a su ejecución ya que esto determinara la eficiencia de su administración y por ende influye directamente en sus utilidades.

Dentro de la administración es muy importante conocer  y manejar con claridad los conceptos de planeación y organización los cuales forman parte del proceso administrativo; ya que el correcto funcionamiento y vínculo dentro de las partes de dicho proceso es considerado por muchos como un pilar del éxito de las empresas.

El proceso tiene aplicación universal y los gerentes lo pueden aplicar, no importando el tipo de empresa de que se trate. Es utilizado donde varias personas trabajan juntas para el logro de objetivos comunes. Este proceso lo puede utilizar un gerente de una empresa constructora e igualmente lo utilizará un gerente de una tienda de departamentos. Así mismo, este proceso puede ser utilizado en cualquier nivel de la organización ya sea directivo o simplemente de supervisión.

Según la perspectiva global de los autores Harold, koontzy Heinz weihrick, las funciones del administrador son: planificación, organización, dirección y control que conforman el proceso administrativo cuando se les considera desde el punto de vista sistemático. Fayol señala que estos elementos se aplican en negocios, organizaciones, políticas, religiosas, filantrópicas y militares.

El proceso administrativo es un conjunto de fases que al funcionar por si solas e integrarse con las demás garantizan la eficiencia de la empresa. Estas etapas son: planeación, organización, dirección y control.

También se puede decir que el proceso administrativo está formado por tres etapas. La primera etapa es la encargada de las bases o que en otras palabras funciona como el engranaje del proceso administrativo, la conforman la planeación y la organización. La segunda etapa es la encargada de darle el correcto movimiento a dicho engranaje desde la dirección y la última fase es la encargada de verificar que las dos etapas anteriores se complementen y trabajen de manera correcta a través del análisis y comparación de sus resultados a través del control.

Retomando el enfoque de la planeación pero comprendiéndola ya como una parte del proceso administrativo en relación constante con las demás. El concepto de planeación puede entenderse teniendo en cuenta lo siguiente: “…Prever o planear aquí, significa a la vez calcular el porvenir y prepararlo: Prever ya es obrar” Dávila C. (1996) citado por Fayol, 1961.Pag 183).

En términos prácticos “Las empresas se desarrollan en contextos cada vez más dinámicos. Los mercados evolucionan con una rapidez vertiginosa, y la capacidad para adaptarnos a esas variaciones será fundamental. La planificación nos ofrece una visión a medio y largo plazo, ya que posibilita que evolucionemos con el mercado, e incluso que nos anticipemos al cambio ofreciendo ventajas competitivas que nuestros competidores aún no han descubierto” (Campoy, 2007, p. 11). En otras palabras, la planeación define a donde se pretende llegar, qué debe hacerse, cuándo y en qué orden.

Después de haber realizado el proceso de planeación o pronóstico mediante los objetivos y las metas de la empresa a largo y corto plazo, se procede a organizar las ideas, para iniciar con la parte estructural que determinara la formación de la empresa.

“…Organizar una empresa es proveerla de todo lo que es útil para su funcionamiento: materias, herramientas, capitales y personal”. Dávila C. (1996) citado por (Fayol, 1961:198).

Al tener en cuenta que organización como entidad social de la empresa es donde un grupo de personas se reúnen e interactúan entre sí para alcanzar un objetivo específico.  Con esto se quiere decir, que organización, son todas las personas que participan en una empresa, porque como empleados forman una organización formal pues esta se basa en la división del trabajo ya que es la organización formalizada oficialmente, y también está la organización informal pues es aquella que se forma espontáneamente entre un grupo de personas que tienen temas afines o gustos por algún tema en especial y esta organización no aparece en ningún documento formal de la empresa.

La organización también significa estructurar e integrar los recursos y los órganos encargados de su administración, relacionarlos y fijarles sus atribuciones. Chiavenato I. (2001).

La organización de las empresas cumple un papel muy importante ya que maneja tres niveles que son institucionales, intermedios, operacionales.  El primer nivel se refiere a la superestructura de la empresa, el formato organizacional y los procesos de comportamiento, el segundo se refiere a la agrupación de unidades de subsistemas, como lo son departamentos o divisiones. Y el tercero se refiere a la estructura de las posiciones y las actividades en los cargos.

Finalmente podemos decir que las funciones principales de la planeación son: garantizar el correcto crecimiento de la empresa a través de la eficiencia la cual se logra con el aprovechamiento de los recursos, en los tiempos correctos y con un porcentaje mínimo de riesgo.

En cuanto a la organización es imprescindible considerar los errores e imprevistos dentro de la empresa y las soluciones o lo que se puede denominar plan b para el momento en que estos se presenten , es decir, planificar que hacer en caso de errores es ir un paso adelante y esto representara eficiencia en los resultados. Dentro de la organización y la planeación el tiempo es un factor de suma importancia ya que representa beneficios o pérdidas según el desarrollo que se les da a estas. La toma de decisiones es la selección de un curso de acciones entre alternativas, es decir que existe un plan, un compromiso de recursos de dirección o reputación.

Se debe considerar a demás que si bien, todo empresario o directivo que desee realizar una gestión eficaz de su empresa debe contar con las herramientas necesarias que le permitan tomar decisiones adecuadas, no podemos olvidar que no hay dos empresas iguales, y en consecuencia, las soluciones a nivel organizacional no brindaran los mismos resultados en dos de ellas.

Por lo antes señalado sobre la planeación y la organización se puede decir que es importante considerarlas dentro de las empresas como etapas de factibilidad, desarrollo y crecimiento sin olvidar las proyecciones a futuro. Es por esto que los recursos con lo que se cuenten deben emplearse guiados por el proceso administrativo de tal forma que sus etapas cumplan con eficiencia cada una de sus funciones.

BIBLIOGRAFÍA

Campoy, D. (2007).Cómo gestionar y planificar un proyecto en la empresa. Técnicas y métodos para el éxito de un proyecto empresarial. Recuperado el 9 de abril de 2015, de http://www.ideaspropiaseditorial.com/documentos_web/documentos/978-84-9839-168-8.pdf

Chiavenato, I. Introducción a la teoría general de la administración. (5ª Ed.).

Moreno,D.(2013, 27 de mayo). Competencia: Coordinar los procesos de la organización de acuerdo a las políticas y normatividad vigente. Mensaje #1. Mensaje dirigido a http://asistenciaenadmondeempresascemped.blogspot.com/

Londoño, A. Proceso administrativo: Importancia en la organización.

stoner, J., freeman, E., Gilbert,D. Administración. (6ª Ed.).

Koontz, H., Cyril O'Donnell (1975). Elementos de administración moderna. McGraw-Hill.