“Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación”

Presentado por:

SULLA FLORES MORAYMA

Curso

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Semestre

III

HUANCAYO 2015

TRABAJO FINAL

UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES – C.C. A.A. C.C

1. INTRODUCCIÓN

El trabajo que se verá a continuación se hace con la finalidad de establecer y

distinguir los diferentes conceptos de un sistema de Organización y Métodos,

para comparar las funciones que realiza de acuerdo con la dependencia en la

cual trabaja y las características que debe contener los análisis del mismo.

Para comprender esas definiciones se hablará un poco de la creación y de los

antecedentes de este sistema de mejoramiento en el campo laboral

administrativo.

Se profundizará en las funciones que cumple la unidad de O y M,

para poder destacar la mejor ubicación del mismo en una empresa u organismo,

basándose y teniendo en cuenta la coordinación y las normativas de dicho

órgano.

El avance incesante de la complejidad en la Administración y todos los evidentes

defectos que ella acusa, ha puesto en guardia a los integrantes de

las empresas los cuales han buscado los medios necesarios para sistematizar,

controlar y dar mayor eficiencia a su administración.

Y es así como hoy en día, en la mayoría de las empresas han sido creadas

Centrales de Organización y Métodos para dar eficiencia y simplicidad al

mecanismo administrativo; Organización y Métodos es uno de los términos que

integran la labor general de la racionalización.

2. Principios de la administración y sus respectivas definiciones.

Los principios de la administración son los criterios necesarios para identificar y

agrupar el trabajo que debe hacerse en la organización. Fueron creados por

Henry Fayol. Además, son necesarios para definir y establecer las relaciones

interpersonales con el fin de hacer cooperativo el trabajo de las personas que la

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componen. En razón de ello se determinan las actividades específicas que son

necesarias para alcanzar los objetivos que prevé la organización y se asignan

tareas a los individuos.

Los principios de la administración son los siguientes: autoridad, delegación,

responsabilidad, división del trabajo, unidad de mando, tramo de control, cadena

de mando, unidad de objetivos, eficiencia y definición funcional.

Es importante destacar que estos dependen del autor.

2.1. Autoridad

La autoridad es el derecho que tiene un jefe para requerir que un

subordinado realice una tarea, con el fin de lograr los objetivos de la

organización. Se refiere a decidir y a ejercer el mando. La autoridad puede

ser delegada, es decir, se puede transferir ese derecho a otra persona por

un tiempo y/o en una situación determinada.

La autoridad es de origen legal (significa que es inherente al cargo ocupado)

e implica la posibilidad de sancionar a quien no la respete. Otorga el

derecho que tiene el jefe de dirigir a los subordinados en las tareas y

exigirles un desempeño satisfactorio en función de las tareas asignadas.

En la medida en que un jefe sea capaz de hacer valer sus derechos,

poseerá poder. Si entendemos al poder como la capacidad de influir sobre

el comportamiento del otro de acuerdo con el propio deseo, se puede decir

que la autoridad es "el poder legitimado", es decir que esta capacidad está

amparada por la ley de la organización, expresada a través de las

normativas y del manual de funciones de la organización.

2.2. Delegación

La autoridad y el poder pueden ser delegados, es decir que un jefe le puede

otorgar a un subordinado la autoridad necesaria para realizar su tarea.

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La delegación hace posible la organización del trabajo, pues se transfiere

la posibilidad de efectuar mayor cantidad u otras tareas a las que

habitualmente hace una persona de acuerdo con una necesidad

organizacional. Este es un proceso que se produce en dos direcciones, ya

que debe ser percibida y entendida como útil y necesaria tanto por quien

transfiere como por quien recibe esas nuevas responsabilidades. Esto es

importante de destacar pues si quien recibe las nuevas tareas no las valora

como importantes para la consecución de los objetivos, asumirá que sólo

han "aumentado su carga de trabajo".

El proceso completo de delegación implica:

a) determinación de los resultados esperados;

b) asignación de tareas;

c) transferencia de la autoridad para llevar a cabo esas tareas;

d) asignación y exigencia de la responsabilidad derivada de la ejecución

de la tarea.

2.3. Responsabilidad

La responsabilidad es el deber que tiene una persona de cumplir con las

tareas encomendadas. Es el deber de rendir cuentas a un superior por el

trabajo asignado.

La responsabilidad total de un jefe en una tarea determinada no puede ser

delegada. Por tal razón, existe el derecho por parte de éste de pedir

rendición de cuentas a la persona a quien asignó una tarea.

La responsabilidad también es un aspecto subjetivo de la persona cuando

ésta la asume, es decir, se crea un compromiso personal ante sí mismo de

cumplir de la mejor manera sus obligaciones.

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Se supone que todas las personas que componen una organización tienen

responsabilidad. Lo que ocurre es que hay diferencias según las jerarquías:

a mayor jerarquía, mayor responsabilidad, pues sus actos (y sus

consecuencias) involucran a mayor cantidad de gente en la organización.

2.4. División del trabajo

La división del trabajo consiste en dividir y agrupar las actividades de una

organización para que contribuyan al logro de los objetivos, y es un paso

necesario para conformar la estructura de la organización.

La división del trabajo tiene por finalidad producir más y mejor con el mismo

esfuerzo. La especialización en una función, sea técnica o de dirección,

permite adquirir una habilidad y una seguridad que mejoran el rendimiento;

en tanto que el cambio de ocupación o de tarea implica un esfuerzo de

adaptación que disminuye el rendimiento.

La separación de tareas determina que cada individuo se especialice en un

tarea o en un conjunto de tareas específicas, que requieren el desarrollo de

determinadas habilidades, que generan un aprendizaje específico y que

individualiza la acción de cada especialista.

2.5. Unidad de mando

La unidad de mando implica que para la ejecución de un acto cualquiera,

una persona debe recibir órdenes de un único jefe. Cada subordinado debe

ser responsable ante un superior.

Este principio tiene dos sentidos: en un sentido clásico -que se ajusta al

principio de Fayol-, un subordinado sólo puede tener un único jefe para

evitar las confusión de órdenes; en un sentido práctico, es necesario que

exista una autoridad final que pueda dirimir y resolver un conflicto

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provocado por órdenes contradictorias dadas por distintos jefes

subalternos, sin perder tiempo ni recursos económicos.

Asimismo, la unidad de mando ayuda a organizar mejor el sistema

jerárquico y estructural para el cumplimiento de los objetivos

organizacionales.

2.6. Tramo de control

El tramo de control implica verificar que las actividades se realicen de

acuerdo con el programa establecido. Se aplica a cosas, personas y

operaciones. Para ello se debe establecer el número de personas o

unidades que puede supervisar un jefe, y el resultado de esto es la aparición

de los niveles jerárquicos en una organización. Para que el control sea

efectivo, debe existir un límite en el número de personas o unidades a

controlar. Se trata de buscar la mejor forma de dividir las tareas y las

responsabilidades.

Este principio tiene mucha importancia en el diseño y la conducta de la

organización. Puede influir no sólo en la posibilidad del ejercicio del control,

sino también en la velocidad de las comunicaciones y la información. Un

tramo de control reducido permite una supervisión y un control estrecho y

comunicaciones rápidas; en tanto que un tramo de control amplio exige

políticas claras y delegación para poder alcanzar a todos.

El tramo ideal, es decir, el mejor número para controlar y supervisar,

dependerá de cada situación, o sea, del grado de capacitación que presente

el personal, la velocidad de los cambios en la organización, la cantidad de

contactos que se pueda tener con el personal, la claridad de las políticas,

las normas y la calidad de la delegación de la organización. Cuando se pasa

el límite de subordinados que una persona pueda supervisar eficazmente,

se debe delegar.

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Hay tres posibles consecuencias de la aplicación de este principio:

Cuando aumenta la cantidad de dependientes a cargo de un jefe se

reducen los niveles jerárquicos, mejoran las comunicaciones y se

dificulta el control.

En cambio, cuando el número de dependientes es bajo para cada

jefe, crece el número de niveles jerárquicos, lo que dificulta las

comunicaciones pero mejora el control.

En el caso de aplicarse este principio en forma equilibrada, se

resuelven los problemas de comunicación y control.

2.7. Cadena de mando

La cadena de mando es el conjunto interconectado y continuo de relaciones

de dependencia que se extiende desde el máximo nivel de la organización

hasta su base.

Cada titular de un puesto es responsable ante un superior. Este principio se

conecta con el de autoridad y proporciona a un superior una línea de mando

sobre su subordinado.

La cadena de mando se refiere a que debe existir una línea claramen-te

definida entre la autoridad máxima y cada una de las posiciones

subordinadas en la estructura de la organización. Según Henry Fayol, "la

vía jerárquica es el camino que siguen, pasando por todos los grados de la

jerarquía, las comunicaciones que parten de la autoridad superior o las que

le son dirigidas". En la práctica, este principio tan rígidamente establecido

por Fayol no se cumple, pues impediría que las comunicaciones en las

organizaciones sean dinámicas, rápidas y efectivas.

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2.8. Unidad de objetivos

La unidad de objetivos implica que en el sistema organización cada uno de

los sectores (subsistemas) y de las personas debe contribuir a que se

alcancen los objetivos de la organización.

Sin importar el nivel en el que se ubique cada individuo, es muy importante

que la gente conozca cuáles son los objetivos organizacionales para que

ellos guíen su gestión dentro de la organización. O, en todo caso, si no está

de acuerdo o no comparte los mismos objetivos, pueda tener la posibilidad

de irse de ella.

Fayol denomina a este principio como el de "subordinación del interés

particular al interés general" y afirma que "en cualquier grupo, el interés de

éste debe sobreponerse al interés de los individuos. Cuando ambos son

diferentes, es función de la administración conciliarlos. El interés de una

persona no debe prevalecer sobre el interés de la organización".

2.9. Eficiencia

Los objetivos organizacionales deben alcanzarse con el mínimo de costos

y consecuencias no deseadas. Es decir que la eficiencia es alcanzar los

mejores resultados al menor costo posible. Desde esta perspectiva, no

implica necesariamente alcanzar el óptimo resultado, puesto que ello puede

acarrear un aumento de costos que no lo justifique. Por eso, la eficiencia

supone la mejor utilización de los recursos disponibles en la organización.

En la terminología de uso industrial, existen conceptos asociados al de

eficiencia, o que constituyen acepciones más restringidas de ésta.

Rendimiento es la eficiencia del recurso máquina (maquinaria que se

utiliza para la transformación de insumos en productos).

Aprovechamiento es la eficiencia del recurso materia prima (insumos

para la fabricación de productos).

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Eficiencia suele utilizarse para denotar la del recurso mano de obra

(operarios y/o empleados).

De todos modos, téngase la definición planteada como válida para

cualquiera de estas situaciones.

2.10. Definición funcional

El principio de definición funcional exige que cada área, departamento,

división y puesto de trabajo sea definido de manera clara en relación con

las actividades que debe realizar, el grado de delegación y las relaciones

de autoridad establecidas. La consecuencia será que se deberán diferenciar

las distintas funciones y tendrán que ser divididas hasta el grado exigido por

el desarrollo y el crecimiento de la organización. Este proceso se denomina

funcionalización.

3. Organización, Clases de Organización (formal, informal) tipos de

organización, principios de la organización y sus respectivos definiciones.

Existe una gran variedad de organizaciones: empresas industriales, comerciales,

organizaciones de servicio (bancos, universidades, hospitales, tránsito, etc.),

militares, públicas, que pueden orientarse hacia la producción de bienes o

productos; éstas ejercen presión sobre la vida de los individuos y hacen parte

integral del medio donde el hombre trabaja, se recrea, estudia, satisface sus

necesidades.

3.1. Clases de organización

Organización Formal

Mecanismo o estructura que permite a las personas laborar conjuntamente

en una forma eficiente.

Cada miembro puede contribuir en forma más eficiente con su trabajo,

para la conservación del objetivo primordial.

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Propósitos:

Permitir al administrador o ejecutivo profesional la consecución de los

objetivos primordiales de una empresa.

Eliminar duplicidad de trabajo

Asignar a cada miembro de la organización una responsabilidad

y autoridad para la ejecución eficiente de sus tareas.

Una excelente organización permite el establecimiento de canales

de comunicación adecuados.

La organización formal es un elemento de la administración que tiene

por objeto agrupar o identificar las tareas y trabajos a desarrollarse

dentro de la empresa.

Organización Informal

Es la resultante de las reacciones individuales y colectivas de los

individuos ante la organización formal.

Este tipo de organización se puede observar en cinco niveles diferentes:

o Organización Informal Total, considerada como un sistema

de grupos relacionados entre sí.

o Constituida en grupos mayores de opinión o de presión sobre algún

aspecto particular de la política de la empresa

o Grupos informales fundados en la similitud de labores y relacionados

más o menos íntimamente.

o Grupos pequeños de tres y cuatro personas relacionados íntimamente.

o Individuos aislados que raramente participan en actividades sociales.

3.2. Tipos de Organizaciones

Como se mencionó anteriormente, las organizaciones son extremadamente

heterogéneas y diversas, por tanto, dan lugar a una amplia variedad de tipos

de organizaciones.

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Organizaciones Según Sus Fines.

Es decir, según el principal motivo que tienen para realizar sus actividades.

Estas se dividen en:

Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como

uno de sus principales fines (si no es el único) generar una determinada

ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o accionistas.

Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como

fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender

una ganancia o utilidad por ello.

El ejército, la Iglesia, los servicios públicos, las entidades filantrópicas,

las organizaciones no gubernamentales (ONG), etc.

Organizaciones Según su Formalidad.

Dicho en otras palabras, según tengan o no estructuras y sistemas

oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el

control. Estas se dividen en:

Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza

por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de

decisiones, la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos

hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan

personas y actividades y cómo se reúnen de nuevo.

Según Idalberto Chiavenato, la organización formal comprende

estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos de la

organización, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos que

expresan cómo la organización pretende que sean las relaciones entre

los órganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos

sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido

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Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y

antigua, pues tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos

y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre

organización lineal significa que existen líneas directas y únicas de

autoridad y responsabilidad entre superior y subordinados. De ahí su

formato piramidal.

Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que

aplica el principio funcional o principio de la especialización de las

funciones. Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el principio

funcional para la diferenciación de actividades o funciones. El principio

funcional separa, distingue y especializa: Es el germen del staff.

Organización Línea-Staff: El tipo de organización línea-staff es el

resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y

funcional, buscando incrementar las ventajas de esos dos tipos de

organización y reducir sus desventajas.

Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités, juntas,

consejos, grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de criterios al

respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comités desempeñan

funciones administrativas, otros, funciones técnicas; otros estudian

problemas y otros sólo dan recomendaciones.

Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste

en medios no oficial espero que influyen en la comunicación, la toma de

decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las

cosas en una organización.

Organizaciones Según su Grado de Centralización.- Es decir, según

la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:

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Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la

autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la

toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.

Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los

ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda.

Organizaciones Descentralizadas: En una organización

descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la

cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralización es

característica de organizaciones que funcionan en ambientes complejos

e impredecibles.

En este punto, y a manera de complementar lo anterior, cabe señalar que

según Hitt, Black y Porter, con frecuencia, los estudiantes perciben que

formalización y centralización son esencialmente lo mismo, y por tanto,

creen informalización y descentralización como sinónimos.

3.3. Principios De La Organización

División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para

la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación

de tareas específicas a cada una de las partes de la organización.

Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la

posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la

inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.

Unidad de Mando: Una persona debe recibir órdenes de sólo un único

superior. Es el principio de la autoridad única.

Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades

que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.

Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima

jerárquica de la organización.

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Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del

escalón más alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden

pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde

daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.

4. Definición de Organigrama cuantas Ud., conoce represéntelo en forma

gráfica y explique sus ventajas y desventajas

Es la representación gráfica de la estructura organizativa. El Organigrama es

un modelo abstracto y sintématico, que permite obtener una idea uniforme acerca

de una organización. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión

general y el análisis particular, pudiendo provocar decisiones erróneas a que lo

utiliza como instrumento de precisión.

Tipos de organigrama

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del

titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos

en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la

administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su

empleo.

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Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan

al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en

forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se

ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y

horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda

utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades

en la base.

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VENTAJAS DESVENTAJAS

Muestra las diversas actividades y funciones que se realizan la organización, sean estas especializadas o no;

Indica la forma en que dichas actividades y funciones se agrupan por área de responsabilidad;

Representa las diferentes unidades o

departamentos que constituyen la organización, indicando sus respectivos niveles jerárquicos;

Muestra el nivel de relación que se establece

entre las distintas unidades de una organización y su jerarquía;

Permite analizar la estructura de la

organización, y realizar un diagnóstico de la misma, en la que se indiquen fallas de diseño, de relación, de departamentalización, de jerarquía y de control interno;

Permite reflejar los distintos cambios de

estructura realizados, en la organización, a través del tiempo;

Representa exclusivamente la estructura

formal de una organización, pues la estructura

informal es compleja, cambiante e indefinida y

de casi imposible representación;

Indica solamente las relaciones formales, entre

unidades o departamentos, que posee la

organización, dejando de lado las relaciones

informales que coexisten en la misma;

Muestra niveles de autoridad, pero no permite

medir el grado de ejercicio de dicha autoridad

por parte de los individuos que la detentan;

No indica como fluye la comunicación e

información dentro de la organización, más allá

de la formalidad en las relaciones que

representa;

Indican la estructura de la organización a un

momento dado, por lo tanto, ante cada cambio

producido en las tareas o funciones debe

actualizarse, algunos administradores

descuidan actualizarlos, olvidando que la

organización es dinámica y permiten que los

organigramas se vuelvan obsoletos;

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5. Definición de departamentalización, tipos de departamentalización,

ventajas y desventajas.

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades

específicas, con base en su similitud. Al departamentalizar, es conveniente

observar la siguiente secuencia:

Listar todas las funciones de la empresa.

Clasificarlas.

Agruparlas según un orden jerárquico.

Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre

las funciones y los puestos.

Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento

deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la

empresa y las funciones involucradas.

Tipos de departamentalización más usuales son:

1. Funcional: Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las

actividades análogas según su función principal.

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2. Por producto: Es característica de las empresas fabricantes de diversas

líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto

o grupo de productos relacionados entre si.

3. Geográfica o por Territorios: En este caso la departamentalización se

realiza en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la

empresa

4. Por clientes Por lo general se aplica en empresas comerciales,

principalmente almacenes, y su función consiste en crear unidades cuyo

interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

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5. Por Proceso o Equipo: En la industria, el agrupamiento de equipos en

distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; así como

también en una planta automotriz, la agrupación por proceso.

6. Por Secuencia: Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin

interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando

se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

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6. Conclusiones y recomendaciones.

• Decir que una organización es adecuada cuando es eficiente, por ejemplo,

no es lo mismo que decir que es adecuada cuando es eficaz. Eficiencia

significa aprovechar los recursos, y eficacia cumplir con los objetivos

propuestos con independencia de los recursos que se consuman para ello.

• Para las empresas privadas, por lo general, lo importante es

la rentabilidad y, por lo tanto la eficiencia es uno de los principales criterios

en que debe basarse cualquier evaluación de sus organizaciones tanto

formal como informal. No deben cumplir metas de producción con

independencia de los recursos que consuman (la meta será, en todo caso,

producir lo máximo posible con los mínimos recursos).

• El interés en esta ciencia crece a medida de que esta sociedad evoluciona

y demanda una mayor cantidad y calidad de bienes y servicios para su

consumo.

• La administración se encuentra presente en cualquier actividad por

pequeña que sea, que realiza el hombre, esto es así por que la

planificación, la organización, la dirección, el control, la toma de

decisiones, la coordinación y la comunicación son las categorías que

llevan a la concretización de la producción en las organizaciones.

• Sin el proceso administrativo, que es un ordenamiento lógico y racional,

sería imposible producir bienes y servicio para el consumo y satisfacción

de necesidades de la sociedad.